Vervallen) : Verdeling : 1 Procedure. Opsteller

QMS

Rev.N°

Datum

Beschrijving

Opsteller

Procedure beheerder

1e beoordelaar voor nazicht

PLANET Procedurestatus (Concept/Definitief/Vervallen) : Verdeling :

1 van 1

QMS Situering van Planet Engineering/Planet ENG/ Planet ESB Geregistreerd document : 010-SIT

B

07/03/2015

Aanpassingen na audit stage 1 dd 17/02/2015 en interne audit dd 06/03/2015

PS

PS

SV

A

04/02/2015

1e uitgave

PS

PS

SV

Opsteller

Procedure beheerder


Rev.N°

Datum

Beschrijving

PLANET Procedurestatus (Concept/Definitief/Vervallen) :

Definitief

Verdeling :

1 van 8

Situering van Planet Engineering/Planet ENG/ Planet ESB 1.

D: 010-SIT Rev & Datum: rev B – 07/03/15

VOORWOORD

De drie bedrijven Planet Engineering, Planet ENG en Planet ESB zullen in het kwaliteitshandboek onder één noemer worden vermeld als PLANET. Als ingenieursburo stabiliteit wil PLANET bijdragen tot meer kwaliteit, door ontwerp en levering van betere diensten. Daarbij is het van het grootste belang de organisatie te stimuleren tot het leveren en garanderen van klantgerichte kwaliteit. Deze bedrijfsfilosofie is weerspiegeld in het QualityManagementSysteem (QMS) van PLANET dat is opgebouwd conform de ISO 9001:2008. Het QMS vormt het bestuurskader waarbinnen PLANET is georganiseerd. De drijvende kracht van PLANET die we met dit QMS helpen realiseren, is het proces van ‘continu verbeteren’. Vertrekkende vanuit de eisen van de klant wordt een project uitgevoerd rekening houdend met de wettelijke eisen, voorschriften en normen. Aan de hand van deze continue verbetering streven wij naar een hoogst mogelijke klantentevredenheid. Vervolgens bepaalt de directie welke verbeteringen gerealiseerd gaan worden en stelt hiervoor de nodige middelen ter beschikking. Op die manier wordt het productieproces stelselmatig verbeterd en verhoogt de algemene tevredenheid. Het is deze procesbenadering van plan-do-check-act welke ingebed is in het QMS van PLANET. Iedereen die bij PLANET verantwoordelijkheid draagt wordt geacht conform dit QMS te werken.

PLANET

S. Vandemeulebroecke Zaakvoerder

P. Smet Zaakvoerder

2 van 8



BEDRIJFSSTRUCTUUR – ORGANIGRAM

PLANET V&C (managementvennootschap)

PLANET ENGINEERING

PLANET ENG

PLANET ESB

B2B (business to business) BURGERLIJKE BOUWKUNDE

B2B (business to business) UTILITEITSBOUW

B2C (business to consumer) UTILITEITSBOUW

Tunnels Bruggen Kaaimuren Buizen in gewapend beton …

Verbouwingen Woningen Appartementen Kantoorgebouwen Schoolgebouwen Bouwputten algemeen Bemalingsstudies Berlinerwanden Secanswanden Onderschoeiingen Micropalen Grondankers …

Verbouwingen Woningen Appartementen …

3 van 8


ALGEMENE GEGEVENS

3.1.

Planet Engineering

Firmanaam

Planet Engineering

Maatschappelijke zetel

Veldstraat 282


B-2930 Brasschaat Uitbatingszetel

Rustoordlei 70 B-2930 Brasschaat

Rechtsvorm

BVBA

BTW-nummer

BE 0465.100.053

Ondernemingsnummer

0465.100.053

RSZ-nummer

1753513-61

RSZ-NACE-code (2008)

71.121

Telefoon

+32 (3) 653 33 62

e-mail

[email protected]

website

www.wePlanet.be

Verzekering arbeidsongevallen

Vivium NV Koningsstraat 153 1210 Brussel +32 (3) 244.66.88 Polisnr.: 410004861

Verzekering BA

AR-CO Tasson-Snelstraat 22 B-1060 Brussel +32 (2) 538 66 33 Polisnr.: SMIX0129S

EDPB

Mensura EDPBW Zaterdagplein 1 B-1000 Brussel +32 (2) 549 71 00 Aansluitnr.: BSCE05251477-000

4 van 8

Situering van Planet Engineering/Planet ENG/ Planet ESB 3.2.

Planet ENG

Firmanaam

Planet ENG



Uitbatingszetel


Rechtsvorm

BVBA

BTW-nummer

BE 0845.988.666

Ondernemingsnummer

0845.988.666

RSZ-nummer

Niet van toepassing


71.121

Telefoon

+32 (3) 653 33 62

e-mail

[email protected]

website

www.wePlanet.be


Niet van toepassing

Verzekering BA


EDPB

Niet van toepassing

5 van 8


Situering van Planet Engineering/Planet ENG/ Planet ESB 3.3.


Planet ESB

Firmanaam

Planet ESB


Singel 72 B-2640 Mortsel

Uitbatingszetel


Rechtsvorm

BVBA

BTW-nummer

BE 0898.867.821

Ondernemingsnummer

0898.867.821

RSZ-nummer

1836129-48


71.121

Telefoon

+32 (3) 653 33 62

e-mail

[email protected]

website

www.wePlanet.be


Vivium NV Koningsstraat 153 1210 Brussel +32 (3) 244.66.88 Polisnr.: 410004862

Verzekering BA


EDPB

Mensura EDPBW Zaterdagplein 1 B-1000 Brussel +32 (2) 549 71 00 Aansluitnr.: BCSE05328718-000

6 van 8


QME-CERTIFICATEN

ISO 9001 : 2008 in aanvraag 5.

ACTIVITEITEN VAN PLANET

5.1.

Planet Engineering

De voornaamste activiteit bestaat uit stabiliteitsstudies van Burgerlijke bouwkunde voor aannemers en overheid : - Tunnels - Bruggen - Kaaimuren - Buizen in gewapend beton - … 5.2.

Planet ENG

De voornaamste activiteit bestaat uit stabiliteitsstudies van Utiliteitsbouw voor aannemers en bedrijven : - Verbouwingen - Woningen - Appartementen - Kantoorgebouwen - Schoolgebouwen - Bouwputten algemeen - Bemalingsstudies - Berlinerwanden - Secanswanden - Onderschoeiingen - Micropalen - Grondankers - … 5.3.

Planet ESB

De voornaamste activiteit bestaat uit stabiliteitsstudies van Utiliteitsbouw voor particulieren : - Verbouwingen - Woningen - Appartementen - …

7 van 8




SAMENHANG PROCESSEN

KWALITEITSSYSTEEM

CONTRACTBEOORDELING

STUDIE

FACTURATIE

KLANTENTEVREDENHEID

KLANTENEISEN

DOCUMENTBEHEER

METEN ‐ ANALYSEREN ‐ VERBETEREN

ONDERSTEUNENDE PROCESSEN (inkoop, communicatie, …)

7.

SCOPE SAMENGEVAT

Het leveren van : - Stabiliteitsstudies (hypotheseplannen/bekistingsplannen/wapeningsplannen/nota’s) - Stabiliteitsadvies (nota’s)

8.

UITSLUITINGEN

7.3.6. Validatie van ontwerp en ontwikkeling. Uitgesloten op basis van de scope. Validatie maakt geen onderdeel uit van de activiteiten/contracten. 7.5.2. Validatie van processen. Uitgesloten op basis van de scope. De output van het toepassingsgebied kan worden geverifieerd door aansluitende monitoring of meting. 7.6. Beheersing van monitoring en meetuitrusting. Binnen de activiteiten wordt door de organisatie geen gebruik gemaakt van meetapparatuur.

8 van 8

QMS Normrelatietabel Geregistreerd document : 020-NRT

B

07/03/2015


PS

PS

SV

A

04/02/2015

1e uitgave

PS

PS

SV

Opsteller

Procedure beheerder


Rev.N°

Datum

Beschrijving


Definitief

Verdeling :

1 van 5

D: 020-NRT Rev & Datum: rev B – 07/03/15

Normrelatietabel 0.

INLEIDING

ISO 9001 : 2008

1.

0 0.1 0.2 0.3 0.4

Inleiding Algemeen Procesbenadering Verhouding tot ISO 9004 Integratie met andere managementsystemen

1 1.1 1.2

Onderwerp en toepassingsgebied Algemeen Toepassing

2

Normatieve verwijzing

3

Termen en definities

4 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4

Kwaliteitsmanagement-systeem (alleen de titel) Algemene eisen Documentatie-eisen (alleen de titel) Algemeen Kwaliteitshandboek Beheersing van documentatie Beheersing van registraties en archivering

5 5.1

Directieverantwoordelijkheid (alleen de titel) Betrokkenheid van de directie

5.2 6.1 5.3 5.4

Klantgerichtheid Beschikbaar stellen van middelen Kwaliteitsbeleid Planning (alleen de titel)

ONDERWERP EN TOEPASSINGSGEBIED

Document PLANET 010-SIT

2.

Situering van PLANET

ISO 9001 : 2008

NORMATIEVE VERWIJZING

Document PLANET 020-NRT

3.

Normrelatietabel

ISO 9001 : 2008

TERMEN EN DEFINITIES

Document PLANET 030-DEF

4.


ISO 9001 : 2008

KWALITEITSMANAGEMENTSYSTEEM

Procedure PLANET 040-QMS-01

Algemene beschrijving van het Quality Management System

041-DOC-01

Beheersing van documentatie Beheersing van registraties en archivering

5.

ISO 9001 : 2008

DIRECTIEVERANTWOORDELIJKHEID

Procedure PLANET 050-DIR-01

050-DIR-02

Betrokkenheid van de directie

Kwaliteitsbeleid – doelstellingen & planning

ISO 9001 : 2008

2 van 5


Normrelatietabel

Procedure PLANET 050-DIR-03

050-DIR-04

050-DIR-05

6.

Verantwoordelijkheden & bevoegdheden

Interne communicatie & overlegstructuren

Directiebeoordeling

ISO 9001 : 2008 5.4.1 5.4.2 5.5 5.5.1 5.5.2 5.5.3 8.2.3

Kwaliteitsdoelstellingen Planning van het QMS Verantwoordelijkheid, bevoegdheid en communicatie (alleen de titel) Verantwoordelijkheid en bevoegdheid Directievertegenwoordiger Interne communicatie Bewaking en meting van processen

8.2.4

Bewaking en meting van producten

8.5 8.5.1

Verbetering (alleen de titel) Continue verbetering

5.6 5.6.1 5.6.2 5.6.3 8.2.3

Directiebeoordeling (alleen de titel) Algemeen Input voor de beoordeling Output van de beoordeling Bewaking en meting van processen

8.4 8.5 8.5.1

Analyse van gegevens Verbetering (alleen de titel) Continue verbetering

8.5.2 8.5.3

Corrigerende maatregelen Preventieve maatregelen

6

Management van middelen (alleen de titel) Personeel (alleen de titel) Algemeen Bekwaamheid, bewustzijn en training Infrastructuur Beheersing van bewakings- en meetapparatuur Werkomgeving

MANAGEMENT VAN MIDDELEN

Procedure PLANET 060-MID-01

Bedienden & opleiding

060-MID-02

Infrastructuur & ondersteunende diensten Werkomgeving

7.

ISO 9001 : 2008 6.2 6.2.1 6.2.2 6.3 7.6 6.4

REALISEREN VAN HET PRODUCT

Procedure PLANET

ISO 9001 : 2008 7

070-CON-01

071-STU-01

Contractbeoordeling

Studie

7.2 7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.1 7.3 7.3.1

3 van 5

Realiseren van het product (alleen de titel) Processen die verband houden met de klant (alleen de titel) Bepaling van de producteisen Beoordeling van de producteisen Communicatie met de klant Planning van het realiseren van het product Ontwerp en ontwikkeling (alleen de titel) Planning van ontwerp en ontwikkeling


Normrelatietabel

Procedure PLANET

072-INK-01

Inkoop

073-FAC-01

Facturatie

8.

ISO 9001 : 2008 7.3.2 7.3.3 7.3.4 7.3.5 7.3.7 7.5 7.5.1 7.5.3 7.5.4 7.5.5 8.2.4 7.4 7.4.1 7.4.2 7.4.3 7.2.3 8.2.4

Input voor ontwerp en ontwikkeling Output van ontwerp en ontwikkeling Beoordeling van ontwerp en ontwikkeling Verificatie van ontwerp en ontwikkeling Beheersing van wijzigingen in ontwerp en ontwikkeling Productie en het leveren van diensten (alleen de titel) Beheersing van productie en het leveren van diensten Identificatie en naspeurbaarheid Eigendom van de klant Instandhouding van het product Bewaking en meting van producten Inkoop (alleen de titel) Inkoopproces Inkoopgegevens Verificatie van het ingekochte product Communicatie met de klant Bewaking en meting van producten

8 8.1 8.2 8.2.1 8.2.2 8.2.3 8.3 8.5.2

Meting, analyse en verbetering (alleen de titel) Algemeen Bewaking en meting (alleen de titel) Klanttevredenheid Interne audit Bewaking en meting van processen Beheersing van afwijkende producten Corrigerende maatregelen

8.5.3

Preventieve maatregelen

METING, ANALYSE EN VERBETERING

Procedure PLANET 080-MAV-01

Meten van de klantentevredenheid

080-MAV-02

Interne audit

080-MAV-03 081-COR-01

Melding van non-conformiteiten Corrigerende & Preventieve maatregelen

ISO 9001 : 2008

4 van 5


Normrelatietabel

Omschrijving

QM (PS)

DIR

ING

CAD

SECR

AC

Situering van PLANET

X

X

scope

scope

scope

scope

Normrelatietabel

X

X

‐

‐

‐

‐


X

X

‐

‐

‐

‐

Algemene beschrijving Algemeen overzicht Beheersing van documentatie Correspondentie en emailverkeer Nummering geregistreerde QMS‐documenten

X X X X X

X X X X X

deming ‐ X X ‐

deming ‐ X X ‐

deming ‐ X X ‐

deming ‐ X X ‐

Betrokkenheid van de directie Kwaliteitsbeleid ‐ doelstelling & planning Beleidsverklaring Verantwoordelijkheden & bevoegdheden Organogram Functieomschrijvingen Personeelslijst & vervangingsschema Interne communicatie & overlegstructuren Overlegstructuren Agenda overlegstructuren Directiebeoordeling

X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X

‐ ‐ X X X X X X X X ‐

‐ ‐ X X X X X ‐ ‐ ‐ ‐

‐ ‐ X X X X X ‐ ‐ ‐ ‐

‐ ‐ X X X X X ‐ ‐ ‐ ‐

Bedienden & opleiding Overzicht opleiding/training/vaardigheden/ervaring Evaluatieverslag nieuw aangestelde Evaluatieverslag jaarlijkse functionering Beoordeling jaarlijkse functionering Infrastructuur/ondersteunende diensten/werkomgeving

X X X X X X

X X X X X X

X X X X X ‐

X X X X X ‐

X X X X X ‐

X X X X X ‐

Contractbeoordeling Processchema Productie Processchema Inkoop Inkoopgegevens Facturatie

X X X X X X X

X X X X X X X

X X X X X X X

X X X X X X ‐

X X ‐ ‐ X X X

‐ ‐ ‐ ‐ X X X

Meten van klantentevredenheid Evaluatie met de klant Interne audit Melding van non‐conformiteiten Corrigerende & preventieve maatregelen

X X X X X

X X X X X

‐ ‐ ‐ X X

‐ ‐ ‐ X X

‐ ‐ ‐ ‐ ‐

‐ ‐ ‐ ‐ ‐

5 van 5

QMS Termen en definities 030-DEF

B

07/03/2015


PS

PS

SV

A

04/02/2015

1e uitgave

PS

PS

SV

Opsteller

Procedure beheerder


Rev.N°

Datum

Beschrijving


Definitief

Verdeling :

1 van 5

Ref: 030-DEF Rev & Datum: rev B – 07/03/15

Termen en definities 1.


