Egyszerű számlázó program kezdő vállalkozások részére

PENCART ZRT.

Egyszerű számlázó program kezdő vállalkozások részére Használati útmutató

Egyszerű számlázó program kezdő vállalkozások részére

Tartalomjegyzék Bevezetés ................................................................................................................................................ 2 1.

A számlázó program telepítése, regisztrálása, rendszerkövetelmények ........................................ 3

2.

Funkciók ismertetése ...................................................................................................................... 6 Beállítások (4. kép) .............................................................................................................................. 6 Vevők kezelése (5. kép) ....................................................................................................................... 7 Termékek, szolgáltatások kezelése (7. kép) ........................................................................................ 8 Számla készítése (9. kép) ................................................................................................................... 10 Elkészített számlák listája (11. kép) ................................................................................................... 11 Kilépés a programból......................................................................................................................... 12

1


Bevezetés A Pencart Zrt. által forgalmazott „egyszerű” számlázó program azzal a céllal készült, hogy a kezdő vállalkozások kis befektetéssel jussanak hozzá egy olyan szoftverhez, amivel az értékesített termékeikről, illetve szolgáltatásaikról egyszerűen tudnak számlát készíteni. A program rövid ideig tartó megismerése után a számlázás nagyon egyszerűen és gyorsan megoldható. A program képes arra, hogy a vevőink adatit felvigyük, és tároljuk, illetve hogy terméket és szolgáltatásokat rögzítsünk, amelyeket később a számla készítésénél fel tudunk használni. Ebben az esetben egy számla elkészítése valóban csak másodperceket vesz igénybe. Lehetőség van arra is, hogy úgy készítsünk számlát, hogy a számlán feltüntetett vevő, illetve a termékek a számla készítése közben kerülnek beírásra, ebben az esetben nem használjuk a már rögzített adatokat. A következő pontokban részletes leírást találunk a program felépítéséről és használatáról.

2


1. A számlázó program telepítése, regisztrálása, rendszerkövetelmények Ahhoz, hogy a futtatni tudjuk a számlázót, rendelkeznünk kell a Microsoft Windows (XP, Vista, 7) operációs rendszerrel. Hardver követelmények nincsenek, amelyik számítógépen a felsorolt operációs rendszerek megfelelően futnak, az megfelel a program futtatásához is. Rendelkeznünk kell továbbá egy bármilyen típusú A4-es nyomtatóval, ami megfelelően van telepítve a számítógépre. A szoftver telepítéséhez a „szamlazo_install.exe” állományt kell futtatni a számítógépen. A telepítés könnyen elvégezhető a „telepítő varázsló” segítségével. Első lépésként a telepítés helyét kell meghatározni. Ez alapértelmezésben a „C:\Számlázó program”, amit szükség szerint megváltoztathatunk. A következő lépésben a „Start menü” mappáját választhatjuk ki, illetve megtarthatjuk az alapértelmezést is („Számlázó program”). A következő lépésben választhatjuk, hogy a telepítő hozzon létre parancsikont az asztalon. A telepítés befejezéséhez a „Telepítés” gombra, majd a „Befejezés” gombra kell kattintani. A számlázó programot a „szamlazo.exe” file futtatásával tudjuk elindítani a telepített mappából, illetve A program indítása után meg kell adni egy bejelentkezési jelszót, aminek helyes megadása után megkezdhetjük a program használatát. A jelszó alapértelmezés szerint „demo”, ami megváltoztatható a „Beállítások” funkció alatt (lásd. Beállítások ismertetése). A jelszó beírása után az 1. képen látható ablak jelenik meg, abban az esetben, ha még nem regisztrálta a programot.

3


1. kép

A program próba változatban fog futni mindaddig, amíg a regisztrálást el nem végezzük. Ez azt jelenti, hogy bármilyen funkciót kipróbálhatunk, minden kötelezettség nélkül. A regisztrációhoz szükséges egy regisztrációs kód, ami a szoftver vásárlásakor kapott számlán lesz megtalálható. A regisztrációt a „Regisztráció” gomb megnyomásával kezdeményezhetjük. A gomb megnyomásakor a 2. képen látott ablak fog megjelenni, ahol meg kell adni a regisztrációs kódot, illetve elolvasni és elfogadni a „végfelhasználói licencszerződést”. A regisztráció befejezéséhez a „Regisztrálni akarom” gombot kell megnyomnunk. A regisztráció sikerességéről illetve sikertelenségéről egy felugró ablak tájékoztat. Sikeres regisztráció esetén a vásárláskor megadott céginformációk (cégnév, adószám) rögzítésre kerülnek, és a próba verzió alatt kiállított számlák törlődnek.

