dr. Nur Aisyah Jamil, M.Sc

FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA JL. Kaliurang Km. 14,5 Sleman Yogyakarta 55584 Tel: 0274 - 898444 ext 2097 | Fax: + 2007 http://www.medicine.uii.ac.id/ | Email: [email protected] _________________________________________________________________________ _ Pengambilan Keputusan

dr. Nur Aisyah Jamil, M.Sc

Pendahuluan “Arie sudah berketetapan di dalam hati, melalui shalat istikharah, dia pun mantap untuk menikahi Ajeng, wanita yang dipilihnya untuk menjadi teman hidupnya dan calon ibu bagi anak-anaknya”. Pernikahan adalah peristiwa besar dalam kehidupan manusia. Menikah membutuhkan sebuah “keputusan” terutama bagi yang akan menjalani. Keputusan kapan, dengan siapa dan dimana akan menikah tentu harus dipikirkan matang jika mengharapkan kehidupan yang baik di masa yang akan datang. Dalam kehidupan berorganisasi (termasuk organisasi kesehatan,seperti puskesmas, klinik, rumah sakit dan lain-lain), keputusan ini mutlak diperlukan guna menunjang kelangsungan berorganisasi. Banyak contoh organisasi/perusahaan yang gagal dan harus gulung tikar, karena salah dalam pengambilan keputusan. Sebaliknya, tidak sedikit pula yang melejit keuntungannya karena mengambil keputusan yang tepat. Dalam kehidupan berorganisasi dijumpai dua jenis keputusan yang sering digunakan yaitu keputusan terprogram dan keputusan tidak terprogram. Tabel berikut menjelaskan tentang karakteristik tipe keputusan. Tabel 1 Karakteristik Tipe Keputusan Tipe problem Prosedur

Contoh

Keputusan terprogram Sering, berulang, rutin, ada kepastian hubungan sebab-akibat Tergantung kebijakan, peraturan, dan prosedur tetap(SOP) Prosedur rawat inap pasien

Keputusan tidak terprogram Baru, tidak terstruktur, tidak ada kepastian hubungan sebab-akibat Kebutuhan akan kreativitas, intuisi, toleransi untuk ambiguitas, kreatif problem solving Membeli peralatan laboratorium baru

(Sumber : Ivancevich,Konopaske and Mattesson, 2008, Organizational Behavior and Management)

Proses Pengambilan Keputusan Untuk dapat membuat sebuah keputusan yang baik, diperlukan sebuah proses yang baik pula. Proses tersebut dimulai dari proses penetapan tujuan dan menghitung performa, identifikasi dan definisi masalah, penetapan prioritas, analisis penyebab, penentuan alternatif solusi, mengevaluasi alternatif solusi, pemilihan solusi, implementasi dan follow up. Bagan berikut menggambarkan proses pengambilan keputusan /decision making yang rasional.

Materi Elearning Ilmu Kesehatan Masyarakat (IKM)

FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA JL. Kaliurang Km. 14,5 Sleman Yogyakarta 55584 Tel: 0274 - 898444 ext 2097 | Fax: + 2007 http://www.medicine.uii.ac.id/ | Email: [email protected] _________________________________________________________________________ _

Menetapkan tujuan spesifik, menghitung hasil Identifikasi dan definisi masalah Menetapkan prioritas Menganalisis penyebab Menentukan alternative solusi Evaluasi alternative solusi Pemilihan solusi Implementasi Follow up (Sumber : Ivancevich,Konopaske and Mattesson, 2008, Organizational Behavior and Management)

Gambar 1 Bagan Pengambilan Keputusan yang Rasional

1. Menetapkan tujuan spesifik, menghitung hasil Organisasi yang telah memiliki tujuan yang jelas (performa yang diharapkan), dan dapat segera menghitung hasil kerjanya, akan mudah mengarahkan keputusannya. Seperti sebuah RS yang mempunyai tujuan utama kepuasan pasien dengan pelayanan yang cepat, ramah dan professional. 2. Identifikasi dan definisi masalah


FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA JL. Kaliurang Km. 14,5 Sleman Yogyakarta 55584 Tel: 0274 - 898444 ext 2097 | Fax: + 2007 http://www.medicine.uii.ac.id/ | Email: [email protected] _________________________________________________________________________ _ Masalah adalah hal yang paling mendasari dari pengambilan keputusan. Jadi bila tidak ada masalah, maka tidak perlu sebuah keputusan. Masalah adalah gap antara idealita (tujuan yang ditetapkan) dengan realita (pencapaian sekarang). Jenis masalah ada yang rutin, crisis dan opportunity/peluang. Kebanyakan manajer berkutat pada masalah rutin dan penyelesaian konflik,sehingga peluang jarang didapatkan. Cara untuk mengidentifikasi masalah adalah dengan melakukan survey (data primer), brainstorming dan analisis sistem. Braistorming adalah mengumpulkan banyak pendapat dalam sebuah kelompok tanpa ada diskusi secara kritis.

