E-PROCUREMENTPROGRAMMA. Module e-tendering LEIDRAAD

E-PROCUREMENTPROGRAMMA Module e-Tendering | LEIDRAAD

etendering-september2010.indd 1

8/09/2010 14:19:25

Gebruik van de leidraad Dit is de tweede versie van de leidraad. Naar aanleiding van vragen, meldingen en nieuwe ontwikkelingen wordt de leidraad geactualiseerd. U vindt het versiebeheer op pagina 3. De meeste recente versie vindt u steeds terug op www. vlaanderen.be/kanoo

Versiebeheer Versienummer

Omschrijving van de aanpassing

Datum

verantwoordelijke

Versie 1.0

Basisversie

26.1.2010

Johan Van Steelandt

Versie 2.0

Bijwerking na goedkeuring nota e-Tendering

31.8.2010

Johan Van Steelandt Lore Hollevoet


8/09/2010 14:19:25

Inhoud Versiebeheer Voorwoord Inleiding

Hoofdstuk 1: Situering en doelstelling 1.1 Wat is e-Tendering 1.2 Beslissing Vlaamse Regering van 18 juli 2008 én van 4 juni 2010 1.3 Beleidsnota van de Minister van Bestuurszaken 1.4 E-Tendering: een efficiëntieverhoging voor de Vlaamse overheid, een administratieve vereenvoudiging voor het bedrijfsleven 1.5 Een opportuniteit voor een ambitieus beleid 1.6 Strategische doelstelling 1.7 Operationele doelstelling en acties Hoofdstuk 2: Organisatorische aspecten e-tendering 2.1 Initiatieven op het niveau van de Vlaamse overheid 2.2 De initiatieven op het nieveau van de enititeit

Hoofdstuk 3: De juridische context 3.1 De relevante regelgeving 3.2 De specifieke juridische items Hoofdstuk 4: Informatica-technische aspecten 4.1 Hardware vereisten 4.2 Beschikbaarheid en versies van de noodzakelijke toepassingen 4.3 Specifieke informatie voor de entiteiten die geen afnemer zijn van de centrale dienstverlener 4.4 Noodzakelijke IT-dienstverlening bij courant gebruik Hoofdstuk 5: Gebruik van e-Tendering 5.1 Voorbereidingen in e-Notification 5.2 Zich registreren in e-Tendering 5.3 Parameters klaarzetten in e-Tendering 5.4 Collega's associëren in e-Tendering 5.5 De openingszitting 5.6 Een dossier opslaan 5.7 Archiveren 5.8 De kant van de inschrijver Hoofdstuk 6: FAQ Hoofdstuk 7: Kunt u als aanbestedende entiteit starten met e-Tendering? 7.1 De juridische invalshoek 7.2 De informaticatechnische invalshoek 7.3 De organisatorische invalshoek

Besluit Contact Colofon


2 4 5

VERSIE 2.0 - 7-9-2010 |

3

6 6 6 7 7 8 8 9 10 10 13 16 16 16 20 20 20 21 24 25 25 28 30 31 32 35 35 36 40 45 45 45 46 48 49 50

8/09/2010 14:19:25

LEIDRAAD E-TENDERING | DEPARTEMENT BESTUURSZAKEN

Voorwoord Talrijke personeelsleden van de Vlaamse overheid zijn actief bezig met het behandelen van overheidsopdrachten. Dat proces verliep tot voor kort overwegend op papier. Daar komt nu verandering in, want e-Procurement digitaliseert de papieren stroom. • Met e-Notification publiceren entiteiten hun aanbesteding elektronisch. • Met e-Tendering zijn aanbestedende entiteiten in staat hun openingszitting elektronisch te laten verlopen. Bedrijven kunnen door middel van die applicatie hun offerte of kandidaatstelling indienen. Zoals de Vlaamse Regering beslist heeft, gebruiken we hiervoor de federale platformen (VR PV 2008/26 -punt 0175). In het samenwerkingsakkoord tussen de bevoegde federale en Vlaamse minister werd bepaald dat het Departement Bestuurszaken belast wordt met de gecoördineerde verspreiding van beide applicaties in de Vlaamse overheid. De meeste entiteiten van de Vlaamse overheid gebruiken vandaag e-Notification. In 2009 vonden tien pilootprojecten plaats. De geïnteresseerde deelnemers deden ervaring op in de elektronische procedure. De positieve evaluatie van de pilootprojecten deed de Vlaamse Regering beslissen e-Tendering in te voeren. (VR PV 2010/23 – punt 0013) Voor u ligt een uitgebreide leidraad die u zal helpen de module e-Tendering op een correcte wijze toe te passen. De toepassing van die webapplicatie doet een beroep op de dossierbehandelaar, maar ook op de deskundigheid van de juristen en de ICT'ers. Ook zij vinden in deze leidraad de specifieke vereisten voor hun domein. Het beleidsdomein Bestuurszaken heeft zijn medewerkers gemobiliseerd om u bij de toepassing van e-Tendering te ondersteunen. Naast het omvangrijke vormings- en trainingspakket bieden we begeleiding en ondersteuning aan de superusers, gebruiken we het meldpunt [email protected] voor probleemdetectie en monitoring, en nemen we tal van initiatieven om de doelgroepen te sensibiliseren. De module e-Tendering heeft een aanzienlijke impact op het bedrijfsleven. Het elektronisch indienen van offertes vermindert de administratieve lasten. Voor de Vlaamse overheid is deze module een belangrijke stap in de verdere digitalisering van de behandeling van de overheidsopdrachten. Op die manier draagt het in belangrijke mate bij tot een meer efficiënte en effectieve overheid. Ik nodig u dan ook uit om op de meest actieve wijze e-Tendering toe te passen in uw entiteit en hoop dat deze leidraad u daarbij op de goede weg kan helpen.

Luc Lathouwers Secretaris-generaal Departement Bestuurszaken


8/09/2010 14:19:25

Inleiding Het gebruik van de module e-Notification maakt het voor de aanbestedende overheid mogelijk haar overheidsopdracht elektronisch te publiceren. Met de module e-Tendering voegt de overheid een belangrijke fase in het e-Procurementprogramma toe. In e-Tendering kan de inschrijver op deze opdracht zijn kandidaatstelling of offerte elektronisch indienen en ondertekenen. De aanbestedende overheid kan deze kandidaatstellingen en offertes openenen op de elektronisch georganiseerde openingszitting en het genereren van een openingsverslag. De realisatie van beide modules betekent dat het verloop van de overheidsopdracht tot aan de gunning elektronisch verloopt.

VERSIE 2.0 - 7-9-2010 |

5

De uitrol van de module e-Tendering werd in 2009 voorbereid. Tien pilootprojecten leverden voldoende ervaring om de nodige richtlijnen en bijsturingen uit te werken voor een algemene uitrol. Ondersteunende initiatieven zijn nodig. Deze initiatieven situeren zich op vlak van de organisatorische aanpak, de toelichting rond de juridische context, de informatica-technische aspecten en het gebruik van de applicatie e-Tendering. De leidraad is rond deze verschillende initiatieven opgebouwd. Om de uitrol van de e-Tendering module succesvol te laten verlopen zijn ondersteunende initiatieven nodig op het niveau van de Vlaamse overheid. Zo is opleiding door middel van informatie- en trainingsessies nodig. De beschikbaarheid van de cel e-Procurement dat gedoseerde ondersteuning, monitoring en sensibilisering verricht is onontbeerlijk. Op het niveau van elke aanbestedende overheid zijn ook enkele initiatieven noodzakelijk. Deze worden in hoofdstuk drie gedetailleerd opgelijst. Bovendien zal door iedereen intens sensibiliserend gewerkt moeten worden naar het bedrijfsleven. Het effectieve gebruik van het elektronische platform door de inschrijvers is immers een conditio sine qua non. In 2009 wijzigde het juridische kader voor e-Tendering. Voorheen voorzag de wetgeving dat men kon kiezen tussen de elektronische en de papieren procedure. De wijziging door het KB van 29 september 2009 geeft de aanbestedende overheid de mogelijkheid om de elektronische procedure op te leggen. Het juridische kader wordt toegelicht in hoofdstuk vier. De voorzieningen die moeten getroffen worden op informatica-technisch vlak zijn minimaal en beschikbaar. E-Tendering is een webapplicatie die door de inschrijver en de aanbestedende overheid kan opgeroepen worden overal waar internet beschikbaar is. Omdat uiteraard de beveiliging van e-Tendering cruciaal is, is de toegang voor de aanbestedende overheid uitsluitend mogelijk met gebruik van de elektronische identiteitskaart. De aanbestedende overheid moet bijgevolg beschikken over de hard- en software om deze eID te kunnen lezen en gebruiken. Deze randvoorwaarden voor het gebruik van e-Tendering worden beschreven in hoofdstuk 5. Hoofstuk 6 beschrijft het gebruik van e-Tendering. Met schermvoorbeelden wordt toegelicht hoe de aanbestedende overheid een openingszitting houdt en hoe een inschrijver een offerte indient. De twee laatste hoofdstukken bieden de aanbestedende entiteit ondersteuning bij de volgende vragen: • Welke specifieke problemen kunnen zich voor doen? Hoe gaan we met deze problemen om? • Is de entiteit klaar voor het systematisch toepassen van e-Tendering? Een checklist helpt om deze vraag te beantwoorden.


8/09/2010 14:19:25


Hoofdstuk 1. Situering en doelstelling 1.1

Wat is e-Tendering?

