OUTLOOK OP STOOM Duik met mij mee in Outlook. Ik open allerlei deuren en achterpoortjes van dit programma en ga met ‘vinkjes’ en instellingen aan de slag zodat alles nog gesmeerder loopt. Wil je meer grip op alle reply`s, wil je dat antwoorden automatisch doorstromen, wil je e-maildiscussies bij elkaar houden en in meerdere agenda`s snel een gemeenschappelijke tijd voor overleg vinden? Lees dan verder en maak van Outlook een secretaresse voor de secretaresse. Printscreens zijn uit Outlook 2013 maar vaak gelden de functies ook voor versie 2010, soms ook voor 2007.
Alle ‘heen-en-weer-mail’ bij elkaar Als je een vraag uitzet aan veel personen wordt het een hels karwei om alles bij elkaar te houden. De oplossing ligt dan vaak in een mapje maken en berichten slepen. Zet de discussieweergave aan en Outlook houdt alles netjes bij elkaar: tabblad Beeld >> vinkje zetten bij ‘weergeven als gesprek’. Het maakt vervolgens niet meer uit waar je eerdere berichten uit deze discussie hebt geplaatst, Outlook zet ze netjes onder elkaar. Klik op het witte driehoekje naast je bericht in de lijst en de hele discussie komt tevoorschijn.
Een bericht dat ik lees in het lee svenster wil ik niet als gelezen beschouwen.
Ik promoot in mijn trainingen het gebruik van het leesvenster. Dubbelklikken om te openen is niet meer nodig. Het probleem is dan wel dat een bericht als gelezen wordt beschouwd, niet meer ‘vet gedrukt’ in de lijst staat en dus een beetje uit de focus is. Het is niet efficiënt om steeds weer met de rechtermuis op ‘weergeven als ongelezen” te klikken. Dit euvel los je eenmalig op via Tabblad Beeld >> Leesvenster >> Opties >> tweede vierkantje uitvinken.
De Outlookagenda werkt pas vlot na een bezoekje aan de ‘opties’. Iedereen moet sowieso even bij Bestand >> Opties >> Agenda langs om een aantal instellingen aan te passen. De standaardherinnering kun je beter uitzetten. Zeker als je zelf de organisator bent van veel vergaderingen van de manager(s). In het geval je toch eens een herinnering wilt, kun je dit alsnog aangeven bij het maken van de vergadering. Feestdagen voeg je eenmalig toe zodat je niet per vergissing een vergadering organiseert op Hemelvaart en wat verderop in dit venster vink je aan dat de weeknummers bij de agenda mogen toegevoegd worden. Houd je niet zo van de planningsweergave? Zet dan hier ook het vinkje uit dat deze automatisch inschakelt na het openen van meerdere agenda`s.
In een klik een bericht sturen aan een vaste groep mensen. Voor sommige instellingen moet je even tijd uittrekken. Daarna bewijzen ze je pas een dienst in snelheid en gemak. Zo is er de groep Snelle Stappen in het Tabblad Start. Als je regelmatig een groep mensen mailt dan heb je daar wellicht een distributielijst voor gemaakt (dat heet tegenwoordig ‘Nieuwe Groep Contactpersonen’). Via Nieuwe Snelle Stap >> Nieuwe Mail Naar >> voeg je een naam toe aan deze stap en de mailgroep. Eén klik volstaat vervolgens om meteen een bericht te starten aan deze groep.
2/5
Standaard adresboek veranderen en sorteren op voornaam Niet iedereen wil de algemene adreslijst als standaard zien. Zeker niet als je een zelfstandig secretaresse bent en enkel van de lijst Contactpersonen gebruik maakt. En niet iedereen wil deze lijst gesorteerd op achternaam. In beide gevallen pas je dit aan via Bestand >> Accountinstellingen >> Tabblad Adresboeken >> Klik op Outlook Adresboek en vervolgens op wijzigen
Maak Persoonlijke Mappen aan om ruimte te besparen. Archiveren (al dan niet automatisch) is bij de meesten wel bekend. Voordeel is dat alles buiten Outlook wordt opgeslagen en dat deze map alle indelingen van je originele postbus overneemt. Minder bekend is het maken van Persoonlijke Mappen. Daarbij maak je een map die ook buiten Outlook staat, waarbij je de naam en indeling zelf bepaalt en waar je alle e-mail handmatig naar toe kunt slepen. Dit is interessant voor wie veel verzonden e-mail of veel mailcorrespondentie rond projecten wilt bewaren. Net zoals archiefmappen is deze Persoonlijke map in Outlook zichtbaar. Maak deze aan via Bestand >> Accountinstellingen >> Tabblad Gegevensbestanden >> Klik op Toevoegen >> Kies voor Outlook gegevensbestand (.pst) >> Kies je locatie (niet de lokale Cschijf maar je Home-map of een gedeelde map als je er samen in wilt werken) >> Geef deze map een logische naam. Dit is een fantastische uitkomst voor ‘bewaarders’ maar ik zie hem jammer genoeg weinig op de werkplekken waar ik training geef.
