Briljant Account
Inhoud 1.
WERKEN MET BRILJANT........................................................................................................................................ 1 Briljant Administrator: een geïntegreerde administratie .................................................................................................. 1 Briljant Administrator of Account opstarten .................................................................................................................... 3 Vanuit een geopend dossier een ander dossier openen......................................................................................... 3 Functies van de knoppen............................................................................................................................................... 4 Overzicht knoppenbalk .......................................................................................................................................... 4 Overzicht van de Briljant sneltoetsen ............................................................................................................................. 6 Overzicht van de Briljant sneltoetsen ..................................................................................................................... 6 De Briljant Statusbalk .................................................................................................................................................... 9 Gegevens bewaren...................................................................................................................................................... 10 Gegevens wijzigen ...................................................................................................................................................... 11 Gegevens verwijderen ................................................................................................................................................. 12 Gegevens als standaard instellen ................................................................................................................................ 13 Werkwijze ............................................................................................................................................................ 13 De veldvolgorde instellen............................................................................................................................................. 14 Werkwijze ............................................................................................................................................................ 14 Veldvolgorde wijzigen .......................................................................................................................................... 14 Veldvolgorde op een tabblad instellen.................................................................................................................. 14 Werken met boeken..................................................................................................................................................... 15 Werkwijze aanmaken boeken .............................................................................................................................. 15 Werkwijze instellen standaardboek ...................................................................................................................... 15 Datums invullen ........................................................................................................................................................... 16 Browse-vensters.......................................................................................................................................................... 17 Werken met browse-vensters................................................................................................................................... 17 Een browse-venster openen .................................................................................................................................... 18 Navigeren in een browse-venster............................................................................................................................. 19 Snel gegevens zoeken in een browse-venster ......................................................................................................... 20 Kolommen kiezen en tonen in browse-vensters ....................................................................................................... 22 Kolommen schikken in een browse-venster ............................................................................................................. 24 De breedte en de plaats van kolommen aanpassen............................................................................................. 24 De kolombreedte aanpassen ............................................................................................................................... 24 De plaats van een kolom wijzigen ........................................................................................................................ 24 Meerdere kolom lay-outs instellen in een browse-venster ........................................................................................ 25 Een kolom lay-out openen in een browse-venster.................................................................................................... 26 Extra velden ................................................................................................................................................................ 27 Wat zijn Extra velden? ............................................................................................................................................. 27 Types Extra velden .................................................................................................................................................. 29 De eigenschappen van Extra velden........................................................................................................................ 30 Extra velden aanmaken ........................................................................................................................................... 32 Controletabellen aanmaken en beheren .................................................................................................................. 34 Extra velden wijzigen ............................................................................................................................................... 35 De tabvolgorde van de extra velden wijzigen ....................................................................................................... 35 De veldlengte wijzigen ......................................................................................................................................... 35 De positie van de velden wijzigen ........................................................................................................................ 35 Lijsten genereren......................................................................................................................................................... 36 Een lijst aanmaken................................................................................................................................................... 36 Een lijst tonen (Afdrukvoorbeeld) ............................................................................................................................. 37 Een lijst afdrukken ................................................................................................................................................... 38 De instellingen van een lijst bewaren ....................................................................................................................... 39 Batch printen ............................................................................................................................................................... 40 Versneld lijsten afdrukken via batch printer .............................................................................................................. 40 e-mailen ...................................................................................................................................................................... 41 E-mailen vanuit Briljant ............................................................................................................................................ 41 De instellingen voor e-mail....................................................................................................................................... 42
ii
Inhoud
E-mail verzenden ..................................................................................................................................................... 43 Het programma updaten.............................................................................................................................................. 44 Wat is updaten?....................................................................................................................................................... 44 Overzicht van de Wijzigingen en aanvullingen ......................................................................................................... 45 Hoe installeert u een update .................................................................................................................................... 46 Beveiliging instellen ..................................................................................................................................................... 47 Werken met beveiliging............................................................................................................................................ 47 De beveiliging instellen ............................................................................................................................................ 48 Gebruikers aanmaken.............................................................................................................................................. 50 Rechten per gebruiker toekennen ............................................................................................................................ 52 Tabbladen tonen of verbergen ................................................................................................................................. 54 Rechten per gebruiker globaal wijzigen.................................................................................................................... 56 2.
BEHEREN IN BRILJANT ........................................................................................................................................ 57 Dossiers ...................................................................................................................................................................... 57 Wat is een Dossier?................................................................................................................................................. 57 Een nieuw dossier aanmaken .................................................................................................................................. 58 Een bestaand dossier toevoegen............................................................................................................................. 59 Een ander dossier openen ....................................................................................................................................... 60 Een dossier verwijderen........................................................................................................................................... 61 Een reservekopie maken van een dossier (backup) ................................................................................................. 62 De reservekopie van een dossier terugzetten (restore) ............................................................................................ 63 Klanten ........................................................................................................................................................................ 64 Klanten aanmaken................................................................................................................................................... 64 De stamgegevens.................................................................................................................................................... 65 Het tabblad Algemeen ............................................................................................................................................. 67 Het tabblad Facturatie.............................................................................................................................................. 69 Het tabblad Contactpersonen................................................................................................................................... 71 Het tabblad Interesses ............................................................................................................................................. 72 Het tabblad Memo ................................................................................................................................................... 73 Het tabblad Leveradres............................................................................................................................................ 74 Het tabblad Artikelkorting ......................................................................................................................................... 75 Het tabblad Groepskorting ....................................................................................................................................... 76 Het tabblad Offertes................................................................................................................................................. 77 Het tabblad Orders................................................................................................................................................... 78 Het tabblad Afleveringen.......................................................................................................................................... 79 Het tabblad Brieven ................................................................................................................................................. 80 Het tabblad Herstellingen......................................................................................................................................... 81 Het tabblad Onderhoudscontracten.......................................................................................................................... 82 Het tabblad Serienummers ...................................................................................................................................... 83 Het tabblad Uren...................................................................................................................................................... 84 Het tabblad Agenda ................................................................................................................................................. 85 Het tabblad Extra velden.......................................................................................................................................... 86 Het tabblad Saldo .................................................................................................................................................... 87 Het tabblad Overzicht .............................................................................................................................................. 88 Het tabblad Aanmaningen........................................................................................................................................ 89 Klantgroepen aanmaken .......................................................................................................................................... 90 De Klantenlijst afdrukken ......................................................................................................................................... 91 Leveranciers................................................................................................................................................................ 92 Leveranciers aanmaken........................................................................................................................................... 92 De stamgegevens.................................................................................................................................................... 93 Het tabblad Algemeen ............................................................................................................................................. 94 Het tabblad Facturatie.............................................................................................................................................. 96 Het tabblad Contactpersonen................................................................................................................................... 97 Het tabblad Artikels.................................................................................................................................................. 98 Het tabblad Memo ................................................................................................................................................... 99 Het tabblad Bestellingen ........................................................................................................................................ 100
iii
Briljant Account
Het tabblad Leveringen.......................................................................................................................................... 101 Het tabblad Brieven ............................................................................................................................................... 102 Het tabblad In herstelling ....................................................................................................................................... 103 Het tabblad Serienummers .................................................................................................................................... 104 Het tabblad Uren.................................................................................................................................................... 105 Het tabblad Agenda ............................................................................................................................................... 106 Het tabblad Extra velden........................................................................................................................................ 107 Het tabblad Saldo .................................................................................................................................................. 108 Het tabblad Overzicht ............................................................................................................................................ 109 De Leverancierslijst afdrukken ............................................................................................................................... 110 3.
BRILJANT ACCOUNT ...........................................................................................................................................111 Starten met Account .................................................................................................................................................. 111 Basisbegrippen ...................................................................................................................................................... 111 Hoe veelzijdig is Briljant Account? ..................................................................................................................... 111 Hoe gebruiksvriendelijk is Account?................................................................................................................... 113 Overzicht van alle menu-opties en functies ........................................................................................................ 115 Het hoofdmenu van Briljant Account .................................................................................................................. 118 Basisstappen om een boekhouding op te starten............................................................................................... 127 Help opvragen voor Briljant Account .................................................................................................................. 128 Een boekhouding opstarten ....................................................................................................................................... 129 Basisinstellingen .................................................................................................................................................... 130 De basisinstellingen van uw dossier .................................................................................................................. 130 De algemene instellingen................................................................................................................................... 131 Het boekjaar instellen ........................................................................................................................................ 132 De Account instellingen ..................................................................................................................................... 133 De boekhoudperiode instellen/veranderen ......................................................................................................... 134 De valuta beheren ............................................................................................................................................. 135 Het boekhoudplan aanpassen................................................................................................................................ 136 Het boekhoudplan.............................................................................................................................................. 136 Rekeningen aanmaken ...................................................................................................................................... 137 Een bestaande rekening wijzigen....................................................................................................................... 147 Het boekhoudplan afdrukken ............................................................................................................................. 148 Dagboeken creëren en beheren............................................................................................................................. 149 De dagboeken ................................................................................................................................................... 149 Dagboeken aanmaken....................................................................................................................................... 150 Een dagboek wijzigen ........................................................................................................................................ 153 De vaste gegevens instellen .................................................................................................................................. 154 Wat zijn de Vaste Gegevens?............................................................................................................................ 154 Het boekjaar creëren ......................................................................................................................................... 155 De periodes openen of sluiten ........................................................................................................................... 156 Een gebroken boekjaar instellen ........................................................................................................................ 157 Een boekjaar verlengen of verkorten ................................................................................................................. 158 Een boekjaar verwijderen .................................................................................................................................. 159 De Account instellingen ..................................................................................................................................... 160 De BTW-instellingen .......................................................................................................................................... 166 De openingsbalans ingeven................................................................................................................................... 167 Wat is de openingsbalans?................................................................................................................................ 167 Beginsaldo's Klanten ingeven ............................................................................................................................ 168 Beginsaldo's Leveranciers ingeven .................................................................................................................... 169 Beginsaldo's Algemene rekeningen ingeven ...................................................................................................... 170 De Wachtrekening opening controleren ............................................................................................................. 171 Het Openingsdagboek afdrukken....................................................................................................................... 172 Aankoopfacturen boeken ........................................................................................................................................... 173 Aankoopfacturen boeken ....................................................................................................................................... 173 De boeking in detail ............................................................................................................................................... 175 De stamgegevens van de aankoopboeking........................................................................................................ 175
iv
Inhoud
Het tabblad Detail .............................................................................................................................................. 177 Het tabblad BTW ............................................................................................................................................... 179 Het tabblad Journaal.......................................................................................................................................... 180 Het tabblad Intrastat .......................................................................................................................................... 181 Leveranciers creëren tijdens het boeken................................................................................................................ 182 Rekeningen creëren tijdens het boeken ................................................................................................................. 183 Een boeking wijzigen ............................................................................................................................................. 184 Creditnota's boeken ............................................................................................................................................... 185 Een negatieve factuur boeken................................................................................................................................ 186 Facturen Medecontractant boeken......................................................................................................................... 187 Korting contant boeken .......................................................................................................................................... 188 Intracommunautaire facturen boeken..................................................................................................................... 189 Landen toevoegen aan de EU................................................................................................................................ 190 Intrastat ................................................................................................................................................................. 191 Facturen uit niet EG-lidstaten boeken .................................................................................................................... 192 Een factuur met enkel BTW boeken....................................................................................................................... 194 Verkoopfacturen boeken............................................................................................................................................ 195 Verkoopfacturen boeken ........................................................................................................................................ 195 De boeking in detail ............................................................................................................................................... 197 De stamgegevens van de verkoopboeking ........................................................................................................ 197 Het tabblad Detail .............................................................................................................................................. 199 Het tabblad BTW ............................................................................................................................................... 201 Het tabblad Journaal.......................................................................................................................................... 202 Het tabblad Intrastat .......................................................................................................................................... 203 Klanten creëren tijdens het boeken ........................................................................................................................ 204 Rekeningen creëren tijdens het boeken ................................................................................................................. 205 Een boeking wijzigen ............................................................................................................................................. 206 Creditnota's boeken ............................................................................................................................................... 207 Medecontractant boeken........................................................................................................................................ 208 Een negatieve factuur boeken................................................................................................................................ 210 Korting contant boeken .......................................................................................................................................... 211 Intracommunautaire facturen boeken..................................................................................................................... 212 Landen toevoegen aan de EU................................................................................................................................ 213 Intrastat ................................................................................................................................................................. 214 Facturen uit niet EG-lidstaten boeken .................................................................................................................... 215 Doorboeken vanuit Briljant Administrator ............................................................................................................... 216 Doorboeken vanuit Briljant Administrator: principe ............................................................................................. 216 Doorboeken vanuit Briljant Administrator: werkwijze .......................................................................................... 217 Financieel boeken ..................................................................................................................................................... 218 Bankafschriften en kasverrichtingen boeken .......................................................................................................... 218 De boeking in detail ............................................................................................................................................... 219 De stamgegevens van de financiële boeking ..................................................................................................... 219 Het tabblad Detail .............................................................................................................................................. 221 Het tabblad Journaal.......................................................................................................................................... 223 Een factuur opzoeken ............................................................................................................................................ 224 Rekeningen creëren tijdens het boeken ................................................................................................................. 226 Klanten/Leveranciers creëren tijdens het boeken................................................................................................... 227 Een bedrag opzoeken............................................................................................................................................ 228 Een boeking wijzigen ............................................................................................................................................. 229 Een globale betaling toewijzen............................................................................................................................... 230 Een deelbetaling boeken........................................................................................................................................ 231 Facturen met korting contant boeken ..................................................................................................................... 232 Afboeken per saldo ................................................................................................................................................ 233 Boeken op een kostenrekening met BTW .............................................................................................................. 234 Betaald voorschot BTW boeken............................................................................................................................. 235 Diverse boeken.......................................................................................................................................................... 236 Diverse boeken...................................................................................................................................................... 236 De boeking in detail ............................................................................................................................................... 237
v
Briljant Account
De stamgegevens van de diverse verrichting..................................................................................................... 237 Het tabblad Detail .............................................................................................................................................. 239 Het tabblad Journaal.......................................................................................................................................... 240 Een boeking wijzigen ............................................................................................................................................. 241 Afboeken per saldo ................................................................................................................................................ 242 Klanten/Leveranciers/Rekeningen creëren tijdens het boeken ............................................................................... 243 Standaard boekingen................................................................................................................................................. 244 Standaard boekingen............................................................................................................................................. 244 Standaard boekingen kopiëren en wijzigen ............................................................................................................ 246 Fictieve boekingen..................................................................................................................................................... 247 Fictieve boekingen................................................................................................................................................. 247 Fictieve boekingen kopiëren en wijzigen ................................................................................................................ 249 Afpunten.................................................................................................................................................................... 250 Automatisch afpunten ............................................................................................................................................ 250 Manueel afpunten .................................................................................................................................................. 252 Manueel ontpunten ................................................................................................................................................ 253 Rekeningen per periode afpunten .......................................................................................................................... 254 Automatisch afpunten ............................................................................................................................................ 255 Kleine betalingsverschillen afpunten ...................................................................................................................... 256 Vaste activa............................................................................................................................................................... 257 De module Vaste activa ......................................................................................................................................... 257 De module Vaste activa ......................................................................................................................................... 258 Het Dagboek Afschrijvingen creëren ...................................................................................................................... 259 Investeringsrekeningen instellen ............................................................................................................................ 260 De afschrijving voor lopende investeringen ingeven............................................................................................... 261 De afschrijving ingeven tijdens het boeken ............................................................................................................ 263 Investeringsaftrek ingeven ..................................................................................................................................... 265 De afschrijvingen berekenen en tonen ................................................................................................................... 266 De afschrijvingen automatisch boeken................................................................................................................... 267 De verkoop van investeringsgoederen ................................................................................................................... 268 De afschrijvingstabel afdrukken ............................................................................................................................. 269 Domiciliëring.............................................................................................................................................................. 270 Betalingen domiciliëren.......................................................................................................................................... 270 De gedomicilieerde betalingen afpunten ................................................................................................................ 271 BTW-aangifte ............................................................................................................................................................ 272 De BTW-aangifte berekenen en afdrukken ............................................................................................................ 272 Elektronische aangifte EDIVAT .............................................................................................................................. 274 De BTW-aangifte EDIVAT ................................................................................................................................. 274 De BTW-aangifte EDIVAT ................................................................................................................................. 275 Stap 1: exporteer de BTW-aangifte.................................................................................................................... 276 Stap 2: omzetting naar het EDIVAT-formaat ...................................................................................................... 277 Stap3: verzending van de elektronische aangifte ............................................................................................... 279 Elektronische aangifte INTERVAT ......................................................................................................................... 280 De btw-aangifte INTERVAT ............................................................................................................................... 280 Een enkelvoudige btw-aangifte indienen via INTERVAT .................................................................................... 281 Een meervoudige btw-aangifte indienen via INTERVAT .................................................................................... 282 Herzieningen aanbrengen in de BTW-aangifte....................................................................................................... 284 Controlelijst BTW-aangifte ..................................................................................................................................... 285 De BTW-listing....................................................................................................................................................... 286 De BTW-omzetvergelijking..................................................................................................................................... 288 Ereloonfiches............................................................................................................................................................. 289 Ereloonfiches invullen en afdrukken....................................................................................................................... 289 Ereloonfiches: basisgegevens instellen.................................................................................................................. 290 De factuur met ereloon boeken .............................................................................................................................. 291 De ereloonfiches afdrukken ................................................................................................................................... 292 Lijsten afdrukken ....................................................................................................................................................... 293 Dagboeken afdrukken............................................................................................................................................ 293 Grootboeken afdrukken ......................................................................................................................................... 295
vi
Inhoud
De proef- & saldibalans.......................................................................................................................................... 296 De balans afdrukken .............................................................................................................................................. 298 De kwartaalopgave intracommunautaire leveringen ............................................................................................... 299 De intrastat-aangifte............................................................................................................................................... 300 Vervaldagboeken................................................................................................................................................... 301 Vervaldagboek klanten ...................................................................................................................................... 301 Vervaldagboek leveranciers............................................................................................................................... 303 Actualisatie van de vreemde munten ..................................................................................................................... 305 De omzetstatistiek ................................................................................................................................................. 306 Het statistisch overzicht ......................................................................................................................................... 307 Aanmaningen ............................................................................................................................................................ 308 Werken met aanmaningen ..................................................................................................................................... 308 Teksten, kosten en intresten instellen .................................................................................................................... 309 De aanmaningen afdrukken test ............................................................................................................................ 311 De aanmaningen mailen ........................................................................................................................................ 312 Historiek van de aanmaningen............................................................................................................................... 313 De aanmaningen opvolgen .................................................................................................................................... 314 Dubieuze debiteuren.................................................................................................................................................. 315 Dubieuze debiteuren beheren ................................................................................................................................ 315 Het dossier instellen............................................................................................................................................... 316 De factuur als dubieus boeken............................................................................................................................... 317 De terugvordering van de BTW boeken ................................................................................................................. 318 De vereffening boeken........................................................................................................................................... 319 De definitieve afhandeling boeken ......................................................................................................................... 321 Forfaitaire berekening................................................................................................................................................ 322 De forfaitaire berekening........................................................................................................................................ 322 Lijst forfaitaire berekening afdrukken...................................................................................................................... 323 Analytisch boekhouden.............................................................................................................................................. 324 De analytische boekhouding .................................................................................................................................. 324 De analytische boekhouding .................................................................................................................................. 325 Het analytische plan............................................................................................................................................... 326 Werken met één of twee analytische plannen .................................................................................................... 326 Creëren van analytische plannen....................................................................................................................... 327 De rekeningen instellen ..................................................................................................................................... 330 Verrichtingen boeken ............................................................................................................................................. 332 Analytisch boeken met vaste verdeelsleutels ..................................................................................................... 332 Analytisch boeken zonder vaste verdeelsleutels ................................................................................................ 334 Boeken volgens analytisch plan met slechts één niveau .................................................................................... 336 Analytische lijsten .................................................................................................................................................. 337 De lijst analytische uitsplitsing............................................................................................................................ 337 De analytische proef- & saldibalans ................................................................................................................... 338 Automatisch bankverkeer .......................................................................................................................................... 339 Werken met automatisch bankverkeer ................................................................................................................... 339 Werken met automatisch bankverkeer ................................................................................................................... 340 Dossierinstellingen................................................................................................................................................. 341 Het betalingsbestand aanmaken............................................................................................................................ 342 De financiële boeking............................................................................................................................................. 345 Betalingen domiciliëren.......................................................................................................................................... 346 Het boekjaar afsluiten ................................................................................................................................................ 347 Het boekjaar afsluiten ............................................................................................................................................ 347 Stap 1: het nieuwe boekjaar creëren...................................................................................................................... 348 Stap 2: de saldo's overdragen................................................................................................................................ 349 Stap 3: de finale afsluiting ...................................................................................................................................... 350 De wettelijk verplichte lijsten afdrukken.................................................................................................................. 351 De budgetten en fiscaal aftrekbaar overnemen naar nieuw boekjaar ..................................................................... 352 Import & export van data............................................................................................................................................ 353 De Import- & exportmodule .................................................................................................................................... 353 De Import- & exportmodule .................................................................................................................................... 354
vii
Briljant Account
Importeren ............................................................................................................................................................. 355 Gegevens importeren ........................................................................................................................................ 355 Exporteren ............................................................................................................................................................. 357 Gegevens exporteren ........................................................................................................................................ 357 4.
TIPS & TRICKS..................................................................................................................................................... 358 Tips & tricks............................................................................................................................................................... 358 Snelle sneltoets 1: CTRL+SHIFT+O .......................................................................................................................... 359 Snelle sneltoets 2: CTRL+F3 ..................................................................................................................................... 360 De veldvolgorde instellen........................................................................................................................................... 362 Snel ingeven met de F12-toets .................................................................................................................................. 363 Tooltip met veldinhoud............................................................................................................................................... 364 Veldinhoud vorige lijn overnemen .............................................................................................................................. 365 Datums invullen ......................................................................................................................................................... 366 Tekstopmaak in memovelden .................................................................................................................................... 367 1. De opmaak toekennen aan een tekstselectie................................................................................................. 367 2. De opmaakkenmerken ingeven tijdens het tikken van de tekst....................................................................... 367
5.
viii
Index ..................................................................................................................................................................... 369
WERKEN MET BRILJANT Briljant Administrator: een geïntegreerde administratie Briljant Administrator is een volledig geïntegreerd pakket voor zelfstandigen en KMO's die hun volledige administratie wensen te beheren vanuit één en hetzelfde programma. De opbouw van het programma is modulair. De gebruiker stelt uit een twintigtal modules zijn administratief systeem samen en breidt het uit zodat het op ieder ogenblik voldoet aan de noden van zijn onderneming. De installatie van Briljant Administrator omvat standaard het beheer van klanten en leveranciers en wordt naargelang de bedrijfsaard en -activiteit aangevuld met één of meerdere van de volgende modules. Verkoopbeheer Totaaloplossing voor de commerciële dienst. Beheer van artikels, offertes, orders, afleveringen, transport, facturatie, prijslijsten, ... Aankoopbeheer Beheert alle activiteiten van de aankoopdienst: raamcontracten, bestellingen, leveringen, inventarisopname, ... De modules Aankoopbeheer en Verkoopbeheer samen geven u voorraadbeheer. Productie Beheer van samengestelde artikels en hun onderdelen, samenstelling kost- en verkoopprijs, productieorders, ... Kassabeheer Beheer van één of meerdere kassa-PC's, met of zonder barcode scanner, beheer van kortingen en kortingacties, klantenkaarten, ... Aansturing van randapparaten: barcode scanner, ticket printer, klantendisplay, kassaklavieren, geldlade. Urenregistratie Registratie en verwerking van werkuren voor productie, herstellingen, projecten, ... Jobregistratie Serienummers Beheer van unieke serienummers, traceren op serienummers, tracebility in de aan- en verkoophistoriek. Service Structureert de administratie van de diensten die verantwoordelijk zijn voor de herstellingen (intern en extern), de onderhoudscontracten, de vervangtoestellen, ... Agenda Beheert alle activiteiten van de aankoopdienst: raamcontracten, bestellingen, leveringen, inventarisopname, ... De modules Aankoopbeheer en Verkoopbeheer samen geven u voorraadbeheer. Prospectenbeheer Beheert alle activiteiten van de aankoopdienst: raamcontracten, bestellingen, leveringen, inventarisopname, ... De modules Aankoopbeheer en Verkoopbeheer samen geven u voorraadbeheer. Commissieberekening Commissiesystemen per vertegenwoordiger, per artikelgroep en per artikel. Commissie wordt getoond op offerte, order, aflevering, lijsten. Document archivering
1
Briljant Account
Scannen, opslag en digitale distributie van documenten: orders, contracten, schetsen, werktekeningen, ... Gekoppeld aan klanten, leveranciers, orders, brieven, ... Garagebeheer Beheer van voertuigen (aankoop & verkoop) en onderhoud. Overzichten per klant, per voertuig, terugzoeken op nummerplaat, chassisnummer, ... Psion Workabout Koppeling met de Psion Workabout met barcode scanner voor stockbeheer, order picking, ... Account Volledig geïntegreerde boekhoudmodule met automatische boeking van verkopen. Verzendklare documenten in de officiële vorm (BTW-aangifte en -listing, intracommunautaire aangifte, intrastat, ...) Vaste Activa Uitbreidingsmodule voor Briljant Account. Automatische berekening en boeking van de afschrijvingen, afschrijvingstabellen, ... Automatisch bankverkeer Uitbreidingsmodule voor Briljant Account. Opbouw van betalingsbestand vanuit uw boekhouding, automatisch afpunting van betalingen. Briljant Analytisch Uitbreidingsmodule voor Briljant Account. Analytische uitsplitsing van boekingen in twee plannen en op twee niveaus. Projectbeheer Voorcalculatie Voor aannemers van bouwwerken, grondwerken, ... Offerteberekening op basis van kostprijzen en collectieve marges. Projectbeheer Nacalculatie Voor aannemers van bouwwerken, grondwerken, ... Ingave van materiaalverbruik, materieelgebruik en uren per project. Overzichtlijsten per project met voor- en nacalculatie. Projectbeheer Vorderingstaten Voor aannemers van bouwwerken, grondwerken, ... Berekening van vorderingstaten per project met indexeringsformule Import- & exportmodule Importeren van klanten, prospecten en artikels. Exporteren van zelf samen te stellen verzameling van data naar CSV of XML. Kan rechtstreeks in Excel worden geopend voor verdere verwerking, grafieken, ... Indien u meer informatie wenst over een of meerdere modules, contacteer dan onze commerciële dienst op (011) 351010
2
WERKEN MET BRILJANT
Briljant Administrator of Account opstarten Als u op het Briljant opstarticoon klikt, kan het programma op diverse manieren opstarten. Dit is afhankelijk van de eigenschappen die aan het icoon zijn toegekend zijn. Dit zijn de mogelijkheden: 1.
Briljant Administrator of Account start op in de modus Dossierbeheer, waarin u het gewenste dossier in de dossierlijst kunt aanklikken.
2.
Briljant Administrator of Account start op met een u altijd in één en hetzelfde dossier werkt .
3.
Briljant Administrator start op. U kunt doorklikken naar Account via het menu Instellingen, Uitvoeren Account.
4.
Briljant Account start op met een bepaald scherm in een bepaald dossier reeds geopend (b.v. scherm Kassa op een kassa-PC).
geopend dossier Deze methode verdient de voorkeur als
U neemt best even contact op met uw HelpDesk om de opstartparameters op uw PC te wijzigen. Na het openen van een dossier komt u in het hoofdmenu terecht.
Vanuit een geopend dossier een ander dossier openen Om vanuit een geopend dossier een ander dossier te openen gaat u als volgt te werk. 1.
Sluit alle vensters in het huidige dossier.
2.
Kies Selecteer dossier in het menu Instellingen. Het scherm Selecteer dossier opent.
3.
Dubbelklik op de gewenste dossiernaam. Het vorige dossier wordt sluit automatisch af en het nieuwe dossier is actief.
3
Briljant Account
Functies van de knoppen De knoppen op de knoppenbalk worden gebruikt om veel gebruikte taken uit te voeren. Ze zijn beschikbaar voor alle Briljant modules. Indien een knop niet functioneel is in een geopend scherm, dan is hij lichtgrijs van kleur. Erop klikken heeft geen gevolg. Voor de vaakst uitgevoerde taken werkt u sneller met de sneltoets dan met de muis en de knoppen.
De knoppenbalk kan worden aangepast per gebruiker (menu Instellingen, Toolbar). U kunt knoppen die u nooit gebruikt verbergen en nieuwe knoppen voor nieuwe taken bijplaatsen.
Overzicht knoppenbalk Knop
Sneltoets
Actie
CTRL+X
Knip de inhoud weg uit het veld en plaats hem op het klembord
CTRL+C
Kopieer de inhoud van het veld naar het klembord
CTRL+V
Plak de inhoud van het klembord in een veld
ALT+INS
Geef een nieuw invulscherm
F5
Bewaar de gegevens
F6
Verwijder de gegevens
ALT+HOME
Ga naar het eerste record in het bestand
ALT+PIJL OMH.
Ga een record terug in het bestand
ALT+PIJL OML.
Ga een record verder in het bestand
ALT+END
Ga naar het laatste record in het bestand
F2
Overzicht (zoeklijst van geopend scherm)
F3
Zoek (keuzelijst van invulveld)
EDIT
RECORD
OPZOEKEN
4
WERKEN MET BRILJANT
AFDRUKKEN (geen)
Selecteer printer
CTRL+P
Druk gegevens af
CTRL+SHIFT+P
Afdrukvoorbeeld op scherm
CTRL+F
Fax document
CTRL+SHIFT+F
Afdrukvoorbeeld van faxdocument op scherm
CTRL+SHIFT+M
e-mail document
CTRL+SHIFT+S
Scan document
(geen)
Set up scanner
CTRL+SHIFT+D
Toon document
CTRL+SHIFT+K
Naar Klembord
(geen)
Vorm telefoonnummer
CTRL+SHIFT+R
Rekenmachine
CTRL+SHIFT+B
Naar Brieven
CTRL+SHIFT+A
Naar Agenda
CTRL+ALT+P
Naar Psion
CTRL+SHIFT+H
Naar Helpmail
FAXEN
E-MAIL
ARCHIVERING
UTILITIES
5
Briljant Account
Overzicht van de Briljant sneltoetsen Er is een groot aantal sneltoetsen ter beschikking in de Briljant modules. Leer ze in de mate van het mogelijke te gebruiken, omdat u er veel sneller mee kunt werken dan met de muis. Er is een verschil tussen de navigatietoetsen in de eerste tabel en de schermgebonden sneltoetsen in de tweede tabel. De navigatietoetsen werken in alle modules en in alle schermen. De schermgebonden sneltoetsen werken enkel in de aangeduide modules en schermen.
Overzicht van de Briljant sneltoetsen Navigatietoetsen
ESC
Escape - wist het veld. Dadelijk na het wissen kan de originele inhoud teruggeroepen worden met ESC. Door een derde maal op ESC te drukken, krijg je de inhoud terug van na je eerste wijziging.
CTRL+HOME
Wist de regel vanaf de cursorpositie tot vooraan
CTRL+END
Wist de regel vanaf de cursorpositie tot achteraan
HOME
Verplaatst de cursor naar het begin van de regel
END
Verplaatst de cursor naar het einde van de regel
TAB
Verplaatst de cursor naar het volgende veld
SHIFT+TAB
Verplaatst de cursor een veld terug
PAGE UP
Verplaatst de cursor naar het eerste veld
PAGE DOWN
Verplaatst de cursor naar het laatste veld
PIJL OMHOOG
Verplaatst de cursor een veld naar omhoog
PIJL OMLAAG
Verplaatst de cursor een veld naar omlaag
CTRL+SHIFT+K
Open Beheer kolommen
CTRL+SHIFT+L
Bewaar lay-out kolommen
CTRL+PIJL LINKS
Naar eerste kolom in browse
CTRL+PIJL RECHTS
Naar laatste kolom in browse
Schermgebonden sneltoetsen Sneltoets
Module(s)
SchermGro
Actie
ALT+F4
ADM + ACC
alle
Programma sluiten
ALT+F5
ADM + ACC
alle
Nieuw nummer (automatisch)
CTRL+SHIFT+INS
ADM + ACC
alle
Lege lijn tussenvoegen
6
WERKEN MET BRILJANT
ALT+END
ADM + ACC
alle
Opent laatste record
CTRL+F3
ADM + ACC
alle
Opent Klant-,Leverancier- of Artikelscherm vanuit nummerveld
CTRL+F4
ADM + ACC
alle
Actief venster sluiten
CTRL+F6
ADM + ACC
alle
Wisselen tussen actieve schermen
CTRL+T
ADM + ACC
alle
Print tabel
CTRL+SHIFT+D
ADM + ACC
alle
Switchen tussen afdruk in portrait of landscape
CTRL+SHIFT+K
ADM + ACC
alle
Open Beheer kolommen
CTRL+SHIFT+L
ADM + ACC
alle
Bewaar tabel lay-out
CTRL+SHIFT+O
ADM + ACC
Klanten + Leveranciers
Opent brief vanuit tabblad Brieven
CTRL+SHIFT+T
ADM + ACC
alle
Afdrukvoorbeeld tabel
CTRL+TAB
ADM + ACC
alle
Wisselen tussen actieve schermen
F10
ADM
Artikel
Kopieer artikel naar nieuw artikel
F12
ADM
Alle (behalve Kassa)
Maakt nieuwe lijn aan en activeert 1ste kolom
ALT+F10
ADM
Offertes + Orders + Afleveringen
Historiek afleveringen
CTRL+F8
ADM
Aankoop en Verkoop
Serienummers opvragen
CTRL+F10
ADM
Offertes + Orders + Afleveringen
Historiek orders
CTRL+SHIFT+O
ADM
Klanten + Leveranciers
Opent bon vanuit tab Offertes, Orders, Aflev., Bestell., Leveringen
CTRL+SHIFT+V
ADM
Verkoop
Verwijdert 0-lijnen in Offertes, Orders en Afleveringen
F9
ACC
Aankoop + Verkoop
Detail Analytisch oproepen
F10
ACC
Aankoop
Detail investeringen oproepen
ALT+F9
ACC
Financieel
Boek resterend bedrag
7
Briljant Account
ALT+F10
ACC
Aankoop, Verkoop, Financieel + Divers
Opent keuzelijst Standaard boekingen
CTRL+F10
ACC
Aankoop
Detail Ereloonfiche oproepen
CTRL+SHIFT+M
ACC
Klanten
In tab Overzicht: Maningsniveau aanpassen
CTRL+SHIFT+S
ACC
Klanten
In tab Overzicht: Status aanpassen
CTRL+SHIFT+O
ACC
Klanten
In tab Overzicht: Afpuntingsnummer ontpunten
CTRL+ALT+O
ACC
Klanten
In tab Overzicht: Klant ontpunten
8
WERKEN MET BRILJANT
De Briljant Statusbalk Beneden in het Briljant venster, net boven de Windows taakbalk, vindt u de Briljant statusbalk. Hierin vindt u nuttige informatie, b.v. als u naar uw Helpdesk belt.
1.
De dag- en datumaanduiding
2.
De aanduiding dat NumLock en Insert geactiveerd zijn
3.
De recordteller toont het aantal records in het geopende scherm (b.v. in het geopende Klantenscherm zou dit betekenen dat er 284 klanten aangemaakt zijn).
4.
De code van het dossier dat u geopend heeft met het actieve boekjaar
5.
Uw klantnummer
6.
Het buildnummer van uw programma
9
Briljant Account
Gegevens bewaren
Om nieuwe of gewijzigde gegevens te bewaren, drukt u - vooraleer naar een ander tabblad te gaan of het scherm te sluiten - op de F5-toets of klikt u op de knop Bewaar
.
De F5-toets is een van de belangrijkste sneltoetsen in Briljant. U leert hem best zo snel mogelijk te gebruiken i.p.v. met de muis op de knop Bewaar
te klikken.
Opvragen tijdstip creatie en laatste wijziging Als het programma de gegevens over het tijdstip van de creatie en de laatste wijziging bijhoudt, dan kunt u die in het betreffende scherm of op een actieve browse-lijn opvragen door met de rechter muisknop te klikken en Info en creatie wijziging (CTRL+SHIFT+N) te kiezen (b.v. in de schermen Klanten en Klantenlijst).
10
WERKEN MET BRILJANT
Gegevens wijzigen Om gegevens te wijzigen klikt u met de muisaanwijzer in het veld waarin u wilt wijzigen. Hierdoor wordt dit veld actief en staat de cursor in dit veld.
Met een druk op de ESC-toets maakt u het actieve veld leeg. Als u opnieuw op ESC drukt vooraleer u een nieuw gegeven intikt, dan komt de oorspronkelijke inhoud terug te voorschijn. U kunt de bestaande inhoud ook gewoon overschrijven. Plaats de cursor voor de eerste letter van het woord. Staat de schrijfmodus op INS (insert), dan wordt datgene wat u intikt op de cursorpositie tussengevoegd. De oorspronkelijke tekst schuift naar achter en u zult hem met de DEL-toets moeten weghalen. Als u eenmaal op de INS-toets drukt, dan schakel u de OVR-modus (overwrite) in. De nieuwe tekst wordt nu over de oude tekst heen geschreven. Let wel op dat, in geval uw nieuwe tekst korter is dan de oude, er nog resterende karakters van de oude tekst blijven staan. Verwijder ze met de DEL-toets. U kunt ook een deel van de tekst wijzigen door met de linkermuisknop ingedrukt over dat deel van de tekst te slepen. Dit heet markeren. U verwijdert dit deel van de tekst vervolgens met DEL of u tikt de nieuwe tekst eroverheen. Tenslotte kunt u nog de CTRL+HOME en CTRL+END toetsencombinaties gebruiken. Klik in de tekst na de laatste letter die u wilt verwijderen en druk op CTRL+HOME. De tekst wordt vanaf het begin tot en met de letter voor de cursor verwijderd. Klik voor de laatste letter die u wilt verwijderen en druk op CTRL+END. De tekst wordt vanaf deze letter tot aan het eind verwijderd Op uw klavier vindt u enkel een INS-toets om de schrijfmodus te wijzigen. Dit is een zogenaamde wisseltoets. Telkens u er op drukt, schakelt de INS-mode over naar de OVR-mode en weer terug.
Vergeet niet de gewijzigde gegevens met F5 te bewaren vooraleer het scherm af te sluiten.
Opvragen tijdstip creatie en laatste wijziging Als het programma de gegevens over het tijdstip van de creatie en de laatste wijziging bijhoudt, dan kunt u die in het betreffende scherm of op een actieve browse-lijn opvragen door met de rechter muisknop te klikken en Info en creatie wijziging (CTRL+SHIFT+N) te kiezen (b.v. in de schermen Klanten en Klantenlijst).
11
Briljant Account
Gegevens verwijderen
U verwijdert gegevens uit een bestand door op de F6-toets te drukken of op de knop Verwijder
te klikken.
Beide functies hebben echter totaal verschillende gevolgen voor de te verwijderen gegevens!
Met F6 verwijdert u het actieve record. Dit is de lijn waarop de cursor staat.
Met de knop Verwijder
wordt het hoofdrecord van het actieve venster verwijderd.
In beide gevallen wordt u gevraagd uw keuze te bevestigen of te annuleren.
Voorbeeld De F6-toets U bevindt zich in het scherm Financiële verrichtingen en heeft op enkele rekeningen geboekt en bewaard. U wilt nu een zonet ingegeven verrichting verwijderen. Plaats de cursor op de te verwijderen lijn en druk op F6. Het actieve record, de lijn dus, wordt na bevestiging verwijderd. De knop Verwijder U hebt een nieuwe klant ingegeven terwijl dit eigenlijk niet nodig was. Zolang u op deze klant geen boekingen heeft ingegeven, kunt u hem verwijderen door op de knop Verwijder bevestiging is deze klantrecord volledig verwijderd.
12
te drukken, welke de positie van de cursor ook is. Na
WERKEN MET BRILJANT
Gegevens als standaard instellen U kunt bepalen welke standaardwaarden reeds in de velden moeten ingevuld zijn als u een scherm opent. Dit is handig als u bijvoorbeeld altijd EUR, landcode B of de betalingsvoorwaarden voor alle nieuwe klanten standaard op 30 dagen wil zetten.
Werkwijze 1.
Open een nieuw Klantenscherm.
2.
Vul in de velden Nummer en Naam een streepje (-) in.
3.
Geef de gewenste gegevens in. Tik bijvoorbeeld EUR in het veld Valuta in tabblad Facturatie.
4.
Verwijder het streepje in de velden Nummer en Naam door in de velden te klikken en vervolgens op ESC te drukken.
5.
Klik met de rechtermuisknop op de achtergrond van het venster (dus niet in een veld). Bewaar nu deze standaardwaarde EUR door in het afrolmenu Default record, Bewaar default record of Bewaar default record gebruiker te klikken (naargelang u deze default waarde wilt instellen voor alle gebruikers of enkel voor uzelf).
6.
Bewaar met F5.
Vanaf nu zal bij het openen van een nieuw klantenscherm in het veld Valuta altijd EUR zijn ingevuld. Om deze standaardwaarde te verwijderen: Klik in het veld waarvan u de standaardwaarde wilt verwijderen. 1.
Klik met de rechtermuisknop op de achtergrond van het venster (dus niet in een veld). Kies in het afrolmenu Default record, Verwijder default record of Verwijder default record gebruiker te klikken (naargelang u een algemene of een gebruikers default waarde wilt verwijderen).
2.
Sluit het scherm af en heropen het.
De mogelijkheid om standaardwaarden in te stellen kan via de beveiliging (rechten per gebruiker) worden toegelaten of verboden.
13
Briljant Account
De veldvolgorde instellen De invulvelden op de Briljant schermen zijn vast, d.w.z. de gebruiker kan ze niet verplaatsen of weglaten. Zodra uw eigen werkmethode min of meer vastligt, is het aan te raden de veldvolgorde (ook wel tabvolgorde genoemd) zo in te stellen, dat de velden die u zelden of nooit invult, gewoon worden overgeslagen. Dit betekent evenwel niet dat u er niet op de gebruikelijke manier naartoe kunt navigeren met de muis, de toetsen ENTER, TAB, SHIFT TAB en de pijltjestoetsen als u een dergelijk veld toch wil invullen. Voorbeeld Voor het boeken van de aankoopfacturen wenst u enkel de velden Leverancier, Factuurnummer leverancier en Totaal te betalen bedrag in te vullen en de overige velden niet.
Werkwijze Kies menu Ingeven, Aankoopfacturen. Het scherm Aankoopfacturen opent. 1.
Klik op een willekeurige plaats op het scherm met de rechtermuisknop. In het afrolmenu staan de keuzemogelijkheden Instellen veldvolgorde, Bewaar veldvolgorde en Toon veldvolgorde.
2.
Kies Instellen veldvolgorde.
3.
Klik in de gewenste volgorde in de velden die u wilt invullen. Ieder veld wordt gemarkeerd met een volgnummer.
4.
Klik opnieuw met de rechtermuisknop en kies Bewaar veldvolgorde.
Bij de volgende boeking is de gekozen veldvolgorde actief. U kunt de ingestelde veldvolgorde op ieder ogenblik zichtbaar maken door in het afrolmenu Toon veldvolgorde te kiezen.
In een geactiveerd veld wordt het volgnummer niet getoond. Druk op een pijltjestoets om het veld te verlaten.
Veldvolgorde wijzigen Om de ingestelde veldvolgorde te wijzigen, herhaalt u de vorige werkwijze van 1 t/m 4
Veldvolgorde op een tabblad instellen Activeer een tabblad en herhaal de vorige werkwijze van 1 t/m 4.
U kunt de veldvolgorde enkel instellen op de vaste schermvelden, niet op de velden in een browse die u met Beheer kolommen kunt tonen of verbergen.
14
WERKEN MET BRILJANT
Werken met boeken In de ingaveschermen voor bestellingen, leveringen, raamcontracten, productie, offertes, orders, afleveringen, transport, herstellingen, kassa en garage kunt u de bonnen toewijzen aan boeken. Een boek is vergelijkbaar met een ringmap. Enkele voorbeelden maken dit meteen duidelijk.
Alle offertes van alle vertegenwoordigers zitten in het standaard Offerteboek OK (Offertes klanten).
De offertes van Vertegenwoordiger 1 zitten in Offerteboek O1 (Offertes klanten 1).
De offertes van Vertegenwoordiger 2 zitten in Offerteboek O2 (Offertes klanten 2).
OF
Of nog
Alle afleveringen van goederen zitten in het standaard Afleverboek AF (Afleveringen klanten).
De afleveringen van goederen zitten in het Afleverboek AK (Afleveringen klanten).
De afleveringen van herstellingen zitten in het Afleverboek HE (Herstellingen).
OF
Hoewel er geen verplichting is om met boeken te werken (u gebruikt dan in elk scherm het als default voorgestelde standaardboek), heeft het werken met boeken grote voordelen. - Historieklijsten en statistische lijsten kunnen per boek worden afgedrukt, b.v. offertes, orders en afleveringen per boek. - Verzamelfacturatie per afleverboek
Werkwijze aanmaken boeken Kies menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Boeken. 1.
Vul de Code, de Naam en het Soort boek in. De soort bepaalt in welke schermen het boek beschikbaar is.
2.
Vul voor de aflever- en kassaboeken ook het Dagboek in (F3 voor de selectielijst). Dit is het dagboek in de boekhouding.
Werkwijze instellen standaardboek In de ingaveschermen is het veld Boek altijd geactiveerd als u het scherm opent. Het is dus de eerste ingave die u wordt gevraagd. U kunt voor ieder scherm opgeven welk boek standaard moet zijn ingevuld als het scherm wordt geopend. 1.
Kies menu Instellingen, Invoice, tabblad Offerte, Order, Aflevering, Service, ...
2.
Vul in het veld Standaardboek het gewenste boek in (F3 voor selectielijst) en bewaar met F5.
Als u een scherm opent waarvoor geen standaardboek is ingesteld, dan opent automatisch de zoeklijst van de boeken.
15
Briljant Account
Datums invullen Om het invullen van datums zo snel mogelijk te maken, zijn volgende technieken voorzien. De sjabloontekens / / hoeft u niet in te tikken. Tikt u het sjabloonteken / toch in, dan springt u naar het volgende deelveld van de datum. Ingave
wordt met ENTER of TAB vervolledigd tot
2/ /
02/deze maand/dit jaar
02/ /
idem
02/5 /
02/05/dit jaar
02/05/ /
idem
02/05/2
02/05/2002
./ /
Punt. Vult de huidige datum in. Niet nodig op ENTER of TAB te drukken
16
WERKEN MET BRILJANT
Browse-vensters Werken met browse-vensters Wat is een browse-venster? Een browse-venster geeft gegevens in lijstvorm weer op het scherm. In een browse-venster kunt u zelf bepalen hoeveel en welke gegevens u wenst te zien. Komt er een zoekveld in het browse-venster voor, dan kunt u via dit veld het gewenste record opzoeken. In een sleutelveld kunt u delen van de op te zoeken naam, nummer, ... ingeven om snel naar het gezochte item te gaan. Voorbeeld Open het scherm Klanten en druk op F2 of op de toets Overzicht
17
Briljant Account
Een browse-venster openen
In vrijwel alle geopende schermen kunt u browse-vensters openen en wel op twee manieren.
1.
Met de F2-toets of door op de knop Overzicht
te klikken, opent u het browse-venster van het scherm.
Voorbeeld In het geopende Klantenscherm opent F2 de klantenlijst in het browse-venster. In het geopende Leverancierscherm opent F2 de leverancierslijst. Enz.
2.
Met de F3-toets of de knop Zoek geactiveerde veld.
opent u de selectielijst met de keuzemogelijkheden voor het
Voorbeeld Klik in het scherm Klanten in het veld Gemeente en druk vervolgens op F3 (of klik op de knop Zoek), dan opent de lijst van de gemeenten met de postnummers. Selecteer de gezochte gemeente, klik vervolgens op OK en de gemeente en postnummer worden ingevuld.
Om te onthouden F2 opent de schermlijst in een browse-venster. F3 opent de selectielijst voor een ingaveveld.
18
WERKEN MET BRILJANT
Navigeren in een browse-venster In een browse-venster is het aantal gegevenslijnen meestal zo groot dat de lijst niet past in het venster. U kunt snel door de lijst bewegen met de navigeerknoppen aan de rechterkant van de lijst. De symbolen hebben de volgende betekenis en sneltoetsen.
ALT+HOME
Ga naar het eerste record
PAGE UP
Ga een pagina omhoog
PIJL OMHOOG
Ga een record terug
PIJL OMLAAG
Ga een record verder
PAGE DOWN
Ga een pagina verder
ALT+END
Ga naar het laatste record
19
Briljant Account
Snel gegevens zoeken in een browse-venster De zoeksleutel instellen In iedere browse of zoekscherm dat u met de F2-toets opent, vindt u links bovenaan het veld Zoek volgens met een aantal mogelijkheden: b.v. Nummer, Naam, Groep, ... U kunt de gewenste zoeksleutel aanklikken, ofwel de gewenste sleutel instellen met CTRL+1 voor Nummer, CTRL+2 voor Naam, CTRL+..., CTRL+9.
Namen zoeken In een sleutelveld kunt u op twee manieren zoeken: met de beginletter(s) van een item of met het zoekkarakter *.
Voorbeeld Open het menu Beheer, Klanten. Druk op F2 of klik op de knop Overzicht. Het browse-venster met de klantenlijst opent met het zoekveld op naam. Plaats de cursor in het sleutelveld en tik een willekeurige letter in. Merk op dat de actieve record onmiddellijk wijzigt naar de eerste naam die met de ingetikte letter begint. Als u meer letters intikt, dan zal de selectiebalk steeds dichter bij de gezochte naam komen te staan. Dit natuurlijk in de veronderstelling dat er namen in de databank zitten die met de gebruikte lettercombinatie beginnen. Is dit niet het geval, dan zal de naam met de eerstvolgende beginletter(s) gekozen worden. Indien u bijvoorbeeld de letter X intikt, dan zal de selectiebalk komen te staan op het eerste naam die met de letter Y begint (tenminste als u geen klant heeft wiens naam met een X begint...). Het zoekkarakter * (in het Engels wildcard) gebruikt u om de lijst van de gezochte items te vernauwen. Dit verduidelijken we best aan de hand van voorbeelden.
1. Het zoekkarakter gevolgd door een of meerdere letters Als u dit intikt
krijgt u een beperkte lijst met
*j
alle namen waarin de letter j voorkomt
*ja
alle namen waarin de lettercombinatie ja voorkomt Jacobs Jans Janssens Meynen Jaak Meynen Janssens Opjanis Roveja ...
*jan
alle namen waarin de lettercombinatie jan voorkomt Jans Janssens Meynen-Janssens Opjanis ...
*jans
alle namen waarin de lettercombinatie jans voorkomt. Jans Jansen Meynen-Janssens ...
2. Een of meerdere letters gevolgd door het zoekkarakter
20
WERKEN MET BRILJANT
Als u dit intikt
krijgt u een beperkte lijst met
j*
enkel die namen die met de letter j beginnen
ja*
enkel die namen die met de lettercombinatie ja beginnen
jan*
enkel die namen die met de lettercombinatie jan beginnen
3. Zoekkarakter - een of meerdere letters - zoekkarakter - een of meerdere letters Als u dit intikt
krijgt u een beperkte lijst met
*ja*pe
enkel die namen waarin de lettercombinaties ja en pe in deze volgorde voorkomen Jans-Peters Janssen-Peeters Jachthaven Antwerpen ...
Met deze zoektechnieken kunt u zeer snel gegevens terugvinden in bestanden met duizenden records.
21
Briljant Account
Kolommen kiezen en tonen in browse-vensters Een browse-lijst bevat meestal meer gegevensvelden dan u wenst te zien in uw opzoeking. Zo bevat de lijst van de klanten meer dan veertig gegevensvelden. Als al deze velden worden getoond in de browse, dan is het resultaat onoverzichtelijk. U kunt het aantal velden beperken tot die gegevens die u wenst te zien, en de overige verbergen. U kunt eveneens kiezen of deze keuze voor eenmalig gebruik is of de volgende keren automatisch moet herhaald zijn.
Werkwijze 1.
Open met F2 een browse-venster in een scherm (b.v. Klantenscherm)
2.
Klik met de rechtermuisknop op een willekeurige gegevenslijn om het afrolmenu te openen.
3.
Klik in het afrolmenu op Beheer kolommen en u krijgt de lijst van alle beschikbare kolommen
.
22
4.
Vink de velden aan die u wenst te zien in de browse en vink de velden af die niet wenst te zien.
5.
Door op de F5-toets te drukken of door op de knop Bewaar te klikken, sluit de keuzelijst af en worden de gekozen velden in de lijst getoond.
WERKEN MET BRILJANT
Deze keuze geldt enkel voor het nu geopende browse-venster. Als u het browse-venster afsluit en heropent, dan worden de oorspronkelijk ingestelde kolommen getoond.
U kunt de ingestelde kolom lay-out bewaren zodat u hem terugkrijgt telkens u het browse-venster heropent. 1.
Klik opnieuw met de rechtermuisknop in een willekeurig veld om het afrolmenu te openen.
2.
Kies Bewaar lay-out in het afrolmenu.
3.
Deze lay-out krijgt automatisch de naam Default en wordt geopend als u meerdere lay-outs onder meerdere namen heeft bewaard. Zie Meerdere lay-outs instellen .
Deze werkwijze om kolommen in te stellen heet Beheer kolommen.
Deze instellingen worden per gebruiker bewaard. Telkens u inlogt met uw gebruikersnaam, worden deze instellingen toegepast. Indien u op een netwerk aangesloten bent, dan maakt het daarbij niet uit op welk werkstation u zich aanmeldt.
Als u de eerste keer het Beheer kolommen toepast in een browse, dan zullen alle velden aangevinkt zijn, zodat ze ook allemaal worden getoond. In plaats van ze één voor één af te vinken, kunt u ook op F9 drukken. Daardoor worden alle velden in één keer afgevinkt en kunt u gemakkelijker uw keuze instellen.
23
Briljant Account
Kolommen schikken in een browse-venster De breedte en de plaats van kolommen aanpassen Er resten twee handelingen om de lay-out van een browse-venster zo aan te passen dat de gevraagde informatie netjes geschikt en volledig zichtbaar is.
De kolombreedte aanpassen
1.
Plaats de muisaanwijzer op de balk met de kolomnamen, precies op de scheidingslijn tussen twee namen. De cursor wijzigt in een dubbele pijl.
2.
Druk de linkermuisknop in, houdt hem ingedrukt, sleep de kolom breder of smaller en laat de muisknop op de gewenste breedte los.
3.
Bewaar de nieuwe instelling met Bewaar lay-out.
De plaats van een kolom wijzigen
1.
Plaats de muisaanwijzer op de kolomnaam die u wenst te verplaatsen. De cursor wijzigt van vorm.
2.
Druk de linker muisknop in. De cursor wijzigt (de vlakjes worden donker). Beweeg de cursor met ingedrukte muisknop naar links of naar rechts en laat hem los op een andere kolomhoofding. De kolom zal nu geplaatst zijn voor de kolom waarop u de cursor losgelaten heeft.
3.
Bewaar de nieuwe instelling met Bewaar lay-out.
Als u met Briljant begint te werken, dan vraagt het even tijd om de browse-vensters naar eigen smaak en voorkeur aan te passen. Maak er een goede gewoonte van om verzorgde lay-outs aan te maken en te bewaren. Het zal u achteraf veel tijd uitsparen en uw zoekacties verlopen veel sneller.
Tooltip met volledig veldinhoud Als in een browse de inhoud van een veld wegens plaatsgebrek niet volledig wordt weergegeven, plaats dan de muisaanwijzer even op de tekst (niet klikken!) om de volledige inhoud in een tooltip te tonen.
24
WERKEN MET BRILJANT
Meerdere kolom lay-outs instellen in een browse-venster U kunt verzamelingen van kolommen specifieke namen geven en vervolgens één van deze lay-outs oproepen. Voorbeeld In het browse-venster van de klantenlijst kunt u b.v. de velden Nummer, Naam, Postnr, Straat, Gemeente, Telefoon en Telefax instellen en deze lay-out Adres noemen. Een andere selectie zou de velden Nummer, Naam, BTW-regime, BTW-nummer, Banknummer, Betalings-VW en Prijscat. kunnen bevatten en de naam Financieel krijgen. U kunt nu in dit browse-venster een van de ingestelde lay-outs naar keuze oproepen.
Werkwijze 1.
Open een browse-venster en stel de gewenste lay-out in met Beheer kolommen.
2.
Bewaar met F5.
3.
Klik met de rechtermuisknop op een gegevenslijn om het afrolmenu te openen.
4.
Klik op Bewaar lay-out als...
5.
Klik op Nieuw... en vul de gewenste naam in. OF
5.
Klik op een reeds bestaande naam om de nieuwe lay-out onder deze naam op te slaan of de reeds bestaande naam te wijzigen.
25
Briljant Account
Een kolom lay-out openen in een browse-venster Als u een browse opent, dan wordt de automatisch de lay-out met de naam Default getoond. Als u in een browse-venster meerdere kolom lay-outs heeft ingesteld en benoemd, dan kunt u deze lay-outs naar wens opvragen.
Werkwijze 1.
Open een browse-venster met F2.
2.
Klik met de rechtermuisknop op een willekeurige gegevenslijn.
3.
Kies in het afrolmenu Toon lay-out.
4.
Kies de gewenste lay-out in de keuzelijst. De gevraagde kolominstellingen worden onmiddellijk geactiveerd.
Als u een browse afsluit en heropent, dan wordt automatisch de lay-out met de naam Default getoond. Om een bepaalde lay-out de naam Default te geven, slaat u hem op met Bewaar lay-out in plaats van met Bewaar layout als...
26
WERKEN MET BRILJANT
Extra velden Wat zijn Extra velden?
De hierna beschreven werkwijze om Extra velden aan te maken geldt voor alle extra velden in alle schermen. Briljant Administrator is een standaard programma met een groot aantal algemene gegevensvelden. Maar vrijwel ieder bedrijf wenst gegevens over klanten, leveranciers, artikels, offertes, orders, afleveringen, ... op te slaan die zeer specifiek zijn voor hun bedrijfstak. De mogelijkheid Extra velden aan te maken is een zeer krachtige optie die u toelaat Briljant Administrator aan te passen aan de specifieke eisen voor gegevensopslag in uw bedrijf. Nadat de Extra velden zijn gecreëerd, verschijnen ze op een nieuw tabblad Extra velden in het scherm waaraan ze zijn toegekend. Voorbeeld: Extra velden in scherm Klanten Door de aanmaak van Extra velden voor het scherm Klanten is automatisch het tabblad Extra velden toegevoegd. In dit voorbeeld zijn deze velden Aankoopdatum, Netwerkbeheerder, Software, Aankoopprijs, Bemerkingen. De naamgeving is vrij.
Belangrijk 1.
De Extra velden zijn identiek voor àlle gebruikers in een netwerk. Overleg eerst met uw collega's welke velden worden toegevoegd, hoe ze heten en hoe ze worden gebruikt.
2.
De grootte en de positie van de extra velden kan worden bepaald. Ze zijn identiek voor alle gebruikers.
3.
Via de ingebouwde beveiligingsprocedure kan de toegang tot de Extra velden per gebruiker worden geautoriseerd. Voor gebruikers zonder toegangsrechten verschijnt het tabblad Extra velden niet in de betreffende schermen.
4.
Tijdens het aanmaken van de Extra velden mag het betreffende scherm op geen enkele werkstation zijn geopend, dus ook niet op het werkstation van de gebruiker die de velden aanmaakt.
5.
Het maximale aantal Extra velden op een scherm wordt bepaald door volgende factoren:
de hoogte die u aan een veld toekent. Voor een memoveld kunt u bepalen hoeveel lijnen dit veld bevat;
27
Briljant Account
de resolutie van de monitor. Bij een schermresolutie van 1 024 x 768 pixels wordt alles kleiner afgebeeld dan bij een resolutie van 800 x 600 pixels. De laagst ingestelde resolutie van een monitor in het netwerk begrenst dus eigenlijk het aantal extra velden dat u kunt aanmaken; de ingestelde schaalfactor (zie menu Instellingen, Algemeen, tabblad Kleur). Indien u voor de X- en Y-waarden 80 ingeeft in plaats van 100, dan worden alle elementen op het scherm kleiner afgebeeld en kunt u dus meer extra velden plaatsen.
5.
De informatie die wordt opgeslagen in Extra velden kan niet alleen op het scherm worden geconsulteerd, maar ook opgenomen worden in lay-outs van documenten, lijsten en statistieken.
6.
Extra velden is een standaard voorziening in Briljant Administrator. Als het tabblad Extra velden in geen enkel scherm voorkomt, dan betekent dat enkel dat er geen extra velden zijn aangemaakt.
Een extra veld hoort altijd tot één van de types Tekst, Datum, Getal of Memo. Ga verder op Types extra velden.
28
WERKEN MET BRILJANT
Types Extra velden Een Extra veld is een databaseveld. Het behoort altijd tot een van de vier veldtypes dat bepaalt welk soort gegevens het veld kan bevatten.
Veldtypes Tekst Kan alle tekens bevatten. Het tekstveld heeft een vaste lengte, d.w.z. het max. aantal karakters wordt vastgelegd bij het aanmaken van het veld.
Een cijferreeks in een tekstveld wordt bij sorteringen door de computer behandeld als een woord, niet als een getal. Datum Accepteert enkel een datum in het formaat dd/mm/jj. Getal Accepteert enkel cijfers die als een getal worden afgebeeld en behandeld, d.w.z. met decimaalteken en scheidingsteken voor de duizendtallen. Memo Idem als een tekstveld, maar met variabele lengte. De maximale lengte wordt vastgelegd bij het aanmaken van het veld, maar enkel het effectief gebruikt aantal karakters wordt opgeslagen in de database.
Kies voor het ingeven van serienummers, volgnummers, cijferreeksen met spaties, schuine strepen, meerdere punten, ... voor een tekstveld in plaats van een getalveld. Dus tekstvelden voor: serienummer 8985487 (zou in een getalveld als 8.985.487 worden weergegeven) codenummer 5/2545 (wordt in een getalveld niet geaccepteerd) versienummer 4.2.1 (wordt in een getalveld niet geaccepteerd). Aan veldtypes kunt u vervolgens eigenschappen toekennen. Ga verder op Eigenschappen per veldtype.