In de module e-Notification wordt door de aanbestedende overheid de opdracht elektronisch gepubliceerd. E-Tendering is de tweede module van het e-Procurementprogramma en situeert zich ook in de front office. In de tweede module kan de inschrijver op deze opdracht zijn kandidaatstelling of offerte elektronisch indienen en ondertekenen. De aanbestedende overheid kan deze kandidaatstellingen en offertes openen op de elektronisch georganiseerde openingszitting en het genereren van een openingsverslag. De regelgeving legt stringente voorwaarden op waaraan deze elektronische indiening en ontvangst moet voldoen. Het e-Tenderingplatform van de federale overheid voldoet aan deze voorwaarden. Voor de inschrijver biedt het elektronische platform e-Tendering de volgende functionaliteiten: • Er is een vereenvoudigde toegang vanuit e-Notification; • Er is de mogelijkheid om de deelname te bevestigen en een kandidaatstelling of offerte elektronisch in te dienen; • De kandidaatstelling of offerte moet elektronisch ondertekend worden; • Alle – elektronisch verzendbare – documenten die een bijlage van de kandidaatstelling of offerte zijn, kunnen elektronisch ondertekend en verzonden worden. Voor de aanbestedende overheid biedt het elektronische platform e-Tendering de volgende functionaliteiten: • Het kenbaar maken van de elektronische openingszitting; • Het houden van een elektronische openingszitting; • Het opstellen van een elektronisch proces-verbaal van de openingszitting; • Het downloaden van de elektronische ontvangen kandidaatstellingen of offertes naar de eigen harde schijf of het netwerk van de aanbestedende entiteit. Het platform e-Tendering is beschikbaar op www.publicprocurement.be onder https://eten.publicprocurement.be/

1.2

De beslissing van de Vlaamse Regering van 18 juli 2008 én van 4 juni 2010

De Vlaamse Regering besliste op 18 juli 2008 (VR PV 2008/26 - punt 0175) tot het verplichte gebruik van de federale platformen e-Notification en e-Tendering door haar entiteiten. Voor e-Tendering werd toen bijkomend beslist dit uit te rollen door middel van pilootprojecten. De tien pilootprojecten moesten toelaten om expertise op te bouwen en in te schatten welke acties nodig waren vooraleer kon overgegaan worden tot een veralgemeend gebruik. Na een positieve evaluatie kon overgegaan worden tot een algemene toepassing van e-Tendering. De wijzigingen door het KB van 29 september 2009 aan het KB van 8 januari 1996 hebben belangrijke repercussies voor de implementatie van e-Tendering. De aanbestedende overheid krijgt immers door dit KB de mogelijkheid de elektronische procedure op te leggen, toe te staan of te verbieden. Bovendien creëert dit KB ook een aantal optionele vangnetscenario’s indien de elektronische procedure niet afdoend zou zijn. De ervaringen uit de pilootprojecten en de wettelijke wijzigingen van 2009 met betrekking tot e-Tendering hebben de Vlaamse Regering op 4 juni 2010 een nieuwe beslissing doen nemen over de coördinatie van de implementatie van e-Tendering.


8/09/2010 14:19:26

De Vlaamse Regering besliste om: • haar goedkeuring te hechten aan een omzendbrief over e-Tendering; • de Vlaamse minister, bevoegd voor e-government, te gelasten e-Tendering uit te rollen in de Vlaamse overheid; • de Vlaamse ministers aan te bevelen om het gebruik van elektronische middelen voor de indiening van kandidaatstellingen en offertes bij hun overheidsopdrachten toe te staan vanaf 1 september 2010; • de Vlaamse ministers aan te bevelen om het gebruik van elektronische middelen voor de indiening van kandidaatstellingen en offertes bij hun overheidsopdrachten op te leggen vanaf 1 juli 2011; • een tussentijdse stand van zaken op 31 december 2010 op te maken.

VERSIE 2.0 - 7-9-2010 |

7

U vindt de nota aan de Vlaamse Regering, de beslissing en de omzendbrief op www.vlaanderen.be/kanoo

1.3

De beleidsnota van de Minister van Bestuurszaken

De beleidsnota van de bevoegde minister vermeldt het volgende. “Met het E-Procurementprogramma laten we het aankoopproces van de Vlaamse overheid elektronisch verlopen. We hebben de ambitie om op de helft van de regeerperiode alle overheidsopdrachten, waarvoor het technisch mogelijk is, elektronisch te publiceren en de ingediende offertes elektronisch te ontvangen. In de mate dat de regelgeving dit mogelijk maakt zullen we met het bedrijfsleven overleggen om een zo kort mogelijke overgangsperiode te hebben. In deze overgangsperiode gelden de elektronische en de manuele procedures bij het indienen van offertes. In de tweede helft van de regeerperiode willen we ook de lokale besturen zoveel mogelijk laten toetreden tot dit systeem. Het contractmanagementsysteem zal toelaten om overheidsopdrachten te beheren en op te volgen tijdens het gehele proces van de overheidsopdracht en de uitvoering. Deze applicatie wordt zo breed mogelijk uitgerold in de Vlaamse overheid waardoor ook een geïntegreerd rapportering op onze overheidsopdrachten op efficiënte wijze gerealiseerd kan worden.” De beleidsnota van de bevoegde minister formuleert ambitieuze doelstellingen: • een effectieve realisatie van e-Tendering voor 50% tijdens deze regeerperiode; • een uitrol naar de lokale besturen; • een breed gebruik van een contractmanagementsysteem waardoor rapportering over overheidsopdrachten mogelijk wordt.

1.4 E-Tendering: een efficiëntieverhoging voor de Vlaamse overheid, een administratieve vereenvoudiging voor het bedrijfsleven E-Tendering, een belangrijke efficiëntieverhoging voor de Vlaamse overheid. Het e-Procurementprogramma levert een belangrijke bijdrage aan een efficiënte overheid. E-Procurement kadert in diverse deeldomeinen die opgelijst werden in het eindrapport van de Commissie Efficiënte en Effectieve Overheid. De Vlaamse overheid verschijnt met e-Procurement als een digitale overheid die goede informatie verstrekt aan haar gebruikers en procesmatig efficiënt denkt. Het digitaal ontvangen van offertes betekent dat de Vlaamse overheid een belangrijke processtap digitaliseert. Deze efficiëntieverhoging in de overheid is beduidend. Het behandelen van papieren offertes is tijdsrovend en dwingt de overheid een papieren processtroom te organiseren. Meteen moet ook gezegd worden dat het in stand houden van de twee procedures – de papieren en de elektronische – weinig meerwaarde geeft voor een overheid. Zolang de aanbestedende overheid een papieren offerte ontvangt blijft ze gedwongen een dubbele processtroom te organiseren, met een beduidend efficiëntie verlies.


8/09/2010 14:19:26


E-Tendering, een belangrijke administratieve vereenvoudiging voor het bedrijfsleven In het e-Procurementprogramma hebben twee modules een zeer belangrijke impact naar het bedrijfsleven. Met de module e-invoicing wordt het elektronisch ontvangen van facturen mogelijk. E-invoicing is op heden nog niet aan de orde. In de module e-Tendering dient de inschrijver zijn kandidaatstelling of offerte elektronisch in. Dat is een beduidende administratieve vereenvoudiging. Deze administratieve vereenvoudiging start eigenlijk reeds op het e-Notificationplatform wanneer de aanbestedende overheid naast het publicatiebericht ook het bestek en de eventuele bijlagen beschikbaar stelt. Vanuit het specifieke dossier in deze e-Notificationomgeving krijgt de inschrijver onmiddellijk toegang tot het e-Tenderingplatform waar de elektronische offerte (met eventuele bijlagen) ingediend wordt. De papieren afdruk, de verzending, de eventuele verplaatsing naar het kantoor van de aanbestedende overheid vallen weg. Ook de automatische beschikbaarheid van het proces-verbaal van de openingszitting vereenvoudigt de communicatie over de ingediende offertes. In de mate de inschrijver gebruik zal maken van één van de vangnetprocedures (verzending van de papieren kopie of digitale veiligheidskopie) die in de regelgeving voorzien zijn, blijft evenwel deze administratieve last aan de zijde van de inschrijver bestaan.

1.5

Een opportuniteit voor een ambitieus beleid

Met het beschikbaar zijn van de module e-Tendering zit België (Vlaanderen) aan de kop van de middengroep van de Europese landen. Met een volwaardige implementatie van deze module kan Vlaanderen het verschil maken. Tot op heden is enkel een verplichte toepassing van e-Tendering in Portugal opgelegd. Alhoewel in verschillende landen de IT-infrastructuur beschikbaar is, is het gecoördineerd en systematisch introduceren van e-Tendering moeilijk. Uit onderzoek blijkt dat de implementatie vaak faalt door het gebrek aan aansturing en management. Met de beslissing van de Vlaamse Regering van 4 juni 2010 kiest de Vlaamse Regering resoluut voor deze ambitieuze rol. Na een overgangsperiode wordt gekozen voor een exclusieve elektronische procedure. Concreet betekent dit dat elke inschrijver een kandidaatstelling of offerte elektronisch kan en moet indienen en dat elke aanbestedende entiteit resoluut gekozen heeft voor een elektronische ontvangst en verwerking van kandidaatstellingen en offertes.

1.6

Strategische doelstelling

Alle entiteiten van de Vlaamse overheid aanvaarden voor al hun overheidsopdrachten uitsluitend elektronische ingediende offertes. Deze doelstelling is ambitieus. Voor de realisatie van deze doelstelling is de Vlaamse overheid afhankelijk van de bereidheid van het bedrijfsleven om uitsluitend elektronisch in te dienen. De beslissing van de Vlaamse Regering kan dit draagvlak creëren waarbij uiteindelijk de inschrijver en de aanbestedende overheid voordeel hebben. De beschikbaarheid van de applicatie en het juridische kader laten deze doelstelling toe.


8/09/2010 14:19:26

1.7

Operationele doelstelling en acties

De strategische doelstellingen wordt gerealiseerd door middel van verschillende operationele doelstellingen. • De Vlaamse Regering vraagt haar entiteiten om de mogelijkheid te bieden bij elke overheidsopdracht op elektronische wijze een kandidaatstelling of een offerte in te dienen. Dat betekent dat in deze fase beide procedures (de elektronische en de papieren procedure) gehanteerd worden. De regelgeving laat deze werkwijze toe. De aanbestedende overheid vermeldt in deze fase in het bestek of het publicatiebericht dat de elektronische procedure toegestaan is. De Vlaamse Regering heeft beslist deze periode aan te houden vanaf 1 september 2010 tot en met 30 juni 2011; • De Vlaamse Regering vraagt haar entiteiten enkel de elektronische procedure aan te bieden vanaf 1 juli 2011; • De Vlaamse Regering sensibiliseert het bedrijfsleven om de elektronische procedure te gebruiken.

VERSIE 2.0 - 7-9-2010 |

9

De regelgeving voorziet in twee vangnetten. De dubbele elektronische zending wordt actueel in de applicatie niet ondersteund. Het (papieren of digitale) veiligheidskopie is uiteraard wel mogelijk. Het KB voorziet dat het aan de aanbestedende overheid is om al dan niet te voorzien in een of beide vangnetten. De Vlaamse Regering stimuleert om in de overgangsperiode de veiligheidskopie toe te staan. De operationele doelstellingen zullen verschillende acties noodzaken. Deze acties worden in deze handleiding uiteengezet. Ze situeren zich in verschillende invalshoeken en op diverse niveaus.