Abonnee :

De persoon waarvoor een gecontroleerde distributie van een specifiek document is voorzien.

Algemene borgstelling :

Coöperatieve vennootschap, erkend door het Ministerie van Financiën, die borgstellingen voor aannemers organiseert.

Archief :

Definitieve en digitale opberging van documenten gedurende een bepaalde en/of onbepaalde periode.

Auditee :

Persoon of organisatie die een audit ondergaat.

Auditor :

Persoon met de bekwaamheid om een audit uit te voeren. Auditor : QM

Bestelbon :

Opdracht (aankoop of huur) van PLANET aan leveranciers opgemaakt door een personeelslid.

Bestelbrief :

Opdracht (aankoop of huur) van PLANET aan leveranciers opgemaakt door de aankoopdienst en goedgekeurd volgens deze procedure.

Bestelling :

Aankoop of huur van goederen of diensten bij een leverancier of aannemer.

Borgstelling :

De borgstelling is per definitie een ondergeschikte overeenkomst waarvan het lot samenhangt met de hoofdovereenkomst tussen u en uw tegenpartij (eerst discussiëren en dan betalen).

Borgverlener :

Organisatie die borg verleent.

Contract/order :

Bestelling van de klant.

Contractdatum :

Datum vermeld op de binnenkomende contracten.

COR :

Corrigerende en preventieve maatregel ; een ingreep in het QMS om herhaling van een NCR te voorkomen.

D:

Geregistreerd document ; gegevensdrager.

Deming-cirkel :

Continue verbetering via de Plan-do-check-act-cyclus.

Document :

Papier of elektronische data met een beheerste inhoud en een beheerst verloop door de organisatie.

F:

Geregistreerd formulier ; sjabloon voor kwaliteitsregistraties.

Geregistreerd :

Beheerd en beheerst door het QSHE-MS.

Jaarrapport :

Rapport van de directiebeoordeling bestaande uit onder meer een jaarevaluatie en een jaaractieplan.

2 van 5


Termen en definities Klant :

Opdrachtgever.

KMB :

Keurings-, meet- & beproevingsmiddelen.

K-eisen :

Kwaliteitseisen volgens ISO9001 en conform de klanteisen en alle geldende wetgeving.

K-plan :

Kwaliteitsplan.

Leverancier :

Leverancier van verhuurders).

Orderlijst :

Up-to-date samenvattende lijst van alle orders van PLANET.

Middelen :

Personeel met gespecialiseerde vaardigheden, infrastructuur van de organisatie, technologie en financiële middelen.

NCR :

Non Conformiteiten Rapport. Verzamelnaam voor procesafwijkingen, productafwijkingen, schades aan derden, materiële schade en schade aan het werk.

Opleidingsfase :

Periode van nauwe samenwerking met de aangeduide mentor met een duurtijd van 5 maand.

PBM :

Persoonlijke BeschermingsMiddelen.

PP :

Project Procedure ; procedure, enkel geldig voor het betreffende project.

Procedure-beheerder :

Verantwoordelijke voor de toepassing en het beheer van de procedure. Hij/zij alleen kan een voorstel tot wijziging indienen bij de QM.

Procesafwijking :

Afwijking ten opzichte van de vooropgestelde werkwijze die vastgelegd is in de QMS procedures, projectprocedures (PP), bestekseisen, toolbox meetings...

Productafwijking :

Kwaliteitsafwijking van het (afgeleverde) product ten opzichte van de vooropgestelde kwaliteit die vastgelegd is in de bestekeisen van de klant en vertaald is in de projectprocedures (PP), en toolbox meetings.

Projectdossier :

Dossier waarin het voorlopig ontwerp, het definitief ontwerp en alle andere documenten en registraties zijn opgenomen.

Q-dienst :

Dienst Kwaliteit.

QMS :

Quality Management System.

RCPM :

Rapport Corrigerende & Preventieve Maatregel.

Relevante functie :

Functie binnen het QMS die invloed heeft op de kwaliteit, de veiligheid en het milieu.

goederen

3 van 5

en/of

diensten

(ook

aannemers

en


Termen en definities Schade :

Feiten die een negatief effect hebben en leiden tot gevolgkosten, imagoverlies, ….

SP :

Systeemprocedure; Geregistreerde gespecificeerde beschrijving voor het uitvoeren van een proces.

Studiedossier :

Dossier volgens klassement (DOC-01/D-01) waarin het voorlopig ontwerp en alle contractdocumenten zitten.

TB :

Thema toolbox.

Toolbox :

Werkbespreking.

Voorlopig ontwerp :

Ontwerp t.b.v. een prijsofferte.

Werkomgeving :

- fysische omgeving waarbinnen medewerkers werkzaamheden uitvoeren. - sociale omgeving waarbinnen medewerkers werkzaamheden uitvoeren. - omgeving welke stimulerend moet zijn ten aanzien van motivatie, betrokkenheid, creativiteit en sociale interactie. De werkomgeving moet aanleiding geven tot prestatieverbetering van de werknemers en dus leiden tot een betere organisatie.

WI :

Werkinstructie; Geregistreerde technische instructie voor het uitvoeren van een bepaalde activiteit door één of meerdere personen.

QP :

Kwaliteitsplan ; Geregistreerde gespecificeerde beschrijving voor het uitvoeren van een specifiek proces, binnen een bepaalde dienst of afdeling. Een kwaliteitsplan is een gedetailleerde uitvergroting van een deelproces van een systeemprocedure.

2.

AFKORTINGEN VERANTWOORDELIJKE FUNCTIES

Lijnfuncties DIR ING CAD

: : :

Directie Projectingenieur/Project Manager CAD-medewerker

Staffuncties SECR AC

: :

Secretariaat Boekhouding

3. QMS DOC DIR MID CON INK

RUBRIEKEN : : : : : :

met betrekking tot het managementsysteem met betrekking tot documenten en archivering met betrekking tot de directieverantwoordelijkheid met betrekking tot management van middelen met betrekking tot contractbeoordeling met betrekking tot inkoop 4 van 5


Termen en definities STU FAC MAV COR

: : : :

met betrekking tot het realiseren van de studie met betrekking tot facturatie met betrekking tot meten, analyse en verbeteren met betrekking tot corrigerende & preventieve maatregelen

5 van 5

QMS Algemene beschrijving van het QMS Systeemprocedure : 040-QMS-01

B

07/03/2015


PS

A

04/02/2015

1e uitgave

PS

Rev.N°

Datum

Beschrijving

Opsteller

PS

Procedure beheerder

SV

1e beoordelaar 2e beoordelaar voor voor nazicht goedkeuring


Concept

Verdeling :

1 van 4

SP: 040-QMS-01 Rev & Datum: rev B – 07/03/15

Algemene beschrijving van het QMS 1.

DOEL & TOEPASSINGSGEBIED

Deze procedure heeft tot doel duidelijkheid te scheppen in de werking en de structuur van het Quality, Management Systeem van PLANET, of kortweg QMS. Het QMS is het kader waarbinnen alle relevante processen van PLANET functioneren en met elkaar in interactie staan op een beheerde en beheerste manier. Het QMS is een geïntegreerd systeem dat samengesteld is uit geïntegreerde procedures, specifieke kwaliteitsprocedures. Hierbij is beoogd om via synergie meer te halen uit het geïntegreerde geheel dan uit de som van de delen. Dit QMS is opgebouwd conform ISO 9001:2008 2.

DEFINITIES

QMS :

Quality Management Gecertificeerd systeem van PLANET.

Geregistreerd :

Beheerd en beheerst door het QMS.

SP :

Systeemprocedure ; Geregistreerde gespecificeerde beschrijving voor het uitvoeren van een proces.

QP :

Kwaliteitsplan – Geregistreerde gespecificeerde beschrijving voor het uitvoeren van een specifiek proces, binnen een bepaalde dienst of afdeling. Een kwaliteitsplan is een gedetailleerde uitvergroting van een deelproces van een systeemprocedure.

D:

Geregistreerd document ; gegevensdrager.

F:

Geregistreerd formulier ; sjabloon voor kwaliteitsregistraties.

Procedurebeheerder :

Verantwoordelijke voor de toepassing en het beheer van de procedure. Hij/zij alleen kan een voorstel tot wijziging indienen bij de DIR.

3.

BESCHRIJVING

Het QMS van PLANET is, zoals in onderstaande figuur is weergegeven, opgebouwd uit : een beleidsverklaring systeemprocedures (SP) kwaliteitsplannen (QP) De Norm-Relatie tabel geeft aan op welke manier het systeemhandboek voldoet aan de eisen van de norm ISO 9001:2008.

2 van 4


Algemene beschrijving van het QMS Schematisch kan het QMS als volgt worden voorgesteld.

Het systeemhandboek beschrijft alle relevante processen die bij PLANET aanwezig zijn en is opgebouwd volgens het principe van de Deming-cirkels (plan-do-check-act) en wordt beïnvloed door diverse omgevingsinvloeden zoals weergegeven in onderstaande figuur.

Het zogenaamde systeemhandboek is opgebouwd uit : Systeemprocedures Kwaliteitsplannen Documenten Formulieren Die samen alle hoofd- en deelprocessen bij PLANET beschrijven. Volgende figuur geeft een overzicht van de systeemprocedures van PLANET, ingedeeld per fase in het Plan-Do-Check-Act-proces nl. : Plan : Management van middelen Do : Realisatie Check : Meten, analyse en verbeteren Act : Directieverantwoordelijkheid 3 van 4


Algemene beschrijving van het QMS

040-QMS-01 041-DOC-01

Algemene beschrijving van het QMS Beheersing van documentatie Beheersing van registraties en archivering

050-DIR-01 050-DIR-02 050-DIR-03 050-DIR-04 050-DIR-05

Betrokkenheid van de directie Kwaliteitsbeleid – doelstellingen & planning Verantwoordelijkheden & bevoegdheden Interne communicatie & overlegstructuren Directiebeoordeling

060-MID-01 060-MID-02

Bedienden en opleiding Infrastructuur & ondersteunende diensten Werkomgeving

Realisatie van het project

070-CON-01 071-STU-01 072-INK-01 073-FAC-01

Contractbeoordeling Studie Inkoop Facturatie

Meting Analyse verbetering

080-MAV-01 080-MAV-02 080-MAV-03 081-COR-01

Meten van de klantentevredenheid Interne audit Melding van non-conformiteiten Corrigerende & preventieve maatregelen

QMS

Directie verantwoordelijkheid

Management van middelen

Een systeemprocedure kan nog aangevuld zijn met documenten en formulieren en indien er deelprocessen bestaan is deze nog aangevuld met kwaliteitsplannen eveneens met eventueel bijhorende documenten en formulieren. De overzichten zijn terug te vinden in 040-QMS-01/D-01. 4.

TAKEN, VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN

De verschillende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn vastgelegd in de betreffende SP’s.

4 van 4

QMS Algemeen overzicht Geregistreerd document : 040-QMS-01-D-01

B

07/03/2015


PS

PS

SV

A

04/02/2015

1e uitgave

PS

PS

SV

Opsteller

Procedure beheerder

Rev.N°

Datum

Beschrijving

1e beoordelaar 2e beoordelaar voor voor nazicht goedkeuring


Definitief

Verdeling :

1 van 3

D: 040-QMS-01-D-01 Rev & Datum: rev B – 07/03/15

Algemeen overzicht 1.

ONDERWERP EN TOEPASSINGSGEBIED

010-SIT

2.

NORMATIEVE VERWIJZINGEN

020-NRT

3.

Normrelatietabel


030-DEF

4.

Situering van Planet Engineering/Planet ENG/Planet ESB


KWALITEITSMANAGEMENTSYSTEEM

040-QMS-01

Algemene beschrijving van het QMS 040-QMS-01-D-01

041-DOC-01

Beheersing van documentatie Beheersing van registraties en archivering 041-DOC-01-QP-01 041-DOC-01-QP-02

5.

Algemeen overzicht

Correspondentie en e-mailverkeer Nummering geregistreerde QSHE-documenten

DIRECTIEVERANTWOORDELIJKHEID

050-DIR-01

Betrokkenheid van de directie

050-DIR-02

Kwaliteitsbeleid – doelstellingen & planning 050-DIR-02-D-01

050-DIR-03

Verantwoordelijkheden & bevoegdheden 050-DIR-03-D-01 050-DIR-03-D-02

050-DIR-04

6.

Organogram Functieomschrijvingen

Interne communicatie & overlegstructuren 050-DIR-04-D-01 050-DIR-04-D-02

050-DIR-05

Beleidsverklaring inzake kwaliteit

Overlegstructuren Agenda overlegstructuren

Directiebeoordeling

MANAGEMENT VAN MIDDELEN

060-MID-01

Bedienden en opleiding 060-MID-01-D-01 060-MID-01-F-01 060-MID-01-F-02

Overzicht opleiding/training/vaardigheden/ervaring Evaluatieverslag nieuw aangestelde Evaluatieverslag jaarlijkse functionering

2 van 3

D: 040-QMS-01-D-01 Rev & Datum: rev B – 07/03/15

Algemeen overzicht

060-MID-01-F-03

060-MID-02

7.

Infrastructuur & ondersteunende diensten Werkomgeving

REALISATIE VAN HET PROJECT

070-CON-01

Contractbeoordeling 071-CON-01-D-01

071-STU-01

072-INK-01

Processchema

Inkoop 072-INK-01-D-01

073-FAC-01

Processchema

Studie 071-STU-01-D-01

8.

Beoordeling jaarlijkse functionering

Inkoopgegevens

Facturatie

METEN, ANALYSE & VERBETEREN

080-MAV-01

Meten van de klantentevredenheid 080-MAV-01-D-01

Evaluatie met de klant

080-MAV-02

Interne audit

080-MAV-03

Melding van non-conformiteiten

081-COR-01

Corrigerende & preventieve maatregelen

3 van 3

QMS Beheersing van documentatie Beheersing van registraties en archivering Systeemprocedure : 041-DOC-01

A

Rev.N°

04/02/2015

Datum

1e uitgave

PS

Beschrijving

Opsteller

PS Procedure beheerder

SV 1e

beoordelaar voor nazicht


Definitief

Verdeling :

1 van 6

Beheersing van documentatie Beheersing van registraties en archivering 1.

SP : 041-DOC-01 Rev & Datum: rev A – 04/02/15


Deze procedure heeft tot doel te beschrijven op welke wijze PLANET haar documenten en document-flow beheert en beheerst. 2.

DEFINITIES

DIR : SECR : AC : ING :

de directie het secretariaat de boekhouding ingenieur (projectmanager)

Document :

papier of elektronische data met een beheerste inhoud en een beheerst verloop door de organisatie.

3.

BESCHRIJVING

3.1.

Wettelijke documenten

Wettelijke documenten worden beheerd door de DIR. Onder wettelijke documenten wordt verstaan wetteksten zoals wetten, decreten, uitvoeringsbesluiten zoals KB’s en MB’s. Ook alle aankoop- en verkoopvoorwaarden worden beheerd door de DIR (extern juridisch geadviseerd). Beoordeling, actualisatie en goedkeuring : De DIR is verantwoordelijke voor de beoordeling, actualisatie en goedkeuring van wettelijke documenten. Identificatie : Geen bijkomende identificatie. Beschikbaarheid & beheersing van distributie : Digitaal. P\01 Bedrijven\FOD Wettelijke documenten zijn voor iedereen beschikbaar. Behoud & ‘Vervallen documenten’: Vervallen wettelijke documenten worden vernietigd bij vervanging door de nieuwe wetgeving. 3.2.