29
Briljant Account
De eigenschappen van Extra velden Behalve een veldtype (tekst, datum, getal of memo) kunt u aan een veld ook een aantal eigenschappen toekennen, b.v. dat een getalveld 8 cijfers en 2 decimalen kan bevatten. Het overzicht toont veldtypes en de eigenschappen die per veldtype kunnen worden toegekend. + betekent dat u een waarde kunt intikken. De andere waarden zijn vast. Veldtype
Opties
Lengte
Dec.
Controle tabel
Br. veld
Ho. veld
X veld
Y veld
Breedte tekst
Hoogte tekst
X tekst
Y tekst
TEKST
Geen
+
0
geen
+
18
+
+
+
+
+
+
Checkbox
1
0
geen
20
18
+
+
+
+
+
+
Controleveld
+
0
+
+
18
+
+
+
+
+
+
Bitmap
+
0
geen
+
+
+
+
+
+
+
+
Bestand
+
0
geen
+
18
+
+
+
+
+
+
DATUM
Geen
0
0
geen
+
18
+
+
+
+
+
+
GETAL
Geen
+
+
geen
+
18
+
+
+
+
+
+
MEMO
Geen
+
0
geen
+
+
+
+
+
+
+
+
Verklaring Lengte: is het aantal karakters dat dit veld kan bevatten. Max. 256 karakters. Decimalen: het aantal decimalen in een getal. Wordt niet bij het aantal karakters geteld (lengte 3 met 2 decimalen geeft xxx,xx) Breedte veld en Hoogte veld: afmetingen van het veld in pixels. Wordt automatisch door het programma bepaald. Als de inhoud van een veld te lang is voor de gehanteerde veldbreedte, dan kunt u dit achteraf wijzigen. X veld en Y veld: de positie van de linker bovenhoek van het veld, uitgedrukt in pixels vanaf de linker bovenhoek van het tabscherm Extra velden. Breedte tekst en Hoogte tekst: afmetingen van het veld in pixels. Wordt automatisch door het programma bepaald. Als de inhoud van een veld te lang is voor de gehanteerde veldbreedte, dan kunt u dit achteraf wijzigen. X tekst en Y tekst: de positie van de linker bovenhoek van het veld, uitgedrukt in pixels vanaf de linker bovenhoek van het tabscherm Extra velden. Checkbox: voor een tekstveld dat zich als een logisch veld gedraagt en enkel "Ja" of "Neen" aanvaardt. Op het scherm verschijnt de checkbox als een aanvinkvakje voor Ja of Neen. Controleveld: duidt aan dat dit tekstveld is voorzien van een keuzelijst zodat u enkel een ingave kunt kiezen die in de keuzelijst is opgenomen. De lengte van het controleveld wordt automatisch bepaald door de veldlengte van de controletabel. Controletabel: de keuzelijst wordt opgebouwd in de controletabel. U roept de keuzelijst op met F3. Bitmap: voor het ingeven van de padomschrijving van de afbeelding. Max. 256 karakters. Bestand: voor het ingeven van de padomschrijving van een extern bestand (tekstbestand, rekenblad, ...). Max. 256 karakters.
30
WERKEN MET BRILJANT
Ga verder op Extra velden aanmaken.
31
Briljant Account
Extra velden aanmaken Menu Instellingen, Account of Invoice Extra velden worden altijd aangemaakt in het menu Instellingen.
Extra velden op de vaste gegevens van het dossier (b.v. bijkomende adresgegevens, openingsuren, ...): zie menu Instellingen, Algemeen, tabblad Vaste gegevens.
Extra velden op de klanten: zie menu Instellingen, Account, tabblad Klanten.
Extra velden op de leveranciers: zie menu Instellingen, Account, tabblad Leveranciers.
Extra velden op de bestellingen, leveringen, offertes, ...: zie menu Instellingen, Invoice, tabblad Bestellingen, enz.
Voor het aanmaken van extra velden (b.v. op het scherm Klanten) moeten alle gebruikers dit scherm hebben afgesloten.
Werkwijze Voorbeeld Extra velden Aankoopdatum, Netwerkbeheerder, Software, Aankoopprijs EUR, Netwerkversie, Bemerkingen in het scherm Klanten Het veld Aankoopdatum is een datumveld. Het veld Netwerkbeheerder is een tekstveld met 30 karakters. Het veld Software is een tekstveld met controletabel. De controletabel moet eerst worden aangemaakt, vooraleer u ze kunt invullen. Klik op controletabellen om verder te gaan. Het veld Netwerkversie is een tekstveld met checkbox. Het veld Aankooprijs € is een getalveld met 4 cijfers + 2 decimalen. Het veld Bemerkingen is een memoveld van 250 karakters Kies menu Instellingen, Account, tabblad Klanten. 1.
Vul de gegevens voor de extra velden in zoals op het voorbeeld.
2.
Klik met de rechter muisknop in de tabel en kies Genereer posities in het afrolmenu. Het programma zal de waarden voor de breedtes, de hoogtes en de schermposities van de velden berekenen en invullen, zodat ze automatisch onder elkaar worden geschikt (zie onderste afbeelding). U kunt deze schikking naderhand wijzigen (zie Extra velden wijzigen)
3.
Bewaar met F5. Beantwoordt de vraag om te converteren met Ja.
Open het scherm Klanten met het nieuwe tabblad Extra velden.
32
WERKEN MET BRILJANT
33
Briljant Account
Controletabellen aanmaken en beheren Menu Instellingen, Basisbestanden Voor extra velden van het type Tekst en eigenschap Controleveld dient u eerst de controletabel aan te maken vooraleer u ze kunt selecteren op de lijn Controleveld.
Werkwijze controletabel aanmaken Kies menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Controletabellen. 1.
Vul de velden Afkorting, Naam, Lengte code en Breedte omschrijving in.
2.
Bewaar met F5 en beantwoordt de vraag om te converteren met Ja.
De controletabel is nu aangemaakt en kan bij het aanmaken van extra velden worden gekozen. De controletabel bevat echter nog geen gegevens. U kunt ze later toevoegen of dit meteen doen bij het aanmaken van de controletabel.
Werkwijze controletabel vullen Kies menu Instellingen, Controletabellen. 1.
Vul de codes en de omschrijvingen in voor de items die u wilt ter beschikking stellen voor input.
2.
Bewaar met F5.
Tijdens het werken in Administrator kunt u op twee manieren items toevoegen aan een controletabel:
34
1.
zoals hierboven in het menu Instellingen, Controletabellen
2.
rechtstreeks in het inputscherm. Druk in het codeveld op F3 om het zoekscherm te openen. Ga op een nieuwe lijn staan en druk op CTRL+SHIFT+INS. U kunt nu een nieuwe code en omschrijving toevoegen. Bewaar met F5.
WERKEN MET BRILJANT
Extra velden wijzigen Menu Instellingen, Account of Invoice
De tabvolgorde van de extra velden wijzigen U navigeert met de tabtoets door de extra velden in de volgorde waarin ze zijn aangemaakt. Om deze tabvolgorde te wijzigen, maakt u het extra veld opnieuw aan op de positie waar u het wenst en verwijdert u daarna de originele lijn.
Werkwijze 1.
Klik op de lijn waar u het veld boven wil plaatsen.
2.
Voeg een nieuwe lijn in met CTRL+SHIFT+INS.
3.
Tik in deze nieuwe lijn exact de naam en de eigenschappen over van de lijn die wil verplaatsen.
4.
Verwijder de originele lijn met F6.
5.
Bewaar met F5.
De veldlengte wijzigen U kunt een ingestelde veldlengte achteraf langer of korter maken. Let wel dat bestaande gegevens kunnen verloren gaan als u de veldlengte inkort.
De positie van de velden wijzigen U kunt de velden vrij positioneren op het tabscherm door waarden (pixels) in te vullen in de velden X veld, Y veld, X tekst en Y tekst (zie Eigenschappen per veldtype).
Het herschikken van de velden wijzigt de tabvolgorde niet!
Test vooraleer met gegevensinvoer te beginnen, de afmetingen van de Extra velden, hun schermposities en hun logische tabvolgorde grondig uit. Pas zo nodig de lay-out aan door de waarden voor veldlengte, hoogte, breedte en positie van de velden te wijzigen.
35
Briljant Account
Lijsten genereren Een lijst aanmaken Briljant voorziet in tal van mogelijkheden om lijsten samen te stellen, op het scherm te tonen en af te drukken. De werkwijze om een lijst te genereren is in principe altijd dezelfde.
Werkwijze Bij het openen van een menu-item ...lijst opent een scherm met twee tabbladen: Selectie en Lay-out.
1.
In het tabblad Selectie vult u in de velden Van en Tot de gewenste selectiecriteria in.
2.
Kies een sorteervolgorde.
3.
Kies een afdrukstand: Portrait of Landscape.
4.
Klik daarna op het tabblad Lay-out en de lijst wordt in een browse-venster getoond.
5.
In dit browse-venster kunt u:
5.
doorheen de lijst navigeren;
met Beheer kolommen velden tonen of weglaten;
de breedte van de kolommen aanpassen;
velden verplaatsen.
In het tabblad Selectie kunt u de geselecteerde waarden opslaan met F5. In het tabblad Lay-out bewaart u de kolominstellingen met Beheer kolommen. De volgende keer dat u deze lijst opvraagt, heeft ze precies dezelfde instellingen als bij het verlaten van dit scherm.
Deze werkwijze geldt voor alle lijsten, maar de keuzemogelijkheden op het tabblad Selectie wijzigen uiteraard van lijst tot lijst.
U kunt met de F3-toets in ieder veld een overzicht opvragen van de mogelijke ingaven. Als u een beginkarakter intikt dat niet of meermaals voorkomt in de keuzelijst, dan opent het browse-venster met de ingave mogelijkheden voor dat veld.
Lijst lay-outs Voor sommige lijsten is de mogelijkheid voorzien om de lijst via een vrij samen te stellen lay-out af te drukken. In deze lijst lay-out kunnen bepaalde formules opgenomen worden (b.v. Lijst klanten, enkel met omzet groter dan xxxx, uitgesplitst per maand en gesorteerd op omzet). Dergelijke lijst lay-outs zitten niet standaard in het pakket. Hoewel ze speciaal voor u door de Helpdesk worden aangemaakt, is dit geen maatwerkaanpassing van uw pakket, enkel een document lay-out. De weergave in het browse-venster volstaat meestal wel voor een snelle raadpleging van korte lijsten. Wenst u echter volledige lijsten, dan kunt u ze afdrukken.
36
WERKEN MET BRILJANT
Een lijst tonen (Afdrukvoorbeeld) Voor snelle opzoekingen volstaat vaak de lijstweergave in het tabblad Lay-out. De lijst wordt hier als een tabel weergegeven, zonder opmaak, subtotalen, totalen, ...
Om de vormgegeven lijst te zien klikt u op de knop Afdrukvoorbeeld of drukt u op CTRL+SHIFT+P. De lijst wordt nu op het scherm weergegeven in precies dezelfde vorm als ze door uw printer zou worden afgedrukt.
Als in het Afdrukvoorbeeld de gegevenskolommen niet allemaal volledig worden getoond, dan hebt u teveel kolommen geselecteerd voor de gekozen afdrukstand (Portrait of Landscape). Verminder met Beheer kolommen het aantal weer te geven kolommen of kies in het tabblad Selectie de afdrukstand Landscape. Het scherm Afdrukvoorbeeld heeft zijn eigen knoppenbalk. Van links naar rechts: 1.
weergave vergroten (Vergrootglas +). Sneltoets: +
2.
weergave verkleinen (Vergrootglas -). Sneltoets: U kunt meermaals klikken zodat meerdere pagina's tegelijkertijd worden weergegeven.
3.
volledige paginaweergave
4.
weergave paginabreedte = vensterbreedte (dit is de maximale vergroting)
5.
paginaselector voor afdruk
6.
print deze pagina
7.
pagina teller
De lijstopbouw onderbreken Afhankelijk van het aantal selectiecriteria die u invult op het tabblad Selectie, kan voor een grote database het opbouwen van de tabel op het tabblad Lay-out vrij lang duren. Als u merkt dat de resultaten niet zijn wat u verwacht had, dan kunt u de tabelopbouw onderbreken door op ESCAPE te drukken.
37
Briljant Account
Een lijst afdrukken Een lijst kan als volgt worden afgedrukt: 1.
als (niet-vormgegeven) tabel
2.
vanuit het Afdrukvoorbeeld
3.
met de knop Print
Niet-vormgegeven tabel Als de lijst weergegeven wordt in het tabblad Lay-out, klik dan met de rechtermuisknop op een tekstlijn en kies in het afrolmenu Print tabel. De lijst wordt in tabelvorm (d. i. de vorm zoals u ze op het scherm ziet) afgedrukt. U kunt ook eerst Voorbeeld tabel kiezen om de tabel in de weergave Afdrukvoorbeeld te zien. Zo kunt u controleren of de lijst niet te veel kolommen bevat en of de gegevens volledig worden afgedrukt. Om te corrigeren sluit u het afdrukvoorbeeld af en brengt met Beheer kolommen de nodige wijzigingen aan. U kunt vanuit de weergave Afdrukvoorbeeld ook onmiddellijk afdrukken. In het afrolmenu hebt u ook nog de keuzemogelijkheid om de afdrukstand te wijzigen van Portrait -> Landscape of van Landscape -> Portrait.
Vanuit het Afdrukvoorbeeld Deze afdrukmodus geeft een lijst die grafisch beter verzorgd is. De lijstafdruk krijgt een hoofding met weergave van de ingestelde selecties, kaderlijnen, paginering en afdrukdatum. In de mate van het mogelijke berekent het programma de optimale kolombreedte zodat alle gegevens volledig worden weergegeven. Indien sommige gegevens als ****** worden weergegeven, dan dient u met Beheer kolommen het aantal kolommen te verminderen of in het tabblad Selectie de afdrukstand Landscape in te stellen. Als de vorm van de lijst aan uw wensen voldoet, dan kunt u hem afdrukken:
ofwel volledig met de knop Print
ofwel met de paginaselector (Print vanaf pagina ... tot ...) en de knop Print
ofwel met de knop Print deze pagina.
Rechtstreeks afdrukken met de knop Print Als u de lijst wil afdrukken zonder eerst het afdrukvoorbeeld te bekijken, dan drukt u op de knop Print
38
of CTRL+P.
WERKEN MET BRILJANT
De instellingen van een lijst bewaren Een gebruiker zal meestal de lijsten naderhand opnieuw willen afdrukken met identiek dezelfde ingestelde selecties en kolommen, maar met ge-update gegevens. Vaak wil men ook dezelfde lijst opvragen, maar met enkele selecties en/of gegevenskolommen gewijzigd. Dit is mogelijk als de lijstinstellingen worden bewaard onder een bepaalde naam. Bij het opvragen van de lijst kiest men de gewenst lijstnaam, waarna de lijst wordt aangemaakt met selecties en kolommen, identiek als de vorige keer.
Werkwijze lijstinstellingen bewaren 1.
Open een lijst en vul op het tabblad Selectie de gewenste criteria in. Stel op het tabblad Lay-out de gewenste kolommen en hun volgorde in.
2.
Klik met de rechter muisknop op de linker rand van het scherm. Kies Bewaar scherm als... in het afrolmenu. Het lijstje met de voorheen ingestelde lijsten opent.
3.
Klik op Nieuw en vul een naam in voor deze lijstinstellingen. Als u een reeds bestaande naam aanklikt, dan worden de instellingen voor deze lijst overschreven met de nieuwe instellingen.
Werkwijze lijstinstellingen opvragen 1.
Open een lijst en klik met de rechter muisknop op de linker rand van het scherm.
2.
Kies Toon scherm... in het afrolmenu. Het lijstje met de beschikbare lijstnamen opent.
3.
Klik op de gewenste lijstnaam en de lijst wordt aangemaakt met de gevraagde instellingen.
39
Briljant Account
Batch printen Versneld lijsten afdrukken via batch printer Mits configuratie van een batch printer kunnen een aantal langere lijsten na elkaar worden doorgestuurd naar een printer. Na het doorsturen van de opdracht, dus zonder wachttijd, is uw scherm onmiddellijk opnieuw beschikbaar voor het toevoegen van nieuwe print opdrachten of om verder te werken. Dit is de aangewezen oplossing voor grote KMO's en boekhoudkantoren. U kunt - b.v. voordat u uw kantoor 's avonds verlaat - een aantal lange lijsten doorsturen naar uw batch printer. De volgende ochtend zal alles geprint zijn. Voorzie als batch printer wel een printer met één of twee grote papierladen. Voor configuratie: bel uw Helpdesk voor een afspraak. Voor systeembeheerders: er is op aanvraag een document beschikbaar.
40
WERKEN MET BRILJANT
e-mailen E-mailen vanuit Briljant De e-mailfunctie is standaard voorzien in iedere Briljant-configuratie.
Voordelen
Alle gebruikers kunnen vanuit Briljant e-mail verzenden, op voorwaarde dat de nodige infrastructuur voorhanden is (internetconnectie, mailadressen, ...). En dit niet enkel voor eenvoudige tekstberichten, maar ook voor bestellingen, offertes, orderbevestigingen, brieven, ... In principe alle prospect-, klant- en leveranciers georiënteerde documenten. Uitzonderingen zijn dus interne documenten zoals lijsten, productiebonnen, ... Deze documenten worden vormgegeven met lay-outs die de tabelstructuur van de documenten (b.v. offertes) behoudt. De lay-outs kunnen kleuren, logo's en achtergronden bevatten, zodat u zich bij uw relaties onderscheidt met aantrekkelijk verzorgde e-mails. U kunt snelkoppelingen voor mailberichten (naar de afzender, commerciële dienst,
[email protected] of uw website opnemen. Dit voorbeeld van een Briljant e-mail illustreert dit beter dan het met woorden kan worden gezegd... Het grafisch opgemaakt mailbericht wordt niet als bijlage of attachment verstuurd. Het wordt in het mailprogramma van de bestemmeling getoond zoals u het in de voorbeeldweergave te zien krijgt. Voorbeeld van offerte gemaild vanuit Briljant. U kunt om het even welk bestand of bestanden toevoegen als bijlage (attachment).
U kunt één of meerdere contactpersonen van de prospect, klant of leverancier toevoegen als CC (Carbon Copy).
U kunt de mailadressen van één of meerdere van uw collega's toevoegen, zodat ze het mailbericht eveneens ontvangen.
Vooraleer te verzenden kunt u het schermvoorbeeld van uw mailbericht opvragen. Voor het verzenden van e-mails maakt Briljant Administrator géén gebruik van Outlook of Outlook Express. De verzonden mails zijn bijgevolg ook niet gelogd in de map Verzonden berichten van uw mailprogramma, maar wel op het tabblad E-mail in het scherm Brieven en op het tabblad Brieven in de schermen Prospecten, Klanten en Leveranciers.
Ga naar Instellingen om de e-mailfuncties te configureren.
41
Briljant Account
De instellingen voor e-mail Menu Instellingen, Algemeen, tabblad E-mail Deze instellingen betreffen de algemene instellingen van de mailserver. Ze zijn normaal gezien ingevuld door onze technicus die de software heeft geïnstalleerd of door uw systeembeheerder.
Menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Personeel Op dit tabblad vult u het e-mailadres in voor ieder personeelslid dat gemachtigd is om vanuit Briljant te mailen. Bij het verzenden van een e-mail zal het programma automatisch het mailadres van de afzender invullen.
Menu Prospecten/Klanten/Leveranciers, tabblad Contactpersonen Draag er zorg voor dat u voor iedere contactpersoon indien mogelijk het mailadres invult. Bij het mailen van een document zal het e-mailadres van de ingevulde contactpersoon automatisch worden ingevuld als de bestemmeling.
42
WERKEN MET BRILJANT
E-mail verzenden Alle menu's voor bonnen en brieven
Als u de foutmelding krijgt dat er geen mail lay-outs zijn opgegeven, contacteer dan de helpdesk voor het importeren van de lay-outs.
Werkwijze Maak op de gebruikelijke wijze een bon of een brief aan of open een bestaande bon/brief.
1.
Klik op de knop E-mail . Het venster E-mail verzenden opent. De namen en mailadressen van de verzender en de bestemmeling zijn reeds ingevuld. Zo niet, tik de adressen manueel in of zie Instellingen.
2.
In het veld CC kunt u een bijkomende bestemmelingen bij de klant invullen. F3 voor de selectielijst van de contactpersonen van de klant.
3.
In het veld Intern kunt u de naam en het adres van een of meerdere van uw collega's invullen. F3 voor de selectielijst.
4.
Het Onderwerp wordt automatisch ingevuld. U kunt dit manueel wijzigen.
5.
In Bijlage opent u met F3 de bestandslijst om een of meerdere Bijlagen of Attachments toe te voegen.
6.
In Layout kiest u de aangepaste lay-out voor uw bericht.
7.
Druk op de knop Bijlage
om één of meerdere bestanden als bijlage toe te voegen. Het overzicht toont de geselecteerde bestandsnamen, de individuele- en de gezamenlijke bestandsgrootte
8.
Druk op Voorbeeld om het voorbeeld van het bericht te bekijken of druk op Zend om het bericht te verzenden. U kunt het bericht eveneens met F9 vanuit het schermvoorbeeld verzenden.
Als de module Document archivering is geactiveerd, dan kunt deze gescande documenten eveneens als bijlage aan e-mail toevoegen. Zoek in de map \BRILJANT\DOCUMENTEN\...\...
43
Briljant Account
Het programma updaten Wat is updaten? Briljant Administrator/Account wordt continu verder ontwikkeld: 1.
om aan de wettelijke normen te kunnen blijven voldoen (b.v. gewijzigde lay-out van de BTW-aangifte);
2.
om het programma steeds functioneler en meer gebruiksvriendelijk te maken (b.v. statistieken, rapporten, webhelp, ...).
Telkens de programmeurs de gewijzigde programmacode compileren (d.w.z. omzetten van machinetaal naar een uitvoerbaar programma), krijgt het programma een hoger buildnummer. De nieuwe versie met het hogere buildnummer wordt voor download beschikbaar gesteld op het internet. Telkens u een pagina in BriljantHelp opent, ziet u helemaal beneden een bewegende tekst met het buildnummer dat op dit ogenblik beschikbaar is. Om te kijken welke aanpassingen er in deze nieuwe build zijn opgenomen, kunt u op het web de lijst met Wijzigingen en Aanvullingen consulteren. U kunt dan zelf beslissen of en wanneer u deze nieuwe build wenst te downloaden. Om het Briljant-programma vlot te downloaden, beschikt u best over een breedband internetverbinding (ADSL of kabel). Afhankelijk van de op dat ogenblik beschikbare bandbreedte duurt het downloaden en installeren slechts enkele minuten. Downloaden over een gewone analoge modem kan uiteraard ook, maar neemt veel meer tijd in beslag.
Wettelijk verplichte wijzigingen Als u ons uw e-mailadres heeft meegedeeld, dan verwittigen wij u per e-mail wanneer er een update met verplichte wijziging(en) beschikbaar is.
Updaten is enkel mogelijk voor gebruikers met een geldige Briljant Update Overeenkomst.
44
WERKEN MET BRILJANT
Overzicht van de Wijzigingen en aanvullingen Menu Web, Wijzigingen en aanvullingen Briljant Account wordt voortdurend verrijkt met nieuwe functies. Bovendien verplichten wij onszelf ertoe om de gebruiker op ieder ogenblik een programmaversie aan te bieden die conform is met de wettelijke normen. Maar vooraleer een nieuwe versie te installeren, kunt u vanuit het menu Web in Briljant Administrator/Account online consulteren wat is gewijzigd en toegevoegd.
Werkwijze Kies menu Web, Wijzigingen en aanvullingen. U logt automatisch in op onze webserver en u krijgt het overzicht van alle vernieuwingen in het programma, gegroepeerd per buildnummer en per programma (Briljant Account en/of Administrator). Indien de lijst meerdere pagina's omvat, dan ziet u rechts boven en beneden de paginanummers. U kunt naar een bepaalde pagina gaan door op het paginanummer te klikken. Om de lijst af te drukken, drukt u op de knop Print. U kunt nu zelf beslissen of en wanneer u de nieuwste build wenst te installeren.
Het menu Web is in uw programma enkel toegankelijk als uw PC over een internetverbinding beschikt, rechtstreeks of via uw netwerkserver.
45
Briljant Account
Hoe installeert u een update Menu Web, Update naar laatste build Het updaten van uw programma gebeurt in vier stappen: 1.
Download de update via het web
2.
Installeer de update op uw PC of server
3.
Converteer uw dossier(s)
Stap 1: download de update via het web Klik in het menu Web op Update naar laatste build. Het programma vraagt of Briljant op uw werkstation mag worden afgesloten. Bevestig dit met OK. Briljant sluit automatisch af op uw werkstation.
In een netwerkomgeving dient u zelf te controleren of alle gebruikers Briljant hebben afgesloten. Het download-programma start vanzelf en controleert uw klantnummer en de geldigheid van uw update overeenkomst. Indien de update is toegelaten, dan start dan de download automatisch.
Stap 2: installeer de update op uw PC of server Zodra de download is beëindigd, start de installatie vanzelf. U hoeft niets te doen, tenzij na de installatie het downloadscherm af te sluiten.
Stap 3: converteer uw dossier(s) Als u na het updaten uw Briljant programma opstart, zal het programma automatisch een versiecontrole uitvoeren en u melden dat uw dossier moet worden geconverteerd. De conversie start vanzelf op.
Indien u meerdere dossiers heeft, dan kunt u via Dossierbeheer al uw dossiers gelijktijdig converteren (idem als onder Stap 1).
Waarom converteren? In iedere nieuwe build van het programma is de structuur van de database lichtjes gewijzigd: er zijn nieuwe tabellen of nieuwe velden aan bestaande tabellen toegevoegd. Ook kunnen de lengte en de eigenschappen van bestaande velden zijn gewijzigd. Door het converteren wordt de structuur van uw bestaande database (u hebt een database voor ieder dossier) aangepast aan de nieuwe structuur.
46
WERKEN MET BRILJANT
Beveiliging instellen Werken met beveiliging Briljant Administrator en Account zijn voorzien van een configureerbaar beveiligingssysteem. Hiermee kan de systeembeheerder 1.
gebruikers aanmaken zodat iedereen met zijn gebruikersnaam (meestal initialen) inlogt;
2.
paswoorden toekennen aan gebruikers zodat ze enkel met hun gebruikersnaam én hun paswoord kunnen inloggen;
3.
per gebruiker de toegangsrechten beperken tot menu's, schermen en tabbladen (geen toegang of enkel leesbevoegdheid).
4.
per gebruiker schrijfrechten toekennen aan individuele agenda's.
Het paswoord, noch de bevestiging ervan, zijn tijdens het ingeven leesbaar en worden met sterretjes weergegeven. Gebruik bij het oefenen met de beveiliging overal uw postcode als paswoord en verwijder het na de oefening. Duikt er achteraf toch nog ergens een vergeten beveiliging op, dan kunt u ze altijd met dit gemakkelijk te onthouden oefenpaswoord verwijderen.
Tik tijdens het oefenen met paswoorden nooit een willekeurige combinatie van tekens en spaties in het veld Paswoord in. Als u achteraf niet in staat bent om deze willekeurige tekenreeks te reproduceren als het paswoord wordt gevraagd, dan is uw programma niet meer toegankelijk. Onze telefonische helpdesk kan de paswoordbestanden niet decrypteren van op afstand. Om het programma te deblokkeren is altijd een (te betalen) interventie ter plaatse noodzakelijk. Daarom: gebruik bovenstaande tip! De eerste beveiliging instellen.
47
Briljant Account
De beveiliging instellen Menu Instellingen, Beveiliging, Instellen
Beveilig de beveiliging De eerste beveiliging die de systeembeheerder dient in te stellen is op het menu Beveiliging. Dit menu mag enkel voor hem toegankelijk zijn. Zo niet loopt hij het risico dat avontuurlijk aangelegde collega's met de beveiligingsfuncties experimenteren en willekeurige combinaties van letters en spaties als paswoord intikken. Gevolg: de toegang tot het programma zal hierdoor volledig blokkeren! Onze telefonische helpdesk kan de paswoordbestanden niet decrypteren van op afstand. Om het programma te deblokkeren is altijd een (te betalen) interventie ter plaatse noodzakelijk.
Werkwijze instellen beveiliging op het menu Beveiliging Kies menu Instellingen, Beveiliging, Instellen. Het venster Beveiliging instellen opent. 1.
Vul uw beheerderspaswoord in en bevestig het. Paswoorden in Briljant zijn niet hoofdlettergevoelig.
2.
Bewaar met F5 en sluit het scherm.
3.
Heropen het menu Instellingen, Beveiliging, Instellen. Het systeem vraagt u om het paswoord in te geven. Tik het paswoord in en druk op ENTER.
U - en alleen u - heeft opnieuw toegang tot het scherm Beveiliging instellen.
48
WERKEN MET BRILJANT
Paswoord verwijderen U kunt een paswoord altijd verwijderen door zowel in het veld Paswoord als in Bevestig paswoord op ESC te drukken. Vergeet niet op te slaan met F5. Gebruikers aanmaken.
49
Briljant Account
Gebruikers aanmaken Menu Instellingen, Beveiliging, Instellen Er is een onderscheid tussen werken met gebruikers en rechten per gebruiker.
Werken met gebruikers: u geeft aan bepaalde personen een User ID en eventueel een paswoord. Hiermee verkrijgen ze toegang tot het programma en alle gegevens die het bevat. Rechten per gebruiker: u geeft of ontzegt bepaalde gebruikers toegang tot individuele menu's, schermen of tabbladen. Om rechten per gebruiker toe te kennen, moeten deze gebruikers eerst zijn aangemaakt.
Wat is een gebruiker? Een gebruiker is een persoon die door de systeembeheerder werd geautoriseerd om toegang te krijgen tot het programma en zijn gegevens. Het logische gevolg is dat een niet-gebruiker het programma niet kan opstarten en dus ook geen toegang krijgt tot de gegevens.
Werkwijze gebruikers aanmaken
Het systeem instellen om met gebruikers te werken 1.
Kies menu Instellingen, Beveiliging, Instellen.
2.
Geef uw beheerderspaswoord in. Het scherm Beveiliging instellen opent.
3.
Vink het veld Gebruikers aan. Bewaar met F5 en sluit het scherm. Bij het opstarten van Briljant zal vanaf nu een gebruikers ID en eventueel zijn paswoord worden gevraagd. Opstarten zonder gebruikers ID is niet meer mogelijk, tenzij u deze instelling opnieuw wijzigt.
De gebruikers aanmaken 1.
Kies menu Instellingen, Beveiliging, Gebruikers. (Het menu-item Gebruikers is pas zichtbaar nadat u de vorige stap heeft uitgevoerd.)
2.
Tik indien gevraagd uw paswoord in. Het scherm Gebruikers opent.
3.
Tik de initialen en de volledige naam van de nieuwe gebruiker in de velden Naam en Naam voluit.
4.
Geef de gebruiker een paswoord. De gebruiker kan dit paswoord naderhand in het inlogscherm zelf wijzigen. Zijn paswoord is dan door de systeembeheerder niet meer gekend.
5.
Vink eventueel het veld Menu aanpassen aan. Zie onderstaande Tip.
6.
Bewaar met F5, maak de volgende gebruiker(s) aan of sluit het venster.
Iedere nieuwe gebruiker wordt ook automatisch aangemaakt als personeelslid in het menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Personeel (vanaf Build 215).
50
WERKEN MET BRILJANT
Menu aanpassen Deze optie bepaalt of menu's en tabbladen al dan niet zichtbaar zijn als ze beveiligd zijn. Zichtbaar betekent: weergegeven in het grijs maar niet aanklikbaar (greyed out). Niet zichtbaar betekent dat ze volledig verborgen zijn. Overzicht van de statussen Niet geïnstall. module
Toelaten
Weglaten
Niet ingesteld
Menu aanpassen aan
niet zichtbaar
zichtbaar
niet zichtbaar
zichtbaar niet actief (zwart)
Menu aanpassen uit
zichtbaar niet actief (grijs)
zichtbaar
zichtbaar niet actief (grijs)
zichtbaar niet actief (zwart)
Tabbladen
niet zichtbaar
zichtbaar
niet zichtbaar
zichtbaar niet actief (grijs)
Opstarten met gebruikersnamen en paswoorden 1. Als u gebruikers ingeeft, maar geen gebruikerspaswoord, dan vraagt het programma bij het opstarten enkel de gebruikersnaam. Gezien de gebruikersnaam meestal bestaat uit de initialen van de persoon, mag u dit niet als een vorm van beveiliging beschouwen. Het doel is dan ook meer het loggen van bepaalde activiteiten in het programma, eerder dan het beveiligen van de toegang tot het programma. 2. Geeft u zowel gebruikersnamen als paswoorden in, dan wordt bij het opstarten ook het geheime paswoord gevraagd. Opstarten zonder het juiste paswoord is niet meer mogelijk.
Paswoord vergeten? Een gebruiker kan bij het inloggen drie pogingen doen om zijn paswoord in te geven. Na de derde foutieve poging sluit het inlogscherm. Als hij zijn paswoord niet meer terugvindt, dan kan de systeembeheerder in het scherm Gebruikers met ESC het oude paswoord verwijderen en een nieuw paswoord toekennen aan deze gebruiker. Als de systeembeheerder zijn paswoord niet meer kent, dan heeft hij geen toegang meer tot de beveiligingsinstellingen. Er is een interventie ter plaatse nodig van een Briljant consultant om de beveiligingen te verwijderen... Hierdoor worden alle ingestelde beveiligingen opgeheven!
51
Briljant Account
Rechten per gebruiker toekennen Menu Instellingen, Beveiliging, Rechten per gebruiker Rechten per gebruiker toekennen is de fine tuning van de beveiliging. U kunt per gebruiker rechten toekennen of ontzeggen om:
programma's op te starten, b.v. wel Administrator, maar niet Account of Dossierbeheer; bepaalde schermen, tabbladen in schermen of lijsten te openen. B.v. wel het scherm Artikels, maar niet het tabblad Prijzen. Of in de Algemene instellingen niet de Vaste gegevens, maar wel de instellingen van de Schermkleuren; kolommen toe te voegen of te verwijderen in de browse-schermen en om de gewijzigde scherm lay-outs op te slaan;
schermen of tabbladen volledig te verbergen of te tonen met enkel leesbevoegdheid;
het default tabblad per scherm in te stellen.
Als u Rechten per gebruiker hebt geactiveerd, maar nog geen individuele rechten hebt toegekend, dan is de status voor ieder programma-onderdeel voor iedere gebruiker blanco, d.w.z. niet toegankelijk. De gebruiker krijgt bij het openen van een scherm de melding dat de rechten voor dit scherm nog niet zijn toegekend. Met andere woorden, rechten die niet uitdrukkelijk zijn toegekend, zijn ontzegd. Uitzondering op deze regel zijn nieuw aan het programma toegevoegde tabbladen. Deze staan altijd automatisch op Toelaten.
Werkwijze Kies menu Instellingen, Beveiliging, Rechten per gebruiker. Het scherm Beveiliging rechten per gebruiker instellen opent. Aan de linkerzijde zijn de programma-onderdelen weergegeven, aan de rechterzijde de gebruikers en eventueel de personeelsgroepen waarin ze zijn ondergebracht. 1.
52
Klik op de + (plusteken) voor Gebruikers om de lijst open te plooien. Alle gebruikers worden getoond.
WERKEN MET BRILJANT
2.
Klik op de naam van een gebruiker. U kunt ook klikken op de naam van de gebruiker in de groep.
3.
Klik op de naam van de programmagroep (Dossierbeheer, Administrator of Account) waarvoor u voor de gekozen gebruiker rechten wenst in te stellen.
4.
Klik op de knop Scherm Toelaten , Scherm Weglaten of Scherm Leesmode om de status van alle menu-items in dit programma in één keer te wijzigen. Als u vervolgens op de + (plusteken) voor dit programma klikt, dan plooit u alle menu's van dit programma open. Alle menu-items worden nu voorafgegaan door een letter T, W of L ten teken dat ze de status Toegelaten, Weggelaten of Leesbevoegdheid hebben gekregen.
5.
Wijzig de statussen van de menu-items naar keuze. Het onderstaande voorbeeld toont de rechten die Testgebruiker heeft in Account.
Een vraagteken voor een menu-item of voor een gebruikersnaam duidt aan dat voor dit onderdeel voor deze gebruiker nog geen rechten zijn toegekend, b.v. omdat het een nieuw item betreft dat door uw laatste update is toegevoegd aan het menu. Het onderdeel zal dus niet toegankelijk zijn.
U kunt enkel rechten toekennen of ontzeggen aan individuele gebruikers, niet aan groepen (b.v. commerciële dienst). De weergave van de groepen in dit scherm is enkel bedoeld om gebruikers snel te kunnen opzoeken. Met deze rechten per gebruiker geeft u toegang tot menu-items, dus tot schermen. Het is verder nog mogelijk om in een scherm tabbladen te tonen of te verbergen.
53
Briljant Account
Tabbladen tonen of verbergen Menu Instellingen, Beveiliging, Rechten per gebruiker Op het hoogste niveau van de beveiliging kunt u per gebruiker: 1.
individuele tabbladen op schermen verbergen of er enkel leesbevoegdheid aan toekennen (d.w.z. enkel consulteren, wijzigingen worden niet bewaard);
2.
bepalen welk tabblad geactiveerd is bij het openen van een scherm.
3.
per browse-scherm de functies onder de rechtermuisknop vrijgeven of blokkeren (Beheer kolommen, Bewaar lay-out, Print tabel, Exporteer tabel, Verwijder document, Verplaats document, Bewaar default record en Bewaar default record gebruiker);
Werkwijze tabbladen beheren 1.
Klik aan de linkerzijde op de naam van een scherm. In het vak Tabs verschijnen de namen van de tabbladen van dat scherm.
2.
Selecteer het gewenste tabblad en klik aan de rechterzijde op de gewenste knop Tab toelaten , Tab weglaten , Tab leesmode , Zet default tab (d.i. tabblad wordt getoond bij openen van het scherm), Verwijder default tab .
3.
De namen van de tabbladen in het vak Tabs worden gemarkeerd met een L voor Leesmode, een driehoekje voor Default tab, een W voor Weglaten, en een T voor Toelaten. Sommige combinaties (b.v. Leesmode en Default tab) zijn mogelijk.
Werkwijze beheren van de functies onder de rechter muisknop
54
1.
Klik in het vorige scherm op Uitgebreid beheer om het scherm Beveiliging rechten per gebruiker te openen.
2.
Klik op de tab Scherm en vervolgens in het veld Afkorting scherm.
3.
Druk op F3 om de zoeklijst met de schermnamen te openen en selecteer het gewenste scherm.
WERKEN MET BRILJANT
4.
Klik op de tab Browse. Hier worden alle browses van dit scherm getoond.
5.
Om de rechten voor alle browses van dit scherm in te stellen gebruikt u de aanvinkvelden Beheer kolommen t/m Verplaats document bovenaan op het tabblad.
6.
Om de rechten per browse in te stellen gebruikt u de individuele lijnen.
55
Briljant Account
Rechten per gebruiker globaal wijzigen Menu Instellingen, Beveiliging, Rechten per gebruiker Er zijn tenslotte nog enkele mogelijkheden om globaal rechten te wijzigen.
56
Met de knoppen Alles toelaten en Alles weglaten <SHIFT+F9> op het tabblad Beveiliging rechten per gebruiker kunt u voor de geactiveerde gebruiker alle schermen en tabbladen in één keer vrijgeven c.q. verbergen. Met de knop Kopieer kunt u de volledige of gedeeltelijke beveiliging van een gebruiker naar een andere gebruiker kopiëren. Druk hiervoor op F8, vul de gegevens in en druk nogmaals op F8.
BEHEREN IN BRILJANT Dossiers Wat is een Dossier? De verzameling administratieve gegevens (klanten, leveranciers, artikels, boekingen, offertes, orders, facturen, ...) voor één vennootschap, vzw of andere vorm van rechtspersoonlijkheid, is een dossier. Als u meerdere administraties voert voor meerdere vennootschappen, dan hebt u ook meerdere dossiers. De basisversie van Briljant Administrator/Account geeft u de mogelijkheid met 4 dossiers te werken. Dit aantal dossiers kan worden uitgebreid. De fiduciaire versie heeft een onbeperkt aantal dossiers. Briljant wordt standaard geïnstalleerd met drie dossiers met de volgende dossiercodes: 1.
WINSTD: het standaarddossier met basisgegevens zoals rekeningenstelsel, landcodes, postnummers, ... . De gegevens van het standaarddossier worden o.a. gebruikt om nieuwe dossiers aan te maken.
Briljant Account functioneert niet meer als u het standaarddossier wist of van naam wijzigt. Het programma kan dan bepaalde gegevens (bv. de landcodes) niet meer kan vinden. 1.
[MIJN_FIRMA]: uw werkdossier waarin u uw administratie voert. De bestanden die samen uw dossier vormen, zijn verzameld in de map [D]:\BRILJANT\DOSSIERS\[DOSSIERCODE]. Dit betekent ook dat u een kopie van uw dossier maakt door enkel uw dossiermap te kopiëren naar een ander medium (ZIP-schijf, CD-ROM, ander werkstation, ...).
2.
OEFEN (of gelijkaardig): uw oefendossier. Dit is het dossier dat u gebruikt tijdens de opleiding of als u een ingewikkelde verrichting eerst even wil uitproberen vooraleer ze definitief in uw werkdossier in te brengen. Het oefendossier heeft geen functionele beperkingen: alles wat in het werkdossier kan, kan ook in het oefendossier. U kunt uw oefendossier verwijderen als u de plaats nodig heeft om een bijkomend werkdossier aan te maken.
Als er geen dringende reden is om het oefendossier te verwijderen (gebrek aan schijfruimte, bijkomend dossier nodig), verwijder het dan niet. Mogelijk heeft ù het niet langer nodig, maar een nieuwe collega binnenkort wel...
Als u meerdere dossiers wenst aan te maken met voor uw bedrijf specifieke kosten- en opbrengstrekeningen, dan creëert u deze rekeningen best in het dossier WINSTD. Zo zijn ze altijd onmiddellijk ter beschikking als u een nieuw dossier aanmaakt op basis van het dossier WINSTD.
57
Briljant Account
Een nieuw dossier aanmaken
Als Briljant Administrator/Account door een van onze gekwalificeerde medewerkers is geïnstalleerd, dan is uw werkdossier en uw oefendossier reeds aangemaakt. U hebt deze procedure enkel nodig om een bijkomend dossier aan te maken.
Werkwijze U maakt een nieuw dossier aan vanuit het scherm Dossierbeheer. U kunt het dossierbeheer openen op twee manieren:
na het opstarten van Briljant Administrator/Account kiest u geen dossier in het venster Selecteer dossier, maar klikt u op Cancel. vanuit een geopend dossier kiest u Selecteer dossier in het menu Instellingen. Kies in het venster Selecteer dossier geen ander dossier, maar klik op Cancel. Het huidige dossier wordt gesloten. In beide gevallen komt u terecht in het scherm Dossierbeheer dat enkel de menu's Beheer, Instellingen, Web, Venster en Help bevat.
1.
Kies menu Beheer, Dossiers. Het scherm Dossiers wordt geopend.
2.
Vul de gegevens over het nieuwe dossier in. Let daarbij speciaal op de volgende velden:
Nummer: geef de code in voor dit dossier, b.v. de naam van uw firma of de afkorting ervan. Gebruik voor de dossiercode enkel de karakters a-z en/of de cijfers 0-9 en geef maximum 8 karakters in.
Taalcode: kies de taalcode voor dit dossier.
Duur BTW-periode: kies Maand, Kwartaal of Jaar.
Melding: deze tekst verschijnt op uw scherm bij het openen van dit dossier (b.v. Dossier [MIJN_FIRMA] of Oefendossier).
3.
Als alle gegevens zijn ingevuld, drukt u op F5 om te bewaren.
4.
Het venster Geef dossier om te kopiëren wordt geopend. Dubbelklik op de code van het standaarddossier WINSTD. De basisgegevens van het standaarddossier worden naar het nieuwe dossier gekopieerd en het aanmaken van het dossier is voltooid.
Het nieuwe dossier openen vanuit Dossierbeheer Kies Uitvoeren Account of Uitvoeren Administrator in het menu Beheer. Het venster Selecteer dossier opent met de lijst van de beschikbare dossiers. U kunt het zopas aangemaakte dossier openen door te dubbelklikken op de dossiernaam.
Een oefendossier maken op basis van het werkdossier Zijn bij of na de installatie van Administrator/Account uw klanten- en leveranciersgegevens geïmporteerd uit uw vorig pakket? Dan kunt u een oefendossier aanmaken op basis van uw werkdossier. In stap 4 kiest u de code van uw werkdossier i.p.v. WINSTD. Alle gegevens over klanten, leveranciers en boekhoudplan worden dan overgenomen in het oefendossier. Uw oefendossier is dan meteen een vertrouwde omgeving met bekende klant- en leveranciersnamen. Geef dit dossier wel een naam die het duidelijk onderscheidt van het werkdossier. Geef eventueel een meldtekst in het veld Melding in.
58
BEHEREN IN BRILJANT
Een bestaand dossier toevoegen U kunt een bestaand Briljant dossier toevoegen aan dossierbeheer, zodat het vanuit de lijst van beschikbare dossiers kan worden geselecteerd.
Werkwijze 1.
Kopieer het dossier naar de map [D]\Briljant\Dossiers (b.v. met Windows Verkenner).
2.
Ga naar Dossierbeheer.
3.
Kies menu Beheer, Dossiers. Het scherm Dossiers wordt geopend.
4.
Vul in het veld Nummer de code van het bestaande dossier in en druk op F7. Bevestig met OK. De vaste gegevens van dit dossier worden opgehaald.
5.
Bewaar met F5 en beantwoordt de vraag met Ja. Het dossier is onmiddellijk beschikbaar in de keuzelijst.
59
Briljant Account
Een ander dossier openen U kunt vanuit een geopend dossier een ander dossier openen zonder Briljant af te sluiten en opnieuw op te starten.
Werkwijze 1.
Kies Selecteer dossier in het menu Instellingen. Het scherm Selecteer dossier opent.
2.
Vul de dossiercode in, druk op Enter of klik op OK. OF
2.
60
Dubbelklik op de gewenste dossiercode Het dossier wordt geopend.
BEHEREN IN BRILJANT
Een dossier verwijderen
WAARSCHUWING Een dossier dat u op deze wijze verwijdert, wordt onherroepelijk van de harde schijf gewist. Tenzij u over een reservekopie beschikt, is er geen enkele mogelijkheid om dit dossier terug op te halen!
Werkwijze 1.
Ga naar Dossierbeheer.
2.
Kies menu Beheer, Dossiers. Het scherm Dossiers wordt geopend.
3.
Vul in het veld Nummer de code van te verwijderen dossier in. Of open met F2 de selectielijst van de bestaande dossiers zodat u de dossiercode kunt selecteren.
4.
Druk op F6 of klik op de toets Verwijder Bevestig de vraag om de gegevens te verwijderen met Ja. Het programma geeft een waarschuwing en vraagt nogmaals om bevestiging. Klik op Ja.
5.
Beantwoord de Windows-vraag om alle items uit de prullenbak te verwijderen met Ja. De dossiermap wordt van de harde schijf gewist en de dossiercode wordt uit de lijst van beschikbare dossiers verwijderd.
De verwijderde dossierbestanden worden niet bewaard in de Windows prullenbak.
Gebruik enkel deze methode om een dossier te verwijderen. Als u een dossier verwijdert door in Windows Verkenner de dossiermap te wissen, dan blijft de dossiernaam verschijnen in het scherm Selecteer dossier. De enige mogelijkheid om deze dossiernaam uit de lijst te verwijderen, is door de map opnieuw aan te maken met dezelfde naam (er hoeven geen bestanden in te zitten) en vervolgens de hoger beschreven verwijderingsprocedure uit te voeren.
U kunt op deze wijze het oefendossier verwijderen. Verwijder het oefendossier enkel als u nijpend gebrek aan schijfruimte heeft, of als u deze plaats nodig heeft om een bijkomend dossier aan te maken.
61
Briljant Account
Een reservekopie maken van een dossier (backup) Er zijn meerdere mogelijkheden om een reservekopie van uw dossier(s) te maken.
Dossier backup Behalve het type medium waarop u de reservekopie schrijft (ZIP-Drive, CD-ROM, andere harde schijf, memory stick, ...), zijn er meerdere mogelijkheden. 1.
Vanuit Briljant
Vanuit een geopend dossier 1.
Kies Backup dossier in het menu Instellingen. Het scherm Backup dossier opent.
2.
Vul in of u naar een verwisselbare schijf of naar een bestand op de harde schijf wil kopiëren.
3.
Klik op de knop Backup of druk op F7. De reservekopie van het geopende dossier wordt geschreven.
Vanuit Dossierbeheer 1.
Kies Backup dossier in Beheer. Het scherm Backup dossier opent.
2.
Vul in het veld Backup dossier de code van het te kopiëren dossier in (of druk op F3 voor de zoeklijst).
3.
Vul in of u naar een verwisselbare schijf of naar een bestand op de harde schijf wil kopiëren.
4.
Klik op de knop Backup of druk op F7. De reservekopie van het dossier wordt geschreven.
2.
Met Windows Verkenner: u voert de kopieerbewerking van uw dossiermap(pen) uit in Windows Verkenner.
3.
Met een extern backup programma: in uw backup programma is vastgelegd dat uw dossiermap(pen) moeten worden gekopieerd.
Server backup in een netwerkomgeving Deze procedure wordt ingesteld en uitgevoerd door uw systeembeheerder. Hierbij worden alle databestanden op de server gekopieerd met behulp van een tape streamer. Om een reservekopie van uw dossier terug te zetten, raadpleeg uw systeembeheerder.
62
BEHEREN IN BRILJANT
De reservekopie van een dossier terugzetten (restore) Er zijn meerdere mogelijkheden om een reservekopie van uw dossier(s) terug te zetten.
Terugzetten van een selectief gekopieerd dossier 1.
Vanuit Briljant
Vanuit een geopend dossier 1.
Kies Restore dossier in het menu Instellingen. Het scherm Restore dossier opent.
2.
Vul het pad en de naam van het backup bestand [DOSSIERCODE.ZIP] in of druk op F3 om het Windows-zoekscherm te openen.
3.
Klik op de knop Restore of druk op F7. De reservekopie van het dossier wordt terug geplaatst op de harde schijf.
Vanuit Dossierbeheer Identieke werkwijze als hierboven.
2.
Met Windows Verkenner: u voert de kopieerbewerking van uw dossiermap(pen) uit in Windows Verkenner.
3.
Met een extern backup programma: volg de richtlijnen in uw backup programma om de reservekopie terug te zetten.
Terugzetten vanaf de server backup in een netwerkomgeving Om een reservekopie van uw dossier terug te zetten, raadpleeg uw systeembeheerder.
63
Briljant Account
Klanten Klanten aanmaken Menu Beheer, Klanten Vooraleer u met een klant kunt werken, moet deze klant worden aangemaakt. Het aantal klanten dat u kunt aanmaken is onbeperkt, evenals het aantal verrichtingen dat u op een klant kunt boeken.
Het scherm Klanten bestaat uit twee delen: 1.
het bovenste deel bevat de stamgegevens van de klant (naam, adres, telefoon, ...);
2.
het onderste deel bevat de tabbladen: Algemeen - Facturatie - Contactpersonen - Memo - Leveradres - Artikelkorting - Groepskorting - Offertes - Orders - Afleveringen - Brieven - Herstellingen - Onderhoudscontracten - Serienummers - Uren Agenda - Extra velden - Saldo - Overzicht - Aanmaningen
Alle gegevens die Briljant Administrator/Account weet over deze klant, vindt u op deze tabbladen terug. Om de inhoud van een tabblad te activeren, volstaat het om op de tab te klikken.
Een aantal van de hier vermelde tabbladen worden enkel getoond als de betreffende module is geïnstalleerd.
Om een klant aan te maken volstaat het in principe om een nummer en een naam in te geven en de overige gegevens blanco te laten. Wij raden echter aan om de klantgegevens zo volledig mogelijk in te geven. Hoe vollediger de klantgegevens zijn, hoe functioneler Briljant Administrator/Account zal werken. Als u b.v. geen volledig adres ingeeft, dan zal het aanmaningensysteem niet naar behoren kunnen functioneren.
64
BEHEREN IN BRILJANT
De stamgegevens Menu Beheer, Klanten Werkwijze Kies het menu Beheer, Klanten. Het scherm Klanten opent.
Nummer: ofwel vult u het unieke klantnummer uit uw bestaand nummersysteem in ofwel laat u het veld blanco. Het systeem zal automatisch het eerstvolgende vrije nummer toekennen zodra u bewaart met F5. Het nummerveld is 8 karakters lang (alfanumeriek). De automatische nummering is standaard ingesteld op 6 cijfers, maar is uitbreidbaar tot 8 cijfers. U kunt beide nummersystemen ook door elkaar gebruiken om bijvoorbeeld bij het opstarten van het dossier alle bestaande klanten met alfanumerieke nummers te importeren en vervolgens nieuwe klanten automatisch te laten nummeren. Ga hiervoor naar het menu Instellingen, UitvoerenAdministrator. U komt in het hoofdmenu van Briljant Administrator terecht. Kies Instellingen, Account, tabblad Klanten en stel Lengte nummer in op een hoger of lager cijfer (max. 8). U kunt hier ook het eerste nummer instellen, b.v. 1000 i.p.v. 1. Bewaar met F5. Keer terug naar Account door het menu Instellingen, Uitvoeren Account te kiezen.
U kunt ook vanuit een geopend klantenscherm met ALT+F5 een leeg klantenscherm opvragen, waarbij het eerstvolgende vrije nummer reeds is ingevuld.
Aanspreking: aanspreektitel voor personen of beoefenaars van een vrij beroep. Klik met de muisaanwijzer in het veld en druk op F3 voor de selectielijst met aanspreektitels. Zie Instellingen, Basisbestanden, tabblad Aanspreking voor het toevoegen van aansprekingen. Vul b.v. in Code: DHR Naam brief: De heer Naam etiket: De heer
Naam: 30 posities voor de klantnaam. Is de klant een vennootschap, voeg de vennootschapsvorm (nv, bvba, ...) toe aan de klantnaam.
Naam (2de lijn): 30 posities voor een extra aanduiding, een dienst, een afdeling,...
Straat: 30 posities voor de straatnaam en het huisnummer.
Straat (2de lijn): 30 posities voor een tweede adresaanduiding (b.v. Industrieterrein ABC)
Gemeente:
Land: vul de landcode in of druk op F3 voor de selectielijst van de landcodes. Postcode: vul de postcode in of druk op F3 voor de selectielijst van de postcodes. De plaatsnaam wordt automatisch ingevuld als u het postnummer invult. Ingeval er meerdere plaatsnamen bij een en hetzelfde postnummer horen, dan wordt de selectielijst van de plaatsnamen geopend. Als u de postcode niet kent, tik dan de plaatsnaam in het derde veld in. De postcode wordt automatisch ingevuld. Indien u enkel de eerste letters van de plaatsnaam intikt, dan krijgt u eveneens de selectielijst van de gemeenten. URL: (Universal Resource Locator) het website adres van de klant in. Het gebruikelijke formaat is www.mysite.be Telefoon en Telefoon 2 - Telefax: de hoofdnummer(s) van de klant. Directe inbelnummers van medewerkers geeft u in op het tabblad Contactpersonen.
65
Briljant Account
Het is aan te raden om de klanten automatisch te laten nummeren omdat u het klantnummer in feite niet nodig heeft om een klant op te zoeken.
66
BEHEREN IN BRILJANT
Het tabblad Algemeen Menu Beheer, Klanten, tabblad Algemeen Werkwijze Kies het menu Beheer, Klanten. Het scherm Klanten opent.
Vertegenwoordiger: u kunt een klant koppelen aan een vertegenwoordiger, een dealer, een agent, ... Vul de code in of druk op F3 voor de selectielijst. U kunt enkel codes intikken die voorkomen in de selectielijst. Vertegenwoordigers maakt u aan in menu Instellingen, Basisbestanden, Vertegenwoordigers. Zie Instellingen, Basisbestanden, tabblad Vertegenwoordigers voor het toevoegen van vertegenwoordigers.
Groep 1 - Groep 2 - Groep 3: geef de klant in elk van deze drie velden een groepskenmerk b.v. Firma, Particulier, Groothandel, Kleinhandel in Groep 1 . Voor ieder van deze drie velden kunt u een selectielijst Klantgroepering opbouwen die u met F3 kunt openen.
Taalcode: vul de eerste letter van de taal in of kies de taal in het pull down menu.
BTW-regime: vul de eerste letter van het BTW-regime in of kies het regime in het pull down menu.
Bank:
“B” voor België
“I” voor Internationaal in. Bij ingave van de code Internationaal verschijnt een aantal bijkomende velden voor het SWIFT-adres.
"IBAN" voor ingave van het IBAN-nummer in het veld Banknummer. Een niet bestaand nummer wordt niet geaccepteerd. Stel het sjabloon voor het IBAN-nummer in het menu Instellingen, Landen, kolom Sjabloon banknummer.
Domiciliëring: duidt aan of de facturen van deze klant al dan niet bij de bank worden gedomicilieerd. Indien "Ja", dan is het invullen van het veld Domiciliëring banknr. verplicht. Maningen: (Ja/Neen) Neemt de klant al dan niet op in het systeem van automatische maningen. BTW-nummer: dit veld wordt enkel getoond als een BTW-regime ingevuld is waarvoor BTW-nummers van toepassing zijn. Een niet bestaand BTW-nummer wordt niet geaccepteerd. Als u een dubbel BTW-nummer intikt, dan meldt het programma dit, maar u kunt toch met F5 bewaren. Het ingaveraster voor het BTW-nummer kan wijzigen al naargelang de landinstelling. Om het ingavesjabloon van het BTW-nummer te wijzigen, kiest u menu Instellingen, Landen, kolom Sjabloon BTW-nummer. De syntaxis is als volgt: | numeriek teken, links gelijnd _ alfanumeriek teken & voorloopcijfer - scheidingsteken @ numeriek teken . scheidingsteken
Banknummer: een niet bestaand banknummer wordt niet geaccepteerd. Het ingaveraster voor het rekeningnummer kan wijzigen al naargelang de landinstelling.
67
Briljant Account
Om het ingavesjabloon van het banknummer te wijzigen, kiest u menu Instellingen, Landen, kolom Sjabloon banknummer. De syntaxis is als volgt: | numeriek teken, links gelijnd _ alfanumeriek teken & voorloopcijfer - scheidingsteken @ numeriek teken . scheidingsteken
Enkel de Belgische BTW- en banknummers worden op hun juistheid gecontroleerd.
68
BEHEREN IN BRILJANT
Het tabblad Facturatie Menu Beheer, Klanten, tabblad Facturatie Werkwijze Kies het menu Beheer, Klanten. Het scherm Klanten opent. Klik op de tab Facturatie.
Kredietlimiet: bedrag dat door de boekhouding wordt gecontroleerd als u voor de klant een order of aflevering aanmaakt. Er kan een systeem van alarmmeldingen worden geactiveerd. Melding: tekst die, telkens u iets voor deze klant doet, op het scherm verschijnt als het systeem van alarmmeldingen is ingeschakeld. Betalingsvoorwaarde: vul als volgt in
"0" voor Contant
"[aantal dagen]" voor Aantal kalenderdagen
"[aantal dagen]-E" voor Aantal kalenderdagen na einde maand
"E" voor Einde maand
Valuta: de valuta waarmee de klant werkt en die wordt voorgesteld bij het inboeken van facturen en financieel. F3 voor de selectielijst. Is standaardboeking: indien “nee”, dan heet het volgende veld Rekening. Indien “ja”, dan heet het volgende veld Standaardboeking. Rekening: geef de verkooprekening in die automatisch moet worden voorgesteld bij het boeken van een verkoopfactuur. F3 voor de selectielijst. Indien u geen rekening invult, dan dient u ze bij iedere boeking in te vullen. Standaardboeking: als u in het veld Is standaardboeking “Ja” heeft ingevuld, dan wijzigt de naam van het veld Rekening in Standaardboeking. Vul de code in van de standaardboeking. Bij het boeken van een factuur op deze klant, worden automatisch de rekeningen uit de standaardboeking voorgesteld. Centralisatierekening: enkel invullen als u een andere dan de standaard centralisatierekening Klanten wenst te gebruiken. Uiteraard moet u deze rekening(en) eerst aanmaken, b.v. Klanten binnenland (400 110) en Klanten buitenland (400 120). Prijscategorie: vul de prijscategorie in. Korting 1 en Korting 2: deze korting wordt toegekend op alle artikellijnen die u op een offerte, order, afleverbon of kassaticket invult. Korting 2 wordt berekend op de verkoopprijs, verminderd met Korting 1. M.a.w. de kortingen 1 en 2 worden niet samengeteld! Globale korting: korting die op het totaal van het factuurbedrag wordt toegekend, ook als er reeds gebruik is gemaakt van artikelkorting en/of een prijscategorie. Voor het gebruik van globale factuurkorting dient de factuur lay-out te worden aangepast voor afdruk van de bedragen vóór en na korting en het kortingspercentage. Korting contant: vul de vaste, aan de klant toegekende korting contant in. Deze korting wordt bij het boeken van een factuur op deze klant voorgesteld. U kunt ze tijdens het boeken wijzigen. Factuur per leverbon: individuele instelling die per klant bepaalt of afleveringen verzameld worden op een factuur of dat er per aflevering een factuur wordt afgedrukt. Te factureren klant: vul een andere (bestaande) klant is op wie de facturen voor de afleveringen van de klant zullen worden gemaakt. Bij het factureren aan deze klant zullen alle gegevens van de Te factureren klant worden gebruikt (adres, BTW-nr, vervaldatum, ...).
69
Briljant Account
70
Administratiekosten: indien u een systeem van administratiekosten instelt, dan dient u dit te configureren in menu Instellingen, Invoice, tabblad Afleveringen velden Administratiekosten, Indien afleverbedrag kleiner dan en BTW-code adm. kosten. Tekst: gebruik F3 voor de selectielijst van de standaard teksten. De gekozen tekst kan op de documenten voor deze klant worden afgedrukt (document lay-out!). Voor aanmaak standaard teksten: menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Teksten. Instelling documenten: in het onderste deel van het scherm kunnen voor deze klant specifieke documentvoorwaarden worden ingegeven. B.v. klant krijgt niet 1 ex. van de standaardafleverbon zonder prijzen, maar 2 ex. van de afleverbon met prijzen. Indien niets ingegeven, dan worden voor deze klant de standaards afgedrukt.
