Rekeningencommissie RIS 294526
Verslag
Verslag van de vergadering van de Rekeningencommissie (RC) van 15 juni 2016
Aanwezig:
de voorzitter, de heer M. Wörsdörfer, mevrouw D. Koster en de heren R. van Asten, A. Kajouane en L. Kraft van Ermel, allen lid RC; secretariaat RC: de heren J. van Duijn en R.A. Vierbergen. bij agendapunt C: C.1. de wethouder SEZH, de heer drs. K.P. Klein, C.2. de wethouder SWDC, de heer G.H.M. Wijsmuller, C.3. de wethouder SWWS, de heer S. Baldewsingh. C.4. de wethouder FVVM, de heer drs. Th.J.A.M. de Bruijn,
Afwezig:
de heer A. Elissen en J. Oudshoorn (m.k).
A. Opening, mededelingen en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering om 13:30 uur en heet de aanwezigen welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.
B. Verslag van de vergadering van 7 juni 2016 Het verslag van de vergadering van 7 juni (RIS 294455) wordt ongewijzigd vastgesteld.
C. Bevraging wethouders De Rekeningencommissie constateert dat het financieel beheer het afgelopen jaar op orde is gebleven. In deze context zijn er verbeterpunten geconstateerd waarover de Rekeningencommissie met portefeuillehouders van gedachten wil wisselen. Voorafgaand aan elke bevraging geeft de voorzitter van de Rekeningencommissie een toelichting op de procedure van bevraging van de wethouders. Hij vermeldt daarbij onder meer dat de uitspraken van de wethouder worden beschouwd als bestuurlijke toezeggingen. Deze worden in het rapport van de commissie opgenomen. Van het gesprek wordt een verslag gemaakt dat zal worden afgestemd met de wethouder. De voorzitter verzoekt de wethouder per omgaande op het conceptverslag te reageren.
Verslag RC-vergadering 15 juni 2016
C.1.
Rekeningencommissie
Wethouder SEZH
Met ingang van 2015 zijn omvangrijke taken in het sociale domein vanuit het Rijk naar de gemeenten gedecentraliseerd. Vooraf was bekend dat de drie decentralisaties – Jeugdzorg, Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) en Participatiewet – ook een grote impact zouden hebben op het financieel beheer van de gemeente. Niet alleen de omvang speelde daarin een rol, ook de korte voorbereidingstijd voor gemeenten maakte deze transitie tot een majeure beleidsmatige en beheersmatige uitdaging. Het college en de Accountantsdienst hebben in een vroegtijdig stadium gewaarschuwd dat er risico’s waren voor de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening 2015 vanwege onzekerheden als gevolg van de drie decentralisaties vanuit het Rijk, onder andere in de brief van het college over de uitkomsten van de eerste Hard Closure (RIS 286617). Deze risico’s konden gevolgen hebben voor de strekking van de controleverklaring. De gemeente is hierin mede afhankelijk van administratieve processen bij onder andere zorgaanbieders en de Sociale Verzekeringsbank (SVB), onder andere voor wat betreft de tijdigheid van verantwoordingen, afrekeningen en de bijbehorende controleverklaringen. Dit is een probleem waarmee ook de andere gemeenten kampen. De Rekeningencommissie heeft zich in de tweede helft van 2014 in een ambtelijke werkbespreking laten informeren over de beheersmaatregelen die werden voorbereid om deze veranderingen in goede banen te leiden. Hierbij is onder meer aan de orde gekomen dat in het eerste jaar (2015) veel zaken nog niet soepel zouden lopen, waarbij verschillende risico’s en de hierop te nemen maatregelen zijn besproken. Eind van 2015 heeft de commissie zich laten bijpraten over de gemeentelijke ervaringen met de nieuwe taken en de voortgang in de implementatie ervan. Omdat prioriteit is gegeven aan de continuïteit van de zorg moesten daarbij onzekerheden voor het financieel beheer worden geaccepteerd. De decentralisaties hebben ook hun weerslag gehad op het onderzoek naar de jaarrekening van de Rekeningencommissie. De accountantscontrole heeft flinke vertraging opgelopen doordat niet tijdig kon worden beschikt over de benodigde assurance vanuit de Sociale Verzekeringsbank en zorgaanbieders. Hierdoor moest de commissie haar planning aanpassen en kon zij haar rapport pas kort vóór de vaststelling van de jaarrekening door de gemeenteraad publiceren. Uiteindelijk bleek de beschikbare informatie onvoldoende voor de gemeenteaccountant om een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening te kunnen afgeven. Veel van de problemen waar de gemeente Den Haag zich in het kader van de decentralisaties dit jaar voor geplaatst zag, hadden een exogene oorzaak. De situatie in Den Haag onderscheidt zich daarmee in veel opzichten niet van die in andere gemeenten. Daarnaast zijn ook interne verbeterpunten vastgesteld. De meest omvangrijke problematiek doet zich voor in de portefeuille van de wethouder SEZH. De Rekeningencommissie heeft hem gevraagd welke acties hij gaat nemen, hoe de Raad hierover tussentijds wordt geïnformeerd en wanneer het verbetertraject naar verwachting zal zijn afgerond. Dit laatste is mede bepalend voor de termijn waarop weer een goedkeurende verklaring verwacht mag worden. In dit kader heeft de commissie gevraagd hoe ten aanzien van het PGB-proces en Zorg in Natura de informatievoorziening wordt verbeterd en welke maatregelen worden genomen Pagina 2 van 13
