!1
Efficiënter Werken: Praktische Tips v2.0 Auteur: Joeri Billast Uitgever: efficado, Wonewei 4, B-3360 Bierbeek Publicatiedatum: 23 januari 2015
Dit e-book is bedoeld voor iedereen die méér wil doen in minder tijd. Wens je nog meer tips te ontvangen of op de hoogte te blijven van opleidingen en webinars, schrijf je dan in op onze efficado nieuwsbrief: http://efficado.eu
!2
Inhoudstafel Efficiënter Werken: Praktische Tips v2.0
2
Voorwoord ................................................................................................................................6 1.
Inleiding .............................................................................................................................8 1.1. Verschil tussen efficiëntie en effectiviteit ......................................................................8 1.2. Waarom handelen veel mensen inefficiënt? ................................................................9 1.3. Waarom handelen veel mensen ineffectief ? ..............................................................10
2. Je persoonlijke organisatie ................................................................................................12 2.1. Koop een horloge ......................................................................................................12 2.2. Je werkplek .................................................................................................................13 2.2.1. Ruim je bureau op en hou het opgeruimd ........................................................13 2.2.2. Werk eens op een andere plaats ........................................................................14 2.3. Efficiënter omgaan met je to-do’s ..............................................................................15 2.3.1.To-do-lijstjes .......................................................................................................15 2.3.2. Focus
15
2.3.3. Taken bundelen ................................................................................................16 2.3.4. Doe eerst wat je niet graag doet .......................................................................17 2.3.5. Beloon jezelf ......................................................................................................17 2.3.6. Soms lossen dingen zichzelf op ........................................................................17 2.3.7. Delegeren
18
2.3.8. Uitbesteden .......................................................................................................19 2.4. Je persoonlijk energiebeheer ......................................................................................21 2.4.1. Hou je niet bezig met zaken waar je niets aan kan veranderen ........................21 2.4.2. Durf neen te zeggen .........................................................................................22 2.4.3. Geen energie steken in die mensen die niet overtuigd willen worden ..............22 2.4.4. Vermijd energy suckers .....................................................................................23 2.4.5. Goed genoeg = meer dan genoeg .....................................................................23 !3
2.4.6. Communiceer helder, vermijd discussies ..........................................................24 2.4.7. Kies het juiste communicatiemiddel .................................................................25 2.4.8. Plannen en voorbereiden ..................................................................................27 2.4.9. Werk met blokken .............................................................................................29 2.4.10. Ontspanning tijdens minder productieve momenten .....................................29 2.5. Efficiënter GSM-gebruik ...........................................................................................31 2.5.1. Laat je niet onderbreken door je gsm ...............................................................31 2.5.2. Gsm-nummer niet zomaar aan iedereen geven ................................................31 2.5.3. Onbekende nummers niet opnemen ................................................................31 2.5.4. Voorgeprogrammeerd antwoord ......................................................................32 2.6.Efficiënter beheer van e-mails ....................................................................................33 2.6.1. Slechts 2x per dag je mail checken ...................................................................33 2.6.2. Onderwerpen van je mails ................................................................................33 2.7.Zelf-reflectie: stel de waarom-vraag ............................................................................35 2.8. Efficiënt vergaderen ...................................................................................................38 2.8.1. Lengte van je vergaderingen .............................................................................38 2.8.2. Notities op je tablet maken ...............................................................................38 2.8.3. Foto nemen van flip chart / whiteboard ...........................................................39 2.9. Verloren tijd of niet? ..................................................................................................40 2.9.1. Wachttijd nuttig gebruiken ...............................................................................40 2.9.2. Tijd in de wagen ...............................................................................................40 3.
Enkele methodes ..............................................................................................................42 3.1. De prioriteitenmatrix van Eisenhower ......................................................................42 3.2. Mindmapping ............................................................................................................45 3.3. Snellezen
47
3.4. Doel vertellen aan anderen ........................................................................................48 3.5. Ga op informatiedieet ................................................................................................49 3.6. Werken met 2 schermen ............................................................................................49 3.7. Maak het werk aangenaam ........................................................................................50
!4
3.8. Denk positief ..............................................................................................................51 4. Enkele web-tools ...............................................................................................................52 4.1. Slim zoeken met Google ............................................................................................52 4.2. Google Mail: Postvak Prioriteit (‘Priority Inbox’) ......................................................54 4.3.SmartMail
54
4.4. Kalenderbeheer in de cloud ......................................................................................55 5. Bescherm je computerdata ...............................................................................................56 5.1. Vermijd een computer-crash .....................................................................................56 5.2. Back-ups nemen .........................................................................................................57 5.3.Paswoorden elektronisch bewaren ..............................................................................57 5.4. Excellitis
57
Epiloog ....................................................................................................................................59
!5
Voorwoord Dit is de 2de versie van mijn e-book ‘Efficiënter Werken: Praktische Tips’. De 1ste versie verscheen in juni 2013, ongeveer 1 maand na de oprichting van efficado. De huidige versie is helemaal anders opgebouwd en bevat extra tips en aanpassingen/uitbreidingen op de eerste reeks tips. Ook alle relevante feedback en quotes die ik heb ontvangen vind je erin terug. Dat was in het kader van mijn vraag (nov 2014): “Als er 1 ding was dat je dag efficiënter zou maken, wat zou dat dan zijn?” Het absolute topantwoord is het onder controle krijgen van de constante stroom van e-mails. Heel wat mensen blijven hiermee worstelen. Dat is trouwens ook zo goed als altijd de eerste vraag van de mensen die in een efficado coachingstraject stappen. Een lege inbox is voor velen een droom, maar voor mij realiteit. Het 2de meest geciteerd punt is het kunnen focussen op de belangrijke taken. ’Less is more’ zou je kunnen zeggen. Dit gaat dan wel gepaard met het maken van de juiste keuzes. Op nummer 3 staat het ‘nuttig gebruiken van tijd in de wagen’, vooral in de file. Deze punten komen uiteraard in dit e-book aan bod.
!6
Graag wil ik de volgende mensen bedanken voor hun tijd en energie om me input te bezorgen (in willekeurige volgorde): Mieke Cassiers, Kristof Teirlinck, Stefan Stroobants, Marc Verbruggen, Ilse Verheyen, Johan Lybaert, Luc Verhoelst, Nancy Wijnants, Yves Beliën, Christophe Mastronardi, Axel Suetens , Philippe Fierens, Wim Steurs, Stijn Bernaer, Filip Declercq, Matthias Aerts, Truus Zorg, Koenraad Geerts, Yves Peeters, Robrecht Coucke, Katleen Vrombaut, Lieve Schrijvers, Rudy Geens, Caroline Kinnaert, en 1 persoon die liever anoniem wenste te blijven. Ook wil ik ook nog Stijn Van Schoonlandt bedanken die me na de publicatie van de eerste versie al spontaan uitgebreid constructieve feedback doorstuurde. Tenslotte wil ik ook Geraldine Huybrechts en Ann Thonon bedanken voor het nalezen en hun feedback.
Met efficiënte groet, Joeri
!7
1.
Inleiding
1.1. Verschil tussen efficiëntie en effectiviteit Christophe: “Bij deze wil ik je een quote aanreiken die ik zelf heel belangrijk vind: ‘Efficiency is doing things right. Effectiveness is doing the right things.’ Moraal van het verhaal; choose your battles. Vaak creëert het selecteren van de juiste dingen zeker zoveel tijd dan proberen om altijd alles te willen doen - inclusief dingen die geen waarde toevoegen. Is echter niet zo eenvoudig dan het lijkt…”
Wikipedia omschrijft de begrippen ‘effectiviteit’ en ‘efficiëntie’ als volgt: Efficiëntie of doelmatigheid is de mate van gebruik van middelen om een bepaald doel te bereiken. (Metafoor: de korte route naar het doel.) Een proces wordt efficiënt genoemd als het ten opzichte van een norm weinig middelen gebruikt. Deze middelen kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op tijd, inspanning (manuren), grondstoffen of geld. Een verwant begrip is rendement. Effectiviteit of doeltreffendheid daarentegen geeft aan dat de uitkomst van het proces gerealiseerd wordt. (Metafoor: het doel raken.) In tegenstelling tot efficiëntie heeft het dus geen betrekking op het proces zelf, maar op de uitkomst ervan. Met andere woorden:
!8
Efficiëntie : ‘de dingen goed doen’ => het bereiken van je doelstellingen met zo weinig mogelijk middelen Effectiviteit (of doeltreffendheid): ‘de goede dingen doen’ => het bereiken van het gewenste resultaat. In feite wordt dus gekeken naar het effect van een bepaalde handeling.
