BAB IV Pengenalan Program Microsoft Access 97

Panduan Praktikum Komputer

Pengenalan Program Microsoft Access

BAB IV Pengenalan Program Microsoft Access 97 Database adalah kumpulan informasi berkenaan dengan suatu subyek atau tujuan tertentu seperti menelusuri alamat mahasiswa, atau mengelola kumpulan barang pada suatu toko. Jika anda tidak menyimpan database ke dalam komputer, maka pencarian informasi tersebut akan menjadi suatu pekerjaan yang berat. A. Menjalankan Microsoft Access Cara yang paling umum dipergunakan untuk menjalankan Microsoft Access adalah melalui menu Start. Langkahnya adalah klik menu Start – Program – Microsoft Office – Microsoft Access seperti tampak pada gambar di bawah ini :

Gambar 1 : Menjalankan Microsoft Access dari menu Start.

Laboratorium Manajemen

142



B. Membuat Database Baru. Dari tampilan awal Microsoft Access tampak kotak dialog dengan pilihan (Blank Database, Database Wizard, dan Open an Existing Database). Dari ketiga pilihan tersebut kita dapat membuat file database baru maupun membuka file yang sudah ada. Blank Database dipergunakan untuk membuat database baru tanpa menggunakan wizard. Database Wizard dipergunakan untuk membuat database melalui menu wizard. Open an Existing Database dipergunakan untuk membuka database yang sudah ada di dalam penyimpanan data (harddisk, disktet, dll) Jika Microsoft Access sudah dalam kondisi terbuka, maka kita dapat membuat database baru dengan langkahlangkah sebagai berikut :

1. Klik File – New atau tekan CtrlN. 2. Klik icon Blank Database kemudian Klik OK, kemudian muncul windows File New Database. 3. Pada kotak Save in pilihlah folder yang menunjukkan tempat file database akan disimpan. Kemudian ketikkan nama file pada kotak File name , kemudian klik button


143



Create, maka akan muncul windows berikut :

Gambar 2 : Windows Database

Dari gambar di atas terlihat bahwa Microsoft Access memiliki 6 tab control yang berisi 6 database object, yaitu Tables, Queries, Forms, Reports, Macros, Modules. Selain itu juga terlihat ada 3 button, yaitu Open / Preview / Run , Design, New. Tab control tersebut berfungsi untuk mengelompokkan aktivitas yang dijalankan di Microsoft Access. Dan pada bagian atas terlihat deretan pulldown menu dan icon. Adapun fungsi keenam Database Object sebagai berikut : a. Tables Tabel merupakan data dasar dari sebuah database. b. Queries Queries dapat dipergunakan untuk melihat, merubah, dan menganalisis data dengan cara yang berbeda dengan tables. Queries juga merupakan sumber data untuk pembuatan Forms atau Reports. c. Forms Forms dapat dipergunakan untuk berbagai keperluan. Form dapat berfungsi sebagai : · Lembar pemasukan data untuk mengisi data pada tables. · Form switchboard yang dipergunakan untuk membuka form atau report lainnya. · Membuat kotak dialog untuk menerima masukan data dari pemakai dan kemudian dipergunakan untuk melakukan aksi berdasarkan masukan data tersebut. d. Reports Merupakan cara yang efektif untuk menampilkan data dalam format cetakan. Sebab anda memiliki kendali atas pengaturan ukuran dan segala tampilan pada reports. e. Macros Macro adalah gabungan dari satu atau lebih aksi dimana setiap tampilan merupakan operasi tersendiri, seperti membuka form, menjalankan query, mencetak laproan, dst. Laboratorium Manajemen

144



Makro dipergunakan untuk mengotomatiskan serangkaian perintah. Makro dapat dijalankan ketika pemakai mengklik suatu command button. f. Modules Modul berisi kumpulan seluruh standart modules yang terbuka dan class modules dalam suatu database Microsoft Access.

Button berfungsi sebagai berikut : a. Button Open merupakan button untuk membuka Tabel, Query, atau Form. b. Button Preview merupakan button untuk melihat laporan dalam mode cetakan c. Button Run merupakan button untuk menjalankan Makro atau Modul d. Button Design merupakan button untuk membuka Table, Query, Form, Laporan, Makro, atau Modul dalam mode rancangan. e. Button New merupakan button untuk membuat Table, Query, Form, Laporan, Makro, atau Modul

Print Save Open Spelling Format Painter Previe New Paste Analyze w

Cut

Undo Copy

Code Detail List

Large Icon

OfficeLink

Small Icon

New Object

Propertie s

Office Assistant Relationship

Adapun Icon database memiliki fungsi seperti tampak pada gambar di bawah ini: Gambar 3 : Icon Database


145



C. Membuat Tabel Tabel adalah kumpulan data tentang topik tertentu, misal kumpulan data tentang barang yang dijual suatu toko.

