1
Daftar Isi A.
Halaman Login Admin ........................................................................................................................... 4
B.
Halaman Dashboard.............................................................................................................................. 4
C.
1.
Per Hari ......................................................................................................................................... 4
2.
Per Bulan ....................................................................................................................................... 5
Manage Instansi .................................................................................................................................... 5 1.
Instansi .............................................................................................................................................. 6 a.
Lihat Instansi ................................................................................................................................. 7
b.
Edit Instansi ................................................................................................................................... 8
c.
Tambah Instansi ............................................................................................................................ 9
2.
D.
Unit Kerja ........................................................................................................................................ 10 a.
Lihat Unit Kerja............................................................................................................................ 11
b.
Edit Unit Kerja ............................................................................................................................. 12
c.
Tambah Unit Kerja ...................................................................................................................... 13
Manage User ....................................................................................................................................... 14 1.
User ................................................................................................................................................. 14 a.
Daftar User .................................................................................................................................. 15
b.
Edit User ...................................................................................................................................... 15
c.
Tambah User ............................................................................................................................... 16
2.
User Group ...................................................................................................................................... 18 a.
Daftar User Group ....................................................................................................................... 19
b.
Tambah User Group .................................................................................................................... 19
c.
Edit User Group ........................................................................................................................... 20
3.
Jabatan ............................................................................................................................................ 21 a.
Daftar Jabatan ............................................................................................................................. 22
b.
Edit Jabatan ................................................................................................................................. 22
c.
Tambah jabatan .......................................................................................................................... 23
4.
Role Alur Surat ................................................................................................................................ 24 a.
Daftar Role Alur Surat ................................................................................................................. 25
b.
Tambah Role Alur Surat .............................................................................................................. 26
2
E.
Manage Pemohon ............................................................................................................................... 31
F.
a.
Tambah Pemohon ....................................................................................................................... 31
b.
Edit Pemohon .............................................................................................................................. 32
c.
Daftar Pemohon .......................................................................................................................... 33
Manage Region ................................................................................................................................... 33 1.
Region ............................................................................................................................................. 33 a.
Tambah Data Region ................................................................................................................... 34
b.
Daftar Region .............................................................................................................................. 35
c.
Edit .............................................................................................................................................. 35
2.
G.
Negara dan Kota.............................................................................................................................. 36 a.
Tambah Negara ........................................................................................................................... 36
b.
Daftar Negara .............................................................................................................................. 38
c.
Edit Negara.................................................................................................................................. 38
Manage Kegiatan ................................................................................................................................ 40 1.
Dokumen ......................................................................................................................................... 40 a.
Tambah Data Dokumen .............................................................................................................. 40
b.
Edit Data Dokumen ..................................................................................................................... 41
c.
Daftar Data Dokumen ................................................................................................................. 42
2.
Jenis Kegiatan.................................................................................................................................. 43 a.
Tambah Jenis Kegiatan................................................................................................................ 43
b.
Edit Jenis Kegiatan ...................................................................................................................... 44
c.
Daftar Jenis Kegiatan................................................................................................................... 46
3.
Kegiatan .......................................................................................................................................... 46 a.
Tambah Data Kegiatan ................................................................................................................ 47
b.
Daftar Data Kegiatan ................................................................................................................... 47
c.
Edit Data Kegiatan ....................................................................................................................... 48
3
A. Halaman Login Admin Admin menginputkan username dan password pada form login admin.
B. Halaman Dashboard 1. Per Hari Memantau semua status surat berupa draft, in process, approve dan rejected pada setiap harinya.