1.2. Waarom handelen veel mensen inefficiënt? Enkele voorbeelden: Ze laten zich constant onderbreken. Ze werken hun taken niet af omdat ze afgeleid worden. Ze stellen zich dagelijks enkele keren de vraag “waar was ik nu alweer gebleven?” Ze verliezen kostbare tijd omdat ze niet efficiënt naar informatie zoeken. Het gaat vaak over informatie die ze in het verleden al meermaals opzochten maar toen niet bewaarden. Ze steken energie in het klagen over negatieve zaken in plaats van positief te denken en vooruit te gaan . Ze voeren taken uit vanwege de macht der gewoonte maar weten vaak niet meer waarom ze die taak doen of waarom ze het net op die manier doen. Iets wat vaak voorkomt is uitstelgedrag of procrastinatie. Dit is het vrijwillig uitstellen van taken die men eigenlijk wil of moet doen. Men weet dat het uitstel niet goed is en tot moeilijkheden of extra stress zal leiden. Daarom wordt procrastinatie soms ook irrationeel uitstel genoemd.
!9
Iedereen kent het wel: je hebt een heleboel zaken te doen, waarvan er 5 zeker vandaag gedaan moeten zijn. Toch kies je er voor om iets anders te doen. Even surfen naar Twitter, Facebook of LinkedIn om te zien of er iets interessants op staat, nog even teletekst checken (wat je 10 minuten geleden ook al hebt gedaan), voor de 10de keer kijken of je nog mail hebt, enz... Allemaal redenen om niet te doen wat je eigenlijk moet doen: je werk, je studie, productief zijn!
1.3. Waarom handelen veel mensen ineffectief ? Simpelweg omdat ze geen doel hebben. Ze leven van dag tot dag. In hun bedrijf nemen ze beslissingen in de waan van elke dag, zonder gefocust te zijn op een doel op lange termijn. De macht der gewoonte overheerst. Elke dag opnieuw blussen ze brandjes, lossen problemen op en luisteren naar ontevreden klanten. Tussendoor zoeken ze nog een gaatje in hun agenda om offertes te maken voor potentiële klanten waarvan ze weten dat de kans klein is dat die toehappen. Ze durven niet selectief te zijn bij het opmaken van offertes omdat ze zoveel mogelijk klanten willen hebben, ook al brengen die niks bij. Yves, “Je moet je doelstellingen helder hebben, altijd en overal. Want soms verslapt de focus met tijdverlies tot gevolg. Quote: ‘your time is limited, so don't waste it living someone else's life’ - Steve Jobs”
!10
Dit e-book gaat hoofdzakelijk over efficiëntie. Over het onderwerp effectiviteit vind je wel ook korte blogartikels op onze website, zoals bv: ‘Bepaal je doelstellingen’
Bron: www.dilbert.com
!11
2.
Je persoonlijke organisatie
2.1. Koop een horloge Vele mensen dragen tegenwoordig geen horloge meer maar gebruiken hun smartphone om te zien hoe laat het is. Echter het nadeel is dat je telkens als je dat doet in de verleiding komt om toch even je mails, sociale media enz te checken. Resultaat: je bent meteen afgeleid van hetgeen waarmee je bezig was… Een alternatieve oplossing om alle mogelijke meldingen op je toegangsscherm af te zetten, maar dan moet je wel het karakter hebben om niet verder kijken… Mijn eerste tip is dus: koop een horloge.
!12
2.2. Je werkplek 2.2.1. Ruim je bureau op en hou het opgeruimd Dit lijkt een dooddoener, maar om efficiënt te kunnen werken moet je een goed overzicht hebben. Je moet onmiddellijk de zaken terugvinden die je zoekt. Een rommelig bureau leidt onvermijdelijk tot zoeken en zoeken is tijdsverlies. Met een opgeruimd bureau zullen de zaken ook overzichtelijker worden in je hoofd. Gooi de spullen die je niet meer nodig hebt dadelijk weg. Clarity is king! Trouwens dit geldt niet alleen voor je bureau maar ook voor het bureaublad op je computer. Indien dit bij jou vol bestanden staat, maak je er nu dan eindelijk eens werk van om dit leeg te maken?
!13
2.2.2. Werk eens op een andere plaats Als je je geest wil aanzetten tot nieuwe ideeën en inzichten, is het beter om af en toe op een andere plaats te werken of te brainstormen. Doorbreek de routine en durf nieuwe dingen te ontdekken! Je geheugen zal veel beter presteren, creatieve ideeën zullen opborrelen, en door afstand te nemen, genereer je een helder helikopteroverzicht . Vergaderen tijdens een wandeling is eigenlijk veel beter dan telkens hetzelfde vergaderlokaal te gebruiken... Het stimuleert je bloedcirculatie en dat komt je brein ten goede.
!14
2.3. Efficiënter omgaan met je to-do’s 2.3.1.To-do-lijstjes Het klinkt heel logisch, maar hoeveel mensen houden op een consequente manier to-do-lijstjes bij én volgen deze echt op? Niets geeft een meer voldaan gevoel dan een volbrachte taak te doorstrepen.
2.3.2. Focus Vergeet multitasking. Mannen en vrouwen, het is al om het even: hersenen zijn gemaakt om één ding tegelijk te doen, maar dan wel efficiënt! Ga niet én een e-mail beantwoorden én tegelijkertijd een gesprek voorbereiden. Focus is een van de belangrijkste zaken die je nodig hebt om kwalitatief werk af te leveren. Concentreer je op één ding. Zo raakt het sneller afgewerkt en haal jij meer voldoening uit je werk. Je kan op deze manier snel en geconcentreerd beginnen aan de volgende taak. Filip: “Multitasking werkt, focus werkt beter. Je kan veel kleine dingen tegelijk doen. Vaak gaat het om kleine routine werkjes, waar je niet of nauwelijks moet over nadenken. Echter, voor belangrijke dingen kan je beter gefocust werken. Hoe groter de foutenmarge, hoe meer je moet herbeginnen, dus hoe meer tijd je verspilt. Maak dus steeds de balans op tussen tijdswinst en foutenmarge. Sluit jezelf even op, leg de telefoon van de haak, sluit je
!15
mailbox, meld je als onbereikbaar, als je een belangrijk werk bezig bent.” Geraldine: “Als ik me wil focussen op een moeilijker dossier of berekeningen, dan zet ik het geluid van mijn GSM op stil en zet ik mijn koptelefoon op met muziek die ik graag hoor, vrij luid en dan zeg ik ook tegen mezelf ‘nu totale focus’. Op deze manier ben ik zeer productief omdat ik me afsluit van de wereld en de aandacht bij die ene taak houdt. De foutenmarge is vrij klein en nadien geeft het een opgelucht gevoel ‘even alles geven met nadien ontspanning en tevredenheid dat de taak volbracht is’.”
2.3.3. Taken bundelen Breng structuur in je takenlijst. Groepeer de taken die bij elkaar horen omdat je die gemakkelijk vlot kan uitvoeren. Als je effectief en efficiënt wil werken, is het belangrijk dat je de dingen ook in de juiste volgorde doet. Bijvoorbeeld: ik breng de kinderen naar school, van school rijd ik verder naar de bakker en de slager zodat ik ’s middags niet inderhaast op zoek moet gaan naar een evenwichtige lunch. Nadien bezoek ik een klant die woont en werkt op de route naar mijn bedrijf. Op die manier moet ik niet na een uurtje werken mijn taken onderbreken om een deel van het traject te doen dat ik eerder die dag al deed. Terwijl ik ‘s namiddags ga lopen, spreek ik een boodschappenlijstje in op mijn smartphone. Na het avondmaal met de kinderen, zet ik alvast de spullen
!16
voor het ontbijt van de volgende dag klaar zodat de huiselijke ochtendspits vlot verloopt.