Implementatie e-Tendering

fase 1

fase 2

fase 3

opleiding, training, sensibilisering

dubbele procedure § papieren procedure § elektronische procedure wordt standaard toegestaan (eventueel met “vangnet”)

exclusief elektronische procedure (eventueel met vangnet)

vanaf 1 januari tot en met 31 augustus 2010

vanaf 1 september 2010 tot en met 30 juni 2010

vanaf 1 juli 2011

beslissing vlaamse regering van 4 juni 2010 (VR 2010/23 - punt 0013)


8/09/2010 14:19:26


Hoofdstuk 2 Organisatorische aspecten e-Tendering Het nemen van een aantal organisatorische initiatieven vergemakkelijkt de implementatie van e-Tendering in sterke mate. Het veronachtzamen van het organisatorische aspect zou voor belangrijke problemen kunnen zorgen. Enkele van deze mogelijke problemen zijn de volgende. • Het gebruik van de elektronische procedure is afhankelijk van het bestuursniveau, het beleidsdomein, de entiteit, de afdeling of de cel. Indien de inschrijver niet systematisch wordt uitgenodigd om e-Tendering toe te passen, kan de inschrijver de opgebouwde kennis voor het gebruik van deze procedure niet of slechts beperkt systematisch toepassen. • Als gevolg van een gebrek aan coördinatie in één entiteit staat de dossierbehandelaar de elektronische procedure toe, maar blijken bij de openingszitting de IT-voorzieningen afwezig. • De toepassing van de elektronische procedure wordt zo sporadisch toegepast dat de opgebouwde kennis bij de aanbestedende entiteit verloren gaat. • De aanbestedende entiteit is opgeleid voor het gebruik van de elektronische procedure maar de externe doelgroep is niet of té beperkt voorgelicht. Er komen geen elektronische offertes binnen. Verschillende organisatorische initiatieven moeten genomen worden op het niveau van de gehele Vlaamse overheid. Bovendien is het ook aangewezen dat de entiteit zelf een aantal organisatorische initiatieven neemt.

2.1. Initiatieven op het niveau van de Vlaamse overheid De initiatieven die moeten genomen worden op het niveau van de Vlaamse overheid zijn de volgende: • Het organiseren van opleiding en training; • Het beschikbaar houden van de cel e-Procurement met de nodige expertise; • Het organiseren van de ondersteuning; • Het overleg met het federale niveau; • Het monitoren van de dossiers; • Het sensibiliseren van de entiteiten; • Het sensibiliseren van het bedrijfsleven; • Uitrol e-Tendering naar de lokale besturen.

1.

Het organiseren van opleiding en training

E-Tendering kan niet toegepast worden zonder de nodige opleiding en training. De aangewezen aanpak voor de aanbestedende entiteiten is een informatiesessie gevolgd door een trainingssessie. a) Informatiesessie Doelstelling: de informatiesessie is een generieke toelichting over e-Tendering: • zich registreren in e-Tendering; • een virtuele ruimte creëren in e-Tendering; • kopers toevoegen aan het dossier; • een openingszitting houden; • een proces-verbaal elektronisch aanmaken; • de kandidaat-inschrijver uitleggen hoe hij een offerte moet indienen.


8/09/2010 14:19:26

Doelgroep: • superusers e-Notification; • verantwoordelijke e-Tendering; • voor- en bijzitters van de openingszittingen; • juristen.

VERSIE 2.0 - 7-9-2010 |

11

Duur: 3 uur Omvang: grote groepen (tot 100 personen) Voor een actuele lijst van de geplande informatiesessies zie www.vlaanderen.be/kanoo b) Trainingsessie Doelstelling: de trainingssessie is een vervolg op de informatiesessie: • oefenen de opgedane informatie in; • maken zich effectief aan in de applicatie; • oefenen een openingszitting in en stellen een PV op.

Doelgroep: • voor- en bijzitters; • verantwoordelijke e-Tendering. Duur: twee uur Omvang: 12 personen Voor een actuele lijst met de geplande trainingen zie www.vlaanderen.be/kanoo De Federale dienst e-Procurement organiseert ook regelmatig gratis informatiesessies. Neem een kijkje op de website (www.publicprocurement.be) om de data te kennen.

2.

De cel e-Procurement van het Departement Bestuurszaken

Gedurende de implementatie van e-Tendering is de cel e-Procurement van het Departement Bestuurszaken steeds beschikbaar. De aanwezige deskundigheid in het team heeft betrekking op: • kennis van de applicatie e-Tendering; • juridische expertise; • projectmanagement. De taken van de cel e-Procurement zijn: • het organiseren van de opleiding en de training; • het organiseren van de ondersteuning; • de monitoring; • de communicatie (intern en extern); • de contacten met de federale cel e-Procurement; • alle initiatieven die nodig zijn om de doelstellingen te realiseren. Contact cel e-Procurement 02/553 72 02 [email protected]


8/09/2010 14:19:26


3.

Het organiseren van de ondersteuning

Om een haalbare ondersteuning te creëren wordt volgend scenario opgezet voor de aanbestedende entiteit: • In eerste instantie wordt de nadruk gelegd op opleiding, training en de beschikbaarheid van de leidraad e-Tendering; • De medewerker kan steeds beroep doen op de superuser van de eigen entiteit. De lijst van superusers vindt u terug op www.vlaanderen.be/kanoo. De superuser is opgeleid en kan u een antwoord geven op de klassieke vragen; • Vervolgens is de cel e-Procurement bereikbaar via e-mail. Vragen kunnen gericht worden aan e.procurement@ vlaanderen.be en worden gepubliceerd op www.vlaanderen.be/kanoo bij de FAQ’s; • Indien de vragen niet beantwoordbaar zijn contacteert de cel e-Procurement de federale collega’s van de dienst e-Procurement van de FOD P&O.

4.

Het monitoren van de dossiers

De cel e-Procurement zet een monitoring van e-Tendering op. • Het aantal overheidsopdrachten waarbij de elektronische procedure mogelijk is (per entiteit); • Het aantal overheidsopdrachten waarbij alleen de elektronische procedure mogelijk is (per entiteit); • Het aantal elektronische offertes, in verhouding tot het totale aantal ontvangen offertes (per entiteit). Het is de bedoeling deze rapportering in het contractmanagementsysteem op te nemen. In afwachting dat het contractmanagement operationeel is en voldoende dossiers heeft, wordt deze rapportering in samenspraak met het federale niveau opgezet en manueel verwerkt.

5.

Overleg met de dienst e-Procurement van de FOD P&O

Er is een samenwerkingsovereenkomst en een uitvoeringsakkoord tussen de dienst e-Procurement van de FOD P&O en de cel e-Procurement van het Departement Bestuurszaken. Tijdens de implementatie van e-Tendering is intens overleg met het federale bestuursniveau noodzakelijk. Het overleg handelt over: • de toepassing van het uitvoeringsakkoord; • de monitoring van het gebruik van e-Tendering; • de probleemsituaties; • het gebruik van de helpdesk door inschrijvers; • varia.

6.

De sensibilisering van de aanbestedende entiteiten

Door middel van de website, muurkrantberichten, berichten aan de superusers, informatiesessies, mededelingen en agendering op de bevoegde overlegorganen wordt informatie verspreid aan alle aanbestedende entiteiten. Specifieke situaties kunnen steeds besproken worden en eventueel kan een op maat oplossing uitgewerkt worden. Mail naar [email protected]

7.

De sensibilisering van het bedrijfsleven (2010-2011)

E-Tendering kan pas slagen als het gebruik van de applicatie vanuit de aanbestedende overheid onmiddellijk gevolgd wordt door een intensief gebruik door de inschrijvers. Zoniet krijgt men te veel openingszittingen zonder elektronische


8/09/2010 14:19:26

offertes. Dat werkt weinig motiverend. De sensibilisering naar het bedrijfsleven gebeurt op verschillende manieren: • algemene informatie verspreiding over e-Procurement in nieuwsbrieven naar bedrijven, in vakbladen, via de communicatiekanalen van werkgeversorganisaties, een handleiding,…; • informatiesessies op vraag van werkgeversorganisaties • tot op heden vonden sessies plaats voor Vlawebo, de Bouwunie en de Vlaamse Confederatie Bouw • geplande sessies: VOKA, Syntra, CEVORA; • een informatiesessie voor een concreet overheidsopdrachtendossier die gehouden wordt tussen de publicatie en de uiterste indieningsdatum van de kandidaatstellingen of offertes (Naast een mogelijke inhoudelijke toelichting van het dossier gebeurt er ook een toelichting bij de elektronische procedure); • Het opnemen van een bericht aan inschrijvers om kennis te maken met de platformen voor elektronisch aanbesteden bij de briefwisseling; • De federale dienst e-Procurement geeft opleidingen specifiek naar het bedrijfsleven, (zie http://www.publicprocurement.be/portal/page/portal/pubproc/eprocopleidingen); • De Vlaamse cel e-Procurement biedt een oefening aan op de website www.vlaanderen.be/kanoo waarbij de inschrijver zich kan registreren, een offerte kan indienen, kan nagaan of de elektronische handtekening werkt, een proces-verbaal van de openingszitting kan krijgen, en een beperkte feed back ontvangt; • Vermelding van het toegestane of opgelegde gebruik van de elektronische procedure in het bestek of het publicatiebericht. 8.

VERSIE 2.0 - 7-9-2010 |

13

Uitrol e-Tendering naar de lokale besturen

Lokale besturen hebben er alle belang bij relatief snel aan te sluiten bij het Vlaamse beleid e-Procurement. Lokale besturen plukken dan immers de vruchten van de opgebouwde expertise. Het Agentschap Binnenlands Bestuur begeleidt pilootprojecten e-Tendering bij de lokale besturen en plant een systematische uitrol van e-Tendering.

2.2. De initiatieven op het niveau van de entiteit Op het niveau van de entiteit is het aangewezen volgende initiatieven te ontplooien. • • • • • • •

Aanduiden coördinator e-Tendering; Inschatten eventuele bijkomende opleidings- en trainingsnoden; Het checken van de eventuele IT-aanpassingen; Het aansturen van de concrete overheidsopdrachtendossiers; Melding van de start e-Tendering; Het geven van extra informatie aan de potentiële inschrijvers; Het organiseren van de verdere afhandeling van het dossier.

1.

Aanduiding coördinator e-Tendering

Het is aangewezen de rol van de superuser e-Notification uit te breiden. De superuser heeft de nodige kennis opgebouwd en kan correct de draagwijdte van het gebruik van e-Tendering inschatten. Bijkomend betekent dit dat de superuser instaat voor: • contact met de cel e-Procurement; • inschatten en opzetten van de te nemen initiatieven in de entiteit (sensibiliseren voor opleiding, aanspreken jurist, eventueel afstemmen met IT, terugkoppelen naar leidinggevende); • aanspreekpunt voor de e-Tenderinggebruikers in de entiteit; • probleemmelding en statusrapportering naar de cel e-Procurement.


8/09/2010 14:19:26


2.

Inschatten eventueel bijkomende opleidings- en trainingsnoden

Om de superusers in de beginfase sterk te ondersteunen wordt centrale opleiding en training voorzien naar alle gebruikers. De superuser moet hiervoor enkel sensibiliseren in zijn entiteit. Bovendien kan – wanneer zich een specifieke problematiek voordoet – beroep gedaan worden op de cel e-Procurement.