Normen & Voorschriften & Technische documenten

Beoordeling, actualisatie en goedkeuring : Wanneer er ergens verwezen wordt naar een norm, een voorschrift, of technisch document die niet aanwezig is bij PLANET ontstaat de noodzaak tot aanschaf. De aanvraag tot aanschaf dient gericht te worden aan de DIR die oordeelt over de noodzaak tot aanschaf. Nieuwe documenten worden bij ontvangst na goedkeuring door de DIR opgenomen in de database. Hierdoor zijn ze geregistreerd en beschikbaar voor iedereen. Actualisatie van deze documenten gebeurt spontaan indien de klant verwijst naar nieuwere versies. Indien nieuwere versies worden aangeboden via literatuur of internet zal door de DIR worden beslist of deze worden aangeschaft of niet.

2 van 6



Alle nieuwe documenten worden bij voorkeur elektronisch aangeleverd. Documenten die enkel op papier kunnen aangeschaft worden, worden ingescanned en verder elektronisch verwerkt. Identificatie : Normen, voorschriften, en technische documenten worden op titel, nummer, taal geïdentificeerd. Elke norm, voorschrift, norm, of technisch document heeft een uniek nummer, uitgiftedatum of revisienummer, of dergelijk wat de noodzaak uitsluit om een bijkomende unieke nummering te voorzien. Beschikbaarheid & beheersing van distributie : Digitaal. P\01 Bedrijven\... (NBN, WTCB, VMSW, …) Normen, voorschriften en technische documenten zijn voor iedereen beschikbaar. Behoud & ‘Vervallen documenten’: Oude en vervallen documenten worden bijgehouden en indien nodig gekenmerkt met ‘VERVALLEN’. De DIR oordeelt wanneer vervallen documenten definitief weggegooid kunnen worden. Ook in de database wordt aangeduid wanneer een document vervallen is. 3.3.

Projectgebonden documenten

Hier worden alle documenten beschouwd die samenhangen met een project. Identificatie : Alle documenten worden digitaal opgeslagen. Documenten die initieel enkel op papier beschikbaar zijn, worden ingescanned en digitaal bewaard Format : dossiernummer_datum_initialen_beschrijving_(omschrijving) Vb : 12519 2014-12-13 PS Mail (janssen – opmerking plan W01A) Beschikbaarheid & beheersing van distributie : Vertrouwelijke klantgebonden documenten worden beheerd door DIR, SECR en AC. Contractuele projectgebonden documenten worden beheerd door DIR, SECR, AC en ING. Algemene en technische projectdocumenten worden beheerd door iedereen. Server U\01 Bedrijven\ U\01 Bedrijven\01 Documenten IN\ U\01 Bedrijven\02 Documenten UIT\ U\01 Bedrijven\09 Report Server Y\00 Dossiers\jaartal\dossier\ Y\00 Dossiers\jaartal\dossier\01 Documenten IN\ Y\00 Dossiers\jaartal\dossier\02 Documenten UIT\ Y\00 Dossiers\jaartal\dossier\03 Schade\

Documenten Vertrouwelijke documenten met betrekking tot klanten Inkomende communicatie (brieven, mails, …)

DIR/SECR/AC

Uitgaande communicatie (brieven, mails, …)

DIR/SECR/AC

Rapporten

DIR/SECR/AC

Documenten Contractuele documenten met betrekking tot projecten Inkomende communicatie (brieven, mails, …)

Beschikbaarheid DIR/SECR/AC/ING


DIR/SECR/AC/ING

Documenten met betrekking tot opmerkingen, klachten, schade van klanten

DIR/SECR/AC/ING

3 van 6

Beschikbaarheid DIR/SECR/AC

DIR/SECR/AC/ING



Y\00 Dossiers\jaartal\dossier\04 Contract\ Y\00 Dossiers\jaartal\dossier\09 Report\

Contractdocumenten

DIR/SECR/AC/ING

Rapporten

DIR/SECR/AC/ING

Server Z\00 Dossiers\jaartal\dossier\

Documenten Algemene documenten met betrekking tot projecten Inkomende communicatie (brieven, mails, …)

Beschikbaarheid Iedereen Iedereen


Iedereen

Bestek PLANET

Iedereen

Werfverslagen architect en derden

Iedereen

Z\00 Dossiers\jaartal\dossier\01 Documenten IN\ Z\00 Dossiers\jaartal\dossier\02 Documenten UIT\ Z\00 Dossiers\jaartal\dossier\08 Bestek\ Z\00 Dossiers\jaartal\dossier\10 Werfverslag\ Server P\00 Dossiers\jaartal\dossier\ P\00 Dossiers\jaartal\dossier\00 Arch\ P\00 Dossiers\jaartal\dossier\01 From Para\ P\00 Dossiers\jaartal\dossier\02 From Planet\ P\00 Dossiers\jaartal\dossier\02 TI\ P\00 Dossiers\jaartal\dossier\03 Design\ P\00 Dossiers\jaartal\dossier\04 Cad\ P\00 Dossiers\jaartal\dossier\05 Wap\ P\00 Dossiers\jaartal\dossier\06 Steel\ P\00 Dossiers\jaartal\dossier\07 Fotos\ P\00 Dossiers\jaartal\dossier\08 QuantSpecs\ P\00 Dossiers\jaartal\dossier\09 Report\ P\00 Dossiers\jaartal\dossier\10 Planning\ Server S\00 Dossiers\jaartal\dossier\20 Web\ S\00 Dossiers\jaartal\dossier\20 Web\00 Arch\ S\00 Dossiers\jaartal\dossier\20

Documenten Technische documenten met betrekking projecten Architectuurplannen, plannen van derden

tot

Beschikbaarheid Iedereen Iedereen

Inkomende communicatie met Paradigm

Iedereen

Uitgaande communicatie met Paradigm

Iedereen

Technische informatie met betrekking tot het dossier Berekeningen, rekennota’s

Iedereen Iedereen

Bekistingsplannen

Iedereen

Wapeningsplannen

Iedereen

Staalplannen

Iedereen

Foto’s per datum

Iedereen

Meetstaat

Iedereen

Rapporten meetings

Iedereen

Planning

Iedereen

Documenten Technische documenten op website in open communicatie met klant en derden Architectuurplannen, plannen van derden

Iedereen

Rekennota’s

Iedereen

4 van 6

Beschikbaarheid Iedereen

Beheersing van documentatie Beheersing van registraties en archivering Web\03 Design\ S\00 Dossiers\jaartal\dossier\20 Web\04 CAD S\00 Dossiers\jaartal\dossier\20 Web\05 WAP S\00 Dossiers\jaartal\dossier\20 Web\06 Steel S\00 Dossiers\jaartal\dossier\20 Web\07 Fotos S\00 Dossiers\jaartal\dossier\20 Web\08 QuantSpecs S\00 Dossiers\jaartal\dossier\20 Web\09 Report Server R\00 Dossiers\jaartal\dossier\ 3.4.


Bekistingsplannen

Iedereen

Wapeningsplannen

Iedereen

Staalplannen

Iedereen

Fotorapportages

Iedereen

Meetstaat

Iedereen

Rapporten meetings

Iedereen

Documenten Algemene en technische gearchiveerd dossier

documenten

per

Beschikbaarheid Iedereen

Kwaliteitsdocumenten uit het QMS

3.4.1. Geregistreerde documenten Geregistreerde documenten zijn documenten uit het QMS : SP : systeemprocedures QP : kwaliteitsplannen D : documenten F : formulieren Onderstaande tabel geeft een overzicht op welke manier de geregistreerde documenten beheerd en beheerst worden. SP QP D&F

Procedurebeheerder DIR (1) ING/DIR (1) Zoals SP/QP waartoe ze behoren

1e beoordelaar voor gezien DIR (2) DIR (2) Zoals SP/QP waartoe ze behoren

Toegankelijkheid Iedereen Iedereen Iedereen

Opstellen en actualisatie van geregistreerde documenten Alle geregistreerde documenten worden bij PLANET centraal beheerd door de DIR. Een vraag naar een nieuw geregistreerd document, of een aanpassing van een bestaand, wordt behandeld door de DIR in samenspraak met de procedurebeheerder die verantwoordelijk is voor de inhoud ervan. Identificatie van geregistreerde documenten Elk geregistreerd document heeft een uniek nummer, revisienummer en revisiedatum. Deze nummering geeft informatie over de situering van het betreffende document in het QMS (zie DOC-01/QP-02 : Nummering geregistreerde QMS-documenten). Nazicht en beoordeling van geregistreerde documenten Elk nieuw geregistreerd document dient beoordeeld te worden door de verantwoordelijke procedurebeheerder en door de 1e beoordelaar. Formalisering gebeurt in een overleg tussen de DIR en de betrokken goedkeurder(s). Er is geen formeel goedkeuringsdocument, publicatie op het intranet staat gelijk met de formalisering van het document.

5 van 6



Distributie van geregistreerde documenten Pas nadat de DIR alle goedkeuringen heeft ontvangen wordt overgegaan tot publicatie (check-in) van het geregistreerde document op het intranet. Op dat moment is het document voor iedereen beschikbaar. Alle QMS documenten zijn beschikbaar op het intranet in read only. Enkel de DIR heeft de bevoegdheid om deze documenten op het intranet te wijzigen. Documenten kunnen op eenvoudige vraag van de procedurebeheerder worden gereviseerd nadat de DIR de conformiteit met de norm, en met andere QMS procedures heeft gecheckt en zijn goedkeuring heeft gegeven. De DIR beheert het QMS en zorgt dat steeds enkel de laatste revisies gepubliceerd zijn. 3.4.2. Registraties Geregistreerde documenten worden bewaard onder P/00 Dossiers/2000/00QMS. Geregistreerde documenten worden minimaal bewaard tot het einde van de certificatieperiode. 3.5.

In- en uitgaande documenten

Alle relevante in- en uitgaande documenten worden opgenomen in een eenduidig registratie- en verdeelsysteem volgens kwaliteitsplan (zie DOC-01/QP-01 : Correspondentie en e-mailverkeer). De DIR is verantwoordelijk voor het kenmerken en verdelen van inkomende documenten. Uitgaande documenten hebben een vaste vorm en vallen onder de verantwoordelijkheid van de opsteller (zie DOC01/QP-01 : Correspondentie en e-mailverkeer). 3.6.

Aankoopdocumenten

Het beheer van de aankoopdocumenten is vastgelegd in een INK-01/QP-01: ‘Opmaak & beheer van aankoopdocumenten’. 4.


De DIR is verantwoordelijk voor de toepassing van deze procedure. De verschillende verantwoordelijkheden voor de uitvoering van deze procedure zijn hierboven weergegeven.

6 van 6

QMS Correspondentie en e-mailverkeer Geregistreerd kwaliteitsplan : 041-DOC-01-QP-01

A

Rev.N°

04/02/2015

Datum

1e uitgave

PS

Beschrijving

Opsteller


SV 1e



Definitief

Verdeling :

1 van 4

QP : 041-DOC-01-QP-01 Rev & Datum: rev A – 04/02/15

Correspondentie en e-mailverkeer 1.


Deze procedure behandelt het registratie- en verdeelsysteem van inkomende en uitgaande documenten. Het betreft zowel de klassieke correspondentie (brieven, faxen, facturen, documentatie, bestellingen, enz.) als het e-mail verkeer. 2.

DEFINITIES

Geen. 3.

BESCHRIJVING EN BEHEERSING VAN DE NUMMERING

3.1.

Procedure inkomende correspondentie

3.1.1. Inkomend via POST of per DRAGER Indeling Alle inkomende correspondentie, zowel via post als per drager, wordt geopend door de DIR en in groepen verdeeld: onbelangrijke documenten : dagbladen, tijdschriften, reclame, … vakliteratuur brieven facturen De documenten vakliteratuur/brieven/facturen krijgen een stempel met ontvangstdatum. Nazicht & verdeling Alle inkomende documenten worden door de DIR nagezien. De documenten worden fysisch verdeeld. Op de stempel staat vermeld waar de documenten moeten bewaard worden na verdeling, door de ontvanger. De ontvanger scant het document in en bewaart het via de SAVEmail. 3.1.2. Inkomend via e-mail op [email protected] e-mail-ontvangst : e-mail-screening : e-mail-archivering :

e-mails komen binnen op PC021 via [email protected] alle mails worden door de DIR gescreend en doorgemaild naar de betrokkenen bij het doormailen wordt gebruik gemaakt van het SAVEmail-systeem om de betreffende mails te bewaren, er wordt geen hard copy bewaard

3.1.3. Inkomend via e-mail direct op naam van een personeelslid Elk personeelslid is verantwoordelijk voor het beheer en de beheersing van de eigen ontvangen e-mails. Dit houdt in dat er een screening van de e-mails dient te gebeuren door de betrokkene waarbij aandacht dient besteed te worden aan belangrijke e-mails. Elke e-mail die informatie bevat die relevant is, dient door de betrokkene steeds als copy-conform doorgestuurd te worden naar de DIR. Contractuele aspecten en/of andere bindende onderwerpen dienen eveneens onmiddellijk doorgestuurd te worden aan de DIR. Inkomende mails worden via het SAVEmail-systeem bewaard.

2 van 4


Correspondentie en e-mailverkeer 3.2.

Procedure uitgaande correspondentie

3.2.1. Uitgaand via POST of per DRAGER Opbouw Elk document dient een referentienummer te dragen, als volgt samengesteld : Dossier of bedrijf/Datum/Initialen ondertekenaar Vb. 12519/2014-12-22/PS Brief aanmaak SECR/ING Brief ondertekening Ondertekening brieven : offertes en contractgebonden brieven : 1 handtekening DIR andere brieven : 2 handtekeningen, DIR & betrokkene bestellingen : 2 handtekeningen, DIR & betrokkene investeringen : 1 handtekening DIR Brief voorlegging Belangrijke brieven worden voorgelegd aan directie en eventueel vóór versturing per mail verzonden. Bij presentatie van de briefwisseling steeds bij te voegen : briefwisseling waarnaar verwezen wordt bij te voegen bijlagen Alle bijlagen en/of documenten moeten kenmerk van PLANET dragen. Bijlagen bij brieven : steeds te vermelden "bijlage bij ..." Vervolgbrieven : steeds te vermelden “Vervolg op onze brief ref ….. dd …..” Bij prijsoffertes : VERKOOPSVOORWAARDEN steeds bij te voegen Brief archivering Brieven worden bewaard via PlanetPM. Er wordt geen hardcopy bewaard. 3.2.2. Uitgaand via e-mail direct op naam van een personeelslid Elk personeelslid is verantwoordelijk voor het beheer en de beheersing van de eigen uitgaande e-mails. Bij uitgaande mails worden steeds copy-conform doorgestuurd naar de DIR. Uitgaande mails worden via het SAVEmail-systeem bewaard. 4.

METING / ANALYSE / BEWAKING

De DIR kijkt toe op de correcte naleving van deze procedure aan de hand van het weekoverzicht SAVEmail.

3 van 4


Correspondentie en e-mailverkeer 5.


De DIR is verantwoordelijk voor de inhoud van deze procedure. Diverse verantwoordelijkheden zijn vermeld in deze procedure.

4 van 4

QMS Nummering geregistreerde kwaliteitsdocumenten Geregistreerd kwaliteitsplan : 041-DOC-01-QP-02

B

07/03/2015


PS

PS

SV

A

04/02/2015

1e uitgave

PS

PS

SV

Opsteller

Procedure beheerder


Rev.N°

Datum

Beschrijving


Definitief

Verdeling :

1 van 3

Nummering geregistreerde kwaliteitsdocumenten 1.