2.3.4. Doe eerst wat je niet graag doet Staat er taak op je prioriteitenlijstje waar je tegenop kijkt? Niet uitstellen, gewoon doen, dan ben je er van af en voel je je daarna opgelucht. Uitzondering: als er kleine taken zijn die je snel kan uitvoeren zodat je ze kan schrappen van je to-do-lijst, dan begin je daar best mee. Als je enkele opdrachten op korte tijd kan schrappen van je lijstje, motiveert het je om ook die overblijvende (vaak lastige) taak aan te pakken. Aan het einde van de dag zou je takenlijstje leeg moeten zijn.
2.3.5. Beloon jezelf Geef jezelf een beloning als je een vervelende taak hebt afgewerkt.
2.3.6. Soms lossen dingen zichzelf op Dat gebeurt vaker dan je denkt. Het kan geen kwaad om niet meteen op die telefoon of die e-mail te reageren. Wacht even af zodat de medewerker of de klant zelf gaat nadenken. Je zal zien dat hij vaak zelf een oplossing vindt voor zijn probleem (dat hij beschouwt als dringend en belangrijk). !17
Daarom lees ik bv. ook mijn mails in volgorde van recent naar minder recent.
2.3.7. Delegeren Als je delegeert, zet je een ander in voor het behalen van je resultaten. Je vertrouwt een taak met de bijbehorende bevoegdheden en middelen toe aan iemand anders. Maar je behoudt wel de eindverantwoordelijkheid voor het resultaat. Als je de sterke punten van elk teamlid kent en als elkeen zijn taken goed kent, kan je alle teamleden de kans geven hun talenten te benutten. Ze zullen op deze manier optimaal presteren. Johan: “Effectief werken is focus, echt aanwezig zijn, goed luisteren en beslissen niets uitstellen wat vandaag kan beslist worden. Ook delegeren wat je niet zelf moet doen hoort bij mijn best practices.”
Waarom delegeren: Je kunt beter omgaan met werkdruk omdat je (op lange termijn) tijd bespaart. Je motiveert je medewerkers. Je ontwikkelt je medewerkers. Je maakt beter gebruik van de kwaliteiten van anderen. Je kunt je concentreren op de taken die voor jou écht belangrijk zijn
!18
Truus: “Once you start trusting people everything changes. Mensen moeten leren elkaar te vertrouwen en te delegeren en niet meer te acteren op aannames. Ik ben zoveel tijd kwijt van mijn afdeling op het managen van percepties en het corrigeren van mensen die alle details willen weten, terwijl ze op de kennis van het team moeten vertrouwen. Dit gaat vaak ten koste van targets en efficiency.”
2.3.8. Uitbesteden Begin klein met uitbesteden en probeer de opdrachten en de relatie uit te bouwen. Bepaal welke taken je aan wie wilt uitbesteden. Bepaal de opdracht, de tijd waarbinnen de taak moet worden uitgevoerd en de bevoegdheid die de leverancier met de taak krijgt. Geef daarnaast een startende ondernemer een keer de kans om zichzelf te bewijzen of geef iets terug aan een netwerk-collega die je enkele mooie leads bezorgde! Concentreer je op de taken die het meest van waarde zijn voor je bedrijf en die niemand in jouw plaats kan uitvoeren. Al de rest kan je uitbesteden of delegeren aan medewerkers. Het is gemakkelijker om iemand anders zijn werk na te kijken en bij te sturen dan alles zelf te moeten doen. !19
Bovendien verhoog je op die manier de kwaliteit van het afgeleverde werk. Bijvoorbeeld: laat Bpost dagelijks de uitgaande post ophalen en frankeren zodat je niet dagelijks naar het postkantoor moet gaan. Huur een firma in voor het onderhoud van je bedrijfsgebouwen. Bestel kantoorbenodigdheden online en laat ze ter plaatse leveren .
!20
2.4. Je persoonlijk energiebeheer 2.4.1. Hou je niet bezig met zaken waar je niets aan kan veranderen Dit is verloren energie... Stephen R. Covey ontwikkelde in zijn theorie de cirkel van betrokkenheid en de cirkel van invloed. Als je ergens van wakker ligt, dan is het een teken dat het in je cirkel van betrokkenheid zit. Kan je er zelf iets aan veranderen? Doe dat dan. Ligt het buiten je cirkel van invloed? Tracht het dan los te laten.
‘Concern’ : dingen waarover je je zorgen maakt, die je storen of frustreren ‘Influence’: dingen waar je iets aan kan doen
!21
2.4.2. Durf neen te zeggen Mensen zeggen niet graag neen, maar je kan niet alles goed doen en zeker niet tegelijkertijd. Beter is om neen te zeggen en ook uit te leggen waarom. Als je hier moeite mee hebt, kan een training in assertiviteit soelaas brengen. Stijn: “Wat ik ook een krachtig instrument vind is dat je gewoon tegen collega’s, medewerkers, je baas zegt dat je het héél druk hebt en graag met rust wil gelaten worden om je deadlines te halen. Mensen respecteren dit echt, natuurlijk niet als het voor een gans jaar is hé ;-). Onlangs ook bij mijn klant nog eens gedaan, tegen mijn direct report gezegd dat ik 100% tijd nodig heb om een deadline te realiseren, dit is dan via hem in de organisatie gesijpeld en oh boy heb ik kunnen doorwerken, geen onderbrekingen, meetings etc. Mensen begrijpen dit, je moet het alleen durven kenbaar maken.”
2.4.3. Geen energie steken in die mensen die niet overtuigd willen worden Je moet niet absoluut je gelijk willen halen. Voor veel mensen is dit een langdurig leerproces. Ook al weet je dat je gelijk hebt, soms is het beter te kiezen voor een goede relatie dan te kiezen voor je eigen overtuiging.
!22
2.4.4. Vermijd energy suckers Je kent ze wel: mensen die altijd negatief ingesteld zijn, altijd klagen over de kleinste dingen en anderen hiermee mensen aansteken om hetzelfde te doen. Voor hen is het glas altijd halfleeg in plaats van halfvol. Vermijd deze mensen in de mate van het mogelijke !! Tijd doorbrengen met dit type van mensen kan waarlijk de energie uit je zuigen: Chronische klagers, manipulators, leugenaars, controlefreaks, roddelaars, ongemotiveerde mensen, eeuwige slachtoffers, egoïsten, narcisten,… Zorg dat ze niet in je omgeving geraken. Ze lijken immers te verwachten dat zij de hoogste prioriteit zijn in het leven van anderen en zijn alleen bezig met zichzelf. Laat je omringen met positief ingestelde mensen die je naar een hoger niveau tillen.
2.4.5. Goed genoeg = meer dan genoeg Je hoeft de perfectie niet te benaderen, want dit wordt meestal niet gevraagd. Zelf was ik vroeger ook eerder perfectionistisch aangelegd maar daar bracht ik verandering in. Op sommige momenten kun je het verschil maken door die “extra mijl” te lopen, maar je moet die momenten goed kiezen. In de meeste gevallen geldt: goed genoeg = meer dan genoeg. En dan kan je beter overgaan naar de volgende taak. !23
Heb je hier moeite mee? Catalogeer je taak dan op een rampenschaal. Wat gebeurt er als ik die taak niet op de juiste manier uitvoer? Gaat er iemand van dood? Dan krijgt het 100 op de rampenschaal. Verandert er dan helemaal niets? Dan zit je tegen het nulpunt. Deze techniek kan je helpen de dingen in perspectief te plaatsen. Niet alles is dringend en belangrijk en niet alles moet perfect zijn. Een mens die geen fouten maakt, bestaat niet. Stijn: ”Go for progress not perfection”
2.4.6. Communiceer helder, vermijd discussies Onduidelijke communicatie leidt tot misverstanden en het vergt heel wat energie om deze uit te klaren. Lees een e-mail daarom altijd goed na voor je op ‘verzenden’ klikt… Keep it short and simple! Het is verstandig dingen zo eenvoudig mogelijk te houden. De eenvoudigste oplossingen zijn meestal de beste oplossingen. Dat geldt ook voor je communicatie: draai niet rond de pot maar kom meteen tot de kern van de zaak. Welke boodschap wil je overbrengen? Wat wil je daarmee bereiken?
