Draaiboek voor de lokale organisatie van Met Belgerinkel naar de Winkel

Draaiboek voor de lokale organisatie van “Met Belgerinkel naar de Winkel” van zaterdag 16 mei tot zaterdag 20 juni ‘09

Versie 11/03/2009 Een initiatief van:

Inhoud Voorwoord .........................................................................................................................3 Wat is met Belgerinkel naar de Winkel?.............................................................................4 Resultaten van de voorbije editie .......................................................................................4 Waarom deze campagne? .................................................................................................6 Wat is nieuw in 2009?........................................................................................................7 Hoe gaat u te werk in uw gemeente?.................................................................................9 Uitgebreide omschrijving van het stappenplan.................................................................10 Een voorbeeld van checklist ............................................................................................16 Wie speelt lokaal een rol?................................................................................................17 Hoe verkrijgt een Belgerinkel deelnemer zo’n exclusieve fietstas?...................................18 Financieel ........................................................................................................................19 Nuttige contactadressen ..................................................................................................21

Met Belgerinkel naar de Winkel dankt alle partners en sponsors: Walter Van Beirendonck, Vlaamse overheid, OVAM, Provincies West-Vlaanderen, OostVlaanderen en Limburg, Radio 2, 11 regionale tv zenders, Dexia, Ecover, Oxford fietsen, Basil fietstassen en Naked ’09.

Met Belgerinkel naar de Winkel – 16 mei tot 20 juni 2009

2

Voorwoord Beste, Met veel genoegen en enige trots stellen wij u de nieuwe editie van Met Belgerinkel naar de Winkel voor. We zijn er naar ons gevoel in geslaagd om van ‘Belgerinkel’ een sterker product en merk te maken. Dankzij de medewerking van Walter Van Beirendonck kunt u binnenkort met een exclusieve fietstas nog meer mensen in uw gemeente warm maken om de fiets te (her)ontdekken. De campagne is frisser, jonger en aantrekkelijker. Deelnemers sparen voor een unieke fietstas. Met Belgerinkel naar de Winkel krijgt een extra modieus tintje dankzij de lancering op Naked, een modeshow voor het goede doel. We organiseren wekelijks in een andere provincie een Bikewash event. En in elke gemeente is er exclusieve ‘Smile+Bike’ fiets te winnen. We zijn er van overtuigd dat we met deze aanpassingen een breder en jonger publiek zullen aanspreken. De campagne Met Belgerinkel naar de Winkel is een gezamenlijk initiatief van Bond Beter Leefmilieu (BBL), de Unie van Zelfstandige Ondernemers (UNIZO), de Christelijke Mutualiteit (CM) en de Fietsersbond. Samen met u willen we het gebruik van de fiets in het winkelverkeer promoten. We zetten samen onze schouders onder deze campagne omdat we meer fietsende klanten in het straatbeeld willen zien. Dorps- en stadskernen worden leefbaarder en leuker om te komen winkelen als ze worden ingenomen door zachte weggebruikers. Fietsen is bovendien gezond, want wie regelmatig fietst, bouwt een hogere weerstand op. In dit draaiboek kan u terugvinden hoe u als gemeentebestuur of als lokale vereniging op een vlotte manier van Met Belgerinkel naar de Winkel een wervende en succesvolle campagne maakt. De vorige edities van Met Belgerinkel naar de Winkel waren steeds een succes. Het aantal deelnemende gemeenten steeg van 42 gemeenten in 2002 naar 183 gemeenten bij de vorige editie in 2008. Ondertussen hebben we terug een nieuw record gevestigd wat het aantal deelnemende gemeenten betreft. Laat ons samen van deze vernieuwde Met Belgerinkel naar de Winkel een succes maken bij de handelaars en bij de inwoners van deze talrijke gemeenten! Dank aan alle gemeentebesturen, ambtenaren en lokale verenigingen voor jullie sterk gewaardeerde inzet!

Patrick D’haese directeur Fietsersbond

Bert Peirsegaele nationaal secretaris CM

Karel Van Eetvelt gedelegeerd bestuurder UNIZO


Danny Jacobs directeur BBL

3

Wat is met Belgerinkel naar de Winkel? De campagne Met Belgerinkel naar de Winkel wil mensen warm maken om vaker de fiets te gebruiken voor hun verplaatsingen naar de (buurt)winkel. De eyecatcher van dit jaar is de exclusieve en trendy fietstas ontworpen door Belgisch topdesigner Walter Van Beirendonck. De fietstas zal niet te koop aangeboden worden in de handel. Om troste eigenaar te worden van zo’n tas moet u simpelweg fietsen. Fietsende klanten krijgen namelijk bij elk winkelbezoek een zegel. Verzamel acht zegels en kleef die op uw Belgerinkel spaarkaart. Met deze volle spaarkaart bestelt u de exclusieve tas en betaalt u 14 euro opleg. Deponeer daarna uw spaarkaart in de spaardoos en u doet automatisch ook mee aan de Belgerinkel tombola. Want naast deze spaaractie is de vertrouwde Belgerinkel tombola nog steeds van de partij. Bovendien is de tombola beter herkenbaar en daardoor makkelijker communiceerbaar. In elke gemeente valt er namelijk een unieke Belgerinkel fiets met Smile+Bikedesign te winnen. En de drempel voor de tombola is verlaagd. Vorig jaar moest u als klant tien keer langsgaan in de buurtwinkel om te kunnen deelnemen aan de tombola. Nu volstaat het dat u een ingevulde spaarkaart met zes zegels deponeert in de spaardoos.

