Praktische tips in Pharmawin WWW.PHARMAWIN.BE
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
1
Beste gebruiker, De firma Corilus feliciteert je met je keuze voor ons product. Het gebruik van onze informatica in je apotheek zal je ongetwijfeld zeer veel voldoening geven. Hierdoor zal je immers kunnen profiteren van een programma waarbij de ontwikkeling zich niet alleen heeft beperkt tot het complexe domein van het beheer van een apotheek, maar waarbij ook is ingegaan op het wetenschappelijk beheren van voorschriften.
Nuttige telefoonnummers: Heb je vragen, bel ons dan op onderstaande nummers: 03/253.20.20 03/253.20.40 (faxnummer) en dit tijdens de kantooruren: van 08.30 tot 12.30 en 13.30 tot 17.00u. Na 17.00u is er een NOODGSM voor telesupport voorzien van 17.00 tot 19.00u en dit op het nummer 0479/65.67.12. Zaterdag kan je van 9.00u tot 16.00u terecht op dit nummer. Als je van wacht bent kan je ook op zondag van 9.00u tot 12.00u terecht op dit nummer. Mogen wij je erop wijzen dat dit nummer enkel voor telefonische bijstand in TECHNISCHE NOODGEVALLEN is.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
2
Praktische tips in pharmawin Beste gebruiker, _____________________________________________________________________________ 2 A
Aflevering _________________________________________________________________________________ 7 A.1
Algemeen _____________________________________________________________________________ 7
A.2
Lijst van tellers ________________________________________________________________________ 7
A.3
Contante verkoop ______________________________________________________________________ 8
A.4
Handverkoop__________________________________________________________________________ 8
A.5
Hoeveelheid veranderen bij een contante verkoop ___________________________________________ 9
A.6
Verkoop op voorschrift__________________________________________________________________ 9
A.7
Verkoop van meerdere voorschriften met verschillende specialiteiten.__________________________ 10
A.8
Verkoop van meerdere voorschriften met dezelfde specialiteiten. ______________________________ 11
A.9
Verkoop op voorschrift en een subtotaal met contante verkoop _______________________________ 11
A.10
Uitgestelde aflevering ________________________________________________________________ 12
A.11
Afleveren van onvolledig voorschrift ___________________________________________________ 13
A.12
Regularisatie van onvolledig voorschrift ________________________________________________ 14
A.13
Historiek raadplegen van de patiënt ____________________________________________________ 15
A.14
Directe korting _____________________________________________________________________ 16
A.15
Schrappen _________________________________________________________________________ 18
A.16 Selectie specialiteit __________________________________________________________________ A.16.1 Stock aanpassen van een specialiteit____________________________________________________ A.16.2 Publieksprijs aanpassen van een specialiteit ______________________________________________ A.16.3 Leverancierscode invullen ___________________________________________________________ A.16.4 Vervaldatum invullen _______________________________________________________________ A.16.5 Specialiteit in bestelling plaatsen ______________________________________________________
18 18 18 19 19 20
A.17 Speciale Voorschriften _______________________________________________________________ A.17.1 Inbrengen voorschrift veeartsenij ______________________________________________________ A.17.2 Voorschrift voor Politie of MD________________________________________________________ A.17.3 Voorschrift voor een oorlogsinvalide-patiënt _____________________________________________
21 21 22 23
A.18 BVAC _____________________________________________________________________________ 23 A.18.1 BVAC voor vergoedbare homeopathisch bereidingen ______________________________________ 23 A.18.2 BVAC linken aan patiënt ____________________________________________________________ 24 A.19 Herzien____________________________________________________________________________ A.19.1 Opzoeken van voorschriften __________________________________________________________ A.19.2 Afdruk in Herzien __________________________________________________________________ A.19.3 Naam van arts en/of datum van voorschrift wijzigen _______________________________________ A.19.4 Naam van patiënt wijzigen ___________________________________________________________ A.19.5 Specialiteit schrappen zonder stockwijziging en zonder kassawijziging ________________________ A.19.6 Terugname van een product met unieke barcode __________________________________________ A.19.7 Recuperatie van een leeg voorschriftnummer_____________________________________________ A.19.8 Unieke barcode achteraf inscannen_____________________________________________________
25 25 27 27 28 28 29 30 30
A.20 Hoe een magistrale bereiding invoeren. _________________________________________________ A.20.1 Bereiding invoeren zonder voorschriftnummer toe te kennen ________________________________ A.20.2 Bereiding invoeren met voorschriftnummer ______________________________________________ A.20.3 Magistrale bereiding invoeren op bestaand voorschrift _____________________________________
32 32 34 35
A.21 Sociaal attest _______________________________________________________________________ 36 A.21.1 Sociaal attest invoeren voor een bestaande patiënt _________________________________________ 36 A.21.2 Sociaal attest invoeren voor een nieuwe patiënt ___________________________________________ 37
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
3
A.22
Patiëntkolommen aanpassen __________________________________________________________ 38
A.23 Nieuwe posologie-module _____________________________________________________________ A.23.1 Activeren nieuwe posologie-module ___________________________________________________ A.23.2 Etiket instellen ____________________________________________________________________ A.23.3 Posologie en/of inname toevoegen _____________________________________________________ A.23.4 Etiket afdrukken ___________________________________________________________________ A.23.5 Etiket wijzigen ____________________________________________________________________ B
39 39 40 41 42 42
Bestellingen verwerken _____________________________________________________________________ 43 B.1 Door te zenden________________________________________________________________________ B.1.1 Aantal aanpassen___________________________________________________________________ B.1.2 Eén specialiteit veranderen van groothandel______________________________________________ B.1.3 Volledige bestelling veranderen van groothandel__________________________________________ B.1.4 Bestelling manueel doorsturen naar groothandel __________________________________________
43 43 44 44 45
B.2 Weg te zetten _________________________________________________________________________ 45 B.2.1 Aantal aanpassen___________________________________________________________________ 45 B.2.2 Bestelling in stock plaatsen___________________________________________________________ 46 B.3 Uitgesteld ____________________________________________________________________________ 46 B.3.1 Specialiteit uitstellen________________________________________________________________ 46 B.3.2 Hoe kunnen we een bestelling regelmatig herhalen? _______________________________________ 47 B.4 Rechtstreekse bestelling ________________________________________________________________ B.4.1 Rechtstreekse bestelling maken _______________________________________________________ B.4.2 Rechtstreekse bestelling doorsturen ____________________________________________________ B.4.3 Rechtstreekse bestelling in stock plaatsen _______________________________________________ C
D
E
47 47 48 48
Ontvangsten ______________________________________________________________________________ 49 C.1
Dagelijks ____________________________________________________________________________ 49
C.2
Maandelijks __________________________________________________________________________ 52
C.3
Jaarlijks _____________________________________________________________________________ 52
C.4
Schrappen ___________________________________________________________________________ 53
C.5
Ontvangsten exporteren ________________________________________________________________ 54
Tarificatie________________________________________________________________________________ 55 D.1
Tarificatiediskette maken_______________________________________________________________ 55
D.2
Lijsten ______________________________________________________________________________ 56
D.3
Nazicht diskette _______________________________________________________________________ 56
D.4
Overzicht mutualiteit __________________________________________________________________ 57
D.5
Samenvatting magistraal _______________________________________________________________ 57
D.6
Formatteren diskettes__________________________________________________________________ 58
D.7
Opgeschorte voorschriften ______________________________________________________________ 59
D.8
Voorschriften voor tarificatie ___________________________________________________________ 59
Facturatie ________________________________________________________________________________ 60 E.1
Facturen in verschillende modellen. ______________________________________________________ 60
E.2
Factuur visualiseren ___________________________________________________________________ 62
E.3
Factuur factureren ____________________________________________________________________ 62
E.4
Factuur maken tot een bepaalde datum ___________________________________________________ 63
E.5
Factuur maken van een bepaalde patiënt __________________________________________________ 63
E.6
Gefactureerde factuur opnieuw afdrukken ________________________________________________ 64
E.7
Kortingen instellen ____________________________________________________________________ 64
E.8
Nieuwe factuur maken _________________________________________________________________ 68
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
4
F
Statistieken _______________________________________________________________________________ 69 F.1
Specialiteiten per labo _________________________________________________________________ 69
F.2
Hitparade van de specialiteiten __________________________________________________________ 70
F.3 Vervallen producten ___________________________________________________________________ 70 F.3.1 Vervallen producten aanpassen________________________________________________________ 71 F.4 G
Winkeldochters _______________________________________________________________________ 72
Voorschriftenboek _________________________________________________________________________ 73 G.1 Raadpleging en afdrukken ______________________________________________________________ G.1.1 Standaard voorschriftenboek__________________________________________________________ G.1.2 Verdovingsvoorschriftenboek_________________________________________________________ G.1.3 Veeartsenijboek ___________________________________________________________________ G.1.4 Magistraal boek____________________________________________________________________
73 73 74 74 75
G.2 Voorschriften opzoeken ________________________________________________________________ 76 G.2.1 Opzoeken op patiëntnaam____________________________________________________________ 76
H
I
G.3
Archivering __________________________________________________________________________ 77
G.4
Verificatie ___________________________________________________________________________ 77
G.5
Specialiteiten die aanzien worden als verdoving ____________________________________________ 78
G.6
Lege voorschriften ____________________________________________________________________ 78
Inventaris ________________________________________________________________________________ 79 H.1
Boekhoudkundige inventaris ____________________________________________________________ 79
H.2
Controlelijst__________________________________________________________________________ 80
H.3
Inventaris chemicaliën _________________________________________________________________ 80
H.4
Lijst van de formules __________________________________________________________________ 81
Bestanden ________________________________________________________________________________ 82 I.1 Patiënten ____________________________________________________________________________ I.1.1 Lijst memo _______________________________________________________________________ I.1.1.1 Lijst verschuldigd ________________________________________________________________ I.1.1.2 Lijst tegoeden ___________________________________________________________________ I.1.1.3 Lijst UA _______________________________________________________________________ I.1.2 Lijst patiënten _____________________________________________________________________ I.1.3 Kortingen ________________________________________________________________________ I.1.3.1 Eindejaarskorting berekenen. _______________________________________________________ I.1.3.2 Hoe eindejaarskorting uitbetalen?____________________________________________________ I.1.4 Lijsten kortingen ___________________________________________________________________
82 82 83 83 84 85 86 86 87 88
I.2 Artsen_______________________________________________________________________________ 89 I.2.1 Artsen importeren __________________________________________________________________ 89 I.3 Klanten______________________________________________________________________________ I.3.1 Nieuwe klant creëren. _______________________________________________________________ I.3.2 Klant wijzigen_____________________________________________________________________ I.3.3 Klant verwijderen __________________________________________________________________
90 90 91 91
I.4 Leveranciers _________________________________________________________________________ 91 I.4.1 Leverancier toevoegen ______________________________________________________________ 91 I.5 Specialiteiten _________________________________________________________________________ I.5.1 Specialiteitenfiche__________________________________________________________________ I.5.1.1 Nieuwe specialiteit toevoegen ______________________________________________________ I.5.1.2 Specialiteit wijzigen ______________________________________________________________ I.5.1.3 Specialiteit verwijderen ___________________________________________________________ I.5.2 Lijsten afdrukken __________________________________________________________________ J
92 92 92 92 93 93
Update __________________________________________________________________________________ 94 J.1
Update ophalen via het internet, elke 1ste en 15de van de maand. _______________________________ 94
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
5
J.1.1 J.1.2 J.2 K
Binnenhalen van de update via het internet. ______________________________________________ 94 Verwerking van de update ___________________________________________________________ 95 Prijswijzigingen afdrukken _____________________________________________________________ 99
Tarificatiebestand via e-mail doorsturen ______________________________________________________ 101 K.1
Bestand opzoeken op de harde schijf ____________________________________________________ 101
K.2
Bestand doorsturen___________________________________________________________________ 102
L
Back-up ________________________________________________________________________________ 103
M
Stockbeheer ___________________________________________________________________________ 104 M.1
Inleiding ____________________________________________________________________________ 104
M.2
Activeren van het dynamisch stockbeheer ________________________________________________ 104
M.3
Geen automatische bestelpolitiek (Fix) ___________________________________________________ 104
M.4
Half automatische bestelpolitiek (Semi) __________________________________________________ 105
M.5
Volledig automatische bestelpolitiek (Full)________________________________________________ 108
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
6
A Aflevering A.1 Algemeen Onderaan het scherm in Aflevering heb je twee vakken. Deze worden gebruikt als opzoekmogelijkheid.
Het eerste vak wordt de primaire selectie genoemd: dwz: “De naam begint met …” Hier kan je de eerste letters van de naam van de specialiteit invoeren. Hierin moet de volgorde van de karakters correct zijn. Het tweede vak wordt de secundaire selectie genoemd: dwz: “Bevat …” Hier kan je de inhoud van de specialiteit omschrijven. In dit gedeelte kan je verschillende karakters invoeren door ze met een spatie van elkaar te scheiden. Hierin kan de volgorde van de karakters willekeurig zijn. Voorbeeld: PERDOLAN 500MG 20BRSTAB In het eerste vak vul je ‘PERDO’ in. In het tweede vak vul je ‘20 MG TAB’ Hierbij gaat het programma op zoek naar ALLE specialiteiten waarvan de naam begint met PERDO en waar ergens in de naam 20 MG en TAB voorkomt. Als je het eerste deel van de naam van een product niet kent of niet kan lezen, kan je naar Secundaire selectie gaan en er de delen van de naam invoeren die je wel kent.