!24
2.4.7. Kies het juiste communicatiemiddel Mensen hebben de mogelijkheid om een boodschap over te brengen naar een collega, klant, leverancier of partner via email, tekst, instant messaging, telefoon, face-to-face, conference calls, videoconferencing. Maar welke vorm van communicatie is optimaal voor welke boodschap? Hierbij enkele suggesties om je te helpen kiezen: E-mail vs. telefoon Soms bellen mensen over dingen die snel via mail had kunnen worden behandeld. Soms sturen mensen ellenlange mails over zaken die via telefoon veel efficiënter hadden kunnen worden opgelost. Zal er veel heen-en-weer gecommuniceerd worden in de discussie? Of gaat het over zaken die delicaat zijn? Een telefoontje is dan de juiste keuze . Gaat het om informatie die simpelweg wordt gedeeld of wens je een korte reactie? Dan is een e-mailbericht de beste keuze.. Stefan: “Als er een ding was dat mijn dag efficiënter zou maken, dan was het dat mensen eindelijk beseffen dat ze me bellen (in plaats van te mailen) wanneer iets dringend is, maar tegelijk niet verwachten dat ik direct antwoord, maar weten dat ik binnen de kortst mogelijke termijn bij hen terugkom…"
!25
SMS vs. telefoon Sms'en hebben net als telefoontjes een grotere ‘sense of urgency’ dan e-mail. Sms’en werkt voor tijdgevoelige kwesties. Met een sms kan je snel een boodschap sturen zonder mensen te storen. Bv. om te melden dat een taak klaar is of een afspraak te bevestigen. Maar je moet je publiek kennen: niet iedereen houdt van het onpersoonlijke karakter ervan. Instant messaging IM gebeurt op dezelfde computer als je andere taken, zodat het minder stoort dan het opnemen van je telefoon of gsm. Je kan IM gebruiken om snel iets te vragen terwijl je in gesprek bent en dat gesprek niet wil onderbreken. IM is handig voor tijdgevoelige zaken die niet je volledige aandacht vragen.
Face-to-face We zitten allemaal in een people business. We kunnen alleen maar succesvol zijn als we onze klanten, leveranciers en collega's echt kennen. Face-to-face is de enige manier waarop communicatie echt kan plaatsvinden privé of tijdens een informele sfeer. Sommige gesprekken vereisen enig vertrouwen of
!26
openhartigheid, wat niet mogelijk is via de telefoon in een druk kantoor of via e-mail. Wanneer een zakelijke relatie nieuw is of vertrouwen moet worden opgebouwd, gaat er niets boven face-to-face communicatie. In een verder stadium kun je dan kiezen voor telefoon, e-mail, tekst of IM. Skype en gelijkaardige oplossingen kunnen een (tijdelijk) next-best alternatief zijn, als de andere persoon te ver van jou verwijderd is.
2.4.8. Plannen en voorbereiden Een doordachte planning en goeie voorbereiding met het oog op je doelstellingen levert je maximale resultaten. Maar je moet hier wel voldoende tijd voor maken natuurlijk. Tijd die je achteraf gemakkelijk terugwint.
Koenraad: “Plan op datum, m.a.w. niet zomaar al je werk (ook privé) plannen met to do lijstjes en dergelijke maar vooral alles en nog wat in je agenda op de datum schrijven/typen dat je het gaat doen.” Truus: “Failing in your preparation = preparing your failure. Een slechte voorbereiding eindigt vaak in enorme !27
nazorg trajecten, hierdoor duren projecten langer en gaat de tevredenheid naar beneden. Dit heeft tevens effect op de afhandeling van tickets. Uiteindelijk krijg je teveel zaken die simultaan gedaan moeten worden waardoor je ook weer niet efficiënt bezig bent.” Yves: “Voorzie een kort overleg met een collega over je onderwerp (bv voor een nota of presentatie), leg de grote lijnen uit, en laat je challengen of het verhaal (story line) goed in mekaar zit. Als het goed zit, kan je nadien de rest mooi aanvullen, en verlies je geen tijd meer aan het herstructureren.” Kristof: “Je werkt efficiënter door s'morgens eerst 5 min te besteden aan het plannen van je taken die dag dan zomaar in het wilde weg te beginnen. Je kan een onderscheid maken tussen strategische taken en dagelijks werk. Zo vergeet je de strategische taken niet dagelijks te bekijken en aan te werken.” Geraldine: “Op zondag bekijk ik de agenda van de komende week en plan ik voorbereidingstijd voor meetings, belangrijke gesprekken of tijd om offerten op te maken bijvoorbeeld reeds in (in mijn Outlook agenda). Die tijd wordt dus pro-actief geblokkeerd. De agenda goed beheren maakt dat ik mijn tijd efficiënter gebruik. Na elke werkdag bekijk ik de volgende werkdag zodat ik perfect weet wat ik ga doen, waar ik ben en/of ik nog zaken erbij krijg of niet. Want het is belangrijk om inderdaad soms ‘neen’ te kunnen zeggen of ‘ja, ik kan het doen, maar pas tegen die datum’.”
!28
2.4.9. Werk met blokken Heel wat mensen zeggen me : ik heb geen tijd om dit of dat te doen, bijvoorbeeld meetings voorbereiden, verslagen maken, administratie op orde zetten, sport etc… Je hebt er wel tijd voor als je op voorhand ruimte voorziet in je agenda. Blokkeer je agenda op bepaalde tijdstippen in de week en doe dit voor de komende x maanden. Waarom geen terugkerende afspraak maken met jezelf op vrijdagmiddag om te gaan sporten, voor reflectietijd etc…
2.4.10. Ontspanning tijdens minder productieve momenten Indien het mogelijk is in jouw professionele leven, moet je zeker overwegen om te sporten overdag. Dit maakt je hoofd vrij en geeft energie om de rest van de dag beter te presteren, tenminste als je geen fysiek inspannende job uitoefent. Je hoeft niet per se minder te werken. Zelfs al presteer je minder “werkuren”, je zal aan het eind van de dag meer gedaan/bereikt hebben. Het is de bedoeling dat je gaat sporten tijdens minder productieve momenten. Dit is echt een aanrader. Persoonlijk ga ik gauw 30 à 45 minuten lopen als ik merk dat ik niet meer productief ben. Dit is natuurlijk niet voor iedereen mogelijk.
!29
Strek de benen eens, wandel naar de keuken/cafetaria voor een drankje en steek je neus eens uit het raam. Of ga even naar buiten. Je zal merken dat je met frisse moed verder kan werken. Het is wetenschappelijk bewezen dat bewegen en in contact met de natuur staan, een positief effect heeft op geest en lichaam. Een alternatief voor de vorige tip is om je kinderen van school te gaan halen. Speel met hen, bekijk hun huiswerk, eet samen iets en werk verder als ze in bed liggen. Het werkt misschien niet voor iedereen, maar wel voor mij. Omdat ik me hier mentaal goed bij voel, ben ik daarna gemotiveerd om nog met het werk bezig te zijn. Bv. het beantwoorden van e-mails die ik overdag links hebben laten liggen, omdat ik niet afgeleid wou worden. Dit e-book heb ik ook vooral ’s avonds in alle rust geschreven.
