Dr. Pétery Kristóf: Access 97 magyar nyelvű változat

Dr. Pétery Kristóf: Access 97 magyar nyelvű változat

2 Minden jog fenntartva, beleértve bárminemű sokszorosítás, másolás és közlés jogát is.

Kiadja a Mercator Stúdió Felelős kiadó a Mercator Stúdió vezetője Lektor: Gál Veronika Szerkesztő: Pétery István Műszaki szerkesztés, tipográfia: Dr. Pétery Kristóf

ISBN 963 9430 09 9

© Dr. Pétery Kristóf PhD, 2001 © Mercator Stúdió, 2001

Mercator Stúdió Elektronikus Könyvkiadó 2000 Szentendre, Harkály u. 17. T/F: 06-26-301-549 06-30-30-59-489


TARTALOM

3

TARTALOM TARTALOM ...................................................................................... 3 ELŐSZÓ............................................................................................ 8 ISMERKEDÉS A PROGRAMMAL.................................................. 11 Az ACCESS 97 újdonságai .......................................................... 12 Az Office Segéd......................................................................... 12 Hosszú fájlnevek ....................................................................... 15 Programozhatóság .................................................................... 15 Internet-kapcsolat, Web-lap készítése....................................... 27 Munka más alkalmazásokkal..................................................... 28 Munka mintaalkalmazásokkal.................................................... 29 Eszköztár, menüsor és helyi menü használata és testreszabása ............................................................................ 30 Adatokkal végzett munka .......................................................... 32 Munka szűrőkkel........................................................................ 32 Nyomtatás és nyomtatási kép.................................................... 33 Az adatbázis-tervezés újdonságai ............................................. 34 Táblák létrehozása, testre szabása ........................................... 35 Lekérdezések létrehozása......................................................... 35 Űrlapok és jelentések létrehozása............................................. 35 Újdonságok a makrók kezelésében........................................... 37 IntelliMouse ............................................................................... 38 A program környezete .................................................................. 38 Korlátok és kiegészítések .......................................................... 40 A billentyűzet ............................................................................. 43 Az egér ...................................................................................... 47 Dr. Pétery Kristóf: Access 97 magyar nyelvű változat

4

TARTALOM Az ACCESS 97 jellemző adatai.................................................... 50 A munkakörnyezet jellemzői ...................................................... 50 Az adatbázis jellemzői ............................................................... 50 A tábla jellemzői ........................................................................ 50 A lekérdezés jellemzői ............................................................... 51 Űrlapok és jelentések jellemzői ................................................. 52 A makrók jellemzői .................................................................... 53 Az ACCESS 97 használata .......................................................... 53 A program telepítése, törlése..................................................... 53 A program indítása .................................................................... 57 A segítség..................................................................................... 64 A Súgó tartalomjegyzéke és tárgymutatója ............................... 64 Ötletek használata........................................................................ 72 Szoftverkörnyezet: képernyő, ablakok és menük ......................... 73 Párbeszédpanelek és parancsok............................................... 78 Környezeti beállítások, alapértelmezések.................................. 79 Az eszköztárak megjelenítése ................................................... 94 A munka befejezése ..................................................................... 99

AZ ADATBÁZIS-KEZELÉS ALAPJAI .......................................... 100 Adatbázisok tervezése................................................................ 102 1. lépés: Helyzet- és követelményelemzés.............................. 103 2. lépés: Entitások, táblák meghatározása .............................. 104 3. lépés: Attribútumok, mezők megadása................................ 105 4. lépés: Azonosítók meghatározása....................................... 106 5. lépés: Kapcsolatok meghatározása..................................... 108 6. lépés: Teszt ......................................................................... 113 7. lépés: Analizálás az Access eszközeivel ............................. 114 8. lépés: Adatbevitel és egyéb adatbázis-elemek.................... 119 Állománykezelés......................................................................... 120 Adatbázisok létrehozása............................................................. 122 Az Adatbázis Varázsló használata .......................................... 122 Dr. Pétery Kristóf: Access 97 magyar nyelvű változat

TARTALOM

5

Adatbázis létrehozása varázsló segítsége nélkül .................... 124 Adatbázis objektumok ............................................................. 124 Az adatbázis átnevezése......................................................... 126 Az adatbázis tárolása .............................................................. 139 Állományok tulajdonságai ........................................................ 141 Munka az adatbázis ablakban .................................................... 145 TÁBLÁK........................................................................................ 149 Tábla létrehozása ....................................................................... 150 Új üres tábla készítése ............................................................ 151 Új tábla készítése meglévő adatokból ..................................... 155 A táblák testreszabása ............................................................... 158 Nézetek ................................................................................... 158 Mezők testreszabása.................................................................. 164 Mezőtulajdonságok beállítása ................................................. 165 Műveletek kész táblákkal............................................................ 201 Adatbázis-objektumok megnyitása .......................................... 201 Adatbázis-objektumok másolása ............................................. 203 Adatbázis-objektumok mentése............................................... 204 Adatbázis-objektumok átnevezése .......................................... 204 Adatbázis-objektumok törlése.................................................. 205 Kapcsolatok ............................................................................. 205 Tábla szerkezetének módosítása ............................................ 215 Beépített illesztőprogramok ..................................................... 216 ODBC illesztőprogramok ......................................................... 217 Tábla importálása .................................................................... 218 Tábla csatolása ....................................................................... 227 ADATKEZELÉS ............................................................................ 231 Adat hozzáadása, szerkesztése ................................................. 231 Meglévő adatok szerkesztése ................................................. 232 A változtatás visszavonása...................................................... 232 Dr. Pétery Kristóf: Access 97 magyar nyelvű változat

6

TARTALOM Automatikus javítás ................................................................. 233 Adatok kijelölése Adatlap nézetben......................................... 235 Adatok másolása és áthelyezése ............................................ 237 Rekord törlése Adatlap, Űrlap nézetben .................................. 242 Adat megkeresése, cseréje ........................................................ 242 Egy érték előfordulásainak keresése....................................... 243 Adatkeresés értéklistával......................................................... 245 Adatkeresés szűrővel .............................................................. 247 Szűrő használata táblán, lekérdezésben, űrlapon ................... 255 Azonos rekordok megkeresése ............................................... 258 Rekordkeresés a rekordszámmal Adatlap és Űrlap nézetben . 263 Adott mezőre ugrás hosszú rekordban.................................... 263 Adat rendezése .......................................................................... 264 Rekordok rendezése táblában................................................. 264 Rekordok rendezése űrlapon................................................... 265 Adatbevitel és rendezés kapcsolata ........................................ 266 Rekord mentése ......................................................................... 266 Adatszerkesztés hálózati környezetben...................................... 266

ŰRLAPOK..................................................................................... 267 Űrlapok létrehozása.................................................................... 267 AutoŰrlap alkalmazása............................................................ 267 Űrlap létrehozása varázslóval.................................................. 267 Több táblát kezelő űrlap .......................................................... 267 Űrlap készítése lekérdezésből................................................. 267 Nézetek ...................................................................................... 267 Űrlaptervezés ............................................................................. 267 Elemelhelyezés ....................................................................... 267 Szakaszok ............................................................................... 267 Beépített formátumok .............................................................. 267 Adatérvényesítés beállítása..................................................... 267 Előugró űrlapok .......................................................................... 267 Dr. Pétery Kristóf: Access 97 magyar nyelvű változat

TARTALOM

7

Nem modális előugró űrlap...................................................... 267 Egyéni párbeszédpanel létrehozása........................................ 267 Űrlap mentése jelentésként ........................................................ 267 LEKÉRDEZÉSEK ......................................................................... 267 Lekérdezés létrehozása.............................................................. 267 Lekérdezéstípusok .................................................................. 267 JELENTÉSEK ............................................................................... 267 Jelentések létrehozása ............................................................... 267 NYOMTATÁS ÉS ADATBÁZIS-VÉDELEM .................................. 267 OBJEKTUMOK NYOMTATÁSA ................................................. 267 Nyomtatási paraméterek beállítása ......................................... 267 Nyomtatási kép........................................................................ 267 Nyomtatás ............................................................................... 267 Hozzáférés beállítása ................................................................. 267 Jelszó beállítása ...................................................................... 267 Felhasználói szintű védelem.................................................... 267 Az adatbázis védelme a Felhasználószintű adatvédelmi Varázslóval .............................................................................. 267 IRODALOM ................................................................................... 267


ELŐSZÓ Tisztelt Olvasó! A Microsoft komplex irodai alkalmazáscsomagja, az Office 97 professzionális változata minden, napjainkban az irodákban előforduló igényt kielégítő megoldás. Professzionális színvonalú kiadványszerkesztők szolgáltatásait nyújtja a Word szövegszerkesztő, gazdasági-műszaki számítások, elemzések eszköze az Excel táblázatkezelő, demonstrációk, előadások látványos és hatásos segítője a PowerPoint program és végül a korábbi változat Schedule+ határidőnapló kezelő programja helyébe lépett Outlook igazi csoportos munkaszervezést lehetővé tevő alkalmazás, amellyel nemcsak munkacsoporton belüli tevékenységeinket szervezhetjük, hanem levelezhetünk is. Csak az Office professzionális változata tartalmazza a – külön is megvásárolható – Access 97 adatbázis kezelőt, amellyel a „hétköznapi” adatbázis kezelési feladatok könnyen, kényelmesen megoldhatók azok számára is, akik nem kívánnak elmélyülni a programozás szépségeiben, de azok számára is megfelelő megoldás lehet, akik éppen a programozással fejlesztenek egyedi, testre szabott alkalmazásokat. Mivel nyújt többet az Office 97-s változata a megelőzőnél, azaz az Office 95-nél? Könnyebben, kevesebb kattintással kezelhető, hatékonyabb, kellemesebb kezelői felületet a kezdő és haladó felhasználók számára egyaránt. A programcsomag számos újdonsága között legfontosabb a fájlméret csökkenése mellett megnövekedett teljesítmény és a közvetlen Internetes kapcsolat, a HTML állományok exportja, valamint az egységes Visual Basic fejlesztő környezet. Aki ezzel a programcsomaggal oldja meg mindennapos feladatait, egy olyan számítógép felhasználói csoport tagjaként végezheti munkáját, hogy biztos lehet abban, hogy az irodai programcsomagok területén 80-90%-os piaci részesedést elért Microsoft alkalmazása szinte szabvány, az e programokkal készített állományok Dr. Pétery Kristóf: Access 97 magyar nyelvű változat