QP : 041-DOC-01-QP-02 Rev & Datum: rev B – 07/03/15


Het vastleggen en verklaren van de gebruikte nummercodering voor geregistreerde kwaliteitsdocumenten. 2.

DEFINITIES

Geen. 3.

BESCHRIJVING

3.1.

Rubrieken

Met betrekking op het managementsysteem : Met betrekking op documenten en archivering : Met betrekking op de directie : Met betrekking op management van middelen : Met betrekking op contractbeoordeling : Met betrekking op de studie : Met betrekking op de inkoop : Met betrekking op facturatie : Met betrekking op meten, analyse en verbeteren : Met betrekking op corrigerende & preventieve maatregelen : 3.2.

Systeemprocedures met bijhorende documenten en formulieren

SP D 040-QMS-nn 040-QMS-nn-D-nn 041-DOC-nn 041-DOC-nn-D-nn 050-DIR-nn 050-DIR-nn-D-nn 060-MID-nn 060-MID-nn-D-nn 070-CON-nn 070-CON-nn-D-nn 071-STU-nn 071-STU-nn-D-nn 072-INK-nn 072-INK-nn-D-nn 073-FAC-nn 073-FAC-nn-D-nn 080-MAV-nn 080-MAV-nn-D-nn 081-COR-nn 081-COR-nn-D-nn nn : per rubriek, oplopend per 1, startend bij 1. 3.3.

040-QMS 041-DOC 050-DIR 060-MID 070-CON 071-STU 072-INK 073-FAC 080-MAV 081-COR

F 040-QMS-nn-F-nn 041-DOC-nn-F-nn 050-DIR-nn-F-nn 060-MID-nn-F-nn 070-CON-nn-F-nn 071-STU-nn-F-nn 072-INK-nn-F-nn 073-FAC-nn-F-nn 080-MAV-nn-F-nn 081-COR-nn-F-nn

Kwaliteitsplannen met bijhorende documenten en formulieren

QP 040-QMS-nn-QP-nn 041-DOC-nn-QP-nn 050-DIR-nn-QP-nn 060-MID-nn-QP-nn 070-CON-nn-QP-nn 071-STU-nn-QP-nn 072-INK-nn-QP-nn 073-FAC-nn-QP-nn

D 040-QMS-nn-QP-nn-D-nn 041-DOC-nn-QP-nn-D-nn 050-DIR-nn-QP-nn-D-nn 060-MID-nn-QP-nn-D-nn 070-CON-nn-QP-nn-D-nn 071-STU-nn-QP-nn-D-nn 072-INK-nn-QP-nn-D-nn 073-FAC-nn-QP-nn-D-nn 2 van 3

F 040-QMS-nn-QP-nn-F-nn 041-DOC-nn-QP-nn-F-nn 050-DIR-nn-QP-nn-F-nn 060-MID-nn-QP-nn-F-nn 070-CON-nn-QP-nn-F-nn 071-STU-nn-QP-nn-F-nn 072-INK-nn-QP-nn-F-nn 073-FAC-nn-QP-nn-F-nn

Nummering geregistreerde kwaliteitsdocumenten 080-MAV-nn-QP-nn 080-MAV-nn-QP-nn-D-nn 081-COR-nn-QP-nn 081-COR-nn-QP-nn-D-nn nn(n) : per rubriek, oplopend per 1, startend bij 1. 4.

QP : 041-DOC-01-QP-02 Rev & Datum: rev B – 07/03/15

080-MAV-nn-QP-nn-F-nn 081-COR-nn-QP-nn-F-nn

VERANTWOORDELIJKHEDEN, TAKEN EN BEVOEGDHEDEN

De respectievelijke procedurebeheerders staan in voor de toepassing van deze procedure.

3 van 3

QMS Betrokkenheid van de directie Systeemprocedure : 050-DIR-01

A

Rev.N°

04/02/2015

Datum

1e uitgave

PS

Beschrijving

Opsteller


SV 1e



Definitief

Verdeling :

1 van 2

SP : 050-DIR-01 Rev & Datum: rev A – 04/02/15

Betrokkenheid van de directie 1.


Aantonen en vastleggen op welke manier de directie van PLANET er zorg voor draagt dat er voldoende middelen worden beschikbaar gesteld die van essentieel belang zijn voor het inrichten, implementeren, onderhouden en verbeteren van het QMS met als doel en de klantentevredenheid te verhogen. 2.

DEFINITIES

QMS :

Quality Management System

Middelen :

Personeel met gespecialiseerde vaardigheden, infrastructuur van de organisatie, technologie en financiële middelen

3.

BESCHRIJVING

De directie van PLANET heeft het engagement aangegaan om het QMS bij PLANET te ontwikkelen, in te voeren, toe te passen en continu te verbeteren door middel van: het vastleggen van een kwaliteitsbeleid en het vastleggen van kwaliteitsdoelstellingen (zie 050DIR-02) ; het beschikbaar stellen van middelen om de ontwikkeling, invoering en continue verbetering mogelijk te maken, zowel op het gebied van personeel en opleiding (060-MID-01) als op het gebied van infrastructuur en werkomgeving (060-MID-02) ; verantwoordelijkheden en bevoegdheden vast te leggen ten dienste van het QMS (zie 050-DIR03) ; interne communicatie te voorzien onder de vorm van overlegstructuren (zie 050-DIR-04) ; systematisch periodiek het QMS te beoordelen en bij te sturen (zie 050-DIR-05). 4.


De directie van PLANET neemt deze taak waar en is verantwoordelijk en bevoegd voor deze procedure.

2 van 2

QMS Kwaliteitsbeleid, doelstellingen & planning Systeemprocedure : 050-DIR-02

A

Rev.N°

04/02/2015

Datum

1e uitgave

PS

Beschrijving

Opsteller


SV 1e



Definitief

Verdeling :

1 van 3

Kwaliteitsbeleid, doelstellingen & planning 1.



Aantonen en vastleggen op welke wijze PLANET : het kwaliteitsbeleid definieert en bewerkstelligt; de kwaliteitsdoelstellingen en taakstellingen gedocumenteerd vastlegt, implementeert en onderhoudt. 2. QMS :

DEFINITIES Quality Management System

3.

BESCHRIJVING

3.1.

Kwaliteitsbeleid

De directie van PLANET heeft een “Beleidsverklaring inzake kwaliteit” opgesteld waarin zij verwoordt waar het bedrijf op langere termijn naartoe wil en hoe men in de term van kwaliteit hierop kan inspelen. De directie heeft zich verbonden om deze verklaring 3-jaarlijks te herdefiniëren en af te stemmen op de veranderende eisen (van de klant). Dit kwaliteitsbeleid wordt jaarlijkse vertaald in doelstellingen en jaarlijks door de directie beoordeeld in het verslag directiebeoordeling. Eén van de doelstellingen van het QMS is de klantentevredenheid te verhogen. PLANET engageert zich om niet alleen aan de contractuele eisen te voldoen maar ook aan de vanzelfsprekende, niet contractueel vastgelegde behoeften en vereisten. De opvolging van de meetpunten in het QMS wordt beheerst via de wekelijkse managementmeeting en de jaarlijkse directiebeoordeling. Iedereen binnen de organisatie dient op de hoogte te zijn van wat PLANET hoog in het vaandel draagt inzake kwaliteit. Dit geldt ook voor tijdelijke werkkrachten, onderaannemers en anderen die voor PLANET werkzaam zijn. 3.2.

Doelstellingen

De directie van PLANET bepaalt jaarlijks de kwaliteitsdoelstellingen. Hierbij stelt de directie van PLANET zeker dat deze doelstellingen : aangepast zijn aan het kwaliteitsbeleid van de organisatie een verbintenis inhouden om te voldoen aan de wettelijke en andere gestelde eisen de doeltreffendheid van het QMS continu verbeteren specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden zijn kenbaar en begrepen gemaakt worden binnen de organisatie jaarlijks beoordeeld en bijgestuurd worden Om de doelstellingen achteraf te kunnen beoordelen, worden doelstellingen op schrift gesteld in het verslag directiebeoordeling.

2 van 3

Kwaliteitsbeleid, doelstellingen & planning 3.3.


Taakstellingen

Voor elke relevante functie binnen PLANET is er een taakfunctieomschrijving opgesteld. (zie 050-DIR-03-D02) 4.



3 van 3

QMS Beleidsverklaring inzake kwaliteit Geregistreerd document : 050-DIR-02-D-01

B

07/03/2015


PS

PS

SV

A

04/02/2015

1e uitgave

PS

PS

SV

Opsteller

Procedure beheerder


Rev.N°

Datum

Beschrijving


Definitief

Verdeling :

1 van 2

D: 050-DIR-02-D-01 Rev & Datum: rev A – 07/03/15

Beleidsverklaring inzake kwaliteit

PLANET is een multidisciplinair ingenieursbureau voor het ontwerp en detaillering van geïntegreerde oplossingen in de branche van utiliteitsgebouwen, industriële bouw, en civieltechnische werken voor particuliere cliënten, aannemers en overheidsinstellingen. PLANET garandeert dat zijn activiteiten plaats vinden in een georganiseerde en gecontroleerde manier. PLANET heeft een Quality Management System ontwikkeld dat extern kan worden gecontroleerd in overeenstemming met de internationaal erkende normen. Dankzij dit systeem heeft PLANET de mogelijkheid om de verschillende processen te beheren, controleren en voortdurend te verbeteren, zodat we de geschiktheid van onze organisatie, om de vooropgestelde bepaling van diensten te bereiken, kunnen garanderen. PLANET streeft er naar om altijd aan de eisen van zijn klanten, en aan de wettelijke en andere eisen waaraan we gebonden zijn, te voldoen. PLANET streeft er naar om een zo hoog mogelijke kwaliteit te garanderen, hetgeen zich moet weerspiegelen in een zo laag mogelijk aantal productafwijkingen. PLANET streeft er naar om de gevraagde studies te voltooien binnen de met de klant overeengekomen termijn. PLANET streeft er naar om de studies te voltooien binnen het vooropgestelde budget. Ons beleid legt doelstellingen in termen van kwaliteit. Door het meten van onze prestaties, zorgen we ervoor dat we voortdurend evalueren waar we staan tegenover de doelstellingen, en passen we aan indien nodig. Dit leidt tot een betere interactie van onze processen, met als doel: tevreden klanten. PLANET beoordeelt de effectiviteit van het managementsysteem en de specifieke doelstellingen elk jaar, en past het aan wanneer de omstandigheden veranderen. We zorgen er ook voor dat de juiste middelen beschikbaar zijn binnen de organisatie voor de uitvoering van het managementsysteem. PLANET hecht belang aan de betrokkenheid van alle medewerkers. PLANET streeft naar een continue verbetering van zijn activiteiten en het optimaliseren van de dienstverlening aan zijn klanten. Daarom neemt PLANET de verantwoordelijkheid voor het opgeven van een "kwaliteitsbeleid" en ervoor te zorgen dat dit beleid zal worden uitgevoerd. Dit beleid omvat specifieke kwaliteitsdoelstellingen, die -samen met de meting van de klanttevredenheid moet resulteren in een constante evaluatie en bijsturing indien nodig. Fout preventie door automatisering is een sleutelwoord binnen dit kwaliteitsbeleid. Brasschaat d.d. 04/02/2015

Vandemeulebroecke Serge

Smet Peter

Zaakvoerder

Zaakvoerder

2 van 2

QMS Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Systeemprocedure : 050-DIR-03

A

Rev.N°

04/02/2015

Datum

1e uitgave

PS

Beschrijving

Opsteller


SV 1e



Definitief

Verdeling :

1 van 2

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden 1.



Beschrijven hoe binnen PLANET taakverdelingen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden beheerd en beheerst. 2.

DEFINITIES

QMS :

Quality Management System

Relevante functie :

Functie binnen het QMS die invloed heeft op kwaliteit

3.

BESCHRIJVING

3.1.

Documentering & bekendmaking

Bij PLANET zijn alle relevante functies gedefinieerd in de functieomschrijvingen. De onderlinge relatie tussen de verschillende relevante functies is weergegeven in het organogram van PLANET. Wanneer er een noodzaak ontstaat om een functieomschrijving aan te passen of om een nieuwe functie te creëren, zal de DIR opdracht geven tot aanpassing of aanmaak. Wanneer dit een impact heeft op het organogram, zal dit ook worden aangepast. Het proces wordt beheerst doordat alleen de directie de bevoegdheid heeft aanpassingen te laten uitvoeren. De masters van de documenten 050-DIR-03-D-02 “Functieomschrijvingen” en 050-DIR-03-D-01 “Organogram” worden gearchiveerd onder dossier 00QMS. Aanmaak of aanpassing gebeurt door het SECR in opdracht van de DIR. 3.2.

Directievertegenwoordigers

Eén van de zaakvoerders bij PLANET treedt op als directievertegenwoordiger en heeft bijgevolg de bevoegdheid om : - het QMS in te voeren, te implementeren en te onderhouden conform de eisen van ISO 9001:2008 - de prestaties van het QMS te rapporteren en aanbevelingen te doen tot verbetering - te bewerkstelligen dat het bewustzijn van alle medewerkers en klanten binnen de gehele organisatie inzake de verschillende eisen wordt bevorderd 4.


De directie van PLANET is verantwoordelijk voor deze procedure. Alleen zij is bevoegd om aanpassingen door te voeren.

2 van 2

QMS Organogram Geregistreerd document : 050-DIR-03-D-01

A

Rev.N°

04/02/2015

Datum

1e uitgave

PS

Beschrijving

Opsteller


SV 1e



Definitief

Verdeling :

1 van 2


Organogram

PLANET DIRECTIE (*) (DIR)

SECRETARIAAT (SECR)

BOEKHOUDING (AC)

STABILITEIT BURGERLIJKE BOUWKUNDE/UTILITEITSBOUW

PROJECTINGENIEUR (ING)

CAD-MEDEWERKER (CAD)

(*) de directie treedt op als directievertegenwoordiger

UITBESTEED PROCES

PARADIGM CEO

GENERAL MANAGER PLANET DESIGN/CAD/REBAR CIVIL CAD/SMALL CAD

MANAGER (MAN)

TEAMLEADER (TL)

CAD-MEDEWERKER (CAD)

2 van 2

QMS Functieomschrijvingen Geregistreerd document : 050-DIR-03-D-02

A

Rev.N°

04/02/2015

Datum

1e uitgave

PS

Beschrijving

Opsteller


SV 1e



Definitief

Verdeling :

1 van 7


Functieomschrijvingen DIR 1.

Functiebenaming Zaakvoerder (DIR).

2.

Doelstelling van de functie Leiden en managen van de organisatie. Dagdagelijkse leiding over het bedrijf. Coördinerend optreden bij de ontwikkeling en instandhouding van het QMS. Het financiële luik van PLANET managen. Het welzijn van de personeelsleden en het personeelsbeleid afstellen op elkaar.

3.

Plaats in de organisatie Hoofd van de organisatie.

4.

Geeft leiding aan Geeft rechtstreeks leiding aan projectingenieurs, het secretariaat en de boekhouding.

5.

Diploma-eis Geen

6.

Taakomschrijving - Er voor zorgen dat de werkzaamheden van PLANET zo vlot en zo professioneel mogelijk verlopen binnen het vooropgestelde kwaliteitsbeleid. - Het is zijn opdracht het personeel de mogelijkheid te bieden om alle nodige acties te nemen om de kwaliteitsobjectieven te realiseren zoals bepaald in de procedures 050-DIR-01 en 050-DIR02. - Ervoor zorgen dat het QMS wordt onderhouden, wordt toegepast, wordt verbeterd, wordt bijgestuurd en gecertificeerd blijft conform de geldende normen ISO 9001. - Het beheren van de boekhoudactiviteiten en investeringen. - Het beheren van personeelsgegevens en het begeleiden en informeren van personeelsleden inzake persoonlijk welzijn binnen het bedrijf. - Bevoegd voor het inschakelen van externe deskundigen.

