easy days SZABADSÁGNYILVÁNTARTÓ RENDSZER Felhasználói kézikönyv Verzió Kézikönyv verzió: 2.3 1

easy days SZABADSÁGNYILVÁNTARTÓ RENDSZER

Felhasználói kézikönyv Verzió 1.0.0

Kézikönyv verzió: 2.3

1

Tartalom 1.

2.

Bevezetés......................................................................................................................................... 3 1.1.

A rendszer felépítése ............................................................................................................... 3

1.2.

Bejelentkezés........................................................................................................................... 3

1.3.

A használat általános jellemzői ............................................................................................... 4

A rendszer beállítása/ paraméterezés............................................................................................. 5 2.1.

Felhasználók felvitele .............................................................................................................. 5

2.2.

Felhasználók csoportba sorolása ............................................................................................. 7

2.3.

Naptár létrehozása, paraméterezése ...................................................................................... 9

2.3.1.

A naptár megjelenítésének testre szabása........................................................................ 11

2.4.

Periódus létrehozása ............................................................................................................. 12

2.5.

Periódus törlése vagy lezárása .............................................................................................. 13

2.6.

Szabadság típusok ................................................................................................................. 13

2.7.

Felhasználók szabadságkereteinek meghatározása. ............................................................. 14

2.8.

Értesítések ............................................................................................................................. 18

2.8.1.

Postafiók beállítása............................................................................................................ 18

2.8.2.

E-mail sablonok létrehozása .............................................................................................. 19

2.8.3.

E-mailes értesítések ütemezése ........................................................................................ 20

2.8.4.

E-mail értesítések címzettjeinek megadása ...................................................................... 23

2.9.

Rendszer egyéb beállításai .................................................................................................... 25

3.

Felhasználó egyedi beállításai ....................................................................................................... 26

4.

Használat ....................................................................................................................................... 27 4.1.

Szabadság adatok .................................................................................................................. 27

4.2.

Szabadságok áttekintése ....................................................................................................... 27

4.3.

Szabadság igénylése .............................................................................................................. 28

4.4.

Csoportos igénylés................................................................................................................. 29

4.5.

Szabadság elbírálása .............................................................................................................. 30

4.5.1.

Csoportos elbírálás ............................................................................................................ 32

4.6.

Szabadság törlése .................................................................................................................. 32

4.7.

Szabadság előrejelzés ............................................................................................................ 33

4.8.

Szűrések ................................................................................................................................. 33

4.8.1.

Egyedi szűrési feltétel létrehozása .................................................................................... 34


2

5.

4.8.2.

Egyedi szűrési feltétel alkalmazása ................................................................................... 35

4.8.3.

Egyedi szűrések szerkesztése ............................................................................................ 35

Hibabejelentés és segítségnyújtás ................................................................................................ 35

1. Bevezetés Az easy days egy online futó szabadságnyilvántartó, igénylő és engedélyező szoftver. A programban vezetheti, hogy adott kollégának mennyi szabadsága van, alkalmazottai szabadságokat igényelhetnek, a felettesek engedélyezhetik, vagy elutasítják a kérelmeket. A szoftverrel áttekinthetővé válik, hogy ki mikor van távol és így a helyettesítések tervezhetők. A program előzetesen értesítéseket küld a szabadságon lévőkről.

1.1. A rendszer felépítése A rendszer alapvető egysége a cég. A céghez lehet felhasználókat felvenni, különböző jogosultsággal, amelyet a rendszer szerepköröknek nevez. Alapbeállításként két szerepkör került a rendszerben létrehozásra: administrator/rendszergazda és alkalmazott. A rendszergazda, aki a rendszer paraméterezéséért felel, az alkalmazottak pedig, csak saját magukra vonatkozóan tudnak beállításokat eszközölni. Az alkalmazottak körében is kialakítható a rendszerben hierarchia, elbíráltak és elbírálók meghatározásával. Egy cégnek tetszőleges számú rendszergazda felhasználója lehet, de egynek minimum lennie kell. A rendszerben a felhasználók csoportjaihoz (szabadság csoport) társíthatók naptárok, vagyis meghatározhatók, hogy mely felhasználók, milyen naptár szerint (milyen munkarendben) dolgoznak. A rendszernek lényeges eleme a periódus, amely a gazdasági évet jelenti. A periódus megegyezik a naptári évvel. Egyszerre több periódus lehet aktív, de érdemes a korábbi periódust minél hamarabb lezárni, a következő periódusra áthozandó szabadságok megfelelő kalkulációja végett.

1.2. Bejelentkezés Belépéshez szükséges az alábbi mezők kitöltése: Felhasználónév, Jelszó (ha van), Cég megnevezése, Nyelv (magyar)

Amikor kitöltötte az adatokat, nyomja meg a Bejelentkezés gombot! Kézikönyv verzió: 2.3

3

1.3. A használat általános jellemzői Belépés után a főképernyő fogad, melyet közrefog egy felső menüsor, és egy bal oldali lenyitható menürendszer, ez utóbbi a függőleges elválasztó vonal közepére való kattintással elrejthető.

