e-p3kgb MANUAL APLIKASI REGISTRASI KEGIATAN P3KGB edisi revisi 1

e-P3KGB MANUAL APLIKASI REGISTRASI KEGIATAN P3KGB

edisi revisi 1

PENGURUS BESAR PERSATUAN DOKTER GIGI INDONESIA SEPTEMBER 2016


edisi revisi 1

Bagian 1 Manual Untuk Penyelenggara Kegiatan

MASUK APLIKASI 1. Buka website www.pdgi.or.id

2. Pada bagian kanan tengah klik tombol “e-p3kgb”

3. Aplikasi akan terbuka, kik “Login”

REGISTRASI PENANGGUNG JAWAB REGISTRASI KEGIATAN

1. Apabila sebelumnya pernah registrasi sebagai penanggung jawab kegiatan P3KGB maka tidak perlu registrasi ulang, cukup login dengan klik “ikon rumah” kemudian input e-mail dan password 2. Apabila sebelumnya tidak pernah registrasi sebagai penanggung jawab kegiatan P3KGB maka klik “registrasi penyelenggara kegiatan P3KGB baru” 3. Silahkan isi formulir dengan identitas pribadi penanggung jawab registrasi kegiatan. a. Nama, diisi nama penanggung jawab registrasi kegiatan b. E-mail, diisi email penanggung jawab registrasi kegiatan c. Password, diisi bebas d. Alamat, diisi alamat penanggung jawab registrasi kegiatan e. Kota, diisi kota penanggung jawab registrasi kegiatan f. Provinsi, diisi provinsi penanggung jawab registrasi kegiatan g. Telepon, diisi nomor HP penanggung jawab registrasi kegiatan h. Fax, diisi nomor faks penanggung jawab registrasi kegiatan

4. Setelah selesai klik “kirim registrasi”

5.

Akun otomatis aktif tanpa verifikasi, silahkan login dengan kemudian input e-mail dan password

klik “ikon rumah”

MENDAFTARKAN KEGIATAN 1. Login dengan e-mail dan password yang telah dibuat

2. Laman daftar kegiatan akan terbuka, klik tombol “tambah kegiatan”

3. Isi lengkap formulir “Pendaftaran Kegiatan P3KGB”

4. Proposal kegiatan di-upload dalam format pdf 1 file (hanya 1 file) yang secara berurutan terdiri dari : - Surat permohonan SKP ditandatangani Ketua Panitia dan Ketua Organisasi pemohon - Proposal, meliputi : latar belakang; maksud tujuan; tempat, waktu, skala kegiatan; jadwal acara lengkap dengan jam, nama pembicara dengan gelar lengkap, judul materi; anggaran; penutup; ditandatangani oleh Ketua Panitia dan Ketua Organisasi pemohon - Curiculum Vitae semua pembicara disusun kronologis sesuai jadwal acara - Surat kerjasama apabila penyelenggaraan bekerjasama dengan perusahaan tertentu 5. Bukti pembayaran belum ada sehingga tidak diupload 6. Pendaftaran online di klik bila ingin muncul tombol pendaftaran online di awal laman P3KGB PB PDGI 7. “Teks pendaftaran sukses” isi dengan intruksi pembayaran ke rekening panitia 8. Setelah data diisi lengkap klik tombol “registrasi kegiatan”

5. Kegiatan akan masuk ke daftar kegiatan

6.

Bila kegiatan telah didaftarkan akan keluar tulisan “Proposal” pada kolom “Dokumen” kegiatan yang telah didaftarkan

KONFIGURASI KEGIATAN 1. Login dengan e-mail dan password yang telah dibuat

2. Klik “aktifkan pengelolaan” pada kegiatan yang akan dikonfigurasi

3. Kegiatan telah aktif, klik “Konfigurasi” pada menu diatas

4. Pada kriteria peserta masukan semua kriteria yang ada, misal : peserta, pembicara, panitia, moderator, sponsor 5. Pada pendamping peserta masukan istri/suami/anak bila panitia mengakomondasi fasilitas untuk mereka 6. Pada akomondasi masukan nama hotel, tipe kamar, dan harganya 7. Pada tour masukan paket tour yang ditawarkan bila ada

