e-bestuur handleiding

e-Bestuur handleiding

versie 29 april 2008

Copyright © 2006-2008 J.A.Diebrink te Burdaard. Alle rechten voorbehouden.

Handleiding e-Bestuur

Inhoud Inleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Gebruiksvoorwaarden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Aanmelden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Startpagina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Linker kolom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Organisatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Afsluiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Info . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 FAQ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Rechter kolom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Bestuurpagina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Bovenbalk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Startpagina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Bestuursleden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 E-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Afsluiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Info . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 FAQ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Linker kolom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Sub-opties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Menustructuur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Rechter kolom - lijst met documenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Functie-balk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Titel-balk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Individuele documenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Gegroepeerde documenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Rechter kolom - individueel document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Soorten documenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Openstaande acties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Notulen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Besluiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Acties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Relaties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Memo's . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Backup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Eigendommen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Projecten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Postregistratie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Archiefstukken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Alle documenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prullenbak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . -2-

17 17 17 18 18 19 19 19 19 20 20 20 21 21


Document algemeen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Bekijken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bestuurpagina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Terug . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Wijzig . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vorige . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Volgende . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Printen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bijlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nieuw of Wijzigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bestuurpagina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Terug . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opslaan & Sluiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Sluiten zonder opslaan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bijlage toevoegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bijlagen verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

23 23 23 23 23 23 23 23 24 24 24 24 24 24 24 24 25 25

Notulen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Eigen code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Datum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Plaats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Onderwerp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Notulist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tekst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Acties, Besluiten en Poststukken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bijlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bijlage openen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bijlage zoeken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bijlage verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

27 27 27 27 27 27 28 28 28 28 28 29 29

Besluit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Eigen code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Onderwerp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Volgnr bij notulen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tekst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Acties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

-3-

31 31 31 31 31


Actie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Eigen code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Categorie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Onderwerp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bij notulen/besluit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Door . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gepland . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gereed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tekst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

33 33 33 33 33 34 34 34 34

Relatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Lidnummer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Voornaam . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tussenvoegsel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Achternaam . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Voorletters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Geslacht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Geboortedatum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . E-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Website . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Telefoon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mobiel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Soort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Adres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Postcode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Plaats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Land . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ingangsdatum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Einddatum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bank/Giro nummer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ten name van . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bedrag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Automatische incasso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Periode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Extra informatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vrij te benoemen velden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Selectie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Selectiecriteria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Voorbeelden achternaam: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Voorbeelden postcode: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Voorbeelden e-mail: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Excel download . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . -4-

35 35 35 35 35 36 36 36 36 36 36 36 36 37 37 37 37 37 37 37 37 38 38 38 38 38 38 38 38 39 39 39 39


Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Datum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tijd van . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tijd tot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Onderwerp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Omschrijving . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bijlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

41 41 41 41 41 41

Memo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Eigen code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Onderwerp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Notitie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bijlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

43 43 43 43

Backup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Bestand/Gegevens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Notitie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Bijlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Eigendom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Korte naam . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Groep . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bewaarplaats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Locatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bij relatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kenmerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Omschrijving . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Merk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Serienummer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bouwjaar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Notities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Leverancier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Datum aanschaf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Datum afstoting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Aanschafprijs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vervangingswaarde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bijlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

47 47 47 47 47 47 47 47 48 48 48 48 48 48 48 48 48

Post-document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Interne registratie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Onderwerp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Bij notulen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 -5-

Handleiding e-Bestuur Datum ontvangen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ontvangen door . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ingaand/uitgaand . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Soort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Behandelaar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Afdoen voor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Datum afgedaan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Afhandeling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opmerkingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gegevens over het poststuk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Datum en kenmerk van de brief . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De externe relatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Externe relatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Relatie naam . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Relatie e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Relatie adres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Contactpersoon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tekst ingekomen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Antwoord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Acties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bijlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

49 49 49 49 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 51 51 51 51 51

Archiefstuk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Inventarisnummer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Onderwerp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Datum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Dossier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Oud dossier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tijdelijk inventarisnummer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Zuurvrij verpakt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Afzender . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Verzonden aan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Soort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Te doen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Beschrijving of transcriptie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bijlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

53 53 54 54 54 54 55 55 55 55 55 55 56

Deze handleiding wordt als onderdeel van de software geleverd in de vorm van een PDF-document en is ontworpen om op het beeldscherm te bekijken. Als u deze handleiding (of een deel daarvan) wilt printen, kunt u heel goed de pagina’s naar A5-formaat verkleinen. Bij de meeste printers heeft u daartoe de mogelijkheid via Eigenschappen om meerdere pagina’s op 1 A4 af te drukken. Als u daar voor 2 pagina’s kiest, krijgt u een nog goed leesbare tekst.

-6-


Inleiding E-bestuur is een Internet-toepassing voor het online beheer van electronische documenten van een bestuur. Voor E-bestuur is geen software op de PC nodig omdat gebruik wordt gemaakt van applicatiehosting (zie ook de FAQ). Alle software en alle gegevens staan op een centrale server op Internet die vanaf iedere PC via Internet bereikbaar is. Naast deze voordelen, is een extra pluspunt dat uw gegevens veilig staan opgeborgen en dat er wordt zorggedragen voor een adequate backup.

Gebruiksvoorwaarden De gebruikslicentie voor dit programma wordt verleend aan het bestuur van een vereniging, stichting of andersoortige instelling telkens voor de duur van twaalf maanden of zoveel langer als anders is overeengekomen. Verlenging geschiedt niet automatisch, maar door vooruitbetaling van de licentiekosten. Het programma mag gebruikt worden door de bestuursleden die door het bestuur zijn aangemeld. Bestuurswisselingen dienen door het oude bestuur gemeld te worden, waarna de nieuwe bestuursleden de plaats van de oude bestuursleden kunnen innemen. De licentie is niet overdraagbaar aan derden. De auteur en de leverancier zijn niet aansprakelijk voor fouten in de programmatuur of de documentatie of voor enige directe of indirecte schade of vervolgschade van welke aard dan ook, ontstaan uit of verband houdende met de levering, het functioneren of het gebruik van dit product. Alle rechten voorbehouden.

-7-


Aanmelden Om toegang te verkrijgen tot e-Bestuur, moet u zich aanmelden, ook wel inloggen genoemd. Daartoe moet u uw gebruikersnaam en uw wachtwoord invoeren. De gebruikersnaam (inlognaam) bestaat uit uw initialen, gevolgd door een punt en een volgnummer. Dat volgnummer wordt u toegekend nadat u voor de eerste keer als bestuurslid wordt aangemeld. Als u bestuurslid bent in meerdere besturen, geldt overal dezelfde gebruikersnaam. Het wachtwoord wordt u de eerste keer toegekend, daarna kunt u dat zelf wijzigen. Als uw gegevens accoord zijn bevonden, wordt daarna de Startpagina van e-Bestuur geopend.

-8-


Startpagina Na het aanmelden verschijnt de Startpagina, bestaande uit twee kolommen.

Linker kolom De linker kolom is het hoofdmenu met de volgende knoppen:

Organisatie Eén of meer organisaties waarbij u bestuurslid bent. Door op de betreffende knop te drukken, zal de hoofdpagina van dat bestuur worden geopend.

Afsluiten Met de knop Afsluiten wordt e-Bestuur verlaten (als u dit vergeet, gebeurt dat automatisch nadat u 30 minuten niets heeft gedaan). Om e-Bestuur opnieuw te openen, dient u zich opnieuw aan te melden. Hiermee wordt dus voorkomen dat andere personen onder uw naam toegang krijgen tot e-Bestuur.

Info Met de knop Info wordt een venster geopend met dezelfde informatie als in deze handleiding.

FAQ Met de knop FAQ wordt een venster geopend met veel gestelde vragen en de antwoorden daarop.

Rechter kolom Rechtsboven wordt ter controle uw inlognaam getoond. In het grote vak rechts worden per bestuur alle openstaande acties getoond. Daarbij worden de acties van de ingelogde gebruiker vet getoond.

