Wat mag ik wel doen en wat niet? Gedragscode Integriteit Delta Lloyd Groep

Wat mag ik wel doen en wat niet? Gedragscode Integriteit Delta Lloyd Groep

Gedragscode integriteit

Pag. 2/52


Pag. 3/52

Inleiding Voor Delta Lloyd is integriteit heel belangrijk. Iedereen die te maken heeft met Delta Lloyd, onze klanten voorop, moet erop kunnen rekenen dat we uiterst zorgvuldig omgaan met zijn of haar belangen. Mensen vertrouwen op ons. Dat vertrouwen mogen we niet beschamen. Dat geeft ons als collega’s van Delta Lloyd een grote verantwoordelijkheid. Het is aan ons om ervoor te zorgen dat we een integere organisatie zijn, elke dag opnieuw. Dat stelt bepaalde eisen aan de manier waarop we ons werk doen. In dit boekje lees je welke ‘harde’ afspraken we daarover hebben. Afspraken waaraan jij, ik en elke collega zich moet houden. En waarop we elkaar mogen (moeten!) aanspreken als we dat niet doen. Maar integer gedrag gaat verder dan je aan de regels houden. Het is ook belangrijk de gedachte achter die regels te begrijpen, en mee te bewegen met de tijdgeest. Want wat vandaag misschien nog best acceptabel is, kan morgen ‘not done’ zijn. Blijf dus vooral je gezonde verstand gebruiken. En bespreek het als je iets tegenkomt waarvan je betwijfelt of het wel aansluit op onze kernwaarden eerlijk, toegankelijk en samenwerken. Je mag erop rekenen dat het management hier pal voor staat. Als bedrijfsleiding hebben we een voorbeeldfunctie. Maar ook jouw gedrag heeft invloed op het gedrag van anderen, dus onderschat je eigen rol niet. Hou je aan de afspraken uit dit boekje en neem de gedachte erachter ter harte. Zo zorgen we er samen voor dat de reputatie van Delta Lloyd en haar medewerkers niet ter discussie staat. Met vriendelijke groet, Hans van der Noordaa, voorzitter Raad van Bestuur


Pag. 4/52

Inhoudsopgave Wat is integriteit? 6 Goede eigenschap 7

Gezamenlijke integriteit 7 Branchecodes 7 Wettelijke voorschriften 8 Integere organisatie 8

Doel van de gedragscode Verder lezen op Sterknet

Een incident melden Onderzoek overtreding Waar melden? Onderzoek naar melding

10 11 12 13 13 15

Omgaan met klanten en andere zakelijke relaties

16 Klantbelang centraal 17 Mededinging 19 Relatiebeheer: geschenken en uitnodigingen voor evenementen 20 Voorkomen van corruptie 21 Voorkomen van witwassen en terrorismefinanciering: ken je klant! 23 Risicobeheersing 25 Betrouwbare en transparante financiële verslaglegging: SOx 25

Omgaan met elkaar Ongewenste omgangsvormen Zorgen voor fysieke veiligheid Drank en drugs Relaties op de werkvloer

Omgaan met bedrijfseigendommen Bewaken van bedrijfseigendommen Beschermen tegen virussen Omgaan met kosten Omgaan met telefoon, internet, e-mail en sociale media

26 27 28 29 29 30 31 31 32 32


Omgaan met gevoelige informatie Gebruik van wachtwoorden Beschermen van persoonsgegevens Opslaan van bedrijfsinformatie Omgaan met mobiele apparatuur Toepassen van clean desk

Omgaan met koersgevoelige informatie Regels voor het omgaan met voorwetenschap Insiders Meldingsplichtige Insiders

Pag. 5/52

34 35 36 36 36 37 38 40 41 41

Omgaan met nevenfuncties 44 Omgaan met de samenleving

46

Controle, handhaving en maatregelen

48

Prettiger werken

50

Overzicht beleidsdocumenten en richtlijnen

52


Pag. 6/52

Wat is integriteit? Voordat je verder leest, is het goed om even stil te staan bij het begrip ‘integriteit’. Je wordt er tegenwoordig voortdurend mee om je oren geslagen. Zo vaak, dat het bijna een abstract begrip is geworden. Dus waar hebben we het in dit boekje eigenlijk over?


Pag. 7/52

Goede eigenschap Integriteit is allereerst een persoonlijke eigenschap. Het betekent dat je: • besef hebt van normen en waarden die algemeen geaccepteerd zijn in de maatschappij; • oog en respect hebt voor belangen van anderen; • onkreukbaar bent: - dat je je eigen en onze waarden niet zomaar opgeeft als dat je toevallig goed uitkomt; - dat je doet wat je zegt en zegt wat je doet. Met andere woorden: een integer mens is een betrouwbaar mens.

Gezamenlijke integriteit Daarnaast hebben georganiseerde groepen mensen een gezamenlijke integriteit. Een integere organisatie stelt voor zichzelf normen en waarden op. Ze gaat zorgvuldig om met de belangen van iedereen die een belang heeft bij de organisatie, de zogenoemde stakeholders. Dat zijn bijvoorbeeld aandeelhouders, klanten, werknemers en leveranciers. Deze normen en waarden zijn vastgelegd in interne gedragsregels.

Branchecodes Naast de organisatie die zichzelf gedragsregels voorschrijft, nemen ook de branches initiatieven om een integere bedrijfsvoering te bewaken. Een voorbeeld hiervan is de Gedragscode Verzekeraars. Deze is in 2002 opgesteld door het Verbond van Verzekeraars en in juni 2011 herzien. Andere goede voorbeelden zijn de Code Banken van de Nederlandse Vereniging van Banken en de Governance Principes van het Verbond. Genoemde codes worden beschouwd als belangrijke stappen in het herstel van vertrouwen in de financiële sector. Onderdeel van de Code Banken en de Governance Principes is de moreel-ethische verklaring, die door respectievelijk de directie van Delta Lloyd Bank en de Raad van Bestuur van Delta Lloyd Groep is ondertekend. De verklaring vormt tevens een leidraad voor het handelen van alle medewerkers van Delta Lloyd Groep. Ter bevestiging daarvan dienen alle medewerkers vanaf 1 januari 2013 een eed of belofte af te leggen en te ondertekenen, die vergelijkbaar is met de moreel-ethische verklaring.


De moreel-ethische verklaring luidt als volgt:

Ik verklaar dat ik mijn functie als verzekeraar en bankier integer en zorgvuldig zal uitoefenen. Ik zal een zorgvuldige afweging maken tussen alle belangen die bij de verzekeraar en de bank betrokken zijn, te weten die van de klanten, de aandeelhouders, de werknemers en de samenleving waarin de verzekeraar en de bank opereren. Ik stel in die afweging het belang van de klant centraal en zal de klant zo goed mogelijk inlichten. Ik zal mij gedragen naar de wetten, de reglementen en de gedragscodes die op mij als verzekeraar en bankier van toepassing zijn. Ik zal geheim houden wat mij is toevertrouwd. Ik maak geen misbruik van mijn verzekerings- en bancaire kennis. Ik zal mij open en toetsbaar opstellen en ik ken mijn verantwoordelijkheid voor de samenleving. Ik zal mij inspannen om het vertrouwen in het verzekerings- en bankwezen te behouden en te bevorderen. Ik zal zo het beroep van verzekeraar en bankier in ere houden.

Pag. 8/52


Pag. 9/52

Wettelijke voorschriften Dan is er nog de weten regelgeving. Niet alleen de Nederlandse, maar ook die vanuit Brussel wordt opgelegd. Financiële toezichthouders houden kritisch in de gaten of wij ons hieraan houden. Doen we dat niet, dan kan de samenleving het vertrouwen in de financiële sector kwijtraken.

Integere organisatie ‘Integer handelen’ betekent binnen Delta Lloyd Groep dan ook dat we ons houden aan de weten regelgeving én aan de branchecodes en interne gedragsregels die we onszelf hebben opgelegd. Een andere term voor ‘je eraan houden’ is ‘compliant zijn met’. Binnen Delta Lloyd Groep zien onder andere compliance officers erop toe dat we de wetten en regels naleven. De reputatie van Delta Lloyd Groep als integere organisatie is afhankelijk van de integriteit van al haar afzonderlijke medewerkers. Leidinggevenden hebben daarin een voorbeeldfunctie. Dit noemen we de ‘tone at the top’.


