DRAAIBOEK ROUW EN VERDRIET
1 juli 2011
Inhoudsopgave 1. Telefoonnummers betrokken personen p. 1 2. Overlijden, directe relatie A. Leerling a. Tijdens lesdag b. Tijdens weekend/ vakanties
p. 3 p. 6
B. Collega (oop – met /zonder relatie leerlingen), op, ktl, directie) a. Tijdens lesdag b. Tijdens weekend/ vakanties
p. 7 p. 9
3. Overlijden, indirecte relatie a. b. c. d. e. f. g.
Ouders, broer, zus van leerling Oud leerling Partner/ kind van collega Ouders, broer, zus van collega Oud collega Lid raad van Toezicht Personeel niet in dienst (schoonmaak e.d.)
p. p. p. p. p. p. p.
11 11 11 12 13 13 13
NB. Bij verwacht overlijden kan voorwerk verricht worden. Samenstelling crisisteam: Bij overlijden leerling:
KTL en/ of SD (= voorzitter) Mentor 2-3 Leden groep rouw en verdriet.
Bij overlijden collega:
Twee SD en eventueel CvB KTL(„s) sector Hoofd P&O 2-3 Leden groep rouw en verdriet
Telefoonnummers (zie ook personeelsgids): Elde College
073-5433533
College van Bestuur: Kempe, Alfred Michel Dankers
06-51099353 of 0413-477070 06of 073-6562155 1
Sectordirectie: Stef Ordelman, sectordirecteur (tweetalig) vwo, havo: 06-51483537 of 0413-351281 Gerard Spijkers, sectordirecteur VMBO + PrO en Gestel: 06-51483534 of 073-5217635 Hoofd personeelszaken: Wijdeven, Hans 06-13135601 of 0413 - 420994 Hoofd facilitaire dienst: Peter van de Made:
06-13483231 of 0411-602182
Kernteamleiders sector (tweetalig) vwo en havo: Jaap van Kessel (leerjaar 1): Stephan van de laak (H2 en H3): Nico Jansen (tweetalig vwo): Anita Beeftink (vwo): Ger Schuurmans (H4 en H5):
06-50481909 of 073-5496551 06-38892732 06-10564835 of 013-4632276 06-21834415 of 0412-479888 073-5498080
Kernteamleiders vmbo: Ad Verhoeven (LB 1,2): Denny Arians ((L)KB 1,2): Bart Verstappen (TK, TL2): Tonja Heeren (Z&W, LN, KB 3,4): Bart Kemp (TN KB 3,4): Anja Fleischeuer (TL3, 4):
06-18031818 06-42115450 06-29285472 06-53114994 06-40527223 06-20638660
of of of of of of
0413-476773 0413-351358 073-6428746 0413-287542 073-5219133 0412-612483
Kernteamleiders Gestel: Eric vd Boogaard (brugklas, H2,3): Willeke Rijkers (VMBO 2,3,4) (tot 1/8/11): Marjolein Bremmer (VMBO 2,3,4)
06-42736191 of 0413-343256 06-13462061 of 0412-613275 06-31767994 of 0412-851455
Kernteamleider PrO: Jan Kloks:
06-45572967 of 073-5479279
Leden rouw en verdrietgroep: Baken, Gerda Verhoeven, Edmund Nieuw lid:
040-2436421 0412-454301
NB. Het draaiboek staat op de O schijf, docent/centraal/draaiboek rouw en verdriet en in het schoolplan. CvB, SD, KTL, directiesecretaresse, PZ en receptie hebben het draaiboek ook op papier, eventueel ook voor thuisgebruik. 2
2. OVERLIJDEN (directe relatie) Bericht komt binnen op receptie
A. a. leerling – lesdag -
- Noteren wie gebeld heeft (relatie) - Eventueel controle juistheid - Informeert persoonlijk KTL
Bericht via personeelslid
- Doorgeven aan KTL/ SD
Bericht via leerling Persoonlijk bericht naar KTL (eventueel SD)
- Doorgeven aan KTL/ SD - Checkt (eventueel) bericht - Informeert persoonlijk SD, mentor, leden rouw+verdrietgroep - Belegt z.s.m. bijeenkomst met crisisteam
Eventueel SD Bij “wandelgang” verhalen afwachten. Eventueel wel “opvangen”. Altijd eerst KTL informeren en wachten met acties op aanwijzing crisisteam
Geheimhouding tot na bijeenkomst crisisteam en feit duidelijk is
Taken crisisteam - bespreken welke info naar buiten gaat - nalopen wie wat doet (check, informeren, handelen) - tijdstippen kiezen KTL - Checkt gezinssamenstelling - vrienden/ vriendinnen - Belt na overleg crisisteam met ouders - Maakt samen met mentor bezoekafspraak - Vraagt wat school kan betekenen bij uitvaart - Informeert mentoren Eventuele broer/zus/vrienden (persoonlijk) - Informeren vakdocenten
Ouders geven zelf aan of en wat nodig is. School is alleen ondersteunend.