A.2 Lijst van tellers 3 <Enter> je berekent op het kasticket een magistrale bereiding waarvoor je zelf de prijs bepaalt. 4 <Enter> Je gebruikt de toets “Hoogdringendheidshonorarium”. De prijs van de wachttax wordt automatisch herberekend. De prijs bedraagt nul indien er minstens één specialiteit uit het voorschrift wordt terugbetaald door het RIZIV. 5 <Enter> Bancontact / Mister Cash (prijszone = toe te voegen bedrag). 99 <Enter> retour van een krediet patiënt. (zie I.1.3.2.) 100of 101 <Enter> Er verschijnt een tekst “Diverse” waarvoor je evenwel een hoeveelheid, een prijs en een BTW-percentage moet specificeren. Je kan deze tekst wijzigen. 102 <Enter> Inkomsten Kassa. 103 <Enter> Uitgaven Kassa. 104 <Enter> Directe korting 105 <Enter> Bedrag dat aan de bank is overgemaakt. 106 <Enter> Factuur die aan de toog wordt betaald. 107 <Enter> Transfer van de kassa naar Bancontact, Proton, Eurocard-Visa en Niet betaald. Je kan de tegenovergestelde operatie uitvoeren door middel van een negatieve 107. Tik hiervoor 107 <Enter> tik " - " <Enter> en de bewerking wordt in de omgekeerde richting uitgevoerd: Transfer van … naar de kassa.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
7
A.3 Contante verkoop Bij het openen van aflevering of na het afsluiten van een verkoop met of zonder ticket, sta je op 10: Zonder voorschrift. (=contant)
De cursor pinkt onderaan bij specialiteit, klaar om een toogverkoop te doen. Alles wat je nu aflevert, is aan de volledige prijs.
A.4 Handverkoop Als je de naam van een handverkoopproduct invoert en vervolgens 1 maal <ENTER> drukt, dan worden de handverkoopproducten tegen een lichtblauwe achtergrond weergegeven.
Als je alleen de handverkoopproducten wil zien, tikt je " gevolgd door de “ENTER”-toets.
Pharmawin
= " en de naam van het handverkoopproduct,
PRAKTISCHE TIPS
8
A.5 Hoeveelheid veranderen bij een contante verkoop Vb: Bij het afleveren van een Perdolan Baby 100mg 12 supp vraagt de patiënt 3 dozen. Je gaat als volgt te werk: Je scant of typt de specialiteit in. Vervolgens selecteer je de specialiteit (door met de muis de specialiteit aan te klikken of met de pijltjestoetsen er te gaan op staan). Dan typ je * (deze is terug te vinden op het numeriek klavier (aan de rechterkant van het toetsenbord) boven het cijfer 9). Vervolgens geef je de hoeveelheid in. In dit voorbeeld geef je 3 in en je drukt <ENTER> of de groene vink. !!Met
kan je de hoeveelheid van een specialiteit met 1 verhogen. Met verlaag je de hoeveelheid met 1. Je selecteert de specialiteit en je drukt op of .
!!Om een niet-terugbetaalde specialiteit te crediteren, scan je de specialiteit in. Je selecteert de specialiteit. Vervolgens typ je * en dan – gevolgd door de hoeveelheid.
A.6 Verkoop op voorschrift Bij een verkoop op voorschrift lees je de siskaart in (hiervoor moet je niet op de knop F4 voorschrift te drukken). De naam van de patiënt verschijnt automatisch op het scherm. Vervolgens scan je de arts in en de specialiteit(en). Wanneer de patiënt de siskaart niet bij heeft, begin je met F4 voorschrift en kan je onderaan de naam van patiënt intypen, vervolgens scan je de arts in en de specialiteit(en).
!! Bij het inlezen van de siskaart (of F4 voorschrift en naam van de patiënt) wordt AUTOMATISCH een voorschriftnummer gecreëerd!! Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
9
A.7 Verkoop van meerdere voorschriften met verschillende specialiteiten. Bij een verkoop van meerdere voorschriften begin je steeds zoals hierboven vermeld. Voor een nieuw voorschrift van dezelfde patiënt druk je op F4 voorschrift. Onderaan komt de patiënt tevoorschijn en je drukt <ENTER>. Vervolgens scan je de arts in en de specialiteit(en).
!!Er wordt een nieuw voorschriftnummer gecreëerd!! Voor een nieuw voorschrift voor een andere patiënt, lees je ofwel de siskaart in van de nieuwe persoon (zonder dat je op F4 Voorschrift klikt) ofwel (als je de siskaart niet hebt) druk je F4 Voorschrift en typ je onderaan de naam van de patiënt in. Vervolgens scan je de arts en de specialiteit(en) in.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
10
A.8 Verkoop van meerdere voorschriften met dezelfde specialiteiten. Bij een verkoop van meerdere dezelfde voorschriften begin je met het eerste voorschrift in te geven zoals hierboven vermeld in A.6. Vervolgens klik je op ^F4 Duplicatie
!!Vb: 4 dezelfde voorschriften. Het eerste voorschrift heb je reeds ingegeven, dus moeten er nog 3 gedupliceerd worden. Dan krijg je een totaal van 4 voorschriften. !!Ter controle kan je onderaan het scherm het aantal artikels zien.
A.9 Verkoop op voorschrift en een subtotaal met contante verkoop Bij een verkoop op voorschrift begin je zoals hierboven vermeld in A.6. Om nu iets contant bij te verkopen, vb een Perdolan 500mg 20brstab, druk je eerst op F2 Contant. Zo creëer je een subtotaal. Vervolgens scan je de specialiteit in. Deze specialiteit wordt bewaard in de historiek van de patiënt van het voorgaande voorschrift.
!!Wanneer je bij het voorschrift nog iets bij wil scannen of typen, dien je eerst op het subtotaallijn te klikken en vervolgens de specialiteit in te typen of in te scannen.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
11
A.10 Uitgestelde aflevering Om een uitgestelde aflevering te maken, begin je met een verkoop op voorschrift zoals hierboven vermeld in A.6. Je scant of typt de specialiteit in, waarvan je een uitgestelde aflevering wil maken. Je selecteert de specialiteit en je kiest in de onderste knoppenrij voor F3 Uitgestelde aflevering
Om een uitgestelde aflevering te regulariseren, kan je de barcode die vermeld staat op de uitgestelde aflevering inscannen. !! Er wordt een nieuw voorschriftnummer gecreëerd. Wanneer de barcode echter niet leesbaar is voor de scanner, kan je de uitgestelde aflevering uit de memofiche halen. Hiervoor lees je de siskaart in (of druk je F4 Voorschrift en je typt de naam van de patiënt in), je typt de naam van de arts in. Je komt in de memofiche van de patiënt terecht (indien dit niet het geval is, klik je op F11 Memo patiënt). Je selecteert de correcte uitgestelde aflevering, je drukt op F1 Selectie (of <ENTER>) en vervolgens druk je <ESC>.
Voorbeeld van een uitgestelde aflevering
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
12
A.11 Afleveren van onvolledig voorschrift Wanneer een patiënt je iets verschuldigd is, vb een voorschrift, een attest of een siskaart, begin je, voor je de siskaart inleest, met F8 Verschuldigd. Je krijgt dan de mogelijkheid om aan te geven wat er verschuldigd is (Voorschrift, attest, siskaart). Dan vraagt het programma tegen welke prijs je het nu wil afleveren (volle prijs, mutualiteitsprijs of prijs 0).
Vervolgens vraagt het programma de naam van de patiënt. Op dit moment kan je de siskaart inlezen of de naam intypen van de patiënt. Je scant de specialiteit(en) in.
!!Het programma heeft GEEN voorschriftnummer gecreëerd!!
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
13
A.12 Regularisatie van onvolledig voorschrift Wanneer de patiënt binnenkomt met het voorschrift voor Amlor en Augmentin, lees je de siskaart in, scan je de arts in. Afhankelijk van de parameters die staan ingesteld, komt de memofiche (= al hetgeen de patiënt je verschuldigd is, alsook attestgegevens) automatisch te voorschijn. Indien dit toch niet het geval is, klik je op de knop F11 Memo Pat, of op de rode knop die onderaan opgelicht is als er iets in de memofiche staat.
Om Amlor en Augmentin te regulariseren, klik je op Amlor en je drukt op F1 Selectie (of <ENTER>). Achteraan in de kolom Selectie komt er een 1 te staan. Vervolgens selecteer je Augmentin en je drukt ook op F1 Selectie, zodat hier ook achteraan een 1 komt te staan. Als je <ESC> drukt (of één van de twee knoppen gebruikt (Esc Regul of Esc Terugname), worden Amlor en Augmentin geregulariseerd.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
14
A.13 Historiek raadplegen van de patiënt Om de historiek van een patiënt te raadplegen, roep je de patiënt op in Aflevering met F4 Voorschrift of F5 Patiënt. (Indien je werkt met F4 voorschrift, dien je eerst de naam van de arts in te scannen of in te typen). Vervolgens druk je op knop ^S Stat patiënt. Volgende scherm verschijnt:
Bovenaan het scherm heb je de mogelijkheid om de dagelijkse statistieken, de maandelijkse statistieken en de evolutie van de verkopen te raadplegen. Om een product van de patiënt rechtstreeks in bestelling te plaatsen, selecteer je de lijn en je klikt op de knop F5: Bestellen. In het scherm dat nu verschijnt, kan je de hoeveelheid instellen, alsook bij welke groothandel.
Om een product te schrappen uit de lijst van de statistieken, selecteer je de desbetreffende lijn en je drukt op de knop Delete: Schrappen.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
15
Wil je een lijst afdrukken van hetgeen de patiënt tussen een bepaalde periode heeft gehad, dan kies je voor Stat labo en lijsten.
Bij Periode geef je een begin- en een einddatum in. Vervolgens klik je op Tonen, indien je een printvoorbeeld wil, of voor Afdruk, indien je dit rechtstreeks wil afprinten.
A.14 Directe korting Om directe korting te geven, druk je in Aflevering op de knop F7 Korting. Volgend scherm verschijnt:
Vervolgens voer je het percentage of het bedrag in.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
16
Indien je werkt met subtotalen, stelt het programma je eerst volgende vraag
Kies je voor ‘JA’, dan krijgt elk voorschrift (!Er wordt rekening gehouden met de algemene kortingsinstellingen) een kortingslijn.
Kies je voor ‘NEE’, dan krijgt enkel het subtotaal directe korting.
Kies je voor ‘GLOBAAL’, verschijnt er onderaan één enkele regel met het kortingsbedrag.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
17
A.15 Schrappen Als je een bepaalde specialiteit wil schrappen van het voorschrift, druk je op de knop F9 Schrappen (of op de Delete-toets). Volgende scherm verschijnt:
Kies je voor Lijn, dan wordt enkel de geselecteerde specialiteit verwijderd. Kies je voor Alles, dan wordt alles wat er tot nog toe is afgeleverd, verwijderd Kies je voor Annuleren, dan verlaat je het scherm ‘Bevestiging wissen’ zonder dat er iets verwijderd is.
A.16 Selectie specialiteit Bij het intypen van een specialiteit in Aflevering, gevolgd door <ENTER>, kom je in een tussenscherm terecht (=Selectie Specialiteit)
A.16.1
Stock aanpassen van een specialiteit
Om de stock te veranderen van een specialiteit, selecteer je de desbetreffende specialiteit (!GEEN ENTER) en je drukt op de knop F3 Wijzigen. De cursor pinkt direct bij stock waardoor je deze direct kan veranderen. Wanneer je de stock hebt veranderd, druk je op <ESC>. Het programma vraagt om de wijzigingen op te slaan.
A.16.2
Publieksprijs aanpassen van een specialiteit
Om de prijs aan te passen van een specialiteit, selecteer je de desbetreffende specialiteit (!GEEN ENTER) en je drukt op de knop F3 Wijzigen. Doordat je de cursor direct in het veld stock terecht komt, dien je eerst het veld Prijs aan te klikken. Vervolgens doe je de prijs weg en je vult de nieuwe prijs in en je drukt <ESC> Volgende vraag wordt gesteld:
Hier kies je ‘JA’ als je de nieuwe prijs wil behouden. Indien ‘NEEN’ wordt gekozen, wordt terug de oude prijs gebruikt.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
18
Dan verschijnt volgende vraag:
Kies je hier voor ‘JA’, dan wordt bij een prijsupdate de prijs van dit product niet meer aangepast. Kies je voor ‘NEEN’, dan wordt bij een prijsupdate de prijs van het product wel aangepast.
A.16.3
Leverancierscode invullen
Om een leverancierscode in te vullen of te veranderen, selecteer je in het tussenscherm (=Selectie specialiteit) de desbetreffende specialiteit (!GEEN ENTER) en je klikt bovenaan op de knop F3 Wijzigen. Doordat de cursor direct in het veld stock terecht komt, dien je eerst het veld LE (=leverancierscode) aan te klikken. Vervolgens vul je de code in van de groothandel. Hierdoor wordt dit product steeds bij deze groothandel besteld ipv bij de standaardgroothandel. Om deze code te bewaren, druk je op <ESC>. Bij de vraag ‘Wijzigingen opslaan’, antwoord je ‘JA’.