Langkahlangkah untuk membuat tabel adalah sebagai berikut : a. Letakkan kursor pada tab control tabel – klik button New. Kemudian akan tampak dialog pilihan (Datasheet View, Design View, Tabel Wizard, Import Table, dan Link Table). Datasheet View = membuat tabel baru dengan jalan mengisi data terlebih dahulu dalam mode datasheet Design View

= membuat tabel dengan mengisi nama field, jenis data, lebar filed, dan keterangan filed.

Tabel Wizard

= membuat tabel dengan dipandu per langkah oleh Microsoft Access.

Import Table

= Wizard ini mengimport tabel dan object dari file eksternal ke dalam database yang sedang aktif. Microsoft Access, dBase, Microsoft Excel, Microsoft Fox Pro, file HTML, file Text, dan file ODBC.

Link Table

= membuat link (hubungan) data dari Microsoft Access, dBase, Microsoft Excel, Microsoft Fox Pro, file HTML, file Text, dan file ODBC.

b. Membuat tabel melalui Design View. 1. Klik tulisan Design View kemudian klik button Ok atau Klik dua kali pada tulisan Design View. 2. Kemudian kita diminta mengisi nama field pada kolom Field Name. 3. Setelah nama filed diketik akan muncul jenis data (Data Type) text sebagai default nya. Jenis data ini dapat dita ganti dengan memilih jenis data melalui combo box. Adapun jenis data yang tersedia adalah : Jenis Data Text Laboratorium Manajemen

Keterangan

Lebar 0 – 255 146


Memo Number


255 Byte

Berisi nilai antara 0 s/d 255

Integer

Berisi nilai antara – 32.768 s/d 32.767

Long Integer

Berisi nilai antara –2,147,483,648 s/d 2,147,483,647

Single

Berisi nilai antara –3.402823E38 s/d – 1.401298E–45 untuk nilai negatif, dan antara 1.401298E–45 s/d 3.402823E38 untuk nilai positif.

Double

Berisi nilai antara – 1.79769313486231E308 s/d – 4.94065645841247E–324 untuk nilai negatif, dan antara 4.94065645841247E– 324 s/d 1.79769313486231E308 untuk nilai positif

Date/Time

Data Jam/tanggal

Currency

Data mata uang

Autonumber

Penomoran otomatis

Yes/No OLE Object

Data gambar

Hyperlink

Data hyperlink

4. Setiap field data diatur lebar data, format, batasan nilai yang valid, index, dsb pada kotak properties dibawah. 5. Deskripsi atau keterangan data sebaiknya diisi untuk menjelaskan field tersebut berisi data tentang apa ! c. Mengimport Tabel 1. Klik New – Import Table. Kemudian tampil kotak dialog. 2. Pilih jenis data yang akan diimport. Laboratorium Manajemen

147



3. Pilih driver tempat data yang akan diimport berada. 4. Pilih folder tempat data yang akan diimport berada. 5. Pilih nama file yang akan diimport. 6. Klik button Import d. Membuat link Tabel 1. Klik New – Link Table. Kemudian tampil kotak dialog. 2. Pilih jenis data yang akan digabungkan. 3. Pilih driver tempat data yang akan digabungkan berada. 4. Pilih folder tempat data yang akan digabungkan berada. 5. Pilih nama file yang akan digabungkan 6. Klik button Link D. Membuat Query Langkah : 1. Klik New, maka akan muncul dialog yang berisi pilihan jenis query, yaitu : Jenis Query

Keterangan

Design View

Membuat query tanpa menggunakan wizard

Simple Query Wizard

Wizard ini membuat suatu query dari field yang kita pilih.

Crosstab Query Wizard

Wizard ini membuat query berbentuk crosstab yang menampilkan data dalam bentuk seperti spreadsheet

Find Duplicate Query

Wizard ini membuat suatu query yang menemukan

Wizard

record yang memiliki nilai sama dalam sutau tabel atau query

Find Unmatched Query

Wizard ini membuat suatu query yang menemukan

Wizard

record (baris) dalam satu tabel yang tidak berhubungan dengan record pada tabel lain.