Verslag RC-vergadering 15 juni 2016
Rekeningencommissie
gericht op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Daarnaast heeft de commissie gevraagd hoe voor de Persoonsgebonden Budgetten (PGB’s) de afhankelijkheid van de uitvoering door de SVB kan worden verkleind totdat de SVB het proces op orde heeft en welke maatregelen voor Zorg in Natura worden genomen om de zorgaanbieders tijdig en goed te laten declareren en verantwoorden. Hierbij is van belang welke maatregelen al in 2016 geëffectueerd kunnen worden, met het oog op de verklaring van de accountant bij de jaarrekening 2016. Dit vraagt naar de mening van de commissie om een helder ‘spoorboekje’. De wethouder SEZH: De wethouder Stedelijke Economie, Zorg en Havens (SEZH) bevestigt dat veel van de problematiek rondom de verantwoording over de nieuwe gemeentelijke taken in het sociale domein zijn toe te schrijven aan exogene factoren, waar alle gemeenten mee te maken hebben. Tot 2015 deed de gemeente de administratie met betrekking tot uitbetaling van PGB’s zelf. Van Rijkswege is besloten dat dit met ingang van 2015 door de SVB zou worden gedaan. Dit leidde zeker in het begin tot de nodige problemen in de uitvoering, hetgeen veel aandacht in de Tweede Kamer en media heeft gekregen. Daarbij is door de staatssecretaris aangegeven dat de continuïteit van de zorg prioriteit had en dat uitbetaling aan cliënten niet kon wachten op de administratieve verwerking van deze transitie. Hierdoor is de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de administratie in het geding gekomen. Om een oordeel te kunnen vormen over de rechtmatigheid van uitbetalingen is de accountant afhankelijk van informatie van onder andere de SVB. Omdat deze informatie niet tijdig werd verstrekt was de omvang van de onzekerheden over de rechtmatigheid te groot om een goedkeurende verklaring te kunnen afgeven. De gemeente Den Haag is actief in een landelijke stuurgroep voor de aanpak van de geconstateerde problematiek rond de uitbetaling van PGB’s via de SVB. Zelf heeft de gemeente een voorzichtig beleid als het gaat om de toekenning van PGB’s. Het college heeft de beleidsuitvoering laten doorlichten door een extern adviesbureau, waaruit geen bijzondere bevindingen naar voren zijn gekomen. Momenteel ligt op landelijk niveau de vraag voor of gemeenten voor de uitbetalingen van PGB’s aangewezen zullen blijven op de diensten van de SVB. Het opschonen van de PGB’s uit de WMO en de Wet langdurige zorg is voor de gemeente een arbeidsintensieve klus geweest. Eind 2015 zijn de laatste dossiers tussen Den Haag en de SVB gecorrigeerd. Eind 2015 is het gemeentelijk beleid voor PGB’s aangescherpt. In de tweede (WMO-) kwartaalrapportage zal worden toegelicht hoe dit zich naar de praktijk heeft vertaald. In de eerste helft van 2016 is een pilot-onderzoek naar PGB-fraude uitgevoerd. De resultaten hiervan worden voor het zomerreces naar de commissie Samenleving gestuurd. Op basis van deze uitkomsten zal het PGB-beleid verder vorm gegeven worden in de tweede helft van 2016. De gemeente hanteert diverse criteria waaraan moet worden voldaan om als burger in aanmerking te kunnen komen voor een PGB. Zo wordt onder meer gelet op eventuele schulden en de handelingsbekwaamheid van een cliënt. Deze maatregelen vormen onderdeel van het beleid tegen misbruik en oneigenlijk gebruik aan de ‘voorkant’ van het proces. Pagina 3 van 13
Verslag RC-vergadering 15 juni 2016
Rekeningencommissie
Omdat de landelijke applicatie voor Zorg in Natura lange tijd niet beschikbaar was heeft de gemeente noodgedwongen met alternatieve administraties moeten werken om de processen door te laten gaan. Thans wordt in overleg met de zorgaanbieders gewerkt aan een goede uitvoering van de processen via iWmo. De verschillende controles in dit systeem bieden aanvullende beheersingsinstrumenten. Bij Zorg in Natura vraagt de gemeente aan zorgaanbieders een accountantsverklaring te verstrekken vóór 1 februari. Grote instellingen beroepen zich echter op het landelijke protocol, waarin een termijn van 1 april wordt genoemd. De gemeente probeert aanlevering van accountantsverklaringen vóór 1 februari vast te leggen in contracten met zorgaanbieders. In het tweede kwartaal zal hierover meer duidelijkheid komen. Verwacht wordt dat bij de inkoop van nieuwe maatwerkarrangementen beter kan worden beheerst dat de zorg daadwerkelijk is geleverd en dat de afgesproken doelen zijn bereikt. Hierbij wordt gestuurd op budgetbeheersing. De wethouder SEZH heeft met de commissie Samenleving afspraken gemaakt over de wijze van rapporteren over de uitvoering van de WMO en de gehele transitie. De wethouder zegt in antwoord op de vraag naar een ‘spoorboekje’ toe, om voor de aanpak van de geconstateerde verbeterpunten inzake het beheer in de kwartaalsgewijze rapportages aan de commissie Samenleving ook specifiek de door de Rekeningencommissie gevraagde informatie op te nemen. Voorts zegt de wethouder toe de commissie nader te informeren over het beleid voor misbruik en oneigenlijk gebruik.
