EDITORIAL Secara umum, dalam sistem pengelolaan jurnal secara online menggunakan Open Journal System (OJS) terdapat beberapa peran tugas (role), yaitu Site Administrator, Journal Manager, Editor, Section Editor, Reviewer, Author, Reader, Subscription Manager, Copyeditor, Layout Editor, dan Proofreader. Journal Manager merupakan perantugas tertinggi dalam sebuah jurnal yang dapat melakukan pengaturan (setup) pada sebuah jurnal termasuk kebijakan (policy) dan memberikantugas dan tanggungjawab kepada user terdaftar (atau menciptakan user sendiri) untuk bertugas sebagai Editor, Section Editor, dan Reviewer. Dibawah peran tugas Journal Managerterdapatrole sebagai Editor. Seorang Editor inilah yang mengawasi seluruh proses editorial dan proses penerbitan jurnal. Tentu saja seorang Editor harus bekerja sama dengan Journal Manager, khususnya pada saat pengaturan kebijakan (policy) dan prosedural jurnal. Dalam proses editorial dan submission (submit naskah), Editor harus menunjuk Section Editor untuk menghindari terjadinya kesulitan dalam proses review dan submission. Akan tetapi, Editor sendiri juga dapat berperan sebagai Section Editor dalam proses editing, melihat naskah yang diterima (accepted) melalui copy editing, layout dan proofreading.Selain itu, Editor juga dapat menjadwalkan waktu submission untuk publikasi, menyusun daftar isi, dan menerbitkan issue atau pokok pembahasan sebagai bagian dari proses penerbitan.
A. Editor Home Untuk dapat bertugas sebagai Editor, seorang user harus masuk (log in) sebagai EditoratauJournal Manager (yang masuk sebagai salah satu Editor).Setelah masuk ke user home, pilih menu Editor untuk bertugas sebagai Editor.
Pada halaman Editor Home terdapat dua menu utama, yaitu Submissions dan Issues.DibawahSubmissionsakan terlihat jumlah item proses yang sedang berjalan, diantaranya: o
“unassigned” artinya naskah belum ditugas-kerjakan,
1
o o o
“in review” artinya naskah sedang di-review, “in editing” artinya naskah sedang diolah, “archives” artinya naskah yang sudah diarsipkan.
Sedangkan dibawah “Issues” terdapat beberapa menu, yaitu: o “Create Issue”, membuat issue atau nomor terbitan, o “Notify Users”, memberikan notifikasi kepada user terdaftar di jurnal melalui email, o “Future Issues”, menentukan jadwal publikasi berikutnya, o “Back Issues”, mengatur issue atau nomor terbitan jurnal yang telah dipublish. Pilih salah satu menu tersebut untuk melakukan proses lebih lanjut.
1.1. Journal Sections Secara default, seluruh naskah jurnal yang diupload oleh Penulis (Author)akan disimpan di menu“unassigned” apabila belum dilakukan review dan proses editing. Hal ini terjadi karena Editor belum menunjuk seorang user yang bertugas sebagai Section Editor. Sehingga jika ada naskah yang masuk, maka pemberitahuan akan ditujukan ke Editor. Dengan begitu, tugas Section Editor harus ditambahkan oleh Editor secara manual saat ada naskah yang masuk. Supaya notifikasi tersebut langsung masuk ke Section Editor makaJournal Managerharus menambahkan user yang bertindak sebagai Section Editor pada Journal Management bagian “Journal Sections”.
Jurnal yang dikelola dengan sistem OJS ini dapat berisi beberapa section atau bagian, misalnya Artikel, Review, Research, dll. Setidaknya harus ada satu section dalam portal jurnal online ini supaya Author dapat melakukan pengiriman naskah secara online. Pada saat akan melakukan submit naskah, Author harus memilih salah satu section jurnal yang dibuat oleh Journal Manager. Saat pertama kali jurnal online ini dibuat, sistem akan secara otomatis berisi sebuah section yang berjudul “Articles”, akan tetapidapat juga dilakukan pengaturan ulang.
2
Untuk mengatur section ini lebih lanjut dapat dilakukan dengan memilih menu “edit”. Di bagian ini dapat dilakukan penyuntingan mengenai judul section, kebijakan section, form review, dll.