4
2. Per Bulan Memantau semua status surat berupa draft, in process, approve dan rejected pada setiap bulannya.
C. Manage Instansi Instansi
Unit Kerja
User Group
Level
Jabatan
Kementrian Sekretariat Negara
KTLN
Karo
5
Kementrian Sekretariat Negara
KTLN
Kabag
4
Kementrian Sekretariat Negara
KTLN
Kasubag
3
Kementrian Sekretariat Negara
KTLN
Analis
2
Kementrian Sekretariat Negara
KTLN
Loket
1
Kepala Biro Kerja Sama Teknik Luar Negeri Kepala Bagian Perjalanan dan Dukungan Kerjasama Teknik Kepala Subbagian Perjalanan Dinas Luar Negeri Analis KTLN pada Subbagian Beasiswa dan Perjalanan Dinas Bilateral Loket 1
Level Unit Kerja KTLN
KTLN
KTLN
KTLN
KTLN
5
Kementerian Pendidiakan dan Kebudayaan Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan
BPKLN
BPKLN
1
Sekretaris
UK Focal Point
DIKTI
DIKTI
1
Sekretaris
UK Utama
Institut Teknologi Bandung
Institut Teknologi Bandung
1
Persuratan
UK Pemohon
1. Instansi
Admin KTLN menentukan dan mengelola Kelembagaan, mengatur kordinator , jenis instansi, dimana penentuan jenis instansi nanti berpengaruh pada munculnya instansi terkait pada pendanaan pemohon.
6
1 2 3 4 5 6 7 8
No 1. Nama Koordinator Instansi No 2. Nama Instansi Baru No.3 Penanggung jawab instansi No 4. Lokasi Instansi meliputi Institusi Dalam Negeri, Institusi Luar Negeri, Lain-Lain. No 5. Jenis Instansi meliputi Kementrian, Lembaga Non Struktural, Lembaga Pemerintah Lainnya, Lembaga Pemerintah Non Kementrian, Lembaga Pemerintah Provinsi, Lembaga Pendidikan, Lembaga Swasta/LSM/Lainnya, Mitra Pembangunan-Lembaga Internasional. No 6. Alamat Instansi No 7. Negara No 8. Kota
a. Lihat Instansi Pilih menu Manage Instansi kemudian pilih sub menu instansi
Icon
untuk memperbaharui data instansi
7
Icon
untuk menghapus data instansi
b. Edit Instansi
Klik icon
Pada form edit instansi, pilih tab koordinator, Negara dan kota dan dan ubah data yang akan diperbaharui.
maka system akan menampilkan form edit data instansi
Kemudian tekan tombol simpan. System akan menampilkan alert ‘berhasil ditambahkan’ dan menuju ke halaman daftar instansi.
Hasil data yang telah di perbaharui
8
c. Tambah Instansi
Pilih menu dan sub menu Isikan Data Instansi setelah itu pilih tombol simpan
Maka system akan menampilkan alert ‘berhasil ditambahkan’
Data yang ditambahkan telah berhasil masuk dalam daftar instansi di halaman kedua daftar instansi
9
2. Unit Kerja
Admin KTLN menentukan dan mengelola instansi serta leveling Unit Pemohon, Unit Utama, Unit Focal poin pada fitur manage instansi. Fitur ini memungkinkan instansi yang berubah induk unit utama (misalnya dikti ke menristek) tidak terpengaruh dan dapat disesuaikan secara dinamis. Fitur ini menentukan tujuan template surat (ke eselon 1,2, dan menteri)
10
1 2 3 4 5 6 7 8
No 1. Nama Instansi. No 2. Nama Unit Kerja dalam instansi yang dipilih. No 3. Level unit kerja merupakan level unit kerja instansi yang dipilih meliputi unit kerja , KTLN, unit kerja focal point, unit kerja utama dan unit kerja pemohon. No 4. Koordinator merupakan unit kerja atasnya dari unit kerja yang akan ditambahkan. No 5. Penandatanganan eselon 1 adalah nama yang menandatangani surat approval tingkat surat non eselon. No 6. Penandatanganan eselon 2 adalah nama yang menandatangani surat approval tingkat surat eselon. No 7. Penandatanganan menteri adalah nama yang menandatangani surat approval tingkat surat menteri. No.8. Deskripsi singkat mengenai unit kerja yang bersangkutan.
a. Lihat Unit Kerja
Icon
Icon
untuk memperbaharui data unit kerja untuk menghapus data unit kerja
11
b. Edit Unit Kerja
Klik icon
System akan menampilkan form edit unit kerja
pada data yang akan diedit dalam daftar unit kerja
Perbaharui form isian yang akan diperbaharui dan klik tombol simpan untuk menyimpan pembaharuan data
System akan menampilkan alert
12
Data yang telah diperbaharui telah terupdate di dalam daftar unit kerja
c. Tambah Unit Kerja
Klik menu dan sub menu System akan menampilkan form tambah unit kerja Coordinator adalah instansi bagian di level atas dari unit kerja yang akan ditambahkan
System akan menampilkan alert
13
Daftar unit kerja bertambah 1 record
D. Manage User 1. User
Manage user berfungsi untuk mengelola dan menentukan hak akses serta unit kerja, serta assignment jabatan user. Penentuan unit kerja dan group user nantinya mempengaruhi /menentukan alur persuratan. Sedangkan jabatan mempengaruhi / menentukan surat yang dapat diterima berdasarkan region dan jenis surat.