C.2.
Wethouder SWDC
1.
Vastgoedbeheer en onderhoud
Voor het egaliseren van de kosten van groot onderhoud zijn zo’n twintig voorzieningen getroffen die naar aard sterk verschillend zijn. In totaal gaat het om € 33 miljoen. De Rekeningencommissie mist in de jaarrekening een onderbouwing van de stand van deze voorzieningen. In de jaarstukken zijn slechts de bedragen die in 2015 ten laste van deze voorziening zijn gebracht toegelicht. De vereiste meerjarige beheer- en onderhoudsplannen die betrekking hebben op deze voorzieningen bevatten niet alleen bedragen voor groot onderhoud, maar ook voor dagelijks onderhoud of voor investeringen. Voor het aanhouden van deze voorzieningen zijn geen expliciete raadsbesluiten genomen. Hierdoor heeft de Raad zich niet kunnen uitspreken over de keuze voor deze egalisatievoorzieningen, dan wel voor het ramen van de kosten van groot onderhoud in de begroting. De Rekeningencommissie heeft de wethouder gevraagd de onderhoudsvoorzieningen en de daaraan ten grondslag liggende meerjarenonderhoudsplannen te onderzoeken en te ontdoen van oneigenlijke elementen als investeringen en dagelijks onderhoud. Dit kan gevolgen hebben voor de begroting en het Meerjareninvesteringsplan (MIP). De commissie wil graag Pagina 4 van 13
Verslag RC-vergadering 15 juni 2016
Rekeningencommissie
dit jaar over de uitkomsten hiervan geïnformeerd worden. Voorts wil de commissie dat de Raad daarop aansluitend instemming gevraagd wordt voor het aanhouden van deze egalisatievoorzieningen voor groot onderhoud, waarbij spelregels worden vastgelegd in de Verordening Financieel beheer en beleid over de looptijd en over de op te nemen informatie in de begroting en programmarekening. De wethouder SWDC: De wethouder Stadsontwikkeling, Wonen, Duurzaamheid en Cultuur (SWDC) laat weten dat de meerjarenonderhoudsplannen (MOP’s) per gebouw worden gemaakt, waarbij geen onderscheid wordt gemaakt tussen groot en klein onderhoud. Binnen de gemeente vindt – afhankelijk van de invalshoek “eigenaar” of “gebruiker” – onderhoud op verschillende wijze plaats. Zo is binnen de centrale vastgoedorganisatie (als eigenaar van de panden) geen sprake van dagelijks onderhoud, terwijl hiervan wel sprake is bij de dienst OCW als gebruiker/beheerder van sportaccommodaties. Gehoor geven aan de oproep van de Rekeningencommissie om dagelijks onderhoud niet ten laste van een MOP te brengen impliceert een wijziging van de bestaande systematiek. Investeringen worden niet bekostigd ten laste van de MOP’s. In een aantal gevallen is het efficiënt om als eigenaar onderhoud te combineren met verbeteringen die als investeringen zijn aan te merken. De wethouder bevestigt dat deze investeringen via het MIP behoren te worden begroot. De wethouder acht het van belang dat voor de Raad inzichtelijk is hoe onderhoud in de begroting is opgenomen. Egalisatievoorzieningen voor onderhoud worden nu voor de levensduur van een pand aangehouden om fluctuaties in de jaarlijkse onderhoudskosten op te vangen. De wethouder bevestigt dat – voor zover hem bekend – in de Verordening financieel beheer en beleid niet is voorgeschreven dat het al dan niet aanhouden van egalisatievoorzieningen voor onderhoud aan de Raad moet worden voorgelegd.
2.