-9-


Bestuurpagina Een Bestuurpagina wordt geopend door op de Startpagina op de knop voor het gewenste bestuur te klikken. In dit voorbeeld was dat “Demonstratie versie”.

Bovenbalk In de bovenbalk staat centraal de naam van de vereniging, stichting of andere soort organisatie. Rechtsboven staat de naam van de gebruiker die is ingelogd met zijn initialen. Daaronder staan enkele standaard knoppen:

Startpagina Hiermee gaat u terug naar de Startpagina om eventueel naar een ander bestuur te gaan of om e-Bestuur te verlaten.

Bestuursleden In een pop-up venstertje worden alle bestuursleden met hun e-mailadressen en telefoonnummers getoond. De hier getoonde bestuursleden zijn de Relaties waarbij het type Bestuurder is geselecteerd. Door een e-mailadres aan te klikken, wordt uw mail-programma geopend met het juiste e-mailadres ingevuld. Ook is het mogelijk met een enkele klik hetzelfde bericht naar alle bestuursleden te sturen,

- 10 -

Handleiding e-Bestuur E-mail Met deze functie kunnen groepmailings worden verstuurd. Er wordt een pop-up venster geopend waarop alle typen Relaties staan (bijvoorbeeld leden, donateurs en extern) zoals die in gebruik zijn. Door een type aan te klikken, wordt uw mail-programma geopend met in het bcc-veld alle e-mailadressen van het gekozen type.

Afsluiten Met de knop Afsluiten wordt e-Bestuur verlaten. Om e-Bestuur opnieuw te openen, dient u zich opnieuw aan te melden (als u dit vergeet, dan gebeurt dat automatisch nadat u 30 minuten niets heeft gedaan). Hiermee wordt dus voorkomen dat andere personen onder uw naam toegang krijgen tot e-Bestuur.

Info Met de knop Info wordt dit venster geopend.

FAQ Met de knop FAQ wordt een venster geopend met veel gestelde vragen en de antwoorden daarop.

Linker kolom De linker kolom is het menu waarmee de diverse soorten documenten kunnen worden geopend. In dit menu wordt ieder soort document weergegeven met een document-icoontje. Diverse soorten documenten kunnen op meerdere manieren zijn gegroepeerd. Als dat zo is, ziet u een driehoekje voor het document-icoontje. Door op het driehoekje te klikken, worden de mogelijke sub-opties getoond. De gewenste soort documenten kan worden gekozen door op de onderstreepte naam te klikken. Daarna wordt rechts de lijst met documenten getoond.

Sub-opties Als er sub-opties aanwezig zijn, is dat te zien aan een driehoekje voor het document-icoontje. 1.

Als de pijl naar beneden wijst, dan staan alle mogelijke sub-opties reeds in beeld. Wanneer u op het driehoekje klikt, zullen de sub-opties verborgen worden.

2.

Als de pijl naar rechts wijst, dan zijn de sub-opties verborgen. Wanneer u op het driehoekje klikt, zullen de sub-opties in beeld komen.

3.

Als een sub-optie met "per..." begint, zullen de documenten gegroepeerd worden weergegeven. De lijst met documenten wordt dan in eerste instantie ingeklapt weergegeven. Zie verder bij Gegroepeerde documenten.

- 11 -

Handleiding e-Bestuur Menustructuur ! ! ! ! !

!

!

!

! ! ! !

! !

Openstaande acties Notulen Besluiten " per vergadering Projecten Acties " per vergadering " per status " per persoon " per categorie " per maand Postregistratie " per vergadering " per status " per soort " per persoon " per maand Relaties " per type " per soort " vervallen Archiefstukken " per dossier " per soort Agenda " overzicht Memo's Backup Eigendommen " per groep " vervallen Alle documenten Prullenbak

- 12 -


Rechter kolom - lijst met documenten In het grote vak rechts wordt de lijst met documenten getoond nadat in het menu in de linker kolom een keuze is gemaakt. Door op het onderstreepte documentnummer te klikken, zal het individuele document worden geopend.

Iedere lijst met documenten bestaat van boven naar beneden uit achtereenvolgens

Functie-balk Deze is standaard en dus bij iedere soort document gelijk. De onderstaande functies staan er altijd, ook als ze niet van toepassing zijn op de actuele lijst met documenten. Nieuw Hiermee kan een nieuw document worden ingevoerd. Deze optie is alleen beschikbaar in de standaard lijst met documenten en niet bij de gegroepeerde lijsten. Vorige pagina Als er meer dan 30 documenten zijn dan worden die in groepjes van 30 getoond. Daarbij wordt altijd het laatste document op een pagina op de volgende pagina herhaald. Met deze functie kan de vorige pagina worden opgeroepen. Volgende pagina Zie bij Vorige pagina. Met deze functie kan de volgende pagina worden opgeroepen. - 13 -

Handleiding e-Bestuur Uitklappen Documenten kunnen gegroepeerd worden weergegeven, bijvoorbeeld besluiten per vergadering. Met deze functie worden dan van alle vergaderingen alle besluiten getoond. Inklappen Documenten kunnen gegroepeerd worden weergegeven, bijvoorbeeld besluiten per vergadering. Met deze functie worden de individuele documenten verborgen. Dus in het voorbeeld worden dan alleen nog maar de vergaderingen getoond, en de besluiten niet meer. Zoeken Met de zoekfunctie kunnen documenten worden gezocht waarin het te zoeken woord voorkomt. Daarbij worden behalve de documenten zelf ook de eventueel als bijlage gekoppelde MS Word- en PDF-documenten doorzocht. De zoekfunctie heeft een Engels invulscherm. Zodra dit in het Nederlands beschikbaar komt, zal dat worden vervangen. In het vak achter 'Search for' vult u het te zoeken woord in en dan klikt u op de knop Search. Bij het zoeken zijn een aantal opties beschikbaar: de sortering van de gevonden documenten, het aantal te presenteren documenten, het zoeken naar woordvarianten (alleen voor Engelse woorden) en 'fuzzy search'. Met fuzzy search wordt ook gezocht naar woorden die lijken op het gezochte woord.

Titel-balk De titelbalk verschilt per getoonde lijst. Hier ziet u de namen van de getoonde kolommen. Documenten kunnen op sommige kolommen worden gesorteerd. Die kolommen zijn in de titel-balk te herkennen aan twee kleine pijltjes achter de kolomnaam. Documenten kunnen worden gesorteerd door op die pijltjes te klikken. Er zijn 3 mogelijkheden bij het sorteren: 1.

Beide pijltjes zijn zwart: de kolom is niet gesorteerd. Als geen enkele kolom is gesorteerd, dan zijn de documenten aflopend gesorteerd op het documentnummer. De meest recent toegevoegde documenten staan dan bovenaan in de lijst.

2.

Alleen het pijltje naar beneden is zwart: de kolom is opklimmend gesorteerd.

3.

Alleen het pijltje naar boven is zwart: de kolom is afdalend gesorteerd.

Individuele documenten Hier vindt u per document één regel met de belangrijkste gegevens van het document. Alle documenten hebben een automatisch gegenereerd document- 14 -

Handleiding e-Bestuur nummer, voorafgegaan door een letter. Als een document één of meer bijlagen heeft, wordt er achter het documentnummer een paperclipje getoond. Door op het onderstreepte documentnummer te klikken, zal het individuele document worden geopend.

Gegroepeerde documenten Als een lijst is geopend via een sub-optie met "per..." in het menu, dan zullen de documenten gegroepeerd worden weergegeven. De lijst met documenten wordt dan in eerste instantie ingeklapt weergegeven met per groep het aantal documenten. Voor iedere groep staat een driehoekje. Gegroepeerde documenten kunnen worden in- en uitgeklapt door het driehoekje te klikken. Als de pijl naar beneden wijst, dan staan alle mogelijke documenten of sub-groepen reeds in beeld. Wanneer u op het driehoekje klikt, zullen die documenten of sub-groepen weer verborgen worden. Als de pijl naar rechts wijst, dan zijn de onderliggende documenten of sub-groepen verborgen. Wanneer u op het driehoekje klikt, zullen die documenten of sub-groepen in beeld komen.