BEHEREN IN BRILJANT
Het tabblad Contactpersonen Menu Beheer, Klanten, tabblad Contactpersonen In de kolommen van dit tabblad kunt u de gegevens invullen van een onbeperkt aantal contactpersonen bij de klant: aanspreking, naam, functie, telefoonnummers firma en privé, ... Voor de kolom Aanspreking kunt u een selectielijst ingeven in menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Aanspreking.
Namen ingeven Volgens de BIN-norm (Belgische Industrienorm voor Handelscorrespondentie) geeft u eerst de voornaam in, gevolgd door de familienaam. Dus: Piet Paaltjes en niet: Paaltjes Piet. Kent u van de voornaam enkel de eerste letter of helemaal geen beginletter, dan is het aan te bevelen om in de kolom Aanspreking de correcte aanspreking in te vullen (De heer of Mevrouw). Zo voorkomt u gênante vergissingen aan de telefoon of in de aanhef van uw brieven.
E-mailadres Gezien het toenemende belang van e-mail in de handelscorrespondentie, is het belangrijk om voor iedere contactpersoon een e-mailadres in te geven. De standaard e-mailfunctie in Briljant gebruikt automatisch dit adres om een bericht of document naar een persoon te mailen. Kunt u het precieze adres niet, vul dan het algemene adres [email protected] in.
Interesses per contactpersoon In het onderste deel van het scherm kunt u (meerdere) interesses per contactpersoon invullen. Klik daartoe in de lijn van een contactpersoon en vul onderaan in Interesses één of meerdere lijnen in per contactpersoon. Bij het gebruik van MailMerge (onderdeel van de module Prospectenbeheer) kunnen selecties worden gemaakt aan de hand van deze interesses.
71
Briljant Account
Het tabblad Interesses Menu Beheer, Klanten, tabblad Interesses Werkwijze Kies het menu Beheer, Klanten, tabblad Interesses. In de kolommen van dit tabblad kunt u de interesses van deze klant invullen. Bij het gebruik van MailMerge (onderdeel van de module Prospectenbeheer) kunnen selecties worden gemaakt aan de hand van deze interesses. Om deze interesses aan te maken: ga naar menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Interesses. Vul de gewenste codes en omschrijvingen in. Tijdens het werken in Administrator kunt u op twee manieren items toevoegen aan de keuzelijst interesses: 1.
zoals hierboven in het menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Interesses;
2.
rechtstreeks in het zoekscherm. Druk in het codeveld op F3 om het zoekscherm te openen. Ga op een nieuwe lijn staan en druk op CTRL+SHIFT+INS. U kunt nu een nieuwe code en omschrijving toevoegen. Bewaar met F5.
Op het tabblad Contactpersonen kunt u deze interessegegevens verfijnen door interesses per contactpersoon in te geven.
72
BEHEREN IN BRILJANT
Het tabblad Memo Menu Beheer, Klanten, tabblad Memo Werkwijze Kies het menu Beheer, Klanten, tabblad Memo. U kunt niet-gestructureerde interne informatie over de klant intikken. Bij het openen van het scherm Klanten zal een rode LED op de memotab aanduiden dat er informatie in het memoveld is opgeslagen. U verwijdert de tekst met F6. Gebruik niet de knop Verwijder in de knoppenbalk, want dan wordt de klant verwijderd.
73
Briljant Account
Het tabblad Leveradres Menu Beheer, Klanten, tabblad Leveradres U kunt per klant meerdere leveradressen ingeven. Bij het invullen van een offerte, order of aflevering zal het programma u de leveradressen van de klant tonen. Dubbelklik op het gewenste adres en het wordt ingevuld in de velden Leveradres en volgende.
Werkwijze Kies menu Beheer, Klanten, tabblad Leveradres. 1.
Vul het veld Leveradres nummer in (geen automatische nummering, zodat de gebruiker zelf de volgorde bepaalt).
2.
Vul de adresgegevens in en eventueel een opmerking in (openingsuren, routebeschrijving, ...).
3.
Bewaar met F5.
Onderscheid Leveradres - Werfadres Het leveradres is een van de vaste adressen van de klant. Als u gevraagd wordt te leveren op het adres van een klant van uw klant, dan is dit een werfadres. Een levering op een werf is meestal eenmalig. Geef daarom dit adres niet in als leveradres klant.
Werken met werfadressen Eenmalige leveradressen kunt u rechtstreeks intikken in het scherm Offertes, Orders en Afleveringen. Om te voorkomen dat - bij het ontbreken van leveradressen - het hoofdadres van de klant automatisch wordt overgenomen als leveradres op de offerte, het order of de afleverbon, dient u dit in de instellingen aan te passen. Ga naar menu Instellingen, Invoice, tabblad Offerte, Order of Aflevering. Vink het veld Klantadres niet overnemen in leveradres aan.
74
BEHEREN IN BRILJANT
Het tabblad Artikelkorting Menu Beheer, Klanten, tabblad Artikelkorting Voor specifieke prijsafspraken per artikel. De kortingen en/of prijzen op dit tabblad krijgen voorrang op alle andere kortingsystemen (prijscategorie, klantkorting, staffelprijzen, kortingengrid).
Werkwijze U kunt kortingen en prijzen ingeven op volgende manieren.
Procentuele korting: in de kolom Korting 1 en/of Korting 2. Een positief getal betekent een korting, een negatief getal betekent een prijstoeslag. Korting bedrag: in de kolom Prijs 1. Vul een negatief bedrag in als korting op de standaardprijs van het artikel. Verkoopprijs: Vul de verkoopprijs in het veld Prijs 1 in.
Het wijzigen van de verkoopprijs in het Artikelscherm, tabblad Prijzen, wijzigt deze klantgebonden verkoopprijs niet.
Prijsstaffel U kunt de prijsvoorwaarden koppelen aan een aantal. Door gebruik te maken van de velden Aantal 1 t/m 8 en Prijs 1 t/m 8 kunt u een prijstaffel opbouwen. Bij ingave van 5,10, 20 stuks in de velden Aantal 1, Aantal 2, Aantal 3, ... wordt de staffel toegepast op 1 t/m 4 stuks, 5 t/m 9 stuks, 10 t/m 19 stuks en vanaf 20 stuks.
De prijsafspraken die u in dit tabblad ingeeft kunt u ook consulteren en wijzigen in het tabblad Klantkortingen in het scherm Artikels en vice versa.
75
Briljant Account
Het tabblad Groepskorting Menu Beheer, Klanten, tabblad Groepskorting Voor specifieke prijsafspraken per artikelgroep en subgroep. De kortingen op dit tabblad krijgen voorrang op alle andere kortingsystemen (prijscategorie, klantkorting, staffelprijzen, kortingengrid).
Werkwijze U kunt kortingen en prijzen ingeven op volgende manieren.
Op een hoofdgroep en een subgroep
Op een hoofdgroep en meerdere subgroepen (gebruik een lijn per hoofdgroep en subgroep)
Op een volledige hoofdgroep (vul geen subgroep in)
Een procentuele korting in de kolom Korting 1 en/of Korting 2
Een bedrag in de kolom Bedrag korting
Snelingave In het menu Beheer, Groepstaffels, tabblad Klantkorting kunt u deze ingave versneld uitvoeren. Vul een artikel hoofden subgroep in en geef vervolgens de klantnamen in met het kortingspercentage of -bedrag voor deze artikelgroep.
76
BEHEREN IN BRILJANT
Het tabblad Offertes Menu Beheer, Klanten, tabblad Offertes Historiek van de offertes aan deze klant. De gegevens zijn niet editeerbaar. U kunt de volgende instellingen doen:
sorteren volgens artikel of volgens datum;
een begin en/of een einddatum ingeven;
enkel de gehele artikels of ook de onderdelen (enkel functioneel indien u werkt met samengestelde artikels).
U opent een offerte door op een lijn in de gewenste offerte te klikken en op CTRL+SHIFT+O te drukken.
77
Briljant Account
Het tabblad Orders Menu Beheer, Klanten, tabblad Orders Historiek van de orders van deze klant. De gegevens zijn niet editeerbaar. U kunt de volgende instellingen doen:
sorteren volgens artikel of volgens datum;
een begin en/of een einddatum ingeven;
alle orders of enkel de openstaande (= backorders artikels voor deze klant);
enkel de gehele artikels of ook de onderdelen (enkel functioneel indien u werkt met samengestelde artikels).
U opent een order door op een lijn in het gewenste order te klikken en op CTRL+SHIFT+O te drukken.
78
BEHEREN IN BRILJANT
Het tabblad Afleveringen Menu Beheer, Klanten, tabblad Afleveringen Historiek van de afleveringen van deze klant. De gegevens zijn niet editeerbaar. U kunt de volgende instellingen doen:
sorteren volgens artikel of volgens datum;
een begin en/of een einddatum ingeven;
alle afleveringen of enkel de openstaande (= op afleverbon, maar nog niet gefactureerd);
enkel de gehele artikels of ook de onderdelen (enkel functioneel indien u werkt met samengestelde artikels).
U opent een aflevering door op een lijn in de gewenste aflevering te klikken en op CTRL+SHIFT+O te drukken.
79
Briljant Account
Het tabblad Brieven Menu Beheer, Klanten, tabblad Brieven Historiek van alle op deze klant ingegeven brieven en berichten. U kunt het ingavevenster van een bericht openen door de gewenste regel te activeren, met de rechter muisknop te klikken en Open brief in het pull down menu te kiezen (of de sneltoets CTRL+SHIFT+O).
80
BEHEREN IN BRILJANT
Het tabblad Herstellingen Menu Beheer, Klanten, tabblad Herstellingen Historiek van de herstellingen voor deze klant. De gegevens zijn niet editeerbaar. Dit tabblad wordt enkel getoond als de module Service is geactiveerd.
81
Briljant Account
Het tabblad Onderhoudscontracten Menu Beheer, Klanten, tabblad Onderhoudscontracten Historiek van de onderhoudscontracten van deze klant. De gegevens zijn niet editeerbaar. Dit tabblad wordt enkel getoond als de module Onderhoudscontracten of Service is geactiveerd.
82
BEHEREN IN BRILJANT
Het tabblad Serienummers Menu Beheer, Klanten, tabblad Serienummers Overzicht van alle aan deze klant geleverde serienummers. De gegevens zijn niet editeerbaar. Dit tabblad wordt enkel getoond als de module Serienummers is geactiveerd.
83
Briljant Account
Het tabblad Uren Menu Beheer, Klanten, tabblad Uren Historiek van alle op deze klant ingegeven uren. De gegevens zijn niet editeerbaar. Dit tabblad wordt enkel getoond als de module Uren is geactiveerd.
84
BEHEREN IN BRILJANT
Het tabblad Agenda Menu Beheer, Klanten, tabblad Agenda Historiek van alle ingaven in het agenda voor deze klant. De gegevens zijn niet editeerbaar. Dit tabblad wordt enkel getoond als de module Agenda is geactiveerd.
85
Briljant Account
Het tabblad Extra velden Menu Beheer, Klanten, tabblad Extra velden U kunt aan het scherm Klanten het tabblad Extra velden toevoegen voor het bewaren van gegevens die specifiek zijn voor uw bedrijf. Het tabblad Extra velden wordt enkel getoond als er extra velden zijn toegevoegd aan het scherm. De Extra velden voor het scherm Klanten worden aangemaakt in het menu Instellingen, Account, tabblad Klanten. Zie Extra velden voor het aanmaken en beheren van Extra velden.
86
BEHEREN IN BRILJANT
Het tabblad Saldo Menu Beheer, Klanten, tabblad Saldo Het tabblad Saldo wordt niet gebruikt bij het aanmaken van een nieuwe klant. U gebruikt het om de boekhoudkundige gegevens van de klant te raadplegen.
87
Briljant Account
Het tabblad Overzicht Menu Beheer, Klanten, tabblad Overzicht Het tabblad Overzicht wordt niet gebruikt bij het aanmaken van een nieuwe klant. U gebruikt het om de boekhoudkundige gegevens van de klant te raadplegen.
U kunt een boeking openen door op de gewenst boekingslijn te klikken en vervolgens CTRL+SHIFT+O te drukken.
88
BEHEREN IN BRILJANT
Het tabblad Aanmaningen Menu Beheer, Klanten, tabblad Aanmaningen Het tabblad Aanmaningen wordt niet gebruikt bij het aanmaken van een nieuwe klant. U gebruikt het om de historiek van de aanmaningen te raadplegen.
89
Briljant Account
Klantgroepen aanmaken Menu Instellingen, Basisbestanden, tabbladen Groepering kla. (1), (2) en (3) Indien u uw klanten in groepen wenst onder te verdelen, dan maakt u de klantgroepen best aan vooraleer u begint met de creatie van klanten. U kunt drie selectiegroepen aanmaken die u in het scherm Klanten kunt invullen in de velden Groep 1, Groep 2 en Groep 3. Voorbeeld In het veld Groep 1 geeft u deze klant het kenmerk Firma uit de keuzelijst Groepering kla. (1) met Firma, Particulier, Groepering, Openbaar bestuur, ... In het veld Groep 2 geeft u deze klant het bijkomende kenmerk uit de keuzelijst Groepering kla. (2) met Groothandel, Detailhandel, Sportclub, Gemeente, School, Ziekenhuis, ... In het veld Groep 3 geeft u deze klant het bijkomende kenmerk uit de keuzelijst Groepering kla. (3) met Mailing, Geen mailing, Mailing en Prijslijsten, ... Het toekennen van dergelijke groepskenmerken stelt u in staat een klantenlijst te genereren op een selectie, b.v. enkel de klanten met de kenmerken Firma, Detailhandel, Mailing en prijslijsten.
Werkwijze Kies menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Groepering kla. (1) 1.
Vul de code (max. 8 karakters) in.
2.
Vul de naam in en bewaar met F5.
Herhaal indien gewenst dezelfde werkwijze op het tabblad Groepering kla. (2) en Groepering kla. (3) voor het aanmaken van de kenmerken voor Groep 2 en Groep 3.
90
BEHEREN IN BRILJANT
De Klantenlijst afdrukken Menu Beheer, Klantenlijst U kunt de lijst van de klanten afdrukken.
Met selectiemogelijkheden: b.v. van postnummer 2000 tot 2999, per vertegenwoordiger, enz.
Met keuze van gegevens: b.v. Nummer, Naam, BTW-nummer, Omzet JJJJ, ...
Als lijst
Op etiketten: de meest courante formaten zijn voorzien. U kunt ook zelf afwijkende etiketformaten aanmaken.
Met een (door de helpdesk aan te maken) specifieke lijst lay-out: in dergelijke lijst kan de inhoud van Extra velden eveneens worden opgenomen.
Werkwijze Kies het menu Beheer, Klantenlijst. Het scherm Klantenlijst opent. Zie Lijsten genereren voor gedetailleerde werkwijze.
91
Briljant Account
Leveranciers Leveranciers aanmaken Menu Beheer, Leveranciers Vooraleer u met een leverancier kunt werken, moet deze leverancier worden aangemaakt. Het aantal leveranciers dat u kunt aanmaken is onbeperkt, evenals het aantal verrichtingen dat u op een leverancier kunt boeken.
Het scherm Leveranciers bestaat uit twee delen: 1.
het bovenste deel bevat de stamgegevens van de leverancier (naam, adres, telefoon, ...);
2.
het onderste deel bevat de tabbladen: Algemeen - Facturatie - Contactpersonen - Artikels - Memo - Bestellingen - Leveringen - Brieven - In herstelling - Serienummers - Uren - Agenda - Extra velden - Saldo - Overzicht
Alle gegevens die Briljant Administrator/Account weet over deze leverancier, vindt u op deze tabbladen terug. Om de inhoud van een tabblad te activeren, volstaat het om op de tab te klikken.
Een aantal van de hier vermelde tabbladen worden enkel getoond als de betreffende module is geïnstalleerd.
Om een leverancier aan te maken volstaat het in principe om een nummer en een naam in te geven en de overige gegevens blanco te laten. Wij raden echter aan om de leveranciersgegevens zo volledig mogelijk in te geven. Hoe vollediger de gegevens zijn, hoe functioneler Briljant Account zal werken. Als u b.v. geen banknummers ingeeft, dan zal het systeem voor automatisch bankverkeer niet naar behoren kunnen functioneren.
92
BEHEREN IN BRILJANT
De stamgegevens Menu Beheer, Leveranciers Werkwijze Kies het menu Beheer, Leveranciers. Het scherm Leveranciers opent.
Nummer: ofwel vult u het unieke leveranciersnummer uit uw bestaand nummersysteem in ofwel laat u het veld blanco. Het systeem zal automatisch het eerstvolgende vrije nummer toekennen zodra u bewaart met F5. Het nummerveld is 8 karakters lang (alfanumeriek). De automatische nummering is standaard ingesteld op 6 cijfers, maar is uitbreidbaar tot 8 cijfers. U kunt beide nummersystemen ook door elkaar gebruiken om bijvoorbeeld bij het opstarten van het dossier alle bestaande leveranciers met alfanumerieke nummers te importeren en vervolgens nieuwe leveranciers automatisch te laten nummeren. Ga hiervoor naar het menu Instellingen, UitvoerenAdministrator. U komt in het hoofdmenu van Briljant Administrator terecht. Kies Instellingen, Account, tabblad Klanten en stel Lengte nummer in op een hoger of lager cijfer (max. 8). U kunt hier ook het eerste nummer instellen, b.v. 1000 i.p.v. 1. Bewaar met F5. Keer terug naar Account door het menu Instellingen, Uitvoeren Account te kiezen.
U kunt ook vanuit een geopend leveranciersscherm met ALT+F5 een leeg leveranciersscherm opvragen, waarbij het eerstvolgende vrije nummer reeds is ingevuld.
Aanspreking: aanspreektitel voor personen of beoefenaars van een vrij beroep. Klik met de muisaanwijzer in het veld en druk op F3 voor de selectielijst met aanspreektitels. Zie Instellingen, Basisbestanden, tabblad Aanspreking voor het toevoegen van aansprekingen. Vul b.v. in Code: DHR Naam brief: De heer Naam etiket: De heer
Naam: 30 posities voor de leveranciersnaam. Is de leverancier een vennootschap, voeg de vennootschapsvorm (nv, bvba, ...) toe aan de leveranciersnaam.
Naam (2de lijn): 30 posities voor een extra aanduiding, een dienst, een afdeling,...
Straat: 30 posities voor de straatnaam en het huisnummer.
Straat (2de lijn): 30 posities voor een tweede adresaanduiding (b.v. Industrieterrein ABC)
Gemeente:
Land: vul de landcode in of druk op F3 voor de selectielijst van de landcodes. Postcode: vul de postcode in of druk op F3 voor de selectielijst van de postcodes. De plaatsnaam wordt automatisch ingevuld als u het postnummer invult. Ingeval er meerdere plaatsnamen bij een en hetzelfde postnummer horen, dan wordt de selectielijst van de plaatsnamen geopend. Als u de postcode niet kent, tik dan de plaatsnaam in het derde veld in. De postcode wordt automatisch ingevuld. Indien u enkel de eerste letters van de plaatsnaam intikt, dan krijgt u eveneens de selectielijst van de gemeenten. URL: (Universal Resource Locator) het website adres van de leverancier. Het gebruikelijke formaat is www.mysite.be Telefoon en Telefoon 2 - Telefax: de hoofdnummer(s) van de leverancier. Directe inbelnummers van medewerkers geeft u in op het tabblad Contactpersonen.
93
Briljant Account
Het tabblad Algemeen Menu Beheer, Leveranciers, tabblad Algemeen Werkwijze Kies het menu Beheer, Leveranciers. Het scherm Leveranciers opent. Het tabblad Algemeen is reeds actief.
Groep: geef de leverancier een groepskenmerk b.v. Fabrikant, Groothandel, Alleenverdeler, ... . U kunt een selectielijst opbouwen die u met F3 kunt openen.
Taalcode: vul de eerste letter van de taal in of kies de taal in het pull down menu.
Ons klantnummer: vul uw klantreferentie bij deze leverancier in.
BTW-regime: vul de eerste letter van het BTW-regime in of kies het regime in het pull down menu.
Bank: vul “B” voor België of “I” voor Internationaal in. Bij ingave van de code Internationaal verschijnt een aantal bijkomende velden voor het SWIFT-adres. Domiciliëring: duidt aan of de facturen van deze leverancier al dan niet bij de bank zijn gedomicilieerd. Automatische betalingen: (Ja/Neen) Neemt de leverancier al dan niet op in het systeem van automatische betalingen (enkel actief in de module Automatisch Bankverkeer). Beroep: deze ingave wordt afgedrukt op de Ereloonfiches. BTW-nummer: een niet bestaand BTW-nummer wordt niet geaccepteerd. Als u een dubbel BTW-nummer intikt, dan meldt het programma dit, maar u kunt toch met F5 bewaren. Het ingaveraster voor het BTW-nummer kan wijzigen al naargelang de
landinstelling.
Om het ingavesjabloon van het BTW-nummer te wijzigen, kiest u menu Instellingen, Landen, kolom Sjabloon BTW-nummer. De syntaxis is als volgt: | numeriek teken, links gelijnd _ alfanumeriek teken & voorloopcijfer - scheidingsteken @ numeriek teken . scheidingsteken
Banknummer: een niet bestaand banknummer wordt niet geaccepteerd. Het ingaveraster voor het rekeningnummer kan wijzigen al naargelang de
landinstelling.
Om het ingavesjabloon van het banknummer te wijzigen, kiest u menu Instellingen, Landen, kolom Sjabloon banknummer. De syntaxis is als volgt: | numeriek teken, links gelijnd _ alfanumeriek teken & voorloopcijfer - scheidingsteken @ numeriek teken
94
BEHEREN IN BRILJANT
. scheidingsteken
Enkel de Belgische BTW- en banknummers worden op hun juistheid gecontroleerd.
95
Briljant Account
Het tabblad Facturatie Menu Beheer, Leveranciers, tabblad Facturatie Werkwijze Kies het menu Beheer, Leveranciers. Het scherm Leveranciers opent. Klik op de tab Facturatie.
Kredietlimiet: niet van toepassing in Account
Betalingsvoorwaarde: vul als volgt in
96
"0" voor Contant
"[aantal dagen]" voor Aantal kalenderdagen
"[aantal dagen]-E" voor Aantal kalenderdagen na einde maand
"E" voor Einde maand
Valuta: de valuta waarmee de leverancier werkt en die wordt voorgesteld bij het inboeken van facturen en financieel. F3 voor de selectielijst. Is standaardboeking: indien “nee”, dan heet het volgende veld Rekening. Indien “ja”, dan heet het volgende veld Standaardboeking. Rekening: geef de aankooprekening in die automatisch moet worden voorgesteld bij het boeken van een aankoopfactuur. F3 voor de selectielijst. Indien u geen rekening invult, dan dient u ze bij iedere boeking in te vullen. Standaardboeking: als u in het veld Is standaardboeking “Ja” heeft ingevuld, dan wijzigt de naam van het veld Rekening in Standaardboeking. Vul de code in van de standaardboeking. Bij het boeken van een factuur op deze leverancier, worden automatisch de rekeningen uit de standaardboeking voorgesteld. Centralisatierekening: enkel invullen als u een andere dan de standaard centralisatierekening Leveranciers wenst te gebruiken. Uiteraard moet u deze rekening(en) eerst aanmaken, b.v. Leveranciers goederen (440 110) en Leveranciers diensten (440 120). Korting contant: vul de vaste, aan de leverancier toegekende korting contant in. Deze korting wordt bij het boeken van een factuur op deze leverancier voorgesteld. U kunt ze tijdens het boeken wijzigen. Korting contant vrij van BTW: duidt aan of de korting contant voor deze leverancier al dan niet vrij van BTW verrekend wordt. Zie Facturen met korting contant boeken voor een voorbeeld.
BEHEREN IN BRILJANT
Het tabblad Contactpersonen Menu Beheer, Leveranciers, tabblad Contactpersonen Werkwijze Kies het menu Beheer, Leveranciers. Het scherm Leveranciers opent. Klik op de tab Contactpersonen. In de kolommen van dit tabblad kunt u de gegevens invullen van een onbeperkt aantal contactpersonen bij de leverancier: aanspreking, naam, functie, telefoonnummers firma en privé, ...
E-mailadres Gezien het toenemende belang van e-mail in de handelscorrespondentie, is het belangrijk om voor iedere contactpersoon een e-mailadres in te geven. De standaard e-mailfunctie in Briljant gebruikt automatisch dit adres om een bericht of document naar een persoon te mailen. Kunt u het precieze adres niet, vul dan het algemene adres [email protected] in.
97
Briljant Account
Het tabblad Artikels Menu Beheer, Leveranciers, tabblad Artikels Overzicht van alle artikels waarbij deze leverancier als mogelijke leverancier is ingevuld. De gegevens komen uit het artikelbestand en zijn op dit tabblad niet editeerbaar.
98
BEHEREN IN BRILJANT
Het tabblad Memo Menu Beheer, Leveranciers, tabblad Memo Werkwijze Kies het menu Beheer, Leveranciers. Het scherm Leveranciers opent. Klik op de tab Memo. Voor niet-gestructureerde interne informatie over de leverancier. Bij het openen van een leveranciersscherm zal een rode LED op de memotab aanduiden dat er informatie in het memoveld is opgeslagen. U verwijdert de tekst met F6. Gebruik niet de knop Verwijder in de knoppenbalk, want dan wordt de leverancier verwijderd.
99
Briljant Account
Het tabblad Bestellingen Menu Beheer, Leveranciers, tabblad Bestellingen Historiek van de bestellingen bij deze leverancier. De gegevens zijn niet editeerbaar. U kunt de volgende instellingen doen:
100
sorteren volgens artikel of volgens datum;
een begin en/of een einddatum ingeven;
alle bestellingen of enkel de openstaande (= backorders).
BEHEREN IN BRILJANT
Het tabblad Leveringen Menu Beheer, Leveranciers, tabblad Leveringen Historiek van de leveringen door deze leverancier. De gegevens zijn niet editeerbaar. U kunt de volgende instellingen doen:
sorteren volgens artikel of volgens datum;
een begin en/of een einddatum ingeven;
alle leveringen of enkel in magazijncontrole (= ontvangen maar nog niet aan voorraad toegevoegd).
101
Briljant Account
Het tabblad Brieven Menu Beheer, Leveranciers, tabblad Brieven Historiek van alle op deze leverancier ingegeven brieven en berichten. U kunt het ingavevenster van een bericht openen door de gewenste regel te activeren, met de rechter muisknop te klikken en Open brief in het pull down menu te kiezen (of de sneltoets CTRL+SHIFT+O).
102
BEHEREN IN BRILJANT
Het tabblad In herstelling Menu Beheer, Leveranciers, tabblad In herstelling Historiek van de herstellingen bij deze leverancier. De gegevens zijn niet editeerbaar. Dit tabblad wordt enkel getoond als de module Service is geactiveerd.
103
Briljant Account
Het tabblad Serienummers Menu Beheer, Leveranciers, tabblad Serienummers Overzicht van alle door deze leverancier geleverde serienummers. De gegevens zijn niet editeerbaar. Dit tabblad wordt enkel getoond als de module Serienummers is geactiveerd.
104
BEHEREN IN BRILJANT
Het tabblad Uren Menu Beheer, Leveranciers, tabblad Uren Historiek van alle op deze leverancier ingegeven uren. De gegevens zijn niet editeerbaar. Dit tabblad wordt enkel getoond als de module Uren is geactiveerd.
105
Briljant Account
Het tabblad Agenda Menu Beheer, Leveranciers, tabblad Agenda Historiek van alle ingaven in het agenda voor deze leverancier. De gegevens zijn niet editeerbaar. Dit tabblad wordt enkel getoond als de module Agenda is geactiveerd.
106
BEHEREN IN BRILJANT
Het tabblad Extra velden Menu Beheer, Leveranciers, tabblad Extra velden U kunt aan het scherm Leveranciers het tabblad Extra velden toevoegen voor het bewaren van gegevens die specifiek zijn voor uw bedrijf. Het tabblad Extra velden wordt enkel getoond als er extra velden zijn toegevoegd aan het scherm. De Extra velden voor het scherm Leveranciers worden aangemaakt in het menu Instellingen, Account, tabblad Leveranciers. Zie Extra velden voor het aanmaken en beheren van Extra velden.
107
Briljant Account
Het tabblad Saldo Menu Beheer, Leveranciers,tabblad Saldo Het tabblad Saldo wordt niet gebruikt bij het aanmaken van een nieuwe leverancier. U gebruikt het om de boekhoudkundige gegevens van de leverancier te raadplegen.
108
BEHEREN IN BRILJANT
Het tabblad Overzicht Menu Beheer, Leveranciers, tabblad Overzicht Het tabblad Overzicht wordt niet gebruikt bij het aanmaken van een nieuwe leverancier. U gebruikt het om de boekhoudkundige gegevens van de leverancier te raadplegen.
U kunt een boeking openen door op de gewenst boekingslijn te klikken en vervolgens CTRL+SHIFT+O te drukken.
109
Briljant Account
De Leverancierslijst afdrukken Menu Beheer, Leverancierslijst U kunt de lijst van de leveranciers afdrukken.
Met selectiemogelijkheden: b.v. van postnummer 2000 tot 2999, per Groep, enz.
Met keuze van gegevens: b.v. Nummer, Naam, Telefoon, Omzet JJJJ, ...
Als lijst
Op etiketten: de meest courante formaten zijn voorzien. U kunt ook zelf afwijkende etiketformaten aanmaken.
Met een (door de helpdesk aan te maken) specifieke lijst lay-out: in dergelijke lijst kan de inhoud van Extra velden eveneens worden opgenomen.
Werkwijze Kies het menu Beheer, Leverancierslijst. Het scherm Leverancierslijst opent. Zie Lijsten genereren voor gedetailleerde werkwijze.
110
BRILJANT ACCOUNT Starten met Account Basisbegrippen Hoe veelzijdig is Briljant Account? Briljant Account voldoet door zijn veelzijdigheid aan de wensen en eisen van zowel de professionele boekhouder als van de eindgebruiker.
Multi-periode en Multi-boekjaren U kunt gelijktijdig in verschillende perioden en boekjaren werken. U kunt starten met de verwerkingen in een andere nieuwe periode of in een nieuw boekjaar vooraleer de vorige periode is afgesloten. U kunt ook meerdere boekjaren gelijktijdig verwerken, uw boekjaar verlengen of verkorten en een vergelijking van de maand-, kwartaal- of jaarcijfers over meerdere boekjaren opvragen.
Multi-valuta U kunt met een onbeperkt aantal valuta werken. Het programma rekent steeds alles om naar de interne valuta en toont indien gewenst alle bedragen in een nationale munt naar keuze.
Multi-dagboeken U kunt met een onbeperkt aantal aankoop-, verkoop-, financiële en diverse dagboeken werken. Dit is een belangrijke optie indien u bijvoorbeeld meerdere verkooppunten heeft en deze apart wil beheren.
Multi-dossier U kunt in de versie multi-dossier met een onbeperkt aantal boekhoudkundige dossiers werken.
Multi-user In de netwerkversie kunnen meerdere gebruikers gelijktijdig werken met Briljant Account.
Intrastat-aangifte De Intrastat-gegevens worden vanuit de boekhouding bijgehouden, zonder dat er facturatie dient te gebeuren. Voor de Intrastat-verwerking is Briljant Account goedgekeurd door de Nationale Bank (INR OK-label). Bij facturatie vanuit Briljant Administrator worden de Intrastat-gegevens automatisch verwerkt in Briljant Account.
Analytisch (enkel met uitbreidingsmodule Briljant Analytisch) Analytisch boekhouden voorziet u van extra beheersinformatie. U beslist per rekening over eventuele uitsplitsing naar kostenplaatsen en kostensoorten.
Elektronisch bankieren (enkel met uitbreidingsmodule Automatisch Bankverkeer) Niet meer weg te denken uit het bedrijfsleven. De integratie met ISABEL en andere banksoftware is voorzien, zodat u uw betalingsopdrachten via de modem naar uw bank stuurt. De betalingsopdrachten en betalingen met OGM (gestructureerde mededeling) worden automatisch in het financieel dagboek geboekt.
Budgetteren Indien u budgetten toekent aan rekeningen, dan kunt u de evolutie van deze rekeningen ten opzichte van hun gebudgetteerde bedragen nauwlettend in het oog houden.
Standaard boekingen Boekingen op meerdere, telkens terugkerende rekeningen bewaart u in een standaard boeking. Ze zijn beschikbaar in aankopen, verkopen, financieel en diverse verrichtingen en worden automatisch voorgesteld telkens ze nodig zijn.
Vaste activa (enkel met uitbreidingsmodule Vaste Activa)
111
Briljant Account
U beschikt over geactualiseerde afschrijvingstabellen voor uw vaste activa. De afschrijvingen worden zowel fiscaal als economisch berekend.
Simulaties met fictieve boekingen U hebt de mogelijkheid fictieve boekingen te verrichten en deze al dan niet op te nemen in lijsten, overzichten en balansen. Beoordeel bijvoorbeeld onmiddellijk de afschrijvingseffecten van investeringsplannen of de provisiebehoeften bij personeelsuitbreiding.
Fiscaal De maandelijkse, trimestriële en jaarlijkse BTW-aangifte en de jaarlijkse BTW-lijst zijn volledig conform met de officiële regelgeving. Aangezien Briljant Account alle verrichtingen in real time verwerkt kunt u op ieder ogenblik de BTW-aangifte ter raadpleging laten berekenen. Vanaf het ogenblik dat de betrokken overheidsdienst een elektronische verzending van de aangifte toestaat, zal dit in Briljant Account worden voorzien.
112
BRILJANT ACCOUNT
Hoe gebruiksvriendelijk is Account? Gebruiksvriendelijkheid betekent een maximale aanpasbaarheid van het programma aan de gewoontes, de voorkeuren en de eisen van de gebruiker. Briljant Account gaat hierin tot het uiterste.
Real time boekhouding Bij de ingave van verrichtingen worden alle rekeningen onmiddellijk bijgewerkt zodat de overzichten en balansen die u opvraagt altijd actueel zijn.
Aanmaningen De teksten van de aanmaningen kunt u zelf bepalen, op meerdere niveaus en in een onbeperkt aantal talen. Automatisch toe te voegen intresten en/of kosten zijn instelbaar.
Postcodes De Belgische postcodes zijn uiteraard meegeleverd, aanpasbaar en uitbreidbaar met buitenlandse postcodes.
Goederencodes De goederencodes voor de Intrastat-verwerking worden standaard meegeleverd.
Elektronisch betalen (enkel met uitbreidingsmodule Automatisch Bankverkeer) Betalingen met een op de bankinstelling af te geven diskette of via de modem betekenen een enorme tijdwinst en vervangen gaandeweg volledig de manueel in te vullen overschrijvingsformulieren. Uiteraard kunt u deze elektronische overschrijvingen ook laten boeken.
Aanpasbaar Tot op het ogenblik dat u BTW-aangifte afdrukt kunt u alle gegevens van een boeking corrigeren zonder een tegenboeking te doen.
Boekhoudplan Een standaard boekhoudplan wordt meegeleverd. U kunt dit aanpassen naar eigen behoeften, bijvoorbeeld aankooprekeningen volledig uitgesplitst per productcategorie.
Alternatief boekhoudplan Met het alternatief boekhoudplan kunt u een tweede boekhoudplan opbouwen dat volgens de interne behoeften van de firma meer uitgebreide of eerder beperkte informatie biedt.
BTW-percentages Bij wijziging van de BTW-regelgeving kunt u de BTW-percentages zelf aanpassen met een activeringsdatum.
Afpunten
Klanten, leveranciers en algemene rekeningen worden automatisch afgepunt. U kunt ook manueel afpunten én ontpunten.
Journalen Bij het boeken van aankopen, verkopen, financieel en divers kunt u onmiddellijk het journaal per boeking bekijken.
Documenten Briljant Account genereert alle benodigde documenten: BTW-aangifte, jaarlijkse BTW-lijst, lijst van Intracommunautaire verrichtingen, Intrastat-aangifte, ereloonfiches ...
Balans Naar keuze af te drukken zonder of met afschrijvingen en fictieve boekingen zodat u een afgewerkte balans krijgt.
Standaardboekingen U kunt de journaalposten van boekingen die naar meerdere rekeningen moeten uitgesplitst worden, eenmalig ingeven. Bij het boeken stelt het programma deze journaalposten voor.
Fictieve boekingen
113
Briljant Account
Beoordeel de gevolgen van een significante kostenwijziging door ze als fictieve boeking op te nemen. U kunt deze fictieve boekingen al dan niet opnemen in lijsten, overzichten en balansen en onmiddellijk de vergelijking van de twee situaties (mét en zonder fictieve boekingen) op uw scherm tonen of afdrukken.
Gepersonaliseerde informatie De lay-out van de schermen en dus van de getoonde informatie, heeft u zelf in de hand. Kies uit de lijst van beschikbare gegevensvelden diegene die u wenst te zien. En omdat iedere gebruiker de scherm lay-out, de lettertypes en de schermkleuren individueel kan instellen, lijkt het wel alsof het programma op maat voor uw bedrijf ontworpen werd.
Statistieken Briljant Account is eveneens een krachtig beheersinstrument dat u in een oogwenk voorziet van overzichtelijke statistieken. U kunt uw bedrijf tijdig bijsturen met beleidsbeslissingen die gebaseerd zijn op reële gegevens. U vergelijkt periodieke omzetten, marges, winstcijfers en evoluties en toont prognoses op uw scherm over te betalen winstbelasting en BTW.
114
BRILJANT ACCOUNT
Overzicht van alle menu-opties en functies De hoeveelheid menu-opties, functies, overzichten en lijsten in Briljant Account is zeer uitgebreid.
Klanten
Ingeven, wijzigen of verwijderen van klantgegevens, rekening tegenboeking, facturatiegegevens, contactpersonen en memo
Opzoeken op nummer, naam, postcode en naam, postcode en straat, groep en BTW- en telefoonnummer
Opvragen detail klant: overzicht van facturen, creditnota’s, betalingen en diverse boekingen volgens datum, periode, documentnummer en afpunting factuur t.o.v. betaling
Klantenlijsten en –etiketten
Historiek van de aanmaningen met memoveld
Controle op dubbele BTW-nummers
Leveranciers
Ingeven, wijzigen of verwijderen van leveranciersgegevens, rekening tegenboeking, facturatiegegevens, contactpersonen en memo
Opzoeken op nummer, naam, postcode en naam, postcode en straat, groep en BTW- en telefoonnummer
Opvragen detail leverancier: overzicht van facturen, creditnota’s, betalingen en diverse boekingen volgens datum, periode, documentnummer en afpunting factuur t.o.v. betaling
Leverancierslijsten en -etiketten
Boekhoudplan en alternatief boekhoudplan
Creatie en aanpassing boekhoudplan met budgetcontrole
De analytische boekhouding laat ook nog toe kostensoorten en kostenplaatsen te definiëren.
Alternatief boekhoudplan voor meer gerichte bedrijfsinformatie
Opvragen detail rekeningen: overzicht van debet- en creditboekingen volgens datum, periode, documentnummer of afpunting
Lijsten boekhoudplan
Boekjaar
Creatie en definitie van het boekjaar met vrije begin- en einddatum
Mogelijkheid om het boekjaar te verlengen of in te korten
Dagboeken
Creatie van een niet gelimiteerd aantal dagboeken Aankoop, Verkoop, Financieel en Divers
Afschrijvingen
Definitie van de afschrijvingen met berekening van de fiscale en de economische afschrijvingen
Afschrijvingstabellen afdrukken
Aankopen Ingeven aankoopfacturen en creditnota’s. Opvraging details BTW en journaal
Verkopen
115
Briljant Account
Ingeven verkoopfacturen en creditnota’s. Opvraging details BTW en journaal
Financieel
Ingeven financiële verrichtingen
Automatisch afpunten van betaalopdrachten
Opvraging details journaal
Divers
Ingeven diverse verrichtingen
Opvraging details en journaal
Fiches 281.50 en 325.50 Betalingen aan leveranciers - elektronische betalingen - OGM-verwerking Overzichten klanten, leveranciers en algemene rekeningen
Statistisch overzicht van de resultatenrekening met zelf te bepalen periodes
Overzicht budgettering
Grafische overzichten van klanten, leveranciers en rekeningen
Afdrukken klanten, leveranciers, rekeningen
116
Etiketten klanten en leveranciers
Omzetlijsten klanten en leveranciers
Dagboeken
Grootboek van de rekeningen, de klanten- en leveranciersbalans
Statistisch overzicht
Proef- & saldibalans
Balans
BTW-aangifte en BTW-listing
BTW-omzetvergelijking
Controle BTW-aangifte
Kwartaalopgave van de intracommunautaire leveringen
Intrastat-aangifte
Vervaldagboek klanten en leveranciers
Maningen in de taal van de klant
Ereloonfiches
Actualisatie vreemde munt
Afschrijvingstabel
BRILJANT ACCOUNT
Lijst analytische uitsplitsing
Analytische proef- & saldibalans
Omzetstatistiek
Datatransport op diskette
Jaarlijkse BTW-listing
Driemaandelijkse lijst van Intracommunautaire verrichtingen
Intrastat-aangifte (ook via e-mail)
Programma update 1.
Consulteren wijzigingen en aanvullingen
2.
Web update naar laatste build
117
Briljant Account
Het hoofdmenu van Briljant Account Bovenaan in het Accountscherm vindt u het menu, met daaronder de knoppenbalk.
Het menu gebruikt u om door het programma te navigeren en schermen te openen zoals b.v. het Klantenscherm. De knoppen op de knoppenbalk gebruikt u om vaak gebruikte functies te activeren. B.v. "Druk dit document af", "Open de zoeklijst", enz.
Overzicht van de menu's Dit is het overzicht van alle menu's en menu-items in Briljant Account. Klik op een menu-item om de omschrijving te lezen. U kunt door deze pagina scrollen of rechtstreeks naar de menu-info gaan door op een van de onderstaande namen te klikken: Beheer - Ingeven - Overzicht - Lijsten - Extra - Instellingen - Web - Venster - Help
Menu Beheer Account Klanten In het scherm Klanten creëert u de klant met zijn naam en adresgegevens. Op de tabbladen Algemeen, Facturatie, Contactpersonen en Memo kunt u meer gedetailleerde gegevens invullen. Indien u eveneens gebruik maakt van Briljant Administrator, dan zijn het klantenscherm en deze eerste vier tabbladen met algemene, commerciële informatie in beide modules identiek. De tabbladen SaldoenOverzicht geven totalen en details van de geboekte verrichtingen weer. Het tabblad Maningen toont de historiek van de maningen voor deze klant. Leveranciers In het scherm Leveranciers creëert u de leverancier met zijn naam en adresgegevens en kan je op de tabbladen Algemeen, Facturatie, Contactpersonen en Memo meer gedetailleerde gegevens invullen. Indien u eveneens gebruik maakt van Briljant Administrator, dan zijn het leverancierscherm en deze eerste vier tabbladen met algemene, commerciële informatie in beide modules identiek. De tabbladen Saldo en Overzicht geven totalen en details van de geboekte verrichtingen weer. Boekhoudplan In het scherm Rekeningen worden de boekhoudkundige rekeningen gecreëerd en beheerd. Al deze rekeningen vormen samen het boekhoudplan. Op het tabblad Algemeen worden de creatiegegevens ingegeven. Op het tabblad Budget kunt u per rekening een jaarbudget instellen. Dit is een interessant beheersinstrument om de evolutie van de boekingstotalen op deze rekening met het vooropgestelde budget te vergelijken. De tabbladen Saldo en Overzicht geven totalen en details van de geboekte verrichtingen weer. Alternatief boekhoudplan Hier kunt u een alternatieve naam geven aan een rekening. Deze naam wordt dan gebruikt bij het afdrukken volgens het alternatief rekeningenstelsel. Zo kunt u b.v. alle verkooprekeningen 7xx xxx in het alternatief boekhoudplan het nummer 700 000 geven met de naam Omzet. Boekjaar In het scherm Boekjaar beheert u de boekjaren: aanmaken, converteren en verwijderen. Dagboeken
118
BRILJANT ACCOUNT
In het scherm Dagboeken beheert u de dagboeken Aankoop, Verkoop, Financieel en Divers. U kunt per soort een onbeperkt aantal dagboeken aanmaken (bv. Fortis en KBC, Kas EUR en Kas Vreemde valuta, ...). Het tabblad Boekjaren toont het totaal van de verrichtingen per boekjaar en het saldo voor dit dagboek. Bij een financieel dagboek (bank of kas) verschijnt er een tweede tabblad Financieel waarin u detailgegevens ingeeft bij het creëren van dit dagboek. Fictieve boekingen In het scherm Fictieve boekingen kunt u boekingen ingeven die niet in het definitieve resultaat worden opgenomen. U gebruikt ze bijvoorbeeld om de Nog te ontvangen facturen en de Voorraadwijzigingen te boeken. Deze fictieve boekingen kunt u in de balans laten opnemen en afdrukken om een gecorrigeerd beeld over het eindresultaat te verkrijgen. Standaard boekingen Indien u voor het boeken op bepaalde klanten of leveranciers vaak dezelfde reeksen van rekeningnummers moet gebruiken, dan kunt u dergelijke boeking prepareren als een standaardboeking en ze aan de klant of leverancier koppelen. Bij het boeken op deze klant of leverancier worden de lijnen met deze rekeningnummers automatisch voorgesteld, zodat u enkel de bedragen hoeft in te vullen. Aanmaningen In het scherm Aanmaningen kunt u de verstuurde maningen herafdrukken, opvolgen en van commentaar voorzien. Klantenlijst In dit scherm kunt u klantenlijsten afdrukken met vrij in te geven selectiecriteria en keuze van gegevensweergave. Leverancierslijst In dit scherm kunt u leverancierslijsten afdrukken met vrij in te geven selectiecriteria en keuze van gegevensweergave. Lijst rekeningen In dit scherm kunt u de lijst van de grootboekrekeningen afdrukken met vrij in te geven selectiecriteria en keuze van gegevensweergave.
Als zowel Briljant Administrator als Briljant Account zijn geïnstalleerd, dan gebruiken beide modules één gemeenschappelijk klanten- en leveranciersbestand. Het maakt dus niet uit in welke module u een klant of een leverancier aanmaakt. Ook de klanten- en leverancierslijst zullen vanuit beide modules hetzelfde resultaat opleveren.
Top
Menu Ingeven Aankoopfacturen In het scherm Aankoopfacturen boekt u zowel de facturen als de creditnota's van de leveranciers. Verkoopfacturen In het scherm Verkoopfacturen boekt u de facturen en de creditnota's van de klanten. Financiële verrichtingen In het scherm Ingeven financiëleverrichtingen boekt u dagafschriften van de banken en de kassen. Diverse verrichtingen In het scherm Ingeven diverse verrichtingen boekt u alle verrichtingen die niet in de vorige schermen ingegeven worden: de openingsbalansen bij het opstarten van het boekhouddossier, de correctieboekingen bij de jaarafsluiting, de lonen en bedrijfsvoorheffingen, wachtrekeningen, ...
119
Briljant Account
Afschrijvingen (Enkel bij de module Vaste Activa) In het scherm Afschrijvingen brengt u de investeringen in, die reeds lopende waren bij het opstarten van het boekhouddossier. Ereloonfiche In het scherm Ereloonfiche kunt u een ereloonfiche opstellen voor een aankoopfactuur van bepaalde diensten (accountancy, juridische prestaties, ...). Domiciliëring In het scherm Domiciliëring maakt u een domiciliëringsbestand aan dat u aan de bank overhandigd. De bank voert de betalingen van de klanten aan u uit. Betalingsopdrachten (Enkel bij de module Automatische betalingen leveranciers) In het scherm Betalingsopdracht kunt u een bestand klaarmaken waarin alle betalingen die u wilt uitvoeren, opgenomen zijn. Dit bestand kan door het bankprogramma (Isabel, ...) geïmporteerd en als betalingsopdracht worden uitgevoerd. Voorwaarde hierbij is dat uw bankprogramma deze importfunctie ondersteunt. Analytische uitsplitsing (Enkel bij de module Briljant Analytisch) In het scherm Analytische uitsplitsing kunt u een reeds geboekte factuur analytisch toewijzen aan kostensoorten en kostenplaatsen. Meestal gebeurt analytisch toewijzen echter tijdens het boeken van de factuur en niet achteraf. Dubieuze debiteuren In het scherm Dubieuze debiteuren kunt u de waardevermindering van dubieuze debiteuren in stappen opvolgen (boeking naar dubieus, recuperatie BTW bij faling, vereffening, definitief als verlies boeken).
Om een foutieve boeking van een aankoop-, een verkoopfactuur of een bankafschrift te corrigeren, hoeft u geen ingewikkelde boekingen in Diverse verrichtingen uit te voeren. In Briljant Account kunt u de foutieve verrichting eenvoudig verbeteren in het scherm waarin u ze oorspronkelijk heeft ingegeven, tenminste zolang u van deze periode geen definitieve BTW-aangifte gemaakt heeft.
Top
Menu Overzicht Statistisch overzicht Het scherm Statistisch overzicht geeft een beknopte winst- en verliesrekening. U kunt in dit overzicht drie boekhoudkundige periodes (boekjaren of delen ervan) naast elkaar plaatsen, waarbij u kunt kiezen tussen de gegevens uit het boekjaar of het budget, de afschrijvingen en de fictieve boekingen al dan niet laten berekenen en opnemen en de berekeningen laten uitvoeren volgens het standaard- of het alternatieve boekhoudplan. Bij het afdrukken wordt tevens een grafische voorstelling weergegeven.
Top
Menu Lijsten Dagboeken
120
BRILJANT ACCOUNT
In het scherm Dagboeken kunt u één of meerdere dagboeken selecteren om af te drukken. U hebt tevens de mogelijkheid om de tweede valuta af te drukken en de lay-out van de lijst leesbaarder te maken door witruimte tussen de documentnummers op te nemen. Grootboeken In het scherm Grootboeken kunt u selecteren welke grootboeken en dagboeken worden afgedrukt en beschikt u net zoals in het scherm Dagboeken over bepaalde opmaakkenmerken. Proef- en saldibalans In het scherm Proef- en saldibalans kunt u de cijfers van twee te bepalen periodes met elkaar vergelijken. In het tabblad Lay-out kunt u door het instellen van de kolommen tevens de budgetten bij de rekeningen weergeven. Balanslijst In het scherm Balanslijst kunt u bepalen hoe de balans wordt afgedrukt: één of twee boekjaren of periodes, met of zonder afschrijvingen en fictieve boekingen, volgens alternatief rekeningenstelsel, ... Jaarverslag In het scherm Jaarverslag kan het volledige jaarbundel afgedrukt worden. Deze optionele module is enkel geschikt voor boekhoudkantoren. BTW-aangifte In het scherm BTW-aangifte kunt u eerdere BTW-aangiftes opvragen, de aangifte laten berekenen en ze verzendklaar afdrukken. Boekhoudkantoren kunnen eveneens een begeleidende brief voor de klant afdrukken. Kwartaalopgave intracommunautaire leveringen In het scherm Kwartaalopgave intracommunautaire leveringen drukt u de voor de BTW-registratie vereiste Kwartaalopgave van de vrijgestelde intracommunautaire leveringen van goederen en de daarmee gelijkgestelde handelingen af. U kunt deze opgave eveneens als gegevensbestand op een diskette plaatsen. BTW-listing In het scherm BTW-listing drukt u de verzendklare jaarlijkse lijst van BTW-plichtige klanten af. U kunt deze opgave eveneens als gegevensbestand op een diskette plaatsen. BTW-omzetvergelijking In het scherm BTW-omzetvergelijking drukt u een vergelijkende tabel af van de omzet volgens de BTW-aangiften en de omzet volgens de verkooprekeningen. Intrastat-aangifte Indien u daartoe gehouden bent door de Nationale Bank, dan kunt u in het scherm Lijst Intrastat de lijst afdrukken voor de Intrastat-aangifte. U kunt deze lijst als gegevensbestand op een diskette indienen of via e-mail versturen. Vervaldagboek klanten In het scherm Vervaldagboek klanten drukt u de vervaldagboeken, d.w.z. de lijsten met openstaande facturen af. Deze lijsten stellen u in staat uw betalingen op te volgen. Vervaldagboek leveranciers In het scherm Vervaldagboek leveranciers drukt u de vervaldagboeken (d.w.z. de lijst met openstaande facturen af. Deze lijsten stellen u in staat uw betalingen op te volgen. Aanmaningen
121
Briljant Account
De menu-opdracht Aanmaningen bevat twee schermen: Genereren en Afdrukken. In het eerste scherm bepaalt u welke aanmaningen voor welke klanten worden gegenereerd en afgedrukt. In het tweede scherm kunt u een dubbel van een bepaalde reeks aanmaningen laten afdrukken. Afschrijvingstabel (Enkel bij de module Vaste Activa) In het scherm Afschrijvingstabel drukt u de afschrijvingstabellen af. Ereloon-fiche In het scherm Print ereloon-fiches drukt u de fiches 281.50 en 325.50 af. Actualisatie vreemde munt In het scherm Actualisatie vreemde munten drukt u een lijst af met de waardeverschillen op uw tegoeden in vreemde valuta tussen het moment van inboeking en het huidige moment. Forfaitaire berekening In het scherm Forfaitaire berekening drukt u een lijst af van de boekingen die volgens het forfaitair stelsel zijn gebeurd. Lijst analytische uitsplitsing (Enkel bij de module Briljant Account Analytisch) In het scherm Analytische uitsplitsing kunt u gedetailleerde lijsten opstellen en afdrukken met gegevens uit de analytische boekhouding. Analytische proef- en saldibalans In het scherm Analytische proef- en saldibalans kunt u de proef- en saldibalans afdrukken volgens analytische plan 1 of plan 2. Omzetstatistiek In het scherm Lijst omzet genereert u omzetlijsten van uw klanten en leveranciers met subtotalen per maand.
Top
Menu Extra Wijzig boekjaar tijdelijk In dit scherm stelt u een ander boekjaar in, enkel voor uzelf als gebruiker en enkel voor deze werksessie. Na het afsluiten en heropenen van Briljant Account is het actuele weer actief. Verander periode In dit scherm kunt u de actieve periode voor alle dagboeken tegelijkertijd wijzigen. Afsluiten boekjaar Dit menu bevat de schermen om de afschrijvingen automatisch te laten boeken, de saldo's over te dragen naar een nieuw boekjaar, het boekjaar af te sluiten en de budgetten en fiscale gegevens over te dragen naar het volgende boekjaar. (Afschrijvingen automatisch boeken kan enkel met de module Vaste Activa) Inlezen
122
BRILJANT ACCOUNT
De menu-opdracht Inlezen bevat zes sub-opdrachten: Verkoopfacturen (DOS), Verkoopfacturen, Aankoopfacturen, ASCII, Diverse verrichtingen en Financiële verrichtingen. Deze schermen dienen om de facturatiegegevens, diverse en financiële verrichtingen uit Briljant Administrator of uit andere programma's in Briljant Account op te nemen en te verwerken. Exporteren Deze menu-opdracht bevat twee sub-opdrachten: Diverse verrichtingen en Boekhoudplan voor Accon-Fiscalc. Ze dienen om gegevens uit te voeren naar Comma Separated Values-bestanden (tekstbestanden waarin de datavelden door een comma zijn gescheiden. Ze kunnen geopend worden in Excel, Access, ...). Automatisch afpunten In het scherm Automatisch afpunten kunt u klanten- en leveranciersfacturen uit de openingsbalans automatisch laten afpunten. Maak lid van EU In het scherm Maak Lid van EU worden nieuwe lidstaten aan de Europese Unie toegevoegd. Het BTW-regime van prospecten, klanten en leveranciers uit die landen wordt automatisch gewijzigd naar Intracommunautair. Tellers herberekenen In het scherm Herberekenen tellers worden tellers of indexen van bestanden herberekend. Enkel te gebruiken als er zich problemen voordoen en onder begeleiding van uw Helpdesk. Controle bestanden In het scherm Controle van de bestanden selecteert u de tellers en de bestanden waarop een controle moet worden uitgevoerd. Gebruik dit enkel als u twijfelt aan de juistheid van uw boekhouding. Het controlerapport bevestigt u of alles OK is. Zo niet, dan worden de fouten gerapporteerd. Controle BTW-aangifte In het scherm Controle van de BTW-aangifte kunt u per periode de detailgegevens over de samenstelling van de bedragen per BTW-vak en per BTW-aangifte afdrukken.
Top
Menu Instellingen Algemeen In het scherm Algemeen definieert u het boekhoudkundig dossier met zijn administratieve gegevens, de interne dossiervaluta en de tweede valuta. Onder de tabbladen Kleuren, Gebruiker en Telefoon vindt u een aantal gebruikersinstellingen die de schermkleuren, het gedrag van het toetsenbord en de modem bepalen. Beveiliging In het scherm Beveiliging kan de systeembeheerder de toegang tot het programma en de data afschermen door met gebruikers te werken en aan deze gebruikers individuele toegangsrechten per programma-onderdeel toe te kennen. Account Het scherm Account bevat vijf tabbladen. In het tabblad Algemeen wordt het boekhoudkundig dossier verder gedefinieerd voor het boekjaar, de duur van de BTW-en de boekhoudperiode, samen met een aantal instellingen die invloed hebben op het inputeren van aankoop- en verkoopfacturen. In het tabblad Rekeningen kunt u bepaalde rekeningen invullen als standaardrekening voor klanten en leveranciers, kortingen en opbrengsten, winst- en verliesrekeningen en de wachtrekening. Hetzelfde geldt voor het tabblad Dagboeken: de dagboeken die u hier instelt, worden standaard ingevuld bij het openen van de ingaveschermen. Het tabblad Intrastat bevat de instellingen voor de Intrastat-aangifte. In het tabblad Betalingsverschil kunt u per gebruiker vastleggen tot welk bedrag hij/zij kleine betalingsverschillen automatisch kan laten wegboeken. Basisbestanden
123
Briljant Account
Het scherm Basisbestanden bevat de tabbladen Groepering klant (1), (2) en (3), Groepering leverancier, Vertegenwoordigers en Aanspreking. Hierin worden deklant- en leveranciersgroepen gecreëerd en de namen van de vertegenwoordigers (dealers, agenten, ...) ingevuld. Bij gebruik van de module Vaste Activa kunt u in het tabblad % Inv. aftrek de codes ingeven voor het berekenen van de investeringsaftrek. Het tabblad Goederencodes geeft het overzicht van alle goederencodes voor de intrastat-aangifte. Analytische uitsplitsing In het scherm Analytische uitsplitsing bouwt u Plan 1 en Plan 2 met hun onderscheiden niveaus op voor het analytisch tegenboeken op de grootboekrekeningen. Aanmaningen Deze menu-opdracht bevat drie sub-menus: Lay-out delen, Documenten en Teksten. Ze worden gebruikt om zowel de vorm als de inhoud van de vijf aanmaningsbrieven te bepalen. Balans Deze menu-opdracht bevat twee sub-menus: Lay-out delen en Documenten. Ze worden gebruikt om de vormgeving van de balansen te bepalen. Ereloonfiche Deze menu-opdracht bevat twee sub-menus: Delen en Lijst lay-out. Ze worden gebruikt om de vormgeving van de balansen te bepalen. BTW In het scherm BTW worden de BTW-tarieven vastgelegd, evenals de BTW-regimes (Handelaar, Medecontractant, ...). Tracht niet zelf een BTW-regime bij aan te maken, want de verwerking van de BTW-aangifte verloopt dan niet meer correct. De BTW-regimes worden indien nodig door Briljant Software bijgewerkt en via de programma-update aangepast. In Klantbrief lay-out wordt de tekst en de vorm bepaald van de begeleidende brief die boekhoudkantoren aan hun klant kunnen sturen. Valuta In het scherm Valuta creëert u de valuta waarmee u wilt werken. De meest courante valuta zijn reeds opgenomen. U beheert hierin tevens de wisselkoersen. Landen Het scherm Landen bevat de landcodes, de namen van de landen en gegevens zoals lidstaatcode, diverse Intrastatgegevens, sjablonen voor post-, bank- en BTW-nummers. Gemeente In het scherm Gemeente beheert u de gemeenten en hun postcode. Het bestand met de Belgische gemeenten wordt bij installatie meegeleverd. U kunt onbeperkt buitenlandse plaatsen en postnummers toevoegen. Backup dossier In dit scherm kunt u een reservekopie van het geopende dossier maken op een verwisselbaar medium (diskette, ZIPschijf, memory stick, ...) of als gecomprimeerd bestand op een harde schijf. Restore dossier In dit scherm kunt u een eerder gemaakte reservekopie terugzetten naar de werkmap op uw PC of server.
124
BRILJANT ACCOUNT
Converteren Account Gebruik het menu Converteren enkel voor het installeren van een programma update. Na het installeren van een update wordt uw dossier automatisch opnieuw geconverteerd (d.w.z. controle en aanpassing van de veldlengtes, bestanden, ... aan de nieuwe structuur). Selecteer dossier Via deze menu-opdracht kunt u een ander dossier openen. Het actueel geopende dossier wordt automatisch afgesloten. Indien u dit scherm verlaat via de knop Cancel, dan komt u in het hogere menu Dossierbeheer terecht. Uitvoeren Administrator Dit menu-item is enkel zichtbaar als ook de logistieke modules van Briljant Administrator (b.v. Orders en Facturatie) zijn geïnstalleerd. U kunt via dit menu overschakelen van het hoofdmenu Account naar het hoofdmenu Administrator. Afmelden Om als gebruiker uit te loggen en weer in te loggen, eventueel met een andere gebruikersnaam.
Top
Menu Web Wijzigingen en aanvullingen Via dit menu-item consulteert u online welke wijzigingen en aanvullingen in Briljant Account zijn toegevoegd. De items zijn gerangschikt per buildnummer. Briljant op het web Opent de Briljant Website www.briljant.be online BriljantHelp Doorklikmenu naar de online BriljantHelp Update naar laatste build In dit scherm start u de procedure om uw Briljant programma te updaten via internet. U bepaalt zelf hoe vaak en wanneer u wenst te updaten.
Top
Menu Venster Trapsgewijs Standaard Windows-functie die al uw geopende vensters toont, trapsgewijs over elkaar van links boven naar rechts beneden. Onder elkaar Standaard Windows-functie die al uw geopende vensters onder elkaar toont. Naast elkaar Standaard Windows-functie die al uw geopende vensters naast elkaar toont. Pictogrammen schikken
125
Briljant Account
Standaard Windows-functie die al uw venster-pictogrammen links onder boven de statusbalk rangschikt. 1 [Schermnaam] Standaard Windows-functie die de lijst toont van al uw geopende vensters. Het actieve venster is gemarkeerd met een vink.