Analisis sistem merupakan cara untuk mengidentifikasi dan menganalisis masalah yang terdiri dari input, proses, output, outcome dan dampak. Analisis input terdiri dari (7M+I) yaitu orang/Man, dana/Money, bahan/Material, peralatan/Machines, teknologi,cara/Methods, pasar/Market, waktu/Minute dan informasi. Analisis proses meliputi proses plan, do, check dan action (PDCA). Analisis output adalah indikator kinerja yang dapat diukur langsung, seperti SPM Puskesmas. Analisis outcome contohnya adalah status gizi, Angka Kematian Ibu (AKI) dan Angka Kematian Bayi (AKB). Sedangkan analisis dampak adalah lebih luas lagi dan jangka panjang seperti kepuasan dan angka harapan hidup (AHH). Faktor lingkungan ditambahkan pada sistem terbuka.

Evaluating Process 





Input

Planning

Organizing 

Actuating

Feedback


FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA JL. Kaliurang Km. 14,5 Sleman Yogyakarta 55584 Tel: 0274 - 898444 ext 2097 | Fax: + 2007 http://www.medicine.uii.ac.id/ | Email: [email protected] _________________________________________________________________________ _ Gambar 2 Analisis Sistem Terbuka

3. Menetapkan prioritas Seberapa pentingkah masalah yang dihadapi, memerlukan analisis tersendiri. Ivancevich,Konopaske and Mattesson (2008) menyatakan beberapa faktor berikut menentukan penting-tidaknya sebuah masalah. Faktor urgency (lebih terkait waktu, segera ditangani) , faktor dampak (impact factor – seberapa besar dampak dari masalah tersebut) dan faktor kecenderungan tumbuh (growth tendency-trend masa yang akan datang). Beberapa metode berikut ini digunakan dalam memprioritaskan masalah. Metode scoring yang sering digunakan adalah metode PAHO, Hanlon, CARL dan Pareto. Disamping metode scoring, juga dapat digunakan metode non scoring seperti Delphi, Delbeque dan NGT. Metode lain dalam membuat prioritas masalah adalah kecenderungan/trend. a. PAHO(Pan America Health Organization) PAHO menitik beratkan masalah kesehatan berdasarkan prevalensi penyakit yang menunjukkan besarnya masalah , kenaikan/meningkatnya prevalensi (rate of increase), keinginan masyarakat mengatasi masalah(degree of unmeet need), keuntungan sosial(social benefit)yang diperoleh jika masalah tersebut teratasi, teknologi yang tersedia(technical feasibility), dan sumber daya yang tersedia(resource availibility) . Penentuan bobot masing-masing komponen ditentukan oleh tim ahli(5-8 orang). Formulanya adalah : Bobot Masalah = Keterangan : M=Magnitude/besarnya masalah (0 sd 10) S=Severity/tigkat keparahan (0 sd 10) V=Vulnerability/social benefit, technical feasibility dan resource availibility(0 sd 10) C=Community Concern(0 sd 10)

b. Hanlon Metode Hanlon memiliki kemiripan kriteria dengan metode PAHO hanya berbeda dalam hal pembobotan. Kriteria pada metode Hanlon


FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA JL. Kaliurang Km. 14,5 Sleman Yogyakarta 55584 Tel: 0274 - 898444 ext 2097 | Fax: + 2007 http://www.medicine.uii.ac.id/ | Email: [email protected] _________________________________________________________________________ _ adalah, besar masalah yang didapatkan dari data kuantitatif, misal prevalensi penyakit tertetu, besar kerugian,dan sebagainya. Kriteria kedua adalah tingkat kegawatan yang mengandung unsur subyektif, merupakan kecenderungan penyebaran dan tingkat keganasan suatu penyakit/masalah kesehatan. Kriteria ketiga adalah kemudahan penanggulangan yang juga bersifat subyektif. Kemudahan penanggulangan dilihat dari ketersediaan sumber daya (tenaga,obat,alat kesehatan, biaya, fasilitas , dan lain-lain) dan teknologi. Kriteria keempat adalah PEARL faktor yang merupakan singkatan dari propriate (sesuai), economic (murah), acceptability (diterima), resources (SD), legality (hukum/etika). Penentuan bobot masing-masing komponen ditentukan oleh tim ahli (5-8 orang). Formula Hanlon adalah sebagai berikut :

