Eenvoudig beheer van uw printapparatuur: meer gemak, minder tijd. Managed Print Services Essentials
De makkelijke manier om te besparen op tijd en kosten Als u een eenvoudige en effectieve manier zoekt om op uw printkosten te besparen, kan MPS Essentials u helpen. Met MPS Essentials kunt u achterhalen waar verspilling optreedt, optimaliseert u het aantal printsystemen en leveranciers en kunt u printgewoonten veranderen. Tevens zorgt het ervoor dat uw printfaciliteiten goed beveiligd, duurzaam en gebruiksvriendelijk zijn. Canon kan met haar 40 jaar ervaring uw printomgeving actief beheren met MPS Essentials – zodat u dat niet hoeft te doen.
Hoe hoog zijn uw printkosten?
Hoe werkt MPS Essentials eigenlijk?
Organisaties geven per jaar gemiddeld tot wel ¤10.800 per werknemer uit aan kantoordocumenten – en daarbij komen nog eens de kosten van het extern produceren van documenten en literatuur, door drukkerijen en printbedrijven.
Met MPS Essentials nemen we het tijdrovende beheer van uw printinfrastructuur van u over – dat wordt onze verantwoordelijkheid. U kunt dit met een gerust hart overlaten aan de experts die hierin zijn gespecialiseerd en u hoeft uzelf er niet verder in te verdiepen. Met meer dan 40 jaar ervaring kunnen we vol vertrouwen stellen: printen is onze passie.
Als u verrast bent door deze cijfers, bent u niet de enige. Veel organisaties zijn zich niet bewust van de printkosten en weten niet dat de zichtbare kosten slechts 20% uitmaken van de totale kosten van het produceren van documenten voor kantoor. Daarom noemen industrie-experts dit 'de verborgen printkosten'. Het is daarom verstandig om te overwegen om een expert in te schakelen die kan onderzoeken of u geen geld of tijd verspilt en uw printerpark optimaal kan beheren. Aangepast overgenomen uit onderzoek door ALL Associates
Documentmanagement Zichtbare kosten
9.5%
IT-support en infrastructuur
9.5%
Administratie en inkoop
Zichtbare kosten – hardware, toner en inkt, papier (gewoon en speciaal), klikprijzen, service en onderhoud, stroom.
5.0%
Group, Inc., 2012
De printkosten
De kosten van uw kantoordocumenten
Documentproductie en -interactie
26.0%
IT-support en infrastructuur – helpdesk, tweedelijns support, installatie en setupmanagement, evaluatie, testen, training lokale supportmedewerkers, printservers, netwerkconnectiviteit, printindelingssoftware.
Administratie en inkoop – leverancierselectie, vorderings- en inkooporders, factuurverwerking, aanbestedingen, opslag, voorraadmanagement supplies, inventarismanagement, leveranciermanagement.
Documentproductie – tijd/moeite eindgebruiker om documenten samen te stellen en te printen, wachttijd, probleemoplossing, afwerking, lopen naar systemen, zoeken van geprinte documenten.
Documentmanagement – de kosten en processen 'voor en na', zoals archivering, opslag, indexering, microfiche, COLD, scannen, inbinden, brochures, terugvinden, porto, enveloppen en distributie, postkamer, voorbedrukte formulieren, elektronische formulieren, documentaanmaak, afvoeren van documenten.
Documentmanagement
50.0% 2
3
MPS Essentials Managed Service
De eenvoudige manier om het u makkelijker te maken Waarom zou u tijd verspillen aan de dagelijkse tijdrovende bezigheden die verband houden met het printen van documenten, terwijl u die tijd beter op een andere manier kunt benutten? Zeker als u ook nog eens geld kunt besparen? MPS Essentials is een uitgebreid pakket aan services die het printbeheer en het printgedrag zal transformeren. Het wordt effectiever!
Inventarisatie
Implementatie MPS Essentials
Een standaard audit levert een uitgebreide beoordeling van uw huidige printinfrastructuur, het printgebruik en de ervaring van de eindgebruiker. Hiervoor worden de resultaten van fysieke netwerkscans van apparatuur die is aangesloten op het netwerk gecombineerd met de antwoorden van eindgebruikers op een websurvey. In het rapport dat hieruit volgt worden gebieden met potentiële verspilling aangegeven die kunnen worden verbeterd, samen met een voorstel om uw infrastructuur te optimaliseren inclusief aanbevelingen voor de toekomst.