7.

Verantwoordelijkheden & bevoegdheden Sales -

Aanbestedingen en offertes. Prijsopgaven maken en technische voorstellen uitwerken Beoordeling van het contract. Klachtenregistratie en opvolging

Kwaliteit Vastleggen beleid inzake kwaliteit. Evalueren en aanpassen van het kwaliteitsbeleid. Vastleggen en periodiek beoordelen van de doelstelling op het gebeid van kwaliteit. Controle op de naleving van de kwaliteitsvoorschriften van zijn directe medewerkers. Ter beschikking stellen van de nodige middelen (infrastructuur, materieel). Minstens één maal per kwartaal uitvoeren van kwaliteitsinspectie op de werkvloer. Bespreking van de resultaten van deze inspecties met de verschillende verantwoordelijken. Goedkeuren van SP en QP van het QMS. 2 van 7


Functieomschrijvingen QMS R&D -

Procesbeheersing en verificatie van de processtappen. Optreden als aanspreekpunt tussen de eigen organisatie en externe deskundigen. Coördineren van de beleidsvoeringsactiviteiten binnen de organisatie. Adviseren in verband met de beleidsvoering. (mee)Bewaken van de uitvoering van het vastgestelde beleid. Fungeren als centraal meldpunt voor geconstateerde tekortkomingen binnen het bedrijf. Fungeren als vraagbaak voor QMS problemen binnen het bedrijf. Periodiek evalueren van de doeltreffendheid van het QMS. 1e auditor - Uitvoeren van interne audits voor kwaliteit. Opstellen en opvolgen van het “Kwaliteits-Jaarrapport”. Begeleiden en coördineren van het QMS-team. Begeleiden en coördineren van medewerkers die het QMS dienen toe te passen. Vertalen van de wettelijke en andere eisen uit wetgeving en (ISO-)normen naar het eigen bedrijf. Contact leggen en beoordelen van certificerende instanties. Coördineren en begeleiden van externe audits. Volgen van marktontwikkelingen inzake QMS. Nieuwe producten en technologieën opsporen, beoordelen, voorstellen en introduceren in het bedrijf Investeringen en nieuwe productieprocessen

Personeel Beheert de administratieve behandeling van personeelszaken van alle personeel en ondersteunt de leidinggevenden bij aanwerving van nieuwe medewerkers door: o Verwerking administratieve gegevens o Overhandiging onthaalbrochures o Overhandiging PBM Opleiding van personeel. Taakverdeling, kwalificatie, opleiding operationeel personeel. Coachen, opleiden en kwalificeren van personeel Financieel Financieel beheer en controle. Boekhouding & facturatie. IT (hardware/software) Organisatie van de hardware-structuur (inclusief firewall en backup) Organisatie van de software-structuur Eigen software-ontwikkeling Archivering Aankoop Selecteert de onderaannemers Onderhouden van contacten met leveranciers en vakexperts en vakorganisaties

3 van 7


Functieomschrijvingen ING 1.

Functiebenaming Projectingenieur/Projectmanagermanager (ING).

2.

Doelstelling van de functie Het managen van aan hem toegewezen projecten in al zijn facetten. Zorgen dat de klant tevreden is, krijgt wat hij vraagt aan de beste prijs en binnen de overeengekomen levertermijn.

3.

Plaats in de organisatie Hoofd van een aantal projecten, rapporteert aan de DIR.

4.

Geeft leiding aan CAD-medewerker.

5.

Diploma-eis Minimaal Industrieel Ingenieur Bouwkunde Hoger Onderwijs – Master Diploma

6.

Taakomschrijving Zorgen dat een kwalitatieve dienst geleverd wordt aan de laagste kostprijs. De projectmanager is de contactpersoon voor zijn project zowel naar de klant toe als intern naar de andere personeelsleden. Zijn voornaamste taak is er voor te zorgen dat het project zo vlot en zo professioneel mogelijk verloopt volgens de eisen (ook de impliciet vanzelfsprekende eisen) van de klant en binnen het vooropgestelde kwaliteitsbeleid.

7.

Verantwoordelijkheden & bevoegdheden Kent zijn projectdossier Respecteren van het kwaliteitsbeleid Het definitief ontwerp Procesbeheersing op de werkvloer Organiseert het CAD-werk zowel intern als in uitbesteding Werkcoördinatie Planningsbeheersing Kwaliteitsbeheersing Budgetbeheersing De relatie met de klant en de coördinatie met de klant Eindafrekening en oplevering van het project Is verantwoordelijk voor de opstelling van het As-Built dossier indien gevraagd …

4 van 7


Functieomschrijvingen CAD 1.

Functiebenaming CAD-medewerker (CAD).

2.

Doelstelling van de functie Dagelijkse CAD-productie. Implementeren van de opgelegde procedures.

3.

Plaats in de organisatie Rapporteert rechtstreeks aan de ING.

4.

Geeft leiding aan Heeft geen onmiddellijk personeel onder zich.

5.

Diploma-eis Minimaal Bouwkundig Tekenaar Hoger Onderwijs – Bachelor Diploma

6.

Taakomschrijving Produktie van CAD-tekeningen al dan niet in uitbesteding.

7.

Verantwoordelijkheden & bevoegdheden Voert opdrachten uit conform de geldende kwaliteitsvoorschriften. Doorgeven van CAD-werk in uitbesteding. Volgt het CAD-werk in uitbesteding op. Is verantwoordelijk voor de eindafwerking van zijn product.

5 van 7


Functieomschrijvingen SECR 1.

Functiebenaming Secretariaat (SECR).

2.

Doelstelling van de functie Dagelijkse administratie. Implementeren van de opgelegde procedures.

3.

Plaats in de organisatie Rapporteert rechtstreeks aan de DIR.

4.


5.

Diploma-eis Minimaal Hoger Onderwijs – Bachelor, werken denkniveau.

6.

Taakomschrijving Administratie.

7.

Verantwoordelijkheden & bevoegdheden Voert opdrachten uit conform de geldende kwaliteitsvoorschriften. Maakt offertes op en communiceert deze met de klant. Maakt contracten op en communiceert deze met de klant. Verwerkt bestelbons van aannemers. Verwerkt de administratie met betrekking tot aankopen. Is verantwoordelijk voor de eindafwerking van zijn product. …

6 van 7


Functieomschrijvingen AC 1.

Functiebenaming Boekhouding (AC).

2.

Doelstelling van de functie Boekhouding. Personeelsadministratie. Administratie verzekeringen. Implementeren van de opgelegde procedures.

3.

Plaats in de organisatie Rapporteert rechtstreeks aan de DIR.

4.


5.

Diploma-eis Minimaal Hoger Onderwijs – Bachelor, werken denkniveau.

6.

Taakomschrijving Boekhouding. Administratie.

7.

Verantwoordelijkheden & bevoegdheden Voert opdrachten uit conform de geldende kwaliteitsvoorschriften. Voert alle taken uit met betrekking tot de boekhouding in samenwerking met een extern deskundige. Verwerkt de personeelsadministratie. Verwerkt de administratie met betrekking tot verzekeringen.

7 van 7

QMS Personeelslijst & vervangingsschema 050-DIR-03-D-03

A

Rev.N°

04/02/2015

Datum

1e uitgave

PS

Beschrijving

Opsteller


SV 1e



Definitief

Verdeling :

1 van 2

Ref: 050-DIR-03-D-03 Rev & Datum: rev A – 04/02/15

Personeelslijst & vervangingsschema

PERSONEELSLIJST Nr.

Initialen

Medewerker

Vervanging

01

SV

Serge Vandemeulebroecke (DIR)

Peter Smet (DIR)

02

PS

Peter Smet (DIR)

Serge Vandemeulebroecke (DIR)

04

IN

Ingrid Nuyens (AC)

07

JV

Jeoffrey Verbruggen (PM)

11

RM

Ria Moeyersons (CAD)

13

BT

Bart Tuytten (PM)

21

MM

Maarten Matthé (CAD)

22

IV

Ina Van Massenhoven (SECR)

26

WV

Wim Van Riel (PM)

27

EG

Evi Goossens (PM)

36

DV

Dorien Van den Bergh (PM)

38

LV

Lars Van Crombrughe (PM)

Peter Smet (DIR) Serge Vandemeulebroecke (DIR) DIR in functie van het dossier volgens database Adm-PE PM in functie van het dossier volgens database Adm-PE DIR in functie van het dossier volgens database Adm-PE PM in functie van het dossier volgens database Adm-PE Peter Smet (DIR) Serge Vandemeulebroecke (DIR) DIR in functie van het dossier volgens database Adm-PE DIR in functie van het dossier volgens database Adm-PE DIR in functie van het dossier volgens database Adm-PE DIR in functie van het dossier volgens database Adm-PE

2 van 2

QMS Interne communicatie & overlegstructuren Systeemprocedure : 050-DIR-04

A

Rev.N°

04/02/2015

Datum

1e uitgave

PS

Beschrijving

Opsteller


SV 1e



Definitief

Verdeling :

1 van 2


Interne communicatie & overlegstructuren 1.


Geschikte communicatieprocessen creëren en vastleggen binnen de organisatie zodat : er correct gecommuniceerd wordt binnen het voorziene kader in het QMS ; er gecommuniceerd kan worden over de doeltreffendheid van het QMS ; er een bewaking en meting ontstaat voor alle processen binnen PLANET. 2.

DEFINITIES

Geen. 3.

BESCHRIJVING

De formele communicatiemiddelen voorzien vanuit het QMS zijn : Overlegstructuren (managementmeeting/ING-meeting) Vergaderverslagen Document flows volgens de SP en QP E-mail Deze interne communicatiemiddelen kwaliteitsdoelstellingen.

zorgen

voor

het

beheer

en

de

beheersing

van

de

Binnen de verschillende overlegstructuren wordt geëvalueerd of de verschillende bedrijfsprocessen voldoen aan de gestelde doelstellingen. Deze evaluatie kan leiden tot corrigerende maatregelen indien er afwijkingen worden geconstateerd. 3.1.

Overlegstructuren

In bijlage 050-DIR-04-D-01 zijn alle formele overlegstructuren van PLANET vastgelegd. Bij alle relevante overlegstructuren worden de kwaliteitsaspecten expliciet besproken. 3.2.

Document flows

De communicatie door middel van de bestaande documenten en formulieren voorzien in de verschillende systeemprocedures en kwaliteitsplannen van PLANET zorgt voor een zichtbare en beheerste communicatie in de praktijk. 3.3.

Andere communicatiemiddelen

Andere formele mededelingen gebeuren via e-mail. 4.



2 van 2

QMS Overlegstructuren Geregistreerd document : 050-DIR-04-D-01

A

Rev.N°

04/02/2015

Datum

1e uitgave

PS

Beschrijving

Opsteller


SV 1e



Definitief

Verdeling :

1 van 2


Overlegstructuren 1.

Managementmeeting Doel : Frequentie : Deelnemers : Notulen : Agenda :

2.

ING-meeting Doel : Frequentie : Deelnemers : Notulen : Agenda :

3.

Afstemming en communicatie op ING-niveau Maandelijks Zaakvoerders/Projectingenieurs Verslag in pdf Wordt vastgelegd door de DIR

Personeelsbespreking Doel : Frequentie : Deelnemers : Notulen : Agenda :

4.

Afstemming en communicatie op directieniveau Wekelijks Zaakvoerders Word-document in blogvorm Wordt vastgelegd door de DIR

Afstemming en communicatie functionering Jaarlijks Zaakvoerders/alle personeelsleden individueel Verslag in pdf Documenten volgens 060-MID-01

Vergadering personeelsoverleg Doel : Frequentie : Deelnemers : Notulen : Agenda :

Informeren van de medewerkers Jaarlijks Alle medewerkers (DIR/ING/CAD/SECR/AC) Verslag in pdf Wordt vastgelegd door de DIR

2 van 2

QMS Agenda overlegstructuren 050-DIR-04-D-02

B

07/03/2015


PS

PS

SV

A

04/02/2015

1e uitgave

PS

PS

SV

Opsteller

Procedure beheerder


Rev.N°

Datum

Beschrijving


Definitief

Verdeling :

1 van 4


Agenda overlegstructuren 1.

Agenda managementmeeting

1.1.

Opening en actualisatie van het blog

1.2.

Middelen - Personeel

1.3.

Middelen - Infrastructuur

1.4.

R&D

1.5.

Contracten

Meetpunten : 1.6.

Aantal verzonden offertes Aantal goedgekeurde offertes Aantal bevestigingsmails

Studie

Meetpunten 1.7.

Correcties intern Uren EX

Facturatie

Meetpunten -

Debiteuren/week Omzet/maandelijks Creditnota’s/jaarlijks

1.8.

Non-conformiteiten (productafwijkingen)

1.9.

00QMS

2 van 4


Agenda overlegstructuren 2.

Agenda ING-meeting

2.1

Opening en actualisatie van de vergadering -

2.2

Openstaande punten vorige vergadering

Studie -

Kwaliteitsplannen

2.3

Productafwijkingen

2.4

00QMS

3 van 4


Agenda overlegstructuren

3.

Agenda vergadering personeelsoverleg

3.1

Opening en actualisatie van de vergadering

3.2

Organisatiewijzigingen/Procedurewijzigingen

3.3

Personeel & Opleiding

3.4

Infrastructuur, ondersteunende diensten en werkomgeving

3.5

R&D

3.6

Productafwijkingen/Klachten/Klantenteverdenheid

3.7

Leveranciers

3.8

Objectieven

4 van 4

QMS Directiebeoordeling Systeemprocedure : 050-DIR-05

A

Rev.N°

04/02/2015

Datum

1e uitgave

PS

Beschrijving

Opsteller


SV 1e



Definitief

Verdeling :

1 van 3


Directiebeoordeling 1.


Vastleggen van de manier waarop de directie van PLANET een periodieke beoordeling van het QMS uitvoert en op welke manier deze beoordeling leidt tot nieuwe of aangepaste doelstellingen en taakstellingen. 2.

DEFINITIES

Verslag directiebeoordeling : 3.

Jaarlijks rapport van de directie inzake het QMS.

BESCHRIJVING

Ieder jaar, bij voorkeur in het eerste trimester, voert de directie een beoordeling van het QMS uit. Hierbij wordt nagegaan welke mogelijkheden er zijn om te verbeteren en of er een noodzaak bestaat om wijzigingen in het QMS door te voeren. Het verslag bestaat uit een evaluatie van het voorbije jaar, conclusies en verschaft bijkomende informatie over de geplande doelstellingen voor het komende jaar. 3.1.

Opbouw en totstandkoming van het jaarrapport

Het verslag wordt opgesteld door de DIR. De informatie wordt verwerkt tot een evaluatie van het voorbije jaar waarbij de doelstellingen uit het vorige verslag worden afgewogen tegen de behaalde resultaten. Bijkomend worden ook de doelstellingen voor het komende jaar toegelicht en geïntegreerd in het verslag. Volgende inputs worden typisch geëvalueerd : Jaarevaluatie Gestelde objectieven Organisatiewijzigingen Procedurewijzigingen Personeel & opleiding Infrastructuur, ondersteunende diensten en werkomgeving Audits (intern en extern) of second party audit Overzicht en analyse van evaluaties Veranderingen die van invloed kunnen zijn op het QMS Analyse van de procesindicatoren Objectieven voor volgende jaar Objectieven komende periode Aanbevelingen ter verbetering (systeem en product) Geplande acties (behoefte aan middelen) Slotconclusie (hoe tevreden ben je zelf van het systeem) De registratie is terug te vinden in het jaarlijks verslag (050-DIR-05-D-01). 3.2.