In elke pauze + rest via mail
- Informeren roostermakers ivm uitval klas leerling, + gekozen lokaal voor
3
collega‟s rouw en verdriet - Laat Eldevlag halfstok hangen Mentor betreffende ll.
- Informeert, samen met andere collega, de klas van de betreffende leerling - Gaat na afloop betreffende uur met collega en klas naar speciaal lokaal
SCHOOL VLAG
Telkens in eigen gebouw. Wat afgelegen meest praktische theorielokaal.
- Belt naar ouders na KTL
Mentor klas broer/zus Leden rouw en verdriet
- Vangt samen met rouw en verdriet klas op dag 2 - Helpt bij organisatie deelname uitvaart - Aanwezig op uitvaart ev. tekst - Geeft 1e informatie in klas broer/zus en vangt klas op - Maken brief voor ouders alle leerlingen van de klas - Maken brief voor klassen team - Laten tekst op site zetten
Afhankelijk van wensen ouders Op bepaald moment voor individueel verdriet verwijzen nr opvanglokaal Administratie ondersteunt Extra voorzichtig zijn bij speciale situatie Dezelfde dag meegeven met leerlingen
FORMAT FORMAT FORMAT
Vakdocenten
Rouw en verdrietgroep
Vervolg rouw en verdrietgroep
- Informeren hun klassen - Laten toetsen vervallen in betrokken klassen - Gaan coulant om met huiswerk in betrokken klassen - Verwijzen naar rouw en verdrietgroep + lokaal
- Vangt betrokken klas op samen met mentor - Is beschikbaar voor andere collega‟s en leerlingen - Voert uit wat ouders vragen/ voorstellen mbt uitvaart - Vangt dag 2 betrokken klas en individuele leerlingen op - Maakt afspraken deelname klasgenoten aan uitvaart - Maakt 2e brief met info over Uitvaart voorklasgenoten - Inrichten stilte ruimte - Regelen deelname uitvaart (medewerking, vervoer, deelname)
Leerling die lokaal verlaat begeleiden naar rouw en verdrietgroep, zodat niemand alleen is of over de gang dwaalt.
FORMAT Stilteruimte: Ingelijste foto van leerling, condoleancebladen, gekleurd papier, pennen, stoel, tafel, bloemen,
4
NAZORG Rouw en verdrietgroep (+ mentor, anderen) Rouw en verdrietgroep
Mentor
- Informeren ouders over de stiltehoek en nodigen uit tot bezoek - Regelt advertentie in krant (samen met PR) - Koopt rozen voor alle deelnemers uitvaart
kaars
- Na uitvaart samenkomst in lokaal met koffie, broodjes - Daarna gaan klasgenoten naar huis. - Afwerken herinneringsboek - Opruimen stiltehoek - Brengen herinneringsboek - Na 1 jaar kaart sturen - Eventueel noemen bij diploma uitreiking (indien van toepassing) - Brengt samen met rouw en verdriet herinneringsboek naar ouders - Belt na ± 2 mnd nog een keer
Indien koffie/broodje bij uitvaart, dan gaan de leerlingen naar huis.
Na 1, 2 weken Na 3 weken KTL/SD ondertekent ook
KAART (blanco met logo)
5
2. OVERLIJDEN (directe relatie) A b. leerling – weekend en vakantie WEEKEND Bericht komt binnen via mentor/ vakdocent
- Noteren wie gebeld heeft (relatie) - Eventueel controle juistheid - Informeert persoonlijk KTL
KTL
- Roept crisisteam bij elkaar
VAKANTIE
ONVERWACHT Doen wat mogelijk is. Info naar KTL/SD, lid rouw en verdriet of eventueel mentor afgelopen jaar.