Pag. 10/52

Doel van de gedragscode Samen bepalen we de uitstraling van het bedrijf. Daarom is het goed om afspraken te maken over wat we wel en niet doen en over de manier waarop we met elkaar en anderen omgaan. Die afspraken zijn samengevat in de Gedragscode Integriteit. Deze code en haar onderliggende regelingen maken deel uit van je arbeidsovereenkomst.


Pag. 11/52

De gedragscode is bedoeld om je kennis te laten maken met de weten regelgeving over gedrag, en met branchecodes en interne gedragsregels. Deze code geeft daarmee in het kort weer wat Delta Lloyd Groep verstaat onder gewenst én ongewenst gedrag.

Verder lezen op Sterknet Dit Gedragscodeboekje geeft de belangrijkste regels weer, maar beoogt hiermee niet volledig te zijn. De volledige teksten van de beleidsdocumenten, richtlijnen en regelingen kun je nalezen op Sterknet. Op de Sterknet-pagina van Group Integrity (GI) vind je de meest actuele versie van deze code. Daar vind je ook de contactgegevens van GI-medewerkers, voor het geval je vragen hebt over deze code.


Een incident melden Als je merkt of vermoedt dat iemand de gedragsregels in deze code overtreedt, doe je er goed aan dat door te geven aan Group Integrity. Die kunnen dan actie ondernemen om verdere schade voor de reputatie of financiële positie van Delta Lloyd Groep te voorkomen.

Pag. 12/52


Pag. 13/52

Group Integrity (GI) bestaat uit de afdelingen Integriteitzaken, Group Compliance, Information Security en Business Continuity Management (BCM).

Onderzoek overtreding Als er sprake is van overschrijding van een gedragsregel, doet Group Integrity daar onderzoek naar. In de Integrity policy en in het Incidenten Beleid staat wie wat op welke manier onderzoekt en wat de werkzaamheden van Integriteitzaken zijn. Je vindt deze documenten op Sterknet. In de meeste gevallen onderzoekt Integriteitzaken een overtreding, soms samen met een ander onderdeel van GI, zoals Compliance. In de Regeling Incidenten staat hoe een intern onderzoek – een onderzoek naar een medewerker – wordt uitgevoerd en welke beginselen daarbij gelden. Deze regeling staat in de Personeelsgids en op Sterknet. Meer informatie over dit onderwerp vind je in het laatste hoofdstuk van dit boekje: Controle, handhaving en maatregelen.

Waar melden? Omdat het voor de reputatie van Delta Lloyd Groep heel belangrijk is dat incidenten worden gemeld, kun je dat op verschillende manieren doen. Zo is er altijd wel een manier die past bij jouw situatie. Je kunt een incident melden bij: • je leidinggevende. Die meldt het dan weer aan Integriteitzaken. • de Integriteitdesk van Integriteitzaken (locaties Amsterdam, Arnhem en Zwolle). Je kunt ook het Formulier Fraude/Toedracht Onderzoek en Advies invullen, dat je op de startpagina van Integriteitzaken op Sterknet vindt. • het Meldpunt Integriteit (onderdeel van Integriteitzaken). Dit meldpunt behandelt ook anonieme meldingen. De contactgegevens van het meldpunt vind je op Sterknet. • je vertrouwenspersoon. Hier kun je klachten over ongewenste omgangsvormen melden. Wie jouw vertrouwenspersoon is, kun je opzoeken op Sterknet. Anoniem melden Het kan voorkomen dat je een misstand vermoedt, maar dat je dit niet met je leidinggevende kunt of wilt bespreken. Of misschien wil of durf je niet te melden met bekendmaking van je naam. Voor die gevallen is er de mogelijkheid om anoniem te melden. Je kunt een anonieme melding doen bij het Meldpunt Integriteit.


Pag. 14/52

Klokkenluiderregeling Delta Lloyd Groep vindt het heel belangrijk dat het mogelijk is voor medewerkers om anoniem een melding te kunnen doen. Deze meldingen kunnen een belangrijke bijdrage leveren aan de verbetering van onze werkwijze. Iedere melding wordt onafhankelijk onderzocht en de melder krijgt (rechts)bescherming. Dat is vastgelegd in de Klokkenluiderregeling van Delta Lloyd Groep. Hierin staat niet alleen beschreven hoe je een anonieme melding moet doen, maar er wordt ook duidelijkheid gegeven over de (rechts)bescherming van de melder. Die bescherming krijg je vanzelfsprekend alleen als de melding ‘te goeder trouw’ is gedaan. Oftewel: als de melding niet is gedaan om een andere medewerker van Delta Lloyd Groep opzettelijk te beschadigen. Verder moet de melding zijn gedaan volgens de procedure die de Klokkenluiderregeling beschrijft. Je vindt de Klokkenluiderregeling op Sterknet. Melden bij een vertrouwenspersoon Als je zelf last hebt van ongewenst gedrag, kun je dat het beste melden bij je vertrouwenspersoon. Bij die persoon kun je terecht met klachten over agressie, pesten, (seksuele) intimidatie, stalken en ander ongewenst gedrag. Vertrouwenspersonen zijn verplicht tot geheimhouding. Dat is vastgelegd in de Gedragscode Vertrouwenspersonen. Ook die kun je vinden op Sterknet. Als het incident zo ernstig is dat bemiddeling geen oplossing biedt, kun je het incident melden bij het Meldpunt Integriteit. Je vertrouwenspersoon kan je daarbij helpen. Informatie ongewenst gedrag In de Personeelsgids op Sterknet staat precies beschreven wat we bij Delta Lloyd Groep onder ongewenst gedrag verstaan, wat je bij ongewenst gedrag kunt doen en hoe er met je klacht wordt omgegaan. Aanvullende informatie vind je in de Regeling Ongewenste Omgangsvormen.


Pag. 15/52

Onderzoek naar melding Delta Lloyd Groep neemt iedere melding van overschrijding van een gedragsregel heel serieus. De directie heeft de afdeling Integriteitzaken opdracht gegeven elke melding nauwkeurig te onderzoeken. Als Integriteitzaken een melding binnen krijgt, bepaalt ze eerst of de melding in onderzoek kan worden genomen. Zo ja, dan verzamelt en analyseert ze gegevens, interviewt ze medewerkers en soms ook andere partijen. Uitkomsten onderzoek Integriteitzaken rapporteert de uitkomsten van het onderzoek aan de directie: de opdrachtgever van het onderzoek. Als er sprake is van een klokkenluidermelding rapporteert Integriteitzaken aan de Raad van Bestuur. Daarbij houdt zij de identiteit van de melder geheim. De persoon tegen wie het onderzoek zich richt, krijgt de gelegenheid te reageren op de onderzoeksbevindingen. Als dat nodig blijkt, worden maatregelen getroffen. Daarnaast kan Integriteitzaken adviseren over verbetering van procedures, processen en systemen.


Pag. 16/52

Omgaan met klanten en andere zakelijke relaties Delta Lloyd Groep gaat zorgvuldig om met de belangen van al haar stakeholders. Dit is iedereen die een belang heeft bij de organisatie, bijvoorbeeld klanten, medewerkers, leveranciers en aandeelhouders. Deze stakeholders moeten erop kunnen vertrouwen dat Delta Lloyd Groep een integere, betrouwbare organisatie is. Als medewerker van Delta Lloyd Groep ben je hiervoor medeverantwoordelijk. Hieronder kun je lezen wat dit in de praktijk betekent.


Pag. 17/52

Klantbelang centraal Bij Delta Lloyd Groep staat het belang van de klant altijd centraal, bij alles wat we doen. We behandelen klanten respectvol, vlot en nooit bureaucratisch. We sturen klanten dus niet van het kastje naar de muur, maar zorgen ervoor dat ze snel en adequaat geholpen worden. Ook ontwikkelen en verkopen wij uitsluitend producten en diensten die in het belang van onze klanten zijn. Consumerspolicy De klantgerichte instelling van Delta Lloyd Groep staat duidelijk beschreven in onze Consumerspolicy. De Consumerspolicy maakt duidelijk hoe belangrijk klanten voor ons zijn en hoe wij klantgerichtheid in de praktijk kunnen brengen, zodat dit uiteindelijk leidt tot tevreden klanten. Een belangrijke kerngedachte hierbij is het klantbelang centraal stellen. Hoe bereik je dit? Door: • aandacht voor de klant: wij begrijpen wat de klant bedoelt. • bereikbaarheid: wij zijn op afgesproken tijden altijd bereikbaar voor de klant. • vindbaarheid: de klant kan vinden waar hij of zij naar op zoek is. • duidelijke en begrijpelijke communicatie: wij vertellen de klant waar het op staat. • snelheid van afhandeling: wij geven de klant direct antwoord op vragen. • kwaliteit van de dienst: we streven naar hoge kwaliteit, o.a.: - klachten: we nemen klachten serieus, volgen dit direct op en leggen het vast. - producttoetsing: we toetsen de kwaliteit van producten op regelmatige basis en betrekken de klant hierin. • nakomen van afspraken: we doen wat we beloven. Productontwikkeling en -beheer Ook bij de (door)ontwikkeling van producten, stelt Delta Lloyd Groep het belang van de klant centraal. We letten erop dat het product het belang dient van de individuele klant. Ook zorgen we ervoor dat de klant de kenmerken en eventuele risico’s van het product goed begrijpt. Om het klantbelang centraal te stellen, dienen producten en bedieningsconcepten kostenefficiënt, nuttig, veilig en begrijpelijk te zijn. Delta Lloyd Groep waarborgt dit, door bij elke ontwikkeling of wijziging van een product of dienst het Product Approval and Review Proces (PARP) te volgen. Hierin wordt gebruik gemaakt van het Product Approval Rapport (PAR) template. Zowel de procesbeschrijving als het template zijn te vinden op Sterknet.