4


2. kép

Az ablakot bezárva a 3. képen látható ablakba jutunk vissza, de a „Regisztráció” gomb már nem fog látszódni.

5


2. Funkciók ismertetése A sikeres regisztráció után a 3. képen látható ablak jelenik meg minden alkalommal, amikor a programot futtatjuk. Ez az ablak a program „fő” ablaka, amely tartalmazza az összes elérhető funkciót.

3. kép

Beállítások (4. kép) A program használatát a „Beállítások” gomb megnyomásával érdemes kezdeni, hiszen itt tudjuk beállítani a saját vállalkozásunkra vonatkozó adatainkat. A következő beállítások érhetőek el: -

Cég neve (nem változtatható, a regisztráció során rögzített) Címadatok Adószám (EU adószám is, a regisztráció során rögzített) Bank adatok (bankszámlaszám) Elérhetőségek (Telefon, e-mail cím, internetes oldal címe) Jelszó megváltoztatása (emlékeztető szöveggel, ami a bejelentkezéskor kérhető) Kinyomtatott számlák példányszáma A cég logója, ami megjelenik a számla fejlécében

6


4. kép

A módosításokat a „Mentés” gomb megnyomásával véglegesíthetjük, illetve a „Mégsem” gomb megnyomásával mentés nélkül zárhatjuk be az ablakot.

Vevők kezelése (5. kép) A „Vevők” gomb megnyomásával tudunk rögzíteni vevőket, partnereket, akiknek később számlát tudunk készíteni, illetve törölhetjük azokat, amelyekre már nem lesz szükségünk.

5. kép

7


Az „Új vevő felvétele” gomb megnyomásával egy újabb ablakban rögzíthetjük a vevőnk adatait (6. kép). A „Módosítás” gomb megnyomásával ugyanezt az ablakot hívhatjuk elő, egy a listából kiválasztott vevő adatainak módosításához.

6. kép

A „mentés” gombbal menthetjük, a „mégsem” gombbal elvethetjük a módosításokat, illetve az új vevő felvitelét. Az „Ablak bezárása” gombbal bezárhatjuk a vevők karbantartását.

Termékek, szolgáltatások kezelése (7. kép)

7. kép

8


A „Termékek, szolgáltatások” gomb megnyomásával tudunk új terméket, szolgáltatást rögzíteni, illetve a már rögzítetteket módosítani, törölni. Új termék, szolgáltatás felvitelét az „Új felvétele” gomb megnyomásával kezdeményezhetünk. Ezt az ablak fog megjeleni akkor is, ha a „Módosítást” választjuk a már rögzített sorokon (8. kép).

8. kép

A felvitelnél megadhatjuk: -

A termék nevét Cikkszámát, amit kézzel adunk meg, nem a program tölti ki automatikusan VTSZ/SZJ szám, ami a termékhez illetve szolgáltatáshoz kötődik Mennyiségi egységet (Db, kg, L ,stb.) Az ÁFA mértékét Nettó árat, ebből automatikusan számolódik a Bruttó ár az ÁFA mértékének megfelelően Bruttó árat, ha a Bruttó árat adjuk meg, akkor a Nettó ár fog automatikusan számolódni Megjegyzést, ami megjelenik a számlán a felvitt tételsorban

Az új termék, illetve szolgáltatás felvitelét, módosítását a „mentés” gombbal rögzíthetjük. A mégsem gombot választva mentés nélkül léphetünk ki a felvitelből, módosításból. A „Keresés” mezőt tudjuk használni arra, hogy a rögzített adatokban keresni tudjunk. Mint a vevőknél is, keresni csak a megnevezésekre lehet, azok kezdő karakterüktől, és a keresés kis- és nagybetű érzékeny. Tehát a „próba terméket” csak abban az esetben találjuk meg, ha a keresőben is így adjuk meg, illetve kezdjük el begépelni (pl.: „pró”). A termékek és szolgáltatások kezeléséből az „Ablak bezárása” gombbal tudunk kilépni.