2. Membuat query dengan Design View Laboratorium Manajemen

148



a. Klik New – Design View, maka akan muncul dua kotak, yaitu kota Select Query, dan kotak Show Table. b. Kota Select Query dipergunakan untuk mengatur query, sedangkan kotak Show Table berisi Tabel dan Query yang akan kita pilih. c. Pilihlah Tabel dan / atau Query yang akan ditampilkan fieldnya. d. Buatlah relasi antar Table. Relasi dalam query terdiri dari tiga jenis, yaitu : Ä One to One (1 1) ; artinya bahwa setiap baris data pada tabel pertama dihubungkan hanya ke satu baris data pada tabel kedua. Membuat hubungan ini ibarat menyambung dua potongan pipa menjadi satu. Ä One to Many (1 ¥ ); artinya Baris data dari tabel pertama dapat dihubungkanke satu barus atau lebih data pada tabel ke dua. Membuat hubungan ini ibarat sebuat pipa disambung dengan dua pipa atau lebih. Ä Many to Many (¥ ¥); artinya Satu baris data atau lebih dari tabel pertama bisa dihubungkan ke satu baris data atau lebih pada tabel kedua. Hubungan seperti ini dibaratkan pengabungan dua pencabangan atau lebih. e. Pilihlah field yang akan ditampilkan dengan cara clickdrag atau klik dua kali pada field yang ingin ditampilkan. f. Kemudian kita dapat mengatur susunan field melalui pilihan sorting Ascending atau Descending. g. Di bawah nya, kita dapat mengatur field yang dipilih tersebut ditampilkan atau tidak dengan cara klik check box . h. Yang terakhir kita dapat memberikan kriteria yang dapat memfilter data sesuai yang kita inginkan. i. Kemudian klik tanda silang (X) dan kita diminta mengisi nama query.


149



E. Membuat Form

Form adalah windows yang menampilkan record dalam bentuk yang lebih mudah dimengerti oleh pemakai. Record dapat lebih mudah dimengerti dengan adanya control yang ditambahkan pada form. Oleh karena itu, form berfungsi sebagai penghubung antara database dengan pemakainya. Kita dapat membuat form melalui beberapa cara berikut : Jenis Form Form View

Keterangan Merancang form tanpa menggunakan wizard, melainkan menggunakan toolbox.

Form Wizard

Merancang Form menggunakan wizard, dengan pilihanpilihan per langkah diserahkan kepada pemakai.

AutoForm: Columnar

Merancang form berbentuk kolom (field record ditampilkan berjajar ke bawah) dengan menggunakan pilihanpilihan yang sudah ditetapkan oleh Microsoft Access

AutoForm:Tabular

Merancang form berbentuk tabular (record ditampilkan berjajar ke bawah sehingga membentuk susunan tabel – seperti datasheet) dengan menggunakan pilihanpilihan yang sudah ditetapkan oleh Microsoft Access.

AutoForm:Datasheet

Merancang form berbentuk Datasheet dengan menggunakan pilihanpilihan yang sudah ditetapkan oleh Microsoft Access.

Chart Wizard

Merancang form berbentuk diagram

Pivot Table Wizard

Merancang form berbentuk tabel Microsoft Excel.

Pembuatan form melalui Form View 1. Pada windows database, aktifkan tab Forms, kemudian klik New, maka akan muncul kotak dialog seperti di bawah ini.


150



Gambar 4 : Dialog New Form 2. Pada combo box dibagian bawah dari dialog tersebut, pilihlah query atau tabel yang akan dibuatkan form. 3. Dari kotak dialog diatas, kita pilih Form View dan klik Ok, maka akan ditampilkan kotak untuk merancang form. 4. Untuk merancang form, kita menggunakan bantuan toolbox, seperti gambar dibawah ini. Bila pada windows anda belum ada toolbox, maka dapat kita munculkan dengan klik menu

Label

Text Box

Option Group Option Button

Tonggle Button

Combo Box

List Box

Command Button Unbound Object Frame

Image Bound Object Frame

Page Break

Tab Control

Subform/subreport Rectangle

Line More Control


Check Box

151



View Toolbox Gambar 5: Toolbox Pembuatan form melalui Form Wizard 1. Pada windows database, aktifkan tab Forms, kemudian klik New, maka akam muncul kotak dialog New Form. 2. Pada combo box dibagian bawah dari dialog tersebut, pilihlah query atau tabel yang akan dibuatkan form. 3. Dari kotak dialog diatas, kita pilih Form Wizard dan klik Ok, maka akan ditampilkan kotak untuk memilih field. 4. Pilihlah field yang akan ditampilkan pada form dengan cara klik dua kali pada nama field atau klik nama field kemudian klik panah tunggal ke kanan. Bila anda klik panah ganda ke kanan, maka semua field akan ditampilkan. Kemudian klik button Next, maka akan tampil kotak untuk memilih bentuk form. 5. Pilihan bentuk form yang ditawarkan adalah : Columnar, Tabular, Datasheet, Justified. Pilihlah salah satu bentuk form yang anda inginkan dan klik button Next. Kemudian tampil kotak untuk memilih background dari form. 6. Pilihan background yang ditawarkan adalah : Cloud, Colorful 1, Colorful 2, Dusk, Evergreen, Flax, International, Pattern, Standart, Stone kemudian klik button Next 7. Kemudian tampil kotak yang meminta kita untuk memasukkan judul dari form anda. Ketik judul yang anda inginkan dan klik Finish Pembuatan form melalui AutoForm 1. Pada windows database, aktifkan tab Forms, kemudian klik New, maka akam muncul kotak dialog New Form. 2. Pada combo box dibagian bawah dari dialog tersebut, pilihlah query atau tabel yang akan dibuatkan form. 3. Dari kotak dialog diatas, kita pilih salah satu dari AutoForm (Columnar, Tabular, Datasheet) dan klik Ok. Laboratorium Manajemen