Top
Menu Help Handleiding Menu met de beschikbare handleidingen in PDF-formaat, evenals het overzicht van de in Account gebruikte knoppenbalk en sneltoetsen. Info Account Geeft het openingscherm met de programmanaam en uw licentiegegevens. De Product ID is eveneens uw klantnummer. U vindt dit tevens terug als Klantnr.: xxxxxx onderaan in de statusbalk.
Top
126
BRILJANT ACCOUNT
Basisstappen om een boekhouding op te starten Dit zijn de stappen die u minimaal moet uitvoeren om een boekhouding op te starten. 1.
Maak een dossier aan.
2.
Stel de basisparameters voor uw dossier in.
3.
Maak klanten en leveranciers aan.
4.
Stel de periode in voor alle dagboeken.
5.
Geef de beginsaldo's Klanten, Leveranciers en Algemenen rekeningen in, als u een reeds bestaande boekhouding wil verder zetten in Briljant Account.
6.
U kunt nu aankoop- en verkoopfacturen, financiële- en diverse verrichtingen boeken.
Deze stappen worden verder in deze online handleiding uitgebreid behandeld. Klik op de snelkoppeling om naar de startpagina van het betreffende boek te gaan.
127
Briljant Account
Help opvragen voor Briljant Account Briljant Account is een precisie-instrument. De juistheid van de met Account verwerkte gegevens is afhankelijk van:
de basisinstellingen in uw dossier (rekeningen, klanten- en leveranciersgegevens, dagboeken, enz.);
de precisie waarmee u de gegevens invoert;
de boekhoudkundige keuzes die u in bepaalde stadia maakt (bv. een onvolledige betaling boeken als korting contant of als deelbetaling).
In veel fases van de boekhouding moet u beroep kunnen doen op professionele begeleiding. Deze wordt u onder diverse vormen aangeboden: de opleiding Tijdens de groeps- of individuele opleiding leert u met het programma werken: klanten en leveranciers aanmaken, rekeningen instellen, dagboeken instellen, boekingen doen, lijsten afdrukken voor BTW, intrastat, balansen, enz. Na het volgen van de opleiding bent u in staat om zelfstandig een eenvoudige boekhouding te beheren. Hiervoor is geen doorgedreven boekhoudkundige kennis nodig. online BriljantHelp Het online helpsysteem waarop u nu ingelogd bent. U vindt hier gedetailleerde uitleg over de werking van het programma. de Helpdesk Als u de oplossing voor uw vraag niet terugvindt in de online BriljantHelp, dan kunt u via de telefonische Helpdesk beroep doen op ervaren Briljant-medewerkers. Zij begeleiden u van achter hun monitor in het aflijnen van het probleem en reiken u de oplossing aan.
BriljantHelp behandelt in principe enkel die materie die verband houdt met de werking van het programma Briljant Administrator/Account. De antwoorden van de Helpdesk-medewerkers zijn enkel bedoeld ter verduidelijking van de werking van het programma. In geen enkel geval kunt u dit beschouwen als een boekhoudkundig advies.
128
BRILJANT ACCOUNT
Een boekhouding opstarten
129
Briljant Account
Basisinstellingen De basisinstellingen van uw dossier Als Briljant Account door een van onze medewerkers is geïnstalleerd, dan is uw werk- en oefendossier reeds aangemaakt op basis van de informatie die u of uw collega's hebben meegedeeld. Vooraleer uw boekhouding te starten, is het raadzaam deze basisinstellingen te controleren en zo nodig te corrigeren of aan te vullen. Bepaalde instellingen, zoals het boekjaar en de BTW-periode, kunt u namelijk niet meer wijzigen zodra u met boeken bent begonnen. Dit zijn de gegevens die u best overloopt vooraleer van start te gaan.
130
1.
De algemene instellingen bevatten uw firmagegevens (naam, adres, telefoon, banken, ...)
2.
Het boekjaar (begin- en einddatum)
3.
De Account instellingen (actieve boekjaar, BTW- en boekhoudperiode, ...)
BRILJANT ACCOUNT
De algemene instellingen Menu Instellingen, Algemeen, tabblad Algemene Instellingen Deze instellingen bevatten de algemene informatie over uw bedrijf.
Werkwijze Open het menu Instellingen, Algemeen, tabblad Algemene instellingen. Het scherm Algemene instellingen opent. De namen van de invulvelden spreken voor zich. Let evenwel op het volgende.
Dossier en Naam: zijn reeds ingevuld. U kunt wel de naam wijzigen, maar niet de dossiercode. Indien u voor uw dossier een andere code wil gebruiken, dan moet u het dossier verwijderen en opnieuw creëren met de gewenste code. De werknaam van uw firma kan 30 karakters lang zijn. Is uw benaming langer dan 30 karakters, vul dan de volledige officiële benaming in het veld Firma naam in.
Gemeente: bevat drie velden voor de landcode, de postcode en de plaatsnaam.
Adres 3: kan een tweede locatiebenaming bevatten, b.v. Industrieterrein ABC.
BTW nr: de landcode BE of NL hoeft niet te worden ingevuld voor het BTW-nummer.
Interne valuta dossier: dit is de valuta (vrijwel altijd euro) waarin alle waarden in de database worden opgeslagen. Als u b.v. een factuur boekt in USD, dan wordt de waarde omgerekend en bewaard in euro, en dit volgens een koers die u kunt beheren in menu Instellingen, Valuta. Tweede valuta: u kunt om het even welke valuta instellen als tweede valuta, b.v. om te rapporteren aan het buitenlandse moederbedrijf. In vrijwel alle schermen kunt u met Beheer kolommen de tweede valuta naast de interne valuta tonen. Lijstscheidingsteken: (enkel voor module Import & Export) vul een komma of kommapunt in om in het uitvoerbestand de velden van elkaar te scheiden. Als u kiest voor de komma, dan mag u geen komma's gebruiken in uw ingavevelden, b.v. tussen straatnaam en huisnummer. Zonder aanhalingsteken: (enkel voor module Import & Export) de noodzaak om deze instelling te wijzigen, wordt meestal opgelegd door het programma waarmee u vanuit Briljant geëxporteerde gegevens opent. Weeksysteem: is enkel van belang indien u ook werkt met Briljant Aankoopbeheer (gevraagde en bevestigde leverdata) Extra velden: in het onderste deel van het scherm kunnen bijkomende velden worden aangemaakt. De hierin opgeslagen informatie kan worden gebruikt in document lay-outs. Voor het aanmaken van extra velden neemt u best contact op met uw Helpdesk.
131
Briljant Account
Het boekjaar instellen Menu Beheer, Boekjaar Controleer of het boekjaar is aangemaakt.
Werkwijze 1.
Open het menu Beheer, Boekjaar.
2.
Druk op de F2-toets. Het zoekscherm van de boekjaren open.
3.
Dubbelklik op het gezochte boekjaar. De gegevens van dit boekjaar worden geopend.
4.
Controleer de velden Begindatum en Einddatum. Indien deze niet overeenkomen met uw boekjaar, dan kunt u best het boekjaar verwijderen met de knop Verwijder boekjaar . Maak een nieuw boekjaar aan door het boekjaar, de begin- en einddatum in te vullen en op de knop Creëer boekjaar te klikken.
Indien uw boekjaar geen 12 maanden omvat, dan werkt u met een gebroken boekjaar (verlengd of verkort). Raadpleeg uw boekhouder indien u niet zeker weet hoe u deze data moet instellen. In het tweede deel van het scherm staan de maanden van het geopende boekjaar. In de kolom Status ziet u of de periodes Geopend, Niet geopend of Afgesloten zijn.
132
1.
Geopend: u kunt in deze periode alle verrichtingen boeken.
2.
Niet geopend: deze periode is nog niet toegankelijk gemaakt zodat u er niet per vergissing kan in boeken. Zet minstens de actuele maand op Geopend en druk op F5 om te bewaren.
3.
Afgesloten: u kunt een voorbije periode de status Afgesloten geven zodat geen enkele gebruiker nog iets kan boeken of wijzigen in deze periode.
BRILJANT ACCOUNT
De Account instellingen Menu Instellingen, Account, tabblad Algemeen Werkwijze Open het menu Instellingen, Account, tabblad Algemeen. Controleer de volgende velden. 1.
Boekjaar: het huidige boekjaar moet ingevuld zijn.
2.
BTW-periode: kies Maand, Kwartaal of Jaar, naargelang van toepassing.
3.
Boekhoudperiode: u kunt voor uw boekhoudperiode dezelfde instelling kiezen als voor uw BTW-aangifte. Het is echter aan te bevelen de boekhoudperiode in te stellen op Maand, omdat u dan meer precieze lijsten kunt afdrukken.
4.
BTW-afwijking: dit is de maximaal toegelaten afwijking voor afrondingsverschillen op BTW-berekeningen, b.v. € 0,12
5.
BTW-code 0%: voor België is dit code 1.
De overige instellingen op dit scherm kunt u ongewijzigd laten. Ga naar Vaste gegevens instellen voor een volledig overzicht.
133
Briljant Account
De boekhoudperiode instellen/veranderen Menu Extra, Verander periode Als u een nieuw dossier aanmaakt, dan staan alle dagboeken op periode 1 ingesteld.
Periode 1 is de eerste periode in uw boekjaar. Als uw boekjaar start op 1 juli, dan is juli de eerste periode! U kunt, vooraleer u begint te boeken, de periode voor alle dagboeken tegelijkertijd instellen op de huidige periode.
Werkwijze Kies menu Extra, Verander periode. Het scherm Verander periode alle dagboeken opent. Vul het cijfer 1, 2, 3 , ..., 12 in en klik op de knop Verander periode . Bevestig met OK en sluit het venster.
In hetzelfde scherm kunt u bij het wijzigen van de periode eveneens de vorige periode afsluiten zodat er niet meer kan in worden geboekt. Vink hiertoe het veld Periode aan. Dit is hetzelfde als het afsluiten van de periode in het menu Beheer, Boekjaar, kolom Status. Het afsluiten van periodes is niet verplicht.
U kunt op deze manier alle periodes instellen bij het begin van iedere periode. Indien u dit niet doet, dan zal het programma u bij de eerste boeking in ieder dagboek melden dat de periode niet correct is ingesteld en moet u de periode in het boekingsscherm instellen.
134
BRILJANT ACCOUNT
De valuta beheren Menu Instellingen, Valuta
Enkel van toepassing indien u verrichtingen boekt in andere dan de interne valuta. Voor andere dan de interne valuta is het nodig aan valutabeheer te doen, d.w.z. de omrekenkoers tijdig bijstellen zodat koersverschillen tot een minimum worden beperkt.
Werkwijze Kies menu Instellingen, Valuta. Het scherm Valuta opent. 1.
Druk op F2 om de selectielijst te openen.
2.
Dubbelklik in de lijst op een valuta, b.v. USD. De waarden voor deze valuta worden opgehaald.
3.
Vul op het tabblad Algemeen een nieuwe datum en de bijhorende waarden in. Het veld Koers bevat altijd 1,00000. In het veld Koers noemer vult u de omrekenkoers in. Bewaar met F5.
Merk op dat de meest courante valuta reeds zijn aangemaakt. Ook alle nationale munten van de euro-landen zijn voorzien. Bij deze valuta is het veld Is EURO-munt vanaf ingevuld. U mag de waarden van deze valuta niet meer wijzigen.
135
Briljant Account
Het boekhoudplan aanpassen Het boekhoudplan Menu Beheer, Boekhoudplan Bij de installatie van Briljant Account wordt een volledig boekhoudplan volgens het wettelijk rekeningenstelsel in het werkdossier geplaatst. Dit rekeningenstelsel bevat - naast de balansrekeningen - de meest gangbare kosten- en opbrengstrekeningen. Het aanpassen van het boekhoudplan kan nodig zijn als u bijvoorbeeld bepaalde kosten of opbrengsten wil uitsplitsen in meer gedetailleerde boekingen. Voorbeeld U kunt het volledige bedrag van de factuur van uw telefoonmaatschappij boeken op de rekening 616210 Telefoonkosten. Of u kunt meerdere rekeningen bijmaken om de kosten van de vaste telefoonlijn, het faxnummer en de GSM-nummers apart in te boeken. Boekhoudkundig maakt dit geen verschil uit, maar het verschaft u meer inzicht in de samenstelling van uw telefoonkosten. Meestal zullen de aan te brengen wijzigingen zich beperken tot:
het aanpassen of uitsplitsen van de verkooprekeningen volgens de aard van de bedrijfsactiviteit;
het creëren van gedetailleerde kostenrekeningen;
het creëren van meerdere financiële rekeningen voor banken en voor kassen in meerdere valuta.
Talen Het boekhoudplan bevat de Nederlandstalige en de Franstalige benamingen. Er is ruimte voorzien voor de Duitse en de Engelstalige benamingen, maar deze zijn niet standaard ingevuld. Meestal dienen boekhoudkundige lijsten in deze talen om te rapporteren aan het buitenlandse moederbedrijf. De naamgeving van de rekeningen wordt dan door het moederbedrijf opgelegd omwille van de conformiteit met de centrale boekhouding.
Als u meerdere dossiers wenst aan te maken met voor uw bedrijf specifieke kosten- en opbrengstrekeningen, dan creëert u deze rekeningen best in het standaarddossier WINSTD. Zo zijn ze onmiddellijk ter beschikking als u een nieuw dossier aanmaakt op basis van het standaarddossier.
136
BRILJANT ACCOUNT
Rekeningen aanmaken Een nieuwe rekening creëren Menu Beheer, Boekhoudplan Vooraleer u op een nieuwe rekening kunt boeken, moet u deze rekening aanmaken.
Het scherm Rekeningen bestaat uit twee delen: 1.
het bovenste deel bevat de stamgegevens van de rekening (rek. nummer, alternatief rek. nummer, naam N, F, D en E);
2.
het onderste deel bevat de tabbladen: Algemeen - Fiscaal - Budget - Memo - Saldo - Overzicht
Alle gegevens over deze rekening vindt u op deze tabbladen terug. Om de inhoud van een tabblad te activeren, volstaat het om op de tab te klikken.
De hier vermelde tabbladen zijn standaard. Als de module Briljant Analytisch is geactiveerd, dan toont het scherm nog één of twee extra tabbladen met de namen van de analytische plannen.
Toegang Fiscale Databank Vanuit het scherm Rekeningen hebt u via een abonnementsformule toegang tot de online Fiscale Databank van WoltersKluwer. Deze databank is de meest complete informatiebron met meer dan 200 000 pagina’s fiscale, boekhoudkundige en juridische gegevens, bronnen en commentaren. Als u de databank opent vanuit een ingevuld rekeningveld, dan komt u rechtstreeks op de desbetreffende pagina terecht.
137
Briljant Account
De stamgegevens Menu Beheer, Boekhoudplan Werkwijze Kies het menu Beheer, Boekhoudplan. Het scherm Rekeningen opent.
Rekeningnummer (lengte = 10 tekens, numerisch): het rekeningnummer moet minimaal 4 karakters lang zijn. Als u slechts 1, 2 of 3 karakters gebruikt, dan creëert u een titelrekening. Alternatief rekeningnummer (lengte = 10 tekens, numerisch): u kunt optioneel een tweede rekeningnummer ingeven om rekeningen te bundelen. Het gebruik van het alternatieve rekeningnummer is niet verplicht. Naam Nederlands/Frans/Duits/Engels (lengte = 50, alfanumerisch): naam van de rekening
Alternatief boekhoudplan U kunt voor iedere rekening een alternatief rekeningnummer ingeven om de rekeningen te bundelen. U werkt b.v. met meerdere verkooprekeningen, maar u wenst ze niet altijd volgens deze uitsplitsing af te drukken. Voorbeeld Rekeningnummer
Omschrijving
Alternatief nummer
700 000
Verkopen computers
700 000
700 010
Verkopen printers
700 000
700 020
Verkopen software
700 000
U kunt nu de dagboeken, de proef- & saldibalans en de balans afdrukken volgens rekeningnummer ofwel volgens alternatief rekeningnummer. Bij het afdrukken volgens het alternatief rekeningenstelsel worden de rekeningen 700 000, 700 010 en 700 020 getotaliseerd alsof er maar één rekening 700 000 is. De alternatieve rekeningnummers zijn opgenomen in het boekhoudplan. U kunt ze vanuit het veld Alternatief rekeningnummer met F3 opvragen.
138
BRILJANT ACCOUNT
Het tabblad Algemeen Menu Beheer, Boekhoudplan, tabblad Algemeen Werkwijze Kies het menu Beheer, Boekhoudplan. Het scherm Rekeningen opent.
Historiek (Ja/Neen): bij Ja wordt er in het grootboek een historiek van deze rekening afgedrukt. De historiek wordt trouwens van alle rekeningen bijgehouden. Als u geen historiek wenst in het grootboek, dan worden de totalen per boekhoudperiode afgedrukt. Titelrekening (Ja/Neen): als het rekeningnummer 1, 2 of 3 karakters lang is, dan wordt in de balans op niveau van deze rekening getotaliseerd. U kunt met deze instelling ook titelrekeningen maken waarvan het nummer meer dan 3 karakters bevat. Deze rekeningen worden enkel als informatie afgedrukt. Op een titelrekening kunt u niet boeken. Met hoeveelheden (Ja/Neen): indien voor een rekening hoeveelheden bijgehouden worden, dan geeft het programma een waarschuwing als er op deze rekening geboekt wordt zonder de hoeveelheid in te geven. Voor rekeningen waar dit niet is aangevinkt, zal bij het boeken geen hoeveelheid gevraagd worden. Investeringsfiche (Ja/Neen): vink dit aan als u een afschrijvingstabel wenst bij te houden voor aankopen die u op deze rekening boekt. Het scherm Afschrijvingen opent automatisch als u een investeringsaankoop op deze rekening boekt. (Enkel indien de module Vaste Activa is geactiveerd.) Ereloonfiche (Ja/Neen): vink dit aan indien u een ereloonfiche 281.50 en 325.50 wil bijhouden. Balans- of resultatenrekening: hiermee bepaalt u of de rekening in de balans of in de resultatenrekening moet worden afgedrukt. Debet of Credit: als u Debet aan vinkt, dan wordt de rekening aan de debetzijde van de balans of resultatenrekening afgedrukt. Bij Credit aan de creditzijde. U kunt ook niets invullen, dan wordt de rekening volgens het saldo aan de debet- of creditzijde afgedrukt. Gedetailleerde overname bij afsluiten (Ja/Neen): Indien "Ja", dan worden bij de jaarafsluiting alle detailgegevens van de niet-afgepunte verrichtingen overgenomen. Bij "Neen" wordt enkel het rekeningsaldo overgenomen naar het volgende boekjaar. BTW-code (lengte = 1, numerisch tussen 1 en 6): verwijzing naar het BTW-percentage. Deze code wordt voorgesteld bij het boeken op deze rekening. BTW-codes
BTW-code 1 = 0% BTW
BTW-code 2 = 6% BTW
BTW-code 3 = 12% BTW
BTW-code 4 = 21% BTW
Het boeken van de aankoop- en verkoopfacturen zal vlotter verlopen als u bij de kosten- en opbrengstrekeningen de code voor het BTW-tarief invult. De BTW-code zal bij het boeken worden voorgesteld, maar u kunt hem altijd wijzigen.
BTW niet-aftrekbaar privé (lengte = 5, numerisch, 2 decimalen): bij het boeken van een aankoop wordt voor de berekening van de BTW aan de hand van dit percentage het bedrag BTW niet-aftrekbaar privé berekend. B.v. voor de rekening Telefoonkosten.
139
Briljant Account
BTW niet-aftrekbaar bedrijf (lengte = 5, numerisch, 2 decimalen): bij het boeken van een aankoop wordt voor de berekening van de BTW aan de hand van dit percentage het bedrag BTW niet-aftrekbaar bedrijf berekend. B.v. 50% niet aftrekbaar bedrijf voor de rekening Personenwagens. Soort rekening: Blanco
Voor gewone rekeningen. Op deze rekeningen kunnen enkel financiële en diverse verrichtingen geboekt worden. Financiële Voor een centralisatierekening voor bankverrichtingen. Op dergelijke rekening kunt u enkel boeken voor het ingeven van de beginbalans (d.w.z. in periode 0 via Divers dagboek). De gewone financiële verrichtingen worden immers in het financieel dagboek geboekt. Centralisatie Voor een centralisatierekening klanten (400 000) of leveranciers (440 000). Op een centralisatierekening kunt u niet rechtstreeks boeken. Goederen Voor een aankooprekening goederen. Bedragen op deze rekeningen worden in Vak 81 van de BTW-aangifte opgenomen. Diensten Voor een aankooprekening diensten. Bedragen op deze rekeningen worden in Vak 82 van de BTW-aangifte opgenomen. Kosten zonder BTW Voor een rekening kosten zonder BTW (b.v. postzegels). Bedragen op deze rekeningen worden niet op de BTW-aangifte opgenomen. Diverse goederen Voor intracommunautaire aankoop van goederen die voor de koper kosten uitmaken (b.v. smeerolie voor onderhoud machinepark). Diensten onderaanneming Verkooprekening voor transporteren van goederen in onderaanneming. Enkel van toepassing voor transportbedrijven. Investering Voor een investeringsrekening. Bedragen op deze rekeningen worden in Vak 83 van de BTW-aangifte opgenomen. Verkoop Voor een verkooprekening Verkoop diensten Voor een verkooprekening Diensten Verkoop zonder BTW Wordt gebruikt voor leeggoed, palletten, enz. Het basisbedrag wordt niet opgenomen op de BTW-aangifte. Voorwaarde is dat de leverancier instemt met de terugbetaling van dat bedrag in geval van terugzending van het leeggoed, palletten, ...
140
BRILJANT ACCOUNT
Formule forfaitaire berekening: formules voor de berekening van de forfaitaire aanslag op de aankopen/verkopen die op deze rekening worden geboekt. Formules Variabelen om te gebruiken in Formule: H = Hoeveelheid I = Debet Hoeveelheid J = Credit hoeveelheid B = Bedrag / Saldo D = Debet C = Credit Bij lijst Forfaitaire berekening worden deze dan omgerekend. Voorbeeld : Formule H*4 op rekening 604000
Analytisch tegenboeken plan 1 en 2 (Ja/Neen): dit bepaalt of op deze rekening analytisch wordt tegen geboekt naar kostenplaatsen en kostensoorten.
Het aanvinken van de velden Investeringsfiche en Analytisch tegenboeken plan 1 en 2 heeft enkel zin als de modules Vaste Activa en Briljant Analytisch zijn aangekocht.
141
Briljant Account
Het tabblad Fiscaal Menu Beheer, Boekhoudplan, tabblad Fiscaal Werkwijze Kies het menu Beheer, Boekhoudplan. Het scherm Rekeningen opent. Klik op de tab Fiscaal. U kunt per boekjaar het percentage Aftrekbaar Wettelijk en Aftrekbaar Beroep invullen. Met de Proef- & saldibalans kunt u de lijst afdrukken met de aftrekbare beroepskosten (activeer daartoe de gewenste gegevenskolommen met Beheer kolommen).
142
BRILJANT ACCOUNT
Het tabblad Budget Menu Beheer, Boekhoudplan, tabblad Budget U kunt een jaarbudget invullen en vervolgens in het Statistisch overzicht en de Proef- & Saldibalans de reële saldi naast de gebudgetteerde bedragen tonen (percentueel, absolute cijfers en/of resterend budget). Op het tabblad Budget kunt u per rekening de reële saldi naast de budgetcijfers aflezen.
Werkwijze Kies het menu Beheer, Boekhoudplan. Het scherm Rekeningen opent. Klik op de tab Budget. U kunt de budgetten op twee manieren invullen. 1.
Automatisch Vul het jaarbudget in de velden Jaar Debet of Credit in en druk op ENTER. Het programma vraagt vervolgens of het dit bedrag in twaalf gelijke delen over de periodes mag spreiden. Bevestig met OK. U kunt deze bedragen per periode manueel wijzigen waarbij het totaal budget automatisch wordt aangepast.
2.
Manueel Vul per periode de kolom Debet of Debet in. De bedragen worden getotaliseerd in de velden Jaar Debet en Jaar Credit.
143
Briljant Account
Het tabblad Memo Menu Beheer, Boekhoudplan, tabblad Memo Werkwijze Kies het menu Beheer, Boekhoudplan. Het scherm Rekeningen opent. Klik op de tab Memo. U kunt niet-gestructureerde interne informatie over deze rekening intikken. Bij het openen van een rekening zal een rode LED op de memotab aanduiden dat er informatie in het memoveld is opgeslagen. U verwijdert de tekst door hem te selecteren, met de Delete-toets te verwijderen en op F5 te drukken om te bewaren.
144
BRILJANT ACCOUNT
Het tabblad Saldo Menu Beheer, Boekhoudplan, tabblad Saldo Werkwijze Kies het menu Beheer, Rekeningen. Het scherm Rekeningen opent. Klik op de tab Saldo. Het tabblad Saldo wordt niet gebruikt bij het aanmaken van een nieuwe Rekening. Het geeft het boekhoudkundige saldo per periode en per boekjaar weer. Alle datavelden op dit tabblad zijn zgn. output-velden. Dit betekent dat ze door het programma worden opgevuld en dat ze niet toegankelijk zijn voor manuele wijzigingen.
U kunt in het veld Boekjaar een ander dan het huidige boekjaar invullen. Briljant Account onthoudt alle detailgegevens van 99 boekjaren, onder voorbehoud dat u deze boekjaren niet heeft verwijderd.
145
Briljant Account
Het tabblad Overzicht Menu Beheer, Boekhoudplan, tabblad Overzicht Werkwijze Kies het menu Beheer, Rekeningen. Het scherm Rekeningen opent. Klik op de tab Overzicht. Het tabblad Overzicht wordt niet gebruikt bij het aanmaken van een nieuwe Rekening. Het geeft het overzicht van alle verrichtingen die op deze rekening zijn geboekt. In tegenstelling tot het tabblad Saldo, kunt u op het tabblad Overzicht wel wijzigingen aanbrengen, met name in de afpuntingen.
U kunt in het veld Boekjaar een ander dan het huidige boekjaar invullen. Briljant Account onthoudt alle detailgegevens van 99 boekjaren, onder voorbehoud dat u deze boekjaren niet heeft verwijderd. U kunt het overzicht inkorten door een begin- en eindperiode in vullen in het veld Periode ... - ... .
146
BRILJANT ACCOUNT
Een bestaande rekening wijzigen Menu Beheer, Boekhoudplan Werkwijze Kies het menu Beheer, Boekhoudplan. Het scherm Rekeningen opent. Open en wijzig een bestaande rekening als volgt.
1.
Druk op de F2-toets of klik op de knop Overzicht De selectielijst Rekeningen opent.
2.
Vul in het veld Naam de eerste letters van de naam van de gezochte rekening in. Vul bijvoorbeeld “aank” in. Terwijl u dit intikt, geeft de eerste lijn in de lijst al de eerste rekeningnaam weer die met “aank” begint. Hoe meer letters u intikt, hoe sneller u de gezochte naam vindt. Om de gezochte rekening te openen, dubbelklikt u op de betreffende rekeninglijn.
3.
Breng de nodige wijzigingen aan en druk op F5 om te bewaren.
U kunt de zoekmethode verfijnen door gebruik te maken van het *-teken (wildcard).
147
Briljant Account
Het boekhoudplan afdrukken Menu Beheer, Lijst Rekeningen U kunt het boekhoudplan afdrukken in een door u zelf te bepalen vorm en sortering.
Werkwijze Kies het menu Beheer, Lijst rekeningen. Het scherm Lijst Rekeningen opent. U kunt de selectiecriteria instellen, de gegevenskolommen kiezen en de afdrukwijze bepalen. Zie Lijsten genereren voor gedetailleerde werkwijze.
148
BRILJANT ACCOUNT
Dagboeken creëren en beheren De dagboeken Menu Beheer, Dagboeken Bij de installatie van Briljant Account worden de standaard dagboeken automatisch aangemaakt in uw dossier(s): Soort
Code
Benaming
Aankoop
AK
Aankoopdagboek
Verkoop
VK
Verkoopdagboek
Divers
DV
Divers dagboek
Divers
OP
Openingsdagboek
Divers
AS
Afschrijvingen
Financieel
BA
Bank
Financieel
KA
Kas
Analytisch *
AN
Analytisch
Naderhand kunt u van ieder type meerdere dagboeken bij aanmaken. Zo kunt u b.v. een verkoopdagboek gebruiken voor de verkoopfacturen en een tweede verkoopdagboek voor de creditnota’s. Zo is het ook voor de hand liggend dat u een financieel dagboek aanmaakt per bank waarmee uw werkt. * Het Analytisch dagboek wordt enkel gebruikt indien de module Briljant Analytisch is geactiveerd.
149
Briljant Account
Dagboeken aanmaken De stamgegevens Menu Beheer, Dagboeken Werkwijze Kies het menu Beheer, Dagboeken. Het scherm Dagboeken opent.
Code: dagboekcode (2 karakters, alfanumerisch)
Soort: kies de dagboeksoort : Aankoop, Verkoop, Financieel, Divers of Analytisch
Benaming: vrij te kiezen dagboeknaam
150
Default code FC: blanco of “Factuur” of “Creditnota”. Deze keuze zal standaard voorgesteld worden bij het boeken. Als u de standaard op “Factuur” instelt en u wilt een creditnota boeken, vul dan het bedrag als negatief getal in. De code “Factuur” zal automatisch omgezet worden naar “Creditnota”. Financiële rekening (enkel indien Soort = Financieel): vul de grootboekrekening van de bank (b.v. 550100) of de kas (b.v. 570000) in. Code OGM: vul een code in van 00 tot 99 om dit dagboek te identificeren als u werkt met de Gestructureerde mededeling in uw betalingsverkeer.
BRILJANT ACCOUNT
Het tabblad Boekjaren Menu Beheer, Dagboeken, tabblad Boekjaren Tabblad Boekjaren Vul enkel voor een financieel dagboek (banken en/of kas) het boekjaar, de periode en het beginsaldo van de rekening in. Voor dagboeken van de andere soorten wordt dit tijdens het boeken van verrichtingen automatisch bijgewerkt.
Als u bij het aanmaken van het financiële dagboek nalaat het beginsaldo in te geven, dan zullen de boekingen in dit dagboek niet kunnen worden opgeslagen worden omdat het ingegeven saldo nooit wordt bereikt.
Wijzigen stuknummer Het volgende stuknummer wordt op 01/01 automatisch op 1 gezet. In sommige gevallen kan het noodzakelijk zijn het volgende stuknummer manueel te wijzigen, b.v. voor een gebroken boekjaar. Als het boekjaar loopt van 01/07 tot 30/06, dan kunt u op 01/07 het veld Vlg. stuknr. met hand wijzigen in 1.
151
Briljant Account
Het tabblad Financieel Menu Beheer, Dagboeken, tabblad Financieel Tabblad Financieel (enkel bij dagboeken van het type Financieel) Vul het banknummer in en vink tevens aan of vanaf deze bankrekening automatische betalingen uitgevoerd worden (enkel indien module Automatisch bankverkeer is geactiveerd). Vraag het in te vullen nummer van de administratieve zetel op bij uw bank. Zij zullen u tevens de in te vullen bestandsnaam en -locatie suggereren. Als deze rekening in een andere dan de interne valuta is (b.v. een dollar-rekening), dan kunt u de koersverschillen automatisch laten boeken door Boek koersverschil aan te vinken. U kunt verder aanduiden of met deze bank werkt met automatische betalingen en/of domiciliëring.
152
BRILJANT ACCOUNT
Een dagboek wijzigen Menu Beheer, Dagboeken Werkwijze Kies het menu Beheer, Dagboeken. Het scherm Dagboeken opent. 1.
Druk op F2 om de selectielijst te openen.
2.
Dubbelklik in de lijst op het dagboek dat u wilt openen.
3.
Breng de nodige wijzigingen aan en bewaar met F5.
Het veld Default code FC kunt u blanco laten of “Factuur” of “Creditnota” invullen. Deze keuze zal standaard voorgesteld worden bij het boeken. Als u de standaard op “Factuur” instelt en u wilt een creditnota boeken, vul dan het bedrag als negatief getal in. De code “Factuur” zal automatisch omgezet worden naar “Creditnota”. In het tabblad Financieel (enkel bij dagboeken van het type Financieel), vinkt u tevens aan of vanaf deze bankrekening automatische betalingen uitgevoerd worden. Vraag het in te vullen nummer van de administratieve zetel op bij uw bank. Zij zullen u tevens de in te vullen bestandsnaam en -locatie suggereren. Voor het creëren van de financiële dagboeken voor banken en kassen vult u eveneens het boekjaar, de periode en het beginsaldo van de rekening in. Vervolledig de gegevens in het tabblad Financieel volgens het voorbeeld.
153
Briljant Account
De vaste gegevens instellen Wat zijn de Vaste Gegevens? De constructie van een boekhouding is vergelijkbaar met een bouwwerk:
door het aanmaken van een dossier is de fundering gelegd; de aanpassingen in het boekhoudplan en de dagboeken, samen met de klanten en de leveranciers, zijn de bovenbouw; de constructie wordt afgewerkt door een aantal parameters (de vaste gegevens) in te stellen voor het boekjaar, de BTW- en de boekhoudperiodes, de centralisatierekeningen, de standaarddagboeken en de Intrastat-aangifte.
Als bij de installatie van Briljant Account uw werkdossier is aangemaakt, dan zijn de vaste gegevens vrijwel allemaal correct ingesteld. De inhoud van deze en de volgende pagina's is eerder bedoeld om een volledig overzicht te geven van alle instellingen en de gevolgen van de wijzigingen die u eventueel aanbrengt.
154
BRILJANT ACCOUNT
Het boekjaar creëren Menu Beheer, Boekjaar 1.
Bij het aanmaken van een nieuw dossier
Als u een nieuw dossier aanmaakt, wordt automatisch een boekjaar gecreëerd met hetzelfde jaartal als het boekjaar in uw standaard dossier WINSTD. D.w.z. als uw standaard dossier van het jaar 2002 dateert, dan zal het boekjaar ook 2002 zijn. Verifieer dus altijd het boekjaar vooraleer u in een nieuw dossier begint te werken. Verwijder eventueel het foutieve boekjaar en maak een nieuw boekjaar aan met het juiste jaartal. Om een boekjaar te verwijderen, klik met de muisaanwijzer in het veld Boekjaar en klik vervolgens op de knop Verwijder boekjaar . Bevestig de vraag tot verwijdering (2x) om het boekjaar definitief te wissen. Maak het nieuwe boekjaar aan zoals beschreven onder punt 2.
2.
Bij het begin van een nieuw boekjaar
Na het beëindigen van een boekjaar dient u het nieuwe boekjaar te creëren.
Briljant Account is multi-boekjaar. Dit betekent dat u een nieuw boekjaar kunt aanmaken na het beëindigen van het oude boekjaar, zonder dat de boekhoudkundige afsluiting van het vorige boekjaar is gebeurd.
Werkwijze Kies menu Instellingen, Boekjaar. Het scherm Boekjaar opent.
Boekjaar: vul het jaartal voor het nieuwe boekjaar. Begin- en Einddatum: het programma stelt automatisch 01/01/[JJJJ] en 31/12/[JJJJ] voor. Klik op de knop Creëer boekjaar om het boekjaar te genereren. Bevestig de vraag om het nieuwe boekjaar als huidig boekjaar in te stellen.
Indien de begindatum van uw boekjaar niet samenvalt met het begin van het kalenderjaar, dan stelt u een gebroken boekjaar in.
Nadat het boekjaar is aangemaakt, dient u de periodes te openen om in te kunnen werken.
155
Briljant Account
De periodes openen of sluiten Menu Beheer, Boekjaar
Vooraleer u kunt boeken in een periode dient u die periode eerst de status Geopend te geven. Bewaar met F5. Na het aanmaken van een nieuw boekjaar staat enkel de periode 00 Opening [JJJJ] op Geopend in de kolom Status. Dit betekent dat u:
het vorige boekjaar kunt afsluiten;
of de openingsbalans kunt ingeven als u een nieuw dossier start;
maar niet kunnen boeken in de eerste periode, vermits die nog de status Niet geopend heeft.
Een boekhoudperiode kan een van de volgende statussen hebben:
156
1.
Geopend: u kunt in deze periode alle verrichtingen boeken.
2.
Niet geopend: deze periode is nog niet toegankelijk gemaakt zodat u er niet per vergissing kunt in boeken. Zet minstens de actuele maand op Geopend en druk op F5 om te bewaren.
3.
Afgesloten: u kunt een voorbije periode de status Afgesloten geven zodat geen enkele gebruiker nog iets kan boeken of wijzigen in deze periode.
BRILJANT ACCOUNT
Een gebroken boekjaar instellen Menu Beheer, Boekjaar Indien de begin- en einddatum van het boekjaar niet op 1 januari, resp. 31 december vallen, dan stelt u een gebroken boekjaar in.
Werkwijze Kies menu Instellingen, Boekjaar. Het scherm Boekjaar opent.
Boekjaar: vul het jaartal voor het nieuwe boekjaar. Begin- en Einddatum: vul de begin- en einddatum manueel in. Klik op de knop Creëer boekjaar om het boekjaar te genereren. Bevestig de vraag om het nieuwe boekjaar als huidig boekjaar in te stellen.
Een gebroken boekjaar kan minder of meer dan twaalf maanden bevatten. In dat geval werkt u met een verkort of verlengd boekjaar.
157
Briljant Account
Een boekjaar verlengen of verkorten Menu Beheer, Boekjaar Een boekjaar dat is ingesteld met minder of meer dan twaalf maanden kunt u in de loop van dat boekjaar verlengen of verkorten. Het volstaat hiertoe de einddatum in het scherm Boekjaar te wijzigen.
Werkwijze Kies menu Instellingen, Boekjaar. Het scherm Boekjaar opent.
Boekjaar: vul het jaartal van het boekjaar in. Einddatum: wijzig de einddatum. Druk op F5 om het boekjaar te verlengen en de lijst met periodes aan te passen.
Het verlengen of verkorten van boekjaren is onderworpen aan een strikte wettelijke reglementering. Pas verlengen of verkorten van boekjaren enkel toe onder deskundige begeleiding van uw boekhouder/accountant.
158
BRILJANT ACCOUNT
Een boekjaar verwijderen Menu Beheer, Boekjaar U kunt een boekjaar definitief uit uw dossier(s) verwijderen.
Werkwijze Kies menu Instellingen, Boekjaar. Het scherm Boekjaar opent.
Boekjaar: vul het jaartal van het te verwijderen boekjaar in. Klik op de knop Verwijder boekjaar om het boekjaar te verwijderen. Bevestig de vraag om het boekjaar te verwijderen (2x).
De verwijdering van een boekjaar en alle gegevens die het bevat, is definitief. Indien u geen reservekopie bezit, dan is geen enkele methode beschikbaar om de gegevens van dit boekjaar te herstellen.
159
Briljant Account
De Account instellingen Het tabblad Algemeen Menu Instellingen, Account, tabblad Algemeen Werkwijze Kies het menu Instellingen, Account. Het scherm Instelling Account opent met het tabblad Algemeen.
Boekjaar: het huidige boekjaar moet ingevuld zijn.
BTW-periode: kies Maand, Kwartaal of Jaar, naargelang van toepassing.
Boekhoudperiode: u kunt voor uw boekhoudperiode dezelfde instelling kiezen als voor uw BTW-aangifte. Het is echter aan te bevelen de boekhoudperiode in te stellen op Maand, omdat u dan meer precieze lijsten kunt afdrukken.
Indien uw boekjaar niet overeenstemt met het kalenderjaar, dan lopen de boekhoudkundige periodes niet gelijk met de maanden. Indien uw boekjaar begint op 1 juli, dan is periode 1 = juli, periode 2 = augustus, ..., periode 12 = juni.
BTW-afwijking: dit is de maximaal toegelaten afwijking voor afrondingsverschillen op BTW-berekeningen, b.v. € 0,12
Voorbeeld boeking BTW-afwijking Totaal
BTW
Netto
€ 24,20
21%
€ 20
€ 24,10
21%
€ 20
€ 24,15
21%
€ 20
160
De BTW-berekening is correct. De verrichting wordt bewaard. De afwijking (0,1) overschrijdt de ingestelde afwijking niet. De verrichting wordt bewaard. De afwijking (0,15) overschrijdt de ingestelde afwijking. De verrichting wordt niet bewaard.
BTW-code 0%: voor België is dit code 1. Schaalfactor lijsten: indien gegevens in sommige lijsten zo lang zijn dat ze door het programma als ******* worden afgedrukt, dan kunt u de lijsten schalen (b.v. 80%) zodat de gegevens kleiner, maar volledig worden afgedrukt. Decimalen hoeveelheid: stel het aantal decimalen in als u in het veld Hoeveelheid delen van eenheden moet kunnen ingeven bij het boeken van aan- en verkoopfacturen. Na het wijzigen van deze instelling moet u Briljant afsluiten en herstarten. Controleer datum in periode: indien aangevinkt zal het programma melden dat u wilt boeken op een datum die niet in de periode valt. Factuurnr. lev. verplicht: het programma zal de ingave van het factuurnummer eisen bij het boeken van een aankoopfactuur. Test dubbele facturen: u kunt deze test instellen op het factuurnummer van de leverancier en/of op de datum en het bedrag. Omschrijving overnemen
BRILJANT ACCOUNT
Van hoofding: neemt in het veld Omschrijving op de inputlijn de inhoud over van het veld Omschrijving in de hoofding. Van vorige lijn: neemt in het veld Omschrijving op de inputlijn de inhoud over van Omschrijving op de vorige inputlijn. Factuurnr. lev. naar omschrijving: vult in het veld Omschrijving op de inputlijn het factuurnummer van de leverancier in.
Korting contant vrij van BTW: bepaalt op welke manier de BTW op kortingen wordt verrekend. Indien korting contant vrij van BTW, dan wordt de BTW berekend op het nettobedrag minus de korting. Indien korting niet vrij van BTW, dan wordt de BTW berekend op het nettobedrag zonder korting en wordt de korting daarna van het totaal afgetrokken. De totale BTW zal in het eerste geval iets lager zijn.
Voorbeeld Korting contant vrij/niet vrij van BTW korting contant-vrij van BTW
korting contant-niet vrij van BTW
€ 1 000
€ 1 000
-2%
-2%
BTW 21% op
€ 980
€ 1 000
bedrag BTW
€ 205,80
€ 210
totaal factuur
€ 1 205,80
€ 1 210
€ 1 185,80
€ 1 190
nettobedrag korting
contant te betalen
Maningen: aanvinken om enkel de vervallen facturen op te nemen bij het afdrukken van de maningen. Gestructureerde mededeling: formattering van de OGM-nummers voor het automatisch boeken van klantbetalingen. U kunt bepalen op welke posities in uw OGM-nummer het klantnummer, het factuurnummer, het boekjaar en het dagboek zich bevinden, b.v. klantnummer vanaf positie 3, lengte 4 cijfers. Als u de dagboekcode wil laten opnemen in het OGM-nummer, geef dan in het scherm Dagboeken de OGM-code in (0-99). Duidt eveneens aan hoe de voorloopnullen moeten worden geïnterpreteerd (Laten staan/Vervangen door blanco's/Verwijderen). Korting contant aftrekken bij betaling binnen: vul het aantal dagen in (enkel bij module Automatisch bankverkeer). Zoekscherm facturen automatisch openen: stel in wanneer bij het boeken van financiële verrichtingen de selectielijst van de facturen wordt geopend (Nooit/Klant ingevuld/Klant+bedrag ingevuld)
161
Briljant Account
Het tabblad Rekeningen Menu Instellingen, Account, tabblad Rekeningen Werkwijze Kies het menu Instellingen, Account, tabblad Rekeningen. In dit tabblad zijn de volgende standaard rekeningen ingesteld voor centralisatie, kortingen, koersverschillen, e.d. Standaardrekening
Nummer
Naam rekening
Rekening leveranciers (centralisatie)
440110
Leveranciers
Rekening klanten (centralisatie)
400110
Klanten
Klantkortingen
653100
Kortingen klanten
Leverancierskortingen
756000
Kortingen leveranciers
Koersopbrengsten
755000
Voordelige koersverschillen
Koerskosten
655000
Nadelige koersverschillen
Afrondingsopbrengsten
755001
Afrondingsverschillen Euro
Afrondingskosten
655001
Afrondingsverschillen Euro
Winstrekening
140000
Overgedragen winst
Verliesrekening
141000
Overgedragen verlies
Wachtrekening
499010
Wachtrekening opening
Aankooprekening
600000
Aankopen grondstoffen
Interne overboekingen
580000
Interne overboekingen
Bij de installatie van het programma worden deze velden reeds gedeeltelijk ingevuld volgens de rekeningnummers van het standaard boekhoudplan. Indien u andere nummers wenst te gebruiken voor deze rekeningen, dan geeft u ze hier in. Let wel dat een niet-bestaande rekening eerst moet worden gecreëerd vooraleer u ze hier kunt invullen.
162
BRILJANT ACCOUNT
Het tabblad Dagboeken Menu Instellingen, Account, tabblad Dagboeken Werkwijze Kies het menu Instellingen, Account, tabblad Dagboeken. In dit tabblad zijn de standaard dagboeken ingesteld. Een standaard dagboek is het dagboek dat automatisch voorgesteld wordt bij het openen van één van de boekingsschermen Aankopen, Verkopen, Financiële en Diverse verrichtingen . Dagboek
Dagboekcode
Naam dagboek
Aankoopdagboek
AK
Aankoopdagboek
Verkoopdagboek
VK
Verkoopdagboek
Openingsdagboek
OP
Openingsdagboek
Afschrijvingsdagboek
AS
Afschrijvingen
Dagboek anal. uitsplitsing
AN
Analytisch
Dagboek betalingsverschil
DV
Divers dagboek
DIV-dagboek FIN-dagboek
Merk op dat voor het financiële dagboek en het divers dagboek geen standaard dagboek is ingevuld. Dit heeft tot gevolg dat bij het openen van het betreffende boekingsscherm de selectielijst met de in aanmerking komende dagboeken worden getoond, b.v. de bank- en kasdagboeken. Het staat u overigens vrij hier al dan niet het meest gebruikte dagboek in te vullen U kunt het standaard voorgestelde dagboek bij het boeken uiteraard wijzigen in een ander dagboek door een andere dagboekcode in te vullen (druk op F3 voor de selectielijst).
163
Briljant Account
Het tabblad Intrastat Menu Instellingen, Account, tabblad Intrastat Werkwijze Kies het menu Instellingen, Account, tabblad Intrastat. Op dit tabblad bepaalt u of dit boekhouddossier Intrastat-plichtig is naar aankomst en/of verzending van goederen. Vul de gegevens in overeenkomstig de situatie van uw bedrijf. De velden Gemeente en BTW-nr hebben betrekking op de Derde aangever (b.v. uw boekhoudkantoor). E-Mail: vul in "[email protected]" (F5 om te bewaren)
De standaardwaarden die u kunt invullen in de velden Vervoerswijze, Goedcode, Gewest en Incoterm hebben enkel een gevolg indien de aankoopfacturen gekoppeld worden aan de leverbonnen van de leveranciers (Briljant Administrator- module Aankoopbeheer).
164
BRILJANT ACCOUNT
Het tabblad Betalingsverschil Menu Instellingen, Account, tabblad Betalingsverschil Werkwijze Kies het menu Instellingen, Account, tabblad Betalingsverschil. Op dit tabblad bepaalt u of en in welke mate kleine betalingsverschillen automatisch worden weg geboekt.
Default bedrag: dit bedrag geldt voor alle gebruikers, in zoverre er voor deze persoon geen individuele beperking is opgelegd. Persoon en Max. bedrag: u kunt maximale bedragen per gebruiker invullen.
Bewaar met F5.
165
Briljant Account
De BTW-instellingen Menu Beheer, BTW Bij installeren van een dossier worden de BTW-codes en -regimes ingesteld. Deze codes worden gebruikt bij het boeken van aankoop- en verkoopfacturen. Indien noodzakelijk, kunt u in het menu Instellingen, BTW, tabblad Regimes wijzigingen aanbrengen.
In geen enkel geval mag u in het tabblad Codes wijzigingen aanbrengen of codes toevoegen.
Bij het aanmaken van een nieuw dossier staan de BTW-regimes correct ingesteld. Het ondoordacht wijzigen van één of meerdere parameters heeft onvermijdelijk tot gevolg dat de BTW-berekening en de BTW-aangifte niet meer correct zijn. Als u van mening bent dat er een reden is om een van de parameters te wijzigen, dan doet u dit best onder begeleiding van een van onze helpdesk medewerkers.
166
BRILJANT ACCOUNT
De openingsbalans ingeven Wat is de openingsbalans? Als u een reeds bestaande boekhouding wil opstarten in Briljant Account, dan moet u de openingsbalans inboeken. De openingsbalans is de eindsituatie van een vorige periode (de saldo's van de klanten, leveranciers en algemene rekeningen) die als beginsituatie wordt gebruikt in uw Briljant Account dossier. De openingsbalans wordt eenmalig manueel ingeboekt, bij voorkeur bij het opstarten van het dossier. U kunt de beginsaldo’s klanten, leveranciers en algemene rekeningen in één diverse verrichting boeken.
In deze handleiding boeken we omwille van de overzichtelijkheid de klanten, leveranciers en algemene rekeningen in drie aparte diverse verrichtingen. Dit is ook meteen de reden waarom we in de drie verrichtingen het totaal tegenboeken op de wachtrekening. De beginsaldo's Klanten De beginsaldo's Leveranciers De beginsaldo's van de Algemene Rekeningen Het openingsdagboek afdrukken
167
Briljant Account
Beginsaldo's Klanten ingeven Menu Ingeven, Diverse verrichtingen De beginsaldo’s Klanten boekt u als een diverse verrichting.
Werkwijze Kies menu Ingeven, Diverse verrichtingen. Het scherm Ingeven diverse verrichtingen opent. Voor het ingeven van de beginsaldo’s kiest u het Openingsdagboek OP en stelt u de periode in op 00. Daardoor weet het programma dat deze boeking beginsaldo’s betreft en worden ze ook als zodanig weergegeven op het tabblad Overzicht in het scherm Klanten.
Als u geen verrichtingen kunt boeken in de periode 00, controleer dan in het menu Instellingen, Boekjaar of de periode 00 is geopend. Geef vervolgens de verrichtingen in zoals in het voorbeeld. U kunt enkel klanten gebruiken die reeds in uw dossier zijn aangemaakt.
Klik hier om te leren hoe u tijdens het boeken een nieuwe klant kunt aanmaken. Klik met de muisaanwijzer op de boekingslijn in het veld KLR-nummer en druk op CTRL+F3. Het scherm Klanten opent en u kunt op de gebruikelijke manier een nieuwe klant aanmaken. Als u de nieuwe klantgegevens bewaart met F5, dan wordt het scherm Klanten gesloten en keert u automatisch terug naar het boekingsscherm. De nieuwe klant is reeds op de boekingslijn ingevuld.
Merk op dat - om de verrichting te kunnen bewaren - het totaal van de klanten wordt tegengeboekt op de Wachtrekening opening. U gebruikt deze wachtrekening omdat u niet rechtstreeks kunt boeken op de centralisatierekening Klanten. Als u het correcte bedrag voor de wachtrekening intikt, dan merkt u dat de bedragen in het veld Nog te boeken "0,00" worden. De boeking is in evenwicht en kan met F5 worden bewaard. Bij het ingeven van de beginsaldo's Algemene rekeningen boekt u deze wachtrekening tegen, zodat ze per saldo nul wordt.
168
BRILJANT ACCOUNT
Beginsaldo's Leveranciers ingeven Menu Ingeven, Diverse verrichtingen De beginsaldo’s Leveranciers boekt u als een diverse verrichting.
Werkwijze Kies menu Ingeven, Diverse verrichtingen. Het scherm Ingeven diverse verrichtingen opent. Voor het ingeven van de beginsaldo’s kiest u het Openingsdagboek OP en stelt u de periode in op 00. Daardoor weet het programma dat deze boeking beginsaldo’s betreft en worden ze ook als zodanig weergegeven op het tabblad Overzicht in het scherm Leveranciers.
Als u geen verrichtingen kunt boeken in de periode 00, controleer dan in het menu Instellingen, Boekjaar of de periode 00 is geopend. Geef vervolgens de verrichtingen in zoals in het voorbeeld. U kunt enkel leveranciers gebruiken die reeds in uw dossier zijn aangemaakt.
Klik hier om te leren hoe u tijdens het boeken een nieuwe leverancier kunt aanmaken. Klik met de muisaanwijzer op de boekingslijn in het veld KLR-nummer en druk op CTRL+F3. Het scherm Leveranciers opent en u kunt op de gebruikelijke manier een nieuwe leverancier aanmaken. Als u de nieuwe leveranciersgegevens bewaart met F5, dan wordt het scherm Leveranciers gesloten en keert u automatisch terug naar het boekingsscherm. De nieuwe leverancier is reeds op de boekingslijn ingevuld.
Merk op dat - om de verrichting te kunnen bewaren - het totaal van de leveranciers wordt tegengeboekt op de Wachtrekening opening. U gebruikt deze wachtrekening omdat u niet rechtstreeks kunt boeken op de centralisatierekening Leveranciers. Als u het correcte bedrag voor de wachtrekening intikt, dan merkt u dat de bedragen in het veld Nog te boeken "0,00" worden. De boeking is in evenwicht en kan met F5 worden bewaard. Bij het ingeven van de beginsaldo's Algemene rekeningen boekt u deze wachtrekening tegen, zodat ze per saldo nul wordt.
169
Briljant Account
Beginsaldo's Algemene rekeningen ingeven Menu Ingeven, Diverse verrichtingen De beginsaldo’s Algemene rekeningen boekt u als een diverse verrichting.
Werkwijze Kies menu Ingeven, Diverse verrichtingen. Het scherm Ingeven diverse verrichtingen opent. Voor het ingeven van de beginsaldo’s kiest u het Openingsdagboek OP en stelt u de periode in op 00. Daardoor weet het programma dat deze boeking beginsaldo’s betreft en worden ze ook als zodanig weergegeven op het tabblad Overzicht in het scherm Rekeningen.
Als u geen verrichtingen kunt boeken in de periode 00, controleer dan in het menu Instellingen, Boekjaar of de periode 00 is geopend. Geef vervolgens de verrichtingen in zoals in het voorbeeld. U kunt enkel rekeningen die in uw dossier zijn aangemaakt.
Klik hier om te leren hoe u tijdens het boeken een nieuwe rekening kunt aanmaken. Klik met de muisaanwijzer op de boekingslijn in het veld KLR-nummer en druk op CTRL+F3. Het scherm Rekeningen opent en u kunt op de gebruikelijke manier een nieuwe rekening aanmaken. Als u de nieuwe rekening met F5 bewaart, dan wordt het scherm Rekeningen gesloten en keert u automatisch terug naar het boekingsscherm. De nieuwe rekening is reeds op de boekingslijn ingevuld.
De Wachtrekening opening wordt hier opnieuw gebruikt in plaats van de saldo's van de klanten en de leveranciers in te geven. Het totaal van de klanten en van de leveranciers wordt tegengeboekt op de Wachtrekening opening. Zo wordt deze wachtrekening gesaldeerd: het debet is gelijk aan het credit. Als u alle bedragen correct heeft ingetikt, dan merkt u dat de bedragen in het veld Nog te boeken "0,00" worden. De boeking is in evenwicht en kan met F5 worden bewaard. U kunt de boekingen op de Wachtrekening opening controleren.
170
BRILJANT ACCOUNT
De Wachtrekening opening controleren Menu Beheer, Boekhoudplan, tabblad Overzicht U kunt de boekingen van de beginsaldo's klanten en leveranciers controleren op de Wachtrekening opening.
Werkwijze Kies menu Beheer, Boekhoudplan. Het scherm Rekeningen opent.
Vul de rekening "499010" in en druk op ENTER.
Klik op de tab Overzicht. U krijgt de lijst van de boekingen op deze rekening.
Klik op de tab Saldo. U merkt dat het saldo op de Wachtrekening opening "0,00" is.
U kunt ook ter controle het Openingsdagboek afdrukken.
171
Briljant Account
Het Openingsdagboek afdrukken Menu Lijsten, Dagboeken U kunt ter controle het Openingsdagboek afdrukken.
Werkwijze Kies menu Lijsten, Dagboeken. Het scherm Dagboeken afdrukken opent. 1.
Boekjaar: vul het actuele boekjaar in.
2.
Periode: vul in "00" - "00".
3.
Divers: vink dit vakje aan en vul de code "OP" voor het openingsdagboek in van ... tot ... in. Druk op de knop Afdrukvoorbeeld
of Print
.
Het openingsdagboek wordt getoond of afgedrukt en geeft de exacte beginsituatie van uw boekhouding weer.
172
BRILJANT ACCOUNT
Aankoopfacturen boeken Aankoopfacturen boeken Menu Ingeven, Aankoopfacturen Briljant Account is ontworpen om het boeken zo eenvoudig mogelijk te maken Het aantal uit te voeren handelingen is daarbij beperkt tot het minimum. Dit voorbeeld toont de boeking van een aankoopfactuur in zijn eenvoudigste vorm.
Werkwijze Kies menu Ingeven, Aankoopfacturen. Het scherm Aankoopfacturen opent. 1.
Vul het leveranciersnummer in en druk op ENTER.
2.
Vul het factuurnummer leverancier in (geen verplichte ingave).
3.
Vul de factuurdatum in (geen verplichte ingave. Let op: berekende vervaldatum is dan ook niet correct).
4.
Vul het totaal te betalen bedrag in, inclusief BTW.
5.
Druk op ALT+F9 om op de eerste boekingslijn het saldo van de boeking te berekenen en in te vullen.
6.
Druk op F5 om te bewaren.
De boeking is opgeslagen, alle rekeningen zijn bijgewerkt en het scherm is leeg voor de volgende boeking.
Om het aantal handelingen te beperken zoals in dit voorbeeld, moet aan een aantal voorwaarden zijn voldaan. 1. De leveranciersgegevens moeten volledig zijn, d.w.z. minstens het nummer en de naam, adresgegevens, BTW-regime, BTW-nummer, valuta, betalingsvoorwaarde en grootboekrekening zijn ingevuld in het leveranciersscherm. 2. Bij de grootboekrekening hoort de BTW-code te zijn opgegeven. Deze gegevens worden dan automatisch ingevuld tijdens het boeken. Indien ze ontbreken, dan moet u ze manueel aanvullen. 3. De veldvolgorde moet juist zijn ingesteld zodat de niet gebruikte velden worden overgeslagen.
173
Briljant Account
Toegang Fiscale Databank Vanuit het scherm Rekeningen hebt u via een abonnementsformule toegang tot de online Fiscale Databank. Deze databank is de meest complete informatiebron met meer dan 200 000 pagina’s fiscale, boekhoudkundige en juridische gegevens, bronnen en commentaren. Als u de databank opent vanuit een ingevuld rekeningveld, dan komt u rechtstreeks op de desbetreffende pagina terecht.
174
BRILJANT ACCOUNT
De boeking in detail De stamgegevens van de aankoopboeking Menu Ingeven, Aankoopfacturen Overzicht Kies menu Ingeven, Aankoopfacturen. Het scherm Aankoopfacturen opent. Zoals de meeste schermen in Briljant Account is ook dit scherm opgebouwd uit een vast gedeelte en meerdere tabbladen. In het vaste gedeelte bovenaan het scherm, vult u de stamgegevens in van de boeking (dagboek, boekhoudperiode, leverancier, factuurnummer,factuurdatum, totaal te betalen bedrag). Onderaan - op het tabblad Detail - vult u de grootboekrekeningen en de bedragen in. Klik op tabblad BTW, tabblad Journaal of tabblad Intrastat voor de beschrijving van deze tabbladen.
De in rood weergegeven velden zijn verplicht in te vullen. De andere velden zijn niet verplicht. Bedenk wel dat sommige voorzieningen in het programma niet correct functioneren als de benodigde data niet zijn ingevuld. B.v. als u geen factuurdatum invult, dan wordt de vervaldatum niet correct berekend en wordt deze factuur foutief vermeld in het vervaldagboek.
Factuur: standaardinstelling uit het dagboek. Indien u een negatief bedrag invult in Totaal te betalen, dan wijzigt “Factuur” automatisch in “Creditnota”. Dagboek: het standaard Aankoopdagboek wordt voorgesteld. U kunt dit natuurlijk wijzigen. Klik met de muisaanwijzer in dit veld en druk op de F3-toets voor de selectielijst. Periode: de in het dagboek ingestelde periode wordt voorgesteld. U kunt de periode manueel wijzigen. Het programma vraagt of de periode ook in het dagboek moet worden gewijzigd. Als u negatief antwoordt, dan wordt enkel deze verrichting in de gevraagde periode geboekt. Antwoordt u positief, dan wordt het dagboek ingesteld op deze periode. Bij de volgende boekingen zal deze periode ook worden voorgesteld. De periode waarin u wilt boeken moet natuurlijk geopend zijn. U kunt de periode voor alle dagboeken gelijktijdig wijzigen, b.v. bij het begin van een nieuwe maand.
175
Briljant Account
Leverancier: vul het leveranciersnummer in. Of vul de eerste 2 of 3 letters van de naam in en druk op ENTER. De gegevens worden automatisch opgehaald en ingevuld. Zijn er meerdere leveranciers met deze beginletters, dan opent de selectielijst. Dubbelklik op de gewenste leverancier om hem in te vullen. U kunt ook op de F3-toets drukken om de selectielijst te openen, de leverancier op te zoeken en hem invullen door te dubbelklikken op de lijn.
Leverancier van de vorige boeking overnemen Druk op CTRL+SHIFT+PIJL OMLAAG om de leverancier van de vorige boeking automatisch in te vullen.
BTW-regime: wordt opgehaald uit de leveranciersgegevens. U kunt het BTW-regime wijzigen voor deze boeking, bijvoorbeeld in “Medecontractant” voor verlegging van de BTW. Factuurnummer leverancier: vul het nummer van de leveranciersfactuur in. U kunt dit veld instellen als verplicht in te vullen. U kunt instellen dat programma controleert op het dubbel ingeven van een factuurnummer. U kunt deze controle instellen op het factuurnummer en/of op de datum en het bedrag. Valuta: de valuta van de leverancier wordt voorgesteld. Is er geen leveranciersvaluta, dan wordt de interne valuta van het dossier voorgesteld. U kunt de valuta wijzigen. Druk op F3 voor de selectielijst. Koers: dit veld toont de koers van de in het vorige veld ingevulde valuta. U kunt de omrekenkoers voor deze valuta wijzigen. Factuurdatum: de systeemdatum of de datum van het vorige document wordt ingevuld. U kunt de datum manueel wijzigen. Valt de factuurdatum niet in de ingestelde periode, dan wordt je hier met een melding op attent gemaakt, maar je kan de factuur toch boeken. U kunt instellen dat het programma controleert op de ingave van dubbele datums. Vervaldatum: wordt berekend en ingevuld aan de hand van de betalingsvoorwaarden van de leverancier. U kunt de vervaldatum manueel wijzigen. Status: “OK”, "Uitstel betaling", “Betaald kas” of “Geblokkeerd”. De standaardwaarde is "OK". De status bepaalt of deze factuur weerhouden wordt bij het automatisch genereren van betaalopdrachten. Opmerking: memoveld bij status voor de reden waarom de factuur is geblokkeerd en bijgevolg niet mag worden betaald. Omschrijving: wordt afgedrukt op het niveau van de leverancier en is een handig hulpmiddel bij het opzoeken van een bepaalde factuur. Totaal te betalen: vul het bedrag van de factuur inclusief BTW in.