Verdeling en bekendmaking van het jaarrapport

Het verslag directiebeoordeling (050-DIR-05-D-01) is een directiedocument en wordt verdeeld onder de directieleden. 2 van 3


Directiebeoordeling 4.



3 van 3

QMS Directiebeoordeling Geregistreerd document : 050-DIR-05-D-01

A

Rev.N°

04/02/2015

Datum

1e uitgave

PS

Beschrijving

Opsteller


SV 1e



Definitief

Verdeling :

1 van 4


Verslag directiebeoordeling

VERSLAG DIRECTIEBEOORDELING 20XX 1.

JAAREVALUATIE

1.1.

Gestelde objectieven

1.2.

Organisatiewijzigingen

1.3.

Procedurewijzigingen

1.4.

Personeel & Opleiding

1.5.

Infrastructuur, ondersteunende diensten en werkomgeving

1.5.1. Hardware

1.5.2. Software

1.5.3. Bedrijfswagens

1.5.4. Bedrijfs-gsm

1.5.5. Bedrijfsinternet

-

2 van 4


Verslag directiebeoordeling

1.5.6. Bedrijfsgebouwen & werkomgeving

1.6.

Audits

1.7.

Overzicht en analyse van evaluaties

1.7.1. Klantenteveredenheid & Klachten

1.7.2. Non-conformiteiten

1.7.3. Status van corrigerende en preventieve maatregelen

1.7.4. Beoordeling van de leveranciers

1.8.

Veranderingen die van invloed kunnen zijn op het QMS

1.9.

Analyse van procesindicatoren

2.

OBJECTIEVEN VOOR VOLGEND JAAR

2.1.

Objectieven komende periode

2.2.

Aanbevelingen ter verbetering (systeem en product)

3 van 4


Verslag directiebeoordeling 2.3.

Geplande acties (behoefte aan middelen)

2.4.

Slotconclusie (hoe tevreden ben je zelf van het systeem)

-

4 van 4

QMS Bedienden en opleiding Systeemprocedure : 060-MID-01

A

Rev.N°

04/02/2015

Datum

1e uitgave

PS

Beschrijving

Opsteller


SV 1e



Definitief

Verdeling :

1 van 4

SP : 060-MID-01 Rev & Datum: rev A – 04/02/15

Bedienden en opleiding 1.


Vastleggen van de manier waarop de DIR van PLANET : bepaalt welke bekwaamheden bedienden moeten hebben die werkzaamheden uitvoeren die van invloed zijn op de productkwaliteit ; bepaalt welke training of andere maatregelen genomen dienen te worden om hieraan te voldoen ; de doeltreffendheid van de genomen maatregelen beoordeelt ; ervoor zorgt dat het personeel zich bewust is van de relevantie en het belang van hun activiteit (waarom zij hun werk goed moeten doen) ; ervoor zorgt dat het personeel begrijpt hoe zij bijdragen tot het bereiken van de kwaliteitsdoelstellingen (motivatie en betrokkenheid) ; de registraties in verband met opleiding, training, vaardigheden en ervaring bijhoudt (060-MID-01-D01) 2.

DEFINITIES

Geen 3.

BESCHRIJVING

3.1.

Aanwerving & stageplan

3.1.1. Aanwerving -

Aan de hand van de functieomschrijvingen -welke door de DIR zijn opgesteld voor iedere functie die invloed heeft op de productkwaliteit, bepaalt de DIR welk personeel op een bepaald ogenblik aangeworven dient te worden. De aanwervingcriteria zijn ondermeer CV, diploma’s, attesten, ervaring, positieve beoordeling door de DIR en eventueel een evaluatie door een extern bureau.

3.1.2. Eerste werkdag -

Elke nieuw aangeworvene wordt bij PLANET ter kennismaking rondgeleid op het kantoor door de DIR. De nieuw aangeworvene wordt uitgenodigd bij het SECR voor alle administratieve verrichtingen. Elke bediende, voor wie het noodzakelijk is, wordt uitgenodigd in verband met PBM’s (helm, veiligheidsschoenen, fluovest). Bedienden hebben bij PLANET een voorbeeldfunctie en worden geacht zelf in te staan voor hun PBM’s en de vernieuwing ervan.

3.1.3. Stageplan -

-

Gezien het beperkt aantal bedienden dat werkzaam is bij PLANET wordt er geen bijzonder stageplan opgesteld noch een mentor aangesteld. Het rol van mentor wordt volledig gedragen door de DIR zelf. Bij voorkeur 6 maanden na aanwerving wordt er aan de nieuw aangestelde gevraagd om een evaluatieverslag te maken van deze periode met eventuele suggesties tot verbetering, kritische vragen en opmerkingen. Hiervoor wordt het formulier 060-MID-01-F-01 (Evaluatieverslag nieuw aangestelde) gebruikt. Dit verslag wordt besproken met de DIR. De evaluatieverslagen worden gearchiveerd door de DIR. 2 van 4


Bedienden en opleiding

3.2.

Opleidingen

Opleiding van bediende-personeel wordt gestuurd door de DIR. Het beheer, de beoordeling, herbeoordeling en de doeltreffendheid van opleidingen en vaardigheden voor bedienden is bij PLANET een directieaangelegenheid. De open communicatiestructuur laat toe dat personeelsleden zelf aanvragen tot bijkomende opleiding kunnen richten aan de DIR, of wederzijds. De behaalde diploma’s en/of kwalificaties dienen overgemaakt te worden aan het SECR voor digitale registratie ter aanvulling van het personeelsbestand. 3.2.1. Diploma’s en kwalificaties Onder diploma’s wordt bij PLANET verstaan alle einddiploma’s die bedienden bezitten. Diploma’s zijn enkel toegankelijk door de DIR en het SECR. Onder kwalificaties wordt bij PLANET verstaan attesten, getuigschriften, diploma’s en/of andere bewijsdocumenten van gevolgde langdurige of korte opleidingen of studiedagen die van rechtstreeks belang zijn voor de uitvoering van werkzaamheden. 3.2.2. Organisatie van individuele opleidingen De kandidaat voor een individuele opleiding kan na akkoord van de DIR zich door het SECR laten inschrijven. 3.3.

Beheer van diploma’s en kwalificaties

De DIR beheert de diploma’s en kwalificaties. 3.4.

Beoordeling van personeel

De beoordeling van het personeel gebeurt bij PLANET door de DIR zelf. Jaarlijks wordt iedere bediende uitgenodigd op het persoonlijke evaluatiegesprek met de DIR. Als voorbereiding op dit gesprek dient elke medewerker : - het formulier evaluatieverslag jaarlijkse functionering 060-MID-01-F-02 (Evaluatieverslag jaarlijkse functionering) - het formulier beoordeling jaarlijkse functionering 060-MID-01-F-03 (Beoordeling jaarlijkse functionering) in te vullen en in te dienen bij de DIR. Vervolgens nodigt de DIR elke medewerker uit voor een persoonlijke bespreking. Daarnaast kunnen wanneer de DIR daar behoefte aan heeft of wanneer het betreffende personeelslid daar expliciet om vraagt bijkomende evaluaties plaatsvinden. De beoordeling wordt verder gefinaliseerd op het formulier 060-MID-01-F-03 (Beoordeling jaarlijkse functionering) en bijgehouden en gearchiveerd door de DIR.

3 van 4


Bedienden en opleiding 3.5.

Bewustmaking van personeel

De DIR van PLANET maakt gebruik van verschillende structuren om haar personeel bewust te maken van het belang van activiteiten en hun impact op de kwaliteit. Zij maakt hierbij gebruik van de standaard overlegstructuren binnen PLANET. 4.


4.1.

DIR -

4.2.

Bepaalt de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de medewerkers (zie DIR-03 & DIR-03/D-02 Functieomschrijvingen) Toetst de bekwaamheid van het personeel voor elk proces of activiteit Plant en selecteert de nodige opleidingen en het benodigde personeel Bepaalt de individuele en de groepsobjectieven Moedigt het personeel aan, erkent en waardeert het personeel in een open communicatiestructuur in twee richtingen SECR

-

Staat in voor het onderhoud van het digitale personeelsbestand.

4 van 4

QMS Evaluatieverslag nieuw aangestelde Formulier : 060-MID-01-F-01

A

Rev.N°

04/02/2015

Datum

1e uitgave

PS

Beschrijving

Opsteller


SV 1e



Definitief

Verdeling :

1 van 5

F: 060-MID-01-F-01 Rev & Datum: rev A – 04/02/15

Evaluatieverslag nieuw aangestelde ALGEMENE GEGEVENS NAAM FUNCTIE AANVANGSDATUM VERSLAGDATUM

FUNCTIEANALYSE Komt het beeld dat je had van je functie overeen met de werkelijkheid ?

Ja

Nee

Ja

Nee

Ja

Nee

Verklaar.

Zijn er bepaalde aspecten in je functie waarvan je vindt dat je niet de meest geschikte bent ? Verklaar.

Zijn er bepaalde aspecten die niet zijn opgenomen in je functie en waarvan je vindt dat ze ertoe zouden moeten behoren ? Verklaar.

Hoe zie je jezelf evolueren in je huidige functie ?

2 van 5


Evaluatieverslag nieuw aangestelde

Hoe zie je jezelf evolueren binnen PLANET ?

Heb je nood aan bijkomende interne of externe opleidingen in het kader van uw job ?

INTERACTIE MET COLLEGA’S Hoe goed/slecht ben je opgevangen tijdens de eerste werkdagen en daarna ?

Hoe verloopt de samenwerking met de collega’s in het algemeen ?

Zijn er op communicatievlak zaken die volgens jou beter zouden kunnen lopen ?

TEVREDENHEIDSANALYSE Wordt je volgens jezelf voldoende gewaardeerd door de directie ? Verklaar.

3 van 5

Ja

Nee



Ben je tot nu toe voldoende gecoached ?

Ja

Nee

Ja

Nee

Verklaar.

Zijn er volgens jou extra werkingsmiddelen nodig om de functie naar behoren uit te voeren ? Verklaar.

Als je je tevredenheid over je huidige functie zou mogen becijferen met een cijfer tussen 1 en 10, welke score zou je dan opgeven ? Verklaar.

ALGEMEEN PLANET Geef 3 punten die je goed vindt in onze onderneming ?

Geef 3 punten waar volgens jou verbetering mogelijk is onze onderneming ?

4 van 5

Score : ….. / 10



Geef enkele (min. 3) suggesties tot verbetering van de begeleiding en opleiding.

5 van 5

QMS Evaluatieformulier jaarlijkse functionering Geregistreerd formulier : 060-MID-01-F-02

A

Rev.N°

04/02/2015

Datum

1e uitgave

PS

Beschrijving

Opsteller


SV 1e



Definitief

Verdeling :

1 van 5

Evaluatieformulier jaarlijkse functionering


ALGEMENE GEGEVENS NAAM FUNCTIE AANVANGSDATUM VERSLAGDATUM

FUNCTIEANALYSE Komt je functie nog overeen met je persoonlijke verwachtingen ?

Ja

Nee

Ja

Nee

Ja

Nee

Verklaar.

Zijn er bepaalde aspecten in je functie waarvan je vindt dat je niet de meest geschikte bent ? Verklaar.

Zijn er bepaalde aspecten die niet zijn opgenomen in je functie en waarvan je vindt dat ze ertoe zouden moeten behoren ? Verklaar.

Hoe zie je jezelf evolueren in je huidige functie ?

2 van 5



Hoe zie je jezelf evolueren binnen PLANET ?

Heb je nood aan bijkomende interne of externe opleidingen in het kader van je job ?

INTERACTIE MET COLLEGA’S Hoe verloopt de samenwerking met de collega’s in het algemeen ?

Zijn er op communicatievlak zaken die volgens jou beter zouden kunnen lopen ?

TEVREDENHEIDSANALYSE Wordt je volgens jezelf voldoende gewaardeerd door de directie ? Verklaar.

3 van 5

Ja

Nee



Ben je voldoende gewaardeerd door je collega’s ?

Ja

Nee

Ja

Nee

Verklaar.

Zijn er volgens jou extra werkingsmiddelen nodig om de functie naar behoren uit te voeren ? Verklaar.

Als je je tevredenheid over je huidige functie zou mogen becijferen met een cijfer tussen 1 en 10, welke score zou je dan opgeven ? Verklaar.

ALGEMEEN PLANET Geef 3 punten die je goed vindt in onze onderneming ?

4 van 5

Score : ….. / 10



Geef 3 punten waar volgens jou verbetering mogelijk is onze onderneming ?

5 van 5

QMS Beoordeling jaarlijkse functionering Geregistreerd formulier : 060-MID-01-F-03

A

Rev.N°

04/02/2015

Datum

1e uitgave

PS

Beschrijving

Opsteller


SV 1e



Definitief

Verdeling :

1 van 5



NAAM FUNCTIE PERIODE AANVANGSDATUM

Werkprestatie

VERSLAGDATUM

O

M

V

G

U

Opmerkingen directie

O

M

V

G

U


O

M

V

G

U


Kwantiteit van het werk Kwaliteit van het werk Vakkennis Inzicht

Technisch Commercieel Administratief

Werktempo

Vaardigheden Contactuele vaardigheden Mondelinge uitdrukking Schriftelijke communicatie Nauwkeurigheid Aanpassingsvermogen / flexibiliteit Stressbestendigheid Organisatievermogen Samenwerken intern Samenwerken extern

Houding Resultaat / kwaliteitsgerichtheid Inzet / loyaliteit Zelfdiscipline

2 van 5



Zelfstandigheid Vernieuwingsgerichtheid Initiatief nemen Doorzettingsvermogen Assertiviteit Collegialiteit Positieve houding stimuleren bij collega’s Klantgerichtheid Planning & leverperformance Verantwoordelijkheidsbesef Betrouwbaarheid Leergierigheid Betrokkenheid Omgang met leiding

Leidinggeven

O

M

V

G

U


Strategisch denkvermogen Besluitvaardigheid Coördineren en delegeren Begeleiden Motiveren en stimuleren Controleren Afspraken nakomen Actief delen van kennis

Ondertekening Directie

Medewerker

3 van 5



NAAM FUNCTIE PERIODE AANVANGSDATUM

VERSLAGDATUM

Totaalbeeld functioneren van de medewerker

Afspraken Salaris / arbeidsvoorwaarden

Loopbaanplanning / Scholing

4 van 5



Extra begeleiding / Coaching

Ondertekening Directie

5 van 5

QMS Overzicht opleiding/training/vaardigheden/ervaring 060-MID-01-D-01

A

Rev.N°

04/02/2015

Datum

1e uitgave

PS

Beschrijving

Opsteller


SV 1e



Definitief

Verdeling :

1 van 2

Overzicht opleiding/training/vaardigheden/ervaring

Ref : 060-MID-01-D-01 Rev & Datum: rev A – 04/02/15

X X X X X X X

X X

X X

2 van 2

X X

X X

X X X

38‐LV

X X X X X X X

36‐DV

21‐MM

X X X X X X X

27‐EG

13‐BT

X X X

26‐WV

11‐RM

X X X

22‐IV

07‐JV

Software PLANET Adm‐PE PlanetPM Planlist Design Powerplate Powerframe Powerconnect Diamonds Plaxis CAD Autocad Wapening Strakon

04‐IN

OPLEIDING/TRAINING/VAARDIGHEDEN/ERVARING

X X X X X X X X X

X X X X X X X

X X X

X X X X X X X X X

X

X X

QMS Infrastructuur, ondersteunende diensten & werkomgeving Systeemprocedure : 060-MID-02

A

Rev.N°

04/02/2015

Datum

1e uitgave

PS

Beschrijving

Opsteller


SV 1e



Definitief

Verdeling :

1 van 4

Infrastructuur, ondersteunende diensten & werkomgeving 1.