A.16.4
Vervaldatum invullen
Om een vervaldatum in te vullen of te veranderen, selecteer je in het tussenscherm (=Selectie specialiteit) de desbetreffende specialiteit (!GEEN ENTER) en je klikt bovenaan op de knop F8 Wijzig Vervaldatum. Hierdoor kom je rechtstreeks in het veld om de vervaldatum aan te passen. Vervolgens geef je de vervaldatum in (formaat: MM/JJ). Om deze wijziging op te slaan, druk je op <ESC>. Bij de vraag ‘Wijzigingen opslaan’, antwoord je ‘JA’
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
19
A.16.5
Specialiteit in bestelling plaatsen
Om een specialiteit vanuit Aflevering te bestellen, typ je in Aflevering deze specialiteit in en je drukt 1 maal <ENTER>. Hierdoor kom je in Selectie Specialiteit terecht. Je selecteert de juiste specialiteit (!GEEN ENTER) en je klikt op de knop F5 Bestellen. Volgend scherm verschijnt:
Bij hoeveelheid vul je de gewenste hoeveelheid in die je wil bestellen. Bij leverancier vul je de code van de groothandel in bij wie je deze specialiteit wenst te bestellen. Bij type validatie kan je een ticket (Beloofd – niet betaald) laten afdrukken. Kies je voor ticket + bestelnota of ticket zonder bestelnota, dan wordt steeds de naam van de patiënt gevraagd en wordt er een ticket afgedrukt. Kies je voor zonder ticket zonder bestelnota, wordt er geen ticket afgedrukt en wordt er geen patiëntnaam gevraagd.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
20
A.17 Speciale Voorschriften A.17.1
Inbrengen voorschrift veeartsenij
Om een voorschrift van veeartsenij in te brengen, begin je in aflevering met de knop F1 Lijst VO. Het volgende scherm verschijnt:
Je kiest daar voor: 12: Vs Veeartsenij. Het programma creëert automatisch een voorschriftnummer. Om de naam van de eigenaar erbij te zetten, druk je op F5 patiënt. Vervolgens lees je de siskaart in of typ je de naam van de patiënt in en scan je de specialiteit(en) in. Hierbij wordt het lotnummer en vervaldatum gevraagd van het product.
In het voorschriftenboek kan je het veeartsenijboek apart afdrukken.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
21
A.17.2
Voorschrift voor Politie of MD
Om een voorschrift van Politie of MD in te brengen, is het nodig om het speciaal inschrijvingsnummer in te brengen (terug te vinden op het dubbel voorschrift onder Identificatienummer: dit nummer is 9 karakter lang). Dit nummer kan je bij de patiënt toevoegen en moet maar éénmalig gebeuren. Je roept met F4 voorschrift of F5 patiënt de naam van de patiënt op. Je typt onderaan de naam van de patiënt in en je drukt 1 maal <ENTER>. Je komt in een tussenscherm terecht (= selectie patiënt). Je selecteert de juiste patiënt (!!GEEN <ENTER>) Onderaan het scherm klik je op SISGEGEVENS. Dan klik je op Spec. Inschrijv. Nr.
Wanneer de volgende keer de patiënt terug binnenkomt, lees je de siskaart in of druk je F4 Voorschrift en de naam van de patiënt. Je krijgt dan dit scherm te zien:
SIS: met een voorschrift van de huisdokter POLITIE: met een voorschrift van politie MD: met een voorschrift van MD
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
22
A.17.3
Voorschrift voor een oorlogsinvalide-patiënt
Om bij een patiënt een categorie oorlogsinvalide in te brengen, dien je een speciale code in te voeren. Je roept met F4 voorschrift of F5 patiënt de naam van de patiënt op. Je typt onderaan de naam van de patiënt in en je drukt 1 maal <ENTER>. Je komt terecht in het tussenscherm (=selectie patiënt). Daar selecteer je de juiste patiënt (!!GEEN <ENTER>) en je drukt onderaan het scherm op SISGEGEVENS.
Bij Verbond/cat typ je 994/051. Bij Code Tit typ je 051/051.
A.18 BVAC A.18.1
BVAC voor vergoedbare homeopathisch bereidingen
Om een bvac te verkrijgen, zodat naast het bedrag een * komt te staan, ga je als volgt te werk. Onderaan bij specialiteit typ je cnk-nummer 3 in. Je drukt 2 maal <ENTER>. Vervolgens geef je de prijs in van het product. Vooraleer je afsluit, druk je op de knop BVAC. Het programma vraagt voor welke specialiteiten hij een afdruk dient te maken. Je drukt op OK. Indien je de naam van de patiënt niet hebt ingevuld, heb je de mogelijkheid om dit hier te doen. Hetzelfde geldt voor de arts. Volgend scherm verschijnt:
Wanneer je ‘JA’ antwoordt, heb je een bvac waar achter het bedrag van de homeopathie een * verschijnt. Wanneer je ‘NEE’ antwoordt, heb je een bvac waar voor homeopathie geen terugbetaling geldt.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
23
A.18.2
BVAC linken aan patiënt
Wanneer voor een bepaalde patiënt altijd een bvac dient afgedrukt te worden, roep je de patiënt op met F4 Voorschrift of F5 patiënt. Onderaan typ je de naam van de patiënt in en je drukt 1 maal <ENTER>. Hierdoor kom je in een tussenscherm (=Selectie patiënt) terecht. In dit scherm selecteer je de juiste patiënt (!!GEEN ENTER).
de
Bovenaan, op de 3 knoppenrij, kan je klikken op de knop ^F9 Afdr. BVAC. Hierdoor gaat er voor deze patiënt altijd een BVAC-formulier afgedrukt worden.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
24
A.19 Herzien Het programma Alt-R Herzien vind je terug in Aflevering. Het Herzien-programma is een zeer belangrijke module bij het nakijken van de voorschriften. Zowel de voorschriften worden bijgehouden, als de contante verkopen. De optie ‘Contant’ (^F12 Contant) kan je aanvinken waardoor je deze contante verkopen (dwz alle verkopen waar geen voorschriftnummer aangegeven is) te zien krijgt, of afvinken zodat deze niet meer zichtbaar zijn. Bij het openen van het herzien-programma kom je terecht op het laatst afgeleverde voorschrift.
A.19.1
Opzoeken van voorschriften
Je kan op verschillende manieren voorschriften opzoeken in Herzien Eerste manier: bladeren in de voorschriften
ste
Naar het 1
voorschrift gaan
Naar het laatste voorschrift gaan
Naar een vorig voorschrift gaan
naar een volgend voorschrift gaan
tweede manier: Opzoeken op patiëntnaam Dit gebeurt adhv de knop F6 Patiënt waar je de naam van de patiënt kan intypen.
derde manier: Opzoeken van voorschriftnummer Dit gebeurt adhv de knop F5 Opzoeken VS waar je het nummer intypt van het voorschrift.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
25
vierde manier: opzoeken van datum tot datum Dit gebeurt adhv de knop F11 Filterdatum. Hierbij geef je de begindatum en de einddatum in.
Met behulp van de pijltjes, rechtsonderaan het scherm, kan je door deze voorschriften bladeren.
naar het 1ste VS gaan binnen het datum interval
naar het laatste afgeleverd VS gaan binnen het datum interval naar een vorig naar een volgend VS gaan. VS gaan.
Vijfde manier: opzoeken op arts Dit gebeurt adhv de knop F7 Arts waar je de naam van de arts kan intypen.
Zesde manier: opzoeken op ticketnummer Dit gebeurt adhv de knop F8 Opzoeken ticket
Je geeft in het scherm het op te zoeken ticketnummer in. Eventueel kan je ook een datum ingeven waarop hij dit ticketnummer dient te zoeken. !!Vergeet de knop ^F12 Contant niet aan te vinken, want het ticketnummer kan ook een contante verkoop zijn.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
26
A.19.2
Afdruk in Herzien
Wanneer het voorschrift is afgesloten, maar je wil nog iets afdrukken, dan ga je naar het Herzienprogramma. Daar zoek je het juiste voorschrift op, zoals hierboven uitgelegd. Vervolgens klik je daar op F9 Afdruk. Daarin heb je de mogelijkheid om nog een ticket, vignet, bvac of 704 af te drukken.
A.19.3
Naam van arts en/of datum van voorschrift wijzigen
Bij het nakijken van de voorschriften zie je een voorschrift waar er een verkeerde arts en/of datum op vermeld staat. Om deze naam en/of datum te veranderen, klik je op F10 Hoofding wijzigen.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
27
A.19.4
Naam van patiënt wijzigen
Bij het nakijken van de voorschriften zie je op een voorschrift de naam van een verkeerde patiënt staan. Om deze te veranderen, klik je op F3 Wijzigen. Hierdoor kom je terug in Aflevering terecht. Daar klik je op de knop ^F12 Hertarifieren. (Hierbij kan het zijn dat je nog een knoppenrij moet openen). Je typt onderaan de naam in van de juiste patiënt.
Je sluit deze verkoop af met ofwel een ticket (met kassawijziging) of met ESC (zonder kassawijziging).
A.19.5 Specialiteit schrappen zonder stockwijziging en zonder kassawijziging Om een specialiteit te schrappen zonder dat stock of kassa verandert, klik je in Herzien op de desbetreffende specialiteit. Vervolgens klik je op de knop F4 Schrappen. Je kan kiezen om een lijn te schrappen (= specialiteit die je geselecteerd hebt) of alles te schrappen (= voorschrift wordt verwijderd waardoor je een leeg voorschriftnummer krijgt).
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
28
A.19.6
Terugname van een product met unieke barcode
Voor het terugnemen van een specialiteit waardoor de stock,de kassa veranderd en de unieke barcode wordt teruggenomen, scan je de unieke barcode in, in aflevering. Volgend scherm verschijnt:
Om dit product terug te nemen, klik je op de knop Ga naar Herzien. Hierdoor kom je rechtstreeks op het juiste voorschrift terecht. Vervolgens klik je op de knop F3 Wijzigen. Je komt in aflevering terecht. Je selecteert het product dat je wil terugnemen en je drukt op . Dit scherm verschijnt:
Antwoord je hier ‘JA’, wordt het product teruggenomen, maar wordt de unieke barcode niet geschrapt, zodat je bij het opnieuw afleveren van dit product nogmaals de melding krijgt dat dit product reeds is afgeleverd. Antwoord je hier ‘NEEN’, wordt het product teruggenomen waardoor de unieke barcode opnieuw kan gebruikt worden in een volgende verkoop. Antwoord je hier ‘ANNULEREN’, dan kom je terug terecht in aflevering zonder dat dit product is teruggenomen. Vervolgens sluit je af met een kasticket.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
29
A.19.7
Recuperatie van een leeg voorschriftnummer
Wanneer je een leeg voorschriftnummer wil recupereren, klik je in Herzien op de knop F5 Opzoeken VS. Daar typ je het voorschriftnummer in en je klikt op de groene vink (of <ENTER>). Wanneer het programma dit voorschriftnummer niet heeft gevonden, wordt het volgende scherm getoond:
Om het voorschriftnummer opnieuw te gebruiken, klik je F12 Recuperatie. Hierna kom je terecht in Aflevering waarna het programma de datum van het voorschrift vraagt. Vervolgens typ je de naam van de patiënt in en scan of typ je de naam van de dokter en de specialiteit(en) in.
A.19.8 Unieke barcode achteraf inscannen In herzien zie je per product of er al dan niet een unieke barcode ingelezen werd. Er zijn drie mogelijkheden: -
naast het product staat dit symbool indien een unieke barcode ingelezen werd; (om de unieke barcode te zien moet je de productlijn selecteren, de UBC verschijnt dan in een geel kader)
-
naast het product staat dit symbool indien geen unieke barcode ingelezen werd terwijl er voor tarificatie wel één nodig is; naast het product staat geen symbool indien geen unieke barcode ingelezen werd en er voor tarificatie ook geen nodig is.
-
Om achteraf een unieke barcode toe te voegen aan het voorschrift, dien je dit voorschrift te gaan opzoeken in Herzien. Vervolgens scan je de unieke barcode in. Hiervoor moet je de specialiteit niet selecteren (de eerste 7 cijfers van de unieke barcode is het cnk-nummer waardoor het programma weet over welke specialiteit het gaat).