- 15 -


Rechter kolom - individueel document Een individueel document kan worden geopend door in de lijst met documenten op het onderstreepte documentnummer te klikken of door vanuit een reeds geopend document te bladeren naar een vorig of een volgend document.

- 16 -


Soorten documenten Openstaande acties Hiermee worden de openstaande acties de van de ingelogde gebruiker getoond en daaronder de door hem nog af te handelen post. Dit is de standaard weergave bij het openen van de Bestuurpagina.

Notulen Notulen krijgen een automatisch volgnummer met N als vaste beginletter. Daarnaast kan desgewenst een eigen nummer worden ingevoerd in het veld Eigen code. De notulen kunnen als tekst worden ingevoerd, of als bijlage. Een bijlage heeft als voordeel dat die met een tekstverwerker kan worden ingevoerd en meer mogelijkheden voor opmaak heeft; maar als nadeel dat deze niet direct zichtbaar is. Notulen hebben als status 'concept' of 'definitief'. Zolang de status 'concept' is, is er een tekstblok Commentaar beschikbaar, waarin open aanmerkingen door de overige bestuursleden kunnen worden geschreven. Als de status 'definitief' is, verdwijnt het tekstblok Commentaar en kunnen de notulen niet meer gewijzigd worden. Aan notulen kunnen Besluiten en Acties worden gekoppeld en in de Plusversie ook ingekomen stukken. Dit koppelen dient te gebeuren vanuit de documenten Besluit, Actie en Postregistratie. Op het Notulen-scherm worden deze gekoppelde documenten getoond en kunnen daar direct worden geopend en desgewenst gewijzigd.

Besluiten Besluiten krijgen een automatisch volgnummer met B als vaste beginletter. Daarnaast kan desgewenst een eigen nummer worden ingevoerd in het veld Eigen code. Een Besluit kan aan de Notulen van een vergadering worden gekoppeld, maar dat hoeft niet. Bij het koppelen aan notulen wordt automatisch een lijst met de documentnummers van de aanwezige notulen getoond, met de laatst ingevoerde notulen bovenaan. Er kan dus alleen aan bestaande Notulen worden gekoppeld. Aan een Besluit kunnen Acties worden gekoppeld. Dit koppelen dient te gebeuren vanuit het document Actie. Op het Besluit-scherm worden deze gekoppelde Actie-documenten getoond en kunnen daar direct worden geopend en desgewenst gewijzigd. Naast de lijst met alle besluiten, kunnen de Besluiten ook gegroepeerd per vergadering worden weergegeven. - 17 -


Acties Acties krijgen een automatisch volgnummer met A als vaste beginletter. Daarnaast kan desgewenst een eigen nummer worden ingevoerd in het veld Eigen code. Een Actie dient aan een Relatie te worden gekoppeld, de persoon of instantie die de actie moet uitvoeren. Zolang nog niet bekend is wie de actie gaat uitvoeren, mag dit blanco blijven. In een keuzelijst worden de bestuursleden getoond. Als de actie door een externe relatie of een niet-bestuurslid moet worden uitgevoerd, wordt de actie gekoppeld aan het bestuurslid dat de voortgang van de actie bewaakt. Een Actie kan aan een Besluit of aan de Notulen van een vergadering en aan een Poststuk worden gekoppeld, maar dat hoeft niet. Bij het koppelen wordt automatisch een lijst met de aanwezige notulen en besluiten of poststukken getoond, met de laatst ingevoerde documenten bovenaan. Er kan dus alleen aan een bestaand document worden gekoppeld. Naast de lijst met alle acties, kunnen de Acties ook gegroepeerd worden weergegeven per vergadering, per status (te laat, open of afgehandeld), per persoon en daarbinnen per status, per categorie en per datum (gegroepeerd per maand). Afgehandelde acties zijn te herkennen aan een groen 'vinkje'. Als de geplande einddatum overschreden is, wordt het een rood vlaggetje.

Relaties Relaties krijgen een automatisch volgnummer met R als vaste beginletter. Daarnaast kan desgewenst een eigen nummer worden ingevoerd in het veld Lidnr. Alle soorten interne en externe relaties kunnen hier worden vastgelegd. Standaard kan een Relatie worden ingedeeld in 5 typen: lid, bestuurder, vrijwilliger, donateur en extern. Een Relatie kan gelijktijdig in meerdere typen zijn ingedeeld. Daarnaast kan een Relatie aan één Soort worden gekoppeld. Deze soorten kunnen per bestuur worden ingesteld (dit moet in de huidige versie per e-mail aan de systeembeheerder worden doorgegeven). Naast de standaard functies is bij Relaties ook een Selectie-functie beschikbaar. Daarmee kunnen de gegevens selectief worden weergegeven en geprint. Bovendien is het mogelijk om de geselecteerde gegevens te downloaden in de vorm van een Excel-bestand. Naast de lijst met alle actuele Relaties, kunnen de Relaties ook gegroepeerd worden weergegeven per type en per soort. De vervallen Relaties kunnen apart worden weergegeven.

- 18 -


Agenda Agenda-items krijgen een automatisch volgnummer met K als vaste beginletter. Items in de agenda hebben geen relatie met andere documenten. Wel kunnen er bijlagen worden gekoppeld. Standaard wordt een kalender van 2 weken getoond. Dit is wijzigen in 1 dag, 1 week of 1 maand. Daarnaast kan de agenda ook in lijstvorm worden getoond, via de sub-optie "overzicht".

Memo's Memo's krijgen een automatisch volgnummer met M als vaste beginletter. Daarnaast kan desgewenst een eigen nummer worden ingevoerd in het veld Eigen code. Memo's hebben geen relatie met andere documenten. Wel kunnen bijlagen worden gekoppeld. Ze zijn bedoeld voor losse notities, discussiestukken, voorstellen, etc.

Backup Backups krijgen een automatisch volgnummer met G als vaste beginletter. Backup is bedoeld om willekeurige bestanden van andere applicaties dan e-Bestuur veilig te kunnen opslaan op de Internet server van e-Bestuur. De veilig te stellen gegevens dienen daartoe als bijlage aan het Backup-document te worden gekoppeld. Dat kan ieder soort bestand zijn. Het verdient echter aanbeveling om de bestanden eerst te comprimeren tot een "zip file". Dat kost meestal aanmerkelijk minder ruimte en bovendien zijn de gegevens daarmee beschermd tegen transportfouten. Backups hebben geen relatie met andere documenten.

Eigendommen Dit is onderdeel van de Plusversie. Eigendommen krijgen een automatisch volgnummer met E als vaste beginletter. Het doel hiervan is het vastleggen roerende en onroerende bezittingen. Tevens is hieraan gekoppeld een uitleenadministratie, bijvoorbeeld te gebruiken voor instrumenten en uniformen bij een muziekvereniging.. Naast de lijst met alle actuele Eigendommen, kunnen de Eigendommen ook gegroepeerd worden weergegeven per groep. De vervallen Eigendommen kunnen apart worden weergegeven.

- 19 -


Projecten Dit is onderdeel van de Plusversie. (nog niet operationeel) Projecten krijgen een automatisch volgnummer met P als vaste beginletter. Het doel hiervan is het vastleggen de belangrijkste gegevens over projecten. En vooral de mogelijkheid tot het koppelen van de benodigde acties om het project te kunnen realiseren, waardoor een effectieve voortgangscontrole mogelijk is.