ELŐSZÓ

9

használata során minimálisra csökkennek a kompatibilitási problémák. A programcsomag elemeinek összhangja minden eddiginél teljesebb. Az elektronikus postázás, faxok kezelése sokkal könnyebbé vált, sőt az Outlook segítségével már ügyfeleink telefonos megkeresésében is segítséget kapunk. Módosítottak a helyesírásellenőrzésen, beépítették az automatikus javítást most már a PowerPoint bemutató-készítő programba is. A rajzok egyszerű kezelése, mozgatása, gördítése is „felhasználó-barátabb” lett, új rajzelemek, eszköztárak jelentek meg, amelyeket korábban csak közvetett, kerülő úton lehetett létrehozni, hasonlóképpen teljesen új szolgáltatások is feltűntek. Átdolgozták a Súgót. A könyv szerkezete segít az Access 97 titkainak mind mélyebb megismerésében, de – véleményem szerint – a programcsomagnak ez a tagja egy jóval vastagabb könyvet is megérdemelt volna, tekintettel a jelentősen továbbfejlesztett Visual Basic programozási lehetőségekre. Az „Ismerkedés az Access97 programmal” fejezetben írtuk le a program telepítésével, futtatásával kapcsolatos általános, de a 97-s programváltozat újdonságaival összefüggő tudnivalókat is. Utána bemutatjuk az adatbázis-kezelés elméleti alapjait. A következő fejezetek fokozatosan vezetnek be a program használatába. Ezek már feltételeznek bizonyos – a korábbi fejezetekben ismertetett vagy a gyakorlatban megszerzett – ismereteket, ezért a kezdők számára mindenképpen javasoljuk a könyv olvasását az első fejezetnél kezdeni. Minden további fejezet épít a korábbi részekben taglalt részletekre, fogalmakra, amelyeket az adott, általában az első előfordulási helyen magyarázunk meg. Minden egyes program ismertetésénél külön, terjedelmes szakaszt szenteltünk az újdonságoknak, amelyet a gyakorlottabbaknak is ajánlunk áttekinteni. Az ismertetést több helyen példa támasztja alá. Ezek a példák jó részben a program súgójából, illetve a mellékelt mintaalkalmazásokból származnak. Könyvünkben az Access 97 számos lehetőségét igyekeztünk ismertetni, több esetben azonban terjedelmi okokból a bemutatás mélysége nem érhette el az eredeti (bár nyilván jóval drágább) kézikönyvekét. Minden olyan esetre, amikor az adott problémát nem tudjuk elég világosan megérteni ebből a könyvből,


10

ELŐSZÓ

javasoljuk a program Súgó és oktató rendszerének, illetve a gyári kézikönyveknek áttekintését. A papír alapú – hagyományos – könyvek kezelési módja némiképpen módosul az elektronikus könyvet „forgatók” számára. Ez a könyv az ingyenes Acrobat Reader 5.0 segítségével olvasható. Akinek nincs ilyen programja, az letöltheti többek közt a www.adobe.com webhelyről is. Az ilyen típusú könyvek igen előnyös tulajdonsága, hogy a képernyén megjeleníthető a tartalomjegyzék, amelynek + ikonjaival jelölt csomópontjaiban alfejezeteket tartalmazó ágakat nyithatunk ki. A tartalomjegyzék bejegyzései ugyanakkor ugróhivatkozásként szolgálnak. Ha egy fejezetre akarunk lépni, akkor elegendő a bal oldali ablakrészben megjelenített könyvjelző-lista megfelelő részére kattintani. Sőt az ilyen könyvek teljes szövegében kereshetünk. A könyvet ajánljuk azoknak, akik kényelmesen, gyorsan szeretnék elkészíteni adatbázisaikat, az abból készülő jelentéseket tetszetős formában kívánják dokumentálni, a táblák közti kapcsolatokat jól nyomon követhető formába akarják önteni, amihez ezúton is sok sikert kívánunk. A leírtak megértéséhez és alkalmazásához különösebb számítástechnikai ismeretekre nincs szükség, elegendő a DOS operációs rendszer és a Windows 95, illetve NT operációs rend rendszer alapfokú ismerete. A könyvet ajánljuk azoknak, akik kényelmesen, gyorsan, tetszetős formában szeretnék elkészíteni dokumentumaikat, amihez ezúton is sok sikert kívánunk. Végezetül: bár könyvünk készítése során a megfelelő gondossággal igyekeztünk eljárni, ez minden bizonnyal nem óvott meg a tévedésektől. Kérem, fogadják megértéssel hibáimat.

Szentendre, 2001. szeptember Köszönettel


a szerző.

11

1. FEJEZET

ISMERKEDÉS A PROGRAMMAL A minden szokásos irodai tevékenységet felölelő, komplex programcsomagok piacán a Microsoft 1983-ban jelent meg a Worddel, 1985-ben az Excellel, a PowerPoint 1987ben keletkezett. A programcsomag részei már ekkor igen nagymértékben kapcsolódtak egymáshoz. Az egyre újabb fejlesztések tudatosan törekedtek az együttműködés fokozására. Az e programokban alkalmazott megoldások igen hamar „kvázi” szabvánnyá lettek, más fejlesztők is igyekeztek a kipróbált megoldásokat alkalmazni. Ennek igen eltérő szerepű programok esetében az lehet az oka, hogy az adott program kezelése sokkal könnyebben elsajátítható, ha a felhasználói környezet, illetve kezelői felület elemei már máshonnan ismertnek tekinthetők. Egyes független statisztikák szerint pedig az Office elterjedtsége 80 százalék feletti! A csapathoz 1992-ben csatlakozott az Access (ez a professzionális csomag része lett), 1995-ben a Schedule+ képezte a csomag határidőnapló-kezelő, időbeosztás-szervező részét, amelyet az Office 97-ben az Outlook váltott fel. Az Office 95 megjelenését az új (Windows 95) kezelői felület megjelenéséhez igazították és a felület, vagyis az újszerű megjelenés kivételével nem sok új szolgáltatást hozott. Ezzel szemben az Office 97-ben sok új funkció lelhető. Ez a könyv az Access 97-es változatával foglalkozik. Az első fejezetben a Microsoft Access 97 szoftverrel kapcsolatos általános tudnivalókat ismertetjük, azokat az alapszolgáltatásokat írjuk le, amelyek ismerete feltétlenül szükséges a programok működtetéséhez. Itt ismertetjük a rendszer erőforrásigényét, a program telepítését, a használathoz szükséges parancsok közül az alapvetőket (például az állománykezelést), vaDr. Pétery Kristóf: Access 97 magyar nyelvű változat

12

Az ACCESS 97 újdonságai

lamint a segítő és oktató rendszer alkalmazását. A Microsoft Access a Windows NT, illetve a Windows 95 alatt futó hálózati relációs adatbázis-kezelő program. A szoftverkörnyezetet alkotó Windows operációs rendszer az alatta futó alkalmazások, programok számára egységes kezelői felületet biztosít, így aki még nem ismeri ezt a programot, az is könnyen elsajátíthatja használatát. A program segítségével alakítjuk ki az adatbázis táblázatait, objektumait, lekérdezéseit. Ezek elkészítése igen könnyű, kényelmes és kézenfekvő. A lekérdezések SQL (Structured Query Language) nyelvű megjelenítésére, összeállítására, elmentésére is módunk van. A lekérdezések eredményeinek megjelenítésére listakép generátort, vagyis jelentésvarázslót alkalmazhatunk. A leírásban a leütendő billentyűket keretezve jelöljük, például: Enter. Az egyszerre leütendő billentyűket (azaz a billentyűkombinációkat) a következőképpen jelöljük, például: Ctrl+B. A funkciógombokat F1…F12-vel jelöljük. Az egyes menük parancsaira menü/parancsnévvel hivatkozunk, például: Nézet/Eszköztárak. Ha egy almenüre hivatkozunk, akkor az almenüt megjelenítő parancsot a következő módon írjuk le: Eszköztárak8. A parancsok írásmódja vastag betűs. Ugyanígy jelöljük a párbeszédpaneleken előforduló nyomógombokat is, például: Mégse.

Az ACCESS 97 újdonságai A következő részben összefoglaljuk a programban megváltozott és újdonságként megjelent elemeket, szolgáltatásokat. Az új funkciókat a további fejezetek során is a részletes ismertetés előtt taglaljuk. Aki most ismerkedik a Microsoft Access relációs adatbázis-kezelővel, az nyugodtan ugorja át ezt a részt és csak a használt fogalmak és a program alaposabb megismerését követően térjen ide vissza.

Az Office Segéd A programok új segítő eszköze az Office Segéd, ez a kis, tetszőlegesen beállítható animált figura, mindig a legszükségesebb információkat nyújtja az éppen végzett feladatokkal kapcsolatban. A Segéd Dr. Pétery Kristóf: Access 97 magyar nyelvű változat

ISMERKEDÉS A PROGRAMMAL

mindig újabb ötlettel áll elő, ha az ablakában megjelenő kattintunk.

13

ikonra

1-1. ábra A Microsoft Office programok súgóját a Súgó menüből vagy az F1 billentyűvel, illetve a Szokásos eszköztár ikonjára kattintással hívjuk. A billentyű lenyomása után jelenik meg az Office Segéd (lásd az 1-2. ábrát). A Segéd feladataink megoldását segíti súgótémák és tanácsok megjelenítésével.

1-2. ábra A Segéd formáját és más tulajdonságait a Beállítások gombra kattintás után határozhatjuk meg (lásd az 1-3. ábrát). A Segéd alakját a Dr. Pétery Kristóf: Access 97 magyar nyelvű változat

14


Minták párbeszédpanel-lapon választjuk ki. A Beállítások párbeszédpanel-lap jelölőnégyzeteinek állása szabályozza a Segéd működését.

1-3. ábra Az F1 billentyű érzékelése jelölőnégyzet bejelölése után az Office Segéd az F1 billentyű megnyomására jelentkezik. A jelölőnégyzetet kikapcsolva az F1 megnyomására az Office Segéd helyett a hagyományos Súgó jelentkezik. A Ha útban van, odébb áll jelölőnégyzet bekapcsolt állapotában az Office Segéd ablaka magától félrehúzódik a képernyőn megjelenő elemek, például párbeszédpanelek útjából, illetve kicsinyíti annak ablakát, ha öt percig nem vettük igénybe a Segéd szolgáltatásait. A Varázsló megjelenítése jelölőnégyzet kapcsolja be az Office Segédet, amelytől a Microsoft Office legtöbb varázslójának használatáról kapunk segítséget. A Kitalálja a súgótémát jelölőnégyzet bekapcsolása után az Office Segéd megjeleníti a műveleteinkhez kapcsolódó Súgó témaköröket, mielőtt még a Súgóhoz fordulnánk segítségért. A témakörök közül választva magunk pontosíthatjuk a súgás témáját. A Figyelmeztetés megjelenítése jelölőnégyzet bekapcsolt állapotában a program megjeleníti az Office Segéd üzeneteit. A Hangjelzést ad Dr. Pétery Kristóf: Access 97 magyar nyelvű változat


15

jelölőnégyzet kikapcsolásával szüntetjük meg az Office Segéd hangjait. A Programozáskor súgás a termékről és a programozásáról jelölőnégyzet bekapcsolt állapotában programozási, illetve használati segítséget kapunk a Súgótól, ha a programon belül a Visual Basic for Applications ablakban dolgozunk. Az Ötletek visszaállítása nyomógomb visszaállítja a tippekre vonatkozó alapbeállításokat, így a már korábban megjelent tippek is újra feltűnhetnek. Ha a Csak a fontos ötletek megjelenítése jelölőnégyzetet bekapcsoljuk, akkor az Office Segéd kissé visszafogja magát, csak a fontos tippeket jeleníti meg. A Napi jótanács megjelenítése indításkor jelölőnégyzetet bekapcsolva az Office előző változatában megjelent „nap tippjét” látjuk viszont, amikor az Office programot elindítjuk. Az Office szolgáltatásokkal való ismerkedésnek ez az egyik legegyszerűbb módja (lásd az 1-4. ábrát).