9


Számla készítése (9. kép) A számlakészítést a program fő ablakán található „Új számla készítése” nyomógomb megnyomásával kezdhetjük el. A számla több módon is készülhet: a.) Felhasználhatjuk a már rögzített adatainkat (Vevő, Termékek), illetve a számlakészítés közben rögzítjük azokat. Ebben az esetben a vevő név mező melletti „…” gombra kattintva ki tudjuk választani a már felvitt vevők közül azt, akinek a számla készül, de ebben az ablakban fel is rögzíthetjük, így később már nem kell a felvitellel törődni (lásd.: Vevők kezelése pont). Ezzel a módszerrel élhetünk a tételek felvitelénél is. A tétel sorában a cikkszám vagy a megnevezés cellában kattintva a megjelenő „…” gombot választva, ki tudjuk választani a kívánt terméket, illetve rögzíthetünk is termékeket azonnal (lásd.: Termékek, szolgáltatások kezelése pont). A termék kiválasztása után a termék árát át is tudjuk írni (Nettó ár cella átírásával), illetve kedvezményt is tudunk biztosítani (Kedvezmény cella kitöltésével). b.) Készíthetünk úgy is számlát, hogy figyelmen kívül hagyjuk a már rögzített adatokat, és a megfelelő mezőket kézzel töltjük ki. Ezek a mezők lehetnek a vevő adatai (Név, címadatok, Adószám), illetve a termékek adatai (Cikkszám, Megnevezés, VTSZ/SZJ, Mennyiségi egység, ÁFA, Nettó ár), amelyeket a megfelelő cellák kitöltésével rögzíthetünk a készülő számlához. Új tételt a számlára az „Új sor” gomb megnyomásával vihetünk fel. A számla elkészítéséhez még be kell állítanunk a fizetés módját (Készpénz, Átutalás), a teljesítés dátumát és a fizetési határidőt (Átutalásos fizetési módnál).

9. kép

A számla nyomtatási képét a „Nyomtatás” gomb megnyomásával tudjuk megjeleníteni (10. kép). A nyomtatási kép ablakában lehetőségünk van az azonnali nyomtatásra („Nyomtatás (F10)” gomb), a nyomtató beállítására („Nyomtató beállítás” gomb), több oldalas számla esetén a lapozásra („Lapozás” gomb), illetve a dokumentum nézetének (Kicsinyítés, Nagyítás, Általános nézet, Lapszélesség, Teljes lap) beállítására („Méret” gomb).

10


10. kép

Fontos!!! Ha a számlát nem nyomtatjuk ki (tehát a „Kilépést” választjuk a nyomtatási képen, anélkül, hogy kinyomtattuk volna a számlát), és a számla készítés ablakát is bezárjuk (7. kép, „Ablak bezárása”), akkor az előkészített számlánk elveszik!

Elkészített számlák listája (11. kép) Lehetőségünk van a már elkészített, kinyomtatott számlák megtekintésére, ha a program fő ablakában a „Számla lista” funkciót választjuk.

11. kép

11


Új számla készítését ebben az ablakban is kezdeményezhetjük („Új számla készítése” gomb), az elkészítés módja megegyezik a már ismertetett módszerrel. A listából egy kiválasztott számlán a következő funkciókat érhetjük el: -

„Megtekintés”: A számla készítésénél már látott ablak jelenik meg, de az adatok módosítására nincs lehetőség. „Másolat nyomtatása”: A számlázásnál ismertetett nyomtatási kép jelenik meg, a kiválasztott számla másolatával. „Stornó”: A számlázásnál ismertetett nyomtatási kép jelenik meg, a kiválasztott számla stornó számlájáról. „Helyesbítő számla”: A számlázásnál ismertetett nyomtatási kép jelenik meg, a kiválasztott számla helyesbítő számlájáról. Ez alapértelmezés szerint 0 Ft-os számla. Az így létrehozott helyesbítő számla (még kinyomtatás előtt) módosítható, a számla listán kiválasztva, és a „Megtekintés” gombot megnyomva. Ebben az esetben a tételsorok között meg tudjuk változtatni a Mennyiség mező, illetve a Nettó egységár mező értékét.

A számla listán, nyomon tudjuk követni, hogy melyik számlához készült stornó vagy helyesbítő számla. A listában a „Stornó/Helyesbítő” oszlopban látható: - az eredeti számlánál a stornó vagy helyesbítő számla száma - a stornó és helyesbítő számláknál pedig az eredeti számla száma, amiből készült. A számlák listáján a nyomtatva oszlopban akkor látszik a „pipa”, ha az ténylegesen ki is lett nyomtatva. A program fő ablakába az „Ablak bezárása” gomb megnyomásával juthatunk vissza.

Kilépés a programból A programból a fő ablakban található „Program bezárása” gomb megnyomásával tudunk kilépni.

12

Egyszerű számlázó program kezdő vállalkozások részére

Recommend Documents