Postregistratie Dit is onderdeel van de Plusversie. Poststukken krijgen een automatisch volgnummer met I als vaste beginletter. Het doel hiervan is het vastleggen van binnenkomende en uitgaande post, fax, e-mail en relevante (telefoon-)gesprekken en de bewaking van de afhandeling daarvan. Daartoe kan een poststuk o.a aan een behandelaar worden gekoppeld, waardoor de afhandeling als een openstaande actie zal worden gesignaleerd. Tevens kunnen Acties aan een poststuk worden gekoppeld, bijvoorbeeld te gebruiken voor het verkrijgen van een fiat van andere bestuursleden dan de behandelaar. Ingekomen stukken kunnen direct bij binnenkomst als te behandelen aan de agenda van een komende vergadering worden gekoppeld. Door tevens de originelen te scannen en als bijlagen aan het poststuk te koppelen, kunnen alle bestuursleden vooraf de ingekomen stukken bestuderen en kunnen vergaderingen efficiënter verlopen. Naast de lijst met alle poststukken, kunnen deze ook gegroepeerd worden weergegeven per vergadering, per status (te laat, open of afgedaan), per persoon en daarbinnen per status, per soort en per datum (gegroepeerd per maand). Afgedane poststukken zijn te herkennen aan een groen 'vinkje'. Als de geplande einddatum overschreden is, wordt het een rood vlaggetje. Poststukken met bijlagen zijn te herkennen aan een paperclipje.

Archiefstukken Dit is onderdeel van de Plusversie. Archiefstukken krijgen een automatisch volgnummer met H als vaste beginletter. Daarnaast kan desgewenst een eigen nummer worden ingevoerd in het veld Inventarisnr. Het doel hiervan is het toegankelijk maken van het archief van de organisatie. De krachtige zoekfunctie bewijst ook hier weer zijn dienst. Er kan binnen het archief worden gezocht, maar ook in de totale database. - 20 -

Handleiding e-Bestuur De mate van gedetailleerdheid is zelf te bepalen. Het is aan te bevelen om alle archiefstukken eerst globaal te beschrijven, zodat een overzicht ontstaat van de inhoud van het archief. In tweede instantie kunnen archiefstukken dan gedetailleerder worden beschreven, waardoor de kans groter wordt dat het stuk bij een zoekopdracht gevonden wordt. Het is te gebruiken voor een reeds geïnventariseerd archief, maar het kan ook gebruikt worden ter ondersteuning bij het inventariseren van een archief. Er kan volstaan worden met het beschrijven van archiefstukken, maar ze kunnen ook worden gescand en als bijlagen worden opgeslagen.

Alle documenten Hier zijn alle documenten uit de database te vinden en te openen. De volgorde is chronologisch afdalend, dus staan de meest recent ingevoerde of gewijzigde documenten bovenaan. Met de krachtige zoekfunctie kan hier de totale database worden doorzocht.

Prullenbak Hier zijn alle documenten te vinden en te openen die zijn verwijderd. Deze documenten blijven na het verwijderen nog 30 dagen in de prullenbak beschikbaar om eventueel teruggehaald te kunnen worden.

- 21 -


- 22 -


Document algemeen Een individueel document kan worden geopend door in een lijst met documenten op het onderstreepte documentnummer te klikken of door vanuit een reeds geopend document te bladeren naar een vorig of een volgend document.

Bekijken Het document wordt geopend ter grootte van het volledige venster. Boven het document ziet u een werkbalk met de volgende functies:

Bestuurpagina Hiermee wordt het document gesloten en wordt teruggekeerd naar Bestuurpagina, met daarop de openstaande acties van de ingelogde gebruiker.

Terug Hiermee wordt de vorige pagina weer getoond.

Wijzig Het document wordt hiermee opnieuw geopend zie hieronder bij Wijzigen.

Vorige Hiermee kan door de lijst met documenten worden gebladerd zonder het documentscherm te moeten verlaten. Als het huidige document de bovenste van de lijst is, dan zal het documentscherm worden verlaten en wordt de lijst weer getoond.

Volgende Hiermee kan door de lijst met documenten worden gebladerd zonder het documentscherm te moeten verlaten. Als het huidige document de onderste van de lijst is, dan zal het documentscherm worden verlaten en wordt de lijst weer getoond.

Printen Hiermee kan de inhoud van het document worden afgedrukt.

Help Hiermee wordt een venster geopend met een toelichting op het gebruik van de betreffende soort documenten.

- 23 -


Bijlagen In de lijsten met documenten geeft een paperclipje achter het documentnummer aan dat er één of meer bijlagen aan het document zijn gekoppeld. In het geopende document worden de bijlagen onderaan op het document getoond in de vorm van pagina-icoontje. Dubbelklik op het icoontje om de bijlage te openen, Met welk programma de bijlage wordt geopend, is afhankelijk van de instellingen op uw PC. Afhankelijk van uw Internet-browser zal de bijlage binnen het documentvenster worden geopend of in een eigen venster. Als de bijlage binnen het documentvenster is geopend, dan kan die bijlage worden gesloten met de Backspace-toets of de knop 'Vorige pagina'. Anders, als de bijlage in een eigen venster wordt getoond, kan dat venster gewoon worden gesloten.

Nieuw of Wijzigen Het document wordt hiermee opnieuw geopend, waarbij de gegevens in de diverse velden gewijzigd kunnen worden. De werkbalk heeft nu de onderstaande functies.

Bestuurpagina Hiermee wordt het document gesloten en wordt teruggekeerd naar Bestuurpagina, met daarop de openstaande acties van de ingelogde gebruiker.

Terug Hiermee wordt de vorige pagina weer getoond.

Opslaan & Sluiten Deze functie moet gebruikt worden om de nieuwe of gewijzigde gegevens definitief op te slaan. Als een document op een andere wijze wordt verlaten, zullen de eventueel gewijzigde of nieuwe gegevens verloren gaan.

Sluiten zonder opslaan Hiermee wordt het scherm gesloten zonder de eventuele wijzigingen op te slaan.

Verwijderen Hiermee wordt het document nog niet definitief verwijderd, maar naar de prullenbak verplaatst. Na 30 dagen worden documenten definitief uit de prullenbak verwijderd.

Help Hiermee wordt een venster geopend met een toelichting op het gebruik van de betreffende soort documenten.

- 24 -


Bijlage toevoegen Als bij een document bijlagen mogelijk zijn, zal er een veld 'Bijlage zoeken' op het scherm aanwezig zijn, met daarachter een knop met de tekst 'Bladeren'. Door op die knop te klikken, zal de standaard Windows' bladerfunctie worden geopend en kunt u de gewenste bijlage op uw PC zoeken. Als u een bijlage heeft geselecteerd, zal het pad en de naam daarvan in het veld links van de knop worden getoond. Per keer kan er slechts één bijlage worden gekoppeld. Zodra u nu in de werkbalk op de knop 'Opslaan' klikt, wordt het document opgeslagen en zal de bijlage van uw PC naar de e-Bestuur server worden gekopieerd. De hiervoor benodigde tijd is afhankelijk van de snelheid van uw Internetverbinding en van de grootte van de bijlage. De bijlage zal niet direct beschikbaar zijn, het kan enige tijd duren voordat de bijlage zichtbaar is bij het weer opvragen van het document. Als u eenzelfde bijlage per ongeluk twee of meer keren heeft gekoppeld, zal niet de oorspronkelijke bestandsnaam van die bijlage worden getoond, maar een vreemde, automatisch gegenereerde naam. Deze bijlage is dan op de hieronder beschreven wijze weer te verwijderen.

Bijlagen verwijderen Als er al bijlagen zijn gekoppeld aan het document, worden ze onder op het scherm getoond. Voor iedere bijlage staat een selectiehokje. Als u zo'n selectiehokje aanklikt, zal er een vinkje in verschijnen. Zodra u nu in de werkbalk op de knop 'Opslaan' klikt, wordt het document opgeslagen en zal de bijlage definitief worden verwijderd. Deze kan dan ook niet meer via de Prullenbak worden teruggehaald.