Pag. 18/52

Zorg- en informatieplicht Als financieel dienstverlener heeft Delta Lloyd Groep een betere kijk op de gevolgen van financiële producten dan consumenten. Daarom heeft zij een zorgplicht: ze moet helpen voorkomen dat consumenten een financieel product afnemen dat niet bij hen past. Ook zorgen wij ervoor dat een verschil van inzicht tussen verzekeraars over een schadegeval, waarbij het recht op uitkering niet ter discussie staat, geen nadelige gevolgen heeft voor de dienstverlening aan de klant. Daarnaast heeft Delta Lloyd Groep een informatieplicht: onze productinformatie moet duidelijk en begrijpelijk zijn. De klant moet uit de productinformatie alle belangrijke eigenschappen van het product kunnen halen, zoals het rendement, de kosten, het risico en de beperkingen. We zorgen voor een inzichtelijk acceptatie- en schadebehandelingsproces en dragen zorg voor een voortvarende en zorgvuldige afhandeling met oog voor alle betrokkenen. Indien wij besluiten een klant niet te accepteren, motiveren wij dit schriftelijk en in begrijpelijke taal. Ook wijzen wij de klant daarbij op eventuele andere (beroeps)mogelijkheden Cliëntprofiel Delta Lloyd Groep wil haar klanten goed kunnen adviseren over passende producten. Daarvoor hebben we informatie over de klant nodig. In het cliëntprofiel wordt daarom onder meer vastgelegd in welke mate de klant financiële risico’s kan opvangen: wat is de ‘risicotolerantie’ van de klant? Ook wordt in het cliëntprofiel vastgelegd hoe de klant emotioneel gezien staat tegenover die risico’s. Dit noemen we de ‘risicobeleving’, bepaald door factoren als beleggingservaring, leeftijd, opvoeding en sociale omgeving. Richtlijnen externe communicatie Duidelijke communicatie bereiken we onder andere door ervoor te zorgen dat alle informatie die we naar de consument sturen aan een aantal richtlijnen voldoet, bijvoorbeeld: • de leidraad van de AFM Zorg- en informatieplicht en adviesplicht; • de vereisten die het Keurmerk Klantgericht Verzekeren stelt; • de interne Schrijfwijzer. Vakbekwaamheid en deskundigheid Medewerkers van Delta Lloyd Groep kunnen de klant goed van dienst zijn omdat ze deskundig zijn. Daarom moeten medewerkers die inhoudelijk contact hebben met de klant voldoen aan alle (wettelijke) vakbekwaamheidseisen. Om het deskundigheidspeil hoog te houden, zijn er interne opleidingen en programma’s.


Pag. 19/52

Informatie over hoe je je deskundigheid kunt ontwikkelen, kun je vinden op Sterknet. Kijk bij Werken bij op de startpagina Opleiding en Ontwikkeling. Om de deskundigheid van bestuurders up-to-date te houden, volgen zij jaarlijks een PE (Permanente Educatie)-programma. Klachtenbeleid Wij zijn er voor onze klanten wanneer zij ons het hardst nodig hebben. Bovendien willen we leren van klachten om zo onze producten en dienstverlening te verbeteren. Daarom is een groepsbreed klachtenbeleid opgesteld: Klachtenbeleid DLG. Dit beleid is te vinden op Sterknet en op onze externe websites.

Mededinging Delta Lloyd Groep hecht veel waarde aan eerlijke concurrentie (mededinging). De mededingingswet is duidelijk: ondernemers mogen niet met elkaar overleggen over zaken die concurrentie bepalen. Denk daarbij aan tarieven, productvoorwaarden, kostenstructuur van producten, beloning van intermediairs, afbakening van markten en nog veel meer. Kartelboetes Concurrentieafspraken heten kartels. Het vormen van kartels wordt beschouwd als ‘verboden gedragingen’. Kartels brengen de economie grote schade toe. De Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa) legt daarom hoge boetes op bij overtreding van de mededingingswet. Deze boetes kunnen oplopen tot tien procent van de jaaromzet van het concern in overtreding. Om nog maar te zwijgen over de enorme reputatieschade aan het bedrijf die voortvloeit uit vervolging en boeteoplegging. Mededingingsvoorschriften Delta Lloyd Groep vindt het dan ook erg belangrijk dat iedere medewerker zich houdt aan de mededingingsvoorschriften. De Compliance Regeling Mededinging Delta Lloyd Groep legt helder uit waar wij ons als medewerkers aan moeten houden. Je vindt de regeling op Sterknet.


Pag. 20/52

Relatiebeheer: geschenken en uitnodigingen voor evenementen Het geven of ontvangen van cadeaus of uitnodigingen voor evenementen is een normaal onderdeel van relatiebeheer. Wel verbindt Delta Lloyd Groep hier grenzen aan. De regels staan beschreven de Regeling Geschenken en Evenementen dat je op Sterknet kunt vinden. Hieronder volgen de belangrijkste regels. Uitgangspunten De hoofdregel is dat de reputatie van Delta Lloyd Groep niet mag worden aangetast. Bij twijfel: niet doen! Daarnaast gelden de volgende uitgangspunten: • functionaliteit: er dient een zakelijk doel of relatie met het werk te zijn; • transparantie: er dient openlijk over het geschenk of de uitnodiging gecommuniceerd te kunnen worden. Bij een evenement moet vooraf duidelijk zijn om wat voor evenement het precies gaat, wanneer en waar het plaatsvindt, wat het doel is, wie er worden uitgenodigd, etc. • onafhankelijkheid: er mag geen (schijnbare) afhankelijkheidsrelatie of (schijnbare) belangenverstrengeling ontstaan; • proportionaliteit: staat het geschenk of de uitnodiging in redelijke verhouding tot het doel, zoals een goede zakenrelatie of het bijhouden van kennis? • legaliteit: het geven of ontvangen van cadeaus of uitnodigingen voor evenementen mag vanzelfsprekend niet in strijd zijn met de wet. Toestemmingsvereiste bij uitnodigingen voor evenementen Voor het uitnodigen van relaties en voor het accepteren van uitnodigingen dient advies te worden ingewonnen bij je compliance officer en is goedkeuring vereist door de directie of de Raad van Bestuur. Meldingsplicht bij geschenken Het accepteren of verstrekken van geschenken is toegestaan, indien het geschenk een commerciële waarde vertegenwoordigt die niet hoger is dan het grensbedrag zoals dat wordt genoemd in de Regeling Geschenken en Evenementen. Indien je het gevoel krijgt dat er een (schijn van) belangenverstrengeling kan ontstaan, doe je er goed aan dit vooraf met je leidinggevende te bespreken. Je leidinggevende beslist dan of een geschenk mag worden aangenomen of verstrekt. Als je een geschenk krijgt, meld dit dan in ieder geval achteraf bij je leidinggevende. Deze kan bepalen of geschenken eventueel moeten worden ingeleverd en worden herverdeeld onder de medewerkers (bijvoorbeeld in de periode rond kerstmis of de jaarwisseling).


Pag. 21/52

Wat mag je wel doen? Een flesje wijn aannemen als dank voor het geven van een presentatie. Wat niet? Een weekendje Parijs als dank voor een bewezen dienst.