Automatisch berekenen en invullen van nettobedrag Als u na het invullen van het totaal te betalen bedrag op ALT+F9 drukt, dan wordt het nettobedrag automatisch ingevuld op de eerste boekingslijn.
176
Korting contant: wordt opgehaald uit de leveranciersgegevens (indien ingevuld). Je kan het kortingspercentage hier ook manueel invullen of wijzigen. De korting contant kan in het volgende veld ook als bedrag worden ingegeven. Basis en BTW-velden: dit zijn zgn. outputvelden. Ze worden door het systeem ingevuld naarmate u bedragen gaat boeken. In deze outputvelden kunt u zelf niets wijzigen.
BRILJANT ACCOUNT
Het tabblad Detail Menu Ingeven, Aankoopfacturen, tabblad Detail Op het tabblad Detail geeft u de grootboekrekening, de BTW-code, het nettobedrag en eventueel de hoeveelheid en de omschrijving in.
Overzicht Kies menu Ingeven, Aankoopfacturen. Het scherm Aankoopfacturen opent.
Rekening: vul de rekening in waarop u wilt boeken. Indien in het leveranciersscherm een rekening gekoppeld is aan de leverancier, dan wordt ze automatisch voorgesteld. U kunt het rekeningnummer wijzigen. Druk op F3 voor de selectielijst. OF Zoek een rekening op door de eerste letters van de naam in te vullen, eventueel gevolgd door * en druk op ENTER. Het selectielijst opent met als actieve lijn de eerste rekening die met deze letters begint. Zo zal “aank*” enkel die rekeningen tonen die met “aank” beginnen.
Historiek van de rekening opvragen Klik in het veld Rekening, vul het rekeningnummer in en druk dan op F8. De historiek van de rekening opent.
Rekeningnummer van vorige lijn overnemen Met CTRL+SHIFT+PIJL OMLAAG vult u het rekeningnummer van de vorige lijn in. Naam: de rekeningnaam wordt opgehaald. BTW-code: wordt opgehaald als aan de ingevulde rekening een BTW-code is gekoppeld. U kunt de BTW-code manueel wijzigen of invullen. F3 voor de selectielijst. Procent: het BTW-percentage wordt opgehaald zodra de BTW-code in het vorige veld is ingevuld. Bedrag: vul het nettobedrag van de factuur in als u het volledige bedrag op één grootboekrekening wil boeken. Vul een deelbedrag in als u op meerdere rekeningen wil boeken.
177
Briljant Account
U kunt het in te vullen nettobedrag ook laten uitrekenen en invullen door op ALT+F9 te drukken. Maar opgelet, de ALT+F9 functie vult altijd een nettobedrag in dat de boeking in evenwicht brengt zodat ze wordt bewaard. Indien u deze functie gebruikt, controleer dan altijd of het totaalbedrag en het nettobedrag overeenstemmen met de bedragen op de factuur.
Enkel indien module Vaste Activa is geactiveerd Als in het boekhoudplan bij een investeringsrekening het veld Investeringsfiche is aangevinkt, dan zal na het invullen van het bedrag automatisch het venster Afschrijvingen worden geopend. Vul de gegevens in voor deze investering en sla op met F5.
Enkel indien module Briljant Analytisch is geactiveerd Als in het boekhoudplan voor een aankooprekening het veld Analytisch tegenboeken plan 1 en/of 2 is aangevinkt, dan zal na het invullen van het bedrag automatisch het venster Analytische uitsplitsing worden geopend. Vul de percentages en/of de bedragen in en sla op met F5. Hoeveelheid: u kunt per rekening instellen of de hoeveelheid verplicht moet worden ingegeven. Het programma zal een melding geven indien u verzuimt dit te doen, maar u toch de mogelijkheid laten verder te gaan. Als de hoeveelheid is ingesteld als "niet verplicht", dan zal het veld worden overgeslagen tijdens de ingave. Omschrijving: memoveld. Er zijn meerdere mogelijkheden:
u laat het veld blanco;
u tikt een omschrijving in;
u neemt automatisch de omschrijving van de vorige lijn over;
u neemt automatisch de inhoud van het veld Omschrijving van de hoofding over (uit stamgegevens);
u laat het factuurnummer van de leverancier automatisch invullen.
Deze omschrijving wordt afgedrukt op het niveau van de rekening. Dit is handig als u een bepaalde aankoopfactuur opzoekt.
Boeken op meerdere rekeningen Zolang de ingaven (totaal = nettobedragen + BTW) niet in evenwicht zijn, zal de factuur niet worden opgeslagen, maar wordt een nieuwe boekingslijn getoond. Vul de rekeningen, de BTW-codes en de bedragen verder in tot het programma vraagt of de factuur mag worden bewaard. Is de boeking toevallig in evenwicht, maar nog niet volledig, beantwoord dan de vraag met “Neen” en vul de boekingslijnen verder aan tot het programma opnieuw vraagt om te bewaren. Als de boeking volledig is, bevestig dan met ENTER om op te slaan.
178
BRILJANT ACCOUNT
Het tabblad BTW Menu Ingeven, Aankoopfacturen, tabblad BTW Op het tabblad BTW wordt de BTW-uitsplitsing van de boeking getoond. Als u boekt op een rekening waarbij het percentage niet-aftrekbare BTW (bedrijf of privé) is ingevuld is, dan worden de BTW en het niet-aftrekbare gedeelte berekend. Is de rekening niet als dusdanig ingesteld, dan kunt u op dit tabblad de opsplitsing manueel ingeven. Van zodra u manueel wijzigt, wordt het vakje Manueel gewijzigd automatisch aangevinkt.
Overzicht Kies menu Ingeven, Aankoopfacturen. Het scherm Aankoopfacturen opent. Klik tab BTW.
Links onderaan op het scherm ziet u hoe het bedrag BTW uitgesplitst wordt naar de verschillende BTW-vakken op de BTW-aangifte.
De gegevens van het tabblad BTW worden gebruikt voor de BTW-aangifte. Het is dus zeer belangrijk de juiste code in te geven bij de rekeningen in het boekhoudplan en het juiste BTW-regime bij de boeking. Houd vooral rekening met investeringen voor vak 83, handelsgoederen, grond- en hulpstoffen voor vak 81 en diensten, diverse goederen en andere voor vak 82.
179
Briljant Account
Het tabblad Journaal Menu Ingeven, Aankoopfacturen, tabblad Journaal Het tabblad Journaal geeft de boeking in detail weer op de rekeningen Leveranciers, kosten/opbrengsten en BTW. Dit is een handig hulpmiddel b.v. om fouten in een verrichting op te sporen. U kunt de gegevens op het tabblad Journaal niet manueel wijzigen.
Overzicht Kies menu Ingeven, Aankoopfacturen. Het scherm Aankoopfacturen opent. Klik tab Journaal.
Links onderaan op het scherm ziet u hoe het bedrag BTW uitgesplitst wordt naar de verschillende BTW-vakken op de BTW-aangifte.
180
BRILJANT ACCOUNT
Het tabblad Intrastat Menu Ingeven, Aankoopfacturen, tabblad Intrastat Het tabblad Intrastat is enkel zichtbaar als u: 1.
een leverancier met BTW-regime "Intracommunautair" invult;
2.
uw dossier heeft ingesteld op "Intrastat-plichtig".
Overzicht Kies menu Ingeven, Aankoopfacturen. Het scherm Aankoopfacturen opent. Klik tab Intrastat. Zie ook Intracommunautaire facturen boeken.
181
Briljant Account
Leveranciers creëren tijdens het boeken Menu Ingeven, Aankoopfacturen U zult tijdens het boeken regelmatig een nieuwe leverancier moeten aanmaken. Het is hiervoor niet nodig het boekingsscherm af te sluiten.
Werkwijze Kies menu Ingeven, Aankoopfacturen. Het scherm Aankoopfacturen opent. Bij het begin van een nieuwe boeking staat de cursor in het veld Leverancier. 1.
Druk op CTRL+F3. Het scherm Leveranciers opent.
2.
Maak de nieuwe leverancier aan.
3.
Druk op F5 om te bewaren. Het scherm Leveranciers sluit af en het boekingsscherm is opnieuw actief mét de zonet aangemaakte leverancier reeds ingevuld.
U kunt met F5 enkel terugkeren naar het boekingsscherm als u in de hoofding van het scherm Klanten of Leveranciers staat, en niet op één van de tabbladen zoals b.v. Facturatie of Contactpersonen. Druk in dat geval op CTRL+PIJL OMHOOG om naar de hoofding van de fiche te gaan en vervolgens op F5 om terug te keren naar het boekingsscherm.
182
BRILJANT ACCOUNT
Rekeningen creëren tijdens het boeken Menu Ingeven, Aankoopfacturen U zult tijdens het boeken regelmatig een nieuwe grootboekrekening moeten aanmaken. Het is hiervoor niet nodig het boekingsscherm af te sluiten.
Werkwijze Kies menu Ingeven, Aankoopfacturen. Het scherm Aankoopfacturen opent. Vul de stamgegevens van de boeking in (Leverancier, Valuta, Factuur- en datum, Totaal te betalen. 1.
klik op het tabblad Detail in het veld Rekening.
2.
Druk op CTRL+F3. Het scherm Rekeningen opent.
3.
Maak de nieuwe rekening aan.
4.
Druk op F5 om te bewaren. Het scherm Rekeningen sluit af en het boekingsscherm is opnieuw actief mét de zonet aangemaakte rekening reeds ingevuld.
183
Briljant Account
Een boeking wijzigen Menu Ingeven, Aankoopfacturen Indien blijkt dat u zich heeft vergist in een boeking, dan hoeft u geen ingewikkelde Diverse verrichting te boeken om de foute situatie weer recht te zetten. Integendeel, u heropent de boeking en wijzigt datgene wat u wenst te wijzigen.
Werkwijze Kies menu Ingeven, Aankoopfacturen. Het scherm Aankoopfacturen opent. 1.
Open de gewenste boeking door het dagboek en het documentnummer in te vullen. U kunt ook de knoppen gebruiken om de boeking op te zoeken.
2.
U kunt nu alle gegevens van deze verrichting wijzigen.
3.
Bewaar de gewijzigde boeking met F5. Indien de gecorrigeerde boeking niet in evenwicht is, dan zal het programma dat melden. Corrigeer opnieuw en bewaar de boeking.
U kunt o.a. de leverancier, het BTW-regime, de datums, de korting contant, de grootboekrekeningen, de BTWcodes en de netto bedragen wijzigen. Op het tabblad BTW kunt u de BTW-gegevens wijzigen. Briljant Account maakt in feite geen correctieboeking, maar wijzigt alle boekingen op alle rekeningen. Er is dus geen correctieboeking terug te vinden in Diverse verrichtingen.
Het bovenstaande impliceert dat u geen wijzigingen kunt aanbrengen die strijdig zijn met de boekhoudregels. U kunt b.v. geen boekingsnummer verwijderen of de periode wijzigen naar een periode waarover de BTW-aangifte reeds definitief is opgesteld. De mogelijkheid om een boeking te wijzigen wordt automatisch vergrendeld door: de afpunting: indien u de betaling al heeft verwerkt, dan is de factuur afgepunt. U kunt niet meer wijzigen tenzij u de factuur ontpunt; de BTW-aangifte: na het definitief zetten van de BTW-aangifte kan en mag u geen wijzigingen meer aanbrengen die gevolgen hebben voor de BTW-rekeningen; het afsluiten van de periode: als de status van de periode is gewijzigd in “Afgesloten” of "Niet geopend"; het overdragen van de saldo’s naar een nieuw boekjaar.
184
BRILJANT ACCOUNT
Creditnota's boeken Menu Ingeven, Aankoopfacturen U kunt een creditnota boeken in het dagboek Aankopen of in een dagboek Aankopen Creditnota's.
Werkwijze Kies menu Ingeven, Aankoopfacturen. Het scherm Aankoopfacturen opent.
1.
In het dagboek Aankopen Als creditnota's slechts uitzonderlijk voorkomen in uw boekhouding, dan kunt u ze boeken in het dagboek Aankopen. Vul het Totaal te betalen bedrag als negatief getal in. De code “Factuur” bovenaan links op het scherm wordt automatisch gewijzigd in “Creditnota”.
2.
In het dagboek Aankopen Creditnota's Als u regelmatig creditnota's boekt, dan is het aangeraden een dagboek Aankopen Creditnota’s (bv. code AC) aan te maken, waarbij u het veld Default code FC op “Creditnota” instelt. Als u dit dagboek invult, dan staat de code reeds op “Creditnota”. Het Totaal te betalen bedrag geeft u ook hier in als negatief bedrag. Indien u toch een positief getal intikt, dan krijgt u een systeemmelding met het verzoek het getal negatief in te geven.
185
Briljant Account
Een negatieve factuur boeken Menu Ingeven, Aankoopfacturen In bepaalde gevallen is het nodig een factuur met een negatief totaalbedrag als factuur te boeken en niet als creditnota. Voorbeeld Een factuur bevat naast het positieve bedrag voor de levering van dranken, ook een negatief bedrag voor de terugname van leeggoed. Het negatieve bedrag is evenwel hoger dan het positieve bedrag van de levering, zodat de factuur een negatief totaalbedrag toont. Indien dergelijk factuur wordt geboekt als creditnota, dan zal de BTW als "BTW op creditnota's" op de BTW-aangifte worden opgenomen, hoewel het hier wel degelijk een levering van goederen betreft.
Werkwijze Kies menu Ingeven, Aankoopfacturen. Het scherm Aankoopfacturen opent. 1.
Boek de factuur als een creditnota, d.w.z. geeft het Totaal te betalen en het netto Bedrag in als negatief getal.
2.
Klik op de tab BTW
3.
Wijzig de waarde in het veld Code FC van "Creditnota" in "Factuur" en bewaar de boeking met F5.
U merkt links onderaan op het scherm onmiddellijk welk verschil deze werkwijze in de BTW-vakken teweeg brengt.
Tijdens de boeking onder 1. wijzigt de code van de boeking (links boven naast de dagboekcode) van "Factuur" in "Creditnota". Door de wijziging in het veld Code FC onder 3. wordt deze code niet teruggezet op "Factuur", maar blijft "Creditnota"! Voor de berekening van de BTW-vakken wordt deze boeking echter behandeld als een factuur.
186
BRILJANT ACCOUNT
Facturen Medecontractant boeken Menu Ingeven, Aankoopfacturen Voor het boeken van een factuur van een leverancier met BTW-regime “Medecontractant”, stelt u het BTW-regime in op “Medecontractant. Dit kan op twee manieren: 1.
ofwel als vaste instelling in het scherm Leveranciers indien "Medecontractant" het meest gebruikte BTWregime is voor deze leverancier;
2.
ofwel tijdelijk in het scherm Aankoopfacturen, veld BTW-regime, als "Medecontractant" enkel voor deze boeking van toepassing is.
De verlegging van de BTW gebeurt automatisch (zie de velden BTW aftrekbaar en BTW te betalen). Indien BTW te betalen niet is ingevuld, controleer dan de instelling van het BTW-regime.
187
Briljant Account
Korting contant boeken Menu Ingeven, Aankoopfacturen Facturen waarop een korting contant van toepassing is, kunnen op twee manieren worden geboekt: 1.
korting contant - vrij van BTW: de BTW wordt berekend op het nettobedrag minus de korting;
2.
korting contant - niet vrij van BTW: de BTW wordt berekend op het nettobedrag zonder korting en de korting wordt daarna van het totaal afgetrokken.
Zoals het voorbeeld aantoont, zal de totale BTW in het eerste geval iets minder zijn. Voorbeeld Korting contant vrij/niet vrij van BTW korting contant-vrij van BTW
korting contant-niet vrij van BTW
€ 1 000
€ 1 000
-2%
-2%
BTW 21% op
€ 980
€ 1 000
bedrag BTW
€ 205,80
€ 210
totaal factuur
€ 1 205,80
€ 1 210
€ 1 185,80
€ 1 185,80
nettobedrag korting
contant te betalen
Korting contant - vrij van BTW Vul het bedrag van de factuur, het % korting contant, het rekeningnummer en het bedrag in. De BTW wordt berekend en ingevuld.
Korting contant - niet vrij van BTW Vul het bedrag van de factuur, het % korting contant, het rekeningnummer en het bedrag in. De BTW wordt berekend en ingevuld.
Voor leveranciers die de korting contant consequent toepassen op hun facturen, kunt u in het scherm Leveranciers, tabblad Facturatie de toegepaste korting vast ingeven en tevens bepalen of deze korting al dan niet vrij is van BTW.
188
BRILJANT ACCOUNT
Intracommunautaire facturen boeken Menu Ingeven, Aankoopfacturen Een factuur van een leverancier uit een van de EG-lidstaten, valt onder de regeling Intracommunautaire leveringen. U stelt voor het boeken van dergelijke factuur het BTW-regime in op "Intracommunautair". Dit kan op twee manieren: 1.
ofwel als vaste instelling in het scherm Leveranciers indien "Intracommunautair" het meest gebruikte BTWregime is voor deze leverancier;
2.
ofwel tijdelijk in het scherm Aankoopfacturen, veld BTW-regime, als "Intracommunautair" enkel voor deze boeking van toepassing is.
De verlegging van de BTW gebeurt automatisch (zie de velden BTW aftrekbaar en BTW te betalen). Indien BTW te betalen niet is ingevuld, controleer dan de instelling van het BTW-regime.
Als u Intrastat-plichtig bent, dan verschijnt het tabblad Intrastat. De verrichting wordt pas bewaard als u ook de gegevens op dit tabblad heeft ingevuld.
189
Briljant Account
Landen toevoegen aan de EU Menu Extra, Maak lid van EU Door hun toetreding tot de Europese Unie wijzigt het BTW-regime van de nieuwe lidstaten. In het scherm Maak lid van Europese Unie kunt u deze landen toevoegen aan de EU. Hierdoor wordt het BTW-regime "Buiten EG" van prospecten, klanten en leveranciers uit dit land automatisch aangepast naar "Intracommunautair".
190
BRILJANT ACCOUNT
Intrastat Menu Ingeven, Aankoopfacturen, tabblad Intrastat Als uw dossier onderworpen is aan de INTRASTAT-verplichting, dan moet u bij het boeken van intracommunautaire verrichtingen een aantal extra gegevens invullen. Daarom zal bij het boeken op een leverancier met BTW-regime “Intracommunautair” het invulscherm niet worden leeggemaakt na het bewaren van de boeking, maar wordt het tabblad Intrastat geactiveerd. Het systeem verwacht hier - afhankelijk van de gefactureerde goederen - de ingave van de volgende gegevens. Druk na het invullen op F5 om de boeking definitief te bewaren.
Lidstaat: de EG-lidstaat waar de verzending van de goederen met bestemming België heeft plaatsgevonden. In de praktijk zal het hier meestal gaan om het land van waar u de goederen betrekt, met andere woorden waar uw leverancier gevestigd is. Deze codes kunnen via het menu Instellingen, Landen worden gewijzigd. Aard van de transactie: de feitelijke handeling of de rechtshandeling die ten grondslag ligt aan de verzending/aankomst. Kies de overeenkomstige code. Vervoerswijze: kies de overeenstemmende code voor de vervoerswijze waarop de goederen het Belgische grondgebied zijn binnengekomen. Goederencode: in de statistiek van de handel tussen de EG-lidstaten wordt gebruik gemaakt van een goederennaamlijst. Deze lijst bevat meer dan 10 000 goederencodes van 8 cijfers met telkens een omschrijving van de inhoud van de code. Druk in het veld Goed. code op de F3-toets voor de selectielijst. Massa Kg: vermeld in kg (gehelen) het gewicht van de goederen zonder verpakking. Aanv. eenh.: afhankelijk van de goederencode wordt u gevraagd hier het aantal eenheden dat deze levering bevat in te vullen. Aanv. eenheid: in de goederennaamlijst zijn de codes waarvoor aanvullende eenheden, zoals m³, paar, dozijn, enz. dienen te worden vermeld, speciaal gemerkt. Het gaat hier bij een aantal producten om een bijkomende maatstaf (naast de nettomassa) voor het bepalen van de hoeveelheid of het volume van het product. Statistische waarde: de waarde van de goederen inclusief transportkosten en verzekering vanaf de Belgische grens (= het factuurbedrag). Dit wordt ingegeven in de valuta van de factuur. Statistische waarde IV (interne valuta): wordt automatisch ingevuld in de dossiervaluta. Gewest: kies "Vlaams Gewest", "Waals Gewest" of "Brussels Hoofdstedelijk Gewest" al naargelang de regio waar de goederen zullen worden verbruikt. Incoterm: staat op "Standaard aangifte". Kies de code die voor uw bedrijf van toepassing is.
191
Briljant Account
Facturen uit niet EG-lidstaten boeken Menu Ingeven, Aankoopfacturen Bij de aankoop van goederen in een niet EG-lidstaat factureert u de leverancier zonder BTW. Stel voor deze leverancier het BTW-regime in op “Buiten EG”. Vul de BTW-code "1" voor 0% in op de boekingslijn.
Indien de BTW-code op de boekingslijn altijd op "1" hoort te staan, dan kunt u dit in de instellingen ingeven. Ga naar het menu Instellingen, BTW, BTW-code, -regime, tabblad Regimes. Vink op de lijn van de BTW-code "B" voor Buiten EG het veld Default ook verplicht aan en vul voor Def. BTW AK het cijfer "1" in. Bewaar met F5. Als u een boekingsvenster geopend had, dan dient u dit af te sluiten en ter heropenen om de gewijzigde instelling te activeren.
Voorbeeld boeking factuur niet EG-lidstaat
Het expeditiekantoor stuurt vervolgens de factuur voor de BTW en de administratiekosten. Boek eerst de administratiekosten. Om de BTW te kunnen boeken zonder een basisbedrag in te geven, activeert u de tab BTW en vult u het bedrag manueel in. Voorbeeld boeking administratiekosten
192
BRILJANT ACCOUNT
Op het tabblad BTW geeft u vervolgens op de tweede lijn de BTW in zonder basisbedrag. Druk op F5 om de boeking te bewaren.
Het journaal geeft de boeking als volgt weer.
193
Briljant Account
Een factuur met enkel BTW boeken Menu Ingeven, Aankoopfacturen Het kan voorkomen dat u een factuur ontvangt waarop enkel BTW wordt aangerekend, b.v. omdat op een vorige factuur van deze leverancier door een verkeerde BTW-code te weinig BTW werd berekend. Voorbeeld U ontvangt een factuur om € 210 BTW bij te betalen.
Werkwijze Bereken het basisbedrag waarop deze BTW is verschuldigd. Deel daartoe het bedrag BTW door 21 en vermenigvuldig met 100. In het voorbeeld: 210/21x100 = 1 000 Kies menu Ingeven, Aankoopfacturen. 1.
Vul het bedrag Totaal te betalen in. In dit voorbeeld: 210
2.
Boek het berekende basisbedrag op de eerste lijn met BTW-code 4 (21%).
3.
Boek het berekende basisbedrag met een minteken op de tweede lijn met BTW-code 1 (0%). Bewaar de boeking met F5.
Resultaat: enkel de BTW blijft over.
194
BRILJANT ACCOUNT
Verkoopfacturen boeken Verkoopfacturen boeken Menu Ingeven, Verkoopfacturen Briljant Account is ontworpen om het boeken zo eenvoudig mogelijk te maken Het aantal uit te voeren handelingen is daarbij beperkt tot het minimum. Dit voorbeeld toont de boeking van een verkoopfactuur in zijn eenvoudigste vorm.
Werkwijze Kies menu Ingeven, Verkoopfacturen. Het scherm Verkoopfacturen opent. 1.
Vul het klantnummer in en druk op ENTER.
2.
Vul de factuurdatum in (geen verplichte ingave. Let op: berekende vervaldatum is dan ook niet correct).
3.
Vul het totaal te betalen bedrag in, inclusief BTW.
4.
Druk op ALT+F9 om op de eerste boekingslijn het nettobedrag te berekenen en in te vullen.
5.
Druk op F5 om te bewaren.
De boeking is opgeslagen, alle rekeningen zijn bijgewerkt en het scherm is leeg voor de volgende boeking.
Om het aantal handelingen te beperken zoals in dit voorbeeld, moet aan een aantal voorwaarden zijn voldaan. 1. De klantgegevens moeten volledig zijn, d.w.z. minstens het nummer en de naam, adresgegevens, BTW-regime, BTWnummer, valuta, betalingsvoorwaarde en grootboekrekening zijn ingevuld in het leveranciersscherm. 2. Bij de grootboekrekening hoort de BTW-code te zijn opgegeven. Deze gegevens worden dan automatisch ingevuld tijdens het boeken. Indien ze ontbreken, dan moet u ze manueel aanvullen. 3. De veldvolgorde moet juist zijn ingesteld zodat de niet gebruikte velden worden overgeslagen.
195
Briljant Account
Toegang Fiscale Databank Vanuit het scherm Rekeningen hebt u via een abonnementsformule toegang tot de online Fiscale Databank. Deze databank is de meest complete informatiebron met meer dan 200 000 pagina’s fiscale, boekhoudkundige en juridische gegevens, bronnen en commentaren. Als u de databank opent vanuit een ingevuld rekeningveld, dan komt u rechtstreeks op de desbetreffende pagina terecht.
196
BRILJANT ACCOUNT
De boeking in detail De stamgegevens van de verkoopboeking Menu Ingeven, Verkoopfacturen Overzicht Kies menu Ingeven, Verkoopfacturen. Het scherm Verkoopfacturen opent. Zoals de meeste schermen in Briljant Account is ook dit scherm opgebouwd uit een vast gedeelte en meerdere tabbladen. In het vaste gedeelte bovenaan het scherm, vult u de stamgegevens in van de boeking (dagboek, boekhoudperiode, klant, factuurdatum, totaal te betalen bedrag). Onderaan - op het tabblad Detail - vult u de grootboekrekeningen en de bedragen in. Klik op tabblad BTW, tabblad Journaal of tabblad Intrastat voor de beschrijving van deze tabbladen.
De in rood weergegeven velden zijn verplicht in te vullen. De andere velden zijn niet verplicht. Bedenk wel dat sommige voorzieningen in het programma niet correct functioneren als de benodigde data niet zijn ingevuld. B.v. als u geen factuurdatum invult, dan wordt de vervaldatum niet correct berekend en wordt deze factuur foutief vermeld in het vervaldagboek.
Factuur: standaardinstelling uit het dagboek. Indien u een negatief bedrag invult in Totaal te betalen, dan wijzigt “Factuur” automatisch in “Creditnota”. Dagboek: het standaard Aankoopdagboek wordt voorgesteld. U kunt dit natuurlijk wijzigen. Klik met de muisaanwijzer in dit veld en druk op de F3-toets voor de selectielijst. Periode: de in het dagboek ingestelde periode wordt voorgesteld. U kunt de periode manueel wijzigen. Het programma vraagt of de periode ook in het dagboek moet worden gewijzigd. Als u negatief antwoordt, dan wordt enkel deze verrichting in de gevraagde periode geboekt. Antwoordt u positief, dan wordt het dagboek ingesteld op deze periode. Bij de volgende boekingen zal deze periode ook worden voorgesteld. De periode waarin u wilt boeken moet natuurlijk geopend zijn. U kunt de periode voor alle dagboeken gelijktijdig wijzigen, b.v. bij het begin van een nieuwe maand.
197
Briljant Account
Klant: vul het klantnummer in. Of vul de eerste 2 of 3 letters van de naam in en druk op ENTER. De gegevens worden automatisch opgehaald en ingevuld. Zijn er meerdere klanten met deze beginletters, dan opent de selectielijst. Dubbelklik op de gewenste klant om hem in te vullen. U kunt ook op de F3-toets drukken om de selectielijst te openen, de klant op te zoeken en hem invullen door te dubbelklikken op de lijn.
Klant van de vorige boeking overnemen Druk op CTRL+SHIFT+PIJL OMLAAG om de klant van de vorige boeking automatisch in te vullen.
BTW-regime: wordt opgehaald uit de klantgegevens. U kunt het BTW-regime wijzigen voor deze boeking, bijvoorbeeld in “Medecontractant” voor verlegging van de BTW. Vertegenwoordiger: wordt opgehaald uit de klantgegevens. U kunt dit gegeven wijzigen, invullen of blanco laten. Valuta: de valuta van de klant wordt voorgesteld. Is er geen klantvaluta, dan wordt de interne valuta van het dossier voorgesteld. U kunt de valuta wijzigen. Druk op F3 voor de selectielijst. Koers: dit veld toont de koers van de in het vorige veld ingevulde valuta. U kunt de omrekenkoers voor deze valuta wijzigen. Factuurdatum: de systeemdatum of de datum van het vorige document wordt ingevuld. U kunt de datum manueel wijzigen. Valt de factuurdatum niet in de ingestelde periode, dan wordt je hier met een melding op attent gemaakt, maar je kan de factuur toch boeken. U kunt instellen dat het programma controleert of de datum in de ingestelde periode valt. Vervaldatum: wordt berekend en ingevuld aan de hand van de betalingsvoorwaarden van de klant. U kunt de vervaldatum manueel wijzigen. Status: “OK”, "Uitstel betaling", “Betaald kas”, "Maning", "Betwist" of “Advocaat”. De standaardwaarde is "OK". De status bepaalt of deze factuur weerhouden wordt bij het automatisch genereren van betaalopdrachten. Opmerking: memoveld bij status voor de reden waarom de factuur is geblokkeerd en bijgevolg niet mag worden betaald. Omschrijving: wordt afgedrukt op het niveau van de klant en is een handig hulpmiddel bij het opzoeken van een bepaalde factuur. Totaal te betalen: vul het bedrag van de factuur inclusief BTW in.
Automatisch berekenen en invullen van nettobedrag Als u na het invullen van het totaal te betalen bedrag op ALT+F9 drukt, dan wordt het nettobedrag automatisch ingevuld op de eerste boekingslijn.
198
Korting contant: wordt opgehaald uit de klantgegevens (indien ingevuld). Je kan het kortingspercentage hier ook manueel invullen of wijzigen. De korting contant kan in het volgende veld ook als bedrag worden ingegeven. Basis en BTW-velden: dit zijn zgn. outputvelden. Ze worden door het systeem ingevuld naarmate u bedragen gaat boeken. In deze outputvelden kunt u zelf niets wijzigen.
BRILJANT ACCOUNT
Het tabblad Detail Menu Ingeven, Verkoopfacturen, tabblad Op het tabblad Detail geeft u de grootboekrekening, de BTW-code, het nettobedrag en eventueel de hoeveelheid en de omschrijving in.
Overzicht Kies menu Ingeven, Verkoopfacturen. Het scherm Verkoopfacturen opent.
Rekening: vul de rekening in waarop u wilt boeken. Indien in het klantenscherm een rekening gekoppeld is aan de leverancier, dan wordt ze automatisch voorgesteld. U kunt het rekeningnummer wijzigen. Druk op F3 voor de selectielijst. OF Zoek een rekening op door de eerste letters van de naam in te vullen, eventueel gevolgd door * en druk op ENTER. Het selectielijst opent met als actieve lijn de eerste rekening die met deze letters begint. Zo zal “verk*” enkel die rekeningen tonen die met “verk” beginnen.
Historiek van de rekening opvragen Klik in het veld Rekening, vul het rekeningnummer in en druk dan op F8. De historiek van de rekening opent.
Rekeningnummer van vorige lijn overnemen Met CTRL+SHIFT+PIJL OMLAAG vult u het rekeningnummer van de vorige lijn in. Naam: de rekeningnaam wordt opgehaald. BTW-code: wordt opgehaald als aan de ingevulde rekening een BTW-code is gekoppeld. U kunt de BTW-code manueel wijzigen of invullen. F3 voor de selectielijst. Procent: het BTW-percentage wordt opgehaald zodra de BTW-code in het vorige veld is ingevuld. Bedrag: vul het nettobedrag van de factuur in als u het volledige bedrag op één grootboekrekening wil boeken. Vul een deelbedrag in als u op meerdere rekeningen wil boeken.
199
Briljant Account
U kunt het in te vullen nettobedrag ook laten uitrekenen en invullen door op ALT+F9 te drukken. Maar opgelet, de ALT+F9 functie vult altijd een nettobedrag in dat de boeking in evenwicht brengt zodat ze wordt bewaard. Indien u deze functie gebruikt, controleer dan altijd of het totaalbedrag en het nettobedrag overeenstemmen met de bedragen op de factuur.
Enkel indien module Briljant Analytisch is geactiveerd Als in het boekhoudplan voor een verkooprekening het veld Analytisch tegenboeken plan 1 en/of 2 is aangevinkt, dan zal na het invullen van het bedrag automatisch het venster Analytische uitsplitsing worden geopend. Vul de percentages en/of de bedragen in en sla op met F5. Hoeveelheid: u kunt per rekening instellen of de hoeveelheid verplicht moet worden ingegeven. Het programma zal een melding geven indien u verzuimt dit te doen, maar u toch de mogelijkheid laten verder te gaan. Als de hoeveelheid is ingesteld als "niet verplicht", dan zal het veld worden overgeslagen tijdens de ingave. Omschrijving: memoveld. Er zijn meerdere mogelijkheden:
u laat het veld blanco;
u tikt een omschrijving in;
u neemt automatisch de omschrijving van de vorige lijn over;
u neemt automatisch de inhoud van het veld Omschrijving van de hoofding over (uit stamgegevens).
Deze omschrijving wordt afgedrukt op het niveau van de rekening. Dit is handig als u een bepaalde verkoopfactuur opzoekt.
Boeken op meerdere rekeningen Zolang de ingaven (totaal = nettobedragen + BTW) niet in evenwicht zijn, zal de factuur niet worden opgeslagen, maar wordt een nieuwe boekingslijn getoond. Vul de rekeningen, de BTW-codes en de bedragen verder in tot het programma vraagt of de factuur mag worden bewaard. Is de boeking toevallig in evenwicht, maar nog niet volledig, beantwoord dan de vraag met “Neen” en vul de boekingslijnen verder aan tot het programma opnieuw vraagt om te bewaren. Als de boeking volledig is, bevestig dan met ENTER om op te slaan.
200
BRILJANT ACCOUNT
Het tabblad BTW Menu Ingeven, Verkoopfacturen, tabblad BTW Op het tabblad BTW wordt de BTW-uitsplitsing van de boeking getoond. Als u boekt op een rekening waarbij het percentage niet-aftrekbare BTW (bedrijf of privé) is ingevuld is, dan worden de BTW en het niet-aftrekbare gedeelte berekend. Is de rekening niet als dusdanig ingesteld, dan kunt u op dit tabblad de opsplitsing manueel ingeven. Van zodra u manueel wijzigt, wordt het vakje Manueel gewijzigd automatisch aangevinkt.
Overzicht Kies menu Ingeven, Verkoopfacturen. Het scherm Verkoopfacturen opent. Klik tab BTW.
Links onderaan op het scherm ziet u hoe het bedrag BTW uitgesplitst wordt naar de verschillende BTW-vakken op de BTW-aangifte. Driehoekshandel: (ook wel ABC-trading genoemd): duidt dit vakje aan bij een boeking van een factuur van een nietBelgische klant, indien de goederen rechtstreeks door een van uw buitenlandse leveranciers aan deze buitenlandse klant zijn geleverd. De verwerking op de BTW-aangifte wordt dan aangepast.
De gegevens van het tabblad BTW worden gebruikt voor de BTW-aangifte. Het is dus zeer belangrijk de juiste code in te geven bij de rekeningen in het boekhoudplan en het juiste BTW-regime bij de boeking.
201
Briljant Account
Het tabblad Journaal Menu Ingeven, Verkoopfacturen, tabblad Journaal Het tabblad Journaal geeft de boeking in detail weer op de rekeningen Klanten, kosten/opbrengsten en BTW. Dit is een handig hulpmiddel b.v. om fouten in een verrichting op te sporen. U kunt de gegevens op het tabblad Journaal niet manueel wijzigen.
Overzicht Kies menu Ingeven, Verkoopfacturen. Het scherm Verkoopfacturen opent. Klik tab Journaal.
Links onderaan op het scherm ziet u hoe het bedrag BTW uitgesplitst wordt naar de verschillende BTW-vakken op de BTW-aangifte.
202
BRILJANT ACCOUNT
Het tabblad Intrastat Menu Ingeven, Verkoopfacturen, tabblad Intrastat Het tabblad Intrastat is enkel zichtbaar als u: 1.
een klant met BTW-regime "Intracommunautair" invult;
2.
uw dossier heeft ingesteld op "Intrastat-plichtig".
Overzicht Kies menu Ingeven, Verkoopfacturen. Het scherm Verkoopfacturen opent. Klik tab Intrastat. Zie ook Intracommunautaire facturen boeken.
203
Briljant Account
Klanten creëren tijdens het boeken Menu Ingeven, Verkoopfacturen U zult tijdens het boeken regelmatig een nieuwe klant moeten aanmaken. Het is hiervoor niet nodig het boekingsscherm af te sluiten.
Werkwijze Kies menu Ingeven, Verkoopfacturen. Het scherm Verkoopfacturen opent. Bij het begin van een nieuwe boeking staat de cursor in het veld Klant.
204
1.
Druk op CTRL+F3. Het scherm Klanten opent.
2.
Maak de nieuwe klant aan.
3.
Druk op F5 om te bewaren. Het scherm Klanten sluit af en het boekingsscherm is opnieuw actief mét de zonet aangemaakte klant reeds ingevuld.
BRILJANT ACCOUNT
Rekeningen creëren tijdens het boeken Menu Ingeven, Verkoopfacturen U zult tijdens het boeken regelmatig een nieuwe grootboekrekening moeten aanmaken. Het is hiervoor niet nodig het boekingsscherm af te sluiten.
Werkwijze Kies menu Ingeven, Verkoopfacturen. Het scherm Verkoopfacturen opent. Vul de stamgegevens van de boeking in (Klant, Totaal te betalen, ...) 1.
Klik op het tabblad Detail in het veld Rekening.
2.
Druk op CTRL+F3. Het scherm Rekeningen opent.
3.
Maak de nieuwe rekening aan.
4.
Druk op F5 om te bewaren. Het scherm Rekeningen sluit af en het boekingsscherm is opnieuw actief mét de zonet aangemaakte rekening reeds ingevuld.
205
Briljant Account
Een boeking wijzigen Menu Ingeven, Verkoopfacturen Indien blijkt dat u zich heeft vergist in een boeking, dan hoeft u geen ingewikkelde Diverse verrichting te boeken om de foute situatie weer recht te zetten. Integendeel, u heropent de boeking en wijzigt datgene wat u wenst te wijzigen.
Werkwijze Kies menu Ingeven, Verkoopfacturen. Het scherm Verkoopfacturen opent. 1.
Open de gewenste boeking door het dagboek en het documentnummer in te vullen. U kunt ook de knoppen gebruiken om de boeking op te zoeken.
2.
U kunt nu alle gegevens van deze verrichting wijzigen.
3.
Bewaar de gewijzigde boeking met F5. Indien de gecorrigeerde boeking niet in evenwicht is, dan zal het programma dat melden. Corrigeer opnieuw en bewaar de boeking.
U kunt o.a. de klant, het BTW-regime, de datums, de korting contant, de grootboekrekeningen, de BTW-codes en de netto bedragen wijzigen. Op het tabblad BTW kunt u de BTW-gegevens wijzigen. Briljant Account maakt in feite geen correctieboeking, maar wijzigt alle boekingen op alle rekeningen. Er is dus geen correctieboeking terug te vinden in Diverse verrichtingen.
Het bovenstaande impliceert dat u geen wijzigingen kunt aanbrengen die strijdig zijn met de boekhoudregels. U kunt b.v. geen boekingsnummer verwijderen of de periode wijzigen naar een periode waarover de BTW-aangifte reeds definitief is opgesteld. De mogelijkheid om een boeking te wijzigen wordt automatisch vergrendeld door: de afpunting: indien u de betaling al heeft verwerkt, dan is de factuur afgepunt. U kunt niet meer wijzigen tenzij u de factuur ontpunt; de BTW-aangifte: na het definitief zetten van de BTW-aangifte kan en mag u geen wijzigingen meer aanbrengen die gevolgen hebben voor de BTW-rekeningen; het afsluiten van de periode: als de status van de periode is gewijzigd in “Afgesloten” of "Niet geopend"; het overdragen van de saldo’s naar een nieuw boekjaar.
206
BRILJANT ACCOUNT
Creditnota's boeken Menu Ingeven, Verkoopfacturen U kunt een creditnota boeken in het dagboek Verkopen of in een dagboek Verkopen Creditnota's.
Werkwijze Kies menu Ingeven, Verkoopfacturen. Het scherm Verkoopfacturen opent.
1.
In het dagboek Verkopen Als creditnota's slechts uitzonderlijk voorkomen in uw boekhouding, dan kunt u ze boeken in het dagboek Verkopen. Vul het Totaal te betalen bedrag als negatief getal in. De code “Factuur” bovenaan links op het scherm wordt automatisch gewijzigd in “Creditnota”.
2.
In het dagboek Verkopen Creditnota's Als u regelmatig creditnota's boekt, dan is het aangeraden een dagboek Verkopen Creditnota’s (b.v. code VC) aan te maken, waarbij u het veld Default code FC op “Creditnota” instelt. Als u dit dagboek invult, dan staat de code reeds op “Creditnota”. Het Totaal te betalen bedrag geeft u ook hier in als negatief bedrag. Indien u toch een positief getal intikt, dan krijgt u een systeemmelding met het verzoek het getal negatief in te geven.
207
Briljant Account
Medecontractant boeken Menu Ingeven, Verkoopfacturen Voor het boeken van een factuur van een klant met BTW-regime “Medecontractant”, stelt u het BTW-regime in op “Medecontractant. Dit kan op twee manieren: 1.
ofwel als vaste instelling in het scherm Klanten indien "Medecontractant" het meest gebruikte BTW-regime is voor deze klant.
Als aan de klant een verkooprekening gekoppeld is met een andere BTW-code dan "1", dan wordt de BTW-code op de boekingslijn automatisch op "1" gezet. 2.
ofwel tijdelijk in het scherm Verkoopfacturen, veld BTW-regime, als "Medecontractant" enkel voor deze boeking van toepassing is.
Als aan de klant een verkooprekening gekoppeld is met een andere BTW-code dan "1", dan wordt de BTW-code op de boekingslijn niet automatisch op "1" gezet. U dient de BTW-code manueel te wijzigen in "1". De verlegging van de BTW gebeurt automatisch.
Het tabblad BTW geeft het volgende:
208
BRILJANT ACCOUNT
en het tabblad Journaal:
209
Briljant Account
Een negatieve factuur boeken Menu Ingeven, Verkoopfacturen In bepaalde gevallen is het nodig een factuur met een negatief totaalbedrag als factuur te boeken en niet als creditnota. Voorbeeld Een factuur bevat naast het positieve bedrag voor de levering van dranken, ook een negatief bedrag voor de terugname van leeggoed. Het negatieve bedrag is evenwel hoger dan het positieve bedrag van de levering, zodat de factuur een negatief totaalbedrag toont. Indien dergelijk factuur wordt geboekt als creditnota, dan zal de BTW als "BTW op creditnota's" op de BTW-aangifte worden opgenomen, hoewel het hier wel degelijk een levering van goederen betreft.
Werkwijze Kies menu Ingeven, Verkoopfacturen. Het scherm Verkoopfacturen opent. 1.
Boek de factuur als een creditnota, d.w.z. geeft het Totaal te betalen in als negatief getal.
2.
Klik op de tab BTW
3.
Wijzig de waarde in het veld Code FC van "Creditnota" in "Factuur" en bewaar de boeking met F5.
U merkt links onderaan op het scherm onmiddellijk welk verschil deze werkwijze in de BTW-vakken teweeg brengt.
Tijdens de boeking onder 1. wijzigt de code van de boeking (links boven naast de dagboekcode) van "Factuur" in "Creditnota". Door de wijziging in het veld Code FC onder 3. wordt deze code niet teruggezet op "Factuur", maar blijft "Creditnota"! Voor de berekening van de BTW-vakken wordt deze boeking echter behandeld als een factuur.
210
BRILJANT ACCOUNT
Korting contant boeken Menu Ingeven, Verkoopfacturen Facturen waarop een korting contant van toepassing is, kunnen op twee manieren worden geboekt: 1.
korting contant - vrij van BTW: de BTW wordt berekend op het nettobedrag minus de korting;
2.
korting contant - niet vrij van BTW: de BTW wordt berekend op het nettobedrag zonder korting en de korting wordt daarna van het totaal afgetrokken.
Zoals het voorbeeld aantoont, zal de totale BTW in het eerste geval iets minder zijn. Voorbeeld Korting contant vrij/niet vrij van BTW korting contant-vrij van BTW
korting contant-niet vrij van BTW
€ 1 000
€ 1 000
-2%
-2%
BTW 21% op
€ 980
€ 1 000
bedrag BTW
€ 205,80
€ 210
totaal factuur
€ 1 205,80
€ 1 210
€ 1 185,80
€ 1 190
nettobedrag korting
contant te betalen
In menu Instellingen, Account, tabblad Algemeen, vak Verkoop stelt u in of de korting contant al dan niet vrij is van BTW.
Voor klanten aan wie u altijd korting contant verleent, kunt u in het scherm Klanten, tabblad Facturatie de toegepaste korting vast ingeven. Deze korting contant wordt automatisch voorgesteld bij het boeken, maar u kunt ze wijzigen.
Korting contant - vrij van BTW Vul het bedrag van de factuur, het % korting contant, het rekeningnummer en het bedrag in. De BTW wordt berekend en ingevuld.
Korting contant - niet vrij van BTW Vul het bedrag van de factuur, het % korting contant, het rekeningnummer en het bedrag in. De BTW wordt berekend en ingevuld.
211
Briljant Account
Intracommunautaire facturen boeken Menu Ingeven, Verkoopfacturen Een factuur aan een klant uit een van de EG-lidstaten, valt onder de regeling Intracommunautaire leveringen. U stelt voor het boeken van dergelijke factuur het BTW-regime in op "Intracommunautair". Dit kan op twee manieren: 1.
ofwel als vaste instelling in het scherm Klanten indien "Intracommunautair" het meest gebruikte BTW-regime is voor deze klant.
Als aan de klant een verkooprekening gekoppeld is met een andere BTW-code dan "1", dan wordt de BTW-code op de boekingslijn automatisch op "1" gezet. 2.
ofwel tijdelijk in het scherm Verkoopfacturen, veld BTW-regime, als "Intracommunautair" enkel voor deze boeking van toepassing is.
Als aan de klant een verkooprekening gekoppeld is met een andere BTW-code dan "1", dan wordt de BTW-code op de boekingslijn niet automatisch op "1" gezet. U dient de BTW-code manueel te wijzigen in "1".
Als u Intrastat-plichtig bent, dan verschijnt het tabblad Intrastat. De verrichting wordt pas bewaard als u ook de gegevens op dit tabblad heeft ingevuld.
212
BRILJANT ACCOUNT
Landen toevoegen aan de EU Menu Extra, Maak lid van EU Door hun toetreding tot de Europese Unie wijzigt het BTW-regime van de nieuwe lidstaten. In het scherm Maak lid van Europese Unie kunt u deze landen toevoegen aan de EU. Hierdoor wordt het BTW-regime "Buiten EG" van prospecten, klanten en leveranciers uit dit land automatisch aangepast naar "Intracommunautair".
213
Briljant Account
Intrastat Menu Ingeven, Verkoopfacturen, tabblad Intrastat Als uw dossier onderworpen is aan de INTRASTAT-verplichting, dan moet u bij het boeken van intracommunautaire verrichtingen een aantal extra gegevens invullen. Daarom zal bij het boeken op een klant met BTW-regime “Intracommunautair” het invulscherm niet worden leeggemaakt na het bewaren van de boeking, maar wordt het tabblad Intrastat geactiveerd. Het systeem verwacht hier - afhankelijk van de gefactureerde goederen - de ingave van de volgende gegevens. Druk na het invullen op F5 om de boeking definitief te bewaren.
214
Lidstaat: de EG-lidstaat waar de verzending van de goederen met bestemming België heeft plaatsgevonden. In de praktijk zal het hier meestal gaan om het land van waar u de goederen betrekt, met andere woorden waar uw leverancier gevestigd is. Deze codes kunnen via het menu Instellingen, Landen worden gewijzigd. Aard van de transactie: de feitelijke handeling of de rechtshandeling die ten grondslag ligt aan de verzending/aankomst. Kies de overeenkomstige code. Vervoerswijze: kies de overeenstemmende code voor de vervoerswijze waarop de goederen het Belgische grondgebied zijn binnengekomen. Goederencode: in de statistiek van de handel tussen de EG-lidstaten wordt gebruik gemaakt van een goederennaamlijst. Deze lijst bevat meer dan 10 000 goederencodes van 8 cijfers met telkens een omschrijving van de inhoud van de code. Druk in het veld Goed. code op de F3-toets voor de selectielijst. Massa Kg: vermeld in kg (gehelen) het gewicht van de goederen zonder verpakking. Aanv. eenh.: afhankelijk van de goederencode wordt u gevraagd hier het aantal eenheden dat deze levering bevat in te vullen. Aanv. eenheid: in de goederennaamlijst zijn de codes waarvoor aanvullende eenheden, zoals m³, paar, dozijn, enz. dienen te worden vermeld, speciaal gemerkt. Het gaat hier bij een aantal producten om een bijkomende maatstaf (naast de nettomassa) voor het bepalen van de hoeveelheid of het volume van het product. Statistische waarde: de waarde van de goederen inclusief transportkosten en verzekering vanaf de Belgische grens (= het factuurbedrag). Dit wordt ingegeven in de valuta van de factuur. Statistische waarde IV (interne valuta): wordt automatisch ingevuld in de dossiervaluta. Gewest: kies "Vlaams Gewest", "Waals Gewest" of "Brussels Hoofdstedelijk Gewest" al naargelang de regio waar de goederen zullen worden verbruikt. Incoterm: staat op "Standaard aangifte". Kies de code die voor uw bedrijf van toepassing is.
BRILJANT ACCOUNT
Facturen uit niet EG-lidstaten boeken Menu Ingeven, Verkoopfacturen Bij de verkoop van goederen naar een niet EG-lidstaat factureert u de klant zonder BTW. Stel voor deze klant het BTWregime in op “Buiten EG”. Dit kan op twee manieren: 1.
ofwel als vaste instelling in het scherm Klanten;
2.
ofwel tijdelijk in het scherm Verkoopfacturen, veld BTW-regime;
3.
stel de BTW-code op de boekingslijn in op "1" voor 0%.
Indien de BTW-code op de boekingslijn altijd op "1" hoort te staan, dan kunt u dit in de instellingen ingeven. Ga naar het menu Instellingen, BTW, BTW-code, -regime, tabblad Regimes. Vink op de lijn van de BTW-code "B" voor Buiten EG het veld Default ook verplicht aan en vul voor Def. BTW VK het cijfer "1" in. Bewaar met F5. Als u een boekingsvenster geopend had, dan dient u dit af te sluiten en ter heropenen om de gewijzigde instelling te activeren.
215
Briljant Account
Doorboeken vanuit Briljant Administrator Doorboeken vanuit Briljant Administrator: principe Menu Extra, Inlezen, Verkoopfacturen Als u voor uw facturatie gebruik maakt van Briljant Administrator, dan is het inlezen of boeken van de verkoopfacturen in de boekhouding erg eenvoudig. De facturen die u in de facturatiemodule van Briljant Administrator aanmaakt, worden opgeslagen in een wachtbestand. U kunt aan dit wachtbestand facturen blijven toevoegen tot het ogenblik dat u beslist ze door te boeken in de boekhoudmodule.
Dit doorboeken gebeurt niet volautomatisch (zie onderbroken lijn in schema), maar na een instructie in Briljant Account. En dit om twee redenen. 1.
Bevoegdheid: meestal worden de facturen gemaakt door medewerkers van de commerciële dienst. Volautomatisch doorboeken zou betekenen dat de commerciële dienst boekingen verricht in de boekhouding. De verantwoordelijke voor de boekhouding rekent dit echter meestal tot zijn exclusieve bevoegdheid en wenst zelf het tijdstip te bepalen waarop de facturen worden geboekt.
2.
Fysieke plaats van verwerking: u beschikt enkel over de Briljant facturatiemodule, maar niet over de boekhoudmodule. Als uw externe boekhouder met Briljant Account werkt, dan kunt u hem het wachtbestand ter beschikking stellen (op diskette, ZIP-schijf, CD-ROM, ...). Hij hoeft uw facturen niet manueel in te boeken, maar kan ze automatisch laten verwerken. Dit betekent een flinke tijds- en kostenbesparing.
Zie ook Werkwijze.
216
BRILJANT ACCOUNT
Doorboeken vanuit Briljant Administrator: werkwijze Menu Extra, Inlezen, Verkoopfacturen Indien u zowel Briljant Administrator als Briljant Account gebruikt: Kies in Account het menu Extra, Inlezen, Verkoopfacturen. De verkoopfacturen in het wachtbestand worden doorgeboekt. Het wachtbestand wordt automatisch leeggemaakt. Na de verwerking genereert het programma een rapport dat:
ofwel bevestigt dat alle verkoopfacturen correct zijn geboekt; ofwel de facturen opsomt die om een bepaalde reden niet konden worden verwerkt (b.v. boekhoudperiode niet geopend of niet-bestaande verkooprekening ingevuld). Beantwoord in dit geval de vraag om deze facturen te wissen met "Neen". Corrigeer de situatie die de fout heeft gegenereerd (bv. open de periode of maak de verkooprekening aan). Herhaal daarna de actie Inlezen verkoopfacturen.
Indien u enkel Briljant Administrator gebruikt en uw externe boekhouder met Briljant Account werkt: Contacteer uw Helpdesk om de juiste procedure op te zetten.
217
Briljant Account
Financieel boeken Bankafschriften en kasverrichtingen boeken Menu Ingeven, Financiële verrichtingen Om de bankafschriften en de kasverrichtingen te kunnen boeken, moeten vooraf de volgende instellingen in het dossier zijn gebeurd:
1.
de rekeningen Bank(en) en Kas(sen) instellen
2.
Op dezelfde manier kunt u de standaard rekening "570000 Kassen-contanten" wijzigen in b.v. "Kas EUR" en bijkomende rekeningen "570100", 570200", ... aanmaken indien u ook kassen in andere valuta (GBP, USD, ...) bijhoudt.
In het standaard dossier zijn twee dagboeken aangemaakt "BA Bank" en KA Kas". U kunt de dagboeknaam "Bank" best wijzigen in de naam van uw belangrijkste bankinstelling. Als u zoals onder 1. beschreven de naam van de rekening 550100 heeft gewijzigd, dan zal deze nieuwe naam ook in het veld Financiële rekening verschijnen. Vul in het tabblad Boekjaar de velden Boekjaar, Volgend stuknummer, Periode en Saldo in. Vul in het tabblad Financieel de velden Banknummer, Valuta, Boek koersverschil en Automatische betalingen in. Maak indien nodig bijkomende dagboeken aan voor uw andere bankinstellingen en vul de overeenstemmende grootboekrekening in het veld Financiële rekening in.
de standaard dagboeken instellen
218
Maak indien nodig bijkomende rekeningen "550200", "550300", ... aan voor uw andere banken.
aanmaken en instellen van de dagboeken
3.
In het standaard boekhoudplan is de rekening "550100 Bankinstelling" opgenomen. U kunt de naam "Bankinstelling" best wijzigen in de naam van uw belangrijkste bankinstelling.
Deze instelling hoeft u enkel te wijzigen als u wenst dat reeds een dagboek is ingevuld bij het openen van het scherm Ingeven financiële verrichtingen. Indien u daarentegen telkens uw keuze wenst te maken tussen de verschillende bank- en kasdagboeken, dan vult u geen standaard dagboek in. Bij het openen van het scherm Ingeven financiële verrichtingen zal automatisch de keuzelijst worden getoond.
BRILJANT ACCOUNT
De boeking in detail De stamgegevens van de financiële boeking Menu Ingeven, Financiële verrichtingen De bankafschriften en het kasboek boekt u in het scherm Ingeven financiële verrichtingen.
Overzicht Kies menu Ingeven, Financiële verrichtingen. Het scherm Ingeven financiële verrichtingen opent.
Afhankelijk van de instellingen wordt ofwel de selectielijst met de beschikbare financiële dagboeken getoond of is het financiële dagboek reeds ingevuld in het veld Dagboek. Zoals de meeste schermen in Briljant Account is ook dit scherm opgebouwd uit een vast gedeelte en meerdere tabbladen. In het vaste gedeelte bovenaan het scherm, vult u de stamgegevens in van de boeking (het dagboek, de boekhoudperiode, de boekingsdatum en het eindsaldo). In het tabblad Detail - vul u de klanten, de leveranciers, de rekeningen en de bedragen in. Het tabblad Journaal geeft de details van de interne boekhoudkundige verwerking op de verschillende rekeningen.
De in rood weergegeven velden zijn verplicht in te vullen.
Dagboek: het financiële dagboek waarin u wilt boeken. Druk - na met de muisaanwijzer in dit veld te hebben geklikt - op de F3-toets voor de selectielijst. U kunt ook automatisch een standaard financieel dagboek laten invullen. Periode: de in het dagboek ingestelde periode wordt voorgesteld. U kunt de periode manueel wijzigen. Het programma zal u vragen of de periode ook in het dagboek moet worden gewijzigd. Als u negatief antwoordt, dan wordt enkel deze verrichting in de gevraagde periode geboekt. Antwoordt u positief, dan wordt de periode in het dagboek aangepast zodat deze periode ook bij de volgende verrichtingen zal worden voorgesteld. Let er wel op dat de periode die je invult ook geopend is (d.w.z. niet is afgesloten).
U kunt de periode tegelijkertijd voor alle dagboeken wijzigen b.v. bij het beginnen van een nieuwe maand.
Bankafschrift nr.: dit nummer wordt opgehaald uit de dagboekdefinitie en automatisch voorgesteld. Het nummer moet overeenstemmen met het nummer van uw bankafschrift.
Als het rekeningafschrift meerdere uitreksels op één afschrift vermeldt, dan kunt u best de afschriften manueel nummeren zoals u de aankoopfacturen nummert.
Beginsaldo: bij het aanmaken van de financiële dagboeken hebt u voor ieder dagboek het beginsaldo ingegeven. Bij de eerste boeking wordt dit beginsaldo hier automatisch ingevuld. Bij de volgende boekingen wordt het vorige eindsaldo telkens als beginsaldo opgehaald.
219
Briljant Account
Eindsaldo: vul hier het eindsaldo van het afschrift in. De boeking zal alleen worden bewaard als dit eindsaldo bereikt is.
In bepaalde gevallen is het mogelijk dat u het eindsaldo niet kent. Laat dan deze waarde op 0 staan en geef de verrichtingen in. Vul daarna het bedrag Lopend saldo in het veld Eindsaldo in. Het Te boeken bedrag wordt 0 en u kunt met F5 de verrichting bewaren.
Te boeken: dit veld toont dynamisch het verschil tussen het reeds geboekte bedrag en het eindsaldo. Het programma bewaart de boeking pas als het bedrag Te boeken nul is. Lopend saldo: dit veld toont dynamisch het reeds geboekte totaal. Boekingsdatum: datum van de verrichting op het afschrift. De huidige datum wordt automatisch voorgesteld, maar u kunt hem manueel wijzigen. Deze datum wordt automatisch overgehaald naar de boekingslijnen, maar is ook daar toegankelijk voor wijziging.
Ga verder op het tabblad Detail.
220
BRILJANT ACCOUNT
Het tabblad Detail Menu Ingeven, Financiële verrichtingen, tabblad Detail Op het tabblad Detail geeft u de verrichtingen van het afschrift in.
Overzicht Kies menu Ingeven, Financiële verrichtingen. Het scherm Ingeven financiële verrichtingen opent.
De kolommen op uw scherm kunnen anders zijn ingesteld dan op de getoonde schermafdrukken. Zie Kolommen kiezen en Kolommen schikken.
Datum: wordt overgenomen uit het veld Boekingsdatum. Wijzig indien nodig.
Code-KLR: tik "K" voor Klant, "L" voor Leverancier of "R" voor Rekening in.
Betreft factuurnr.: u kunt de volledige lijn laten invullen door hier het factuurnummer van de klant of leverancier in te vullen (voor leveranciers is dit het boekingsnummer van de factuur, niet het factuurnummer leverancier). U kunt eventueel nog een omschrijving invullen en onmiddellijk verdergaan met de volgende lijn. KLR-nummer: vul de eerste letters van de klant, leverancier of rekening in en druk op ENTER. Het nummer en de naam worden opgehaald en ingevuld. Zijn er meerdere klanten/leveranciers/rekeningen met deze beginletters, dan opent de selectielijst. Dubbelklik op de gewenste keuze om te selecteren en in te vullen.
Opdat deze invulmethode zou werken, moet de zoekmethode in selectieschermen Klanten/Leveranciers/Rekeningen zijn ingesteld op Naam en niet op Nummer. Klik in het veld KLR-nummer, druk op F3 om de selectielijst te openen, kies Zoek volgens "Naam" en klik op de knop Zoek om deze zoekmethode te activeren. Klik vervolgens met de rechter muisknop in het bovenste deel van het venster en kies Bewaar default record. Het programma zal nu in alle schermen met een nummerveld Klant/Leverancier/Rekening zoeken op de naam van de klant/leverancier/rekening. U kunt ook op F3 drukken om de selectielijst te openen, de klant/leverancier/rekening op te zoeken en hem invullen door op de geselecteerde naam te dubbelklikken.
BTW: enkel indien u op een rekening boekt. De BTW-code wordt automatisch ingevuld zodat de BTW correct op de BTW-aangifte wordt verwerkt. Druk op F3 voor de selectielijst van de codes. De betekenis van de codes is als volgt opgebouwd: AD1 = Aankoop Diensten BTW-code 1, AG3 = Aankoop Goederen BTW-code 3, enz. De BTW-code wordt opgehaald uit de grootboekrekening en de velden BTW-code en Soort rekening.