Bobot Masalah = Keterangan : A= Besar Masalah (0-10) B= Berat/tingkat kegawatan (0-20) C= Kemudahan Penanggulangan (0-10) D= Pearl faktor (0 atau 1)

c. CARL CARL merupakan sigkatan dari Capability, Assessibility, Readiness, dan Leverage. Capability merupakan kemampuan sumber daya, dana, alat dan sebagainya. Assessibility adalah kemudahan untuk diatasi mudah/ tidak. Readiness merupakan kesiapan dari sumber daya manusia, motivasi, kompetensi, kesiapan sasaran/masyarakat. Leverage merupakan pengaruh masalah yg satu terhadap yg lain. Formula CARL adalah : Bobot Masalah = Keterangan : C=Capability (0 sd 10) A= Assessibility (0 sd 10)


FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA JL. Kaliurang Km. 14,5 Sleman Yogyakarta 55584 Tel: 0274 - 898444 ext 2097 | Fax: + 2007 http://www.medicine.uii.ac.id/ | Email: [email protected] _________________________________________________________________________ _ R= Readiness(0 sd 10) L= Leverage (0 sd 10)

d. Pareto Pareto merupakan sebuah diagram (dapat diaplikasikan di SPSS) yang menggambarkan besar masalah. Prinsip pareto adalah menyelesaikan akar permasalahan/root of causes bukan gejala// symptoms. Aturan Pareto adalah 80% masalah disebabkan oleh 20% penyebab. Contohnya 80% kejadian keterlambatan disebabkan oleh 20% penyebab yang ada, 80% pendapatan rumah sakit berasal dari 20% unit yang ada.

Gambar 3 diagram pareto e. Delphi Delphi merupakan teknik memprioritaskan masalah secara non scoring yang melibatkan para ahli untuk dimintai ide dan solusi pemecahan masalah. Langkah pertama adalah identifikasi masalah yang akan diselesaikan oleh tim, kemudian kuisioner yang berisi daftar masalah tersebut dikirim ke beberapa ahli. Setelah mendapat masukan dari para ahli, tim merangkum semua pendapat ahli untuk kemudian dikirim kembali ke ahli. Tahap selanjutnya adalah ahli meranking/ membuat skala prioritas penyelesaian masalah. f. Delbeque


FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA JL. Kaliurang Km. 14,5 Sleman Yogyakarta 55584 Tel: 0274 - 898444 ext 2097 | Fax: + 2007 http://www.medicine.uii.ac.id/ | Email: [email protected] _________________________________________________________________________ _ Delbeque merupakan teknik memprioritaskan masalah secara non scoring yang meminta pendapat beberapa ahli secara voting. Sebuah forum (6 sd 8 orang) yang berisikan tim ahli membuat peringkat masalah dari daftar masalah yang disediakan di papan. Cara penentuan peringkat adalah secara voting tertutup .Hasil voting tahap pertama dipaparkan di papan, kemudian dilakukan voting kedua untuk menentukan prioritas masalah. Pada teknik delbeque tidak ada diskusi. Kelemahan dari teknik ini adalah penentuan siapa yang berhak menjadi anggota tim ahli, lebih bersifat subyektif, dan pengambilan keputusan lebih berdasar pada konsesus dari interes/kepentingan yang ada, bukan fakta permasalahan itu sendiri.

g. Nominal Group Technique(NGT) NGT merupakan merupakan teknik memprioritaskan masalah secara non scoring yang meminta pendapat beberapa ahli .Pada NGT memiliki ciri komunikasi noverbal dan verbal. Sebuah forum (6 sd 8 orang) yang berisikan tim ahli membuat peringkat masalah dari daftar masalah yang disediakan di papan. Masing-masing ahli menentukan peringkat masalah tanpa diskusi/comment. Hasil pendapat masing-masing ahli kemudian dirangkum dan didiskusikan menjadi beberapa kriteria permasalahan (sudah dipersempit/diklasifikasikan). Tahap terakhir adalah dilakukan voting untuk menentukan prioritas masalah. Metode ini mirip dengan delbeque, hanya saja NGT menggunakan diskusi. h. Kecenderungan/Trend Priorias masalah berikut tidak memerlukan banyak analisis, karena hanya mempertimbangkan kecenderungan/trend baik local, regional dan internasional. Contohnya adalah HAM, people centre, komitmen global, safe motherhood, komitmen nasional dan sebagainya.