3.

Het checken van eventuele IT-aanpassingen

Voor de entiteiten in de Vlaamse overheid die afnemer zijn van de centrale dienstverlener is de werking van de eID in e-Tendering gegarandeerd. Indien zich voor deze entiteiten toch problemen zouden voordoen moeten zij contact opnemen met de helpdesk (02/5539000) en verwijzen naar incidentnummer 600-01-188 09 186. De dienstverlener weet dan welke oplossing aangewezen is. Voor de entiteiten die geen gebruik maken van de centrale ICT-dienstverlener is het aangewezen af te stemmen met de eigen IT-beheerder. Concrete vereisten en mogelijke problemen worden besproken in hoofdstuk 5. Verder is het aangewezen voor de openingszitting te beschikken over twee pc’s met internetaansluiting.

4.

Het aansturen van de concrete overheidsopdrachtendossiers

Op het niveau van het concrete overheidsopdrachtendossier waar de elektronische procedure toegepast wordt, is er bijzondere aandacht voor de volgende vragen: • Is van de elektronische procedure melding gemaakt in het bestek en/of de publicatie? • Is de elektronische procedure toegestaan of opgelegd? • Heeft de uitgever (in e-Notification) het dossier klaargezet in e-Tendering? • Wordt er een informatiesessie over de elektronische procedure gehouden naar de potentiële inschrijvers? • Is er een afspraak gemaakt wie de voor- en bijzitter is? • Zijn er afspraken gemaakt tussen de publicist in e-Notification en de dossierverantwoordelijke in e-Tendering voor eventuele terugkoppeling indien er een rectificatiebericht verschijnt? • Zijn de nodige voorbereidingen getroffen in de e-Tenderingapplicatie? • Is de jurist uitgenodigd de (eerste) openingszitting bij te wonen? • Is de IT-infrastructuur en de werking (internetverbinding) vóór de openingszitting daadwerkelijk gecontroleerd?

5.

Melding van de start met e-Tendering

Hoofdstuk 8 vermeldt een concrete checklist ‘is mijn entiteit klaar voor het gebruik van e-Tendering?’ Het is aangewezen pas te starten met e-Tendering indien op al de vragen ‘ja’ geantwoord wordt. De entiteiten worden verzocht melding te maken van de start met e-Tendering. De entiteit kan dan rekenen op de ondersteuning van de cel e-Procurement. 6.

Sensibilisering van potentiële inschrijvers

Informatiesessie In de pilootprojecten is gebleken dat het houden van een informatiesessie over de elektronische procedure drempelverlagend werkte. De aanbestedende dienst toont in deze sessie hoe een bedrijf een offerte elektronisch kan indienen. Dit wordt aangeleerd in de trainingssessie. Oefening voor bedrijven Entiteiten kunnen verwijzen naar de oefening voor bedrijven die staat op www.vlaanderen.be/kanoo (bedrijven). In deze oefening registreert het bedrijf zich, zij ondertekenen een offerte met eID, zij dienen een offerte in, zij ontvangen een proces-verbaal van de openingszitting. Deze oefening is tijdens de implementatie beschikbaar.


8/09/2010 14:19:26

Brief of informatiesessie naar de eigen externe doelgroep Eventueel kunnen entiteiten voor hun specifieke doelgroep een aparte sensibilisering opzetten. Zo vonden informatiesessies plaats naar de Vlaamse Confederatie van de Bouw (MOW in samenwerking met de cel e-Procurement en de dienst e-Procurement van de federale P&O). Een (elektronische) brief richten aan bedrijven waarin melding gemaakt wordt van de mogelijkheden van de elektronische procedure behoort ook tot de mogelijkheden.

7.

VERSIE 2.0 - 7-9-2010 |

15

De elektronische afhandeling van het dossier

Het kan ook aangewezen zijn na te denken over het verdere verloop van het overheidsopdrachtendossier. Worden de elektronische ontvangen offertes afgedrukt om aldus een verdere papieren stroom te behouden? Het is aangewezen een elektronisch verloop van het verdere afhandelingsproces op te zetten. Vastleggingsambtenaren, de Inspectie van Financiën, het Rekenhof, de Interne Audit van de Vlaamse overheid werden van deze werkwijze reeds eerder op de hoogte gebracht door het Departement Bestuurszaken.


8/09/2010 14:19:26


Hoofdstuk 3 De juridische context 3.1. De relevante regelgeving Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten van werken, leveringen en diensten Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken Koninklijk Besluit van 10 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten in de sectoren water, energie, vervoer en postdiensten Koninklijk Besluit van 18 juni 1996 betreffende de mededinging in het raam van de Europese Gemeenschap van sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten in de sectoren water, energie, vervoer en postdiensten

3.2. De specifieke juridische items a.

Algemeen

Papier of elektronisch De aanbestedende overheid beslist voor elke opdracht afzonderlijk of ze het gebruik van elektronische middelen oplegt, toestaat of verbiedt voor het indienen van kandidaatstellingen of offertes. Ze vermeldt dit in de aankondiging of in het bestek. Bij gebrek aan deze vermeldingen is het gebruik van elektronische middelen verboden. Het is een inschrijver evenwel niet toegestaan om zijn offerte zowel via elektronische middelen als op papier in te dienen, gezien dit er op neerkomt dat een inschrijver twee offertes indient. Dit is strijdig met het principe dat iedere inschrijver maar één offerte mag indienen. Zelfs indien het gebruik van elektronische middelen wordt opgelegd of toegestaan, kunnen bepaalde bij te voegen documenten, die niet of uiterst moeilijk met elektronische middelen kunnen worden aangemaakt op papier worden bezorgd voor de uiterste ontvangstdatum. Ingeval het gebruik van elektronische middelen is opgelegd, moet de aanbestedende overheid vooraf akkoord gaan met het bezorgen van documenten op papier.

Het bestek Indien de aanbestedende overheid het gebruik van elektronische middelen toestaat voor het indienen van offertes moet de volgende clausule in het bestek worden opgenomen.


8/09/2010 14:19:26

De offertes worden ofwel elektronisch overgelegd via de e-Tendering applicatie, ofwel via een postdienst verzonden of door een drager afgegeven.

VERSIE 2.0 - 7-9-2010 |

17

De met elektronische middelen opgestelde offertes moeten in overeenstemming met artikel 81 quater, § 1 van het KB van 8 januari 1996 worden opgesteld. De offertes moeten worden opgemaakt in … (hier aangeven in welke bestandsformaten de offertes kunnen worden opgemaakt) Offertes die via elektronische middelen worden overgelegd De offertes die via elektronische middelen worden overgelegd, moeten worden overgelegd via de e-Tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 81 quater, § 1 van het KB van 8 januari 1996. Meer informatie kan worden bekomen op de website http://www.publicprocurement.be of via de e-Procurement helpdesk op het nummer +32 (0)2 790 52 58. (Facultatief:) Er zal bovendien op ... (datum toevoegen) in … (plaats toevoegen) een informatiesessie worden georganiseerd waarbij een toelichting zal worden gegeven omtrent het indienen van offertes door middel van elektronische middelen. (Facultatief:) "De aanbestedende overheid geeft aan de inschrijvers de toestemming om zowel een offerte, overgelegd met elektronische middelen, in te dienen, als een veiligheidskopie, opgesteld met elektronische middelen of op papier. Deze veiligheidskopie wordt in een definitief gesloten envelop gestoken waarop duidelijk "veiligheidskopie" wordt vermeld en wordt binnen de opgelegde ontvangsttermijn ingediend. Deze kopie mag enkel worden geopend ingeval van een tekortkoming bij de overlegging, de ontvangst of de opening van de met elektronische middelen overgelegde offerte. Ze vervangt in dat geval definitief het met elektronische middelen overgelegd stuk. De veiligheidskopie is voor het overige onderworpen aan de op offertes toepasselijke regels van het KB van 8 januari 1996". Offertes die niet via elektronische middelen worden overgelegd De offertes die niet via elektronische middelen worden overgelegd, moeten worden gestuurd naar of ingediend op volgend adres: … (adres en persoon of exact lokaal vermelden). (Bij aanbesteding en offerteaanvraag is een openingszitting verplicht – de opening van de zitting geldt tevens als uiterste indieningstijdstip:) De opening van de offertes vindt plaats in openbare of beperkte zitting op … om … uur in … (adres en exact lokaal van de zitting vermelden). (Bij andere gunningsprocedures:) De uiterste indieningsdatum van de offertes is ... om … uur. Opmerking: om technische en organisatorische redenen verkiest de aanbestedende overheid dat de offertes via elektronische middelen worden overgelegd.


8/09/2010 14:19:26


b.

Voorwaarden

De elektronische handtekening Bij het elektronisch indienen van kandidaatstellingen of offertes ondertekent de inschrijver door middel van een elektronische handtekening. Het moet gaan om een geavanceerde elektronische handtekening met een gekwalificeerd certificaat. Deze handtekening dient te beantwoorden aan de terzake geldende regels van het Europese en nationale recht en gerealiseerd te zijn via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening. De Belgische eID kaart voldoet aan deze vereisten. Enkel de elektronische handtekening geldt in dit geval als een rechtsgeldige handtekening. Een inschrijver kan zich bijgevolg niet verbinden door middel van een ingescande handtekening. Dit impliceert eveneens dat de elektronische handtekening moet worden geplaatst door de personen die bevoegd zijn om de vennootschap te verbinden.

Omgaan met computervirussen Elke kandidaatstelling of offerte die in de ontvangen versie een macro, computervirus of andere schadelijke instructie vertoont, kan in een veiligheidsarchief worden opgenomen. Voor zover dit technisch noodzakelijk is, kan de aanbestedende overheid dit document als niet ontvangen beschouwen. De kandidaatstelling of offerte wordt in dit geval geweerd.

Tijdstip van ontvangst Het precieze tijdstip van ontvangst door de aanbestedende overheid wordt automatisch vastgesteld door een ontvangstbewijs dat via elektronische middelen aan de inschrijver wordt verzonden.

Tijdstip van opening Enkel de daartoe aangestelde ambtenaren kunnen het precieze tijdstip van opening van de overgelegde gegevens vastleggen of wijzigen.

Toegang tot de offertes Niemand kan voor de vastgelegde datum en uur toegang hebben tot de overgelegde kandidaatstellingen of offertes. Een inbreuk op dit toegangsverbod is door de applicatie duidelijk opspoorbaar. Tijdens de procedure is de toegang tot de overgelegde gegevens slechts mogelijk wanneer de daartoe aangestelde personen - voorzitter en bijzitter(s) - gelijktijdig optreden op de vastgelegde uiterste datum en uur. De gegevens van de overgelegde kandidaatstellingen of offertes zijn na de openingszitting enkel toegankelijk in de applicatie voor de daartoe aangestelde personen.