Resultaten van de voorbije editie In 2009 vindt Met Belgerinkel naar de Winkel voor de achtste keer op rij plaats in Vlaanderen. De eerste keer sprongen 43 gemeenten en ruim 3.500 handelaars op de fiets. Sindsdien kent de campagne een continue groei.

200 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 Aantal gemeenten

2002

2003

2004

2005

2006

2007

2008

45

90

130

148

155

170

183


4

In 2008 namen een recordaantal van 183 gemeenten en ruim 15.500 handelaars deel. In totaal hebben de 113.000 deelnemers maar liefst 6 miljoen kilometer bij elkaar gefietst (of 157 keer rond de aarde). Resultaten 2008 Aantal deelnemende gemeenten Totaal aantal deelnemende handelaars Totaal aantal fietsende klanten Totaal aantal ingezamelde volle spaarkaarten Aantal afgelegde kilometer per fiets

183 15.599 113.000 285.998 6.231.824

Uit een bevraging blijkt dat 28% van de deelnemers frequenter (of voor het eerst) is gaan fietsen dankzij het wervend concept van Met Belgerinkel naar de Winkel. De campagne kent ook navolging in andere regio’s. Sinds 2006 organiseert IVN de campagne Met Belgerinkel naar de Winkel in Nederland. Dit jaar nemen er 21 gemeenten in Nederland deel. Voor meer info: www.belgerinkel.nl. Dit jaar zal Met Belgerinkel naar de Winkel voor het eerst ook in zijn huidige vorm in Brussel georganiseerd worden. De fietsorganisatie Gracq staat er in voor de coördinatie.


5

Waarom deze campagne? 1.1. Hoger fietsgebruik zorgt voor beter florerende en bereikbare handelscentra De handel vormt mee de ruggengraat van een gezond gemeentelijk weefsel. De laatste jaren verdwijnen echter veel handelszaken uit het straatbeeld en verhuizen heel wat winkels van het centrum naar de rand van de steden en gemeenten. Handel hoort echter in de kern thuis, zodat ook de bereikbaarheid per fiets gegarandeerd blijft. Voorbeelden als de stad Brugge tonen aan dat een lokaal beleid dat plaats maakt voor de zachte weggebruiker en een hart heeft voor de lokale economie meer dan succesvol is.

1.2. De fiets helpt mee de milieu-uitdagingen voor de toekomst te realiseren De fiets is het milieuvriendelijke vervoermiddel bij uitstek. Het milieuaspect van autoverplaatsingen is niet onbelangrijk. Het verkeer zorgt voor de uitstoot van broeikasgassen, fijn stof… Zowat 42% van de autoverplaatsingen in Vlaanderen is korter dan 5 km. Nochtans is dit een ideale fietsafstand. Ook om boodschappen te doen wordt vaak gemakshalve de auto gebruikt. Juist op die korte afstanden ligt het brandstofverbruik, en daarmee samenhangend de uitstoot van schadelijke stoffen, een stuk hoger dan normaal. Spring op de fiets en draag bij aan een beter leefmilieu!

1.3. Winkelende mensen wensen een prettige omgeving om te vertoeven Ooit al eens stilgestaan bij het feit dat de gezelligste en meest florerende handelstraten autovrij of autoluw zijn? Er is veel plaats voor de voetganger en de fietser. In de ideale winkelstraat is de zachte weggebruiker koning. Denk maar aan de Meir in Antwerpen, de Kapellestraat in Oostende (nog uitgeroepen tot beste winkelstraat van Vlaanderen) ...

1.4. De fiets als dagelijks vervoermiddel Zorgen voor duurzame mobiliteit is één van de kerntaken van lokale besturen. De fiets is een heel efficiënt, gezond, milieuvriendelijk, economisch, sociaal, praktisch en prettig vervoermiddel. Om mensen op de fiets te krijgen (en te houden) moet er wel actief worden opgetreden. De juiste voorwaarden dienen te worden gecreëerd, zoals bijvoorbeeld veilige infrastructuur, fietsstallingen, acties om het fietsgebruik aan te moedigen. Dit houdt in dat de lokale overheid in haar beleid werk moet maken van een fietsvriendelijke infrastructuur en ondersteunende en stimulerende acties voor het fietsen moet voeren.


6

Wat is nieuw in 2009? Met Belgerinkel naar de Winkel kreeg een volledig nieuw jasje. We zetten de belangrijkste wijzigingen voor u op een rij. Spaar voor een exclusieve fietstas, ontwerpen door Walter Van Beirendonck Het is een primeur in Vlaanderen en een streling voor het oog: de exclusieve Walter Van Beirendonck fietstas. Elke deelnemer die acht zegeltjes op zijn spaarkaart verzamelt, kan tegen een kleine vergoeding van 14 euro een unieke fietstas bestellen. Korter en krachtiger De actieperiode is korter. Met Belgerinkel naar de Winkel loopt gedurende vijf weken, van zaterdag 16 mei tot zaterdag 20 juni. Een kortere periode zorgt voor meer spankracht in de campagne. Zegels in plaats van stempels Spaarkaart vergeten? Geen probleem. Dit jaar werken we niet langer met de adresstempels van de handelaars, maar met zegeltjes. De zegeltjes zijn extra wervend en staan mooi op de spaarkaart. Enkel handelaars die ingeschreven zijn voor de campagne kunnen deelnemen en zegels verspreiden. Een herkenbare prijzenpot voor elke gemeente Vanaf zes zegeltjes maakt de klant kans op mooie prijzen. Elke gemeente kan ten laatste op 15 mei een Smile+Bike fiets en 5 fietstassen afhalen bij de lokale fietshandelaar. Deze fiets en tassen kunnen tentoongesteld worden tijdens de campagne. Na de campagne worden ze verloot onder alle ingezamelde spaarkaarten. Door de uniforme prijzenpot kan er op de spaarkaart, de website… duidelijk gecommuniceerd worden wat er te winnen valt. Dit maakt de campagne nog meer wervend.