Grondexploitaties
Onderbesteding grondexploitaties Ook dit jaar is er sprake van forse onderbestedingen op grondexploitaties. Evenals voorgaande jaren wordt bij de begrotingen een hoger tempo verwacht en een groter volume aan transacties. In werkelijkheid blijkt de planuitvoering vaak langer te duren dan vooraf geraamd. De commissie wil dat zowel baten als lasten voor grondexploitaties realistischer worden geraamd in de begroting en heeft de wethouder gevraagd inzichtelijk te maken welke maatregelen hij neemt om de inmiddels structurele onderbestedingen terug te dringen. Dit is van belang voor zowel de komende begroting als voor (het tijdig aanpassen van) de lopende begroting 2016. Waardering grondexploitaties De Rekeningencommissie heeft de wethouder voorts gevraagd om naast het beter ramen van grondexploitaties ook de waardering van grondexploitaties kritisch te beschouwen. Het komt herhaaldelijk voor dat bij projecten de verwachte opbrengsten steeds verder naar de toekomst opschuiven. Dit geeft risico’s als bij een project hoge investeringsuitgaven in de voorfase zijn gedaan. De Rekeningencommissie wil dat voortaan in dergelijke gevallen extra risicobeperkende maatregelen worden overwogen, zo nodig in de vorm van een extra afwaardering. Pagina 5 van 13
Verslag RC-vergadering 15 juni 2016
Rekeningencommissie
Opschoning grondexploitatieportefeuille Het in de jaarrekening verantwoorde totaalvolume van grondexploitaties van ruim boven de € 1 miljard geeft een vertekend beeld, omdat dit ook nog cijfers van niet afgesloten, soms zeer langlopende plannen uit het verleden bevat (ter grootte van indicatief € 500 miljoen). Dit vertroebelt het inzicht in de grondexploitaties bij de begroting, het Investeringsprogramma Stedelijke Ontwikkeling (IpSO) en de jaarrekening. De commissie heeft de wethouder gevraagd de komende balans op te schonen door dergelijke historische cijfers uit de projectgegevens te elimineren. De wethouder SWDC: De wethouder Stadsontwikkeling, Wonen, Duurzaamheid en Cultuur (SWDC) is van mening dat het woord ‘onderbesteding’ niet van toepassing is: het gaat hier om vertragingen. Als de uitvoering meer tijd in beslag neemt, heeft dit geen gevolgen voor de totale besteding over meerdere jaren. Over de desbetreffende jaarschijf is dan sprake van een onderbesteding, maar de financiële gevolgen hiervan blijven beperkt tot een renterisico, dat als gevolg van de lagere rentestand afnemend is. Er wordt overigens met meer aandacht naar de ramingen voor grondexploitaties gekeken, de realisatiepercentages zijn daardoor gestegen. De praktijk kan echter afwijken als gevolg van marktontwikkelingen. Ook voor de waardering van grondexploitaties geldt deels een afhankelijkheid van de markt. Hierdoor kan het voorkomen dat verkopen later in de tijd worden gerealiseerd, maar dit zijn in de ogen van de wethouder geen onderbestedingen. Voor wat betreft de opschoning van de grondexploitatieportefeuille vinden al sinds 2011 partiële afsluitingen plaats. Conform de beheerregels voor de grondexploitaties wordt bij de jaarrekening voor alle grondexploitaties nagegaan welke (partieel) kunnen worden afgesloten.
3.
Subsidies: financiële risico’s subsidies geluidssanering
Voor geluidsaneringsprojecten wordt subsidie verleend aan derden. Er is nog steeds een achterstand ten aanzien van de vaststelling van deze subsidies, waardoor de balanspost Overlopende passiva nog € 2,1 miljoen bedraagt. Dit zijn middelen van het Rijk ter dekking van deze subsidies. De Rekeningencommissie heeft de wethouder SWDC gevraagd of het lukt om de desbetreffende geluidswerende maatregelen te treffen vóór de deadline van 1 januari 2017, zodat geen Rijksgeld misgelopen wordt (Programma 14). De wethouder SWDC: De wethouder Stadsontwikkeling, Wonen, Duurzaamheid en Cultuur (SWDC) geeft aan dat de gemeente voor het beroep dat op deze subsidies wordt gedaan afhankelijk is van private partijen. Eigenaren moeten bereid zijn om de gesubsidieerde investeringen te plegen, zodat de subsidies ook daadwerkelijk verstrekt kunnen worden. Alhoewel naar alle betrokken eigenaren is gecommuniceerd, ziet het ernaar uit dat niet alle middelen besteed zullen worden.
Pagina 6 van 13
Verslag RC-vergadering 15 juni 2016
4.
Rekeningencommissie
Reserve Stedelijke Ontwikkeling
De commissie heeft vastgesteld dat de Reserve Stedelijke Ontwikkeling inmiddels een zeer brede doelstelling heeft gekregen. De reserve mag worden aangewend voor de financiering en/of subsidiëring van de aan stedelijke ontwikkeling gerelateerde activiteiten zoals onder meer opgenomen in het Investeringsprogramma Stedelijke Ontwikkeling (IpSO). De reserve is verder gekoppeld aan vier programma's die tezamen een begrotingstotaal hebben van meer dan € 400 miljoen en heeft voorts een onbeperkte looptijd. Daarnaast is het een projectreserve, waardoor verrekeningen mogelijk zijn boven het bedrag dat daarvoor op de begroting is gebracht. Een zodanig ruim geformuleerde bestemmingsreserve beperkt het budgetrecht van de Raad. Daarom wil de Rekeningencommissie de doelstelling van deze reserve inperken, bijvoorbeeld tot een bestemmingsreserve die verbonden is aan één programma en die de reikwijdte van het programma niet overstijgt. De commissie heeft de wethouder gevraagd welke maatregelen hij hiertoe concreet gaat nemen. De wethouder SWDC: De wethouder Stadsontwikkeling, Wonen, Duurzaamheid en Cultuur (SWDC) is van mening dat de huidige reserve Stedelijke Ontwikkeling aansluit bij het streven naar programmasturing. De in de reserve opgenomen bedragen zijn gerelateerd aan plannen die met de Raad zijn afgestemd. Naar zijn mening heeft de Raad hierin via de begroting voldoende inzicht. De wethouder zegt toe nader inzicht te willen geven in de opbouw en samenstelling van de reserve als daaraan behoefte bestaat .
C.3.
Wethouder SWWS
1.