14
a. Daftar User adalah halaman yang menampilkan list data user.
Icon
Icon
untuk memperbaharui data user untuk menghapus data user
b. Edit User
Pilih icon
System menampilkan form edit pada tab tahap 1
pada data user yang akan di perbaharui
15
Jika memilih ‘ya’ pada form isian tembusan maka pada halaman akses user, tampil list tembusan
Setelah mengedit form edit tab tahap 1, klik tombol menampilkan form edit pada tab tahap 2.
maka System
Lengkapilah form isian tab tahap 2 dan perbaharui form isian yang akan diperbaharui kemudian pilih tombol
untuk menyimpan pembaharuan data pada system.
c. Tambah User Klik menu kemudian pilih sub menu System menampilkan form tambah user tab Tahap 1 kemudian lengkap form isian
16
Setelah itu pilih tombol maka system menampilkan form tambah user tab tahap2 Lengkapilah form isian tab tahap 2 dan klik tombol simpan untuk menambahkan user ke system.
17
2. User Group
Manage userGroup berfungsi untuk mengelola dan mengelompokan user kedalam tingkat pengelolaan surat (contoh pengelompokan kasubag, kabag, karo) Level menentukan urutan alur persuratan sequence perjalanan surat.
1 2 3 4 5
No 1. Unit Kerja. No 2. Tingkat Surat meliputi Non Eselon 1, Eselon 1, Menteri. No 3. Nama Grup yang akan ditambahkan. No 4. Level pada user group berfungsi mempresentasikan urutan alur persuratan PDLN pada internal unit kerja. Contoh Level untuk unit kerja KTLN:
18
o o o o o o
Level 1 : Loket Level 2 : Analis Level 3 : Kasubag Level 4 : Kabag Level 5 : Karo Level 6 : TU_Sesmen atau TU_Menteri
No 5. Deskripsi dari user group
a. Daftar User Group
Icon
Icon
untuk memperbaharui data user group untuk menghapus data user group
b. Tambah User Group
Pilih menu kemudian pilih sub menu Maka system akan menampilkan form tambah user group Lengkapilah form isian pada form tambah user group
19
kemudian pilih tombol Group berhasil ditambahkan’
Daftar user group bertambah 1 record
maka system akan menampilkan alert ‘User
c. Edit User Group
Klik icon
Maka system akan menampilkan form edit user group
pada data yang akan diperbaharui
Perbaharui form isian yang akan diperbaharui kemudian pilih tombol Maka system akan menampilkan alert ‘user group berhasil diperbaharui’
20
Daftar user group terdapat data yang telah diperbaharui
3. Jabatan
Manage jabatan berfungsi untuk menentukan posisi organisasional didalam unit kerja. Jabatan yang ditentukan akan digunakan pada fitur manage role surat masuk.
21
1 2 3 4 5
No 1. Nama institusi. No 2. Nama Unit Kerja Institusi. No 3. Atasan merupakan bagian atau sub bagian dalam unit kerja yang dipilih. No 4. Nama Jabatan merupakan nama jabatan baru yang akan ditambahkan No 5. Level sesuai jabatan yang akan ditambahkan .
a. Daftar Jabatan
Icon
Icon
untuk memperbaharui data jabatan untuk menghapus data jabatan
b. Edit Jabatan
Pilih icon
System akan menampilkan form edit jabatan
pada data yang akan diperbaharui di form daftar jabatan
22
Klik tombol untuk menyimpan semua perubahan data. System menampilkan alert
c. Tambah jabatan
Pilih menu dan sub menu maka system akan menampilkan form tambah jabatan Level pada form tambah jabatan yaitu level struktur organisasi pada sebuah instansi.
