e-Boekhouden.nl Handleiding voor de facturatiemodule
Er zijn aparte handleidingen beschikbaar voor:
Accountants Boekhouden Ledenadministratie Beheer
e-Boekhouden.nl is een product van SkillSource. Maart 2012
Inhoud 1. Facturen ............................................................................................................ 2 1.1
Factureren > Facturen > Toevoegen ............................................................ 2
1.2
Factureren > Facturen > Overzicht .............................................................. 3
1.3
Factureren > Facturen > Printen ................................................................. 4
1.4
Factureren > Facturen > E-mailen............................................................... 4
1.5
Factureren > Facturen > Incassobestand ..................................................... 4
2. Standaard facturen ............................................................................................. 6 2.1
Factureren > Standaard facturen > Toevoegen ............................................. 6
2.2
Factureren > Standaard facturen > Overzicht ............................................... 6
3. Abonnementen ................................................................................................... 6 3.1
Factureren > Abonnementen > Toevoegen ................................................... 6
3.2
Factureren > Abonnementen > Overzicht ..................................................... 7
3.3
Factureren > Abonnementen > Facturen maken ........................................... 7
4. Algemeen........................................................................................................... 7 4.1
Factureren > Accountantscontrole ............................................................... 7
4.2
Factureren > Berichten .............................................................................. 8
4.3
Factureren > Bestandsbeheer ..................................................................... 8
4.4
Factureren > Uitloggen ............................................................................ 10
1
1. FACTUREN 1.1 Factureren > Facturen > Toevoegen Klik in het menu op Factureren > Facturen > Toevoegen. Een nieuw scherm opent. U kunt nu een nieuwe factuur aanmaken. Selecteer een relatie of voer een nieuwe relatie in. Controleer vervolgens het factuurnummer en de factuurdatum. U kunt eventueel zelf nog een kenmerk toevoegen aan de factuur. Dit is geen verplicht invulveld. U moet nu een betalingstermijn vermelden. Dit is een verplicht veld. Afhankelijk van de betalingstermijn die u invult, wordt automatisch de uiterste betaaldatum weergegeven. U kunt eventueel zelf nog een Factuurtekst toevoegen aan de factuur. Deze tekst kunt u per factuur aanpassen. Dit is geen verplicht invulveld. Bij Sjabloon hebt u de keuze uit meerdere factuursjablonen. Standaard zijn drie voorbeelden beschikbaar. In e-Boekhouden.nl kunt u ook uw eigen sjablonen toevoegen onder Beheer > Sjablonen > Factuursjablonen. Vervolgens krijgt u bij Verzendwijze drie keuzemogelijkheden. U kunt meerder keuzes aanvinken. o Factuur per reguliere post versturen: de factuur wordt klaargezet om te printen. o Factuur per e-mail te versturen: als u het e-mailadres van een relatie heeft ingevuld, kunt u de factuur per e-mail versturen. De e-mail wordt voor u klaargezet in e-Boekhouden.nl. o Factuurbedrag incasseren: wanneer u een incasso-overeenkomst heeft met uw bank, dan kunt u factuurbedragen automatisch incasseren van de bankrekening van uw klanten. Vul de nodige gegevens in voor incasso. U kunt vervolgens onder Incassobestand het ClieOp03-bestand downloaden een aanleveren bij uw bank. Factuur direct verwerken in de boekhouding: de betreffende factuur wordt direct verwerkt in de boekhouding. Bij mutatieomschrijving voert u de mutatieomschrijving in voor de boekhoudmutatie. Nu voegt u een product of dienst toe aan uw factuur. Klik op Product/dienst toevoegen. Er verschijnt een venster waarin u het product of dienst kunt selecteren. U kunt uw selectie ook blanco laten en een nieuw product of nieuwe dienst invoeren. Eenheid mag u leeg laten, dit is geen verplicht invulveld. Als u onderaan het vinkje Product/dienst opslaan als standaard aanklikt, wordt dit opgeslagen zodat u deze later eenvoudig aan een andere factuur toevoegt. U beheert uw producten en diensten onder Beheer > Overig > Diensten/producten. Klik op Opslaan om het product aan de factuur toe te voegen. U keert terug naar het algemene scherm Factuur toevoegen. U kunt met het kruisje een specifieke regel verwijderen of met het potloodje wijzigen. Klik op Opslaan als de factuur klaar is. De factuur wordt direct in de boekhouding verwerkt, als u deze optie heeft aangevinkt.