Basisinfrastructuur informatietechnologie
Omdat het belang van Informatietechnologie (IT) voor de bedrijfsvoering onveranderd toeneemt, is naar het oordeel van de Rekeningencommissie extra alertheid geboden ten aanzien van verbeterpunten in netwerken, besturingssoftware en databasemanagementsystemen. Een deel van de infrastructuur is verouderd, waardoor sprake is van een verhoogd risico voor de continuïteit en betrouwbaarheid van systemen, omdat bijvoorbeeld beveiligingsupdates voor oude applicaties niet meer beschikbaar zijn. De Rekeningencommissie wil dat de basisinfrastructuur op orde wordt gebracht en wil graag worden geïnformeerd over de aanpak van de wethouder en over de voortgang. Daarbij vraagt de commissie specifieke aandacht voor ICT-calamiteitendraaiboeken, om het risico op een langere duur van uitval van systemen bij een calamiteit te beperken. De wethouder SWWS: De wethouder Sociale zaken, Werkgelegenheid, Wijkaanpak en Sport (SWWS) erkent dat de basisinfrastructuur van de IT op onderdelen verouderd is. Voor een grote organisatie als de gemeente Den Haag is het lastig om het tempo waarmee leveranciers vernieuwingen uitbrengen bij te benen. Desondanks wordt geprobeerd de continuïteit zo veel mogelijk te borgen om calamiteiten te voorkomen. Zo zijn daartoe in de afgelopen periode met leveranciers specifieke onderhoudscontracten gesloten voor de nog aanwezige verouderde systemen. Omdat dit probleem landelijk speelt heeft Den Haag er bij de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) op aangedrongen om hierin gezamenlijk op te trekken. Pagina 7 van 13
Verslag RC-vergadering 15 juni 2016
Rekeningencommissie
De komende jaren wordt de infrastructuur verder gemoderniseerd en gestandaardiseerd. De zogenaamde ‘roadmap’ voor de basisinfrastructuur IT voorziet in de nodige verbeteringen op meerdere terreinen. Zo wordt overgestapt op een modern datacenter op basis van Microsoft-technologie en worden oude servers gemigreerd naar een hogere versie. De wethouder verwacht dat de basisinfrastructuur in oktober van 2016 op orde zal zijn. Hij zegt toe de Rekeningencommissie hierover in oktober 2016 per brief te informeren, waarbij mede ingegaan zal worden op de vragen van de Rekeningencommissie. De wethouder bevestigt dat in 2015 nog geen calamiteitendraaiboek voor handen was. Inmiddels is er een geactualiseerd calamiteitenplan, een continuïteitsplan en een calamiteitendraaiboek, welke aan de daaraan te stellen eisen voldoen. Daarin wordt concreet gemaakt hoe met crisissituaties moet worden omgegaan. Deze draaiboeken zullen binnenkort aan de Accountantsdienst ter toetsing worden voorgelegd. Daarnaast worden trainingen gehouden in het omgaan met calamiteiten, bijvoorbeeld op basis van simulaties.
2.
Beheersing informatieveiligheid
Bij het onderzoek naar de jaarrekening 2014 heeft de wethouder SWWS de Rekeningencommissie toegezegd dat het Information Security Management Systeem (ISMS) vóór 1 juli 2016 zou worden geconformeerd aan de normen van de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG), om zodoende aan te kunnen tonen in control te zijn. De commissie heeft geconstateerd dat niet vastgesteld kan worden of de gemeente daadwerkelijk in control is. Zowel genoemde normen als de uitkomsten van de jaarlijkse onderzoeken naar de goede werking van de BIG zouden daarvoor in het ISMS geregistreerd moeten zijn, hetgeen nu nog onvoldoende het geval is. Daarmee is in 2015 geen aantoonbare progressie geboekt in de beheersing van Informatieveiligheid met het ISMS. De Rekeningencommissie wil graag weten wanneer de gemeente wel gedocumenteerd in control is. De wethouder SWWS: De wethouder Sociale zaken, Werkgelegenheid, Wijkaanpak en Sport (SWWS) is van mening dat in 2015 wel progressie is geboekt in de beheersing van informatieveiligheid, al was nog niet alles aantoonbaar via het ISMS. Het ISMS is inmiddels voorzien van het nieuwe normenkader (de BIG). Den Haag liep landelijk voorop in de implementatie van de BIG, wat een omvangrijke klus was. Per 1 juni 2016 hebben alle diensten hun kritieke systemen getoetst aan de BIG en vastgelegd in het ISMS, hetgeen binnenkort door de Accountantsdienst beoordeeld zal worden. De wethouder zegt toe dat de BIG per 1 januari 2017 geïmplementeerd zal zijn en dat een en ander aantoonbaar is in het ISMS.
3.