221
Briljant Account
Voorbeeld: als de grootboekrekening een aankooprekening is met code 4 (of 21%) en Soort rekening = Goederen, dan zal de BTW-code "AG4" zijn. Als u een basisbedrag boekt zonder BTW, dan maakt u met ESC het veld BTW-code leeg. Het bedrag wordt dan niet opgenomen in de BTW-aangifte. Indien u b.v. AD1 (= aankoop diensten, 0% BTW zou kiezen, dan komt het volledige bedrag in Vak 81 terecht.
Valuta: toont de valuta van de klant of leverancier. U geeft het bedrag in de ingestelde valuta in. Het programma zorgt voor de interne omrekening naar EUR. U kunt de vooraf ingestelde valuta wijzigen voor deze boeking. Druk op F3 voor de selectielijst. Bedrag: vul het bedrag in zoals op het afschrift vermeld (met minteken voor uitgaande bedragen). U kunt ook facturen en bedragen opzoeken om ze automatisch te laten invullen. Deze methode heeft de voorkeur omdat het afpunten van facturen en betalingen dan automatisch gebeurt. Zie verder bij Een factuur opzoeken.
Geeft u de voorkeur aan boeken in credit- en debetkolommen in plaats van bedragen met plus- en mintekens, activeer dan met Beheer kolommen de kolommen Credit en Debet en verberg de kolom Bedrag.
Korting contant: dit veld wordt automatisch ingevuld als u de betreffende factuur automatisch laat invullen door het factuurnummer in het veld Betreft factuurnr. in te vullen. Zie verder bij Kortingen contant boeken. Omschrijving: facultief in te vullen. Bij het boeken van kasuitgaven kunt u het evenwel best invullen. De inhoud van dit veld wordt afgedrukt op de dag- en grootboeken, hetgeen veel tijd bespaart bij het opzoeken van details over kasuitgaven.
Boeken op meerdere lijnen Zolang het bedrag in het veld Te boeken niet gelijk is aan 0, zal de boeking niet worden opgeslagen, maar wordt een nieuwe boekingslijn getoond. Vul de verrichtingen verder in tot het programma vraagt of de boeking mag worden bewaard. Komt het bedrag Te boeken toevallig op nul, maar zijn nog niet alle verrichtingen ingegeven, beantwoord dan de vraag met “Neen” en vul de boekingslijnen verder aan tot Te boeken opnieuw op nul staat. Bevestig nu met ENTER om op te slaan. Ga verder op het tabblad Journaal.
222
BRILJANT ACCOUNT
Het tabblad Journaal Menu Ingeven, Financiële verrichtingen, tabblad Journaal Het tabblad Journaal geeft de boeking in detail weer. Dit is een handig hulpmiddel b.v. om fouten in een verrichting op te sporen. U kunt de gegevens op het tabblad Journaal niet manueel wijzigen.
Overzicht Kies menu Ingeven, Financiële verrichtingen. Het scherm Ingeven financiële verrichtingen opent. Klik tab Journaal.
Links onderaan op het scherm ziet u hoe het bedrag BTW uitgesplitst wordt naar de verschillende BTW-vakken op de BTW-aangifte.
223
Briljant Account
Een factuur opzoeken Menu Ingeven, Financiële verrichtingen Briljant Account zal de betalingen en de overeenstemmende facturen automatisch tegenover elkaar afpunten als u de factuurgegevens door het programma laat invullen in plaats van de boekingslijn manueel in te vullen.
Werkwijze Kies menu Ingeven, Financiële verrichtingen. Het scherm Ingeven financiële verrichtingen opent. 1.
Vul het dagboek, de periode, het eindsaldo en de boekingsdatum in.
2.
Plaats de cursor op de eerste boekingslijn en vul de datum van de eerste verrichting in.
3.
Vul in Code-KLR "K" of "L" in voor Klant of Leverancier.
4.
Vul in KLR-Nummer de eerste letters van de klant/leverancier in en druk op ENTER.
5.
Druk op de F8-toets. Het scherm Betaling facturen met alle nog te boeken betalingen voor deze klant/leverancier wordt geopend.
6.
Ga naar de lijn met de gezochte factuur. Het veld Selectie is actief. Tik in dit veld “S” voor saldo in (of "+" op het numerieke klavier). Hiermee duidt u aan dat deze betaling wordt geboekt.
7.
Duidt eventueel op dezelfde wijze meerdere facturen aan. Het totaalbedrag wordt beneden in het veld Facturen weergegeven.
8.
Klik op de toets Overnemen om het scherm Betaling facturen te sluiten. U keert automatisch terug naar het ingavescherm en alle aangeduide facturen zijn op de individuele boekingslijnen ingevuld.
9.
Ga verder met het boeken van andere klanten/leveranciers/rekeningen tot het Te boeken bedrag 0 is en de boeking wordt bewaard.
U kunt instellen of het scherm Betaling facturen met F8 moet worden geopend of dat het automatisch opent als u een klant/leverancier invult. In het scherm Klanten/Leveranciers, tabblad Overzicht kunt u zien dat de facturen tegenover de betalingen zijn afgepunt.
224
BRILJANT ACCOUNT
225
Briljant Account
Rekeningen creëren tijdens het boeken Menu Ingeven, Financiële verrichtingen U zult tijdens het boeken regelmatig een nieuwe grootboekrekening moeten aanmaken. Het is hiervoor niet nodig het boekingsscherm af te sluiten.
Werkwijze Kies menu Ingeven, Financiële verrichtingen. Het scherm Ingeven financiële verrichtingen opent. Vul de stamgegevens van de boeking in.
226
1.
Vul in Code KLR code "R" in.
2.
Activeer het veld KLR-Nummer.
3.
Druk op CTRL+F3. Het scherm Rekeningen opent.
4.
Maak de nieuwe rekening aan.
5.
Druk op F5 om te bewaren. Het scherm Rekeningen sluit af en het boekingsscherm is opnieuw actief mét de zonet aangemaakte rekening reeds ingevuld.
BRILJANT ACCOUNT
Klanten/Leveranciers creëren tijdens het boeken Menu Ingeven, Financiële verrichtingen U zult tijdens het boeken regelmatig nieuwe klanten en leveranciers moeten aanmaken. Het is hiervoor niet nodig het boekingsscherm af te sluiten.
Werkwijze Kies menu Ingeven, Financiële verrichtingen. Het scherm Ingeven financiële verrichtingen opent. Vul de stamgegevens van de boeking in. 1.
Vul in Code KLR code "K" of "L" voor Klant of Leverancier in.
2.
Activeer het veld KLR-Nummer.
3.
Druk op CTRL+F3. Het scherm Klanten of Leveranciers opent.
4.
Maak de nieuwe klant of de nieuwe leverancier aan.
5.
Druk op F5 om te bewaren. Het scherm Klanten/Leveranciers sluit af en het boekingsscherm is opnieuw actief mét de zonet aangemaakte klant of leverancier reeds ingevuld.
227
Briljant Account
Een bedrag opzoeken Menu Ingeven, Financiële verrichtingen Als u tijdens het boeken enkel K of L invult in Code KLR en vervolgens enkel het bedrag intikt, dan kan een druk op de F8-toets verschillende gevolgen hebben.
1.
Het bedrag komt slechts éénmaal voor: de overeenstemmende factuur wordt automatisch geselecteerd en afgepunt.
2.
Het bedrag komt meerdere malen voor: het scherm Betaling facturen opent en de eerste lijn met het overeenstemmende bedrag is geactiveerd. Selecteer de juiste factuur door erop te dubbelklikken.
3.
Het bedrag komt niet voor: het scherm Betaling facturen opent en het de lijn met het eerste bedrag kleiner dan het ingevulde bedrag is geactiveerd. Selecteer de juiste factuur door erop te dubbelklikken.
228
BRILJANT ACCOUNT
Een boeking wijzigen Menu Ingeven, Financiële verrichtingen Indien blijkt dat u zich heeft vergist in een boeking, dan hoeft u geen ingewikkelde Diverse verrichting te boeken om de foute situatie weer recht te zetten. Integendeel, u heropent de boeking en wijzigt datgene wat u wenst te wijzigen.
Werkwijze Kies menu Ingeven, Financiële verrichtingen. Het scherm Ingeven Financiële verrichtingen opent. 1.
Open de gewenste boeking door het dagboek en het documentnummer in te vullen. U kunt ook de knoppen gebruiken om de boeking op te zoeken.
2.
U kunt nu alle gegevens van deze verrichting wijzigen.
3.
Bewaar de gewijzigde boeking met F5. Indien de gecorrigeerde boeking niet in evenwicht is, dan zal het programma dat melden. Corrigeer opnieuw en bewaar de boeking.
Briljant Account maakt in feite geen correctieboeking, maar wijzigt alle boekingen op alle rekeningen. Er is dus geen correctieboeking terug te vinden in Diverse verrichtingen.
Het bovenstaande impliceert dat u geen wijzigingen kunt aanbrengen die strijdig zijn met de boekhoudregels. U kunt b.v. geen boekingsnummer verwijderen of de periode wijzigen naar een periode waarover de BTW-aangifte reeds definitief is opgesteld. De mogelijkheid om een boeking te wijzigen wordt automatisch vergrendeld door: de afpunting: indien u de betaling al heeft verwerkt, dan is de factuur afgepunt. U kunt niet meer wijzigen tenzij u de factuur ontpunt; de BTW-aangifte: na het definitief zetten van de BTW-aangifte kan en mag u geen wijzigingen meer aanbrengen die gevolgen hebben voor de BTW-rekeningen; het afsluiten van de periode: als de status van de periode is gewijzigd in “Afgesloten” of "Niet geopend"; het overdragen van de saldo’s naar een nieuw boekjaar.
229
Briljant Account
Een globale betaling toewijzen Menu Ingeven, Financiële verrichtingen Boeken van een betaling van een bedrag dat niet exact overeenstemt met een aantal facturen.
Werkwijze 1.
Vul "K" of "L" in het veld Code KLR in.
2.
Vul de naam van de klant of leverancier in.
3.
Vul het totaal betaalde bedrag in en druk of F8 om het scherm Betalingen facturen te openen. (Afhankelijk van uw instellingen opent dit scherm automatisch zonder F8.)
4.
Selecteer facturen door in het veld Selectie de code S (of "+" op het numerieke klavier) in te vullen tot u een bedrag overhoudt dat met geen enkele factuur meer overeenstemt. In het veld Betaling links onder wordt het ingevulde bedrag weergegeven, de velden Facturen en Verschil geven het totaal van de op "Saldo" gezette facturen en het nog te boeken restbedrag weer.
5.
Geef voor een willekeurige factuur, groter dan uw resterend bedrag, in het veld Selectie de code "R Rest betaling" in. Het resterend bedrag wordt als betaling aan deze factuur toegewezen. Het niet-betaalde deel van de factuur wordt als saldo bewaard.
6.
Druk op F8 om terug te keren naar het ingavescherm.
Voorbeeld: betaling van 5 000 EUR door een klant In het scherm Betaling facturen geeft u een aantal facturen de code “S” voor saldo, maar het totaal van 5 000 EUR kan niet worden bereikt . Geef een willekeurige factuur - groter dan het resterende bedrag - de code “R” voor Rest betaling en ga naar het volgende veld. Het resterende bedrag van de 5 000 EUR wordt op deze factuur afgeboekt. Het niet betaalde gedeelte van deze factuur blijft als saldo open staan.
Deze methode is boekhoudkundig correct, vermits aan de regel dat Debet = Credit is voldaan. Maar uw afpuntingen (en dus ook uw maningen) stemmen niet overeen met de statussen in de boekhouding van uw klant. Dit kost veel extra zoekwerk bij het opvolgen van maningen, betwistingen, ... Het verdient de voorkeur er bij uw klanten op aan te dringen dat de betalingen uitgevoerd worden mét factuurreferenties.
230
BRILJANT ACCOUNT
Een deelbetaling boeken Menu Ingeven, Financiële verrichtingen Boeken van één of meerdere deelbetalingen en de saldobetaling op een factuur
Werkwijze 1.
Vul "K" of "L" in het veld Code KLR in.
2.
Vul de naam van de klant of leverancier in.
3.
Vul het betaalde bedrag in en druk of F8 om het scherm Betalingen facturen te openen. (Afhankelijk van uw instellingen opent dit scherm automatisch zonder F8.)
4.
Selecteer de factuur en vul in het veld Selectie de code "B Bedrag" in (of "*" op het numerieke klavier).
5.
Vul in het veld Bedrag betaling het bedrag in. Met F8 keert u terug naar het ingavescherm.
Om sneller te werken kunt u ook het bedrag invullen zoals onder punt 3, op F8 drukken om het scherm Betalingen facturen te openen, de gewenste factuur selecteren en de code "R Resterend bedrag" in Selectie invullen. Het eerder ingevulde bedrag wordt dan automatisch ingevuld in Bedrag betaling. Bij het boeken van een volgend afschrift waarop het saldo van deze factuur wordt betaald, gaat u op de gewone manier te werk. Het resterende bedrag wordt in het veld Saldo voorgesteld. U selecteert de factuur, vult “S” voor saldo in (of "+" op het numerieke klavier) en drukt op F8 om naar het ingavescherm terug te keren.
Automatisch afpunten van een factuur met meerdere deelbetalingen en een saldobetaling De factuur zal pas worden afgepunt als de saldobetaling is geboekt. In het tabblad Overzicht van het scherm Klanten/Leveranciers kunt u zien dat zowel aan de factuur als aan de deelbetalingen én de saldobetaling hetzelfde afpuntingsnummer is toegekend.
231
Briljant Account
Facturen met korting contant boeken Menu Ingeven, Financiële verrichtingen Betaling van een factuur die is geboekt met korting contant.
Werkwijze 1.
Vul "K" of "L" in het veld Code KLR in.
2.
Vul de naam van de klant of leverancier in.
3.
Vul het betaalde bedrag in en druk of F8 om het scherm Betalingen facturen te openen. (Afhankelijk van uw instellingen opent dit scherm automatisch zonder F8.)
4.
Selecteer de factuur en vul in het veld Selectie de code "K Korting" in (of "-" op het numerieke klavier).
5.
Het betaalde bedrag en het kortingsbedrag worden automatisch ingevuld in de velden Bedrag betaling en Korting contant.
Klik op de tab Journaal om te controleren hoe de korting is geboekt op de rekening Kortingen leveranciers.
232
BRILJANT ACCOUNT
Afboeken per saldo Menu Ingeven, Financiële verrichtingen Het saldo van de ingevulde rekening ophalen
Werkwijze 1.
Vul "K", "L" of "R" in het veld Code KLR in voor Klant, Leverancier of Rekening.
2.
Vul de naam van de klant, leverancier of rekening in.
3.
Vul "S" voor Saldo in het veld CodeDC in.
4.
Het saldo van deze rekening wordt automatisch ingevuld in het veld Bedrag. U kunt de boeking verder afwerken.
Indien het veld CodeDC niet op uw scherm zichtbaar is, activeer het dan met Beheer kolommen.
233
Briljant Account
Boeken op een kostenrekening met BTW Menu Ingeven, Financiële verrichtingen Kosten met BTW rechtstreeks op een rekening boeken zonder de BTW apart op een BTW-rekening te boeken
Werkwijze Het klassieke voorbeeld is een bedrag “bankkosten met BTW”. 1.
Vul "R" in het veld Code KLR in voor Rekening.
2.
Vul het nummer of de naam van de rekening in. In het veld BTW wordt automatisch de code "AD4" (= aankoop diensten 21% BTW) ingevuld.
3.
Vul het betaalde bedrag inclusief BTW in.
4.
Bewaar de boeking of ga naar de volgende boekingslijn
De BTW op de bankkosten wordt geboekt en komt ook op de BTW-aangifte terecht. Klik op het tabblad Journaal om te controleren dat de bankkosten netto zijn geboekt en dat de BTW 21% geboekt is op de rekening BTW aftrekbaar.
In het veld BTW kunt u met F3 de onderstaande lijst met BTW-codes oproepen.
234
BRILJANT ACCOUNT
Betaald voorschot BTW boeken Menu Ingeven, Financiële verrichtingen De op het einde van het jaar dubbel te betalen BTW boeken
Werkwijze 1.
Stel de periode in op "12".
2.
Vul "R" in het veld Code KLR in voor Rekening.
3.
Vul het nummer van de rekening BTW-stortingen in.
4.
Vul de code "BV" in het veld BTW in.
5.
Vul het bedrag in. Bewaar de boeking of ga naar de volgende boekingslijn
235
Briljant Account
Diverse boeken Diverse boeken Menu Ingeven, Diverse verrichtingen U boekt als diverse verrichting alle verrichtingen die niet rechtstreeks betrekking hebben op
aankoopfacturen
verkoopfacturen
financiële verrichtingen bank en kas.
Voorbeelden hiervan zijn het afboeken van de BTW-rekeningen (maandelijks, kwartaal of jaarlijks), het boeken van de maandelijkse loonstaten van arbeiders en bedienden, het boeken van provisies, afschrijvingen, correctieboekingen, ... Bij het opstarten van een nieuw dossier worden de openingsbalans van de rekeningen en de beginsaldo’s van de klanten en leveranciers eveneens als Diverse verrichtingen geboekt.
Voor het corrigeren van fouten in aankoop, verkoop , financiële en diverse verrichtingen hoeft u géén diverse verrichting te boeken. U kunt immers uw boeking rechtstreeks in het boekingsscherm corrigeren!
236
BRILJANT ACCOUNT
De boeking in detail De stamgegevens van de diverse verrichting Menu Ingeven, Diverse verrichtingen De diverse verrichtingen boekt u in het scherm Ingeven diverse verrichtingen.
Overzicht Kies menu Ingeven, Diverse verrichtingen. Het scherm Ingeven diverse verrichtingen opent.
Afhankelijk van de instellingen wordt ofwel de selectielijst met de beschikbare diverse dagboeken getoond of is het divers dagboek reeds ingevuld in het veld Dagboek. Zoals de meeste schermen in Briljant Account is ook dit scherm opgebouwd uit een vast gedeelte en meerdere tabbladen. In het vaste gedeelte bovenaan het scherm, vult u de stamgegevens in van de boeking (het dagboek, de boekhoudperiode en de boekingsdatum. In het tabblad Detail - vul u de klanten, de leveranciers, de rekeningen en de bedragen in. Het tabblad Journaal geeft de details van de interne boekhoudkundige verwerking op de verschillende rekeningen.
De in rood weergegeven velden zijn verplicht in te vullen.
Dagboek: het divers dagboek waarin u wilt boeken. Druk - na met de muisaanwijzer in dit veld te hebben geklikt - op de F3-toets voor de selectielijst. U kunt ook automatisch een standaard divers dagboek laten invullen. Periode: de in het dagboek ingestelde periode wordt voorgesteld. U kunt de periode manueel wijzigen. Het programma zal u vragen of de periode ook in het dagboek moet worden gewijzigd. Als u negatief antwoordt, dan wordt enkel deze verrichting in de gevraagde periode geboekt. Antwoordt u positief, dan wordt de periode in het dagboek aangepast zodat deze periode ook bij de volgende verrichtingen zal worden voorgesteld. Let er wel op dat de periode die je invult ook geopend is (d.w.z. niet is afgesloten).
U kunt de periode tegelijkertijd voor alle dagboeken wijzigen b.v. bij het beginnen van een nieuwe maand.
Stel de periode in op "00" voor het ingeven van de openingsbalans Klanten, Leveranciers en Rekeningen.
Stuknummer: dit nummer wordt opgehaald uit de dagboekdefinitie en automatisch voorgesteld. Boekingsdatum: datum van de verrichting op het afschrift. De huidige datum wordt automatisch voorgesteld, maar u kunt hem manueel wijzigen. Deze datum wordt automatisch overgehaald naar de boekingslijnen, maar is ook daar toegankelijk voor wijziging.
237
Briljant Account
Reeds geboekt en Nog te boeken: deze velden tonen de geboekte en nog te boeken bedragen. De verrichting kan pas dan worden bewaard als debet en credit gelijk zijn, ofwel als het nog te boeken debet en credit gelijk is aan nul.
Ga verder op het tabblad Detail.
238
BRILJANT ACCOUNT
Het tabblad Detail Menu Ingeven, Diverse verrichtingen Op het tabblad Detail geeft u de verrichtingen in.
Overzicht Kies menu Ingeven, Diverse verrichtingen. Het scherm Ingeven diverse verrichtingen opent.
De kolommen op uw scherm kunnen anders zijn ingesteld dan op de getoonde schermafdrukken. Zie Kolommen kiezen en Kolommen schikken.
Datum: wordt overgenomen uit het veld Boekingsdatum. U kunt de datum wijzigen.
Code-KLR: tik de letter "K" voor Klant, "L" voor Leverancier of "R" voor Rekening.
KLR-nummer: vul de eerste letters van de klant, leverancier of rekening in en druk op ENTER. Het nummer en de naam worden opgehaald en ingevuld. Zijn er meerdere klanten/leveranciers/rekeningen met deze beginletters, dan opent de selectielijst. Dubbelklik op de gewenste keuze om te selecteren en in te vullen.
U kunt ook op de F3-toets drukken om de zoeklijst te openen, de klant/leverancier/rekening op te zoeken en hem invullen door op de lijn te dubbelklikken.
Code DC: de waarde "Debet" of "Credit" wordt opgehaald uit de rekeningdefinitie in het boekhoudplan.
Debet en Credit: vul hier de te boeken bedragen in.
Omschrijving: facultief in te vullen. Bij het boeken van b.v. correcties is het aangeraden dit in te vullen. De inhoud van dit veld wordt namelijk afgedrukt op de dag- en grootboeken. Dit kan u veel zoekwerk besparen.
Boeken op meerdere lijnen Zolang het bedrag in de velden Nog te boeken Debet en Credit niet nul is, zal de boeking niet worden opgeslagen, maar wordt een nieuwe boekingslijn getoond. Vul de verrichtingen verder in tot het programma vraagt of de boeking mag worden bewaard. Komen de bedragen Nog te boeken toevallig op nul, maar zijn nog niet alle verrichtingen ingegeven, beantwoord dan de vraag met “Neen” en vul de boekingslijnen verder aan tot Nog te boeken opnieuw op nul staat. Bevestig nu met ENTER om op te slaan. Ga verder op het tabblad Journaal.
239
Briljant Account
Het tabblad Journaal Menu Ingeven, Diverse verrichtingen Het tabblad Journaal geeft de boeking in detail weer. Dit is een handig hulpmiddel b.v. om fouten in een verrichting op te sporen. U kunt de gegevens op het tabblad Journaal niet manueel wijzigen.
Overzicht Kies menu Ingeven, Diverse verrichtingen. Het scherm Ingeven diverse verrichtingen opent. Klik tab Journaal.
240
BRILJANT ACCOUNT
Een boeking wijzigen Menu Ingeven, Diverse verrichtingen Indien blijkt dat u zich heeft vergist in een boeking, dan hoeft u geen ingewikkelde Diverse verrichting te boeken om de foute situatie weer recht te zetten. Integendeel, u heropent de boeking en wijzigt datgene wat u wenst te wijzigen. Werkwijze Kies menu Ingeven, Diverse verrichtingen. Het scherm Ingeven diverse verrichtingen opent. 1.
Open de gewenste boeking door het dagboek en het documentnummer in te vullen. U kunt ook de knoppen gebruiken om de boeking op te zoeken.
2.
U kunt nu alle gegevens van deze verrichting wijzigen.
3.
Bewaar de gewijzigde boeking met F5. Indien de gecorrigeerde boeking niet in evenwicht is, dan zal het programma dat melden. Corrigeer opnieuw en bewaar de boeking.
Briljant Account maakt in feite geen correctieboeking, maar wijzigt alle boekingen op alle rekeningen. Er is dus geen correctieboeking terug te vinden in Diverse verrichtingen.
Het bovenstaande impliceert dat u geen wijzigingen kunt aanbrengen die strijdig zijn met de boekhoudregels. U kunt b.v. geen boekingsnummer verwijderen of de periode wijzigen naar een periode waarover de BTW-aangifte reeds definitief is opgesteld. De mogelijkheid om een boeking te wijzigen wordt automatisch vergrendeld door: de afpunting: indien u de betaling al heeft verwerkt, dan is de factuur afgepunt. U kunt niet meer wijzigen tenzij u de factuur ontpunt; de BTW-aangifte: na het definitief zetten van de BTW-aangifte kan en mag u geen wijzigingen meer aanbrengen die gevolgen hebben voor de BTW-rekeningen; het afsluiten van de periode: als de status van de periode is gewijzigd in “Afgesloten” of "Niet geopend"; het overdragen van de saldo’s naar een nieuw boekjaar.
241
Briljant Account
Afboeken per saldo Menu Ingeven, Diverse verrichtingen Het saldo van de ingevulde rekening ophalen
Werkwijze 1.
Vul "K", "L" of "R" in het veld Code KLR in voor Klant, Leverancier of Rekening.
2.
Vul de naam van de klant, leverancier of rekening in.
3.
Vul "S" voor Saldo in het veld CodeDC in.
4.
Het saldo van deze rekening wordt automatisch ingevuld in het veld Bedrag. U kunt de boeking verder afwerken.
Indien het veld CodeDC niet op uw scherm zichtbaar is, activeer het dan met Beheer kolommen.
242
BRILJANT ACCOUNT
Klanten/Leveranciers/Rekeningen creëren tijdens het boeken Menu Ingeven, Diverse verrichtingen U zult tijdens het boeken regelmatig nieuwe klanten, leveranciers en rekeningen moeten aanmaken. Het is hiervoor niet nodig het boekingsscherm af te sluiten.
Werkwijze Kies menu Ingeven, Diverse verrichtingen. Het scherm Ingeven diverse verrichtingen opent. Vul de stamgegevens van de boeking in. 1.
Vul in Code KLR code "K", "L" of "R" voor Klant, Leverancier of Rekening in.
2.
Activeer het veld KLR-Nummer.
3.
Druk op CTRL+F3. Het scherm Klanten, Leveranciers of Rekeningen opent.
4.
Maak de nieuwe klant, de nieuwe leverancier of de nieuwe rekening aan.
5.
Druk op F5 om te bewaren. Het scherm Klanten/Leveranciers/Rekeningen sluit af en het boekingsscherm is opnieuw actief mét de zonet aangemaakte klant, leverancier of rekening reeds ingevuld.
243
Briljant Account
Standaard boekingen Standaard boekingen Menu Ingeven, Standaardboekingen U kunt de structuur van een complexe boeking als een standaardboeking definiëren. Bij het boeken roept u deze gestructureerde boeking op, waarna het programma de voorgedefinieerde rekeninglijnen voorstelt, eventueel met de vaste bedragen reeds ingevuld. Het boeken van BTW-centralisaties, aflossingen van leasingen of leningen, lonen, ... verloopt hiermee veel gemakkelijker en sneller. Standaardboekingen zijn ter beschikking voor het boeken van Aankoop, Verkoop, Financieel en Divers.
In plaats van een aan- of verkooprekening kunt u ook een standaardboeking aan een leverancier of klant koppelen. Deze standaardboeking wordt bij het boeken op deze leverancier of klant automatisch voorgesteld.
Werkwijze Voorbeeld: diverse verrichting om de loonstaat te boeken Kies menu Beheer, Standaardboekingen. Het venster Standaardboekingen opent. 1.
Geef de standaardboeking een code en een naam.
2.
Duidt aan in welke boekingsschermen u deze boeking ter beschikking wil hebben: Aankoop, Verkoop, Financieel en/of Divers (de combinatie van Aankoop én Verkoop is niet mogelijk).
3.
Vul de boekingslijnen in zoals in het onderstaande schermvoorbeeld en bewaar met F5.
U kunt ook bedragen en opmerkingen ingeven. Ze worden tijdens het boeken voorgesteld, maar u kunt ze wijzigen of verwijderen.
In het veld Code DC kunt u behalve Debet en Credit ook kiezen voor: - %Debet en %Credit. Vul het percentage in het veld Bedrag in: b.v. 40 voor 40% - Saldo rekening: saldeert de rekening - Afsluiten boeking: vult automatisch het resterende bedrag van de boeking in.
244
BRILJANT ACCOUNT
U kunt rechtstreeks vanuit dit scherm nieuwe rekeningen aanmaken. Klik op CTRL+F3 om het scherm Rekeningen te openen. Het boeken van de loonstaat in Diverse verrichtingen gaat nu veel gemakkelijker. Kies menu Ingeven, Diverse verrichtingen. Het scherm Ingeven diverse verrichtingen opent. 1.
Plaats de muisaanwijzer op de eerste boekingslijn en klik met de rechtermuisknop.
2.
Kies Standaardboeking in het afrolmenu. De keuzelijst met de beschikbare standaardboekingen wordt geopend. Dubbelklik op de gewenste standaardboeking. (U kunt de keuzelijst ook openen met de sneltoets ALT+F10.)
3.
Alle boekingslijnen van deze standaardboeking worden opgehaald. U hoeft enkel de bedragen in te vullen.
Standaard boekingen bij Ingeven Aankoop- en Verkoopfacturen en Financiële verrichtingen Voor het boeken van de aan- en verkoopfacturen en de financiële verrichtingen staan de standaardboekingen eveneens ter beschikking. Het werkingsprincipe is identiek aan de hierboven getoonde werkwijze.
245
Briljant Account
Standaard boekingen kopiëren en wijzigen Menu Ingeven, Standaardboekingen Om snel nieuwe standaardboekingen samen te stellen, kunt u een bestaande standaardboeking kopiëren en wijzigen.
Werkwijze Kies menu Beheer, Standaardboekingen. Het venster Standaardboekingen opent. 1.
Druk op F2 om de selectielijst van de Standaardboekingen te openen en kies de gewenste boeking.
2.
Druk op F10 om de geopende boeking te kopiëren. Het programma vraagt u een nieuwe code in te vullen.
3.
Wijzig de naam, de beschikbaarheid en de rekeningen en bewaar met F5.
De nieuwe standaardboeking is beschikbaar.
246
BRILJANT ACCOUNT
Fictieve boekingen Fictieve boekingen Menu Ingeven, Fictieve boekingen Fictieve boekingen dienen om simulaties uit te voeren. Als u snel wenst te weten wat de gevolgen zijn van een wijziging of verschuiving van kosten en/of omzet, dan kunt u dit boeken als een fictieve boeking.
Werkwijze Kies menu Beheer, Fictieve boekingen. Het scherm Fictieve boekingen opent. 1.
Geef de fictieve boeking een code en een naam.
2.
Geef de boeking in als zoals een diverse verrichting, d.w.z. u boekt altijd op minstens twee rekeningen en debet en credit moeten gelijk zijn aan 0.
U kunt rechtstreeks vanuit dit scherm nieuwe rekeningen aanmaken. Klik op CTRL+F3 om het scherm Rekeningen te openen. Fictieve boekingen zijn extra comptabel, met andere woorden ze maken geen deel uit van de boekhouding. Ze worden bijgevolg nooit opgenomen in de reële cijfers, maar u kunt ze ter vergelijking wel tonen. U kunt deze fictieve boekingen laten opnemen bij het afdrukken van
het statistisch overzicht
de proef- & saldibalans
de balanslijst
Vraag hierbij tweemaal hetzelfde boekjaar en periode. Duidt aan dat u de fictieve boekingen wenst op te nemen voor de eerste periode, maar niet voor de tweede periode. Het resultaat is een balans of statistisch overzicht waarop de realiteit en de simulatie naast elkaar zijn weergegeven.
247
Briljant Account
U kunt het Dagboek fictieve boekingen afdrukken door in het scherm Dagboeken afdrukken het veld Fictieve boekingen aan te vinken.
Door in het scherm Fictieve boekingen het veld Opnemen aan of uit te vinken, kunt u iedere boeking activeren of inactiveren voor opname in de lijsten.
248
BRILJANT ACCOUNT
Fictieve boekingen kopiëren en wijzigen Menu Ingeven, Fictieve boekingen Om snel nieuwe fictieve boekingen samen te stellen, kunt u een bestaande fictieve boeking kopiëren en wijzigen.
Werkwijze Kies menu Beheer, Fictieve boekingen. Het venster Fictieve boekingen opent. 1.
Druk op F2 om de selectielijst van de Fictieve boekingen te openen en kies de gewenste boeking.
2.
Druk op F10 om de geopende boeking te kopiëren. Het programma vraagt u een nieuwe code in te vullen.
3.
Wijzig de naam en de verrichtingen.
4.
Vink het veld Opnemen aan of uit naar wens en bewaar met F5.
De nieuwe fictieve boeking is beschikbaar.
249
Briljant Account
Afpunten Automatisch afpunten Menu Beheer, Klanten, Leveranciers of Boekhoudplan, tabblad Overzicht
Het afpunten van facturen en betalingen is in feite extra comptabel en is bedoeld als geheugensteuntje voor de gebruiker. Het al dan niet afgepunt zijn van een factuur vertelt de gebruiker of de factuur al dan niet is betaald. Briljant Account maakt eveneens gebruik van de afpuntingen bij het genereren van maningen: enkel de niet-afgepunte facturen worden aangemaand.
Afpunten Het afpunten van een factuur tegenover de betaling gebeurt automatisch bij het boeken van de betaling ten opzichte van die factuur. Van zodra het bedrag van de factuur en de betaling (of deelbetalingen + saldobetaling) aan elkaar gelijk zijn, worden ze tegenover elkaar afgepunt en krijgen alle daarmee samenhangende verrichtingen hetzelfde afpuntingsnummer. In een aantal gevallen gebeurt de afpunting niet automatisch, b.v. indien factuur en betaling niet aan elkaar gelijk zijn en u het verschil achteraf boekt als korting leverancier. U kunt dan achteraf de factuur en de overeenstemmende bedragen manueel tegenover elkaar afpunten. U kunt de boeking van een afgepunte factuur nog slechts in beperkte mate wijzigen. Het klant- of leveranciersnummer en het bedrag zijn niet meer wijzigbaar, de details van de boeking daarentegen wel (onder voorbehoud dat de periode niet is afgesloten of dat de BTW-aangifte niet definitief gemaakt is voor deze periode).
Ontpunten U kunt een afgepunte factuur en betaling manueel ontpunten, d.w.z. de afpuntingsnummers verwijderen. Stel dat u bij het boeken van een betaling een andere factuur met hetzelfde bedrag heeft gekozen. Strikt genomen hebt u geen boekhoudkundige fout gemaakt, immers Debet = Credit. Maar de afpunting is niet correct! En vermits de maningen gegenereerd worden op basis van de afpuntingen, zal ook de verkeerde factuur worden gemaand. In dergelijk geval kunt u manueel ontpunten en opnieuw afpunten. Voorbeeld: in dit schermvoorbeeld van een leverancier ziet u op lijn 1 en 2 dat factuur nr. 17 afgepunt is t.o.v. de betaling Fortis nr. 1 De overige lijnen betreffen een andere factuur, een onvolledige betaling van deze factuur en een diverse verrichting om het verschil te boeken als korting leverancier. Zie Manueel afpunten.
250
BRILJANT ACCOUNT
Alle verrichtingen zien Het tabblad Overzicht in de schermen Klanten, Leveranciers, Rekeningen toont bij het openen standaard de niet afgepunte verrichtingen. Indien u alle verrichtingen wil zien, dus ook de afgepunte, vink dan het veld Ook de afgepunte aan.
Sortering volgens afpuntingsnummer Bij het openen van het tabblad Overzicht is "Datum" de standaard sortering. Als u "Nr. Afpunting" als sortering kiest, zullen alle verrichtingen met hetzelfde afpuntingsnummer zijn gegroepeerd. Vooral als er veel verrichtingen zijn, vergemakkelijkt dit de opzoekingen.
251
Briljant Account
Manueel afpunten Menu Beheer, Klanten, Leveranciers of Boekhoudplan, tabblad Overzicht De werkwijze om manueel te ontpunten en af te punten is identiek voor aankoopfacturen, verkoopfacturen en rekeningen. U doet dit in het scherm Leveranciers, resp. Klanten of Rekeningen, telkens in het tabblad Overzicht. Voorbeeld: afpunten van een aankoopfactuur tegenover de betaling, waarbij een deel van de betaling via een diverse verrichting als korting leverancier is geboekt.
Werkwijze Kies menu Beheer, Leveranciers, tabblad Overzicht. Het scherm Leveranciers opent. 1.
Vink in het veld Af te punten de tegen elkaar af te punten bedragen aan. In het voorbeeld: de factuur, de betaling en de korting leveranciers.
2.
Controleer of de bedragen in de velden Geselecteerd debet en Credit beneden in het scherm aan elkaar gelijk zijn en klik op de knop Afpunten . In de kolommen Afgepunt en Nr. afpunting zullen de overeenstemmende lijnen worden aangevinkt.
Om manueel af te punten moeten de velden Afgepunt, Nr. afpunting en Af te punten met Beheer kolommen aan uw scherm zijn toegevoegd. Bewaar met Bewaar lay-out, sluit het scherm af en heropen het om het editeerbare veld Af te punten toegankelijk te maken.
252
BRILJANT ACCOUNT
Manueel ontpunten Menu Beheer, Klanten, Leveranciers of Boekhoudplan, tabblad Overzicht Ontpunten is het manueel verwijderen van de afpuntingsnummers. U kunt 1.
één afpuntingsnummer ontpunten
2.
een volledige klant, leverancier of rekening ontpunten.
Werkwijze om één afpunting te ontpunten Kies menu Beheer, Klanten, Leveranciers of Boekhoudplan, tabblad Overzicht. 1.
Klik in Ook de afgepunte om alle verrichtingen te tonen.
2.
Klik met de rechtermuisknop op de te ontpunten lijn en kies "Ontpunten nummer xx". Het afpuntingsnummer wordt bij alle verrichtingen met dit nummer verwijderd.
3.
U kunt nu manueel afpunten.
Werkwijze om een volledige klant, leverancier of rekening te ontpunten 1.
Klik in Ook de afgepunte om alle verrichtingen te tonen.
2.
Klik met de rechtermuisknop op een willekeurige lijn en kies "Klant/Leverancier/Rekening ontpunten". Alle afpuntingen worden verwijderd.
3.
U kunt nu manueel afpunten.
253
Briljant Account
Rekeningen per periode afpunten Menu Beheer, Boekhoudplan, tabblad Overzicht U kunt rekeningen manueel afpunten, maar ook per periode automatisch afpunten.
Werkwijze Kies menu Beheer, Boekhoudplan, tabblad Overzicht. Het scherm Rekeningen opent.
254
1.
Vul de gewenste rekening in.
2.
Klik op de tab Overzicht. Enkel de niet-afgepunte verrichtingen worden getoond.
3.
Vul Periode van ... tot in.
4.
Druk op F9 om alle verrichtingen aan te vinken als Af te punten (met CTRL+F9 maakt u deze selectie weer ongedaan).
5.
Klik op Afpunten om af te punten. Alle geselecteerde verrichtingen worden afgepunt, op voorwaarde dat het totaal credit gelijk is aan het totaal debet.
BRILJANT ACCOUNT
Automatisch afpunten Menu Extra, Automatisch afpunten Indien u eerst de betalingen boekt en pas daarna de factuur (b.v. een abonnementensysteem waarbij het betalingsbestand van de bank wordt ingelezen), dan kunt u Briljant Account achteraf de afpunting op bedragen automatisch laten uitvoeren.
Werkwijze Kies menu Extra, Automatisch afpunten. Het scherm Automatisch afpunten opent. 1.
Vink Klanten afpunten en/of Leveranciers afpunten aan.
2.
Klik op Start afpunten . Alle facturen worden tegenover de betalingen (of deelbetalingen + saldobetaling) afgepunt.
255
Briljant Account
Kleine betalingsverschillen afpunten Menu Beheer, Klanten, Leveranciers, tabblad Overzicht Om kleine betalingsverschillen af te punten, kunt u het programma zo instellen dat de diverse verrichting "Kortingen klanten" of "Kortingen leveranciers" tijdens het afpunten automatisch wordt voorgesteld.
Werkwijze Stap 1 Stel het maximum weg te boeken bedrag in als standaard of per gebruiker. Zie instellen maximum bedrag betalingsverschil.
Stap 2 Voer de normale manuele afpunting uit: 1.
Vink voor de af te punten verrichtingen het veld Af te punten aan en klik op Afpunten . Indien het verschil kleiner of gelijk is aan het ingestelde maximum, dan opent het venster Verschil wegboeken. Hierin is de diverse boeking voorgesteld die het verschil zal boeken op de rekening Kortingen klanten of leveranciers.
Als het betalingsverschil groter is dan het ingestelde maximum bedrag, dan meldt het programma "Debet en credit zijn niet gelijk" en kunt u niet afpunten. 2.
Klik op Boek om de boeking te accepteren en de afpunting uit te voeren.
Voorbeeld: factuur klant: € 121 - betaling klant: € 120,5 - instelling max. weg te boeken: € 1 Selecteer zowel de factuur als de betaling voor afpunting en klik op Afpunten . De diverse boeking om het verschil weg te boeken wordt voorgesteld.
U kunt meteen zien dat de nieuwe boekingslijn is toegevoegd.
Als het divers dagboek niet standaard wordt voorgesteld in het scherm Verschil wegboeken, dan kunt u dit aanpassen in de Standaard dagboeken, Dagboek betalingsverschillen.
256
BRILJANT ACCOUNT
Vaste activa De module Vaste activa
In de basisversie van Briljant Account worden de afschrijvingen periodiek of voor het afsluiten van het boekjaar geboekt in Diverse verrichtingen. De afschrijvingstabellen worden bijgehouden en afgedrukt via een rekenbladprogramma zoals MS Excel.
De module Vaste activa Met de uitbreidingsmodule Vaste activa krijgt de gebruiker een instrument ter beschikking om de afschrijvingen op een veel dynamischer manier te beheren. Met de module Vaste Activa kunt u: 1.
de afschrijvingen definiëren tijdens het boeken van een investeringsfactuur: de afschrijvingsrekening, de kostenrekening, de omschrijving, de afschrijvingsmethode en de investeringsaftrek;
2.
de fiscale en economische afschrijvingen laten berekenen;
3.
de afschrijvingen op ieder ogenblik berekenen (niet boeken!) en opnemen in het statistisch overzicht, de proef& saldibalans en de balanslijst;
4.
de afschrijvingen automatisch boeken;
5.
de afschrijvingstabel afdrukken vanuit Briljant Account.
Werkwijze Om met de module Vaste Activa van start te gaan zijn volgende stappen nodig. 1.
Het divers dagboek Afschrijvingen moet zijn aangemaakt.
2.
Dit dagboek moet als standaarddagboek afschrijvingen zijn ingesteld.
3.
Duidt in het boekhoudplan aan voor welke rekeningen er een investeringsfiche moet worden aangemaakt (zie b.v. "241010 Rollend materieel").
4.
Breng de reeds lopende investeringen in. Dit zijn de investeringen die zijn gebeurd vóór u met deze module begon te werken.
Nadat deze stappen zijn gezet, werkt het ingeven van de investeringen en het boeken van de afschrijvingen automatisch.
257
Briljant Account
De module Vaste activa
In de basisversie van Briljant Account worden de afschrijvingen periodiek of voor het afsluiten van het boekjaar geboekt in Diverse verrichtingen. De afschrijvingstabellen worden bijgehouden en afgedrukt via een rekenbladprogramma zoals MS Excel.
De module Vaste activa Met de uitbreidingsmodule Vaste activa krijgt de gebruiker een instrument ter beschikking om de afschrijvingen op een veel dynamischer manier te beheren. Met de module Vaste Activa kunt u: 1.
de afschrijvingen definiëren tijdens het boeken van een investeringsfactuur: de afschrijvingsrekening, de kostenrekening, de omschrijving, de afschrijvingsmethode en de investeringsaftrek;
2.
de fiscale en economische afschrijvingen laten berekenen;
3.
de afschrijvingen op ieder ogenblik berekenen (niet boeken!) en opnemen in het statistisch overzicht, de proef& saldibalans en de balanslijst;
4.
de afschrijvingen automatisch boeken;
5.
de afschrijvingstabel afdrukken vanuit Briljant Account.
Werkwijze Om met de module Vaste Activa van start te gaan zijn volgende stappen nodig. 1.
Het divers dagboek Afschrijvingen moet zijn aangemaakt.
2.
Dit dagboek moet als standaarddagboek afschrijvingen zijn ingesteld.
3.
Duidt in het boekhoudplan aan voor welke rekeningen er een investeringsfiche moet worden aangemaakt (zie b.v. "241010 Rollend materieel").
4.
Breng de reeds lopende investeringen in. Dit zijn de investeringen die zijn gebeurd vóór u met deze module begon te werken.
Nadat deze stappen zijn gezet, werkt het ingeven van de investeringen en het boeken van de afschrijvingen automatisch.
258
BRILJANT ACCOUNT
Het Dagboek Afschrijvingen creëren Menu Beheer, Dagboeken Controleer of het divers dagboek Afschrijvingen tijdens de installatie is aangemaakt.
Werkwijze Kies menu Beheer, Dagboeken. Het scherm Dagboeken opent. 1.
Vraag met F2 de selectielijst van de dagboeken op. Indien het divers dagboek Afschrijvingen bestaat, dan kunt u het venster Dagboeken sluiten.
2.
Indien het divers dagboek Afschrijvingen niet bestaat, maak dit dan aan met de volgende gegevens:
Code: AS
Soort:Divers
Benaming: Afschrijvingen
Vul het Boekjaar, het Volgend stuknummer "1" en de huidige Periode in.
3.
Bewaar met F5 en sluit het venster Dagboeken. Zie Dagboeken aanmaken voor volledige info over dagboeken.
4.
Controleer of het dagboek "AS Afschrijvingen" is ingesteld als standaarddagboek afschrijvingen en stel het zo nodig in.
259
Briljant Account
Investeringsrekeningen instellen Menu Beheer, Boekhoudplan De courante investeringsrekeningen zijn reeds voorzien in het boekhoudplan:
200100 Kosten oprichting & kapitaalsverhoging
221010 Industriële gebouwen
222010 Bebouwde terreinen
230000 Installaties en machines
240010 Bureelmeubilair
240020 Kantoormaterieel
241010 Rollend materieel
Op deze rekeningen is telkens het veld Investeringsfiche aangevinkt. Als u aankopen op een dergelijke rekening boekt, dan wordt het scherm Afschrijving ingave automatisch geopend. U kunt bijkomende rekeningen aanmaken, b.v. om de afschrijvingen rollend materieel uit te splitsen in vrachtwagens, bestelwagens en personenwagens. Let er op dat u in deze nieuwe rekeningen het veld Investeringsfiche aanvinkt.
260
BRILJANT ACCOUNT
De afschrijving voor lopende investeringen ingeven Menu Ingeven, Afschrijvingen Als u een boekhouding van een bestaande vennootschap in Briljant Account opstart, dan hebt u meestal reeds investeringsaankopen verricht zonder dat de afschrijvingen hiervoor zijn ingegeven. Deze lopende investeringen moeten worden ingebracht.
Werkwijze Kies menu Ingeven, Afschrijvingen. Het scherm Afschrijvingen opent. 1.
Geef in de hoofding de investerings- en afschrijvingsrekeningen en de omschrijving in.
2.
Vul in het tabblad Algemeen de leveranciersgegevens, de aankoopdatum, het aantal nog af te schrijven periodes in dit boekjaar, de factuurreferentie, de aanschafwaarde en de restwaarde in. Bewaar met F5.
3.
Vul in het tabblad Fiscaal de afschrijvingsmethode, het aantal jaren en de eventuele investeringsaftrek in. Druk op F5 om te bewaren. De afschrijving wordt onmiddellijk berekend en getoond. Stel met Beheer kolommen de gewenste gegevenskolommen in.
4.
Vul indien gewenst de economische afschrijving in op het tabblad Economisch.
261
Briljant Account
U kunt het scherm Afschrijvingen ook gebruiken om de afschrijvingsgegevens van een bepaalde investering op te zoeken en te controleren. Plaats daartoe de cursor in het veld Volgnummer en druk op F2 om de selectielijst van de afschrijvingen te openen.
262
BRILJANT ACCOUNT
De afschrijving ingeven tijdens het boeken Menu Ingeven, Aankoopfacturen Telkens u een aankoopfactuur boekt op een rekening waar het veld Investeringsfiche is aangevinkt, opent het scherm Afschrijving ingave. Hierin kunt u de afschrijving van deze investeringsaankoop gedetailleerd ingeven.
Werkwijze Kies menu Ingeven, Aankoopfacturen. Het scherm Aankoopfacturen opent. 1.
Boek de aankoopfactuur op de normale wijze. Voorbeeld: boek de factuur voor de aankoop van een bedrijfswagen op de rekening Rollend materieel (241 010). Vooraleer de boeking wordt bewaard, zal automatisch het scherm Afschrijving ingave openen.
2.
Vul de gegevens voor de afschrijving in.
Vul de afschrijvingsrekening, de kostenrekening en de omschrijving in. Vul ofwel het resterende aantal maanden voor het eerste boekjaar in of druk op de knop Bereken om het resterend aantal dagen van het boekjaar te laten berekenen, vertrekkend vanaf de factuurdatum. Kies de aangewezen afschrijvingsmethode, het aantal afschrijvingsjaren en de eventuele investeringsaftrek in. U kunt facultatief ook een economische afschrijving bepalen. Dit is een extra-comptabel gegeven, bruikbaar voor kostprijsberekening.
3.
Bewaar met F5 om terug te keren naar het ingavescherm.
Als u een boeking heropent, dan kunt u met de F10-toets het scherm Afschrijving ingave heropenen vanaf de boekingslijn van de investering. Merk op dat de afschrijving een volgnummer heeft gekregen en dat de tabbladen Fiscaal en Economisch zijn toegevoegd.
263
Briljant Account
Het tabblad Fiscaal toont de fiscale afschrijving.
Het tabblad Economisch toont de economische afschrijving.
264
BRILJANT ACCOUNT
Investeringsaftrek ingeven Menu Ingeven, Aankoopfacturen U kunt tijdens het boeken van een investeringsfactuur ook de eventuele investeringsaftrek ingeven. Deze investeringsaftrek moet vooraf worden ingesteld.
Werkwijze instellen investeringsaftrek Kies menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad % Inv. aftrek. Vul de gegevens voor de investeringsaftrek in en bewaar met F5.
Werkwijze investering boeken met investeringsaftrek Zie Afschrijvingen ingeven tijdens het boeken.
265
Briljant Account
De afschrijvingen berekenen en tonen Menu Overzicht, Statistisch overzicht en menu Lijsten, Proef- en saldibalans en Balanslijst Zowel in het Statistisch overzicht als in de Proef- en Saldibalans en de Balanslijst kunt u de afschrijvingen laten berekenen en tonen. Vink daartoe het veld Afschrijvingen opnemen in de desbetreffende schermen aan. Er gebeurt geen boekhoudkundige verwerking: de afschrijvingen worden niet geboekt, enkel berekend en getoond.
Gebruik deze methode om de afschrijvingen te berekenen en te tonen niet als de afschrijvingen over de gevraagde periodes reeds zijn geboekt. Dit zou immers tot gevolg hebben dat de afschrijvingen tweemaal opgenomen worden in de getoonde resultaten.
266
BRILJANT ACCOUNT
De afschrijvingen automatisch boeken Menu Extra, Afsluiten boekjaar, Afschrijvingen boeken De afschrijvingen worden meestal net vóór de jaarafsluiting geboekt. U voert deze automatische verwerking als volgt uit.
Werkwijze Kies menu Extra, Afsluiten boekjaar, Afschrijvingen boeken. Het scherm Boek afschrijvingen opent. 1.
Vul de velden Tot periode en Datum boeking in. Het standaard afschrijvingsdagboek wordt automatisch voorgesteld.
2.
Klik op Boek afschrijvingen om de boeking uit te voeren.
U kunt na deze bewerking de diverse verrichting openen en consulteren in het menu Ingeven, Diverse verrichtingen.
Afschrijvingen kunnen op ieder gewenst ogenblik worden geboekt, b.v. op het einde van iedere maand, periode, kwartaal of trimester.
267
Briljant Account
De verkoop van investeringsgoederen Investeringsgoederen kunnen worden verkocht
vóór ze volledig zijn afgeschreven
nadat ze volledig zijn afgeschreven.
In beide gevallen kunt u de afschrijving openen via het menu Ingeven, Afschrijvingen en de velden Verkoopdatum, Boekjaar van de verkoop en Verkoopwaarde invullen. Vink bij het afdrukken van de afschrijvingstabel het veld Verkopen aan om het overzicht te krijgen van deze verkopen, hun huidige boekwaarde en het winst/verlies bedrag.
268
BRILJANT ACCOUNT
De afschrijvingstabel afdrukken Menu Lijsten, Afschrijvingstabel De afschrijvingstabel toont alle investeringsaankopen en de toestand van hun afschrijving, restwaarde, enz.
Werkwijze Kies menu Lijsten, Afschrijvingstabel. Het scherm Afschrijvingstabel opent. 1.
Vul het boekjaar en eventueel het gedeelte van het jaar in.
2.
Vul eventueel de Van... Tot... velden in om een selectie te maken op rubriek, leverancier of aankoopdatum.
3.
Vink bij Afschrijvingen aan welke vorm van afschrijvingstabel u wenst.
4.
Klik op de knop Print
of Afdrukvoorbeeld
om de tabel af te drukken of te tonen.
Afschrijvingslijst via lay-out afdrukken Om de afschrijvingstabel in een andere dan de instelbare vormen af te drukken, kan een specifieke lay-out worden aangemaakt. Raadpleeg hiervoor uw Helpdesk.
Bij het verwijderen van een aankoopfactuur met afschrijvingen, wordt de afschrijvingstabel ook aangepast, op voorwaarde dat de afschrijving nog niet is geboekt. Als de afschrijving reeds is geboekt, dan wordt dit gemeld.
269
Briljant Account
Domiciliëring Betalingen domiciliëren Menu Ingeven, Domiciliëring Briljant Account maakt een bestand aan met de domiciliëringsopdrachten. Na overhandiging van dit bestand aan de bank, zal de bank deze klantbetalingen naar uw rekening uitvoeren. Na betaling worden de financiële verrichtingen manueel afgepunt of vanaf het retourbestand ingelezen via de OGM-nummers.
Instellingen Vooraleer met domiciliëren te kunnen werken dient u volgende instellingen te doen: Dagboeken: duidt aan dat u bij deze bank met domiciliëring werkt. Geef tevens de te gebruiken bestandsnaam in. Klanten: duidt in het scherm Klanten per klant aan of de facturen worden gedomicilieerd en vul zijn domiciliëringsrekening in. Deze rekening is verplicht in te vullen.
Werkwijze Kies menu Ingeven, Domiciliëring. Het venster Domiciliëring opent. 1.
Vul het veld Fin. Dagboek in.
2.
Klik met de rechter muisknop op een lijn en kies Zoek factuur in het afrolmenu. De selectielijst met alle facturen van alle domiciliëringsklanten opent.
3.
Dubbelklik op de gewenste factuurlijn. De factuur wordt ingevuld op de lijst van te domiciliëren facturen.
4.
Herhaal deze actie met de toetst F8 om de volgende facturen te selecteren.
5.
Klik op de knop Bestand maken om het bestand te genereren. Dit bestand bezorgt u ter uitvoering aan de bank.
De mededeling bevat bij een domiciliëring de omschrijving van de factuur. Indien de omschrijving leeg is worden Betreftboek en Betreft factnr. in de mededeling ingevuld.
270
BRILJANT ACCOUNT
De gedomicilieerde betalingen afpunten Menu Ingeven, Financiële verrichtingen De betaling wordt op de gebruikelijke manier manueel afgepunt ofwel automatisch via de functie Inlezen OGM (onder de rechtermuisknop in het scherm Ingeven financiële verrichtingen). Hierdoor wordt het retourbestand van de bank ingelezen en de betalingen automatisch afgepunt.
271
Briljant Account
BTW-aangifte De BTW-aangifte berekenen en afdrukken Menu Lijsten, BTW-aangifte, tabblad Info Nadat alle aan- en verkoopfacturen in een bepaalde BTW-periode zijn geboekt, drukt u de BTW-aangifte af. De aangifte is reeds voorzien van uw BTW-registratiegegevens en - op uw handtekening na - verzendklaar.
Het kleven van het identificatie-etiket is enkel nodig indien het adres van de administratieve zetel (zoals ingegeven in de algemene instellingen) niet hetzelfde is als het adres van de maatschappelijke zetel. U kunt op ieder ogenblik een berekening van de BTW-aangifte uitvoeren. Dit heeft geen invloed op de boekhouding. De BTW-periode wordt pas afgesloten als u de BTW-aangifte markeert als definitief. U kunt dan in die periode geen facturen meer wijzigen of nieuwe facturen boeken.
Kwartaalopgave intracommunautaire leveringen Bij het afdrukken van de BTW-aangifte wordt een schermmelding gegeven als de Lijst intracommunautaire leveringen eveneens moet worden ingediend.
Werkwijze Kies menu Lijsten, BTW-aangifte. Het scherm BTW-aangifte opent. 1.
Vul het Aangiftejaar en het volgnummer van de BTW-periode in. De velden Van/tot periode worden automatisch ingevuld. Dit is de boekhoudperiode, die eveneens kan ingesteld zijn op Maand, Kwartaal of Jaar.
BTW- en boekhoudperiode In een dossier met kwartaalaangifte en boekhoudperiode op Maand slaat BTW-periode 3 dus op juli, augustus en september, op voorwaarde dat het boekjaar begint in januari. Als het boekjaar start in juli, dan slaat BTW-periode 3 op januari, februari en maart van het volgende kalenderjaar! 2.
Vink - indien nodig - de velden aan om identificatie-etiketten en/of betaal-formulieren te bestellen of aanvraag terugbetaling.
3.
Vink - indien van toepassing - December voorschot (1-20) exact berekend aan om Vak 91 in te vullen.
4.
Vul de velden Datum, Telefoon, Naam en Hoedanigheid in.
5.
Stel de taal in het veld Afdruktaal in en bewaar met F5. Hierdoor zullen de velden van de vaste gegevens en de afdruktaal bij de volgende BTW-aangiften reeds zijn ingevuld. De datum wordt automatisch geactualiseerd.
Als de afdruktaal niét is ingevuld, dan wordt de BTW-aangifte afgedrukt in het Nederlands.
272
6.
Klik op de knop Bereken . De BTW-aangifte wordt berekend en de datum van de berekening verschijnt in het veld Laatst berekend op.
7.
Klik op de knop Print om af te drukken of Afdrukvoorbeeld om de aangifte op het scherm te bekijken. De eindafrekening van de BTW-aangifte wordt automatisch als pagina 2 afgedrukt en is enkel bestemd voor intern gebruik.
BRILJANT ACCOUNT
8.
Klik op de knop Maak definitief als u deze BTW-aangifte indient. U kunt in deze BTW-periode geen aan- en verkoopfacturen meer wijzigen of boeken.
U kunt de berekende BTW-vakken ook bekijken op het tabblad Vakken. Indien het resultaat in één van de BTW-vakken een negatief getal oplevert, dan wordt dit ingevuld op het tabblad Overdracht. Bij de volgende BTW-aangifte worden deze overgedragen bedragen automatisch verwerkt.
Voor boekhoudkantoren Klik op de knop Brief voor de klant om een verzendklare brief aan uw klant af te drukken. Deze brief bevat alle gegevens om de betaling van de verschuldigde BTW uit te voeren.
U kunt alle berekende BTW-aangiften opvragen en afdrukken. Vraag met F2 de selectielijst van de BTW-aangiften op en dubbelklik op de gewenste aangifte om ze te openen.
Testaangifte Start een nieuwe berekening van de BTW-aangifte en vul als periode een cijfer in dat hoger is dan het aantal BTWperiodes van het dossier (b.v. 13). Deze aangifte heet Testaangifte. U kunt nu de boekhoudperiodes vrij invullen, b.v. periodes 1 t/12. De BTW-aangifte wordt getotaliseerd voor deze periodes. De afdruk wordt eveneens duidelijk gemarkeerd als Niet te verzenden testaangifte. U kunt deze BTW-berekening met de F6-toets verwijderen.
273
Briljant Account
Elektronische aangifte EDIVAT De BTW-aangifte EDIVAT U kunt in Briljant Account de elektronische aangifte opstellen en ze daarna via ISABEL (of via een ander X-400 beveiligd netwerk) naar de administratie verzenden.
Voor het indienen van de elektronische BTW-aangifte heeft het Ministerie van Financiën een procedure uitgewerkt die de nodige bedrijfszekerheid en veiligheid biedt. De aangifte wordt niet gewoon gemaild, net zoals u ze zou afdrukken of faxen. In werkelijkheid wordt een geëncrypteerd bestand aangemaakt, voorzien van een digitale handtekening. Dit bestand wordt vervolgens via een beveiligde verbinding doorgestuurd aan de administratie.
Testperiode Het Ministerie van Financiën voorziet een testperiode van maximaal drie maanden waarin u gelijktijdig uw papieren aangifte en uw elektronische aangifte indient. De gegevens van beide aangiften worden vergeleken en gecontroleerd op eventuele afwijkingen. Pas na een positieve evaluatie krijgt u toegang tot de operationele fase van EDIVAT.
Belangrijke info Klik hier om de FAQ BTW aangifte (EDIVAT) op de website van het Ministerie van Financiën te raadplegen (klik onder ediensten op EDIVAT). U vindt er alle details over de werking en de testperiode.
Testperiode aanvragen U kunt een testperiode aanvragen volgens de instructies zoals ze in de hoger vermelde FAQ zijn vermeld. Eenvoudiger is nog op deze link Aanvraag testperiode te klikken om uw aanvraag via e-mail te verzenden. U hoeft zelf niets in te vullen. Lees er in ieder geval toch even de FAQ op na!
Werkwijze De BTW-aangifte EDIVAT indienen vergt 3 eenvoudige stappen: 1.
Export van de gegevens van de BTW-aangifte vanuit Account.
2.
Import van deze gegevens in het hulpprogramma EDIVAT en omzetting naar het EDIFACT-RDRMES formaat.
3.
Indienen van dit RDRMES-bestand via ISABEL (of via een ander X-400 netwerk).
Vooraleer te beginnen dient u in Briljant Account de volgende instelling uit te voeren: menu Instellingen, Account, tabblad Algemeen. Geef in het veld Directory voor bestanden EDIVAT de locatie aan waar de bestanden worden opgeslagen (enkel de schijf- en mapnaam - de bestandsnaam wordt automatisch toegekend tijdens het exporteren).
Installatie van het hulpprogramma EDIVAT 1. Uw initiële Briljant installatieversie is gelijk aan of hoger dan Build 306: indien EDIVAT niet samen met de installatie van Briljant werd geïnstalleerd, contacteer dan uw Helpdesk. 2. Uw initiële Briljant installatieversie is lager dan Build 306: contacteer uw helpdesk.