Hulpmiddelen De te gebruiken hulpmiddelen en de technische eigenschappen ervan, met inbegrip van de eventuele versleuteling, mogen niet discriminerend zijn en moeten algemeen voor het publiek beschikbaar zijn. Ze moeten tevens verenigbaar zijn met algemeen gebruikte informatie- en communicatiemiddelen. Dit geldt eveneens voor de bestandsformaten die worden toegestaan voor de bestanden die met elektronische middelen worden ingediend. De aankondiging van opdracht of het bestek beschrijft de te gebruiken hulpmiddelen.


8/09/2010 14:19:26

c.

Optionele veiligheden

De dubbele elektronische zending De aankondiging of het bestek kunnen toestaan om de kandidaatstelling of offerte over te leggen via een dubbele elektronische zending, indien deze de overlegging van omvangrijke documenten kan meebrengen.

VERSIE 2.0 - 7-9-2010 |

19

Een eerste stap bestaat dan uit de overlegging van een vereenvoudigde zending. Deze bevat de identiteit, de elektronische handtekening en, in voorkomend geval, het bedrag van de offerte. Deze vereenvoudigde zending wordt elektronisch ondertekend. Haar ontvangst geldt als ontvangsttijdstip van de kandidaatstelling of offerte. Een tweede stap omvat de overlegging van de eigenlijke kandidaatstelling of offerte, die elektronisch ondertekend is om de integriteit van de gegevens van de kandidaatstelling of offerte te certificeren. De ontvangst van de eigenlijke kandidaatstelling of offerte gebeurt binnen een termijn die geen vierentwintig uur mag overschrijden na het uiterste ontvangsttijdstip van de kandidaatstellingen of de offertes, op straf van wering van de kandidaatstelling of offerte ; De mogelijkheid tot het gebruik van een dubbele zending wordt momenteel niet door de e-Tenderingapplicatie ondersteund. Als aanbestedende overheid kunt u deze mogelijkheid bijgevolg niet toestaan aan de inschrijvers.

De veiligheidskopie De aankondiging of het bestek kunnen toestaan om de kandidaatstelling of offerte, overgelegd met elektronische middelen, in te dienen als een veiligheidskopie. Deze veiligheidskopie wordt in een definitief gesloten envelop gestoken waarop duidelijk "veiligheidskopie" wordt vermeld en wordt binnen de opgelegde ontvangsttermijn ingediend. Deze kopie mag enkel worden geopend ingeval van een tekortkoming bij de overlegging, de ontvangst of de opening van de met elektronische middelen overgelegde kandidaatstelling of offerte. Ze vervangt in dat geval definitief het met elektronische middelen overgelegd stuk.

d.

De openingszitting

Verloop De openingszitting kent hetzelfde verloop als de ‘klassieke’ openingszitting waar enkel papieren offertes worden ingediend. De offertes die via elektronische middelen zijn opgesteld worden niet door de voorzitter of een bijzitter geparafeerd aangezien de door de aanbestedende overheid aangewende elektronische middelen de integriteit van de documenten garanderen na de opening ervan.

Technische moeilijkheden bij de openingszitting Wanneer tijdens de openingszitting technische moeilijkheden rijzen voor de opening en de inzage van de elektronische offertes moet de aanbestedende overheid een extra openingszitting organiseren. Op deze extra openingszitting moeten alle inschrijvers gelijktijdig en schriftelijk worden uitgenodigd. Indien er evenwel een veiligheidskopie is geopend en deze kopie niet de voormelde moeilijkheden oplevert, moet de aanbestedende overheid geen extra openingszitting organiseren.


8/09/2010 14:19:27


Hoofdstuk 4 Informatica-technische aspecten Dit hoofdstuk omschrijft de noodzakelijke IT-vereisten.

4.1. Hardware vereisten Tijdens de openingszitting: • • • •

Een zaal met internetverbinding; Twee PC’s met toegang tot internet. Tijdens de openingszitting is het praktisch dat beide PC’s in elkaars nabijheid opgesteld staan. De inschrijver kan volstaan met één PC met internet; Een kaartlezer (de kaartlezer is reeds standaard aanwezig op bepaalde laptops en toetsenborden of te kopen via http://eid.belgium.be.); Een beamer voor het projecteren van het eerste deel van de openingszitting (het tonen van het scherm met de binnengekomen elektronische offertes).

4.2. Beschikbaarheid en versies van de noodzakelijke toepassingen

Voor de entiteiten die afnemen van de centrale dienstverlener e-IB – ET: onderstaande (internetbrowser en gebruik eID) is standaard voorzien. U hoeft geen initiatieven te nemen ! Indien zich problemen voordoen belt u naar de helpdesk (02/553.90.00) en vermeldt u incidentnummer 600-01188 09 186 De IT-verantwoordelijken van de entiteiten die geen afnemer zijn van de centrale dienstverlener e-IB-ET voeren indien nodig – onderstaande aanpassingen uit. Zie ook punt 3.

De internetbrowser Internet Explorer, versie 6 of hoger of Mozilla Firefox.

De authenticatie en ondertekening met de eID De e-Tendering applicatie vereist authenticatie (voor de aanbestedende overheid) en ondertekening van de documenten met de elektronische identiteitskaart (eID). Het is noodzakelijk hiervoor de eID software te installeren. Dat kan gratis bij http://eid.belgium.be Het is eveneens noodzakelijk te beschikken over de JAVA-versie 6, update 16. Gratis downloadbaar op http://java.com/nl/download/index.jsp


8/09/2010 14:19:27

De federale webapplicatie e-tendering De federale webapplicatie is beschikbaar op: https://eten.publicprocurement.be/etendering/home.do Dit is de productieomgeving. In deze omgeving worden offertes of kandidaatstellingen ingediend en ontvangt u daadwerkelijk de offertes of kandidaatstellingen.

VERSIE 2.0 - 7-9-2010 |

21

Deze omgeving maakt gebruik van een centrale server die zich bevindt in de Wetstraat 51, 1000 Brussel, in de overheidsgebouwen van de FOD P&O. Voor de server wordt permanent een back up server beschikbaar gehouden. Dat moet een zo hoog mogelijke beschikbaarheid garanderen. In het uitvoeringsakkoord is een SLA met betrekking tot de beschikbaarheid afgesproken van 99 % in de kantooruren van 7 tot 21 uur. Tot op heden, zoals bevestigd in de pilootprojecten, is er geen onbeschikbaarheid van de productie-omgeving gemeld. Het testplatform is terug te vinden op: https://etentest.publicprocurement.be/etendering/home.do In deze omgeving worden de training en oefeningen opgezet. Registratie op het testplatform betekent niet dat u geregistreerd bent in de productieomgeving. U dient zich in beide applicaties te registreren. Vanaf september 2010 is er ook een demo-omgeving e-Tendering aanwezig. Deze stabiele omgeving kan gebruikt worden voor informatie- en trainingsessies. Het Departement Bestuurszaken betaalt jaarlijks een beperkte bijdrage van 20.000 € voor het onderhoud van deze applicatie.

Gebruik eID in e-Tendering Voor u te identificeren en voor te ondertekenen met de eID moet u uw PINCODE kennen. Indien u dit niet meer weet is het aangewezen uw gemeentebestuur te contacteren.

4.3. Specifieke informatie voor de entiteiten die geen afnemer zijn van de centrale dienstverlener. In de pilootprojecten bleek dat voor deze entiteiten het ondertekenen met de eID in de e-Tenderingapplicatie niet altijd vanzelfsprekend was. Oorzaken waren meestal het voorkomen van specifieke instellingen van de eigen IT-omgeving. In bijna alle situaties werd dit door een ervaren IT-er zeer snel verholpen. Het is uiteraard belangrijk deze eventuele noodzakelijke aanpassing standaard te voorzien voor alle e-Tendering gebruikers. (De centrale dienstverlener e-IB ET verkoos een systematische uitrol van een script voor alle gebruikers.) Welke problemen hebben zich voorgedaan? • Het niet geïnstalleerd zijn van de eID software. Oplossing: download software http://eid.belgium.be • Het niet beschikken over de juiste JAVA-versie. Oplossing: download de juiste versie: http://java.com/nl/download/index.jsp • Bij internet opties, geavanceerd, moet ’java’ aangevinkt staan.


8/09/2010 14:19:27


•

Bij netwerkverbinding, LAN-settings, de proxypac die daar vermeld wordt moet eveneens vermeld worden in de Java-settings. (Bv. /proxy.vlaanderen.be/proxy.pac)


8/09/2010 14:19:27

VERSIE 2.0 - 7-9-2010 |

23

• •

Mogelijk is een instelling van uw firewall een probleem. De https-sites van e-Tendering (zie hoger) moeten als “trusted sites” aanvaard worden.


8/09/2010 14:19:27


Indien u, ondanks hogere richtlijnen, toch problemen blijft ondervinden meldt u dit aan de cel e-Procurementcel. ([email protected])

4.4. Noodzakelijke IT-dienstverlening bij courant gebruik Het operationeel houden van de e-Tendering applicatie gebeurt op het federale bestuursniveau. Het Departement Bestuurszaken volgt de gemaakte afspraken in dit verband op. Van de eigen (Vlaamse) IT-dienstverlener (al dan niet centraal) wordt enkel verwacht dat de internetverbindingen beschikbaar zijn en dat de hogervermelde vereisten gerealiseerd kunnen worden. In de mate aan deze vereisten voldaan is, is geen permanente ondersteuning van de IT-dienstverlener nodig. Het zou een onnodige kost zijn.


8/09/2010 14:19:27

Hoofdstuk 5 Gebruik van e-Tendering 5.1.

VERSIE 2.0 - 7-9-2010 |

25

Voorbereidingen in e-Notification

U voert volgende voorbereidingen in e-Notification uit. E-Tendering kunt u maar gebruiken wanneer u bij de publicatie van uw dossier (in e-Notification) een “virtuele ruimte” gecreëerd hebt. In deze ruimte in e-Tendering kan de inschrijver zijn offerte of kandidaatstelling indienen. Als het moment van opening aangebroken is kan de aanbestedende entiteit hier de offertes of kandidaatstelling openen. Indien u nog niet met e-ID inlogt in e-Notification: volg a en b. (lees opmerking 1 blz; 33, indien nodig) Indien u reeds met e-ID werkt in e-Notification: ga onmiddellijk naar c. a.

Inloggen met account gegeven door de superuser


8/09/2010 14:19:28


b.

Aanpassen account voor gebruik e-Notification met eID

c.