Bescherming persoonsgegevens
Inmiddels is de Europese privacy-verordening van kracht geworden. De gemeente heeft de verplichting om aantoonbaar te maken dat zij deze verordening naleeft. Hiervoor kan worden gebruikgemaakt van het eerder genoemde ISMS. Verder is een externe toets voorgeschreven. De gemeente is nog niet zover dat hieraan wordt voldaan. De commissie stelt vast dat het noodzakelijk is dat op korte termijn maatregelen worden getroffen. De commissie wil worden geïnformeerd over de voortgang hierin en de over effectiviteit van de genomen maatregelen. Pagina 8 van 13
Verslag RC-vergadering 15 juni 2016
Rekeningencommissie
Die noodzaak wordt overigens onderstreept door de sterk toegenomen informatieuitwisseling met ketenpartners in het kader van de decentralisaties. In het verlengde daarvan wil de commissie weten hoe de veiligheid van aan ketenpartners verstrekte persoonsgegevens door de gemeente wordt gewaarborgd. De commissie geeft de wethouder vanuit doelmatigheidsoverwegingen mee om voor wat betreft de verantwoording en de externe controle daarop aan te sluiten bij de bestaande gemeentelijke planning & control-producten en IT-controles door de Accountantsdienst. De wethouder SWWS: De wethouder Sociale zaken, Werkgelegenheid, Wijkaanpak en Sport (SWWS) bevestigt dat naast de per 1 januari 2016 in werking getreden meldplicht voor datalekken inmiddels ook de Europese privacyverordening van kracht is. Gemeenten hebben twee jaar de tijd om deze te implementeren. Vanwege de complexiteit zal hard gewerkt moeten worden om de termijn te halen. Hierin worden ook juridische aspecten meegenomen als de wettelijke grondslagen voor informatieverwerving. Het traject vereist een nauwe samenwerking tussen de verantwoordelijk functionarissen. De coördinatie ervan is in handen van het hoofd Juridische Zaken. De wethouder onderschrijft de inbedding in de bestaande planning & control-producten en IT-controles. Om de informatieveiligheid bij ketenpartners te waarborgen dient de gemeente toe te zien op naleving van wet- en regelgeving hieromtrent. Daartoe worden convenanten of bewerkersovereenkomsten met ketenpartners afgesloten. De wethouder geeft aan dat de verantwoordelijkheid voor informatieveiligheid nog niet goed is belegd binnen de bestuurlijke portefeuilles. Dit moet onderdeel vormen van de implementatie per 2018, waarvoor naar verwachting in de tweede helft van 2016 een implementatieplan gereed zal zijn. De wethouder wil onderzoeken of het mogelijk is bepaalde onderdelen eerder dan 2018 gereed te hebben. Hij zegt toe de Rekeningencommissie over de voortgang twee keer per jaar te rapporteren, bij de jaarrekening en in het najaar, of zoveel eerder dan wel vaker als daartoe aanleiding is.
4.
Afhankelijkheid externen
De gemeente Den Haag is voor cruciale functies binnen de bedrijfsvoering zoals IT en inkoop in relatief omvangrijke mate afhankelijk van de kennis van ingehuurde, tijdelijke medewerkers. Zo werd voor IT en IT-projecten in 2015 circa 90 tot 100 fte aan externe expertise ingehuurd. Daarmee bestaat het risico dat kostbare en cruciale kennis verloren gaat zodra deze externen vertrekken. De Rekeningencommissie wil graag vernemen hoe kennisoverdracht naar de eigen organisatie wordt geborgd, hoe de afhankelijkheid van externen wordt verminderd en op welke termijn. De wethouder SWWS: De wethouder Sociale zaken, Werkgelegenheid, Wijkaanpak en Sport (SWWS) laat weten dat getracht wordt kennis en kunde zo goed mogelijk binnen de organisatie te borgen, door kennis te laten overdragen van extern ingehuurde medewerkers op eigen medewerkers. Pagina 9 van 13
Verslag RC-vergadering 15 juni 2016
Rekeningencommissie
Ook wordt in een samenwerkingsverband van de G4-gemeenten geprobeerd de beschikbare expertise zoveel mogelijk te delen. Daarnaast wordt ernaar gestreefd om extern ingehuurde medewerkers in eigen dienst te nemen. Hiermee zouden ook kosten bespaard kunnen worden en is kennisoverdracht geborgd. De wethouder zegt toe te onderzoeken hoe dit verder verbeterd kan worden. Hij zal hierbij ook nagaan of contracten terzake kunnen worden aangepast, in het bijzonder daar waar inhuur langdurig blijft. Na het zomerreces zal in de periodieke rapportage over de bedrijfsvoering aan de commissie Bestuur hierover worden gerapporteerd.
C.4.
Wethouder FVVM
1.