Voorkomen van corruptie Het aannemen van cadeaus, diensten of andere voordelen kan als omkoping (corruptie) of belangenverstrengeling beschouwd worden. Daarom is het belangrijk dat je weet wat onder corruptie wordt verstaan. Dit is beschreven in het Anti Corruptie Beleid van Delta Lloyd Groep. Wat is corruptie? In het Anti Corruptie Beleid staat onder andere dat medewerkers van Delta Lloyd Groep geen ongeoorloofde giften, diensten of andere voordelen mogen aannemen of verstrekken. Het ongeoorloofde zit hem daarbij in de intentie van de aannemer en/of verstrekker van de gift. Bij corruptie is altijd sprake van wederkerigheid; de bedoeling van het ‘cadeau’ is om daarmee de ander te bewegen iets ten gunste van jou te doen of juist niet te doen. Wees daarom op je hoede voor zakelijke dienstverleners van Delta Lloyd Groep - zoals leveranciers, aannemers en makelaars - die jou fêteren om via jou een opdracht van Delta Lloyd Groep te krijgen.

Verleidelijk aanbod

Een medewerker van Procurement krijgt van een leverancier die graag preferred supplier wil worden een uitnodiging om samen met zijn vrouw een privébezoek te brengen aan zijn vakantiehuis op Aruba. Natuurlijk is dit een verleidelijk aanbod, maar het kan leiden tot ongewenste belangenverstrengeling.


Pag. 22/52

Omkoping van derden Niet alleen mag je je niet laten omkopen, je mag als medewerker van Delta Lloyd Groep ook zelf geen relatie van Delta Lloyd Groep omkopen. Dat spreekt voor zich. Dit geldt voor alle relaties van Delta Lloyd Groep, zoals overheidsfunctionarissen (waaronder ambtenaren en rechters), functionarissen van politieke partijen, medewerkers van private partijen (bedrijven) en agenten, intermediairs, adviseurs of andere derden. Melding corruptie Voor alle medewerkers geldt: wees je bewust van het risico van corruptie en stel je actief op als je corruptie signaleert. Meld een vermoeden van omkoping bij de afdeling Integriteitzaken. Dat kan door de Klokkenluiderregeling ook anoniem. In dat geval doe je een melding bij het Meldpunt Integriteit.


Pag. 23/52

Voorkomen van witwassen en terrorismefinanciering: ken je klant! Sinds augustus 2008 is er de Wet ter voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering (Wwft). Volgens die wet is Delta Lloyd Groep verplicht een onderzoek te doen naar de identiteit van haar cliënten. Ook zijn we verplicht melding te doen van eventuele ongebruikelijke transacties. De Wwft is bedoeld om te voorkomen dat een financieel product wordt gebruikt om geld wit te wassen of om terrorisme te financieren. Indien de dienstverlening plaatsvindt via een bemiddelaar, moet worden nagegaan of de betreffende bemiddelaar zich houdt aan de Wwft-eisen. Standaard cliëntenonderzoek Een standaard cliëntenonderzoek bestaat uit verschillende stappen: • controle van de identiteit van de cliënt. Je vraagt de identiteit van je klant op, legt deze vast en verifieert deze (je gaat na of de opgegeven identiteit overeenkomt met de werkelijkheid). Als dit door een bemiddelaar is gedaan, moet je vaststellen dat hij dit op de juiste manier heeft gedaan. • de uiteindelijke belanghebbende vaststellen. Als je zaken doet met bijvoorbeeld een rechtspersoon, moet je uitzoeken welke natuurlijke persoon daarachter schuilgaat en wat de eigendoms- en zeggenschapsstructuur is. • aard en doel van de zakelijke relatie vaststellen. Je stelt vast hoe de zakelijke relatie in elkaar zit en met welk doel iemand een zakelijke relatie aangaat. Op die manier kun je eventuele risico’s van een cliënt inschatten. • controle op zakelijke relatie en verrichte transacties. Je controleert regelmatig of de relatie en de uitgevoerde transacties nog voldoen aan het opgestelde cliëntprofiel. Daarnaast verricht je een onderzoek naar de bron van het vermogen waaruit aan Delta Lloyd gelden worden overgemaakt. Dit is de enige manier om na te gaan of de cliënt ongebruikelijke transacties verricht. Hieronder lees je waar deze gemeld moeten worden. Afwijkend cliëntenonderzoek In een aantal gevallen is een vereenvoudigd cliëntenonderzoek toegestaan, terwijl in andere gevallen juist een verscherpt cliëntenonderzoek met aanvullende onderzoekseisen nodig is. Daarbij is belangrijk welke gevaren een product of cliënt met zich meebrengt voor witwassen of terrorismefinanciering. Hoe groter het risico, des te uitgebreider het cliëntenonderzoek moet zijn. In de kennisdatabase van jouw bedrijfsonderdeel kun je vinden in welke gevallen en op welke manier je een cliëntenonderzoek moet uitvoeren.


Pag. 24/52

Melden ongebruikelijke transacties De wet verplicht ons om naast het cliëntenonderzoek, ongebruikelijke transacties binnen veertien dagen te melden bij het meldpunt FIU-Nederland (Financial Intelligence Unit). Ongebruikelijke transacties zijn transacties die aanleiding geven om te veronderstellen dat ze verband kunnen houden met witwassen of terrorismefinanciering. Bij het doen van een melding zijn de identiteitgegevens uit het cliëntenonderzoek noodzakelijk. Het kan per bedrijfsonderdeel verschillen wie namens Delta Lloyd de melding bij het meldpunt verricht. Kijk voor meer informatie in de kennisdatabase van jouw bedrijfsonderdeel of vraag het aan je leidinggevende.

Let op! Als je een melding hebt gedaan bij het meldpunt FIU-Nederland, mag je dat je cliënt nooit laten weten. Het schenden van de geheimhoudingsplicht is volgens de wet een strafbaar feit.


Pag. 25/52

Risicobeheersing Om de betrouwbaarheid van Delta Lloyd Groep als integere organisatie te kunnen waarborgen, is een goede risicobeheersing noodzakelijk. De primaire verantwoordelijkheid voor risk management ligt bij de Raad van Bestuur, directies en management. Hierbij worden zij ondersteund door divisie risk officers en risk committees. De risk officers hebben de hulp nodig van medewerkers. Medewerkers kennen immers de processen en systemen als geen ander. Wanneer je ziet dat een bepaald proces of systeem structureel niet goed werkt waardoor een risico ontstaat of zich een operationeel verlies voordoet, bespreek dit dan met je divisie risk officer (te vinden op Sterknet). Delta Lloyd Groep heeft een raamwerk van groepsbrede policies (beleidsdocumenten) ingericht. Per policy is een inschatting gemaakt van alle risico’s die zich voor kunnen doen. Hierin zijn controlemaatregelen beschreven om deze risico’s zoveel als dat gewenst is, te beperken. Deze policies zijn te vinden op Sterknet. De werking van de controlemaatregelen uit de policies wordt jaarlijks getest. Dit is voor Delta Lloyd Groep een zeer belangrijk proces. Indien je hier vanuit je werkzaamheden mee te maken krijgt, vragen we je dan ook om daar serieus mee om te gaan.

Betrouwbare en transparante financiële verslaglegging: SOx Delta Lloyd Groep zorgt voor een betrouwbare en transparante financiële verslaglegging. Om dit te bereiken werkt Delta Lloyd Groep met een methode die is afgeleid van SOx-principes. Jaarlijks worden de risico’s op het gebied van financiële verslaglegging geëvalueerd. Ook wordt gedurende het jaar door een onafhankelijke afdeling (Group SOx) getoetst of bestaande beheersmaatregelen voldoende effectief zijn om deze risico’s af te dekken. Van alle medewerkers inclusief management wordt verwacht dat zij de beheersmaatregelen zichtbaar en controleerbaar naleven.


Pag. 26/52

Omgaan met elkaar Delta Lloyd Groep wil een zo prettig mogelijk werkklimaat voor al haar medewerkers. Respectvol met elkaar omgaan en fysieke veiligheid in en om de gebouwen van Delta Lloyd Groep zijn daarvoor belangrijke voorwaarden.