Bikewash, een gratis poetsbeurt en klein onderhoud Om de campagne vijf weken lang onder de aandacht te brengen organiseren we elke zaterdag van 23 mei tot 20 juni een Bikewash, telkens in een andere provincie. Met de hulp van de lokale fietshandelaar of fietspunt en het Bikewash promoteam zorgen we voor een gratis poetsbeurt en klein onderhoud voor elke fiets.


7

Met Belgerinkel naar de Winkel krijgt een extra modieus tintje en een goed doel Niet alleen de exclusieve fietstas van Walter Van Beirendonck zorgt voor een modieus tintje. De lancering van Met Belgerinkel naar de Winkel vindt dit jaar plaats tijdens “Naked – Fashion for Charity”. Naked is een grootschalig fashion event in de Kammenstraat in Antwerpen, op zaterdag 16 mei. Het is een modeshow voor het goede doel. Naked is dan ook het ideale platform om Met Belgerinkel naar de Winkel, de unieke Belgerinkel fiets en de modieuze fietstas voor te stellen. Enkele unieke exemplaren van de fietstas worden verkocht ten voordele van Kamiano. Meer functies op www.belgerinkel.be Elke deelnemende gemeente krijgt een eigen webpagina: www.belgerinkel.be/naamgemeente (bijv. www.belgerinkel.be/mechelen brengt u rechtstreeks op de pagina van de stad Mechelen). Op uw gemeentelijke pagina verschijnen onder meer de ingeschreven handelaars. U kunt zelf de inhoud van uw webpagina bepalen door in te loggen op het beveiligd gedeelte op de website (zie onderdeel ‘gemeenten’). Hier kunt u ook deelnemende handelaars toevoegen. De handelaars verschijnen tijdens de campagne op een overzichtelijk kaartje van uw gemeente. Handelaars kunnen zich ook rechtstreeks inschrijven via de website. Vergeet niet om uw gemeentelijke pagina te vermelden in al uw communicatie naar uw burgers! Ontwerpversie nieuwe website


8

Hoe gaat u te werk in uw gemeente? Schematisch, in 11 stappen:

1. Beslist om deel te nemen? Meld uw gemeente aan via www.belgerinkel.be 2. Richt een lokale stuurgroep op en spreek een taakverdeling af 3. Maak de handelaars in uw gemeente warm om deel te nemen 4. Geef een raming door van het aantal handelaars en bestel eventuele extra promotiematerialen (BELANGRIJK! Ten laatste tegen 13 maart) 5. Geef de fietshandelaars door (tegen 27 maart) 6. Geef uw definitieve bestelling van campagnematerialen door (BELANGRIJK! Ten laatste 27 maart) 7. Verdeel de campagnematerialen naar de handelaars (4 tot 15 mei) 8. Geef het startschot en kondig de campagne zo breed mogelijk aan (16 mei) 9. Hou de campagne onder de aandacht (16 mei tot 20 juni) 10. Verzamel de volle spaarkaarten en verloot de prijzen onder de deelnemers (22 juni tot 3 juli) 11. Stuur de spaarkaarten met acht zegels naar het Belgerinkel secretariaat (tegen 10 juli)


9

Uitgebreide omschrijving van het stappenplan 1.1.

Beslist om deel te nemen? Meld uw gemeente aan via www.belgerinkel.be

Duid een verantwoordelijke aan binnen de gemeente die het hele gebeuren coördineert en opvolgt. Het is aangewezen dat bijvoorbeeld iemand van de milieudienst, de mobiliteitsdienst of de dienst lokale economie de campagne coördineert en in goede banen leidt. Agendeer de deelname aan Met Belgerinkel naar de Winkel op het College van Burgemeester en Schepenen. Voorzie een communicatiebudget, een budget voor de vaste deelnameprijs (incl. fiets en tassen) en voor de aankoop van de campagnematerialen. De kostprijs van de verschillende onderdelen vindt u op de website en in de oproepbrief aan de gemeenten. Het communicatiebudget kan bestemd zijn voor de organisatie van een start- en slotmoment, al dan niet met een receptie voor de prijswinnaars en de pers. Andere mogelijkheden zijn: het aankopen van extra promotiemateriaal (spandoeken, broodzakken…), het organiseren van een tussentijdse actie, enz. Om uw deelname aan de campagne officieel te bevestigen schrijft u de gemeente in via de website www.belgerinkel.be (doorklikken naar ‘gemeente’), ten laatste tegen 6 maart ’09. Op de inschrijvingspagina geeft u de naam en de contactgegevens op van de verantwoordelijke in uw gemeente. Deze contactgegevens zullen vermeld worden op de website. Naast deze gegevens kunt u nog drie andere e-mailadressen toevoegen. Deze extra vermelde personen ontvangen dan tevens de nieuwsbrief die naar de deelnemende gemeenten wordt gestuurd. Hun e-mailadres wordt echter niet bekend gemaakt aan derden. De nieuwsbrief die u als gemeente ontvangt is het communicatiemiddel bij uitstek. Zo houden we u op de hoogte van de verschillende stappen in de campagne. Hou dus goed uw mailbox in de gaten! Bij het inschrijven kiest u een paswoord. Hou dit paswoord goed bij, want u hebt dit later nog nodig om de campagnematerialen te bestellen. Na de inschrijving krijgt uw gemeente automatisch een bevestigingsbericht en een gemeentelijke pagina (www.belgerinkel.be/naamgemeente).