PENGATURAN ACARA Pengaturan acara adalah input semua acara yang ada dalam satu kegiatan misalnya ada seminar, hands-on, workshop, dan lain-lain. Bila kegiatan hanya terdiri dari 1 acara tunggal, maka hanya 1 acara tersebut yang diinput di pengaturan acara. 1. Login dengan e-mail dan password yang telah dibuat

2. Klik “aktifkan pengelolaan” pada kegiatan yang akan diatur acaranya

3. Kegiatan telah aktif, klik “Pengaturan Acara” pada menu diatas

4. Klik “Tambah Acara” di bagian bawah kiri

5. Isi Formulir tambah acara

a. Kode, ini akan muncul di name tag untuk memudahkan identifikasi kepesertaan (misal AU untuk acara utama, H0-1 untuk hands-on 1) b. Nama, tulis judul acara (misal “Hands-on Penambalan Kelas II Komposit) c. Tanggal mulai, isi tanggal dan jam mulai d. Tanggal selesai, isi tanggal dan jam selesai e. Tempat, tulis tempat pelaksaaan kegiatan f. Katagori, pilih : kegiatan teori, kegiatan keterampilan, diskusi panel, demontrasi, bakti sosial) g. Kriteria Peserta : pilih kriteria peserta, tuliskan biaya pendaftaran untuk kriteria tersebut (tulis Rp. 0 untuk kriteria tak berbayar seperti panitia misalnya) h. Klik “simpan” setelah selesai

i.

Acara akan tercantum di “Daftar Acara”

6. Lakukan terus, sampai semua acara masuk ke “Daftar Acara”

______________________________________________REGISTRASI PEMBICARA Seluruh pembicara yang mengisi acara harus di registrasi sebagai pembicara, dengan prosedur sebagai berikut : 1. Login dengan e-mail dan password yang telah dibuat



4. Di menu klik “Registrasi”, setelah terbuka klik tombol “tambah pendaftar”

5. Lakukan registrasi pembicara a. Cari nama pembicara dengan menuliskan nomor pokok anggota (NPA) PDGI atau nama, di kotak cari b. Bila data pembicara tidak ditemukan akan terbuka formulir pendaftaran, tulis data secara manual

6. Pada acara yang dipilih, centang sesuai dengan dimana pembicara akan bicara(bisa lebih dari satu)

7. Klik “simpan” setelah formulir diisi 8. Nama pembicara akan tercantum di “daftar peserta”

5. Lakukan terus, sampai semua nama pembicara masuk ke “Daftar Peserta”

_________________INPUT JADWAL PEMBICARA DAN JUDUL MATERI Seluruh pembicara yang mengisi acara harus diinput jadwal dan judul materi yang akan dibawakannya: 1. Login dengan e-mail dan password yang telah dibuat



4. Klik “pembicara”, pada acara yang akan diinput jadwal pembicara dan judul materinya

5. Klik “Ubah” di kanan nama pembicara yang akan diinput jadwal dan judul materinya

6. Isi data pembicara meliputi : Nama kolegium sesuai peruntukan acara (KDGI bila acara untuk dokter gigi secara umum, kolegium spesialisasi bila acara hanya untuk dokter spesialis), judul materi, jam mulai dan jam selesai, kemudian klik “simpan”

7. Lakukan terus, sampai semua acara diinput jadwal pembicara dan judul materinya

______________________________________________

PENGAJUAN SKP

Pengajuan acara dilakukan secara online dengan cara sebagai berikut : 1. Login dengan e-mail dan password yang telah dibuat

2. Klik tombol “ajukan” pada kegiatan yang akan diajukan SKP nya

3. Tombol “ajukan”akan berubah menjadi tulisan “belum disetujui” untuk mempercepat proses kontaklah secara manual Komisi/Tim/Unit P3KGB melalui telepon

_

_

PEMBAYARAN SKP

1. Login dengan e-mail dan password yang telah dibuat

2. Lihat kegiatan yang sedang diajukan SKP-nya, apakah telah keluar jumlah biaya SKP yang harus dibayarkannya (pada contoh dibawah diberi blok warna biru)