A felső menüsorban állítható a színséma (téma kiválasztása paletta ikon), itt található a kijelentkezés, felhasználó név. Alatta lévő sávban van a jelszó változtatására lehetőség. A bal oldali menü rendszer főmenüi jogosultsági szinttől függően láthatóak. A fő menüpontok: Rendszer, Törzsadat, Szabadságnyilvántartó. A főképernyő (vagy munkaterület) tartalma attól függően változik, hogy melyik almenü van kijelölve. Ahol az „Új” gomb is aktív, segítségével új elem hozható létre, például új szabadság igénylés, stb. Szerkeszteni úgy tudjuk a már meglévőket, hogy vagy az elnevezés előtti „Szerkesztés” ikont választjuk, vagy az adott sor elején lévő mezőbe pipát teszünk és a táblázat tetején lévő menüsorban nyomjuk meg a szerkesztés gombot. Egyszerre mindig csak egy elem legyen kijelölve szerkesztésre. Törölni hasonlóképpen lehet: kipipálva a sort aktívvá válik a törlés opció. Táblázatos megjelenés esetén az egyes oszlopok sorrendje tetszés szerint módosítható oly módon, hogy az oszlop megnevezésére kattintva, és azt nyomva tartva arrébb húzzuk. A sorok tartalma az oszlopfejlécekre kattintva növekvő, illetve csökkenő sorrendbe rendezhető. A tölcsér ikonnal az adott mezőre vonatkozóan szűkíthetjük a táblázatban megjelenő tartalmat. A táblázatban megjelenő adatok az „Exportálás” opcióval kivihetőek különböző formátumokban. A táblázatos oldalakon felső menüsorban található a kereső opció, amely az aktuális képernyő tartalmon belül keres szövegre. Minden szerkesztéskor két választási lehetőség van:  Mentés és bezárás: ilyenkor a változtatásokat elmenti, és visszalép az előző képernyőre.  Mégsem: Nem menti el a változtatásokat. A kezdőképernyőre az easy days logóra kattintva tudunk visszatérni.


4

2. A rendszer beállítása/ paraméterezés A rendszer beállításait az administrator/rendszergazda felhasználó tudja elvégezni. Ehhez a rendszer menüpontra kell kattintani.

2.1. Felhasználók felvitele 1. Felhasználókat a Törzsadatok menüpont Felhasználók almenüje alatt lehet felvinni.

2. Kattintsunk az Új gombra a felső menüsorban! 3. A következő képen látható felületre jutunk. Meg kell adni a felhasználó nevet. Ezzel fog tudni a felhasználó a rendszerbe belépni. Alap esetben a felhasználó aktív. Csak aktív felhasználó igényelhet/engedélyezhet szabadságot és léphet be a rendszerbe. Ha egy felhasználóra már nincsen szükség, mert tegyük fel, hogy távozott a cégünktől, akkor őt javasolt inaktiválni. Felhasználó csak akkor törölhető, ha még nem igényelt szabadságot a rendszerben.


5

4. Jelszó módosítása első bejelentkezéskor: amennyiben ezt bepipáljuk, a felhasználónak kötelező első bejelentkezéskor a jelszavát módosítania. A lenti képernyő fogja a felhasználót fogadni.

5. Ki kell tölteni az adatokat. Kötelező kitölteni a felhasználó nevet, a születési dátumot, a gyermekek számát és a munkaviszony kezdetét, illetve kötelező megfelelő szerepkört társítani a felhasználóhoz. 6. A Stílus alatt található színskálából kiválasztható, hogy a felhasználóhoz, milyen színt társítunk. Naptár nézetben a felhasználó ezzel a színnel jelenik meg. 7. A képernyőt lejjebb görgetve tudjuk megadni, hogy a felhasználó milyen szerepkörű: administrator, vagy alkalmazott.


6

8. Kattintsunk a hivatkozás menüpontra. Válasszuk az alkalmazottak opciót, majd

9. nyomjuk meg az OK gombot. 10. Ha elkészültünk, ne felejtsük el a mentés és bezárás gombot lenyomni. Ellenkező esetben, a felületről való ellépéskor az eddig felvitt adatok elvesznek. Amennyiben módosítani szeretnénk a felhasználó adatában, válasszuk a felhasználó mellett a szerkesztés gombot vagy pipáljuk ki az adott felhasználót, és válasszuk a szerkesztés menüpontot.

2.2.Felhasználók csoportba sorolása A felhasználókat a rendszerben különböző csoportokba lehet és ajánlott sorolni több okból: szabadságot csak olyan felhasználó igényelhet, aki csoportba tartozik, illetve elbírálók csak felhasználói csoportokhoz rögzíthetők. Továbbá a rendszerben beállítható például, hogy bizonyos értesítéseket csak a csoportok tagjai kapjanak meg. Minden felhasználót be kell sorolni egy csoportba, mivel csak csoporttagok rögzíthetnek szabadság igényt (csoport alapján tudja a rendszer,


7

hogy kinek kell küldeni az igénylést elbírálásra). Egy felhasználó csak egy csoportba tartozhat, és egy csoporthoz csak egy naptár rendelhető. 1. A csoportok létrehozásához válasszuk a Törzsadatok menüpont Szabadság csoport almenüjét. Nyomjuk le az új gombot.

2. A megnevezés mezőbe, vigyük fel a csoport nevét. 3. A naptár alatt egy alap naptár már felvezetésre került. A naptár, mint írtuk, konfigurálható, beállítható, melyek az ünnepnapok, mikor van munkanap átcsoportosítás stb. A csoporthoz naptár rögzítése szükséges. Ha nincsenek különleges beállításaink, akkor az alap naptárt válasszuk. 4. Csak csoporttagok láthatják opció kipipálása esetén a csoport tagjainak szabadságait csak a csoportjuk tagjaik láthatják, a többi alkalmazott nem. 5. Ezt követően definiálhatjuk, hogy a felhasználóink közül kik a csoport tagjai. a. Válasszuk a Csoport tagok fület. b. Nyomjuk meg a Felhasználók gombot. Feljön az összes eddig definiált felhasználónk. c. Jelöljük ki az adott csoportba tartozó felhasználókat. Egyszerre több felhasználó mellé is tehetünk pipát. d. Ha kiválasztottuk őket, nyomjuk meg az OK gombot.