1.2.

Richt een lokale stuurgroep op en spreek een taakverdeling af

Vele handen maken licht werk! Uit diverse verenigingen kan gerekruteerd worden, naargelang de plaatselijke mogelijkheden. De lokale afdelingen van UNIZO, CM, de Fietsersbond of een lokale milieu- of natuurvereniging zijn natuurlijk bevoorrechte partners. Interessant kan zijn om per deelgemeente een contactpersoon aan te duiden binnen de stuurgroep. Ook aanspreekbaar kunnen zijn: milieuraad, jeugdraad, raad lokale economie, mobiliteitsdienst, buurtgroepen, andere verenigingen…


10

Het is aangewezen dat belangrijke beslissingen (taakverdeling, rekrutering handelaars, eventuele aanvulling prijzenpot, …) in de schoot van deze stuurgroep worden genomen. Duidelijke afspraken maken goede vrienden! Bespreek daarom met de verschillende leden van de stuurgroep wie welke taken op zich neemt. Deze taakverdeling kan gebaseerd worden op dit overzicht van aanpak. Samenvattend kan gesteld worden dat de gemeente het centraal organisatiepunt is: ze verdeelt het materiaal, zorgt mee voor de promotie, en biedt logistieke ondersteuning. UNIZO, CM, de afdelingen van de Fietsersbond en/of een lokale milieu- en natuurvereniging roepen hun afdelingen op om mee de lokale organisatie te ondersteunen.

1.3.

Maak de handelaars in uw gemeente warm om deel te nemen

Bespreek in de stuurgroep hoe de rekrutering van de handelaars zal verlopen. De ervaring leert dat persoonlijk contact en het combineren van verschillende wervingsacties het meeste succes oplevert. Mogelijke scenario’s: • Breng een persoonlijk bezoek aan alle of aan de voornaamste handelaars (bijv. uit de centrale winkelstraat) in uw gemeente. • Stuur een brief naar de handelaars in uw gemeente. Een voorbeeldbrief is beschikbaar via de website. • Plaats een oproep in het gemeentelijk infoblad, op de gemeentelijke website, in het lokaal advertentieblad… • Neem telefonisch of via e-mail contact op met de handelaars. Zeker indien u een lijst met contactgegevens hebt van deelnemers van de voorbije jaren is dit een handige en snelle manier om handelaars te werven. • De UNIZO-verantwoordelijke neemt contact met voorzitters van de handelarencomités en ieder rekruteert binnen de eigen vereniging.


11

• De UNIZO-verantwoordelijke rekruteert rechtstreeks bij alle handelaars van de gemeente (op basis van eigen gegevens, aangevuld met die van gemeente). UNIZO ontwikkelde een wervingsfolder waarin de voordelen voor de handelaars worden opgesomd. Na een eerste inschrijvingsronde plant u het best een overleg tussen de verantwoordelijken zodat u eventuele hiaten (straten, wijken of deelgemeenten met weinig respons) kunt aanpakken. Besteed extra aandacht aan drukbezochte handelaars (bijv. bakkers, slagers, krantenwinkels, kruideniers…). Zij maken het verschil in de campagne! Deze handelaars kunt u het best persoonlijk benaderen als ze zich niet spontaan inschrijven. Maak zoveel mogelijk promotie voor het online inschrijvingsformulier voor handelaars (www.belgerinkel.be). Handelaars kunnen zich op elk moment van de dag makkelijk aanmelden via de website. Als gemeente ontvangt u telkens een automatische e-mail. Bovendien worden de gegevens bewaard in een database op de website. Zo hebt u alle contactgegevens van de handelaars en bespaart u zichzelf een hoop administratief werk. Op uw gemeentelijke pagina (www.belgerinkel.be/naamgemeente) krijgt u automatisch een overzicht van de ingeschreven handelaars. Handelaars die zich niet via de website aanmelden voegt u later zelf handmatig toe aan de online database. U zult ook de gegevens kunnen wijzigen, aanvullen of verwijderen. Alle handelaars uit de database zullen vermeld worden op de website en aangeduid worden op een overzichtelijk kaartje. Zo krijgen uw inwoners te zien waar ze terecht kunnen met hun spaarkaart. Bovendien beloont u zo de deelnemende handelaars voor hun inspanningen met een beetje extra reclame. Alle CM kantoren, CM thuiszorgwinkels en CM apotheken in de deelnemende gemeenten zullen terug van de partij zijn en mee spaarkaarten verspreiden en zegeltjes uitdelen aan fietsende bezoekers. In de loop van de campagne ontvangt u een lijst van alle deelnemende CM deelnemers.

1.4.