1-4. ábra

Hosszú fájlnevek Használhatunk akár 255 karakter hosszú, több szót és szóközöket tartalmazó fájlneveket is. Már most szólunk azonban, hogy ezzel vigyáznunk kell, mert bizonyos esetekben a Windows a 255 karakterbe beleérti az állomány elérési útját is, illetve némely program nem ismeri fel és kezeli helyesen a hosszú állományneveket.

Programozhatóság Az egységes, új Visual Basic for Applications fejlesztőnyelvvel és környezetben a korábbiaknál sokkal jobban fejleszthetünk alkalmazásokat, szabhatjuk testre Office programjainkat, foghatunk hozzá a lehető leghatékonyabb adatbázisok létrehozásához. A korábbi hasonló fejlesztések általában működnek e rendszerben is (bizonyos parancsok esetében azonban módosítanunk kell a forráslistában is). Dr. Pétery Kristóf: Access 97 magyar nyelvű változat

16


1-5. ábra Az Office 97 programozási nyelve jelentősen eltér a korábban megismertektől. Minden Office 97 program közös jellemzője, hogy a Visual Basic for Applications nyelvet, annak ugyanazt a változatát alkalmazhatjuk a fejlesztésekre. A Microsoft Access program e nyelv segítségével az új és módosított tulajdonságú, szerepű objektumok, metódusok, tulajdonságok, függvények, utasítások, adattípusok és események széles skáláját tárja elénk. Újdonság Új adattípusok

Leírás Boolean: 16 biten (2 bájton) tárolt logikai igaz vagy hamis érték (True, False). Az igaz (True) értéket számmá alakítva –1-et, a hamis (False) értéket számmá alakítva 0-t kapunk. Byte: 8 biten (1 bájton) tárolt érték, amely 0-255 közötti lehet. Date: 8 bájton tárolt dátumérték a 100 és 9999 közé eső



Újdonság

Új események

Új függvény

Új metódusok

Új objektumok

17

Leírás években. Ezek az adattípusok először a Microsoft Access 95 programban jelentek meg. Initialize: Egy új objektum definícióját tartalmazó osztálymodul esetében ez az esemény akkor következik be, ha a New kulcsszó használatával vagy közvetett módon (például az osztálymodulban meghatározott metódus alkalmazásával) létrehozzuk az adott osztálymodul egy példányát. ItemAdded: Akkor következik be, ha egy hivatkozást a projekthez a Visual Basic segítségével adunk hozzá. ItemRemoved: Akkor következik be, ha egy hivatkozást eltávolítunk a projektből. Terminate: Akkor következik be, ha az adott osztály egy példányára vonatkozó összes hivatkozást töröljük a memóriából. A HyperlinkPart függvény Hiperhivatkozás (Hyperlink) adattípusú adatokról nyújt információt. Egy Hiperhivatkozás mező tartalma három részből állhat, a következő formátumban: megjelenítendő szöveg#cím#alcím. A Microsoft Office 8.0 objektumtárában található összesen 18 új metódus listájának megtekintéséhez nyissuk meg a Microsoft Office Visual Basic leírása témakört a Súgóban. Module objektum: Egy normál modulra vagy egy osztálymodulra hivatkozik. Modules gyűjtemény: Tartalmazza az összes olyan megnyitott normál modult és osztálymodult, amelyek egy Microsoft Access adatbázisban vannak. Page objektum: Egy egyedi oldalnak felel meg a karton vezérlőelemen. Pages gyűjtemény: Tartalmazza az összes olyan Page objektumot, amely egy karton vezérlőelemen található. Reference objektum: Egy másik alkalmazás vagy projekt típustárára vonatkozó hivatkozásra hivatkozik. Dr. Pétery Kristóf: Access 97 magyar nyelvű változat

18


Újdonság

Leírás References gyűjtemény: Olyan Reference objektumokat tartalmaz, amelyek az aktuálisan beállított hivatkozásokat jelölik. A gyűjteményben található Reference objektumok megegyeznek az Eszközök/Hivatkozások párbeszédpanelen található hivatkozások listájával. Új tulajA Microsoft Office 8.0 objektumtárában található összedonságok sen 36 új tulajdonság listájának megtekintéséhez nyissuk meg a Microsoft Office Visual Basic leírása témakört a Súgóban. Visual Ba- A makrók írásához, szerkesztéséhez a korábbinál több sic Editor fejlesztői eszköz áll rendelkezésre az új fejlesztői környezetben. Visual Ba- Az Access adatbázisok Visual Basic for Applications sic projek- projekteket tartalmazhatnak. Egy projekt összetevői kötek zé tartoznak az űrlapok, a programkód, az osztálymodulok, hivatkozások más Access dokumentumokra. Office űr- Egyéni párbeszédpaneleket készíthetünk a Visual Basic lapok szerkesztőben a vezérlőelemek segítségével. ActiveX További űrlapkészítési lehetőségeket biztosítanak az vezérlők ActiveX vezérlők, amelyeket az Office 97 képes kezelni. Adatbázis- Az adatelérési objektumok (Data Access Objects, DAO) ban tárolt tulajdonságai, metódusai és objektumai révén külső adatok adatbázisban tárolt adatokhoz is hozzáférhetünk. lehívása

A Microsoft Jet adatbázis-motor új változata A Microsoft Jet adatbázis-motor maga az adatbázis-kezelő rendszer, amellyel adatokat tárolhatunk felhasználói és rendszeradatbázisokban, és visszanyerhetünk azokból. A Microsoft Jet adatbázis-motor felfogható más adatelérési rendszerek, például a Microsoft Access és a Visual Basic adatkezelő összetevőjeként is.



19

Az adatbázis-motor 3.5 változata lehetővé teszi egy új rendszerleíró-beállítás (MaxLocksPerFile) segítségével a Novell NetWare vagy Windows NT alapú kiszolgálókhoz intézett nagy lekérdezések gyors befejezését egy művelet részleges jóváhagyatásának kényszerítésével. A rendszerleíró-beállítás új értéket a SetOption DAO metódus segítségével határozhatjuk meg. Ez az egyes rendszerleíró beállítások futásidőben történő felülírását teszi lehetővé. Gyorsabban futnak az ideiglenes lekérdezések. A nemegyenlő operátort (<>) tartalmazó lekérdezések sokkal gyorsabbak. A nagy lekérdezések gyorsabb futását az SQL adatmanipulációs nyelv (DML) műveleti viselkedésének javításával, új rendszerleíróbeállításokkal érték el. Ezek jóváhagyatják a műveleteket, ha a zárolás elér egy bizonyos küszöböt. Az új Jet adatbázis-motor módosításai az Access 1.x és 2.0-s verziói által tartalmazott Microsoft Jet verzióhoz képest: Javult az indexelt oszlopok többfelhasználós elérése, most többen olvashatják zárolási ütközéseket jelző üzenetek nélkül és frissítheti az indexelt oszlopokat. A Jet adatbázis-motor többszálú, azaz egyidejűleg több feldolgozási folyamat is zajlik. Alapértelmezés szerint egy szál előreolvasási műveleteket (most akár 64 kilobájt lemezterülettel, gyorsabban is), egy másik utólagos kiírási műveleteket végez, miközben egy harmadik a gyorsítótár karbantartását végzi. Javítottak az oldalzárolási módszeren, megnövelve annak valószínűségét, hogy az azonos táblából származó adatok szomszédos oldalakon tárolódnak. Ennek következtében fokozódtak a Jet adatbázis-motor előreolvasási képességei. Egy tábla törlése gyorsabb, mikor az SQL DROP utasítását vagy a predikátum nélküli DELETE utasítását alkalmazzuk. A törlő utasítást magukba foglaló műveletek gyorsabban futnak. A soronkénti törlés helyett egyszerre távolíthatjuk el egy oldal részeit. Az index struktúra – rendszeresen tömörített adatbázist esetében – csökkenti az indexek által igényelt helyet és a bonyolult indexek létrehozásához szükséges időt. Az adatbázis tömörítésekor az indexek teljesítmény szerint optimalizálódnak. Az indexelés most már olvasási zárolás nélkül megy végbe. Ez jelentősen növeli a teljesítményt, ha egy többfelhasználós adatbázisban egyszerre több felhasználó dolgozik ugyanazokkal az adatokkal. Dr. Pétery Kristóf: Access 97 magyar nyelvű változat

20


Implicit műveleteket építettek a Jet adatbázis-motorba, így kihasználhatjuk a kódban a tranzakciók fokozott sebességét a BeginTrans és CommitTrans metódusok használata nélkül is. Ha a teljes vezérlést szeretnénk megtartani az adatok lemezre írása fölött, akkor explicit tranzakciókat kell létrehoznunk a BeginTrans és CommitTrans metódusok segítségével. Az új sorrendezési mechanizmus javítja a rendezés sebességét. A dinamikusan beállított gyorsítótár indításkor foglalódik le a rendelkezésre álló rendszermemória mennyiségétől függően. A Microsoft Jet gyorsítótár a nemrég használt adatokat tartalmazza a teljesítmény javításának érdekében. Ezzel a korábban használt adatok gyorsabban elérhetők. A Jet adatbázis-motor támogatja a HTML fájlok, a Microsoft Excel 5.0-s, 7.0-s és 8.0-s fájlok, szövegfájlok, 3.0-s verziójú Lotus 1-2-3 táblázatok, Paradox 5.x, dBASE 5 és FoxPro 3.0 fájlok kezelését. A Microsoft Jet motor a Windows Rendszerleíró-adatbázisban konfigurálható. A korábbi változatok az inicializálási információkat az .ini állományokból vették.

Forráskód eltávolítása az alkalmazásból Tömöríthetjük az adatbázist, ha a Visual Basic kódot tartalmazó adatbázisokat MDE fájlként mentjük. Ekkor minden modul, szerkeszthető forráskód törlődik és a memóriaigény is csökken. A Visual Basic program továbbra is futni fog, de többé nem lehet létrehozni, megtekinteni vagy szerkeszteni (a kódot, az űrlapokat, jelentéseket és modulokat a Tervező nézetben), az adatbázis pedig a forráskód eltávolításának köszönhetően kisebb lesz. Az adatbázis MDE fájlként való mentése lehetetlenné az adatbázis VBA projektnevének megváltoztatását a Beállítások párbeszédpanelen, űrlapok, jelentések és modulok importálását és exportálását. Ezzel védhetjük az űrlapok, jelentések és modulok tervét. Táblák, lekérdezések, makrók ugyanakkor importálhatók és exportálhatók nem MDE adatbázisba.