152



4. Microsoft Access kemudian membuatkan form secara otomatis dengan menggunakan nama table atau query sebagai judul form. F. Membuat Report Report merupakan bentuk penampilan record sesuai dengan kebutuhan informasi yang kita inginkan. Report dalam hal ini berfungsi untuk menghasilkan output dari pengolahan database. Kita dapat merancang report dalam beberapa bentuk di bawah ini : Jenis Report

Keterangan

Design View

Merancang report tanpa menggunakan wizard.

Report Wizard

Merancang Report menggunakan Wizard, dengan pilihan pilihan per langkah diserahkan kepada pemakai.

AutoForm: Columnar

Merancang Report berbentuk kolom (field record ditampilkan berjajar ke bawah) dengan menggunakan pilihanpilihan yang sudah ditetapkan oleh Microsoft Access.

AutoForm:Tabular

Merancang Report berbentuk tabular (record ditampilkan berjajar ke bawah sehingga membentuk susunan tabel – seperti datasheet) dengan menggunakan pilihanpilihan yang sudah ditetapkan oleh Microsoft Access.

Chart Wizard

Merancang Report berbentuk diagram

Label Wizard

Merancang Report yang diformat untuk dicetak pada label.

Pembuatan Report melalui Design View


153



1. Pada windows database, aktifkan tab Report, kemudian klik New, maka akan muncul

kotak dialog seperti di bawah ini.

Gambar 6 : Dialog New Report 2. Pada combo box dibagian bawah dari dialog tersebut, pilihlah query atau tabel yang akan dibuatkan Report. 3. Dari kotak dialog diatas, kita pilih Design View dan klik Ok, maka akan ditampilkan kotak untuk merancang report. 4. Layout report terbagi menjadi tiga bagian, yaitu : Page Header, Detail, dan Page Footer. Page Header dipergunakan untuk menuliskan header yang akan tercetak dibagian atas report pada setiap pergantian halaman. Detail dipergunakan untuk menyusun record yang akan ditampilkan Page Footer dipergunakan untuk menuliskan header yang akan tercetak dibagian bawah report pada setiap pergantian halaman. 5. Kita dapat menambahkan report header dengan klik View – Report Header/Footer. Pada report header kita dapat menuliskan judul Laporan yang hanya tercetak sekali pada awal report. Pada report footer, kita dapat menuliskan catatan yang hanya tercetak sekali pada akhir report. Laboratorium Manajemen

154



6. Selain itu kita dapat pula menambahkan Group Header dan Group Footer yang didasarkan pada field yang dipilih dari tabel atau query yang telah kita tetapkan sebelumnya. 7. Untuk mempermudah pengambilan record yang akan ditampilkan, maka daftar field dapat dimunculkan dengan klik icon Field List. Field yang terdaftar pada Field List tersebut dapat ditampilkan dalam report dengan cara clickdrag (klik tombol mouse bagian kiri dan seret/tarik ke bidang report yang diinginkan Pembuatan Report melalui Report Wizard 1. Pada windows database, aktifkan tab Report, kemudian klik New, maka akam muncul kotak dialog seperti di bawah ini. 2. Pada combo box dibagian bawah dari dialog tersebut, pilihlah query atau tabel yang akan dibuatkan Report. 3. Dari kotak dialog diatas, kita pilih Report Wizard dan klik Ok, maka akan ditampilkan kotak untuk memilih field. 4. Pilihlah field yang akan ditampilkan pada report dengan cara klik dua kali pada nama field atau klik nama field kemudian klik panah tunggal ke kanan. Bila anda klik panah ganda ke kanan, maka semua field akan ditampilkan. Kemudian klik button Next, maka akan tampil kotak untuk memilih field yang diperlakukan sebagai dasar pengelompokan. 5. Pilihlah field yang dipergunakan sebagai dasar pengelompokan data dengan cara klik dua kali pada nama field atau klik nama field kemudian klik panah tunggal ke kanan. Field yang dipergunakan sebagai dasar pengelompokan maksimal empat field. Kemudian klik Next, maka akan tampil kotak untuk mengatur pengurutan data. 6. Kita diberikan empat level pengurutan. Pemilihan pengurutan dilakukan dengan klik combo box, kemudian pilihlah field yang digunakan sebagai dasar pengurutan untuk level pertama. Atur pula pola pengurutannya, Ascending atau Descending. Lakukan pemilihan field untuk level pengurutan berikutnya (bila diperlukan). Kita dapat juga mengatur summary (Sum, Avg, Max, Min). Kemudian klik Next, maka akan tampil kotak pilihan layout dari report. Laboratorium Manajemen

