And3 Accountants en Belastingconsulenten *
Bewaartermijn van documenten 1. BOEKHOUDWETGEVING A. Wat? Wettelijke boeken: • Centraal boek; • Hulpdagboeken; • Inventarisboek. * Burg. Venn. o.v.v. BVBA Prins Boudewijnlaan 91 bus 1 2610 Wilrijk (Antwerpen) Ondernemingsnummer: 0418390001 RPR Antwerpen
Tel: 03 286 42 50
Verantwoordingsstukken: • Facturen; • Creditnota’s; • Bankuittreksels; • Voorraadlijsten; • … Stukken die niet strekken tot bewijs jegens derden: = stukken die geen rechtstreekse betrekkingen met derden weergeven (Bull. CBN april 1981, nr. 8) - o.a. interne documenten.
Fax: 03 286 42 59 e-mail:
[email protected]
B. Bewaartermijn? www.and3.be
Wettelijke boeken: • 7 jaar, te rekenen van de eerste januari van het jaar dat op de afsluiting volgt. Verantwoordingsstukken: • 7 jaar, te rekenen van de eerste januari van het jaar dat op de afsluiting volgt. Stukken die niet strekken tot bewijs jegens derden: • 3 jaar, te rekenen van de eerste januari van het jaar dat op de afsluiting volgt.
C. Vorm? Wettelijke boeken: In hun originele versie. Verantwoordingsstukken: In hun originele versie of in afschrift. Stukken die niet strekken tot bewijs jegens derden: In hun originele versie of in afschrift. 27.11.2009
And3 Accountants en Belastingconsulenten *
2. DIRECTE BELASTINGEN A. Wat? Wettelijke boeken: • Centraal boek; • Hulpdagboeken; • Inventarisboek.
* Burg. Venn. o.v.v. BVBA Prins Boudewijnlaan 91 bus 1 2610 Wilrijk (Antwerpen) Ondernemingsnummer: 0418390001 RPR Antwerpen
Tel: 03 286 42 50 Fax: 03 286 42 59 e-mail:
[email protected] www.and3.be
Bescheiden: = alle documenten die dienen tot de bepaling van de belastbare inkomsten. • Fabricagekaarten; • Prijsoffertes; • Bestelbons; • Leveringsbonnen; • Vervoersdocumenten; • Invoerdocumenten; • Analyse dossier m.b.t. geïnformatiseerde boekhouding; • Ontvangstbewijsboekjes; • Facturen; • Bankuittreksels; • Kasregisters; • Betalingsstukken; • BTW-bonnetjes; • Fiches; • Registers van de aandelen en obligaties op naam, alsmede de presentielijsten van de Algemene Vergadering; • …
B. Bewaartermijn? Wettelijke boeken en bescheiden noodzakelijk om het bedrag van de belastbare inkomsten te bepalen: • 7 jaar, d.w.z. tot het verstrijken van het vijfde jaar of boekjaar volgend op het belastbaar tijdperk. Wettelijke boeken en bescheiden bewaard op geïnformatiseerde systemen: • 7 jaar, d.w.z. tot het verstrijken van het vijfde jaar of boekjaar volgend op het belastbaar tijdperk.
C. Vorm? Wettelijke boeken en bescheiden noodzakelijk om het bedrag van de belastbare inkomsten te bepalen: In hun originele versie. Wettelijke boeken en bescheiden bewaard op geïnformatiseerde systemen: In hun originele versie of kopie.
27.11.2009
And3 Accountants en Belastingconsulenten *
D. Waar? Te bewaren in het kantoor, agentschap, bijhuis of elk ander beroeps- of privélokaal van de belastingplichtige waar die boeken en bescheiden werden gehouden, opgesteld of toegezonden.