MPS Essentials omvat het ontwerp, de implementatie en de training die nodig zijn om uw kantoorprintinfrastructuur efficiënt en effectief te beheren, volgens een vooraf overeengekomen en gedocumenteerd printbeleid, dat u helpt uw bedrijfsdoelstellingen te realiseren.
Onderhoud en support Dit gebruiksgebaseerde servicecontract voorziet in systeemonderhoud en -reparatie, naast levering van de toner voor uw systemen. Bovendien garandeert het één aanspreekpunt binnen Canon, plus Canon Software Support om te zorgen dat de geïmplementeerde oplossing continu up-to-date blijft.
Met deze managed service kunnen we alle systemen die onder uw contract vallen monitoren en beheren – zodat u zich op uw kerntaken kunt richten. De service omvat ook het geautomatiseerd aanleveren van tellerstanden, effectief tonerbeheer en firmwaremonitoring, zodat u zich nooit bezig hoeft te houden met deze herhalende, tijdrovende activiteiten.
We bieden een servicedesk voor event-, incident- en probleemescalatie, en het behandelen van uw wijzigingsverzoeken en vragen. Ook bieden we zogenoemde Device Management, om te zorgen dat uw firmware continu wordt bijgewerkt, printerdrivers worden beheerd en systemen worden getraceerd.
Van essentieel belang voor het succes van uw managed service is periodieke rapportage, om te zorgen dat alles wordt geleverd zoals is beloofd. We streven er ook naar afwijkingen van het met u vastgestelde printbeleid op te sporen en aan te pakken, voor continu zicht op de prestaties en effectiviteit van uw printinfrastructuur. Wanneer verdere verbeteringen mogelijk zijn, worden suggesties hiervoor ook opgenomen in deze evaluaties.
Wat uw nieuwe infrastructuur biedt MPS Essentials van Canon biedt u alle voordelen van een moderne printinfrastructuur, zonder de zorgen van het beheer of onderhoud. Gedurende het ontwerp en de implementatie wordt alles in het werk gesteld om samen een gedocumenteerd organisatieprintbeleid te ondersteunen, dat de volgende voordelen biedt: Kostenbeheersing – omdat we in kaart brengen wat, waar, hoe en door wie er wordt geprint, kunnen we printgedrag voor u beheren en veranderen. Zo helpen we u kosten te besparen en te voorkomen dat ze weer uit de hand lopen. Hogere productiviteit – minder zoeken naar prints of het opnieuw printen van opdrachten als een systeem niet werkt. Geen systemen meer die niet productief zijn omdat niemand toner heeft besteld. En geen medewerkers die continu rondlopen om tellerstanden te controleren en proberen iedereen te helpen effectiever te printen. Verbeterde documentbeveiliging – u kunt vertrouwelijke prints ophalen bij systemen als u daar klaar voor bent, in plaats van te moeten rennen om ze op te halen zodra ze zijn verzonden.
Effectieve integratie – MPS Essentials past naadloos binnen de manier waarop u momenteel werkt en zal de manier waarop documentcommunicatie werkt, verbeteren. Bovendien zijn er geen complexe IT-vereisten, omdat ook hier de integratie eenvoudig is. Verbeterde duurzaamheid – door uw gestroomlijnde infrastructuur zult u minder stroom verbruiken en wordt er minder geprint. Zo helpen we u uw eigen impact op het milieu te verkleinen en ook nog eens geld te besparen. Meer gemak – geniet van alle zakelijke voordelen van een moderne printinfrastructuur – zonder dat u er zelf voor hoeft te zorgen.
Een oplossing die uw kantoorprintinfrastructuur efficiënt en effectief beheert
4
5
“Wij hadden niet de vaardigheden en kennis in huis om het printen zelf te beheren. MPS vult al onze printbehoeften in: de kosten zijn onder controle, er is meer efficiëntie bij ICT en medewerkers hebben meer tijd om te doen waar ze goed in zijn.” Imagination, United Kingdom
“Canon leverde een Managed Print-strategie die binnen de kortste keren investeringsrendement opleverde door de printgerelateerde kosten met meer dan 60% te verlagen.” Horst Schlüchter Hoofd Application-Management & Infrastructure van R&V Versicherung, Duitsland.