KTL/SD/lid rouw+verdriet
VAKANTIE
- samenstelling crisisteam regelen - bijeenkomst crisisteam (eventueel ad hoc team) - informeren klasgenoten via mail/ telefoonketen - informeren oud-mentor - zie overlijden schooldag VERWACHT - Zorgen dat er een plan klaarligt - rest zoveel mogelijk volgens draaiboek, dat beschikbaar moet zijn
Indien KTL niet bereikbaar dan SD of lid rouw en verdrietgroep
In principe start elke actie via KTL/SD/Lid rouw en verdriet. Allen moeten moet draaiboek aankunnen.
Uitvoeren voor zover mogelijk Hierin staat: - hoe mensen op de hoogte gehouden willen worden - ev. mobiele nummers - ev. overzicht van wie er thuis is - tel. Klasgenoten - met ouders afspreken hoe school op de hoogte gehouden wordt
6
2. OVERLIJDEN (directe relatie) Bericht komt binnen op receptie
Bericht via personeelslid, leerling
B. a. collega – lesdag -
- Doorverbinden met KTL/SD/ CvB - Doorverbinden niet mogelijk, dan persoonlijk KTL/SD informeren - Noteren wie gebeld heeft (relatie) - Doorgeven aan KTL/ SD
Bij “wandelgang” verhalen afwachten.
Altijd eerst KTL/SD informeren en wachten met acties op aanwijzing crisisteam
KTL/SD
- Checkt (eventueel) bericht - Informeert persoonlijk SD, CvB, leden rouw+verdrietgr. Geheimhouding tot na - Belegt z.s.m. bijeenkomst bijeenkomst crisisteam en met crisisteam feit duidelijk is Taken crisisteam - bespreken welke info naar buiten gaat - beslissen over eventuele afgelasting activiteiten - scenario kiezen - nalopen wie wat doet (check, informeren, handelen) - tijdstippen kiezen KTL/SD/CvB - Belt na overleg crisisteam Directielid belt bij dir.lid. met nabestaande KTL belt bij personeelslid. Dir.bedrijfsv./hoofd P&O bij OOP. (indien nodig taken van elkaar overnemen) - Maakt bezoekafspraak - Vraagt wat school kan Nabestaanden geven zelf betekenen bij uitvaart aan of en wat nodig is. School is ondersteunend. - Vraagt (later) naar wens herdenkingsdienst
Als er bijv. geen avondwake of crematie mogelijk is.
- Informeert personeel
Zo snel mogelijk in eerst volgende pauze(s)
SCHOOL VLAG
- Laat Eldevlag halfstok hangen - Beslist over mogelijkheden a,b,c (Altijd 1 minuut stilte als leerlingen personeelslid kennen. Bijv. op dag uitvaart)
1 minuut stilte (tijdstip vaststellen) bij op/oop met contact met leerlingen. Bij oop zonder leerlingen naar keuze docent. a) lesuitval (gehele school/teamleden/sector) en opvang pers. in aula b) lesuitval voor degene die niet verder kan (opvang pers. in lokaal/personeelskamer) c) geen lesuitval
7
- Bekijkt of er behoefte is aan een kort samen zijn op dag bekendmaking overlijden (na schooltijd)
In lokaal of personeelskamer. Organisatie door rouw en verdriet
- Belt personeel dat thuis is
KTL kan teamleden bellen Hulp van roostermakers
-
Maakt brief voor postvak Stuurt ook mail nr iedereen Maakt brief voor leerlingen Laat brief drukken per klas Organiseert uitdelen
Brief dezelfde dag mee Hulp bij uitwerken, drukken, uitdelen van administratie
- Informeert samen met docent volgens rooster de mentorklas - Vangt ev. samen met lid rouw en verdriet mentorklas op
PR medewerker Elk personeelslid Rouw en verdrietgroep
Hoof P&O Vervolg rouw en verdrietgroep