Ada beberapa opsi lain yang bisa kita lakukan pada bagian journal section ini, antara lain:
o
o
o o o
Indexing: - Pilihan apakah akan dilakukan peer-review atau tidak. - Pilihan memerlukan abstak atau tidak pada naskah yang di submit Author. - Pilihan untuk dimasukkan ke pengindeksan jurnal atau tidak Restriction: Aktifkan jika hanya Editor dan Section Editor yang bisa submit naskah, sedangkan Author tidak dapat, dan jangan dicentang jika mengijinkan Author untuk submit pada section ini. Word count: Menentukan jumlah batasan maksimal kata dalam sebuah abstrak naskah yang di-submit. Table of contents: pilihan menghilangkan judul dalam section ini dari daftar isi issue, dan pilihan untuk menghilangkan nama untuk item section dari daftar isi issue. About: menghilangkan section ini pada halaman “About” jurnal.
3
Pada bagian Section Editor di halaman Journal Sectionakan diatur penambahan dan pengurangan user yang akan bertindak sebagai Section Editor. Tambahkan user yang sudah terdaftar sebagai Section Editordengan menekan menu “ADD” untuk dijadikan sebagai seorang petugas Section Editor, yaitu menyunting atau melakukan review naskah yang masuk.
Dengan demikian tugas Editor menjadi berkurang satu, karena sudah secara otomatis akan dilakukan oleh user yang sudah ditunjuk sebagai Section Editor.
Untuk menghapus peran tugas sebagai Section Editor dapat dilakukan dengan memilih menu “REMOVE”. Sebelum dapat disimpan, Section Editor yang telah ditunjuk setidaknya harus diberikan satu tugas, yaitu bertugas melakukan review atau editingatau keduanya.
1.2. Submissions (from Author) Assignment Submissions Ketika Author selesai melakukan proses submit naskah dan journal section belum ditentukan petugas Section Editor-nya, maka secara otomatis akan muncul di arsip antrian “Unassigned”. Namun jika journal section sudah ditentukan oleh Journal Manager( 1.1. Journal Sections) maka antrian naskah yang di submit Authorotomatisakan masuk ke menu “In Review”. Pada halaman ""Unassigned" terdapat link menuju proses antrian lain (In Review, In Editing, Archives), fungsi pencarian, dan daftar naskah yang sudah disubmit Author untuk menunggu respon penugasan (Review atau Editing) oleh Section Editor.
4
Submission Summary Submission recordterbagi menjadi empat halaman, yaitu Summary, Review, Editing, dan History. Pembahasan lebih lanjut mengenai Review danEditingada di halaman berikutnya.
Rangkuman informasi naskah yang sudah diupload oleh Author dan belum di tugas-kerjakan (assign)akan menampilkan data-data mengenai nama Author, Judul naskah, file asli yang diungga, dan tanggal submit serta comment jika Author memberikan komentar saat melakukan submit naskah. File tambahan dapat diunggah sekaligus pada menu “ADD A SUPPLEMENTARY FILE”. Bagian journal section juga dapat diubah sesuai dengan daftar section yang ada. Pada bagian “Editors” akan bertuliskan “None assigned” selama belum diserahkan kepada Section Editor untuk dilakukan proses review atau editing.
5
Terdapat tiga pilihan aksi yang dapat dilakukan oleh editor untuk menambahkan petugas review atau editing naskah yang masuk, yaitu: o
“Add Section Editor”, artinya menambahkan seseorang yang berperan sebagai Section Editor untuk dapat melakukan tugas review atau editing naskah. Pilih menu “assign” untuk memberikan tugas review atau editing naskah kepada seorang Section Editor.
Saat menu “Assign” dipilih, email akan secara otomatis di-generate untuk menginformasikan kepada Section Editor yang dipilih mengenai tujuan dari penugasan (assignment) tersebut. Akan tetapi jika tidak perlu melakukan pengiriman email, dapat langsung menekan tombol “Skip Email”. Disarankan untuk selalu mengirimkan email supaya memperoleh notifikasi.
o
6
“Add Editor”, menambahkan seseorang yang berperan sebagai Editor untuk dapat melakukan proses review dan editing naskah.
o
“Add Self”, membuat dirinya sendiri (saat login sebagai Editor) untuk bertugas melakukan proses review dan editing.