- 25 -


- 26 -


Notulen Notulen krijgen een automatisch volgnummer met N als vaste beginletter. Dit nummer wordt gegenereerd op het moment dat nieuwe notulen voor het eerst worden opgeslagen. Met Notulen kunnen verslagen van allerlei soorten vergaderingen en bijeenkomsten worden vastgelegd. Naast eigen interne vergaderingen, kunnen dat ook externe vergaderingen zijn.

Eigen code Per bestuur kan gekozen worden om wel of niet gebruik te maken van het veld Eigen code. Hierin kan een volgnummer worden ingevoerd volgens uw eigen systematiek. Op de diverse overzichten wordt dan deze code weergegeven in plaats van het automatische documentnummer.

Datum De datum van de vergadering.

Plaats De plaats en locatie van de vergadering.

Onderwerp De soort vergadering, bijvoorbeeld: bestuursvergadering, ledenvergadering, afdelingsvergadering, overleg met ......, etc.

Notulist De naam van de notulist. Hier is geen koppeling gemaakt met Relaties omdat dit bij externe vergaderingen ook een medewerker van een externe organisatie kan zijn.

Status Notulen hebben als status 'concept' of 'definitief'. Zolang de status 'concept' is, is er een tekstblok Commentaar beschikbaar, waarin open aanmerkingen door de overige bestuursleden kunnen worden geschreven. Als de status 'definitief' is, - 27 -

Handleiding e-Bestuur verdwijnt het tekstblok Commentaar en kunnen de notulen niet meer gewijzigd worden.

Tekst De notulen kunnen als tekst worden ingevoerd, of als bijlage. Een bijlage heeft als voordeel dat die met een tekstverwerker kan worden ingevoerd en meer mogelijkheden voor opmaak heeft; maar niet direct zichtbaar is. Op de toegankelijkheid heeft het geen nadelige invloed, omdat de zoekfunctie ook alle bijlagen doorzoekt.

Agenda Voorafgaande aan een vergadering kan hier alvast de agenda voor die vergadering worden ingevoerd. In de plusversie kunnen de te behandelen ingekomen stukken uit de Postregistratie al worden gekoppeld.

Acties, Besluiten en Poststukken Aan notulen kunnen Acties, Besluiten en Poststukken worden gekoppeld. Dit dient te gebeuren vanuit de documenten Actie, Besluit of Poststuk. Vanuit de notulen kunnen deze gekoppelde documenten direct worden geopend en desgewenst gewijzigd. Zolang er nog geen andere documenten zijn gekoppeld, zal de tekst No documents found worden getoond.

Bijlagen Aan een Notulen-document kunnen bijlagen worden gekoppeld. In de lijsten met notulen geeft een paperclipje achter het documentnummer aan dat er één of meer bijlagen aan het document zijn gekoppeld.

Bijlage openen Bijlagen worden in een balk onderaan op het scherm getoond in de vorm van paginaicoontje. Dubbelklik op het icoontje om de bijlage te openen, Met welk programma de bijlage wordt geopend, is afhankelijk van de instellingen op uw PC. Afhankelijk van uw Internet-browser zal de bijlage binnen het documentvenster worden geopend of in een eigen venster. Als de bijlage binnen het documentvenster is geopend, dan kan die bijlage worden gesloten met de Backspace-toets of de knop 'Vorige pagina'. Anders, als de bijlage in een eigen venster wordt getoond, kan dat venster gewoon worden gesloten. - 28 -


Bijlage zoeken Bijlagen kunnen aan de Notulen worden gekoppeld tijdens het wijzigen via het knopje "Bladeren". Daarmee wordt een venster geopend met de Windows' bladerfunctie. Na een file geselecteerd te hebben, zal de file-naam van die gekozen bijlage in het vakje voor de knop worden weergegeven. Per keer kan slechts één bijlage worden gekoppeld. Om de bijlage daadwerkelijk aan de Notulen te koppelen, dient het Notulen-document te worden opgeslagen. Dit zal nu extra tijd kosten, omdat de bijlage van uw eigen PC zal worden gekopieerd naar de server op Internet.

Bijlage verwijderen Tijdens het wijzigen zal boven de balk met de bijlagen de tekst Mark attachments for deletion staan en voor iedere bijlage een lege checkbox. Als u een bijlage wilt verwijderen, dan moet u op die checkbox klikken en zal daarin een vinkje verschijnen. Na het opslaan van het Notulen-document, zal de bijlage dan worden verwijderd.

- 29 -


- 30 -


Besluit Besluiten krijgen een automatisch volgnummer met B als vaste beginletter. Dit nummer wordt gegenereerd op het moment dat het Besluit voor het eerst wordt opgeslagen. Een Besluit kan aan de Notulen van een vergadering worden gekoppeld, maar dat hoeft niet.


Onderwerp Een korte samenvatting van het besluit, zoals dat in de lijsten wordt getoond.

Volgnr bij notulen Bij het koppelen aan notulen wordt automatisch een lijst met de documentnummers van de aanwezige notulen getoond, met de laatst ingevoerde notulen bovenaan. Er kan dus alleen aan bestaande Notulen worden gekoppeld.

Tekst Hier kan de volledige tekst van het besluit worden vastgelegd.

Acties Aan een Besluit kunnen Acties worden gekoppeld. Dit koppelen dient te gebeuren vanuit het document Actie. Hier worden deze gekoppelde Actie-documenten getoond en kunnen direct worden geopend en desgewenst gewijzigd. Zolang er nog geen Acties zijn gekoppeld, zal de tekst No documents found worden getoond.

- 31 -


- 32 -


Actie Acties krijgen een automatisch volgnummer met A als vaste beginletter. Dit nummer wordt gegenereerd op het moment dat het Actie-document voor het eerst wordt opgeslagen.


Categorie Uit een keuzelijst kan hier een categorie worden gekozen. Deze categorieën kunnen per bestuur zelf worden bepaald. Standaard zijn de categorieën 'belangrijk' en 'urgent'. Wijzigingen kunnen per e-mail worden doorgegeven aan de systeembeheerder Bij het bekijken van acties wordt de categorie alleen getoond als er iets is ingevuld.

Onderwerp Een korte samenvatting van de actie, zoals dat in de lijsten wordt getoond.

Bij notulen/besluit Een Actie kan aan een Besluit of aan de Notulen van een vergadering worden gekoppeld, maar dat hoeft niet. Bij het koppelen wordt automatisch een lijst met de documentnummers van de aanwezige notulen en besluiten getoond, met de laatst ingevoerde notulen bovenaan. Er kan dus alleen aan een bestaand Notulen- of Besluit-document worden gekoppeld.

Status Hier zijn twee mogelijkheden: open of afgehandeld. Op de diverse lijsten zijn de afgehandelde acties te herkennen aan een groen 'vinkje' achter het documentnummer. Acties waarvan de geplande einddatum overschreden is, zijn herkenbaar aan een rood vlaggetje. - 33 -


Door Een Actie dient aan een Relatie worden gekoppeld, het bestuurslid dat die de actie moet uitvoeren of coördineren. Zolang nog niet bekend is wie dat is, mag dit veld blanco blijven. In een keuzelijst worden alle bestuursleden getoond. Als de actie door een externe relatie of een niet-bestuurslid moet worden uitgevoerd, is het te overwegen om de naam van die persoon ook in het veld onderwerp te noemen.

Gepland De geplande einddatum waarop de actie moet zijn uitgevoerd.

Gereed De gerealiseerde einddatum waarop de actie was uitgevoerd. Dit veld verschijnt pas nadat de status op 'afgehandeld' is gezet en is dan automatisch gevuld met de datum waarop dat gebeurde.

Tekst Hier kan de volledige beschrijving van de actie worden vastgelegd als de ruimte in de regel Onderwerp onvoldoende is. Op de diverse lijsten zijn deze acties te herkennen aan een 'brilletje' voor de beschrijving van de actie.