Verbeteren kwaliteit Programmarekening
Op basis van de Programmarekening moet de Raad zich een beeld kunnen vormen van de begrotingsuitvoering over het jaar. Het gaat hierbij om het resultaat en de oorzaken die hieraan ten grondslag liggen. De beleidsmatige toelichting moet daaraan ondersteunend zijn: wat is bereikt en wat is conform de begroting en de planning gerealiseerd? Daarbij is het zaak om toe te lichten wat nog niet is bereikt en waarom activiteiten of projecten zijn vertraagd en welke consequenties dit heeft voor volgende begrotingsjaren. De Rekeningencommissie constateert dat in de verbetering van de Programmarekening niet of nauwelijks vooruitgang is geboekt, ondanks eerdere toezeggingen. In de beleidsmatige toelichtingen wordt vaak alleen ingegaan op de wel behaalde prestaties, maar is nauwelijks of niet ingegaan op zaken die niet zijn gerealiseerd of vertraagd. Ook ontbreekt bij sommige programma’s een inhoudelijke toelichting op bijzondere omstandigheden die een financieel effect op de begrotingsuitvoering hebben gehad. Vaak ontbreekt het verband tussen beleid en financiële uitkomsten (de zogenaamde www-vragen), blijven oorzaken en gevolgen (in het bijzonder voor komende begrotingen) onduidelijk of wordt niet consistent toegelicht of financiële verschillen van incidentele of structurele aard zijn. Daarbij raakt de toelichting op de financiële uitkomsten ondergesneeuwd. De Rekeningencommissie is van mening dat de samenvoeging van jaarrekening en jaarverslag tot één document niet heeft geleid tot een beter financieel inzicht. In tegendeel: het beoogde inzicht is afgenomen. De commissie wil daarom een scheiding aanbrengen tussen beleidsverantwoording en financiële verantwoording, waarbij ‘minder, maar beter’ van groot belang wordt geacht. De wethouder FVVM: De wethouder Financiën, Verkeer, Vervoer en Milieu (FVVM) memoreert dat de gemeente het afgelopen jaar verschillende grote opgaven had, te weten de decentralisaties, de vernieuwing van het BBV en de bundeling van de financiële administraties. Hij beschouwt het feit dat de verantwoording dit jaar ondanks deze bijzondere omstandigheden op tijd klaar was, als een goede prestatie. Omdat het financieel beheer op orde is gebleven, is naar zijn mening in ieder geval geen sprake van een achteruitgang. De wethouder betreurt dat het ondanks de inspanningen daartoe niet gelukt is om de kwaliteit van de toelichtingen in de jaarrekening te verbeteren. Wel is op onderdelen vooruitgang geboekt, deze kunnen als benchmark worden gehanteerd voor de komende Pagina 10 van 13
Verslag RC-vergadering 15 juni 2016
Rekeningencommissie
jaarrekening. De wethouder zegt toe een extra inspanning te plegen om de toelichtingen in de jaarrekening zo helder mogelijk te krijgen. Vooralsnog wil de wethouder de Programmarekening niet weer scheiden in een jaarrekening en een jaarverslag, mede vanwege de beoogde programmasturing en vanuit het oogpunt van consistentie. Getracht wordt de kwaliteit van het geïntegreerde document te verbeteren. De wethouder zegt toe de Rekeningencommissie in een brief nader te informeren over zijn aanpak om dit te realiseren.
2.
Tussentijdse beheersing
De commissie stelt met tevredenheid vast dat het financieel beheer in de basis op de orde is gebleven. In het belangrijkste verbeterpunt is evenwel weinig tot geen vooruitgang geboekt: de tussentijdse beheersing. Actueel inzicht in de (beleidsmatige en) financiële stand van zaken van programma’s, processen en projecten is nodig om effectief te kunnen (bij)sturen. Een betere tussentijdse beheersing draagt bij aan het beperken van onnodige onderbestedingen, aan het verhogen van de kwaliteit van het Halfjaarbericht (inclusief jaarprognoses) en levert ook een betere basis voor een realistischer begroting. In dit kader is de meerwaarde van het instrument Hard Closures afgenomen en wordt in de doorontwikkeling naar een systeem van continuous monitoring en auditing (CM/CA) nauwelijks vooruitgang gemaakt. CM/CA is bedoeld om à tempo bij de uitvoering van programma’s, processen en projecten al relevante afwijkingen, fouten en bijzonderheden te constateren en deze tijdig te herstellen. Hierom vraagt de commissie al enige jaren. De commissie heeft zelf het initiatief genomen om tussentijds het beheer van door haar geselecteerde processen en projecten door te laten lichten. De Rekeningencommissie dringt aan op een systematische aanpak (‘spoorboekje’) van de verbetering van de tussentijdse beheersing waarmee duidelijk wordt wat de ambities van de wethouder zijn en wanneer deze gerealiseerd worden. Overigens is er al meerdere jaren sprake van significante verschillen tussen Halfjaarbericht en jaarrekening. De Rekeningencommissie vraagt de wethouder om meer gestructureerde inen externe controles en analyses van oorzaken en gevolgen hierop te laten plaatsvinden. De wethouder FVVM: De wethouder Financiën, Verkeer, Vervoer en Milieu (FVVM) laat weten dat het ook de wens van het college is om te komen tot een stelsel van continous monitoring & auditing (CA/CM). Hiertoe zijn tot nu toe enkele kleine stappen gezet. Zo lang CA/CM nog niet is gerealiseerd vervullen de Hard Closures nog een nuttige functie. De belangrijkste doelstelling is nu het realiseren van een gemeenschappelijke administratie, alvorens verdere stappen gezet kunnen worden in het traject van CA/CM. Het streven is om deze collegeperiode zover te komen. Vanwege de omvang en complexiteit is onzeker of dit ook gaat lukken. De wethouder zegt de commissie toe in een spoorboekje een planning vast te leggen en in rapportages over de voortgang te berichten. Ten aanzien van het Halfjaarbericht is de wethouder van mening dat dit niet volledig vergelijkbaar is met een jaarrekening. De focus ligt in het Halfjaarbericht op verwachte negatieve resultaten, met het oog op bijsturing daarvan. Ook zijn dan als gevolg van recente begrotingswijzigingen nog geen onderbestedingen zichtbaar.De wethouder zegt toe Pagina 11 van 13
Verslag RC-vergadering 15 juni 2016
Rekeningencommissie
in de jaarrekeningen een analyse op te nemen van de verschillen tussen de prognose in het Halfjaarbericht en de resultaten in de jaarrekening. Over eventuele structurele oorzaken en gevolgen van verschillen wordt nader gerapporteerd bij het komende doelmatigheidsonderzoek naar onderbestedingen.