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
30
Indien het niet lukt om de unieke barcode in te scannen of als je deze manueel wil ingeven, dien je eerst op de knop ^F10 UBC te drukken. Volgend scherm verschijnt:
Om de unieke barcode manueel toe te voegen, selecteer je de juiste specialiteit en druk je op de knop Insert (toevoegen). Vervolgens breng je de 16 cijfers van de unieke barcode in. Je bevestigt met <ENTER> en dan klik je op de groene vink.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
31
A.20 Hoe een magistrale bereiding invoeren. A.20.1
Bereiding invoeren zonder voorschriftnummer toe te kennen
In Aflevering kies je voor F12 Magistraal
Allereerst kies je voor F1 oproepen patiënt. Je typt de naam in van de patiënt. In het tussenscherm selecteer je de juiste patiënt en je bevestigt met <ENTER>. Vervolgens kies je de bereidingsvorm. Onderaan in het scherm kan je de chemicaliën invullen. (Indien je een specialiteit wil verwerken, kies je voor de knop F3 Specialiteit. Wil je nog een specialiteit verwerken, dien je terug op de knop F3 Specialiteit te klikken)
Wanneer de bereiding is ingevoerd, klik je onderaan het scherm op het groene mortiertje.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
32
Het volgende scherm verschijnt:
Om de bereiding op te slaan, druk je op F1 opslaan, daardoor wordt de bereiding weggeschreven in het magistraal boek. Om de bereiding weg te schrijven naar de memofiche, klik je op de knop F4 Op Memo.
Hierdoor kom je terug in Aflevering terecht.
!!Om een afdruk van de formule te maken, hetzij op ticket, hetzij op etiket of op slipprinter, kies je, vóór je F4 op memo drukt, F8 Afdruk. Om leeggoed toe te voegen, kies je F11 Leeggoed vóór je op F4 op memo drukt. Als de patiënt de bereiding later komt halen, lees je de Siskaart in, scan je arts in en automatisch verschijnt de memofiche met code MM voor deze bereiding. (indien in de parameters werd gekozen om de memofiche niet rechtstreeks te tonen, klik je op de rode knop Moet VS onderaan het afleverscherm). Daar ga je de magistrale bereiding zien staan. Je selecteert de bereiding, je drukt Enter of F1 selectie en vervolgens escape. De bereiding staat nu mee op het voorschrift.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
33
A.20.2
Bereiding invoeren met voorschriftnummer
Je begint in Aflevering met Voorschrift (ofwel door de siskaart in te lezen ofwel door op F4 Voorschrift te klikken en de naam van de patiënt in te brengen). Vervolgens scan je de naam van de arts in. Bovenaan klik je op de knop F12 Magistraal. Allereerst kies je de bereidingsvorm en je brengt de bereiding in. Vervolgens sluit je af met het groene mortiertje. Je bevestigt voorgesteld magistraal nummer met F1 Opslaan. Leeggoed toevoegen, doe je op dit moment voor 1 van de volgende stappen.
Indien je de bereiding wil invoeren op het voorschriftnummer, maar toch nog niet wenst aan te rekenen, volg je dezelfde volgorde en kies je bij het afsluiten voor F1 Tegoed. Een ticket met barcode wordt gemaakt, voorschriftnummer en magistraal nummer werden toegekend. Als de patiënt de bereiding komt ophalen, volstaat het deze barcode in te scannen. Als je de bereiding nu wil aanrekenen aan de patiënt, sluit je dit venster door op de groene vink te drukken. .
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
34
A.20.3
Magistrale bereiding invoeren op bestaand voorschrift
In de module aflevering:
Herzien
In het volgende scherm klik je op de knop
om het voorschrift op te zoeken.
Je komt op het juiste voorschrift te staan:
Om een magistrale bereiding op dit nummer toe te voegen, druk je op de knop Je komt terug in Aflevering terecht, waar je dan een magistrale bereiding kan invoeren zoals hierboven beschreven.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
35
A.21 Sociaal attest A.21.1
Sociaal attest invoeren voor een bestaande patiënt
Wanneer een patiënt tijdelijk geen siskaart heeft, krijgt de patiënt van de mutualiteit een sociaal attest. Dit attest dien je in te voeren in het programma. Als het gaat om een bestaande patiënt, ga je naar F4 Voorschrift en typ je onderaan de naam van de patiënt in. In het tussenscherm(=Selectie Patiënt) selecteer je de juiste patiënt en je drukt <ENTER>. Volgend scherm verschijnt:
Kies je hier voor ‘JA’, wordt er verkocht op de categorie van de patiënt, maar zonder geldige sisgegevens. Kies je voor ‘NEE’, dan wordt alles aan de volledig prijs aangerekend. Kies je voor ‘ATTEST’, dan heb je de mogelijkheid om het sociaal attest hier in te brengen.
INSZ nummer komt overeen met puntje 5 Identificatie van de sociaal verzekerde. Logische nr siskaart komt overeen met puntje 6 Nummer van de te vervangen siskaart. Versienummer komt overeen met puntje 7 op het sociaal attest. Einde verzekerbaarheid vind je rechts onderaan op het sociaal attest. Wanneer het sociaal attest is aangepast, klik je op Bevestigen. Bij de patiënt verschijnt er een A over het icoontje van de siskaart. Dwz dat hier een sociaal attest voor is ingevoerd.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
36
A.21.2
Sociaal attest invoeren voor een nieuwe patiënt
Om een sociaal attest in te voeren voor een nieuwe patiënt, druk je in Aflevering op F4 Voorschrift. Onderaan het scherm vraagt het programma om een patiëntnaam in te geven. In plaats van hier al de patiëntnaam in te brengen, druk je op de knop NIEUW.
In het volgende scherm breng je de patiëntnaam in.
Vervolgens klik je op het tabblad Sisgevens om daar het inschrijvingsnummer, verbond/cat en code tit. in te vullen.
Wanneer je deze gegevens hebt ingebracht, drukt je op <ESCAPE>. Het programma vraagt om de wijzigingen op te slaan. Je klikt hier op ‘JA’. Vervolgens druk je <ENTER>. Volgend scherm verschijnt:
Hier kies je voor de knop Attest. Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
37
In het volgende scherm kan je de gegevens, die op het sociaal attest vermeld staan, invullen.
INSZ nummer komt overeen met puntje 5 Identificatie van de sociaal verzekerde. Logische nr siskaart komt overeen met puntje 6 Nummer van de te vervangen siskaart. Versienummer komt overeen met puntje 7 op het sociaal attest. Einde verzekerbaarheid vind je rechts onderaan op het sociaal attest. In dit scherm kan je de geboortedatum en het geslacht invullen. Wanneer het sociaal attest is aangepast, klik je op Bevestigen.
A.22 Patiëntkolommen aanpassen In het tussenscherm Selectie Patiënt kan je de kolommen aanpassen. Hiervoor druk je in Aflevering op F5 Patiënt of F4 Voorschrift en je geeft onderaan de naam van een patiënt in. Je drukt 1 maal <ENTER>. Hierdoor kom je in het tussenscherm terecht. In dit tussenscherm klik je met de rechtermuisknop. Vervolgens kan je kiezen voor ‘kolommen aanpassen’ met de linkermuisknop.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
38
Volgend scherm verschijnt:
Om de kolommen aan te passen, klik je op Gepersonaliseerd. Hierdoor kan je van Lijst Kolommen kolommen overbrengen naar Geselecteerd. Dit doe je door in Lijst Kolommen de kolom aan te klikken en te klikken op . Hierdoor komt deze kolom bij Geselecteerd te staan. Om deze aanpassingen door te voeren, druk je op OK.
A.23 Nieuwe posologie-module A.23.1
Activeren nieuwe posologie-module
Om de nieuwe posologie-module te activeren, hou je in Aflevering de SHIFT-toets ingedrukt (deze toets vind je terug, rechts onderaan op het toetsenbord, boven de ctrl-toets. Op de SHIFT-toets staat een pijltje dat naar boven wijst) en je klikt met de muis op de knop ^F5 Posologie. Volgend scherm verschijnt:
Je kan kiezen voor Altijd vragen, zodat je steeds de keuze hebt om de oude module of de nieuwe module te gebruiken. Je kan kiezen om Altijd de nieuwe module te gebruiken of om Altijd de oude module te gebruiken.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
39
A.23.2
Etiket instellen
Om het etiket in te stellen, ga je naar F12 Magistraal en breng je een bereiding in zoals beschreven in A.19.1 Voor je de bereiding afsluit, druk je op F8 Afdruk. Volgend scherm verschijnt:
Om het etiket aan te passen, klik je op F1 Configuratie. In dit scherm kan je het etiket volledig zelf aanpassen, alsook het lettertype en lettergrootte.
Je kan zelf bepalen welke lijnen worden afgedrukt op het etiket, alsook de positie en de stijl (vet, onderlijnd, cursief). Om het etiket te bewaren, druk je op de groene vink. Vanaf dit moment is uw etiket ingesteld. !!Om achteraf nog wijzigingen aan te brengen, druk je op Configuratie.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
40
A.23.3
Posologie en/of inname toevoegen
Om posologie en/of inname toe te voegen aan het magistraal etiket, klik je op F2 posologie of F3 inname.
Rechts onderaan verschijnt een kadertje waar je de posologie kan kiezen. Je klikt deze lijn aan en je drukt <ENTER>. Hierdoor verschijnt deze lijn op het etiket.
Wil je een nieuwe lijn posologie toevoegen, klik je op de . Vervolgens vul je de posologie in en je drukt <ENTER> om deze te bevestigen. Om deze lijn te bewaren (zodat je deze achteraf kan gebruiken), druk je op
.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
41
A.23.4
Etiket afdrukken
Om het etiket af te drukken, klik je bovenaan op de knop F4 Etiket. Hierdoor wordt het etiket afgedrukt op de printer die ingesteld staat in de configuratie.
A.23.5
Etiket wijzigen
Met de knop F6 Wijzigen kan je de etiketgegevens wijzigen. Deze gegevens die hier ingevuld worden, worden niet bewaard.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
42
B Bestellingen verwerken Je gaat naar het hoofdscherm van Pharmawin naar Bestelling en vervolgens Wijzigingen/voorbereiding.
Door te zenden: Hierin staan alle bestellingen die nog doorgezonden moeten worden naar de groothandel (automatisch, manueel of fictief) Weg te zetten: Hierin staan alle bestellingen die reeds zijn doorgezonden, maar die nog niet in stock zijn geplaatst. Weggezet: Hierin staan alle bestellingen die geleverd zijn en in stock geplaatst zijn. Uitgesteld: Als je bij Algemene parameters – Beheer bestellingen (2) de optie ‘Bestelling op datum’ aanvinkt, zal in het menu van de Bestellingen dit vierde tabblad verschijnen. Hier hebben we de mogelijkheid om bestellingen uit te stellen tot een bepaalde datum en die bestelling eventueel op regelmatige tijdstippen te herhalen.
B.1 Door te zenden B.1.1 Aantal aanpassen Om het aantal aan te passen in een bestelling die nog moet worden doorgezonden, dubbelklik je op de desbetreffende bestelling. (of klik je 1 maal op de naam van de leverancier en je drukt <ENTER> of je klikt op de groene vink) Hierdoor komen de specialiteiten te voorschijn. Om het aantal aan te passen van een bepaalde specialiteit, klik je vooraan op de hoeveelheid. Hierdoor komt deze in het groen te staan. (Groen wil zeggen dat je deze kan wijzigen).
Vervolgens typ je de hoeveelheid en <ENTER>
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
43
B.1.2 Eén specialiteit veranderen van groothandel Om een specialiteit van groothandel te veranderen (vb van Aprophar naar Febelco) in een bestelling die nog moet worden doorgezonden, dubbelklik je op de desbetreffende bestelling. (of klik je 1 maal op de naam van de leverancier en je drukt <ENTER> of je klikt op de groene vink) Hierdoor komen de specialiteiten te voorschijn. Om de specialiteit te veranderen, klik je in de kolom leve. Hierdoor komt deze in het groen te staan. (Groen wil zeggen dat je deze kan wijzigen).
Vervolgens geef je de code in van de andere groothandel (vb: FE) en <ENTER>
B.1.3 Volledige bestelling veranderen van groothandel Om een volledige bestelling van groothandel te veranderen (vb van Aprophar naar Febelco), dubbelklik je op de desbetreffende bestelling. (of klik je 1 maal op de naam van de leverancier en je drukt <ENTER> of je klikt op de groene vink) Hierdoor komen de specialiteiten te voorschijn. Je klikt op de knop F11 Leverancier en je krijgt het volgende scherm:
Vervolgens geef je de code in van de andere groothandel (vb: FE) en je klikt op OK of je drukt <ENTER>
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
44
B.1.4 Bestelling manueel doorsturen naar groothandel Om een bestelling manueel door te sturen, dubbelklik je op de desbetreffende bestelling. (of klik je 1 maal op de naam van de leverancier en je drukt <ENTER> of je klikt op de groene vink) Vervolgens klik je op de knop F10 Doorzenden. Je krijgt volgend scherm te zien.
!!Wanneer je een bestelling manueel doorstuurt, moet je er zeker van zijn dat er steeds een leverancierscode is ingevuld (in dit voorbeeld FE). Indien je de leverancierscode niet weet, klik je op de knop met de … op!!
