VERSIE VAN 26 JANUARI

BESTEK: ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG VOOR DE IMPLEMENTERING VAN HET GEÏNTEGREERD VERWERKINGSSYSTEEM ONDERNEMINGEN (STIR ONDERNEMINGEN) TEN BEHOEVE VAN DE ENTITEIT BELASTINGEN & INVORDERING VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN

VERSIE VAN 26 JANUARI 2009

Datum van de zitting voor de opening van de offertes: 2 maart 2009 Datum van de informatiesessie: 22 januari 2009 Indiening van offertes uitsluitend bij de: FOD Financiën Stafdienst ICT Cel overheidsopdrachten Koning Albert II-laan, 33 bus 95 1030 BRUSSEL

Inhoudstafel

A.

ALGEMENE BEPALINGEN.............................................................................................. 11 1. IDENTIFICATIE VAN DE OPDRACHT .......................................................................................... 11 1.1. Aanbestedende overheid ............................................................................................. 11 1.2. Controle en toezicht op de uitvoering van de opdracht................................................ 11 1.3. De inschrijver ............................................................................................................... 12 1.3.1. Onverenigbaarheden............................................................................................................. 12 1.3.2. Tijdelijke verenigingen ........................................................................................................... 12 1.3.3. Onderaannemers................................................................................................................... 12

2. BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT ......................................................................................... 13 2.1. Algemeen kader ........................................................................................................... 13 2.2. Specifiek kader............................................................................................................. 15 2.2.1. Lot 1....................................................................................................................................... 15 2.2.2. Lot 2....................................................................................................................................... 19 2.2.3. Lot 3- Fraudebestrijding......................................................................................................... 22

2.3. Doelstellingen............................................................................................................... 24 2.4. Voorwerp...................................................................................................................... 25 2.5. Aard van de opdracht................................................................................................... 27 2.5.1. Gunningswijze en aard van de opdracht ............................................................................... 27 2.5.2. Loten...................................................................................................................................... 27

2.6. Opties........................................................................................................................... 27 2.7. Duur van de opdracht................................................................................................... 28 2.7.1. Lot 1....................................................................................................................................... 28 2.7.2. Lot 2....................................................................................................................................... 28 2.7.3. Lot 3....................................................................................................................................... 28

3. DOCUMENTEN DIE DE OPDRACHT BEPALEN ............................................................................ 28 3.1. Wetgeving .................................................................................................................... 28 3.2. Documenten betreffende de opdracht.......................................................................... 29 3.3. De documenten van de inschrijver............................................................................... 29 3.4. Andere documenten..................................................................................................... 29 4. INFORMATIESESSIE ............................................................................................................... 30 5. OFFERTES ............................................................................................................................ 30 5.1. Opmaak van de offerte................................................................................................. 30 5.1.1. Algemeen............................................................................................................................... 30 5.1.2. Geldigheidsduur van de offerte ............................................................................................. 31 5.1.3. Taal van de offerte................................................................................................................. 31 5.1.4. Varianten ............................................................................................................................... 31 5.1.5. Inhoud van de offerte............................................................................................................. 32 5.1.6. Gevolmachtigden................................................................................................................... 32

5.2. Indiening van de offerte................................................................................................ 33 5.2.1. Indienen van offertes ............................................................................................................. 33 5.2.2. Offerte verstuurd via elektronische middelen ........................................................................ 33 5.2.3. Offerte die niet elektronisch wordt ingediend ........................................................................ 33 5.2.4. Wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte ....................................................... 34

5.3. Opening van de offertes............................................................................................... 34 6. PRIJS ................................................................................................................................... 35 6.1. Munteenheid ................................................................................................................ 35 6.2. Globale prijs ................................................................................................................. 35 6.3. Prijsherziening.............................................................................................................. 35 6.4. Clausule van meest begunstigde klant ........................................................................ 36 7. PROCEDURE VOOR GUNNING VAN DE OPDRACHT ................................................................... 37 7.1. Selectiecriteria.............................................................................................................. 37 7.1.1. Criteria van uitsluiting ............................................................................................................ 37 7.1.2. Selectiecriteria betreffende de financiële draagkracht van de inschrijver ............................. 40 7.1.3. Selectiecriteria betreffende de technische bekwaamheid van de inschrijver........................ 40

7.2. Regelmatigheid van de offertes ................................................................................... 41 STIR ONDERNEMINGEN

2/215

7.3. Gunningscriteria ........................................................................................................... 41 7.3.1. Lot 1....................................................................................................................................... 42 7.3.2. Lot 2....................................................................................................................................... 43 7.3.3. Lot 3....................................................................................................................................... 44 7.3.4. Het criterium “Prijs”................................................................................................................ 44 7.3.5. Andere criteria ....................................................................................................................... 45 7.3.6. Eindscore............................................................................................................................... 45

B.

8. KENNISGEVING ..................................................................................................................... 45 UITVOERING VAN DE OPDRACHT................................................................................ 46 1. BORGSTELLING ..................................................................................................................... 46 2. SUPERVISIE OVER DE UITVOERING VAN DE OPDRACHT............................................................ 47 2.1. Projectmatig werken..................................................................................................... 47 2.2. Reporting...................................................................................................................... 49 3. UITVOERING VAN DE DIENSTEN .............................................................................................. 49 3.1. Termijnen ..................................................................................................................... 49 3.2. “KICK-OFF”-vergadering.............................................................................................. 50 3.3. Planning ....................................................................................................................... 50 3.4. Ingezette middelen....................................................................................................... 50 3.5. Plaats en uren voor de uitvoering van de diensten ...................................................... 50 3.6. Taken van de medewerkers van de FOD Financiën.................................................... 51 3.7. Technische middelen die door de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld..... 51 3.8. Te respecteren normen en standaarden in het kader van onderhavige opdracht ....... 52 3.9. Organisatie van de opleidingen.................................................................................... 52 3.10. Technische documentatie .......................................................................................... 53 3.11. De aannemer ............................................................................................................. 53 3.11.1. Door de aannemer voorziene middelen .............................................................................. 53 3.11.2. Verantwoordelijkheid van de aannemer .............................................................................. 53 3.11.3. Enkel voor lot 1: Band met de verkoper van software met betrekking tot steun, kwaliteit en architectuur van de oplossing.......................................................................................................... 54 3.11.4. Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener............................................................... 54 3.11.5. Personeel van de aannemer ............................................................................................... 54

4. OPLEVERINGEN EN OPVOLGING VAN DE UITVOERING .............................................................. 55 4.1. Leveringen en installatie .............................................................................................. 55 4.2. Technische specificaties .............................................................................................. 56 4.3. Opvolging van de goede uitvoering van de leveringen en diensten............................. 56 4.4. Controlewerkzaamheden ............................................................................................. 57 4.5. Gedeeltelijke voorlopige opleveringen ......................................................................... 58 4.6. Definitieve opleveringen............................................................................................... 59 4.7. Opleveringskosten ....................................................................................................... 59 4.8. Opleveringsmodaliteiten............................................................................................... 59 5. FACTURERING EN BETALING VAN DE LEVERINGEN/DIENSTEN ................................................... 59 6. VERWEERMIDDELEN VAN DE ADMINISTRATIE - GESCHILLEN .................................................... 60 7. CONTRACTVERBREKING ........................................................................................................ 60 8. EIGENDOM ........................................................................................................................... 61 9. VEILIGHEID EN VERTROUWELIJKHEID ..................................................................................... 61 10. PUBLICITEIT – REFERENTIES ............................................................................................... 62 11. LEVERBAARHEID VAN HET VOORGESTELDE SYSTEEM ........................................................... 63 12. TECHNOLOGISCHE EVOLUTIE............................................................................................... 63 13. OVERDRAAGBAARHEID........................................................................................................ 63 C. BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT ........................................................................... 65 1. INLEIDING ............................................................................................................................. 65 1.1. Huidige situatie (het vertrekpunt) ................................................................................. 65 1.2. Overzicht functionele domeinen – STIR....................................................................... 66 1.3. Overzicht architectuur - STIR....................................................................................... 71 2. GEWENSTE OPLOSSING ........................................................................................................ 74 2.1. Overzicht van de modules............................................................................................ 74 2.2. LOT 1 : Functionele behoeften..................................................................................... 77 2.2.1. Module 1: Enig Dossier ......................................................................................................... 77

2.2.2. Module 2: Frontoffice rechtspersonen................................................................................... 81 2.2.2.1. Beschrijving van de huidige toepassing Vensoc ............................................................ 81 2.2.2.1.1. Het indienen van de aangifte ................................................................................... 82 2.2.2.1.2. Consultatie door taxatiediensten.............................................................................. 83 2.2.2.1.3. Automatische verwerking ......................................................................................... 83 2.2.2.2. Beschrijving van de toekomstige frontoffice ................................................................... 83 2.2.2.2.1. Algemene aspecten frontoffice................................................................................. 83 2.2.2.2.2. Creëren van een aangifte......................................................................................... 85 2.2.2.2.3. Verzenden van een aangifte .................................................................................... 86 2.2.2.2.4. Validatie.................................................................................................................... 87 2.2.2.2.5. Opslaan van de gegevens en klaarmaken van de gegevens voor de backoffice.... 88 2.2.2.2.6. Consultatie aangifte.................................................................................................. 88 2.2.2.2.7. Testversie frontoffice rechtspersonen ...................................................................... 89 2.2.2.3. Opties module 2.............................................................................................................. 89 2.2.2.3.1. Optie 1: Koppeling frontoffice met de backoffice CVVEN en het bestand rechtspersonen......................................................................................................................... 89 2.2.2.3.2. Optie 2: Berekening van de verschuldigde belasting............................................... 90 2.2.3. Module 3: Backoffice rechtspersonen ................................................................................... 90 2.2.3.1. Beschrijving van de huidige backoffice........................................................................... 91 2.2.3.1.1. Bestand rechtspersonen (PM) ................................................................................. 91 2.2.3.1.2. Registratie informatiedragers (CVVEN) ................................................................... 92 2.2.3.1.3. Berekening en inkohiering........................................................................................ 92 2.2.3.1.4. Manuele inkohiering ................................................................................................. 93 2.2.3.2. Beschrijving van de toekomstige backoffice ................................................................... 93 2.2.3.2.1. Inbrengen gegevens papieren aangiften en bijlagen ............................................... 94 2.2.3.2.2. Beheer van fiscaal-technische validatieregels ......................................................... 95 2.2.3.2.3. Berekenen van de verschuldigde belasting ............................................................. 95 2.2.3.2.4. Bijwerken permanent dossier................................................................................... 96 2.2.3.2.5. Oplossen anomalieën aangiften............................................................................... 97 2.2.3.2.6. Behandelen reacties en vragen rechtspersonen ..................................................... 99 2.2.3.2.7. Beheren en opvolgen van de werking van de backoffice......................................... 99 2.2.3.2.8. Aansluiting backoffice en frontoffice....................................................................... 100 2.2.3.3. Optie module 3 – Migratie............................................................................................. 100 2.2.3.3.1. Optie A Module 3.................................................................................................... 101 2.2.3.3.2. Optie B Module 3.................................................................................................... 101 2.2.4. Presentatie van de planning en de fasen binnen Lot 1 ....................................................... 101

2.3. LOT 2: Functionele behoeften.................................................................................... 105 2.3.1. Module 1: btw-signaletiek en btw-entiteit ........................................................................... 105 2.3.1.1. Doel............................................................................................................................... 105 2.3.1.2. KBO Info........................................................................................................................ 106 2.3.1.3. E604 ABC ..................................................................................................................... 106 2.3.1.3.1. E604A info.............................................................................................................. 107 2.3.1.3.2. E604B info.............................................................................................................. 107 2.3.1.3.3. E604C info.............................................................................................................. 108 2.3.1.4. Registraties ................................................................................................................... 108 2.3.1.4.1. Automatische registraties ....................................................................................... 108 2.3.1.4.2. Registraties door users .......................................................................................... 109 2.3.1.5. Registraties in KBO....................................................................................................... 110 2.3.1.6. Bijzondere BTW-hoedanigheden en BTW-entiteiten.................................................... 110 2.3.1.6.1. De buitenlandse belastingplichtigen van het CKBB............................................... 110 2.3.1.6.2. De btw-eenheid ...................................................................................................... 111 2.3.1.6.3. Toevallige belastingplichtigen ................................................................................ 111 2.3.1.6.4. Invaliden en zwaar gehandicapten......................................................................... 112 2.3.2. Module 2: rekening courant + lijst 678................................................................................. 112 2.3.2.1. Doel............................................................................................................................... 112 2.3.2.2. Inputkanalen ................................................................................................................. 113 2.3.2.2.1. btw-entiteit .............................................................................................................. 113 2.3.2.2.2. Periodieke aangiften............................................................................................... 113 2.3.2.2.3. Betalingen .............................................................................................................. 113 2.3.2.2.4. 27TER.-T0808-T814-Boeten T0960 (thesaurierekening CIV) ............................... 114 2.3.2.2.5. Beslissingen ........................................................................................................... 115 2.3.2.2.6. Aanvragen tot invordering ...................................................................................... 116 2.3.2.3. Beheer van de rekening-courant .................................................................................. 116

2.3.2.4. Aanvragen tot invordering............................................................................................. 117 2.3.2.5. Maandelijkse afsluiting.................................................................................................. 117 2.3.2.6. Boekhoudkundige statistieken ...................................................................................... 119 2.3.2.7. Outputs in print.............................................................................................................. 120 2.3.2.7.1. Attesten van inschrijving beslissingen.................................................................... 120 2.3.2.7.2. Maandelijkse rekeninguittreksels 670 .................................................................... 120 2.3.2.7.3. Trimestriële rekeninguittreksels 671 ...................................................................... 120 2.3.2.7.4. Berichten van invordering 673 ............................................................................... 120 2.3.2.7.5. Notificaties van invordering 675 ............................................................................. 120 2.3.2.7.6. Notificatie van mogelijke opnulstelling 675quater .................................................. 120 2.3.2.8. Raadpleging op scherm ................................................................................................ 121 2.3.2.9. Terugbetalingen BTW ................................................................................................... 121 2.3.3. Module 3 : RCIV ................................................................................................................. 123 2.3.3.1. Invorderingsorders en bijzondere aangiftes.................................................................. 123 2.3.3.2. Beslissingen.................................................................................................................. 123 2.3.3.3. Betalingen en boekhouding .......................................................................................... 124 2.3.3.4. Rechtsvervolgingskosten .............................................................................................. 124 2.3.3.5. Lijsten, formulieren, etiketten en diverse statistieken ................................................... 124 2.3.3.6. Register 27ter ............................................................................................................... 125 2.3.3.7. Automatisering van de afbetalingsprocedure van kleine BTW-saldo’s en hun opvolging ................................................................................................................................................... 125 2.3.3.8. Informatie die overgemaakt moet worden aan andere diensten en externe administraties ................................................................................................................................................... 126 2.3.3.9. Controlestatistieken en andere ..................................................................................... 126 2.3.3.10. Maandelijkse rapportering betreffende de vastgestelde rechten................................ 126 2.3.4. Module 4: Bijzondere rekeningen....................................................................................... 127 2.3.4.1. Doel............................................................................................................................... 127 2.3.4.2. Functies......................................................................................................................... 127 2.3.4.3. Bestanden ..................................................................................................................... 128 2.3.4.4. PROCEDURES............................................................................................................. 129 2.3.5. Module 5 : VIES................................................................................................................... 132 2.3.5.1. Algemeen ...................................................................................................................... 132 2.3.5.2. Overzicht van de uit te wisselen gegevens................................................................... 132 2.3.5.3. Communicatie modi ...................................................................................................... 133 2.3.5.4. Aan te leggen of te beheren gegevensbestanden........................................................ 133 2.3.5.5. Te ontwikkelen toepassingen ....................................................................................... 133 2.3.5.5.1. Server-applicatie .................................................................................................... 133 2.3.5.5.2. Client-applicatie...................................................................................................... 134 2.3.5.5.3. Batch-applicatie "O_MCTL".................................................................................... 134 2.3.5.5.4. Internet-applicatie ten behoeve van de BE handelaar ........................................... 134 2.3.5.5.5. Applicatie ten behoeve van de BE CLO................................................................. 134 2.3.5.6. Diverse .......................................................................................................................... 134 2.3.5.7. Testen ........................................................................................................................... 135 2.3.6. Module 6: CKBB .................................................................................................................. 135 2.3.6.1. Het CKBB in het kader van het project STIR ONDERNEMINGEN .............................. 135 2.3.6.2. Beschrijving CKBB – Sector controle en invordering ................................................... 135 2.3.6.2.1. De activiteiten inzake buitenlandse belastingplichtigen die in België zijn geregistreerd .......................................................................................................................... 135 2.3.6.2.2. De activiteiten inzake buitenlandse belastingplichtigen die enkel geïdentificeerd zijn in een reeks eigen aan het CKBB .......................................................................................... 136 2.3.6.2.3. Rapporten............................................................................................................... 137 2.3.6.2.4. De toepassing ACCESS......................................................................................... 137 2.3.6.2.5. Te voorzien in het project STIR ONDERNEMINGEN ............................................ 137 2.3.7. Module 7 : Intranettoepassingen ......................................................................................... 137 2.3.7.1. Inleiding......................................................................................................................... 137 2.3.7.2. Controlelijsten ............................................................................................................... 138 2.3.7.3. Intranettoepassing « Notificatie Lijst 678 » ................................................................... 138 2.3.7.3.1. Inleiding .................................................................................................................. 138 2.3.7.3.2. Functionaliteiten ..................................................................................................... 139 2.3.7.3.3. Verbanden van controlelijsten en de lijst 678 ........................................................ 139 2.3.7.4. De toepassing Websigna .............................................................................................. 139 2.3.8. Module 8: Link met DIM en Filenet...................................................................................... 139 2.3.9. Module 9: Overige ............................................................................................................... 140

2.3.9.1. Vergunning ET 14000 - Verlegging van de heffing...................................................... 140 2.3.9.2. Douanedocumenten van inen uitvoer (Webdouane).................................................. 140 2.3.9.3. Bestanden Kantoren en Codes..................................................................................... 141 2.3.9.4. Monitoring, reporting en gegevensextracten en statistieken ........................................ 141 2.3.10. LOT 2 Deel 2, optie INTEGRATIE VAN BTW IN STIMER................................................ 141 2.3.10.1. Architectuur STIR........................................................................................................ 146 2.3.10.2. Presentatie van Module 10 (optie).............................................................................. 146 2.3.11. LOT 2: Presentatie van de planning en de fases .............................................................. 147

2.4. LOT 3 ......................................................................................................................... 149 2.4.1. Module 1: STIR Controle 2 .................................................................................................. 149 2.4.1.1. Inleiding......................................................................................................................... 149 2.4.1.2. STIR Controle 1 ............................................................................................................ 149 2.4.1.3. STIR Controle 2 ............................................................................................................ 151 2.4.1.3.1. Werkplanbeheer ..................................................................................................... 151 2.4.1.3.2. Uitvoering van werkinstructies ............................................................................... 154 2.4.1.3.3. Bijwerken permanent dossier vennootschapsbelastingen ..................................... 155 2.4.1.3.4. Templates voor documenten correspondentiebeheer ......................................... 156 2.4.1.3.5. Ongestructureerde documenten (OPTIONEEL) .................................................... 158 2.4.1.3.6. Aanpassing aangiftegegevens backoffice vanuit Controle .................................... 158 2.4.1.3.7. Aanpassing fiscale gegevens van bij de aangifte VenB gevoegde opgaven......... 158 2.4.1.3.8. Resultaatfiches (OPTIONEEL)............................................................................... 159 2.4.1.3.9. Task Manager ........................................................................................................ 160 2.4.1.3.10. Koppeling STIR DU (Enig Dossier) ...................................................................... 160 2.4.2. Module 2: STIR Opsporingen 2 ........................................................................................... 160 2.4.2.1. Inleiding......................................................................................................................... 160 2.4.2.2. STIR Opsporingen 1 ..................................................................................................... 162 2.4.2.3. STIR Opsporingen 2 ..................................................................................................... 162 2.4.3. Module 3: STIR Fraude ....................................................................................................... 164 2.4.3.1. Inleiding......................................................................................................................... 164 2.4.3.2. Inputbeheer................................................................................................................... 164 2.4.3.3. Zaakbehandeling .......................................................................................................... 167 2.4.3.4. Dossierhandeling .......................................................................................................... 167 2.4.3.5. Werkinstructies ............................................................................................................. 169 2.4.3.6. Beheren van een team.................................................................................................. 169 2.4.3.7. Templates voor documenten correspondentiebeheer................................................ 169 2.4.3.8. Relaties met FOD Justitie ............................................................................................. 170 2.4.3.9. Interacties met STIRINT ............................................................................................... 170 2.4.3.10. Migratie ....................................................................................................................... 170 2.4.4. Presentatie van de planning en de fasen binnen Lot 3 ....................................................... 170

3. TECHNISCHE SPECIFICATIES................................................................................................ 174 3.1. Inachtneming van de bestaande ICT-fundamenten ................................................... 174 3.2. Specifiek aandachtspunt: internationalisering van de software ................................. 174 3.3. Softwareoplossing...................................................................................................... 175 3.4. Hardwareomgeving .................................................................................................... 176 3.5. Ontwikkel-, integratie, testen productieomgevingen ................................................ 176 3.6. Databases .................................................................................................................. 176 3.6.1. XBRL-ondersteuning – specifiek lot 1 ................................................................................. 177 3.6.2. Workaround – specifiek lot 1 ............................................................................................... 177 3.6.3. Voorstel inschrijver – specifiek lot 1 ................................................................................... 178

3.7. Standaardontwikkelingstools...................................................................................... 178 3.8. Cyclus van inproductiename ...................................................................................... 178 3.9. Specifieke parameterinstellingen ............................................................................... 178 3.10. Prestaties ................................................................................................................. 178 3.11. Openheid en inachtneming van de open standaarden ............................................ 178 3.12. Vereisten inzake integratie met bestaande standaarden ......................................... 179 3.12.1. Connectors – integratie ..................................................................................................... 179 3.12.2. Actieve verwerking van XML - specifiek lot 2 .................................................................... 179 3.12.3. Clientstation ....................................................................................................................... 179

3.13. Testen ...................................................................................................................... 180 4. LICENTIES .......................................................................................................................... 180 4.1. Globale oplossing software XBRL – specifiek lot 1.................................................... 180

4.2. Software, andere dan XBRL-oplossing (module 2 en 3 van lot 1) ............................. 180 4.3. Upgrades van de software ......................................................................................... 182 5. MAINTENANCE - BIJSTAND .................................................................................................. 182 5.1. Maintenance tot volledige oplevering alle modules.................................................... 182 5.2. Maintenance na volledige oplevering alle modules.................................................... 183 5.2.1. Lot 1..................................................................................................................................... 183 5.2.2. Lot 2..................................................................................................................................... 183 5.2.3. Lot 3..................................................................................................................................... 183

5.3. Organisatie van de maintenance ............................................................................... 183 5.3.1. Programma’s voor maintenance en opties.......................................................................... 183 5.3.2. Preventieve maintenance .................................................................................................... 184 5.3.3. Oplossing van technische problemen en corrigerende maintenance ................................. 184

6. PLAN VOOR BEGELEIDING.................................................................................................... 185 6.1. Algemeen ................................................................................................................... 185 6.2. Roll-out....................................................................................................................... 186 6.3. Documentatie ............................................................................................................. 186 6.3.1. Externe gebruikers .............................................................................................................. 186 6.3.2. Interne gebruikers................................................................................................................ 186 6.3.3. Servicedesk ......................................................................................................................... 186 6.3.4. Systeembeheerders en developers..................................................................................... 187

6.4. Opleiding en communicatie........................................................................................ 187 6.4.1. Lot 1..................................................................................................................................... 187 6.4.2. Lot 2..................................................................................................................................... 187 6.4.3. Lot 3..................................................................................................................................... 188 6.4.4. Servicedesk ......................................................................................................................... 188 6.4.5. Systeembeheerders en developers..................................................................................... 188

6.5. Servicedesk................................................................................................................ 188 6.6. Kennisoverdracht ....................................................................................................... 190 7. PERSONEEL........................................................................................................................ 190 8. SLA (SERVICE LEVEL AGREEMENT) .................................................................................... 190 8.1. SLA voor de realisatiefases ....................................................................................... 190 8.2. SLA voor de indienststelling....................................................................................... 191 8.3. SLA voor de garantieperiode ..................................................................................... 191 8.4. SLA inzake de beschikbaarheid en de performantie van de toepassing ................... 191 8.4.1. Boetes.................................................................................................................................. 191 8.4.2. Punten van de SLA.............................................................................................................. 192

D.

BIJLAGEN ...................................................................................................................... 194 Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 Bijlage 5 Bijlage 6 Bijlage 7 Bijlage 8 -

MODEL VAN INDIENING............................................................................................ 194 MODELLEN VAN PRIJSTABELLEN........................................................................... 198 MODEL VAN FORMULIER VOOR VOORSTELLING VAN REFERENTIES ............. 208 MODEL VAN CV VAN AAN PROJECT TOEGEWEZEN MEDEWERKERS .............. 209 TOETSING XBRL-FUNCTIONALITEITEN.................................................................. 211 VERKLARING VAN VERTROUWELIJKHEID............................................................. 212 MODEL VAN VRAAG EN ANTWOORD ..................................................................... 213 COMMUNICATIE VENSOC MET CVVEN EN PM..................................................... 214

Overzicht van de tabellen Tabel 1 : Overzicht aantal aangiften........................................................................................................... 16 Tabel 2 : Overzicht interne en externe gebruikers modules lot 1 (toestand op 31.12.2007) ..................... 17 Tabel 3: Overzicht interne en externe gebruikers modules lot 3 (toestand op 31.12.2007) ...................... 24 Tabel 4 : Gunningscriteria Lot 1 ................................................................................................................. 42 Tabel 5: Gunningscriteria Lot 2 .................................................................................................................. 43 Tabel 6 : Gunningscriteria Lot 3 ................................................................................................................. 44 Tabel 7 : Common UC’s ............................................................................................................................. 70 Tabel 8 : Overzicht UC’s STIR CO 1 – planning en voorbereiding controle-acties.................................. 153 Tabel 9 : Overzicht UC’s STIR CO 1 – Uitvoering werkinstructies........................................................... 155 Tabel 10 : UC’s Opsporingen 1 ................................................................................................................ 163

Overzicht van de figuren Figuur 1 : Nieuwe structuur FOD Financiën ............................................................................................... 14 Figuur 2 : Beschrijving project lot 2 ............................................................................................................ 22 Figuur 3 : Projectbeheerstructuur FOD Financiën ..................................................................................... 48 Figuur 4 : Grafische voorstelling ‘Eenheid Persoon’ .................................................................................. 78 Figuur 5 : Grafische voorstelling ‘Entiteit’ ................................................................................................... 79 Figuur 6 : Van Vensoc-gebruiker tot taxatiedienst ..................................................................................... 82 Figuur 7 : Schema huidige backoffice ........................................................................................................ 91 Figuur 8 : Overzicht planning modules Lot 1............................................................................................ 104 Figuur 9 : Gedeeltelijke uitbouw van STIR CO vanaf zijn fundamenten .................................................. 150 Figuur 10 : Levenscyclus controleopdrachten en praktische werking doorheen de schermen ............... 151 Figuur 11 : UC werkplanbeheer ............................................................................................................... 152 Figuur 12 : Bijkomende ontwikkelingen release 2.................................................................................... 153 Figuur 13 : STIR Opsporingen 1 .............................................................................................................. 162 Figuur 14 : Overzicht planning modules Lot 3.......................................................................................... 173

Lijst der afkortingen Lot 1- Lot 3 AOIF B&I BNI/Ven BPR CC CCFF CMDB CTR CVVEN DIM DWH eID FEDICT FOD FUP ICPC ITIL KBO PB PBS PID Pijler GO Pijler KMO Pijler P PLDA PM RDC RPB SCORM SLA SITRAN STIMER

Administratie van de Ondernemings- en Inkomensfiscaliteit Belastingen & Invordering Belasting niet-inwoners/Vennootschappen Business Process Reengineering Controlecentrum Communicatiecentrum van de Federale Fiscaliteit Configuration Management DataBase Controle (taxatiedienst) Centrale Validatie Vennootschappen Document Input Management Datawarehouse Elektronische Identiteitskaart Federale Overheidsdienst ICT Federale Overheidsdienst Finance Unified Process Inning-Comptabiliteit / Perception-Comptabilité Information Technology Infrastructure Library Kruispuntbank Ondernemingen Personenbelasting Product Breakdown Structure Project Initiation Document Pijler Grote Ondernemingen Pijler Kleine en Middelgrote Ondernemingen Pijler Particulieren Paperless Douane & Accijnzen Personnes Morales (bestand rechtspersonen) Relational Data Center Rechtspersonenbelasting Standaarden en specificaties voor e-learning Service Level Agreement Signalétique Transversale Geïntegreerd verwerkingssysteem van de invordering ten behoeve van meerdere entiteiten STIPAD Geïntegreerd verwerkingssysteem van de Patrimoniumdocumentatie STIR Geïntegreerd verwerkingssysteem van belastingen en invordering STIR CO Geïntegreerd verwerkingssysteem van belastingen en invordering – Controle STIR INT Geïntegreerd verwerkingssysteem van internationale gegevensuitwisseling STIR Fraude Geïntegreerd verwerkingssysteem van Fraude SUPDEV Support au Dévelopment (ontwikkelingsondersteuning) UC Use Case VenB Vennootschapsbelasting WBS Work Breakdown Structure XBRL eXtensible Business Reporting Language Lot 2 CKBB

Centraal kantoor voor buitenlandse belastingplichtigen

Voor module VIES: BE België / Belgisch CCN/CSI Common Communication Network / Common System Interface CLO Central Liaison Office

EU F1 F2 HVATR IC L1 L2 MSW O_MCTL VATR VIES CIV RCIV BRCS

Europese Gemeenschap facility 1 facility 2 historical VAT registration intracommunautair level 1 level 2 member state warning control data VAT registration VAT Information Exchange System Centrum voor Informatieverwerking Regionaal centrum voor informatieverwerking Bijzondere rekeningen/comptes spéciaux

A. ALGEMENE BEPALINGEN

1. Identificatie van de opdracht

1.1. Aanbestedende overheid De aanbestedende overheid is de Belgische staat, vertegenwoordigd door de Heer Didier Reynders, Minister van Financiën, Wetstraat 12, 1000 Brussel.

1.2. Controle en toezicht op de uitvoering van de opdracht Leidende dienst : FOD Financiën, Stafdienst ICT North Galaxy Koning Albert II-laan 33 bus 95 Toren C, 5de verdieping 1030 Brussel Leidend ambtenaar: Louis COLLET, Directeur van de Stafdienst ICT Contactpersonen: Technische informatie Administratieve informatie

Nathalie Orban (FR) , tel. 0257 643 12 [email protected]

Overige informatie lot 1

Dirk Van de Peer (NL), tel. 0257 649 26 [email protected]


Joke Deschacht (NL), tel. 0257 654 55 [email protected]


Christophe Oreel (NL), tel. 0257 64988 [email protected] Philippe Tacquenier (FR), tel 0257 69778 [email protected]

Alle correspondentie met betrekking tot deze overheidsopdracht kan worden verstuurd naar het volgende adres: FOD Financiën Projectteam “STIR Ondernemingen” North Galaxy, Toren C Koning Albert II-laan 33 bus 95 1030 Brussel [email protected]

STIR ONDERNEMINGEN

11/215

1.3. De inschrijver 1.3.1. Onverenigbaarheden De inschrijver wordt verzocht om kennis te nemen van de volgende beschikkingen : Art. 78 - § 1 - Moet worden afgewezen, de aanvraag tot deelneming of de offerte voor een overheidsopdracht voor aanneming van werken, leveringen of diensten ingediend door de persoon die belast werd met het onderzoek, de proeven, de studie of de ontwikkeling van die werken, leveringen of diensten, indien die persoon wegens die verrichtingen een voordeel geniet dat van die aard is dat het de normale spelregels van de mededinging vervalst.. Toch zal de aanbestedende overheid, alvorens de aanvraag tot deelneming of de offerte van die persoon om die reden af te wijzen, aan deze laatste per aangetekende brief vragen schriftelijk de afdoende verantwoordingen te bezorgen waarmee kan worden aangetoond dat hij geen dergelijk voordeel geniet. Deze vormvereiste moet niet worden vervuld wanneer deze verantwoordingen werden gevoegd bij de aanvraag tot deelneming of de offerte. De inschrijvers worden uitgenodigd om in hun offerte de nodige bewijsstukken te voorzien waarmee kan worden vastgesteld dat ze niet hebben genoten van een voordeel dat van aard is om de normale concurrentievoorwaarden te vervalsen. Zo worden alle ondernemingen die hebben deelgenomen aan de voorstudies of aan de implementeringen van de Coperfin-projecten uitgenodigd om bij hun offertes de nodige bewijsstukken te voegen waarmee kan worden vastgesteld dat ze niet hebben genoten van een voordeel dat van aard is om de normale concurrentievoorwaarden te vervalsen.