2
1.2 Factureren > Facturen > Overzicht Bekijk uw ingevoerde facturen via Overzicht. Met de zoekfunctie kunt u specifieke facturen opzoeken. Voert u geen gegevens in bij het zoekscherm, dan worden al uw facturen weergegeven. U kunt ook kiezen voor een weergave van de laatste 50 facturen. U krijgt:
de factuurdatum het factuurnummer de relatie het bedrag exclusief en inclusief BTW verzendwijze en verwerking
1.2.1 Opties
Klik Klik Klik Klik
op op op op
het potloodje voor een factuur om die betreffende factuur te wijzigen. het kruisje voor een factuur om deze te verwijderen. de printer om een factuur te printen of op te slaan op uw PC. de envelop om een factuur direct naar een klant te mailen.
3
1.3 Factureren > Facturen > Printen Hier staan alle facturen klaar om te printen. Het systeem geeft aan hoeveel facturen er klaar staan.
U kunt de facturen sorteren op: postcode, factuurnummer, datum of bedrijfsnaam. Klik op Facturen nu afdrukken om de facturen te openen. U moet nu zelf een printopdracht te geven in het tekstverwerkingsprogramma.
1.4 Factureren > Facturen > E-mailen Hier ziet u hoeveel facturen klaar staan om te e-mailen. Het e-mailadres dat u onder Beheer > Uw account > Uw gegevens opgeeft, gebruikt e-Boekhouden.nl als afzender.
Via Bericht stuurt u begeleidende tekst mee. Deze tekst verstuurt eBoekhouden.nl naar alle e-mailadressen waarvoor een factuur klaar staat. Klik op Verder om de facturen te e-mailen.
1.5 Factureren > Facturen > Incassobestand Wanneer u een incassocontract met uw bank heeft, levert u incasso-opdrachten via een ClieOp03-bestand aan. Hebt u incasso’s aangemaakt? Dan verwerkt u deze naar een ClieOp03-bestand via Factureren > Facturen > Incassobestand.
Vul uw rekeninggegevens in en klik op Incassobestand aanmaken. Kies vervolgens voor ClieOp3-bestand downloaden om het bestand te downloaden en aanbieden bij uw bank.
4
1.5.1 Ontvangen incasso’s verwerken in uw boekhouding Als u bij de bank het ClieOp3-bestand heeft aangeboden met automatische incasso, komt u de geïncasseerde bedragen tegen op uw bankafschrift. Dat kan op 2 manieren: 1. Alle incasso's als 1 bijschrijving op uw afschrift: U importeert het aangemaakte ClieOp3-bestand dat u ook bij de bank ingelezen heeft via Boekhouden > Invoeren > Importeren en boekt hiermee alle geïncasseerde bedragen weg. U komt later vanzelfsprekend de totale bijschrijving van het incassobestand op uw digitale bankafschrift tegen. Deze negeert/verwijdert u bij het importeren van uw bankafschriften. 2. Per incasso een afzonderlijke regel op uw afschrift: U importeert uw digitale bankafschrift via Boekhouden > Invoeren > Importeren en boekt iedere afzonderlijke bijschrijving weg als betaling. Bij voldoende overeenkomsten zal het systeem de betaling herkennen en automatische wegboeken.
5
2. STANDAARD FACTUREN 2.1 Factureren > Standaard facturen > Toevoegen Als u regelmatig dezelfde facturen aan klanten stuurt, maakt u deze aan bij Factureren > Standaard facturen > Toevoegen. Als u vervolgens een nieuwe factuur maakt, kiest u eenvoudige de juiste standaard factuur. Zo voert u niet elke keer alle gegevens opnieuw in.