Geef een raming door van het aantal handelaars en bestel eventuele extra promotiematerialen (tegen 13 maart)

Vanaf half maart gaan de campagnematerialen in druk. Om de totale oplage aan onze drukker te kunnen doorgeven, is het noodzakelijk dat we van elke gemeente een raming ontvangen van het aantal deelnemende handelaars. Geef deze raming ten laatste op vrijdag 13 maart door via de website, ook al hebt u nog niet alle inschrijvingen binnen. U logt hiervoor in op het beveiligd gedeelte van de website en in het submenu vindt u een link naar “bestel campagnemateriaal”. Later kunt u deze raming vervangen door het definitief aantal deelnemende handelaars (zie verder). Per ingeschreven handelaar ontvangt u volgende materialen: -

100 spaarkaarten 1 boekje met 420 zegeltjes (drooggegomd, geperforeerd, kan makkelijk opgedeeld worden in 2 stuks van elk 210 zegels) 2 affiches (60 x 21 cm) 1 spaardoos 1 infobrief voor handelaar (toelichting campagne) 40 flyers voor klanten (2 maal A5 formaat flyer samen op A4 blad, te snijden)


12

Per 10 bestelde basispakketten ontvangt u gratis: -

2 posters A1 formaat (59,4 x 84,1 cm) 1 extra boekje met 420 zegeltjes

Via de website kunt u ook extra promotiematerialen bestellen. Meer informatie en prijzen vindt u op het online bestelformulier en via de Belgerinkel nieuwsbrief.

1.5.

Geef de fietshandelaars door (tegen 27 maart) Levering Belgerinkel fiets en vijf fietstassen

Elke gemeente ontvangt een unieke Belgerinkel fiets en vijf fietstassen via de lokale fietshandelaar. Als gemeente beslist u zelf bij welke Oxford dealer deze fiets en de vijf tassen geleverd worden. Op de website vindt u een lijst met Oxford verdelers. Tevens via de website zult u kunnen doorgeven bij welke fietshandelaar de levering mag plaatsvinden. U krijgt via de nieuwsbrief een seintje als deze optie op de website geactiveerd is. Geen Oxford verdeler in uw gemeente? Neem contact op met het Belgerinkel secretariaat en geef door bij welke andere fietshandelaar u de fiets en de tassen wilt laten leveren. Oxford maakt dan concrete afspraken met die fietshandelaar. De fiets en de tassen zullen ten laatste op vrijdag 15 mei ter beschikking zijn bij de fietshandelaar. Meer hierover leest u in de maand mei in de Belgerinkel nieuwsbrief voor gemeenten. Levering fietstassen die door de Belgerinkel deelnemers werden besteld Elke fietshandelaar in uw gemeente kan de exclusieve fietstas verdelen. De fietstassen worden lokaal geleverd door groothandel VDB Parts uit Sint-Niklaas. Een lijst met de bestaande klanten van VDB Parts vindt u op de website. Ook fietshandelaars die nog geen klant zijn bij VDB Parts kunnen de tas verdelen. Als gemeente inventariseert u welke fietshandelaars op uw grondgebied de tas willen verdelen. Op de website vindt u een voorbeeldbrief die u kunt gebruiken om fietshandelaars uit te nodigen om de tas te verdelen. U zult via de website de lijst met verdeelpunten kunnen doorgeven. U krijgt via de nieuwsbrief een seintje als deze optie op de website geactiveerd is. Wij zullen samen met VDB parts de verdere contacten met de fietshandelaars verzorgen.

1.6.

Geef uw definitieve bestelling van campagnematerialen door (tegen 27 maart)

Ten allerlaatste op vrijdag 27 maart geeft u definitief door hoeveel handelaars zullen deelnemen in uw gemeente en bestelt u voor elke handelaar een basispakket met campagnematerialen. Na 27 maart en tot het einde van de campagne kunt u nog bijbestellingen plaatsen en dit zo lang de voorraad strekt. Bijbestellingen zijn bijvoorbeeld nodig als de voorraad aan spaarkaarten of zegels uitgeput geraakt. Deze bijbestellingen ontvangt u in een aparte zending en om die reden betaalt u per bijbestelling een extra verzendingskost. Na afloop van de campagne ontvangt u een factuur voor uw deelname aan Belgerinkel (zie verder: financieel).


13

Wij voegen per deelnemende CM kantoor, thuiszorgwinkel of apotheek in uw gemeente of stad een gratis pakket campagnemateriaal toe. U hoeft voor deze kantoren dus geen bestelling te plaatsen, maar wel het gratis pakket bij hen af te leveren.

1.7.

Verdeel de campagnematerialen naar de handelaars (4 tot 15 mei) Tussen 13 april tot 30 april ontvangt elke gemeente de bestelde campagnematerialen (uitgezonderd de fiets en de fietstassen). De materialen worden in bulk afgeleverd op het leveringsadres dat u hebt opgegeven op het moment van uw bestelling. Wat doet u verder met deze campagnematerialen? De flyer voor klanten is slechts aan 1 zijde (recto) bedrukt. Er staan twee flyers gedrukt op een A4 blad. Vooraleer u de twee A5 flyers van elkaar snijdt, kopieert u tweemaal de lijst met deelnemende handelaars op de achterzijde (eventueel per deelgemeente indien er onvoldoende plaats is voor alle handelaars). Indien u dit wenst kunt u ook andere specifieke informatie (bijv. een speciale actie in uw gemeente) via deze weg aankondigen. A4 blad A5 flyer