Programozható eszköztár és menüsor Az Access 97 programban a gombokból és egyéb vezérlőelemekből álló eszköztárak és menük egy közös egységbe kerültek, így megDr. Pétery Kristóf: Access 97 magyar nyelvű változat


21

szűnt a köztük lévő különbség. A felhasználói felületen ezeket közös néven eszköztárnak, Visual Basicben gombsor nevezzük. Az eszköztárak a következő típusúak lehetnek: menüsor, eszköztár vagy előugró menü (helyi, kurzor-, legördülő vagy almenü). A gombsorok a Microsoft Office 8.0 objektumtárára hivatkoznak.

Részleges adatbázis másolatok A teljes adatbázis helyett elkészíthető csak a szükséges adatbázisrész másolata, benne a táblákkal, lekérdezésekkel, jelentésekkel, űrlapokkal, makrókkal és modulokkal. A kópiák egy kópiakészletet alkotnak, és szinkronizálhatók a készlet többi kópiájával. A kópiákban módosított többszörözött tábla változásai végbemennek a többi kópiában egyaránt. Ezekkel korlátozhatjuk az adatok hozzáférését, csökkenthetjük az adatátviteli hálózat leterhelését, kisebb méretű és így hatékonyabb adatbázisokat alakíthatunk ki.

A Modul ablak újdonságai A Szerkesztés menü újdonsága a 97-es verzióban a Mindet kijelöli parancs. Ennek segítségével kijelölhetjük az aktuális eljárásban az egész szöveget, illetve Teljes nézet módban a modul egész szövegét. A Szerkesztés/Ugrás8Következő paranccsal a legutóbbi Keresés paranccsal meghatározott karakterlánc következő előfordulását kereshetjük meg. A Visual Basic kód gépelése során a Szó kiegészítése paranccsal megjeleníthetjük függvények, metódusok, tulajdonságok nevét, amelyekre az aktuális szót ki lehet egészíteni. Ugyanerre szolgál a Ctrl+szóköz billentyűkombináció is. A Nézet menü újdonsága, hogy a Definíció parancs kulcsszavakkal működik. A Modul ablakban kiválasztott kulcsszó definícióját megnézhetjük az Objektumtallózóban. A kiválasztott eljárást definíciója a Modul ablakban látható. A Hibakeresés menü is újdonság a 97-es verzióban: az összes hibakeresési parancs ebbe az új menübe került, így a hibakeresés, nyomkövetés kényelmesebbé vált. Ebben a menüben található az Összes modul fordítása és mentése parancs, amellyel az összes Dr. Pétery Kristóf: Access 97 magyar nyelvű változat

22


modult le lehet fordítani, és fordított állapotban menteni lehet az aktuális adatbázisba. Ennek a parancsnak felel meg az ikon. A Hibakeresés/Rálépés parancs, illetve az F8 funkcióbillentyű vagy az ikon segítségével a Modul ablakban végigléptethetjük az aktuális eljárást, a kód futásának felfüggesztése nélkül. A Hibakeresés/Kilépés parancs, illetve a Ctrl+Shift+F8 billentyűkombináció vagy az ikon segítségével a kód futásának felfüggesztése alatt lehetőség van az aktuális eljárás hátralevő részének lefuttatására, majd visszatérni a korábbi kód következő sorára a hívásfában. Az Indítás menü újdonsága az Indítás/Folytatás parancs, illetve az F5 funkcióbillentyű vagy az ennek megfelelő ikon, amellyel az aktuális eljárást közvetlenül a Modul ablakból futtathatjuk, anélkül hogy be kellene írni az eljárás nevét a Hibakeresés ablakban. Az Eszközök menü Beállítások párbeszédpaneljének Modul lapján beállíthatjuk az Automatikus adatérték jelölőnégyzetet, ezzel leellenőrizhetjük egy változó vagy kifejezés értékét, miközben a kód futása fel van függesztve (lásd az 1-6. ábrát). Az egeret egy változóra vagy kifejezésre állítva megtudhatjuk annak aktuális értékét. Az Automatikus taglista választása esetén a Visual Basic for Applications kód írása közben a Microsoft Access segít az állítások kiegészítésében. Ha egy objektum nevét beírjuk, akkor listát kapunk olyan idevágó objektumokról, tulajdonságokról, metódusokról és állításokról, amelyek az adott objektum nevét követhetik. A kód aktuális sorába a listából választhatunk egy elemet. Az Automatikus gyorsinformáció jelölőnégyzet bekapcsolásával szintaktikai információkat jeleníthetünk meg a Modul ablakban. Amikor egy metódus vagy egy létező eljárás nevét írjuk be, egy tipp szintaktikai információt jelenít meg. A Fogd és vidd szövegszerkesztés jelölőnégyzet kiválasztása után áthúzhatunk kijelölt szöveget egy másik helyre a Modul ablakban. A Hibakeresés ablak mindig felül jelölőnégyzetet bekapcsolva a hibakeresés ablak mindig az összes nyitott ablak felett lesz az aktuális Microsoft Access munkamenet során.



23

A Folyamatjelző a margón jelölőnégyzettel a Modul ablakban a kódsor állapotának azonosítására különböző szimbólumokat mutató oszlopot kapcsolhatunk be. Különbséget tehetünk egy töréspont vagy egy könyvjelző kódsor között.

1-6. ábra Használhatjuk a helyi menü új Tulajdonságok/Metódusok listája ( ikon) parancsát és a Konstanslista ( ikon) parancsokat, amennyiben idevágó tulajdonságokról, metódusokról vagy állandókról kívánunk listát.

1-7. ábra


24


Alkalmazhatjuk a helyi menü új Gyors információ és Paraméteradatok parancsait, ha a kurzor aktuális helyére vonatkozóan szintaktikai vagy paraméter információt kívánunk megjeleníteni (lásd az 1-7. ábrát). Az Eszközök menü Beállítások párbeszédpaneljének Speciális lapján a Projektnév mezőben nevet rendelhetünk az aktuális projekthez, majd így hivatkozhatunk az adott Microsoft Access alkalmazásra (lásd az 1-8. ábrát).

1-8. ábra A Hibakezelés csoport Osztálymodulban megáll választókapcsolójával megállíthatjuk az osztálymodulban felmerülő kezeletlen hibákat. A Kezeletlen hibák esetén megáll választókapcsolóval megállíthatjuk a szabályos modulban felmerülő kezeletlen hibákat.



25

A Hibakeresés ablak újdonságai A Hibakeresés ablak a Nézet/Hibakeresés ablak paranccsal, az ikonnal vagy a Ctrl+G billentyűkombinációval jeleníthető meg.

1-9. ábra Újdonság, hogy a Hibakeresés ablakban a Helyi változók ablaktáblában a kód felfüggesztése mellett megjeleníthetjük a nevet, az aktuális értéket, az összes változó típusát és az objektumokat az aktuális eljárásban (lásd az 1-9. ábrát). A kód felfüggesztésére szolgáló töréspontokat a Hibakeresés menü Figyelés elhelyezése parancsával vagy az lyére.

ikonnal illesztjük be a kód kurzort tartalmazó he-


26


Az Objektumtallózó újdonságai Az objektumtallózó a Nézet/Objektumtallózó paranccsal, az F2 funkcióbillentyűvel vagy az

ikonnal jeleníthető meg. Újdonság a

97-es verzióban a Másolás vágólapra ikon, amellyel beszúrhatunk kódot a modul ablakban. Ehhez a metódust vagy tulajdonságot az Objektumtallózóban kiválasztjuk, majd rákattintunk a Másolás vágólapra ikonra, utána átkapcsolunk a Modul ablakra, és rákattintunk a Beillesztés gombra az eszköztáron (illetve kiadjuk a Szerkesztés menü Beillesztés parancsát, vagy megnyomjuk a Ctrl+V , Shift+Ins billentyűkombinációk egyikét).

1-10. ábra A Modulok/osztályok listában megjelent elem, amellyel a Tagok mezőben megjeleníthetjük az összes rendelkeVisszatérés és az zésre álló tagot (lásd az 1-10. ábrát). A Előre ikonokra kattintva előre és hátra bejárhatjuk a korábban az Objektumtallózóban látott elemeket. A Súgó ikonra kattintással a kijelölt objektumra, metódusra, tulajdonságra vagy eseményre jelenítjük meg a súgót. Dr. Pétery Kristóf: Access 97 magyar nyelvű változat


27

A Keresés ikon és az előtte Keresendő szöveg mező segítségével megkereshetünk egy kiválasztott típusú könyvtárat valamennyi osztályban, illetve tagban. A Definíció megjelenítése ikon megmutatja egy felhasználó által definiált Function vagy Sub eljárás definícióját az Objektumtallózóból.

Internet-kapcsolat, Web-lap készítése Az Internet kisebb-nagyobb helyi számítógépes hálózatok világméretű hálózata, amelyhez több millió üzleti, oktatási, kormányhivatali és magánszámítógép csatlakozik. Az Internet egy elektronikus városhoz hasonlítható, amelyben virtuális könyvtárak, bevásárlóutcák, irodák, múzeumok, kávézók stb. vannak. A programban lehetőséget biztosítottak arra, hogy objektumokhoz kereszthivatkozással (az Internet nyelvén hiperhivatkozással) más dokumentumokat kapcsoljunk, akár saját számítógépünkön, akár a hálózati meghajtókon, akár az Interneten.