8

6. Lépjünk át a Csoport elbírálói fülre. a. Nyomjuk meg az Új gombot. b. A lenyíló mezőből válasszuk ki az elbírálót. A csoport alapértelmezett elbírálója esetén ne felejtsünk el pipát tenni! Egy csoportnak egy alapértelmezett elbírálója lehet, és minden csoporthoz kell alapértelmezett elbíráló. Az alapértelmezett elbírálónak az értesítés szabályoknál van jelentősége, ugyanis be lehet állítani a rendszerben, hogy bizonyos értesítések csak az alapértelmezett elbírálónak menjenek ki.

2.3.Naptár létrehozása, paraméterezése A szoftver tetszőleges számú naptárat képes kezelni, és minden szabadság csoporthoz (felhasználói csoport) egy naptárat definiálni kell. A szoftverben egy alapértelmezett naptár feltöltésre került, de ez még nem tartalmazza a munkaszüneti napokat, munkanap átcsoportosításokat. Ezeket a rendszerben rögzíteni kell. 1. Válasszuk a Törzsadatok menüpont Naptár almenüjét.


9

2. Döntsük el, hogy az alap naptárat akarjuk szerkeszteni, vagy egy másik naptárat fogunk az alap naptár mellett létrehozni. Figyeljünk arra, hogy ha az alap naptáron kívül egy másik naptárat hozunk létre, akkor ne felejtsük el a megfelelő felhasználói csoportoknál a naptárat átállítani az új naptárunkra, ellenkező esetben az alap naptár szerint fogja figyelni a szabadságokat a program. a. Amennyiben az alap naptárat kívánjuk szerkeszteni, válasszuk az alap naptár mellett a szerkesztés ikont, vagy pipáljuk ki az alap naptárat és válasszuk felette a menüben a szerkesztés gombot. b. Amennyiben egy új naptárat szeretnék létrehozni, válasszuk az új menüpontot.

3. A naptárunknak adjunk egy nevet. 4. Az új naptárat létre lehet hozni, mint alap naptár, vagy, mint egy másik naptárból származtatott (örökölt) naptár. Ha a naptár típusnál az örökölt naptárat választjuk, meg kell határozni, hogy melyik naptárt örökítjük át az új naptárunkra. Ezt a kapcsolt naptár alatt tudjuk megtenni. Az örökölt naptárak lényege, hogy ott az alapjául szolgáló naptárban jelölt ünnepnapokat, munkaszüneti napokat felül lehet bírálni anélkül, hogy az alap naptárat változtatnánk. Például, vegyünk egy vállalkozást, ahol a dolgozók egy része a magyar, másik része a német hivatalos naptár szerint dolgozik. Ilyenkor érdemes az alapul szolgáló naptárba a magyar ünnepnapokat, munkaszüneti napokat létrehozni, majd ezt a naptárat alapul véve az örökölt naptárban felülbírálni bizonyos ünnepnapokat, és mondjuk munkanappá nyilvánítani, mert Németországban az a nap nem ünnepnap. Ehhez az adott napot kijelölve nyomjuk le a hétköznap gombot. 5. Leírás alá magyarázatot lehet fűzni a naptárhoz. Kattintsunk a leírás sorába, majd kezdjük beírni a kívánt szöveget. Ha elkattintunk a felületről, a szöveg bennmarad a sorban. 6. Kezdjük el a különböző napok kijelölését. a. Kattintsunk arra a dátumra, aminek a státuszát módosítani szeretnénk. Például január 1-jére, b. majd nyomjuk meg az ünnepnap gombot. Ha átlépünk a naptárbeállítások listája fülre, máris látjuk, hogy a naptárunkba bekerült január 1-je, mint ünnepnap. Kézikönyv verzió: 2.3

10

Munkanap átcsoportosítás esetén azon hétköznapoknál, amelyek szabadnapok a hétköznap, de szabadnap gombot kell megnyomni, míg azon hétvégi napoknál, amelyeket munkanapnak nyilvánítottak a hétvége, de munkanap opciót kell választani. Amennyiben tévesen jelöltünk ki valamit, kattintsunk az adott napra, majd nyomjuk le a törlés gombot. 7. Elkészültünk, nyomjuk meg a mentés és bezárás gombot!

2.3.1. A naptár megjelenítésének testre szabása Lehetőség van arra, hogy a naptárban a különböző státuszú napokat eltérő színnel jelölje meg a program. 1. Ehhez válasszuk a Rendszer menüpontban a Rendszer beállítások almenüt.

2. Modul felirat mellett kattintsunk a kis nyílra

>

vagy a Mindet kibont gombra a felső

menüsoron. Ezzel a beállítások fa struktúrában kinyílnak. 3. Válasszuk a Naptár egységet.

4. Válasszuk a szerkesztés ikont a megfelelő státusznál. 5. A lenyíló mezőben válasszuk ki a tetszőleges színt.


11

6. Nyomjuk meg a mentés és bezárás gombot.

A beállításokat követően a fenti módon jelenik meg a naptárunk.

2.4.Periódus létrehozása Szükséges létrehozni egy periódust is, amelyre nézve engedélyezzük a szabadságok igénylését. 1. Válasszuk a Törzsadatok menüpont Periódus almenüjét.

2. Nyomjuk meg az Új gombot.


12

3. Adjunk a periódusunknak egy nevet a megnevezés mezőbe! 4. Év mezőbe írjuk be annak az évnek az évszámát, amelyre vonatkozik a periódusunk pl. 2014. Amennyiben már volt egy évünk a rendszerben, és szeretnénk, ha az előző év fennmaradt szabadságait át tudnánk hozni, akkor be kell pipálni az Előző periódusból áthozatal opciót, és az Előző periódus lenyíló fülből kiválasztani a megelőző periódust. 5. Mentés és bezárás gombra kattintsunk.