A5 flyer

Kopieer hier de lijst met handelaars

Kopieer hier de lijst met handelaars

U verdeelt de campagnematerialen naar de handelaars tussen 4 en 15 mei. Afhankelijk van het aantal klanten kunt u bij bepaalde handelaars meer of minder spaarkaarten, zegels en flyers voor klanten verspreiden. Een voorbeeld: een bakker krijgt dagelijks heel wat klanten over de vloer. U bezorgt de bakker dus makkelijk vier tot vijf keer de gemiddelde aantallen (zie boven). Een verzekeringskantoor of juwelier daarentegen heeft wellicht voldoende met een vierde of vijfde het gemiddeld aantal materialen. Doe voor de verspreiding van de materialen beroep op de leden van de stuurgroep. Misschien beschikt uw gemeente over stadswachten en kunnen die eventueel ook een handje meehelpen bij de verspreiding. Zorg er wel voor dat deze personen informatie krijgen in een korte vergadering, zodat zij eventuele vragen van de handelaars kunnen beantwoorden. De Belgerinkel fiets(en) en de fietstassen gaat u ten vroegste op maandag 11 mei en ten laatste op vrijdag 15 mei bij de aangegeven fietshandelaar in uw gemeente ophalen. Met een simpel telefoontje weet u of de levering reeds heeft plaatsgevonden.

1.8.

Geef het startschot en kondig de campagne zo breed mogelijk aan (16 mei)

Gebruik de gemeentelijke kanalen (gemeentelijk infoblad, website gemeente, lokaal advertentieblad…) en de lokale pers om de campagne bij een breed publiek bekend te maken. Denk ook aan de zichtbaarheid in het straatbeeld en overweeg het aankopen van spandoeken of werk met de stuurgroep ideeën uit om centrale (winkel)straten of ronde punten in te kleden in het thema “fiets”. U ontvangt per tien basispakketten ook twee grote posters (A1 formaat). Deze poster kunt u aanbrengen op de gemeentelijke infoborden of u kunt extra borden plaatsen in de winkelstraten.


14

Vermeld in al uw communicatie uw gemeentelijke webpagina. Het adres ziet er als volgt uit: www.belgerinkel.be/naam_van_uw_gemeente (bijv. www.belgerinkel.be/mechelen verwijst naar de gemeentelijke pagina van de stad Mechelen). Op uw gemeentelijke webpagina kunt u als gemeente extra informatie toevoegen (bijv. aankondiging startmoment in uw gemeente, overzicht deelnemende handelaars…). U voegt deze informatie toe door in te loggen met uw paswoord. Laat de campagne niet onopgemerkt van start gaan in uw gemeente. Een lokaal startmoment organiseren op zaterdag 16 mei is een uitstekende manier om het winkelend publiek warm te maken om mee te sparen voor een unieke Walter Van Beirendonck fietstas. Zoek een goede locatie voor het startmoment. Dit is een belangrijk moment voor bekendmaking en aantrekken van deelnemers. Doe iets speciaals, creatiefs, ludiek… om de actie kracht bij te zetten. Maak gebruik van uw Belgerinkel fiets en de fietstassen die u krijgt ter promotie. U kunt bijvoorbeeld de fiets en de tassen ter beschikking stellen van handelaars die er hun etalage willen mee opfleuren.

1.9.

Hou de campagne onder de aandacht (16 mei tot 20 juni)

Hou Met Belgerinkel naar de Winkel ook tussentijds onder de aandacht. Dat kan door een ludieke activiteit te organiseren of een fietstocht. Vergeet ook niet tussentijds te communiceren via het gemeentelijk infoblad, de website… Via de Belgerinkel nieuwsbrief sturen we u nog concrete tips en suggesties door om de campagne warm te houden.

1.10. Verzamel alle volle spaarkaarten en verloot de prijzen (22 juni tot 3 juli) Vanaf 22 juni verzamelt u alle volle spaarkaarten door de spaardozen op te halen bij de handelaars. Of de gemeente kan er voor kiezen om de handelaars de spaarkaarten te laten opsturen (bezorg hen in dit geval eventueel een vooraf gefrankeerde omslag). Verloot de prijzenpot onder alle volle spaarkaarten. Nodig de winnaars -en natuurlijk de lokale pers- uit op een feestelijk slotmoment in de gemeente. Maak ook de resultaten en de winnaars bekend. Maak terug gebruik van het gemeentelijk infoblad, website… en van uw gemeentelijke pagina op de Belgerinkel website. Wij stellen u een eenvoudig rekenmodel ter beschikking om de resultaten in uw gemeente te berekenen.

1.11. Stuur de spaarkaarten met acht zegels naar het Belgerinkel secretariaat (tegen 10 juli) Stuur tijdig de kaarten met acht zegels op naar het Belgerinkel secretariaat. Zo kunnen wij controleren of elke bestelling ook gepaard gaat met een volle spaarkaart. U ontvangt tevens een uitnodiging tot evaluatie van de campagne. Via de website kunt u makkelijk en snel uw mening geven over de campagnematerialen, de geboden ondersteuning… Deze evaluatie laat ons toe om de resultaten (aantal handelaars, aantal volle spaarkaarten…) zo goed mogelijk in beeld te brengen. We verwachten dan ook van elke deelnemende gemeente dat zij het evaluatieformulier invullen.