Deze procedure beschrijft het beheer en de beheersing van de infrastructuur en werkomgeving die PLANET ter beschikking stelt ter ondersteuning van haar activiteiten. De beschouwde infrastructuur is de relevante infrastructuur die van invloed is op de productkwaliteit. De beschouwde infrastructuur omvat : Hardware Software Logistiek (bedrijfswagens) Communicatie (bedrijfs-gsm, bedrijfs-internet) Gebouwen 2.

DEFINITIES

Geen. 3.

BESCHRIJVING

3.1.

Hardware

De hardware die PLANET ter beschikking heeft voor produktie wordt beheerd en beheerst door de DIR. De DIR houdt een lijst bij met overzicht van alle hardware : Nr Type Merk Ouderdom Technische specificaties Onderhoudscontracten Projectingenieur Deze lijst wordt jaarlijks geëvalueerd. De evaluatie wordt opgenomen in de directiebeoordeling. 3.2.

Software

De software die PLANET ter beschikking heeft voor produktie wordt beheerd en beheerst door de DIR. De DIR houdt een lijst bij met overzicht van alle software : Nr Type Leverancier Ouderdom Onderhoudscontract Licenties/Softwarekeys Deze lijst wordt jaarlijks geëvalueerd. De evaluatie wordt opgenomen in de directiebeoordeling.

2 van 4

Infrastructuur, ondersteunende diensten & werkomgeving

3.3.


Bedrijfswagens

De bedrijfswagens die PLANET ter beschikking heeft voor logistiek wordt beheerd en beheerst door de DIR. De DIR houdt een lijst bij met overzicht van alle bedrijfswagens : Nr Type Leverancier Ouderdom Onderhoud Verplichte keuring Deze lijst wordt jaarlijks geëvalueerd. De evaluatie wordt opgenomen in de directiebeoordeling. 3.4.

Bedrijfs-gsm

De bedrijfs-gsm’s die PLANET ter beschikking heeft voor communicatie wordt beheerd en beheerst door de DIR. De DIR houdt een lijst bij met overzicht van alle bedrijfs-gsm’s : Nr Type Leverancier Ouderdom Technische specificaties Deze lijst wordt jaarlijks geëvalueerd. De evaluatie wordt opgenomen in de directiebeoordeling. 3.5.

Bedrijfs-internet

Bedrijfs-internet dat PLANET ter beschikking stelt voor communicatie wordt beheerd en beheerst door de DIR. De DIR houdt een lijst bij met overzicht van alle bedrijfs-internetverbindingen : Nr Type Leverancier Deze lijst wordt jaarlijks geëvalueerd. De evaluatie wordt opgenomen in de directiebeoordeling. 3.6.

Bedrijfsgebouwen & werkomgeving

De bedrijfsgebouwen en werkomgeving die PLANET ter beschikking stelt voor produktie wordt beheerd en beheerst door de DIR. De gebouwen en werkomgeving worden jaarlijks geëvalueerd. De evaluatie wordt opgenomen in de directiebeoordeling.

3 van 4

Infrastructuur, ondersteunende diensten & werkomgeving 4.



De directie van PLANET is verantwoordelijk voor deze procedure.

4 van 4

QMS Contractbeoordeling Systeemprocedure : 070-CON-01

B

07/03/2015


PS

PS

SV

A

04/02/2015

1e uitgave

PS

PS

SV

Opsteller

Procedure beheerder


Rev.N°

Datum

Beschrijving


Definitief

Verdeling :

1 van 2

SP : 070-CON-01 Rev & Datum: rev A – 07/03/15

Contractbeoordeling 1.


Deze procedure legt vast op welke manier PLANET haar orders beoordeelt. De contractbeoordeling heeft tot doel : de producteisen van de klant te bepalen en te beoordelen de wettelijke eisen te onderkennen en te beoordelen tijdens iedere fase van de contractbeoordeling dus voor, tijdens en na het ontvangen van een order. Op deze manier garandeert PLANET voor ieder order dat : alle kwaliteitseisen formeel, ondubbelzinnig en juist gedefinieerd zijn men zeker is dat men aan alle eisen kan voldoen (wettelijke en andere eisen) alle eisen die niet door de klant zijn vermeld, maar bij ons wel bekend, toch zijn opgenomen de oplossingen voor de gestelde eisen of gewijzigde eisen gekend zijn wijzigingen aan de eisen kenbaar gemaakt worden aan de juiste personen er een bevestiging is van de eisen , uitgangspunten en/of de uitsluitingen in het geval er geen gedocumenteerde eisen zijn gesteld 2.

DEFINITIES

Order :

Bestelling van de klant.

Klant :

Bouwheer, architect, aannemer, opdrachtgever.

Offerte :

Verzamelnaam voor een aanbesteding, offerteaanvraag of prijsvraag.

3.

CONTRACTBEOORDELING

Contractbeoordelingsproces volgens 070-CON-01-D-01. 4.


De directie van PLANET is verantwoordelijk voor de inhoud van deze procedure. Per taak in het contractbeoordelingsproces zijn de verantwoordelijkheden aangeduid.

2 van 2

QMS Contractbeoordeling - Processchema Geregistreerd document : 070-CON-01-D-01

B

07/03/2015


PS

PS

SV

A

04/02/2015

1e uitgave

PS

PS

SV

Opsteller

Procedure beheerder


Rev.N°

Datum

Beschrijving


Definitief

Verdeling :

1 van 2

TUSSENKOMENDE PARTIJEN

BH/ARCH/AA DIR/SECR/ING/CAD

PROCES ‐ CONTRACTBEOORDELING

DOCUMENTEN

SOFTWARE

WEEK‐DOSSIER PRIJSVRAAG EMAIL

Documenten

PRIJSVRAAG POST/DRAGER

DIR/SECR/ING/CAD SCANNEN + EMAIL

SECR/ING/DIR INPUT : ‐ Bedrijf ‐ Dossiernummer ‐ Gemeente ‐ Opdrachtgever ‐ Stabiliteit ‐ Type opdracht ‐ Omschrijving

AANMAKEN DOSSIER

Mail DIR/ING/CAD (cc IR/ING) > SECR : Y/00PROS/Documenten UIT/ Mail DIR/ING > BH/ARCH/AA : Y/00PROS/Documenten UIT/

Savemail Savemail

Mail BH/ARCH/AA : Y/DOSSIER/Documenten IN/ Documenten (plannen, …) : P/DOSSIER/00ARCH/

Savemail PlanetPM

Uitbesteed proces > Paradigm Mail SECR > DIR/ING : Y/DOSSIER/Documenten UIT/

PlanetPM Savemail

Templates : Y/00PROS/… Documenten : Y/DOSSIER/ Mail DIR/ING > SECR : Y/DOSSIER/Documenten UIT/

Savemail

Offertedocument (pdf) : Y/DOSSIER/…

Adm‐PE

Mail SECR > DIR/ING : Y/DOSSIER/Documenten UIT/ Mail DIR/ING > SECR : Y/DOSSIER/Documenten UIT/

Savemail Savemail

Mail SECR > BH/ARCH/AA : Y/DOSSIER/Documenten UIT/

Savemail

JA RAAMCONTRACT IN REGIE

NEEN

NEEN PARAMETERS BESCHIKBAAR JA

EX m2 OPMETEN

INPUT : ‐ Plan OUTPUT : ‐ Plan ‐ Excel

DIR/ING PARAMETERS VERZAMELEN

SECR OPMAKEN OFFERTE

NEEN CONTROLE NODIG ?

JA

DIR/ING CONTROLE OFFERTE

SECR

WEEK‐OFFERTE

VERSTUREN OFFERTE

MEETPUNT 1 : # VERZONDEN OFFERTES/WEEK (mail01)

Adm‐PE

Mail BH/ARCH/AA > SECR/DIR/ING : Y/DOSSIER/Documenten IN/

Savemail

NEEN GOEDKEURING KLANT

JA OPMERKINGEN WIJZIGINGEN

NEEN ONDERTEKENDE OFFERTE

WEEK‐GOEDGEKEURDE_OFFERTE MEETPUNT 2 : # GOEDGEKEURDE OFFERTES/WEEK (mail04)

Adm‐PE

Mail SECR/ING > BH/ARCH/AA : Y/DOSSIER/Documenten UIT/

Savemail

JA

SECR/ING

WEEK‐BEVESTIGINGSMAIL

BEVESTIGINGSMAIL

MEETPUNT 3 : # VERZONDEN BEVESTIGINGSMAILS/WEEK (mail11)

SECR

Mail SECR > BH/ARCH/AA : Y/DOSSIER/Documenten UIT/

Savemail

Mail BH/ARCH/AA > SECR/DIR/ING : Z/DOSSIER/Documenten IN/ Documenten (plannen, …) : P/DOSSIER/00ARCH/ Data : Adm‐PE

Savemail PlanetPM Adm‐PE

STANDAARD MAIL MET VRAAG DATA/DOCUMENTEN

SECR

ONTVANGST DATA/DOCUMENTEN

STUDIE

WEEK‐START_AANBESTEDING WEEK‐EINDE_AANBESTEDING WEEK‐START_WERKEN WEEK‐EINDE_WERKEN

QMS Studie Systeemprocedure : 071-STU-01

B

07/03/2015


PS

PS

SV

A

04/02/2015

1e uitgave

PS

PS

SV

Opsteller

Procedure beheerder


Rev.N°

Datum

Beschrijving


Definitief

Verdeling :

1 van 3

SP : 071-STU-01 Rev & Datum: rev A – 07/03/15

Studie 1.


Deze procedure legt vast op welke manier PLANET de studie beheert en beheerst. 2.

DEFINITIES

Geen. 3.

PRODUCTIE

3.1.

Studieproces

Studieproces volgens 070-PRO-02-D-01. 3.2.

Identificatie en naspeurbaarheid

Identificatie en naspeurbaarheid volgens 041-DOC-01. 3.3.

Eigendom van de klant

Documenten in hardcopy van de klant worden ingescand en digitaal bewaard. Documenten worden bewaard volgen 041-DOC-01. Documenten in hardcopy van de klant worden aangetekend teruggestuurd naar de klant. 3.4.

Instandhouding van het product

Instandhouding van het product (backup) gebeurt op 3 niveaus : 1. Op Serverniveau (dagelijks) Alle servers zijn opgebouwd uit verschillende harde schijven. Bij een crash van één van de harde schijven, kan deze steeds vervangen worden, en heropgebouwd worden op basis van de data op de andere harde schijven. 2. Op Bedrijfsniveau (wekelijks) Projectdata op de P-drive wordt gespiegeld op de server bij Paradigm. 3. Op Extern niveau (maandelijks) Alle data wordt gekopieerd naar een Network-Attached Storage (NAS/QNAP). Deze NAS wordt extern buiten het kantoor bewaard. 3.5.

Uitgesloten

7.3.6. Validatie van ontwerp en ontwikkeling. Uitgesloten op basis van de scope. Validatie maakt geen onderdeel uit van de activiteiten/contracten. 7.5.2. Validatie van processen. Uitgesloten op basis van de scope. De output van het toepassingsgebied kan worden geverifieerd door aansluitende monitoring of meting.

2 van 3

SP : 071-STU-01 Rev & Datum: rev A – 07/03/15

Studie

7.6. Beheersing van monitoring en meetuitrusting. Binnen de activiteiten wordt door de organisatie geen gebruik gemaakt van meetapparatuur. 4.


De directie van PLANET is verantwoordelijk voor de inhoud van deze procedure. Per taak in het studieproces zijn de verantwoordelijkheden aangeduid.

3 van 3

QMS Studie - Processchema Geregistreerd document : 071-STU-01-D-01

B

07/03/2015


PS

PS

SV

A

04/02/2015

1e uitgave

PS

PS

SV

Opsteller

Procedure beheerder


Rev.N°

Datum

Beschrijving


Definitief

Verdeling :

1 van 2

TUSSENKOMENDE PARTIJEN

STUDIEPROCES

DOCUMENTEN

SOFTWARE

CONTRACTBEOORDELING

Documenten vanuit contractbeoordeling WIJZIGINGEN

DIR/ING

DOCUMENTEN

ONTWERP & ONTWIKKELING VOORBEREIDING

NEEN PREP

JA

EX/CAD

PREP (VOORBEREIDING)

MEETPUNT 2 : # UREN EX

PREP (VOORBEREIDING)

CAD/ING

PlanetPM

MEETPUNT 1 : # CORRECTIES INTERN NEEN

BEOORDELING

JA

DIR/ING

ONTWERP & ONTWIKKELING HYPOTHESEPLAN

NEEN HYPOTHESEPLAN

JA

DIR/ING ONTWERP HYPOTHESEPLAN WIJZIGINGEN

EX/CAD

MEETPUNT 2 : # UREN EX HYPOTHESEPLAN

PlanetPM

HYPOTHESEPLAN

DIR/ING


BEOORDELING

JA

DIR/ING/CAD

WEEK‐HYPOTHESEPLAN

AdmPlanList

WEEK‐SCHETSONTWERP

AdmPlanList


PlanetPM

PUBLICEREN HYPOTHESEPLAN

NEEN

KLANT/ARCH/AA VERIFICATIE

JA

DIR/ING

ONTWERP & ONTWIKKELING SCHETSONTWERP

NEEN SCHETSONTWERP

JA

DIR/ING SCHETSONTWERP WIJZIGINGEN

DIR/ING/CAD PUBLICEREN SCHETSONTWERP

NEEN


JA

DIR/ING

ONTWERP & ONTWIKKELING REKENNOTA

NEEN REKENNOTA

JA

DIR/ING ONTWERP REKENNOTA WIJZIGINGEN

EX/ING

REKENNOTA

REKENNOTA

DIR/ING


BEOORDELING

JA

DIR/ING/CAD

WEEK‐REKENNOTA

AdmPlanList


PlanetPM

PUBLICEREN REKENNOTA

NEEN


JA

DIR/ING

PRODUCTIE BEKISTINGSPLAN

NEEN BEKISTINGSPLAN

JA

EX/CAD

BEKISTINGSPLAN

BEKISTINGSPLAN

WIJZIGINGEN

CAD/ING


BEOORDELING

JA

DIR/ING/CAD

PUBLICEREN BEKISTINGSPLAN MEETSTAAT LASTENBOEK

KLANT/ARCH/AA

WEEK‐START_AANBESTEDING

AdmPlanList


PlanetPM

NEEN VERIFICATIE

JA

DIR/ING

PRODUCTIE WAPENINGSPLAN

NEEN WAPENINGSPLAN

JA

DIR/ING/CAD SCHETSONTWERP WAPENINGSPLAN WIJZIGINGEN

EX/CAD WAPENINGSPLAN

WAPENINGSPLAN

DIR/ING/CAD


BEOORDELING

JA

DIR/ING/CAD

WEEK‐EINDE_AANBESTEDING WEEK‐START_WERKEN

PUBLICEREN WAPENINGSPLAN

NEEN


JA

WEEK‐EINDE_WERKEN MEETPUNT 3 : NACALCULATIE FACTURATIE

AdmPlanList

QMS Inkoop Systeemprocedure : 072-INK-01

A

Rev.N°

04/02/2015

Datum

1e uitgave

PS

Beschrijving

Opsteller


SV 1e



Definitief

Verdeling :

1 van 2

SP : 072-INK-01 Rev & Datum: rev A – 04/02/15

Inkoop 1.


Deze procedure legt vast op welke manier PLANET de inkoop beheert en beheerst. 2.