Lengkapi form isian pada form tambah jabatan dan pilih tombol menyimpan data yang akan ditambahkan ke system. Maka system akan menampilkan alert ‘jabatan’ berhasil ditambahkan’
Data pada daftar jabatan bertambah 1 record
untuk
23
4. Role Alur Surat Masuk
Pada fitur ini admin dapat menentukan role penerimaan surat masuk pada user berdasarkan jabatan , unit kerja, region.
24
1 2 3 4
5
No 1 Nama Instansi No 2. Nama Unit Kerja. No 3. Nama Jabatan dalam unit kerja. No 4. Jenis surat masuk . Jenis surat masuk yang dicentang tersebut dapat dibaca oleh user yang memiliki jabatan yang dipilih . Region/benua dari suatu kegiatan. Jenis surat dapat dibaca apabila region pada kegiatan dalam surat sesuai dengan region yang dicentang pada role surat.
a. Daftar Role Alur Surat Masuk
25
Icon
untuk menghapus data role alur surat
b. Tambah Role Alur Surat Masuk
Pilih menu dan sub menu System akan menampilka form tambah role alur surat masuk Lengkapilah form isian pada form tambah role alur surat masuk
Maka system akan menampilkan alert ‘role berhasil diatur’
Daftar role bertambah 1 record
26
a. Edit Role Surat
Klik icon pada data yang akan diperbaharui dalam daftar role surat System akan menampilkan form edit role surat masuk
Perbaharui form isian yang akan ubah dan klik menampilkan alert
maka system akan
5. Role Alur Surat Non PDLN Pada fitur ini admin dapat menentukan role penerimaan surat masuk non pdln pada user berdasarkan instansi, jabatan , unit kerja, jenis surat masuk dan jenis instansi.
27
1 2 3 4
5
No 1 Nama Instansi No 2. Nama Unit Kerja. No 3. Nama Jabatan dalam unit kerja. No 4. Jenis surat masuk .
Jenis surat masuk yang dicentang yang memiliki jabatan yang dipilih . No 5. Jenis Instansi.
tersebut dapat dibaca oleh user
Jenis surat masuk dari instansi yang dicentang oleh user yang memiliki jabatan yang dipilih .
tersebut dapat dibaca
28
a. Daftar Role Alur Surat Masuk
Icon
untuk menghapus data role alur surat masuk non pdln
c. Tambah Role Alur Surat Masuk Non PDLN
Pilih menu dan sub menu System akan menampilka form tambah role alur surat masuk non PDLN Lengkapilah form isian pada form tambah role alur surat masuk non PDLN
Maka system akan menampilkan alert ‘role berhasil diatur’
29
Daftar role bertambah 1 record
b. Edit Role Surat
Klik icon pada data yang akan diperbaharui dalam daftar role surat System akan menampilkan form edit role surat masuk
Perbaharui form isian yang akan ubah dan klik menampilkan alert
Pembaharuan data sebelumnya telah terupdate di dalam daftar role surat masuk non PDLN
maka system akan
30
E. Manage Pemohon
Pada fitur ini admin dapat menambahkan, mengelola dan mengedit data pemohon jika terjadi kesalahan ketika entry data pemohonpada saat pengajuan surat oleh instansi pemohon. c. Tambah Pemohon Klik menu maka system akan menampilkan form tambah data pemohon Lengkapi form isian pada form tambah data pemohon
Klik tombol simpan untuk menambahkan data pemohon baru maka system akan menampilkan alert ‘pemohon berhasil ditambahkan’
31
Daftar Pemohon bertambah 1 record
d. Edit Pemohon
Klik icon pada data yang akan diperbaharui dalam daftar pemohon System akan menampilkan form edit pemohon
Perbaharui form isian yang akan ubah dan klik menampilkan alert
Pembaharuan data sebelumnya telah terupdate di dalam daftar pemohon
maka system akan
32
e. Daftar Pemohon
Icon
Icon
untuk memperbaharui data pemohon untuk menghapus data pemohon
F. Manage Region 1. Region
33
Pada fitur ini admin dapat menambahkan, mengelola dan mengedit Region yang nantinya akan di plot ke data Negara. a. Tambah Data Region
Klik menu dan sub menu Lengkapi form isian pada form tambah data region
Klik tombol simpan untuk menambahkan data region dan system akan menampilkan alert ‘Region Berhasil Ditambahkan’.