Ilse: “Ik denk spontaan aan meer plezier, lachen en af en toe eens zot doen, om niet zot te worden.” Geraldine: “Als een gehoord van ‘microsporten’? Dat is 3x/dag 3 minuten intensief bewegen, zoals ter plaatse lopen of op de trampoline springen. Heel effectief en bewezen dat dit zelfs de conditie ten goede komt.”
!30
2.5. Efficiënter GSM-gebruik 2.5.1. Laat je niet onderbreken door je gsm Als je bezig met een belangrijke taak, neem dan je gsm niet op, want je verliest veel snelheid. Je wordt uit je concentratie gehaald en na het gesprek heb je weer even tijd nodig om terug bij de zaak te komen. Soms kan je niet meteen de draad weer oppikken omdat uit het gesprek enkele ‘dringende’ taken voortvloeien. De persoon die belt zal wel een bericht inspreken als het belangrijk is. En als je het echt niet kan laten, kan je de betrokkene achteraf contacteren, wanneer je taak afgewerkt is. Advies: zet je GSM gewoon even in ‘stil’-modus om geconcentreerd aan je taak verder te werken.
2.5.2. Gsm-nummer niet zomaar aan iedereen geven Geef je gsm-nummer niet zomaar aan iedereen. Zorg ervoor dat alle belangrijke personen in de contactenlijst op je gsm staan, zodat je weet wie naar jou belt.
2.5.3. Onbekende nummers niet opnemen Neem je gsm niet op als iemand je opbelt van wie het nummer als “onbekend” op het schermpje verschijnt. Meestal zijn dit storende oproepen die niets te maken !31
hebben met je business. Een bekend voorbeeld zijn de telefoontjes van marktonderzoekers, Disney Club, telecomoperatoren, … Het kan natuurlijk wel wanneer je een belangrijk telefoontje verwacht van iemand. Soms zetten mensen de nummeridentificatie per ongeluk uit of verschijnt het nummer niet wanneer ze via een bedrijfsnetwerk bellen. Als er toch een verko(o)p(st)er aan de lijn komt waar je snel van af wil, dan zeg je best dat je “niet geïnteresseerd” bent, daar kunnen ze immers geen tegenargument voor verzinnen. Gaat het om een belangrijk gesprek, dan zal de beller wel een bericht achterlaten op je antwoordapparaat. Deze berichten kan je beluisteren wanneer je tijd hebt (bijvoorbeeld terwijl je in de file staat).
2.5.4. Voorgeprogrammeerd antwoord Tegenwoordig kan je met veel gsm’s een voorgeprogrammeerd antwoord sturen, als je de beller wil laten weten dat je zelf zal terugbellen. En anders kan een eenvoudige sms ook helpen… Marc over de ‘bijna de-facto onbereikbaarheid van mensen’ : “…de gsm dan ….. meer en meer staat er geen voice mail meer aan (begrijpelijk als je verdrinkt in het overaanbod maar toch ….). Een suggestie zou kunnen zijn dat de “called party” een boodschap nalaat en verteld dat er geen voice mail is maar een suggestie doet hoe hem/haar best te bereiken …”
!32
2.6.Efficiënter beheer van e-mails 2.6.1. Slechts 2x per dag je mail checken Maak geen tijdverdrijf van het checken van je mail. Veel mensen beginnen hun dag met het nakijken van hun inbox (of inboxen want velen hebben tegenwoordig meerdere emailadressen). Je krijgt veel meer gedaan als je eerst enkele geplande taken afwerkt en daarna pas je mail controleert. Idealiter bekijk je je mailbox 2 keer per dag, bijvoorbeeld om 11.00 uur en om 16.00 uur. Zelf lees ik overdag enkel mijn professionele e-mails. E-mails die betrekking hebben op mijn privé-leven, bekijk ik ’s avonds. Yves: Zet de mail notifications (meldingen) af van Outlook. Voorzie een korte periode 's morgens, 's middags en in de namiddag, en behandel dan je mails. De rest van de tijd vermijd je om je mailbox te bekijken. De notifications afzetten vermijdt dat je weer gestoord wordt en in de verleiding komt om mails te checken en te behandelen.
2.6.2. Onderwerpen van je mails Zorg ervoor dat de onderwerpen van je mails representatief zijn zodat je ze later via de ingebouwde zoekfunctie van je mailprogramma gemakkelijk kan terugvinden. Beperk je tot 1 onderwerp per mail. !33
Als ik een e-mail beantwoord waarvan het onderwerp niet de lading dekt, dan verander ik het onderwerp, maar behoud wel de “RE:” en de initiële tekst. Marc: “Te veel e-mails bevatten een veelheid aan topics en TO-geadresseerden + een veelheid aan CCtoeschouwers met als resultaat dat er niks gebeurt en iedereen naar anderen kijkt …” Rudy: “Als mensen een vraag stellen via mail zou het handig zijn als ze de ware deadline erbij vermelden. Zo kan je alle vragen rangschikken naar dringendheid en uiteraard de dringendste zaken eerst afwerken. Nu moet je alle mails eerst lezen en zelf bepalen hoe dringend de vraag is. Mocht je de datum kunnen afleiden zonder de mail te openen of te lezen, dan zou je deze al onmiddellijk kunnen rangschikken.”
Wil je graag het systeem leren kennen en toepassen dat ik gebruik om elke dag een lege inbox te hebben? Schrijf je dan in voor mijn opleiding ‘Efficiënter beheer van e-mail en agenda’ http://efficado.eu/opleidingen/efficienterbeheer-van-mail-agenda/
!34
2.7.Zelf-reflectie: stel de waarom-vraag Wim: ”neem af en toe afstand van je werk, zeker als je naar het chaotische neigt” Yves: Neem elke dag op het einde van de dag eventjes de tijd om de voorbije dag in beschouwing te nemen. Stel jezelf enkele vragen : wat heb ik efficiënt gedaan, wat had ik anders en beter kunnen doen. Door hierbij stil te staan, krijg je inzicht in zaken waar je tot nu toe onbewust over was. En dat inzicht is een goede start om dingen in vraag te stellen en te optimaliseren, anders te werken.
De mens is een gewoontedier. Neem dus af en toe de tijd om stil te staan bij je werk zodat je kan verifiëren of je nog op het juiste spoor zit. Durf jezelf al eens in vraag te stellen: “Waarom doe ik die taak? Waarom nu? Waarom op deze manier?” Wat doe ik graag? Wat vind ik belangrijk in mijn job? Dit zijn kernvragen om tevens demotivatie en een burn-out een stapje voor te zijn. Ter illustratie: “De bloempjes van Catharina” De term 'bloempjes van Catharina' verwijst naar Catharina de Grote (1729-1796), tsarina van Rusland. De legende wil dat zij tijdens één van haar wandelingen in de tuin een mooie bloem zag. Omdat ze niet wil dat deze bloem vertrapt wordt, roept ze een soldaat en geeft hem de opdracht om naast het bloempje te gaan staan. Zo zal niemand er zijn voet op zetten. Na enige tijd wordt de soldaat afgelost door een tweede. Jaren gaan voorbij. !35
Nog steeds houdt een soldaat de wacht op dezelfde plek, maar inmiddels is er geen bloempje meer te zien. Bij navraag waarom hij daar staat weet eigenlijk niemand het. Maar ze laten hem daar de wacht houden, want er zal toch wel een reden voor zijn…
De 'bloempjes van Catharina' zijn een metafoor voor het verschijnsel dat zich in veel organisaties voordoet. Vastgeroeste werkmethoden worden verklaard met de opmerking: “Ach, zo deden we het altijd al, ik weet eigenlijk niet precies waarom we dat zo doen”. Het gaat dus om gedragsgewoonten, ingebakken handelingspatronen, waar vaak op dit moment geen reden meer voor is. Dit belemmert de efficiëntie van die bedrijven. Een vriend van me vertelde een andere toepasselijke anekdote: Een man vroeg aan zijn vrouw: ‘Waarom snijd jij bloedworst in 2 stukken voor het bakken? Zo verliezen ze toch hun vocht?’ Ze antwoordde: ‘Wel mijn moeder heeft me dat zo geleerd en ze heeft dat altijd zo gedaan.’ Ze besloten het bij een volgend bezoek te vragen aan de moeder van de vrouw. Die wist eigenlijk zelf niet waarom ze dat altijd zo deed. Zelfs de grootmoeder van de vrouw kon het zich niet herinneren. Daarom gingen ze hun licht opsteken bij de overgrootmoeder die in een rusthuis verbleef. Zij antwoordde laconiek: “bakte gijle nog altijd in da klein panneke?” (= Bakken jullie nog altijd in dat kleine pannetje?)