B.2 Weg te zetten B.2.1 Aantal aanpassen Om het aantal aan te passen in een bestelling die geleverd wordt door de groothandel, dubbelklik je op de desbetreffende bestelling of klik je 1 maal op de naam van de groothandel en je drukt <ENTER> of je klikt op de groene vink. Je klikt op hoeveelheid, waardoor dit vak in het groen komt te staan, en je verandert de hoeveelheid die geleverd is. Wanneer de geleverde hoeveelheid kleiner is dan de bestelde hoeveelheid of een specialiteit is er niet bij waardoor je de hoeveelheid op nul zet, stelt het programma deze vraag:
In het witte vakje kan je de leverancierscode invullen en vervolgens klik je op de knop OK of je drukt <ENTER>. Hierdoor komt deze specialiteit terug in Door te zenden terecht. Indien je de specialiteit niet wil herbestellen, klik je op de knop Niet herbestellen.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
45
B.2.2 Bestelling in stock plaatsen Om een bestelling in stock te plaatsen, dubbelklik je op de desbetreffende bestelling of klik je 1 maal op de naam van de groothandel en je drukt <ENTER> of je klikt op de groene vink Vervolgens klik je op de knop F10 Opslaan. Het programma stelt volgende vraag:
Hier kies je voor Alles. Hierdoor komt de bestelling in Weggezet te zitten. Deze bestelling blijft hier max. 14 dagen staan. (Het aantal dagen is een parameter)
B.3 Uitgesteld B.3.1 Specialiteit uitstellen Om een bepaalde specialiteit op een andere tijdstip te bestellen (en dus uit te stellen), dubbelklik je in Door te zenden op de desbetreffende bestelling of je klikt 1 maal op de bestelling en je drukt <ENTER> of je klikt op de groene vink, waardoor de specialiteiten te voorschijn komen. Je klikt in de kolom Op datum van bij de desbetreffende specialiteit en je vult de datum in wanneer deze specialiteit moet besteld worden. En je drukt <ENTER>.
Hierdoor wordt deze specialiteit uit de bestelling gehaald en komt deze in een uitgestelde bestelling te zitten.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
46
B.3.2 Hoe kunnen we een bestelling regelmatig herhalen? Om een bestelling regelmatig te herhalen, dubbelklik je in het tabblad Uitgesteld op de bestelling of je klikt 1 maal op de bestelling en je drukt <ENTER> of je klikt op de groene vink zodat je de specialiteit(en) ziet.
Vervolgens klik je op Frequentie zodat deze in het groen komt te staan en duwen we 1, 2, 3 of 4 op het numeriek blok van ons klavier. Zo hebben we de mogelijkheid om de specialiteit 1 maal per week, 1 keer per maand, 1 maal om de X dagen of éénmalig te versturen vanaf de datum van eerste bestelling.
B.4 Rechtstreekse bestelling B.4.1 Rechtstreekse bestelling maken Je klikt onderaan op de knop F1 Nieuwe bestelling bij Door te zenden. Je vult bij Leverancier RE (of een andere fictieve groothandel) in en je drukt <ENTER>.
Vervolgens klik je op de knop F1 Toevoeging. Onderaan het scherm kan je de specialiteiten toevoegen.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
47
B.4.2 Rechtstreekse bestelling doorsturen Wanneer je alle specialiteiten hebt toegevoegd, dan druk je éénmaal <ESC> zodat onderaan het balkje van Specialiteit verdwijnt. Vervolgens klik je op F10 Doorzenden. In het scherm klik je op OK.
B.4.3 Rechtstreekse bestelling in stock plaatsen Om een rechtstreekse bestelling op te slaan, ga je naar Weg te zetten. Daar dubbelklik je op de rechtstreekse bestelling of klik je 1 maal op de desbetreffende bestelling en je drukt <ENTER> of je klikt op de groene vink. Om deze bestelling op te slaan, klik je bovenaan op de knop F10 Opslaan. Vervolgens klik je Alles. Hierdoor komt deze rechtstreekse bestelling in stock te staan.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
48
C Ontvangsten Bij de ontvangsten heb je de mogelijkheid om deze dagelijks, maandelijks of jaarlijks te bekijken of af te drukken.
C.1 Dagelijks
Bovenaan het scherm geef je de datum in. Standaard staat hier altijd de datum van vandaag. Vervolgens druk je op Tonen om een schermvoorbeeld te krijgen ofwel op Afdruk om het direct te laten afprinten. Het eerste blad ziet er als volgt uit: Dit is het blad dat standaard wordt afgedrukt. Hierop staan de totale daginkomsten inclusief en exclusief BTW vermeld, alsook de opsplitsing per BTW-percentage en de directe kortingen.
Het tweede blad zijn de verkoopstatistieken (Dit is optioneel: indien je het vinkje bij statistieken van de verkopen afvinkt, krijg je dit blad niet te zien). Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
49
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
50
Het volgende blad is het kasblad. Links zie je wat in kassa komt, recht wat eruit gaat. Het saldo vind je bij ‘in kassa’.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
51
C.2 Maandelijks
Maandelijks werkt volgens hetzelfde principe als dagelijks, alleen dat je hier voor een langere periode de kasgegevens kan zien. Je kan hierbij kiezen voor de gegevens te zien van een bepaalde maand, alsook van een bepaalde datum tot een bepaalde datum.
C.3 Jaarlijks
Ook dit werkt volgens het principe van de dagelijkse ontvangsten.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
52
C.4 Schrappen Het schrappen van de kasontvangsten is definitief.
Als je er zeker van bent dat je de kasontvangsten wil schrappen, klik je op Schrappen. Het volgende scherm verschijnt:
Hierbij kan je kiezen voor een bepaalde maand te schrappen ofwel van datum tot datum. Vervolgens klik je op OK.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
53
C.5 Ontvangsten exporteren Je kan de ontvangsten exporteren naar een EXCEL-werkblad. Je gaat als volgt te werk: Je klikt op de knop Ontvangsten exporteren. Volgende scherm wordt getoond. Hierin geef je de datum van… tot… in. Om het bestand op te slaan, klik je op de knop met het mapje op.
Volgende scherm verschijnt:
Bij ‘zoeken in:’ kies je de locatie waar het bestand bewaard moet worden. Bij bestandsnaam vul je de naam in waaronder het bewaard moet worden. Vervolgens klik je op Openen.
Om het bestand te exporteren naar de gewenste locatie, klik je op de knop Exporteren.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
54
D Tarificatie D.1 Tarificatiediskette maken Om een tarificatiediskette aan te maken, klik je op het hoofdscherm van Pharmawin op de knop Tarificatie. In het scherm klik je op Diskette. Je krijgt volgend scherm:
Je vult uw voorschriftnummer vanaf .. tot .. in. Onderaan kan je nog kiezen om een samenvatting per mutualiteit, detail van de specialiteiten, detail van de magistralen en/of samenvattende tabel af te drukken. Ook kan je kiezen om deze lijsten op diskette bij te zetten of om de lijsten op printer af te drukken. (!!!Het tarificatiebestand komt ALTIJD op diskette, zelfs zonder het vinkje op diskette aan te stippen.!!) Vervolgens klik je op Tariferen. Vervolgens vraagt het programma of je nog een diskette wil maken.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
55
D.2 Lijsten Wanneer je om één of andere reden nog lijsten wil afdrukken nadat de tarificatiediskette is gemaakt, kan je dit doen via deze mogelijkheid.
Je vult bovenaan de voorschriftnummers vanaf … tot … in. Onderaan het scherm vink je aan wat er dient afgedrukt te worden. Vervolgens klik je op tarifieren. !! Bij het de mogelijkheid Lijsten wordt geen diskette meer gemaakt.
D.3 Nazicht diskette
Je steekt de tarificatiediskette in het diskettestation en je drukt op Lezen. De gewenste gegevens worden ingevuld in de witte vakjes.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
56
D.4 Overzicht mutualiteit Bij Overzicht mutualiteit wordt er automatisch een lijst afgedrukt waarop je kan zien hoeveel je terugkrijgt van de tarificatiedienst. Deze lijst ziet er als volgt uit: OVERZICHTSTABEL Eerste voorschrift Laatste voorschrift
Aantal VS .......................... Aantal Specialiteiten ......... Aantal Magistralen ............ Netto Publieksprijs ............ Totaal Remgeld................. Netto Tegoed Mutualiteit...
RIZIV NMBS DOSZ NIOO M.D. Verzek. Marine Fout Totaal
Magis. 4.99 0 0 0 0 0 0 0 4.99
900 949
Begindatum Einddatum
01/12/2004 13/12/2004
41 51 2 1489.72 278.18 1211.54 Specialiteit 1146.93 0 0 59.62 0 0 0 0 1206.55
Totaal 1151.92 0 0 59.62 0 0 0 0 1211.54
Aant magis. 2 0 0 0 0 0 0 0 2
Aant spe 40 0 0 11 0 0 0 0 51
Aant VS 30 0 0 11 0 0 0 0 41
D.5 Samenvatting magistraal Bij deze mogelijkheid kan je lijst afdrukken met een samenvatting van de magistrale afleveringen. Allereerst vraagt het programma om een datum in te geven.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
57
De lijst ziet er als volgt uit:
D.6 Formatteren diskettes Met deze mogelijkheid kan je de diskettes leegvegen. Hoe ga je te werk: Je steekt de diskette in het diskettestation en je klikt op de knop Formatteren diskettes. In het volgende scherm druk je op Starten.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
58
D.7 Opgeschorte voorschriften Opgeschorte voorschriften zijn voorschriften die niet in orde zijn voor tarificatie. Hierbij zijn er 3 onderverdelingen
Opgeschorte voorschriften zijn voorschriften waarvan de arts niet is ingevuld of waarvan het attest nog niet in orde is of voorschriften die manueel opgeschort werden in herzien. Voorschriften met sociaal attest zijn voorschriften waarbij in aflevering het sociaal attest is ingebracht ipv de siskaart. Voorschriften zonder betalingsgarantie zijn voorschriften waarbij de leesdatum van de siskaart vervallen is en waarvoor geen sociaal attest is ingevoerd.
D.8 Voorschriften voor tarificatie Met deze mogelijkheid druk je een lijst af van alle voorschriften (!!enkel het voorschriftnummer en de datum van het voorschrift) die op de tarificatiediskette vermeld staan.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
59
E Facturatie Om facturen te maken, ga je naar het hoofdscherm van Pharmawin en klik je op de knop Facturatie. Vervolgens klik je op Overzicht facturen.
Te factureren: Hierin staan alle facturen die nog moeten gefactureerd worden, dwz zonder factuurnummer. Gefactureerd: Hierin staan alle facturen die reeds gefactureerd zijn en die een factuurnummer hebben gekregen.
E.1 Facturen in verschillende modellen. In het facturatieprogramma heb je de mogelijkheid om facturen in verschillende modellen af te drukken. Je kan maar 1 model per keer afdrukken.
Model Normaal
Model Samenvatting
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
60
Model Individueel Blad 1:
Blad 2:
Blad 3
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
61
Model Lijst Blad 1:
Blad 2:
Blad3:
E.2 Factuur visualiseren Om een factuur te visualiseren, selecteer je de desbetreffende klant door er 1 maal op te klikken en kies je het gewenste model. Vervolgens klik je op de knop F2 Visualisatie. Pharmawin toont een printvoorbeeld van deze factuur op het scherm. !!De factuur heeft GEEN factuurnummer en wordt niet afgesloten. Je kan deze factuur afdrukken door bovenaan op de printerknop te drukken.
E.3 Factuur factureren Om een factuur te factureren, selecteer je de desbetreffende klant door er 1 maal op te klikken en kies je onderaan het gewenste model. Vervolgens klik je op de knop F3 Factureren. Het programma stelt een factuurnummer voor.
Indien je dit factuurnummer wenst te behouden, klik je op OK of <ENTER>. De factuur wordt ook hier eerst getoond op het scherm, maar MET factuurnummer. Om deze factuur af te drukken, druk je bovenaan op de printerknop.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
62
E.4 Factuur maken tot een bepaalde datum Wanneer je een factuur wil maken tot het midden van de maand en al de andere specialiteiten die erna verkocht zijn, wil je laten staan om op een latere datum te factureren. Je klikt 1 maal op de klantnaam zodat deze geselecteerd is. Vervolgens klik je op de knop F6 Selectie.
In het scherm vul je de datum in tot wanneer er gefactureerd moet worden en je drukt op OK of <ENTER>. Vervolgens klik je op F3 Factureren zoals hierboven beschreven.
E.5 Factuur maken van een bepaalde patiënt Om een factuur af te drukken van één bepaalde patiënt van die klant, klik je op de knop F11 Patiënt. Je vult de naam van de desbetreffende patiënt in en je selecteert de juiste. Vervolgens druk je OK of <enter>
Om nu een factuur af te drukken zonder dat er een factuurnummer wordt gecreëerd, druk je op F2 Visualisatie. Indien je aan deze factuur wel een factuurnummer wenst te geven, druk je op F3 Factureren. Er wordt enkel een factuur gemaakt voor die ene patiënt. De andere patiënten van die klant blijven staan in te factureren.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
63
E.6 Gefactureerde factuur opnieuw afdrukken Om een factuur, die reeds een factuurnummer heeft gehad, opnieuw af te drukken, ga je naar Gefactureerd. Je selecteert daar de juiste klant door er 1 maal op te klikken. Je kiest onderaan het gewenste model en je klikt op F7 Afdrukken.
E.7 Kortingen instellen Om de kortingen van de klant in te stellen, klik je onderaan op de knop I bij het model dat je gekozen hebt.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
64
Volgende scherm verschijnt:
STAP 1: Om de kortingen in stellen, klik je op de knop Assistent.