- Bekijkt welke activiteiten er zijn en beslist over wel/niet doorgaan - Zet info op site (ook afgelasten activiteit) - Informeert de leerlingen van de klas die hij heeft - Mentorklas samen met KTL en bij voorkeur eerst - Maakt brief voor oud-collega - Laat tekst op site zetten - Vangt samen met KTL eventueel mentorklas op - Is beschikbaar voor andere collega‟s en leerlingen - Regelt advertentie in krant (samen met PR)
Info naar organisatoren activiteit/ in brief opnemen/ op site zetten Indien niet bereikbaar dan via ICT Eventueel ondersteunt door lid van crisisteam
- Inrichten stilte ruimte (in “gebouw” overleden collega)
- Event. inrichten ruimte voor samenzijn - Stuurt conciërge aan bij inrichten ander gebouw dan B - Regelen deelname uitvaart (medewerking, vervoer, deelname)
Per post versturen
FORMAT Adreslijst
Bij ll. of collega altijd advertentie
FORMAT
Stilteruimte: Doeken, Ingelijste foto, kaars, condoleancebladen, gekleurd papier, pennen, stoel, tafel, bloemen, B: vaste ruimte A/C: nog bekijken
Spullen (voor zover mogelijk) in opslag
Ophalen schotten, planten en klaar zetten spullen etc Bus bestellen Alle collega‟s die willen krijgen toestemming Leerlingen melden zich bij KTL.
8
- Informeert roostermakers - Koopt rozen voor alle deelnemers uitvaart
Leerlingen regelen zelf hun vervoer of in overleg Collega‟s beslissen zelf over les na uitvaart
- Informeren nabestaanden over de stiltehoek en nodigen uit tot bezoek NAZORG Rouw en verdrietgroep
- Regelt na uitvaart samenkomst in personeelskamer of lokaal met koffie, broodjes
Indien geen koffietafel, dan koffie op school Daarna gaan leerlingen naar huis.
- maakt afspraak met nabestaanden om condoleanceboek te brengen - Ruimt stiltehoek op - Na 1 jaar tel.contact. later nogmaals.
2. OVERLIJDEN (directe relatie) WEEKEND Bericht komt binnen via …
B. b. Collega – weekend en vakantie
- Altijd KTL en/of SD en/of CvB informeren - Noteren wie gebeld heeft (relatie) - Eventueel controle juistheid
KTL/SD/CvB
- Roept crisisteam bij elkaar - Handelt volgens draaiboek
VAKANTIE Collega‟s (+gezin) moeten telnr. KTL/SD/lid rouw en verdriet weten KTL/SD/lid rouw+verdriet
ONVERWACHT - Doen wat mogelijk is. - Info naar KTL/SD/CvB, lid rouw en verdriet.
- Samenstelling crisisteam regelen. - Bijeenkomst crisisteam (eventueel ad hoc team) - Informeren collega‟s via Mail of telefoon - Waar mogelijk handelen volgens draaiboek
Indien KTL/SD/CvB niet bereikbaar dan lid rouw en verdrietgroep
In principe start elke actie via KTL/SD/Lid rouw en verdriet. Allen moeten draaiboek aankunnen.
Advertentie (bij overmacht) eventueel later.
9
LAATSTE WEEK VAKANTIE - Draaiboek afhandelen - Brief voor collega‟s/ leerlingen - Info oud collega‟s - Ev. programma 1e dag aanpassen. - 1e lesdag 1 minuut stilte VAKANTIE
VERWACHT - Zorgen dat er een plan klaarligt - Rest zoveel mogelijk volgens draaiboek, dat beschikbaar moet zijn
Hierin staat: - hoe mensen op de hoogte gehouden willen worden - ev. mobiele nummers - ev. overzicht van wie er thuis is - met partner afspreken hoe school op de hoogte gehouden wordt - ev.“reserveprogramma” 1e dag maken
10
3. OVERLIJDEN (indirecte relatie) Bericht komt binnen op receptie
- Noteren wie gebeld heeft (relatie) - Eventueel controle juistheid - Informeert persoonlijk KTL
Bericht via personeelslid, leerling KTL/ SD
- Doorgeven aan KTL/ SD
A. Ouders, broer, zus van leerling
Bij “wandelgang” verhalen afwachten.