* Burg. Venn. o.v.v. BVBA Prins Boudewijnlaan 91 bus 1 2610 Wilrijk (Antwerpen) Ondernemingsnummer: 0418390001
3. BTW A. Wat? Wettelijke boeken: • Centraal boek; • Hulpdagboeken; • Inventarisboek.
RPR Antwerpen
Facturen: • Inkomende; • Uitgaande. Tel: 03 286 42 50 Fax: 03 286 42 59 e-mail:
[email protected] www.and3.be
Andere stukken: • Bestelbonnen; • Leveringsbonnen; • Contracten; • Aankoopborderellen; • Creditnota’s; • …
B. Bewaartermijn? Wettelijke boeken: • 7 jaar, te rekenen van de eerste januari van het jaar volgend op hun afsluiting. Facturen of andere stukken: • 7 jaar, te rekenen van de eerste januari van het jaar volgend op hun datum.
Wettelijke boeken m.b.t. oprichting van nieuwe gebouwen: • 15 jaar, te rekenen van de eerste januari van het jaar volgend op hun afsluiting. • Voor diegene die de aftrek van de BTW claimt. Facturen of andere stukken m.b.t. oprichting van nieuwe gebouwen: • 15 jaar, te rekenen van de eerste januari van het jaar volgend op hun datum. • Voor diegene die de aftrek van de BTW claimt. 27.11.2009
And3 Accountants en Belastingconsulenten *
Tabel van de bedrijfsmiddelen: • 7 jaar, te rekenen van het verstrijken van het herzieningstijdvak.
C. Vorm? Wettelijke boeken: • In hun originele vorm.
* Burg. Venn. o.v.v. BVBA Prins Boudewijnlaan 91 bus 1 2610 Wilrijk (Antwerpen) Ondernemingsnummer: 0418390001
Facturen of andere stukken: • Elektronisch = in hun oorspronkelijke elektronische vorm; • Papier = in hun originele vorm ofwel digitaal bewaren; • Ondertekende documenten = in originele vorm bewaren.
D. Waar?
RPR Antwerpen
Tel: 03 286 42 50 Fax: 03 286 42 59
In een vestiging in België: • Kantoren; • Fabrieken; • Ateliers; • Magazijnen; • …
e-mail:
[email protected] www.and3.be
4. SOCIALE WETGEVING A. Wat? • • •
Personeelsregister; Speciale personeelsregister; Individuele rekening.
B. Bewaartermijn? Personeelsregister: • 5 jaar, vanaf de laatste verplichte inschrijving, d.w.z. uiterlijk de zevende dag na datum van uitdiensttreding van de laatste werknemer. Speciale personeelsregister: • 5 jaar, vanaf de laatste verplichte inschrijving, d.w.z. uiterlijk de zevende dag na datum van uitdiensttreding van de laatste werknemer. Individuele rekening: • 5 jaar, vanaf het verstrijken van de periode van bijhouden van het document, d.w.z. van bij de jaarlijkse afsluiting van de rekening.
27.11.2009
And3 Accountants en Belastingconsulenten *
C. Vorm? Mogen onder eender welke vorm bewaard worden, op voorwaarde dat: • Kopieën leesbaar zijn; • Reproductievorm een efficiënt toezicht laat.
D. Waar?
* Burg. Venn. o.v.v. BVBA Prins Boudewijnlaan 91 bus 1
Belgische of buitenlandse werkgever, gevestigd in België: • Ofwel op het adres waar hij in België ingeschreven is bij de RSZ; • Ofwel op zijn woonplaats of op zijn maatschappelijke zetel in België; • Ofwel op het sociaal secretariaat in België waarbij hij aangesloten is (dit geldt slechts voor de individuele rekening en de bijlagen ervan.
2610 Wilrijk (Antwerpen) Ondernemingsnummer: 0418390001
Bewaring op de laatste twee plaatsen is slechts mogelijk mits voorafgaandelijke verwittiging van het districthoofd van Toezicht op de Sociale Wetten van het district waar de sociale documenten zullen bewaard worden.
RPR Antwerpen
De werkgever die in België geen werknemers meer tewerkstelt: • Op de maatschappelijke zetel of in zijn woonplaats indien deze in België gevestigd zijn. Tel: 03 286 42 50 Fax: 03 286 42 59 e-mail:
[email protected] www.and3.be
27.11.2009