- 34 -


Relatie Relaties krijgen een automatisch volgnummer met R als vaste beginletter. Dit nummer wordt gegenereerd op het moment dat de Relatie voor het eerst wordt opgeslagen. In de lijst wordt het nummer niet getoond, maar de volledige naam, samengesteld uit de voornaam, eventueel tussenvoegsel en de achternaam. Als de lijst niet zelf gesorteerd wordt, zal die op het niet zichtbare nummer worden gesorteerd, waarbij de laatst toegevoegde Relatie bovenaan zal staan. Alle soorten interne en externe relaties kunnen hier worden vastgelegd, personen, bedrijven, overheidsinstellingen, etc.

Lidnummer Het eventuele lid- of donateursnummer zoals dat binnen de organisatie bekend is. Indien ingevuld wordt dit eigen nummer op de diverse overzichten getoond in plaats van het gegenereerde R... nummer..

Voornaam De voornaam van een persoon of een voorvoegsel bij een bedrijf of instelling (bijvoorbeeld "uitgeverij"). Bedenk dat in de meeste gevallen de relaties alfabetisch gesorteerd op de achternaam zullen worden getoond; vul hier daarom geen bedrijfsnaam in.

Tussenvoegsel Het eventuele tussenvoegsel bij persoonsnamen, bijvoorbeeld "van der".

Achternaam De achternaam van een persoon, of de naam van een bedrijf of instelling. Bedenk dat in de meeste gevallen de relaties alfabetisch gesorteerd op de achternaam zullen worden getoond.

Voorletters De voorletters van een persoon.

- 35 -


Geslacht Behalve m en v zijn hier ook mogelijk familie en onbekend.

Geboortedatum De geboortedatum als de relatie een persoon is.

E-mail Het e-mailadres.

Website Het adres van een eventuele website, met name bedoeld voor externe relaties.

Telefoon Het vaste telefoonnummer.

Mobiel Het mobiele telefoonnummer.

Fax Het faxnummer.

Type Standaard kan een Relatie worden ingedeeld in 5 typen: lid, bestuurder, vrijwilliger, donateur en extern. Een Relatie kan gelijktijdig in meerdere typen zijn ingedeeld. Het type 'bestuurder' wordt door de systeembeheerder ingesteld en kan door de gebruiker niet worden gewijzigd. De overige typen kunnen worden gewijzigd en uitgebreid (dit moet in de huidige versie per e-mail aan de systeembeheerder worden doorgegeven).

- 36 -


Soort Naast Type kan een Relatie aan één Soort worden gekoppeld. Deze soorten kunnen per bestuur worden ingesteld (dit moet in de huidige versie per e-mail aan de systeembeheerder worden doorgegeven).

Adres Straat, huisnummer en eventuele toevoeging. Dit zijn aparte velden, waardoor sortering op huisnummer mogelijk is.

Postcode De postcode. In verband met mogelijke buitenlandse adressen heeft dit veld geen vaste indeling.

Plaats De woonplaats.

Land Het land, in te vullen als dat afwijkt van het land waarin het bestuur en de meeste relaties zijn gevestigd.

Ingangsdatum De ingangsdatum van het lidmaatschap of donateurschap.

Einddatum De einddatum van het lidmaatschap of donateurschap. De vervallen relaties worden niet meer getoond in de diverse lijsten met Relaties, maar uitsluitend in de lijst ''vervallen'.

Bank/Giro nummer Het bank- of postgirorekeningnummer. Postgirorekeningnummers dienen te beginnen met de letter P. - 37 -


Ten name van De tenaamstelling van de rekening.

Bedrag Het periodiek te ontvangen bedrag.

Automatische incasso Wel of geen automatische incasso.

Periode De frequentie van de betalingen: per maand, kwartaal, half jaar of jaar.

Extra informatie Vrij te gebruiken tekstblok. Bijvoorbeeld te gebruiken voor contactpersonen bij bedrijven en instellingen.

Vrij te benoemen velden Naast de hierboven beschreven vaste velden, kunnen er voor Relaties maximaal 8 vrij te benoemen velden worden toegevoegd. Deze kunnen per e-mail bij de systeembeheerder worden aangevraagd..

Selectie In de lijst met relaties vindt u naast de standaard functies als extra Selectie.

Selectiecriteria Anders dan met de functie Zoeken, kunnen hier Relaties worden geselecteerd door per veld selectiecriteria in te vullen. Het resultaat zal bestaan uit de Relaties die aan alle criteria voldoen. Per veld kan naar 1 woord of een deel van een woord worden gezocht. Delen van woorden kunnen worden gevormd met de zogenaamde jokertekens ? (1 teken) en * (meerdere tekens). Bij de selectie wordt geen onderscheid gemaakt tussen hoofd- en kleine letters.

- 38 -

Handleiding e-Bestuur Voorbeelden achternaam: jansen geeft alle Relaties met de achternaam Jansen. jan* geeft alle Relaties met de achternaam begint met Jan. *stra geeft alle Relaties met de achternaam eindigt op stra.

Voorbeelden postcode: 9111 geeft alle Relaties met de postcode 9111. 91* geeft alle Relaties met een postcode die begint met 91. *1 geeft alle Relaties met een postcode die eindigt op 1. *9* geeft alle Relaties met een postcode die waarin een 9 voorkomt. 91?1 geeft alle Relaties met een postcode die begint met 91, waar het 3e cijfer niet van belang is en het 4e cijfer een 1 is.

Voorbeelden e-mail: Merk op, dat de tekens @ en . (punt) ook woorden begrenzen. @ geeft alle Relaties met een bekend e-mailadres. hetnet geeft alle Relaties met een e-mailadres bij hetnet. nl geeft alle Relaties met een e-mailadres dat op .nl eindigt.

Excel download De gegevens van de geselecteerde Relaties kunnen ook in de vorm van een Excelbestand worden gedownload. Daarbij worden alle beschikbare velden in kolommen gezet. De gebruiker heeft daarmee de vrijheid om met Excel ieder gewenst rapport zelf te maken.

- 39 -


- 40 -


Agenda Agenda-items krijgen een automatisch volgnummer met K als vaste beginletter. Dit nummer wordt gegenereerd op het moment dat het Agenda-item voor het eerst wordt opgeslagen. Agenda-items hebben geen relatie met andere documenten. Standaard wordt een kalender van 2 weken getoond. Dit is wijzigen in 1 dag, 1 week of 1 maand. Daarnaast kan de agenda ook in lijstvorm worden getoond, via de sub-optie "overzicht".

Datum De geplande datum.

Tijd van De eventuele begintijd. Dit mag worden ingevoerd als hele uren of uren en minuten. De uren met minuten kunnen als volgt worden ingevoerd: "15:45", "15.45", of "15 45".

Tijd tot De eventuele eindtijd. Dit mag worden ingevoerd als hele uren of uren en minuten. De uren met minuten kunnen als volgt worden ingevoerd: "15:45", "15.45", of "15 45".

Onderwerp Een korte omschrijving van het item, zoals dat op de kalender zal worden getoond.

Omschrijving Het agenda-item kan als tekst worden ingevoerd, of als bijlage. Een bijlage heeft als voordeel dat die met een tekstverwerker kan worden ingevoerd en meer mogelijkheden voor opmaak heeft; maar niet direct zichtbaar is. Op de toegankelijkheid heeft het geen nadelige invloed, omdat de zoekfunctie ook alle bijlagen doorzoekt.

Bijlagen Aan een Agenda-item kunnen bijlagen worden gekoppeld. Op de kalender geeft een paperclipje achter het documentnummer aan dat er één of meer bijlagen aan het item zijn gekoppeld. - 41 -


- 42 -


Memo Memo-documenten krijgen een automatisch volgnummer met M als vaste beginletter. Dit nummer wordt gegenereerd op het moment dat het Memo-document voor het eerst wordt opgeslagen. Memo's hebben geen relatie met andere documenten. Wel kunnen er bijlagen aan worden gekoppeld. Ze zijn bedoeld voor losse notities, discussiestukken, voorstellen, etc.