Inloggen met eID ambtenaar/burger

Indien u twijfelt over gebruik “met eID” of “met eID indien u niet in heb bezit bent van…” lees opmerking 2 pagina 34.


8/09/2010 14:19:28

d.

Pincode ingeven

e.

In uw betreffende dossier ‘e-Tendering’ aanvinken


VERSIE 2.0 - 7-9-2010 |

27

8/09/2010 14:19:29


Opmerking 1 Het gebruik van de eID voor authenticatie in e-Notification Het is aangewezen zich in e-Notification en e-Tendering te authenticeren door middel van de elektronische identiteitskaart. Het zich op verschillende wijzen authenticeren verhoogt immers het risico dat er geen perfecte koppeling tussen beide identiteiten is. Dat kan als gevolg hebben dat een dossier dat aangemaakt werd in e-Notification toch niet terug gevonden wordt in e-Tendering. Hieronder vindt u de verschillende stappen om de authenticatie van een bestaande gebruiker om te schakelen van ‘gebruikersidentificatie en paswoord’ naar de authenticatie met de eID. Luik 1 (controle van de volgorde en schrijfwijze van de naam en voornamen) • U gaat naar de testomgeving van e-Notification; • U voert uw eID in uw kaartlezer; • U kiest registratie aankoper; • kies voor ‘eID’ of ‘eID, indien geen token’; (indien u het verschil niet kent, lees opmerking 2) • Uw gegevens worden ingelezen; • NIET OPSLAAN; • Noteer uw naam en voornamen en let op de exacte volgorde en schrijfwijze; • U verlaat het scherm zonder op te slaan; • U sluit e-Notification. Luik 2 (juist zetten van de naam en voornamen) • U gaat naar de testomgeving van e-Notification; • U logt aan met user-ID en paswoord; • U kiest voor ‘profiel’; • U controleert de volgorde en schrijfwijze van naam en voornamen; • U past indien nodig aan op basis van de uit luik 1 verkregen informatie; • U Log uit; • U Log opnieuw aan in met eID. • U kunt vanaf nu steeds met eID aanloggen. Herhaal deze procedure in de productie-omgeving (https://enot.publicprocurement.be/)

5.2. Zich registreren in e-Tendering 1. 2. 3.

Registreer u als aanbestedende overheid (kies voor eID – ‘ambtenaar’ of eID – ‘ambtenaar niet in het bezit van een ambtenarentoken’) (lees opmerking 2, p. 33 indien u het verschil niet kent.) Vul uw PINcode in Herhaal deze handeling ‘registreer + pincode’ (deze stap is eenmalig!)


8/09/2010 14:19:29

Opmerking 2 Authenticatiemogelijkheden

VERSIE 2.0 - 7-9-2010 |

29

E-Tendering biedt u schijnbaar verschillende wijzen van authenticatie. Op het authenticatiescherm ziet u vijf mogelijkheden: a. Paswoord (lokaal) Deze mogelijkheid is enkel beschikbaar voor de bedrijven

b. Ambtenarentoken Deze mogelijkheden waren vanuit het verleden beschikbaar toen nog niet iedereen beschikte over een e-ID. Een beperkt aantal functionaliteiten uit de applicatie zijn beschikbaar. Het is absoluut niet aangewezen met het ambtenaren- en burgertoken te werken. De regelgeving overheidsopdrachten vereist immers voor het ondertekenen het gebruik van een geavanceerde elektronische handtekening met een gekwalificeerd certificaat. De token voldoet hier niet aan. c. Burgertoken Idem als bij ambtenarentoken.

d. eID, indien u niet in het bezit bent van een ambtenarentoken U gebruikt deze optie als u bij een federale overheidsdienst niet gekend bent als ambtenaar. Eenmaal u deze authenticatiewijze gebruikt, is het aangewezen dit steeds op dezelfde wijze te doen. e. eID U gebruikt deze optie als u bij een federale overheidsdienst gekend bent als ambtenaar. Dit is hoogstwaarschijnlijk in het kader van een andere applicatie (b.v. Digiflow). Eenmaal u deze authenticatiewijze gebruikt, is het aangewezen dit steeds op dezelfde wijze te doen.


8/09/2010 14:19:29


5.3.

Parameters klaarzetten in e-Tendering

Dit kunt u uitvoeren tussen de publicatie van uw overheidsopdracht en vóór uw openingszitting. Het is aan te bevelen dit zo spoedig mogelijk na de publicatie te doen en in ieder geval te controleren enige tijd voor uw openingszitting. a.

• • • •

• • •

Pas de parameters aan

24 uur termijn: dit verwijst naar de ‘dubbele elektronische zending’. Evenwel werd dit scenario voorzien vóór de aanpassing van de regelgeving. Deze parameter staat standaard op neen. U moet dit zo ingesteld laten staan! Einddatum voor indiening en opening van de offertes: in beide gevallen zet u deze datum gelijk. Minimum aantal aankopers: dit is minimum 2. Aantal percelen: indien u percelen hebt in uw dossier vult u hier het aantal percelen in. Opgelet: de huidige versie van e-Tendering bevat een ’bug’. De applicatie weigert 0 percelen te bewaren. In afwachting van de oplossing omzeilt u dit door 1 in te vullen. Varianten toegestaan: u zet deze parameter op ‘ja’ indien u varianten toestaat. Prijzen opgeven: u zet deze parameter op ‘ja’ indien het een openbare aanbesteding betreft. U krijgt een standaardveld in het PV van de openingszitting om uw prijs in te vullen. Gebruik standaard offerteformulier: u plaats dit nu op ‘neen’.


8/09/2010 14:19:30

5.4.

Collega’s associëren in e-Tendering

a.

Enkel geregistreerde collega’s kunnen geassocieerd worden

VERSIE 2.0 - 7-9-2010 |

31

U zoekt collega’s die in e-Tendering geregistreerd zijn. U associeert deze met uw dossier. Deze personen – en alleen deze - zullen het betreffende dossier kunnen openen. Zorg dus dat minimaal twee personen hier vermeld staan. Het is natuurlijk aangewezen hier meerdere personen op te nemen, zodat u over een “reserve” beschikt. Weliswaar opgelet: voor iedereen die geassocieerd is aan uw dossier, is het volledige dossier toegankelijk. Wat is het verschil tussen “een manager” en “een koper”? De koper is uw collega. U selecteert hem om het dossier te laten openen, om hem als reserve beschikbaar te houden of om hem toegang tot uw dossier te geven. De manager is de dossierverantwoordelijke. Hij alleen kan de parameters wijzigen. Voor meer details: volg de trainingssessie e-Tendering.


8/09/2010 14:19:30


5.5.

De openingszitting

a. Het effectief openen Klik op het tabblad openen en vervolgens op openen.

Opgelet: u dient deze handeling met beide (of meerdere) aankopers binnen de minuut uit te voeren!


8/09/2010 14:19:31

De opening vindt plaats. Opgelet: dit kan enige tijd in beslag nemen indien u veel en omvangrijke offertes ontvangt ! b. Het scherm met de ontvangen elektronische offertes

VERSIE 2.0 - 7-9-2010 |

33

Geen elektronische offertes ontvangen.

Bovenstaande bladzijde vermeldt de ontvangen offertes. In dit geval dus geen. Onderstaande bladzijde geeft aan dat één offerte, met twee documenten, ontvangen werd.


8/09/2010 14:19:31


Klikken op de offertes toont alle bijgevoegde documenten die bij de offerte horen. Elke offerte en elk document wordt voorafgegaan door de status met betrekking tot de ondertekening. De documenten worden ook gevolg door een diskettesymbool ‘downloaden van het document’. In dit geval werden alle documenten van een geldige elektronische handtekening voorzien.

c.

De opmaak van het PV

Het PV van opening bevat de elektronische ingediende offertes, manueel ingediende offertes worden eveneens op het PV toegevoegd.

Bij het vak ‘details van het rapport’ kunt u bij algemene opmerkingen toevoegen: • voorzitter: de heer of mevrouw X • ondervoorzitter: de heer of mevrouw Y Eventuele andere noodzakelijke opmerkingen noteert u in dit vak. In de rubriek ‘paper tenders’ kunt u papieren offertes toevoegen.


8/09/2010 14:19:32

Opmerking Een tweede PV aanmaken. Waarom? Het kan gebeuren dat u een tweede PV voor het zelfde dossier moet aanmaken. • Een tijdig aangetekend verstuurde offerte komt te laat toe. • U maakte een fout in uw eerste proces-verbaal. U vergat informatie op te nemen, u vergat informatie te bewaren.

VERSIE 2.0 - 7-9-2010 |

35

Hoe? U maakt een tweede PV aan. U kunt algemene opmerkingen toevoegen. U kunt papieren offertes toevoegen. Vanzelfsprekend zal dit PV geen elektronische offertes bevatten.

5.6.

Een dossier opslaan

a.

Alle documenten kunnen in een zip-file worden bewaard

U kunt door middel van een zip-file alle documenten downloaden. U kunt offerte per offerte (document per document) downloaden en eveneens het proces-verbaal van opening. Aandachtspunt: Wijzig de naam van de bestanden in geen geval. Een wijziging zal immers de hash-code wijzigen. Op deze manier kunt u nadien niet meer nakijken met de verificiatietool of dit document het originele exemplaar is.

5.7.

Archiveren

Na afsluiten van het PV kunt u het dossier archiveren. U vult bij de parameters de archiveringsdatum in. Als de archiveringsdatum bereikt is kunt u onder het tabblad ‘dossiers die voor archivering in aanmerking komen’ uw dossier selecteren. Na archivering is enkel nog het PV van opening beschikbaar. Belangrijk: u moet de offertes gedownload hebben voor u tot archivering overgaat.


8/09/2010 14:19:33


5.8.

De kant van de inschrijver

a.

Zich registeren

De onderneming ontvangt een account


8/09/2010 14:19:33

b.

Een offerte indienen

Deelname bevestigen

VERSIE 2.0 - 7-9-2010 |

37

Offerte toevoegen


8/09/2010 14:19:34


Document tekenen


8/09/2010 14:19:34

c.