2.5.Periódus törlése vagy lezárása Periódust csak addig lehet törölni, amíg abban szabadságot még nem rögzítettünk, vagy amíg arra a periódusra épülő következő periódust nem hoztunk létre. Egyszerre több periódus lehet aktív, de érdemes a korábbi periódust minél hamarabb lezárni, a következő periódusra áthozandó szabadságok megfelelő kalkulációja végett. 1. A periódus lezárásához válasszuk a Törzsadatok menüpont Periódus almenüjét. 2. A lezárni kívánt periódus mellett kattintsunk a lakat gombra. 3. Ha biztosak vagyunk döntésünkben válasszuk az OK gombot. Periódus lezárásnál járjunk el körültekintően, mert egy lezárt periódus nem nyitható vissza, illetve ugyanarra az időszakra még egy periódus más megnevezés alatt sem hozható létre!

2.6.Szabadság típusok Alapbeállítás: A rendszerben hat féle szabadságtípus létezik: Betegszabadság, Fizetés nélküli, Tanulmányi szabadság, Gyerekszületés, Normál, Egyéb. Egyszerre maximum 6 féle típus engedélyezett, ezért újat csak úgy tudunk létrehozni, ha pl. az „Egyéb” típust átnevezzük (szerkesztjük). A rendszer automatikusan a kor, a gyermekek száma és a munkába állás időpontja alapján kiszámolja a felhasználó periódusra vonatkozó normál szabadságkeretét. A normál szabadságkeret limitált, a többi szabadság típus nem limitált. 1. A szabadság típusok szerkesztéséhez válasszuk a Rendszer menüpont Szabadság típusa almenüt.


13

2. Az adott szabadságtípus neve melletti szerkesztés ikonra kattintva tudjuk az előzetes beállításokat módosítani.

a. A megnevezést tudjuk változtatni. b. Módosíthatjuk a rövidítést. A rövidítés a szabadságok naptárnézetes előrejelzésekor fog megjelenni. c. Beállíthatjuk, hogy milyen színű legyen az adott szabadság a naptárnézetben, illetve azt is, hogy ki igényelheti az adott szabadságot.  Saját maga: Az adott szabadságtípust minden felhasználó csak saját részre igényelhet.  Elbírálók: Az adott szabadságtípust a felhasználók saját maguk részére igényelhetnek, illetve az elbírálók is igényelhetik elbíráltjaik részére.  Csoport tagok: Az adott szabadságtípust a felhasználók saját maguk részére igényelhetnek, és az azonos csoportba tartozók is igényelhetnek egymás részére.  Mindenki: Az összes felhasználó bármelyike igényelhet bármelyik felhasználó részére. d. Beállíthatjuk, hogy limitált-e az adott szabadságtípus, illetve, hogy aktív-e. Csak aktív szabadságtípus igényelhető. Miután a rendszer egyszerre maximum 6 szabadságtípus engedélyez, érdemes a már nem igényelhető szabadságtípusokat inaktiválni, hogy felvehessünk újakat. A limitált szabadságok esetén az egyes felhasználóknál meghatározott keret erejéig engedi az adott típusú szabadságot rögzíteni.

2.7.Felhasználók szabadságkereteinek meghatározása. A rendszer a hatályos magyar törvényeknek megfelelően az életkort, a gyermekek számát és a munkába állás időpontját alapul véve automatikusan kikalkulálja a felhasználók normál szabadság keretét. Amennyiben volt előző periódus, és abban maradt szabadság, és az előző periódus lezárásra Kézikönyv verzió: 2.3

14

került, akkor a megmaradt szabadságokat is hozzáadja a kerethez. Fontos itt figyelni, mert ha létrehozzuk a követő periódust és oda kézzel felvisszük az előzőről maradt szabadságokat, majd az előző periódust lezárjuk, akkor a kézzel beírt áthozott napok számát a rendszer az előző periódus szerinti nyilvántartást alapul véve, a lezárás pillanatában felülírja. Érdemes tehát a szabadságkereteket a korábbi periódus lezárását követően véglegesíteni. A szerkesztésre két helyen is lehetőség van: A) 1. Törzsadatok menü Periódus almenüre kattintsunk 2. Kattintsunk az adott periódus elnevezésére

3. Látjuk az adott periódus alatt aktív felhasználókat. Pipáljuk ki a szerkesztendő felhasználó neve melletti rubrikát. 4. Válasszuk a szerkesztés gombot.

5. Az adott felhasználó szabadságait látjuk.


15

6. Pipáljuk ki a szerkeszteni kívánt szabadságtípust, és válasszuk a szerkesztés gombot! Nem limitált szabadságnál nincsen értelme áthozott napokat, és éves keretet megadni. Vagyis, ha vezető tisztségviselő extra szabadságát szeretné például rögzíteni, akkor vagy azt a normálhoz hozzáadva tudja felvinni, vagy az egyéb szabadságtípust átnevezi, mondjuk Extra megnevezésre és limitálttá teszi, és ott rögzíti az extra szabadságot. Szintén így lehet a különböző egyéb extra szabadságokat (mélyben dolgozóknak járó, veszélyes munkakör után járó stb) is kezelni. 7. Átírja az értékeket.

8. Nyomja le az OK gombot. 9. Megint OK. Kézikönyv verzió: 2.3

16

10. Végül Mentés és bezárás. B) 1. Törzsadatok menüpont Szabadság tervek almenü

Az összes aktív felhasználó összes szabadságtípusát látja táblázatos formában az adott periódusban. A felső menüsorban található Periódus szűrése lenyíló választóban tud a periódusok közül választani. 2. Ha táblázatban szeretné szerkeszteni a szabadságokat, válassza a második oszlopban lévő piktogramot.

3. Írja át a számokat a megfelelő mezőben 4. Nyomja le a mentés ikont 5. Egyedi szerkesztéshez a harmadik oszlopban található ikont kell választani.

