EDI-fakturace v oblasti prodeje produktů a služeb

E-fakturace / EDI-fakturace v oblasti prodeje produktů a služeb Praha, 19.4.2012 Ing. Viktor Petráš, Sales & Marketing Director, Ing. Roman Imrich, Product & Development Manager, EDITEL CZ, s.r.o.

www.editel.at

AGENDA 1) Viktor Petráš:  EDITEL – profil společnosti  Stručná historie EDI-fakturace v ČR i SR  Hlavní standardy a formáty pro e-fakturaci ve vztahu k procesům a partnerům:   



PDF (obrazový dokument) EDI 2)(EANCOM/GS1) Roman Imrich: ISDOC (hybridní řešení) jakožto formát pro lokální použití

 Kompletní portfolio možných řešení e-fakturace: Elektronický podpis ANO apro proč!  –webEDI malé společnosti   

SW či služba pro střední společnosti dedikovaný outsourcing či integrační platforma pro velké korporace PDF-fakturace v režimu B2C či BillPresentmentu

E-fakturace formou SW, služby či outsourcingu v „cloudu“? Elektronická archivace - varianty řešení a postupy pro dlouhodobé uchovávání daňových dokladů – v kombinaci s řešeními 3) Viktor Petráš:  Plná automatizace procesu EDI-fakturace v oblasti FMCG  

  



portfolio statusových a zpětnovazebních zpráv a jejich význam případová studie SPAR CZ případová studie COOP SK

Závěrečné shrnutí – fakturovat elektronicky „je standard“ 2 | © 2012 EDITEL | www.editel.eu

EDITEL– profil společnosti  Poskytovatel řešení a služeb pro B2B informační logistiku

• Člen skupiny GS1 Austria a garant v implementaci GS1 standardů • 18-ti letá historie a s ní svázané zkušenosti s EDI • Kompetenční centrum pro: • • •

Supply Chain Management Informační logistiku Informační integraci

• Nabízíme a spravujeme mezinárodní eBusiness řešení • Zastoupení v 17 zemích střední a východní Evropy  Hlavní oblasti činnosti a zájmu

• B2B komunikační platforma (eXite® Business Integration Network) • B2B integrační řešení (EDI/EAI) • B2B specializovaná řešení s přidanou hodnotou • • •

Webová řešení E-Fakturace E-Archivace

• Řešení pro Bankovní sektor 3 | © 2012 EDITEL | www.editel.eu

EDITEL – globální dosah  Mezinárodní rozměr:

•

•

•

EDITEL pobočky: • Vídeň, AT • Praha, CZ • Bratislava, SK • Budapešť, HU • Istanbul, TR Lokální síť franchise-partnerů: • Bělorusko • Bulharsko • Chorvatsko • Německo • Itálie • Kazachstán • Moldávie • Rumunsko • Rusko • Srbsko • Slovinsko • Ukrajina Globální dosah prostřednictvím dalších mezinárodních propojení s > 60 B2B poskytovateli celého světa. 4 | © 2012 EDITEL | www.editel.eu

Stručná historie EDI-fakturace v ČR/SR  Elektronická fakturace je v ČR obecně akceptována současnou legislativou od roku 2002 a podobně i na Slovensku • zákon o DPH, zákon o účetnictví, směrnice EU, atd.  Masivnější expanzi bezpapírové EDI-fakturace datujeme cca. od roku 2002 • Obchodní řetězec Makro CZ / Metro SK byl tehdy aktivní hybnou silou • Od té doby se stejnou cestou vydali prakticky všechny obchodní řetězce  Již v úvodu si obchodní řetězce uvědomovaly, že je vhodné a především užitečné dále prohloubit automatizaci fakturačních procesů • Byla implementována řada tzv. statusových- a zpětnovazebních zpráv • Včetně implementace elektronického podpisu  EDITEL byl takříkajíc „vždy při ruce“ • První studie o reálné možnosti bezpapírové el. fakturace byla provedena již v r. 1999 • Konzultační aktivity při implementaci všech procesů v kombinaci s EDI • Vývojové aktivity v podobě vlastních nástrojů (SW či služeb) pro párování zpráv až do oblasti poskytování podoby dnešního „business reportingu“. 5 | © 2012 EDITEL | www.editel.eu