1.3.2. Tijdelijke verenigingen De indiening van een offerte door een tijdelijke vereniging is toegestaan. Het offerteformulier in bijlage 1 van dit bestek wordt ingevuld en ondertekend door alle leden van de tijdelijke vereniging of door één of meerdere leden die volgens de regels zijn gemachtigd om alle leden van de tijdelijke vereniging te vertegenwoordigen (het bewijs van die volmacht moet in dat geval worden voorgelegd). Elk lid van de tijdelijke vereniging moet voldoen aan de selectiecriteria in 7.1. (deel A) hierna. De evaluatie van de economische en de financiële draagkracht en van de technische bekwaamheid geschiedt voor de tijdelijke vereniging en niet voor elk van de leden afzonderlijk. Elk lid van de tijdelijke vereniging wordt solidair verantwoordelijk gehouden voor alle verplichtingen die resulteren uit de overheidsopdracht.

1.3.3. Onderaannemers Voor de praktische uitvoering van de opdracht kan de aannemer onderaannemingscontracten afsluiten met derden. Het is wenselijk dat de onderaannemers beschikken over een ISOcertificering van het Type 9000 voor de activiteit die aan hen wordt uitbesteed. De naam en het adres van de onderaannemers moeten in het voorstel worden opgenomen, samen met een verklaring over het/de door de onderaannemer(s) geleverde element/elementen. Een beroep op onderaannemers ontheft de aannemer niet van zijn verantwoordelijkheden inzake de verwachte prestaties in het kader van het contract.

STIR ONDERNEMINGEN

12/215

De aannemer zal verantwoordelijk zijn om aan alle voorwaarden en specificaties van dit bestek te voldoen. Indien er zich op een bepaald moment een wijziging van onderaannemer(s) voordoet, dient de aannemer de FOD Financiën hiervan schriftelijk op de hoogte te brengen alvorens deze wijziging toe te passen. Nadien kunnen er geen afwijkingen worden aanvaard, tenzij mits het akkoord van beide partijen. Het feit dat de aannemer het geheel of een gedeelte van zijn verbintenissen toevertrouwt aan derden, ontslaat hem niet van zijn verantwoordelijkheid jegens de FOD Financiën. Deze laatste erkent geen enkele contractuele relatie met deze derden. De hoofdcontractant of aannemer zal de volle verantwoordelijkheid dragen voor de uitvoering van alle producten en diensten die zijn voorzien in het kader van het contract. Elk beroep op onderaannemers zal specifiek worden geïdentificeerd in de offerte van de inschrijver en de inschrijver zal een beschrijving geven van het soort contractuele bepaling dat voor al de betrokken onderaannemers is voorzien. Deze onderaannemers moeten overigens voldoen aan de selectiecriteria in 7.1. (deel A) hierna.

2. Beschrijving van de opdracht

2.1. Algemeen kader De FOD Financiën werkt reeds enkele jaren aan een verregaande modernisering en hertekening van zijn organisatie, zijn werkmethodes en zijn informaticaoplossingen met het oog op een verbetering van de kwaliteit van zijn dienstverlening aan het publiek, een verbetering van de werkomgeving van de ambtenaren en een rationalisatie van hun taken. In de loop van de Copernicus-hervorming heeft de structuur van het oude Ministerie van Financiën, dat nu de FOD Financiën is geworden, aanzienlijke wijzigingen ondergaan, die u in het onderstaande organigram ziet weergegeven:

STIR ONDERNEMINGEN

13/215

Figuur 1 : Nieuwe structuur FOD Financiën

De beschrijving van deze nieuwe organisatie is beschikbaar op de internetsite van de FOD Financiën op het volgende adres http://minfin.fgov.be/portail1/nl/copernic/sgorganigramme.htm. De nieuwe structuur resulteert rechtstreeks uit de doorvoering van de Copernicus-hervorming, specifiek voor de FOD Financiën "Coperfin" genoemd. In de loop van Coperfin hebben diverse acteurs (ambtenaren van de buitendiensten en centrale diensten van de FOD Financiën, vertegenwoordigers van de ICT-stafdienst, externe consultants, enz.) deelgenomen aan gesprekken en voorstellen uitgewerkt voor structuren en voor de werking, met de bedoeling om de kwaliteit van de door de FOD verstrekte diensten te verbeteren. De conclusies van de verschillende adviesopdrachten en van de BPR’s zijn nog steeds toegankelijk op de site http://minfin.fgov.be/portail1/nl/copernic/coperfin.htm. In het kader van deze hervorming blijft één van de prioritaire doelstellingen de harmonisering en de verbetering van de bestaande procedures voor Business/ICT-beheer en -verwerking van de oude administraties, middels de integratie van een maximaal aantal toepassingen en gegevens met het oog op de creatie van uniforme interfaces en toepassingssystemen die de communicatie van informatie, het werk van de gebruikers en de zichtbaarheid voor de burgers moeten vergemakkelijken. De fundamenten van de denkpistes voor deze nieuwe structuur voor geïntegreerde verwerking vinden hun oorsprong in de besluiten van de studies en de BPR’s in het kader van Coperfin. Deze hervorming heeft geleid tot een Coperfin ICT-realisatieplan dat beschikbaar is op de site http://minfin.fgov.be/portail1/nl/ict/ict.htm onder de rubriek “ICT en informaticaplan”. Na de eerste bouwstenen van zijn toekomstige omgeving in het raam van Coperfin te hebben gelegd, heeft de FOD Financiën begin 2004 voorstudies gerealiseerd met het oog op een concrete definitie van de wijze waarop de gehele toekomstige structuur zal worden uitgewerkt. Deze voorstudies hadden zowel betrekking op de definitie van de architectuur van de Geïntegreerde Systemen, bestemd voor de entiteiten Belastingen & Invordering (met inbegrip van Douane & Accijnzen) en Patrimoniumdocumentatie, als op het algemene toegangsbeheer door middel van Identity Management, het beheer van de contacten met onze klanten dankzij STIR ONDERNEMINGEN

14/215

de Multikanaal Dienstverlening en de installatie van het DataWarehouse, dat het beheer van de risicoprofielen omvat. Deze verschillende voorstudies zijn toegankelijk op het internet op het adres http://minfin.fgov.be/portail1/nl/ict/ict.htm onder de rubrieken “Documentatie voorstudie Geïntegreerd Systeem ‘Belastingen & Invordering’ en ‘Patrimoniumdocumentatie’ ”. Op basis van de voorstudies en steeds overeenkomstig het Coperfin-plan, heeft de FOD Financiën de afgelopen jaren meerdere grote projecten gelanceerd voor de implementering van de Geïntegreerde Systemen: voor de entiteit Belastingen & Invordering, STIR in 2005, voor de entiteit Patrimoniumdocumentatie, STIPAD in 2006, voor de pijler Douane & Accijnzen, PLDA in 2004, en voor het geheel van de entiteiten, het transversaal project omvattende de boekhouding, de inning en invordering van alle rechten, gevestigd of ingevorderd door de FOD Financiën, STIMER in 2007. Het transversale project inzake Risicobeheer (DWH) is gestart in 2006. Tegelijkertijd werkt de FOD Financiën verder aan de uitvoering van haar ICT-fundamenten. Alle beschrijvingen aangaande de Fundamenten zijn beschikbaar op de internetsite op het adres http://minfin.fgov.be/portail1/nl/ict/ict.htm onder de rubriek “ICT-fundamenten”. De FOD wenst haar projecten in deze nieuwe omgevingen te ontwikkelen volgens de standaardontwikkelingsnormen binnen FUP, gedefinieerd door het project “SUPDEV” en volgens haar instrumenten en standaardmethodologieën inzake projectbeheer. In zijn offerte moet de aannemer zich verbinden tot het gebruik van de instrumenten en de methodologieën die worden gedefinieerd door deze projecten.

2.2. Specifiek kader

2.2.1. Lot 1 De belastingaangiften van ondernemingen zullen in de toekomst meer en meer op elektronische wijze ingediend worden. Het is zelfs mogelijk dat elektronische indiening, in navolging van de verplichte indiening via het internet van onder andere de btw-aangiften, een wettelijke verplichting wordt. De bestaande frontoffice Vensoc laat toe om, met ingang van aanslagjaar 2005, aangiften in de vennootschapsbelasting via het internet in te dienen. In het voorjaar van 2008 werd een project opgestart om een XBRL-taxonomie op te stellen voor de aangifte in de vennootschapsbelasting en haar bijlagen (voor verdere toelichting kan het bestek geraadpleegd worden op het internet http://minfin.fgov.be/portail1/nl/marche/pdf/XBRL-avpub2-csc-nl.pdf). Deze ontwikkeling vereist dan ook een aangepaste frontoffice die in het kader van dit bestek uitgewerkt moet worden. Momenteel kunnen de aangiften in de rechtspersonenbelasting en de belasting nietinwoners/vennootschappen nog niet via het internet ingediend worden. Uitbreiding naar deze belastingtypes dient te worden voorzien in het kader van dit bestek. Daarnaast vereist de verwerking van elektronische aangiften nieuwe werkmethoden en aangepaste toepassingen, opdat de verwerking en de inkohiering op de meest efficiënte wijze kan verlopen. Bovendien blijkt de bestaande backoffice “ondernemingen” technologisch verouderd. De modernisering van de backoffice “ondernemingen”, naast een aanpassing van de frontoffice (in casu Vensoc) dringt zich dan ook op. Onderhavig project heeft dus ook tot doel, om in navolging van de vernieuwing van de backoffice van de personenbelasting (toepassing “Taxi”) en de btw (toepassing “STIR-TVA”), ook een nieuwe backoffice voor rechtspersonen - onderworpen aan de VenB, de RPB en BNI/Ven - uit te werken. STIR ONDERNEMINGEN

15/215

Dit project is nog steeds gebaseerd op de processen, die zijn beschreven in het kader van Coperfin, en het situeert zich dus in dezelfde context als de uitvoering van STIR (2005), de projecten van Douane en Patrimoniumdocumentatie, alsook het project Risicobeheer en de projecten van de Thesaurie. Het aantal bestaande toepassingen of toepassingsgroepen binnen de entiteit B&I is aanzienlijk en impliceert dat men stapsgewijs moet blijven werken. De benadering van herhaalde fases blijft de voorkeur genieten; zo zal men de toepassingen geleidelijk kunnen verrijken. Deze benadering van herhaling vormt evenwel geen hinderpaal voor het feit dat bepaalde projecten parallel moeten worden uitgevoerd in functie van hun doelstellingen, correlaties, werkbelasting, ermee gepaard gaande risico’s en budgetten die worden toegekend aan de verschillende fases, voorzien voor de volledige implementering van deze systemen. De aannemer garandeert in samenwerking met de FOD Financiën een perfecte coördinatie met de verschillende informatica- en businessprojecten die worden ontwikkeld binnen de FOD, maar ook een nauwe samenwerking met de businessdiensten die rechtstreeks betrokken zijn bij dit project. Bij de uitvoering van het project zal aan de aannemer bijkomende informatie verstrekt worden.

Omvang van het project De frontoffice zal de indiening via internet moeten toelaten van de aangiften en bijlagen met betrekking tot volgende belastingtypes: -

vennootschapsbelasting; rechtspersonenbelasting; belasting niet-inwoners/vennootschappen.

De ingediende aangiften en bijlagen van deze drie belastingtypes moeten door de backoffice worden behandeld. Deze aangiften worden momenteel verwerkt in de klassieke taxatiediensten van de AOIF, met de bestaande toepassing CVVEN en de inkohieringstoepassing. In de hiernavermelde tabellen wordt een indicatie gegeven van het aantal aangiften. Tabel 1 : Overzicht aantal aangiften

VenB RPB BNI/Ven. Totaal Aangroei %

VenB RPB BNI/Ven. Totaal Aangroei %

AJ 1999 309.920 87.540 9.976 407.436

AJ 2000 321.067 81.611 10.331 413.009 1,37%

AJ 2001 332.628 83.660 10.903 427.191 3,43%

AJ 2005 371.607 91.729 10.408 473.744 2,21%

AJ 2006 382.512 92.964 11.817 487.293 2,86%

AJ 2007 396.749 93.659 12.806 503.214 3,27%

STIR ONDERNEMINGEN

AJ 2002 342.802 86.156 10.900 439.858 2,97%

AJ 2003 352.085 88.030 10.834 450.949 2,52%

AJ 2004 362.109 91.503 9.869 463.481 2,78%

16/215

Er moet rekening worden gehouden met een jaarlijkse toename van 5% van dit aantal; dit percentage is een raming op basis van het verleden. In tabel 2 wordt een raming gemaakt van het aantal interne en externe gebruikers en betrokken diensten van de toekomstige, te ontwikkelen modules binnen het kader van lot 1. Tabel 2 : Overzicht interne en externe gebruikers modules lot 1 (toestand op 31.12.2007)

Gebruikers

Modules

Intern/extern Aantal gebruikers

Frontoffice

Backoffice

Interne gebruikers

X (enkel consultatie)

X


X


X


X

X (enkel consultatie) X (enkel consultatie) X (enkel consultatie) X (enkel consultatie)

X

Klassieke taxatiediensten VenB: 1.050 verspreid over 160 kantoren Controlecentra: 1.850 verspreid over 48 centra Taxatiediensten RPB: 149 verspreid over 13 kantoren Taxatiediensten BNI/Ven: 100 verspreid over 6 kantoren Opsporingen: 450 PB: 3.000 BTW: 1.900 Fraude : 650

Externe gebruikers

Zaakvoerders, bestuurders, fiscaal gevolmachtigden: 20.000

X

Buiten deze rechtstreekse, actieve gebruikers zullen er nog tal van diensten binnen de FOD Financiën zijn die de gegevens van de aangifte en haar bijlagen zullen wensen te consulteren (wat in principe via het Enig Dossier zal verlopen). Het project OPERA werd opgestart in de loop van 2005 om de nieuwe structuur van de FOD Financiën operationeel te maken. Deze structuur steunt op nieuwe werkprocessen, die geïmplementeerd worden in de loop van de uitvoering van de Geïntegreerde Systemen. Dit is een zuiver businessproject en het definieert het operationele kader waarin de toekomstige geïntegreerde systemen, die momenteel worden uitgebouwd binnen de verschillende entiteiten van onze FOD, zullen worden ontplooid. In functie van de evolutie van de overgang van de huidige organisatiestructuren naar de binnen Coperfin uitgetekende nieuwe pijlerstructuur dient een aangepast vervolgscenario inzake de STIR ONDERNEMINGEN

17/215

verdere roll-out van de toepassing uitgewerkt te worden. Naargelang de stand van zaken in de kanteling naar de nieuwe organisatiestructuur zal de verdere roll-out immers gebeuren binnen de toekomstige structuren, dan wel binnen de huidige. Indien de toepassing in de huidige diensten zou worden uitgerold, dient de inschrijver er evenwel over te waken dat deze aanpasbaar blijft aan de toekomstige organisatiestructuren wanneer dit noodzakelijk blijkt. Na de operationalisering van de pijlers KMO en GO (niet vervat in dit bestek), zullen de diensten op de volgende wijze worden geherstructureerd: -

Pijler KMO: o 27 regionale afdelingen; o 1 afdeling belast met aangiften BNI/Ven.

-

Pijler GO: o 7 regionale afdelingen.

STIR ONDERNEMINGEN

18/215

2.2.2. Lot 2 Lot 2 Deel 1 Inzake BTW is één van de prioritaire doelstellingen van het management de harmonisering en de verbetering van de bestaande procedures voor business/ICT verwerking. Lot 2 van dit bestek omvat de aanvulling van de transversale signaletiek waarvan een eerste steen gelegd is met STIR DU Persoonsgegevens (de gegevens uit het Rijksregister), uitgebreid met de gegevens uit KBO en het bisregister in SITRAN, met de fiscale BTW-gegevens, waarop de verwerking van de periodieke BTW-aangiften via STIR BTW moet worden aangesloten. Het hoofdbestanddeel van Lot 2 is een technische migratie van de bestaande BTW-applicaties met uitzondering van hetgeen reeds werd gerealiseerd in het kader van STIRBTW - van de BS2000 naar STIR ONDERNEMINGEN. Daarnaast dient de BTW-signaletiek van de buitenlandse belastingplichtigen, die nu gedeeltelijk in TPSIGNA, maar ook gedeeltelijk in plaatselijke toepassingen (CKBB) zitten, te worden gemigreerd. Naast deze puur technische migratie, dient één toepassing (VIES) te worden herschreven, teneinde te kunnen voldoen aan de vereisten van de Europese reglementering. Daarnaast wordt een toepassing voor geautomatiseerde verwerking van de bijzondere rekeningen in productie gesteld. Tenslotte is het de bedoeling om aan de bestaande toepassingen een aantal verbeteringen aan te brengen en een aantal nieuwigheden in te voeren die samenhangen met lopende projecten zoals DIM en Mermoz. Het einddoel moet zijn dat alle BTW-toepassingen van de BS2000 naar een andere omgeving zijn gemigreerd, en dat vanuit deze nieuwe omgeving alle toepassingen goed werken, dat de verwerking van de gegevens kan worden opgevolgd via monitoring en reporting en dat er op eenvoudige wijze statistieken mbt de verwerkte gegevens en bestandsextracten kunnen worden verkregen. Het goed functioneren van de gemigreerde toepassingen en de nieuw te creëren toepassingen dienen grondig getest te worden.

Lot 2 Deel 2: integratie van de BTW in het geïntegreerd systeem STIMER (Optie) De technologische migratie van de toepassingen AS IS van de BTW die wordt bestreken door het lot 2 beantwoordt in de eerste plaats aan een specifieke behoefte van de ICTpersoneelsdienst (buiten werking stellen van het mainframe BS 2000) en vervolgens aan de noodzaak om te beschikken over een omgeving die gebaseerd is op de nieuwe technologie om uitdrukkelijk te kunnen ingaan op nieuwe vereisten opgelegd door de Europese wetgeving (Richtlijnen n° 2008/9 en 2008/8 van de Raad van 12 februari 2008) die van kracht gaat op 01/01/2010. De doelstelling van de FOD Financiën blijft echter de inwerkingstelling van een geïntegreerd verwerkingssysteem dat van toepassing is op alle rechten waarbij de vestiging, de inning en de invordering onder haar bevoegdheid vallen. De integratie van de BTW in dit systeem vereist een bepaald aantal wettelijke wijzigingen. Het deel 2 van het lot 2 is dus een optie in de offerte van de inschrijver (zie prijzentabel) en betreft de integratie van de boekhouding, de inning, de terugbetaling en de BTW-invordering in het systeem STIMER (Système de Traitement Intégré Multi-Entités Recouvrement) dat in ontwikkeling is. Het Begeleidingscomité van de FOD Financiën dat betrokken wordt bij alle Coperfin-projecten zou de optie m.b.t. dit lot 2 kunnen lichten als de nodige wettelijke wijzigingen om de BTWintegratie in STIMER te verwezenlijken voldoende gevorderd zijn. Deze migratie en de nieuw te creëren toepassingen/functionaliteiten dienen te gebeuren volgens de filosofie van de Geïntegreerde verwerking en van het Enig dossier.

STIR ONDERNEMINGEN

19/215

Het concept van het systeem van geïntegreerde verwerking Doelstelling van het systeem van geïntegreerde verwerking is aan de medewerkers van de FOD Financiën aan te bieden: o Een eenvormig systeem dat toelaat de diverse taken toevertrouwd aan de FOD FIN uit te voeren; o Dit eenvormig systeem zal beheerd worden door een strikt gevoerde politiek van toelatingen, toegekend volgens het profiel van de medewerker en de taken die hem werden opgedragen; o Eén systeem waarin alle gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van de taken zijn gecentraliseerd. Het concept van het Enig dossier -

Het enig dossier is de som van alle gegevens met betrekking tot één enkele persoon. Deze gegevens kunnen van verschillende aard zijn: o Persoonsgegevens o Fiscale gegevens o Niet-fiscale gegevens o Patrimoniale gegevens

Ö Het systeem van geïntegreerde verwerking laat toe deze gegevens te beheren en te behandelen in het Enig dossier teneinde de taken toegekend aan FOD FIN tot een goed einde te kunnen brengen. Dit project is gebaseerd op de processen die beschreven zijn in het kader van Coperfin, en situeert zijn in dezelfde context als de uitvoering van STIR (2005), SITRAN, Douane en Patrimoniumdocumentatie, Risicobeheer en de projecten van de Thesaurie. De bouwsteen van het Enig dossier is de signaletiek van persoonsgegevens, een transversaal concept dat voor wat betreft natuurlijke personen reeds gerealiseerd is met STIRDU – persoonsgegevens (gegevens afkomstig uit het Rijksregister), en voor wat betreft ondernemingen (natuurlijke personen en rechtspersonen) momenteel in opbouw is via SITRAN. De BTW-applicaties die gemigreerd dienen te worden, moeten perfect kunnen aansluiten op de persoonsgegevens, er moet een naadloze aansluiting zijn tussen SITRAN, STIRDU, STIRBTW, STIMER en dit lot 2. Om de fiscale rechten en verplichtingen inzake BTW te kunnen beheren, dient er vooreerst voorzien worden in het concept - Fiscale Entiteit BTW. De entiteit is de onmisbare schakel tussen de signaletiek van de persoonsgegevens en de fiscale rechten en plichten die eraan gekoppeld zijn. In plaats van de fiscale rechten en verplichtingen van de belastingplichtigen aan de “eenheid persoon” te verbinden, wordt voor elke materie waarvoor rechten en plichten voorzien zijn, een specifieke entiteit gecreëerd, waaraan de rechten en verplichtingen worden verbonden. Het concept “Fiscale Entiteit BTW” maakt deel uit van de BTW-signaletiek en dient in kader van dit project te worden uitgewerkt. De entiteit viseert: - het geheel van rechten en verplichtingen verbonden aan een belasting of een recht, beheerd door FOD FINanciën; - één of meerdere enige dossiers. Het aantal bestaande toepassingen of toepassingsgroepen binnen de entiteit B&I is aanzienlijk en impliceert dat men stapsgewijs zal moeten werken. Desalniettemin zullen bepaalde projecten parallel moeten worden uitgevoerd in functie van hun doelstellingen, hun correlaties, hun werkbelasting, de ermee gepaard gaande risico’s en de budgetten die worden toegekend aan de verschillende fases, voorzien in de implementering van deze systemen. STIR ONDERNEMINGEN

20/215

De aannemer garandeert in samenwerking met de FOD Financiën een perfecte coördinatie met de verschillende informatica- en businessprojecten die worden ontwikkeld binnen de FOD, maar ook een nauwe samenwerking met de businessdiensten die rechtstreeks zijn betrokken bij dit project.

Omvang van het project De belangrijkste gebruikers voor dit lot 2 zijn de klassieke BTW-diensten AS-IS (242 controlekantoren), alsook de BTW-ontvangkantoren. Daarnaast is het Centraal kantoor voor Buitenlandse belastingplichtigen een exclusieve gebruiker, voor het luik CKBB. Tenslotte gebruiken ook de diensten van het CIV en het RCIV een aantal van de te migreren toepassingen. De VIES-toepassing laat de andere EU-lidstaten toe om volgens een client-servermodel op een geautomatiseerde wijze bepaalde gegevens uit te wisselen omtrent vrijgestelde IC-handelingen. Daarnaast bevat de VIES-toepassing een internet-applicatie ten behoeve van de Belgische onderneming met BE-nummer en een applicatie ten behoeve van de Belgische CLO. De gegevens in de BTW-bestanden van diverse toepassingen dienen periodiek in een of andere vorm afgeleverd te worden ten behoeve van diverse toepassingen rond risico-beheer, of aan derden (Nationale Bank, andere openbare besturen, CD-rom signaletiek voor verkoop, …). Tenslotte moeten de gegevens, eens ze gemigreerd zijn, ook beschikbaar zijn voor diverse toepassingen die deze brongegevens gebruiken (Datawarehouse, Datamining, Verifio). De toegang tot deze brongegevens voorzien behoort ook tot de scope van dit bestek. Buiten deze rechtstreekse, actieve gebruikers zullen er nog tal van diensten binnen de FOD Financiën zijn die de gegevens van de aangifte en haar bijlagen zullen wensen te consulteren (wat in principe via het enig dossier zal verlopen). Om de nieuwe structuur van de FOD Financiën, die de nieuwe werkprocessen zal ondersteunen die werden geïmplementeerd in de loop van de uitvoering van de Geïntegreerde Systemen, operationeel te maken, werd het project OPERA opgestart in de loop van 2005. Dit is een zuiver businessproject en het definieert het operationele kader waarin de toekomstige geïntegreerde systemen, die momenteel worden uitgebouwd binnen de verschillende entiteiten van onze FOD, zullen worden ontplooid. In functie van de evolutie van de overgang van de huidige organisatiestructuren naar de binnen Coperfin uitgetekende nieuwe pijlerstructuur dient een aangepast vervolgscenario inzake de verdere roll-out van de toepassing uitgewerkt te worden. Naargelang de stand van zaken in de kanteling naar de nieuwe organisatiestructuur zal de verdere roll-out immers gebeuren binnen de toekomstige structuren, dan wel binnen de huidige. Indien de toepassing in de huidige diensten zou worden uitgerold, dient de inschrijver er evenwel over te waken dat deze aanpasbaar blijft aan de toekomstige organisatiestructuren eens dit noodzakelijk blijkt. Na de operationalisering van de pijlers KMO en GO (niet vervat in dit bestek), zullen de diensten op de volgende wijze worden geherstructureerd: -

Pijler Kleine en Middelgrote Ondernemingen: o 27 regionale afdelingen; o 1 afdeling belasting met aangiften BNI/Ven.

-

Pijler Grote Ondernemingen: o 7 regionale afdelingen.

STIR ONDERNEMINGEN

21/215

Werkwijze en communicatie met andere projecten FOD Financiën werkt tegelijkertijd aan verschillende projecten, die elk via opeenvolgende iteraties verlopen. Deze werkwijze vereist een strikte coördinatie tussen de verschillende modules van de verschillende projecten (oa STIR DU, STIRBTW,-STIPAD-PLDA-STIMERSITRAN-STIRINT en VAT-REFUND). Dit houdt in dat enerzijds een performant documentatiebeheer noodzakelijk is voor het goede verloop van dit project en voor een goeie wisselwerking met de andere projecten.

Beschrijving van de opdracht STIR Ondernemingen Lot 2 (deel 1) valt in grote lijnen samen met het rode stuk van onderstaande schematische voorstelling:

Figuur 2 : Beschrijving project lot 2

2.2.3. Lot 3- Fraudebestrijding Module 1 Controle Daarenboven heeft dit project ondermeer ook de verdere uitbouw van een controlemodule voor VenB en btw als voorwerp. Binnen het kader van het STIR-project (2005) zijn hiervoor immers reeds een belangrijk aantal analyses uitgevoerd en is ook de ontwikkeling aan de gang van voornamelijk het werkplanbeheer binnen de context van fiscaal nazicht, dat einde 2008 wordt opgeleverd. Dit bestek heeft tot doel de verdere ontwikkeling van de module controle te garanderen op basis van de fundamenten die binnen het STIR Controle project reeds zijn uitgewerkt. Dit houdt STIR ONDERNEMINGEN

22/215

de verfijning in van de STIR Controle werkplanfunctionaliteiten, evenals de ontwikkeling van de functionaliteiten inzake documenten correspondentiebeheer. Deze laatste bevatten de kern van de uitvoering van het fiscaal nazicht van de, via de risicobeheerstoepassingen voorgestelde, controleopdrachten. Deze controleopdrachten worden verder opgesplitst in een aantal luiken die toegespitst zijn op het onderzoek van één specifieke belastingmaterie. Module 2 Opsporingen Verder dient ook de binnen STIR (2005) in ontwikkeling zijnde module opsporingen nog verder uitgebreid te worden. Als basis hiervoor moeten de analyses STIR Opsporingen gebruikt worden die evenwel aangepast kunnen worden aan een aantal nieuw gedefinieerde noden. STIR Opsporingen 2 zal voornamelijk de ontwikkeling van de schermen voor het beheer van de opsporingsvaststellingen verder uitwerken waarbij de mogelijkheid moet voorzien worden om enerzijds de nog te ontwikkelen STIR Opsporingen template “PV van vaststelling”, evenals niet gestructureerde documenten (bv. Officedocumenten, foto’s, enz.) toe te voegen aan de individuele door de opsporingsagent gedane vaststellingen. Module 3 Fraude Tenslotte moet de module Fraude, waarvan de analyse werd gestart in STIR (2005), opnieuw opgenomen worden en uitgewerkt. Dit houdt het volgende in: -

De actualisatie van de reeds gerealiseerde analyses (de signalen van Fraude beheren, de vooronderzoeken van fraude beheren en de Fraudezaken beheren). Op die manier kan het beheer van input, al naargelang het geval, gebeuren op twee verschillende niveaus van de pijler Strijd tegen de Fraude. De toepassingsomgeving (met name het project STIRINT – Internationale gegevensuitwisseling) is eveneens geëvolueerd en heeft een impact op STIR Fraude.

-

De analyse van niet aangehaalde (of onvolledige) functionaliteiten in STIR 2005: o o o

Het beheer van dossiers in het kader van een zaak, waaronder de resultatenfiches De toegang tot de back office-toepassingen wat betreft directe belastingen (aanwerving, …) en BTW (ORIO, …) ; De informatie-uitwisselingen met het Gerecht, volgens een model dat vergelijkbaar is met STIRINT en dat beschikbaar moet zijn voor andere fiscale pijlers.

Omvang van het project De module controle zal het beheer van het controlewerkplan mogelijk maken, evenals de controle-agenten ondersteunen bij de verificatie van de aangiften btw en inkomstenbelastingen. De module opsporingen ondersteunt de werkzaamheden van de opsporingsdiensten. De module Fraude zal het geïntegreerd beheer van fraudesignalen, vooronderzoeken, zaken en de daaruit voortvloeiende dossiers mogelijk maken en zal de nodige steun bieden aan de Fraudeambtenaren bij de verwerking en de opvolging van deze activiteiten. In onderstaande tabel wordt een raming gemaakt van het aantal interne en externe gebruikers en betrokken diensten van de toekomstige, te ontwikkelen modules binnen het kader van lot 3.

STIR ONDERNEMINGEN

23/215

Tabel 3: Overzicht interne en externe gebruikers modules lot 3 (toestand op 31.12.2007)

Gebruikers

Modules

Intern/extern Aantal gebruikers

Controle

Interne gebruikers

X

Klassieke taxatiediensten VenB: 1.050 verspreid over 160 kantoren Controlecentra: 1.850 verspreid over 48 centra Taxatiediensten RPB: 149 verspreid over 149 kantoren Taxatiediensten BNI/Ven: 100 verspreid over 6 kantoren Opsporingen: 450 PB: 3.000 BTW: 1.900 Fraude : 650

Opsporingen Fraude

X

X

X

X X X X X

Externe gebruikers

Zaakvoerders, bestuurders, fiscaal gevolmachtigden: 20.000

Buiten deze rechtstreekse, actieve gebruikers zullen er nog tal van diensten binnen de FOD Financiën zijn die de gegevens van de aangifte en haar bijlagen zullen wensen te consulteren (wat in principe via het Enig Dossier zal verlopen). In functie van de evolutie van de overgang van de huidige organisatiestructuren naar de binnen Coperfin uitgetekende nieuwe pijlerstructuren dient een aangepast vervolgscenario inzake de verdere roll-out van de toepassing uitgewerkt te worden. Naargelang de stand van zaken in de kanteling naar de nieuwe organisatiestructuur zal de verdere roll-out immers gebeuren binnen de toekomstige structuren, dan wel binnen de huidige (uitbreiding van de toepassing tot de “klassieke” beheersdiensten inzake Inkomstenbelastingen en btw met eventuele aanpassingen aan de bestaande toepassing tot gevolg).

2.3. Doelstellingen

De bedoeling van dit project bestaat erin verder te gaan met de uitvoering van het geïntegreerde verwerkingssysteem binnen de entiteit B&I, zodat op termijn alle noodzakelijke toepassingen worden gedekt. STIR ONDERNEMINGEN

24/215

De erg complexe functionaliteiten moeten geleidelijk worden gecreëerd of verbeterd, en hun ontwikkelingen mogen nooit leiden tot een onderbreking van de “Day To Day Business” van de entiteit B&I. Het Enig Dossier blijft de hoeksteen van de opbouw van de toepassingsomgeving, die wordt uitgevoerd binnen de verschillende pijlers en entiteiten van de FOD Financiën. Zijn ontwikkeling wordt behartigd door de projecten STIR (de luiken persoonlijke en fiscale gegevens), STIPAD (luik patrimonium), STIMER (luiken persoonlijke en fiscale gegevens, inning, invordering, balans van schulden en tegoeden) en SITRAN, maar zijn verrijking, die onder dit project valt, vereist een erg nauwe samenwerking met de verschillende betrokken projecten en/of pijlers en entiteiten van de FOD. Een andere fundamentele doelstelling bestaat in de aanbieding van een gebruiksvriendelijke frontoffice aan de belastingplichtigen tot het indienen van hun aangiften, met respect voor de regels inzake beveiliging en toegangsmachtiging (naargelang het vertrouwelijke karakter van de inhoud) en een backoffice die tot een snelle en correcte inkohiering leidt, naast de verdere uitbouw van de modules Controle en Opsporingen die bij de eerste release van STIR in 2005 reeds werden aangevat en de module Fraude. Een andere prioritaire doelstellingen is de harmonisering en de verbetering van de bestaande procedures voor business/ICT verwerking. Inzake Lot 2 betreft het in eerste instantie de migratie van de gegevens en de toepassingen naar een Java-omgeving en de verrijking van deze toepassingen met een aantal functionaliteiten die noodzakelijk zijn voor een performante werking van de FOD Financiën. In het algemeen wenst de FOD Financiën zijn werkkader te verbeteren, door zijn medewerkers en klanten krachtige tools ter beschikking te stellen die de kwaliteit van de geboden diensten doen toenemen.