- Checkt (eventueel) bericht - Checkt of er meer kinderen zijn - Informeert mentor(en) - Informeert klas(sen) (of laat mentor dit doen) - Informeert vakdocenten
Zo snel mogelijk. Mondeling en via mail
- Bezoekt nabestaande (samen met mentor) - Bezoekt uitvaart Mentor
- Belt naar nabestaande - Stuurt namens klas kaart of bloemen - Maakt afspraak voor bezoek samen met KTL (bij voorkeur)
Hangt verdere info op liefen leedbord
- Regelt wie naar uitvaart gaat - Houdt contact met leerling (in geval ouder(s) overleden) - Maakt afspraak over terugkeer naar school en informeert vakdocenten - Belt later nogmaals of gaat op bezoek
3. OVERLIJDEN (indirecte relatie)
B. Oud leerling
Bericht komt binnen KTL
- Altijd naar KTL/ SD
Commissie rouw en verdriet
- Neemt initiatief tot kaart namens de school
Na overleg met KTL/ mentor indien bekend
- Indien mogelijk afvaardiging bezoekt uitvaart
Soms ook afhankelijk van hoe lang de leerling weg is
- Checkt (eventueel) bericht - Informatie via lief- en leedbord
11
3. OVERLIJDEN (indirecte relatie) Bericht komt binnen op receptie
Bericht via personeelslid, leerling KTL/ SD
C. Partner/ kind van collega
- Doorverbinden met KTL/ SD - Doorverbinden niet mogelijk, dan persoonlijk KTL/ SD informeren - Noteren wie gebeld heeft (relatie) - Doorgeven aan KTL/ SD
-
Checkt (eventueel) bericht Informeert personeel in pauze Maakt brief voor personeel Brief verspreiden via postvak Zet stukje in Elde intern
- Informeert de mentorklas - Informeert de overige klassen van docent - Informeert sectieleden - Informeert kernteamleden - Bezoekt collega - Verzorgt verdere info via liefen leedbord - Bezoekt uitvaart
3. OVERLIJDEN (indirecte relatie) Bericht komt binnen KTL/ SD
Bij “wandelgang” verhalen afwachten.
Hulp van administratie
Eventueel mbv anderen
Deelname uitvaart overigen op verzoek. Eventueel avondwake ipv uitvaart
D. Ouders, broer, zus van collega
- Altijd naar KTL/ SD - Checkt (eventueel) bericht - Informeert kernteamleden - Verdere info via lief- en leedbord - Klassen informeren over oorzaak uitval - Bezoekt uitvaart
Mbv vakdocenten/ mentor Beperkte deelname uitvaart op verzoek.
12
3. OVERLIJDEN (indirecte relatie)
E. Oud collega (gepensioneerd)
School ontvangt kaart KTL of lid rouw en verdriet
- Altijd naar KTL/ SD/ lid rouw en verdriet
Commissie rouw en verdriet
- Neemt initiatief tot kaart namens de school - mededeling Elde intern - Afvaardiging bezoekt uitvaart - Advertentie in krant
- Informatie via lief- en leedbord Na overleg met KTL/ SD Soms ook afhankelijk van hoe lang collega weg is Tot ongeveer 10 jaar. Bij oud-directielid altijd advertentie
3. OVERLIJDEN (indirecte relatie) Bericht komt binnen op receptie
Bericht via personeelslid, leerling CvB/ SD
- Doorverbinden met CvB/ SD - Doorverbinden niet mogelijk, dan persoonlijk CvB/ SD informeren - Noteren wie gebeld heeft (relatie) - Doorgeven aan CvB/ SD -
Checkt (eventueel) bericht Informeert personeel in pauze Zet stuk in Elde intern Verzorgt advertentie Bezoekt uitvaart Stuurt bloemen namens de school. - Eventueel vlag halfstok laten Hangen
3. OVERLIJDEN (indirecte relatie) School ontvangt kaart Direct verantwoord.
F. Lid Raad van Toezicht
Bij “wandelgang” verhalen afwachten.
Eventueel ook lid MR en overig personeel op verzoek naar uitvaart Ev. Eldevlag
G. Personeel niet in dienst
- Altijd naar directeur bedrijfsvoering (of direct verantwoordelijke) - Informatie via lief- en leedbord - Stuurt kaart - Bezoekt uitvaart - Mededeling in Elde intern
13