1) Viktor Petráš:

Hlavní standardy a formáty pro e-fakturaci ve vztahu k procesům a partnerům  

PDF , EDI, ISDOC

Elektronický podpis ANO/NE a proč?

www.editel.at

Hlavní standardy a formáty pro e-fakturaci: PDF  Definice: Portable Document Format (přenosný formát dokumentů) – souborový formát (vyvinutý Adobe) pro ukládání dokumentů nezávisle na HW i SW, na kterém byly pořízeny • pro e-fakturaci ideální vzhledem ke způsobu zobrazení (nezávislost reprodukce na HW, SW) • snadno vytvořitelný díky otevřenosti formátu  Zpracování: • Obecně jej považujeme formát nestrukturovaný, tj. strojově automaticky nezpracovatelný (naskenovaný dokument); vyjma formátu PDF s datovým kontajnerem, který může kromě PDF-obrazu obsahovat i strukturovaná data • Může být zcela věrohodnou kopií papírové předlohy (grafika, loga, fonty) • Jeden a ten samý obraz může mít různou velikost souboru, dle kvality uložení.  Použití: • Snadné skenování papírové předlohy, její el. podpis, distribuce partnerovi a archivace • Ideální pro oblast B2C, kde je PDF vystavováno a distribuováno tisícům příjemců • PDF/A pro archivaci – obsahuje veškeré informace pro zobrazení souboru v budoucnu 7 | © 2012 EDITEL | www.editel.eu

Hlavní standardy a formáty pro e-fakturaci: EDI  Definice: Electronic Data Interchange (elektronická výměna dat) – automatizovaná výměna dat mezi dvěma nezávislými aplikacemi, strukturovaných dle obecně přijatých standardů => B2B integrace. • pro automatickou e-fakturaci je naprosto ideální vzhledem k definovaným standardům UN/EDIFACT - EANCOM. • snadná implementace díky množství řešení a služeb  Zpracování: • Výměna dat probíhá v předem definované strukturované podobě, tj. strojově plně automaticky zpracovatelné, bez nutnosti zásahu lidské obsluhy. • Rychlost, Spolehlivost, Bezpečnost, Kvalita, … • Mnoho automatických řešení (SW, SaaS), včetně semi-automatického – „Web EDI“  Použití: • B2B v režimu N:1, největší efekty v oblastech: FMCG, Automotive, příp. Bankingu • Obecně velké množství popsaných a zužívaných zpráv – zejména pak pro fakturaci. • Mezinárodní implementace je snadná díky mezinárodním standardům!

8 | © 2012 EDITEL | www.editel.eu

Hlavní standardy a formáty pro e-fakturaci: ISDOC  Definice: Information System Document – formát elektronické fakturace v ČR, definovaný „Pracovní skupinou pro Elektronické standardy výměny dat“ sdružení ICT Unie (dříve SPIS) v roce 2008. • ideální pro automatickou e-fakturaci mezi ERP-systémy v ČR podporujícími jeho export/import (dnes více než 23). • implementace v mezinárodním prostředí „je otázkou“  Zpracování: • Výměna dat probíhá rovněž ve strukturované podobě (technicky XML), tj. strojově plně automaticky zpracovatelné, bez nutnosti zásahu lidské obsluhy • K dispozici jsou bezplatné nástroje pro čtení a tisk formátu, bez interakce s ERP • Podpora elektronického podpisu z důvodu legislativy (zejm. zák. o DPH) • Otázkou může být rychlost, bezpečnost a dohledatelnost přenosu dat mezi subjekty  Použití: • B2B (většinou v režimu 1:1), veřejná správa, soukromé osoby • Snadno implementovatelný v rámci ČR, bez dalších nákladů za přidané hodnoty • Mezinárodní implementace je diskutabilní z důvodu podpory/pochopení v zahraničí 9 | © 2012 EDITEL | www.editel.eu