6. Írjuk át a számokat. 7. Mentés és bezárás


17

2.8.Értesítések A rendszer értesítéseket küld (beállítástól függően) az igénylésekről, az elbírálásról, az igénylés/elfogadott szabadság törléséről. Be lehet állítani előrejelző e-mailt, mely az elkövetkezendő két hétben szabadságra menőkről küld összevont értesítést és/vagy a minden nap információt küld, hogy a következő munkanapon ki kezdi meg szabadságát. Lehetőség van beállítani, hogy ki milyen típusú, szövegezésű e-mailt kapjon, milyen ütemezésben. Az e-mail kiküldéséhez a rendszer a felhasználó cég levelező szerverét használja.

2.8.1. Postafiók beállítása 1. A postafiók beállításához kattintsunk a Rendszer menü Postafiók almenüre. 2. Pipáljuk ki a postafiókot, és válasszuk a szerkesztés gombot.

Alapbeállítás: Néhány adatot már kitöltöttünk. 3. A következőket szükséges átírni:  Feladó,  Feladó (megjelenítendő név),  Választ megkapja,  Választ megkapja (megjelenítendő név)

4. SMTP beállítások elvégzése  Szerver: szerver neve, elérhetősége  Port Kézikönyv verzió: 2.3

18

 Hitelesítési mód, amit a szerver megkíván  A szerverhez tartozó felhasználó nevet és jelszót nem engedi még beírni. 5. Mentés és bezárást le kell nyomni. 6. Újra meg kell nyitni a postafiókot szerkesztésre, és ki kell tölteni az SMTP beállításoknál az alábbiakat:  Felhasználó név: szerverhez  Jelszó: szerverhez 7. Mentés és bezárás POP3 beállítások elvégzése jelenleg nem szükséges, mert a szabadságnyilvántartó e-mailek fogadására nem alkalmas.

2.8.2. E-mail sablonok létrehozása Lehetőség van, különböző megszemélyesíthető levelezési sablonok létrehozására pl. mit küldjön ki a rendszer igényléskor, elutasításkor, jóváhagyáskor, szabadság megkezdésekor, törléskor. A megszemélyesítéshez az alábbi kódokat megadva behelyettesíthetőek a következő értékek: - Előrejelzéses e-mail esetén: [dateintervall] - ennek a helyébe behelyettesíti küldéskor az adott intervallumot. pl: „2014.03.03 2014.03.16” (tárgy mezőben használható) [dateintervall] - ennek a helyébe behelyettesíti küldéskor az adott intervallumot. pl: „2014.03.03 2014.03.16” (szövegtörzsben használható) [GroupTables] - ehelyett HTML táblázatban az adott felhasználó beállításainak megfelelően az előrejelzést teszi be (szövegtörzsben használható) - Egyéb e-mail esetén (igénylés, törlés, jóváhagyás, elutasítás, szabadság megkezdése), tárgy mezőben, illetve szövegtörzsben az alábbiakat helyettesíti be: [user] - a felhasználó teljes neve [fromdate] - az adott szabadság kezdeti dátuma [fromtype] - a kezdeti dátum típusa (délelőtt/délután/egész nap) [todate] - az adott szabadság végdátuma [totype] - a végdátum típusa (délelőtt/délután/egész nap) [reqnote] - az igényléskor beírt komment [evalnote] - az elbíráló által beírt megjegyzés Példa a fentiek használatára: „Kedves [user], a [fromdate] naptól igényelt szabadságát jóváhagyom!” Alapbeállítás: Alap e-mail sablonokat már létrehoztunk, de ezek testre szabhatóak. 1. Ehhez kattintsunk a Rendszer menü E-mail sablonok almenüre.


19

2. Kattintsunk a szerkesztés ikonra amellett az e-mail sablon mellett, amelyet változtatni szeretnénk. 3. Szerkesszük az e-mail sablont.

HTML szerkesztőre a sablon törzsszövegének ablaka alatt tudunk váltani. A HTML levelek szabályainak megfelelően lehetőség van a levélbe képeket elhelyezni. Akár teljesen saját sablont is programozhatunk. 4. Ha elkészültünk, nyomjuk meg a Mentés és bezárás gombot. A Szabadság előrejelzés megnevezésű sablon az időszakonkénti csoportos előrejelzéshez készült. A rendszerben beállítható, hogy a hét melyik napján menjen ki e-mail a következő két hétben szabadságot megkezdőkről. Szabadság törlése esetén történő értesítés. A rendszerben alapból az e-mail kiküldése 10 percenként (Rendszergazdaként állítható funkció) lefut. Ha valaki igénylést töröl, és ez a törlés még a 10 perces időintervallumon belül történik, akkor senki nem kap e-mailt a törlésről sem. Amennyiben már ment ki e-mail az igénylésről vagy az elfogadásról, akkor a törlés esetén is azok kapnak értesítést, akik az igénylésről, vagy az elbírálásról.

2.8.3. E-mailes értesítések ütemezése A rendszerbe két e-mail küldési ütemezés lehetőség van.


20

Alapbeállítás: Egyrészt be lehet állítani, hogy az egyes eseményekről (igénylés, elbírálás, törlés) kimenő e-maileket a rendszer milyen gyakorisággal küldje ki. Alapból ez a gyakoriság 10 percre van állítva, de átállítható. 1. Válasszuk a rendszer főmenü Feladat almenüjét. 2. Kattintsunk a szabadság e-mail küldése feladatra

3. Válasszuk a szerkesztést a felső menüsoron. 4. Válasszuk a szerkesztés ikont.

5. Gyakoriság alatt állítsuk át az időintervallumot. Megjegyzés: Alapból az ütemező minden nap 24 órában 10 percenként fut le. Nemcsak a gyakoriság állítható, de az is, hogy 24 órában fusson-e le az ütemező, vagy sem. Be lehet például állítani, hogy minden nap, 10 percenként, de csak reggel 8 óra és este 17:00 között fusson le az e-mail kiküldés. Ehhez a kezdés és befejezés időpontját kell megváltoztatni.