Verwachtingen waarmaken Minder tijd en geld verspillen gebeurt niet vanzelf. Ook niet onder leiding van ervaren professionals. Daarom werken we met u samen volgens een 5-fasen cyclus. We gebruiken hierbij internationaal erkende project- en managementmethodes. Zo weet u welke functionele en commerciële voordelen u kunt verwachten en kunnen we zorgen dat die verwachtingen altijd waar worden gemaakt. 1
Bij onze aanpak maken we gebruik van ITIL® en PRINCE2® methodieken.
Ideaal voor u Misschien dacht u dat de voordelen van managed print services zijn voorbehouden aan grote, multinationale organisaties. Maar Canon MPS Essentials is speciaal ontwikkeld voor middelgrote organisaties. Organisaties die graag willen besparen op printkosten, maar geen tijd, zin of capaciteit hebben om vast te stellen waar deze besparingen te halen zijn.
DISCOVER
MPS Essentials begint met een audit, een grondig onderzoek van uw huidige situatie, waarmee we in kaart brengen wie, wat en hoe u print. Op basis hiervan ontwerpen we een oplossing die verspilling voorkomt, u meer gemakt biedt en die zorgt dat u zich weer kunt concentreren op uw kerntaken.
4
SU M &
Drie maanden na de eerste installatie en daarna elke zes maanden gaan we met u om tafel. Zo kunnen we garanderen dat de verspilling inderdaad minimaal is, de kosten echt onder controle zijn en de oplossing inderdaad voor meer gemak heeft gezorgd. Ook blijven we altijd zoeken naar manieren om de service die we leveren continu te verbeteren.
P ANPOR AG T E
SUPPORT & MANAGE
Als alles is geïnstalleerd, zorgen we dat alles werkt en blijft werken zoals het hoort. We blijven anticiperen op uw behoeften, nu en in de toekomst. U hoeft uw printers niet meer te beheren en geen tellerstanden meer bij te houden en te rapporteren. Duur en tijdrovend beheer van tonervoorraad voor alle printers is niet meer nodig. De afdelingen inkoop en finance hebben hier ook baat bij, omdat er minder aankopen en bijbehorende facturen zijn. 6
O NT N
REVIEW
SIGN DE
5
REVIE W
DISCOVER
ITI E S TRANPLEM & IM
3
2
DESIGN
We werken met u samen om er zeker van te zijn dat we de implementatie van de oplossing zorgvuldig plannen. Want wij willen - net als u - dat de enige impact op uw bedrijfsvoering en uw mensen een positieve impact is.
TRANSITION & IMPLEMENT
Vervolgens zetten we al onze vaardigheden, ervaring en kennis in om de oplossing te implementeren en te helpen gebruikersgedrag te veranderen. Zo profiteert u maximaal van de oplossing. En wij blijven actief om te zorgen dat dit zo blijft.
7
Werk samen met experts Canon wordt wereldwijd als marktleider erkend voor wat betreft de levering van Managed Print Services. Met behulp van de ervaring die we hebben opgedaan door dagelijks samen te werken met duizenden klanten – plus een gedetailleerd inzicht in uw specifieke printsituatie – zijn we perfect uitgerust om ook voor uw organisatie een business case te schrijven met als doel het printbeheer te optimaliseren. We volgen een duidelijk omlijnde project- en managementmethodiek om onze kennis en expertise in te zetten en u te helpen kosten- en tijdverspilling te verminderen, printgedrag te veranderen en tijdrovende taken tot het verleden te laten behoren. Als u samenwerkt met Canon, kunt u er zeker van zijn dat we onze beloften waarmaken – volgens planning en binnen budget. En in lijn met onze reputatie voor Research & Development blijven we innovatieve manieren zoeken om de services die we aan u leveren te verbeteren wanneer uw bedrijf zich ontwikkelt.
Canon Inc.
Canon Nederland N.V.
Canon Belgium NV/SA
canon.com
Brabantlaan 2 5216TV ‘s-Hertogenbosch Tel: 073-6815815 canon.nl
Berkenlaan 3 1831 Diegem Tel: 02-722 04 11 Fax 02-721 32 74 canon.be
Canon Europe canon-europe.com Dutch Edition 0171W692 © Canon Europa N.V., 2012