155



7. Layout yang ditawarkan ada enam jenis, yaitu Stepped, Block, Outline 1, Outline 2, Align Left 1, Align Left 2. Pada kotak ini juga terdapat orientasi cetakan (Portrait, dan Lanscape). Aturlah layoutnya, kemudian klik Next, maka tampil kotak untuk memilih model judul report. 8. Pilihan model judul yang ditawarkan adalah : Bold, Casual, Compact, Corporate, Formal, Soft Gray, kemudian klik button Next 9. Kemudian tampil kotak yang meminta kita untuk memasukkan judul dan sekaligus nama dari report anda. Ketik judul yang anda inginkan dan klik Finish


156



Latihan Kasus : Wijaya Mini Market ingin mengelola database toko dengan menggunakan Microsoft Access. Sebelum membuat software database toko tersebut, maka kita harus membuat rancangan databasenya terlebih dahulu. Teori tentang pembuatan perancangan database secara lengkap dipelajari dalam materi Sistem Informasi Manajemen. Langkahlangkahnya : 1. Rancangan tabel Perancang sistem perlu berpikir data tentang apa saja (tabel) yang akan terkait dengan database ini. Tabel dapat dikelompokkan dalam tabel Master, tabel Transaksi, tabel pendukung Aplikasi. Dalam kasus ini tabel yang terkait adalah : Tabel Master : a. Data tentang Katagori Barang (tabel Katagori) b. Data tentang Pemasok Barang (tabel Pemasok) c. Data tentang Barang (tabel Barang) d. Data tentang Pelanggan (tabel Pelanggan) jika diperlukan. e. Data tentang Karyawan toko (tabel Tenaga Kerja) Tabel Transaksi : a. Data Tansaksi secara umum (tabel Transaksi) b. Data Transaksi secara rinci (tabel Transaksi Rinci) Tabel Pendukung : a. Data status Jabatan (tabel Jabatan) b. Data daftar menu (tabel Switchboard Items) 2. Rancangan Query a. Query Pelanggan – Transaksi (Query_Penjualan) b. Query Transaksi Rinci – Barang (Query_Penjualan_Rinci) c. Query Tenaga Kerja – Transkasi – Transkasi Rinci – Barang (Query_Rekap_per_TK) d. Query Barang – Katagori – Pemasok (Query_Rekap_Persediaan) Laboratorium Manajemen

157



3. Rancangan Form a. Form untuk memasukkan data Katagori Barang (Form Katagori) b. Form untuk menampilkan Daftar Barang per Katagori (Form Barang subform) c. Form untuk memasukkan data Pemasok Barang (Form Pemasok) d. Form untuk memasukkan data Barang (Form Barang) e. Form untuk memasukkan data Pelanggan (Form Pelanggan) f. Form untuk memasukkan data Karyawan (Form Tenaga Kerja) g. Form untuk memasukkan data Penjualan (Form Penjualan) h. Form untuk memasukkan data Penjualan Rinci (Form Query_Penjualan_Rinci_Subform) 4. Rancangan Report a. Rekap Barang yang terjual dan jumlah uang hasil transaksi per hari per Karyawan (report Query_Rekap_per_TK) b. Rekap jumlah persediaan per katagori (report Query_Rekap_Persediaan). Langkahlangkah penyelesaian kasus : 1. Membuat database a. Klik Start – Program – Microsoft Office – Microsoft Access. b. Klik option button Blank Database c. Klik button OK. Kemudian kita diminta menuliskan nama file database (*.mdb). Misalkan file databse akan disimpan pada folder C:\Mydocuments\Praktikum. Nama filenya toko, sehingga akan tersimpan sebagai file toko.mdb d. Pada kotak Save in pilihlah folder C:\My documents\Praktikum. Jika folder tersebut belum tersedia, kita

dapat membuatnya dengan klik icon New

Folder seperti ini e. Pada kotak File name ketiklah nama filenya, yaitu toko. Laboratorium Manajemen

158



2. Membuat Tabel a. Membuat tabel Katagori Barang. 1) Pada tab control Table klik button New, maka akan muncul kotak New Table. 2) Klik pada tulisan Design View kemudian klik OK atau klik dua kali pada tulisan tersebut. 3) Pada kolom field name ketik Katagori_Barang. Pada kolom Field type pilihlah Autonumber.