1-11. ábra A Web eszköztár ikonjaival dokumentumokat nyithatunk meg és kereshetünk az Interneten (Weben) vagy vállalatunk belső, internetes eszközöket alkalmazó – Intranet – hálózatán. Az ikonokkal megnyithatunk HTTP (Hypertext Transfer Protocol), illetve FTP (File Transfer Protocol) fájlokat is. Az Access program Fájl menüjének Mentés Html formátumban parancsával az Interneten (.htm formátumban) közzétehetjük a létrehozott adatbázist, amelyet könnyűszerrel bővíthetünk más (akár eltérő típusú) dokumentumokra mutató hiperhivatkozásokkal is. Egy hiperhivatkozás egy Internet vagy intranet helyre ugorhat, vagyis Dr. Pétery Kristóf: Access 97 magyar nyelvű változat

28


egy saját vagy a hálón található más adatbázisban levő objektumra, illetve dokumentumra. Az Access új Hiperhivatkozás (Hyperlink) adattípusát alkalmazzuk a hiperhivatkozás-cím rögzítéséhez. Ilyen típusú táblamezőt hozunk létre, ha egy táblában a hiperhivatkozásokat adatokként szeretnénk tárolni. Az űrlapok és jelentések is tartalmazhatnak az Internet vagy intranet helyre ugrást elősegítő hiperhivatkozásokat. Ezeket háromféle vezérlőelemhez kapcsolhatjuk: a parancsgomb, a címke és a kép vezérlőelemhez, amelyeknek van egy Hiperhivatkozás (Hyperlink) tulajdonsága. Ez a vezérlőelem hiperhivatkozását jelölő Hyperlink objektummal tér vissza. Ha a Hiperhivatkozás-cím (HyperlinkAddress) tulajdonság Access adatbázisunk egyik űrlapjára mutat, akkor az űrlap megnyílik. Ha a Hiperhivatkozás-cím egy olyan dokumentumra mutat, amely egy hálózaton elérhető másik számítógépen helyezkedik el, akkor elindul a Microsoft Word és benne megnyílik a dokumentum. Ha a Hiperhivatkozás-cím egy World Wide Web címre hivatkozik, akkor a webböngészőnk (például a Microsoft Internet Explorer vagy a Netscape Navigator stb.) indul el és jeleníti meg a weblapot. A Fájl menü Mentés/Exportálás parancsával indítható Közzététel a Weben Varázsló segítségével Webalkalmazást hozhatunk létre. Ennek során adatlapokat, űrlapokat vagy jelentéseket exportálhatunk statikus vagy dinamikus HTML formátumban, számos HTML mintafájl segítségével; honlapot készíthetünk; a fájlok mindegyikét egy meghatározott könyvtárban webkiadványként tárolhatjuk, a fájlokat egy webkiszolgálóra másolhatjuk. Az exportálási beállításokat tartalmazó közzétételi profilt a későbbi használathoz elmenthetjük.

Munka más alkalmazásokkal Az adatbázison végrehajtott műveletek nyomon követhetők az Outlook Naplóban. Ezt akkor alkalmazzuk a nyomon követésre, amikor egy adatbázis meg volt nyitva vagy be volt zárva, vagy amikor egy objektumot kinyomtattunk. Egy Microsoft Access adatbázisból adatot importálhatunk az Outlookban lévő Névjegyalbum könyvtárunkba, illetve az Outlook adatokat is exportálhatjuk az adatbázisba. Dr. Pétery Kristóf: Access 97 magyar nyelvű változat


29

Munka mintaalkalmazásokkal A Program Files/Microsoft Office/Minta könyvtárban megtalálható Northwind mintaadatbázis áttekintésével elsajátíthatjuk a relációs adatbázisok kezelésének módszereit, megérthetjük, hogyan működnek együtt az adatbázis-objektumok az adatbevitel, tárolás, kezelés, valamint az adatok megjelenítése és kinyomtatása során. A mintaadatbázisban sok táblához, lekérdezéshez, űrlaphoz és jelentéshez megjeleníthető, hogy mi történik a háttérben, milyen folyamatok zajlanak.

1-12. ábra A Northwind mintaadatbázis célja, hogy a felhasználók minél egyszerűbben szerezhessenek gyakorlatot az adatok kezelésében. Az adatbázisban található adatbázis-objektumok (táblák, lekérdezések, űrlapok, jelentések, makrók és modulok) bemutatják az Access programban használható és a saját adatbázisokba is beépíthető Dr. Pétery Kristóf: Access 97 magyar nyelvű változat

30


különféle lehetőségeket (lásd az 1-12. ábrát). Példaképpen nézzük meg az adatbázisban lévő objektumok és az intraneten, valamint az Interneten lévő dokumentumok megnyitását. A Northwind mintaadatbázis Rendelések űrlapjáról A hónap termékeinek megjelenítése nyomógombbal a leárazott termékek listáját tartalmazó Microsoft Word dokumentumot nyithatjuk meg.

1-13. ábra

Eszköztár, menüsor és helyi menü használata és testreszabása A program új stílusú eszköztárakat, menüsorokat és helyi menüket tartalmaz, amelyeket könnyebb használni és egy párbeszédpanelből testre szabni. Ebben a programváltozatban egyetlen helyről, a Nézet/Eszköztárak/Testreszabás párbeszédpanelből tudunk menüsorokat, helyi menüket és eszköztárakat létrehozni vagy meglévő eleDr. Pétery Kristóf: Access 97 magyar nyelvű változat


31

meket módosítani. Az új stílusú eszköztár, menüsor és helyi menü nagyobb rugalmasságot biztosít számunkra, mivel jellemzőik egymás között cserélhetők. Kialakíthatunk olyan eszköztárat, amely csak gombokat, vagy csak menüket tartalmaz, de létrehozhatunk olyat is, ami gombokat és menüket is tartalmaz, kombinálhatjuk az eszköztár gombképét a menü parancsszövegével is. A beépített menüsorokon lévő parancsok legtöbbje mellett például már gombkép jelenik meg, így az eszköztár gombképei a nekik megfelelő parancsokkal társíthatók. Ugyancsak új az egyedi eszköztárak, menüsorok és helyi menük, vagy egyedi gombok és parancsok megjelenését és viselkedését befolyásoló tulajdonságok beállítása.

1-14. ábra A Testreszabás párbeszédpanelen és a Tulajdonságok nyomógombbal megjelenített Eszköztár tulajdonságai panelen a következő tulajdonságokat állíthatjuk be: • A sor nevét és típusát, valamint a sor rögzítési, elrejtési és megjelenési, testreszabási, átméretezési vagy áthelyezési képességét szabályozó eszköztár- és menüsor-tulajdonságokat (lásd az 1-14. ábrát). • Az eszköztár nevét, gombnév szöveget, hívóbetű-szöveget, végrehajtott műveletet vagy Visual Basic függvényt, stílust, Mi ez? stílusú Súgót és az elválasztó sor elhelyezését szabályozó gomb- és parancstulajdonságokat. Dr. Pétery Kristóf: Access 97 magyar nyelvű változat

32


Az új objektumok, tulajdonságok és más nyelvi elemek használatakor az eddigieknél nagyobb felügyelettel rendelkezünk az eszköztárak és menüsorok felett.

Adatokkal végzett munka A Microsoft Access 97 programja az adatokkal végzett munka egyszerűsítéséhez és a teljesítmény növeléséhez a következő új tulajdonságokkal rendelkezik: • A más táblából származó adatok egy Keresőmező listájában vagy kombinált listájában nem frissülnek automatikusan a másik tábla frissítésekor, ugyanis ez sok időt venne igénybe. Ehelyett a Keresőmező adatainak frissítését az F9 billentyű lenyomásával végezzük. • Megváltozott a rövidített alakú évet tartalmazó dátumok értelmezése. Az adatlapokban és szerkesztési vezérlőelemekben a program a rövidített alakú év formával megadott dátumban a XXI. századot most a következőképpen értelmezi. Dátumtartomány a rövidített Értelmezése évformából 00. 1. 1. és 29. 12. 31. között 2000. 1. 1. és 2029. 12. 31. között 30. 1. 1. és 99. 12. 31. között 1930. 1. 1. és 1999. 12. 31. Között •

A szinkronizálandó adatmennyiség csökkentése érdekében létrehozhatunk egy részleges kópiát. A teljes kópia rekordjainak egy részhalmazát szűrő használatával állítjuk elő. Az országos teljes adatbázist például Főkópiaként, a területi adatokat pedig részleges kópiaként tarthatjuk fenn. Ennek előnye a nagyobb adatbiztonság, a kisebb méretű adatbázis-kópiák, valamint a csökkenő hálózati adatforgalom mellett a kisebb távközlési költségek.

Munka szűrőkkel Az adatbevitel során – akár az űrlapos, akár a táblázatos formát alkalmazzuk – használhatjuk a bevitel közbeni szűrést. Az egér jobb Dr. Pétery Kristóf: Access 97 magyar nyelvű változat


33

gombjával kattintsunk egy űrlap- vagy adatlapmezőre, majd a helyi menün állítsuk be a szűrőfeltételt: • A Szűrés kijelöléssel parancs választásával az aktuális mező tartalma lesz a szűrőfeltétel, vagyis csak a mező tartalmának megfelelő mezőt tartalmazó rekordokat látunk, illetve viszünk be. • A Szűrés kizárással parancs választásával az aktuális mező, illetve azzal megegyező tartalmú rekordok rejtve maradnak. • A Szűrendő parancs választása után a parancsot követő mezőben megadott tartalmú rekordok jelennek csak meg. A mezőbe az adott mezőben keresett pontos értéket, vagy egy kifejezést írunk, amelynek eredményét feltételként akarjuk használni (lásd az 1-15. ábrát). • A beállított szűrőt a Szűrés/Rendezés törlése paranccsal távolítjuk el.

1-15. ábra

Nyomtatás és nyomtatási kép Az eszköztáron lévő Nézet gombbal gyorsabban válthatunk át az adatbázis-objektum más nézeteire. A másik nézetre történő átlépésre alkalmazhatjuk a Nézet menü parancsait is (

Tervező,

Űrlap, Adatlap nézet parancsok). A gomb használatakor a megfelelő nézetet a gomb jobb oldalán látható nyílra kattintás után választjuk ki. A Fájl/Nyomtatási kép paranccsal, illetve az ikonnal válthatunk a nyomtatási képet bemutató nézetre, amelyben az eszköztár Több oldal ikonjával kijelölhetjük a megtekinteni kívánt oldalak számát (lásd az 1-16. ábrát). Egyéb, előre beállított oldalszámokat a Nézet menüből Dr. Pétery Kristóf: Access 97 magyar nyelvű változat

34


választhatunk (Egy oldal, Két oldal, Négy oldal, Nyolc oldal és Tizenkét oldal parancsok).

1-16. ábra Ha rendelkezünk a Microsoft IntelliMouse eszközével vagy más kompatibilis mutatóval, akkor az aktuális oldalon belül a kerék gomb használatával mozoghatunk.

Az adatbázis-tervezés újdonságai Az adatbázis tervezésének és használatának megkönnyítésére és hatékonyabbá tételére használhatjuk az Eszközök/Adatbázis segédeszközök8Adatbázis tömörítése és az Adatbázis helyreállítása menüparancsokat az aktuális adatbázison. Az Adatbázis tömörítése parancs töredékmentesítve tárolja az adatbázist a lemezen. Ez a művelet javítja az adatbázis teljesítményét. Az Adatbázis helyreállítása parancs helyreállítja a sérült adatbázist. Ilyen sérülés keletkezhet például áramszünet esetén, Dr. Pétery Kristóf: Access 97 magyar nyelvű változat


35

vagy akkor, ha a számítógép hardverproblémát észlel az adatbázis használata közben.

Táblák létrehozása, testre szabása Megjelent a Hiperhivatkozás adattípus, amely egy hiperhivatkozás tárolására használható. A hiperhivatkozás a helyi merevlemezes egységen lévő fájl elérési útja, egy UNC elérési út vagy egy URL lehet. Ha az adatbázisban vagy az űrlapon egy hiperhivatkozási mezőre kattintunk, akkor a Microsoft Access a hivatkozott objektumra, dokumentumra, World Wide Web lapra vagy más célra ugrik.