2.4. Voorwerp De onderhavige offerteaanvraag bevat meerdere modules, verdeeld over drie loten, die hieronder worden opgesomd en die worden gedetailleerd in deel C, § 2.1 Overzicht van de Modules van dit bestek. LOT 1 -

Module 1: Enig Dossier Module 2: Frontoffice Rechtspersonen + opties Module 3: Backoffice Rechtspersonen + optie

LOT 2 STIR Ondernemingen Lot 2 kan worden onderverdeeld in twee delen. Deel 1 bestaat uit verschillende afzonderlijke modules:

Deel 1: -

Module 1: BTW-signaletiek – BTW-entiteiten Module 2: Rekening courant + Lijst 678 Module 3: RCIV Module 4: Bijzondere rekeningen (TPBRCS) Module 5: VIES Module 6: migratie CKBB Module 7: intranetapplicaties

STIR ONDERNEMINGEN

25/215

-

Module 8: Link naar DIM en Filenet Module 9: Overige: o Douanedocumenten van inen uitvoer o Vergunning ET 14000 - Verlegging van de heffing o Bestand kantoren o Monitoring, reporting en mogelijkheid tot verkrijgen van statistieken gegevensextracten van alle gemigreerde toepassingen en bestanden

en

Deel 2: OPTIE: INTEGRATIE VAN BTW IN STIMER LOT 3 -

Module 1: Controle Module 2: Opsporingen Module 3: Fraude

Al deze modules moeten worden gerealiseerd op platformen die door de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld en volgens de door de FOD gedefinieerde technologische normen en ontwikkelingsnormen. Realisatie dient te gebeuren in een perfecte samenwerking met de FOD Financiën, die bij de voltooiing van elk van de modules de nodige kennis wenst te verwerven om het onderhoud van het nieuwe systeem autonoom te kunnen verzekeren. Dit aspect van samenwerking en kennisoverdracht zal deel uitmaken van de verwachte projectresultaten en zal systematisch worden geëvalueerd. De FOD Financiën hanteert momenteel werkmethodes (opvolging van werkprocedures, procedure voor indienststelling, enz.) en methodes voor projectbeheer, waarvoor we vanwege de aannemer alle respect verwachten, alsook een beschrijving van de manier waarop hij zich zal richten naar de eisen van de FOD mét inbreng van zijn eigen knowhow. Gezien de omvang van het project “STIR ONDERNEMINGEN”, acht de FOD Financiën het overigens absoluut noodzakelijk dat bepaalde functies op expliciete wijze worden voorzien en gehandhaafd gedurende de hele realisatie van het project. Zo wenst de FOD Financiën, naast de hoofdverantwoordelijke, aparte verantwoordelijken te bekomen, die de activiteiten zullen superviseren en coördineren om de integratie en de realisatie van de business, toepassings- en technische aspecten te garanderen in perfecte samenwerking met het personeel van de FOD. De integratie van deze verschillende activiteiten zal trouwens geschieden onder de verantwoordelijkheid van de leverancier. Elke module zal worden ontwikkeld met respect voor de opdeling die wordt voorzien in de standaardontwikkelingsmethodologie FUP van de FOD. Verdere informatie is hierover beschikbaar op het adres http://minfin.fgov.be/portail1/nl/ict/ict.htm. Voor het einde van elke fase/herhaalfase worden resultaten vooropgesteld, waarvoor de FOD Financiën een procedure van GO/NO GO in het leven zal roepen, zijnde de gedeeltelijke voorlopige opleveringen (zie deel B, § 4.5 van het bestek) met opschortende betalingsclausules in het geval van een niet-validering van de resultaten door de interne teams van de FOD Financiën.

STIR ONDERNEMINGEN

26/215

2.5. Aard van de opdracht

2.5.1. Gunningswijze en aard van de opdracht De gekozen procedure is die van de algemene offerteaanvraag. Het gaat om een opdracht van diensten met betrekking tot de invoering van een geïntegreerd systeem ten behoeve van de entiteit B&I die onder de bevoegdheid van de FOD Financiën valt, en dit in overeenstemming met de voorwaarden van dit bestek. In toepassing van artikel 18 van de wet van 24 december 1993 kan de aanbestedende overheid ofwel verzaken aan het gunnen van de opdracht, ofwel de procedure overdoen, zonodig volgens een andere methode. In overeenstemming met het artikel 17, § 2, 2°, b van de wet van 24 december 1993 betreffende overheidsopdrachten, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om middels een onderhandelingsprocedure zonder naleving van bekendmakingsregels bij de aanvang van de procedure, gedurende een periode van maximaal drie jaar na het afsluiten van onderhavig contract, aan de aannemer nieuwe diensten toe te wijzen die bestaan uit een herhaling van diensten die gelijkaardig zijn aan deze die in dit bestek staan beschreven.

2.5.2. Loten De opdracht omvat drie loten.

2.6. Opties De inschrijvers zijn verplicht om een offerte te overhandigen inclusief onderstaande opties, waarbij het de administratie vrij staat om de opties al dan niet te lichten bij de gunning of in de loop van de uitvoering van de opdracht. De presentatie van vrije opties is niet toegestaan.

Lot 1 Er zijn verplichte opties voorzien binnen de module 2 “frontoffice vennootschapsbelasting” en de module 3 “backoffice rechtspersonen”.

Lot 2 Het deel 2 van het lot 2 is een optie in de offerte van de inschrijver en betreft de integratie van de boekhouding, de inning, de terugbetaling en de BTW-invordering in het systeem STIMER dat in ontwikkeling is. Lot 3 Er zijn verplichte opties voorzien binnen de 3 modules van dit lot.

STIR ONDERNEMINGEN

27/215

2.7. Duur van de opdracht

2.7.1. Lot 1 De opdracht heeft een looptijd van zes jaar, die een aanvang neemt op de eerste werkdag die volgt op de datum van de kick-off van het project. De modules moeten worden beëindigd binnen de drie jaar die volgen op de kick-offdatum. De begunstigde zal verplicht zijn om het onderhoud te verzekeren (zie § 5. Maintenance - Bijstand, deel C in dit lastenboek) gedurende een periode van drie jaar vanaf de globale voorlopige oplevering van de toepassing. De periode van zes jaar kan, op vraag van de aanbestedende overheid en middels goedkeuring van deze beslissing door de Projectboard (Stuurgroep), met twee keer één jaar worden verlengd onder dezelfde voorwaarden en volgens dezelfde modaliteiten als het basiscontract.

2.7.2. Lot 2

Deel 1 De opdracht heeft een looptijd van drie jaar, die een aanvang neemt op de eerste werkdag die volgt op de datum van de kick-off van het project. De periode van drie jaar kan, op vraag van de aanbestedende overheid en middels goedkeuring van deze beslissing door de Projectboard (Stuurgroep), met één keer één jaar worden verlengd onder dezelfde voorwaarden en volgens dezelfde modaliteiten als het basiscontract. Gezien de BS2000 op 31/12/2012 definitief buiten gebruik wordt gesteld , is dit de definitieve einddatum van het project.

Deel 2 (Optie) De opdracht heeft een looptijd van drie jaar, die een aanvang neemt op de eerste kalenderdag die volgt op de dag waarop de opdrachtnemer de kennisgeving van de lichting van de optie heeft ontvangen. 2.7.3. Lot 3 De opdracht heeft een looptijd van 54 maanden, die een aanvang neemt op de eerste werkdag die volgt op de datum van de kick-off van het project. . De modules moeten worden beëindigd binnen de 18 maanden die volgen op de kick-offdatum. De begunstigde zal verplicht zijn om het onderhoud te verzekeren (zie § 5. Maintenance - Bijstand, deel C in dit lastenboek) gedurende een periode van drie jaar vanaf de globale voorlopige oplevering van de toepassing. De periode van 54 maanden kan, op vraag van de aanbestedende overheid en middels goedkeuring van deze beslissing door de Projectboard (Stuurgroep), met twee keer één jaar worden verlengd onder dezelfde voorwaarden en volgens dezelfde modaliteiten als het basiscontract. 3. Documenten die de opdracht bepalen

3.1. Wetgeving -

De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten (B.S. van 22 januari 1994);

STIR ONDERNEMINGEN

28/215

-

-

-

Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en de concessies voor openbare werken (B.S. van 26 januari 1996); Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken + bijlage: algemene aannemingsvoorwaarden betreffende overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten, en betreffende concessies voor openbare werken (B.S. van 18 oktober 1996); Alle wijzigingen in voornoemde wetteksten en besluiten die van kracht zijn op de dag van de opening van de offertes.

3.2. Documenten betreffende de opdracht -

-

Het bestek “Geïntegreerd Verwerkingssysteem Ondernemingen ten behoeve van de entiteit Belastingen & Invordering – STIR ONDERNEMINGEN”. De aankondiging van de opdracht en de aankondigingen van wijziging van de opdracht, gepubliceerd in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie, die in het algemeen betrekking hebben de overheidsopdracht, en de aankondiging van wijziging van de opdracht, die worden verzonden per individueel aangetekend schrijven of per fax. Deze aankondigingen maken integraal deel uit van de contractvoorwaarden en de inschrijver wordt verondersteld er kennis van te hebben genomen en er rekening mee te hebben gehouden bij de opstelling van zijn offerte. De aangebrachte verduidelijkingen naar aanleiding van de infosessie (gestelde vragen en door de aanbestedende overheid verstrekte antwoorden). Deze aangebrachte verduidelijkingen maken integraal deel uit van de contractvoorwaarden en de inschrijver wordt verondersteld er kennis van te hebben genomen en er rekening mee te hebben gehouden bij de opstelling van zijn offerte.

3.3. De documenten van de inschrijver -

De offerte van de inschrijver; De verduidelijkingen en aanvullingen die door de FOD Financiën worden aanvaard en die als aanvulling op zijn offerte gelden (met dezelfde referentie) naar aanleiding van vragen en verzoeken om precisering en aanvulling.

3.4. Andere documenten De volgende documenten bevatten onontbeerlijke informatie voor een goed begrip van de opdracht. -

-

Documentatie van Coperfin : http://minfin.fgov.be/portail1/nl/copernic/sgorganigramme.htm; http://minfin.fgov.be/portail1/nl/copernic/coperfin.htm. Documentatie inzake de voorstudie en ICT-fundamenten: http://minfin.fgov.be/portail1/nl/ict/ict.htm Documentatie inzake FUP: http://www.minfin.fgov.be/portail1/nl/ict/ict.htm#fundamenten

STIR ONDERNEMINGEN

29/215

4. Informatiesessie Gezien de complexiteit van de opdracht heeft de aanbestedende overheid besloten om een eenmalige infosessie te organiseren ten behoeve van de inschrijvers. Deze sessie zal plaatsvinden tussen de publicatie van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie en de dag van de opening van de offertes. Na afloop van deze infosessie zal er op geen enkele van de gestelde vragen meer worden geantwoord; dit om alle kandidaat-inschrijvers op gelijke voet te behandelen. Deze infosessie zal plaatsvinden op 22 januari 2009 om 10 uur op het volgend adres: Koning Albert II-laan, 33, 1030 Brussel. Sokkel. Zaal 1. Er zal uitsluitend worden geantwoord op vragen die schriftelijk werden ingediend en dit uiterlijk op 19 januari 2009. Deze vragen moeten exclusief worden ingediend via e-mail op het adres: [email protected]. Alle vragen moeten verplicht de nodige referenties naar het bestek bevatten, zodat een snel antwoord wordt vergemakkelijkt (bijv. Deel A, paragraaf 1.1., alinea 1, pagina 1). Gelieve tevens de taal van het door u gebruikte bestek te vermelden (de paginering kan verschillen al naargelang de taal). Tijdens deze infosessie zal er een kort overzicht worden gepresenteerd van het voorwerp van de opdracht. De antwoorden op de tijdig ingediende vragen zullen mondeling worden verstrekt tijdens de infosessie en zullen vervolgens worden gepubliceerd op de internetsite van de FOD Financiën. Aan geïnteresseerde ondernemingen wordt gevraagd om zich voorafgaandelijk bekend te maken via een e-mail naar het adres [email protected] en om de naam en de functie mee te delen van de perso(o)n(en) die zal (zullen) worden afgevaardigd naar de infosessie. Om organisatorische redenen worden er per geïnteresseerde onderneming maximaal twee personen toegelaten. Indien de geïnteresseerde ondernemingen onvolkomenheden, onduidelijkheden, enz. opmerken in het bestek, worden ze uitgenodigd om dit schriftelijk te laten weten vóór de infosessie, en dit volgens dezelfde modaliteiten als voor het versturen van de vragen. De FOD Financiën hecht bijzonder veel belang aan de gelijke behandeling van de inschrijvers en stelt de specificaties van zijn bestekken op in het licht van die bekommernis. Indien een geïnteresseerde firma desondanks meent dat haar kandidatuur wordt uitgesloten of dat haar kansen worden verminderd door bepaalde specificaties uit het bestek, wordt ze verzocht om dit schriftelijk mee te delen, uiterlijk tijdens de infosessie. Zonodig zal de FOD, indien zij dit noodzakelijk acht, het bestek aanpassen om er rekening mee te houden.

5. Offertes

5.1. Opmaak van de offerte

5.1.1. Algemeen De inschrijver is gehouden tot het gebruik van het offerteformulier in bijlage van het bestek. Indien evenwel andere formulieren worden gebruikt, is hij verplicht om op elk document de overeenstemming te bekrachtigen met het offerteformulier dat bij het bestek is gevoegd (art. 89 van het K.B. van 8 januari 1996). STIR ONDERNEMINGEN

30/215

Met de indiening van zijn offerte verzaakt de inschrijver automatisch aan zijn eigen algemene of bijzondere verkoopvoorwaarden, ook als deze zouden voorkomen op één of meer bijlagen van zijn offerte. Het offerteformulier is bij het bestek gevoegd. De offerte moet worden opgemaakt op papier in drie exemplaren (waarvan één origineel en twee kopieën). Elke offerte en haar bijlagen moeten worden ondertekend door de inschrijver of zijn gevolmachtigde; zoniet wordt de offerte als zijnde onregelmatig verklaard. De inschrijver zal tevens een exemplaar van zijn offerte overhandigen in elektronische vorm (CD-ROM of diskette). In het exemplaar in elektronische vorm zullen de prijstabellen worden voorgesteld in een apart bestand, naast het bestand met de technische offerte. In geval van afwijkingen tussen de versie op papier en de elektronische versie, zal het originele exemplaar van de versie op papier als geldig worden beschouwd. De inschrijver moet de elektronische bestanden controleren op virussen om te vermijden dat de informatica-infrastructuur van de FOD Financiën door virussen wordt besmet. Hij dient in zijn offerte de naam en de versie van de voor de viruscontrole gebruikte software te vermelden en te garanderen dat de bestanden zijn gecontroleerd en geen virussen bevatten. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of verbeteringen, zowel in de offerte als in haar bijlagen, moeten door de inschrijver of zijn gevolmachtigde worden ondertekend (en niet enkel geparafeerd); zoniet wordt de offerte als onregelmatig beschouwd. De inschrijvers zijn gehouden zich expliciet te verbinden tot het naleven van alle administratieve en contractuele bepalingen van het bestek. Elk voorbehoud of gebrek aan verbintenis inzake één van deze bepalingen kan leiden tot de onregelmatigheid van de offerte.

5.1.2. Geldigheidsduur van de offerte De inschrijvers zijn door hun offerte gebonden gedurende een termijn van 240 kalenderdagen, te rekenen vanaf de dag die volgt op de datum van de opening van de offertes.

5.1.3. Taal van de offerte De offerte en de bijlagen die bij het offerteformulier zijn gevoegd, worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans. De inschrijver moet de taal opgeven die moet worden gebruikt voor de interpretatie van het contract, dat wil zeggen Nederlands of Frans. De documenten met een technische inslag die bij de offerte worden gevoegd, mogen in het Engels zijn opgemaakt, indien er geen vertaling zou bestaan in de taal van de offerte.

5.1.4. Varianten Elke inschrijver kan slechts één enkele offerte indienen; varianten zijn niet toegelaten.

STIR ONDERNEMINGEN

31/215

5.1.5. Inhoud van de offerte De offerte moet verplicht de volgende inlichtingen bevatten en de volgende inhoudstafel respecteren: Deel 1 – Administratief gedeelte: A. Offerteformulier (inschrijvingsdocument – bijlage 1 bij dit bestek) B. Volmachten van de mandatarissen C. Informatie betreffende de onderaannemers Deel 2 – Financieel gedeelte: De antwoorden op het kostenvoorstel: de kosten detailleren en samenvatten (inventaris – prijstabellen: bijlage 2 bij het bestek; allen dienen de tabel te presenteren op dezelfde manier in functie van de beschreven modules). Deel 3 – Technisch voorstel De offerte volgt de structuur van het bestek. Deel 4 – Bijlagen Bijlage 4A: Planning (GANTT) Bijlage 4B: Referenties van recent uitgevoerde projecten zowel in de privé- als in de openbare sector (presentatiemodel: bijlage 3 en bijlage 5 (enkel lot 1) in het bestek) Bijlage 4C: Curriculum Vitae (presentatiemodel: bijlage 4 in het bestek) Bijlage 4D: Vertrouwelijkheidsclausule (presentatiemodel: bijlage 6 in het bestek) Bijlage 4E: Overige bijlagen Elk voorstel van de inschrijver dat niet de door de aanbestedende overheid opgelegde structuur volgt, zal als onregelmatig worden beschouwd. De technische offerte mag geen enkele administratieve indicatie of prijsaanduiding bevatten. Met welke administratieve indicatie of prijsaanduiding dan ook, die voorkomt in een ander gedeelte dan respectievelijk deel 1 of deel 2 wordt geen rekening gehouden. De inschrijver vermeldt afwijkingen van het bestek en van de gevraagde functionele behoeften duidelijk in zijn offerte. Zonder deze expliciete vermelding zal het bestek als basis dienen in geval van betwisting. De inschrijver zal een continue en ononderbroken nummering voorzien voor alle pagina’s van zijn offerte en de bijlagen. Elke pagina moet worden geparafeerd.

5.1.6. Gevolmachtigden Elke offerte die wordt ingediend door gevolmachtigden, moet vermelden in naam van welke entiteit de gevolmachtigden acteren. De gevolmachtigden voegen bij de offerte een authentieke of onderhandse akte die hen de machtiging verleent, of een kopie van dergelijke akte. Ze kunnen eveneens het nummer vermelden van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin de bewuste mandaten werden gepubliceerd.

STIR ONDERNEMINGEN

32/215

5.2. Indiening van de offerte

5.2.1. Indienen van offertes De offertes worden vóór de opening van de offertes, ofwel elektronisch ingediend via de etendering applicatie (zie hieronder voor meer informatie), ofwel per schrijven (een aangetekend schrijven wordt aanbevolen) opgezonden naar, ofwel persoonlijk neergelegd bij de leidende diensten van de aanbestedende overheid. De offertes worden aanvaard voor zover de zitting van opening van de offertes niet voor geopend is verklaard.

5.2.2. Offerte verstuurd via elektronische middelen De elektronische offertes kunnen verstuurd worden via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 81 ter van het KB van 8 januari 1996. Er dient opgemerkt te worden dat het versturen van een offerte per e-mail niet aan deze voorwaarden voldoet. Daarom wordt het niet toegestaan op deze wijze offerte in te dienen. Onafgezien van eventuele toegestane varianten, mag iedere inschrijver slechts één offerte indienen per opdracht. De offerte moet bij de aanbestedende overheid toekomen vóór de uiterste ontvangstdatum van de offertes. De inschrijver kan zijn offerte gedeeltelijk onder de vorm van papier en gedeeltelijk elektronisch versturen, waarbij beide delen één offerte vormen. Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd. (Artikel 81 quinquies van het KB van 8 januari 1996). Indien nodig worden de attesten zoals gevraagd in het bestek gescand om ze bij de offerte te voegen. Meer informatie kan worden teruggevonden op volgende website : - http://www.publicprocurement.be/ - of via de e-procurement helpdesk op het nummer : +32 (0)2 790 52 58

5.2.3. Offerte die niet elektronisch wordt ingediend De offertes die niet elektronisch worden ingediend, worden in een omslag gestoken die wordt gesloten. Op deze omslag dienen de volgende vermeldingen te worden aangebracht: -

de naam van het bestek: “Geïntegreerd Verwerkingssysteem STIR ONDERNEMINGEN”; de datum en het uur van de opening van de offertes.

Deze omslag wordt gestoken in een tweede omslag met de volgende vermeldingen: -

het woord "offerte” in de linkerbovenhoek; het adres van de bestemmeling.

STIR ONDERNEMINGEN

33/215

5.2.4. Wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte Indien een inschrijver een reeds opgestuurde of ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken, moet dit gebeuren volgens de bepalingen in artikel 105 van het KB van 8 januari 1996. De wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte kan via elektronische middelen die voldoen aan artikel 81 ter van het KB van 8 januari 1996 of op papier. Om een reeds opgestuurde of ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die door de inschrijver of zijn gemachtigde behoorlijk is ondertekend. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten, op straffe van nietigheid van de offerte nauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook per telegram, telex of telefax worden medegedeeld voor zover: 1° zij bij de voorzitter van de zitting voor het openen van de offertes toekomt alvorens hij de zitting opent; 2° en zij wordt bevestigd per aangetekende brief, afgegeven bij de post ten laatste de dag die aan de zitting voor het openen van de offertes voorafgaat. Deze voorwaarde is niet van toepassing indien elektronische middelen die voldoen aan artikel 81 ter van het KB van 8 januari 1996 worden gebruikt. Opmerking : Om technische en organisatorische redenen verkiest de aanbestedende overheid dat offertes elektronisch worden ingediend. De keuze ligt natuurlijk steeds bij de inschrijver en zal op geen enkele manier een rol spelen bij de analyse en evaluatie van de offerte.

5.3. Opening van de offertes De openbare zitting waarin de offertes op papier en de elektronische offertes worden geopend zal plaatsvinden op 2 maart 2009 om 10 uur op het volgende adres: FOD Financiën North Galaxy, Koning Albert II-laan 33 1030 Brussel Sokkel, Zaal 1.

STIR ONDERNEMINGEN

34/215

6. Prijs

6.1. Munteenheid Alle in het offerteformulier vermelde prijzen moeten verplicht worden uitgedrukt in EURO.

6.2. Globale prijs Het gaat om een opdracht voor een globale prijs (K.B. 8 januari 1996, art. 86). De inschrijver moet in zijn offerte evenwel de gedetailleerde prijzen van alle onderdelen vermelden, en dit volgens het model in bijlage 2. In deze globale prijs is de prijs van de opties niet inbegrepen. De uitvoerder van de diensten wordt verondersteld in zijn eenheidsprijzen alle mogelijke kosten te hebben voorzien aangaande de bewuste diensten, met uitzondering van de btw. Het gebruik van het model in bijlage 2 is verplicht. Met prijzen die op een andere plaats worden vermeld, zal geen rekening worden gehouden.

6.3. Prijsherziening Voor de leveringen wordt geen prijsherziening toegestaan. Voor de diensten is de herziening van de prijzen mogelijk. De regels voor de prijsherziening zijn: 1. de prijzen kunnen éénmaal per jaar herzien worden 2. de dienstverlener vraagt elk jaar de prijsherziening aan door middel van een aangetekend schrijven gericht aan de Aanbestedende Overheid, t.a.v. Stafdienst B&B – boekhoudcel ICT, Koning Albert II-laan 33 bus 785, 1030 Brussel 3. de prijsherziening gaat in op: a. de jaardag van de notificatie van de gunning van de opdracht als de dienstverlener de aanvraag tot herziening heeft verzonden vóór de jaardag. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na de jaardag gepresteerd zijn b. de 1e dag van de maand volgend op de verzending van het aangetekende schrijven als de dienstverlener één of meer jaardagen heeft laten voorbijgaan. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de diensten die effectief na voormelde 1e dag van de maand gepresteerd zijn (opgelet: de dienstverlener moet een nieuwe aanvraag indienen voor de herziening van de prestaties die na de eerstvolgende jaardag zullen gepresteerd worden) 4. de prijsherziening wordt berekend aan de hand van de volgende formule: P=P0 * (0,8 * S/S0 + 0,2) waarbij: P= herziene prijs P0= initiële prijs S0= loonindex AGORIA (alleen voor Belgische dienstverleners, buitenlandse dienstverleners moeten een analoge index voorstellen) – nationaal gemiddelde, sociale STIR ONDERNEMINGEN

35/215

lasten inbegrepen, voor contracten vanaf 11/07/1981, van toepassing in de maand die aan de opening van de offertes voorafgaat. S= zoals S0 hiervoor, maar van toepassing in de maand die de jaardag van de notificatie van de gunning van de opdracht voorafgaat Voor de indexen, zie: http://www.agoria.be 5. de prijzen van de diensten die worden bijbesteld, kunnen worden herzien. De herziening volgt de bovenstaande regels 6. De Aanbestedende Overheid behoudt zich het recht voor om de prijzen te herzien bij dalende index. De herziening volgt de bovenstaande regels, waarbij het aangetekende schrijven uitgaat van de Aanbestedende Overheid

6.4. Clausule van meest begunstigde klant De inschrijvers (en dus ook de aannemers na de gunning van de opdracht) verbinden zich er tegenover de FOD Financiën toe om op elk moment de prijsvoorwaarden van hun meest begunstigde klant in België te bieden, en dit voor alle prestaties, producten en diensten die ze aan de FOD Financiën zullen leveren in het kader van onderhavige opdracht.

STIR ONDERNEMINGEN

36/215

7. Procedure voor gunning van de opdracht

7.1. Selectiecriteria De inschrijvers worden beoordeeld op basis van de volgende selectiecriteria. Enkel de offertes van de inschrijvers die hebben voldaan aan de selectiecriteria worden in overweging genomen om deel te nemen aan de vergelijking van de offertes met de gunningscriteria, die zijn hernomen in deel A, § 7.3 van het bestek, in de mate dat deze offertes regelmatig werden bevonden op administratief en technisch vlak.

7.1.1. Criteria van uitsluiting Administratieve vereenvoudiging Door eenvoudig deel te nemen aan de procedure tot gunning van een overheidsopdracht verklaart de inschrijver dat hij zich niet in een van de uitsluitingsgevallen bevindt als bedoeld in de artikelen 17, 43 en 69 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en de concessies voor openbare werken. De aanbestedende overheid onderzoekt de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord in hoofde van de inschrijver wiens offerte als beste gerangschikt is. Daartoe vraagt zij de betrokken inschrijver via de snelste middelen en binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te leveren die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan, en dat vóór elke beslissing over de gunning van de opdracht. Deze inlichtingen zullen echter door de aanbestedende overheid zelf via elektronische middelen bij de gegevensbeheerders worden opgevraagd, indien deze via deze middelen kosteloos toegankelijk zijn. Een inschrijver kan van de deelname aan een opdracht worden uitgesloten indien bij dit nazicht zou blijken dat de verklaring op erewoord niet overeenstemt met zijn persoonlijke toestand op de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming bij beperkte procedure of onderhandelingsprocedure met bekendmaking of op de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes bij open procedure. Een regularisatie a posteriori is hoe dan ook onmogelijk. Een dergelijke uitsluiting is eveneens mogelijk indien tijdens het verloop van de procedure zou blijken dat de persoonlijke toestand van de kandidaat of van de inschrijver niet meer in overeenstemming is met de verklaring op erewoord. In deze beide hypothesen maakt de aanbestedende overheid een gecorrigeerde rangschikking op, rekening houdend met de mogelijke weerslag van het verwijderen van de aanvraag tot deelneming of de offerte van de uitgesloten kandidaat of inschrijver, met name ingeval van toepassing van de bepalingen betreffende het natrekken van abnormale prijzen van artikel 110, § 4, van het koninklijk besluit van 8 januari 1996. De aanbestedende overheid zal de opdracht vervolgens kunnen gunnen aan de inschrijver wiens offerte onmiddellijk na deze van de uitgesloten inschrijver is gerangschikt, na ten aanzien van hem eveneens deze bepalingen te hebben toegepast.

Eerste uitsluitingscriterium §1.

De Belgische inschrijver die personeel in dienst heeft dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers, moet vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes

STIR ONDERNEMINGEN

37/215

in regel zijn met met de bijdragen in het kader van de sociale zekerheid. De aanbestedende overheid zal die informatie rechtstreeks opvragen via het elektronisch loket. Is in regel met de toepassing van onderhavig artikel, de inschrijver die volgens de stand van zaken uiterlijk op de dag vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes: 1° aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid alle vereiste aangiften heeft overgemaakt tot en met de aangiften betreffende het voorlaatste trimester dat is verstreken ten opzichte van de limietdatum voor de ontvangst van de offertes en 2° voor de bedoelde aangiften geen achterstallige bijdragen voor een bedrag van meer dan 2.500 EUR is verschuldigd, tenzij hij voor de bewuste schulden betalingstermijnen heeft verkregen die hij strikt naleeft. Maar ook al ligt het achterstallige bedrag aan bijdragen hoger dan 2.500 EUR, toch zal de inschrijver als zijnde in regel worden beschouwd indien hij vóór de beslissing om de opdracht toe te wijzen, kan aantonen dat hij op de dag waarop het attest zijn situatie vaststelt, tegenover een aanbestedende overheid in de zin van artikel 4, §1 en § 2, 1° tot en met 8° en 10° van de wet, of tegenover een publieke onderneming in de zin van artikel 26 van dezelfde wet, één of meer gegarandeerde, invorderbare schuldvorderingen bezit die vrij zijn van elke verbintenis tegenover derden, en dit voor een bedrag dat, op 2.500 EUR na, minstens gelijk is aan het bedrag waarvoor hij te laat is met de betaling van zijn bijdragen.

§2.

De buitenlandse inschrijver moet volgende zaken bij zijn offerte voegen of aan de aanbestedende overheid overleggen vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes: 1° een attest, afgegeven door de bevoegde overheid, dat bevestigt dat hij volgens de stand van zaken uiterlijk op de dag vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes, op die datum in regel is met zijn verplichtingen aangaande de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid volgens de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd. Wanneer een dergelijk document niet wordt afgegeven in het betrokken land, kan het worden vervangen door een verklaring onder ede of door een plechtige verklaring die door de geïnteresseerde partij is afgelegd voor een gerechtelijke of administratieve autoriteit, een notaris of een gekwalificeerde professionele instelling van het bewuste land; 2° een attest in overeenstemming met § 1, indien hij personeel in dienst heeft dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers.

§3.

De aanbestedende overheid kan in eender welk stadium van de procedure en via alle middelen die ze nuttig acht informeren naar de situatie van elke inschrijver inzake de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid.

Tweede uitsluitingscriterium De inschrijver mag zich niet in een van de volgende situaties bevinden: 1° zich bevinden in een staat van faillissement of vereffening, zijn activiteiten hebben stopgezet of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of zich bevinden in elke andere vergelijkbare situatie die het resultaat is van een soortgelijke procedure die in de nationale weten regelgeving voorkomt; STIR ONDERNEMINGEN

38/215

2° een faillissementsverklaring hebben ingediend, een vereffeningsprocedure hebben opgestart of een gerechtelijk akkoord hebben aangevraagd of een soortgelijke procedure hebben lopen die in de nationale weten regelgeving voorkomt. Voor de Belgische inschrijvers zal de aanbestedende overheid die informatie rechtstreeks opvragen via het elektronisch loket. Voor buitenlandse inschrijvers moet het attest afkomstig zijn van de bevoegde administratieve instelling van het betrokken land; bij gebrek daaraan moet de inschrijver een verklaring op erewoord verstrekken, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve autoriteit.

Derde uitsluitingscriterium De inschrijver moet zijn verplichtingen inzake de directe belastingen en de btw zijn nagekomen. De Belgische inschrijver moet bij zijn offerte een recent (maximaal 6 maanden oud, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) attest 276C2 van de Administratie der Directe Belastingen voegen, en een recent (maximaal 6 maanden oud, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) attest van de btw-administratie waaronder hij valt, waaruit blijkt dat hij zijn verplichtingen tegenover voornoemde administraties is nagekomen. De buitenlandse inschrijver moet bij zijn offerte een of meer recente attesten voegen (maximaal 6 maanden oud, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) van de administratie(s) die in zijn land bevoegd is/zijn voor de inning van de directe belastingen en de btw (of de taksen die in zijn land de btw vervangen), waaruit blijkt dat hij zijn verplichtingen tegenover voornoemde administratie(s) is nagekomen. Indien dergelijk(e) attest(en) niet wordt/worden afgegeven in zijn land, is het voldoende dat hij een verklaring op erewoord bijvoegt, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve autoriteit van zijn land.