4. Menganalisis penyebab Masalah yang timbul terkadang tidak diketahui penyebabnya. Hal ini membutuhkan analisis mendalam untuk menemukan hubungan kausal (causeeffect) dari sebuah masalah. Sekali lagi, diperlukan data penunjang yang shahih untuk membuat diagram analisis masalah. Beberapa teknik berikut dapat digunakan dalam menganalisis penyebab yaitu diagram ishikawa (fish bone analysis), metode pohon masalah (root cause analysis).



Gambar 4 Diagram Ishikawa

(Sumber : UNICEF 1992 dengan sedikit modifikasi)

Gambar 5 Diagram akar masalah

5. Menentukan Alternatif Solusi Sebelum keputusan diambil, hendaknya direncanakan beberapa solusi alternatif yang mungkin dilakukan. Contoh: untuk meningkatkan cakupan balita yang ditimbang di Posyandu tiap bulannya di wilayah kerja Puskesmas Borobudur, maka alternatif solusi adalah perubahan tempat posyandu di


FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA JL. Kaliurang Km. 14,5 Sleman Yogyakarta 55584 Tel: 0274 - 898444 ext 2097 | Fax: + 2007 http://www.medicine.uii.ac.id/ | Email: [email protected] _________________________________________________________________________ _ tempat wisata Borobudur (tempat ibu-ibu yang memiliki balita tersebut bekerja), penyuluhan kepada ibu-ibu yang memiliki balita, pembuatan poster dan lain-lain.

Analisis SWOT merupakan akronim dari Strength, Weakness, Opportunity dan Threat. Analisis SWOT dapat digunakan tidak hanya untuk mengidentifikasi permasalahan namun juga dapat membuat alternatif solusi melalui strategi yang mengkombinasikan faktor kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman. Analisis SWOT terdiri dari faktor internal yaitu : strengthkekuatan dan weakness-kelemahan; dan faktor eksternal yaitu opportunitypeluang dan threat-ancaman. Setelah dilakukan analisis internal dan eksternal, maka dibuat matriks strategi (SO,ST,WO dan WT). Matriks ini terdiri atas item sumber daya (tenaga, biaya, alat, obat, fasilitas kesehatan, peran pemerintah, lintas sektor, ormas, masyarakat), lingkungan (fisik dan non fisik), perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi.

Tabel 2 Matrik Analisis SWOT O Daftar peluang yang ada

T Daftar ancaman yang ada

S Daftar kekuatan yang dimiliki

Strategi SO Strategi untuk mengoptimalkan kekuatan yang dimiliki dan memanfaatkan peluang yang ada

Strategi ST Strategi untuk mengoptimalkan kekuatan yang dimiliki dan mengatasi ancaman yang ada

W Daftar kelemahan yang dimiliki

Strategi WO Strategi untuk mengatasi kelemahan yang dimiliki dengan memanfaatkan peluang yang ada

Strategi WT Strategi untuk mengatasi kelemahan yang dimiliki dan meminimalisir ancaman yang ada

6. Mengevaluasi Alternatif solusi Evaluasi alternatif solusi ini sangat dibutuhkan (jika perlu menggunakan pihak ketiga untuk memberikan masukan, termasuk juga evidence dari penelitian sebelumnya). Hubungan antara alternatif solusi dan hasil yang diinginkan bergantung pada tiga kondisi berikut ini yaitu :


FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA JL. Kaliurang Km. 14,5 Sleman Yogyakarta 55584 Tel: 0274 - 898444 ext 2097 | Fax: + 2007 http://www.medicine.uii.ac.id/ | Email: [email protected] _________________________________________________________________________ _ a. Kepastian, pengambil keputusan mengetahui peluang keberhasilan masing-masing solusi alternatif b. Ketidakpastian, pengambil keputusan sama sekali tidak mengetahui peluang keberhasilan masing-masing solusi alternatif . Kondisi ketidakpastian ini akan berkurang dengan mengumpulkan lebih banyak informasi dan mempelajari situasi. c. Risiko, pengambil keputusan memiliki beberapa perhitungan peluang keberhasilan masing-masing solusi alternatif.

7. Pemilihan solusi Pengambilan keputusan merupakan sebuah proses yang dinamis. Setelah solusi dipilih, harus diimplementasikan dan di follow-up. Walaupun mustahil mendapatkan solusi yang optimal, solusi yang memuaskan (sesuai standar tujuan) sudah baik. Solusi terpilih kemudian dibuat plan of action (PoA). PoA berisi kegiatan, tujuan dan target , sasaran populasi, biaya (besar dan sumber pembiayaan), tempat, waktu, pelaksana(PJ) dan rencana penilaian.