3/5
De routing bepalen van je verzonden bericht In een bericht dat je net hebt opgesteld kun je via het tabblad Opties, in de groep Opties drie functies gebruiken die voor velen onbekend maar daarom niet minder functioneel zijn. ‘Verzonden items opslaan in’ zorgt er voor dat het verzonden bericht zo meteen in een ander (door jou aangeduid) mapje terecht komt. Dat scheelt je een duik in de verzonden items en een gesleep naar een archiefmap. Bij ‘Bezorging uitstellen’ regel je dat je bericht op een ‘strategische tijd’ aankomt. Dus niet op maandagmorgen om 9 uur maar op dinsdagmiddag om 12:30u zodat je bericht na de lunch mooi bovenaan staat. ‘Antwoorden richten aan’ geeft je de mogelijkheid alle reply`s op je bericht meteen naar een ander (of anderen) te sturen. Als jij niet verantwoordelijk bent voor de opvolging dan is het immers handig dat alles meteen bij de juiste persoon terecht komt.
Visuele hulp bij het zoeken naar gemeenschappelijke overlegmomenten. De ‘overlay-weergave’ blijkt nog vaak een onontdekte functie te zijn. Zet meerdere agenda`s open, klik op het pijltje links op het tabblad van iedere agenda en je merkt dat ze allemaal op elkaar liggen als doorzichtige agenda`s. Het wordt wellicht een druk en kleurrijk prentenboek maar focus alleen maar op het zoeken naar witte ruimten. Die geven de gemeenschappelijke vrije tijd aan. Zorg dat de agenda van waaruit je gaat organiseren boven ligt door op het tabblad van die agenda te klikken. Klik nu in het Lint op Nieuwe Vergadering. Merk hier op dat je meteen iedereen kunt uitnodigen wiens agenda je hebt openstaan. Dit systeem is de moderne tegenhanger van de planningsweergave.
4/5
Meer Outlookmodules tegelijkertijd openen Je kunt e-mail, agenda, taken, contactpersonen en notities tegelijkertijd open zetten. Klik daarvoor met rechts op de knop van de module en kies voor ‘In nieuw venster openen’. Als je dit iedere dag zo wilt, sluit dan niet elk venster afzonderlijk maar sluit Outlook af via Bestand >> Afsluiten. Morgen start Outlook meteen op met alle modules die je daarvoor had aangegeven. De volgorde wordt bepaald op basis van de volgorde waarin je ze open hebt gezet. Schakelen doe je via de Windowsknop+Tab (voor een Windows7-machine) of Ctrl+Tab (voor een XP-machine of Citrix-client)
Laat de voltooide taken niet meer zien onder je agenda Al je taken (en e-mails met vlaggetjes) komen onder je agenda in het takenvenster te staan. Als je op een vlaggetje klikt wordt de betreffende taak voltooid en dus doorstreept. Als je het niet prettig vindt dat deze voltooide taken zichtbaar blijven, klik dan met rechts op de titelbalk van dit takenvenster en vink uit de voltooide taken moeten weergegeven worden.
Een Snelklikcategorie maken om berichten te ordenen. In de berichtenlijst kun je categorieën toevoegen. Zo kun je de berichten die jij moet afhandelen in het postvak van je manager de categorie meegeven ‘doet (jouw naam)’, of mail waarover je even moet bellen de categorie geven ‘bellen’. En er wordt nog veel geprint, ondanks de digitalisering dus berichten die geprint moeten worden geef je de categorie ‘printen’. Is er een categorie die je vaak gebruikt, maak daar dan een ‘snel klikker’ van: in het Tabblad Start vouw je de knop Categoriën open en klik je onderin de lijst op Snelklikken Instellen. Voortaan kun je met één klik van je linkermuis in het categorieveld naast het bericht de snelklikcategorie toevoegen. Al deze instellingen zorgen er voor dat Outlook sneller en efficiënter gaat werken. Ze zijn sterk afhankelijk van je persoonlijke werkwijze en je functie. Ik ben benieuwd wat het je oplevert. Laat een reactie achter op mijn website.
5/5