En tenslotte nog het voorbeeld dat Stijn me doorstuurde van de 5 apen in een kamer met een ladder en bovenaan de ladder een tros bananen: !36
“Als ze de bananen pakken dan krijgen alle apen behalve deze met de banaan een schok. Na enkele keren gaan de apen de aap die de banaan tracht te nemen tegenhouden. Dan gaat men een aapje wegnemen en vervangen door een nieuwe aap die dit niet weet. Als hij naar de banaan wil gaan, zullen de andere hem ook tegenhouden. Na enige tijd zijn alle apen vervangen en gaan ze elkaar verhinderen naar de banaan te gaan terwijl niemand nog echt weet waarom. We zijn ook allemaal afkomstig van de aap, dus de link is niet zover te zoeken hé ;-)”
!37
2.8. Efficiënt vergaderen 2.8.1. Lengte van je vergaderingen Vergader enkel wanneer het nodig is en laat de meetings niet langer duren dan nodig. Kom op tijd. Een tip is om vergaderingen in te plannen met een duurtijd van 50 minuten in plaats van 1 uur of 1u20 in plaats van 1u30. De andere leden van de vergadering zullen dit sneller aanvoelen als een te respecteren uur en het geeft je wat marge.
2.8.2. Notities op je tablet maken Verslagen van meetings tijdens de vergadering maken op een tablet biedt het voordeel dat je ze onmiddellijk kan versturen naar de belanghebbenden. Zo vergeet je niets en zijn ze meteen digitaal beschikbaar. Yves: “Gebruik je tablet om nota's te nemen van je vergaderingen. Gebruik een indicator die aanduidt welke jouw eigen todo's zijn en de to-do's van anderen (bv : TODO-naam). Zo kan je nadien makkelijk opzoeken wat er nog moet gedaan worden, doorheen al je nota's. Eenmaal afgewerkt, kan je de TODO-tag wegnemen, en behoud je zicht op wat er afgesproken was.” !38
Ook buiten vergaderingen geldt: wanneer je notities en ideeën meteen opschrijft, gaan ze niet verloren en blijft je hoofd vrij.
2.8.3. Foto nemen van flip chart / whiteboard Ik heb de gewoonte om tijdens vergaderingen en seminaries steeds een foto van de flip chart of het whiteboard te nemen. Je kan dit doen via de ingebouwde camera van je smartphone of tablet. Vaak zijn de mensen dankbaar als je deze foto’s na de vergadering doorstuurt. Er zijn nooit discussies over wat er precies gezegd werd, aangezien je een foto hebt! Voor het combineren van tekst met foto’s is Evernote een zeer nuttig toepassing. Let er wel op dat diegene die voor het bord staat, duidelijk schrijft.
!39
2.9. Verloren tijd of niet? 2.9.1. Wachttijd nuttig gebruiken In de wachtzaal bij de dokter, bij de tandarts, aan de schoolpoort: iedereen moet wel eens ergens wachten. Gebruik deze tijd efficiënt. Dit kan je bijvoorbeeld doen door: Je agenda te organiseren Mails te lezen op je smartphone of tablet Berichten op je antwoordapparaat te beluisteren Dit e-book te lezen
2.9.2. Tijd in de wagen Axel: “Als ik de tijd in de auto 100% kunnen gebruiken (dus dat betekent niet enkel wat rondbellen), dan levert mij– die al ideale omstandigheden heeft – dat dagelijks 80 minuten extra werktijd op die de avond verlicht zodat die tijd in het gezin en het huishouden kan worden gestopt.” Marc: “Verplaatsingen per auto in het file landschap ….. 5 uur weg voor een 1,5 uur nuttige vergadertijd (toegegeven: soms moet het om kennis te maken maar minstens 75% zou via WebEx en Skype kunnen …). Het openbaar vervoer is less stressful maar meestal ook inefficiënt”
!40
In de wagen heb je tijd voor dingen die je best niet achter je pc doet: handenvrij bellen, conference calls, berichten beluisteren, een gesprek met een klant in gedachten overlopen, audio-cursus volgen, podcast beluisteren,…
Iedereen heeft tijd nodig om even over een aantal dingen na te denken (“reflectietijd”), gesprekken en vergaderingen te verwerken, ...Dit doe ik oa in mijn wagen. Wist je dat op dat moment je hersenen op een lager toerental draaien waardoor ze efficiënter zijn? Hoe vaak gebeurt het niet dat je in de wagen zit en denkt “had ik dat nog maar gezegd tijdens die bespreking”.
!41
3.
Enkele methodes
3.1. De prioriteitenmatrix van Eisenhower Caroline: “Een hulpmiddeltje om hoofdzaken van bijzaken te onderscheiden zou mijn dag efficiënter maken”
Bij de ‘Eisenhower-methode’ worden alle taken geëvalueerd aan de hand van de criteria belangrijk/onbelangrijk en dringend/niet dringend. Vervolgens worden ze geplaatst in het overeenkomende kwadrant van de prioriteitenmatrix (ook bekend als “Eisenhower Matrix” of “Eisenhower Box”). Je kan je taken plaatsen op precieze punten binnen elk kwadrant . Deze methode wordt toegeschreven aan de Amerikaanse president Dwight D. Eisenhower, net als volgende quote: “What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important”
Maar wat is nu het verschil tussen belangrijk en dringend? • Belangrijk: dit gaat over het bepalen van prioriteiten, het definiëren van resultaten en doelstellingen. • Dringend: dit zijn vooral prikkels waarop je reageert, bijvoorbeeld telefoons die rinkelen of iemand die iets komt vragen.
!42
Hierna een beschrijving van de 4 kwadranten.
(I) Belangrijke en dringende taken Deze worden direct en persoonlijk uitgevoerd. Als we niet opletten kunnen we hier op ons werk vaak in terecht komen. Denk aan crisissen, deadlines, problemen. Voorbeelden zijn een belangrijke klant die tevreden gesteld moet worden of een gebouw dat ontruimd moet worden vanwege een uitbrekende brand. Als je jezelf erop betrapt dat je (te) veel bezig bent met zaken uit dit kwadrant, dan leef je eigenlijk van crisis naar crisis. Vraag je dan best af of de taken die jij in dat kwadrant plaatst, echt wel dringend én belangrijk zijn.
!43
(II) Belangrijke, maar niet dringende taken Deze worden ook persoonlijk gedaan, weliswaar niet onmiddellijk, maar geef je wel best een einddatum. Je houdt je bezig met wat je wilt bereiken en met je prioriteiten. Denk aan het onderhouden van relaties, netwerken, planning en ook broodnodige ontspanning. Voorbeelden zijn brandpreventie en nadenken over verbetering van de service aan je klanten. In dit kwadrant ben je pro-actief bezig. Dit vraagt wel initiatief en een goede planning. (III) Onbelangrijke, maar wel dringende taken Deze worden best zoveel mogelijk gedelegeerd, want anders hou je je bezig met zaken die andere mensen willen in functie van hun prioriteiten. Denk aan allerlei plotse onderbrekingen en onvoorziene activiteiten. Voorbeelden zijn een collega die een probleem heeft met een programma op zijn/haar computer of in de haast georganiseerde vergaderingen waar je het nut niet van inziet. (IV) Onbelangrijke, niet dringende activiteiten Dit soort zaken dien je te droppen, als je ’s avonds een lege to-dolijst wil hebben, want je verspilt eigenlijk alleen maar je tijd. Voorbeelden zijn de hele dag op Facebook surfen of continu babbelen met collega’s over de voorbije vakantie. Schakel notificaties van sociale media … uit op je smartphone, tablet en computer. Ze zorgen alleen maar voor afleiding en concentratieverlies. !44
Iedereen heeft af en toe nood aan een adempauze. Kies op dat moment niet voor activiteiten uit het vierde kwadrant, maar concentreer je op iets uit het tweede kwadrant. Vraag jezelf eens af: waar ligt jouw prioriteit? Wat zou jij moeten doen om een positief effect te bereiken in je werk. Hoeveel tijd besteed je hier nu aan? Als dat niet zoveel is als nodig zou zijn, moet je daar dan niet iets aan doen? Zou je dan niet zelf het initiatief willen nemen en hieraan echt prioriteit willen geven?