3. Lakukan transfer biaya SKP sesuai biaya tersebut di atas ke Rekening : Nomor : 0335-01-001199-30-6 Bank : BRI Cabang Jakarta Kramat Atas Nama : PBPDGI - P3KGB 4. Upload bukti transfer dengan acara : a. Klik ikon pinsil pada sisi kanan kegiatan yang akan dibayarkan biaya SKP-nya

b. Akan terbuka form ubah kegiatan, pada bagian bawah cari “Bukti Pembayaran Biaya SKP” klik tombol “Pilih File”

c. Pilih file hasil scan bukti transfer kemudian klik “open”

d. Klik tombol “Registrasi Kegiatan” pada bagian paling bawah form, bila bukti transfer telah berhasil diupload akan keluar tulisan “Bukti Pembayaran” pada kolom “Dokumen” kegiatan yang telah dibayar SKP-nya

_

PEMBERIAN SKP

Surat Keputusan berikut besar Satuan Kredit Profesi (SKP) akan diberikan secara online oleh Tim P3KGB Pengurus Cabang untuk kegiatan berskala lokal, oleh Unit P3KG Pengurus Wilayah untuk kegiatan berskala regional, dan oleh Komisi P3KGB Pengurus Besar untuk kegiatan berskala nasional dan internasional. Untuk mengunduh SK SKP caranya : 1. Login dengan e-mail dan password yang telah dibuat

2. Pada nama kegiatan yang akan diunduh SK SKP-nya klik tulisan “sk” pada kolom “Dokumen”

3. SK dalam bentuk pdf akan terbuka silahkan didownload

PENGATURAN CETAK ID CARD DAN SERTIFIKAT 1. Login dengan e-mail dan password yang telah dibuat

2. Klik “aktifkan pengelolaan” pada kegiatan yang akan dilakukan pengaturan cetaknya

3. Kegiatan telah aktif, klik “Pengaturan Cetak” pada menu diatas, kemudian pilih “Pengaturan ID Card” atau “Pengaturan Sertifikat”

4. Klik “Tambah Template”

5. Isi formulir template baru sebagai berikut : a. “Nama Template”, tuliskan id card atau sertifikat b. “Tinggi” dan “Lebar”, tuliskan tinggi dan lebar kertas yang akan dipakai c. Isi semua isian “margin” sesuai yang dikehendaki d. “Background” upload file latar belakang sertifikat bila sertifikat sepenuhnya hasil print (tidak ada blanglo hasil cetaknya)

OTORISASI PETUGAS REGISTRASI Petugas registrasi adalah orang yang akan melayani proses registrasi kegiatan sebelum dan pada saat kegiatan, jumlah petugas registrasi tidak dibatasi. Cara ororisasinya adalah sebagai berikut : 1. Login dengan e-mail dan password yang telah dibuat

2. Klik “aktifkan pengelolaan” pada kegiatan yang akan diotorisasi petugas registrasinya

4. Kegiatan telah aktif, klik “Petugas” pada menu diatas

5. Klik tombol “Tambah Petugas” pada bagian bawah

6. Input nama petugas, email petugas beserta passwordnya klik “simpan

7. Nama petugas akan tercantum dalam daftar petugas, pada saat login di tampilan awal, klik terlebih dahulu ikon “orang”

REGISTRASI PESERTA 1. Login dengan e-mail dan password yang telah dibuat


3. Kegiatan telah aktif, klik “Registrasi” pada menu diatas

4. Klik “Tambah Pendaftaran”

5. Lakukan registrasi peserta a. Cari nama peserta dengan menuliskan nomor pokok anggota (NPA) PDGI b. Bila data tidak ditemukan, lakukan input peserta secara manual

6. Pada acara yang dipilih, centang sesuai pilihan

7. Klik “simpan” setelah formulir diisi 8. Nama peserta akan tercantum di “daftar peserta”

5. Lakukan terus, sampai semua nama sesuai kriteria masuk ke “Daftar Peserta”

__ VERIFIKASI PESERTA MENDAFTAR ONLINE MANDIRI 1. Login dengan e-mail dan password yang telah dibuat


2. Kegiatan telah aktif, klik “Registrasi” pada menu diatas, akan terlihat data peserta dengan keterangan “via web belum lunas”, cek transfer pembayaran, bila sudah membayar klik tombol “set lunas”