Saat assignment telah diberikan kepada salah seorang Section Editor, maka pada bagian Editors akan muncul pilihan aksi yang akan dilakukan oleh petugas yang ditunjuk tersebut, apakah melakukan review atau editing saja atau sekaligus keduanya.
Status editorial naskah yang di submit oleh Author akan berupa “Awaiting assignment” selama pekerjaan review atau editing belum di-assign.Setelah tugas diberikan kepada Section Editor, maka tampilan status akan berubah sesuai dengan proses yang saat itu sedang dilakukan, yaitu “In Review”. Lebih jauh lagi, Editor juga dapat langsung melakukan penolakan terhadap naskah yang di submit Author melalui menu “Reject and Archive Submission”.
Selain status proses yang sedang dilakukan pada naskah yang di submit Author juga terdapat informasi lain, yaitu kapan waktu naskah diajukan dan kapan terakhir naskah dimodifikasi. Dibagian summary dari “Unassigned Submissions” ini terdapat informasi mengenai metadata naskah yang ter-submit, yaitu data mengenai Author, Judul dan Abstrak naskah, Indexing, Agen yang memberikan sponsor dan referensi naskah yang disubmit. Jika Editor berkeinginan untuk memperbaiki atau menambahkan informasi mengenai naskah yang di submit tersebut, dapat dilakukan dengan memilih menu “Edit Metadata”.
7
Kirim email ke Author
Editor juga dapat mengirim email kepada Author dengan memilih tanda email. Hal ini dilakukan jika Editor perlu menyampaikan sesuatu kepada Author terkait naskah yang di submit tersebut.
1.3. Issue Issue atau nomor terbitan jurnal merupakan bagian penting dalam sebuah jurnal. Seorang Editor memiliki empat tindakan (wewenang) terkait issue, yaitu Create Issue, Notify User, Future Issue, danBack Issue.
Hanya user yang memiliki peran sebagai Editorsaja yang dapat menciptakan issue (create issue) dan menerbitkan issue. Section Editor dapat menambahkan jadwal submit terhadap issue yang sudah ada (future issue), tapi tidak dapat menciptakan issue. Merupakan tanggungjawab Editor untuk memeriksa semua material yang diedit telah dikoreksi oleh Author dan atau dikoreksi oleh Proofreader. Editor dapat mengatur susunan section dan artikel (untuk setiap issue), memodifikasi data issue (seperti volume dan informasi nomor), serta melengkapi detil issue dan cover image, dll.
8
Hanya seorang Editor yang boleh dan bisa menghapus jurnal (issue) yang sudah diterbitkan dari daftar isi. Dan hanya Editor jugalah seseorang yang dapat mengirim email notifikasi ke seluruh Reader terdaftar untuk memberitahu mereka tentang issue baru.
Create Issue Untuk membuat issue baru, pilih menu “Create Issue”. Issue yang dapat kita ciptakan antara lain adalah: o “Future Issue” ,merupakan issue selanjutnya yang akan diterbitkan. o “Current Issue”, merupakan issue yang baru sajaditerbitkan. o “Back Issue”,merupakan issue terdahulu (yang biasanya)telah diterbitkan.
Lengkapi data untuk identifikasi issue, mulai dari volume, nomor, tahun, judul dan deskripsi issue. Identifikasi issue dapat ditampilkan pada jurnal web dengan mengaktifkan tanda centang dari volume, number, year, dan title. Pilihan untuk Cover issue juga dapat diatur dengan melengkapi data-data yang berada pada bagian Cover. Jika pilihan ini dicentang, maka akan muncul cover yang terdapat pada tampilan issue di halaman web jurnal. Namun pilihan tersebut tidak akan berlaku jika pada bagian display diaktifkan.
9
Lakukan penyimpanan dengan memilih tombol save. Dengan demikian kita sudah memiliki issue baru berdasarkan tipe yang telah dibuat.