Pag. 27/52

Ongewenste omgangsvormen Delta Lloyd Groep verwacht dat iedereen elkaar in zijn of haar waarde laat. Ongewenste omgangsvormen tasten mensen in hun waarde aan. Daarom is dit een belangrijk aandachtspunt voor Delta Lloyd Groep. Er is een Regeling Ongewenste Omgangsvormen waarin onder andere staat beschreven wat je kunt doen als je hiermee te maken krijgt. Wat is ongewenst gedrag? Je vindt de Regeling Ongewenste Omgangsvormen op Sterknet. Bij Delta Lloyd Groep verstaan we onder ongewenste omgangsvormen onder andere: • seksuele intimidatie; • agressie en geweld; • discriminatie; • stalken; • pesten of treiteren. Melden ongewenst gedrag Als je wordt geconfronteerd met ongewenste omgangsvormen kun je dat melden of een klacht indienen. Bij een minder ernstig geval kan het al helpen als je leidinggevende een gesprek aangaat met de medewerker over wie je een melding doet. Maar je kunt voor een gesprek en advies ook terecht bij je vertrouwenspersoon. Op Sterknet kun je lezen wie jouw vertrouwenspersoon is. Meldpunt Integriteit Als het incident zo ernstig is dat bemiddeling geen oplossing biedt, kun je het melden bij het Meldpunt Integriteit. Je vertrouwenspersoon kan je daarbij helpen. Deze afdeling voert een onafhankelijk en vertrouwelijk onderzoek uit. Gevolgen melding Als je als medewerker een melding doet of klacht indient, hanteert Delta Lloyd Groep het uitgangspunt dat dit geen nadelige gevolgen mag hebben voor jou. Medewerkers die zich schuldig maken aan ongewenste omgangsvormen, moeten er rekening mee houden dat Delta Lloyd Groep maatregelen treft. Wat mag je wel doen? Een compliment geven dat iemand er leuk gekleed uit ziet. Wat niet? Niet iedere vrouw vindt het leuk om te horen dat ze er ‘lekker’ uitziet in een kort rokje.


Pag. 28/52

Zorgen voor fysieke veiligheid Delta Lloyd Groep vindt het belangrijk dat jij je veilig voelt op kantoor. Ook hecht ze veel waarde aan de veiligheid van bezoekers, eigendommen en gegevens. Om die reden houden medewerkers van Beveiliging & Bewaking in en om de gebouwen van Delta Lloyd nauwlettend toezicht. Procedures, camera’s en toegangspoortjes helpen om onbevoegden buiten te houden. Weet wie er op bezoek is Ook jij hebt een belangrijk aandeel in de beveiliging, onder andere door je te houden aan de regels die er gelden voor het aanmelden, ophalen en terugbrengen van bezoekers en het reserveren van parkeerplaatsen. Vanuit de startpagina Beveiliging en Veiligheid op Sterknet kun je precies lezen wat jij kunt doen om de veiligheid van jezelf en je collega’s te bevorderen. Daar kun je ook alles lezen over de werkzaamheden, verantwoordelijkheden en bereikbaarheid van Beveiliging & Bewaking. Weet wat je moet doen bij en na een ontruiming Als het pand waarin je werkt wordt ontruimd, zorg dan dat je je persoonlijke eigendommen, zoals je mobiele telefoon, meeneemt. Keer niet terug naar je werkplek, maar stel jezelf in veiligheid door het pand te verlaten via de noodtrappen. Buiten ga je naar de bekende verzamellocatie. Volg hierbij de aanwijzingen van de bedrijfshulpverleners (BHV) op. Aangekomen op de verzamelplaats meld je je bij je teamleider, manager of directeur, zodat zij weten of hun medewerkers het gebouw veilig hebben verlaten. Indien het gebouw niet gebruikt kan worden, zal je eigen management op basis van het Business Continuïteitsplan informatie verstrekken over wat je moet doen. Bespreek met je leidinggevende of je nodig bent om bedrijfsprocessen te herstellen. Zorg dat je bereikbaar en beschikbaar bent. Als het gebouw wel weer gebruikt kan worden begeleidt BHV je terug naar je werkplek.

Let op! In een noodsituatie bel je naar 2222. Beveiliging & Bewaking kunnen dan de externe hulpverleners snel naar de juiste locatie sturen.


Pag. 29/52

Drank en drugs Alcohol en drugs gaan niet samen met werk. Het beïnvloedt je manier van werken en kan leiden tot fouten en ongewenst gedrag. Voor het gebruik van alcohol geldt dat leidinggevenden kunnen bepalen dat alcohol kan worden aangeboden tijdens bijeenkomsten van Delta Lloyd Groep, zij het terughoudend. Uitgangspunt blijft dat iedereen verantwoordelijk is voor zijn eigen daden. Voor meer informatie, zie Sterknet onder ‘Werken Bij’. Daar is ook een handleiding voor leidinggevenden opgenomen.

Relaties op de werkvloer Liefde laat zich niet dwingen. Het kan natuurlijk gebeuren dat je verliefd wordt op een collega. Dat is een privéaangelegenheid waar Delta Lloyd Groep zich niet te veel mee wil bemoeien. Maar er zijn gevallen waarin een relatie het werk raakt of kan raken. Zorg er daarom voor dat je je relatie buiten werktijden onderhoudt. Integriteitrisico’s Wees je ervan bewust dat het hebben van een relatie op je werk integriteitrisico’s met zich mee kan brengen. Zo kan een relatie figuurlijke muren doorbreken, die bewust binnen de organisatie zijn aangebracht om een scheiding van bevoegdheden en/of informatie te bewerkstelligen (zogenaamde Chinese walls). Ook een relatie waarin sprake is van een hiërarchische verhouding (bijvoorbeeld tussen manager en teamlid), levert integriteitrisico’s op. Denk aan het risico op belangenverstrengeling, willekeur of machtsmisbruik.

Liefde maakt blind

Annet, een teamleider bij Group HRM krijgt een relatie met Barend, een van haar medewerkers. Barend kan het al langere tijd niet goed vinden met een teamgenoot. Dit bespreekt hij met Annet. Ze gaat erg letten op deze teamgenoot en ze geeft hem uiteindelijk een slechte beoordeling. Als de relatie bekend wordt, wekt dit op zijn minst de schijn van belangenverstrengeling.

TIP

Om integriteitrisico’s te voorkomen, doe je er goed aan je relatie met een collega te melden bij je leidinggevende. Transparant zijn over je doen en laten is bovendien ook een vorm van integer werken.


Pag. 30/52

Omgaan met bedrijfseigendommen Delta Lloyd Groep verwacht dat alle medewerkers integer en voorzichtig omgaan met bedrijfseigendommen.


Pag. 31/52

Bewaken van bedrijfseigendommen Alle spullen die je van Delta Lloyd Groep tijdens je dienstverband in gebruik krijgt, zijn en blijven eigendom van Delta Lloyd Groep. Als je bedrijfseigendommen mee wilt nemen - bijvoorbeeld om er thuis mee te werken - vraag je dit aan bij je leidinggevende. Aanvragen meenemen bedrijfseigendommen Als je geen aanvraag hebt ingediend om bedrijfseigendommen mee te nemen, kan het gebeuren dat die spullen als vermist of gestolen worden opgegeven. We hebben het hier vooral om kantoorspullen die niet aan jou persoonlijk zijn toegewezen, zoals een inbindapparaat of een labelwriter. Dit geldt dus niet voor je eigen (bedrijfs)laptop of een persoonlijke schrijfmap. Spullen die je hebt meegenomen, breng je vanzelfsprekend tijdig en in goede staat terug. Hoe en waar je het meenemen van bedrijfseigendommen kunt aanvragen, vind je op Sterknet.

Beschermen tegen virussen Een computervirus is software die is ontworpen om schade toe te brengen of om (geheime) informatie van je pc te halen. Een virus kan niet alleen je eigen computer raken, maar ook het hele bedrijfsnetwerk. Het is jouw taak om gegevensdragers die eigendom zijn van Delta Lloyd Groep te beschermen tegen virussen. Besmetting voorkomen Dat kun je onder andere doen door externe bestanden met antivirussoftware te scannen voordat je ze gaat gebruiken. Op je werkplek gebeurt dit automatisch, maar gebeurt dat ook op je computer thuis? Als je vanuit huis werkt met de Virtuele Werkplek, via iNotes, Quickr of wanneer je gebruik maakt van een usb-stick, kunnen je werkbestanden ook daar besmet raken. Installeer daarom als je thuis gaat werken (of elders buiten kantoor) ook op je eigen pc of laptop anti virus software. Let er op dat je regelmatig updates uitvoert, want er komen dagelijks nieuwe virussen bij. Meer informatie over veilig gebruik van apparatuur kun je vinden op Sterknet.

Let op! Heb je het vermoeden dat je computer geïnfecteerd is met een virus? Gebruik je computer niet meer en neem direct contact op met de ICT Servicedesk (49090). NB: Sluit je computer niet af!