Een offerte met meerdere personen tekenen

VERSIE 2.0 - 7-9-2010 |

39

De inschrijver kan via ‘opvragen van het ontvangstbewijs’ ook een ontvangstbewijs opvragen. Hij ontvangt dit in zijn mailbox. Een uitvoerige handleiding e-Tendering voor de inschrijver is beschikbaar op www.vlaanderen.be/kanoo (bedrijven)


8/09/2010 14:19:35


Hoofdstuk 6 FAQ 1. Een virus in een offerte Juridisch Elke kandidaatstelling of offerte die in de ontvangen versie een macro, computervirus of andere schadelijke instructie vertoont, kan in een veiligheidsarchief worden opgenomen. Voor zover dat technisch noodzakelijk is, kan de aanbestedende overheid het document als niet ontvangen beschouwen. De kandidaatstelling of offerte wordt in dat geval geweerd. De e-Tendering applicatie E-Tendering plaatst het geïnfecteerde bestand in een zip-file, de aanbestedende dienst kan deze file downloaden. Het openen van het bestand gebeurt op eigen risico

2. De e-Tenderingapplicatie is niet bereikbaar op het moment van opening Juridisch Wanneer tijdens de openingszitting technische moeilijkheden rijzen voor de opening en de inzage van de elektronische offertes moet de aanbestedende overheid een extra openingszitting organiseren. Op deze extra openingszitting moeten alle inschrijvers gelijktijdig en schriftelijk worden uitgenodigd. De e-Tendering applicatie U voert de opening op een later tijdstip uit. Dat kan zonder bijkomende handelingen. Weliswaar zal het openingsuur vermeld worden op het elektronische PV bij de openingszitting

3. U kunt – alhoewel u toch van de centrale ICT-dienstverlener (EDS-telindus) gebruik maakt – uw e-ID niet gebruiken voor authenticatie en ondertekening. Voor de entiteiten in de Vlaamse overheid die afnemer zijn van de centrale dienstverlener is de werking van de eID in e-Tendering gegarandeerd. Indien zich voor deze entiteiten toch problemen zouden voordoen moeten zij contact opnemen met de helpdesk (02/5539000) en verwijzen naar incidentnummer 600-01-188 09 186. De dienstverlener weet dan welke oplossing aangewezen is.

4. U kunt het PV van opening van offertes niet elektronisch ondertekenen Juridisch De gegevens voorgelezen door de voorzitter tijdens de openingszitting, alsook de incidenten die zich tijdens de openingszitting voordeden worden in een PV opgenomen, dat zonder verwijl wordt ondertekend door de voorzitter en door een bijzitter en door de aanwezigen die dat verlangen. De e-Tendering applicatie U drukt het PV van opening van offertes af en ondertekent dit manueel.


8/09/2010 14:19:35

5. Een van de twee personen die de openingszitting moeten houden is niet aanwezig Juridisch U moet een openingszitting houden met minimum twee personen, de voorzitter en één of meerdere bijzitters.

VERSIE 2.0 - 7-9-2010 |

41

De e-Tendering applicatie Alle geassocieerde aankopers voor dit dossier kunnen de opening doen. Het is wel belangrijk dat u voldoende personen bij de geassocieerde aankopers hebt toegevoegd. U kunt de afwezige persoon vervangen door een andere geassocieerde aankoper. Tot voor de opening kunt u geassocieerde aankopers aanmaken. U kiest daarvoor uit uw in e-Tendering geregistreerde collega’s. Tot voor de opening kunt u ook collega’s registreren.

6. De elektronisch ontvangen offerte vermeldt een fout met betrekking tot de ondertekening Juridisch De offerte moet ondertekend zijn met een elektronische handtekening die conform is met de regels van het Europees en nationaal recht inzake de geavanceerde elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening. De e-Tendering applicatie U kunt twee foutboodschappen krijgen: • Een rood kruis voor de offerte. Wanneer u de cursor op het kruis plaatst krijgt u de foutmelding. ‘Offerte niet geldig ondertekend’. Dat betekent dat de offerte niet is ondertekend. • Een oranje vink voor de offerte. Wanneer u de cursor op het kruis plaatst krijgt u de foutmelding ‘het certificaat is niet herkend’.Dat betekent dat het certificaat niet herkend wordt. Mogelijk betreft het een zeer recente eID waarvan het certificaat nog niet geregistreerd werd in de e-Tendering applicatie Beide foutmeldingen noteert u op het PV in de daartoe voorziene velden. U moet deze foutmeldingen nadien onderzoeken. U meldt deze foutboodschap aan [email protected]. Wij zullen nagaan of dit een geldig certificaat is. U kunt dit ook zelf nakijken op http://repository.eid.belgium.be/NL/Status.htm

7. De elektronisch ontvangen offerte bevat een document waarvoor een foutboodschap gegeven wordt m.b.t. de tijdstempel Juridisch Het precieze tijdstip van ontvangst door de bestemmeling wordt automatisch vastgesteld door een ontvangstbewijs dat via elektronische middelen wordt verzonden. De middelen voor elektronische ontvangst van de offertes moeten de waarborg bieden dat het exacte tijdstip en de exacte datum van ontvangst van offertes precies kunnen worden vastgesteld. De e-Tendering applicatie Een onafhankelijke timestamping autoriteit kent een tijdsstempel toe. Indien deze autoriteit niet beschikbaar is, wordt een back up procedure gestart. De server van de e-Tenderingapplicatie, die eveneens wordt gesynchroniseerd met een tijdserver, kent de tijdstempel toe. Dat geeft een foutboodschap. Noteer deze melding op het PV in het voorziene veld. U meldt dit vervolgens aan [email protected]


8/09/2010 14:19:35


8. De elektronisch ontvangen offerte vermeldt een fout die niet in 5 of 6 beschreven zijn Juridisch De incidenten die zich tijdens de openingszitting voordoen moeten in het PV van offertes worden opgenomen. De e-Tendering applicatie De foutmelding wordt geacteerd op het PV in het voorziene veld. Meldt dit aan [email protected]

9. De kandidaat-inschrijver meldt u vóór de openingszitting dat hij een offerte niet opgeladen krijgt Juridisch Vanaf het ogenblik dat de voorzitter de zitting opent, mag geen enkele offerte nog worden aanvaard. Dit betekent dat de offertes ten laatste moeten zijn ingediend vlak vóór de voorzitter de zitting opent. De e-Tendering applicatie Indien de oorzaak te wijten is aan een bestand dat té groot is, kan de inschrijver dit bestand opdelen in kleinere bestanden. Mogelijk is de snelheid van het netwerk van de indiener te traag waardoor een time-out gecreëerd wordt. Het is aangewezen bij informatiesessies voor bedrijven mee te geven dat het indienen bijtijds aangevat wordt.

10. Een buitenlands bedrijf (zonder eID) wil elektronisch een offerte indienen Juridisch De offerte moet ondertekend zijn met een elektronische handtekening die conform is met de regels van het Europees en nationaal recht inzake de geavanceerde elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening. De e-Tendering applicatie De e-Tendering applicatie ondersteunt een certipost certificaat dat voldoet aan de wettelijke vereisten en bij certipost kan aangekocht worden. De aankoop neemt enige tijd in beslag. (Tot twee weken.) Op www.certipost.be kan het certificaat online aangekocht worden.

11. Wie moet de offerte tekenen Juridisch De offertes die namens een rechtspersoon worden ingediend, moeten ondertekend zijn door de personen die bevoegd zijn om de vennootschap te vertegenwoordigen, met bijvoeging van de stukken waaruit hun bevoegdheid blijkt. Deze vertegenwoordigingsbevoegdheid kan blijken uit de statuten van de vennootschap of uit een bijzondere volmacht. De e-Tendering applicatie In e-Tendering hebt u drie mogelijkheden: • De bevoegde persoon tekent de offerte (en bijhorende documenten). • De bevoegde persoon geeft volmacht aan de persoon die de offerte (en bijhorende documenten) met eID tekent. De volmacht is een document met e-ID getekend door de bevoegde persoon en bij de offerte gevoegd of per post op papier verstuurd. • De inschrijver koopt het certipost-certificaat op naam van de vennootschap.


8/09/2010 14:19:35

12. De offerte is te zwaar De e-Tendering applicatie Elk document mag 80 MB tellen. U kunt in één offerte meerdere documenten opladen. U kunt ook bestanden zippen en dit opladen. (Aandachtspunt: de maximale bestandsgrootte in e-Notification is 50 MB.)

VERSIE 2.0 - 7-9-2010 |

43

13. Welke bestanden worden aanvaard Juridisch De te gebruiken hulpmiddelen en de technische eigenschappen ervan, met inbegrip van de eventuele versleuteling, mogen niet discriminerend zijn en moeten algemeen voor het publiek beschikbaar zijn. Ze moeten tevens verenigbaar zijn met algemeen gebruikte informatie- en communicatiemiddelen. De aankondiging van opdracht of het bestek beschrijft de te gebruiken hulpmiddelen. De e-Tendering applicatie Alle bestanden worden aanvaard. U moet zorgen dat u als aanbestedende overheid deze bestanden kunt openen. Zo niet moet u beperkingen meegeven.

14. Hoe kan een inschrijver die elektronisch ingediend heeft nog opmerkingen geven Juridisch Indien het opmerkingen betreffende het bestek of de offerte zijn maakt hij een nota die hij toevoegt bij zijn offerte. Indien de opmerkingen betrekking hebben op de openingszitting, moet hij uiteraard op de zitting zelf aanwezig zijn. De e-Tendering applicatie In het eerste geval maakt de inschrijver de opmerkingen over door middel van een nota die hij toevoegt bij de offerte en mede ondertekent. In het tweede geval moet de inschrijver naar de openingszitting komen.

15. Wat toont de aanbestedende overheid op de openingszitting Juridisch Nadat de voorzitter de zitting heeft geopend, wordt inzage genomen van alle ontvangen offertes. De voorzitter leest de naam of de handelsnaam van de inschrijvers, hun woonplaats of maatschappelijke zetel en de intrekkingen voor. De e-Tenderingapplicatie Het scherm met de melding van de via elektronische middelen overgelegde offertes kunt u probleemloos tonen. U kunt hiervoor een dataprojector gebruiken. Bij het openklikken van de offertes sluit u de projectie af, gezien in deze offertes geheime commerciële of industriële informatie kan zijn opgenomen.

16. Wanneer mag een veiligheidskopie geopend worden. 1 en 2. Artikel 81quater, § 3, 2° van het K.B. van 8 januari 1996 bepaalt dat de veiligheidskopie enkel mag worden geopend ingeval van een tekortkoming bij de overlegging, de ontvangst of de opening van de met elektronische middelen overgelegde offerte. De vraag rijst wat onder deze tekortkomingen moet worden begrepen. De bepaling omtrent de veiligheidskopie (evenals deze omtrent de dubbele elektronische zending) werd opgenomen specifiek om wantrouwige marktspelers over de streep van de elektronische middelen te trekken. In de praktijk moet worden vastgesteld dat menig inschrijver een afwachtende houding aanneemt ten aanzien van het gebruik van elektronische middelen om offertes in te dienen. De veiligheidskopie is in feite een 'optioneel vangnet' dat door de aanbestedende overheid kan worden toegestaan om deze terughoudendheid van de inschrijvers weg te nemen.