Elektronický podpis – ANO a proč?  Elektronický podpis / elektronická značka je obecně a především legislativně přijatou technologií zabezpečující zpravidla kryptografickými metodami autenticitu a integritu elektronického dokumentu. • nejpřesněji o něm hovoří zákon o DPH, • důležitou roli hraje rovněž při dlouhodobé důvěryhodné archivaci, • na evropské úrovni však panují diskuse.  Z pohledu diskutovaných formátů: • PDF – el. podpis je tvořen standardně na principu podpisu otisku dokumentu • EDI – el. podpis je tvořen opět standardně, ovšem je distribuován přímo v konkrétních segmentech vlastní zprávy (EDIFACT „embeded“) • ISDOC – podporuje el. podpis dle standardu XML Signature  Obecný pohled i pohled EDITELu – určitě ANO: • Technologie je zde, software i služby jsou k dispozici … Proč se tedy nechránit? • Akreditované certifikační autority jsou zde … Ceny certifikátů nejsou závratné. • Důvěryhodná archivace má za cíl vždy prokázat autenticitu, integritu elektronických dokumentů i v čase 10 | © 2012 EDITEL | www.editel.eu

2) Roman Imrich:

Kompletní portfolio možných řešení e-fakturace

www.editel.at

Technicko-metodický pohled na e-Fakturaci Elektronický dokument Technologické prostředky • • •

Standardizovaný datový formát Spolehlivý a bezpečný přenos dat Kryptografické standardy

Legislativa Procesy a připravenost systémů Úroveň integrace a automatizace Forma realizace a provozu


Řešení e-Fakturace

Řešení

Služba manuálně

Služba automaticky

Lokální

Počet dokumentů

Nízký

Střední až vysoký

Střední až vysoký

Vysoký

Vhodné pro

Malé a střední společnosti

Všechny velikosti společností

Všechny velikosti společností

Velké společnosti

Možnost integrace

Nízká

Střední

Vysoká

Vysoká

Úroveň automatizace

Střední

Vysoká

Vysoká

Vysoká


Integrační

E-Fakturace formou Web-EDI Polo automatické řešení Poskytováno jako služba Společnosti s nízkým počtem dokumentů Rychlost zavedení a dostupnost partnerů Minimální vstupní náklady Není nutná znalost problematiky Migrace na automatické řešení Bez možnosti těsnější integrace


SW nebo služba pro středně velké firmy Objem dokumentů a požadovaný výkon Úroveň integrace Znalost problematiky Svěření a ochrana důvěrných dat (Ne)závislost na dodavatelích / poskytovatelích Plánovatelné náklady Vždy dostupná nejaktuálnější verze Garance kvality Možnosti customizace Přizpůsobení se rozvoji společnosti 15 | © 2012 EDITEL | www.editel.eu

Dedikovaný outsourcing nebo integrační SW Cíleno na velké společnosti Speciální požadavky Strategie společnosti Optimalizace interních procesů Konsolidace infrastruktury Dedikovaná podpora Požadována úroveň integrace Škálovatelnost Univerzálnost


PDF fakturace v B2C a publikování dokumentů PDF jako srozumitelný formát pro e-Fakturaci • • •

Autenticita Integrita Čitelnost

Použitelné pro model B2B i B2C Možnosti doručení dokumentu • •

Přímé zaslání Vystavení na portálu

Archivace Jednoduché zavedení partnerů


Výhody a nevýhody služby a SW E-fakturace formou služby + + + -

Aktivity a zodpovědnost převezme poskytovatel Podpora při řešení sporů Vždy aktuální Citlivá data mimo společnost Méně těsná integrace a přizpůsobení

E-fakturace jako lokální řešení + + + + -

Vše pod vlastní střechou Vhodné pro komplexní prostředí Těsná integrace a přizpůsobení Nižší provozní náklady při vyšších objemech Vyžaduje vlastní IT zdroje Potřebná částečná znalost problematiky 18 | © 2012 EDITEL | www.editel.eu

Elektronická archivace – varianty řešení Archivační služba v kombinaci • •

s lokálním řešením e-Fakturace s řešením e-Fakturace formou služby

Archivační SW v kombinaci • •

s lokálním řešením e-Fakturace s řešením e-Fakturace formou služby

Důvěryhodnost • •

Auditovatelný proces Zabezpečení dat

Dlouhodobost • •

Bezpečné úložiště Expirace certifikátů


3) Viktor Petráš:

Plná automatizace procesu EDI-fakturace v oblasti FMCG Portfolio statusových a zpětnovazebních zpráv, jejich význam a použití

www.editel.at

EDI-fakturace – vzorový proces

Legenda:


1)

Vytvoření inhouse dat pro fakturu

2)

Elektronický podpis a odeslání

3)

Ověření el. podpisu

4)

Potvrzení konverze

5)

Potvrzení formálního zpracování aplikací

6)

Potvrzení věcné správnosti dat

Příklady aplikace scénářů EDI-fakturace Implementace konkrétních procesů v rámci EDI-fakturace záleží na preferencích a rozhodnutí obchodního řetězce. Vesměs bývají nejčastěji implementovány následující scénáře: 

Kompletní bezproblémový průběh zpracování INVOIC – VŠE O.K.



Ověření elektronického podpisu – zamítnutí na úrovni zprávy AUTACK



Zpracování INVOIC – zamítnutí na úrovni zprávy APERAK



Zpracování INVOIC – zamítnutí na úrovni zprávy COMDIS



Zpracování INVOIC – podmínečné přijetí na úrovni zprávy COMDIS

Implementace konkrétních chybových kódů tvořících obsah zpětnovazebních zpráv APERAK i COMDIS je rovněž na rozhodnutí obchodního řetězce: 

APERAK – reflektuje různorodé formální chybové stavy hlášené aplikací příjemce (př. chybějící/neznámé GLN, chybějící info o společnosti, nenalezen dok. ke spárování)



COMDIS – reflektuje principielně chyby ve vlastním obchodním obsahu faktury (př. chyby ve zboží, cenách, množství, DPH, slevách, atp.) 22 | © 2012 EDITEL | www.editel.eu

3) Viktor Petráš:

Případové studie implementací EDI-fakturace

www.editel.at

Studie: EDI-fakturace ve EDI-stav ve SPAR CZ: 

EDI v provozu od r. 2001; ORDERS, DESADV, INVOIC (doteď paralelně s papírem)



2012 - implementace EDI-fakturace dle posledních EDIFACT standardů D.01B Syntax 4, s elektronickým podpisem a všemi zpětnovazebními zprávami



včetně připravenosti na plně bezpapírovou EDI-fakturaci díky dlouhodobému důvěryhodnému archivu

Důvody pro zavedení komplexních procesů EDI-fakturace: 

Automatizace a narovnání fakturačních procesů napříč společností: 

Odd. finanční účtárny a odd. kontroly faktur – snížení pracnosti



Nákupní odd. – lepší komunikace a vztahy s dodavateli



Management – snížení nákladů na lidské zdroje



Nedostatek lid. zdrojů – Vedoucí odd. organizace = EDI koordinátorem



Aktuální připravenost dodavatelů na statusové- a zpětnovazební zprávy 24 | © 2012 EDITEL | www.editel.eu

Studie: EDI-fakturace ve Interní procedury automatizace: 1) Dodavatel pošle svou INVOIC s el. podpisem prostřednictvím eXite do SPAR CZ 2) Ověření el. podpisu v rámci EDI-řešení (centrála v Salzburgu)  AUTACK zpráva odeslána (když negativní, další zpracování faktury je zamítnuto) 3) Formální kontrola faktury v ERP-systému vůči souvisejícím dokladům (dodací listy, příjemky); doklady jsou spárovány a uloženy v rámci tzv. “RK-aktu”.  APERAK zpráva odeslána (když negativní, další zpracování je zamítnuto; když pozitivní, je zpráva INVOIC rovněž archivována) 4) RK-akt je dále zpracováván – kontrola množství a cen a) Žádné rozdíly => potvrzení zpracování => odeslána positivní COMDIS zpráva b) Nalezeny rozdíly v množství nebo cenách – předání interně v rámci ERP buďto příslušnému místu příjmu zboží (pobočka, cen.sklad) nebo nákupnímu odd. a)

Souhlas s rozdílem – vytvořen opravný příjem nebo akceptována nová cena  odeslán positivní COMDIS , RK-akt uvolněn ke konečnému zaúčtování.

b)