Als jij iets wil wijzigen aan je tijdsindeling, dan is de matrix een handig instrument.
3.2. Mindmapping Het menselijk brein denkt niet in de vorm van werkbalken en menu’s zoals een computer, het denkt organisch. Dat is zo voor alle natuurlijke structuren, zoals ons zenuwstelsel of de takken van een boom. Om goed te kunnen denken hebben onze hersenen hulpmiddelen nodig die de natuurlijke organische weg weerspiegelen. De mindmap is zo’n middel. Het is de ideale manier om ideeën en inzichten vast te leggen op papier. Zie hieronder hoe een mindmap er uit kan zien:
!45
Een mindmap maken is een fantastische methode om het hoofd leeg te maken. Je schrijft alles op wat door je hoofd spookt en stopt dit in een schema. Zo zie je meteen verbanden. Deze techniek werkt heel goed als je je hoofd zwaar voelt worden omdat je nog een heleboel taken moet doen. Ook in je privé-leven kan een mindmap erg nuttig zijn. Begin bijvoorbeeld maar eens aan de voorbereiding van een communiefeest of verbouwingswerken.
Je kan bij efficado de volgende opleiding volgen: ‘Maak je hoofd leeg en beheer je to-do-lijst met mindmapping’ http://efficado.eu/opleidingen/maak-je-hoofd-leeg-en-beheer-jetodolijst-met-mindmapping
!46
3.3. Snellezen Wat als je je leessnelheid ineens zou verdubbelen? Dit kan met enkele eenvoudige technieken die erop gericht zijn om de oogspieren maximaal te gebruiken, gecombineerd met een snelle opname en verwerking van de informatie in de hersenen. Vooraleer je een boek begint te lezen: bestudeer op voorhand aandachtig de inhoudstafel en denk na over wat je denkt te gaan lezen. Maak hierover al een mindmap. Het eigenlijke lezen: Lees niet woord na woord, maar probeer te werken met oogsprongen. Lees vooruit en ga niet terug naar vorige paragrafen. Gebruik een latje, pen of vinger zodat je ogen niet afdwalen van de tekst. Met snellezen ga je de essentie van een tekst capteren. Je brein werkt sneller dan je zou denken. Op het moment van het lezen moet je niet direct proberen alles te begrijpen en na te denken over wat je leest, dat nadenken doe je achteraf. Na het lezen neem je de mindmap er opnieuw bij en toets je deze af met hetgeen je gelezen/geleerd hebt. Zo zal je de nieuwe zaken ook beter onthouden achteraf.
!47
3.4. Doel vertellen aan anderen Als je je doelstellingen deelt met anderen, dan zullen zij je er over aanspreken en blijf je gemotiveerd om verder te gaan. Zo kom je stapje voor stapje dichter bij je doel. Het belang van sociale controle mag nooit onderschat worden. Je zal automatisch gemotiveerd zijn en ook efficiënter en effectiever beginnen te werken, omdat je jouw doel wil halen. Enkele persoonlijke voorbeelden: • De aanwerving van de eerste werknemers bij mijn vorig bedrijf BC Square: heb ik op voorhand tegen zoveel mogelijk mensen gezegd • Het schrijven van mijn eerste e-book: aankondiging via Facebook • Het geven van mijn eerste webinar: in nieuwsbrief beloofd om er één te organiseren.
!48
Bepaal wel altijd een deadline voor het bereiken van je doelstelling want anders kom je er niet. Doelstellingen moeten SMART zijn: • Specifiek: Is de doelstelling eenduidig? • Meetbaar: Onder welke (meetbare/observeerbare) voorwaarden of vorm is het doel bereikt? • Acceptabel: Is deze acceptabel genoeg voor de doelgroep en/of management? • Realistisch: Is het doel haalbaar? • Tijdgebonden: Wanneer (in de tijd) moet het doel bereikt zijn?
3.5. Ga op informatiedieet Overloop eens hoeveel nieuwsbronnen je raadpleegt (on-line en offline), hoeveel magazines je leest, hoeveel nieuwsbrieven er in je mailbox komen etc En denk eens na over wat daarvan echt waardevol is voor jou? De rest van de abonnementen kun je opzeggen en dat zal een bevrijdend gevoel geven.
3.6. Werken met 2 schermen Werk je op je desktop of laptop al met twee beeldschermen? Dit moet je echt toch eens proberen. Wedden dat je daarna niet meer zonder kan?
!49
Waarom zou je meer dan een scherm gebruiken? Wat je niet gebruikt, mis je natuurlijk niet. Echter uit de praktijk blijkt dat mensen die meerdere beeldschermen gebruiken, niet meer terug willen. Je kan je dan focussen op je basisscherm met bv. een Worddocument, boekhoudprogramma of iets anders waarop je aan het werken bent. Op je extra scherm staat dan bv. input die je nodig hebt voor de taak waar je mee bezig bent zoals een Excel-file met berekeningen, on-line bankieren, een artikel van een bepaalde website, enz… NB: ik zou niet aanraden je mailprogramma constant open te houden op dat 2de scherm omdat je dan afgeleid gaat worden van je hoofdtaak…
3.7. Maak het werk aangenaam Maak het plezant, zorg dat je je goed voelt als je taken moet uitvoeren en het zal veel vlotter gaan. Beluister muziek. Zet een raam open. Strek geregeld de benen. Neem pauzes. Als je ’s avonds werkt, drink een pintje of een glaasje wijn maar overdrijf daar uiteraard niet mee, want dan werkt het contraproductief.
!50
3.8. Denk positief Wanneer je positief denkt en positieve emoties ervaart zoals plezier, geluk, tevredenheid, liefde… dan zie je meer mogelijkheden in je leven en zal je meer bereiken. Omgekeerd weten onderzoekers al lang dat negatieve emoties je hersenen programmeert om een bepaalde actie uit te voeren. Stel dat er een tijger je pad kruist, dan denk je enkel maar aan weglopen. De rest van de wereld doet er op dat moment niet mee toe. Je bent volledig gericht op de tijger en hoe je heelhuids van dit dier weg geraakt. Met andere woorden, negatieve emoties beperken je geest en belemmeren de focus en gedachten. Je had ook de optie om in een boom te klimmen of een stok te pakken - maar je hersenen negeren die andere opties, omdat ze niet relevant lijken wanneer er een tijger aankomt. Dit is een handig instinct als je probeert om lijf en leden te redden, maar in onze moderne samenleving hebben we niet te maken met het obstakel van een tijger in de wildernis.