Karena field ini kita jadikan primary key,

maka klik icon 4) Pada baris berikutnya pada kolom field name tuliskan Nama Katagori. Pada kolom Data type pilihlah Text. Pada Field Properties (pada bagian bawah) ketikkan lebar field adalah 50. 5) Dua Baris berikutnya aturlah sebagai berikut : Nama Field

Jenis Data

Lebar Field

Keterangan

Memo

Tidak diatur

Gambar

OLE Object

Tidak diatur

b. Membuat tabel berikutnya : Aturlah dengan menggunakan cara yang sama seperti pada point a diatas untuk berbagai tabel berikut : Tabel Pemasok : Nama Filed

Jenis Data

Lebar Field

Kode_Pemasok (Primary Key)

AutoNumber

Long Integer

Nama_Perusahaan

Text

50

Kontak_Person

Text

50

Jabatan

Text

50

Alamat

Text

50

Kota

Text

50


159



Kode_Pos

Text

50

Telepon

Text

50

Fax

Text

50

Tabel Barang Nama Filed

Jenis Data

Lebar Field

Kode_Barang (Primary Key)

AutoNumber

Long Integer

Nama_Barang

Text

30

Kode_Pemasok *)

Number

Long Integer

Katagori Barang *)

Number

Long Integer

Kuantitas_per_Unit

Text

50

Harga_per_Unit

Currency

Tidak diatur

Persediaan

Number

Long Integer

Jml_dlm_Pesanan

Number

Long Integer

ROP

Number

Long Integer

Diskon

Number

Long Integer

Keterangan : *) Kedua field tersebut pada tabel ini hanya berupa kode barang dan kode katagori saja, agar terjadi standarisasi penulisan nama perusahaan pemasok dan nama katagori barang. Agar pada tampilan datasheet dan form yang tampak adalah nama perusahaan atau nama katagori, maka pada kedua field display controlnya dirubah menjadi combo box dan diatur data sumbernya. Tabel Tenaga Kerja Nama Filed

Jenis Data

Lebar Field

Kode_TK (Primary Key)

AutoNumber

Long Integer

Nama_TK

Text

30


160



Jabatan

Number

Long Integer

Alamat

Text

40

Kota

Text

25

Keterangan

Memo

Tidak diatur

Lapor Ke

Number

Long Integer

Tabel Pelanggan Nama Filed Kode_Pelanggan (Primary

Jenis Data

Lebar Field

AutoNumber

Long Integer

Nama_Pelanggan

Text

30

Alamat

Text

40

Kota

Text

25

Telepon

Text

15

Key)

Tabel Transaksi Nama Filed

Jenis Data

Lebar Field

Kode_Transaksi (Primary Key)

AutoNumber

Long Integer

Kode_Pelanggan

Number

Long Integer

Kode_TK

Number

Long Integer

Tanggal_Transaksi

Date/Time

Diskon

Number

Long Integer

Tabel Transaksi_rinci Nama Filed

Jenis Data

Lebar Field

Kode_Transaksi (Primary Key)

Number

Long Integer

Kode_Barang (Primary Key)

Number

Long Integer


161



Harga_per_Unit

Currency

Kuantitas

Number

Long Integer

Diskon

Number

Single

3. Membuat Relasi Semua tabel yang sudah dirancang diatas, kemudian saling dihubungkan. Dua buah tabel dihubungkan dengan field yang sama dari masingmasing tabel tersebut. Dalam kasus diatas hubungan antar tabel dapat diganbarkan sebagai berikut :

Gambar 7: Relasi antar tabel

4. Membuat Query a. Pembuatan form penjualan membutuhkan data pelanggan dan data transaksi. Oleh karena itu kita harus membuat query antara kedua tabel tersebut. Adapun cara pembuatan query tersebut sebagai berikut : 1) Pada tab Query, klik New – Design View. Kemudian klik button OK 2) Pada kotak show Table. Klik dua kali (double click) pada tabel Pelanggan dan Transaksi. Lihat kedua tabel langsung terhubung karena kita sudah membuat Laboratorium Manajemen

162



relasi sebelumnya. Kemudian klik button Close untuk menutup kotak Show Tables. 3) Clickdrag atau doble click pada tabel Transaksi untuk field semua field. 4) Clickdrag atau doble click pada tabel Transaksi untuk field Nama_Pelangan, Alamat, Kota, Telepon. Hasilnya tampak seperti gambar dibawah ini :

Gambar 8: Query Penjualan 5) Query sudah selesai, kemudian simpan query dengan klik File – Save 6) Beri nama Query_Penjualan, Kemudian klik button OK 7) Tutup kotak query dengan klik tanda silang. b. Data barangbarang yang dibeli oleh pelanggan dapat ditampilkan dalam bentuk relasi tabel Transaksi Rinci dengan tabel Barang. Langkahlangkah untuk membuat querynya sebagai berikut : 1) Pada tab Query, klik New – Design View. 2) Pada kotak show Table. Klik dua kali (double click) pada tabel Transaksi Rinci dan tabel Barang. Lihat kedua tabel langsung terhubung karena kita sudah