Future Issue Future Issuemerupakan kumpulan naskah jurnal yang telah atau sedang di edit namun belum diterbitkan. Untuk melihatnyapilih menu “future issue” sehingga terlihat daftar beberapafuture issue yang telah dibuat. Future issue ini juga dapat dihapus atau diubah data dan informasi identifikasinya. Untuk menghapus, pilih menu “Delete”, sedangkan untuk merubah data informasi identifikasinya, pilih nama salah satu yang terlihat pada daftar isi.
Untuk menerbitkan salah satu future issue juga dapat dilakukan dengan cara memilih salah satu issue yang akan diterbitkan dan tekan tombol “publish issue”.
10
Jika terdapat lebih dari satu naskah dalam satu issue maka susunan urutan naskah tersebut dapat diatur urutannya melalui menu anak panah keatas dan kebawah pada menu paling kiri.
Back Issue Halaman Back Issue menampilkan seluruh daftar issue yang telah diterbitkan, termasuk issue saat ini (current issue). Ada tiga perbedaan utama antara halaman ini dengan halaman “Future Issue”, yaitu : o Halaman ini menampilkan tanggal kapan issue diterbitkan, o Dapat dilakukan pengurutan susunan daftar back issue keatas atau kebawah yang berdampak pada urutan susunan tampilan naskah pada halaman Archive (arsip) jurnal. o Terakhir, daftar issue yang sudah terbit dapat dijadikan “current issue” melalui menu yang terdapat di bagian paling bawah halaman ini.
Pilih menu link issue untuk melihat daftar isi dari issue tersebut.
Upload Artikel Back Issue Mengunggah artikel/naskah back issuepada portal online (website) berarti memasukkan artikel yang telah/pernah diterbitkan pada volume dan nomor issue, sehingga tidak perlu melalui proses review dan editing lagi. Proses upload artikel Back issueini hanya dapat dilakukan oleh Jurnal Manager. Akan tetapi sebelum Jurnal Manager dapat mengunggah artikel tersebut,issue volume dan nomer terbitan terlebih dahulu harus dibuat. Dan yang mempunyai hak (wewenang) untuk menciptakan issue adalah Editor atau chief Editor. Dengan demikian, artikel yang akan diunggah oleh Jurnal Manager dapat dimasukkan ke dalam volume terbitan yang telah dibuat Editor tersebut. (Untuk membuat dan menerbitkan issue baru dapat dilihat pada poin 1.3) Untuk dapat mengunggah artikel back issue, seorang user (yang sudah terdaftar) harus login sebagai Jurnal Manager.Perhatikan bagian pada Management Pages dan pilih menu Import/Export Data
11
Selanjutnyapada halaman Import/Export data, pilih QuickSubmit Plugin. Inidigunakan untuk melakukan upload artikel back issue dalam beberapa langkah tanpa harus melalui proses review dan editing.
Pada halaman QuickSubmit Plugin ini, tentukan lokasi/tempat dimana artikel dikelompokkan berdasarkan issue-nya. Pilih add to an existing, kemudian pilih volume dan nomor back issue yang ingin ditempati.
12
Lengkapi data artikel yang akan diunggah dengan memilih file (pdf) artikel yang akan diunggah tersebut dan tekan tombol “upload” untuk mengunggah sebelum dilakukan proses penyimpanan lebih lanjut.
Berikutnya lengkapi data penulis artikel tersebut mulai dari nama penulis pertama hingga penulis terakhir (jika penulis lebih dari satu orang). Jika penulis terdiri lebih dari satu, pilih tombol “Add Author” untuk menambahkan penulis berikutnya.
13
Lengkapi data judul dan abstrak serta keyword artikel tersebut. Jika keyword lebih dari satu, untuk memisahkan keyword tersebut, gunakan tanda titik koma (;). Gunakan “en” jika bahasa yang digunakan merupakan bahasa Inggris, dan gunakan “id” jika bahasa yang digunakan menggunakan
14
bahasa
Indonesia.