8/09/2010 14:19:35


In deze optiek kan worden gesteld dat de figuur van de veiligheidskopie gerelateerd is aan het feit dat het gebruik van elektronische middelen zich nog in een aanvangsfase bevindt. Naarmate het gebruik van elektronische middelen beter ingeburgerd raakt en de terughoudendheid ten aanzien van de applicatie verdwijnt, zal de veiligheidskopie aan relevantie inboeten. De betreffende bepaling mag niet al te restrictief worden geïnterpreteerd, gezien zij alsdan haar doel zou voorbijschieten. Het lijkt dan ook verantwoord om tot de opening van de veiligheidskopie over te gaan telkenmale de e-tenderingapplicatie een foutmelding genereert. De regelgeving spreekt immers over een tekortkoming bij de overlegging, de ontvangst of de opening, zonder te specifiëren dat het hier moet gaan om een technische tekortkoming te wijten aan de werking van de applicatie. Een te restrictieve interpretatie van de betreffende bepaling zou ook het gebruik van de e-tenderingapplicatie en de veiligheidskopie in de praktijk nodeloos compliceren. Dit zou er immers toe leiden dat de voorzitter van de openingszitting bij iedere foutmelding van de applicatie zou dienen na te gaan of het in casu gaat om een tekortkoming die te wijten is aan de inschrijver zelf dan wel aan de applicatie. De pilootprojecten hebben aangetoond dat de foutmeldingen niet steeds ogenblikkelijk en op eenvoudige wijze kunnen worden geïnterpreteerd. Er kan ten andere ook niet van de applicatie worden verwacht dat deze zelf de aard van een bepaalde tekortkoming aangeeft en hiervan tevens een appreciatie maakt. Toch blijft het aangewezen in de eerste plaats grote zorg te besteden aan de voorbereidingen voor de elektronische procedure bij de aanbestedende dienst en de inschrijvers. Het gebruik van de veiligheidskopie dient de uitzondering te zijn! Het is aangewezen elk gebruik van de veiligheidskopie te melden aan de centrale cel op [email protected]


8/09/2010 14:19:35

Hoofdstuk 7 Kunt u als aanbestedende entiteit starten met e-Tendering?

VERSIE 2.0 - 7-9-2010 |

45

Een samenvatting en checklist voor de superuser en het management Kunt u als aanbestedende overheid starten met het gebruik van e-Tendering? Zijn er bijzondere voorwaarden die voldaan moeten zijn om e-Tendering te kunnen gebruiken? Uit de evaluatie van de pilootprojecten bleek dat het gebruik van e-Tendering aandacht vraagt vanuit drie oogpunten, met name de juridische, de informaticatechnische en de organisatorische invalshoek.

7.1

De juridische invalshoek

Juridisch staat niks de toepassing van e-Tendering in de weg. Het is noodzakelijk dat het gebruik van de elektronische procedure door de opsteller van het bestek of de uitgever van het publicatiebericht toegestaan of opgelegd wordt in het bestek of het publicatiebericht. Naast deze cruciale voorwaarde is het toch raadzaam dat een jurist van de aanbestedende entiteit de start van de e-Tendering procedure opvolgt. Zijn rol kan er in bestaan: • toe te zien op het bestek of het publicatiebericht; • in de aanvangsfase de openingszitting bij te wonen; • ondersteuning te geven bij eventuele foutmeldingen of onvoorziene situaties; • ondersteuning te geven bij het opstellen van het proces-verbaal van de openingszitting; • in te staan voor de snelle terugkoppeling naar de juristen in de cel e-Procurement (afdeling Overheidsopdrachten). Vanuit de cel e-Procurement worden deze juristen geïnformeerd en zo nodig ondersteund. Besluit: Vermits het juridische kader beschikbaar is, volstaat het dat de entiteit ervoor zorgt dat de betrokken medewerkers dit juridische kader toepassen en hiervoor afdoende ondersteund worden. Het is aangewezen in elke entiteit een jurist toe te laten zien op de juridisch correcte toepassing. (Voor de gedetailleerde beschrijving van het juridische kader: zie hoofdstuk 3.)

7.2

De informaticatechnische invalshoek

Ook informaticatechnisch is datgene ontwikkeld en beschikbaar wat onontbeerlijk is om op een juridisch correcte wijze een offerte of kandidaatstelling in te dienen en te ontvangen. Er moet onderscheid gemaakt worden tussen de e-Tendering applicatie en het elektronisch ondertekenen. Hardware-matig is het noodzakelijk bij de openingszitting te beschikken over twee computers met kaartlezer. Deze computers moeten een internetverbinding hebben: e-Tendering is immers een webapplicatie. Voor de ondertekening met de elektronische identiteitskaart (PINcode) is het noodzakelijk dat de software daarvoor geïnstalleerd is op de gebruikte computers. Of en hoe u dit moet doen vindt u beschreven in hoofdstuk 4.


8/09/2010 14:19:35


Besluit: Informaticatechnisch is de entiteit klaar voor e-Tendering wanneer bij elke openingszitting twee computers met internetverbinding en een kaartlezer waarmee het mogelijk is te ondertekenen met de elektronische identiteitskaart beschikbaar zijn. (Voor de gedetailleerde beschrijving van de informaticatechnische vereisten: zie hoofdstuk 4.)

7.3

De organisatorische invalshoek

Bij de implementatie van e-Tendering is coördinatie een grote meerwaarde. Voor de externe doelgroep (de inschrijvers) is deze coördinatie belangrijk. Op deze wijze weet een inschrijver immers in welke fase van de implementatie e-Tendering zich bevindt ongeacht de aanbestedende dienst. Het is immers niet erg gebruiksvriendelijk dat een inschrijver dan weer elektronisch of in een ander dossier dan weer op papier moet inschrijven. Voor alle duidelijkheid: de wetgever laat dit toe. Het is immers de aanbestedende entiteit die per dossier al dan niet de elektronische procedure toelaat, oplegt of verbiedt. De gebruiksvriendelijkheid naar het bedrijfsleven werd hierbij over het hoofd gezien. De situatie kan ontstaan dat de elektronische procedure erg verschillend, naargelang het bestuursniveau, het beleidsdomein, de entiteit, het dossier toegepast wordt. Vooral daarom is coördinatie belangrijk. Ook in een aanbestedende entiteit is deze coördinatie belangrijk. Mogelijk besteden in één entiteit verschillende afdelingen of cellen aan. Het is dan aangewezen de elektronische procedure afgestemd uit te rollen. Enige coördinatie tussen de juristen, de publicist van de overheidsopdracht, de voor- en bijzitter, de IT-verantwoordelijke is bovendien noodzakelijk. De voor- en bijzitters moeten weten of zij in staat zullen zijn met hun eID te ondertekenen. Mogelijk zal een deskundig juridisch advies bij een probleemsituatie aangewezen zijn. Concreet is deze coördinatie in de entiteit opgenomen als volgende initiatieven genomen zijn. • Heeft de entiteit een superuser e-Notification? Geeft de entiteit de verantwoordelijkheid voor de opvolging van e-Tendering aan deze super user e-Notification? • Heeft de entiteit haar medewerkers naar de informatie e-Tendering en de trainingsessie e-Tendering gestuurd ? • Stelt zich in de entiteit een probleem rond de keuze ‘centralisatie of decentralisatie’ van de openingszittingen? • Werden de nodige initiatieven genomen door de IT-verantwoordelijke op informaticatechnisch vlak? • Is het juridisch kader gekend en wordt dit bewaakt? • Worden er naar de externe doelgroep voldoende initiatieven genomen om kennis te hebben van en deel te nemen aan e-Tendering?


8/09/2010 14:19:35

Checklist Item

Ja

neen

VERSIE 2.0 - 7-9-2010 |

47

Is het juridisch kader gekend door de betrokken medewerkers? Wordt de toepassing van het juridisch kader opgevolgd? Zijn de juristen geïnformeerd? Is een jurist in de startfase beschikbaar? Heb ik pc’s die aan de vereisten voldoen beschikbaar bij de openingszitting? Werkt de ondertekening met eID? Heb ik de nodige IT-voorbereidingen getroffen? Heeft de entiteit een superuser e-Notification die ook de coördinatie voor e-Tendering opneemt? Zijn er afspraken gemaakt naar probleemrapportering en beroep doen op de beschikbare ondersteuning? Heeft de entiteit haar medewerkers naar de informatie- en de trainingssessie e-Tendering gestuurd ? Worden er naar de externe doelgroep voldoende initiatieven genomen om kennis te hebben van en deel te nemen aan e-Tendering? Is het (lijn)management van mijn entiteit op de hoogte en gebeurt er een gecoördineerde aanpak? Heb ik voor mijn eerste concrete dossier goede afspraken gemaakt (zie blz.24)? Heb ik de start met e-Tendering gemeld op [email protected]

Een entiteit die start met e-Tendering wordt verzocht dit te melden aan de cel e-Procurement [email protected] De entiteit kan beroep doen op de centrale ondersteuning en probleemoplossing.


8/09/2010 14:19:35


Besluit Met e-Tendering maakt de inschrijver zijn offerte of kandidaatstellingen elektronisch over aan de aanbestedende overheid. Deze laatste organiseert een elektronische openingszitting. Tijdens deze openingszitting worden de elektronische offertes ontvangen. Eventuele papieren offertes worden toegevoegd en eveneens geregistreerd op het elektronisch aangemaakte proces-verbaal van de openingszitting. Deze module realiseert een efficiëntieverhoging voor de aanbestedende overheid. Voor de inschrijver wordt een administratieve lastenvermindering gerealiseerd. De uitrol van e-Tendering vraagt om een gecoördineerde aanpak die bij voorkeur ook krachtig aangestuurd wordt. Deze gecoördineerde aanpak heeft betrekking op de juridische, informaticatechnische en organisatorische invalshoek. In deze leidraad worden deze verschillende items beschreven. Het moet de ‘super user’ in zijn entiteit in staat stellen de nodige interne communicaties en acties op te zetten.


8/09/2010 14:19:35

Contact Cel e-Procurement Vlaamse overheid – Departement Bestuurszaken www.vlaanderen.be/kanoo [email protected] 02 553 17 10


VERSIE 2.0 - 7-9-2010 |

49

8/09/2010 14:19:35

Colofon Uitgever Departement Bestuurszaken Voor het centrale e-procurement team Marnic De Clercq Lore Hollevoet Joke Dierickx Hugo Van Goidsenhoven Mathias Audenaert Bart Zoete Johan Van Steelandt Opmaak Sylvie Van de Waeter Eindredactie Johan Van Steelandt Verantwoordelijke uitgever Luc Lathouwers

Boudewijnlaan 30 1000 Brussel T 02 522 72 02 [email protected] www.vlaanderen.be/kanoo


8/09/2010 14:19:35

E-PROCUREMENTPROGRAMMA. Module e-tendering LEIDRAAD

Recommend Documents