15

Een voorbeeld van checklist 1 2

TAKEN Toestemming college Samenstellen lokale stuurgroep

3 4

Inschrijving Eerste overlegmoment stuurgroep

5

Werving handelaars

6

Contacteren fietshandelaars

7

9

Raming aantal deelnemende handelaars doorgeven Bestellen extra promotiematerialen Definitief aantal handelaars opgeven Doorgeven fietshandelaars

10

Voorbereiden startactie

11 12

Aanvullen lijst deelnemende handelaars Algemene bekendmaking

13

Verspreiding campagnematerialen

14

Afhalen fiets en fietstassen

15

Startmoment

16

Tussentijdse acties

17

Verzamelen volle spaarkaarten

18

Organisatie slotmoment en bekendmaking resultaten

19

Kaarten met 8 zegels opsturen

20 21

Invullen evaluatieformulier Financiële afhandeling

8

ACTIES Voorstel College Burgemeester en Schepenen Uitnodiging naar lokale vereniging Telefonische opvolging Gemeente inschrijven via www.belgerinkel.be Bijeenkomst met volledige stuurgroep Afspreken: werving handelaars, bestelling campagnematerialen, verspreiding campagnematerialen, prijzenpot, startactie, nevenacties, communicatiemogelijkheden… Mailing naar handelaars Artikel in gemeentelijk infoblad Telefonische contacten Persoonlijk bezoeken Oxford verdeler contacteren voor levering fiets en 5 fietstassen Alle fietshandelaars contacteren met vraag om fietstassen voor klanten te verdelen Inloggen op www.belgerinkel.be en raming aantal handelaars doorgeven en bestellen extra promotiematerialen Inloggen op www.belgerinkel.be en definitief aantal handelaars opgeven Via www.belgerinkel.be doorgeven de contactgegevens van fietshandelaars Praktische voorbereiding van startmoment samen met stuurgroepleden. Te bespreken: concept, locatie, hoe bekend maken, budget, perscommunicatie… Handelaars die zich niet via de website inschreven toevoegen aan de online database Info via gemeentelijk infoblad van eind april / begin mei, website gemeente, aanvullen gemeentelijke webpagina op www.belgerinkel.be, plaatsen infoborden, lokale media uitnodigen voor startmoment… Briefing van personen die materialen ronddelen Kopiëren lijst handelaars op infoflyers en snijden flyers Verdelen van pakketten naar handelaars Telefonisch contact met lokale fietshandelaar Afhalen fiets Lokaal startschot Uitnodigen lokale pers Receptie voor pers en genodigden Organisatie tussentijdse actie(s) Communicatie via gemeentelijke infokanalen en via gemeentelijke pagina op www.belgerinkel.be Fiets en tassen zoveel mogelijk laten opvallen in de gemeente Inzamelen spaarkaarten, alle kaarten tellen, resultaten berekenen, winnaars trekken Prijswinnaars en pers uitnodigen op slotmoment Resultaten bekend maken via website, infoblad… Spaarkaarten met 8 zegels opsturen naar Belgerinkel secretariaat Online evaluatieformulier invullen Betaling factuur deelname Belgerinkel


TIMING OK

6/03

13/03

27/03 27/03

30/05

4 - 15/05

11 - 15/05 16/05

22/06 – 3/07

10/07 31/07

16

Wie speelt lokaal een rol? De lokale overheid De stad of gemeente staat in voor de financiële, communicatieve en organisatorische coördinatie van de campagne: werven van handelaars, bestellen en verspreiden van campagnematerialen en lokaal communiceren over de campagne. Deelnemende gemeenten ontvangen automatisch de unieke Belgerinkel fiets voor de prijzenpot en vijf fietstassen om promotie te maken. De organisatie van de campagne kan best gebeuren in samenwerking met lokale verenigingen en handelaars. Maak gebruik van alle lokale communicatiekanalen (bijv. gemeentelijk informatieblad, website, infozuilen of plakborden…) om de campagne zo goed mogelijk onder de aandacht te brengen. Een campagne zoals Met Belgerinkel naar de Winkel maakt mensen warm om meer te fietsen. Maar er zal pas echt veel gefietst worden in uw gemeente als de infrastructuur ook uitnodigend en veilig is voor de fietsers in uw gemeente. Een degelijk fietsbeleid mag dus niet ontbreken. De handelaars Deze campagne kan maar slagen als de handelaars er actief aan meewerken. Niet alleen delen zij de zegels uit aan de fietsende klanten, maar zij kunnen ook een rol in de voorbereiding en logistieke afhandeling. De klanten Meer burgers op de fiets, daar is het om te doen. Als de inwoners van uw gemeente meer de fiets gebruiken, zullen ze beloond worden met een veiligere en leefbaardere omgeving. Het is daarom ook nodig dat u hen overtuigt van hun eigen bijdrage aan meer fietsverkeer, en hen te informeren over de mogelijkheden van de fiets. Lokale verenigingen Lokale verenigingen sluiten op een natuurlijke wijze aan bij het thema van deze campagne. Betrek verenigingen actief bij de campagne. Ze maken het werk lichter, zorgen voor extra mobilisatie en het versterkt de band met uw burgers en het verenigingsleven. De vier initiatiefnemers BBL, CM, UNIZO en de Fietsersbond roepen alvast hun afdelingen en lidverenigingen op om lokaal hun schouders mee onder de campagne te steken.