Lekérdezések létrehozása A korábban csak az űrlapokon létezett Rekordhalmaz típusa (RecordSetType) tulajdonság most a lekérdezés tulajdonságlapján is elérhető, így a Pillanatfelvétel (amely gyorsabban futhat) típust is beleértve előírható a lekérdezés által visszaadott eredményhalmaz típusa. Az új FailOnError tulajdonság vezérli, hogy a hibák befejezzék-e az ODBC adatforrások kötegelt frissítő lekérdezését, és a kiszolgálón optimalizálják-e a lekérdezés teljesítményét. Az új MaxRecords tulajdonsággal meghatározhatjuk egy ODBC adatbázis lekérdezése által visszaadott rekordok maximális számát.

Űrlapok és jelentések létrehozása A Microsoft Access 97 új jellemzőivel gyorsabb és egyszerűbb a kitűnő megjelenésű űrlapok és jelentések készítése. Az eszközkészletben megtalálható új Karton vezérlőelemmel olyan párbeszédpanelt vagy jelentést hozhatunk létre, amely az információkat több különálló kartonra osztja (lásd az 1-17. ábrát). Szintén új az Access 97 programban a Diagram Varázsló, amely 20 különböző típusú diagram – például hengerdiagram, térhatású csődiagram és térhatású buborékdiagram – készítésére alkalmas eszköz (lásd az 1-18. ábrát).


36


1-17. ábra

1-18. ábra Legtöbbször ezzel hozzuk létre a diagramot. A használatához előzetesen telepítenünk kell a Microsoft Graph 97 programot, mert azt az Access az alapértelmezett Szokásos telepítésnél nem telepíti. Dr. Pétery Kristóf: Access 97 magyar nyelvű változat


37

A Diagram Varázsló a megadott adatok alapján határozza meg, hogy a mezők adatait egyetlen globális diagramként jelenítse-e meg, vagy megfelelőbb rekordhoz kötött diagramot készíteni, és a rekordok közötti lépések folyamán a diagram mindig csak az aktuális rekord adatait mutassa meg. Ha a Varázsló egyetlen globális diagramot készít, de rekordhoz kötöttre van szükség, a diagramot egy adott rekordhoz csatolhatjuk.

Újdonságok a makrók kezelésében A makró meghatározott feladatok ellátására létrehozott egy vagy több műveletet tartalmazó utasításkészlet. Ilyen feladat lehet például egy űrlap megnyitása vagy egy jelentés nyomtatása. A makrókkal automatikusan, illetve egy esemény bekövetkezése (például egy nyomógombra kattintás) után hajthatunk végre gyakran előforduló feladatokat. Az Eszközök/Makró8menüben az űrlap vagy jelentés Tervező nézetében megjelent új parancsok: Jellemző Makrók konvertálása Visual Basic kóddá Menü létrehozása makróból Eszköztár létrehozása makróból Helyi menü létrehozása makróból ParancsFuttatása művelet

Használata A makrókat Visual Basic for Applications eseményvezérelt eljárásokká vagy a Visual Basic kód használatával azonos műveleteket végrehajtó modulokká alakítja át. Microsoft Access 97–stílusú menüsort készít az Access program valamelyik előző verziójában létrehozott makrókból. Eszköztárat készít az Access program valamelyik előző verziójában létrehozott makrókból. Access 97–stílusú helyi menüt hoz létre az Access program valamelyik előző verziójában létrehozott makróból. Egy Access menüparancsot valósít meg a makróban.


38

A program környezete

IntelliMouse Az új IntelliMouse mutatóeszköz segítségével könnyebben mozoghatunk az adatlapon vagy űrlapon. Ez az egér egy új kereket is kapott, amellyel a gördítősáv használata nélkül is lapozhatunk vagy nagyíthatjuk, kicsinyíthetjük a nézetet.

A program környezete Környezeten mindazon eszközök összességét értjük, amelyek egy program használatát lehetővé teszik. Ezek alapvetően két részre oszthatók: a hardverre (mint a futtató gép és a perifériák együttese) és a szoftverre. E két csoport egyes részei már nem is választhatók szét. Mindenesetre a „vasat”, azaz a számítógépet a szoftver, vagyis a programok üzemeltetik, vezérlik és szabályozzák működését. Ebben a fejezetben a hardverkörnyezetet ismertetjük, a szoftverkörnyezetre és a kezelői felületre később, a program telepítésének leírása után térünk ki. Akkor már ugyanis a leírtakat követhetjük a számítógép képernyőjén, a program futtatása közben. A Windows 95 vagy a Windows NT 4.0 operációs rendszer a 386osnál régebbi típusú számítógépeken nem fut, tehát az ilyen operációs rendszereket, környezeteket megkövetelő Office for Windows 97 alkalmazásokhoz legalább ilyen gép kell. A számítógép típusát, összetételét alapvetően a Windows 95, illetve a Windows NT 4.0 operációs rendszer igénye szabja meg. Az alábbiakban ismertetjük az Access 97 program működtetéséhez éppen elégséges, illetve célszerűen megfelelő PC-összetételeket. Mindenképpen ajánlatos azonban a megfelelő méretű (legalább 16 Mbyte) RAM és a VGA képernyő. A program rengeteg funkciója meglehetősen nagy háttértár (legalább 54 Mbyte) igénnyel is jelentkezik.

A minimális (a fejlesztők szerint éppen elégséges) számítógép-összetétel: 486 DX processzor; 8 MB RAM (a Windows 95 használata mellett); Dr. Pétery Kristóf: Access 97 magyar nyelvű változat


39

16 MB RAM (a Windows NT Workstation használata mellett); 1.2 vagy 1.44 MB kapacitású floppy; 80 MB winchester; VGA mono monitor és vezérlőkártya; egér vagy más grafikus pozicionáló eszköz; bármilyen, a Windows 95 által támogatott hálózati kártya, ha a hálózatot, illetve az MS Mail, illetve az Outlook programot is szeretnénk használni; Windows 95 operációs rendszer, vagy Windows NT Workstation 3.51 Service Pack 5, illetve újabb változata, például a Windows NT Workstation 4.0. Megjegyezzük, hogy ezen a konfiguráción (a lassú processzor és a kevés memória miatt) az Office programjai rendkívül lassan működnek. Nagyobb adatbázisok készítéséhez ez az összeállítás nem javasolható. Minthogy ez a konfiguráció CD-meghajtót nem tartalmaz, így a telepítő programcsomag lemezeit külön kell megrendelni (az Office dobozában található lapon).

A célszerűen megfelelő számítógép-összetétel: 486 DX4 (inkább Pentium vagy annak megfelelő, például K6) processzor; 12 vagy 16 MB RAM (Windows NT Workstation esetén 16 MB); 1.2 vagy 1.44 MB kapacitású floppy; minimum 240 MB winchester; CD ROM, azaz CD olvasó; SVGA színes monitor és vezérlőkártya; Microsoft egér vagy azzal kompatíbilis grafikus mutatóeszköz; nyomtató a végeredmény megjelenítésére; bármilyen, a Windows 95 által támogatott gyorsabb hálózati kártya, ha a hálózatot, illetve az MS Mail programot is használnánk; Windows 95 vagy NT operációs rendszer (páneurópai vagy magyar változat). A telepítéshez szükséges szabad terület a merevlemezen: a Windows 95 minimum 10 Mbyte, a teljes telepítéshez 35 MB, ezen kívül swap terület (legalább 25 Mbyte), az Access 97 minimális helyigénye 13,5 MB, a teljes – minden szolgáltatást és mintaalkalmazást, súgót stb. tartalmazó – telepítéshez 54 MB szükséges. Dr. Pétery Kristóf: Access 97 magyar nyelvű változat

40


Korlátok és kiegészítések Az előbbi fejezetben ismertettük, milyen eszköz szükséges az Access 97 program számára. Itt bemutatunk egy ellenőrző listát, amelyen a felhasználó kikeresheti a saját eszközeit, és amelyből tanácsot kap eszközeinek bővítésére. Saját gépünk összetételét legegyszerűbben a Norton SD, illetve más hasonló, felderítő programmal állapíthatjuk meg. A kapott adatokat vessük össze táblázatunk bal oldali és középső oszlopával. A jobb oldali oszlopban olvashatjuk az adott helyzethez csatlakozó tanácsunkat, illetve figyelmeztetésünket arra nézve, hogy milyen korlátokkal fog találkozni a Windows 95, Windows NT 4.0 alkalmazása során (beleértve az Access for Windows 97 programot is). Eszköz Paraméter 286 Alaplap, processzor 386 SX

386 DX 40MHz

486

Pentium

Javaslat A Windows 95 nem futtatható. Mindenképpen új gépet kell beszerezni! A Windows 95 éppen elindul, de egyes bonyolultabb programrészek elviselhetetlenül lassúak lesznek. A Windows 95 kezdő alkalmazásához megfelel ez az alaplap. Több alkalmazás egyidejű futtatásakor, nagyobb dokumentumoknál a kis sebesség miatt még sokat fogunk bosszankodni. Megfelelő sebességű Windows 95 alkalmazáshoz ilyen gép kell, bizonyos funkciók csak ezen az alaplapon, illetve ennek fejlettebb változatain működnek. Professzionális alkalmazáshoz mindenképpen ilyen gép kell. Ezek ára jelentősen csökkent az utóbbi időben, ha sok és jól fizető munkánk van (vagy csak az időnk drága), ne sajnáljuk a pénzt rá. Használtan (garancia mellett is) már néhány tízezer forintért beszerezhető.



Eszköz Memória, RAM

Kommunikációs eszközök

41

Paraméter Javaslat 8 megabyte Legalább ennyi kell a használhatósághoz (a Windows NT 4.0 ekkor még nem indul el). Ha lehetőségünk van rá, akkor bővítsük. Ez általában 4 (8, 16, 32) MBos modulokban lehetséges, de a bővítés jelentősen megnöveli gépünk teljesítőképességét. E nélkül esetleg két nagyobb tárigényű alkalmazás (például a Word és az Excel) nem futtatható egyszerre. Szövegszerkesztéshez és táblázatkezeléshez elegendő, rajzoláshoz többre van szükség. Inkább azt tanácsoljuk, az Office 97-et ilyen környezetben ne kíséreljük meg futtatni. 16 megaEz az ideális, törekedjünk ennek vagy byte (MB) akár még nagyobb memóriakapacitásnak a beszerzésére. Az utóbbi időben jelentősen lecsökkent memóriaárak mellett ez már nem is olyan nehéz. I/O kártya A helyi sínes VLB, illetve a még jobb PCI buszos vezérlők sebessége sokkal megfelelőbb a Windows 95-ös munkákhoz. modem Segítségével kapcsolatba léphetünk távoli számítógépekkel, adatbázis-szolgáltatókkal, faxot küldhetünk (akár közvetlenül a Wordből) stb. hálózati A hálózatba kötött gépeken használhatkártya juk ki igazán a munkacsoportos alkalmazásokat, levelező rendszereket.