Tip: de keuze Standaard factuur selecteren vindt u ook bij Facturen toevoegen 2.2 Factureren > Standaard facturen > Overzicht Wilt u een overzicht van uw standaard facturen? Klik op Factureren > Standaard facturen > Overzicht. Met het kruisje verwijdert u standaard facturen, met het potloodje wijzigt u eenvoudig de factuur.
3. ABONNEMENTEN 3.1 Factureren > Abonnementen > Toevoegen Onder het menu Abonnementen beheert u alle abonnementen (periodieke facturen). U kunt direct alle facturen op een bepaald moment aanmaken. Bij het toevoegen van abonnementen vraagt e-Boekhouden.nl om een aantal aanvullende gegevens:
Relatie: kies een relatie uit uw relatiebestand, of maak via het +-teken een nieuwe relatie aan. Naam abonnement: kies een passende naam voor het abonnement. Startdatum: dit is de datum waarop het abonnement in gaat. Prolongatiedatum: dit is de datum waarop de abonnementstermijn van de laatste (eventueel reeds verstuurde) factuur afloopt. Zodra deze datum voorbij is, verstuurt u weer een nieuwe factuur. Gaat het om een nieuw abonnement, dan vult u hier dezelfde datum in als de startdatum. Einddatum: op deze datum loopt het abonnement af. U vult dit vakje alleen in als het abonnement opgezegd is, of een bepaalde looptijd kent. Betaling per: hier geeft u de periode aan waarna een nieuwe factuur verstuurd moet worden. U kunt kiezen uit: maand, 2 maanden, kwartaal, half jaar, jaar, 2 jaar Kenmerk: u kunt het abonnement een kenmerk geven wat voor u herkenbaar is. Dit is optioneel. Opmerkingen: hier kunt u eventuele aanvullende opmerkingen over het abonnement kwijt.
6
Sjabloon: selecteer de juiste factuursjabloon voor het abonnement. Verzendwijze: vink aan op welke manier u de factuur voor het abonnement wilt verzenden. Product/dienst: voeg het product of de dienst toe, waarvoor u het abonnement aanmaakt. Klik op Opslaan om het abonnement toe te voegen.
3.2 Factureren > Abonnementen > Overzicht Via dit menu ziet u in één oogopslag zien welke abonnementen zijn aangemaakt. Met het zoekscherm kunt u de zoekresultaten specificeren of verkleinen. Vul niets in bij het zoekscherm en klik op Zoeken, als u alle abonnementen wilt zien. U ziet de abonnementsnaam, de relatie en het factuurbedrag per maand gespecificeerd. Als er abonnementen zijn waarbij de prolongatiedatum rood gekleurd is, is het tijd voor een nieuwe factuur. 3.3 Factureren > Abonnementen > Facturen maken U kunt op ieder gewenst moment een facturatieronde starten. Dit doet u via Factureren > Abonnementen > Facturen maken. Kies voor welke abonnementen u een nieuwe factuur wilt aanmaken. Achter de keuzerondjes staat het aantal abonnementen met een verlopen prolongatiedatum. U kunt automatisch alle facturen aanmaken als u op Verder klikt. Door het vinkje aan te zetten, kunt u ze ook direct in de boekhouding verwerken. De facturen die u aanmaakt vindt u terug bij Factureren > Facturen > Overzicht
4. ALGEMEEN 4.1 Factureren > Accountantscontrole Met de Accountantscontrole kunt u samenwerken met een accountant of administrateur.
Klik onderaan de lijst op Toevoegen om een nieuwe controleopdracht toe te voegen. U selecteert welke periode u wilt laten controleren en u kunt opmerkingen toevoegen voor uw accountant. Klik op Opslaan om de controleopdracht direct door te sturen naar uw accountant. Eventuele correspondentie met uw accountant over een controleopdracht kunt u voeren via Berichten.