Om naar een volgend scherm te gaan, klik je op volgende
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
65
STAP2: In dit scherm kies je op welk bedrag de korting moet worden toegepast (Incl of Excl BTW). Vervolgens klik je op Volgende
STAP 3: Het volgende scherm vraagt om de basiskorting in te brengen. Vervolgens klik je op Volgende.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
66
STAP 4: Het volgende scherm vraagt om het kortingspercentage in te vullen voor de dure specialiteiten. Hierin geef je ook het maximum bedrag in waarop er korting wordt gegeven. (!!vb: je geeft 10 procent korting met een max van 2.5 euro. Dan vul je bij maximum 25 in, want 10% op een maximum van 25 euro is 2.5). Vervolgens klik je op volgende.
STAP 5: In dit scherm geeft je het kortingspercentage in voor de magistrale bereidingen. En je klikt op volgende.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
67
STAP 6: Als alle kortingsparameters zijn ingevuld, klik je op Beëindigd.
E.8 Nieuwe factuur maken Om een nieuwe factuur te maken in het facturatieprogramma (dit heeft tot gevolg dat kassa en stock niet veranderen), ga je op het hoofdscherm van Pharmawin naar Facturatie. Daar kies je voor Creatie/wijziging. Allereerst klik je op de knop F5 keuze klant. Je krijgt een lijst waar je de juiste klant uit kan kiezen. Vervolgens klik je op OK of <ENTER>. (!!het programma dient ALTIJD te weten voor welke klant er een factuur gemaakt moet worden). Met F1 Nieuw kan je de specialiteiten toevoegen.
!!Je wil op de factuur een extra lijn tekst toevoegen (vb: Geneesmiddelen afgeleverd in 2003), dan typ je onderaan bij Specialiteit 100 in en je drukt <ENTER>. Je komt op het tussenscherm waar je DIVERSE ziet staan en je drukt <ENTER>. Het programma vraagt om een omschrijving in te brengen. Daar kan je dan de tekst ‘Geneesmiddelen afgeleverd in 2003’ intypen. Je klikt op OK of <ENTER> en je kan hier de prijs ingeven. In plaats van bij specialiteit 100 in te typen, kan je ook werken met F1 Commentaarlijn toevoegen. Je vult de omschrijving in en je drukt <ENTER>. Vervolgens druk je op F3 Wijzigen om de prijs in te vullen en de hoeveelheid.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
68
F Statistieken F.1 Specialiteiten per labo Om het labo te kiezen, klik je op F11 labo. In het volgende scherm kies je voor het gewenste labo en je drukt <ENTER>:
Volgende lijst verschijnt:
Bovenaan het scherm kan je de periode ingeven (van … tot …) voor het bekijken van statistieken. Met de knop Opties kan je voor de volgende mogelijkheden kiezen: Zwevende balk zorgt ervoor dat je de publieksprijs ziet van het geselecteerde product Je ziet alle specialiteiten, ook die van de andere labo’s Je ziet enkel de specialiteiten die in stock zijn Je ziet enkel de specialiteiten die gelinkt zijn aan een vertegenwoordiger (dmv F1 Vertegenwoordiger) Je ziet alle specialiteiten waarvan de stock lager of gelijk staat dan de drempel.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
69
F.2 Hitparade van de specialiteiten Hiermee verkrijg je een lijst van de meest verkochte producten die binnen het datuminterval vallen. Bij van … tot … breng je de periode in. Je kan kiezen voor een Top N of Aantal verkocht. Kies je voor een Top N, dan kan je afhankelijk van het getal dat je invoert een lijst krijgt van de N meest verkochte producten. Als je echter kiest voor Aantal verkocht, kan je het minimum aantal stuks ingeven dat je verkocht moet hebben opdat het product wordt opgenomen in de lijst. Vervolgens klik je op de knop Go.
In dit voorbeeld wordt een top 9 gevraagd van de meest verkochte producten in december 2004.
F.3 Vervallen producten Hiermee kan je een lijst opvragen van alle producten die gaan vervallen tegen een bepaalde datum.
Vervolgens klik je op de knop ‘Tonen’ indien je deze lijst op uw scherm wil zien of op ‘Afdruk’ indien u de lijst automatisch wil afdrukken zonder dat deze eerst op het scherm wordt getoond.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
70
!!Je krijgt 3 verschillende lijsten: zonder terugname, terugname aan 50% en terugname aan 100%. Via de mogelijkheid Tonen (of Afdruk) kan je de vervaldatums niet rechtstreeks corrigeren.
F.3.1 Vervallen producten aanpassen Om vervaldata rechtstreeks aan te passen, kan je werken via de knop F8 Best. Allereerst wordt de lijst zonder terugname getoond. Deze kan je afdrukken door bovenaan in de lijst te kiezen voor het knop met de printer op. Wanneer je deze lijst sluit dmv de rode knop, verschijnt volgende scherm:
Als je hier voor ‘JA’ kiest, dan vraagt het programma bij welke groothandel deze items moeten komen.
Wanneer je de juiste groothandel hebt gekozen, druk je op de groene vink. Volgende scherm verschijnt:
Deze procedure wordt herhaald voor de lijst met terugname aan 50% en voor de lijst met terugname aan 100%. Om deze bestelling aan te passen, ga je naar het Bestelprogramma. Vervolgens kies je daar Wijzigen/Voorbereiding. Daar kies je voor het tabblad WEG TE ZETTEN. Daarin vind je de bestelling die je gemaakt hebt vanuit Statistieken.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
71
!!Indien je enkel de vervaldatum wil veranderen, moet je de hoeveelheid van die specialiteit op 0 zetten. Je klik bij de specialiteit in de kolom van hoeveelheid (veld komt in het groen te staan) en je vult 0 in. Vervolgens klik je bij de specialiteit in de kolom Vervald. om de nieuwe vervaldatum toe te voegen. Wil je echter dit product wel terugsturen naar de groothandel, dan laat je de negatieve hoeveelheid staan. Nadat alles is ingebracht van vervaldata, klik je op F10 Opslaan.
F.4 Winkeldochters Winkeldochters zijn specialiteiten die al enige tijd niet meer verkocht worden.
Met deze functie maakt het programma een lijst met specialiteiten die in stock zitten en die niet meer verkocht zijn sinds het aantal maanden dat je hebt ingevuld.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
72
G Voorschriftenboek Met deze module kan je alle voorschriften raadplegen: standaard, verdoving of veeartsenij.
G.1 Raadpleging en afdrukken
G.1.1 Standaard voorschriftenboek Het standaard voorschriftenboek omvat het complete voorschriftenboek. Dit kan je raadplegen gesorteerd op datum of op nummer. Kies je voor Datum, dan geef je een begindatum (van…) en een einddatum (tot …) in. Kies je echter voor Nummer, dan geef je het eerste voorschriftnummer en het laatste voorschriftnummer in, van de voorschriften die je wil raadplegen. Om het standaard voorschriftenboek af te drukken, kan je kiezen voor F8 Raadplegen. Volgende scherm verschijnt:
Bovenaan het scherm vind je de datum van het voorschrift, de naam van de patiënt en het voorschriftnummer. Onderaan het scherm vind je de specialiteiten die op dit voorschrift vermeld staan. Om deze voorschriften af te drukken, klik je op de knop F7 Afdrukken. !!Wil je echter het voorschriftenboek direct afdrukken, kies je voor de knop F7 Afdrukken zonder eerst op F8 Raadplegen te drukken.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
73
G.1.2 Verdovingsvoorschriftenboek Dit voorschriftenboek omvat de voorschriften die minstens één verdovend product bevatten. Bovenaan het scherm kies je voor de knop F2 Verdoving. Vervolgens geef je ofwel de begindatum en de einddatum in ofwel de voorschriftnummers van … tot … Om een paginanummer toe te voegen aan dit voorschriftenboek, dan kan je de laatste paginanummer invullen waarna het programma gaat verder nummeren. Hierbij moet je wel kiezen voor F7 Afdrukken, want bij F8 Raadplegen wordt het nummer niet meer onthouden.
G.1.3 Veeartsenijboek Dit omvat de voorschriften van de dierenartsen, op voorwaarde dat je deze voorschriften hebt ingegeven zoals beschreven in punt A.14.1. Hiervoor kies je in het voorschriftenboek voor F3 Veeartsenij. Vervolgens geef je de begindatum en einddatum in ofwel de voorschriftnummers van … tot …
Ook hier kan je ofwel kiezen voor F8 Raadplegen ofwel voor F7 Afdrukken zoals hierboven beschreven is.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
74
G.1.4 Magistraal boek Dit omvat alle magistrale bereidingen van … tot … een bepaald magistraal nummer of van … tot … een bepaalde datum. Hiervoor kies je in het voorschriftenboek voor de knop F9 Lijst Magistraal. Volgend scherm verschijnt:
Wanneer je een lijst wil vanaf – tot een bepaald magistraal nummer, klik je in het vakje naast ‘van’ en je vult daar het eerste magistrale nummer in. Vervolgens klik je in het vakje naast ‘tot’ om het laatste magistrale nummer in te vullen. (!!in beide vakjes vind je standaard het laatste magistrale nummer). Wil je echter een lijst van … tot … een bepaalde datum, dien je eerst de nummers te verwijderen, door ze te selecteren en vervolgens Delete te drukken zodat deze velden blanco zijn. Vervolgens kan je kiezen tussen Voorbeeld om een schermvoorbeeld te verkrijgen ofwel voor Afdrukken om deze lijst direct af te drukken.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
75
G.2 Voorschriften opzoeken Je kan voorschriften opzoeken op basis van patiëntnaam, arts, specialiteit en per klant.
G.2.1 Opzoeken op patiëntnaam Hiermee kan je alle voorschriften opzoeken van een bepaalde patiënt. Je geeft bovenaan het scherm de datum in (begin- en einddatum). Vervolgens klik je op Patiënt zodat in het gele vakje een rood kruisje verschijnt. In het witte vak geef je de naam van de patiënt in en je drukt <ENTER>.
Volgend scherm verschijnt:
In het scherm selecteert je de juiste patiënt en je drukt <ENTER>of op de knop OK. Ook hier kan je ofwel kiezen voor F8 Raadplegen ofwel voor F7 Afdrukken zoals hierboven beschreven is. !!Opzoeken op arts, specialiteit en klant werkt volgens hetzelfde principe zoals opzoeken op patiëntnaam.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
76
G.3 Archivering Deze module dient om het voorschriftenboek (wettelijke voorschriften) op diskette te bewaren.
Allereerst kies je de maand. Vervolgens druk je op de knop Nieuw archiveren om het archief aan te maken. Wanneer het archief is aangemaakt, kan je klikken op het knopje Opslaan archiveren waardoor het bestand op de diskette wordt gezet. Je mag hier rekenen op 1 diskette per maand.
G.4 Verificatie Deze verificatie dient om de hoofdingen van de voorschriften te controleren. Hierbij kan je niets veranderen aan de voorschriften zelf.
Vervolgens geef je de voorschriftnummers in en je drukt op OK. Wanneer de leesdatum van de SIS-kaart vervallen is, zal de verificatie stoppen en moet je op OK drukken om verder te gaan.
Als er geen dokter ingevuld is, zal de verificatie stoppen zodat je hier de naam van arts moet invullen alvorens je verder kan gaan. Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
77
Wanneer de verificatie in orde is, kom je terug terecht in het Voorschriftenboek.
G.5 Specialiteiten die aanzien worden als verdoving
In deze tabel kan je zelf één of meerdere psychotrope stoffen toevoegen opdat deze specialiteiten zouden worden opgenomen in het verdovingsregister.
G.6 Lege voorschriften Hiermee vraag je een lijst op van alle lege voorschriftnummers. Deze lijst kan je afdrukken door op de printerknop te drukken.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
78
H Inventaris H.1 Boekhoudkundige inventaris
Om een lijst te krijgen van alle producten die in stock zijn, vink je gedetailleerde lijst aan. Deze lijst geeft je echter de publieksprijs. Indien je de aankoopprijs wil ipv de publieksprijs, vink je detaillijst in aankoopprijs aan. Hierbij kan je kiezen tussen Berekening (= adhv publieksprijs wordt de aankoopprijs berekend), Ap algemeen (=aankoopprijs zoals die vermeld staat in de specialiteitenfiche) of leverancier: Febelco (=dan neemt het programma de aankoopprijs van Febelco) Om een totaalblad af te drukken, dien je Valorisatie aan te vinken. Vervolgens kan je kiezen voor Tonen indien je eerst nog een schermvoorbeeld wil alvorens af te drukken of voor Afdruk indien je dit direct wil afdrukken zonder eerst een schermvoorbeeld.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
79
H.2 Controlelijst
Met deze module kan je verschillende lijsten afdrukken. • • • • • • • • •
Stock negatief of nul: dit is een lijst van alle producten waarvan de stock negatief of nul is. Stock <= drempel: dit is een lijst van alle producten waarvan de stock kleiner of gelijk staat met de drempel Stock > xxx: dit is een lijst waarvan de stock hoger is dan een bepaald aantal. Lijst voor inventaris: hiermee kan je een lijst afdrukken met alle bestaande specialiteiten van het tarief APB Lijst plaatscode: dit is een lijst met alfabetisch gesorteerde plaatscodes Lijst betalingen: hiermee kan je een lijst afdrukken van de verschillende betalingswijze zoals contant, bancontact, proton, geldschuld of een lijst van alle betalingswijzen. Lijst uitbetaalde ristorno’s: Lijst van tellers: hiermee kan je een lijst afdrukken die je een overzicht geeft van alle tellers (100 – 101 –102 –103 –104 – 105 –106 –107 - …). Lijst voor inventaris unieke barcode: hiermee kan je een lijst afdrukken van alle specialiteiten waarvoor nog nooit een unieke barcode is ingelezen.