42


Eszköz Monitor és vezérlőkártya

Paraméter Hercules

Javaslat A legolcsóbb, gyors képváltást biztosít. A megfelelő minőségű képek előállításához inkább az alábbi megjelenítők javasolhatók. Monochrom Szerkesztéshez, egyszerűbb táblázatVGA, kezelő feladatokhoz megfelelő. Itt már SVGA megoldható, hogy a képernyőn ugyanazt lássuk, ami majd nyomtatásban megjelenik.1 Színes Egyes funkciók (például korrektúra, azaz VGA, változtatásjelző) alkalmazásához, illetve SVGA színes dokumentumok készítéséhez fontos. A megfelelő felbontás eléréséhez a monitorvezérlő kártyával szembeni elvárás a legalább 1 MB-os memória. Szerencsés esetben ez is PCI buszos. Ugyancsak kedvezőbb, ha monitorunk képátlója legalább 15”-os.

A dokumentumok, jelentések, adatbázis lekérdezések kinyomtatásához nyomtatóra van szükségünk. Az íráskép minősége szempontjából a tintasugaras nyomtató a lézeressel közel egyenértékű, sőt esetenként azt felül is múlja, azonban az előbbiek stabilitása és sebessége nem felel meg a professzionális alkalmazás igényének. Színes nyomtatáshoz egyelőre nincs olcsóbb megoldás a tintasugaras nyomtatóknál. Az elterjedt mátrixnyomtatók akkor alkalmazandók, ha az ütéses elven működő nyomtatás előnyét ki tudjuk használni. Ez mindmáig az átütő leporellópapírt használó többpéldányos nyomtatás területe. A leporellópapírokat erre a célra gyártják előrenyomtatott űrlapként is (például számla vagy egyéb bizonylat). A mátrixnyomtatók egyéb előnyökkel is rendelkeznek, mint az olcsóság, az alacsony fajlagos nyomtatási költség, megbízhatóság, némely típusnál a megerőltető hálózati igénybevételre alkalmasság. 1

Ezt a jelenséget nevezik WYSIWYG-nek, ami az angol „what you see is what you get” mondat összevonása.



43

Ezzel szemben általában zajosak és az írásminőségük sem felel meg minden célra. A nyomtató többletköltsége csökkenthető, ha irodánkban több szövegszerkesztő és más, a nyomtatót használó rendszer működik, mert ekkor célszerűen egy nyomtató több számítógépet szolgál ki. A professzionális konfigurációhoz lézernyomtató szükséges, ez jelenleg még általában drága eszköz (a megfelelő minőségű és teljes oldalra kiterjedő grafikák nyomtatásához ezek memóriáját is bővíteni kell).

A billentyűzet A program alkalmazható mind a 83 gombos (XT), mind a 101 gombos (AT) billentyűzettel. Az írógéphez hasonlatos billentyűzetrész a szöveg begépelésére, adatok bevitelére szolgál. A többi billentyűt a parancsok kiadására, illetve a kurzor2 (fénymutató) mozgatására, a táblázat cellái között és a cellatartalmon belül való közlekedésre használjuk. A parancsok kiadására két módszert alkalmazhatunk: a menüsorból a billentyűzettel vagy az egérkurzorral kiválasztjuk, majd az Enter, illetve az egér bal gombjának lenyomásával kezdeményezzük a parancs végrehajtását. Csak a billentyűzetet alkalmazva a képernyő második sorában álló menüsorba az Alt billentyűt lenyomva jutunk. Ezt követően a menüsor kiemelt (aláhúzott) karaktereinek egyikét lenyomva, vagy a kijelölőmezőt3 a ↑ vagy ↓ kurzormozgató billentyűkkel mozgatva 2 kurzor: grafikus karakter – általában vízszintes vagy függőleges villogó vonalka – amellyel a program jelzi a dokumentumban az aktuális pozíciót, a következő bebillentyűzendő karakter helyét. 3 kijelölőmező: a kurzormozgató billentyűkkel mozgatható inverz sáv, amellyel listákban, menükben megjelöljük azt a tételt, melyet az Enter billentyű lenyomásával választunk ki. Dr. Pétery Kristóf: Access 97 magyar nyelvű változat

44


egy újabb menüt gördíthetünk le, ahonnan a megfelelő parancs kiválasztása az eddig leírtakhoz hasonló módon történhet. A főmenü kiválasztásához a ←, → billentyűket, az almenük legördítéséhez és a menütételek kiválasztásához a ↑, → billentyűket használjuk. A kijelölt parancs végrehajtását az Enter gomb lenyomásával indítjuk. Ha a legördült menüben valamely parancs nincs kiemelve (halvány színnel jelenik meg), akkor az az adott helyzetben nem alkalmazható (például űrlap nem nagyítható, részlete sem jelölhető ki, ha nincs elrejtett ablak, akkor nem lehet felfedni stb.). Ha nem akarjuk a kiválasztott parancsot indítani, akkor az Esc billentyűt nyomjuk le. A legördülő menü4 parancsai mellett egyes helyeken billentyűzetkódok figyelhetők meg (gyorsbillentyűk). Az adatbázis szerkesztése közben ezeket a gombokat (billentyűkombinációkat) lenyomva az adott parancs azonnal végrehajtásra kerül. A billentyűzettel a Windows 95 alatt is vezérelhetjük a programokat, bár sokszor kényelmetlenebbül, mint a parancsok egeres megfelelőivel. Néha előfordul, hogy egyes műveletek elvégzése könynyebb lesz egyetlen billentyűkombináció (több billentyű egyszerre történő) leütésével, mintha az egeret használnánk. Néhány parancsot az egér és a billentyűzet együttes használatával tudunk kiadni. A billentyűkombinációkat a felsorolt billentyűk együttes megnyomásával vihetjük be. Például a Ctrl és az X billentyű együttes kivágjuk a kijelölt rekordot, amely a vágólapra kerül. Az ilyen, együttes billentyűlenyomásokat, azaz billentyűkombinációkat a könyvben együttes keretben jelöljük, például: Ctrl+X. A szöveg és számok, vagyis az adatok bevitele csak a billentyűzet segítségével oldható meg. A betűk bevitelére szolgál a billentyűzet központi része, az úgynevezett írógép-billentyűzet. E billentyűzetrésznek színe általában világosabb. A magyar írógéphez szokott felhasználóknak ügyelni kell arra, hogy az angol klaviatúrán nemcsak az ékezetes betűk vannak más helyen, hanem az Y és a Z betű is fel van cserélve. A kezdőknek, illetve írógéphez szokott fel4 legördülő menü: olyan, a parancsok listáját tartalmazó menü, amely a menü nevére kattintás vagy kurzormozgató billentyűs kiválasztás után gördül le, azaz megjeleníti a menü többi részét. Dr. Pétery Kristóf: Access 97 magyar nyelvű változat


45

használóknak nehéz megszokni esetleg azt is, hogy a számítógépen nem szabad l (l) betűt írni a 2-es szám helyett, sem pedig O betűt (o) a 0 (nulla) helyett. A különböző nemzeti jellegzetességeket tartalmazó karakterekhez speciális billentyűzet-beállítás tartozik. A Windows Start menüjének Beállítások/ (vagy Sajátgép/) Vezérlőpult/Billentyűzet programjával állíthatjuk be az elsődleges (például a magyar) és a másodlagos (például az amerikai) billentyűzet-elrendezést, valamint a köztük átkapcsolást lehetővé tevő billentyűkombinációt. Az írógép-billentyűzeten is bevihetünk számokat. Erre a célra azonban (különösen, ha sok számot kell bevinnünk) célszerűbb a billentyűzet jobb oldalán található, számológép-kiosztású billentyűcsoportot, a numerikus billentyűket használni. Ha a Num Lock rögzülő váltóbillentyű nincs benyomva, akkor a numerikus billentyűzet a kurzor mozgatására használható, a rajtuk olvasható nyilak és feliratok szerint. Ellenkező esetben, a Num Lock lenyomott állapotában vihetjük be a számokat. A billentyűzet eddig nem említett részei vezérlőfunkciókat töltenek be. A numerikus billentyűzetrész másik feladata a különleges karakterek bevitele (lásd alább). Az Alt, Ctrl, Shift billentyűk önmagukban (saját) funkció nélküli váltóbillentyűk, amelyekből 2-2 darab áll rendelkezésre, ezeket mindig valamely más billentyűvel együtt kell használni. Például a Shift billentyű és valamely kurzormozgató billentyű együttes lenyomása az adott irányban kijelöli a szöveget (a szerkesztett adatbázis mező részletét), rekordot (adattábla sorát) vagy objektumot. A Shift billentyű lenyomásával válthatunk az írógépbillentyűzeten található betűk kis (kurrens) és nagy (verzál) változata között. Ha a Caps Lock 5 rögzülő váltóbillentyű – más szóval állapotbillentyű – nincs lenyomva, akkor a betűbillentyűt magában lenyomva kisbetűt kapunk, a Shift billentyű lenyomásával együtt, nagyot. Tehát e tekintetben a Shift billentyű szerepe megfelel az író5

CapsLock: Az írógépen a váltórögzítőnek van hasonló szerepe. Dr. Pétery Kristóf: Access 97 magyar nyelvű változat

46


gép betűváltójának. Az Alt billentyű menüparancs-kiválasztó szerepét korábban ismertettük. Másik feladata a különleges karakterek beillesztésének segítése. Ilyen (például ékezetes stb.) karakterek beviteléhez az Alt billentyűt lenyomva kell tartanunk, miközben a numerikus billentyűzeten beütjük egy karakter kódját (a kódtáblázatok megtalálhatók például a nyomtatók kézikönyvében). Ezzel a módszerrel olyan betűket szúrhatunk a szövegbe, melyek a billentyűzeten nem szerepelnek. Egyes karakterek bevihetők a jobb oldali Alt billentyű nyomva tartása mellett az írógép-billentyűzetről is (például magyar billentyűzetkiosztásra kapcsolva az Alt+á billentyűkombinációval a ß betűt, az Alt+q billentyűkombinációval a \ jelet adhatjuk meg – ami az elérési utak megadásánál játszik fontos szerepet). A kurzor mozgatásának egeres módszeréről már tettünk említést, később részletezzük. A Windows és az Office programjai – meglehetősen kényelmetlenül – egér nélkül is működtethetők, ekkor a billentyűzettel kell mozgatnunk a kurzort. A kurzormozgató billentyűk a billentyűzet ←, ↑, →, ↓, valamint Home, End , PgUp, PgDn billentyűi, illetve ezeknek a Ctrl billentyűvel együtt lenyomott kombinációi. A Delete billentyű a kurzor után álló betűt vagy a kijelölt szövegrészt, adatbázis rekordot törli. A Backspace billentyű az írógépbillentyűzet jobb felső sarkában található, felirata rendszerint Í. Ez a billentyű a kurzor előtt álló betűk vagy kijelölt szövegrészek törlésére szolgál. Az Esc billentyű a menük, párbeszédpanelek parancsainak végrehajtása elől „menekülő” (Escape) gomb. Bárhol is vagyunk az adott programban, az Esc billentyű egyszeri vagy többszöri megnyomásával visszatérhetünk az utoljára elmentett munkaképernyőhöz. Funkciója megfelel a párbeszédpaneleken alkalmazott Mégse nyomógombnak. A Caps Lock és a Num Lock állapotbillentyűk, vagy kapcsolók. A Caps Lock lenyomását követően begépelt szöveg nagybetűs lesz. Kisbetűt ekkor a Shift billentyű lenyomásával, kombinációként Dr. Pétery Kristóf: Access 97 magyar nyelvű változat


47

kell bevinni. A Caps Lock újbóli megnyomásával az eredeti állapotot állítjuk vissza. Az Enter billentyű a számítógép és programok kezelésében nélkülözhetetlen. Ez a legnagyobb billentyű. Felirata több billentyűzeten: ↵. Megtalálható a numerikus billentyűzetrész jobb alsó sarkán is. Szövegbevitel során megfelel az írógépek „kocsivisszasoremelés” billentyűjének, emellett a parancsok végrehajtásának engedélyezésére szolgál (hasonlóan a párbeszédpanelek OK nyomógombjához vagy az egeres kattintáshoz).