Onderwerp Een korte omschrijving van het memo, zoals dat in de lijsten zal worden getoond.

Notitie Het memo kan als tekst worden ingevoerd, of als bijlage. Een bijlage heeft als voordeel dat die met een tekstverwerker kan worden ingevoerd en meer mogelijkheden voor opmaak heeft; maar niet direct zichtbaar is. Op de toegankelijkheid heeft het geen nadelige invloed, omdat de zoekfunctie ook alle bijlagen doorzoekt.

Bijlagen Aan een Memo-document kunnen bijlagen worden gekoppeld. In de lijsten met memo's geeft een paperclipje achter het documentnummer aan dat er één of meer bijlagen aan het document zijn gekoppeld.

- 43 -


- 44 -


Backup Backup-documenten krijgen een automatisch volgnummer met G als vaste beginletter. Dit nummer wordt gegenereerd op het moment dat het Backup-document voor het eerst wordt opgeslagen. Backups zijn bedoeld om willekeurige bestanden van andere applicaties dan e-Bestuur veilig te kunnen opslaan op de Internet server van e-Bestuur. De veilig te stellen gegevens dienen daartoe als bijlage aan het Backup-document te worden gekoppeld. Dat kan ieder soort bestand zijn. Het verdient echter aanbeveling om de bestanden eerst te comprimeren tot een "zip file". Dat kost meestal aanmerkelijk minder ruimte en bovendien zijn de gegevens daarmee beschermd tegen transportfouten. Backups hebben geen relatie met andere documenten.

Bestand/Gegevens De naam of een korte omschrijving van het gekopieerde bestand, zoals dat in de lijsten zal worden getoond.

Notitie Een eventuele toelichting.

Bijlagen Aan een Backup-document dienen de veilig te stellen bestanden als bijlage(n) worden gekoppeld. In de lijsten met backups geeft een paperclipje achter het documentnummer aan dat er één of meer bijlagen aan het document zijn gekoppeld.

- 45 -


- 46 -


Eigendom Eigendommen krijgen een automatisch volgnummer met E als vaste beginletter. Dit nummer wordt gegenereerd op het moment dat het Eigendom-document voor het eerst wordt opgeslagen.

Korte naam Een korte naam voor het eigendom, zoals dat in de lijsten wordt getoond.

Groep Uit een keuzelijst kan hier een groep worden gekozen. Deze groepen kunnen per bestuur zelf worden bepaald. Standaard is de groep 'diversen'. Wijzigingen kunnen per e-mail worden doorgegeven aan de systeembeheerder.

Bewaarplaats Hier kan worden vastgelegd waar het eigendom zich bevindt.

Locatie Uit een keuzelijst kan hier een locatie worden gekozen. Deze locaties kunnen per bestuur zelf worden bepaald. Standaard is de locatie 'bestuurskamer'. Wijzigingen kunnen per e-mail worden doorgegeven aan de systeembeheerder. Achter deze standaard locatie kan een nadere aanduiding vrij worden ingevuld.

Bij relatie Uit een keuzelijst kan een relatie worden geselecteerd die het eigendom in bruikleen heeft. Bij die relatie wordt dan een lijst met eigendommen getoond die hij/zij in bruikleen heeft.

Kenmerken Omschrijving Een volledige omschrijving van het eigendom.

Merk Het merk en/of de fabrikant.

Serienummer - 47 -

Handleiding e-Bestuur Het eventuele serienummer.

Bouwjaar Het bouwjaar.

Notities Eventuele notities of informatie waar geen eigen veld voor aanwezig is.

Leverancier De naam en eventueel overige gegevens van de leverancier.

Datum aanschaf De datum waarop het is aangeschaft.

Datum afstoting De datum waarop het is verkocht, vernietigd of anderszins afgestoten. Afgestoten eigendommen worden niet meer getoond in de diverse lijsten met Eigendommen, maar uitsluitend in de lijst 'vervallen.

Aanschafprijs De prijs waarvoor het is aangeschaft.

Vervangingswaarde De prijs die er tegenwoordig bij vervanging voor betaald moet worden.

Bijlagen Aan een Eigendom-document kunnen bijlagen worden gekoppeld. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor een foto, handleiding, garantiebewijs, aankoopfactuur, etc.

- 48 -


Post-document Post-documenten krijgen een automatisch volgnummer met I als vaste beginletter. Dit nummer wordt gegenereerd op het moment dat het Post-document voor het eerst wordt opgeslagen. Het doel hiervan is het vastleggen van binnenkomende en uitgaande post in ruimere zin (dus o.a. ook e-mail en telefoongesprekken) en de bewaking van de afhandeling daarvan. Daartoe kan een poststuk o.a aan een behandelaar worden gekoppeld, waardoor de afhandeling als een openstaande actie zal worden gesignaleerd. Tevens kunnen Acties aan een poststuk worden gekoppeld, bijvoorbeeld te gebruiken voor het verkrijgen van een fiat van andere bestuursleden dan de behandelaar. Waar over poststuk wordt gesproken, wordt altijd de post in ruimere zin bedoeld, tenzij anders aangegeven.

Interne registratie Onderwerp Een korte omschrijving van de inhoud, zoals dat in de lijsten zal worden getoond.

Bij notulen Het Post-document kan als ingekomen stuk aan de notulen van de eerstvolgende vergadering worden gekoppeld. In een keuzelijst worden de notulen getoond, waarbij de laatst ingevoerde bovenaan zal staan. Daardoor kunnen alle bestuursleden vooraf kennis nemen van de ingekomen stukken..

Datum ontvangen De datum waarop het poststuk is ontvangen.

Ontvangen door De naam van de persoon die het poststuk post heeft ontvangen Omdat dit ook een niet-bestuurslid kan zijn, is dit een vrij in te vullen veld.

Ingaand/uitgaand De soort post: ingaande of uitgaande post.

Soort Standaard worden de volgende soorten onderscheiden: dagafschrift, e-mail, fax, gespreksnotitie, post en telefoon. Dit kan echter per bestuur worden ingesteld. Gewenste wijzigingen kunnen per e-mail aan de systeembeheerder worden doorgegeven.

- 49 -


Behandelaar Het bestuurslid dat deze post moet behandelen.

Afdoen voor De uiterlijke datum waarop deze post moet zijn afgehandeld.

Datum afgedaan De werkelijke datum waarop deze post is afgehandeld.

Afhandeling De wijze waarop deze post is afgehandeld. De standaard mogelijkheden zijn: beantwoord per brief, beantwoord per telefoon, beantwoord per e-mail, retour afzender, naar de boekhouding of voor kennisgeving aangenomen en vernietigd. Dit kan echter per bestuur worden ingesteld. Gewenste wijzigingen kunnen per e-mail aan de systeembeheerder worden doorgegeven.

Opmerkingen Eventuele opmerkingen over het poststuk en/of over de te nemen acties.

Gegevens over het poststuk Datum en kenmerk van de brief De externe relatie De gegevens van de externe relatie die het poststuk heeft verzonden of (bij uitgaande post) aan wie het is geadresseerd. Regelmatig terugkerende externe relaties kunnen het beste worden ingevoerd via Relaties.

Externe relatie Via een keuzelijst kan hier de betreffende externe relatie worden geselecteerd.

Relatie naam De naam van de externe relatie.

Relatie e-mail Het eventuele e-mailadres van de externe relatie. Na opslaan kan het e-mailadres worden aangeklikt om een e-mail te versturen.

Relatie adres Het adres van de externe relatie.

Contactpersoon - 50 -

Handleiding e-Bestuur De gegevens over de eventuele contactpersoon bij de externe relatie.

Tekst ingekomen De tekst kan hier integraal of als samenvatting worden ingevoerd, of als (gescande) bijlage. Naast de bijlage kan een samenvatting hier nuttig zijn om het poststuk later via de zoek-functie te kunnen vinden. In geval van een e-mail, kan de tekst hierin worden gekopieerd.