Daftar region bertambah 1 record
34
b. Daftar Region
Icon
Icon
untuk memperbaharui data region untuk menghapus data region
c. Edit
Klik icon
Maka system akan menampilkan form edit data region
Klik tombol
Daftar data yang telah dieprbaharui
pada data yang akan diperbaharui
Maka system menampilkan alert
35
2. Negara dan Kota
Pada fitur ini admin dapat menambahkan, mengelola dan mengedit data Negara, kota, berdasarkan region sehingga data tersebutdapat digunakan oleh pemohon ketika entry Negara tujuan a. Tambah Negara
Pilih menu dan sub menu menampilkan form tambah negara
maka system akan
36
Untuk menyimpan data negara dan kota maka klik tombol menampilkan alert
Daftar negara bertambah 1 record
maka system akan
37
b. Daftar Negara
Icon
Icon
untuk memperbaharui data negara untuk menghapus data Negara
c. Edit Negara
Klik icon
pada data yang akan diperbaharui
38
Maka system akan menampilkan form edit negara
Perbaharui isian form yang akan diperbaharui kemudian klik System menampilkan alert
39
G. Manage Kegiatan 1. Dokumen
Pada fitur ini admin dapat mengelola file2 pemohon untuk dapat dimanage penyimpananpada server. a. Tambah Data Dokumen Klik menu dan sub menu Maka system akan menampilkan form tambah data dokumen
Klik tombol untuk menyimpan data dokumen System menampilkan alert
40
Daftar kelengkapan dokumen bertambah 1 record
b. Edit Data Dokumen
Klik icon pada data yang akan diperbaharui System menampilkan form edit data dokumen
Lengkapi form isian pada form edit dan klik tombol
System akan menampilkan alert
Maka data yang telah diperbaharui telah terupdate di daftar kelengkapan dokumen
41
c. Daftar Data Dokumen
Icon
untuk memperbaharui data dokumen
42
2. Jenis Kegiatan
Pada fitur ini admin dapat mengelola jenis kegiatan yang dilayani oleh Kemensetneg (contoh : beasiswa, bantuan asing) untuk PDLN. Pada fitur ini juga ditentukan dokumen apa saja yang disyaratkan untuk jenis kegiatan terkait. a. Tambah Jenis Kegiatan
Klik menu dan menu System akan menampilkan form tambah jenis kegiatan
Lengkapi form tambah jenis kegiatan dan Klik tombol
System akan menampilkan form ceklist dokumen untuk jenis kegiatan
43
Klik tombol
Daftar jenis kegiatan bertambah 1 record
dan System akan menampilkan alert
b. Edit Jenis Kegiatan
Klik icon pada data yang akan diperbaharui maka system akan menampilkan form edit jenis kegiatan
44
Perbaharui form isian yang akan diedit dan klik tombol
System menampilkan alert
45
c. Daftar Jenis Kegiatan
Icon
Icon
untuk memperbaharui data negara untuk menghapus data Negara
3. Kegiatan
46
Pada fitur ini admin dapat mengelola kegiatan yang dapat dipilih oleh pemohon ketika melakukan pengajuan PDLN. a. Tambah Data Kegiatan Klik menu dan sub menu System akan menampilkan form tambah kegiatan
Daftar kegiatan bertambah 1 record
b. Daftar Data Kegiatan
Icon
Icon
untuk memperbaharui data negara untuk menghapus data Negara
47
c. Edit Data Kegiatan
Klik icon pada data yang akan diperbaharui pada daftar kegiatan System akan menampilkan form edit kegiatan
Klik tombol
Data yang diperbaharui telah terupdate di daftar kegiatan
maka system akan menampilkan alert
48
Team Developer : 1.
Yanti Hasron
2.
Dani
3.
DR. Ir. Gatot Hari Priowirjanto
4.
Abdul Rizal Adompo
5.
Avinta Putri Agistasari
6.
Aditya Kusuma
7.
Aulia Muslim Hidayatullah
8.
Christiawan Eko
9.
Muhammad Rofi Arofah
10.
Muhammad Muslim Rifa’I
11.
Pansera Oktasedu
12.
Rachmat AG
13.
Wahyu Murti Prewitosari
49