163



membuat relasi sebelumnya. Kemudian klik button Close untuk menutup kotak Show Tables. 3) Clickdrag atau doble click pada tabel Transaksi Rinci untuk field semua field. 4) Clickdrag atau doble click pada tabel Barang untuk field Nama_Barang 5) Pada kolom terakhir kita membuat perhitungan transaksi dengan rumus : Jumlah: IIf([Transaksi Rinci]![Diskon]>0 And [Transaksi Rinci]! [Diskon]<1;([Transaksi Rinci]![Harga_per_Unit]*[Kuantitas])*(1[Transaksi Rinci]![Diskon]);([Transaksi Rinci]![Harga_per_Unit]* [Kuantitas])[Transaksi Rinci]![Diskon]) 6) Query sudah selesai, kemudian simpan query dengan klik File – Save 7) Beri nama Query_Penjualan_Rinci, Kemudian klik button OK 8) Tutup kotak query dengan klik tanda silang. c. Untuk membuat laporan rekap penjualan per Kasir, maka kita harus membuat query yang menghubungkan tabel Tenaga_Kerja, Transaksi, Transaksi_Rinci, dan Barang. Langkahlangkah membuat query tersebut adalah : 1) Pada tab Query, klik New – Design View. 2) Pada kotak show Table. Klik dua kali (double click) pada tabel Tenaga_Kerja, Transaksi, Transaksi Rinci dan tabel Barang. Lihat kedua tabel langsung terhubung karena kita sudah membuat relasi sebelumnya. Kemudian klik button Close untuk menutup kotak Show Tables. 3) Clickdrag atau doble click pada tabel Transaksi untuk field Tanggal_Transaksi. 4) Clickdrag atau doble click pada tabel Tenaga_Kerja untuk field Nama_TK 5) Clickdrag atau doble click pada tabel Barang untuk field Nama_Barang 6) Clickdrag atau doble click pada tabel Transaksi_Rinci untuk field Kuantitas 7) Pada kolom terakhir kita membuat perhitungan transaksi dengan rumus : Jumlah: IIf([Transaksi Rinci]![Diskon]>0 And [Transaksi Rinci]! [Diskon]<1;([Transaksi Rinci]![Harga_per_Unit]*[Kuantitas])*(1[Transaksi Laboratorium Manajemen

164



Rinci]![Diskon]);([Transaksi Rinci]![Harga_per_Unit]* [Kuantitas])[Transaksi Rinci]![Diskon]) 8) Karena Pencetakan Rekap ini dilakukan per tanggal, maka kita berikan paramater [Tanggal ?] pada kriteria Tanggal_Transaksi. 9) Query sudah selesai, kemudian simpan query dengan klik File – Save 10) Beri nama Query_Rekap_per_TK, Kemudian klik button OK. 11) Tutup kotak query dengan klik tanda silang.

Hasil query tampak seperti gambar di bawah ini :

Gambar 9: Query Penjualan per Kasir

d. Laporan kondisi persediaan barang dibuat berdasarkan query dibawah ini :


165



Gambar 10: Query Rekap Persediaan 5. Membuat Form a. Membuat Form Barang Langkahlangkah membuat form untuk mengisi data barang sebagai berikut: 1) Pada database yang aktif, klik tab control Form. 2) Klik New – Autoform: Columnar. 3) Pilih nama tabel Barang. 4) Klik Ok, maka beberapa saat kemudian akan terbentuk secara otomatis sebuah form untuk mengisi data Barang. 5) Simpan form tersebut dengan klik File – Save. 6) Ketik nama form : Barang, kemudian klik OK

b. Membuat Form Katagori Barang 1) Pada database yang aktif, klik tab control Form. 2) Klik New – Autoform: Columnar. 3) Pilih nama tabel Katagori. 4) Klik Ok, maka beberapa saat kemudian akan terbentuk secara otomatis sebuah form untuk mengisi data Katagori. 5) Simpan form tersebut dengan klik File – Save. Laboratorium Manajemen

166



6) Ketik nama form : Katagori, kemudian klik OK Kita dapat meningkatkan fungsi form katagori dengan menampilkan daftar barang yang termasuk dalam suatu katagori dengan “menempelkan” daftar barang sebagai subform di bawah form Katagori. c. Membuat Form Pelanggan 1) Pada database yang aktif, klik tab control Form. 2) Klik New – Autoform: Columnar. 3) Pilih nama tabel Pelanggan. 4) Klik Ok, maka beberapa saat kemudian akan terbentuk secara otomatis sebuah form untuk mengisi data Pelanggan. 5) Simpan form tersebut dengan klik File – Save. 6) Ketik nama form : Pelanggan, kemudian klik OK

d. Membuat Form Pemasok 1) Pada database yang aktif, klik tab control Form. 2) Klik New – Autoform: Columnar. 3) Pilih nama tabel Pemasok. 4) Klik Ok, maka beberapa saat kemudian akan terbentuk secara otomatis sebuah form untuk mengisi data Pemasok. 5) Simpan form tersebut dengan klik File – Save. 6) Ketik nama form : Pemasok, kemudian klik OK

e. Membuat Form Tenaga Kerja 1) Pada database yang aktif, klik tab control Form. 2) Klik New – Autoform: Columnar. 3) Pilih nama tabel Tenaga_Kerja. 4) Klik Ok, maka beberapa saat kemudian akan terbentuk secara otomatis sebuah form untuk mengisi data Tenaga Kerja. 5) Simpan form tersebut dengan klik File – Save. Laboratorium Manajemen