Pag. 32/52

Omgaan met kosten Als je kosten maakt tijdens je werk, kun je die declareren. Vanzelfsprekend geldt dat alleen voor ‘in redelijkheid gemaakte zakelijke kosten’, die zijn goedgekeurd door je leidinggevende. Wat je wel en niet mag declareren, staat beschreven in het Declaratie Reglement. Die vind je in de Personeelsgids op Sterknet. Daar vind je ook uitleg over hoe je een kostenvergoeding indient.

Omgaan met telefoon, internet, e-mail en sociale media Op kantoor maak je dagelijks gebruik van telefoon, internet, e-mail en (afhankelijk van je werk) sociale media. Delta Lloyd Groep gaat ervan uit dat je die communicatiemiddelen voornamelijk zakelijk gebruikt. Privégebruik is niet verboden, maar het mag niet storend zijn voor je dagelijkse werkzaamheden, het netwerk van Delta Lloyd Groep belasten of de reputatie van Delta Lloyd Groep beschadigen. Overleg bij twijfel met je leidinggevende. Gedragscode De Gedragscode E-mail, Internetgebruik en sociale media geeft regels voor het gebruik van e-mail, internet en sociale media op je werkplek en de wijze waarop gegevens hiervan worden geregistreerd, verzameld of gecontroleerd. Met deze gedragscode streeft Delta Lloyd Groep een verantwoord gebruik van communicatiemiddelen na, die in balans is met de bescherming van de privacy van medewerkers. Je vindt de gedragscode op Sterknet. Bedrijfscorrespondentie Bedenk dat alle online communicatie tijdens werktijd (of vanaf een computer of mobiele telefoon die je van Delta Lloyd Groep in gebruik hebt gekregen), wordt gezien als bedrijfscorrespondentie. Het eigendom daarvan ligt bij Delta Lloyd Groep. Gegevens over e-mail-, telefoon- en internetgebruik worden een vastgestelde periode bewaard. Als daar aanleiding toe is, kan Delta Lloyd Groep besluiten deze gegevens te laten onderzoeken door de afdeling Integriteitzaken. Specifieke gegevens die zijn te herleiden tot een persoon mogen alleen worden onderzocht als er sprake is van (een vermoeden van) een incident, zoals strafbare feiten of ander niet integer gedrag. Dit kan ook bij een gerichte controle op e-mailen internetgebruik, bijvoorbeeld als er een vermoeden is van overtreding van de Gedragscode E-mail, Internetgebruik en sociale media.

TIP

Voorkom onnodige discussies en problemen door je Delta Lloyd e-mailen internettoegang tijdens werktijd alleen zakelijk te gebruiken.


Pag. 33/52

Mobiele telefoons Als je een mobiele telefoon van Delta Lloyd Groep in gebruik heb gekregen, doe je er goed aan het Gebruiksreglement Mobiele telefoon een keer aandachtig door te lezen. In dit reglement lees je wat wel en niet mag met je mobiele telefoon en wat er van je verwacht wordt om bedrijfseigendom en -informatie te beschermen. Je vindt het reglemwent in de Personeelsgids op Sterknet. Wat mag je wel doen? Even bellen met de oppas als je kind ziek is. Wat niet? Uitgebreid bijpraten met familie of vrienden. Sociale media Facebook, Twitter, LinkedIn zijn vormen van sociale media. Het is belangrijk dat je bij het gebruik van sociale media de reputatie van Delta Lloyd Groep in het oog houdt. Wees je ervan bewust dat jij verantwoordelijk kan worden gehouden als jouw online gedragingen (op kantoor of in privétijd) de reputatie van Delta Lloyd Groep beschadigen. Op sociale media praten namens Delta Lloyd Groep is voorbehouden aan medewerkers die daar op basis van hun functieprofiel toe gerechtigd zijn. Behoor jij niet tot die groep, besef dan dat je niet praat namens het bedrijf en maak duidelijk dat het gaat om jouw persoonlijke mening. Laat de woordvoerders het woord voeren Laat je niet verleiden om inhoudelijk te reageren op uitlatingen van journalisten. Pers- en mediacontacten worden uitsluitend onderhouden door de woordvoerders van Delta Lloyd Groep. Bij twijfel doe je er goed aan hen om advies te vragen. Meer informatie hierover vind je op Sterknet, via de startpagina ‘Omgang met de pers’. Wat mag je wel doen? Je op Facebook positief uitlaten over initiatieven binnen het bedrijf. Wat niet? Het bedrijfsbelang schaden door op Twitter te suggereren dat we op kantoor de hele dag duimen draaien.

TIP

Bij twijfel niet doen! Bedenk dat alles wat je online publiceert bewaard blijft, zelfs nadat je het hebt verwijderd.


Pag. 34/52

Omgaan met gevoelige informatie Integriteit betekent ook dat Delta Lloyd Groep op een correcte manier omgaat met gevoelige informatie. Onder gevoelige informatie verstaan we geheime informatie, zoals bedrijfsresultaten of wachtwoorden, en vertrouwelijke informatie, zoals klantgegevens. Samen moeten we ervoor zorgen dat gevoelige bedrijfsinformatie niet in de verkeerde handen valt.


Pag. 35/52

Alleen personen die gevoelige informatie nodig hebben voor de uitvoering van hun werk hebben daartoe toegang. Als deze informatie openbaar wordt gemaakt, kan dit Delta Lloyd Groep ernstige schade berokkenen, zowel voor haar financiële positie als haar reputatie. Als bijvoorbeeld informatie over nieuwe producten uitlekt, verliezen we onze voorsprong op de concurrentie. Of als blijkt dat we de vertrouwelijkheid van klantgegevens niet kunnen waarborgen, zullen klanten bij ons weggaan. Daarom is het belangrijk dat je uiterst zorgvuldig met vertrouwelijke informatie omgaat. Geheimhouding Om de veiligheid van gevoelige informatie te kunnen waarborgen, teken je tegelijk met je arbeidscontract een geheimhoudingsverklaring. Daarin staat dat je verplicht bent tot geheimhouding van alles wat je bij de uitoefening van je functie te weten komt, inclusief alle gegevens van cliënten of van andere relaties van Delta Lloyd Groep. NB: Dit geldt ook nog na beëindiging van je arbeidsovereenkomst. Je mag vertrouwelijke informatie wel aan collega’s verstrekken, maar alleen als zij die informatie nodig hebben voor de uitoefening van hun functie. Wie mag wat? Via de startpagina Vertrouwelijke informatie kun je nog eens rustig nalezen wat je wel en niet mag doen met gevoelige informatie. Vanuit de pagina ‘Toegang tot verschillende soorten gevoelige informatie’ kun je zien wie er toegang heeft tot welke informatie.

Gebruiken van wachtwoorden Alleen bevoegde personen hebben toegang tot vertrouwelijke bedrijfsinformatie. Om dat zo te houden, is het belangrijk dat je je wachtwoorden geheim houdt. Laat nooit iemand anders met jouw gebruikersnaam (user-ID) en wachtwoord inloggen. Vanzelfsprekend mag jij nooit een gebruikersnaam en wachtwoord van iemand anders gebruiken. Meer informatie over beveiliging met wachtwoorden kun je vinden op Sterknet.


Pag. 36/52

Beschermen van persoonsgegevens Delta Lloyd Groep staat in voor de bescherming van persoonsgegevens van klanten en medewerkers. Om die reden verzamelen en bewerken we niet méér persoonsgegevens dan noodzakelijk om ons werk te kunnen doen. Ook zorgen we ervoor dat opgeslagen gegevens goed worden beveiligd. En vanzelfsprekend houdt Delta Lloyd Groep zich aan weten regelgeving op het gebied van privacy. Meer informatie over hoe we bij Delta Lloyd Groep omgaan met persoonlijke gegevens vind je op Sterknet op de startpagina Privacy Wetgeving.

Opslaan van bedrijfsinformatie Delta Lloyd Groep biedt steeds vaker de mogelijkheid om privéapparatuur te gebruiken voor je werkzaamheden. Maak daarbij gebruik van de toepassingen die Delta Lloyd Groep je aanbiedt. Sla dus geen bestanden op je privécomputer op, of op plaatsen waarbij het niet duidelijk is wie toegang heeft tot de gegevens en waar de gegevens zich bevinden (bijv. cloud-toepassingen).

Omgaan met mobiele apparatuur Mobiele apparaten zoals laptops, tablets, smartphones, mobiele telefoons en usb-sticks vormen een extra veiligheidsrisico. Ze zijn vrij eenvoudig te hacken en favoriet bij zakkenrollers en inbrekers. Wees je dus zeer bewust van de risico’s en zorg ervoor dat de toegang tot de informatie goed is afgeschermd. Bedenk dat jij verantwoordelijk bent voor de beveiliging van het apparaat en voor de informatie die zich op het apparaat bevindt. Bewaar je apparatuur altijd op een veilige plek en voorkom verlies van waardevolle gegevens. Welke voorzorgsmaatregelen je moet nemen, kun je vinden op Sterknet.