H.3 Inventaris chemicaliën Hiermee kan je een inventaris van de chemicaliën afdrukken.
!!Om een inventaris van de chemicaliën af te drukken, moet je de voorraad invoeren van de chemische producten. Dit doe je in Aflevering, in de module Magistraal. Je selecteert een product uit de productlijst en je klikt op F3 Wijzigen. Rechtsonderaan het scherm kan je de stock invoeren.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
80
H.4 Lijst van de formules
Met deze functie toont de computer de persoonlijke formules. Je kan echter ook de formules opvragen uit het MFS, NF4, NF5 en NF6. Je kan ook een lijst opvragen van de formules (hetzij persoonlijk, hetzij MFS) die 1 chemisch product bevatten. Dit chemisch product kan je kiezen uit de lijst. Vervolgens kan je kiezen tussen Tonen om een schermvoorbeeld te verkrijgen ofwel voor Afdruk om deze lijst direct af te drukken.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
81
I Bestanden I.1 Patiënten I.1.1 Lijst memo Met deze functie kan je alle gegevens van de memo patiënten op het scherm tonen, afdrukken en verwijderen.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
82
I.1.1.1 Lijst verschuldigd In dit hoofdstuk kan je een lijst afdrukken van alle verschuldigde voorschriften, verschuldigde sisgegevens, verschuldigde attesten, verschuldigd geld en krediet patiënt. Je kan zo’n lijst opvragen voor een bepaalde klant. Hiervoor dien je ofwel Alle klanten aan te vinken (dan krijg je een lijst verschuldigd voor alle klanten) ofwel keuze klant waarna je zelf de klant kiest voor wie je een lijst verschuldigd wil afdrukken. Wanneer je kiest voor keuze klant, heb je daarbij ook de mogelijkheid om een lijst verschuldigd af te drukken voor een bepaalde arts. Bij keuze klant komt alleen een lijst te voorschijn van de klanten die iets verschuldigd zijn.
Vervolgens kan je kiezen tussen Tonen om een schermvoorbeeld te verkrijgen ofwel voor Afdruk om deze lijst direct af te drukken. Met de knop schrappen kan je de lijst verschuldigd (afhankelijk van welke lijst verschuldigd je hebt gevraagd) schrappen.
I.1.1.2 Lijst tegoeden Met lijst tegoeden kan je een lijst afdrukken van alle tegoedbonnen. Hierbij kan je kiezen om alle tegoedbonnen af te drukken, om enkel de tegoedbonnen af te drukken van de voorschriften die getarifieerd zijn, of tot op een bepaalde datum de tegoedbonnen af te drukken. Om tegoedbonnen te schrappen, dan kan je kiezen voor ofwel de terugbetaalde te schrappen of de niet-terugbetaalde te schrappen. Hierbij kan je ook kiezen om de tegoedbonnen af te drukken voor ofwel alle klanten ofwel voor keuze klant. Vervolgens kan je kiezen tussen Tonen om een schermvoorbeeld te verkrijgen ofwel voor Afdruk om deze lijst direct af te drukken.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
83
I.1.1.3 Lijst UA Met lijst UA kan je een lijst afdrukken van alle uitgestelde afleveringen die in het systeem zitten. Ook hier kan je kiezen om een lijst UA af te drukken voor alle klanten of voor een bepaalde klant. Vervolgens kan je kiezen tussen Tonen om een schermvoorbeeld te verkrijgen ofwel voor Afdruk om deze lijst direct af te drukken.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
84
I.1.2 Lijst patiënten
Met deze module kan je een lijst opvragen van: • Alle: hiermee krijg je een lijst van Alle patiënten. Met Selectie interval patiënt kan je een lijst opvragen van een bepaalde patiënt tot een bepaalde patiënt. • Oude patiënten: hiermee vraag je een lijst op van alle patiënten die de laatste X maanden niet meer zijn langsgeweest. • Selectie mutualiteitscodes: hiermee vraag je een lijst op van alle patiënten die onder een bepaalde mutualiteitscode vallen • Per klant: hiermee vraag je een lijst op van alle patiënten die bij die bepaalde klant behoren. Je kan een lijst opvragen van SIS-kaarten waarvan de leesdatum vervallen is, en dit per facturatieklant. Hiervoor kiest u ‘Per klant’ en vinkt u ‘Laatste lezing’ aan en vult u de datum in. Automatisch wordt de einddatum van het vorige kwartaal voorgesteld, maar dit kan u eventueel aanpassen. Wanneer u op ‘Tonen’ klikt, wordt dan een lijst gemaakt met een apart blad per facturatieklant. Indien u enkel de vervallen SIS-kaarten van 1 bepaalde facturatieklant wil, vinkt u ‘Alle klanten’ uit en selecteert u de klant in kwestie uit de lijst. • Lezing Sis voor …. Na ….: hiermee vraag je een lijst op van alle patiënten waarvan de siskaart tussen een bepaalde periode een bepaalde periode is ingelezen • Dubbele patiënten: hiermee vraag je een lijst op van alle dubbele patiënten in het systeem, op basis van het inschrijvingsnummer ofwel op basis van de naam. Wanneer je dan bvb. een naam uit de lijst gekozen heeft kan je op de knop ‘Merge’ klikken om deze samen te voegen tot één patiënt. In het scherm dat je vervolgens te zien krijgt, worden alle velden die identiek zijn bij beide patiënten automatisch overgenomen, de andere worden in het geel gemarkeerd en daar moet je zelf beslissen welke gegevens je overneemt door op het betreffende veld te klikken. De verkoopstatistieken en de gegevens in de memofiche van de patiënt worden automatisch overgenomen naar de goede patiënt wanneer je op ‘Samenvoegen’ klikt.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
85
I.1.3 Kortingen
I.1.3.1 Eindejaarskorting berekenen. Om de eindejaarskorting te berekenen voor een bepaalde patiënt, druk je op de knop F5 Patiënt om de patiënt op te roepen. Je typt de naam van de patiënt in en je drukt <ENTER>. Je komt in een tussenscherm terecht. Daar selecteer je de juiste patiënt en je drukt <ENTER>. Je brengt in het vakje Omslagnummer het nummer in en je drukt <ENTER>
Vervolgens scan je de barcodes in of typ je het bedrag in van de korting Wanneer alle kortingen zijn ingebracht, klik je op Bevestigen. Er wordt een kortingsticket afgedrukt volgens de aangeduide optie.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
86
I.1.3.2 Hoe eindejaarskorting uitbetalen? Om de eindejaarskorting uit te betalen, ga je naar Aflevering. Onderaan, bij specialiteit, typ je code 99 in. En je drukt 2 maal <ENTER>
Vervolgens vraagt het programma om een omschrijving te geven. (Het programma stelt ‘UITBETALING KORTING’ voor). Je kan deze omschrijving wijzigen. Indien je deze benaming behoudt, klik je op de groene vink of druk je <ENTER>. Dan geef je het bedrag in en klik je op de groene vink of druk je <ENTER>.
Ten slotte sluit je de verkoop af met of zonder een ticket.
!!Aan de hand van een parameter ‘Eindejaarsristorno toevoegen aan patiëntentegoed’ wordt de eindejaarskorting direct in de memofiche gezet van de patiënt. Door te werken met code 99 wordt het bedrag in de memofiche verminderd met het bedrag van code 99.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
87
I.1.4 Lijsten kortingen
Je hebt de keuze om 2 verschillende lijsten af te drukken: Lijst voor handtekening:
Overzichtslijst:
Verder kan je sorteren op patiëntnaam of op omslagnummer. Via Tonen kan je een voorbeeld op het scherm vragen alvorens je de lijst afdrukt.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
88
I.2 Artsen Hiermee kan je een arts aanmaken (F1 Nieuw), wijzigen (F3 Wijzigen), verwijderen (F4) en opzoeken (F8 Opzoeken)
I.2.1 Artsen importeren Je kan artsen importeren door op ^F10 Inbrengen te klikken. Er schijnt een tabel per telefoongids.
Om artsen te importeren vink je de gewenste telefoonzone(s) aan en je drukt onderaan op Importeren.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
89
I.3 Klanten
I.3.1 Nieuwe klant creëren. Om een nieuwe klant te creëren, klik je onderaan op de knop Nieuw. Je hebt nu de mogelijkheid om de naam van de klant in te voeren. Vervolgens druk je op <ENTER>. Volgende scherm wordt geopend. Hier heb je de mogelijkheid om de adresgegevens in te vullen, alsook om de kortingsparameters in te stellen.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
90
I.3.2 Klant wijzigen Om de gegevens van een klant te wijzigen, selecteer je de juiste klant aan en je drukt onderaan het scherm op F2 Wijzigen
I.3.3 Klant verwijderen Om een klant te verwijderen, selecteer je de gewenste klant en je drukt onderaan op het scherm op F4 Schrappen.
I.4 Leveranciers I.4.1 Leverancier toevoegen
Om een leverancier toe te voegen, klik je op de knop F1 Toevoegen. Vervolgens geef je een code (2 letters), naam van de leverancier en de gegevens van de leverancier. Vervolgens ga je naar het tabblad 2. Bestellingen. Daarin voer je het nummer voor de bestelling per modem in en activeer je de gewenste opties. Onderaan klik je op de knop OK.
!!Indien je werkt met een fictieve groothandel, moet je geen modemnummer invullen.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
91
I.5 Specialiteiten I.5.1 Specialiteitenfiche
I.5.1.1 Nieuwe specialiteit toevoegen Om een nieuwe specialiteit toe te voegen, klik je op F1 Nieuw.
Het programma stelt zelf een cnk-nummer voor, beginnend vanaf 0000200. Vervolgens breng je de Nederlands naam in door in het vakje naast Nederlands naam te klikken. Indien je aan deze specialiteit een vaste publieksprijs wil geven, klik je in het vak naast P.P. en vul je het bedrag in. Indien deze prijs varieert, laat je deze op 0 euro staan. Dan wordt telkens de prijs gevraagd als je de specialiteit verkoopt in Aflevering. Indien je aan deze specialiteit een vast btw-code wil geven, dan klik je op het knopje met het zwarte pijltje om een btw-code te kiezen. Laat je deze echter staan op variant, dan wordt telkens in Aflevering de vraag gesteld welke btw-code moet genomen worden. Bij leverancierscode kan je een vaste groothandel kiezen bij dewelke je wenst dat het product wordt besteld of Blanco: er is stockbeheer en deze specialiteit wordt besteld ** : deze specialiteit heeft stockbeheer, maar wordt niet besteld. ##: deze specialiteit heeft geen stockbeheer en wordt niet besteld (om ## in te vullen, hou je de ALT GR – toets ingedrukt en druk je tweemaal op de 3, schuin boven de e-toets)
I.5.1.2 Specialiteit wijzigen Om een specialiteit te wijzigen, moet je eerst de gewenste specialiteit opzoeken. Dit gebeurt adhv de knop F8 Opzoeking. Hierin kan je zowel de naam invullen als de cnk-nummer. Wanneer je de naam intypt, dan kom je in een tussenscherm waar je de juiste specialiteit selecteert en vervolgens <ENTER>. Wanneer je de cnk-nummer intypt, komt de specialiteitenfiche van deze specialiteit rechtstreeks op het scherm. Om wijzigingen aan te brengen, druk je op de knop F3 Wijzigen.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
92
I.5.1.3 Specialiteit verwijderen Om een specialiteit te verwijderen, dien je deze eerst op te zoeken, zoals hierboven beschreven. Vervolgens druk je op F4 Schrappen. Deze specialiteit verdwijnt dan volledig uit het specialiteitenbestand.
I.5.2 Lijsten afdrukken
Met deze mogelijkheid heb je keuze om lijsten af te drukken die aan verschillende criteria voldoen. !! Om een lijst af te drukken waarin een bepaalde naam voorkomt, ga je als volgt te werk: Als de specialiteit begint met AMLOR, vul je bij de naam AMLOR% in Als ergens in de naam DAGCRM dient voor te komen, vul dan bij de naam het volgende in: %DAGCRM%
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
93
J Update J.1 Update ophalen via het internet, elke 1ste en 15de van de maand. J.1.1 Binnenhalen van de update via het internet. Sluit op de hoofdcomputer programma AUTOMAAT. STAP1: Ga op het hoofdscherm van Pharmawin naar Beheer – Update
STAP2: In het volgende scherm klik je dan op Internet.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
94
Je ziet dan het volgende scherm, met onderaan het verloop van de update.
J.1.2 Verwerking van de update Wanneer de update is binnengehaald, kom je terug terecht in het hoofdscherm van Pharmawin. Je ziet aan de rechterkant van het scherm de knop ‘1 update staat klaar’ staan.