Antwoord De tekst kan hier integraal of als samenvatting worden ingevoerd, of als bijlage. In geval van een e-mail, kan de tekst hierin worden gekopieerd.

Acties Aan een poststuk kunnen Acties worden gekoppeld, bijvoorbeeld te gebruiken voor het verkrijgen van een fiat van andere bestuursleden dan de behandelaar. Dit koppelen dient te gebeuren vanuit de Actie. Vanuit het poststuk kunnen deze gekoppelde Acties direct worden geopend en desgewenst gewijzigd. Zolang er geen Acties zijn gekoppeld, zal de tekst No documents found worden getoond.

Bijlagen Aan een Post-document kunnen bijlagen worden gekoppeld. Meestal zal dit het gescande ingekomen stuk zijn, maar het kan ook het tekst-document zijn van de antwoordbrief. In de lijsten met Poststukken geeft een paperclipje achter het documentnummer aan dat er één of meer bijlagen aan het document zijn gekoppeld.

- 51 -


- 52 -


Archiefstuk Dit is onderdeel van de Plusversie. Archiefstukken krijgen een automatisch volgnummer met H als vaste beginletter. Dit nummer wordt gegenereerd op het moment dat het Archiefstuk voor het eerst wordt opgeslagen. Het doel hiervan is het toegankelijk maken van het archief van de organisatie. De krachtige zoekfunctie bewijst ook hier weer zijn dienst. Er kan binnen het archief worden gezocht, maar ook in de totale database. De mate van gedetailleerdheid is zelf te bepalen. Het is aan te bevelen om alle archiefstukken eerst globaal te beschrijven, zodat een overzicht ontstaat van de inhoud van het archief. In tweede instantie kunnen archiefstukken dan gedetailleerder worden beschreven, waardoor de kans groter wordt dat het stuk bij een zoekopdracht gevonden wordt. Het is te gebruiken voor een reeds geïnventariseerd archief, maar het kan ook gebruikt worden ter ondersteuning bij het inventariseren van een archief. Er kan volstaan worden met het beschrijven van archiefstukken, maar ze kunnen ook worden gescand en als bijlagen worden opgeslagen.

Inventarisnummer Het inventarisnummer moet een (uniek) volgnummer binnen een dossier zijn, dat ook goed zichtbaar op het archiefstuk moet staan. Als de archiefstukken binnen een dossier dan op volgorde van dat nummer worden opgeslagen, kan ieder archiefstuk eenvoudig worden teruggevonden. Het is niet beperkt tot cijfers, dus is de gebruiker geheel vrij om een eigen (eventueel bestaande) systematiek te gebruiken. Dus het mag een eenvoudig volgnummer binnen het dossier zijn, maar ook een samenstelling van een dossiernummer of -code en een volgnummer. Tijdens het inventariseren van een archief hoeft dit nummer nog niet ingevuld te worden. Op de overzichten wordt dan het gegenereerde volgnummer H.... getoond. Bij eenvoudige archieven hoeft het inventarisnummer zelfs niet gebruikt te worden; er kan desgewenst volstaan worden met het gegenereerde volgnummer H.....

Onderwerp Een korte omschrijving van het archiefstuk, zoals dat in de lijsten zal worden getoond.

- 53 -


Datum De datum moet als een volledige en bestaanbare datum worden ingevoerd, want anders kan de computer er niet op sorteren en selecteren. Zo is het bijvoorbeeld niet mogelijk om alleen maar een jaar in te voeren, Als u dat toch doet, zal de computer het ontbrekende deel aanvullen uit de huidige dag. Maar in de praktijk zullen veel archiefstukken niet precies zijn te dateren. In dergelijke gevallen kunt u dan zelf een gefingeerde datum invoeren (bijvoorbeeld 1 januari of 31 december) en dan achter die datum 'geschat' selecteren i.p.v. 'exact'.

Dossier Hier wordt bedoeld een dossier in ruimere zin, de fysieke opslag van het archiefstuk. Dat zal meestal tevens een logische indeling zijn, maar het hoeft niet. Dus bijvoorbeeld een map, een fotoalbum of een archiefdoos. Dit veld mag vrij worden ingevuld, het hoeft dus niet beperkt te zijn tot een nummer of een code, bijvoorbeeld "map ledenlijsten", "archiefdoos 12", "fotoalbum 1950-1959", etc. Het doel is om het betreffende dossier eenvoudig te kunnen terugvinden in de archiefkast. Het is daarom dus sterk aan te bevelen om dit dossiernummer ook goed zichtbaar buiten op het dossier te zetten. In de huidige opzet is niet voorzien in meerdere archieflocaties en/of meerdere archiefkasten. Als daar bij grote organisaties behoefte aan blijkt te zijn, kan dat wel worden toegevoegd. Een eenvoudige oplossing kan zijn om de dossiers zelf ook als Archiefstuk vast te leggen en daarbij dan de kast en/of locatie als dossier in te vullen.

Oud dossier Dit kan gebruikt worden bij het inventariseren van een archief. Het zal vaak wenselijk zijn om het archief na het inventariseren opnieuw in te delen, volgens een nieuwe structuur. Afhankelijk van de toestand waarin het archief zich bevindt, kan hier het oude bestaande dossiernummer/-naam worden ingevuld of het nummer van een tijdelijke map of doos.

Tijdelijk inventarisnummer Als het archief nog geïnventariseerd moet worden, dan zullen de inventarisnummers meestal pas achteraf worden toegekend. Namelijk als alle archiefstukken zijn geïnventariseerd en op een logische wijze zijn gegroepeerd. Dat betekent dus, dat die inventarisnummers ook pas achteraf kunnen worden vastgelegd in e-Bestuur en pas daarna ook op de archiefstukken kunnen worden genoteerd.

- 54 -

Handleiding e-Bestuur Om de archiefstukken te kunnen terugvinden teneinde ze op de juiste plaats in het nieuwe dossier op te bergen, kan het interne documentnummer binnen e-Bestuur (H....) met potlood op het archiefstuk worden genoteerd, of met een memo-sticker.

Zuurvrij verpakt Voor het behoud van de archiefstukken, in het bijzonder van foto's en krantenpapier, is het van belang om die stukken zuurvrij te verpakken. Hier kan worden genoteerd of het inmiddels zuurvrij is verpakt.

Afzender De afzender, te noteren bij ingekomen stukken.

Verzonden aan De geadresseerde, te noteren bij kopieën van uitgegane stukken.

Soort Het soort archiefstuk. Standaard kunt u hier kiezen uit: brief, brochure, foto, krantenknipsel, krantenknipsel met foto, tijdschriftartikel, tijdschriftartikel met foto en overige. Dit kan echter per bestuur worden ingesteld. Gewenste wijzigingen kunnen per e-mail aan de systeembeheerder worden doorgegeven.

Te doen Het staat de gebruiker vrij om een archief eerst globaal te inventariseren en later gedetailleerd te beschrijven. Als er nog iets moet gebeuren met het archiefstuk, dan kan dat hier worden geselecteerd uit de volgende standaard opties: beschrijven, beschrijven + scannen, scannen, transcriberen, transcriberen + scannen en vernietigen. Dit kan echter per bestuur worden ingesteld. Gewenste wijzigingen kunnen per e-mail aan de systeembeheerder worden doorgegeven.

Beschrijving of transcriptie De beschrijving of de transcriptie van het archiefstuk. Bij omvangrijke transcripties is het wellicht handiger om dat in een tekstverwerker te doen en dat document dan als bijlage aan het Archiefstuk te koppelen. Voor de toegankelijkheid heeft dat geen nadelige gevolgen omdat de zoekfunctie ook de bijlagen doorzoekt. - 55 -


Bijlagen Aan een Archiefstuk kunnen bijlagen worden gekoppeld. In de lijsten met Archiefstukken geeft een paperclipje achter het documentnummer aan dat er één of meer bijlagen aan het document zijn gekoppeld.

- 56 -

e-bestuur handleiding

Recommend Documents