21

6. Nyomjuk le az OK gombot. 7. Mentés és bezárás. Alapbeállítás: Másrészt be lehet állítani, hogy az időszakos kétheti csoportos előrejelzés melyik munkanapon, hány órakor menjen ki. Alapból csütörtök 14:00 került a rendszerben beállításra. 1. 2. 3. 4. 5.

Átállításhoz válasszuk a Rendszer menü Feladat almenüt. Válasszuk a Szabadság előrejelzés e-mailt. Válasszuk a szerkesztést a felső menüsoron. Válasszuk a szerkesztés ikont az ütemezés mellett. Válasszunk másik napot, vagy más időpontot.


22

6. Nyomjuk le az OK gombot. 7. Mentés és bezárás. Alapbeállítás: A rendszer harmadik értesítése, mely a következő munkanapon szabadságukat megkezdőkről küld értesítést, nem ütemezhető. Ez alapból előző munkanapon akkor fut le, amikor az ütemező az előző munkanapon először lefut, tehát ha korábban azt állítottuk be, hogy az ütemező 8 és 17 óra között fusson, akkor 8 órakor fog az értesítés kimenni, ha azt, hogy 24 órában, akkor előző munkanap éjfélkor.

2.8.4. E-mail értesítések címzettjeinek megadása A rendszerben be lehet állítani, hogy kik milyen eseményről kapjanak e-mailt. Alapbeállítás: Alapesetben négy értesítési szabályt a rendszer már tartalmaz:  Igénylés esetén minden elbíráló kap e-mailt.  Jóváhagyásnál az igénylő  Elutasításnál az Igénylő  Szabadság megkezdése előtti munkanapon mindenki  Megjegyzés: A törlésről mindig azok kapnak, akik a törölt eseményről kaptak. Ezek a beállítások átállíthatóak. A címzettek köre lehet:  Rögzítő  Igénylő  Alapértelmezett elbíráló  Minden elbíráló Kézikönyv verzió: 2.3

23

 

Csoport tagok Mindenki

Ha a beállításokon változtatni szeretnénk, 1. Válasszuk a Törzsadatok menüpont, Értesítési szabály almenüt. 2. Válasszuk azt az eseményt, amelynek megtörténtéről szóló értesítés címzettjét módosítani szeretnénk.

3. Az értesítendő alatt állítsuk át, hogy ki kapjon e-mailt. Itt több értesítendő is szerepelhet. 4. Nyomjuk meg a mentés és bezárás-t. Arra is van lehetőség, hogy eltérő csoportokra eltérő szabályok vonatkozzanak: például cégünknél általánosságban az a szabály, hogy az összes elbíráló kap e-mailt az igénylésről, de a „2. csoportnál” azt szeretnénk, hogy csak az alapértelmezett elbíráló kapjon e-mailt. Alapszabályként ekkor a több csoportot érintő általános beállítást kell elvégezni. Majd felvenni új szabályként a második csoportra vonatkozó szabályt. A szabadság csoport mezőben a kiválasztott csoportot állítsuk be. Állítsuk át az értesítendők körét. Mentsünk.

Van arra is lehetőség, hogy további értesítési címzetteket felvegyünk, akár olyanokat is, akik nem felhasználók. Ehhez az Értesítendők alatt kell az e-mail címeket hozzáadni. Új gomb lenyomása után töltsük ki a három adatot, nyomjunk OK-t, majd a mentés és bezárást. Kézikönyv verzió: 2.3

24

2.9.Rendszer egyéb beállításai A rendszerben különböző megjelenítéssel kapcsolatos beállításokat is el lehet végezni, amennyiben az alapbeállításokkal nem vagyunk elégedettek. 1. A beállítások elvégzéséhez kattintsunk a Rendszer menü Rendszer beállítások almenüre. 2. Nyomjuk meg a Mindet kibont gombot a felső menüsorban.

Alapbeállítások:  Megjelenés: o Csak olvasható mező háttérszíne: fehér o Csak olvasható mező színe (ez a szöveg feliratra vonatkozik): halvány szürke  Naptár: ezek a beállítások arra vonatkoznak, hogy milyen háttérszínnel látszódnak a napok a Törzsadat menü Naptár almenüjében. A rendszer automatikusan nem színezi át a hétvégék és hétköznapok háttérszíneit, azokat is ugyanúgy definiálni kell, mint az ünnepnapokat, szabadnapokat és hétvégi munkanapokat. o Hétköznap színe: fehér o Hétköznap, de szabadnap színe: fehér o Ünnepnap színe: fehér o Hétvége színe: fehér o Hétvége, de munkanap színe: fehér  Általános/Általános: o Délelőtti munkaidő intervallum: 8:00-12:00 o Délutáni munkaidő intervallum: 12:30-16:30 o Alapértelmezett naptár: nincs kijelölve, de amennyiben csak egy naptárunk van, egyértelműen az az alapértelmezett naptár. Amennyiben több naptárt használunk, szükséges az alapértelmezett naptár kiválasztása.  Előrejelzés/Általános: o Jóváhagyott igénylés színe: fekete a felirat o Munkaszüneti napok háttérszíne: az előrejelzésnél ez nem különül el színben a munkanapoktól. o Elbírálás alatti igénylés színe: fekete felirat  Előrejelzés/Előrejelzés e-mail: A hetente kiküldött kétheti csoportos előrejelzés táblázatának fejlécére vonatkozik. o Fejléc betűszíne: fekete Kézikönyv verzió: 2.3

25

o

Fejléc háttérszíne: középszürke.