Vierde uitsluitingscriterium In welk stadium dan ook van de procedure wordt uitgesloten van toegang tot deze opdracht, die dienstverlener die bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor het volgende, en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft: 1° deelneming aan een criminele organisatie zoals gedefinieerd in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2° omkoping zoals gedefinieerd in artikel 246 van het Strafwetboek; 3° fraude in de zin van artikel 1 van de Overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen, goedgekeurd bij de wet van 17 februari 2002; 4° het witwassen van geld zoals gedefinieerd in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Met het oog op de toepassing van onderhavige paragraaf kan de aanbestedende overheid, indien zij de persoonlijke situatie van een dienstverlener in vraag stelt, zich richten tot de

STIR ONDERNEMINGEN

39/215

bevoegde autoriteiten in België of in het buitenland om die informatie te bekomen die zij hiertoe noodzakelijk acht. Vijfde uitsluitingscriterium In overeenstemming met artikel 43, 4° van het KB van 8 januari 1996, zoals tot op heden gewijzigd, zal de inschrijver die op professioneel vlak een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die aannemelijk wordt geacht door de aanbestedende overheid, niet in aanmerking genomen worden voor de selectie. Deze uitsluiting kan worden afgekondigd in eender welk stadium waarin de procedure zich bevindt. In dit opzicht verbindt de inschrijver zich er door middel van de ondertekening van zijn offerte toe om de normen te respecteren die worden gedefinieerd in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) en in het bijzonder: -

-

het verbod op dwangarbeid (conventies nr. 29 over de dwangarbeid of de verplichte arbeid, 1930, en nr. 105 over de afschaffing van de dwangarbeid, 1957); het recht op syndicale vrijheid (conventie nr. 87 over de syndicale vrijheid en de bescherming van het syndicaal recht, 1948); het recht op organisatie en collectieve onderhandelingen (conventie nr. 98 over het recht op organisatie en collectieve onderhandelingen, 1949); het verbod op elke discriminatie inzake arbeid en loon (conventies nr. 100 over de gelijkheid van loon, 1951 en nr. 111 over de discriminatie (werkgelegenheid en beroep), 1958); de minimumleeftijd voor kinderarbeid (conventie nr. 138 over de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (conventie nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999).

Het niet respecteren van de voormelde conventies zal bijgevolg worden beschouwd als een zware professionele fout in de zin van artikel 43, 4° van het KB van 8 januari 1996. De voorgaande bepalingen zijn van toepassing ongeacht de andere bepalingen die zijn voorzien in artikel 43 van voormeld besluit.

7.1.2. Selectiecriteria betreffende de financiële draagkracht van de inschrijver De inschrijver zal bij zijn offerte een opgave voegen betreffende de omzet met betrekking tot het voorwerp van deze opdracht in de loop van de drie laatste boekjaren.

7.1.3. Selectiecriteria betreffende de technische bekwaamheid van de inschrijver

Eerste criterium betreffende de technische bekwaameid van de inschrijver De inschrijver moet beschikken over twee minstens gelijkwaardige referenties. Bovendien wordt geacht dat de inschrijver of zijn onderaannemers ervaring in XBRL bezitten voor de modules 2 en 3 van lot 1. Hij voorziet een lijst van de belangrijkste diensten, door de inschrijver uitgevoerd in de loop van de drie laatste jaren, alsook van de analoge projecten die hij in dezelfde periode heeft gerealiseerd, naast de openbare en privé-instanties voor wie ze waren bestemd. Indien het om diensten aan publieke overheden gaat, wordt het bewijs geleverd door certificaten die zijn uitgeschreven of ondertekend door de bevoegde overheid. Indien het om diensten aan privé-personen gaat, worden de prestaties door de betrokkenen gecertificeerd; bij gebrek daaraan kan de inschrijver zijn prestaties zelf voor uitgevoerd verklaren. De inschrijver zal binnen de referentiesites en per referentiesite ook de datum, het totaalbedrag van de opdracht en de gegevens van een contactpersoon binnen de betrokken onderneming of organisatie STIR ONDERNEMINGEN

40/215

voorzien. Het gebruik van het model in bijlage 3 is vereist voor de presentatie van de referenties.

Tweede criterium betreffende de technische bekwaamheid van de inschrijver De inschrijver zal de ISO of gelijkwaardig en andere certificaten in zijn bezit opgeven. De aanbestedende overheid eist dat de inschrijver in het bezit is van een ISO-certificaat van het type 9000 (9001 of 9002). De aanbestedende overheid wenst dat alle onderaannemers eveneens een ISO-certificaat van het type 9000 (9001 of 9002) of gelijkwaardig zouden bezitten voor de activiteiten die aan hen worden uitbesteed.

Derde criterium betreffende de technische bekwaamheid van de inschrijver De inschrijver zal melding maken van elk beroep op onderaanneming met aanduiding van het gedeelte van de opdracht dat zal worden uitbesteed, naast de naam van de onderaannemers in kwestie.

7.2. Regelmatigheid van de offertes De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden gecontroleerd op hun regelmatigheid, in overeenstemming met de artikels 89 en volgende van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 en met de beschikkingen in dit bestek. De onregelmatig bevonden offertes worden uitgesloten. Elk voorstel zal worden onderzocht om te verzekeren dat het in overeenstemming is met de gestelde behoeften. Indien wordt vastgesteld dat er aan een bepaalde behoefte niet wordt beantwoord, zal de offerte als zijnde onregelmatig worden beschouwd. De in de offerte van de inschrijver voorgestelde oplossing moet voldoen aan de technische behoeften die kunnen worden teruggevonden in dit bestek. Elk financieel of prijsvoorstel dat niet volledig is, dat contradicties of significante onjuistheden bevat, of dat de eisen inzake de voorstelling van de kostprijs, zoals die worden geformuleerd in dit bestek, niet respecteert, kan onregelmatig worden bevonden. Enkel regelmatig bevonden offertes worden in overweging genomen voor een toetsing aan de gunningscriteria.

7.3. Gunningscriteria De hieronder vermelde criteria zijn de enige die kunnen worden gehanteerd voor de keuze tussen de offertes. De inschrijver zal bij zijn offerte alle nuttige inlichtingen voegen voor de evaluatie van zijn offerte in het licht van de gunningscriteria en hun subcriteria, zoals hieronder gedetailleerd.

STIR ONDERNEMINGEN

41/215

7.3.1. Lot 1 Tabel 4 : Gunningscriteria Lot 1

35 3 23

1 Prijs 2 Duidelijkheid van de offerte 3 Functionaliteiten Realisatie functionaliteiten module 1 Deel C, § 2.2.1. 4 Realisatie functionaliteiten module 2 Deel C, § 2.2.2. 8 Realisatie functionaliteiten module 3 Deel C, § 2.2.3. 11 4 Integratie met reeds ontwikkelde toepassingen binnen de FOD Financiën en hergebruik UC’s Deel C, § 1. 5 Standaarden en methodologieën van de FOD Financiën (analyse en ontwikkeling; documentbeheer; kwaliteitsbeheer) 6 Voorstellen inzake planningen en roll-out 7 Personeel Ingezet personeel (CV’s en samenstelling teams) Deel C, § 7. 6 Samenwerking en kennisoverdracht Deel C, § 6.6. 2 8 Opleidingen Deel C, § 6.4. 9 Software XBRL en andere Deel C, § 3.2., § 3.3., § 4. 10 SLA-garantie-maintenance

6 6 4 8

3 9 3

Uitsluitend de offertes die minstens een score van 60 % behalen voor elk van de criteria “Functionaliteiten” (13,8/23), “Personeel” (4,8/8) en “Software” (5,4/9) kunnen in beschouwing worden genomen voor de gunning van onderhavige opdracht. Daarenboven dient ook een score van 60% behaald te worden voor de totaliteit van de criteria met uitzondering van de prijs (39/65) om batig gerangschikt te kunnen worden.

STIR ONDERNEMINGEN

42/215

7.3.2. Lot 2 Tabel 5: Gunningscriteria Lot 2

1 Prijs 2 Duidelijkheid van de offerte 3 Functionaliteiten Realisatie functionaliteiten Module 1 zoals beschreven in deel C 2 Realisatie functionaliteiten Module 2 zoals beschreven in deel C 2 Realisatie functionaliteiten Module 3 zoals beschreven in deel C 2 Realisatie functionaliteiten Module 4 zoals beschreven in deel C 2 Realisatie functionaliteiten Module 5 zoals beschreven in deel C 2 Realisatie functionaliteiten Module 6 zoals beschreven in deel C 2 Realisatie functionaliteiten Module 7 zoals beschreven in deel C 2 Realisatie functionaliteiten Module 8 zoals beschreven in deel C 2 Realisatie functionaliteiten Module 9 zoals beschreven in deel C 2 Realisatie functionaliteiten Lot 2 deel 2 (optie) zoals beschreven in deel C 4 Samenhang tussen de verschillende modules onderling en tussen de modules en overige projecten en integratie met reeds ontwikkelde functionaliteiten uit dit bestek en reeds bestaande toepassingen binnen de 4 FOD Financiën 5 Respect van de standaarden en openheid van de oplossing respect voor (ICT-)standaarden 2 evolutiviteit 3 6 Voorstellen inzake planningen en migratie 7 Methodologie projectbeheer 2 analyse en ontwikkeling 2 documentbeheer 2 kwaliteitsbeheer 2 8 Personeel (samenwerking en kennisoverdracht) Ingezet personeel (CV’s en samenstelling teams) 3 Samenwerking en kennisoverdracht 3 9 Opleidingen en roll-out 10 SLA-garantie-maintenance

35 3 22

10 5

5 8

6

2 4

Er dient een score van 60% behaald te worden voor de totaliteit van de criteria met uitzondering van de prijs (39/65) om batig gerangschikt te kunnen worden.

STIR ONDERNEMINGEN

43/215

7.3.3. Lot 3 Tabel 6 : Gunningscriteria Lot 3

1 Prijs 2 Duidelijkheid van de offerte 3 Functionaliteiten Realisatie functionaliteiten Module 1 zoals beschreven in deel C 11 Realisatie functionaliteiten Module 2 zoals beschreven in deel C 5 Realisatie functionaliteiten Module 3 zoals beschreven in deel C 11 Samenhang tussen de verschillende modules onderling, tussen de modules en overige projecten en integratie met reeds bestaande toepassingen binnen 4 de FOD Financiën 5 Respect van de standaarden en openheid van de oplossing respect voor (ICT-)standaarden 2 evolutiviteit 3 7 Methodologie projectbeheer 2 analyse en ontwikkeling 2 documentbeheer 2 kwaliteitsbeheer 2 8 Personeel (samenwerking en kennisoverdracht) Ingezet personeel (CV’s en samenstelling teams) 3 Kennisoverdracht 3 9 Opleidingen en roll-out 10 SLA-garantie-maintenance

35 3 27

10 5

8

6

2 4

Uitsluitend de offertes die minstens een score van 60 % behalen voor elk van de criteria “Functionaliteiten” (16,2/27) en “Personeel” (3,6/6) kunnen in beschouwing worden genomen voor de gunning van onderhavige opdracht. Daarenboven dient ook een score van 60% behaald te worden voor de totaliteit van de criteria met uitzondering van de prijs (39/65) om batig gerangschikt te kunnen worden.

7.3.4. Het criterium “Prijs” Het criterium “Prijs” zal als volgt worden afgewogen:

⎛ Pr P = Pmax × ⎜ min ⎜ Pr ⎝ offerte

⎞ ⎟ ⎟ ⎠

waarbij : Prmin Profferte P Pmax

= laagste prijs van de batig gerangschikte offertes = prijs van de offerte = punten toegekend aan het criterium “Prijs” = maximale weging van het criterium “Prijs”

STIR ONDERNEMINGEN

44/215

7.3.5. Andere criteria Voor de gunningscriteria zal de volgende evaluatie worden toegepast (er kunnen ook fracties van punten worden toegekend): -

5 punten: erg goed 4 punten: goed 3 punten: voldoende 2 punten: slecht 1 punt: erg slecht 0 punten: onbestaand of onmogelijk te evalueren

Aan elk criterium wordt een wegingcoëfficiënt toegekend waarmee de verkregen waarde zal worden vermenigvuldigd.

7.3.6. Eindscore De waarderingscijfers voor de bovenvermelde gunningscriteria zullen worden opgeteld. De opdracht zal worden toegewezen aan de inschrijver die de hoogste eindscore behaalt.

8. Kennisgeving Overeenkomstig artikel 21 bis van de Wet van 24 december 1993 informeert de aanbestedende overheid de niet geselecteerde kandidaten en de inschrijvers van wie de offerte als onregelmatig werd beschouwd of niet werd uitgekozen, zo gauw mogelijk nadat over hen een beslissing werd genomen. Wanneer de overheidsopdracht het geraamde bedrag bereikt, zoals bepaald door de Koning, voor de Europese bekendmaking bij de aanvang van de procedure, deelt de aanbestedende overheid bij een ter post aangetekende brief mee : 1° aan elke niet geselecteerde kandidaat of inschrijver, de redenen van zijn niet-selectie; 2° aan elke inschrijver van wie de offerte als onregelmatig werd beschouwd, de redenen van de verwerping; 3° aan elke inschrijver van wie de offerte niet werd uitgekozen, de gemotiveerde gunningsbeslissing van de opdracht. De aanbestedende overheid kent de inschrijvers een termijn toe van vijftien dagen vanaf de dag die volgt op de in het tweede lid bepaalde datum van verzending per telefax of via elektronische middelen. De inschrijvers kunnen binnen deze termijn een schorsingsberoep instellen bij een rechtscollege, wat uitsluitend mag gebeuren in het kader van, al naargelang, een procedure in kort geding voor de justitiële rechter of, voor de Raad van State, via een procedure wegens uiterst dringende noodzakelijkheid. Indien de aanbestedende overheid binnen de toegestane termijn geen schriftelijke kennisgeving in die zin ontvangt op het door haar vermelde adres, mag de procedure worden verdergezet. Bepaalde gegevens mogen evenwel niet worden medegedeeld indien de openbaarmaking ervan de toepassing van een wet zou belemmeren, in strijd zou zijn met het openbaar belang, nadelig zou zijn voor de rechtmatige commerciële belangen van overheidsbedrijven of particuliere ondernemingen of de eerlijke mededinging tussen de ondernemingen zou kunnen schaden.

STIR ONDERNEMINGEN

45/215

B. UITVOERING VAN DE OPDRACHT

1. Borgstelling De borgstelling is bepaald op 5 % van het totaalbedrag, exclusief btw, van de opdracht. Het aldus bekomen bedrag wordt naar boven afgerond tot een tiende van een euro. De borgsom kan worden samengesteld in overeenstemming met de wettelijke en reglementaire beschikkingen, hetzij in klinkende munt, hetzij in staatsfondsen, hetzij in de vorm van een collectieve borgstelling. De borgsom kan eveneens worden samengesteld door middel van een garantie, die wordt toegekend door een kredietinstelling, die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 betreffende het statuut van en de controle op kredietinstellingen, of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle op verzekeringsondernemingen, en die is erkend voor sectie 15 (borg). De aannemer moet binnen dertig kalenderdagen, volgend op de dag van de afsluiting van het contract, het bewijs aanleveren van de samenstelling van de borgsom door hemzelf of door een derde, en dit op één van de volgende manieren: 1° wanneer het gaat om een borg in speciën, middels de overschrijving van het bedrag op de postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (postchequerekening nr. 679-2004099-79; IBAN: BE58 6792 0040 9979 - BIC: PCHQ BEBB) of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult als die van de voornoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult ; 2° wanneer het gaat om een borg in staatsfondsen, via een deposito van de borg in handen van de kassier van de Staat in de zetel van de Nationale Bank in Brussel of in één van de provinciale agentschappen ervan, voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas, of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3° wanneer het gaat om een collectieve borgstelling, via een deposito door een onderneming die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borgstelling bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° wanneer het gaat om een garantie, via de akte van verbintenis van de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming. Deze bewijsstukken worden, al naargelang het geval, aan de aanbestedende overheid geleverd via: 1° hetzij het ontvangstbewijs van het deposito van de Deposito- en Consignatiekas of een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2° hetzij een bericht van debet, overhandigd door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming; 3° hetzij het bewijs van deposito, afgeleverd door de kassier van de Staat of door een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° hetzij het origineel van de akte van solidaire borgstelling, goedgekeurd door de Deposito- en Consignatiekas of door een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5° hetzij het origineel van de akte van verbintenis, opgesteld door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die de garantie verstrekt. Deze documenten, ondertekend door de depositogever, tonen aan ten gunste van wie de borgstelling is gevormd, en verduidelijken de precieze aanwending ervan middels een beknopte aanduiding van het voorwerp van de opdracht en van de referentie aan het bestek, alsook de naam, de voornaam en het volledige adres van de aannemer en eventueel van de derde die het STIR ONDERNEMINGEN

46/215

deposito heeft verricht voor zijn rekening, met de vermelding “geldschieter” of “gevolmachtigde”, al naargelang het geval. Indien het bewijs van de borg niet werd geleverd binnen de gestelde termijn, zal er een boete worden toegepast. De afwezigheid van een borgstelling kan leiden tot de verbreking van het contract. De termijn van dertig kalenderdagen die eerder werd vermeld, wordt opgeschort tijdens de sluiting van de onderneming van de aannemer tijdens de jaarlijkse betaalde vakantieperiode en op compensatiedagen die wettelijk zijn voorzien of die verplicht werden gesteld in een collectieve arbeidsovereenkomst. Het bewijs voor de samenstelling van de borgsom moet worden verzonden naar het adres dat zal worden opgegeven in het bericht van gunning van de opdracht. De borgsom zal in één keer worden vrijgemaakt na de definitieve oplevering van de laatst uitgevoerde prestatie op basis van het bestek, en dit op uitdrukkelijk verzoek van de aannemer.

2. Supervisie over de uitvoering van de opdracht

2.1. Projectmatig werken De FOD Financiën hanteert een eigen aangepaste methodologie inzake projectmatig werken, gebaseerd op Prince2. De inschrijver zal zich richten naar deze werkwijze en de modaliteiten ervan respecteren. Hierna worden kort de belangrijkste aspecten beschreven: -

P.I.D. De inschrijver voegt bij zijn offerte een voorstel van P.I.D., waarbinnen minimaal de volgende elementen zijn opgenomen: o o o o o

-

Achtergrond van het project Definiëring van het project Project toleranties Project controls Project Quality plan

Projectplan De inschrijver voegt bij zijn offerte een voorstel van projectplan, waarbinnen minimaal de volgende elementen zijn opgenomen: o o o o o

o

o

Omschrijving van het project PBS, Product Breakdown Structure Product kwaliteitscriteria WBS, Work Breakdown Structure Uitvoeringskalender (planning met aanduiding van fasering en milestones), a priori voorgesteld in een GANTT-tabel met vermelding van de diverse taken, hun duur en de betrokken personen Projectstructuur met (nominatieve) aanduiding van de medewerkers van de inschrijver en voorkomend de rolomschrijving van de medewerkers van de FOD Financiën noodzakelijk bij de uitvoering van het project Benodigde middelen, gespecificeerd per fase (financieel, personeel, andere)

STIR ONDERNEMINGEN

47/215

o o

Risicoanalyse (en definitie van beheersmaatregelen) Kwaliteitsbeheer

Na de gunning van het project zal door de aannemer een volledig en gedetailleerd P.I.D. en projectplan worden uitgewerkt en voorgelegd aan de projectbeheersstructuur van de FOD Financiën. De opmaak van de definitieve en gedetailleerde P.I.D. en projectplan maken deel uit van de eerste fase van het project. Een formele goedkeuring van voormelde P.I.D. en projectplan door de Projectboard (Stuurgroep) van het project is noodzakelijk alvorens de volgende fase kan worden aangevat. Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver om deze P.I.D. up-to-date te houden tijdens de duur van het project. Elke wijziging aan het projectplan moet formeel worden goedgekeurd door de Projectboard (Stuurgroep) van het project. Alle projecten worden aangestuurd en beheerd binnen de projectbeheerstructuren van de FOD Financiën. Deze worden binnen onderstaand schema gesitueerd:

Figuur 3 : Projectbeheerstructuur FOD Financiën

Ieder project wordt binnen de FOD Financiën geleid door de Projectleider. Deze wordt aangesteld door de Sponsor, in samenspraak met de Projectboard (Stuurgroep). De aannemer zal een eigen projectcoördinator aanduiden. Deze draagt samen met de Projectleider de volle verantwoordelijkheid voor de goede uitvoering van het project. De Projectboard (Stuurgroep) heeft een ruime bevoegdheid: zij waakt over de scope en de doelstellingen van het project, keurt het initiële P.I.D. (en projectplan) en alle wijzigingen ervan goed, bewaakt de voortgang van het project, bevestigt de aanvaarding van deliverables (deelopleveringen), spreekt zich uit over alle betwistingen en/of problemen die door de Projectleider worden geagendeerd. Verder behandelt ze alle contractuele, administratieve en technische aspecten m.b.t. de uitvoering van de opdracht (garantie, respecteren van de SLA, kwaliteit van de uitvoeringen, enz.). De aannemer (Stuurgroep).

STIR ONDERNEMINGEN

zal

een

senior-manager

afvaardigen

binnen

voormelde

Projectboard

48/215

Iedere wijziging (de scope, de vooropgestelde resultaten/producten, de planning, de budgetten, enz.) binnen het project moeten deel uitmaken van een wijzigingsaanvraag waarbinnen de reden tot wijziging en de impact ervan omstandig worden beschreven. De Projectboard (Stuurgroep) beslist over de gegrondheid en de opportuniteit van de voorgestelde wijziging. Zij kan zich hiertoe laten bijstaan door de (operationele) PMO en/of een (externe) expert ter zake. De formele goedkeuring van de Projectboard (Stuurgroep) is noodzakelijk alvorens de vooropgestelde wijzigingen ten uitvoer te brengen. In voorkomend geval zal de inschrijver instaan voor de actualisering van de P.I.D. Er kan geen enkel Change Request worden aanvaard door de Projectboard (Stuurgroep). Elke wijziging van de opdracht die een financiële impact heeft, moet het voorwerp uitmaken van een procedure voor overheidsopdrachten.

2.2. Reporting De aannemer en de door hem aangestelde projectcoördinator zullen de Projectleider alle informatie ter beschikking stellen die noodzakelijk is om zicht te houden op het reële verloop van de werkzaamheden uit hoofde van de inschrijver en de situatie t.o.v. de vooropgestelde planning. Deze rapportering ter attentie van de Projectleider gebeurt op wekelijkse basis aan de hand van een status die is weergegeven op de GANTT tabel van het project en aangevuld met een korte schriftelijke toelichting met betrekking tot headlines en eventuele problemen, inclusief hun remediëring. Alle details met betrekking tot de wijze waarop deze rapportering dient te gebeuren zal bij de aanvang van het project worden meegedeeld. Alle inhoudelijke aspecten (planning, risico’s, kwaliteit, oplevering, resources, enz.) zullen vooreerst besproken worden binnen het Projectteam. Wanneer de Projectleider het noodzakelijk acht zullen problemen ter bespreking en deliberatie worden voorgelegd aan de Projectboard (Stuurgroep). De Projectleider rapporteert maandelijks over de voortgang van het project ten overstaan van de Projectboard (Stuurgroep). Voorkomend kan de Projectleider de externe projectcoördinator uitnodigen op de vergadering van de Projectboard (Stuurgroep) ter ondersteuning om bepaalde aspecten meer in detail toe te lichten.

3. Uitvoering van de diensten

3.1. Termijnen De diensten van loten 1 en 3 moeten worden uitgevoerd binnen een termijn van 6 (zes) jaar (maintenance-activiteiten inbegrepen), te rekenen vanaf de eerste werkdag die volgt op de datum van de kick-off van het project (zie § 3.2, deel B). De diensten van lot 2 moeten worden uitgevoerd binnen een termijn van 3 (drie) jaar, te rekenen vanaf de eerste werkdag die volgt op de datum van de kick-off van het project. De bestelbon is geadresseerd aan de uitvoerder van de diensten, en dit ofwel via een aangetekend schrijven, ofwel per fax, ofwel via elk ander medium waarmee de verzendingsdatum absoluut zeker kan worden vastgesteld. STIR ONDERNEMINGEN

49/215

De correspondentie naar aanleiding van de bestelbon (en van de uitvoering van de diensten) volgt dezelfde regels als die voor de verzending van de bestelbon, telkens een partij zichzelf een bewijs van haar interventie wenst te bezorgen. Zo de bestelbon na afloop van de termijn van twee werkdagen wordt ontvangen, kan de leveringstermijn worden verlengd pro rata van de vertraging, die werd vastgesteld voor de ontvangst van de bestelbon, en dit na een schriftelijk en gerechtvaardigd verzoek vanwege de uitvoerder van de diensten. Indien de bestellende dienst na een onderzoek van het schriftelijke verzoek van de uitvoerder van de diensten meent dat dit laatste geheel of gedeeltelijk is gegrond, zal hij schriftelijk meedelen welke verlenging van de termijn er wordt aanvaard. In het geval van een duidelijk niet correct of niet volledig opgemaakte bestelbon die elke uitvoering van de bestelling onmogelijk maakt, zal de uitvoerder van de diensten de besteller hiervan onmiddellijk schriftelijk op de hoogte brengen zodat er een oplossing wordt gevonden om een normale uitvoering van de bestelling mogelijk te maken. Indien nodig vraagt de uitvoerder van de diensten om een verlenging van de uitvoeringstermijn van de diensten onder dezelfde voorwaarden als die voorzien in het geval van een laattijdige ontvangst van de bestelbon. In elk geval zijn klachten aangaande de bestelbon niet meer ontvankelijk indien ze niet werden ingediend binnen 15 kalenderdagen te rekenen vanaf de eerste dag die volgt op de dag waarop de uitvoerder van de diensten de bestelbon heeft ontvangen.

3.2. “KICK-OFF”-vergadering Binnen een termijn van maximaal één kalendermaand na de kennisgeving van de opdracht moeten de aannemer en de Administratie verplicht hun eerste vergadering van de Projectboard (Stuurgroep), KICK-OFF-vergadering genaamd, houden. In deze vergadering kan men de respectievelijke ploegen met hun samenstelling en hun competenties voorstellen, de kalender van de vergaderingen en van de Projectboard (Stuurgroep) regelen, de planning van de realisatie van de opdracht definiëren, de principes van de SLA uiteenzetten, enz.

3.3. Planning De inschrijver voegt bij zijn offerte een kalender voor de uitvoering, rekening houdend met de maximale duur van het contract. Deze kalender zal in de vorm van GANTT-tabellen worden gepresenteerd.

3.4. Ingezette middelen De inschrijvers zullen de nodige uitleg verschaffen over de middelen (personeel, methodes, hardware, software) die ze zullen inzetten om het projectbeheer te verzekeren.

3.5. Plaats en uren voor de uitvoering van de diensten De diensten zullen hoofdzakelijk in Brussel worden gepresteerd, met name in de lokalen van de FOD Financiën. Indien er periodes van werkzaamheden buiten Brussel vereist zijn, worden de verplaatsingskosten niet terugbetaald door de FOD Financiën. Een gedeelte van de diensten kan ook worden gepresteerd in de lokalen van de aannemer, indien deze diensten niet elders kunnen worden uitgevoerd, of indien de FOD Financiën daar een bijzonder voordeel uit kan halen. STIR ONDERNEMINGEN

50/215

Met het oog op een optimale samenwerking met de personeelsleden van de FOD Financiën, moet het personeel van de aannemer dat prestaties verzorgt binnen de gebouwen van de FOD Financiën, zoveel mogelijk hetzelfde werkschema aanhouden als de collega’s van Financiën. Onder normale kantooruren worden verstaan alle werkdagen van maandag tot vrijdag, van 07u00 tot 18u00, volgens de variabele uurregeling die bij de FOD Financiën van kracht is. De data van 2 november, 15 november en 26 december worden net als de eerste werkdag van het jaar door de FOD Financiën beschouwd als feestdagen. Er worden ook verplichte "bruggen" voorzien die elk jaar zullen worden meegedeeld.

3.6. Taken van de medewerkers van de FOD Financiën De medewerkers van de FOD Financiën nemen deel aan de projecten voor wat betreft : -

-

-

-

de definitie van de inhoud van het project (en de subprojecten); de deelname aan de selectie van de oplossingen: architectuur, strategie, enz.; de validatie van de realisatiedocumenten: specificatiedossiers, realisatiedossiers, acceptatiedossier, testdossier, handleidingen, onderhoudsboeken, enz.; de kwaliteitscontroles, onder meer met betrekking tot de controle van de overeenstemming van de documentatie met de realisatie, van de naleving van de normen inzake documentatie en programmering, enz.; de verplichte deelname aan de tests voor de technische en de functionele oplevering, ongeacht of het gaat om unitaire functioneringstests, integratietests of algemene werkingstests; de logistieke ondersteuning van de realisatieteams, voor wat betreft de terbeschikkingstelling van de nodige technische middelen voor de realisatie, en dit al naargelang wat er in gezamenlijk overleg werd bepaald; de businessexpertise voor de analyses; de opleiding van de eindgebruikers door middel van opleidingscentra.

De realisatie zal stap na stap van nabij worden opgevolgd door de medewerkers van de FOD Financiën. Zij dienen er ook op toe te zien dat de normen strikt worden nageleefd, zodat kan worden gegarandeerd dat de geïmplementeerde oplossing nadien integraal en zonder specifieke problemen kunnen worden overgenomen door de FOD Financiën. De inschrijver zal in zijn offerte melding maken van het verwachte aantal medewerkers per module van de FOD Financiën, dat noodzakelijk is voor de implementering van STIR ONDERNEMINGEN, alsook van de verwachte profieltypes. Er zal minimaal 1 projectleider en vier programmeurs ter beschikking worden gesteld voor elke lot. De FOD Financiën verbindt zich evenwel niet dat deze over de gevraagde profieltypes beschikken. De FOD Financiën verbindt zich tevens niet tot het aanvaarden van het verwachte aantal medewerkers, indien dit het aantal van 1 projectleider en vier programmeurs overschrijdt.

3.7. Technische middelen die door de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld De aannemer stelt aan zijn personeelsleden al het nodige materiaal ter beschikking het het oog op de uitvoering van hun opdracht (draagbare computer, enz.). De FOD Financiën stelt aan de personeelsleden van de aannemer tijdens hun opdracht maximaal tien kantoorplaatsen, 4 voor lot 1, 3 voor lot 2 en 3 voor lot 3, tegelijk ter beschikking van het type “shared desk” en zonder kasten. Het personeel van de aannemer krijgt een beperkte toegang tot het netwerk van de FOD Financiën, naast een e-mailadres. De FOD Financiën beschikt niet over parkeerplaatsen voor zijn leveranciers. De FOD Financiën zal geen enkele aanpassing verrichten aan de werkposten van de personeelsleden van de aannemer met het oog op hun goede werking binnen de infrastructuur van de FOD. De aannemer kan in geen geval overgaan tot een wijziging, verstoring of STIR ONDERNEMINGEN

51/215

overbelasting van de infrastructuur van de FOD via de toevoeging van werkposten voor zijn personeel in deze infrastructuur, behalve voor wat rechtstreeks is gekoppeld aan de ontwikkeling van de betrokken toepassing. De aannemer is geheel verantwoordelijk voor de bescherming van de bewuste werkposten tegen virussen en voor het beheer van de posten. Hij zal prioritair gebruik maken van de instrumenten, die door de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld. In het geval dat er andere softwareprogramma’s zouden moeten worden gebruikt in het kader van het project, zal dat gebruik, na aanvaarding door de Projectboard (Stuurgroep), onder de verantwoordelijkheid van de aannemer vallen en zal de kostprijs van dat gebruik vervat liggen in de prijs van de diensten. Het onderhoud van de software die eventueel in werking zal worden gesteld door de begunstigde binnen de FOD Financiën in het kader van dit project moet opgenomen worden in de prijsofferte voor een periode van 10 jaar vanaf de kennisgeving van de opdracht. Het personeel van de aannemer moet de interne procedures en de reglementen betreffende het gebruik van en de toegang tot de ter beschikking gestelde middelen naleven, en kan geen toevoeging of wijziging vragen voor wat betreft de werkomgeving van de aanbestedende overheid. Als bepaalde gebreken in de logistieke ondersteuning de dienstverlening in het gedrang zouden brengen, moet er een beroep worden gedaan op de arbitragemogelijkheden die beschreven staan in deel B, § 6 vooraleer men zijn toevlucht neemt tot een rechtsgeding.

3.8. Te respecteren normen en standaarden in het kader van onderhavige opdracht De realisatieteams die door de aannemer aan de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld, zullen de methodes en de standaarden toepassen die door de FOD Financiën worden gespecificeerd of die met zijn akkoord worden gekozen. Deze standaarden hebben minimaal betrekking op: -

-

de methode voor projectbeheer (zie § 2.1., deel B); technische standaarden voor software; de regels voor de programmering (opmaak, codestructuren, commentaren, afspraken inzake naamgeving, ontwikkelingsstandaarden conform ICT-fundamenten, inbegrepen Open Standaarden, enz.); het verzorgen van de documentatie; de beheersregels, ingesteld door de beheersdiensten van de besturingsomgevingen; de procedures voor de kwaliteitsgarantie.

3.9. Organisatie van de opleidingen De aannemer zal de opleidingsactiviteiten verzorgen in het Nederlands en in het Frans. Het Engels kan uitzonderlijk worden gebruikt voor bepaalde speciale opleidingen onder de uitdrukkelijke voorwaarde dat de FOD Financiën hiertoe voorafgaandelijk de toelating heeft gegeven. Het personeel dat is belast met de opleidingsactiviteiten, moet: -

over een erkende ervaring beschikken inzake de verstrekte opleiding; PERFECT de taal beheersen waarin de cursus wordt gegeven; over essentiële pedagogische kwaliteiten beschikken om de kennis op gestructureerde en systematische wijze over te brengen op de cursusdeelnemers; kunnen omgaan met de pedagogische middelen en zich er op het gepaste moment van weten te bedienen;

STIR ONDERNEMINGEN

52/215

-

rekening houden met de opmerkingen van de aanbestedende overheid voor wat betreft de inhoud en de presentatie van de opleiding.