!51
4. Enkele web-tools 4.1. Slim zoeken met Google Je kunt met Google zoeken, maar je kunt met Google ook slim zoeken. Door gebruik te maken van Google-operatoren zoek je veel gerichter: "xxxxxx xxx xxxxx”: zet je een zoekvraag tussen aanhalingstekens, dan zoekt Google op het web naar pagina's waarop exact dezelfde woordcombinatie voorkomt. +xxxxxx: Google negeert losse getallen en letters en veel algemeen voorkomende woorden zoals 'en', 'het', 'waar' en 'hoe', omdat ze de zoekopdracht vertragen zonder dat het een beter zoekresultaat oplevert. Is een algemeen woord of cijfer essentieel voor de zoekopdracht, plaats er dan een plusteken (+) voor, of plaats het geheel tussen aanhalingstekens. -xxxxxx: door gebruik te maken van het minteken (-) kun je bepaalde woorden in je zoekbewerking uitsluiten. site:xxxxxx: niet alle sites hebben een eigen zoekfunctie. Je kunt met Google alle pagina's van één specifieke website doorzoeken door de gewenste zoekterm(en) in te voeren, gevolgd door het woord 'site:' en de betreffende domeinnaam.
!52
Ook bij sites die wel een eigen zoekfunctie hebben loont het de moeite om de site-operator te gebruiken. Google vindt vaak meer treffers dan de zoekfunctie op de site zelf. filetype:xxxx: door gebruik te maken van de filetype-operator kun je de zoekopdracht beperken tot bepaalde document-types, zoals pdf, doc, ppt etc. Stel: je zoekt het jaarverslag van een bedrijf. Grote kans dat dat jaarverslag als pdf-bestand op de website van dat bedrijf staat. Je zoekopdracht kan er dan als volgt uitzien: bedrijfsnaam jaarverslag filetype:pdf xxxxxx date:3: alleen geïnteresseerd in informatie van de laatste 3 maanden? Typ dan achter uw zoekterm(en) date:3. Hetzelfde kun je doen met date:6 en date:12 voor informatie van de laatste 6 of 12 maanden. Meer selecties kan Google niet maken. Bovendien kijkt Google enkel naar de datum waarop de informatie op het internet geplaatst is, dus niet naar de datum waarop het document is opgemaakt!
#
!53
Bron: Google
4.2. Google Mail: Postvak Prioriteit (‘Priority Inbox’) Inkomende e-mail wordt in secties onderverdeeld: belangrijk en ongelezen, met ster en de rest. Google leert op basis van jouw input en gedrag welke de belangrijke e-mails zijn en welke onbelangrijke. Na verloop van tijd wordt Google steeds beter in het voorspellen van wat je belangrijk vindt. Als je niet met Gmail werkt maar met Outlook: Luc: “Een kleine truc is met de vlaggetjes werken in Outlook, en deze automatisch in je calendar steken (als reminder). Een tweede ding dat ik doe is de meest belangrijke zaken , afspraken behandelen met de juiste ‘priority’ kleur , zodat deze steeds je aandacht en prioriteit vragen.”
4.3.SmartMail SmartMail is een innovatieve oplossing, rond e-mail en samenwerking, waarin interne en externe e-mails zijn gecentraliseerd, gedeeld en beheerd worden in activiteiten. De garantie voor een lege inbox elke dag en een verhoging van de productiviteit van jezelf en je onderneming. Wil je hierover meer weten? Stuur me dan gerust een mailtje of een berichtje via de efficado-website.
!54
4.4. Kalenderbeheer in de cloud Als je je agenda in de cloud beheert (Google Calendar, iCloud, MS Exchange/Office 365…), dan verschijnt je calendar mits de juiste instellingen steeds volledig gesynchroniseerd op je smartphone, tablet, laptop en computer. Zo heb je constant zicht op je agenda via je smartphone, ook al zit je niet aan je pc. Ik gebruik aparte kalenders voor werk, privé en to-do’s. Soms denk ik aan iets als ik al in bed lig. Mijn smartphone ligt naast me dus dan zet ik dit meteen in mijn kalender op de juiste datum als ‘reminder’ zodat ik daarna met een gerust gemoed kan gaan slapen. Philippe: “Ik gebruik echter wel veel quotes in mijn dagdagelijkse leven, en eentje die voor mij heel belangrijk is, is de titel van het boek van Peter Hinssen: ‘digitaal is het nieuwe normaal’ en dat heel voor mij enkel met efficiëntie te maken...doe alles digitaal, combineer dingen, zodat je bv maar 1 ding in 1 agenda invoert, dat direct de link naar kopieert om terug in detail te weten wat het was, waar, ...of je boodschappenlijstje, je kaarten allerhande, de golfbaan die je speelt, alles digitaal is zoooo veel makkelijker en sneller…”
!55
5. Bescherm je computerdata 5.1. Vermijd een computer-crash Uit mijn ervaring weet ik dat een Windows-laptop bij intensief gebruik in het 3de jaar problemen begint op te leveren. “Blauwe schermen” ed… Bij mijn MacBooks merk ik dit niet, die gaan gemakkelijk 3 jaar mee, maar uiteindelijk krijg je ook problemen als is het maar omdat de processor te traag wordt voor de nieuwste software. In ieder geval is mijn advies om een nieuwe laptop te kopen als de oude begint te crashen, als je er veel op aan het vloeken bent … met als gevolg tijdsverlies en veel frustraties. Je moet uiteraard niet veranderen om te veranderen. Alles hangt er van af hoe vlot je computer nog werkt. En desktops gaan over het algemeen langer mee dan laptops. Zelf kies ik zonder twijfel voor Mac boven Windows-computers, onder meer wegens de snelheid en de stabiliteit van het besturingssysteem.
!56
5.2. Back-ups nemen Back-ups zijn heel belangrijk. Zelf gebruik ik de Time Capsule van Apple waarbij er elke dag meerdere malen automatisch een backup van mijn Mac gemaakt wordt. En daarnaast werk ik zoveel mogelijk in de cloud (bestanden, mails, agenda, foto’s) en bewaar ook steeds lokale kopies. Ik hoef me er dus geen zorgen over te maken dat ik mijn bestanden verlies door een computercrash, diefstal of door ze per ongeluk te verwijderen… Onlangs schreef ik nog een kort blogartikel over dit onderwerp.
5.3.Paswoorden elektronisch bewaren Hetzelfde paswoord gebruiken op elke website is geen goed idee, want eenmaal iemand daar achter komt kan hij aan al je gegevens. Daarom gebruik ik overal andere paswoorden, maar het wordt natuurlijk moeilijk om deze allemaal te onthouden. Tools zoals de 1Password applicatie zijn heel handig om geen paswoorden meer te vergeten, alsook om sterke paswoorden te genereren.
5.4. Excellitis Excel is een goed softwarepakket. Echter bij overmatig gebruik komen de nadelen boven:
!57
repetitief manueel werk is tijdsverlies en verhoogt de risico op fouten dubbele versies met andere waarheden kunnen gemakkelijk ontstaan (een kopie is snel genomen) het is geen robuuste oplossing om heel veel data bij te houden en te bewerken, bijgevolg kan de software vastlopen of crashen In dit soort gevallen spreek ik wel eens van “Excellitis”. Een softwarepakket aankopen is niet altijd het antwoord op deze problemen omdat dat zelden of nooit 100% aan je wensen zal voldoen. Elk bedrijf is immers anders. Misschien moet je Filelinx eens bekijken. Dit is een innovatief business applicatie platform waarmee oplossingen zoals DMS, CRM, HRM, Workflow en factuurverwerking eenvoudig gemodelleerd kunnen worden volgens je bedrijfsproces . Wens je hierover meer informatie, neem gerust contact met me op.
!58
Epiloog Voilà hiermee ben je aan het einde gekomen van de versie 2.0 van ‘Efficiënter Werken: Praktische Tips’. Dit e-book heeft niet de bedoeling om compleet te zijn maar om een aantal praktische tips mee te geven die ik in de praktijk met succes hebt toegepast en waar jij als lezer ook onmiddellijk baat bij kan hebben.
Je kan je investering in dit e-book terugverdienen door in te schrijven op een efficado opleiding. Dan wordt dit bedrag als korting vermeld op de factuur.
Wil je graag op de hoogte blijven van updates aan dit e-book? Of wil je de nieuwsbrief ontvangen met gratis tips & trucs en handige weetjes? Laat jouw voornaam en mailadres achter op http://efficado.eu Alle reacties zijn welkom op
[email protected] Veel succes, Joeri !59