3. Amennyiben a fenti alapbeállításokat szeretnénk átállítani, válasszuk az átállítandó funkció mellett a szerkesztés ikont. 4. Végezzük el a beállítást. 5. Mentés és bezárás

3. Felhasználó egyedi beállításai Bizonyos a programra vonatkozó beállításokat a Felhasználó is elvégezhet. Ezek hatásköre a felhasználóra terjed ki, nincsen hatása a rendszer többi felhasználójára. 1. Válasszuk a Rendszer menü Felhasználói beállítások almenüt. 2. Nyomjuk meg a Mindet kibont gombot.

Alapbeállítások:  Előrejelzés/Általános: o Részlegenkénti csoportosítás: Igaz – azaz a felhasználó az előrejelzés menüpont alatt a táblázatot csoportonként csoportosítva látja o Előrejelzés e-mail kiküldés: Hamis – azaz a hetente kiküldött kétheti csoportos szabadság előrejelzés nem megy ki a felhasználónak, de ő dönthet úgy, hogy ezt szeretné kapni. o Szabadságok megkezdéséről e-mail fogadása: Igaz – azaz a felhasználó minden munkanap kap a következő munkanapon szabadságukat megkezdőkről egyedi értesítést kap. o Csak hétköznapok látszódjanak: Hamis – azaz a felhasználó a Szabadság előrejelzés menüpontban a hétvégéket is látja.  Előrejelzés/Előrejelzés e-mail: o Előrejelzés csoportja: minden csoport – azaz ha a felhasználó beállítja, hogy szeretné hetente a kéthetes csoportos előrejelző e-mailt megkapni, akkor ebben az összes csoport szerepelni fog. Ez átállítható, hogy csak a saját csoportról vagy a saját csoportról és a felhasználó által elbírálandó alkalmazottak csoportjáról kapjunk csak értesítés.

3. Amennyiben a fenti alapbeállításokat szeretnénk átállítani, válasszuk az átállítandó funkció mellett a szerkesztés ikont. Kézikönyv verzió: 2.3

26

4. Végezzük el a beállítást. 5. OK. 6. Mentés és bezárás

4. Használat 4.1.Szabadság adatok Belépést követően a Szabadságnyilvántartó menü Szabadság adatok almenü képernyője fogad. Itt láthatjuk személyes adatainkat, szabadságainkat szabadság típusonkénti bontásban és az igényelt, illetve elbírált szabadságainkat.

A felhasználó fülön válthatunk más felhasználóra. Ha olyan felhasználóra váltunk, akinek a csoportjánál az szerepel beállításként, hogy a szabadságait csak a csoportjának tagjai láthatják, akkor láthatjuk a felhasználó alapadatait és a szabadság keretét szabadság típusonként, de nem láthatjuk az igényléseit és az elbírált igényléseit.

4.2.Szabadságok áttekintése A kollégáink szabadságait a Szabadságnyilvántartó menü Szabadságok almenüpont alatt láthatjuk, kétféle nézetben: táblázatos, illetve naptár nézetben. A nézetet a felső menüsorban tudjuk átállítani.


27

Naptár nézetben különböző színek jelölhetik a szabadság igénylések státuszát, ezeket a rendszergazda állítja be. Jelen ábrán az alapértelmezett eset szerepel: zöld jóváhagyott szabadság, piros elutasított igénylés, sárga elbírálandó szabadság. A naptárnál több nézetet is beállíthatunk:  Nap: adott napra nézzük meg a szabadságokat  Munkanapok: a munkahetekre bontva mutatja a szabadságokat, szombat-vasárnapokat kiszűri  Hét: a teljes hetet mutatja, a hétvégékkel  Havi: a hónapra vonatkozó áttekintést alkalmaz  Idősor: Az adott naptól kezdve előre két hétre mutatja a szabadságokat (ez a nézet van a képen) A Ma felirat helyén lehet kiválasztani, hogy melyik naptól kezdve mutassa a szabadságokat a naptárnézetben. Fontos, hogy az adatok, mindig az aktuális évre kerülnek leszűrésre. Ha másik év/periódus szabadságát szeretnénk áttekinteni, akkor a Dátum Szűrésnél kell átállítani az évet.

4.3.Szabadság igénylése 1. Szabadságot több helyről igényelhetünk.  Amikor belépünk, az igénylések táblázat alatt az Új gombra kattintunk, vagy  Választjuk a Szabadságnyilvántartó menü Szabadságok almenüjét, és ott az Új gombot, vagy  Választjuk a Szabadságnyilvántartó menü Szabadság igénylések almenüjét, és ott az Új gombot.


28

2. Ki kell választani a felhasználót, akinek szabadságot szeretnénk igényelni. 3. Válasszuk ki, hogy milyen típusú szabadságot szeretnénk igényelni: normál, beteg szabadság, egyéb, tanulmányi, fizetés nélküli, vagy gyermek születésekor járót. 4. Adjuk meg a kezdő és a végdátumot. 5. Igénylésünkhöz indoklást is fűzhetünk. 6. Ha a jelenlegitől eltérő évre szeretnénk szabadságot igényelni, akkor a periódust állítsuk át. (Megjegyzés: Csak olyan periódusra igényelhető szabadság, amelyet a rendszergazda már korábban létrehozott.) 7. Lehet félnapos szabadságot is igényelni a kezdő napszakban kell megadni, hogy délelőtt, vagy délután szeretnénk-e szabadságra menni. 8. Nyomjuk meg az OK/Mentés és bezárás gombot.