15
1.4. Nofify User Editor dapat mengirimkan pemberitahuan kepada seluruh user yang terdaftar pada sistem jurnal tersebut, semua Pembaca maupun Penulis melalui email. Email salinan dapat juga kepada Editor pengirim itu sendiri dengan mengaktifkan tanda centang “Send a copy of this message to my address”. Selain itu, Editor juga dapat memberitahukan issue yang diterbitkan kepada mereka.
B. Section Editor Seseorang yang bertugas sebagai Section Editor akan mengatur review dan editing dari penyerahan naskah (submission) pada section tersebut (misalnya, Article, Reasearch, Book Review, dll), sesuai dengan yang sudah ditunjuk oleh Editor atau Journal Manager. Jika artikel diterima (accepted) untuk diterbitkan, Section Editor jugabisa mengawasi proses editing, namun lebih seringnya tidak melakukan hal ini. Karena alur kerjanya merupakan tanggungjawab dari Editor, akan tetapi tergantung juga pada policy(kebijakan) yang dibuat mengenai bagaimana tugas dibagi. Untuk dapat menjalankan tugas sebagai Section Editor, login ke sistem jurnal menggunakan akun yang sudah diatur sebagai Section Editor.
16
Pada halaman Section Editor akantampil naskah-naskah yang telah di submit Author yang penugasannya telah diberikan oleh Editor atau Journal Manager. Untuk melihat rangkuman naskah yang di submit, pilih link judul naskah yang ingin dilihat.
2.1.
Menentukan Reviewer (Assigning Reviewer)
Dari halaman “Submissions in Review”, pilih artikel yang akan dilakukan proses review.
Dari sini Section Editor dapat mengirim email kepada Author, Editor, maupun Section Editor yang lain. Selain itu, naskah asli yang akan di review juga dapat dilihat dengan cara mengunduhnya terlebih dahulu. Apabila ingin mengganti dengan versi hasil revisi dapat dilakukan dengan cara mengunggah file revisi tersebut. Untuk melakukan review terhadap naskah yang masuk dapat menunjuk seseorang yang memiliki peran sebagai Reviewer dengan cara memilih link “Select Reviewer”.
17
Dibagian halaman reviewer akan muncul beberapa nama yang bertindak sebagai reviewer. Pilih beberapa reviewer yang dipercaya untuk melakukan review naskah.
Selanjutnya pilih menu “Select Review Form” untuk memilih dan menentukan form review (yang telah dibuat sebelumnya) apa saja yang akan digunakan untuk melakukan review naskah tersebut. Namun jika menginginkan form review lain, login sebagai Journal Managerdan lihat bagian journal management.
Beberapa daftar form review akan tampil pada halaman “Review Form”, tekan link “Assign” untuk memilih form tersebut atau “Preview” untuk melihatnya.
Sebelum Reviewer dapat menjalankan tugasnya sebagai pe-review, Section Editor harus mengirimkan request kepada Reviewer apakah bersedia atau tidak untuk melakukan tugas ini, yaitu dengan cara memilih simbol amplop pada bagian dibagian kolom masing-masing Reviewer.
18
Request yang dikirim oleh Section Editor akan berupa email yang berisi tentang permintaan untuk melakukan review dan keterangan singkat mengenai naskah. Jika Section Editor itu sendiri berkeinginan mendapat salinan email yang dikirim, aktifkan menu “send a copy of this message..”.
Pengiriman email permintaan ini perlu dilakukan supaya Reviewer dapat melakukan tugasnya untuk melakukan review. Ketika request sudah dikirimkan, status tanggal request akan tampil sebagai pemberitahuan waktu request. Pembatalan request kepada Reviewer juga dapat dilakukan dengan memilih link “Cancel Request”
19
Selanjutnya menunggu proses review selesai dari Reviewer yang telah ditunjuk sebagai pertimbangan apakah naskah tersebut akan diterima atau ditolak atau ada revisi.
Ada beberapa keputusan yang bisa dipilih oleh Section Editor terkait naskah, yaitu: o “Accept Submission”, artinya naskah tersebut diterima untuk di edit dan diterbitkan. o “Revision Required”, membutuhkan naskah yang sudah dilakukan revisi. o “Resubmit for Review”, memberikan permintaan untuk submit ulang kepada Author. o “Decline Submission”, menolak naskah tersebut.
20