3.
Reserves en weerstandsvermogen
Tijdens het onderzoek naar de jaarrekening is de commissie opnieuw gestuit op reserves die kunnen vrijvallen. Het college wordt gevraagd kritischer naar de noodzaak tot aanhouden van reserves te kijken, zoals bijvoorbeeld de reserve Leyweg en de egalisatiereserve Exploitatie Rendabele Panden, waarvan de daaraan te onttrekken lasten ook aan de begroting kunnen worden toegevoegd. In de nieuw gevormde programmareserves zit ultimo 2015 nog € 6 miljoen. Het is de Rekeningencommissie niet duidelijk wat daarvan de concrete bestemming is. De commissie wil worden geïnformeerd waarvoor dit geld nog nodig is en wanneer het wordt besteed. Voorts wil de commissie weten wat de noodzaak is tot het aanhouden van dienstcompensatiereserves. De Rekeningencommissie heeft opnieuw gevraagd de benodigde omvang van het weerstandsvermogen ook bij de jaarrekening te actualiseren. Het belang hiervan is toegenomen door de extra risico’s die de decentralisaties met zich meebrengen en vanwege mogelijke ontwikkelingen in bijvoorbeeld grote projecten of grondexploitaties. Daarnaast bleken enkele risico’s niet in de berekening van de omvang van het weerstandsvermogen te zijn betrokken, zoals het marktrisico bij het project Scheveningen Haven en de risico’s naar aanleiding van het vrijvallen van de zogenaamde voorziening GKB. De wethouder FVVM: De wethouder Financiën, Verkeer, Vervoer en Milieu (FVVM) stelt dat reserves een belangrijke rol spelen in het zogenaamde voorzichtigheidsbeginsel. Programmareserves zijn ingesteld om overlopende posten te kunnen opvangen en worden dus in de daaropvolgende begroting ingezet. Bij de voorbereiding van de begroting 2017 zal nader worden bekeken waarom hier nog geld over is en wat nog benodigd is uit de programmareserves. De dienstcompensatiereserves zijn nog nodig om fricties te kunnen opvangen. De planning is dat hiervoor eind 2017 een algehele reserve komt en dienstcompensatiereserves kunnen worden afgeschaft. De wethouder ziet geen aanleiding om het weerstandsvermogen bij de jaarrekening te actualiseren, mede omdat hierin de risicoparagraaf wel wordt geactualiseerd. In zijn ogen zijn de doorrekening bij Voorjaarsnota en begroting voldoende en goed over het jaar verspreid. Ten aanzien van enkele specifieke reserves bevestigt de wethouder dat de reserves Leyweg en Onrendabele panden worden afgeschaft. Voorts zegt hij toe voor de reserves Allocatie incidentele middelen de onderbouwing jaarlijks in de programmarekening te expliciteren.
Pagina 12 van 13
Verslag RC-vergadering 15 juni 2016
4.
Rekeningencommissie
Onderbestedingen
De Rekeningencommissie heeft herhaald aandacht gevraagd voor het fenomeen van onderbestedingen, die structureel omvangrijk zijn. Dit jaar gaat het op lastenniveau om in totaal € 88 miljoen, waarvan een deel veroorzaakt wordt door de drie decentralisaties. Per saldo is het overschot € 38 miljoen. Op enkele uitzonderingen na is de afgelopen tien jaar sprake geweest van substantiële onderbestedingen. In dit kader is ook de ontwikkeling van de reserves van belang. Al jaren wordt bij de begroting uitgegaan van een veel grotere inzet van gemeentelijke reserves en daarmee ook van een veel lagere resterende omvang van reserves aan het eind van het jaar. Eind 2015 bedraagt het verschil bijna € 180 miljoen met het begrote saldo. Ook over de voorliggende jaren ligt het verschil in deze orde van grootte. Een goede analyse hiervan ontbreekt in de programmarekening; welk deel van de niet-bestede € 180 miljoen is niet uitgevoerd en welk deel is niet benodigd geweest ? De Rekeningencommissie wil vernemen hoe onnodige onderbestedingen fundamenteel voorkomen kunnen worden, hoe reserves conform realistische ambities tijdig kunnen worden besteed en wil worden geïnformeerd wanneer de uitkomsten van het doelmatigheidsonderzoek hiernaar beschikbaar zijn voor de Raad. De wethouder FVVM: De wethouder Financiën, Verkeer, Vervoer en Milieu (FVVM) zegt toe de vragen over onderbestedingen te betrekken in de rapportage over het doelmatigheidsonderzoek naar onderbestedingen. Ook de vragen over onderbestedingen uit reserves zullen worden meegenomen. Deze rapportage zal nog vóór het zomerreces naar de Raad worden gezonden.
D. Proces totstandkoming RC-rapport Het concept voor het RC-rapport zal uiterlijk 17 juni per e-mail aan de RC-leden worden verzonden. Inhoudelijke vaststelling van het rapport vindt plaats in de RC-vergadering van dinsdagochtend 21 juni 2016, waarna het aan het college en de Raad zal worden aangeboden.
E. Rondvraag en sluiting Er zijn geen vragen. De voorzitter sluit de vergadering om 16:40 uur.
Pagina 13 van 13