167



6) Ketik nama form : Tenaga_Kerja, kemudian klik OK

f. Membuat Form Penjualan 1) Pada database yang aktif, klik tab control Form. 2) Klik New – Autoform: Columnar. 3) Pilih nama tabel Query_Penjualan. 4) Klik Ok, maka beberapa saat kemudian akan terbentuk secara otomatis sebuah form untuk mengisi data Transaksi Penjualan. 5) Simpan form tersebut dengan klik File – Save. 6) Ketik nama form : Penjualan, kemudian klik OK Daftar barang yang dibeli pelanggan tersebut ditampilkan dalam form tersendiri yang diambil dari Query_Penjualan_Rinci. Form Query_Penjualan_rinci ini “ditempelkan” pada form Penjualan sebagai subform. Caranya sebagai berikut : 7) Pada saat form Penjualan dalam kondisi aktif (on loaded), klik View – Design View. 8) Perlebar bidang design Detail dengan menarik (clickdrag) bar Form Footer ke bawah. 9) Klik icon subform/subreport pada toolbox, kemudian tunjuk bidang yang akan dipakai sebagai subform dengan clickdrag pada titik diagonalnya. Kemudian muncul kotak subform/subreport Wizard. 10) Klik Next 11) Pada combo box Tables and Queries, pilihlah query bernama Query_Penjualan_Rinci. 12) Klik panah ganda ke kanan agar semua field masuk ke kotak Selected Fields. Kemudian klik Next 13) Kemudian akan tampil kotak untuk mengatur relasi antara form induk dengan subformnya. Dalam kasus ini field penghubungnya adalah kode transaksi. Karena


168



hanya satu field penghubung dan yakin bahwa pada kedua from tersebut nama fieldnya sama , maka kita dapat langsung Klik Next. 14) Klik button Finish

6. Membuat Report a. Laporan jumlah uang yang diperoleh per Tenaga Kerja 1) Pada database yang aktif, klik tab control Report. 2) Klik New – Report Wizard 3) Pilih nama tabel Query_Rekap_per_TK. Kemudian klik OK. 4) Klik panah ganda ke kanan agar semua filed pindah ke kotak Selected Fields. Kemudian klik Next, maka akan tampil 5) Klik Next, maka akan tampil kotak untuk mengatur sorting. 6) Klik Tanggal_Transaksi, kemudian klik panah tunggal ke kanan. 7) Klik Nama_TK, kemudian klik panah tunggal ke kanan. 8) Klik Next 9) Klik button Summary Option. Klik check box Sum untuk field Kuantitas dan Jumlah. Klik pula check box “Calculate percent of total for sum”. Klik OK. Kemudian klik Next, maka akan tampil pilihan layout laporan. 10) Klik option button “Align Left 1”. Kemudian klik Next, maka akan tampil pilihan model judul laporan. 11) Klik Corporate, kemudian klik Next, maka akan tampil pengisian nama laporan (report). 12) Ketik nama report : Query_Rekap_per_TK. Kemudian klik Finish

b. Laporan Rekap jumlah persediaan barang. 1) Pada database yang aktif, klik tab control Report. 2) Klik New – Report Wizard 3) Pilih nama tabel Query_Rekap_Persediaan. Kemudian klik OK. Laboratorium Manajemen

169



4) Klik panah ganda ke kanan agar semua filed pindah ke kotak Selected Fields. Kemudian klik Next, maka akan tampil 5) Klik Next, maka akan tampil kotak untuk mengatur sorting. 6) Klik Next 7) Klik button Summary Option. Klik check box Sum untuk fieldPersediaan. Klik pula check box “Calculate percent of total for sum”. Klik OK. Kemudian klik Next, maka akan tampil pilihan layout laporan. 8) Klik option button “Align Left 1”. Kemudian klik Next, maka akan tampil pilihan model judul laporan. 9) Klik Corporate, kemudian klik Next, maka akan tampil pengisian nama laporan (report). 10) Ketik nama report : Query_Rekap_Persediaan. Kemudian klik Finish


170

BAB IV Pengenalan Program Microsoft Access 97

Recommend Documents