4.4.Csoportos igénylés Az administratornak/rendszergazdának lehetősége van szabadságokat csoportosan igényelni. Ennek akkor van szerepe, amikor például a cég kötelező szabadságot rendel el a dolgozóknak. 1. Válasszuk a Szabadságnyilvántartó/Szabadság igénylések menüpontot 2. Válasszuk ki a Csoportos igénylés gombot a felső menüsorban


29

3. Megnevezést adjunk, hogy később tudjuk milyen okból adtunk ki csoportos szabadságot 4. Adjuk meg az adatokat. Arra is van lehetőség, hogy kezdőnap délutántól, végnap délelőttig igényeljünk szabadságot. 5. Automatikus jóváhagyás bepipálása esetén nem szükséges a szabadságokat jóváhagyni, azok automatikusan jóváhagyottá válnak. 6. Értesítés kihagyásának bepipálása esetén a rendszer nem küld üzenetet a szabadsággal kapcsolatban semmilyen eseményről, még a szabadság megkezdéséről sem. A hetente kimenő kéthetes csoportos előrejelzésben azért szerepelni fog. 7. Válasszuk ki azokat a felhasználókat, akikre a szabadságot igényeljük. Mindet kijelöl gomb lenyomásával az összes felhasználót bepipálja a rendszer. 8. Nyomjuk meg az OK. gombot.

4.5.Szabadság elbírálása Szabadságot is elbírálhatunk több helyen: A) Szabadságnyilvántartó/Szabadságok vagy Szabadságnyilvántartó/Elbírálások: Naptár nézet 1. A jóváhagyni kívánt szabadság fölé állunk a kurzorral

2. Megjelenik a fenti képen lévő piktogram Kézikönyv verzió: 2.3

30

3. Fölé visszük a kurzort

4. Lenyílik az elbírálási menü

5. Megfelelő lehetőségre kattintunk 6. Döntésünket indokolhatjuk

7. Lenyomjuk a megfelelő akció gombját.

B) Szabadságnyilvántartó/Szabadságok vagy Szabadságnyilvántartó/Elbírálások: Táblázatos nézet

1. Az elbírálandó szabadság sorában kattintsunk a megfelelő Ikonra. Kézikönyv verzió: 2.3

31

2. Döntésünk indoklására így is van lehetőség

3. Lenyomjuk az akció gombot

4.5.1. Csoportos elbírálás Szabadságigények csoportos elbírálására is lehetőség van a Szabadságnyilvántartó/Elbírálások almenüben. 1. Táblázatos nézetben tegyünk pipát az elbírálandó szabadságok mellé

2. Aktívvá válik a csoportos elbírálás gomb a felső menüsorban. 3. Indokoljunk, ha szükségét érezzük. 4. Döntsünk, hogy elutasítjuk vagy jóváhagyjuk a szabadságokat.

4.6.Szabadság törlése 1. Az igénylő kérelmezett, de jóvá még nem hagyott szabadságát törölheti. Erre is számos helyen van lehetőség:  Szabadságnyilvántartó/Szabadság adatok  Szabdságnyilvántartó/Szabadságok  Szabadságnyilvántartó/Szabadság igénylések 2. Táblázatos nézetben pipáljuk ki a törölni kívánt szabadságot, majd válasszuk a felső menüsorban a törlés gombot. 3. Amennyiben visszakérdez a rendszer, erősítsük meg döntésünket. Jóváhagyott szabadságot csak az elbíráló törölhet. Erre is számos helyen van lehetőség:  Szabadságnyilvántartó/Szabadság adatok – Kiválasztjuk az a felhasználót, akinek a szabadságát törölni szeretnénk  Szabadságnyilvántartó/Szabadságok


32

4.7.Szabadság előrejelzés A rendszerben lehetőség van kéthetes periódusra vonatkozóan áttekinteni a szabadságokat a Szabadságnyilvántartó/Szabadság előrejelzése menüpontban. A nézethez különböző szűrések állíthatók:  Kezdő dátum  Csoportszűrő  Csak a szabadságon lévőket mutassa a rendszer  Hétvégéket ne mutassa.

4.8.Szűrések Státuszszűrő mellett leszűrhetjük mind a táblázatot, mind a naptárnézetet:  mind  igényelt  jóváhagyott  igényelt és jóváhagyott  elutasított opciókra. Felhasználó szűrővel felhasználókra is szűkíthetjük a megtekintést, illetve mellette a csoport szűrőnél felhasználói csoportokra szűrhetünk.


33

4.8.1. Egyedi szűrési feltétel létrehozása Létrehozhatunk egyedi szűrési feltételt is. 1. Kattintsunk a táblázatos nézet felett a Szűrési feltétel mentése gombra vagy a Rendszer/Szűrési feltétel menüpontban az Új gombra

2. Adjunk nevet a szűrésünknek. 3. Adat típus alatt az szerepeljen, amely adatot szűrni szeretnék. Jelen esetben csak a saját szabadságainkat szeretnénk látni. 4. Adjuk meg a feltételt. And feliratra kattintva válthatunk logikai kapcsolatot And melletti pluszjelre kattintva adhatjuk meg a feltételt. 5. Privát: ha bepipáljuk, csak mi látjuk ezt a szűrőt, ha nem, akkor mások is. 6. A feltétel szövegesen ablakba megjelenik a szűrési feltétel. 7. OK.


34

4.8.2. Egyedi szűrési feltétel alkalmazása Táblázatos nézetben használhatjuk az általunk, illetve mások által (nem privátként) létrehozott egyedi szűrési feltételt. Ehhez a felső menüsorban a Szűrés: legördülő menüből kiválaszthatjuk az alkalmazni kívánt szűrést.

4.8.3. Egyedi szűrések szerkesztése Lehetőség van az egyedi szűrések szerkesztésére. Mindenki a saját maga által létrehozott szűrési feltételt módosíthatja. 1. Válasszuk a Rendszer/Szűrési feltétel almenüt.

2. A szerkesztéshez a létrehozott szűrés melletti szerkesztés ikonra kattintunk. 3. Módosítjuk a feltételt. 4. Mentés és bezárás.

5. Hibabejelentés és segítségnyújtás Írjon a [email protected] e-mail címre.

További sikeres használatot kívánunk!


35

easy days SZABADSÁGNYILVÁNTARTÓ RENDSZER Felhasználói kézikönyv Verzió Kézikönyv verzió: 2.3 1

Recommend Documents