De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om telefonisch, per fax of via e-mail, gevolgd door een bevestiging via een aangetekend schrijven, de onmiddellijke vervanging te eisen van één of meer docenten die niet zouden voldoen aan de vereiste kwalificaties, door docenten die minimaal beschikken over capaciteiten op het niveau van de in de offerte genoemde capaciteiten. Deze opleidingsactiviteiten zullen plaatsvinden in de lokalen van de FOD Financiën of in de lokalen van de aannemer. Al naargelang de omstandigheden zal de FOD Financiën autonoom een beslissing nemen over de plaats van de opleidingen. Indien de opleiding evenwel zou worden verzorgd in de lokalen van de aannemer, kan de aannemer ook lokalen buiten zijn eigen vestiging voorstellen, voor zover deze zich tenminste bevinden in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. De lokalen moeten één PC per deelnemer bevatten naast de nodige didactische apparatuur. Het cursusmateriaal zal aan elke deelnemer worden bezorgd in zijn/haar eigen taal. Van deze eis kan niet worden afgeweken zonder de FOD Financiën vooraf op de hoogte te brengen en diens toelating te bekomen.

3.10. Technische documentatie De aannemer zal aan de administratie alle technische documentatie bezorgen die noodzakelijk is voor het gebruik van het systeem, en dit in het Nederlands en het Frans, ofwel in het Engels, in functie van de taal waarin ze beschikbaar is. De documentatie zal meer bepaald de technische handleidingen bevatten die de kenmerken en de gebruiksregels omschrijven van de apparatuur en de software die deel uitmaken van het project, evenals een gedetailleerde beschrijving van het integrale systeem met de nodige verduidelijkingen over de verschillende subsystemen en de bijbehorende verbindingen. De offerte zal preciseren in welke vorm de documentatie zal worden geleverd (papier, cd-rom, enz.), naast de standaardhoeveelheden en de voorwaarden waaronder bijkomende exemplaren kunnen worden besteld. De inschrijver is verplicht om op eenvoudig verzoek van de administratie alle kenmerken te verschaffen met betrekking tot het gebruik van de geleverde apparatuur.

3.11. De aannemer

3.11.1. Door de aannemer voorziene middelen De inschrijvers zullen de middelen preciseren (personeel, methodes, hardware en software) die ze zullen inzetten om het projectbeheer te verzekeren.

3.11.2. Verantwoordelijkheid van de aannemer De dienstverlener draagt de volle verantwoordelijkheid voor fouten en gebreken die zich voordoen in de geleverde diensten, in het bijzonder in de studies, de berekeningen, de plannen of in alle andere stukken die door hem worden voorgelegd in het kader van de uitvoering van de opdracht. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid overigens tegen alle schadevergoedingen en interesten die deze zou verschuldigd zijn aan derden omwille van STIR ONDERNEMINGEN

53/215

vertraging in de uitvoering van de diensten of omwille van het in gebreke blijven van de dienstverlener.

3.11.3. Enkel voor lot 1: Band met de verkoper van software met betrekking tot steun, kwaliteit en architectuur van de oplossing Voor de voorgestelde oplossing, toont de inschrijver aan dat hij geniet van de vereiste steun van zijn fabrikant teneinde de mogelijkheid te hebben om onverwachte problemen te signaleren in verband met de software en om ze te laten oplossen. De inschrijver zal adviezen en hulp van de fabrikant van de software moeten vragen betreffende de architectuur en de kwaliteit van de oplossing met als doel om elke verkeerde interpretatie van de capaciteiten van het product te vermijden.

3.11.4. Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener Alle resultaten, opgemaakte verslagen en uit de ontwikkeling resulterende broncodes die door de dienstverlener worden geproduceerd tijdens de uitvoering van deze opdracht, vormen de eigendom van de aanbestedende overheid en mogen niet worden gepubliceerd of gecommuniceerd aan derden, tenzij na de schriftelijke toelating vanwege de aanbestedende overheid. De uitvoerder van de diensten en zijn medewerkers zijn gebonden door een zwijgplicht betreffende de informatie waarvan ze bij de uitvoering van deze opdracht kennis zullen nemen. Deze informatie kan in geen geval worden gecommuniceerd aan derden zonder de schriftelijke toelating van de aanbestedende overheid. De uitvoerder van de diensten mag deze opdracht evenwel als referentie vermelden. Hierbij wordt ook verwezen naar deel B, § 9. Deze verbintenissen zijn ook van toepassing op de onderaannemers van de inschrijvers.

3.11.5. Personeel van de aannemer Voor deze opdracht zal de inschrijver een contactpersoon aanduiden die de inschrijver zal vertegenwoordigen in zijn contacten met de FOD Financiën. Het personeel van de inschrijver dat zal worden ingezet om de opdracht te realiseren, moet: -

-

over de nodige ervaring beschikken in het kader van de voorgestelde oplossing of vergelijkbare oplossingen; in staat zijn om alle noodzakelijke teksten, verslagen, samenvattingen, enz. te begrijpen die worden gebruikt of geproduceerd door beide partijen in het kader van onderhavige opdracht, en dit zowel in het Nederlands als in het Frans; over voldoende mondelinge en schriftelijke kennis beschikken om te kunnen communiceren in het Nederlands of in het Frans, en indien mogelijk door elkaar in beide talen; de projectverantwoordelijke moet in staat zijn om mondeling zowel in het Frans als in het Nederlands te communiceren. De dienst voor assistentie en technische ondersteuning moet bovendien vlot kunnen communiceren in beide talen.

Het personeel van de aannemer moet voldoen aan alle wettelijke beschikkingen die in België van kracht zijn inzake immigratie en werkvergunningen. De aannemer zal tegenover de FOD Financiën instaan voor alle schade in het algemeen die de FOD Financiën zou kunnen ondervinden ten gevolge van het niet respecteren door de aannemer of zijn personeelsleden van de wettelijke bepalingen terzake. STIR ONDERNEMINGEN

54/215

Behoudens een uitdrukkelijke afwijking vanwege de Projectboard (Stuurgroep) kan er geen enkele opleiding, bestemd voor het personeel van de aannemer, worden georganiseerd na het opstarten van het project in het kader van dit project. De FOD verwacht dus een voldoende hoog niveau van bekwaamheid en deskundigheid zodat het personeel dat door de aannemer ter beschikking wordt gesteld, concreet met zijn werkzaamheden kan beginnen bij de aanvang van het project. De aannemer moet beschikken over voldoende personeelsleden die de nodige en juiste kennis bezitten voor de uitvoering van de taken. De betrokken personeelsleden moeten eveneens beschikken over voldoende kennis inzake de instrumenten die in het kader van het project worden gebruikt. De aannemers moeten in staat zijn om tegemoet te komen aan de behoeften die onmiddellijk zullen ontstaan ingevolge de gunning van de opdracht. Het projectteam dat door de aannemer ter beschikking wordt gesteld, moet voldoende zijn met het oog op een voortreffelijke uitvoering van de opdrachten die hem worden toevertrouwd. De Projectboard (Stuurgroep) moet akkoord gaan met de samenstelling van het team dat in het kader van het project wordt voorgesteld De personeelsleden die worden ingezet voor de uitvoering van de opdracht, moeten dezelfde zijn als diegenen die in de offerte worden voorgesteld. Desgevallend zal het personeel dat ter beschikking wordt gesteld voor de uitvoering, van een evenwaardig niveau zijn. De aannemer garandeert voor de volle duur van het contract de stabiliteit van de personen die worden belast met de uitvoering van onderhavige opdracht. In de loop van de uitvoering zal de aannemer geen wijzigingen aanbrengen in de samenstelling van het projectteam zonder voorafgaande toelating vanwege de FOD Financiën. De FOD Financiën kan de onmiddellijke vervanging eisen van één of meer personen van het projectteam van de aannemer indien hij meent dat hun kwalificaties of hun prestaties de goede uitvoering van de opdracht in het gedrang brengen. De verandering dient plaats te vinden binnen 10 werkdagen na het verzoek vanwege de FOD Financiën en dient kosteloos te geschieden, te rekenen vanaf de kennisgeving van het incident aan de inschrijver. De inschrijver voegt bij zijn offerte het curriculum vitae van de medewerkers die worden belast met de uitvoering van onderhavige opdracht (zie model in bijlage 4). De inlichtingen die in dit kader worden verkregen, worden door de FOD Financiën in alle vertrouwelijkheid behandeld en worden in geen enkel geval overgemaakt aan derden.

4. Opleveringen en opvolging van de uitvoering

4.1. Leveringen en installatie De aannemer moet aan de FOD Financiën alle noodzakelijke inlichtingen en faciliteiten verstrekken met het oog op de controle van de voorbereiding en de uitvoering van de leveringen. Er kan geen enkele levering geschieden zonder dat de geadresseerde dienst minstens vijf werkdagen vóór de datum van verzending van de goederen of van installatie van de software schriftelijk op de hoogte werd gebracht, behoudens tegenbericht van de aanbestedende overheid. De uitrustingen (software) zullen door de aannemer worden geleverd en geïnstalleerd in overeenstemming met een gedetailleerde kalender die in gezamenlijk overleg te bepalen is na STIR ONDERNEMINGEN

55/215

de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De lokalen voor de installatie zullen door de FOD Financiën worden klaargemaakt in overeenstemming met de voorschriften die staan beschreven in de offerte die door de aannemer wordt overhandigd.

4.2. Technische specificaties De leveringen en services moeten in alle opzichten overeenstemmen met de plannen, documenten en thema’s die van toepassing zijn op deze opdracht. Zelfs bij gebrek aan een contractuele technische specificatie moeten de leveringen en services voldoen aan alle vereisten en regels van een goede uitvoering.

4.3. Opvolging van de goede uitvoering van de leveringen en diensten De FOD Financiën heeft het recht om een permanente bewaking te handhaven van de werken die worden verzorgd door het team dat betrokken is bij de uitvoering van de opdracht. Het uitvoerende team moet aan de vertegenwoordigers van de FOD Financiën alle nodige inlichtingen en faciliteiten verstrekken met het oog op de vervulling van die supervisietaken. De plannen, specificaties, dossiers, enz., die in het kader van deze opdracht worden opgesteld door het personeel van de aannemers met inbegrip van de normen die zullen worden gehanteerd, dienen door de FOD Financiën te worden goedgekeurd vóór de uitvoering. De FOD Financiën beschikt over een termijn van 15 kalenderdagen om deze documenten goed te keuren of opmerkingen te formuleren. Indien er opmerkingen zijn, moeten de betrokken documenten voldoende worden gecorrigeerd vóór de uitvoering, zonder dat deze verbeteringen een herziening van de geplande uitvoeringstermijn tot gevolg hebben, tenzij de opmerkingen het gevolg zouden zijn van een nieuwe eis vanwege de FOD Financiën. Elke overschrijding van de geplande termijn voor de aanvaarding van een document leidt, op verzoek van de betrokken aannemer, tot een verlenging van de uitvoeringstermijn. Het feit dat een vertraging kan worden toegeschreven aan de FOD Financiën, ontslaat de aannemer niet van de verplichting om toe te zien op een beperking van de gevolgen van die vertraging. De inschrijvers kunnen zich niet beroepen op het feit dat deze controle wordt uitgevoerd, met de bedoeling zich te onttrekken aan hun verantwoordelijkheid wanneer de werken worden geweigerd omwille van bepaalde gebreken van welke aard ook en wanneer daaruit een verlenging van de uitvoeringstermijn voortvloeit. Indien er tijdens de uitvoering van de diensten abnormale zaken worden vastgesteld, zal dit ogenblikkelijk worden gemeld aan de aannemer met een fax of een e-mail, die vervolgens zal worden bevestigd middels een aangetekend schrijven. De aannemer is dan verplicht om de niet-conform uitgevoerde diensten te herbeginnen. Op het moment waarop de diensten zijn uitgevoerd, zal men overgaan tot de evaluatie van de kwaliteit en de conformiteit van de gepresteerde diensten. Er zal een proces-verbaal worden opgemaakt van deze evaluatie, waarvan het originele exemplaar zal worden overhandigd aan de dienstverlener. De diensten die niet op correcte of conforme wijze zijn uitgevoerd, moeten worden herbegonnen. Met het oog op de evaluatie van de uitgevoerde diensten en de opvolging van het project kan de aanbestedende overheid een beroep doen op een derde partij. De aannemer is verplicht samen te werken met de derde partij en haar alle nodige informatie te verstrekken met het oog op een goede uitoefening van die controlewerkzaamheden. In dit kader wenst de FOD Financiën de offerte van de aannemer ter beschikking te stellen van interne en externe personen van de FOD Financiën, die zijn belast met de STIR ONDERNEMINGEN

56/215

evaluatie en de controle van de uitgevoerde diensten. De inschrijvers moeten duidelijk aangeven welke gedeelten van hun offerte niet ter beschikking kunnen worden gesteld van personen buiten de FOD Financiën, die zijn belast met de evaluatie en de controle van de uitgevoerde diensten.

4.4. Controlewerkzaamheden De FOD Financiën zal overgaan tot een volledige controle van de constitutieve voorzieningen binnen elk van de realisatiefases zoals die werden bepaald in de kalender voor de realisatie van het project, en dit binnen 30 dagen volgend op de bekendmaking door de aannemer van hun voltooiing. De controles hebben betrekking op de geschiktheid en de goede werking van de uitrustingen. De controle van de geschiktheid heeft tot doel vast te stellen of de uitrustingen beantwoorden aan de hoeveelheden en de specificaties die door de FOD Financiën werden opgelegd. De controle van de goede werking heeft tot doel vast te stellen of de installaties een goede werking kunnen garanderen onder normale bedrijfsomstandigheden (met andere woorden, of de installaties voldoen op het vlak van de vooraf bepaalde services). De controlewerkzaamheden omvatten met name: -

Het vaststellen dat de leveringen en de bijbehorende diensten wel degelijk werden uitgevoerd; Het nagaan of alle functievoorzieningen operationeel zijn en werden geprogrammeerd; Het controleren van de capaciteiten op het vlak van prestatievermogen, veiligheid, stevigheid, belasting, enz.; Het eventueel installeren van testinstrumenten om de eerder vermelde controlewerkzaamheden te kunnen uitvoeren; Het controleren van de levering van de documentatie.

De controlewerkzaamheden worden als succesvol beschouwd wanneer de uitrustingen binnen de gestelde termijnen blijken te voldoen aan de hiertoe voorziene testen. Deze testen en het tijdsschema ervan worden in gezamenlijk overleg bepaald. Indien tijdens de controlewerkzaamheden niet of slechts gedeeltelijk wordt tegemoetgekomen aan het prestatievermogen en/of de functiemogelijkheden die in het bestek worden gevraagd en/of die in de offerte en in eventuele aanvullende documenten worden aangekondigd, verbindt de aannemer zich ertoe om voor eigen rekening de nodige verbeteringen of wijzigingen aan te brengen, of om het geheel of een gedeelte van de softwarevoorzieningen te vervangen door de levering van een conforme voorziening, en dit binnen 30 kalenderdagen volgend op de datum van het proces-verbaal dat de vaststelling doet van de onmogelijkheid om de voorlopige oplevering af te kondigen. Na die termijn behoudt de FOD zich het recht voor om de boetes voor vertraging toe te passen. In deze veronderstelling moeten alle opleveringstesten opnieuw worden uitgevoerd, nadat de aannemer de nodige wijzigingen, aanvullingen of vervangingen heeft doorgevoerd. Indien de controlewerkzaamheden niet succesvol blijken te zijn binnen de vooropgestelde termijnen, kan de FOD Financiën: -

-

ofwel de ambtshalve opgelegde maatregelen toepassen die voorzien worden in artikel 75 van de algemene aannemingsvoorwaarden, als bijlage voorzien bij het K.B. van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; ofwel bijzondere schikkingen treffen met de aannemer.

STIR ONDERNEMINGEN

57/215

4.5. Gedeeltelijke voorlopige opleveringen De oplevering van tussentijdse of definitieve resultaten zal gebeuren op basis van een standaardproces (per module). Hierbij is het belangrijk dat de inschrijver de aanbestedende overheid tijdig schriftelijk informeert (i.e. minstens vijf werkdagen voor de datum van verzending van de goederen of van de installatie van de software). Alle leveringen of diensten moeten in alle opzichten overeenstemmen met de plannen, documenten en thema’s die van toepassing zijn. De FOD Financiën zal overgaan tot een volledige controle van de resultaten (producten en/of diensten) met betrekking tot de geschiktheid, de conformiteit en de goede werking en dit binnen de 30 dagen volgend op de bekendmaking door de inschrijver van de beschikbaarheid er van. We verwijzen naar de specifieke clausules van voorliggend bestek waarbinnen de richtlijnen dienaangaande worden omschreven. Na afloop van de met succes verrichte controlewerkzaamheden en de goedkeuring er van door de Projectboard (Stuurgroep) zal de FOD Financiën een proces-verbaal opstellen van voorlopige oplevering van de resultaten (producten en/of diensten) die in de bewuste fase aan bod komen. Het proces-verbaal van voorlopige oplevering zal door beide partijen worden ondertekend. In het geval dat de diensten die het voorwerp van de opdracht uitmaken, bestaan uit louter intellectuele prestaties, zoals studies, analyses, consultancyverslagen, enz., wordt de voorlopige oplevering beschouwd als de definitieve oplevering. Een gedeeltelijke voorlopige oplevering zal zich voordoen voor elk van de modules bij de beëindiging van elk van de volgende stappen: -

Consolidatiefase algemene en voltooide toepassings- en technische architectuur (AR) Gedetailleerde functionele analyse (AN); gedetailleerd ontwerp (ontwikkeling) (ONT); planning en uitvoering van de eenheidstests en de online-tests (TEST); technische en businessdocumentatie (bestemd voor interne en externe gebruikers); analyse van het plan voor de begeleiding van de implementering (roll-out) en inwerkingstelling (RO); projectbeheer; coördinatie met andere projecten en modules; opleiding en coaching.

In het geval waarbij de gedeeltelijke voorlopige oplevering van een module een impact heeft op een module die voordien werd opgeleverd, zullen de wijzigingen moeten worden aangebracht op kosten van de begunstigde voordat de FOD Financiën de gedeeltelijke voorlopige oplevering van deze module aanvaardt. Een garantieperiode van minimum een jaar begint voor elke module afzonderlijk te lopen vanaf de voorlopige oplevering van de betrokken module. De begunstigde zal eveneens een garantieperiode van minimum een jaar op alle modules garanderen na de globale voorlopige oplevering van de toepassing. Bij levering van de software wordt overgegaan tot de voorlopige oplevering. voorlopige oplevering begint de garantietermijn te lopen.

STIR ONDERNEMINGEN

Na deze

58/215

4.6. Definitieve opleveringen De definitieve opleveringen worden afgekondigd op verzoek van de leverancier na het verstrijken van de garantieperiode en minstens één jaar na de voorlopige oplevering, voor zover de FOD tijdens deze periode geen klachten heeft geformuleerd aangaande de goede werking. In dit laatste geval zal de definitieve oplevering worden uitgesteld tot het moment waarop het systeem op correcte wijze zal hebben gefunctioneerd gedurende een ononderbroken periode van één jaar. De definitieve oplevering zal worden vastgelegd in een proces-verbaal dat wordt ondertekend door de aannemer en door de FOD Financiën. De FOD Financiën beschikt over een termijn van 15 dagen, te rekenen vanaf het verzoek van de aannemer, om het proces-verbaal van aanvaarding op te stellen dat de toestemming voor de oplevering verleent.

4.7. Opleveringskosten Alle opleveringskosten, met inbegrip van de eventuele verplaatsings- en verblijfskosten van de afgevaardigde van de aanbestedende overheid, zijn ten laste van de aannemer.

4.8. Opleveringsmodaliteiten De diensten zullen nauwlettend worden opgevolgd in de loop van hun uitvoering en dit door één of meer vertegenwoordigers van de aanbestedende overheid. De identiteit van deze vertegenwoordiger(s) zal aan de uitvoerder van de diensten worden meegedeeld op het moment dat de uitvoering van de diensten een aanvang neemt.

5. Facturering en betaling van de leveringen/diensten De aannemer stuurt zijn facturen (in twee exemplaren) naar het volgende adres : FOD Financiën ICT-boekhouding Koning Albert II-laan, 33 bus 785 1030 Brussel De betalingen zullen gebeuren na de uitvoering en na de aanvaarding van de gepresteerde diensten, voor zover de aanbestedende overheid in het bezit is van de factuur/facturen, vergezeld van het proces-verbaal van de bijbehorende voorlopige oplevering of definitieve oplevering. De betalingen zullen gebeuren na elke voorlopige oplevering van een module, met andere woorden na de voorlopige oplevering van alle vermelde stappen in §4.5., voor 80 % van het verschuldigde bedrag voor de betrokken module. Het saldo (20%) zal betaald worden bij de globale voorlopige oplevering. De betaling van het algemeen projectbeheer, de algemene coördinatie met andere projecten en modules, en de consolidatiefase zal gebeuren bij de voorlopige globale oplevering. De betaling van de software gebeurt jaarlijks bij de voorlopige oplevering, in casu de levering van de software.

STIR ONDERNEMINGEN

59/215

De betaling gebeurt binnen een termijn van 50 kalenderdagen te rekenen vanaf de ontvangst van de factuur. De verwijlinteresten zullen worden bepaald op grond van artikel 15, § 4 van de algemene aannemingsvoorwaarden. De factuur dient te worden opgesteld in EURO.

6. Verweermiddelen van de administratie - Geschillen De verweermiddelen van de FOD Financiën zijn deze, die zijn voorzien in de artikelen 20 en 75 van de algemene aannemingsvoorwaarden (in bijlage bij het K.B. van 26 september 1996). De opdracht moet worden uitgewerkt, opgevat en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgisch recht. De partijen verbinden zich ertoe om hun verplichtingen te goeder trouw na te komen en om samen te werken met het oog op het welslagen van de operatie. De geschillen inzake de verplichtingen die voortvloeien uit de beschikkingen die de opdracht bepalen, moeten in overleg worden geregeld. -

-

De partijen moeten proberen, vooraleer hun toevlucht te nemen tot andere middelen, de zaak in der minne te regelen. Daartoe zal de meest gerede partij de andere partij per eenvoudig aangetekend schrijven de slechte uitvoering van het contract betekenen. Indien mogelijk zal er een oplossing bij deze kennisgeving worden gevoegd. De andere partij beschikt dan over een termijn van 15 dagen, te rekenen vanaf de verzending van de aangetekende brief, om de ontvangst ervan te bevestigen en akkoord te gaan met de voorgestelde oplossing. Bij gebrek aan een akkoord en alvorens een rechtszaak aan te spannen, zullen de partijen proberen om een compromis te vinden middels onderhandelingen die worden aangevat zodra is gebleken dat de zaak niet in der minne kan worden geregeld. De onderhandelingen zullen plaatsvinden op het adres vermeld in § 1.1. van Deel A in aanwezigheid van de personen, die daartoe door beide partijen zijn aangeduid. Behoudens andere afspraken, zullen de onderhandelingen de duur van 30 kalenderdagen, te rekenen vanaf de eerste aangetekende brief, niet mogen overschrijden.

Alle geschillen aangaande de uitvoering van deze opdracht zullen exclusief worden beslecht door de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement van Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans. De aanbestedende overheid is in geen geval verantwoordelijk voor schade, toegebracht aan personen of goederen, die het rechtstreekse of onrechtstreekse gevolg is van de activiteiten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De uitvoerder van de diensten vrijwaart de aanbestedende overheid tegen alle claims van schadevergoedingen en interesten die door derden tegenover haar in dit kader worden geuit.

7. Contractverbreking Ongeacht eventuele ambtshalve voorziene maatregelen zal het contract op elk moment van rechtswege opzegbaar zijn door de aanbestedende overheid door middel van een opzegtermijn van 90 kalenderdagen en te betekenen met een aangetekend schrijven. Daarnaast wordt er op gewezen dat er tijdens het verloop van het project een aantal GO/NO GO beslissingen zijn ingebouwd, die eveneens aanleiding kunnen geven aan het stopzetten van de opdracht, maar zonder opzeggingstermijn.

STIR ONDERNEMINGEN

60/215

In geval van een beslissing “NO GO”, waardoor het project de facto beëindigd wordt, kan dit op geen enkele wijze aanleiding geven tot enigerlei vorm van schadevergoeding. Het is evident dat de afgehandelde opleveringen betaald worden. Tevens geldt dat bij overlappende deelfases, de reeds lopende fases afgewerkt dienen te worden.

8. Eigendom De studies, architecturen en ontwikkelingen die eventueel tot stand worden gebracht door de personeelsleden van de aannemer, en de documentatie die daarbij hoort, en in het algemeen elk document dat rechtstreeks of onrechtstreeks tijdens de uitvoering van onderhavige opdracht werd opgemaakt door de personeelsleden van de aannemer, alsook de daarmee verbonden intellectuele eigendomsrechten, worden, naarmate hun aanvaarding, de eigendom van de FOD Financiën. Het is aan de personeelsleden van de aannemer verboden om documenten, die aan de FOD Financiën toebehoren, met zich mee te nemen, behalve wanneer dit noodzakelijk zou zijn voor de uitvoering van hun taken. Dit is met name het geval voor wat betreft de verplaatsingen tussen de verschillende vestigingen van de FOD Financiën.

9. Veiligheid en vertrouwelijkheid Alle inlichtingen die aan de personeelsleden van de aannemer worden verstrekt in het kader van de opdracht, alle documenten die hen worden toevertrouwd, alle gesprekken waaraan zij deelnemen, worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. Deze informatie: -

-

kan worden vastgelegd op eender welke informatiedrager, zoals papier, film, magneetband, schijf, diskette, een geïntegreerde montage, enz.; kan aan de aannemer worden verstrekt via mondelinge weg, via een demonstratie en/of via het bezorgen van een informatiedrager met de gewenste informatie; de informatie kan ook aan de aannemer worden verstrekt ter gelegenheid van de uitvoering van onderhavige opdracht of van een taak die hem in het kader van onderhavige opdracht door de FOD Financiën wordt toevertrouwd; kan bijvoorbeeld geheel of gedeeltelijk bestaan uit studies, handleidingen, ontwerpplannen, fabricageplannen, technische beschrijvingen, detailplannen, functionele specificaties, procedures, computerprogramma’s, uitvoerbare codes, berekeningen, enz.

De aannemer verbindt zich ertoe om alle vertrouwelijke gegevens, van welke aard ook, die hem zullen worden meegedeeld of waarvan hij tijdens zijn opdracht kennis zal nemen, geheim te houden en dit zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht. De aannemer waarborgt dat zijn personeel en zijn onderaannemers de vertrouwelijkheid van de gegevens zullen eerbiedigen. Hij zal geen vertrouwelijke gegevens verstrekken aan derden, inbegrepen eventuele filialen en andere ondernemingen die met de aannemer zijn geassocieerd. Hij zal slechts die gegevens bekend maken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onderhavige opdracht, en dit uitsluitend aan zijn personeelsleden en aan die van zijn onderaannemers die rechtstreeks bij de opdracht zijn betrokken. De hierboven genoemde verplichtingen zijn niet van toepassing op informatie van de FOD Financiën: -

waarvan de aannemer op een voor de FOD Financiën aanvaardbare wijze kan aantonen dat ze reeds in zijn bezit was op het moment dat ze hem voor het eerst door de FOD Financiën werd meegedeeld;

STIR ONDERNEMINGEN

61/215

-

die, op het moment dat ze bekend raakte bij de FOD Financiën, reeds openbaar was; die, nadat ze bekend raakte bij de FOD Financiën, openbaar werd gemaakt, maar niet door toedoen van de aannemer; die de aannemer van een derde heeft verkregen die te goeder trouw beschikte over de informatie van de FOD Financiën en die was gemachtigd om deze mee te delen aan de aannemer.

De aannemer verbindt zich ertoe: -

-

de informatie van de FOD Financiën niet geheel of gedeeltelijk te kopiëren, indien ze zich bevindt op een drager die hem door de FOD Financiën ter beschikking werd gesteld; anderzijds de informatie van de FOD Financiën niet geheel of gedeeltelijk vast te leggen op een informatiedrager, behalve voor de uitvoering van taken die hem door de FOD Financiën werden toevertrouwd en voor zover het strikt noodzakelijk blijkt.

Alle informatie die door de FOD Financiën aan de aannemer ter beschikking wordt gesteld, en elke informatiedrager met informatie van de FOD Financiën, die door de FOD Financiën aan de aannemer wordt toevertrouwd, blijven integraal het eigendom van de FOD Financiën, zoals ook elke informatiedrager waarop de aannemer informatie van de FOD Financiën heeft gekopieerd of geregistreerd, het eigendom blijft van de FOD Financiën. De FOD Financiën behoudt op elk moment het recht om de aannemer te verzoeken om het geheel of een deel van de informatiedragers waarop de aannemer de informatie van de FOD Financiën heeft opgeslagen, terug te bezorgen. De aannemer verbindt zich ertoe de gevraagde dragers onmiddellijk terug te bezorgen zonder ze te kopiëren. De aannemer verbindt zich er bovendien toe om na afloop van de uitvoering van de opdracht zonder verwijl aan de FOD Financiën alle informatiedragers terug te bezorgen die informatie van de FOD Financiën bevatten en die aan de aannemer ter beschikking werden gesteld met het oog op de uitvoering van de opdracht, voor zover deze informatiedragers nog niet eerder werden terugbezorgd aan de FOD Financiën. Alle informatie van de FOD Financiën blijft het eigendom van de FOD Financiën. Door haar informatie ter beschikking te stellen verleent de FOD Financiën aan de aannemer geen enkel licentierecht, expliciet noch impliciet, op brevethoudersrechten, auteursrechten of andere intellectuele rechten. De aannemer verbindt zich er toe om zich te onthouden van industriële toepassingen met de informatie van de FOD Financiën en om die informatie voor geen andere doeleinden te gebruiken dan voor de uitvoering van onderhavige opdracht of voor een taak die hem door de FOD Financiën werd opgelegd in het kader van onderhavige opdracht. De aannemer is verantwoordelijk voor alle schade waarvan de FOD Financiën het slachtoffer zou zijn ten gevolge van het niet respecteren door de aannemer zelf of door leden van zijn personeel van de verplichtingen die hem worden opgelegd volgens onderhavig artikel.

10. Publiciteit – Referenties Door de aannemer noch door zijn onderaannemers mag geen enkele mededeling, persbericht, informatief onderzoeksrapport en/of gelijkaardige publieke mededeling betreffende het project worden gepubliceerd zonder de voorafgaande schriftelijke toelating van een bevoegde vertegenwoordiger van de FOD Financiën.

STIR ONDERNEMINGEN

62/215

11. Leverbaarheid van het voorgestelde systeem De eventuele apparatuur, de systeemsoftware (behalve de specifieke onderdelen die worden ontwikkeld in de loop van het project) en de voorgestelde applicatieprogramma’s moeten officieel commercieel beschikbaar en leverbaar zijn bij het indienen van de offerte. Hun eventuele onderhoud moet eveneens beschikbaar zijn (het kan dus niet gaan over β-versies van de software, pre-releases, enz.). 12. Technologische evolutie Indien er zich vóór het verstrijken van de leveringstermijn een meer geavanceerde technologische evolutie zou voordoen op het gebied van software (software, plug-ins, enz.), hetzij inzake prestatievermogen, hetzij inzake functiemogelijkheden, zonder dat de prijs hierdoor hoger zou uitvallen voor de FOD Financiën, is de opdrachtnemer verplicht om de aanbestedende overheid hiervan op de hoogte te brengen en een dergelijke vervanging voor te stellen. In dat geval staat het de aanbestedende overheid vrij om het voorstel al dan niet te aanvaarden.

13. Overdraagbaarheid De aannemer zal een vertrouwde derde partij of de FOD Financiën alle informatie geven die nodig is om het contract over te dragen zodat de FOD alle handelingen kan uitvoeren die nodig zijn voor de goede werking of de evolutie van de oplossing of deze door een derde partij kan laten uitvoeren, indien de aannemer of een van zijn onderaannemers in gebreke blijft (stopzetting van activiteiten of verbreking van het contract). Aan het einde van het contract, ongeacht of dit afloopt of verbroken wordt, zal de aannemer te goeder trouw zijn medewerking verlenen aan de FOD Financiën, zodat de FOD Financiën of een derde partij de prestaties die in het kader van dit contract worden uitgevoerd zonder problemen kan voortzetten. De aannemer verbindt zich ertoe vanaf het begin van de overdraagbaarheidstransactie alle nodige elementen voor de productie van de informatica en alle documenten die toebehoren aan de FOD Financiën terug te bezorgen aan de FOD Financiën. De methoden en de procedures die tijdens de prestaties worden ingevoerd zijn eigendom van de FOD Financiën. Daarom zal de aannemer, bij verbreking of niet-vernieuwing, aan de FOD Financiën een overgangsplan voorleggen dat uitvoerig de bepalingen en voorwaarden weergeeft in verband met de taken die dienen te gebeuren om de informatie te verstrekken die nodig is om de overgang te garanderen, met daarbij een tijdschema van die taken. De aannemer verbindt zich ertoe om dit overgangsplan te laten opstellen door medewerkers die deel uitmaken van het team dat met dit contract belast is, zonder meerkosten voor de FOD Financiën. Alle eventuele hardware en software behoort na 5 jaar toe aan de FOD Financiën. De FOD heeft altijd de mogelijkheid om de aannemer te vragen haar hardware en software die zich bij de FOD Financiën bevindt, terug te nemen. De aannemer wordt belast met alle handelingen in verband met de overdraagbaarheid. Deze omvatten o.m.: -

de terbeschikkingstelling van alle procedures nodig voor het beheer van het geleverde systeem; de terbeschikkingstelling van synthesedocumenten, verslagen van vergaderingen, die het follow-updossier van deze zaak vormen;

STIR ONDERNEMINGEN

63/215

-

de opleiding en informatie van de vertegenwoordigers van de nieuwe leverancier; gegevensoverdracht.