274
BRILJANT ACCOUNT
De BTW-aangifte EDIVAT U kunt in Briljant Account de elektronische aangifte opstellen en ze daarna via ISABEL (of via een ander X-400 beveiligd netwerk) naar de administratie verzenden.
Voor het indienen van de elektronische BTW-aangifte heeft het Ministerie van Financiën een procedure uitgewerkt die de nodige bedrijfszekerheid en veiligheid biedt. De aangifte wordt niet gewoon gemaild, net zoals u ze zou afdrukken of faxen. In werkelijkheid wordt een geëncrypteerd bestand aangemaakt, voorzien van een digitale handtekening. Dit bestand wordt vervolgens via een beveiligde verbinding doorgestuurd aan de administratie.
Testperiode Het Ministerie van Financiën voorziet een testperiode van maximaal drie maanden waarin u gelijktijdig uw papieren aangifte en uw elektronische aangifte indient. De gegevens van beide aangiften worden vergeleken en gecontroleerd op eventuele afwijkingen. Pas na een positieve evaluatie krijgt u toegang tot de operationele fase van EDIVAT.
Belangrijke info Klik hier om de FAQ BTW aangifte (EDIVAT) op de website van het Ministerie van Financiën te raadplegen (klik onder ediensten op EDIVAT). U vindt er alle details over de werking en de testperiode.
Testperiode aanvragen U kunt een testperiode aanvragen volgens de instructies zoals ze in de hoger vermelde FAQ zijn vermeld. Eenvoudiger is nog op deze link Aanvraag testperiode te klikken om uw aanvraag via e-mail te verzenden. U hoeft zelf niets in te vullen. Lees er in ieder geval toch even de FAQ op na!
Werkwijze De BTW-aangifte EDIVAT indienen vergt 3 eenvoudige stappen: 1.
Export van de gegevens van de BTW-aangifte vanuit Account.
2.
Import van deze gegevens in het hulpprogramma EDIVAT en omzetting naar het EDIFACT-RDRMES formaat.
3.
Indienen van dit RDRMES-bestand via ISABEL (of via een ander X-400 netwerk).
Vooraleer te beginnen dient u in Briljant Account de volgende instelling uit te voeren: menu Instellingen, Account, tabblad Algemeen. Geef in het veld Directory voor bestanden EDIVAT de locatie aan waar de bestanden worden opgeslagen (enkel de schijf- en mapnaam - de bestandsnaam wordt automatisch toegekend tijdens het exporteren).
Installatie van het hulpprogramma EDIVAT 1. Uw initiële Briljant installatieversie is gelijk aan of hoger dan Build 306: indien EDIVAT niet samen met de installatie van Briljant werd geïnstalleerd, contacteer dan uw Helpdesk. 2. Uw initiële Briljant installatieversie is lager dan Build 306: contacteer uw helpdesk.
275
Briljant Account
Stap 1: exporteer de BTW-aangifte Menu Lijsten, BTW-aangifte 1.
Stel de BTW-aangifte op de normale wijze op zoals beschreven op BTW-aangifte berekenen en afdrukken (stap 1 t/m 9).
2.
Druk 2 exemplaren van de aangifte af (één voor uw dossier, het tweede dient u tijdens de testperiode ook daadwerkelijk in).
3.
Klik op de knop Aanmaak EDIVAT-data om de data van de BTW-aangifte te exporteren. Accepteer de voorgestelde bestandsnaam en locatie. De bestandsnaam heeft de volgende vorm: EDI[dossiercode]-[boekjaar]-[periode van aangifte].TXT (voorbeeld: EDI-demo-2004-2.txt)
Ga verder met Stap 2.
276
BRILJANT ACCOUNT
Stap 2: omzetting naar het EDIVAT-formaat De omzetting van de geëxporteerde BTW-aangifte wordt uitgevoerd door het hulpprogramma EDIVAT - Elektronische aangifte. 1.
Start het hulpprogramma EDIVAT op.
2.
Pas eerst (eenmalig) de instellingen aan in het menu Instellingen, tabblad Identificatie.
Voor Contactpersoon 1 t/m 3 geeft u de namen in van de gemandateerde personen.
Voor de Geregistreerde codes 1 t/m 3 vult u tijdens de testperiode 999999999 in (9x 9). In de definitieve fase geeft u hier de codes in die u van de BTW-administratie heeft ontvangen.
Vul tevens het telefoon- en faxnummer in waarop de administratie u kan bereiken.
Duidt in Contactpersoon nr aan wie van de drie als contactpersoon voor de administratie fungeert.
Kies menu Bestand, Importeren. Selecteer het in stap 1 aangemaakte tekstbestand en open het. Het scherm Overzicht aangiften opent. U ziet hier het overzicht van de dossiers met de bedragen van de aangiften. Er kunnen tot maximaal 999 dossiers gelijktijdig worden verwerkt.
277
Briljant Account
4.
Kies menu Bestand, Opslaan als - Edifact RDRMES. Kies de locatie waar u het bestand wenst op te slaan. Alle aangiften die in het bovenstaande scherm zijn vermeld, worden in één en hetzelfde bestand bewaard.
5.
Het scherm Dialoog verzenden wordt geopend en automatisch ingevuld. Het veld Zendnummer zal telkens met 1 verhogen. Maak het bestand aan door op OK te klikken. De inhoud van dit bestand wordt getoond. Sluit dit af met OK.
Ga verder met Stap 3.
278
BRILJANT ACCOUNT
Stap3: verzending van de elektronische aangifte De verzending van de elektronische aangifte gebeurt vanuit het programma ISABEL (of via een ander X-400 beveiligd netwerk). 1.
Start het programma ISABEL.
2.
Voer de procedure uit om de EDIVAT BTW-aangifte in te dienen (zie handleiding ISABEL-programma).
Voorwaarden die EDIVAT aan uw ISABEL-abonnement stelt Klik met de rechter muisknop op de link Isabel: elektronische BTW-aangifte via ISABEL. Kies Doel opslaan als... om het gelijknamige PDF-document van de ISABEL-website te downloaden.
Belangrijk Indien u de aangifte elektronisch doorstuurt via Isabel moet u in ieder geval letten op het volgende. - In het veld Onderwerp moet het volgende staan: VATDECLARATION. Als u een ander onderwerp opgeeft, zal uw aangifte worden geweigerd. - Bovenaan in de knoppenbalk moeten volgende knoppen gedeactiveerd worden: Handtekening nodig, Comprimeren en Encrypteren. Indien één van deze knoppen is geactiveerd, dan zal het ingevulde onderwerp veranderen in ISAPO waardoor de aangifte wordt geweigerd.
Het controlebestand van de BTW-Administratie lezen 1.
Start het hulpprogramma EDIVAT.
2.
Kies Bestand, Openen, Edifact-Control-Aperak. Dit scherm toont of het uw doorgestuurde Edifact-bestand in orde was. Eventuele problemen worden hier vermeld.
279
Briljant Account
Elektronische aangifte INTERVAT De btw-aangifte INTERVAT U kunt in Account uw btw-aangifte(s) aanmaken en indienen via de INTERVAT-toepassing van het Ministerie van Financiën.
Instellingen Menu Instellingen, Account, tabblad Algemeen.
Directory voor bestanden INTERVAT: geef de locatie in waar de bestanden worden opgeslagen (enkel de schijf- en mapnaam - de bestandsnaam wordt automatisch toegekend tijdens het exporteren). Als de map nog niet bestaat, dan wordt ze automatisch aangemaakt als u de INTERVAT-functie de eerste maal gebruikt.
Werkwijze
Enkelvoudige btw-aangifte: als u slechts één aangifte wenst in te dienen.
Meervoudige btw-aangifte: als u gelijktijdig btw-aangiftes uit meerdere dossiers wilt indienen.
Beveiligingsprocedure Voor de ondertekening en de verzending is het noodzakelijk dat u een Digitaal gekwalificeerd certificaat klasse 3 op uw pc heeft geïnstalleerd. Deze certificaten worden uitgereikt door Global Sign en ISABEL. Op hun websites wordt in detail beschreven welke procedure u moet volgen om een digitaal certificaat aan te vragen.
280
BRILJANT ACCOUNT
Een enkelvoudige btw-aangifte indienen via INTERVAT Menu Lijsten, Btw-aangifte
Met een enkelvoudige btw-aangifte wordt bedoeld: één btw-aangifte uit één dossier.
Werkwijze De elektronische btw-aangifte opmaken en verzenden is vrij eenvoudig en verloopt in de volgende stappen: 1.
bereken de btw-aangifte op de gebruikelijke wijze;
2.
druk de btw-aangifte af ter controle en voor uw archief;
3.
maak het XML-bestand aan met de knop INTERVAT <SHIFT+F11>;
4.
verzend het bestand via de webpagina INTERVAT;
281
Briljant Account
Een meervoudige btw-aangifte indienen via INTERVAT Menu Lijsten, Btw-aangifte
Met een meervoudige btw-aangifte wordt bedoeld: een verzameling btw-aangiftes uit meerdere dossiers.
Werkwijze Het indienen van een meervoudige btw-aangifte verloopt in drie stappen:
Stap 1 Bereken de btw-aangiftes in ieder dossier en druk ze op de gebruikelijke wijze af ter controle en voor uw archief.
Stap 2 Voeg de aangifte toe aan het verzamelbestand. Dit kan op twee manieren:
in het scherm waarin u de btw-aangifte heeft berekend. Druk in het vak Aangifte naar verzamelbestand op de knop INTERVAT <SHIFT+F12>. op het niveau Beheer in het scherm *BTW-aangifte via INTERVAT (menu Verwerking, BTW-aangifte via INTERVAT).
Stap 3 Verzend het verzamelbestand via de webpagina INTERVAT.
*Gebruik van het scherm BTW-aangifte via INTERVAT. In dit scherm voegt u btw-aangiftes toe aan het verzamelbestand, voert u de nodige controles uit op hun status en keurt u dit verzamelbestand goed voor verzending. 1.
Ga naar het niveau Beheer, menu Verwerking, BTW-aangifte via INTERVAT. Het scherm BTW-aangifte via INTERVAT opent.
2.
Vul de velden Aangiftejaar en Maand in.
3.
Druk op F5 om te bewaren. De aangiftes die u bij het aanmaken in het individuele dossier reeds heeft toegevoegd aan het verzamelbestand, verschijnen automatisch op de detaillijnen.
4.
Voeg de overige aangiftes manueel toe op de detaillijnen (F3 voor de zoeklijst).
5.
De status van alle aangiftes moet OK (Aangifte voldoet) zijn, vooraleer u het verzamelbestand kunt aanmaken. Voer daarom de nodige controles uit en pas de aangiftes aan die niet OK zijn.
Vul de voorwaarden in waaraan de aangiftes moeten voldoen.
Druk op de knop Controleer aangiftes .
Doe de nodige aanpassingen aan de aangiftes die Niet OK zijn.
282
Nadat alle aangiftes zijn aangepast, voert u de controle opnieuw uit. Als alle aangifges de status OK hebben, dan kunt u verder gaan met de verwerking.
BRILJANT ACCOUNT
6.
Vul de gegevens van de aangever in.
7.
U kunt nu
ofwel het INTERVAT-bestand aanmaken met de knop Maak INTERVAT-bestand . Zolang u niet op de knop Verzamelaangifte afgewerkt heeft gedrukt, kunt u nog aangiftes toevoegen of verwijderen en het verzamelbestand opnieuw aanmaken (lees: overschrijven); ofwel deze verzameling aangiftes als afgewerkt markeren met de knop Verzamelaangifte afgewerkt . Om het verzamelbestand naderhand aan te maken, heropent u dit scherm met het gewenste aangiftejaar en -maand en drukt u op de knop Maak INTERVAT-bestand . U kunt aan de lijst van de opgenomen aangiftes echter geen wijzigingen meer aanbrengen.
283
Briljant Account
Herzieningen aanbrengen in de BTW-aangifte Menu Lijsten, BTW-aangifte, tabblad Correcties U weet dat de boekhouding één of meerdere foutieve boekingen bevat, maar u bent niet in staat deze boekingen te corrigeren voor de BTW-aangifte moet worden verstuurd. Corrigeer de BTW-aangifte zodat ze toch tijdig kan worden ingediend.
Werkwijze Kies menu Lijsten, BTW-aangifte, tabblad Correcties. 1.
Vul het veld Vak in en de correctiebedragen met + of -.
2.
Klik op de knop Bereken en druk vervolgens de aangifte af. U kunt deze aangifte indienen.
Deze bedragen worden enkel verwerkt in de afdruk van de aangifte, niét in de bedragen op het tabblad Vakken. U mag deze aangifte dus niet op Definitief zetten vooraleer u het volgende heeft uitgevoerd:
284
1.
een grondige controle van de aangifte en de boekingen;
2.
correctie van de foutieve boekingen;
3.
herberekening van de BTW-aangifte van deze periode.
BRILJANT ACCOUNT
Controlelijst BTW-aangifte Menu Extra, Controle BTW-aangifte Deze controle geeft u de mogelijkheid om van iedere BTW-aangifte (of reeks aangiften) per BTW-vak van de aangifte (of per reeks BTW-vakken), de samenstelling op te vragen. Dit is een zeer handig hulpmiddel bij een controle door de BTWdiensten.
Werkwijze 1.
Kies menu Extra, Controle BTW-aangifte. Het scherm BTW-controlelijst opent.
2.
Vul de periode Van ... Tot in.
3.
Vul de selectie van de BTW-vakken in.
4.
Kies het gewenste dagboek of combinatie van dagboeken.
5.
Klik op de knop Print
of Afdrukvoorbeeld
.
Druk in de velden BTW-vakken op F3 om de selectielijst van de BTW-vakken te openen.
285
Briljant Account
De BTW-listing Menu Lijsten, BTW-listing De jaarlijkse BTW-listing kan worden ingediend als afgedrukte lijst of als bestand op een diskette. Boekhoudkantoren kunnen BTW-listing voor meerdere dossiers tegelijkertijd op een diskette laten schrijven.
Dubbele BTW-nummers De omzet van klanten met hetzelfde BTW-nummer wordt samengeteld op de BTW-listing.
Werkwijze lijstafdruk Kies menu Lijsten, BTW-listing. Het scherm BTW-listing opent. 1.
Vul de velden Kalenderjaar, Minimum omzet en Taal in.
2.
Bewaar met F5 en klik op de knop Print
om de lijst af te drukken.
Werkwijze bestand op diskette 1.
Vul dezelfde gegevens in als voor lijstafdruk.
2.
Vul de gegevens over de contactpersoon in.
3.
Geef een pad en bestandsnaam in, b.v. A:\[FIRMA].TXT (max. 8 karakters).
4.
Indien u ook een lijstafdruk wenst, vink dan Print controlelijst aan.
5.
Klik op de knop Aanmaak diskette . De lijst wordt als bestand opgeslagen. De begeleidingsnota wordt afgedrukt in drie exemplaren.
Het ingavescherm voorziet eveneens een vak om de gegevens in te vullen die betrekking hebben op kleine ondernemingen met vrijstelling van belasting en landbouwondernemers in art. 6 van het K.B. nr. 50.
286
BRILJANT ACCOUNT
BTW-listings voor meerdere dossiers op een diskette schrijven Ga naar Dossierbeheer en kies menu Verwerking, BTW-listing op diskette. De ingavevelden zijn zelf-verklarend. Met de knop Maak Definitief blokkeert u de mogelijkheid om nog dossiers aan dit scherm toe te voegen. Dit heeft geen gevolgen op dossierniveau.
287
Briljant Account
De BTW-omzetvergelijking Menu Lijsten, BTW-omzetvergelijking Deze lijst vergelijkt de omzet aan de hand van het totaal van de facturen en creditnota’s met de totalen op de BTWaangiften van een volledig boekjaar. De subtotalen zijn per BTW-periode. U kunt eveneens opteren om de Verschillenlijst af te drukken. Deze lijst probeert voor ieder stuknummer een verklaring te geven op de verschillen (de BTW op de verkopen wordt vergeleken met het totaal van de 70-rekeningen).
Werkwijze Kies menu Lijsten, BTW-omzetvergelijking. Het scherm BTW-omzetvergelijking opent.
288
1.
Vul het gewenste boekjaar in.
2.
Duidt aan of u de Omzetvergelijking en/of de lijst Detail verschillen wenst af te drukken.
3.
Klik op de knop Print
of Afdrukvoorbeeld
.
BRILJANT ACCOUNT
Ereloonfiches Ereloonfiches invullen en afdrukken Menu Lijsten, Ereloonfiches Overzicht Ereloonfiches worden opgemaakt voor leveranciers van bepaalde prestaties: 1.
erelonen van advocaten, notarissen, accountants, bedrijfsrevisoren;
2.
aangerekende commissies, makelaarslonen en handelsristorno's;
3.
voordelen van alle aard, b.v. reizen en relatiegeschenken van boven een bepaald bedrag;
4.
kosten gemaakt voor rekening van de verkrijger.
Fiche 281.50 is de individuele ereloonfiche, bestemd voor de ontvanger. Fiche 325.50 is de verzamelfiche die tot uw boekhouding hoort. Het registreren en verwerken van de gegevens voor de ereloonfiches gebeurt automatisch en gaat als volgt: 1.
stel voor de hiervoor in aanmerking komende rekeningen in dat er een ereloonfiche wordt bijgehouden;
2.
tijdens het boeken van de factuur op dergelijke rekening opent het scherm Ereloon ingeven voor verder specificatie van de gegevens;
3.
u kunt de ereloonfiches 281.50 en 325.50 afdrukken.
289
Briljant Account
Ereloonfiches: basisgegevens instellen Menu Beheer, Boekhoudplan Er zijn twee instellingen uit te voeren om het verwerken van ereloonfiches te automatiseren: 1.
op niveau van de grootboekrekening;
2.
op niveau van de leverancier.
Werkwijze aanpassen grootboekrekening Kies menu Beheer, Boekhoudplan. Het scherm Rekeningen opent. 1.
Open de gewenste rekening, b.v. Erelonen advocaten.
2.
Vink het veld Ereloonfiche aan. Bewaar met F5.
Werkwijze aanpassen leveranciersgegevens Kies menu Beheer, Leveranciers. Het scherm Leveranciers opent.
290
1.
Open de gewenste leverancier.
2.
Vul op het tabblad Algemeen het veld Beroep in, b.v. "Advocaat". Bewaar met F5.
BRILJANT ACCOUNT
De factuur met ereloon boeken Menu Ingeven, Aankoopfacturen Tijdens het boeken op een rekening die ingesteld is op "Ereloonfiche" opent het scherm Ereloon ingeven automatisch. Vul de gegevens verder in.
Werkwijze Tijdens het boeken opent het scherm Ereloon ingeven.
Vul de omschrijving in en selecteer de aard van het ereloon: 1.
commissies; makelaarslonen; handelsristorno's
2.
erelonen
3.
voordelen van alle aard
4.
kosten gemaakt voor rekening van de verkrijger.
Bewaar met F5 en sla de boeking op.
291
Briljant Account
De ereloonfiches afdrukken Menu Lijsten, Ereloon-fiche Fiche 281.50 is de individuele ereloonfiche, bestemd voor de ontvanger. Fiche 325.50 is de verzamelfiche die tot uw boekhouding hoort.
Werkwijze Kies Menu Lijsten, Ereloon-fiche. Het scherm Print ereloon-fiches opent.
Vul de gegevens in en klik op de knop Print
of Afdrukvoorbeeld
.
Vraag voor de verschillende fiches met F3 de beschikbare lay-outs op en selecteer de gewenste lay-out.
292
BRILJANT ACCOUNT
Lijsten afdrukken Dagboeken afdrukken Menu Lijsten, Dagboeken Het afdrukken van dagboeken gebeurt op intuïtieve wijze. In de meeste gevallen volstaat het om een aantal keuzes aan te vinken en de lijst af te drukken.
De beginnende gebruiker controleert zijn geselecteerde dagboeklijst best eerst even op het afdrukvoorbeeld vooraleer af te drukken. Vaak volstaat het schermvoorbeeld zelfs als u slechts één of enkele gegevens opzoekt.
Werkwijze Kies menu Lijsten, Dagboeken. Het scherm Dagboeken afdrukken opent. 1.
Vul het gewenste boekjaar en de periodes in. U kunt eventueel ook een naam of een titel bovenaan op de lijst laten afdrukken.
2.
Vink de af te drukken dagboeken aan en specificeer eventueel het individuele dagboek en/of een reeks documentnummers.
3.
Vink aan of u het centralisatiedagboek per rekening en/of per dagboek wilt.
4.
Kies voor facturen en/of creditnota's.
5.
Vink eventueel algemene opties aan (weergave van alternatief rekeningnummer, tweede valuta, witruimte tussen de verrichtingen, ...)
6.
Druk de lijst af met de knop Print De lijsten waar de knop Fax
of toon hem op het scherm met de knop Afdrukvoorbeeld
.
geactiveerd is, kunt u rechtstreeks via de modem faxen.
Merk op dat u in de lijst op het einde van het deel Totaal dagboek het overzicht krijgt van de inhoud van de vakken op de BTW-aangifte. Deze weergegeven bedragen zijn uiteraard gerelateerd aan de opgevraagde periodes.
Afdrukoptie Definitief dagboek Per dagboek wordt de periode en het paginanummer bijgehouden, zodat er een doorlopende nummering afgedrukt wordt voor het dagboek. Elke periode kan maar 1x op het definitief dagboek worden afgedrukt.
293
Briljant Account
294
BRILJANT ACCOUNT
Grootboeken afdrukken Menu Lijsten, Grootboeken Het afdrukken van grootboeken gebeurt op dezelfde intuïtieve wijze als de dagboeken. In de meeste gevallen volstaat het om een aantal keuzes aan te vinken en de lijst af te drukken.
De beginnende gebruiker controleert zijn geselecteerde grootboeklijst best eerst even op het afdrukvoorbeeld vooraleer af te drukken. Vaak volstaat het schermvoorbeeld zelfs als u slechts één of enkele gegevens opzoekt.
Werkwijze Kies menu Lijsten, Grootboeken. Het scherm Grootboeken opent. 1.
Vul het gewenste boekjaar en de periodes in. U kant eventueel ook een naam of een titel bovenaan op de lijst laten afdrukken.
2.
Vink in het linker gedeelte van het scherm de af te drukken grootboeken aan en duid aan de rechterzijde een selectie aan van individuele dagboeken en eventueel een reeks documentnummers.
3.
Duid eventueel algemene opties en een sortering aan.
4.
Druk de lijst af met de knop Print De lijsten waar de knop Fax
of toon hem op het scherm met de knop Afdrukvoorbeeld
.
geactiveerd is, kunt u rechtstreeks via de modem faxen.
295
Briljant Account
De proef- & saldibalans Menu Lijsten, Proef- en saldibalans U kunt de proef- en saldibalans afdrukken op maat door op het tabblad Selectie selectiecriteria te kiezen en op het tabblad Lay-out de weer te geven kolommen in te stellen. U kunt ook twee periodes met elkaar vergelijken en dit zowel voor de reële cijfers als de budgetten. Zo is de proef- en saldibalans een krachtig en soepel te gebruiken werkinstrument.
U kunt het effect van de afschrijvingen en de fictieve boekingen visualiseren door twee dezelfde periodes in te stellen, maar enkel voor periode 1 het veld Afschrijvingen opnemen en/of Fictieve boekingen opnemen aan te vinken.
Werkwijze Kies menu Lijsten, Proef- en saldibalans. Het scherm Proef- & saldibalans opent. 1.
Vul op het tabblad Selectie het gewenste boekjaar en de periodes in. U kunt eventueel twee keer hetzelfde boekjaar met verschillende periodes of twee boekjaren met overeenkomstige of verschillende periodes instellen.
2.
Vink de instellingen aan voor het totaliseren en de afdrukstand.
3.
Beperk eventueel de weer te geven rekeningen door Van ... Tot in te vullen.
4.
Kies de sortering en vink aan of u volgens het hoofdrekeningstelsel dan wel volgens het alternatieve stelsel wil afdrukken.
5.
Stel in het tabblad Lay-out de weer te geven kolommen in met Beheer kolommen.
Let er op dat u voor de weergave van twee boekjaren dezelfde kolommen instelt voor beide boekjaren (b.v. Debetsaldo EUR en Debetsaldo 2 EUR).
6.
Druk de lijst af met de knop Print De lijsten waar de knop Fax
296
of toon hem op het scherm met de knop Afdrukvoorbeeld geactiveerd is, kunt u rechtstreeks via de modem faxen.
.
BRILJANT ACCOUNT
297
Briljant Account
De balans afdrukken Menu Lijsten, Balanslijst Bij het afdrukken van de balans (interne jaarrekening) kunt u één periode of twee periodes naast elkaar afdrukken.
U kunt het effect van de afschrijvingen en de fictieve boekingen visualiseren door twee dezelfde periodes in te stellen, maar enkel voor periode 1 het veld Afschrijvingen opnemen en/of Fictieve boekingen opnemen aan te vinken.
Werkwijze Kies menu Lijsten, Balanslijst. Het scherm Balans afdrukken opent. 1.
Vul het gewenste boekjaar en de periode in. U kunt eventueel twee keer hetzelfde boekjaar met verschillende periodes of twee boekjaren met overeenkomstige of verschillende periodes instellen.
2.
Vink de instelling aan voor afdrukstand (controleer de afdruk met Afdrukvoorbeeld).
3.
Vink aan of u volgens het hoofdrekeningstelsel dan wel volgens het alternatieve stelsel wil afdrukken.
4.
Beperk eventueel de weer te geven rekeningen door van ... tot in te vullen.
5.
De balans wordt afgedrukt via een document lay-out. Druk in de velden Indien 1 periode en/of Indien 2 periodes op F3 om de selectielijst met de beschikbare lay-outs te openen. Kies de gewenste lay-outs (de layouts mét en zonder rekeningnummers zijn standaard voorzien). Contacteer uw helpdesk voor speciale lay-outs.
6.
Druk de lijst af met de knop Print De lijsten waar de knop Fax
298
of toon hem op het scherm met de knop Afdrukvoorbeeld geactiveerd is, kunt u rechtstreeks via de modem faxen.
.
BRILJANT ACCOUNT
De kwartaalopgave intracommunautaire leveringen Menu Lijsten, Kwartaalopgave intracomm. leveringen De kwartaalopgave intracommunautaire leveringen is verplicht in te dienen, samen met de BTW-aangifte. Bij het afdrukken van de BTW-aangifte herinnert het programma u eraan, wanneer deze bijkomende aangifte moet worden ingediend. U hebt (voorlopig nog) de keuze om een afgedrukte lijst in te dienen of een bestand op diskette.
Werkwijze Kies menu Lijsten, Kwartaalopgave intracomm. leveringen. Het scherm Kwartaalopgave intracommunautaire leveringen opent. 1.
Vul het boekjaar en het kwartaal in. Dit kwartaal slaat op het kalenderjaar. De periode wordt automatisch ingevuld en is afhankelijk van de aanvangsdatum van het boekjaar.
2.
Vul naam, hoedanigheid en telefoon in en kies de afdruktaal.
3.
Geef eventuele correcties in over de vorige kwartalen.
4.
Selecteer Lijst afdrukken of Lijst op diskette maken. Indien op diskette, geef dan een bestandsnaam en pad in b.v. A:\[FIRMA].TXT (max. 8 karakters).
5.
Klik op de knop Print . Als u gekozen heeft voor een lijst op diskette, dan wordt het bestand aangemaakt en het voorblad afgedrukt.
299
Briljant Account
De intrastat-aangifte Menu Lijsten, Intrastat-aangifte Als het dossier ingesteld is als Intrastat-plichtig, dan moet naast de BTW-aangifte ook de intrastat-aangifte worden ingediend. Dit kan enkel nog op digitaal, hetzij op diskette, hetzij via e-mail. Kies menu Lijsten, Intrastat-aangifte. Het scherm Lijst intrastat opent.
300
1.
Vul het boekjaar en de periode in.
2.
Selecteer de gewenste opties voor de aangifte.
3.
Klik op de knop Maak diskette of Aangifte via e-mail .
BRILJANT ACCOUNT
Vervaldagboeken Vervaldagboek klanten Menu Lijsten, Vervaldagboek klanten Het vervaldagboek klanten geeft op ieder ogenblik de actuele toestand van de openstaande facturen of debiteuren. "Actueel" betekent in deze context: geboekte facturen t.o.v. geboekte betalingen of deelbetalingen. U kunt een ouderdomsoverzicht of aging instellen over 6 termijnen. De laatste pagina van het vervaldagboek toont de totalen van de openstaande bedragen, b.v. van 0 tot 30 dagen, van 31 tot 45 dagen, van 46 tot 60 dagen, ... Het vervaldagboek kan in drie vormen worden afgedrukt:
het vervaldagboek: is de meest uitgebreide lijst en toont de gedetailleerde gegevens per klant en per factuur; de lijst enkel met saldo's: ook de managementslijst genoemd, toont één lijn per klant met het totaal van de onbetaalde facturen; het vervaldagboek volgens termijn: toont de gedetailleerde gegevens per klant met de aging per klant.
Werkwijze Kies menu Lijsten, Vervaldagboek klanten. Het scherm Vervaldagboek klanten opent. 1.
Vul het veld Datum van berekening in. De huidige datum wordt standaard voorgesteld.
2.
Vul het boekjaar en de periode in.
3.
Vul eventuele selectiecriteria Van... Tot... in.
4.
U kunt de lijst beperken door een bedrag in te vullen in Saldo groter dan.
5.
Vink Uitgebreide klantgegevens afdrukken aan, indien u ook de betalingsvoorwaarden, de kredietlimiet en aanmaningen ja/neen wenst af te drukken.
6.
Kies de lijstvorm: Vervaldagboek, Lijst enkel met saldo's of Vervaldagboek volgens termijn.
7.
Bouw in de velden Termijn 1 t/m Termijn 6 het aging-systeem op om de vervallen bedragen over de termijnen te totaliseren (bewaar met F5!).
8.
Vink aan welke statussen en welke maningsniveaus u wenst op te nemen in de lijst. U kunt per status en per maningsniveau een weergavekleur instellen.
9.
Druk de lijst af met de knop Print
of toon ze het scherm met de knop Afdrukvoorbeeld
.
301
Briljant Account
Maak vooral in het begin veelvuldig gebruik van Afdrukvoorbeeld om de gekozen instellingen te controleren en aan te passen vooraleer u afdrukt. Vervaldagboeken zijn vaak grote papierverslinders...
Bewaar de gekozen instellingen met F5. De volgende keer dat u het vervaldagboek wil afdrukken, staan alle instellingen reeds ingevuld zoals u ze heeft bewaard.
302
BRILJANT ACCOUNT
Vervaldagboek leveranciers Menu Lijsten, Vervaldagboek leveranciers Het vervaldagboek leveranciers geeft op ieder ogenblik de actuele toestand van de openstaande facturen of debiteuren. "Actueel" betekent in deze context: geboekte facturen t.o.v. geboekte betalingen of deelbetalingen. U kunt een ouderdomsoverzicht of aging instellen over 6 termijnen. De laatste pagina van het vervaldagboek toont de totalen van de openstaande bedragen, b.v. van 0 tot 30 dagen, van 31 tot 45 dagen, van 46 tot 60 dagen, ... Het vervaldagboek kan in drie vormen worden afgedrukt:
het vervaldagboek: is de meest uitgebreide lijst en toont de gedetailleerde gegevens per leverancier en per factuur; de lijst enkel met saldo's: ook de managementslijst genoemd, toont één lijn per leverancier met het totaal van de onbetaalde facturen; het vervaldagboek volgens termijn: toont de gedetailleerde gegevens per leverancier met de aging per leverancier.
Werkwijze Kies menu Lijsten, Vervaldagboek leverancier. Het scherm Vervaldagboek leveranciers opent. 1.
Vul het veld Datum van berekening in. De huidige datum wordt standaard voorgesteld.
2.
Vul het boekjaar en de periode in.
3.
Vul eventuele selectiecriteria Van... Tot... in.
4.
U kunt de lijst beperken door een bedrag in te vullen in Saldo groter dan.
5.
Vink Uitgebreide leveranciersgegevens afdrukken aan, indien u ook de betalingsvoorwaarden, de kredietlimiet en aanmaningen ja/neen wenst af te drukken.
6.
Kies de lijstvorm: Vervaldagboek, Lijst enkel met saldo's of Vervaldagboek volgens termijn.
7.
Bouw in de velden Termijn 1 t/m Termijn 6 het aging-systeem op om de vervallen bedragen over de termijnen te totaliseren (bewaar met F5!).
8.
Vink aan welke statussen u wenst op te nemen in de lijst. U kunt per status een weergavekleur instellen. Idem voor de status van de betaalopdrachten.
9.
Druk de lijst af met de knop Print
of toon ze het scherm met de knop Afdrukvoorbeeld
.
303
Briljant Account
Betaalopdrachten Als u deze optie gebruikt, dan worden de betaalopdrachten met status Ingave en Bestand gemaakt apart vermeld per leverancier en bij het eindtotaal.
Maak vooral in het begin veelvuldig gebruik van Afdrukvoorbeeld om de gekozen instellingen te controleren en aan te passen vooraleer u afdrukt. Vervaldagboeken zijn vaak grote papierverslinders...
Bewaar de gekozen instellingen met F5. De volgende keer dat u het vervaldagboek wil afdrukken, staan alle instellingen reeds ingevuld zoals u ze heeft bewaard.
304
BRILJANT ACCOUNT
Actualisatie van de vreemde munten Menu Lijsten, Actualisatie vreemde munt Met de Lijst actualisatie vreemde munt kunt u een verrichting koersverschillen op vreemde valuta boeken over een bepaalde periode.
Werkwijze Kies menu Lijsten, Actualisatie vreemde munt. Het scherm Actualisatie vreemde munten opent. 1.
Vul het boekjaar en de periode in.
2.
Kies Klanten/Leveranciers en/of Rekeningen
3.
Klik op de knop Print
of Afdrukvoorbeeld
.
305
Briljant Account
De omzetstatistiek Menu Lijsten, Omzet statistiek De omzetstatistiek kan worden gegenereerd voor klanten en leveranciers.
Overzicht
Per klant/leverancier
Voor één klant/leverancier
Voor klanten/leveranciers Van ... tot ...
Per rekeningnummer
Per Klantengroep 1/ Leveranciersgroep
Per vertegenwoordiger
Op het tabblad Lay-out kunt u met Beheer kolommen instellen als volgt:
Per maand (velden Jan tot 23 voor max. 23 maanden in een verlengd boekjaar)
Naar omzet of naar hoeveelheid (velden Hjan tot H23)
Omzetlijst via lay-out afdrukken Om de omzetlijst in een andere dan de instelbare vormen af te drukken, kan een specifieke lay-out worden aangemaakt. Raadpleeg hiervoor uw Helpdesk.
306
BRILJANT ACCOUNT
Het statistisch overzicht Menu Overzicht, Statistisch overzicht Het statistisch overzicht is een beknopte en overzichtelijke winst- en verliesrekening. Het is een zeer handig beheersinstrument dat u met enkele muisklikken kunt genereren.
Mogelijkheden:
tot drie periodes naast elkaar plaatsen;
al dan niet met overeenkomstige of verschillende boekjaren of delen ervan;
de reële gegevens van het boekjaar en de gebudgetteerde bedragen naast elkaar plaatsen;
de berekende afschrijvingen en de fictieve boekingen laten opnemen;
berekenen volgens het standaard of het alternatieve rekeningenstelsel;
afdrukken of faxen met of zonder grafiek.
Het gebruik van het statistisch overzicht is intuïtief: u kunt allerlei instellingen aanvinken, op de knop Start berekenen klikken en de schermafdruk onmiddellijk op zijn bruikbaarheid beoordelen. Is de opbouw van het overzicht zoals u dat wenst, druk dan af met de knop Print
.
Afschrijvingen Het aanvinken van het veld Afschrijvingen heeft enkel tot gevolg dat de afschrijvingen worden berekend en getoond. Er gebeurt geen boekhoudkundige verwerking, m.a.w. de afschrijvingen worden niet geboekt.
Gebruik deze methode om de afschrijvingen te berekenen en te tonen niet als de afschrijvingen over de gevraagde periodes reeds zijn geboekt. Dit zou immers tot gevolg hebben dat de afschrijvingen tweemaal opgenomen worden in de getoonde resultaten.
307
Briljant Account
Aanmaningen Werken met aanmaningen Menu Lijsten, Aanmaningen, Genereren Het aanmaningensysteem heeft de volgende mogelijkheden.
Aan/uitschakelbaar per klant
Vijf niveaus van aanmaningsbrieven met vrije ingave van teksten, kosten en intresten
Selectiemogelijkheden: van ... tot ... (klantnummer, naam, land, postnummer, klantengroep, vertegenwoordiger en saldo groter dan)
Automatische verhoging van het aanmaningsniveau bij niet-betaling
Historiek van de aanmaningen per klant met weergave van niveau, kosten en intresten
Opvolging van de aanmaningen met mogelijkheid van een memo toe te voegen (b.v. betalingsbelofte)
Automatische faxen/afdrukken: de aanmaning wordt gefaxt als er een faxnummer in het klantenscherm is ingevuld, zo niet wordt ze voor verzending afgedrukt.
Herafdrukken van de aanmaningen met selectiemogelijkheid van... tot ... (nummer of datum)
manuele wijziging van aanmaningsniveau voor herafdrukken.
Overzicht Om te werken met aanmaningen gaat u als volgt te werk. 1.
Stel de teksten, de kosten en de intresten in voor de vijf aanmaningsniveau.
2.
Controleer uw klantenbestand op de instelling Aanmaningen Ja/Neen in het Klantenscherm.
3.
Genereer de aanmaningen, druk ze af of kies voor de automatische faxverzending.
In een nieuw dossier zijn de volgende standaard instellingen reeds voorzien:
de teksten voor de vijf aanmaningen in het Nederlands en in het Frans
€ 12,30 kosten en 10% intresten voor het 3de, 4de en 5de niveau.
Zowel de teksten als de kosten en intresten zijn instelbaar.
308
BRILJANT ACCOUNT
Teksten, kosten en intresten instellen Menu Instellingen, Aanmaningen, Documenten Voor de vijf niveaus van aanmaningen zijn standaard teksten voorzien. U kunt deze teksten aanpassen en de aan te rekenen kosten en intresten invullen.
Werkwijze kosten en intresten wijzigen Kies menu Instellingen, Aanmaningen, Documenten. Het scherm Aanmaningsbrief opent. 1.
Druk op F2 om de selectielijst met de beschikbare maningen te openen. Selecteer de gewenste aanmaning.
2.
Vul eventueel de velden Kosten en/of Intrest in. Bewaar de instellingen met F5.
De velden Hoofding 1ste pagina en volgende op dit scherm bevatten de verwijzigingen naar de documentdelen met de namen van database-velden en de formules om de bedragen van de aanmaning te berekenen. Het is raadzaam deze documentdelen enkel te openen of te wijzigen onder begeleiding van de helpdesk.
Werkwijze teksten wijzigen Kies Instellingen, Aanmaningen, Teksten. Het scherm Aanmaningsteksten opent. 1.
Druk op F2 om de selectielijst te openen en selecteer het gewenste tekstdeel.
2.
Pas de tekst naar wens aan en bewaar de wijziging met F5.
309
Briljant Account
De termen, ingesloten tussen {} of twee @-tekens (zoals {expr;@.totverv@[email protected]@[email protected]@} in het voorbeeld) zijn variabelen en expressies die de inhoud van databasevelden oproepen. Wijzig formules niet zonder reden. Raadpleeg bij twijfel uw helpdesk. @.DATUM@
Datum maning
@.DATBERVERV@
Datum berekening vervaldag
@.KOSTEN@
Kosten
@.INTREST@
% Intresten
@.NIVEAU@
Niveau maning
@.TOTVERV@
Totaal vervallen
@.TOTNTVERV@
Totaal niet vervallen
@.BEDRAGINTR@
Bedrag intresten
@.BOEKJAAR@
Boekjaar
{expr;@.TOTVERV@[email protected]@[email protected]@}
Totaal vervallen+intrest+kosten
{expr;@.TOTNTVERV@[email protected]@[email protected]@[email protected]@}
310
Totaal saldo maning
BRILJANT ACCOUNT
De aanmaningen afdrukken test Menu Lijsten, Aanmaningen, Genereren Kies menu Lijsten, Aanmaningen, Genereren. Het scherm Aanmaningen genereren opent. 1.
Vul Datum brief en Datum berekening vervaldag in. Voor beide wordt de systeemdatum standaard voorgesteld.
2.
Vul eventueel een beperkende selectie in (Klant, Klantengroep, Vertegenwoordiger, Bedrag groter dan, Dubieuze facturen opnemen, ...) en kies een sorteervolgorde.
3.
Vink de gewenste niveau’s van aanmaningsbrieven aan.
4.
Vink naast de niveau’s eventueel het veld Fax aan. Het programma zal deze aanmaningsbrief faxen of afdrukken, al naargelang in het klantenscherm wel dan niet een faxnummer is vermeld. Uiteraard moet uw PC hiertoe voorzien zijn met de nodige fax-uitrusting.
5.
Klik op de knop Genereer aanmaningen om het afdrukken te starten.
Bij het sluiten van het venster zal het programma vragen om deze instellingen te bewaren, zodat ze de volgende keer reeds zijn ingevuld.
Als u naast het aanmaningsniveau het veld Advocaat aanvinkt, dan krijgen de facturen in deze aanmaning automatisch de status “Advocaat”. Deze status wordt bij een volgende afdruk van de aanmaningen niet gewijzigd.
U kunt een reeks aanmaningen opnieuw afdrukken via Lijsten, Aanmaningen, Afdrukken. Vul de velden Van en Tot voor het nummer of de datum in en druk op F5 om het afdrukken te starten.
311
Briljant Account
De aanmaningen mailen Vanaf build 333 biedt Account de mogelijkheid om de aanmaningen te mailen aan een selectie van contactpersonen bij uw klanten. De voordelen hiervan liggen voor de hand: de hoge verwerkingssnelheid en de verwaarloosbare verzendingskost stellen u in staat uw aanmaningen veel frequenter én veel gerichter te verzenden. U hebt per aanmaningsniveau de keuze om de aanmaningen automatisch te verzenden tijdens het genereren ervan, of de aanmaningen manueel - dus klant per klant - te verzenden. Er moeten op twee niveaus instellingen worden ingevoerd.
Menu Instellingen, Aanmaningen, Documenten Vul de code van een bestaande aanmaningsbrief in en vul onderaan de volgende velden in.
Van: vul het mailadres in dat als afzender in de hoofding van het mailbericht moet worden vermeld.
Lay-out: vul de gewenste e-mail lay-out in.
Automatisch: indien aangevinkt, dan worden de aanmaningen automatisch gemaild op het moment dat ze worden gegenereerd. Indien niet aangevinkt, dan worden ze niet automatisch gemaild, maar kunt u de aanmaningen manueel vanuit het scherm Beheer, Aanmaningen aan een individuele klant mailen.
Menu Beheer, Klanten, tabblad Contactpersonen 1.
Toon met Beheer kolommen het veld E-mail aanmaning en bewaar met F5.
2.
Vink dit veld voor één of meerdere contactpersonen aan bij iedere klant die u wilt mailen.
Werkwijze indien Automatisch is aangevinkt Genereer de aanmaningen op de gebruikelijke manier. Iedere contactpersoon die is aangeduid, ontvangt de aanmaning per e-mail.
Werkwijze indien Automatisch niet is aangevinkt Er is geen automatische verzending van de aanmaningen. In plaats daarvan kunt in Beheer, Aanmaningen via de normale mailfunctie een individuele aanmaning verzenden aan een klant.
Deze laatste methode is handig als u uw aanmaningen faxt of per post verstuurd, maar u wilt snel een dubbel kunnen mailen als uw klant daar telefonisch om vraagt.
312
BRILJANT ACCOUNT
Historiek van de aanmaningen Menu Beheer, Klanten, tabblad Aanmaningen Telkens de aanmaningen worden afgedrukt, wordt per klant de historiek van de aanmaningen bijgewerkt. U kunt per klant consulteren wanneer welke aanmaningen zijn verstuurd, voor welke bedragen en welke kosten en intresten erop zijn berekend.
Werkwijze Kies menu Beheer, Klanten, tabblad Aanmaningen. Het scherm Klanten opent. u kunt hier raadplegen of er al dan niet aanmaningen werden verstuurd en zo ja, van welk niveau, hoeveel kosten en intresten er werden aangerekend en eventueel commentaar invullen in het veld Memo.
313
Briljant Account
De aanmaningen opvolgen Menu Beheer, Aanmaningen Het tabblad Aanmaningen in het klantenscherm toont het overzicht van de aanmaningen. Eén aanmaning kan natuurlijk meerdere facturen en creditnota’s vermelden. U kunt de detailgegevens over de inhoud van een maning als volgt opvragen.
Werkwijze Kies menu Beheer, Aanmaningen. Het scherm Aanmaningen opent. 1.
Open met F2 de selectielijst en selecteer de gewenste aanmaning. De detailgegevens van deze aanmaning worden opgehaald. U kunt de Status van deze aanmaning wijzigen en commentaar intikken in het veld Memo. De inhoud van het memoveld wordt ook getoond in het scherm Klanten, tabblad Aanmaningen.
2.
Bewaar de wijzigingen met F5.
Sneltoets om aanmaning te openen Klik in het scherm Klanten, tabblad Aanmaningen in de gewenste lijn en druk op CTRL+SHFT+O om de detail van deze aanmaning te openen in het scherm Aanmaningen.
Status wijzigen U kunt de status van een aanmaning eveneens wijzigen in het scherm Klanten, tabblad Overzicht. De kolom Status moet geactiveerd zijn. Klik met de rechtermuisknop in dit veld en kies Status wijzigen.
Wijzigen niveau Het verhogen van het aanmaningsniveau gebeurt automatisch: een factuur die opgenomen is in een aanmaging, zal - bij niet betaling binnen de gestelde termijn - een hoger aanmaningsniveau toegewezen krijgen bij de volgende afdruk van de aanmaningen. U kunt het niveau manueel aanpassen (hoger of lager) door in het scher Klanten, tabblad Overzicht met de rechter muisknop op een verrichting te klikken. In de kolom Aanmaningsniveau kunt u het niveau voor deze factuur wijzigen.
314
BRILJANT ACCOUNT
Dubieuze debiteuren Dubieuze debiteuren beheren Menu Ingeven, Dubieuze debiteuren Op bepaalde tijdstippen wordt men erop geattendeerd dat de zekerheid omtrent de betaling van één of meerdere facturen van een klant wel heel erg twijfelachtig, dan wel onbestaande is geworden... Dit ten gevolge van een niet-bijgelegde betwisting, de abominabele financiële situatie van een klant, een langs juridische weg oninbare vordering (te klein bedrag met te hoge inningskosten) of een faling. De inbaarheid van de factuur of de facturen van deze klant wordt dubieus. In dit geval zijn er een aantal operaties nodig om de situatie zo correct mogelijk weer te geven in de boekhouding:
de factuur krijgt de status Dubieus. Het bedrag of het resterende niet-betaalde deel worden overgebracht van de verkooprekening naar de rekening Dubieuze debiteuren en van het dagboek Verkopen naar het dagboek Dubieuze debiteuren; in geval van een faling kunt u de BTW terugvorderen van de staat. De dubieuze vordering wordt hierdoor gewijzigd (m.a.w. ze wordt kleiner); het is zelfs mogelijk dat de curator u na de juridische afhandeling van de faling een bepaald bedrag ter vereffening van uw vordering overmaakt. Dit wordt geboekt als een terugname op de waardevermindering; en tenslotte geeft u te kennen dat u geen wijzigingen meer verwacht in de toestand van deze factuur. M.a.w. u accepteert het oninbare bedrag als verlies in uw boekhouding.
Om de dubieuze debiteuren te beheren, is het noodzakelijk enkele voorbereidingen in uw dossier uit te voeren.
315
Briljant Account
Het dossier instellen Er zijn drie aanpassingen nodig: 1.
creatie van het dagboek Dubieuze debiteuren;
2.
creatie van de rekeningen voor waardevermindering en dubieuze debiteuren
3.
activeren van deze nieuwe rekeningen en dagboek in de instellingen van Account.
1. Creatie dagboek Dubieuze debiteuren Kies het menu Beheer, Dagboeken. 1.
Creëer het nieuwe dagboek door als Code, Soort, Benaming en Default code resp. DD, Divers, Dubieuze debiteuren en Factuur in te vullen.
2.
Bewaar met F5.
2. Creatie nieuwe rekeningen Kies het menu Beheer, Boekhoudplan. Maak de volgende rekeningen aan: 1.
407000 Dubieuze debiteuren
2.
409000 Geboekte waardeverminderingen
3.
634000 Waardevermindering
4.
634100 Terugname waardevermindering
5.
642000 Minderwaarde op de realisatie handelsvorderingen
6.
742000 Meerwaarde op de realisatie handelsvorderingen
3. De instellingen aanpassen Kies menu Instellingen, Account, tabblad Rekeningen. 1.
Vul de zojuist gecreëerde rekeningen als standaard rekening in de betreffende vakken in en bewaar met F5.
3.
Ga vervolgens naar het tabblad Dagboeken.
4.
Vul voor Dagboek dubieuze de code voor Dagboek Dubieuze debiteuren in (DD) en bewaar met F5.
Het dossier is nu voorbereid voor het beheren van dubieuze debiteuren.
316
BRILJANT ACCOUNT
De factuur als dubieus boeken Menu Beheer, Klanten, tabblad Overzicht Kies menu Beheer, Klanten, tabblad Overzicht. 1.
Zoek de factuur op die u als dubieus wil markeren.
2.
Klik met de rechter muisknop op de lijn en kies Dubieus in het afrolmenu. De factuur krijgt de status Dubieus en het scherm Ingeven dubieuze debiteuren opent. In dit scherm worden de detailgegevens van de factuur weergegeven en op het tabblad Overboeken dubieus wordt voorgesteld om de factuur als dubieus te boeken.
3.
Vul het veld Omschrijving in (b.v. In faling) en druk op F7 om de boeking uit te voeren.
De nieuwe boeking wordt toegevoegd aan de oorspronkelijke boeking in het overzicht bovenaan.
317
Briljant Account
De terugvordering van de BTW boeken Menu Ingeven, Dubieuze debiteuren, tabblad Waardevermindering In geval van een faling kunt u ofwel direct verder werken in het scherm waarin u de factuur als dubieus heeft geboekt, ofwel dit scherm heropenen via het menu Ingeven, Dubieuze facturen.
Werkwijze Kies menu Ingeven, Dubieuze debiteuren. 1.
Vul het klantnummer in (F3 om de Zoeklijst klanten te openen).
2.
Vul het nummer van de factuur in (F3 voor de zoeklijst, selecteer de factuur in het verkoopdagboek). De boeking wordt weergegeven.
3.
Klik op het tabblad Waardevermindering. U merkt dat het systeem zelf het bedrag van de boeking (=het basisbedrag van de factuur) voorstelt.
Vul een omschrijving in en druk op F7 om de boeking uit te voeren.
De nieuwe boeking wordt toegevoegd aan de oorspronkelijke boeking in het overzicht bovenaan.
318
BRILJANT ACCOUNT
De vereffening boeken Menu Ingeven, Dubieuze debiteuren, tabblad Terugname waardevermindering In de afhandeling van het faillissement zou het kunnen dat de curator u een bedrag toekent voor de vereffening van uw vordering. Dit bedrag wordt als een terugname op de waardevermindering geboekt. In de praktijk zult u dit merken bij het inboeken van de financiële verrichting waarin dit geld op uw rekening werd gestort.
In dit voorbeeld ontvangt u uit het faillissement een vergoeding van 250 EUR. U boekt dit op de normale wijze in via het menu Ingeven, Financiële verrichtingen. 1.
Geeft het klantnummer in en haal met F8 de openstaande verrichtingen op. U zult hier de diverse verrichting terugvinden van de boeking Maak dubieus.
2.
Geef het ontvangen bedrag in en keer met F8 terug naar het scherm Ingeven financiële verrichtingen.
Krijgt u helaas vaak te maken met dubieuze debiteuren, voeg dan de twee nieuwe kolommen Reden en Dubieus toe aan uw scherm. Geef in het veld Reden aan waarom u dit geld heeft ontvangen. Over het algemeen zal dit vanuit de financiële verrichting B zijn, hetgeen staat voor Inning. (De overige mogelijkheden zijn A voor Definitief en C voor Nieuwe schatting, maar deze laatste twee mogelijkheden gebruikt u niet in een financiële verrichting). 3.
Heropen het scherm Dubieuze verrichting met de betreffende factuur (zie Terugvordering BTW boeken) en klik op het tabblad Terugname waardevermindering. U merkt dat het systeem zelf het bedrag van de boeking voorstelt.
4.
Vul een omschrijving in en druk op F7 om de boeking uit te voeren.
De nieuwe boeking wordt toegevoegd aan de oorspronkelijke boeking in het overzicht bovenaan.
319
Briljant Account
320
BRILJANT ACCOUNT
De definitieve afhandeling boeken Menu Ingeven, Dubieuze debiteuren, tabblad Definitieve afhandeling Tot slot kunt u de definitieve afhandeling van de factuur boeken. Dit doet u als er verder geen wijzigingen meer te verwachten zijn in de toestand van de dubieuze factuur. Ze wordt dan als Geboekte waardevermindering beschouwd. 1.
Heropen het scherm Dubieuze verrichting met de betreffende factuur (zie Terugvordering BTW boeken) en klik op het tabblad Definitieve afhandeling. U merkt dat het systeem zelf het bedrag van de boeking voorstelt.
2.
Vul een omschrijving in en druk op F7 om de boeking uit te voeren.
3.
De nieuwe boeking wordt toegevoegd aan de oorspronkelijke boeking in het overzicht bovenaan.
321
Briljant Account
Forfaitaire berekening De forfaitaire berekening Menu Lijsten, Forfaitaire berekening Op het niveau van de grootboekrekeningen kunnen formules worden ingebracht die ten behoeve van de Lijst forfaitaire berekening ingeboekte bedragen of hoeveelheden omrekenen naar een andere eenheid.
Werkwijze 1.
Creëer de grootboekrekening waarvoor deze berekening dient te gebeuren.
2.
Indien de forfaitaire berekening gebeurt op de hoeveelheid, vink dan ook het veld Met hoeveelheden aan.
3.
Vul in het veld Formule forfaitaire berekening de formule in.
4.
Boek de factuur, eventueel met hoeveelheid.
5.
Druk de lijst Forfaitaire berekening af.
Variabelen in Formule: H = Hoeveelheid I = Debet Hoeveelheid J = Credit hoeveelheid B = Bedrag / Saldo D = Debet C = Credit Voorbeelden formules: H*4:als bij de boeking 40 als hoeveelheid wordt ingegeven, dan zal het resultaat 160 zijn op de Lijst forfaitaire berekening. 2,35*H+D-C+H*1/3*0,85*1,5 en 1,34*D-1,34*C zijn voorbeelden van formules die gebruikt worden voor de forfaitaire berekening in de voedingssector.
322
BRILJANT ACCOUNT
Lijst forfaitaire berekening afdrukken Menu Lijsten, Forfaitaire berekening Werkwijze Kies menu Lijsten, Forfaitaire berekening. Het scherm Forfaitaire berekening opent. 1.
Vul het boekjaar in en selecteer de gewenste dagboeken.
2.
Klik op de knop Print
of Afdrukvoorbeeld
.
323
Briljant Account
Analytisch boekhouden De analytische boekhouding Het analytisch boekhouden of tegenboeken is een extra-comptabele verfijning bij het boeken van kosten en/of opbrengsten. Het voegt informatie toe aan de boekingen in termen van kostenplaatsen en kostensoorten. Het is extra-comptabel omdat het analytisch uitsplitsen de juistheid en de volledigheid van de boekhouding niet beïnvloedt. Het genereert alleen meer gedetailleerde informatie over de inhoud van de boekingen. De denkoefening die vooraf gaat aan het opstellen van het analytische plan, valt buiten het bestek van deze handleiding. Bouw het analytisch plan (of de analytische plannen) op met de hulp van uw boekhouder. Bepaal eerst welke informatie u uiteindelijk wenst te verkrijgen en hoe gedetailleerd ze moet zijn. Gebruik deze gegevens als uitgangspunt om het analytische plan op te bouwen.
Overzicht
324
1.
Creëer één of twee analytische plannen met één of twee niveaus.
2.
Stel per rekening in of u op één of op twee plannen wenst tegen te boeken.
3.
Geef eventueel per rekening en per plan een vaste verdeelsleutel in.
4.
Tijdens het boeken op een rekening die ingesteld is voor analytische tegenboeking wordt automatisch het scherm geopend om de analytische gegevens in te vullen.
5.
Druk de lijst Analytische uitsplitsing of de Analytische proef- & saldibalans af.
BRILJANT ACCOUNT
De analytische boekhouding Het analytisch boekhouden of tegenboeken is een extra-comptabele verfijning bij het boeken van kosten en/of opbrengsten. Het voegt informatie toe aan de boekingen in termen van kostenplaatsen en kostensoorten. Het is extra-comptabel omdat het analytisch uitsplitsen de juistheid en de volledigheid van de boekhouding niet beïnvloedt. Het genereert alleen meer gedetailleerde informatie over de inhoud van de boekingen. De denkoefening die vooraf gaat aan het opstellen van het analytische plan, valt buiten het bestek van deze handleiding. Bouw het analytisch plan (of de analytische plannen) op met de hulp van uw boekhouder. Bepaal eerst welke informatie u uiteindelijk wenst te verkrijgen en hoe gedetailleerd ze moet zijn. Gebruik deze gegevens als uitgangspunt om het analytische plan op te bouwen.
Overzicht 1.
Creëer één of twee analytische plannen met één of twee niveaus.
2.
Stel per rekening in of u op één of op twee plannen wenst tegen te boeken.
3.
Geef eventueel per rekening en per plan een vaste verdeelsleutel in.
4.
Tijdens het boeken op een rekening die ingesteld is voor analytische tegenboeking wordt automatisch het scherm geopend om de analytische gegevens in te vullen.
5.
Druk de lijst Analytische uitsplitsing of de Analytische proef- & saldibalans af.
325
Briljant Account
Het analytische plan Werken met één of twee analytische plannen Menu Instellingen, Analytische uitsplitsing In Briljant Account kunt u naar keuze werken met één of met twee analytische plannen, waarbij u per plan de keuze heeft om te detailleren naar één of naar twee niveaus. Per grootboekrekening kunt u vervolgens instellen of u naar Plan 1 en/of naar Plan 2 wil tegenboeken. Tevens kunt u per rekening instellen of u bij het boeken op deze rekening de detailbedragen zelf wenst in te geven of dat er een vooraf ingestelde verdeelsleutel wordt toegepast. Voorbeeld: een softwarebedrijf wenst via analytisch tegenboeken meer inzicht te krijgen in de volgende kostenplaatsen en kostensoorten:
PLAN 1
Plannaam
Kostenplaats
Kostensoort
Uitsplitsing naar
AFDELING
Programmatie
Prog. maatwerk
Aan- en verkoop
Prog. standaardpakket
Aankoop
Opleiding intern
Aankoop
Installaties
Aan- en verkoop
Herstellingen
Aan- en verkoop
Opleiding klant
Aan- en verkoop
Tech. dienst
PLAN 2
PROJECT*
Klant
Aan- en verkoop
* Vanzelfsprekend kunt u Project ook Werf noemen. Voor Plan 2 gebruiken we in dit voorbeeld slechts één niveau.
Extra-comptabel Hoe het bedrag van een factuur ook analytisch worden uitgesplitst, boekhoudkundig boekt u slechts het totale factuurbedrag op een grootboekrekening. De toewijzing van delen van de factuur aan kostenplaatsen en -soorten is slechts extra informatie die u aan de boeking koppelt. Vandaar extra-comptabel...
326
BRILJANT ACCOUNT
Creëren van analytische plannen Menu Instellingen, Analytische uitsplitsing
Voor het aanmaken van de 2 analytische plannen, baseren wij ons op het voorbeeld van de vorige pagina. U kunt uiteraard de namen van de plannen en de niveaus wijzigen.
Werkwijze Kies menu Instellingen, Analytische uitsplitsing. Het scherm Analytische uitsplitsing opent. 1.
Maak Plan 1 aan. Vul in Plan 1 de naam "AFDELING" in, vul in Niveau 1 plan 1 "Afdeling" in en in Niveau 2 plan 1 "Pers. kost" in.
2.
Maak Plan 2 aan. Vul in Plan 2 de naam "PROJECT" in en vul in Niveau 1 plan 2 "Klant" in. Laat Niveau 2 plan 2 blanco omdat u slechts één niveau wil gebruiken.
3.
Vink Scherm tonen indien default ingevuld aan. U kunt dan tijdens het boeken de uitsplitsing volgens een vooraf ingestelde verdeelsleutel toch nog wijzigen. Vinkt u dit veld niet aan, dan wordt de boeking automatisch uitgesplitst volgens de verdeelsleutel en bewaard.
4.
Default niveau 1 plan 1 voor niveau 2:hier kunt - nadat u stap 6 t/m 9 heeft uitgevoerd - invullen welke afdeling standaard moet worden voorgesteld bij het boeken.
5.
Bewaar met F5.
6.
Klik op het nieuwe tabblad AFDELING om de kostensoorten voor Plan 1 (AFDELING) te definiëren.
7.
Vul in het veld Afdeling de code “PROG” en in het veld Omschrijving de benaming “Programmatie”. U kunt ook een budget invullen voor deze kostenplaats.
8.
9.
Geef vervolgens de onderverdeling van de personeelskosten in: "MA" en “Prog. maatwerk”, "STA" en “Prog. standaardpakket” en "OPL" “Opleiding”. U kunt op dit niveau het onder punt 7 ingegeven budget verder opdelen. Bewaar met F5.
327
Briljant Account
10. Vul in het veld Afdeling de code "TEC" in voor de tweede afdeling met “Technische dienst” in Omschrijving. U kunt ook een budget invullen voor deze kostenplaats. 11. Geef vervolgens de onderverdeling van de personeelskosten in: "HER" en “Herstellingen”, "INST" en “Installatie” en "OPL" en“Opleiding”. U kunt op dit niveau het onder punt 10 ingegeven budget verder opdelen. 12. Bewaar met F5.
13. Klik op het nieuwe tabblad PROJECT om de kostenplaatsen voor Plan 2 (PROJECT) te definiëren. In dit voorbeeld hebt u geen reeks vaste kostenplaatsen zoals bij Plan 1. U kunt bijgevolg de klantnamen en de projectomschrijvingen beter ingeven tijdens het boeken zelf. Als u achteraf dit tabblad opent, dan krijgt u het volgende resultaat.
