case closed
Eerder verschenen cases:
Case opvragen? www.kadenza.nl/cases www.kadenza.nl
Eemnesserweg 55 1251 NB Laren +31 (0)35 539 44 90
Sdu Uitgevers is uitgever van online en print vaktitels die aan professionals in verschillende branches toegevoegde waarde bieden voor hun beroepsuitoefening. Sdu Uitgevers werd al vroeg in de Nederlandse geschiedenis opgericht als Algemene Staatsdrukkerij en verloor in 2007 haar directe link met de overheid. Sdu Uitgevers behoort tot de top 3 uitgeverijen van vakinformatie in Nederland.
www.sdu.nl
“Sinds de Nederlandse overheid in 2007 haar aandelen Sdu aan de huidige aandeelhouders verkocht is Sdu Uitgevers een ander bedrijf geworden”, stelt Ruud Bergervoet, CFO bij Sdu. “We moesten in een neergaande economie ons snel aanpassen aan de mores van de vrije markt. Dat betekent een overgang naar dynamiek, waarbij
de business continu de aansluiting met de klant zoekt en we qua financiële speelruimte veel scherper aan de wind zeilen. De voorspellingen van de afdeling Finance & Control en de uitgevers moeten daarom spot on zijn. Het gebruik van Excel spreadsheets bleek daarvoor ontoereikend.” 4
Rogier Brand, Manager Control, Tax & Treasury
Sturen op relevante zaken
dan moeten we onze processen standaardiseren, zodat ze
“Of je 30 jaar geleden of nu naar uitgevers kijkt, het gaat
beter beheersbaar worden. Standaardisatie leidt tot duide-
bij uitgeven altijd om verzamelen, valideren en verpak-
lijkere output en eenvoud in de informatiehuishouding.
ken”, vertelt Miranda de Jong, uitgeefmanager bij Sdu.
Gevolg is dat sturen op resultaten ook eenvoudiger wordt
“Wel is de factor tijd veel belangrijker geworden. De be-
en dat is waar het ons om te doen is. De keuze voor een
hoefte van onze klanten aan real-time vakinformatie
BI-oplossing is een concrete stap om daar te komen.”
vraagt enerzijds om andere producten en anderzijds een snellere reactie van ons als uitgevers. We willen niet vol-
Gebruiksgemak
gend zijn.” Rogier Brand, Manager Control, Tax & Treasury
ons bij de toolselectie. Omdat ze zelf de presentaties over
bij Sdu vult aan: “De manier waarop Finance naar de be-
de producten gaven, kregen we een realistisch en minder
schikbare informatie keek was echter anders dan de
commercieel beeld. De oplossing moest niet alleen de fi-
manier waarop onze uitgevers ernaar keken. We wilden
nanciële, maar vooral ook alle niet-financiële informatie uit
bovendien steeds vaker voorspellingen kunnen doen over
het datawarehouse kunnen weergeven. Daarnaast wilden
voor ons echt relevante zaken, zoals aantallen abonnees
we de businessmodellen in de tool zelf kunnen beheren en
en prijzen, in plaats van alleen over de afgeleide resulta-
aanpassen. De oplossing moest daarom niet rigide zijn.
ten, zoals omzet en kosten.”
Ook de performance was belangrijk, al onze 4.000 produc-
Brand: “Kadenza ondersteunde
ten moesten een plaatsje kunnen krijgen. Tenslotte moest Bergervoet: “Iedere uitgever bij Sdu werkt met een groot
gebruiksgemak ervoor zorgen dat niet alleen controllers,
aantal verdienmodellen, marktposities en klantprofielen.
maar ook uitgevers zelf hun informatie uit de BI-oplossing
Er zijn wel 4.000 titels waar dat voor geldt. Dat is logisch,
kunnen halen. Om die reden zijn controllers en uitgevers
gegeven ons diverse productportfolio, maar maakt de be-
beiden bij de toolselectie betrokken geweest. De keuze is
drijfsvoering best lastig. Willen we daar beter op sturen,
uiteindelijk op IBM Cognos TM1 gevallen.
5 SDU UITGEVERS
KADENZA.NL
Ruud Bergervoet, CFO
Strakke planning
“We hebben er bewust voor
getten aangehouden. Het verzamelen van de informatie
gekozen de implementatie van de nieuwe BI-tool gevali-
was voor veel uitgevers een ingewikkelde klus, omdat
deerd en grondig uit te voeren”, aldus Brand. “We sturen
we alle detailinformatie nodig hadden en alleen het to-
binnen projecten immers liever op kwaliteit dan op een
taalbedrag onvoldoende is. De eerste planronde was
deadline. Daarbij werden we vanuit Kadenza ondersteund
spannend en intensief, maar door de constante beschik-
met een business- en een dataspecialist. We begonnen in
baarheid van de controllers en de consultants van
maart 2012 en uiteindelijk was het streven om voor de
Kadenza, is het allemaal goed gegaan. Vervolgens kon ik
budgetrondes in augustus klaar te zijn. Dat is gelukt,
met de verschillende uitgevers veel dieper in de materie
maar het was toch best even spannend. De impact op de
duiken, waardoor onze voorspellingen voor het nieuwe
business is altijd weer groter dan je van te voren ver-
jaar beduidend minder op onderbuikgevoel zijn geba-
wacht. Het is voor ons belangrijk dat onze controllers niet
seerd.”
puur cijfermatig werken, maar nauw verbonden zijn met de business. Tijdens de implementatiefase zijn zij dan
“Een betere planning zorgt uiteindelijk voor minder
ook bijna dagelijks zelf naast de uitgevers gaan zitten om
pieken en dalen”, aldus Bergervoet. “Dat vertaalt zich bij-
toelichting te geven op het hoe en waarom van de nieuwe
voorbeeld ook in resources, waardoor het effect op het
tool.”
bedrijfsresultaat van deze BI-tool zeer waarschijnlijk groter is dan in eerste instantie gedacht. Niettemin is BI
De Jong: “Vlak voor de budgetrondes waren we klaar.
altijd een hulpmiddel. Het gaat erom hoe je de informatie
Dit jaar hebben we de budgetten dus niet op basis van
voor je laat werken.”