De inschrijver beschrijft minstens hoe hij bovenstaande elementen zal aanpakken, en kan deze naar eigen wens uitbreiden met extra informatie.

STIR ONDERNEMINGEN

64/215

C. BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT

De inschrijver wordt geacht kennis te hebben genomen van de eisen inzake de “ICTnormen”, met inbegrip van de basisprincipes van “FUP (Finances Unified Process)” gedefinieerd door het project “SUPDEV”, het “Identity Management” en het “Projectbeheer” van de FOD Financiën betreffende de nieuwe gecentraliseerde informaticastructuur (de documentatie over deze nieuwe infrastructuur en de bijbehorende normen zijn beschikbaar op de portaalsite van de FOD Financiën op het adres http://minfin.fgov.be/portail1/nl/ict/ict.htm, onder de rubriek “ICT-fundamenten”). De inschrijver zal er zich uitdrukkelijk toe verbinden deze actuele en toekomstige fundamenten te respecteren in het kader van de uitvoering van onderhavige opdracht. Het niet respecteren van dit essentiële voorschrift van het bestek vormt een reden voor de nietigverklaring van zijn offerte.

1. Inleiding Dit gedeelte heeft betrekking op de inhoud van de opdracht, vertrekkend vanaf de bestaande omgevingen en vervolgens gericht op de nieuwe functionele behoeften, op de onderdelen van onze toekomstige toepassingsomgeving en op het begeleidingsplan voor de uitvoering van het Geïntegreerd Systeem ten behoeve van de entiteit B&I (STIR ONDERNEMINGEN). Dit gedeelte beschrijft tevens de opdeling van dit project in loten en modules met een algemene kijk op de verwachte aanvangsdata voor deze verschillende modules en de geplande termijn voor bepaalde prestaties.

1.1. Huidige situatie (het vertrekpunt) De huidige situatie van de IT-omgeving staat beschreven in een document dat toegankelijk is op de internetsite onder de rubriek: http://minfin.fgov.be/portail1/nl/ict/ict.htm. De informatie is afkomstig uit de voorstudies (STIR – STIPAD – PLDA - STIMER) en uit de implementering van de projecten STIR, STIPAD en STIMER. Via deze informatie krijgt men een inzicht in de context en de omgeving waarin de toepassingssystemen moeten functioneren. Het spreekt voor zich dat deze documenten slechts helemaal tot hun recht komen in het raam van een kennisoverdracht met het Business-personeel van de FOD Financiën en in het raam van een nauwe samenwerking met de interne ontwikkelingsteams. Het is ook evident dat de Business-teams actief deelnemen aan de fases van de consolidatie (aanvangsfase) van de analyses vooraleer er een effectieve aanvang wordt gemaakt met de fases van gedetailleerd ontwerp, dit om de zekerheid te bekomen dat de interpretatie, die aan de UC’s wordt gegeven, samenvalt met de verwachtingen van de Business. De consolidatiefase dient te worden beschouwd als de “aanvangsfase” zoals deze is opgenomen in de FUP (http://www.minfin.fgov.be/portail1/nl/ict/ict.htm#fundamenten), gedefinieerd door het project “SUPDEV”. Tot slot herinneren wij eraan dat de interne teams van de FOD moeten worden opgeleid en in staat moeten zijn om alle nieuwe toepassingssystemen, die bij de voltooiing van dit project in dienst zijn genomen, op autonome wijze te onderhouden. Deze opleiding zal onder meer (en hoofdzakelijk) gebaseerd zijn op een actieve samenwerking vanaf de aanvang van elk van de modules met de projectteams die door de aannemer ter beschikking worden gesteld. Hiertoe moet het aantal personen worden vermeld dat nodig is om deel te nemen aan de implementering van het Geïntegreerd Systeem STIR ONDERNEMINGEN, alsook het verwachte STIR ONDERNEMINGEN

65/215

profieltype voor wat betreft de medewerkers van de FOD Financiën van wie de medewerking zal worden verzocht in het kader van de realisatie van het project. De FOD Financiën kan zich er echter niet toe verbinden het verwachte aantal profieltypes effectief ter beschikking te stellen. Er kan geen enkele opleiding ten behoeve van het personeel van de aannemer worden georganiseerd na de aanvang van het project in het kader van dit project, en de FOD verwacht dus een toereikend niveau van competentie en deskundigheid opdat het personeel, dat door de aannemer ter beschikking wordt gesteld, zijn activiteiten van bij de aanvang van het project meteen concreet kan aanvatten (zie Deel B, § 3.11.5. Personeel van de aannemer).

1.2. Overzicht functionele domeinen – STIR Tijdens de realisatie van de voorstudies werd er een gedetailleerde beschrijving verzorgd van de verschillende (algemene) Coperfin-processen die zullen moeten worden uitgevoerd door het Geïntegreerd Systeem STIR ONDERNEMINGEN. Deze processen kennen een voortdurende evolutie omwille van invloedsfactoren zoals wettelijke, organisatorische of andere aspecten. In functie van deze eventuele evoluties moeten sommige van deze processen worden afgestemd op de effectieve behoeften van de FOD. Er werd dus een reeks van deze Coperfin-processen op duidelijke wijze geïdentificeerd als zijnde deel uitmakend van het Geïntegreerd Systeem STIR ONDERNEMINGEN; deze zijn uiteraard vervat binnen het bereik van dit STIR-ONDERNEMINGEN-implementeringsproject. Bepaalde processen zijn daarentegen niet vervat binnen het bereik van de voorstudies, maar komen tot verregaande interacties met het Geïntegreerd Systeem, zoals bijvoorbeeld Proces 34 (algemene interacties). Deze processen moeten bij het opstarten van de verschillende modules worden geïdentificeerd. Men dient ook de gerealiseerde analyses te consolideren en de wijze te definiëren waarop ze in acht kunnen worden genomen in de loop van de verschillende implementeringsfasen van de modules. Voor de hierna beschreven modules, die zich in deze situatie bevinden, moet er een bijkomende periode voor analyse worden gepland zodat men de zekerheid kan bekomen dat de businessbehoeften op volledige, coherente en geïntegreerde wijze worden gedekt in de omgeving van het Geïntegreerde Systeem. De reeds gerealiseerde implementering van het Geïntegreerd Systeem B&I heeft de beschrijving van bepaalde processen aangevuld, en dit tot en met de implementering voor sommige van die processen. Het is vereist de activiteiten inzake analyse en/of implementering te hernemen als exclusieve en integrale basis voor de beschrijving en de ontwikkeling in het raam van het bestek. De aannemer heeft de verplichting een oplossing te ontwikkelen die geheel geïntegreerd is in de Geïntegreerde Systemen STIR, STIPAD, STIMER en PLDA en gebruik te maken van gemeenschappelijke componenten. De verschillende UC’s die worden geïdentificeerd voor elk van de processen, stellen de inschrijvers in staat om het werk, dat reeds werd verricht in het STIR-project, te visualiseren. De documentatie is beschikbaar op de internetsite van de FOD Financiën. In het licht van alle functionaliteiten die worden verwacht in het toekomstige Geïntegreerd Systeem STIR ONDERNEMINGEN, werden bepaalde functionaliteiten, die aanwezig zijn binnen onze huidige of geplande toepassingen, misschien niet beschreven tijdens de voorstudie en in het kader van STIR; in een dergelijk geval is de aannemer eveneens verplicht om de geïdentificeerde functionaliteiten te ontwikkelen in samenwerking met de medewerkers van de FOD Financiën. Gezien het feit dat de werkomgeving van de FOD Financiën voortdurend evolueert, wordt er verwacht dat de toepassingen worden opgevat en ontwikkeld met de nodige flexibiliteit inzake veranderingen (via de aanpassing van de parameters en niet via programmeringswerkzaamheden). Dit wordt gevraagd met het oog op de mogelijke aanpassing STIR ONDERNEMINGEN

66/215

aan veranderingen in de businessfuncties, de businesslokaliseringen en/of de businessprocessen. De inschrijvers moeten in hun offerte voorstellen hoe ze deze behoefte zullen ondersteunen. Hieronder wordt een overzicht gegeven van de processen afkomstig uit Coperfin, en geanalyseerd tijdens de voorstudies, evenals tijdens de lopende investeringsprojecten STIR, STIR Fraude, STIMER, enz., en die deel uitmaken van STIR ONDERNEMINGEN of zijdelings verband houden met de functionaliteiten van STIR ONDERNEMINGEN, alsook een korte beschrijving van hun inhoud.

Proces 1: “Verzamelen en beheren van persoonlijke gegevens” Het proces “verzamelen en beheren van persoonlijke gegevens” is bedoeld voor de identificatie van alle (potentiële) belastingplichtigen, voor de inzameling van hun juiste en actuele “persoonlijke” gegevens, en voor de structurering ervan in een enig dossier. Het proces “verzamelen en beheren van persoonlijke gegevens” beoogt tevens de verzameling en het beheer van alle gegevens die beschikbaar zijn binnen en buiten de FOD Financiën met betrekking tot deze belastingplichtigen (natuurlijke personen, rechtspersonen, feitelijke verenigingen, enz.).

Proces 2: “Verzamelen en beheren van fiscale gegevens” Het proces “verzamelen en beheren van fiscale gegevens” is bedoeld om: -

-

-

alle informatie te verkrijgen met betrekking tot de fiscale situatie van een geïdentificeerde belastingplichtige (informatie die werd verzameld door de administratie zelf, informatie die werd vergaard op basis van de aangiften, na reacties van de belastingplichtige, enz.); deze informatie na de validering van de vormvereisten te structureren in een enig dossier; objectieve anomalieën op te sporen en op te lossen. Het gaat om anomalieën die men niet heeft ontdekt tijdens een controle van de fiscale situatie, maar die bedoeld zijn om de fiscale elementen op objectieve wijze te corrigeren (vb. % aftrek van restaurantkosten); de betwistingen/geschillen te behandelen die hieruit mogelijkerwijze kunnen voortvloeien.

Proces 2 is een “circulair” proces, dat meerdere keren kan worden opgestart door eventuele bijkomende informatie of reacties vanwege de belastingplichtigen.

Proces 5: “Berekenen van schulden, tegoed, financiële risico’s of recht tot terugbetaling” Het proces “berekenen van schulden, tegoed, financiële risico’s of recht tot terugbetaling” dient voor de berekening van het bedrag dat is verschuldigd door de belastingplichtige of dat aan hem moet worden terugbetaald voor alle soorten van belastingen en heffingen (afzonderlijk). Het resultaat van deze berekeningen wordt ter kennis gebracht van de belastingplichtige en is opgenomen in het samenvattend overzicht van deze schulden en vorderingen (zie proces 6).

Proces 6: “Acties op de balans van schulden en tegoeden” Het proces “acties op de balans van schulden en tegoeden” dient voor de bepaling van alle acties die voortvloeien uit een samenvattende balans. Deze balans omvat inderdaad alle financiële rechten en plichten van de belastingplichtige. Men kan er op elk moment per type van STIR ONDERNEMINGEN

67/215

belasting een globaal idee van de schulden of tegoeden in opschorting mee krijgen en tevens de historiek van een specifieke belastingplichtige mee nagaan.

Proces 7: Ontvangsten Het proces ‘ontvangsten’ verzekert de verwerking van alle betalingen met betrekking tot belastingen, taksen, douanerechten, accijnzen, voorafbetalingen, voorheffingen, heffingen, boetes en toebehoren, borgsommen, enz. met inbegrip van de voorafgaande acties voor de Patrimoniumdocumentatie en de Douane. Proces 8 : Uitgaven Het proces ‘uitgaven’ verzekert de correcte verwerking van alle bedragen die de federale Staat is verschuldigd op het vlak van: - belastingen, taksen, douanerechten, accijnzen, voorafbetalingen, voorschotten, borgsommen, voorheffingen, heffingen, boetes en toebehoren, enz. - vergoedingen voor geleverderde prestaties (kosten voor gerechtsdeurwaarders, advocaten, specialisten, hypotheekbewaarders, enz.)

Proces 9: 'Afsluiting en verificatie' Het proces ‘afsluiting en verificatie’ garandeert een controle op de coherentie, de juistheid en de rechtmatigheid van de boekhoudkundige verwerking van de financiële operaties. Bovendien verzekert dit proces de tijdige, correcte en relevante rapportering aan het management en aan de controleautoriteiten. De afsluitingen moeten voldoen aan de eisen van FEDCOM en aan de Europese normen inzake vastgestelde rechten en ontvangsten. Ze moeten dagelijks de transparante toewijzing van de ontvangsten aan de rechthebbenden verzekeren (gemeenten, gewesten, EU, enz.). Proces 20: “nazicht fiscale situatie” Het proces “nazicht fiscale situatie” dient om de geïdentificeerde risico’s af te dekken waarbij gestreefd wordt naar een aanvaarde en een fiscaal zo correct mogelijke taxatie. Dit proces zet de stap van geselecteerde dossiers naar invulling van het werkplan. Dit proces omvat ook het maken van een correcte vaststelling van de verschuldigde belasting, evenals het opvolgen van de niet-akkoorden en het oplossen van de geschillen die hiermee samenhangen. Het proces “nazicht fiscale situatie” brengt verschillende processen samen. De geïdentificeerde risico’s uit het proces “risicobeheer” worden afgedekt volgens de aanpak uitgekozen in het proces “bepalen controle aanpak” eventueel gebruikmakend van het ondersteuningsmateriaal voor controles ontwikkeld door het proces “beheer controlemodellen”.

Proces 23: “inputbeheer fraude” Het proces ‘inputbeheer fraude’ dient om signalen te verwerken en de noodzakelijke elementen te herkennen tussen degenen die wijzen op een ernstige fraude. De evaluatie van deze elementen kan leiden tot de start van ‘zaakbehandeling fraude’ en ‘dossierbehandeling fraude’. Enerzijds baseert deze leidinggevende rol van dit proces zich op een oriëntatie van binnenkomende informatie. Anderzijds zal dit proces zelf bepaalde elementen opsporen, op basis van de strategische fraudeanalyse en op basis van de screening van beschikbare gegevens op eventuele fraudegevallen..

STIR ONDERNEMINGEN

68/215

Proces 24: “zaakbehandeling fraude” Het proces ‘zaakbehandeling fraude’ dient om de zaken bloot te leggen die verder zullen worden onderzocht in functie van de omvang (de ernst van de fraude) en de draagwijdte (de personen die betrokken zijn in de zaak). Dit gebeurt aan de hand van operaties en onderzoeken. Dit proces maakt het eveneens mogelijk om hieruit te leren in het kader van de behandeling van andere zaken. De onderzoeksactiviteiten worden opgestart na een vaststelling van fraude of bij een substantieel vermoeden van fraude, daar waar deze vermoedens moeten worden bevestigd door specifieke acties. Proces 25: “dossierbehandeling fraude” Het proces “dossierbehandeling fraude” dient om de controleaanpak te omschrijven en vervolgens alle controleoperaties te realiseren voor de geselecteerde dossiers in het proces 24 « zaakbehandeling fraude », waaronder de belastingheffing en de geschillen. Proces 30 : 'Bewarende maatregelen' Het proces ‘bewarende maatregelen' beoogt het garanderen van de rechten van de Schatkist voor rechten die nog moeten worden vastgesteld. Proces 31 : ‘Invordering’ Het proces ‘invordering’ omvat de uitvoering van een reeks procedures in het licht van de gedwongen invordering van belastingen, taksen, douanerechten, accijnzen, voorheffingen, heffingen, boetes en toebehoren, enz., die zijn verschuldigd aan de federale Staat en aan andere overheden (ook supranationale). Proces 34: “Algemene interacties” Het proces “algemene interacties” beheert een bepaald aantal interacties tussen de belastingplichtige en de FOD Financiën. Voor meer details kunt u een gedetailleerde beschrijving van elk van deze processen aan de hand van UC’s raadplegen op onze internetsite op het adres http://minfin.fgov.be/portail1/nl/ict/ict.htm - preetude. We herinneren eraan dat deze UC’s enkel de “gebruikersvisie” van het systeem weerspiegelen. De aannemer is eveneens verplicht om zonodig de bijkomende functionaliteiten te ontwikkelen die noodzakelijk zijn voor de goede werking van het systeem, en die zouden worden geïdentificeerd in de loop van de analyse in samenwerking met de medewerkers van de FOD Financiën, en dit zonder bijkomende kosten voor de FOD Financiën. De analyses en het gedetailleerde ontwerp met betrekking tot de functionaliteiten die zijn vervat in STIR-ONDERNEMINGEN, zullen systematisch moeten worden aangepast aan de specifieke context van alle materies die in dit bestek worden behandeld en die zijn hernomen in het Deel A, § 2.2. Specifiek kader.

STIR ONDERNEMINGEN

69/215

Een niet-exhaustieve lijst van de common UC’s wordt hieronder opgelijst. Tabel 7 : Common UC’s

Nummer UC

Naam UC

01-02

Registreren van een Belastingplichtige Wijzigen van het Enig Persoonlijk Dossier Manueel wijzigen Enig Dossier Toewijzing aan bevoegde diensten en overdracht van Enig Persoonlijk Dossier tussen Pijlers (AS-IS et TO-BE) Registreren van een vennootschap of vereniging Notificeren van belastingplichtige Wijzigen van een link van belastingplichtige Automatisch wijzigen Enig Persoonlijk Dossier vanuit FOD FIN Consulteren van de historiek voor een specifiek gegeven Beheren van de historiek voor een specifiek gegeven Genereren van lijsten Beheren van type linken Ontvangen van gegevens uit de authentieke bron BCE/KBO en beheren van de verwerpingen Ontvangen van gegevens uit de authentieke bron BCE/KBO en beheren van de verwerpingen Ontvangen en opladen van de gegevens attest handicap uit de authentieke bron KSZ Behandelen type controles en uitwisselen gegevens met risicobeheer Levering & Distributie (Dorothée) Formatteren van documenten Interface SAINTEX (View + Trigger) Signalen naar BTW Signalen van BTW Signalen naar I&I Opzoekroutines Beheer profiel BP Beheer codetabellen Beheer toegangsauthorisaties Overgang belastingsregeling Analyseren en oplossen van een anomalie

01-04 01-04-01 01-04-03

01-06 01-08 01-09 01-11

01-13-01 01-13-02 01-14 01-20 01-23

01-23-01

01-25

01-29

01-30 01-31 01-32 01-33-01 01-33-02 01-33-03 01-35-01 01-35-02 01-36 01-37 01-38 02-03

STIR ONDERNEMINGEN

Beschrijving

Gedetailleerde analyse X

Gedetailleerd ontwerp X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X X X X

X X X X

X X X

X

X

X

X

X X X X X X X X X X X X

X X

X X

70/215

02-03-01 02-03-02 02-04 02-22

Manueel creëren van een BTWanomalie Automatisch creëren van een BTW-anomalie Beheren van structurele BTWanomalieën Beheren van een To Do

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Bovendien is use case 01-15-01, momenteel in ontwikkeling door het programma STIMER, een technische use case die een generische functie omvat om de creatie van entiteiten toe te laten. Deze Use Case dient niet enkel als basis voor STIMER, maar hij is eveneens noodzakelijk voor alle verwante projecten die gebruik maken van entiteiten zoals STIR, SITRAN, PLDA, STIPAD en STIRINT. Buiten deze UC’s, werden in het kader van vorige Operaprojecten reeds een aantal procedurebeschrijvingen uitgewerkt. Deze procedurebeschrijvingen kunnen mee als basis dienen voor de functionele analyse. N.B. : wij leggen de nadruk op het feit dat er zich sinds de realisatie van de voorstudies en de lancering van STIR in 2005, een bepaald aantal wetgevende wijzigingen heeft voorgedaan, die eventueel de wijziging van bepaalde UC’s of de omschrijving van nieuwe UC’s noodzakelijk maken. De analyse van deze wijzigingen en hun implementering zullen ten laste vallen van de aannemer.

1.3. Overzicht architectuur - STIR De toepassingsarchitectuur op hoog niveau van het Geïntegreerd Systeem, samen met haar verschillende onderdelen, zoals ze is bepaald naar aanleiding van de voorstudies, is beschikbaar op de internetsite van de FOD Financiën op volgend adres: http://www.minfin.fgov.be/portail1/nl/cadrenl.htm en meer bepaald in de documenten “STIR Applicatie en Technische Architectuur“. De FOD wenst via een benadering van herhaling verder te werken op basis van de eerste ontwikkelingen die werden uitgevoerd in het kader van het project STIR en die geleidelijk verrijkt worden in de loop van de implementering van de verschillende modules van de Geïntegreerde Systemen STIR, STIPAD, STIMER, PLDA, STIRINT enz. Deze herhaalbenadering vereist een erg nauwe coördinatie tussen de modules en de verschillende Geïntegreerde Systemen met een krachtig documentair beheer alsook een beheer van onze ontwikkelingsomgevingen dat in overeenstemming is met de voorschriften die zullen voortvloeien uit FUP, gedefinieerd door het project “SUPDEV”, en Prince2. Bepaalde lagen, die geleidelijk zullen worden verrijkt in het nieuwe systeem, bestaan reeds in onze actuele systemen, zoals bijvoorbeeld de laag “Data Export”. Deze laag staat beschreven in het kader van de werken, die resulteerden uit de voorstudies, en vraagt eveneens een bijzondere aandacht omdat ze de mogelijkheid biedt om een bepaald aantal interne en externe systemen van de FOD te voeden, die functioneren (althans sommige ervan) op (nagenoeg exclusieve) basis van de gegevens die worden gecommuniceerd vanuit de operationele systemen van de FOD Financiën (te weten STIR en STIPAD). Deze functionaliteiten zullen moeten worden geïmplementeerd, rekening houdend met de eisen inzake de “Day to Day” tevredenheid van alle geïdentificeerde betrokkenen. De documenten die een beschrijving geven van de gegevens die moeten worden gecommuniceerd aan deze verschillende systemen, bevinden zich in de bestaande documentatie, in de aanvullende documenten, die toegankelijk zijn op het internet, of in de STIR ONDERNEMINGEN

71/215

documentatie die zal moeten worden gedetailleerd in de loop van projecten zoals bijvoorbeeld DataWarehouse. Hieronder wordt voor bepaalde modules een niet-exhaustieve lijst gegeven van de reeds geïdentificeerde interfaces. Lot 1 - module Enig Dossier, Frontoffice en Backoffice 1. Bestand rechtspersonen (opvolger: Enig Dossier – signaletiek - SITRAN): voor wat betreft de persoonlijke gegevens van de rechtspersonen; 2. Toepassing voorafbetalingen (STIMER): wat de validatie van het bedrag van de voorafbetalingen betreft, vermeld in de aangifte; voor het opvolgen en verwerken van de niet-aangezuiverde voorafbetalingen; 3. STIR-CO: wat het beheer en opvolging van de dossiers betreft; 4. Saintex: wat de ontwikkeling, het beheer en opmaak van de maquettes van de templates betreft (bericht van wijziging, aanslag van ambtswege, verlenen uitstel, akkoordverklaring, herinneringsbrieven, boeteberichten, enz.); 5. Performantiemanagement: wat betreft het leveren van de nodige gegevens voor het opmaken van statistieken; 6. Workflow geschillen: wat betreft de link tussen de taxatiewerkzaamheden en de geschillentaken; 7. DIM (filenet): wat betreft het inscannen van de fiscaal relevante briefwisseling; 8. Identity Management: wat betreft de toegang tot de backoffice-toepassingen; 9. Dorothée: wat betreft het centraal afdrukken en verzenden van de briefwisseling; 10. Eventuele toepassingen inzake de manuele inkohiering; 11. Toepassingen inzake de validatieregels en berekening van de verschuldigde belasting (Calculatrix) 12. ICPC/STIMER, wat betreft de overbrenging van de gegevens naar de inkohieringsmodule.

Lot 3 - Module Controle 1. De risicobeheerstoepassingen Datamining en Preselectie: voor wat betreft het aanleveren van uit te voeren controleopdrachten naar het STIR CO werkplan. Deze lijst kan uitgebreid worden met andere toepassingen in functie van de planning van de rollout van STIR CO 2 (bv. lijst 678 – teruggaven btw, enz.); 2. Module Backoffice Rechtspersonen voor consultatie en wijziging (na fiscaal nazicht) van de aangiftegegevens vennootschapsbelasting; 3. Module Frontoffice Vennootschapsbelasting voor de consultatie van de ingediende aangiften vennootschapsbelasting en de betreffende bijlagen; 4. STIR BTW voor consultatie en wijziging (na fiscaal nazicht) van de aangiftegegevens btw; 5. Saintex: wat betreft de ontwikkeling, het beheer en opmaak van de maquettes voor de STIR templates (bericht van wijziging, aanslag van ambtswege, verlenen uitstel, akkoordverklaring, herinneringsbrieven, boeteberichten, enz.); 6. Performantiemanagement: wat betreft het leveren van de nodige gegevens voor het opmaken van statistieken; 7. Workflow geschillen: wat betreft de link tussen de controlewerkzaamheden en de geschillentaken; 8. DIM (filenet): wat betreft het inscannen van de fiscaal relevante briefwisseling; 9. Identity Management: wat betreft de toegang tot de backoffice-toepassingen; 10. Dorothée: wat betreft het centraal afdrukken en verzenden van de briefwisseling; 11. Toepassingen inzake de validatieregels en berekening van de verschuldigde belasting (Calculatrix).

STIR ONDERNEMINGEN

72/215

Lot 3 - Module Opsporingen 1. Saintex: wat betreft de ontwikkeling, het beheer en opmaak van de maquette voor de STIR template (PV van vaststelling); 2. Performantiemanagement: wat betreft het leveren van de nodige gegevens voor het opmaken van statistieken; 3. DIM (filenet): wat betreft het inscannen van de fiscaal relevante briefwisseling; 4. Identity Management: wat betreft de toegang tot de backoffice-toepassingen.

Lot 3 - Module Fraude

1.

Module Backoffice Rechtspersonen voor consultatie en wijziging (na fiscaal nazicht) van de aangiftegegevens vennootschapsbelasting; 2. Module Frontoffice Vennootschapsbelasting voor de consultatie van de ingediende aangiften vennootschapsbelasting en de betreffende bijlagen; 3. Module Backoffice natuurlijke personen (TAXI); voor consultatie en wijziging (na fiscaal nazicht) van de aangiftegegevens 4. STIR BTW voor consultatie en wijziging (na fiscaal nazicht) van de aangiftegegevens btw; 5. STIR Controle voor consultatie werkplan; 6. Saintex: wat betreft de ontwikkeling, het beheer en opmaak van de maquettes voor de STIR templates (bericht van wijziging, aanslag van ambtswege, verlenen uitstel, akkoordverklaring, herinneringsbrieven, boeteberichten, enz.); 7. Performantiemanagement: wat betreft het leveren van de nodige gegevens voor het opmaken van statistieken; 8. Workflow geschillen: wat betreft de link tussen de controlewerkzaamheden en de geschillentaken; 9. DIM (filenet): wat betreft het inscannen van de fiscaal relevante briefwisseling; 10. Identity Management: wat betreft de toegang tot de backoffice-toepassingen; 11. Dorothée: wat betreft het centraal afdrukken en verzenden van de briefwisseling; 12. Toepassingen inzake de validatieregels en berekening van de verschuldigde belasting (Calculatrix).

STIR ONDERNEMINGEN

73/215

2. Gewenste oplossing

2.1. Overzicht van de modules Hierbij de modules die zullen moeten worden uitgevoerd in het kader van onderhavige offerteaanvraag. De verschillende gedeelten van deze modules moeten, binnen elk lot, worden gegroepeerd met het oog op hun realisatie in functie van de onderlinge correlaties die er bestaan op het vlak van functionaliteiten en planning. LOT 1 -

Module 1: Enig Dossier

-

Module 2: Frontoffice Rechtspersonen + opties

-

Module 3: Backoffice Rechtspersonen + optie

LOT 2

Deel 1: -

Module 1: BTW-signaletiek – BTW-entiteiten

-

Module 2: Rekening courant + Lijst 678

-

Module 3: RCIV

-

Module 4: Bijzondere rekeningen (TPBRCS)

-

Module 5: VIES

-

Module 6: Migratie CKBB

-

Module 7: Intranetapplicaties

-

Module 8: Link naar DIM en Filenet

-

Module 9: Overige: o Douanedocumenten van inen uitvoer o Vergunning ET 14000 - Verlegging van de heffing o Bestand kantoren o Monitoring, reporting en mogelijkheid tot verkrijgen van statistieken en gegevensextracten van alle gemigreerde toepassingen en bestanden

Deel 2: OPTIE: Integratie van btw in STIMER

Lot 3 - Fraudebestrijding -

Module 1 : Controle

-

Module 2 : Opsporingen

-

Module 3 : Fraude

STIR ONDERNEMINGEN

74/215

Vooraleer aan te vangen met een gedetailleerde beschrijving van de verschillende modules, willen we herinneren aan diverse uiterst belangrijke opmerkingen: -

De FOD Financiën beoogt de realisatie van een systeem van geïntegreerde verwerking, zelfs indien dit is opgebouwd uit verschillende toepassingen. De overgang van de ene toepassing naar de andere moet voor de eindgebruiker volledig transparant zijn.

-

De verschillende modules die hieronder beschreven worden zijn dus in geen enkel geval geïsoleerde toepassingen. Zij dienen zich op organische wijze te integreren in de toepassingen, reeds ontwikkeld of in ontwikkeling in het kader van de geïntegreerde systemen.

-

Dit impliceert eveneens dat de reeds ontwikkelde gemeenschappelijke componenten of UC’s systematisch herbruikt moeten worden voor het afdekken van gelijkaardige functionaliteiten binnen andere modules. Voor het beheer van TO DO’s wordt echter niet voortgebouwd op wat reeds ontwikkeld werd in STIR-TVA en STIR-CO, daar deze functionaliteit zich niet leent tot hergebruik. Als oplossing hiervoor werd door de FOD Financiën een Task Manager ontwikkeld in het kader van CCFF. Deze Task Manager is de standaardtool van de FOD Financiën en moet door de inschrijver verplicht worden gebruikt voor takenbeheer.

-

Al deze modules kennen onderlinge interacties en interacties met alle projecten die werden voorgesteld in het begin van dit document. De FOD Financiën vestigt heel nadrukkelijk de aandacht op de goede coördinatie van deze projecten, die in de praktijk zal moeten worden beheerd en verzekerd van bij de aanvang van het project.

-

De ontwikkeling van de oplossingen moet een cyclus van herhaling volgen (systematisch vertrekken vanuit het principe dat de toepassingen zullen worden verrijkt door nieuwe functionaliteiten) en moet verlopen binnen dezelfde ontwikkelingsomgeving die nadien permanent zal moeten worden geconsolideerd.

-

Er moet een totale transparantie worden toegepast tussen de verschillende modules alsook met de IT-services van de FOD Financiën, waarmee de nodige verbindingen moeten worden voorzien met het oog op de verzekering van de continuïteit van de ”day to day” business in de loop van alle fasen van de indienststelling van de nieuwe toepassingsmodules. Het gaat hier om een cruciale fase in het kader waarvan de FOD Financiën alle noodzakelijke garanties wenst te verkrijgen met het oog op de verzekering van de duurzaamheid van zijn productiesystemen.

-

Voor alle hierna beschreven modules wenst de FOD dat de inschrijvers teruggrijpen naar de werkzaamheden die werden gerealiseerd in de loop van Coperfin, de voorstudies, de eerste release van STIR en die worden gerealiseerd binnen STIMER, en waarvan de documenten beschikbaar zijn op het volgende adres: http://minfin.fgov.be/portail1/nl/cadrenl.htm.

-

De volgorde van presentatie van de modules hieronder vormt geenszins een weergave van hun volgorde van uitvoering noch van de planning die in grote lijnen wordt voorgesteld.

De hierna vermelde modules omvatten identieke taken. Elk van die taken moet worden opgenomen en vervuld binnen elk van de gepresenteerde modules, en dit zonder uitzondering. -

De vervollediging van de woordenlijst met gegevens, die wordt bijgehouden binnen de FOD Financiën (opgestart door het project STIR in 2005) alsook de volledige

STIR ONDERNEMINGEN

75/215

modellering van de gegevens die worden gedekt door deze verschillende modules met de definitie van de in te voeren beheersregels betreffende de gegevens die worden gedeeld met andere geïntegreerde systemen. Alle andere punten die duidelijk naar voren zullen worden gebracht in de loop van de analyse en die noodzakelijk zijn voor de volledige dekking van elk van de modules voor wat betreft de interne en externe gegevens, die door de Business worden geïdentificeerd als zijnde nuttig voor de realisatie van haar doelstellingen; -

De modaliteiten voor de uitwisseling (ontvangst, lay-out, actualisering, enz.) van de gegevens die afkomstig zijn van externe bronnen en die tot dusver nog niet zijn geïmplementeerd binnen de FOD, met inbegrip van hun uitvoering (te weten de implementering van de interfaces die de uitwisseling van deze gegevens verzekeren);

-

De coördinatie met de andere systemen betreffende de geautomatiseerde uitwisseling van gegevens tussen bepaalde toepassingssystemen (al dan niet ondersteund door functionaliteiten);

-

De integratie met het CCFF, de subprojecten die werden ontwikkeld in het kader van het CCFF en de bestaande toepassingen binnen al onze actuele toepassingssystemen;

-

De definitie en de uitwerking van een toepassingsarchitectuur die de mogelijkheid biedt om een totaalbeeld te creëren en te handhaven van de structuur van het ontwikkelde systeem. De toepassingsarchitectuur wordt in overeenstemming gebracht met een technische architectuur die de technische basismechanismen bezit om de realisatie van de toepassingsfunctionaliteiten te ondersteunen. Dit omvat tevens de bestuursmechanismen die werden ingevoerd om de realisatie van de vooraf bepaalde architectuur te verzekeren.