Tabel 3 Contoh Gann Chart (PoA) No

Kegiatan

Tujuan dan Target

Sasaran populasi

0

1

2

3

Biaya (besar dan sumber) 4

Tempat

Waktu

Pelaksana

Rencana Penilaian

Keterangan

5

6

7

8

9

(Sumber : Biro Perencanaan Departemen Kesehatan RI dan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia (2002), Perencanaan dan Penganggaran Terpadu(Integrated Health Planning and Budgetting), Penyusunan Program Kesehatan(Modul 07) cit Sulaeman (2011))

8. Implementasi Keputusan yang baik akan menjadi sia-sia oleh implementasi yang buruk. Oleh karena implementasi ini melibatkan banyak pihak (SDM) maka, yang palig penting adalah bagaimana menkomunikasikan keputusan tersebut agar dapat diimplementasikan dengan baik oleh individu/kelompok tertentu. 9. Follow up Manajemen yang efektif selalu melakukan pengukuran yang periodik terhadap hasil yang di capai dibandingkan tujuan yang direncanakan. Penting sekali untuk memdeteksi penyimpangan pada setiap fase agar dapat segera diperbaiki.



Keputusan Adminitratif dan Intuitif Pada kondisi tertentu, dimana terdapat tekanan waktu , informasi ,SDM yang terbatas dan faktor lain sehingga membuat proses di atas tidak dapat dilakukan. Oleh karena itu, beberapa contoh pengambilan keputusan berikut sering dilakukan yaitu : administratif dan intuitif . 1. Keputusan secara administratif Pengambil keputusan pada situasi kurang mendapat informasi yang dibutuhkan dan keputusan terbaik tidak diketahui. Jadi pengambil keputusan akan memilih solusi “cukup memuaskan” yang biasanya mendesak, terbatas dan cukup baik. 2. Keputusan intuitif Berdasarkan pengalaman, percaya diri, dan motivasi pengambil keputusan. Prosesnya sering di bawah sadar dan sering terjadi karena : ketidakpastian dan kerumitan dari sebuah masalah, tidak memiliki pengalaman, diburu waktu, dan kesulitan menganalisis solusi alternatif. Pada kondisi chaos, perubahan yang drastis dan situasi yang penuh tekanan juga menyebabkan banyak keputusan yang diambil secara intuitif.

Faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan Faktor berikut ini mempengaruhi pengambilan keputusan yaitu nilai, kecenderungan terhadap risiko, tekanan mental dan kenaikan komitmen. Nilai merupakan pedoman hidup seseorang. Nilai akan berpengaruh sejak dari menetapkan tujuan, membuat solusi alternatif, pemilihan solusi, implementasi dan evaluasi/konrol. Pengambil keputusan yang memiliki keberanian mengambil risiko dan yang berhati-hati/tidak berani mengambil risiko akan menghasilkan keputusan yang berbeda.

Keputusan Individu versus Kelompok Keputusan mana yang lebih baik, individu atau kelompok. Keduanya baik asal dilakukan pada saat yang tepat. Berikut ini adalah gambar hubungan metode sumber keputusan dan kualitas hasil keputusan dan tabel pilihan metode keputusan pada setiap tahap.




Gambar 6 Hubungan metode penggunaan sumber keputusan terhadap kualitas keputusan

Tabel 4 Pilihan Keputusan Individu/Kelompok pada setiap tahap Tahap

Pilihan Kelompok lebih baik (pengetahuan lebih banyak)

Penetapan tujuan Identifikasi penyebab membuat alternatif solusi Evaluasi alternatif solusi Pemilihan solusi

Implementasi dan Follow-up

dan

Peran individu dalam kelompok dapat memperluas wawasan Sudut pandang kelompok lebih baik Kesepakatan bersama(konsensus) akan lebih baik (meminimalisir konflik / risiko kegagalan implementasi) Biasanya peran ini diambil oleh sang manajer


Daftar Pustaka


FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA JL. Kaliurang Km. 14,5 Sleman Yogyakarta 55584 Tel: 0274 - 898444 ext 2097 | Fax: + 2007 http://www.medicine.uii.ac.id/ | Email: [email protected] _________________________________________________________________________ _ 1. Ivancevich JM, Konopaske R, Matteson, MT, Organizational Behavior and Management, 8th ed, 2008, New York : Mc Graw Hill. 2. Shortell SM, Kaluzny, AD, Essentials of Healthcare Management,1997, Philipines : Delmar Publisher. 3. Sulaeman, ES, Manajemen Kesehatan, Teori dan Praktik di Puskesmas, ed 2, 2011, Yogyakarta : Gadjah Mada University Press.


dr. Nur Aisyah Jamil, M.Sc

Recommend Documents