Excelsheets bepaald, maar met IBM Cognos TM1. Omdat ieder eerste gebruik van een tool zorgt voor inefficiënties, hebben we wel een veel ruimere planning voor de bud-
6
‘De dynamiek van onze markt vraagt erom dat voorspellingen
van Finance & Control en uitgevers spot on zijn.’ Ruud Bergervoet
7 SDU UITGEVERS
KADENZA.NL
Miranda de Jong, Uitgeefmanager
‘Om daadwerkelijk op resultaten te kunnen sturen, is het belangrijk
Kwaliteit van details “Niet alleen het proces om te komen tot een budget is met de implementatie van de BI-oplossing veel beter, ook de kwaliteit van het budget zelf is hoger”, stelt Brand. “We hebben meer gedetailleerd inzicht en ook afwijkingen zijn duidelijker zichtbaar. Controllers halen zelf al meer informatie uit het systeem om hun berekeningen te maken, daarvoor hoeven ze niet meer bij de uitgevers aan te kloppen.” De Jong: “De discussies
het verhaal achter de
die we nu met de uitgevers voeren, stranden niet meer
bedragen te weten’
een dergelijke conclusie en antwoord geven op de vraag:
Miranda de Jong
simpelweg in de constatering van een ‘product dat end of life’ is. We kunnen veel dieper ingaan op de oorzaak van gebeurt er ook echt wat we willen?” De Jong: “In de oude situatie ging het veel meer om de wet van de grote getallen, waardoor er vaak sprake was van onduidelijkheid door cumulatieve afrondingsverschillen. Om daadwerkelijk op resultaten te kunnen sturen, is het belangrijk het verhaal achter de bedragen te kennen. Nu Control veel nauwkeuriger op de cijfers kan inzoomen, kunnen uitgevers zich focussen op het waarom van de cijfers en gaat het echt ergens over.”
8
‘Niet alleen het proces om te komen tot een budget is met de implementatie van deze oplossing veel beter, ook de
kwaliteit van het budget zelf is hoger.’
Duidelijke samenhang
Rogier Brand
“Controllers en uitgevers
“De kwaliteit van data is erg belangrijk in deze context.
spreken met de komst van de BI-tool dezelfde taal, waar-
Doordat we afscheid hebben genomen van de lappendeken
door ook het niveau van de gesprekken veranderd is. Een
aan excelletjes is de foutgevoeligheid van de informatie na-
goed voorbeeld is de situatie waar we ieder jaar in november
genoeg verdwenen. Door alle informatie in één overzicht te
voor stonden. De budgetten waren bepaald, maar de abon-
presenteren is de samenhang ook duidelijk. Dit biedt legio
nees hadden nog wel de mogelijkheid hun abonnementen
mogelijkheden voor de toekomst. Zo kunnen we straks bij-
voor het komende jaar op te zeggen. In september werd er
voorbeeld ook specifieke marktinformatie aan de productin-
dus al voorspeld wat de aantallen abonnees in februari
formatie koppelen”, voorspelt Brand.
moesten zijn, terwijl het onzekere opzegmoment er nog tussen zat. Nu we allemaal dezelfde taal spreken, zijn dit soort
Brand: “De samenwerking met Kadenza is gedurende de
onzekerheden voor zover mogelijk geëlimineerd.”
toolselectie en de uitrol van IBM Cognos TM1consistent en flexibel gebleken. We zaten al snel in dezelfde mindset, waarbij de kwaliteit van het eindproduct voorop stond. Zon-
naast zit”, zegt Brand lachend, maar wel serieus. “Wel is het
der het vastleggen van allerlei afspraken is er een prettige
zinvol om te weten of je voorspelling in lijn is met de trend.
en professionele manier van samenwerken ontstaan. Dat
Intern is er een koers uitgezet en je moet weten of je nog
heeft zeker bijgedragen aan de omgeving waar we bij Sdu
steeds langs dezelfde lijn loopt. Eerder was de niet-financië-
nu mee werken.”
▲
“Als controller voorspel je, dus je weet per definitie dat je er
le informatie van de producten wel beschikbaar, maar was het onmogelijk deze inzichtelijk te maken in de Excel spreadsheet. Nu hebben we alle relevante informatie bij elkaar om goede, gefundeerde voorspellingen te doen. Dat is echt een flinke stap vooruit.”
9 SDU UITGEVERS
KADENZA.NL
Tot slot
‘Een betere planning zorgt uiteindelijk voor minder
pieken en dalen.’
Ruud Bergervoet, CFO
10
Resultaten SDU
- Sturen op niet-financiële indicatoren - Kwalitatief beter onderbouwde en minder foutgevoelige budgetten - Controllers en uitgevers spreken dezelfde taal - Realistische voorspellingen en inhoudelijke discussies - Gedetailleerd inzicht in status 4.000 producten
www.kadenza.nl
Eemnesserweg 55 1251 NB Laren +31 (0)35 539 44 90
SDU UITGEVERS
KADENZA.NL
case closed www.kadenza.nl