Odmítnutí rozdílu – původní příjem je v pořádku nebo byla dojednána jiná cena  odeslán podmínečný COMDIS s rozdíly a žádostí o vytvoření dobropisu.  jakmile dorazí příslušný dobropis, je přidán do otevřeného RK-aktu, případ vyřešen, odeslán positivní COMDIS , RK-akt uvolněn ke konečnému zaúčtování. 25 | © 2012 EDITEL | www.editel.eu

Studie: EDI-fakturace v COOP SK specifická infrastruktura:

Stav EDI-projektu:  Projekt spuštěn v roce 2009  Cíl – implementace 10 EDI zpráv (ORDERS, DESADV, RECADV, RETANN, INVIOC, CONTRL, AUTACK, APERAK, COMDIS, REMADV).

 2400 obchodů x 35 subjektů x 35 EDI SW x 1 eXite x 600+ partnerů

A jedna cesta k EDI

Důvody pro komplexní EDI-fakturaci:  Automatizace ověřování faktur – implementace kontrolních mechanismů v ERP systémech.  Autom. hlášení chyb pomocí zpětnovazeb. zpráv  Snížení nákladů na lidské zdroje a pracnost

  


o 4 zprávy jsou statusové a zpětnovazební Od počátku je jedním z hlavních cílů projektu plně bezpapírová fakturace v kombinaci s legálním dlouhodobým archivem Důraz je kladen na optimalizaci procesů, především fakturačních Dnes je všech 35 subjektů vybaveno pro EDI (růz. úrovně) Plánované dokončení - rok 2012

Studie: EDI-fakturace v Interní procedury automatizace: 1)

Dodavatel pošle svou INVOIC s el. podpisem prostřednictvím eXite do COOP SK

2)

Zpracování v rámci EDI-řešení (by EDITEL) na dané COOP Jednotě:

3)

a)

Ověření el. podpisu – odpověď pomocí zprávy AUTACK, přičemž zpráva obsahuje příslušný kód chyby (z důvodu např. chybného otisku, neznámého certifikátu).

b)

Ověření EDIFACT syntaxe a konverze do INHOUSE formátu – výsledek je partnerovi sdělen pomocí zprávy CONTRL.

Hlubší komplexní kontrola prováděná COOP ERP-systémy: a)

Formální kontrola – kontrola povinných hodnot dle přísl. zákona či požadavku řetězce; kontrola technických závislostí (př. chybějící reference na objednávku, neznámý EAN zboží), což chrání ERP systém od zbytečného importu chybných nebo neúplných dat. 

b)

Obchodní kontrola – kontrola správnosti fakturovaných cen, slev a množství; porovnání s příjmem zboží (množství) a interním ceníkem v ERP systému. 

4)

Výstupem je zpráva APERAK, vč. příslušného popisu chyby v případě odmítnutí.

V případě nesrovnalosti je výstupem podmínečný COMDIS, vč. příslušného popisu chyby a návrhu požadovaného řešení.

Teprve po úspěšném dokončení všech kroků procesu positivní COMDIS, je faktura importována do interního fakturačního systému. Faktury s chybou nejsou akceptovány (minim. oprav. dokladů).

* Negativní výsledek kteréhokoliv kroku znamená zastavení dalšího zpracování. 27 | © 2012 EDITEL | www.editel.eu

EDI-Fakturace implementovaná v obchodních řetězcích Komplexní nasazení EDI fakturačních procesů:

Komplexní EDI fakturační procesy – v procesu implementace:

Příjem EDI faktur (s elektronickým podpisem):


Závěrečné shrnutí aneb

Fakturovat elektronicky „je standard“

www.editel.at

Závěrečné shrnutí Od papíru …

… k plně integrovaným systémům bez výměny médií 30 | © 2012 EDITEL | www.editel.eu

Děkujeme za pozornost! Kontakt Ing. Viktor Petráš Sales & Marketing Director T F E

+420 / 261 009 020 +420 / 261 009 099 [email protected]

EDITEL CZ s. r. o. V Parku 2309/6 148 00 Praha 4 T +420 / 261 009 011 F +420 / 261 009 099 E [email protected]

www.editel.cz

www.editel.at

EDI-fakturace v oblasti prodeje produktů a služeb

Recommend Documents