328
BRILJANT ACCOUNT
329
Briljant Account
De rekeningen instellen Menu Beheer, Boekhoudplan De laatste stap in het opzetten van een analytische boekhouding is bepalen voor welke grootboekrekening een analytische uitsplitsing wordt gevraagd en voor welke plannen. U bepaalt tevens of er vaste verdeelsleutels worden voorgesteld tijdens het boeken.
Werkwijze Kies menu Beheer, Boekhoudplan. Het scherm Rekeningen opent. 1.
Open de rekening waarop u analytisch tegenboeken volgens Plan 1 (AFDELING) wilt instellen, b.v. "620200 Bezoldiging bedienden".
2.
Vink het veld Analytisch tegenboeken Plan 1 aan. Bewaar met F5. U merkt nu dat er voor deze rekening een tabblad AFDELING is bijgekomen.
3.
Klik op het nieuwe tabblad AFDELING en vul Afdeling en Pers. kosten in (Gebruik F3 om de selectielijst te openen). Als u in Percent een vaste verdeelsleutel ingeeft, dan wordt deze verdeling automatisch voorgesteld bij het boeken. U kunt de voorgestelde bedragen echter manueel wijzigen.
De voorgestelde verdeling wordt automatisch geboekt, dus zonder mogelijkheid om te wijzigen als u bij het instellen van de plannen het veld Scherm tonen indien default ingevuld niét heeft aangevinkt.
330
4.
Open de kostenrekening waarop u wilt analytisch tegenboeken volgens Plan 2 (PROJECT), b.v. "601000 Aankopen materialen".
5.
Vink het veld Analytisch tegenboeken Plan 2 aan. Bewaar met F5. U merkt nu dat er voor deze rekening een tabblad PROJECT is bijgekomen.
6.
Voor het tegenboeken naar projecten vult u geen vaste verdeelsleutel in op het tabblad PROJECT omdat u de uitsplitsing manueel wil ingeven tijdens het boeken.
7.
Open de verkooprekening waarop u wilt analytisch tegenboeken volgens Plan 2 (PROJECT), b.v. "700700 Verkopen materialen".
8.
Vink het veld Analytisch tegenboeken Plan 2 aan. Bewaar met F5. U merkt nu dat er voor deze rekening een tabblad PROJECT is bijgekomen.
BRILJANT ACCOUNT
9.
Voor het tegenboeken naar projecten vult u geen vaste verdeelsleutel in op het tabblad PROJECT omdat u de uitsplitsing manueel wil ingeven tijdens het boeken.
Analytisch boekhouden lijkt veel ingewikkelder dan het in werkelijkheid is. Eens het analytische plan en de rekeningen zijn ingesteld, verloopt het analytisch boeken vrijwel automatisch...
331
Briljant Account
Verrichtingen boeken Analytisch boeken met vaste verdeelsleutels Menu Ingeven, Diverse verrichtingen Bij het boeken op een rekening waarop analytisch tegenboeken met vaste verdeelsleutels is ingesteld, opent het scherm met de berekende analytische uitsplitsing automatisch.
De voorgestelde verdeling wordt automatisch geboekt, dus zonder mogelijkheid om te wijzigen als u bij het instellen van de plannen het veld Scherm tonen indien default ingevuld niét heeft aangevinkt.
Werkwijze Voorbeeld: boeking van € 70 000 op de rekening "620200 Bezoldiging bedienden" Kies menu Ingeven, Diverse verrichtingen.
332
1.
Vul het debetbedrag in voor de rekening "620200 Bezoldiging bedienden".
2.
Druk op ENTER of TAB. Het scherm Factuur analytische uitsplitsing opent met de percentuele uitsplitsing zoals u ze op het niveau van de rekening heeft ingesteld. U kunt percenten of bedragen manueel wijzigen, waarbij het totaal altijd moet worden bereikt.
3.
Druk op F9 om de voorgestelde tegenboeking te accepteren.
4.
Werk de boeking verder af.
BRILJANT ACCOUNT
U kunt het scherm met de analytische uitsplitsing heropenen door de boekingslijn in het ingavescherm te activeren en op F9 te drukken.
333
Briljant Account
Analytisch boeken zonder vaste verdeelsleutels Menu Ingeven, Diverse verrichtingen Bij het boeken op een rekening met analytische uitsplitsing zonder vaste verdeelsleutels, opent het scherm Factuur analytische uitsplitsing na het invullen van het bedrag.
Werkwijze Voorbeeld: boeking van € 60 000 op de rekening "620300 Bezoldiging arbeiders" Kies menu Ingeven, Diverse verrichtingen. 1.
Vul het debetbedrag in voor de rekening "620300 Arbeiders".
2.
Druk op ENTER of TAB. Het scherm Factuur analytische uitsplitsing
3.
Vul manueel de kostenplaatsen, de kostensoorten, de percentuele verdeling of de bedragen in en bewaar met F9. Het totaal moet altijd worden bereikt. Gebruik F3 om de selectielijst te openen. U kunt voor de laatste lijn met ALT+F9 het saldo laten invullen zodat het totaal altijd wordt bereikt.
Om het invullen te vereenvoudigen, kunt u in de rekening toch de verdeelsleutels vast ingeven met 0% op alle lijnen. Bij het boeken worden deze lijnen dan voorgesteld met verdeling 0%. U hoeft enkel de percenten of de bedragen te wijzigen. 4.
334
Werk de boeking verder af.
BRILJANT ACCOUNT
U kunt het scherm met de analytische uitsplitsing heropenen door de boekingslijn in het ingavescherm te activeren en op F9 te drukken.
335
Briljant Account
Boeken volgens analytisch plan met slechts één niveau Voorbeeld: aankoopfacturen boeken op leveranciersrekeningen, maar uitsplitsen naar klanten in het analytisch plan PROJECT.
Werkwijze Kies menu Ingeven, Aankoopfacturen. 1.
Vul een leverancier in en boek het factuurbedrag op de rekening "601000 Aankopen materialen". Na het drukken op ENTER opent het venster Factuur analytische uitsplitsing.
2.
Vul per lijn de klant in en geef de deelbedragen in. Bewaar met F9. U kunt voor de laatste lijn met ALT+F9 het saldo laten invullen zodat het totaal altijd wordt bereikt.
In dit voorbeeld gebruiken we Klant als niveau 1 in het analytische plan. Dit is echter niet gekoppeld aan het klantenbestand of de klantrekeningen! Deze kostenplaatsen - in dit geval klanten - dient u tijdens het analytisch tegenboeken eerst te creëren. Eens aangemaakt, kunt u met F3 de selectielijst openen en de klant selecteren. Het creëren van klanten (of welke opdeling u ook gebruikt) als kostenplaats doet u als volgt.
336
1.
Druk op F3 in het scherm Factuur analytische uitsplitsing. De selectielijst opent.
2.
Ga met de pijltjestoets naar een nieuwe regel en tik de code en de omschrijving in.
3.
Ga van de ingavelijn af of druk op F5 om op te slaan.
4.
Selecteer de nieuw aangemaakte klant en werk de analytische ingave verder af.
BRILJANT ACCOUNT
Analytische lijsten De lijst analytische uitsplitsing Menu Lijsten, Lijst analytische uitsplitsing De Lijst analytische uitsplitsing is beschikbaar per plan, waarbij u zowel de vorm als de inhoud kunt instellen.
Werkwijze Kies menu Beheer, Lijst analytische uitsplitsing. Het scherm Lijst analytische uitsplitsing opent. 1.
Vul op het tabblad Selectie de gewenste gegevens voor een plan in. Het invullen van de velden Plan en Niveau 1 en Niveau 2 is verplicht. Deze twee laatste velden krijgen de namen die in het betreffende plan zijn toegekend.
2.
Als u de gegevens van meerdere afdelingen wenst af te drukken, dan kunt u kiezen om iedere afdeling op een apart blad af te drukken.
3.
Klik op de tab Lay-out en stel de gewenste gegevenskolommen in met Beheer kolommen.
4.
Klik op de knop Print
of Afdrukvoorbeeld
om de lijst af te drukken of op het scherm te bekijken.
337
Briljant Account
De analytische proef- & saldibalans Menu Lijsten, Analytische proef- en saldibalans Deze lijst geeft het detail van Plan 1 of Plan 2 weer in vorm van een instelbare balans.
Werkwijze Kies menu Lijsten, Analytische proef- en saldibalans. Het scherm Analytische proef- en saldibalans opent.
338
1.
Vul de gegevens in voor Plan 1 of Plan 2. Het invullen van de velden Plan en Niveau 1 en Niveau 2 is verplicht. Deze twee laatste velden krijgen de namen die in het betreffende plan zijn toegekend.
2.
Klik op de knop Print
3.
Indien gewenst kunt u deze lijst exporteren naar een ascii-bestand door Exporteer naar bestand aan te vinken. Vul het pad en de naam van het bestand in. Druk op F5 om te exporteren.
of Afdrukvoorbeeld
om de lijst af te drukken of op het scherm te bekijken.
BRILJANT ACCOUNT
Automatisch bankverkeer Werken met automatisch bankverkeer Menu Ingeven, Betalingsopdrachten Met de module Automatisch bankverkeer kunt u het betalingsverkeer en de boekhoudkundige verwerking ervan sterk vereenvoudigen en de kans op foutieve betalingen vrijwel uitsluiten.
Werkwijze 1.
Briljant Account genereert een schermlijst van alle vervallen leveranciersfacturen.
2.
Pas indien gewenst deze lijst aan (betalingen verwijderen, deelbetalingen invullen, voorschotbetalingen toevoegen)
3.
Uw bankprogramma zal deze globale betalingsopdracht uitvoeren naar uw bank.
4.
Bij het boeken van het bankafschrift worden alle individuele betalingen van de betalingsopdracht automatisch verwerkt en afgepunt.
Voordelen 1.
U hoeft de adresgegevens van uw leveranciers niet meer in te geven in het externe bankprogramma.
2.
U hoeft de bedragen niet meer over te tikken in uw bankprogramma.
3.
Het afpunten van alle individuele betalingen in één opdracht gebeurt automatisch bij het boeken van het bankafschrift.
4.
Het aantal betalingen in één opdracht is onbeperkt.
5.
Foutieve of dubbele betalingen zijn uitgesloten.
6.
De tijdsbesparing zal groter worden naarmate u meer betalingen uitvoert.
7.
Briljant Account is door Isabel gecertificeerd voor automatisch bankverkeer.
Andere banksoftware dan Isabel De module Automatisch bankverkeer verzamelt alle betalingsopdrachten in één bestand. De vorm van dit bestand is gestandardiseerd voor alle Belgische banken. Informeer bij de helpdesk van uw bank of uw bankprogramma dit bestand kan importeren. Dit is noodzakelijk om met de module Automatisch bankverkeer te kunnen werken.
339
Briljant Account
Werken met automatisch bankverkeer Menu Ingeven, Betalingsopdrachten Met de module Automatisch bankverkeer kunt u het betalingsverkeer en de boekhoudkundige verwerking ervan sterk vereenvoudigen en de kans op foutieve betalingen vrijwel uitsluiten.
Werkwijze 1.
Briljant Account genereert een schermlijst van alle vervallen leveranciersfacturen.
2.
Pas indien gewenst deze lijst aan (betalingen verwijderen, deelbetalingen invullen, voorschotbetalingen toevoegen)
3.
Uw bankprogramma zal deze globale betalingsopdracht uitvoeren naar uw bank.
4.
Bij het boeken van het bankafschrift worden alle individuele betalingen van de betalingsopdracht automatisch verwerkt en afgepunt.
Voordelen 1.
U hoeft de adresgegevens van uw leveranciers niet meer in te geven in het externe bankprogramma.
2.
U hoeft de bedragen niet meer over te tikken in uw bankprogramma.
3.
Het afpunten van alle individuele betalingen in één opdracht gebeurt automatisch bij het boeken van het bankafschrift.
4.
Het aantal betalingen in één opdracht is onbeperkt.
5.
Foutieve of dubbele betalingen zijn uitgesloten.
6.
De tijdsbesparing zal groter worden naarmate u meer betalingen uitvoert.
7.
Briljant Account is door Isabel gecertificeerd voor automatisch bankverkeer.
Andere banksoftware dan Isabel De module Automatisch bankverkeer verzamelt alle betalingsopdrachten in één bestand. De vorm van dit bestand is gestandardiseerd voor alle Belgische banken. Informeer bij de helpdesk van uw bank of uw bankprogramma dit bestand kan importeren. Dit is noodzakelijk om met de module Automatisch bankverkeer te kunnen werken.
340
BRILJANT ACCOUNT
Dossierinstellingen Opdat uw leveranciers opgenomen kunnen worden in het betalingsbestand, moet aan de volgende voorwaarden zijn voldaan. 1.
Voor iedere leverancier waarvan uw wilt dat hij voor automatische betaling in aanmerking komt, selecteert u in het scherm Leveranciers, tabblad Algemeen "Ja" voor het veld Automatische betaling.
2.
Tevens moet voor al deze leveranciers het veld Banknummer zijn ingevuld in het scherm Leveranciers, tabblad Algemeen.
3.
In het menu Beheer, Dagboeken moet voor de dagboeken van de banken waarvoor u betalingsbestanden wilt samenstellen, op het tabblad Financieel het veld Autom. betalingen zijn aangevinkt.
Als een leverancier niet wordt opgenomen in de schermlijst van de vervallen leveranciersfacturen, controleer dan a.u.b. punt 1 en 2 vooraleer de helpdesk te contacteren.
341
Briljant Account
Het betalingsbestand aanmaken Menu Ingeven, Betalingsopdrachten
Om te werken met betalingsopdrachten zijn er enkele instellingen in het financieel dagboek nodig. Bij het opstellen van een betalingsopdracht maakt u als eerste keuze Betalingsopdracht (binnenland), Buitenlandse betalingsopdracht of Cheque. Naargelang uw keuze zal het programma anders reageren:
Betalingsopdracht (binnenland): het programma selecteert alle uit te voeren binnenlandse betalingen en maakt een bestand aan, dat door uw bankprogramma wordt verwerkt; Buitenlandse betalingsopdracht: het programma selecteert alle uit te voeren buitenlandse betalingen en maakt een bestand aan, dat door uw bankprogramma wordt verwerkt. Het gebruik van het IBAN-nummer is verplicht. Cheque: vul het nummer van de cheque en de naam van de leverancier in en open vanaf de invullijn met F8 de selectielijst met alle te betalen facturen van deze leverancier. Selecteer de facturen die u wenst te betalen en keer met F8 terug naar het ingavescherm. Het totaalbedrag neemt u over op de cheque. Bij het boeken van het bankafschrift vult u het nummer van de betalingsopdracht in zodat alle individuele betalingen worden afgepunt.
Werkwijze Betalingsopdracht (binnenland) Kies menu Ingeven, Betalingsopdrachten. Het scherm Betalingsopdracht opent.
342
1.
Selecteer in het veld Type "Betalingsopdracht" en in het veld Status "Ingave". Vermits dit de meest voorkomende ingave zal zijn, kunt u deze ingave met Bewaar default record (afrolmenu onder de rechter muisknop) vastleggen.
2.
In Datum en Uitvoerdatum wordt de systeemdatum voorgesteld. Wijzig de Uitvoerdatum indien nodig.
3.
Vul in het veld Financieel dagboek het gewenste bankdagboek in (F3 voor de selectielijst). U kunt dit dagboek ook vastleggen als standaardwaarde (zie 1.).
4.
Klik op de knop Vervallen facturen . Het scherm Genereer betalingsopdracht opent.
5.
Vul de vervaldatum in en klik op de knop Genereer betalingsopdracht . U keert automatisch terug naar het invulscherm waarop alle vervallen facturen zijn opgehaald.
BRILJANT ACCOUNT
Vink Enkel facturen met korting contant opnemen aan om enkel deze uit alle vervallen facturen te selecteren. 6.
Pas eventueel de lijst met betalingen manueel aan. U kunt de volgende aanpassingen doen: • met F6 een factuur uit de lijst verwijderen. U kunt alle facturen van één leverancier gelijktijdig verwijderen: selecteer een lijn van deze leverancier en druk dan SHFT+F6 (of rechter muisknop, Verwijder facturen). • een bedrag wijzigen om een deelbetaling uit te voeren. Het restbedrag blijft in saldo op de desbetreffende factuur; • op een nieuwe lijn een voorschotbetaling invoeren. Indien de leverancier nog niet in het bestand zit, vul dan enkel het rekeningnummer in. Of klik in het veld Lev. nr en vervolgens op CTRL+F3 om het scherm Leveranciers te openen en maak de nieuwe leverancier aan. • een creditnota opnemen als er een te betalen saldo overblijft.
7.
Klik op de knop Bestand maken . Het scherm Bestand betalingsopdracht maken wordt geopend. Wijzig indien nodig de voorgestelde Afgiftedatum en vul bestandsnaam en -pad in. Als u een mapnaam gebruikt (zie schermvoorbeeld) dan moet deze map eerst worden aangemaakt.
8.
Klik op de knop Maak bestand . Het programma vraagt een bevestiging om een afgifteborderel af te drukken en slaat het bestand op. Dit betalingsbestand is in het standaardformaat dat door alle Belgische banken wordt gebruikt.
343
Briljant Account
9.
Start uw bankprogramma. Voor de verwerking van het bestand volgt u verder de instructies zoals in de banksoftware voorzien.
Globaliseren Als de bank een kost aanrekent per te verwerken bedrag, dan kunt u in het scherm Bestand betalingsopdracht het veld Globaliseren aanvinken. Het te betalen bedrag wordt dan als één globaal bedrag verwerkt.
Korting contant automatisch aftrekken De korting wordt automatisch afgetrokken indien de factuur wordt betaald (= uitvoerdatum!) binnen X dagen na factuurdatum. Dit aantal dagen wordt in de Vaste gegevens ingesteld.
U kunt het ingavescherm voor betalingsopdrachten met F5 bewaren zonder het bestand te laten aanmaken. Zo kunt u het daarna heropenen om betalingen te wijzigen of toe te voegen. Indien u de verwerking niet dezelfde dag doet, controleer dan de ingevulde Datum en Uitvoerdatum vooraleer het bestand te laten aanmaken.
U kunt zowel voor de Betalingsopdracht (binnenland) als voor Buitenlandse betalingsopdracht andere kolommen instellen met Beheer kolommen. Als u de ingestelde kolommen in beide gevallen opslaat met Bewaar lay-out, dan zal de overeenkomstige kolommen lay-out worden getoond als U kiest voor een binnenlandse- of buitenlandse betalingsopdracht.
344
BRILJANT ACCOUNT
De financiële boeking Menu Ingeven, Financiële verrichtingen Werkwijze Kies menu Ingeven, Financiële verrichtingen. Het scherm Ingeven financiële verrichtingen opent. 1.
Vul dagboek, periode en datum in. Voor de gedetailleerde beschrijving van het boeken van financiële verrichtingen: zie Financiële verrichtingen boeken.
2.
Klik met de rechtermuisknop op de eerste lege boekingslijn.
3.
Kies Invoegen betalingsopdracht in het afrolmenu (of druk op CTRL+F8). De selectielijst met de nog niet geboekte betalingsopdrachten opent.
4.
Dubbelklik op de te boeken betalingsopdracht. De selectielijst sluit en u keert terug naar het ingavescherm. Alle individuele betalingen in de betalingsopdracht zijn ingevuld en afgepunt.
5.
Werk de financiële boeking van het bankafschrift op de normale wijze verder af.
345
Briljant Account
Betalingen domiciliëren Menu Ingeven, Domiciliëring Briljant Account maakt een bestand aan met de domiciliëringsopdrachten. Na overhandiging van dit bestand aan de bank, zal de bank deze klantbetalingen naar uw rekening uitvoeren. Na betaling worden de financiële verrichtingen manueel afgepunt of vanaf het retourbestand ingelezen via de OGM-nummers.
Instellingen Vooraleer met domiciliëren te kunnen werken dient u volgende instellingen te doen: Dagboeken: duidt aan dat u bij deze bank met domiciliëring werkt. Geef tevens de te gebruiken bestandsnaam in. Klanten: duidt in het scherm Klanten per klant aan of de facturen worden gedomicilieerd en vul zijn domiciliëringsrekening in. Deze rekening is verplicht in te vullen.
Werkwijze Kies menu Ingeven, Domiciliëring. Het venster Domiciliëring opent. 1.
Vul het veld Fin. Dagboek in.
2.
Klik met de rechter muisknop op een lijn en kies Zoek factuur in het afrolmenu. De selectielijst met alle facturen van alle domiciliëringsklanten opent.
3.
Dubbelklik op de gewenste factuurlijn. De factuur wordt ingevuld op de lijst van te domiciliëren facturen.
4.
Herhaal deze actie met de toetst F8 om de volgende facturen te selecteren.
5.
Klik op de knop Bestand maken om het bestand te genereren. Dit bestand bezorgt u ter uitvoering aan de bank.
De mededeling bevat bij een domiciliëring de omschrijving van de factuur. Indien de omschrijving leeg is worden Betreftboek en Betreft factnr. in de mededeling ingevuld.
346
BRILJANT ACCOUNT
Het boekjaar afsluiten Het boekjaar afsluiten Menu Extra, Afsluiten boekjaar, Saldo's overnemen Op het einde van het boekjaar wordt het boekjaar afgesloten en alle openstaande posten overgebracht naar het nieuwe boekjaar. Dit gebeurt in drie stappen die (meestal) niet op hetzelfde tijdstip worden uitgevoerd, maar wel noodzakelijk in deze opgegeven volgorde.
Deze werkwijze maakt het mogelijk dat u na Stap 1 reeds facturen kunt boeken in het nieuwe boekjaar zonder dat het vorige boekjaar is afgesloten.
Overzicht Stap 1: het nieuwe boekjaar aanmaken zodat u onmiddellijk kan beginnen boeken. Stap 2: de saldo's van de klanten en leveranciers overbrengen en het oude boekjaar afsluiten. Stap 3: de saldo's van de rekeningen overbrengen, de afschrijvingen boeken en de finale afsluiting.
Deze procedure om het boekjaar af te sluiten klinkt veel ingewikkelder dan ze in werkelijkheid is. Lees eerst rustig de te volgen stappen na, dan zal u merken dat het allemaal slechts een kwestie is van enkele muisklikken...
347
Briljant Account
Stap 1: het nieuwe boekjaar creëren Menu Beheer, Boekjaar Stap 1: het nieuwe boekjaar aanmaken Werkwijze 1.
Maak een reservekopie van het dossier.
2.
Creëer het nieuwe boekjaar op de eerste dag dat u in het nieuwe boekjaar aan- en verkoopfacturen wil boeken.
3.
Stel het nieuwe boekjaar in als huidig boekjaar. In dit nieuwe boekjaar boekt u voorlopig enkel aankoop- en verkoopfacturen. In het vorige boekjaar kunt u nog alle verrichtingen boeken.
4.
Boek alle nog te boeken verrichtingen van het vorige boekjaar.
Telkens u verrichtingen wil boeken in het oude boekjaar (Aankoop, Verkoop, Financieel of Diverse) moet u via het menu Extra, Wijzig boekjaar tijdelijk het vorige boekjaar instellen. Om in Briljant Administrator een afleverbon te factureren op vorig boekjaar, volstaat het om in het scherm Aflevering factureren het boekjaar en de factuurdatum te wijzigen. Bij het doorboeken van deze factuur in Account, wordt ze automatisch geboekt in het vorige boekjaar. Deze werkwijze geldt zowel voor de individuele facturatie van een afleverbon als voor de verzamelfacturatie. 5.
Druk de laatste BTW-aangifte van het vorige boekjaar af.
Na het afdrukken van de BTW-aangifte mag u in het oude boekjaar geen wijzigingen meer invoeren die invloed hebben op de BTW-rekeningen (aan- en verkoop). U kunt enkel nog boeken in Diverse verrichtingen. U kunt nu veilig Stap 2 uitvoeren.
348
BRILJANT ACCOUNT
Stap 2: de saldo's overdragen Menu Extra, Afsluiten boekjaar, Saldo’s overnemen Stap 2: de saldo's klanten en leveranciers overdragen en het oude boekjaar afsluiten Werkwijze 1.
Stel in het menu Instellingen, Account het nieuwe boekjaar in als huidig boekjaar.
2.
Kies menu Extra, Afsluiten boekjaar, Saldo’s overnemen. Controleer of het af te sluiten boekjaar juist ingevuld is. Het nieuwe boekjaar wordt automatisch ingevuld.
3.
Vink hier enkel de velden Overdragen saldo’s klanten en Overdragen saldo’s leveranciers aan en klik op de knop Afsluiten boekjaar .
4.
Na verwerking van de saldo’s worden de velden Reeds achter Overdragen saldo’s klanten en Overdragen saldo’s leveranciers automatisch aangevinkt.
5.
Sluit het venster Overdragen saldo’s af.
U kunt vanaf nu alle verrichtingen in het nieuwe boekjaar boeken (aankoop, verkoop, financieel en divers). In het vorige boekjaar kunt u enkel nog via diverse verrichtingen de zogenaamde correctieboekingen (zowel op Rekeningen als op Klanten en Leveranciers) ingeven. Deze correcties zal uw boekhouder u opgeven nadat hij de voorbereidingen voor de jaarrekening heeft gemaakt. Eventuele correcties die u hier boekt op Klanten en Leveranciers worden in een Diverse verrichting ook uitgevoerd in de reeds overgedragen saldo’s in het nieuwe boekjaar. Na het ingeven van de correctieboekingen sluit u in Stap 3 definitief af.
349
Briljant Account
Stap 3: de finale afsluiting Menu Extra, Afsluiten boekjaar, Saldo’s overnemen Stap 3: de saldo's van de rekeningen overbrengen, de afschrijvingen boeken en de finale afsluiting Werkwijze 1.
Stel in het menu Instellingen, Account het vorige boekjaar in als huidig boekjaar.
2.
Breng in het vorige boekjaar de correctieboekingen in.
3.
Stel in het menu Instellingen, Account het nieuwe boekjaar in als huidig boekjaar.
4.
Kies menu Extra, Afsluiten boekjaar, Saldo’s overnemen. Controleer of het af te sluiten boekjaar juist ingevuld is. Het nieuwe boekjaar wordt automatisch ingevuld.
5.
Vink hier enkel de velden Overdragen saldo’s grootboekrekeningen en Afschrijvingen boeken* aan en klik op de knop Afsluiten boekjaar .
6.
Na verwerking van de saldo’s worden de velden Reeds achter Overdragen saldo’s grootboekrekeningen en Afschrijvingen boeken* ook automatisch aangevinkt (de twee bovenste zijn reeds aangevinkt door het uitvoeren van Stap 2).
7.
Sluit het venster Overdragen saldo’s af.
Het vorige boekjaar is nu definitief afgesloten. U kunt geen enkele verrichting meer boeken in het oude boekjaar.
Afschrijvingen boeken* De automatische boeking van de afschrijvingen kan enkel als de module Vaste activa is geactiveerd. In het geval dat niet zo is, dan worden de afschrijvingen in een diverse verrichting als correctieboeking ingebracht.
350
BRILJANT ACCOUNT
De wettelijk verplichte lijsten afdrukken Menu Lijsten, Dagboeken en Lijsten, Grootboeken Na de definitieve afsluiting van het boekjaar drukt u alle wettelijk verplichte lijsten af. Dit zijn:
de dagboeken van iedere BTW-periode én van het volledige boekjaar;
de grootboeken van iedere BTW-periode én van het volledige boekjaar;
de BTW-aangifte van iedere BTW-periode.
Zij vormen, samen met de originele aankoopfacturen, de verkoopfacturen, de bankafschriften en het kasboek, de minimale wettelijke boekhouding.
351
Briljant Account
De budgetten en fiscaal aftrekbaar overnemen naar nieuw boekjaar Menu Extra, Afsluiten boekjaar, Budgetten en fiscaal overnemen Bij de aanvang van een nieuw boekjaar kunt u de budgetten in het boekhoudplan overhalen naar het nieuwe boekjaar. Het eveneens mogelijk de inhoud van het tabblad Fiscaal over te halen.
Werkwijze Kies menu Extra, Afsluiten boekjaar, Budgetten en fiscaal overnemen.
352
1.
Vul Van boekjaar en Naar boekjaar in (het huidige en het nieuwe boekjaar worden voorgesteld, u kunt wijzigen).
2.
Vink Budgetten overnemen aan.
3.
Vul eventueel Omrekeningsfactor in, b.v. 110% om de budgetten met 10% te verhogen.
4.
Vink eventueel Fiscaal overnemen om de percentages Aftrekbaar wettelijk en Aftrekbaar beroep uit het tabblad Fiscaal over te nemen.
5.
Klik op de knop Overnemen .
BRILJANT ACCOUNT
Import & export van data De Import- & exportmodule Met de Import- & Exportmodule kunt u ieder browse-scherm (d.i. een scherm dat opgebouwd is met gegevenskolommen) exporteren naar een rekenblad of database-programma. Zo kunt u bijvoorbeeld een selectie uitvoeren op het klantenbestand, met Beheer kolommen die gegevens te kiezen die u wenst te weerhouden en vervolgens deze schermtabel bewaren als een tekstbestand in CSV-formaat.
CSV-formaat CSV staat voor Comma Separated Values. Dit is een tekstbestand in ASCII waarbij de gegevensvelden van elkaar gescheiden zijn door een komma of puntkomma. CSV is een universeel database-formaat dat u met alle rekenblad- en databaseprogramma’s kunt openen. Om een CSV-bestand in MS Excel te openen, klikt u op Bestand, Openen en kiest u als Bestandstype: Tekstbestanden (*.prn, *.txt, *.csv). Duidt de puntkomma aan als tekstscheidingsteken. Sla het bestand onmiddellijk opnieuw op als Excelbestand, waarna u de gegevens naar wens kunt bewerken.
Werkwijze 1.
Open een lijst, b.v. de Klantenlijst.
2.
Vul de selectiegegevens in op het tabblad Selectie.
3.
Klik op het tabblad Lay-out en stel met Beheer kolommen de gewenste tabel samen en rangschik ze in een logische volgorde.
4.
Klik met de rechtermuisknop en kies Exporteer tabel. Het scherm Opslaan als opent.
5.
Vul een bestandsnaam met de extensie ".CSV" in en bewaar het bestand (b.v. "klantadressen.csv". Als u de extensie .CSV niet intikt, dan wordt het bestand wel opgeslagen, maar zonder de toevoeging ".CSV"
De Import- & Exportmodule is geen onderdeel van de standaard versie van Briljant Account, maar een uitbreidingsmodule.
353
Briljant Account
De Import- & exportmodule Met de Import- & Exportmodule kunt u ieder browse-scherm (d.i. een scherm dat opgebouwd is met gegevenskolommen) exporteren naar een rekenblad of database-programma. Zo kunt u bijvoorbeeld een selectie uitvoeren op het klantenbestand, met Beheer kolommen die gegevens te kiezen die u wenst te weerhouden en vervolgens deze schermtabel bewaren als een tekstbestand in CSV-formaat.
CSV-formaat CSV staat voor Comma Separated Values. Dit is een tekstbestand in ASCII waarbij de gegevensvelden van elkaar gescheiden zijn door een komma of puntkomma. CSV is een universeel database-formaat dat u met alle rekenblad- en databaseprogramma’s kunt openen. Om een CSV-bestand in MS Excel te openen, klikt u op Bestand, Openen en kiest u als Bestandstype: Tekstbestanden (*.prn, *.txt, *.csv). Duidt de puntkomma aan als tekstscheidingsteken. Sla het bestand onmiddellijk opnieuw op als Excelbestand, waarna u de gegevens naar wens kunt bewerken.
Werkwijze 1.
Open een lijst, b.v. de Klantenlijst.
2.
Vul de selectiegegevens in op het tabblad Selectie.
3.
Klik op het tabblad Lay-out en stel met Beheer kolommen de gewenste tabel samen en rangschik ze in een logische volgorde.
4.
Klik met de rechtermuisknop en kies Exporteer tabel. Het scherm Opslaan als opent.
5.
Vul een bestandsnaam met de extensie ".CSV" in en bewaar het bestand (b.v. "klantadressen.csv". Als u de extensie .CSV niet intikt, dan wordt het bestand wel opgeslagen, maar zonder de toevoeging ".CSV"
De Import- & Exportmodule is geen onderdeel van de standaard versie van Briljant Account, maar een uitbreidingsmodule.
354
BRILJANT ACCOUNT
Importeren Gegevens importeren Menu Extra, Inlezen Verkoopfacturen (DOS) Niet gebruiken. Enkel voor zeer specifieke toepassingen.
Verkoopfacturen Voor het automatisch boeken van de verkoopfacturen van Briljant Administrator.
Aankoopfacturen Niet gebruiken. Enkel voor zeer specifieke toepassingen.
ASCII Voor het importeren van verkoopfacturen, aankoopfacturen, klanten en leveranciers uit andere programma's. Contacteer uw helpdesk voor de bestandslay-out en om de correcte procedure op te zetten.
Diverse verrichtingen Wordt gebruikt indien het dossier wordt uitgewisseld met het externe boekhoudkantoor. De gebruiker kan alles boeken, met uitzondering van de diverse verrichtingen. Deze worden op het externe boekhoudkantoor ingeboekt, waarna het bestand kan worden gemaild en ingelezen bij de gebruiker. Contacteer uw helpdesk om de correcte procedure op te zetten.
Financiële verrichtingen Voor import van door de bank verstrekte bestanden.
355
Briljant Account
356
BRILJANT ACCOUNT
Exporteren Gegevens exporteren Menu Extra, Exporteren Financiële verrichtingen Exporteert de financiële verrichtingen naar een CSV-bestand (comma Separated Values).
Diverse verrichtingen Exporteert de diverse verrichtingen naar een CSV-bestand (Comma Separated Values).
Boekhoudplan voor Accon-Fiscalc Exporteert het rekeningenstelsel met totalen naar een bestand dat door Accon-Fiscalc kan worden ingelezen.
Tabel in een browse-scherm met Import- & Exportmodule Zie De Import- & Exportmodule.
357
TIPS & TRICKS Tips & tricks Briljant Administrator en Account voorzien in een hele reeks technieken (o.a. sneltoetsen en instelbare veldvolgorde) om het ingeven en opzoeken sneller en gemakkelijker te maken. Het zijn meestal de intensieve gebruikers die zich het werken met deze technieken eigen maken. Er zijn echter enkele technieken die het navigeren doorheen uw gegevens dermate versnellen, dat wij het gebruik ervan aan alle gebruikers aanraden.
358
TIPS & TRICKS
Snelle sneltoets 1: CTRL+SHIFT+O Met CTRL+SHIFT+O kunt u in ieder browse-scherm (=overzicht van boekhoudkundige verrichtingen, offertes, orders, afleveringen, brieven, onderhoudscontracten, bestellingen, leveringen, ...) vanaf een geselecteerde lijn rechtstreeks het document openen.
Voorbeeld Account Open het scherm Beheer, Klanten en selecteer een klant waarvoor boekingen zijn ingegeven. Klik op de tab Overzicht om alle verrichtingen te tonen. U wilt het ingavescherm van een bepaalde boeking openen om alle details van de verrichting te zien. Normale werkwijze 1.
Zoek en onthoudt het bewuste factuurnummer.
2.
Kies menu Ingeven, Verkoopfacturen.
3.
Vul het verkoopdagboek en het factuurnummer in.
4.
Druk op ENTER om de boeking te openen.
Met CTRL+SHIFT+O 1.
Klik op de boekingslijn en druk op CTRL+SHIFT+O.
Voorbeeld Administrator Open het scherm Beheer, Klanten en selecteer een klant waarvoor afleveringen zijn ingegeven. Klik op de tab Afleveringen om alle afleveringen te tonen. U wilt het ingavescherm van een bepaalde aflevering openen om alle details van de bon te zien. Normale werkwijze 1.
Zoek en onthoudt het nummer van de aflevering.
2.
Kies menu Verkopen, Afleveringen.
3.
Vul het afleverboek en het bonnummer in.
4.
Druk op ENTER om de afleverbon te openen.
Met CTRL+SHIFT+O 1.
Klik op een lijn van de gezochte aflevering en druk op CTRL+SHIFT+O.
359
Briljant Account
Snelle sneltoets 2: CTRL+F3 Met CTRL+F3 kunt u vanuit ieder veld Klant, Leverancier, Rekening, Artikel in de ingaveschermen het scherm Klanten, Leveranciers, Rekeningen of Artikels in het menu Beheer openen.
Voorbeeld Account 1 Open het scherm Ingeven, Aankoopfacturen. U wilt een aankoopfactuur boeken, maar de leverancier is nog niet aangemaakt. (Idem voor klant en voor rekening op de boekingslijn) Normale werkwijze 1.
Kies menu Beheer, Leveranciers.
2.
Geef de nieuwe leverancier in.
3.
Bewaar met F5.
4.
Sluit het scherm Leveranciers af.
5.
Klik in het reeds geopende scherm Aankoopfacturen om het te activeren.
6.
Vul de naam van de nieuwe leverancier in en geef de boeking in.
Met CTRL+F3 1.
Druk op CTRL+F3 vanuit het veld Leveranciersnr. Het scherm Leveranciers opent.
2.
Geef de nieuwe leverancier in.
3.
Druk op F5. De leverancier wordt bewaard, het scherm Leveranciers sluit en u keert automatisch terug naar het scherm Aankoopfacturen. De nieuwe leverancier is reeds ingevuld! Geef de boeking verder in.
Voorbeeld Account 2 Open het scherm Ingeven, Verkoopfacturen. Vul een klant in om een factuur te boeken. Vooraleer verder te gaan wilt u eerst de klantgegevens raadplegen of wijzigen. (Idem voor leverancier en voor rekening op de boekingslijn) Normale werkwijze 1.
Kies menu Beheer, Klanten.
2.
Vul het klantnummer in en druk op ENTER om de klant te openen.
3.
Raadpleeg de gegevens of breng de wijziging aan.
4.
Bewaar met F5.
5.
Sluit het scherm Klanten af.
6.
Klik in het reeds geopende scherm Verkoopfacturen om het te activeren.
7.
Werk de boeking verder af.
Met CTRL+F3
360
1.
Druk op CTRL+F3 vanuit het veld Klantnr. Het scherm Klanten opent met de gegevens van de gezochte klant.
2.
Raadpleeg de gegevens of breng de wijziging aan.
TIPS & TRICKS
3.
Druk op F5. Het scherm Klanten sluit en u keert automatisch terug naar het scherm Verkoopfacturen.
Voorbeeld Administrator Open het scherm Verkopen, Afleverbon. Vul de klant in. Tijdens het ingeven van de nieuwe bon wilt u het klantenscherm openen om de nog lopende orders van deze klant te zien. Normale werkwijze 1.
Kies menu Beheer, Klanten.
2.
Vul het klantnummer in en druk op ENTER om de klant te openen.
Met CTRL+F3 1.
Druk op CTRL+F3 vanuit het veld Klantnr. Het scherm Klanten opent met de gegevens van de gezochte klant.
361
Briljant Account
De veldvolgorde instellen Stel de veldvolgorde op de schermen zo in, dat u de velden die u nooit gebruikt gewoon overslaat. De invulvelden op de Briljant schermen zijn vast, d.w.z. de gebruiker kan ze niet verplaatsen of weglaten. Zodra uw eigen werkmethode min of meer vastligt, kunt u de veldvolgorde (ook wel tabvolgorde genoemd) zo instellen, dat de velden die u zelden of nooit invult, gewoon worden overgeslagen. Dit betekent evenwel niet dat u er niet op de gebruikelijke manier naartoe kunt navigeren met de muis, de toetsen ENTER, TAB, SHIFT TAB en de pijltjestoetsen als u een dergelijk veld toch wil invullen. Zie De veldvolgorde instellen in Werken met Briljant voor de gedetailleerde beschrijving.
362
TIPS & TRICKS
Snel ingeven met de F12-toets Tijdens het ingeven van data in de ingaveschermen kunt u met een druk F12 onmiddellijk een nieuwe lijn aanmaken en de cursor in de eerste kolom plaatsen. Vermits op iedere lijn niet altijd alle kolommen worden ingevuld, hoeft u ook niet meer met de ENTER of TAB-toets doorheen de velden te navigeren om een nieuwe lijn aan te maken.
Deze snelingave met F12 werkt in alle schermen, behalve indien er in een scherm reeds een andere functie aan F12 werd toegekend (b.v. scherm Kassa).
363
Briljant Account
Tooltip met veldinhoud Tooltip met volledig veldinhoud Als in een browse de inhoud van een veld wegens plaatsgebrek niet volledig wordt weergegeven, plaats dan de muisaanwijzer even op de tekst (niet klikken!) om de volledige inhoud in een tooltip te tonen.
364
TIPS & TRICKS
Veldinhoud vorige lijn overnemen Om het ingeven te versnellen, kunt u op een nieuwe lijn met CTRL+SHIFT+PIJL OMLAAG de inhoud van het veld op de bovenliggende lijn overnemen.
Let op: niet de inhoud van de volledige lijn wordt overgenomen, maar enkel de inhoud van het veld waarin de cursor staat.
365
Briljant Account
Datums invullen Om het invullen van datums zo snel mogelijk te maken, zijn volgende technieken voorzien. De sjabloontekens / / hoeft u niet in te tikken. Tikt u het sjabloonteken / toch in, dan springt u naar het volgende deelveld van de datum. Ingave
wordt met ENTER of TAB vervolledigd tot
2/ /
02/deze maand/dit jaar
02/ /
idem
02/5 /
02/05/dit jaar
02/05/ /
idem
02/05/2
02/05/2002
./ /
Punt. Vult de huidige datum in. Niet nodig op ENTER of TAB te drukken
366
TIPS & TRICKS
Tekstopmaak in memovelden In memovelden kunt u vanaf build 325 de opmaakkenmerken Vet, Cursief en Onderlijnen toevoegen aan teksten. Net zoals in een tekstverwerkingsprogramma kan dit op twee manieren.
1. De opmaak toekennen aan een tekstselectie Selecteer de tekst en druk op [CTRL+B] voor vet, [CTRL+I] voor cursief en [CTRL+U] voor onderlijnen. Of selecteer de tekst en druk op [CTRL+B] en dan op [CTRL+I] voor vet cursief, of met [CTRL+U] erbij voor vet cursief onderlijnd.
2. De opmaakkenmerken ingeven tijdens het tikken van de tekst Deze snellere methode geniet de voorkeur bij ervaren tekstverwerkers omdat de rechterhand niet van het klavier hoeft om de tekst met de muis te selecteren. Druk de opmaaktoetsencombinatie in vóór de op te maken tekst en druk de toetsencombinatie opnieuw in om de opmaak af te sluiten, zoals in:
Dit is een tekst [CTRL+B]in het vet.[CTRL+B] Het vervolg van deze tekst is weer in normaal lettertype. En [CTRL+U]dit stukje is onderlijnd[CTRL+U]. En zo maakt u [CTRL+I]uw tekst cursief.[CTRL+I] Of verkiest u [CTRL+B][CTRL+I]vet én cursief[CTRL+I][CTRL+B] dan kan dat ook, net zo goed als [CTRL+B][CTRL+I][CTRL+U]alle andere combinaties[CTRL+U][CTRL+I] [CTRL+B].
U kunt een opmaakkenmerk van een tekst verwijderen door het kenmerk opnieuw toe te passen op dezelfde tekstselectie.
U kunt deze opmaakkenmerken gebruiken bij artikelomschrijvingen, omschrijvingen in offertes, orders, afleveringen, facturen, bestellingen, brieven, ....
367
Index Rekeningen per periode afpunten....................... 301 Sortering volgens afpuntingsnummer.................. 296
A Aankoopfacturen Aanvullende eenheid...........................................221 Aard van de transactie.........................................221 Boeken................................................................200 BTW niet aftrekbaar bedrijf..................................208 BTW niet-aftrekbaar privé....................................208 BTW-regime ........................................................202 BTW-uitsplitsing ..................................................208 Creditnota's boeken.............................................214 Enkel BTW boeken..............................................226 Factuurdatum ......................................................202 Gewest................................................................221 Goederencode ....................................................221 Historiek rekening opvragen ................................205 Incoterm ..............................................................221 Intracommunautair ..............................................219 Intrastat ...............................................................210 Journaal ..............................................................209 Korting contant ....................................................202 Korting contant niet vrij van BTW.........................217 Korting contant vrij van BTW ...............................217 Landen toevoegen aan EU.......................... 220, 251 Leverancier creëren tijdens boeken.....................211 Leverancier vorige boeking overnemen ...............202 Lidstaat ...............................................................221 Massa Kg ............................................................221 Medecontractant .................................................216 Negatieve facturen boeken..................................215 Nettobedrag automatisch berekenen ...................202 Niet EG-lidstaten .................................................223 Omschrijving .......................................................202 Op meerdere rekeningen boeken ........................205 Opmerking ..........................................................202 Rekening creëren tijdens het boeken ..................212 Rekeningnummer vorige lijn overnemen..............205 Statistische waarde .............................................221 Status..................................................................202 Uitsplitsing naar BTW-vakken..............................208 Verlegging BTW ..................................................216 Vervaldatum........................................................202 Vervoerswijze......................................................221 Wijzigen van een boeking....................................213
Afpunten ................................................................. 296 Afschrijvingen Afschrijvingsmethode.......................................... 311 Afschrijvingstabel................................................ 319 Automatisch boeken ........................................... 317 Berekenen en tonen ........................................... 316 Dagboek Afschrijvingen ...................................... 307 Economische afschrijving ................................... 311 Fiscale afschrijving ............................................. 311 Investeringen boeken ......................................... 311 Investeringsaftrek ............................................... 315 Lopende investeringen ....................................... 309 Module Vaste activa ....................................305, 306 Rekeningen instellen .......................................... 308 Verkoop investeringsgoederen ........................... 318 Afsluiten boekjaar Budgetten en fiscaal overnemen......................... 426 Afsluiten boekjaar.................................................... 420 Alternatief boekhoudplan......................................... 131 Analytisch Boeken met vaste verdeelsleutels....................... 401 Boeken zonder vaste verdeelsleutels.................. 403 Eén of twee plannen ........................................... 395 Plan aanmaken................................................... 396 Principe analytisch uitsplitsen ......................393, 394 Proef- en saldibalans .......................................... 407 Analytisch ............................................................... 129 Ander dossier openen ................................................. 3 Automatisch bankverkeer Enkel facturen korting contant............................. 412 Financiële dagen ................................................ 416 IBAN-nummer..................................................... 412 Opdracht aanmaken ........................................... 412 Automatisch bankverkeer.................................408, 410
B Backup...................................................................... 76
Aankoopfacturen......................................................200
Balans..................................................................... 131
Aanmaningen Afdrukken............................................................374 Historiek ..............................................................377 Kosten en intresten .............................................372 Mailen .................................................................376 Niveau wijzigen ...................................................378 Opvolgen.............................................................378 Status wijzigen ....................................................378 Teksten aanpassen .............................................372 Werken met ........................................................370
Balanslijst................................................................ 356
Aanmaningen ..........................................................131 Aanvullingen en wijzigingen .................................54, 55 Actualisatie vreemde munt.......................................365 Afpunten Afgepunte verrichtingen tonen.............................296 Automatisch afpunten..........................................302 Kleine betalingsverschillen ..................................303 Manueel afpunten................................................298 Manueel ontpunten..............................................300
Basisinstellingen Boekhoudperiode ............................................... 151 Boekjaar ......................................................151, 180 Boekjaar creëren ................................................ 175 Boekjaar instellen ............................................... 150 BTW-afwijking..............................................151, 180 BTW-code 0% .................................................... 151 BTW-codes......................................................... 188 BTW-nummer ..................................................... 148 BTW-periode ...................................................... 151 BTW-periode instellen ........................................ 180 BTW-regimes...................................................... 188 Decimalen hoeveelheid....................................... 180 Dossiercode ....................................................... 148 Extra velden ....................................................... 148 Gebroken boekjaar ............................................. 177 Gestructureerde mededeling............................... 180 Koers.................................................................. 153 Korting contant vrij van BTW............................... 180
369
Briljant Account
Lijstscheidingsteken ............................................148 OGM-nummers ...................................................180 Omschrijving overnemen.....................................180 Periode openen/sluiten........................................176 Periode veranderen.............................................152 Schaalfactor lijsten ..............................................180 Test dubbele facturen..........................................180 Valuta beheren....................................................153 Vaste gegevens ..................................................174 Verkort boekjaar..................................................178 Verlengd boekjaar ...............................................178 Verwijderen boekjaar...........................................179 Weeksysteem......................................................148 Zonder aanhalingsteken ......................................148 Basisinstellingen ......................................................147 Basisinstellingen ......................................................148 Batch printen .............................................................48 Beginsaldo's ............................................................189 Betalingsverschillen .................................................187 Beveiliging Beheerderspaswoord instellen ..............................58 Gebruikers ............................................................60 Globaal wijzigen ....................................................69 Paswoord vergeten ...............................................60 Rechten per gebruiker...........................................63 Tabbladen instellen ...............................................66
Browse-venster Beheer kolommen................................................. 27 Kolom lay-out opvragen ........................................ 32 Kolombreedte instellen ......................................... 29 Kolommen instellen .............................................. 27 Kolommen schikken.............................................. 29 Meerdere lay-outs instellen................................... 32 Navigeren ............................................................. 24 Openen................................................................. 23 Zoeken in ............................................................. 25 Zoeksleutel instellen ............................................. 25 Browse-venster ......................................................... 22 BTW-aangifte Berekenen en afdrukken..................................... 324 BTW-listing ......................................................... 343 BTW-omzetvergelijking ....................................... 345 Controle BTW-aangifte ....................................... 342 Controlebestand EDIVAT.................................... 335 EDIVAT .......................................................331, 332 Herzieningen ...................................................... 341 INTERVAT.......................................................... 336 Testaangifte........................................................ 324 Verzending via ISABEL....................................... 335 Budgetteren ............................................................ 129 Build.......................................................................... 54 Buildnummer............................................................. 54
Beveiliging .................................................................57
C
Boekhoudplan Aanpassen ..........................................................154 Afdrukken............................................................167 Afpuntingen.........................................................165 Aftrekbaar Beroep ...............................................161 Aftrekbaar Wettelijk .............................................161 Alternatief rekeningnummer.................................157 Analytisch tegenboeken ......................................158 BTW niet-aftrekbaar bedrijf..................................158 BTW niet-aftrekbaar privé....................................158 BTW-code ...........................................................158 Budget.................................................................162 Ereloonfiche ........................................................158 Fiscaal.................................................................161 Forfaitaire berekening .........................................158 Historiek ..............................................................158 Hoeveelheden .....................................................158 Investeringsfiche .................................................158 Memo ..................................................................163 Overzicht.............................................................165 Rekening aanmaken ...........................................155 Rekening wijzigen ...............................................166 Rekeningnummer ................................................157 Saldo...................................................................164 Soort rekening.....................................................158 Stamgegevens ....................................................157 Talen...................................................................154 Titelrekening........................................................158
Converteren .............................................................. 56
Boekhoudplan..........................................................131 Boekjaar Afsluiten periode .................................................176 Creëren boekjaar.................................................175 Gebroken boekjaar..............................................177 Openen periode ..................................................176 Verkort boekjaar..................................................178 Verlengd boekjaar ...............................................178 Verwijderen boekjaar...........................................179 BriljantHelp ..............................................................145
370
D Dagboeken Aankoopdagboek................................................ 168 Aanmaken .......................................................... 170 Afschrijvingen ..................................................... 168 Automatische betalingen..................................... 172 Bank ................................................................... 168 Divers dagboek................................................... 168 Domiciliëring ....................................................... 172 Kas ..................................................................... 168 Koersverschillen ................................................. 172 Openingsdagboek............................................... 168 Stamgegevens.................................................... 170 Standaard dagboeken ........................................ 185 Verkoopdagboek ................................................ 168 Wijzigen.............................................................. 173 Dagboeken ............................................................. 168 Datums invullen .................................................21, 440 Diverse verrichtingen Afboeken per saldo............................................. 287 Boeking wijzigen ................................................. 286 Boekingsdatum................................................... 281 Correctieboekingen............................................. 280 Dagboek ............................................................. 281 Divers boeken..................................................... 280 Journaal.............................................................. 285 Klanten/Leveranciers/Rekeningen creëren ......... 288 Periode ............................................................... 281 Stuknummer ....................................................... 281 Domiciliëring Afpunten ............................................................. 323 Domiciliëring ........................................................... 321 Domiciliëring ........................................................... 418 Dossier
Index
Ander dossier openen ...........................................74 Bestaand dossier toevoegen .................................73 Dossier aanmaken ................................................71 Oefendossier.........................................................70 Reservekopie maken.............................................76 Reservekopie terugzetten......................................78 Standaarddossier ..................................................70 Verwijderen ...........................................................75 Wat is een dossier.................................................70 Werkdossier ..........................................................70 Dossier ......................................................................70 Dossier openen ...........................................................3 Dossierbeheer .............................................................3 Downloaden...............................................................54 Dubieuze debiteuren................................................380
E Elektronisch bankieren.............................................129
Valuta ................................................................. 260 Voorschot BTW boeken ...................................... 279 Fiscale aangiften..................................................... 129 Forfaitaire berekening Lijst afdrukken .................................................... 392 Forfaitaire berekening ............................................. 391 Functies .................................................................. 133
G Gegevens Als standaard instellen.......................................... 16 Bewaren ............................................................... 12 Opslaan ................................................................ 12 Verwijderen .......................................................... 15 Wijzigen................................................................ 13 Gegevens ................................................................. 12 Grootboeken ........................................................... 352
Elektronisch betalen ................................................131
H
E-mail Instellingen............................................................51 Mogelijkheden .......................................................49 Verzenden.............................................................52
Helpdesk................................................................. 145
Ereloonfiches Afdrukken............................................................349 Boeken................................................................348 Instellen...............................................................347 Overzicht.............................................................346
I Importeren Aankoopfacturen ................................................ 429 Diverse verrichtingen .......................................... 429 Klanten ............................................................... 429 Leveranciers....................................................... 429 Verkoopfacturen ................................................. 429
Exporteren Diverse verrichtingen...........................................431 Naar Accon-Fiscalc .............................................431
Intrastat - instellingen .............................................. 186
Exporteren....................................................... 427, 428
J
Extra velden...............................................................33
F Fictieve boekingen Fictieve boeking creëren .....................................293 Kopiëren/Wijzigen ...............................................295 Fictieve boekingen...................................................129 Financiële verrichtingen Afboeken per saldo .............................................276 Bankafschrift nr. ..................................................258 Bedrag opzoeken ................................................268 Beginsaldo ..........................................................258 Boekingsdatum ...................................................258 BTW....................................................................260 Dagboek..............................................................258 Dagboeken instellen............................................257 Deelbetaling boeken............................................272 Eindsaldo ............................................................258 Factuur opzoeken................................................264 Globale betaling toewijzen...................................270 Journaal ..............................................................263 Klanten/Leveranciers aanmaken .........................267 Korting contant boeken........................................274 Kosten met BTW boeken.....................................277 Lopend saldo.......................................................258 Omschrijving .......................................................260 Periode................................................................258 Rekeningen creëren ............................................266 Rekeningen instellen ...........................................257 Standaard dagboeken instellen ...........................257 Te boeken ...........................................................258
Intrastat-aangifte ..............................................129, 360
Journaal .................................................................. 131
K Klanten Aanmaken ............................................................ 79 Aanmaningen ..................................................... 105 Aanspreektitels ..................................................... 81 Afleveringen ......................................................... 95 Agenda ............................................................... 101 Artikelkorting......................................................... 91 Banknummer ........................................................ 83 Betalingsvoorwaarde ............................................ 85 Brieven ................................................................. 96 BTW-nummer ....................................................... 83 BTW-regime ......................................................... 83 Centralisatierekening ............................................ 85 Contactpersonen .................................................. 87 Extra velden ....................................................... 102 Groepen ............................................................... 83 Groepskorting ....................................................... 92 Herstellingen......................................................... 97 Interesses............................................................. 88 Klantenlijst afdrukken.......................................... 107 Klantgroepen ...................................................... 106 Klantnummer ........................................................ 81 Korting contant ..................................................... 85 Leveradres ........................................................... 90 Memo ................................................................... 89 Nummeren - automatisch...................................... 81 Offertes................................................................. 93 Onderhoudscontracten ......................................... 98 Orders .................................................................. 94
371
Briljant Account
Overzicht.............................................................104 Rekening...............................................................85 Saldo...................................................................103 Serienummers.......................................................99 Stamgegevens ......................................................81 Standaardboeking .................................................85 Taalcode ...............................................................83 Valuta....................................................................85 Vertegenwoordiger ................................................83 Werfadres .............................................................90 Klanten ......................................................................79 Knoppenbalk................................................................4 Kwartaalopgave intracomm. leveringen ...................358
L Leveranciers Aanmaken...........................................................108 Aanspreektitels....................................................110 Agenda................................................................124 Artikels ................................................................116 Automatische betalingen .....................................112 Banknummer.......................................................112 Bestellingen.........................................................118 Betalingsvoorwaarde...........................................114 Brieven................................................................120 BTW-nummer......................................................112 BTW-regime ........................................................112 Centralisatierekening...........................................114 Contactpersonen .................................................115 Extra velden ........................................................125 Groep ..................................................................112 Herstellingen .......................................................121 Korting contant Vrij van BTW...................................................114 Korting contant ....................................................114 Leverancierslijst afdrukken ..................................128 Leveranciersnummer...........................................110 Leveringen ..........................................................119 Memo ..................................................................117 Overzicht.............................................................127 Saldo...................................................................126 Serienummers.....................................................122 Stamgegevens ....................................................110 Standaardboeking ...............................................114 Taalcode .............................................................112 Uren ....................................................................123 Valuta..................................................................114 Leveranciers ............................................................108
Multi-periode ........................................................... 129 Multi-user ................................................................ 129 Multi-valuta ............................................................. 129
O Omzetstatistiek ....................................................... 366 Openingsbalans Beginsaldo's algemene rekeningen .................... 194 Beginsaldo's klanten ........................................... 190 Beginsaldo's leveranciers ................................... 192 Openingsdagboek afdrukken .............................. 198 Wachtrekening opening controleren.................... 196 Openingsbalans ...................................................... 189 Openstaande facturen......................................361, 363 Opleiding................................................................. 145 Opstarten Een nieuw boekhouddossier starten ................... 144 Opstarten ................................................................ 144 Overzicht................................................................. 133
P Postcodes ............................................................... 131 Proef- en saldibalans .............................................. 354
R Real time................................................................. 131 Rekeningen............................................................. 131 Restore ..................................................................... 78
S Simulaties ............................................................... 129 Sneltoetsen Navigatietoetsen..................................................... 7 Schermgebonden sneltoetsen ................................ 7 Sneltoetsen................................................................. 7 Standaard boekingen Kopiëren/Wijzigen............................................... 292 Standaard boeking creëren................................. 289 Standaard boekingen .............................................. 129 Standaardboekingen ............................................... 131
M
Standaardrekeningen Aankooprekening................................................ 183 Afrondingskosten................................................ 183 Afrondingsopbrengsten....................................... 183 Klanten ............................................................... 183 Klantkortingen..................................................... 183 Koerskosten ....................................................... 183 Koersopbrengsten .............................................. 183 Leveranciers....................................................... 183 Leverancierskortingen ........................................ 183 Verliesrekening................................................... 183 Wachtrekening.................................................... 183 Winstrekening..................................................... 183
Menu's Account .......................................................136
Statistieken ............................................................. 131
Multi-boekjaren ........................................................129
Statistisch overzicht ................................................ 368
Multi-dagboeken ......................................................129
Statusbalk Buildnummer ........................................................ 54 Datum en tijd ........................................................ 11
Lijsten Afdrukken..............................................................46 Instellingen bewaren .............................................47 Lay-out (tabblad) ...................................................43 Lijst aanmaken ......................................................43 Lijst lay-outs ..........................................................43 Selectie (tabblad) ..................................................43 Tabel afdrukken ....................................................46 Tonen....................................................................45 Lijsten........................................................................43
Multi-dossier ............................................................129
372
Index
Dossiercode ..........................................................11 Klantnummer.........................................................11 Recordteller...........................................................11 Statusbalk..................................................................11
T Tabvolgorde...............................................................17 Tekstopmaak ...........................................................441
U Update.................................................................54, 56 Update overeenkomst................................................54
V Vaste gegevens............................................... 147, 148 Veldvolgorde Instellen.................................................................17 Op tabblad instellen...............................................17 Tonen....................................................................17 Wijzigen ................................................................17 Veldvolgorde..............................................................17 Verkoopfacturen Aanvullende eenheid...........................................252 Aard van de transactie.........................................252 ABC Trading........................................................236 Boeken................................................................228 BTW niet-aftrekbaar bedrijf..................................236 BTW niet-aftrekbaar privé....................................236 BTW-regime ........................................................230 Creditnota's boeken.............................................243 Doorboeken vanuit Administrator.........................255 Driehoekshandel .................................................236 Factuurdatum ......................................................230 Gewest................................................................252 Goederencode ....................................................252 Historiek rekening oproepen................................233 Incoterm ..............................................................252 Intracommunautair ..............................................249
Journaal.............................................................. 238 Klant vorige boeking overnemen......................... 230 Klanten creëren tijdens het boeken..................... 240 Korting contant ................................................... 230 Korting contant niet vrij van BTW ........................ 247 Korting contant vrij van BTW............................... 247 Landen toevoegen aan EU ..........................220, 251 Lidstaat............................................................... 252 Massa Kg ........................................................... 252 Medecontractant................................................. 244 Negatieve facturen boeken ................................. 246 Nettobedrag automatisch berekenen .................. 230 Niet EG-lidstaten ................................................ 254 Omschrijving....................................................... 230 Op meerdere rekeningen boeken........................ 233 Opmerking.......................................................... 230 Rekening creëren tijdens het boeken.................. 241 Rekeningnummer vorige lijn overnemen ............. 233 Statistische waarde............................................. 252 Status ................................................................. 230 Uitsplitsing naar BTW-vakken ............................. 236 Verlegging BTW ................................................. 244 Vervaldatum ....................................................... 230 Vervoerswijze ..................................................... 252 Wijzigen van een boeking ................................... 242 Verkoopfacturen...................................................... 228 Vervaldagboek Klanten ............................................................... 361 Leveranciers....................................................... 363
W Wettelijk verplichte wijzigingen .................................. 54 Wijzigingen en aanvullingen overzicht afdrukken............................................... 55 overzicht bekijken ................................................. 55 Wijzigingen en aanvullingen ...................................... 54 Wijzigingen en aanvullingen ...................................... 55 Winst- en verliesrekening ........................................ 368
373