Vooraleer je op deze knop drukt, moet je er zeker van zijn dat alle programma’s op de toogcomputer(s) zijn afgesloten. Enkel op de hoofdcomputer mag het hoofdscherm van Pharmawin open blijven staan (dus automaat, siskaartlezer, aflevering, bestelling MOET afgesloten zijn)
Vervolgens klik je op de knop ‘1 update staat klaar’
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
95
Je krijgt volgend scherm waarop je dan OK klikt.
STAP4: Het hoofdscherm Pharmawin wordt terug geopend en er gaat aan de linkerkant van het scherm een knop staan, nl. ‘Behandeling extra’s’ en je klikt daar op.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
96
Volgend scherm wordt geopend waar je daar ook op ‘OK’ drukt.
!!Indien de verwerking om één of andere manier niet zou lukken, kan je best de update opnieuw proberen.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
97
Controle of update is binnengehaald STAP1: Om te controleren of je update correct is binnengehaald en verwerkt, klik je op het hoofdscherm van Pharmawin op Beheer – Supplementen – Lijsten
STAP 2: Volgende scherm wordt geopend. Om te zien of de update correct is verwerkt, kijk je steeds naar de onderste lijn. (Hierbij kan het wel zijn dat je de schuifbalk moet gebruiken om de onderste lijn te zien)
De onderste lijn kan er als volgt uitzien: 20031202_MAJ_031201_27.SPE.LS1 Datum waarop de update verwerkt is geweest
Pharmawin
Datum waarop de update is opgemaakt nl. 01/12/03
PRAKTISCHE TIPS
98
J.2 Prijswijzigingen afdrukken STAP1: Om de wijzigingen van de tariefupdate af te drukken, klik je in het hoofdscherm van Pharmawin op Beheer – Supplementen – Lijsten.
STAP 2: Om nieuwe, geschrapte, gewijzigde specialiteiten af te drukken, klik je vooraan in het witte vierkantje van de update waarvan je de wijzigingen wil kennen. Vervolgens klik je op ‘Afdrukken’.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
99
STAP 3:Volgende lijst verschijnt op het scherm:
Om deze lijst af te drukken, klik je bovenaan op het printertje. Om naar een volgende lijst te gaan, klik je op ‘Close’. Vervolgens verschijnt er een nieuwe lijst (bv: lijst specialiteiten die dalen) en je kan deze lijst afdrukken daar bovenaan op het printertje te klikken.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
100
K Tarificatiebestand via e-mail doorsturen Maak het tarificatiebestand aan in pharmawin via Tarificatie - Diskette. Druk op de knop “Tarifieren” om de tarificatiebestand te maken. Het programma vraagt om de diskette in te steken, kies daar “OK”. Dan geeft hij een foutmelding dat het station geen diskette bevat, kies daar “Doorgaan”. Nu wordt de diskette op de harde schijf bewaard. Je krijgt nog twee meldingen , kies daar steeds “OK”.
K.1 Bestand opzoeken op de harde schijf Dubbelklik op het icoon “Deze computer” op het Windows bureaublad.
Je krijgt de Windows Verkenner te zien. Dubbelklik daar op het icoon “Locaal station (C:)” . In het volgend scherm dubbelklik je op de gele map “Offigest”. Dubbelklik dan in het volgende scherm op de gele map “MD1”. In die map mag je zoeken naar het bestand “OFFIGEST”. Dat is uw tarificatiebestand.
Gebruik de schuifbalk aan de rechter kant van het scherm om naar onder te schuiven in het scherm.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
101
K.2 Bestand doorsturen Klik met Rechter Muisknop op het bestand “OFFIGEST”. Kies daar “Kopiëren naar” en dan E-mail ontvanger”.
Je krijgt volgend scherm waar je het e-mail adres kan invullen van de tarificatiedienst. Druk dan op “verzenden” om het bestand te versturen.
e-mail adres invullen
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
102
L Back-up Het nemen van een back-up is ZEER belangrijk en gebeurt het best minstens 1 of 2 maal per dag. Deze back-up kan nodig zijn om een eventuele crash van de harde schijf op te vangen. Als u geen back-up neemt, is het mogelijk dat je alle gegevens verliest. Het opnieuw inbrengen van patiënten, voorschriften, facturen, stockgegevens, enz… zal zeker langer duren dan het regelmatig nemen van een back-up. Bij een eventuele crash worden de gegevens van de back-up gebruikt. Voor het nemen van een back-up dien je op alle computers uit alle programma’s van Pharmawin te gaan. (dus automaat, siskaartlezer, aflevering, bestelling, enz… MOET afgesloten zijn). Vervolgens dubbelklik je op het bureaublad van Windows op het icoontje BACKUP PHARMAWIN (of je klikt 1 maal op het icoontje en je drukt <ENTER>).
!!Het nemen van een back-up kan enkele minuten duren. De gehele Pharmawin-directory wordt gebackuped.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
103
M Stockbeheer M.1 Inleiding Er zijn 3 soorten bestelpolitiek: niet (Fix), half (Semi) en volledig (Full) automatisch. Het semi-automatisch stockbeheer komt overeen met het systeem van Competel terwijl full overeenkomt met het volautomatisch systeem van ICS. Wanneer je kiest voor semi- of full-automatisch stockbeheer zullen de te bestellen hoeveelheden aangepast worden naargelang de verkoop van een product en dit op basis van de verkoopsstatistieken. Standaard wordt het fix stockbeheer gebruikt, maar je kan steeds veranderen naar een andere politiek.
M.2 Activeren van het dynamisch stockbeheer Om te kiezen welk stockbeheer je gaat gebruiken, gaat je naar Parameters – Algemene Parameters – Aflevering 1 en daar klikt je onderaan rechts op de knop “Dynamisch stockbeheer”. Dan zal het scherm van het stockbeheer geopend worden. Om over te schakelen van het fix stockbeheer naar het dynamisch stockbeheer klikt je op Fix na Mechanisme en kies je het stockbeheer dat je wenst te gebruiken. OPGELET: Als je aanpassingen wil aanbrengen in het stockbeheer en de gemiddelden wil herberekenen, moet je Aflevering afsluiten op alle toestellen!
M.3 Geen automatische bestelpolitiek (Fix) Met deze methode kies je om geen dynamische bestelpolitiek in te stellen. Klik met de muis op Fix om deze methode te kiezen. Standaard wordt Pharmawin zo geïnstalleerd.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
104
In de specialiteitenfiche zie je dan het volgende scherm:
M.4
Half automatische bestelpolitiek (Semi)
(dit systeem was mogelijk in competel en in ics) Je kan kiezen om half automatische bestelpolitiek in te stellen waardoor je met één of twee groothandels kan werken en er besteld wordt naargelang het aantal verkopen. Er worden exact dezelfde principes en gemiddelden gehanteerd als vroeger in competel
Er dienen 2 groothandels ingesteld te worden. •
•
Pharmawin
Grossist gewoon bestelpunt: PC Selecteer hier de groothandelscode voor als het normale bestelpunt bereikt is door op de punt komma te klikken en je keuze te maken uit de lijst van groothandels. Grossist dringend bestelpunt: FE Selecteer hier de groothandelscode voor als het dringende bestelpunt bereikt is door op de punt komma te klikken en je keuze te maken uit de lijst van groothandels.
PRAKTISCHE TIPS
105
De tabel van de bestelcodes kan je zelf invullen naargelang de noden van de apotheek. Dit doe je door het veld te selecteren en de waarde in te geven met het numeriek gedeelte van je toetsenbord. Met de tabtoets kan je naar het volgende veld springen. Sinds juli worden deze bestelcodes automatisch overgenomen bij personen die omgeschakeld zijn van Competel naar Pharmawin. Door op de knop Reset te klikken heb je de mogelijkheid om de huidige bestelcodes te vervangen door de standaard bestelcodes die je hieronder ziet.
Hoe interpreteer je een regel uit de tabel bestelpolitiek? Voorbeeld:
De bestelcode is een uniek nummer dat wordt toegekend aan elke lijn. In dit geval worden alle producten die een omzet halen van 5 stuks of meer per maand besteld per 5 bij de groothandel van het gewoon bestelpunt (PC) als de stock 3 wordt. Op het moment dat de stock 1 wordt, zal de computer de bestelling weghalen bij groothandel PC en de te bestellen hoeveelheid doorschuiven naar de groothandel voor dringend bestelpunt (FE). Indien er in 1 keer zoveel producten verkocht worden dat de stock onder het bestelpunt valt, zal het programma ervoor zorgen dat er steeds voldoende bijbesteld wordt opdat de stock terug boven het bestelpunt uitkomt De computer kijkt eerst naar het gewone bestelpunt en dan pas naar het dringende bestelpunt. Indien je het dringend bestelpunt gelijk maakt aan het bestelpunt, gaat de computer automatisch elke bestelling doorschuiven naar de groothandel van het dringende bestelpunt. Als er een wezenlijk verschil bestaat tussen het dringend bestelpunt en het gewoon bestelpunt (vb 1 tot 3 of 2 tot 5) dan is er slechts een geringe kans dat je het dringend bestelpunt bereikt en zal de bestelling genoteerd blijven staan bij de groothandel van het gewone bestelpunt.
Activeren Na het invullen van de tabel druk je op het groen vinkje om de instellingen toe te passen. Je zal dan onderstaand scherm te zien krijgen. Standaard wordt voorgesteld om de gemiddelden van alle producten te Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
106
herberekenen. Je kan echter ook kiezen om enkel de gemiddelden van de producten zonder een vaste bestelcode te herberekenen of om de gemiddelden helemaal niet te herberekenen. Dit kan even duren.
In de productfiche zie je dan de volgende gegevens:
Aan elk product wordt nu automatisch een bestelcode toegekend uit de tabel die je hebt ingesteld. Deze code wordt automatisch aangepast naargelang de verkoop stijgt of daalt. Deze bestelcode kan je vastzetten door de optie Fix aan te vinken in de specialiteitsfiche van elk product. Dan zal de bestelcode niet meer veranderen ten gevolge van de verkoop. Wanneer je een product voor de eerste keer verkoopt, wordt er gewoon 1 besteld. Als het product daarna nog verkocht wordt en de gemiddelde verkoop groter of gelijk aan de omzet van bestelcode 1 wordt, zal de computer vragen of het product in voorraad mag genomen worden.
Indien je op deze vraag Ja antwoordt, wordt de bestelcode van dit product aangepast van 0 naar 1 zodat het product in de toekomst automatisch besteld zal worden. Deze vraag zal je dan ook niet meer gesteld worden tenzij de verkoop van een product zodanig daalt dat de bestelcode terugvalt op 0. Dan zal er gevraagd worden of je het product in stock wenst te houden.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
107
Indien je Nee antwoordt, blijft de bestelcode onveranderd op 0. Als er reeds een bestelling doorgestuurd is met dit product in, stelt het programma wel de vraag of er opnieuw besteld moet worden.
Indien je ja kiest, wordt er 1 extra bijbesteld. Indien je nee antwoordt, wordt er niks bijbesteld. De bestelcodes worden hier ook niet gewijzigd. Ze blijven op code 0 staan. Als het product daarna nog eens verkocht wordt, zal de computer opnieuw vragen of het product in voorraad mag genomen worden.
M.5 Volledig automatische bestelpolitiek (Full) (dit systeem was in ics mogelijk) Je kan kiezen om volledig automatisch te bestellen aan de hand van twee regels.
Er zijn twee regels: • Algemeen: Als er minder dan 14 dagen stock is, alles bijbestellen wat binnen 21 dagen kan verkocht worden. • Wanneer uit de statistieken en de voorraad blijkt dat er niet meer voldoende voorraad is om 14 dagen te kunnen verkopen, zonder te bestellen, plaats dan een aantal producten in bestelling. Dit aantal is afhankelijk van het aantal dagen dat in het tweede vakje is ingesteld en duidt op de rotatieperiode van de bestelde producten. Als je alleen maar gebruik zou maken van deze regel, zouden enkel de veel verkochte producten in voorraad genomen worden. Daarom is er ook een uitzondering op deze regel. •
Uitzondering: Producten waarvan er minstens 1 om de 360 dagen verkocht wordt, steeds 1 in stock houden.
Activeren Na het invullen van de gegevens klik je op het groene vinkje om de aanpassingen toe te passen.
Dan word je gevraagd om de gemiddelden te herberekenen. Dit kan even duren.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
108
In de productfiche zie je dan de volgende parameters:
Je kan de optie Drempel aanzetten om met min.stock en min hoeveelheid te werken. Als je deze optie aanzet, zal de computer rekening houden met de min. Stock en min. hoeveelheid in plaats van de regel “Full” die je hebt ingevuld bij de stockinstellingen. Als er volgens de berekeningen van het volautomatisch stockbeheer echter meer producten moeten besteld worden dan volgens de minimum hoeveelheid, zal dit ook automatisch gebeuren. Als de verkoop van een product stijgt, zullen er automatisch meer producten besteld worden aangezien er anders niet genoeg stock is om te verkopen voor de periode die je ingesteld hebt bij de parameters van het full stockbeheer.
Pharmawin
PRAKTISCHE TIPS
109