17

Hoe verkrijgt een Belgerinkel deelnemer zo’n exclusieve fietstas? Klanten met een volle spaarkaart (acht zegeltjes) zullen, bij voorkeur via de Belgerinkel website en via een centraal 070 telefoonnummer, een fietstas kunnen bestellen. Bij hun bestelling geven ze op bij welke lokale fietshandelaar ze de tas willen ophalen. Op het einde van de bestelprocedure ontvangen de klanten een unieke reservatiecode. De klanten storten 14 euro op een centraal rekeningnummer. Ze vermelden de reservatiecode als mededeling bij hun overschrijving. Daarna deponeren ze hun volle spaarkaart, waarop ze de reservatiecode vermelden, in de spaardoos. Dit dient enerzijds als controle, en anderzijds komen deze klanten zo ook in aanmerking voor de tombola. Als gemeente stuurt u op het einde van de campagne en na de trekking van de winnaars alle kaarten met een reservatiecode en 8 zegels op naar het Belgerinkel secretariaat. Vanaf een vaste datum kunnen de klanten terecht bij de opgegeven fietshandelaar om hun tas af te halen. De klanten worden hiervan verwittigd via e-mail of brief. Klanten die enkel aan de tombola willen deelnemen hebben voldoende aan zes zegeltjes. Ook zij deponeren hun kaart in de spaardoos bij de handelaars.


18

Financieel a. Deelnamekost In de deelnamekost zitten alle vormen van ondersteuning gevat, uitgezonderd de productiekost van de campagnematerialen en de eventuele extra promotiematerialen die u besteld. De kostprijs is afhankelijk van het aantal inwoners in uw stad of gemeente (bedragen incl. BTW): Aantal inwoners gemeente / stad Minder dan 12.000 inwoners Vanaf 12.000 inwoners en minder dan 40.000 inwoners 40.000 inwoners of meer

Bijdrage gemeente* 550 EUR 650 EUR 750 EUR

(*) inbegrepen: 1 “Belgerinkel fiets”, winkelprijs: € 500 5 fietstassen (bedoeld voor lokale startacties, promoacties of om tentoon te stellen bij enkele drukbezochte handelaars). Achteraf kunnen deze tassen opgenomen worden in de prijzenpot. Het is echter niet de bedoeling dat u als gemeente een groot aantal tassen in de prijzenpot onderbrengt. Het is aan de klanten om naar de winkel te fietsen en zo te sparen voor de tas. Extra fietsen bestellen kan tegen € 423,50 (incl. 21% BTW). Per extra fietstas betaalt u €14 (incl. 21% BTW). U betaalt als gemeente niet voor de fietstassen die de klanten bijeen hebben gespaard. b. Kostprijs campagnemateriaal De bijdrage in de productiekosten voor het campagnemateriaal bedraagt € 3,50 (excl. 21% BTW) per deelnemende handelaar. In dit pakket zijn alle basismaterialen (spaarkaarten, affiche, spaardoos, zegeltjes, strooifolder, infobrief) inbegrepen. Indien u dit wenst kunt u als gemeente nog bijkomende promotiematerialen bestellen tegen kostprijs. De provincie West-Vlaanderen ondersteunt opnieuw de campagne Met Belgerinkel naar de Winkel en geeft voor elke West-Vlaamse gemeente per deelnemende handelaar 2,5 euro (excl. BTW) korting op de factuur. Deze korting wordt toegepast op basis van het aantal handelaars dat bij de start van de campagne (16 mei) in de online database voorkomt. U krijgt voorlopig dus nog een berekening en bevestiging op basis van de prijs zonder korting. Alle West-Vlaamse gemeenten ontvangen pas na de campagne een factuur, waarin de korting onmiddellijk verrekend is. c. Facturatie U ontvangt als gemeente twee facturen: Factuur 1 voor de vaste deelnamekost (zie punt a.: van € 550 tot € 750). Factuur eventueel aangevuld met extra fietsen of fietstassen die u hebt besteld. Deze factuur ontvangt u voor de start van de campagne. Factuur 2 voor de campagnematerialen die u hebt besteld. Deze factuur ontvangt u na de campagne (zodat alle bestellingen geplaatst zijn). Gelieve twee aparte bestelbonnen te versturen. Deze eerste bestelbon verstuurt u van zodra u de fiets(en) en de tassen hebt besteld. De tweede bestelbon verstuurt u ten laatste tegen eind juni ’09. Meer info via de Belgerinkel nieuwsbrief. Bestelbon sturen naar: Bond Beter Leefmilieu Vlaanderen vzw, Stefaan D’Hauwers Tweekerkenstraat 47, B-1000 Brussel Tel. 02/282.17.20 fax (+32) (0)2/230.53.89 btw: 416.114.756 rekeningnummer: 001-1475409-18


19

d. Kostprijs voor handelaar Als gemeente stelt u het campagnemateriaal gratis ter beschikking aan de deelnemende handelaars. De handelaars hoeven ook niet langer een waardebon of andere prijs ter beschikking te stellen voor de lokale prijzenpot, gezien de prijzenpot ingevuld is met een “Belgerinkel fiets”. Dit verhindert u echter niet om als gemeente de prijzenpot aan te vullen.


20

Nuttige contactadressen Bond Beter Leefmilieu vzw Tweekerkenstraat 47 1000 Brussel tel. 02 282 17 20 fax 02 230 53 89 [email protected] www.belgerinkel.be Contactpersonen: Stefaan D’Hauwers Bram Dousselaere

UNIZO Vorming Stefaan Broodcoorens Spastraat 8 1000 Brussel tel. 02 238 05 80 fax 02 230 93 54 [email protected]

Fietsersbond Patrick D’haese Fietsersbond vzw Boomgaardstraat 22 - bus 57 2600 Berchem Tel.: 03 231 92 95 [email protected]

CM De lijst met regionale contactpersonen bij de CM vindt u op de website.


21

Draaiboek voor de lokale organisatie van Met Belgerinkel naar de Winkel

Recommend Documents