Az egér Az egér egy grafikus pontkijelölő eszköz, amellyel könnyen mozoghatunk az adatbázis tartalma és a parancsok (menütételek) között. A szöveges (azaz szerkesztő-) kurzor pozicionálása az egér (egérkurzor) mozgatásával, majd az egér bal gombjának lenyomásával történik, ezt a továbbiakban kattintásnak nevezzük. Az egérrel kiválasztott parancsok így is indíthatók. Egér helyett alkalmazhatunk más grafikus pozícionáló eszközt, például fényceruzát, pozicionáló gömböt (trackballt – úgynevezett „hanyattegeret”), digitalizáló tábla szálkeresztjét (lásd az 1-19. ábrát). Ez utóbbi eszközöket általában lehet egérként installálni. A továbbiakban az egér használatát tételezzük fel. Említettük már a kettős kattintást, azaz a bal egérgomb kétszeri, gyors egymásutánban történő lenyomását. Ezzel a kijelölt objektumot vagy funkciót általában nemcsak kiválasztjuk, hanem el is indítjuk az objektumot – például rajzot – létrehozó programot, illetve a parancs végrehajtását. Ikonokhoz rendelt parancsok végrehajtásának indításához elegendő az egyszeres kattintás is, egyébként az egyszeri gombnyomás kijelöli a feladatot, a kettős kattintás pedig végrehajtja azt. Ha a kiválasztott parancsot mégsem akarjuk indítani, akkor kattintsunk az egérrel a menün kívüli területre. Az egérrel ugyanakkor ikonokat, esetleg kijelölt szövegrészeket és objektumokat tudunk mozgatni az egyik helyről a másikra. Az ikonokat tartalmazó eszköztárat úgy mozgathatjuk például az egérrel, hogy az eszköztár ikonokat nem tartalmazó részére mutatunk, Dr. Pétery Kristóf: Access 97 magyar nyelvű változat

48


lenyomjuk a bal egérgombot (ezzel „megragadjuk” az ikont), majd az egér mozgatásával kiválasztjuk új helyét. A mozgatás közben folyamatosan nyomva tartott bal egérgomb felengedésével szüntetjük meg a vonszolást.

1-19. ábra Az egérkurzor munkánk során a tevékenységnek megfelelő módon, jellegzetesen változtatja alakját. Ezzel jelzi a végrehajtható funkciót is. A homokóra alakú egérkurzor a várakozást jelenti, ekkor a program hosszabb folyamaton dolgozik, várnunk kell a további parancsok kiadásával. A Windows alá is fejlesztettek sok egyéb (például animált) kurzortípust, ezek más-más módon jelzik a várakozó állapotot. A Windows szabvány kurzortípusai: Kurzor Kurzor neve, megjelenés helye (alkalmazás leírása) Normál kijelölés: ez jelenik meg a menü és ikonparancsok, listaelemek kiválasztásakor, gördítősáv alkalmazásakor. Súgó kijelölés: akkor jelenik meg, ha a Súgó ikonjára kattintunk, illetve kiadjuk a Súgó/Mi ez? parancsot. Ha ezzel rákattintunk egy képernyőelemre, akkor leírást kapunk az adott elemről, menüparancsról. Munka a háttérben: várakozás. Ha ez az ikon látszik, nem adhatunk ki más parancsot (például az állományok keresése közben). Foglalt: a program egy hosszabban tartó műveleten dolgozik. Ha ez az ikon látszik, nem adhatunk ki más parancsot. Szövegkijelölés: az Access táblázatok szerkesztőterületén, illetve szövegbeviteli mezőiben ilyen az egérkurzor alakja. Ezt (és a bal egérgombos kattintást) használva jelöljük ki a szöveges kurzor új helyét. Dr. Pétery Kristóf: Access 97 magyar nyelvű változat


49

Kurzor Kurzor neve, megjelenés helye (alkalmazás leírása) Nem érhető el: ez akkor jelenik meg, ha az adott helyzetben valamely parancs nem érhető el (inkább a Windows 95-re jellemző). Függőleges átméretezés: a kijelölt objektum vízszintes szélein középen elhelyezkedő fogópontok áthelyezésekor (átméretezésekor) jelenik meg. Vízszintes átméretezés: a kijelölt objektum függőleges szélein középen elhelyezkedő fogópontok áthelyezésekor (átméretezésekor) jelenik meg. Átlós átméretezés 1: a kijelölt objektum sarkain elhelyezkedő fogópontok áthelyezésekor (az objektum átméretezésekor) jelenik meg. Ezzel egyszerre módosítjuk az objektum függőleges és vízszintes méretét. Átlós átméretezés 2: a kijelölt objektum sarkain elhelyezkedő fogópontok áthelyezésekor (az objektum átméretezésekor) jelenik meg. Ezzel egyszerre módosítjuk az objektum függőleges és vízszintes méretét Áthelyezés: a kijelölt objektum belsejébe mutatva jelenik meg. Ha megjelent, akkor lenyomhatjuk a bal egérgombot, amelyet folyamatosan nyomva tartva az objektumot (például keretet) új helyre mozgathatjuk. Oszlopkijelölés: a tábla egy oszlop (adatbázis-mező) azonosítója fölé mozgatva az egérkurzort, az felveszi ezt a formát. Ha ekkor kattintunk az egér bal gombjával, kijelöljük a teljes oszlopot. Sorkijelölés: a tábla egy sora (adatbázis rekord) elé mozgatva az egérkurzort, az felveszi ezt a formát. Ha ekkor kattintunk az egér bal gombjával, kijelöljük a teljes sort. Az egér (kattintások, sebesség) és az egérkurzor (forma) beállításának változtatására is lehetőségünk van a Windows 95-ben, illetve a Windows NT 4.0-ban. A beállításokat a magyar nyelvű Windows esetében a Start menü vagy a Sajátgép programcsoport Beállítások/Vezérlőpult/Egérkezelés programjával végezzük el. Dr. Pétery Kristóf: Access 97 magyar nyelvű változat

50

Az ACCESS 97 jellemző adatai

Az ACCESS 97 jellemző adatai A program környezetének, a felhasznált erőforrások számítógépi, perifériális és szoftverelemeinek ismertetése előtt néhány jellemző adat a program képességeiről, a környezet korlátairól, amely magyarázza jelentős memóriaigényét is:

A munkakörnyezet jellemzői Eredeti eszközsávok száma Eredeti nyomógombok száma Felhasználó által definiált eszközsávok száma

22 339 memóriától függ

Az adatbázis jellemzői Jellemző Adatbázisfájl (.mdb) mérete

Legfeljebb 1 gigabájt. A más fájlokban kapcsolt táblák révén azonban teljes mérete csak a rendelkezésre álló tárkapacitástól függ. Egy adatbázis objektumainak száma 32 768 Modulok száma 1024 Egy objektumban levő karakterek száma 64 Jelszó hossza (karakterek száma) 14 Egy felhasználói vagy csoportnév karak- 20 tereinek száma Párhuzamos felhasználók száma 255

A tábla jellemzői Jellemző Táblanév hossza (karakterek száma) Mezőnév hossza (karakterek száma)

Legfeljebb 64 64



51

Táblában levő mezők száma Megnyitott táblák száma

255 1024. Valójában ennél kevesebb is lehet az Access által nyitott belső táblák miatt. Tábla mérete 1 gigabájt Beviteli mező hossza (karakterek száma) 255 Feljegyzés mező hossza (karakterek 65 535, ha az adatokat a száma) felhasználói felületen keresztül visszük be, illetve 1 gigabájt, ha programmal. OLE objektum típusú mező mérete 1 gigabájt Táblában levő indexek száma 32 Egy összetett indexet alkotó mezők 10 száma Érvényesítési üzenet hossza (karakter255 ben) Érvényességi szabály hossza (karakter- 2048 ben) Tábla vagy mező leírásának hossza (ka- 255 rakterek száma) Egy rekordban levő karakterek száma 2000 (nem számítva a Feljegyzés és az OLE objektum típusú mezőket) Mezőtulajdonság beállítás karaktereinek 255 száma

A lekérdezés jellemzői Jellemző Kényszerített kapcsolatok száma Egy lekérdezésben levő táblák száma Egy rekordkészletben levő mezők száma Rekordkészlet mérete

Legfeljebb táblánként 32 32 255 1 gigabájt


52

Az ACCESS 97 jellemző adatai

Rendezési korlát

255 karakter egy vagy több mezőben Egymásba ágyazott lekérdezések száma 50 Egy, a lekérdezés tervezőrácsában levő 1024 cella karaktereinek száma Paraméteres lekérdezésben a paraméter 255 hossza (karakterek száma) WHERE vagy HAVING záradékban levő 40 AND operátorok száma Egy SQL utasítás hossza (karakterek megközelítőleg 64 000 száma)

Űrlapok és jelentések jellemzői Jellemző Címke hossza (karakterek száma) Egy beviteli mezőben levő karakterek száma Űrlap vagy jelentés szélessége Szakasz magassága A szakaszok együttes magassága plusz a szakaszfejek (Tervezési nézetben) Egymásba ágyazott űrlapok vagy jelentések szintjeinek száma Mezők vagy kifejezések száma, amelyek alapján egy jelentésben rendezni vagy csoportosítani lehet Fejlécek és láblécek száma egy jelentésben

Legfeljebb 2048 65 535 55,87 cm 55,87 cm 508 cm 3 10 1 jelentésfej/-láb; 1 lap fejléc/lábléc; 10 csoportfej/-láb 65 536

Egy jelentésben kinyomtatott lapok száma Egy űrlaphoz vagy jelentéshez adható 754 vezérlőelemek és szakaszok száma a teljes élettartam során


Dr. Pétery Kristóf: Access 97 magyar nyelvű változat

Recommend Documents