-

De voorziening, de gedetailleerde functionele analyse, het gedetailleerde ontwerp en de ontwikkeling van de (toepassings- en workflow-) functionaliteiten die zijn vervat in de UC’s en die nog te ontwikkelen zijn of die werden ontwikkeld tijdens de voorstudies en/of het STIR- of STIMER-project of STIRINT-project en/of binnen de huidige toepassingen, met inbegrip van alle (interne en externe) interfaces;

-

De communicatie van informatie inzake inhoud en toegang voor alle bestaande systemen of uit te voeren systemen binnen de FOD Financiën en FEDICT;

-

De coördinatie met de andere projecten voor het definiëren van de verwachte extractieformaten betreffende de gegevens die uit onze systemen moeten worden gehaald met het oog op hun terbeschikkingstelling aan de andere systemen. De implementering van de gegevensextracties die in gezamenlijk overleg met de diverse interne en externe betrokkenen werden bepaald;

-

De controle van de conformiteit van de aangenomen oplossingen met het gedefinieerde of bestaande juridische kader voor de uitvoering van nieuwe werkprocedures en de nieuwe toepassingsomgeving (coördinatie met de projecten voor juridische omkadering en Privacy);

-

Verregaande lijntests in samenwerking met de interne gebruikers en bepaalde klanten vóór de ingebruikneming, met indien mogelijk de uitvoering van een pilootfase (te bepalen en te detailleren bij de aanvang van elk van de modules);

-

De definitie van de uit te voeren SLA’s om de kwaliteit en de beschikbaarheid van de geboden diensten te verzekeren.

STIR ONDERNEMINGEN

76/215

2.2. LOT 1 : Functionele behoeften

2.2.1. Module 1: Enig Dossier

De huidige persoonlijke en fiscale gegevens met betrekking tot rechtspersonen zijn opslagen in een afzonderlijke database “rechtspersonen” (“Personnes Morales”), afgekort PM. Maar het doel van een geïntegreerd verwerkingsysteem is het aanbieden van: • een enig systeem aanbieden waarmee alle taken die worden toevertrouwd aan de FOD Financiën kunnen worden verwerkt • een enig systeem dat wordt beheerd via een strikt autorisatiebeleid volgens het profiel van de medewerker en de hem toegekende opdrachten • een eenvormig systeem waarin alle gegevens worden gecentraliseerd die nodig zijn om het werk te voltooien Dit kan worden gerealiseerd door het “Enig Dossier”, de hoeksteen van de toekomstige toepassingsomgeving van de FOD Financiën, dat de as vormt waarrond alle toepassingen, die op de burger en de onderneming zijn gericht, zijn gebouwd. Dit uitgangspunt betreft niet alleen het Geïntegreerd Systeem STIR ONDERNEMINGEN, maar tevens de andere Geïntegreerde Systemen Belastingen en Invordering, Patrimoniumdocumentatie of Douane & Accijnzen, alsook alle andere toepassingen zoals het Identity Management, Multikanaal dienstverlening, het DataWarehouse, enz. Het Enig Dossier is de som van alle informatie betreffende één enkele (rechts)persoon. Deze informatie is van verschillende aard : -

Persoonlijke informatie ; Fiscale informatie ; Niet-fiscale informatie ; Patrimoniale informatie.

Het principe van “Eenheid Persoon” is dat de informatie uit meerdere authentieke bronnen wordt geïntegreerd zodat een “klant” slechts éénmaal binnen het Enig Dossier wordt geïdentificeerd. Bij wijze van voorbeeld, een Belgische zelfstandige en BTW-plichtige natuurlijke persoon is geïdentificeerd in het Rijksregister als natuurlijke persoon en in de KBO als onderneming van een natuurlijke persoon. Hij kan dus gezien worden als een Eenheid Persoon met meerdere eigenschappen bezit: die van een natuurlijke persoon en die van een BTW-plichtige onderneming van een natuurlijke persoon.

STIR ONDERNEMINGEN

77/215

Eenheid Persoon

Figuur 4 : Grafische voorstelling ‘Eenheid Persoon’

STIR ONDERNEMINGEN

78/215

De “Entiteit” is de onmisbare link tussen de persoonlijke signaletiekgegevens en de rechten en fiscale en niet-fiscale verplichtingen die eruit voortvloeien. Deze entiteit zal het verbindingspunt zijn tussen enerzijds het luik persoonlijke signaletiekgegevens en de andere luiken van het Enig Dossier zoals de fiscale gegevens waaronder de aangiftegegevens, de controlegegevens en de gegevens van inning en invordering, de patrimoniumgegevens en de douanegegevens. De “entiteit” is het geheel van alle rechten en verplichtingen, verbonden aan een belasting, een taks of een verworven recht van de FOD Financiën. Het betreft één of meerdere “Eenheden Persoon”.

Figuur 5 : Grafische voorstelling ‘Entiteit’

Voor verdere informatie kan het bestek van SITRAN worden geconsulteerd.

STIR ONDERNEMINGEN

79/215

In het kader van dit bestek dienen volgende taken uitgevoerd te worden: -

de migratie van de bestaande persoonlijke gegevens uit het actuele bestand rechtspersonen (PM) naar het luik “persoonlijke gegevens” waarvan het canvas in het kader van SITRAN ontwikkeld wordt; de migratie zal beperkt blijven tot de persoonlijke gegevens die niet in het kader van andere authentieke bronnen (bv. KBO) aan SITRAN aangeleverd worden;

-

het aanleveren van wijzigingen die betrekking hebben op persoonlijke gegevens aan het luik “persoonlijke gegevens” en die via de backoffice rechtspersonen aan de FOD Financiën kenbaar worden gemaakt (bv. klant geeft gewijzigd financieel rekeningnummer door via aangifte VenB);

-

de creatie, bijwerking en afsluiting van de entiteiten VenB, BNI/Ven en RPB volgens de algemene principes, reeds uitgewerkt in het kader van STIMER. Hieronder valt ook de analyse van de gegevens die in de entiteit dienen opgenomen te worden en de noodzakelijke linken die met het fiscale luik gemaakt moeten worden.

STIR ONDERNEMINGEN

80/215

2.2.2. Module 2: Frontoffice rechtspersonen De FOD Financiën wenst voor de toepassing die de indiening van de aangifte in de vennootschapsbelasting via het internet ondersteunt (Vensoc) over te gaan naar een nieuwe omgeving. Er is gekozen om gebruik te maken van nieuwe technologieën; deze omgeving dient XBRL-compliant te zijn. Het elektronisch indienen van aangiften wordt door de FOD Financiën nagestreefd. In de toekomst kan dit mogelijk verplicht worden. De toepassing moet steunen op een moderne architectuur en gebruiksvriendelijk, evenwichtig en eenvormig opgebouwd zijn. De opdracht behelst de in productiestelling in een operationele omgeving. De uiterste datum van in productiestelling is 30 april 2010. Van de aannemer wordt verwacht dat hij de nodige kennis in huis heeft om een toepassing te bouwen die toekomstgericht en evolutief is. De XBRL-taxonomie voor de aangifte in de vennootschapsbelasting en bijbehorende bijlagen vormen de basis van de nieuwe frontoffice. De ontwikkeling van de XBRL-taxonomie valt buiten deze opdracht, de finale taxonomie van aanslagjaar 2008 zal begin 2009 beschikbaar zijn. De aangiften BNI/Ven en RPB moeten ook ondersteund worden door de nieuwe frontoffice door middel van respectievelijke taxonomieën. Voor deze aangiften moeten dezelfde functionaliteiten beschikbaar zijn als voor de aangifte in de vennootschapsbelasting. Het ontwikkelen van deze taxonomieën valt buiten deze opdracht. De eerste versie van de frontoffice moet in de architectuur reeds rekening houden met de optionele functionaliteiten (zie § 2.2.2.3.). Voor de optie 2 geldt dat, indien deze gelicht wordt, deze op latere datum zal starten.

2.2.2.1. Beschrijving van de huidige toepassing Vensoc Vensoc biedt de mogelijkheid om een aangifte in de vennootschapsbelasting in te dienen via het internet samen met de nodige bijlagen. Na ontvangst hebben de taxatiediensten de mogelijkheid de aangifte en de bijlagen te consulteren. Daarnaast worden de gegevens automatisch doorgegeven aan de backoffice om de elektronische aangifte in te kohieren. De huidige toepassing Vensoc is operationeel sinds aanslagjaar 2005. Het aantal ingediende aangiften is elk aanslagjaar sterk gestegen en bedraagt voor aanslagjaar 2008 ruim 40% van de totaal in te dienen aangiften in de vennootschapsbelasting. Een testversie van de verzendingsmodule, volledig analoog met de operationele versie, is eveneens beschikbaar voor de gebruikers.

STIR ONDERNEMINGEN

81/215

Invullen PDF aangifte & bijlagen

Taxatiedienst Overbrengen gegevens

PM1

Verzending

Consultatie Vensoc

CVVE N

Vensocgebruiker

VENSOC

Creatie PDF bijlagen

Belconet-onweb

Figuur 6 : Van Vensoc-gebruiker tot taxatiedienst

Drie grote aspecten kunnen aldus onderscheiden worden, welke hierna nader beschreven worden: -

het indienen van de aangifte; consultatie door taxatiediensten; automatische verwerking.

2.2.2.1.1. Het indienen van de aangifte Dit gedeelte is uitsluitend bestemd voor de personen die namens een vennootschap een aangifte in de vennootschapsbelasting moeten indienen (zaakvoerders of bestuurders van een vennootschap, maar ook hun fiscaal gevolmachtigden). Het is via de portaalsite van de FOD Financiën toegankelijk. Eerst dient de gebruiker een elektronische aangifte in de vennootschapsbelasting te downloaden in de vorm van een PDF-bestand. Het bevat een aantal invoervelden, validaties (business-rules) en hulpmiddelen om de kwaliteit van het invullen te verhogen. Deze aangifte kan de gebruiker van Vensoc op zijn computer opslaan om ze in te vullen, te bewaren en, zolang ze nog niet is ingediend, eventueel te corrigeren. De mogelijkheid wordt voorzien om alle nodige bijlagen mee in te dienen. Een aantal bijlagen worden via de Finform-site ter beschikking gesteld (investeringsreserve, belastingkrediet, enz.). Ze bevatten eveneens een aantal invoervelden en inhoudelijke validaties (business-rules). Andere bijlagen zal de gebruiker echter zelf moeten aanmaken (bv. jaarrekening, verslag algemene vergadering, enz.). Deze laatste betreffen loutere statische PDF-documenten zonder interne validaties. Wanneer de aangifte en de bijlagen klaar zijn voor indiening, dient de gebruiker deze via de toepassing Vensoc te verzenden. Om de beveiliging van de verzending te waarborgen, dient het geheel ondertekend te worden door middel van een digitaal certificaat klasse 3 of de elektronische identiteitskaart. Indien de verzending succesvol verlopen is, wordt door de FOD Financiën per kerende een elektronische ontvangstmelding verzonden.

STIR ONDERNEMINGEN

82/215

2.2.2.1.2. Consultatie door taxatiediensten De elektronisch ingediende aangiften in de vennootschapsbelasting en haar bijlagen kunnen door de diensten van de FOD Financiën natuurlijk ook geconsulteerd worden. Daartoe is een toepassing ontwikkeld, te bereiken via het intranet van de FOD Financiën. Deze betreft in feite een zoekrobot, waar door middel van een combinatie van een aantal criteria (ondernemingsnummer, balansdatum, datum of periode van indiening) een aangifte opgezocht en geconsulteerd kan worden.

2.2.2.1.3. Automatische verwerking Tot slot worden de gegevens uit de elektronische aangifte, noodzakelijk voor de inkohiering van de belasting, automatisch overgebracht naar de backoffice, de toepassing CVVEN. Dit gebeurt door een extractie van gegevens uit de ingediende aangiftes die na conversie naar de Bull mainframe worden getransfereerd. Daar worden ze in batch verwerkt in de backoffice. Daarnaast wordt ook het interne bestand rechtspersonen (PM) aangepast.

2.2.2.2. Beschrijving van de toekomstige frontoffice

2.2.2.2.1. Algemene aspecten frontoffice De FOD Financiën wenst voor de toepassing die de indiening van de aangifte in de vennootschapsbelasting via het internet ondersteunt (Vensoc) over te gaan naar een nieuwe omgeving. Het elektronisch indienen van aangiften wordt door de FOD Financiën nagestreefd. In de toekomst kan dit mogelijk verplicht worden. In dezelfde fase moet ook het indienen van de aangiften BNI/Ven en RPB mogelijk zijn met deze frontoffice. De omgeving dient XBRL-compliant te zijn, minimaal te beantwoorden aan de XBRL specificaties versie 2.1 en dimensies versie 1.0 (inclusief erata), en er dient maximaal gebruik gemaakt te worden van de elementen die in een XBRL-taxonomie vervat zitten (bijvoorbeeld labels, data types, enz.). Dit houdt eveneens in dat dimensies in alle aspecten van de toepassing moeten worden ondersteund. Afhankelijk van de evolutie omtrent formula linkbase zal de intern ontwikkelde toepassing (Calculatrix) door de formula linkbase vervangen worden ofwel zal de formula linkbase reeds initieel in gebruik zijn. Het is belangrijk op te merken dat er steeds validaties via Calculatrix dienen uitgevoerd te worden (bijvoorbeeld validatie van gedane voorafbetalingen, balansdatum, enz.). De ontwikkeling van de formula linkbase valt buiten de opdracht van dit bestek. De gehele toepassing moet generiek opgebouwd worden dat deze onafhankelijk is van de architectuur van de taxonomie. Indien er geen specificatie omtrent versioning voorhanden is, dient de aannemer een oplossing hiervoor te ontwikkelen. In de toepassing moet rekening gehouden worden dat niet enkel de taxonomie met betrekking tot de betreffende aangiften en bijlagen gebruikt wordt, maar dat mogelijk ook andere taxonomieën vereist zijn. Ook zijn meerdere versies van de taxonomie VenB, BNI/Ven en RPB mogelijk. Dit dient zo gecentraliseerd mogelijk beheerd en bijgewerkt te worden (taxonomy repository).

STIR ONDERNEMINGEN

83/215

Deze module bestrijkt de volgende functionaliteiten, die hierna verder worden toegelicht: -

creatie van een aangifte 1; verzenden van een aangifte; validatie; opslag gegevens; koppeling met de backoffice; consultatie van ingediende aangiften door externe gebruikers; consultatie van ingediende aangiften door interne gebruikers; testversie frontoffice rechtspersonen.

De opdracht vereist een oplossing voor de onderliggende workflow. De toepassing moet steunen op een moderne architectuur en gebruiksvriendelijk, evenwichtig en eenvormig opgebouwd zijn. Van de aannemer wordt verwacht dat hij de nodige kennis in huis heeft om een toepassing te bouwen die toekomstgericht en evolutief is. Er wordt op het niveau van de offerte dan ook verwacht dat zowel een duidelijke visie als de mogelijkheden hieromtrent worden beschreven. Een iteratief ontwikkelingsproces wordt gevraagd van de aannemer. De toepassing moet vanuit het perspectief van de gebruiker één geheel vormen. De aangiften en de gestandaardiseerde bijlagen zullen omgezet worden in een XBRLtaxonomie. De ontwikkeling van de taxonomie valt buiten de opdracht van dit bestek. De architectuur van de taxonomie is bij publicatie van dit bestek nog niet gekend. De toepassing moet generiek opgebouwd worden zodat deze niet afhankelijk is van de architectuur van de taxonomie. De taxonomie zal regelmatig, minimaal één keer per jaar, worden herzien ten gevolge van wetswijzigingen en/of technische ontwikkelingen. De aannemer dient hiermee rekening te houden met het oog op verdere upgrades en verder onderhoud van de toepassing. De bestaande PDF-documenten, die zowel de aangiften als de bijlagen betreffen, bevatten een aantal invoervelden en validatieregels (business-rules), die afhankelijk zijn van de wettelijke voorschriften, verbonden aan een bepaald aanslagjaar. Het aantal en de inhoud van de dataelementen en validatieregels is elk aanslagjaar, in functie van de veranderende wetgeving, onderworpen aan wijzigingen. Ter illustratie kan evenwel vermeld worden dat voor aanslagjaar 2008 voor wat betreft de aangifte VenB en de bijlagen samen, zij ongeveer 1.150 verschillende data-elementen en 700 inhoudelijke validatieregels bevatten. De aangifte BNI/Ven bevat ongeveer 250 data-elementen en 150 inhoudelijke validatieregels, de aangifte RPB 60 data-elementen en 35 inhoudelijke validatieregels. De bijlagen bij de aangiften BNI/Ven en RPB stemmen overeen met de bijlagen bij de aangifte VenB. De cijfers zijn louter ten indicatieven titel en binden de FOD Financiën geenszins. Het ingediende pakket zal één geheel vormen. Van de inschrijver wordt gevraagd zijn visie te geven over de impact en mogelijkheden indien binnen deze toepassing het gebruik van extensies op de XBRL taxonomie van de FOD Financiën wordt aanvaard, rekening houdend met de hieronder beschreven functionaliteiten. De frontoffice zal een webtoepassing zijn die volledig plaatsvindt binnen een beveiligde omgeving. De gebruiker maakt hiervoor gebruik van een digitaal certificaat klasse 3 (Certipost, Globalsign en Isabel) of een eID. Met het oog op de te geven feedback van een verzonden aangifte, de mogelijkheid om meerdere aangiften per rechtspersoon in te dienen (zie § 2.2.2.2.3) en de latere consultatie van ingediende aangiften (zie § 2.2.2.2.6) dient een systeem - een registratieluik - te worden 1

Bij verwijzing naar de “aangifte” wordt steeds: de aangifte VenB, de aangifte BNI/Ven en de aangifte RPB; de statische PDF-bijlagen geïncorporeerd in de aangifte; en de bijbehorende gestandaardiseerde bijlagen (huidige Finform-bijlagen) bedoeld.

STIR ONDERNEMINGEN

84/215

voorzien waardoor een gebruiker op een unieke manier aan de hand van het gebruikte digitaal certificaat klasse 3 of de gebruikte eID kan worden verbonden aan zijn reeds ingediende aangifte(n). De toewijzing van een aangifte aan het digitaal certificaat klasse 3 of eID kan evenwel wijzigen in de toekomst en moet bijgevolg aanpasbaar zijn. Het beheer van deze aanpassingen moet voorzien worden. De aannemer dient rekening te houden met de mogelijke implementatie van een mandatensysteem met voorafgaande registratie van de gebruikers. De toepassing moet volledig beschikbaar zijn in de drie officiële landstalen, het Nederlands, het Frans en het Duits, zie ook § 3.2., deel C. De toepassing moet geschikt zijn voor de gangbare besturingssystemen en browsers. Het zal via de portaalsite van de FOD Financiën toegankelijk zijn. Een beschikbaarheid (24u/24 en 7d/7) van de toepassing is een vereiste. Voor de interne gebruikers is de module in § 2.2.2.2.6 te bereiken via het intranet van de FOD Financiën en wordt de toegang beveiligd door intern vastgelegd identity management.

2.2.2.2.2. Creëren van een aangifte Dit deel biedt de gebruiker de mogelijkheid om enerzijds te starten met een blanco aangifte en anderzijds het opladen van een reeds bestaande en lokaal opgeslagen aangifte, gemaakt aan de hand van dit onderdeel of door externe software. In het eerste vertrekpunt moet de gebruiker een aangifte kunnen invullen, opslaan en valideren. Bovendien moet de gebruiker statische PDF-bijlagen 2 kunnen importeren in de aangifte. Het geheel moet kunnen gevisualiseerd worden zoals voorgeschreven door de FOD Financiën in PDF-formaat. XBRL instance documenten bevatten gegevens die niet altijd met elkaar in verband staan. De gegevens moeten in een logische en samenhangende wijze worden weergegeven. Dit moet aansluiten op de taxonomie indien deze aspecten bevat die nuttig zijn voor de rendering. De aannemer dient reeds rekening te houden met de XBRL evoluties betreffende rendering (rendering linkbase, inline XBRL, enz.). Deze visualisatie is gelijk aan deze vereist voor de verzending (zie § 2.2.2.2.3.) en de consultatie (zie § 2.2.2.2.6.). Het invullen van een aangifte moet zo gebruiksvriendelijk mogelijk zijn voor de gebruiker. Gezien het belang dat deze toepassing heeft naar de externe klanten van de FOD Financiën toe, vragen wij aan de inschrijver om metrieken mee te leveren in de offerte betreffende de rendering voor: 100, 1000 en 5000 data-elementen en geïncorporeerde statische PDFdocumenten (6 PDF-documenten van elk 5 MB) in één instance document. Gelieve de belangrijkste technische specificaties mee te delen in functie van de volgens ICT-fundamenten bruikbare apparatuur (zie ook Testen in deel C, paragraaf 3.13.).

2

De statische PDF-bijlagen bestaan uit verplicht en facultatief aan de aangifte toe te voegen bijlagen. De huidige verplicht bij te voegen bijlagen zijn: Jaarrekening (balans, resultatenrekening en eventuele toelichting); Verslagen aan en besluiten van de algemene vergadering; Balans opgesteld door de maatschappelijke zetel en jaarrekening van de inrichting De stukken nodig ter beoordeling van het toepasselijke belastingstelsel en van de belastbare inkomsten De huidige facultatieve bijlagen zijn: Afschrijvingstabellen, Detail Verworpen Uitgaven, Interne Jaarrekening, en Andere. Het aantal en de inhoud van de facultatieve bijlagen kan wijzigen, het principe van statische PDF-bijlagen blijft behouden.

STIR ONDERNEMINGEN

85/215

De signaletiekgegevens gekoppeld aan het ondernemingsnummer (zoals het adres, naam van de onderneming) die reeds beschikbaar zijn via de toepassing Enig Dossier moeten vooraf ingevuld worden in de aangifte. Na het opladen van een opgeslagen aangifte - het tweede vertrekpunt - is er de mogelijkheid om de aangifte opnieuw te valideren, te wijzigen, op te slaan, statische PDF-bijlagen te importeren en het geheel te visualiseren zoals voorgeschreven door de FOD Financiën in PDFformaat. XBRL instance documenten bevatten gegevens die niet altijd met elkaar in verband staan. De gegevens moeten in een logische en samenhangende wijze worden weergegeven. Dit moet aansluiten op de taxonomie indien deze aspecten bevat die nuttig zijn voor de rendering. De aannemer dient reeds rekening te houden met de XBRL evoluties betreffende rendering (rendering linkbase, inline XBRL, enz.). Het opslaan van het bestand gebeurt lokaal door de gebruiker. Er moet een validatie gebeuren van de technische voorwaarden (voorschriften XML en XBRL, structuur gegevens, enz.) terwijl er ook inhoudelijke controles moeten uitgevoerd worden (o.a. rekenkundige en logische controles en fiscaal-technische validaties). Meer informatie omtrent de validatie vindt u in § 2.2.2.2.4.. Het deel van de toepassing, beschreven in onderhavig punt, moet kunnen werken met verschillende soorten aangiften, die dezelfde functionaliteiten vereisen. Het eindresultaat is een gevalideerd XBRL instance document van de aangifte met de daarin geïncorporeerde statische PDF-bijlagen. Er dienen performantietesten, rekening houdend met de verwachte piekmomenten, en kwaliteitstesten te worden uitgevoerd (zie ook Testen in deel C, paragraaf 3.13.).

2.2.2.2.3. Verzenden van een aangifte Het vertrekpunt is enerzijds de aangifte, het gevalideerd XBRL instance document, dat voorkomt uit de module beschreven in § 2.2.2.2.2. en anderzijds één of meerdere XBRL instance documenten die door de gebruiker rechtstreeks kunnen worden opgeladen in deze module. In het eerste vertrekpunt kan de gebruiker automatisch overgaan naar dit onderdeel van de frontoffice, vanuit zijn oogpunt vormt dit één geheel. Vanuit het tweede vertrekpunt, het opladen van XBRL instance documenten, kan zowel één individuele aangifte verzonden worden als meerdere aangiften tegelijkertijd. De module zoals beschreven in § 2.2.2.2.2. is niet verplicht te gebruiken; er moet rekening gehouden worden dat commerciële pakketten en door de indieners zelf ontwikkelde software gebruikt wordt waarmee het aangiftepakket kan worden opgemaakt in de vorm van een XBRL instance document om het vervolgens neer te leggen via deze module. Elke verzonden aangifte moet individueel gevalideerd worden, zowel op technisch als inhoudelijk vlak. Bovendien moet de mogelijkheid voorzien worden om een extra aangifte toe te voegen en een reeds opgeladen aangifte te verwijderen. De validatie (zie § 2.2.2.2.4.) van elke aangifte afzonderlijk moet steeds mogelijk zijn, net zoals het visualiseren van de verschillende aangiften zoals voorgeschreven door de FOD Financiën in PDF-formaat. XBRL instance documenten bevatten gegevens die niet altijd met elkaar in verband staan. De gegevens moeten in een logische en samenhangende wijze worden weergegeven. Dit moet aansluiten op de taxonomie indien deze aspecten bevat die nuttig zijn voor de rendering. De aannemer dient reeds rekening te houden met de XBRL evoluties betreffende rendering (rendering linkbase, inline XBRL, enz.). STIR ONDERNEMINGEN

86/215

Bij het indienen moet elke aangifte opnieuw gevalideerd worden. Het betreft een validatie (zie § 2.2.2.2.4.) van zowel de technische voorwaarden als het uitvoeren van de inhoudelijke controles. De gebruiker dient over elke verzonden en gevalideerde aangifte feedback te ontvangen, ook indien hij meerdere aangiften tegelijkertijd in één verzending indient. Met het oog op het maximaal stimuleren van het elektronisch indienen van aangiften en de eventuele verplichting in de toekomst, moet de gebruiker over de mogelijkheid beschikken om meerdere aangiften per onderneming en per balansdatum te kunnen indienen. Omwille van wettelijke redenen moet deze functionaliteit kunnen beperkt worden tot een bepaalde periode waarbinnen dit toegestaan is, net zoals het aantal aangiften dat ter correctie kan ingediend worden. Alle functionaliteiten zoals voorzien bij een eerste verzending zijn hier eveneens van toepassing. Er dienen enerzijds performantietesten (antwoordtijd, simulatie, enz.) en anderzijds kwaliteitstesten te worden uitgevoerd. Gezien het belang dat deze toepassing heeft naar de externe klanten van de FOD Financiën toe, vragen wij aan de inschrijver om metrieken mee te leveren in de offerte betreffende het aantal data-elementen en geïncorporeerde statische PDFbijlagen (maximaal 6 PDF-bijlagen van elk 5 MB) dat per verzending kan worden ingediend binnen een bepaalde tijdspanne (per 2 seconden, 5 seconden, 1 minuut en 15 minuten) en het totale volume aan data-elementen dat ontvangen kan worden op één tijdstip, met het oog op de te verwachten piekmomenten (op een beperkt aantal dagen worden grote aantallen aangiften ingediend). Gelieve de belangrijkste technische specificaties mee te delen in functie van de volgens ICT-fundamenten bruikbare apparatuur. (zie ook Testen in deel C, paragraaf 3.13.).

2.2.2.2.4. Validatie De validatie moet zowel gebeuren voor de technische voorwaarden (voorschriften XML en XBRL, structuur gegevens, e.d.) als voor de inhoudelijke controles (o.a. rekenkundige en logische controles, fiscaal-technische validaties). De visie van de inschrijver wordt gevraagd omtrent het gebruik van een bestaande XBRLvalidator dan wel het ontwikkelen van een XBRL-validator. De inhoudelijke validatieregels zullen volledig door de FOD Financiën zelf geanalyseerd, ontwikkeld en beheerd worden (rules engine JBoss Rules). Het volstaat in het kader van bestek dat de nodige links worden voorzien om de validatieregels op te roepen en te gebruiken. Afhankelijk van de evolutie omtrent formula linkbase zal de intern ontwikkelde toepassing (Calculatrix) door de formula linkbase vervangen worden ofwel zal de formula linkbase reeds initieel in gebruik zijn. Het is belangrijk op te merken dat er steeds validaties via Calculatrix dienen uitgevoerd te worden (bijvoorbeeld validatie van gedane voorafbetalingen, balansdatum, enz.). De ontwikkeling van de formula linkbase valt buiten de opdracht van dit bestek. De gehele toepassing als dusdanig moet generiek opgebouwd worden dat deze onafhankelijk is van de architectuur van de taxonomie. Het resultaat van de validatie moet gedetailleerd aan de gebruiker gemeld worden in de taal van de gebruiker (Nederlands, Frans of Duits). Voor elke vastgestelde fout moet meegedeeld worden over welke fout het gaat en wat de fout inhoudt. Voor beide aspecten is de internationalisering en taal van de toepassing van belang, zie ook § 3.2, deel C. De gebruiker dient bij een finale validatie niet enkel een overzicht van de onvolkomenheden te ontvangen, maar eveneens over de mogelijkheid te beschikken om de verkregen fouten onmiddellijk, op een gebruiksvriendelijke wijze aan te passen zonder dat de gebruiker de gehele aangifte moet doorlopen. Hierna moet het steeds mogelijk zijn om een nieuwe validatie uit te voeren.

STIR ONDERNEMINGEN

87/215

Bovendien dienen bij het invullen van de aangifte reeds bepaalde waarschuwingen en foutmeldingen te verschijnen om het invullen te vergemakkelijken, bijvoorbeeld het in te vullen bedrag kan enkel positief zijn. Indien er geen specificatie omtrent versioning voorhanden is, dient de aannemer een oplossing te ontwikkelen. De volgende aspecten moeten evenwel in acht worden genomen: a. Naar de toekomst toe dient rekening gehouden te worden met de evoluties binnen XBRL zoals nieuwe specificaties van XBRL, enz.. b. Bij het verzenden van een aangifte (§ 2.2.2.2.3.) zijn in vergelijking met het maken van een aangifte (§ 2.2.2.2.2.) extra validaties vereist (o.a. juistheid balansdatum, indieningsdatum, enz.). Deze extra gegevens zijn intern beschikbaar. Hiervoor is een link met het Enig Dossier vereist. Gezien het belang dat deze toepassing heeft naar de externe klanten van de FOD Financiën toe, vragen wij aan de inschrijver om metrieken mee te leveren in de offerte betreffende de tijdspanne (per 2 seconden, 5 seconden, 1 minuut en 15 minuten) per instance met geïncorporeerde statische PDF-bijlagen (maximaal 6) van 5 MB voor een bepaald aantallen validaties (bijvoorbeeld: 200, 500, 1000, 2000 en 10 000 validaties), rekening houdend met de te verwachten piekmomenten (op een beperkt aantal dagen worden grote aantallen aangiften ingediend). Gelieve de belangrijkste technische specificaties mee te delen in functie van de volgens ICT-fundamenten bruikbare apparatuur. (zie ook Testen in deel C, paragraaf 3.13.).

2.2.2.2.5. Opslaan van de gegevens en klaarmaken van de gegevens voor de backoffice Alle ontvangen gegevens moeten opgeslagen worden in een database. Deze moet dan ook aangepast zijn aan het nieuwe formaat (XBRL) van de ingediende gegevens. Er dient rekening gehouden te worden met de module 3 en met de mogelijkheid om een selectie of alle gegevens hieruit op te halen voor andere doeleinden. Voor verdere technische informatie wordt verwezen naar de ICT-standaarden (zie deel C, § 3.1.) en databases (zie deel C, § 3.6.). De ontvangen gegevens vormen de input van de consultatie (zie § 2.2.2.2.6.) en een belangrijke input van de backoffice (zie module 3). Met het oog op een automatische verwerking van de elektronisch ingediende aangiften, moet een succesvol gevalideerd XBRL instance document automatisch in de backoffice geïntegreerd worden. Dit is noodzakelijk voor de inkohiering van de verschuldigde belasting. Het formaat hiervan zal moeten aangepast worden aan de vereisten van de backoffice. De opdracht in onderhavige module behelst niet de verdere verwerking of de inkohiering. De gegevens van de aangiften dienen gelinkt te worden met de overeenkomstige entiteit uit module 1.