MENCETAK ID CARD 1. Login dengan e-mail dan password yang telah dibuat

2. Klik “aktifkan pengelolaan” pada kegiatan yang akan dIcetak id card nya


4. Cari nama yang akan dicetak id card nya, klik tombol “Cetak ID”

MENCETAK SERTIFIKAT 1. Login dengan e-mail dan password yang telah dibuat

2. Klik “aktifkan pengelolaan” pada kegiatan yang akan dIcetak sertifikatnya nya


4. Cari nama peserta yang mau dicetak sertifikatnya, setelah ketemu, klik “detail”

5. Pada laman detail, klik “cetak sertifikat” di acara dan peran yang dikehendaki

LAPORAN 1. Login dengan e-mail dan password yang telah dibuat

2. Klik “aktifkan pengelolaan” pada kegiatan yang akan dIlihat laporannya

3. Kegiatan telah aktif, klik “Laporan” pada menu diatas, pilih jenis laporan yang dikehendaki

4. Jenis laporan yang bisa diminta : a. “Dasboard Laporan” berisi laporan jumlah peserta dan penerimaan uang per acara b. “Laporan Peserta” berisi daftar peserta per acara dan per kriteria c. “Laporan Hotel” berisi daftar pemesanan kamar hotel d. “Laporan Tour” berisi daftar peserta tour


edisi revisi 1

Bagian 2 Manual Untuk Unit / Tim P3KGB

LOGIN Untuk mendapatkan username dan password dilakukan secara manual dengan mengirim surat berisi “Surat Penunjukan Admin Unit/Tim” yang ditandatangani oleh Ketua Pengurus Cabang untuk Admin Unit P3KGB dan Ketua Pengurus Wilayah untuk admin Tim P3KGB. Surat Penunjukan berisi Nama Admin, NPA Admin, E-mail Admin. Surat dikirim ke : Komisi P3KGB PB PDGI Jl. Utan Kayu 46 Jakarta Timur Username dan password admin Unit/Tim P3KGB akan dikirim lewat e-mail. Kegunaannya adalah untuk memberikan SK dan besaran SKP kegiatan P3KGB secara online. Silahkan cek username dan password yang telah diberikan, sebagai berikut : 1. Buka website www.pdgi.or.id



4. Silahkan coba login dengan username dan password yang didapat

PEMBERIAN SKP KEGIATAN 1. Login dengan e-mail dan password yang telah dibuat

2. Semua kegiatan yang diajukan akan terbuka, pilihan kegiatan yang akan dinilai

2. Lakukan penilaian dengan cara melihat “Jadwal dan Pembicara” untuk melihat susunan dan waktu acara 3. Unit P3KGB dalam memberikan SKP memperhatikan rekomendasi Tim P3KGB, Tim P3KGB dalam memberikan SKP memperhatikan rekomendasi Komisi P3KGB (bila dalam 10 hari kerja tidak ada sanggahan/koreksi maka dianggap telah mendapat rekomendasi) 4. Klik “Persetujuan”, kemudian klik “SKP” untuk menginput nilai SKP

5. Klik “Persetujuan”, kemudian klik “Biaya SKP” untuk memunculkan tagihan biaya SKP

6. Klik “Approval” setelah pembayaran SKP terkonfirmasi, isikan “Nomor SK SKP”, isikan 3 nomor awal SK SKP (hanya 3 nomor dalam angka), upload file SK dalam jpg dengan klik tombol “Pilih File”


edisi revisi 1

Bagian 2 Manual Untuk Kolegium

LOGIN Untuk mendapatkan username dan password dilakukan secara manual dengan mengirim surat berisi “Surat Penunjukan Admin Kolegium” yang ditandatangani oleh Ketua Kolegium. Surat Penunjukan berisi Nama Admin, NPA Admin, E-mail Admin. Surat dikirim ke : Komisi P3KGB PB PDGI Jl. Utan Kayu 46 Jakarta Timur Username dan password admin Unit/Tim P3KGB akan dikirim lewat e-mail. Kegunaannya adalah untuk memberikan SK dan besaran SKP kegiatan P3KGB secara online. Silahkan cek username dan password yang telah diberikan, sebagai berikut : 1. Buka website www.pdgi.or.id



4. Silahkan coba login dengan username dan password yang didapat

_

PERSETUJUAN UNTUK PEMBIMBING ACARA KETERAMPILAN

1. Login dengan e-mail dan password yang telah dibuat

2. Klik tombol “tidak setuju” pada pembicara tidak disetujui, jangan klik tombol bila disetujui

3. Bila dalam 4 (empat) hari tidak ada sanggahan/koreksi dari kolegium maka dianggap menyetujui pembicara tersebut

e-p3kgb MANUAL APLIKASI REGISTRASI KEGIATAN P3KGB edisi revisi 1

Recommend Documents