7
Let op: Deze functie ziet u alleen wanneer uw accountant toegang heeft tot uw administratie. 4.2 Factureren > Berichten Wanneer u samenwerkt met uw accountant, kunt u deze functie gebruiken om vragen te stellen aan uw accountant. U kunt deze functie vergelijken met normale e-mail, maar dan binnen e-Boekhouden.nl. U hebt dan alle correspondentie met uw accountant bij de hand in uw administratie. 4.3 Factureren > Bestandsbeheer U kunt bestanden beheren in e-Boekhouden.nl. U kunt bijvoorbeeld facturen of bonnetjes uploaden naar uw administratie en deze koppelen aan mutaties. Wilt u meer opslagruimte? Dan kunt u tegen betaling extra dataruimte inkopen. Klik op de knop Wijzigen om meer dataruimte in te kopen.
4.3.1 Nieuwe folder aanmaken U kunt eenvoudig per relatie of lid een folder aanmaken.
U selecteert eerst in de linker kolom waar u een nieuwe folder wilt aanmaken. In het bovenstaande voorbeeld is de basisfolder geselecteerd. Wilt u een subfolder aanmaken voor bijvoorbeeld Autobedrijf Jansen, dan selecteert u eerst deze folder. Om een nieuwe folder aan te maken, klikt u in het bovenste menu op het icoon Nieuwe folder. U voert de naam van de nieuwe folder aan en klikt op OK. U heeft nu een nieuwe folder toegevoegd. Wanneer u de naam van de folder wilt wijzigen, klikt u met uw rechter muisknop op de betreffende folder en kiest Naam wijzigen.
4.3.2 Bestanden uploaden Om bestanden te uploaden, volgt u de volgende stappen:
U selecteert eerst in de linker kolom in welke folder u bestanden wilt uploaden. Selecteert u geen folder, dan komt het bestand automatisch in de basisfolder te staan.
8
Vervolgens klikt u op het icoon Bestanden uploaden. Er opent een nieuw venster.
U kunt de volgende bestandsformaten uploaden: o jpg o gif o png o doc / docx o pdf o ppt o txt o zip o rar o xls / xlsx o csv o tab U klikt op Toevoegen om de te uploaden bestanden te selecteren. U zoekt de gewenste bestanden op, op uw pc. U kunt meerdere bestanden tegelijk selecteren. Om de bestanden te uploaden naar de folders in uw administratie klikt u op Upload starten. Zodra de upload gereed is, verschijnt het bestand direct in de geselecteerde folder. Wilt u een bestand verplaatsen naar een andere folder? Dan vinkt u het gewenste bestand aan en u klikt vervolgens in het bovenste menu op Geselecteerde items knippen. U selecteert daarna de gewenste folder en klikt dan in het menu op Geselecteerde items plakken.
4.3.3 Bestanden invoeren als mutatie of koppelen aan een mutatie U kunt een geüpload bestand direct invoeren als een nieuwe mutatie.
U klikt met uw rechter muisknop op het bestand dat u als mutatie wilt invoeren. U kiest voor de optie Invoeren als mutatie. Een nieuw venster opent. U krijgt een gedeeld scherm. Links ziet u het standaard invoerveld voor boekstukken en rechts ziet u een weergave
9
van het geüploade bestand. U vult de nodige gegevens van het boekstuk in en klik op Opslaan om de nieuwe mutatie aan te maken.
U kunt een geüpload bestand ook koppelen aan een nieuwe of bestaande mutatie.
Bij een nieuwe mutatie: u gaat naar Boekhouden > Invoeren > Facturen. Onderaan het invoerveld staat de optie Bestanden toevoegen. Bij een bestaande mutatie: u gaat naar Boekhouden > Overzichten > Mutaties. U zoekt de juiste mutatie op en klik op het gele potloodje. Onderaan het invoerveld staat de optie Bestanden toevoegen. Als u een bestand heeft gekoppeld aan een mutatie, kunt u dat zien aan het icoontje voor de betreffende mutatie.
4.4 Factureren > Uitloggen Met deze functie kunt u uw sessie in e-Boekhouden.nl beëindigen.
10