Pag. 37/52

Let op! Meld verlies of diefstal van een door Delta Lloyd Groep verstrekt apparaat voor gegevensopslag of een privéapparaat waarop zich bedrijfsgegevens van Delta Lloyd bevindt direct na ontdekking bij je leidinggevende. Je leidinggevende doet dan melding bij de lokale security officer.

Toepassen van clean desk Bij Delta Lloyd Groep hebben we een clean desk-beleid. Dit betekent dat je je werkplek zo leeg mogelijk moet proberen te houden. Hoe opgeruimder je werkplek, des te kleiner de kans op diefstal van waardevolle zaken of informatie. Geen papier Werk zo veel mogelijk digitaal en papierloos, dan kun je gevoelige documenten niet per ongeluk ergens achterlaten. Print dus niet, of zo min mogelijk. Als je toch print, kijk goed op welke printer je print en haal prints direct op. Gebruik voor het printen van gevoelige documenten wachtwoordbeveiliging. Laat geen geheime of vertrouwelijke documenten rondslingeren bij de printer of op je bureau. Als je er klaar mee bent, kun je papieren documenten het beste vernietigen of opbergen in afsluitbare kasten of laden. Zorg dat er aan het eind van de werkdag nooit notities of ander papier op je bureau blijft liggen. Computer afsluiten Vergrendel iedere keer als je je bureau onbewaakt achterlaat je werkstation. Sluit aan het eind van elke werkdag je computer helemaal af. Controleer ook goed of er geen cd-roms, dvd’s, harde schijven, usb-sticks e.d. op je bureau blijven liggen.


Pag. 38/52

Omgaan met koersgevoelige informatie Vertrouwelijke bedrijfsinformatie kan koersgevoelig zijn. Het uitlekken of gebruiken van koersgevoelige informatie is wettelijk verboden en gevaarlijk voor de reputatie van Delta Lloyd Groep. Daarom is het belangrijk dat alle medewerkers van Delta Lloyd Groep op de hoogte zijn van de (wettelijke) regels en zich hier aan houden.


Pag. 39/52

Koersgevoelige informatie en voorwetenschap Koersgevoelige informatie is niet-openbare informatie die - als je het openbaar maakt - de koers van een financieel instrument (zoals het aandeel Delta Lloyd) kan beïnvloeden. Deze informatie kan betrekking hebben op Delta Lloyd Groep, maar ook op andere beursgenoteerde ondernemingen waarover binnen Delta Lloyd Groep koersgevoelige informatie beschikbaar is. Zo kunnen we bijvoorbeeld koersgevoelige informatie hebben over klanten, zakenpartners of over een grote transactie op de markt. Het beschikken over koersgevoelige informatie (vanwege je functie of per ongeluk), wordt ook wel voorwetenschap genoemd. Chinese walls Delta Lloyd Groep beveiligt koersgevoelige informatie onder andere met Chinese walls. Deze denkbeeldige muren zorgen voor een gescheiden behandeling van koersgevoelige informatie, zowel fysiek als procedureel. Als je in jouw functie te maken hebt met deze Chinese walls, is het essentieel dat je deze scheiding(en) niet doorbreekt. AFM houdt toezicht De toezichthouder Autoriteit Financiële Markten (AFM) ziet toe op de financiële markt en monitort dagelijks beurstransacties. De AFM heeft een Snelgids Koersgevoelige Informatie gepubliceerd op www.afm.nl. Hierin kan je een toelichting vinden op de wet en meer informatie over wat wel en wat niet mag. Misbruik van voorwetenschap is strafbaar Vertrouwen is van groot belang voor een stabiele financiële markt. Misbruik van voorwetenschap en het manipuleren van beurskoersen brengt dat vertrouwen in gevaar. Daarom is dit strafbaar gesteld. Er kan een boete worden opgelegd of vervolging tegen je worden ingesteld. Ook aan Delta Lloyd Groep kunnen zware sancties worden opgelegd, bijvoorbeeld het stilleggen van de handel in het Delta Lloyd aandeel. Delta Lloyd Groep heeft regels opgesteld voor het omgaan met voorwetenschap die voor alle medewerkers gelden. Voor Insiders en Meldingsplichtige Insiders geldt een aantal extra regels.


Pag. 40/52

Regels voor het omgaan met voorwetenschap Voor alle medewerkers van Delta Lloyd Groep geldt de Instructie voorwetenschap en privébeleggingstransacties. Hierin staat onder meer dat je uiterst zorgvuldig moet omgaan met de behandeling van informatie die kan worden aangemerkt als voorwetenschap. Geen transacties Als je beschikt over informatie waarvan je weet - of redelijkerwijs geacht wordt te weten - dat dit beschouwd kan worden als voorwetenschap, mag je geen transacties in financiële instrumenten (zoals aandelen, opties en obligaties) verrichten. Je mag ook niet iemand daartoe aanzetten of de informatie doorgeven, tenzij dit vanwege je functie geoorloofd is. Gescheiden belangen Probeer iedere vermenging van zakelijke en privébelangen – en de schijn daarvan – te vermijden. Het is verstandig terughoudend te zijn bij privébeleggingstransacties. Ook kun je beter geen transacties verrichten die als ‘zeer speculatief’ kunnen worden aangemerkt. Meer informatie hierover vind je in de Instructie voorwetenschap en privébeleggingstransacties. Deze kun je vinden in de Personeelsgids op Sterknet.


Pag. 41/52

Insiders Insiders zijn medewerkers die uit hoofde van hun functie of positie regelmatig over voorwetenschap beschikken of kunnen beschikken. Zij zijn als Insider aangewezen door hun leidinggevenden en hebben hiervan bericht ontvangen. Extra regels Voor Insiders gelden extra regels: • locatieplicht: Insiders moeten hun privébeleggingstransacties uitvoeren via ABN AMRO Bank NV, afdeling Stock Plan Services, tenzij zij gebruik maken van vermogensbeheer. Group Compliance monitort alle privébeleggingstransacties; • beleggingsclubs: Insiders mogen geen lid of bestuurder zijn van een beleggingsclub; • nalevingsverklaring: jaarlijks moet de Insider een nalevingsverklaring ondertekenen; • geen tegengestelde transactie binnen 30 dagen: als Insider mag je na een transactie niet binnen een termijn van 30 dagen een tegengestelde transacties verrichten. Indien je dus financiële instrumenten koopt, mag je deze pas weer na 30 dagen verkopen; • gesloten perioden: tijdens een gesloten periode is het verboden te handelen in financiële instrumenten Delta Lloyd. Een dergelijke periode hangt nauw samen met de publicatie van bijvoorbeeld het jaarverslag en andere koersgevoelige informatie. Deze en meer regels staan vermeld in de insiderversie van de Instructie voorwetenschap en privébeleggingstransacties. Die vind je op Sterknet.

Meldingsplichtige Insiders Deze categorie bestaat uit een speciale groep Insiders, namelijk: leden van de Raad van Bestuur, leden van de Raad van Commissarissen, directeuren en enkele andere aangewezen medewerkers. Deze groep kan beslissingen nemen die op zichzelf koersgevoelige informatie van Delta Lloyd Groep kunnen opleveren. Melding aan de AFM Transacties van Meldingsplichtige Insiders in financiële instrumenten van Delta Lloyd Groep moeten binnen vijf werkdagen gemeld worden bij de AFM. De AFM maakt deze transacties openbaar op hun website. Ook verkregen personeelsaandelen en dividenduitkeringen in Delta Lloyd aandelen moeten worden gemeld. Het openbare register draagt bij aan transparantie op de financiële markt en gaat tegelijkertijd misbruik van voorwetenschap tegen.


Pag. 42/52

Extra regels Daarnaast gelden voor deze groep nog enkele extra regels ten opzichte van de ‘gewone’ Insiders. Deze zijn opgenomen in het Reglement voorwetenschap en privébeleggingstransacties in Delta Lloyd Groep. Om te mogen handelen in financiële instrumenten van Delta Lloyd moeten Meldingsplichtige Insiders bijvoorbeeld vooraf schriftelijke toestemming vragen aan de interne toezichthouder. Na een aankoop (verkoop) van een Delta Lloyd aandeel mogen zij deze bovendien niet binnen 6 maanden weer verkopen (aankopen). Aanvullende informatie Meer informatie kun je vinden op Sterknet onder Group Integrity. Voor vragen kun je altijd terecht bij [email protected] of bij de (group) compliance officer.