DEFINITIES

Leverancier : 3.

INKOOP

3.1.

Inkoopproces

Leverancier van goederen en/of diensten

De keuze van de leverancier gebeurt door de DIR. Het inkoopproces wordt volledig beheerd en beheerst door de DIR of ING. De praktische uitvoering van de inkoop kan gebeuren door het SECR of de AC. Inkoopgegevens volgens 072-INK-01-D-01. Inkopen gebeurt per mail via standaardmail in PlanetPM. Beoordeling (goed – matig – onvoldoende) gebeurt door de DIR op basis van : - Prijs - Snelheid van uitvoering - Kwaliteit - Facturatie Herbeoordeling gebeurt na meer dan één onvoldoende. Herbeoordeling gebeurt bij de volgende levering. Registratie van keuze, beoordeling en herbeoordeling gebeuren tijdens de jaarlijkse directiebeoordeling en worden opgenomen in het verslag directiebeoordeling. 3.2.

Verificatie

Verificatie van de geleverde goederen of diensten gebeurt door de DIR, ING, CAD of SECR, naargelang de verantwoordelijkheid bij inkoop.. Verificatie gebeurt op basis van de opgegeven inkoopgegevens. Afwijkingen worden gemeld bij de leverancier. 4.


De directie van PLANET is verantwoordelijk voor de inhoud van deze procedure. Per taak in het inkoopproces zijn de verantwoordelijkheden aangeduid.

2 van 2

QMS Inkoopgegevens Geregistreerd document : 072-INK-01-D-01

B

07/03/2015


PS

PS

SV

A

04/02/2015

1e uitgave

PS

PS

SV

Opsteller

Procedure beheerder


Rev.N°

Datum

Beschrijving


Definitief

Verdeling :

1 van 5

D : 072-INK-01-D-01 Rev & Datum: rev A – 07/03/15

Inkoopgegevens

SONDERINGEN Leverancier :

-

SAMSUFFIT Eggelstraat 8 – 2530 Boechout Marco Schiltz +32479260754 [email protected]

Inkoopgegevens :

-

Locatie Pandasonderingen of elektrische sonderingen Aantal Inplantingsplan Planning

Levering :

-

Sonderingsgrafieken Sonderingsverslag

2 van 5


Inkoopgegevens

LANDMETER Leverancier :

-

TOPOPLAN Deken Lauwerijsstraat 22 – 2320 Hoogstraten David Geerts +32474400531 [email protected]

Inkoopgegevens :

-

Locatie Type metingen Aantal Inplantingsplan Planning

Levering :

-

Opmetingsverslag Opmetingsplan formaat dwg Attest kalibratie meettoestel

3 van 5


Inkoopgegevens

PLOTTERPAPIER Leverancier :

-

OCÉ Jules Bordetlaan 32 – 1140 Brussel +3227294195 [email protected]

Inkoopgegevens :

-

Type Aantal

Levering :

-

Papier op rol

4 van 5


Inkoopgegevens

EUROCODES DIGITAAL Leverancier :

-

NBN Bureau voor Normalisatie Jozef II-straat 40 bus 6 – 1000 Brussel +3227380111 www.nbn.be

Inkoopgegevens :

-

Eurocodes 0 tem 7

Levering :

-

Toegang Eurocodes digitaal

5 van 5

QMS Facturatie Systeemprocedure : 073-FAC-01

A

Rev.N°

04/02/2015

Datum

1e uitgave

PS

Beschrijving

Opsteller


SV 1e



Definitief

Verdeling :

1 van 2

SP : 073-FAC-01 Rev & Datum: rev A – 04/02/15

Facturatie 1.


Deze procedure legt vast op welke manier PLANET de facturatie beheert en beheerst. 2.

DEFINITIES

Geen 3.

FACTURATIE

Het facturatieproces wordt volledig beheerd en beheerst door de DIR of ING. De praktische uitvoering van de facturatie kan gebeuren door het SECR of de AC. De facturatie gebeurt steeds via de database Adm-PE. Wijzigingen in facturatie worden beheerd en beheerst door de AC. Boekhouding wordt beheerd en beheerst door de AC. Debiteuren wordt beheerd en beheerst door de AC. 4.


De directie van PLANET is verantwoordelijk voor de inhoud van deze procedure. Per taak in het facturatieproces zijn de verantwoordelijkheden aangeduid. 5.

MEETPUNTEN

Meetpunt 1 – Omzet/maand Meetpunt 2 – Bedrag debiteuren/wekelijks Meetpunt 3 – Creditnota’s/jaarlijks

2 van 2

QMS Meten van de klantentevredenheid Systeemprocedure : 080-MAV-01

A

Rev.N°

04/02/2015

Datum

1e uitgave

PS

Beschrijving

Opsteller


SV 1e



Definitief

Verdeling :

1 van 2

SP : 080-MAV-01 Rev & Datum: rev A – 04/02/15

Meten van de klantentevredenheid 1.


Deze procedure legt vast op welke manier PLANET de klantentevredenheid bepaalt. 2. Klant : 3.

DEFINITIES aannemers/promotoren/architecten KLANTENTEVREDENHEID

Het meten van de klantentevredenheid wordt volledig beheerd en beheerst door de DIR. Per zaakvoerder worden de vijf belangrijkste klanten volgens omzet bepaald. De zaakvoerders, elk afzonderlijk, nemen contact op met die klanten voor het meten van de klantentevredenheid. Meten van de klantentevredenheid gebeurt aan de hand van 080-MAV-01-D-01. Analyse van de klantentevredenheid wordt vastgelegd in het verslag directiebeoordeling (050-DIR-05-D-01). Verbeterpunten worden besproken met de medewerkers tijdens de vergadering personeelsoverleg (050DIR-04-D-02). 4.


De directie van PLANET is verantwoordelijk voor de inhoud van deze procedure.

2 van 2

QMS Evaluatie met de klant Geregistreerd document : 080-MAV-01-D-01

A

Rev.N°

04/02/2015

Datum

1e uitgave

PS

Beschrijving

Opsteller


SV 1e



Definitief

Verdeling :

1 van 3

D: 080-MAV-01-D-01 Rev & Datum: rev A – 04/02/15


EVALUATIE MET DE KLANT Firma

Contactpersoon

‐ Inhoudelijk?

‐ Tijdstip van indienen?

‐ Realistisch / Aanvaardbaar?

a) Communicatie en coördinatie: b) Opstellen offerte / Contract:

c) Opstellen Planning :

d) Opmerkingen?

2) Uitvoering

a) Planning gerespecteerd?

b) Gegeven eisen en randvoorwaarden gerespecteerd?

c) Rekening houden met eerdere alg. opmerkingen?

d) Kwaliteit geleverde documenten”?

e) Flexibiliteit inzake veranderingen, onvoorziene condities, …?

f) Behandeling van bijkomende werkzaamheden?

g) Behandeling van tekortkomingen?

h) Bijkomende opmerkingen?

2 van 3

Voortreffelijk

Aanvaardbaar

1) Voorbereiding

Zeer goed

Onvoldoende

Goed

Projectingenieur Planet:

D: 080-MAV-01-D-01 Rev & Datum: rev A – 04/02/15


3) Einde en afronding

a) As‐built dossier

b) Facturatie?

c) Opmerkingen?

‐ Inhoudelijk?

‐ Tijdstip van indienen?

4) Conclusie algemene evaluatie samenwerking met Planet:

3 van 3

QMS Interne audit Systeemprocedure : 080-MAV-02

A

Rev.N°

04/02/2015

Datum

1e uitgave

PS

Beschrijving

Opsteller


SV 1e



Definitief

Verdeling :

1 van 2


Interne audit 1.


Deze procedure legt vast op welke manier PLANET de interne audit uitvoert. 2.

DEFINITIES

Auditor :

Persoon met de bekwaamheid om een audit uit te voeren.

Auditee :

Persoon of organisatie die een audit ondergaat.

3.

INTERNE AUDIT

3.1.

Auditor

Interne audits worden uitbesteed aan een extern deskundige. 3.2.

Auditplanning

Interne audits worden één keer per jaar uitgevoerd. Bij voorkeur in het begin van het jaar tijdens de maanden januari/februari. Per audit wordt er een dagplanning gemaakt. 3.3.

Auditrapport

Er wordt van elke audit een rapport opgesteld. Het auditrapport is één van de inputs voor de directiebeoordeling (DIR-05). 4.


De directie van PLANET is verantwoordelijk voor de inhoud van deze procedure.

2 van 2

QMS Melding van non-conforme producten Systeemprocedure : 080-MAV-03

B

07/03/2015


PS

PS

SV

A

04/02/2015

1e uitgave

PS

PS

SV

Opsteller

Procedure beheerder


Rev.N°

Datum

Beschrijving


Definitief

Verdeling :

1 van 3


Melding van non-conforme producten 1.


Deze procedure legt vast op welke manier PLANET non-conforme producten afhandelt. 2.

DEFINITIES

Conform :

voldoen aan een eis

Afwijking :

niet voldoen aan een eis

Non-conform product : afwijkingen gemeld door de klant na aanbesteding ten aanzien van studie of advies Klacht :

intern of extern gemelde afwijking anders dan non conforme producten

NCP :

non-conform product

3.

NON-CONFORME PRODUCTEN

Deze procedure handelt over de melding van non-conforme producten. Afhandeling van non-conforme producten zijn de verantwoordelijkheid van de DIR. Meldingen van NCP, intern of extern, worden digitaal bewaard op de Y-drive onder het dossiernummer. NCP worden steeds gemeld aan de DIR. De formele melding van een NCP aan de DIR gebeurt per mail onder het dossiernummer 00QMS. Volgende onderwerpen worden opgenomen in de mail dossiernummer het soort NCP de omschrijving van de oorzaak en de omvang de genomen correctieve acties voorstel corrigerende maatregel voorstel beoordeling effectiviteit Registratie van deze meldingen gebeurt in een excellijst onder het dossier 00QMS op de P-drive. 3.1.

Types van non-conformiteiten

Volgende type NCP worden onderscheiden : Algemene systeem NCP :

KLACHTEN VAN KLANTEN OF DERDEN PROCESAFWIJKINGEN

Kwaliteits-NCP’s :

AFWIJKING OP HET PRODUCT SCHADE AAN DERDEN MATERIELE SCHADE / SCHADE AAN HET WERK

3.1.1. Klachten van klanten of derden Belangrijke of vaak herhaalde klachten van klanten en van derden dienen formeel gemeld te worden om structurele problemen te kunnen aanpakken en te kunnen verbeteren. Wanneer de klacht een afwijking van een product betreft dient nagegaan te worden of er geen gelijkaardige producten die eventueel aan anderen zijn geleverd niet dienen heroverwogen te worden. 2 van 3


Melding van non-conforme producten

3.1.2. Procesafwijkingen Elke handeling, documentenstroom, proces, …, die afwijkt van de vooropgestelde werkwijze beschreven in de procedures van het QMS is een procesafwijking. 3.1.3. Afwijkingen op het product Afwijkinge van eigen producten en diensten worden hier beschouwd. Eigen diensten Elke relevante afwijking dient formeel gemeld te worden om structurele afwijkingen te kunnen identificeren. Er dient bij een afwijking van een product nagegaan te worden of alle andere soortgelijke producten niet dezelfde afwijking vertonen. Diensten die (deels) geleverd zijn Voor non-conformiteiten die worden vastgesteld aan producten die reeds geheel of gedeeltelijk zijn geleverd, dient naast het intern oplossen van de non-conformiteit eveneens contact genomen te worden met de klant om een oplossing te vinden voor de reeds uitgeleverde producten. Elke relevante afwijking dient formeel gemeld te worden om structurele afwijkingen te kunnen identificeren. Er dient bij een afwijking van een product nagegaan te worden of alle andere soortgelijke producten of producten uit eenzelfde lot niet dezelfde afwijking vertonen. In overleg met de DIR wordt bepaald : wie contact neemt met de klant op welke manier contact wordt genomen welke oplossing we gaan voorstellen aan de klant 3.1.4. Schades Elke schade dient eveneens gemeld te worden aan de DIR (verzekering). 4.


De directie van PLANET is verantwoordelijk voor de inhoud van deze procedure. De eindverantwoordelijke voor afhandeling van non-conformiteiten is de DIR. Iedere werknemer met een functie die invloed of impact heeft of kan hebben op de kwaliteit van de geleverde diensten heeft de verantwoordelijkheid om niet-conformiteiten te melden aan de DIR.

3 van 3

QMS Corrigerende en preventieve maatregelen Systeemprocedure : 081-COR-01

B

07/03/2015


PS

PS

SV

A

04/02/2015

1e uitgave

PS

PS

SV

Opsteller

Procedure beheerder


Rev.N°

Datum

Beschrijving


Definitief

Verdeling :

1 van 3

Corrigerende en preventieve maatregelen 1.

SP: 081-COR-01 Rev & Datum: rev A – 07/03/15


Deze procedure beschrijft de manier waarop een corrigerende of preventieve maatregel tot stand komt. Deze maatregelen worden getroffen wanneer een afwijking wordt vastgesteld waarvan de oorzaak is terug te vinden in één van de bedrijfsprocessen van het management systeem. Een corrigerende maatregel is bijgevolg een maatregel die ingrijpt om herhaling te voorkomen. Meestal gaat een dergelijke maatregel gepaard met een correctieve actie. Een correctieve actie is een handeling die volgt na vaststelling van een non-conformiteit. Een preventieve maatregel is een maatregel om mogelijke toekomstige non-conformiteiten op te heffen. 2.

DEFINITIES

NCP :

Non-Conform Product

CM :

Corrigerende Maatregel

PM :

Preventieve Maatregel

3.

BESCHRIJVING

3.1.

Ontstaan van een CM/PM

De aanleiding om over te gaan tot een corrigerende of preventieve maatregel wordt gestuurd vanuit de resultaten bekomen van : Meten van de klantentevredenheid Interne audit Melding van non-conformiteiten Overig meldingen betreffende het vakgebied De noodzaak tot het overgaan naar een corrigerende maatregel wordt bepaald door de analyse van de oorzaken van de vastgestelde non-conformiteit. De DIR bepaalt de noodzaak tot corrigerende maatregel. De noodzaak tot het overgaan naar een preventieve maatregel wordt bepaald door de mogelijke afwijkingen ten opzichte van het huidige QMS. 3.2.

Fasen en opvolging van een CM/PM

Een CM/PM doorloopt een aantal fasen, alle gestuurd en beheerd door de DIR. Volgende fasen worden onderscheiden : fase 1 : vaststelling van een non-conformiteit die aanleiding geeft tot een corrigerende maatregel fase 2 : bepaling van de oorzaak fase 3 : bepaling van de noodzaak tot maatregel om herhaling te voorkomen (niet voor PM) fase 4 : implementatie van de maatregel fase 5 : beoordeling van de effectiviteit van de maatregel Een overzicht van de CM/PM met aanduiding van de fase waarin de verschillende CM/PM zich bevinden wordt bijgehouden door de DIR. 2 van 3

Corrigerende en preventieve maatregelen

SP: 081-COR-01 Rev & Datum: rev A – 07/03/15

Registratie van deze opvolging gebeurt in een excellijst onder het dossier 00QMS op de P-drive. Het forum waar de stand van zake van de verschillende CM/PM wordt besproken is de managementmeeting en de ING-meeting. 4.


De eindverantwoordelijke voor corrigerende en preventieve maatregelen is de DIR. Doch, iedere werknemer met een functie die invloed heeft op de kwaliteit van de geleverde diensten binnen PLANET kan een voorstel indienen tot corrigerende of preventieve maatregel door melding aan de DIR.

3 van 3

Vervallen) : Verdeling : 1 Procedure. Opsteller

Recommend Documents