Pag. 43/52


Pag. 44/52

Omgaan met nevenfuncties Werkzaamheden voor andere werkgevers (of op eigen naam) kunnen een risico vormen voor de onafhankelijke positie van Delta Lloyd Groep. Om die reden is het belangrijk dat je situaties die de schijn wekken van belangenverstrengeling vermijdt.


Pag. 45/52

Regeling Nevenfuncties Welke regels er gelden voor het verrichten van nevenfuncties en privéhandelingen, staat beschreven in de Regeling Nevenfuncties. Dit document vind je op Sterknet. Delta Lloyd Groep hanteert dit beleid om reputatieverlies en financiële schade van de organisatie te voorkomen. Schriftelijke vastlegging Medewerkers dienen nevenfuncties te bespreken met hun leidinggevende, zodat ze kunnen worden vastgelegd en er achteraf geen onduidelijkheid over kan bestaan. Voor leden van de Raad van Bestuur geldt dat zij nevenfuncties moeten bespreken met de Raad van Commissarissen. Op verschillende momenten word je gevraagd nevenfuncties te bespreken, zoals bij je indiensttreding en bij de invulling van je Prestatie, Resultaat en Ontwikkel-formulier (het ‘PRO-formulier’). Voor bepaalde nevenfuncties en privéhandelingen is expliciet schriftelijke toestemming nodig van je leidinggevende of van de Raad van Bestuur. Wat mag je wel doen? Lid zijn van de oudercommissie van een kinderdagverblijf. Wat niet? Naast je werkzaamheden voor Delta Lloyd je eigen kantoor als assurantietussenpersoon runnen.


Pag. 46/52

Omgaan met de samenleving Duurzaam ondernemen is volgens Delta Lloyd Groep ‘gewoon fatsoenlijk zakendoen’ en natuurlijk bijdragen aan de ontwikkeling van een duurzame samenleving. Delta Lloyd Groep concentreert zich daarbij op vijf speerpunten: het belang van klanten, (product)integriteit, maatschappelijke betrokkenheid, goed werkgeverschap en milieu.


Pag. 47/52

Duurzaam ondernemen in de praktijk Met deze vijf speerpunten wil Delta Lloyd Groep alle dimensies van het duurzaam ondernemen aanpakken. Dat doet ze door sociale en milieugerelateerde doelstellingen op te nemen in het besluitvormingsproces. Zo bouwt Delta Lloyd Groep aan een zekere toekomst voor en met alle stakeholders.

Zorg om het milieu

Milieu is een van de onderdelen van de Sustainability policy van Delta Lloyd Groep. Om een aantal voorbeelden te noemen: sinds 2008 gebruiken we duurzaam papier dat voorzien is van het FSC-keurmerk. Met leveranciers is afgesproken dat we alleen groene energie willen. Alle medewerkers kunnen met korting een ov-abonnement aanvragen en er is een fietsenplan. En ook op productniveau denken we aan het milieu: Delta Lloyd was de eerste verzekeraar die elektrische auto’s verzekerde. Als belegger proberen we duurzame ontwikkelingen mogelijk te maken. Jouw bijdrage Ook jij kunt een bijdrage leveren aan duurzaam ondernemen. Dat kan met kleine dingen: door het licht uit te doen als je een ruimte verlaat en je computer uitzetten aan het eind van de dag. Maar ook door je klanten te behandelen zoals je zelf behandeld zou willen worden. Een andere manier is je inzetten voor Delta Lloyd Foundation, opgericht om de betrokkenheid van Delta Lloyd Groep bij de samenleving te vergroten. Kijk voor meer informatie op www.deltalloydfoundation.nl Beleid Corporate Communications heeft een aantal handvatten geformuleerd om je te helpen duurzaam te werken. De Sustainability policy is zo ingericht, dat duurzaamheid op een vanzelfsprekende manier is verweven met al onze bedrijfsprocessen.

Meer dan het milieu

Duurzaam werken is meer dan zorg om het milieu. Het gaat ook om integriteit: het Keurmerk Klantgericht Verzekeren is een goede eerste stap om het klantbelang centraal te stellen. Ook onze producten zijn integer. Delta Lloyd Asset Management belegt bijvoorbeeld nooit in de wapenhandel of zwaar vervuilende industrie.


Pag. 48/52

Controle, handhaving en maatregelen Deze gedragscode geldt voor alle medewerkers van Delta Lloyd Groep. Iedereen moet zich houden aan de genoemde beleidsdocumenten, regels en richtlijnen. Van leidinggevenden wordt verwacht dat zij hierin een voorbeeldfunctie nemen.


Pag. 49/52

Reikwijdte code De gedragscode is van toepassing op Delta Lloyd Groep en alle aan haar gelieerde bedrijven en bedrijfsonderdelen in en buiten Nederland. Deze code is ook van toepassing op joint ventures en deelnemingen van Delta Lloyd Groep, waarover zij zeggenschap heeft en/of het management voert. De code geldt niet als hierop in afzonderlijke beleidsstukken een uitzondering is gemaakt of wanneer de code strijdig is met buitenlandse weten regelgeving. Onderzoek Integriteitzaken Als er een vermoeden is dat de code niet wordt nageleefd, wordt dit gemeld bij Group Integrity. Meer informatie hierover vind je in het hoofdstuk Een incident melden. Meestal onderzoekt Integriteitzaken het incident. Integriteitzaken kan daarvoor verschillende onderzoeksmethoden gebruiken. Zij houdt interviews met de persoon die mogelijk normen heeft overschreden en met andere personen, zoals collega’s. Daarnaast kan zij onderzoek doen in voor iedereen toegankelijke bronnen, zoals Kamer van Koophandel-gegevens, internet en persberichten. Verder kan Integriteitzaken besluiten documenten te onderzoeken, zoals nota’s, financiële bescheiden en juridische documenten. In uitzonderlijke gevallen gebruikt zij bijzondere onderzoeksmethoden. Denk aan het inzien van e-mailverkeer, het doen van een observatie of het plaatsen van camera’s. In de Regeling Incidenten staat op welke manier Integriteitzaken het onderzoek uitvoert en welke beginselen zij daarbij in acht neemt. Dit document vind je in de Personeelsgids en op de startpagina van Integriteitzaken op Sterknet. Maatregelen bij schending code Als de uitkomst van het onderzoek daartoe aanleiding geeft, kan Delta Lloyd Groep diverse maatregelen treffen. Dit kan variëren van een berisping, het verhalen van schade en kosten tot het doen van aangifte en/of het aanzeggen van ontslag. Ook kunnen meldingen en registraties worden gedaan bij bijvoorbeeld het Fraudeloket van het Verbond van Verzekeraars, het CIS register (verzekeraars) of het register van het BKR (banken). De mogelijke maatregelen staan beschreven in het Maatregelen Beleid.


Pag. 50/52

Prettiger werken Tot slot: de code is bedoeld om werken bij Delta Lloyd Groep leuker en plezieriger te maken. Het is tenslotte prettiger werken in een integere organisatie dan in een niet-integere organisatie.


Pag. 51/52

Mis je informatie in deze code? Laat het ons dan vooral weten. Zo werken we samen aan een zo integer mogelijke organisatie. Je kunt je opmerking mailen naar: [email protected].


Overzicht beleidsdocumenten en richtlijnen In dit boekje zijn de volgende beleidsdocumenten en richtlijnen genoemd:

XY 13473-0415

• Integrity policy • Incidenten Beleid • Klokkenluiderregeling • Gedragscode Vertrouwenspersonen • Consumerspolicy • Klachtenbeleid DLG • Compliance Regeling Mededinging Delta Lloyd Groep • Regeling Geschenken en Evenementen • Anti Corruptie Beleid • Regeling Ongewenste Omgangsvormen • Declaratiereglement • Gedragscode E-Mail, Internetgebruik en sociale media • Gebruiksreglement Mobiele telefoon • Instructie voorwetenschap en privébeleggingstransacties, algemene versie • Instructie voorwetenschap en privébeleggingstransacties, insidersversie • Reglement voorwetenschap en privébeleggingstransacties in Delta Lloyd Groep • Regeling Nevenfuncties • Sustainability policy • Regeling Incidenten • Maatregelen Beleid

Pag. 52/52

Wat mag ik wel doen en wat niet? Gedragscode Integriteit Delta Lloyd Groep

Recommend Documents