2.2.2.2.6. Consultatie aangifte De ingediende aangiften moeten consulteerbaar zijn door de gebruikers (extern), de bevoegde taxatiedienst en andere interne gebruikers (FOD Financiën). Voor de externe gebruikers vormt de toepassing voor het creëren, verzenden en consulteren van een aangifte één geheel. STIR ONDERNEMINGEN

88/215

Het moet mogelijk zijn voor de externe gebruikers om de aangiften op te zoeken gebruik makend van verschillende parameters, een overzicht te kunnen geven van alle ingediende aangiften volgens gekozen parameters en de aangiften te kunnen visualiseren, zoals voorgeschreven door de FOD Financiën in PDF-formaat. XBRL instance documenten bevatten gegevens die niet altijd met elkaar in verband staan. De gegevens moeten in een logische en samenhangende wijze worden weergegeven. Dit moet aansluiten op de taxonomie indien deze aspecten bevat die nuttig zijn voor de rendering. De aannemer dient reeds rekening te houden met de XBRL evoluties betreffende rendering (rendering linkbase, inline XBRL, enz.). De functionaliteiten zoals voorzien voor de externe gebruikers moeten overgenomen worden voor de interne gebruikers. Voor elke aangifte moet eveneens aanvullende informatie, beschikbaar in de backoffice, worden weergeven. Voor deze extra informatie moeten eveneens zoekfuncties voorzien worden. Een voorbeeld hiervan is het opzoeken via bevoegde taxatiedienst.

2.2.2.2.7. Testversie frontoffice rechtspersonen Om de toekomstige gebruikers de kans te geven om de nieuwe frontoffice voorafgaandelijk te testen dient een testversie van de frontoffice rechtspersonen beschikbaar te zijn voor de definitieve in productiestelling in een operationele omgeving. De uiterste datum van de lancering van de testversie is 28 februari 2010. Deze testversie is hoofdzakelijk bedoeld voor professionele ontwikkelaars. Deze testversie moet de volgende functionaliteiten bevatten zoals beschreven voor de productieversie voor: - creatie van een aangifte § 2.2.2.2.2. ; - verzenden van een aangifte § 2.2.2.2.3.; - validatie § 2.2.2.2.4.. 4

4

4

Om het gebruik van de toepassing te stimuleren wordt bovendien gevraagd ook na de testfase een testversie van de toepassing te voorzien. Deze dient volledig analoog te zijn aan de operationele versie zoals hierboven beschreven in § 2.2.2.2.2., § 2.2.2.2.3. en § 2.2.2.2.4.. 4

2.2.2.3. Opties module 2 Er zijn twee opties voorzien binnen module 2. Voor de optie 2 geldt dat indien deze gelicht worden, deze op latere, nog niet gespecificeerde datum zal starten. De eerste versie van de frontoffice moet in de architectuur reeds rekening houden met deze optionele functionaliteit. -

Optie 1: Koppeling frontoffice met de backoffice CVVEN en het bestand rechtspersonen Optie 2: Berekening van de verschuldigde belasting

2.2.2.3.1. Optie 1: Koppeling frontoffice met de backoffice CVVEN en het bestand rechtspersonen Omwille van de onzekerheid omtrent de startdatum van het project wordt de optie voorzien dat de frontoffice moet gekoppeld worden aan de reeds bestaande backoffice CVVEN en/of het bestand rechtspersonen (PM). Voor een meer gedetailleerde uitleg omtrent de link met de bestaande backoffice CVVEN wordt verwezen naar bijlage 8. De volgende aspecten moeten echter in acht worden genomen en vormen deel van het uit te voeren werk binnen de optie met betrekking tot: STIR ONDERNEMINGEN

89/215

-

Creëren van een aangifte (§ 2.2.2.2.2.) De signaletiekgegevens gekoppeld aan het ondernemingsnummer (het adres, de balansdatum, enz.) die vooraf ingevuld moeten worden in de aangifte komen in deze situatie uit het bestand rechtspersonen in plaats van het Enig Dossier.

-

Validatie (§ 2.2.2.2.4.) De extra validaties (zoals juistheid balansdatum, indieningsdatum, enz.) die bij het verzenden van een aangifte (§ 2.2.2.2.3.) vereist zijn in vergelijking met het maken van een aangifte (§ 2.2.2.2.2.) zijn intern beschikbaar. Indien module 3 niet op 30 april 2010 in productie gaat, dient een link met het huidig bestand rechtspersonen PM voorzien te worden in plaats van het Enig Dossier.

-

Opslaan van de gegevens en klaarmaken van de gegevens voor de backoffice (§ 2.2.2.2.5.) De gegevens uit de elektronische aangifte, noodzakelijk voor de inkohiering van de belasting, dienen in deze situatie overgebracht te worden naar de toepassing CVVEN in plaats van module 3. Dit gebeurt door een extractie van gegevens uit de ingediende aangiftes die na conversie naar de Bull mainframe worden getransfereerd. Daar worden ze in batch verwerkt in de backoffice. Daarnaast wordt ook het bestand rechtspersonen PM aangepast.

-

Consultatie aangifte (§ 2.2.2.2.6.) De aanvullende informatie die voor elke aangifte eveneens moet worden weergeven zal in deze situatie gehaald worden uit het bestand rechtspersonen.

2.2.2.3.2. Optie 2: Berekening van de verschuldigde belasting De berekening van de verschuldigde belasting behoort niet tot de scope van het bestek, maar zal volledig door de FOD Financiën ontwikkeld (Calculatrix). In een later stadium is het evenwel mogelijk dat deze berekeningsmodule in module 2 gebruikt wordt. De berekeningsmodule moet dan via een link ingevoegd worden bij de creatie van een aangifte (§ 2.2.2.2.2.) en de verzending van een aangifte (§ 2.2.2.2.3.) van module 2. Hierdoor krijgt de gebruiker de mogelijkheid om de verschuldigde belasting te berekenen van een geldige aangifte. De aangeboden oplossing moet inzetbaar zijn in de modules beschreven in § 2.2.2.2.2. en 2.2.2.2.3. van module 2. Het resultaat van de berekening moet gedetailleerd aan de gebruiker weergeven worden, volgens het voorgeschreven model van de FOD Financiën. Naar de toekomst toe dient rekening gehouden te worden met de evoluties binnen XBRL, zoals de formula linkbase, versioning, enz..

2.2.3. Module 3: Backoffice rechtspersonen Deze module heeft tot doel om in navolging van de vernieuwing van de backoffice van de personenbelasting (toepassing “TAXI”) en de btw (toepassing STIR-TVA), een nieuwe backoffice te ontwikkelen voor de verwerking van de aangiften “rechtspersonen”, onderworpen aan: -

de vennootschapsbelasting (VenB); de rechtspersonenbelasting (RPB);

STIR ONDERNEMINGEN

90/215

-

de belasting niet-inwoners/vennootschappen (BNI/Ven).

De huidige backoffice “Rechtspersonen”, met name de toepassing “Centrale Validatie VENnootschappen”, afgekort CVVEN, is technologisch verouderd en dient gemoderniseerd en uitgebreid te worden.

2.2.3.1. Beschrijving van de huidige backoffice De huidige backoffice bestaat voornamelijk uit volgende delen: -

Bestand rechtspersonen (PM) Registratie informatiedragers (CVVEN) Berekening en inkohiering Manuele inkohiering

De interactie tussen de verschillende delen wordt samengevat in volgend schema:

Figuur 7 : Schema huidige backoffice

2.2.3.1.1. Bestand rechtspersonen (PM) Het bestand rechtspersonen is een master-database op een Bull-mainframe voor het beheer van informatie betreffende de rechtspersonen, onderworpen aan de VenB, RPB en BNI/Ven. Het bevat voornamelijk identiteitsgegevens (bv. benaming, adres, rechtstoestand, datum van algemene vergadering, taal, juridische vorm). Deze informatie is voornamelijk afkomstig van de Kruispuntbank Ondernemingen (KBO) waarvan de gegevens wekelijks worden overgenomen. Het bestand rechtspersonen wordt daarnaast ook bijgewerkt door de bevoegde taxatiediensten STIR ONDERNEMINGEN

91/215

en andere toepassingen en diensten binnen de FOD. Deze gegevens zijn zowel van actuele als historische aard. Het wordt gebruikt: -

als bron voor signaletische gegevens bij vestiging en inkohiering van de belasting; voor het aanleveren van identiteitsgegevens voor het drukken van de papieren aangiftes; voor de toepassingen preselectie en datawarehouse.

Het is ook een beleidsinstrument voor het opvolgen van de werkzaamheden in de taxatiediensten via lijsten. Een dagelijks bijgewerkte relationele kopie wordt eveneens gebruikt door nieuwe toepassingen zoals Belcotax-on-web, e-Notariaat, Vensoc enz. Daarnaast bevat het bestand rechtspersonen ook aanslagjaargebonden fiscale informatie zoals balansdatum, de bevoegde taxatiedienst, limietdatum, ontvangstdatum, indieningswijze, ambtenaarnummer enz. Hierdoor kunnen de bevoegde taxatiediensten hun beheerstaken uitvoeren door bijvoorbeeld het toewijzen van dossiers aan hun taxatieagenten, het verlenen van uitstel enz. Informatie wordt ook aangeleverd via het resultaat van de inkohiering en informatie over de ontvangen aangiftes via Vensoc. Er bestaan ook een aantal bijkomende bestanden met als doel de ondersteuning van de andere toepassingen.

2.2.3.1.2. Registratie informatiedragers (CVVEN) De toepassing CVVEN beheert de registratie van informatiedragers (aangiftes en borderellen) voor rechtspersonen onderworpen aan de VenB, RPB en BNI/Ven. Papieren informatiedragers worden manueel ingevoerd door de bevoegde taxatiediensten (zowel CTR als CC). De elektronische informatiedragers uit de toepassing Vensoc worden op automatische wijze dagelijks getransfereerd. De kwaliteit van de ingevoerde informatie wordt gecontroleerd op basis van interne validatieregels en externe bestanden (o.m. bestand voorafbetalingen). Enkel de meest recente informatiedrager wordt bewaard. Geregistreerde informatiedragers krijgen verschillende statussen naargelang de toestand waarin ze zich bevinden. Met het oog op het beheer van de informatie bestaat ook de mogelijkheid om lijsten per status op te maken. Maar de toepassing bevat geen beheersfunctionaliteit: dienstleider versus personeel.

2.2.3.1.3. Berekening en inkohiering De geregistreerde informatiedragers uit CVVEN worden opgehaald om in batch te worden verwerkt. Er bestaan twee gescheiden circuits: -

VenB en BNI/Ven; RPB.

Elke informatiedrager wordt vervolledigd op basis van het bestand rechtspersonen. De volledigheid en geldigheid van de informatiedrager wordt gecontroleerd op basis van vorige aanslagen en externe bestanden (o.m. bestand voorafbetalingen). Ook de aanslagjaargebonden regels worden opnieuw gevalideerd.

STIR ONDERNEMINGEN

92/215

Verder wordt de belasting berekend, de inkohieringsgegevens ingeladen in de ICPC (comptabiliteit) en bestanden aangelegd voor het drukken van aanslagbiljetten en berekeningsnota’s. Een feedback van ingekohierde gevallen (goed of fout) wordt via mail naar de bevoegde taxatiediensten verstuurd. Deze informatie wordt ook gebruikt om het bestand rechtspersonen aan te vullen met fiscale gegevens.

2.2.3.1.4. Manuele inkohiering Dit gedeelte werd ontworpen voor de berekening van VenB, BNI/Ven en RPB en de manuele inkohiering door de taxatiedienst met als doel het oplossen van speciale gevallen die niet mogelijk zijn via de geautomatiseerde inkohiering.

2.2.3.2. Beschrijving van de toekomstige backoffice Er wordt ook hier gekozen voor een XBRL-taxonomie gerichte benadering. Het ontwikkelen van een taxonomie voor de backoffice VenB, BNI/Ven en RPB valt buiten de opdracht van dit bestek. Deze taxonomie zal regelmatig, minimaal één keer per jaar worden herzien tengevolge van wetswijzigingen en/of technische ontwikkelingen. De nieuwe toepassing dient gedeeltelijk XBRL-compliant te zijn; zij dient minimaal te beantwoorden aan de XBRL-specificaties 2.1 en Dimensions 1.0 (incl. errata) en er dient maximaal gebruik worden gemaakt van de elementen die in een XBRL-taxonomie vervat zitten (bijvoorbeeld labels, data types enz.). Dit houdt eveneens in dat dimensies in alle aspecten van de toepassing moeten worden ondersteund. Voor de volgende onderdelen, hieronder beschreven, moet een XBRL-oplossing worden voorzien: - Inbrengen gegevens papieren aangiften en bijlagen; - Beheer validatieregels; - Bijwerken permanent dossier (fiscale tabellen); - Optie module 3 – Migratie Afhankelijk van de evolutie omtrent formula linkbase zal de intern ontwikkelde toepassing (Calculatrix) door de formula linkbase vervangen worden ofwel zal de formula linkbase reeds initieel in gebruik zijn. Het is belangrijk op te merken dat er steeds validaties via Calculatrix dienen uitgevoerd te worden (bijvoorbeeld validatie van gedane voorafbetalingen, balansdatum, enz.). De ontwikkeling van de formula linkbase valt buiten de opdracht van dit bestek. Indien er geen specificatie omtrent versioning voorhanden is dient de aannemer een oplossing hiervoor te ontwikkelen. De gehele toepassing moet zodanig generiek opgebouwd worden dat deze onafhankelijk is van de architectuur van de taxonomie. In de toepassing moet rekening gehouden worden dat niet enkel de externe taxonomie met betrekking tot de betreffende aangiften en bijlagen gebruikt wordt, maar dat mogelijk ook andere taxonomieën vereist zijn en/of een extensie op de externe taxonomie met concepten en andere gegevens eigen aan de backoffice-omgeving. Ook zijn meerdere versies van de externe taxonomie VenB, BNI/Ven en RPB mogelijk. Dit dient zo gecentraliseerd mogelijk beheerd en bijgewerkt te worden (taxonomy repository).

STIR ONDERNEMINGEN

93/215

Eveneens dienen de volgende XBRL-functionaliteiten voorzien te worden: rendering en transformatie van ingevoerde instance documenten. Het geheel moet kunnen gevisualiseerd worden (rendering) zoals voorgeschreven door de FOD Financiën. XBRL instance documenten bevatten gegevens die niet altijd met elkaar in verband staan. De gegevens moeten in een logische en samenhangende wijze worden weergegeven. Dit moet aansluiten op de taxonomie indien deze aspecten bevat die nuttig zijn voor de rendering. De aannemer dient reeds rekening te houden met de XBRL evoluties betreffende rendering (rendering linkbase, inline XBRL, enz.). Gezien het belang dat deze toepassing voor de FOD Financiën, vragen wij aan de inschrijver om metrieken mee te leveren in de offerte betreffende de rendering voor: 100, 1000 en 5000 data-elementen en geïncorporeerde statische PDF-documenten (6 PDF-documenten van elk 5 MB) in één instance document. Gelieve de belangrijkste technische specificaties mee te delen in functie van de volgens ICT-fundamenten bruikbare apparatuur (zie ook Testen in deel C, paragraaf 3.13.). Er wordt nogmaals aan herinnerd dat de aannemer de verplichting heeft een oplossing te ontwikkelen die geheel geïntegreerd is in de Geïntegreerde Systemen en gebruik te maken van gemeenschappelijke componenten. De nieuwe backoffice zal de hierna vermelde functionaliteiten moeten bevatten.

2.2.3.2.1. Inbrengen gegevens papieren aangiften en bijlagen De aangiften zullen in de toekomst wellicht in toenemende mate op elektronische wijze ingediend worden. Wat de aangiften in de vennootschapsbelasting betreft, gebeurt dit momenteel via de toepassing Vensoc. Deze zal met het oog op het gebruik van een XBRLtaxonomie en in het kader van het bestek evenwel ook grondig aangepast worden (zie Module 2). Niettegenstaande het groeiend succes van de elektronische indiening en in afwachting van een mogelijk wettelijke verplichting terzake, zal het echter steeds mogelijk moeten zijn om papieren aangiften in te dienen en via de backoffice te verwerken, en dit voor aangiften VenB, RPB en BNI/Ven. De elektronische indiening en stockage van aangiften en hun bijlagen vindt via de frontoffice plaats. De mogelijkheid om papieren aangiften in een database op te slaan, behoort evenwel tot het backoffice gedeelte van het project; de manuele inbreng van deze aangiftegegevens door dossierbeheerders zal dus via de backoffice verlopen. De validatie moet zowel gebeuren voor de technische voorwaarden (voorschriften XML en XBRL, structuur gegevens, e.d.) als voor de inhoudelijke controles (o.a. rekenkundige en logische controles, fiscaal-technische validaties). De visie van de inschrijver wordt gevraagd omtrent het gebruik van een bestaande XBRLvalidator dan wel het ontwikkelen van een XBRL-validator. Voor wat betreft de fiscaaltechnische controles wordt verwezen naar § 2.2.3.2.2.. De (papieren) bijlagen van de papieren aangiften (of de naderhand ingediende, papieren bijlagen van reeds elektronisch ingediende aangiften) zullen eveneens door de backoffice via de toepassing DIM (Document Input Management) moeten ingebracht worden en aan het juiste dossier gelinkt moeten worden. De noodzakelijke functionaliteiten dienen dan ook voorzien te worden (zie bijlage Q). STIR ONDERNEMINGEN

94/215

Mocht de status van DIM op moment van ontwikkeling niet stabiel zijn, dan wordt in een overgangsmaatregel voorzien. De inschrijver formuleert hiervoor voorstellen; zij maken geen deel uit van een afzonderlijke prijszetting.

2.2.3.2.2. Beheer van fiscaal-technische validatieregels Zowel de front- als de backoffice zullen gebruik maken van een aantal validatieregels, ter validatie van een elektronisch of manueel ingebrachte set van aangiftegegevens. De fiscaal-technische validatieregels worden door de FOD Financiën zelf geanalyseerd, ontwikkeld en beheerd (rules engine JBoss Rules). Van de aannemer wordt evenwel verwacht dat de door de FOD Financiën ontwikkelde toepassing “Calculatrix” in de module 3 kan worden opgeroepen en gebruikt, rekening houdend dat dit minimaal jaarlijkse op eenvoudige wijze aangepast dient te worden. De toepassing “Calculatrix” bevat niet enkel de inhoudelijke validatieregels maar ook het luik berekenen van de verschuldigde belasting (zie hieronder § 2.2.3.2.3.). Afhankelijk van de evolutie omtrent formula linkbase zal de intern ontwikkelde toepassing (Calculatrix) door de formula linkbase vervangen worden ofwel zal de formula linkbase reeds initieel in gebruik zijn. Het is belangrijk op te merken dat er steeds validaties via Calculatrix dienen uitgevoerd te worden (bijvoorbeeld validatie van gedane voorafbetalingen, balansdatum, enz.). De ontwikkeling van de formula linkbase valt buiten de opdracht van dit bestek. De gehele toepassing als dusdanig moet generiek opgebouwd worden dat deze onafhankelijk is van de architectuur van de taxonomie. Het resultaat van de validatie moet gedetailleerd aan de gebruiker gemeld worden in de taal van de gebruiker (Nederlands, Frans of Duits). Voor elke vastgestelde fout moet meegedeeld worden over welke fout het gaat en wat de fout inhoudt. Voor beide aspecten is de internationalisering en taal van de toepassing van belang, zie ook § 3.2, deel C. De gebruiker dient bij een finale validatie niet enkel een overzicht van de onvolkomenheden te ontvangen, maar eveneens over de mogelijkheid te beschikken om de verkregen fouten onmiddellijk, op een gebruiksvriendelijke wijze aan te passen zonder dat de gebruiker de gehele aangifte moet doorlopen. Hierna moet het steeds mogelijk zijn om een nieuwe validatie uit te voeren. Bovendien dienen bij het invullen van de aangifte reeds bepaalde waarschuwingen en foutmeldingen te verschijnen om het invullen te vergemakkelijken, bijvoorbeeld het in te vullen bedrag kan enkel positief zijn. Indien er geen specificatie omtrent versioning voorhanden is, dient de aannemer een oplossing te ontwikkelen. Naar de toekomst toe dient rekening gehouden te worden met de evoluties binnen XBRL zoals nieuwe specificaties van XBRL, enz..

2.2.3.2.3. Berekenen van de verschuldigde belasting De berekening behoort niet tot de scope van het bestek. Het volstaat dat de noodzakelijke links in het verwerkingsproces van de aangiften voorzien worden om de berekeningsmodule op te roepen en te gebruiken, zie eveneens Beheer van validatieregels.. Volgende functionaliteiten dienen echter wel ontwikkeld te worden: a. De niet-aangezuiverde voorafbetalingen zullen door STIMER overgemaakt worden aan de backoffice ter verificatie en eventuele terugbetaling. Het opvolgen van deze workflow dient verzekerd te worden. STIR ONDERNEMINGEN

95/215

b. Bepaalde gegevens uit de berekening zullen door Calculatrix overgemaakt worden aan de backoffice voor het vestigen van supplementaire aanslagen. Het opvolgen van deze workflow dient verzekerd te worden. c. De opmaak en verzending van het aanslagbiljet aan de belastingplichtige behoort niet tot de scope van het project. Momenteel wordt een hard copy van dit aanslagbiljet ook aan de bevoegde taxatiedienst verzonden. Via een interactie van Dorothée en onderhavige, vernieuwde backoffice zal dit biljet niet langer op papier aan de taxatiedienst verstrekt worden, maar dient dit opgenomen in het elektronisch fiscaal dossier van elke belastingplichtige en moet consultatie door de taxatiedienst mogelijk zijn. Hierbij dient rekening te worden gehouden met volgende aandachtspunten: a. Momenteel worden de aangiftegegevens 1 à 2 keer per maand in batch overgebracht naar de berekeningsmodule ter inkohiering. In de toekomst moet een dagelijkse berekening en verzending naar de belastingplichtigen mogelijk zijn. b. Wettelijke omstandigheden kunnen ertoe leiden dat een aangifte onmiddellijk ingekohierd moet worden. Deze (ook reeds bestaande) uitzonderingsprocedure moet in de vernieuwde backoffice ook mogelijk zijn. c. Na berekening moet het mogelijk zijn dat het systeem automatisch een anomalie creëert die door de dossierbeheerder vooraf moet behandeld worden (bv. de berekening leidt tot een terugbetaling, groter dan een vooraf bepaald bedrag; voorafgaande verificatie is noodzakelijk vooraleer de inkohiering effectief plaatsvindt). d. In de nabije toekomst is het niet uitgesloten dat ook elke rechtspersoon via het internet toegang krijgt tot de fiscale correspondentie die hem aanbelangt (waaronder zijn aanslagbiljet), ingevolge de ontwikkeling van een My Minfin-toepassing voor rechtspersonen, in navolging van de reeds bestaande toepassing voor natuurlijke personen. Bij de ontwikkeling dient hiermee eveneens rekening gehouden te worden.

2.2.3.2.4. Bijwerken permanent dossier Momenteel bevat het dossier, naast de jaarlijkse aangiften en bijlagen (voor aangiften ingediend via Vensoc worden die enkel onder elektronische vorm bewaard), ook een permanent gedeelte (momenteel steeds onder papieren vorm). Het permanent dossier bevat onder meer een aantal tabellen om de evolutie van fiscale gegevens over de aanslagjaren heen op te volgen, naast uittreksels uit het Belgisch Staatsblad, volmachten en overige informatie die van belang kan zijn voor meerdere aanslagjaren. De vernieuwde backoffice moet het fiscaal dossier “rechtspersonen” (aangiften + bijlagen + fiscale tabellen) volledig digitaliseren: -

aangiften en bijlagen zullen in de toekomst (mogelijk uitsluitend) onder elektronische vorm via de frontoffice ingediend worden;

-

de fiscale tabellen zullen door middel van de vernieuwde backoffice nog uitsluitend onder elektronische vorm bijgehouden en bijgewerkt worden (zowel voor papieren als elektronische aangiften). In de tabellen worden momenteel door de dossierbeheerders de correcties (per aanslagjaar) genoteerd die aan de cijfers van de aangifte worden aangebracht (cijfers van de aangifte mogen immers niet gewijzigd worden). Deze tabellen zullen in de nieuwe backoffice automatisch geactualiseerd moeten worden op basis van de gegevens (bv. evolutie van belastbare en vrijgestelde reserves) van de ingediende aangifte of latere correcties die door de belastingplichtige of de administratie worden aangebracht; de toestand per aanslagjaar moet gedurende meerdere jaren (minstens 10

STIR ONDERNEMINGEN

96/215

jaar) online consulteerbaar blijven, in eerste instantie voor de FOD Financiën, later mogelijk uitgebreid tot de belastingplichtigen via MyMinfin Rechtspersonen. Hieronder volgt een niet-exhaustieve lijst van mogelijke fiscale tabellen “permanent dossier” (een bijkomende marge van drie extra tabellen is te voorzien): -

276D: overzicht van de toegepaste belastingverhogingen en administratieve boeten 328D: tabel oorsprong van het kapitaal 328R: tabel van de belaste reserves 328S: tabel van de vrijgestelde reserves opvolging gespreid te belasten meerwaarden 276K1

Bijlagen A tot E bevatten een overzicht van de papieren versies van voornoemde tabellen. Elektronische versies van deze tabellen moeten minstens dezelfde gegevens bevatten als de papieren versies van voornoemde tabellen. Ingevolge wijzigende fiscale wetgeving kunnen aanpassingen aan deze tabellen noodzakelijk zijn over de verschillende aanslagjaren heen. Een soepele aanpassing door een materiespecialist moet mogelijk zijn. Bovendien zal onder meer voor elke cijferreeks, verbonden aan een aanslagjaar, vermeld moeten worden wanneer en door wie de cijfers bijgewerkt werden (bv. ingevolge indiening aangifte of latere correctie door dossierbeheerder X). Het fiscaal-technisch ontwerp van de templates en bijbehorende validatieregels worden door de administratie geanalyseerd en voor implementatie ter beschikking gesteld.

2.2.3.2.5. Oplossen anomalieën aangiften Een aangifte (zowel papieren als elektronisch ingediende) kan anomalieën bevatten. Elke anomalie dient opgelost te worden alvorens een aangifte verder verwerkt kan worden. Het oplossen van anomalieën kan onderworpen zijn aan een aantal wettelijke termijnen. Dossiers met anomalieën worden verzameld in lijsten/werkstapels en worden door de dienstleider/teamchef toebedeeld aan de dossierbeheerders of automatisch op basis van voorafbepaalde criteria. In dit verband is het belangrijk te verwijzen naar de tabel “Common UC’s” die reeds uitgevoerd werden in het kader van STIR-TVA en STIMER. Er dient maximaal gebruik gemaakt te worden van deze analyses en de ontwikkelde toepassing om dubbel werk te vermijden. Anomalieën (of reacties van belastingplichtigen, zie § 2.2.3.2.6.) leiden tot het onderbreken van de basisflow en kunnen aanleiding geven tot één of meerdere aanvullende aanslagen. Niet-exhaustieve lijst van anomalieën: -

aangifte is laattijdig; aangifte is onvolledig (bv. blanco-aangifte); aangifte heeft vormgebrek (bv. bevat niet alle verplichte bijlagen); aangifte bevat een specifiek tarief of bevat elementen waardoor automatische belastingberekening niet mogelijk is; aangifte in strijd met administratieve voorschriften; dringende inkohiering is noodzakelijk (manuele inkohiering); meerdere aangiften voor een zelfde balansdatum; aangifte ingediend en reeds ingekohierd en alsnog een nieuwe aangifte ingediend voor eenzelfde balansdatum; aangifte is ingediend voor balansdatum, die niet gekend is in het Enig Dossier; taal van de aangifte stemt niet overeen met de taal, opgenomen in het Enig Dossier;

STIR ONDERNEMINGEN

97/215

-

cijfers van de aangifte overschrijden bepaalde limietbedragen of belastingtarieven wijken af in vergelijking met vorige aanslagjaren; de aangifte bevat fouten (bv. cijfer van de voorafbetalingen stemt niet overeen met het cijfer opgenomen in het bestand aanslagjaar); de cijfers van de aangiften dienen gewijzigd te worden op vraag van andere processen; voorafbetalingen in het bestand voorafbetalingen worden na verloop van tijd niet aangezuiverd door een aanslag (gegevens bekomen van STIMER).

Indien een anomalie zich voordoet zal telefonisch of schriftelijk contact met de belastingplichtige (of zijn gevolmachtigde) opgenomen worden. Voor elk van de anomalieën zullen specifieke acties ondernomen worden die kunnen leiden tot het opnieuw verzenden van templates, inkohieren van boetes en het vestigen van bijkomende belastingen of ontheffingen, enz. Dit zal het voorwerp uitmaken van verdere analyses en ontwikkelingen in het kader van het bestek. De bijlagen F tot P bevatten een overzicht van mogelijke templates. Hieronder volgt een nietexhaustieve lijst van de te ontwerpen templates (bijkomende marge van 20% te voorzien): -

279: bericht van wijziging 279 E1: kennisgeving van aanslag van ambtswege 279 E2: kennisgeving van aanslag van ambtswege (8-dagenbericht) 279 E2V: Kennisgeving aanslag van ambtswege inzake voorheffing 279F1: vestiging van een administratieve boete 279F2: kennisgeving van een administratieve boete 279T: meedelen definitief standpunt administratie 279V-279Pr: bericht van wijziging inzake voorheffingen 332: vraag om inlichtingen 332ter: vraag om inlichtingen aan derden 332C: terugzenden aangifte wegens vormgebrek 440B: uitnodiging ten kantore 440BI: aankondiging bezoek ter plaatse Akkoordverklaring VenB – RPB – BNI/Ven. Informele vraag om inlichtingen Brief met louter briefhoofd en persoonlijke coördinaten dossierbeheerder Akkoordverklaring vennootschapsbelasting

Het fiscaal-technisch ontwerp van de templates wordt door de administratie ter beschikking gesteld. Bij creatie en ontwikkeling van de templates moet opnieuw zoveel mogelijk gebruik gemaakt worden van de analyses en ontwikkelde templates in het kader van STIR-TVA en STIMER. Sommige templates werden immers in het kader van die toepassingen reeds ontwikkeld. Bovendien zullen een aantal van de hier opgesomde templates ook binnen het kader van lot 3, module 1 ontwikkeld moeten worden. Dubbel werk moet maximaal vermeden worden; coördinatie met dit project dient verzekerd te worden. De templates (NL+FR+DE) dienen opgemaakt te worden en ter beschikking gesteld van Saintex (lokale printing) of Dorothée (centrale printing), dan wel in de backoffice geïncorporeerd te worden. Van de inschrijver wordt gevraagd de technisch meest interessante oplossing voor te stellen, rekening houdend met de status van Saintex. Een soepele aanpassing van de templates, ingevolge gewijzigde fiscale reglementering door een materiespecialist, moet mogelijk zijn. Binnen de controlecontext is om procedurele redenen voor een aantal heel frequent gebruikte templates een handtekening door een verantwoordelijke ambtenaar vereist. Zolang geen technische oplossing beschikbaar is om de manuele handtekening te vervangen door een elektronische handtekening, zal voor deze templates een lokale printing via Saintex aangewezen zijn in plaats van centrale printing via Dorothée. STIR ONDERNEMINGEN

98/215

De nodige functionaliteiten moeten eveneens voorzien worden voor een gebruiksvriendelijke interne validatiestroom van de betreffende documenten (mogelijke recuperatie van binnen bv. het Stimer-project uitgewerkte oplossingen te onderzoeken). De status van elke genomen actie moet opgevolgd kunnen worden. Sorteren van acties op vervaldagen, soort van acties, enz. moet mogelijk zijn, om een goede werkopvolging te garanderen. Na ontvangst van de belastingplichtige of van de reacties zullen de cijfers van de aangiften en bijlagen mogelijk moeten aangepast worden. De backoffice dient dit toe te laten zonder de cijfers te wijzigen waarop de oorspronkelijke aanslag of de nadien gevestigde aanslagen gebaseerd zijn. Met andere woorden, de toepassing moet de verschillende “versies” van een aangifte kunnen behandelen. Hiervoor dient gebruik worden gemaakt van de interface ontwikkeld in § 2.2.3.2.1.. Raadpleging van de historieken moet eveneens mogelijk zijn.

2.2.3.2.6. Behandelen reacties en vragen rechtspersonen De acties die vanuit de FOD Financiën ondernomen worden (bv. ingevolge behandelen van anomalieën), zullen tot reacties van de belastingplichtigen of hun fiscaal gevolmachtigden leiden. Daarnaast ontvangt de backoffice ook spontane vragen van de belastingplichtige/volmachtdrager. Reacties zijn dus niet steeds het gevolg van initiële acties vanwege de administratie. Deze reacties en vragen moeten opgevolgd en verwerkt worden in de backoffice. Papieren reacties en vragen zullen via DIM moeten ingebracht worden en aan het juiste dossier moeten toegewezen worden. De nodige functionaliteiten dienen voorzien te worden (zie bijlage Q). Mocht de status van DIM op moment van ontwikkeling niet stabiel zijn, dan wordt in een overgangsmaatregel voorzien. De inschrijver formuleert hiervoor voorstellen; zij maken geen deel uit van een afzonderlijke prijszetting. Niet-exhaustieve lijst van vragen/reacties: -

vraagt ontvangstbewijs voor afgifte van aangifte of documenten; heeft geen elektronisch ontvangstbewijs ontvangen; wil cijfers ingediende aangifte wijzigen; wil ingediende aangifte vervangen/schrappen (heeft bv. verkeerd ondernemingsnummer gebruikt); wil bijlagen ingediende aangifte wijzigen en/of bijkomende bijlagen toevoegen; vraagt inzage in het dossier; vraagt ambtshalve rechtzetting aanslag; vraagt algemene inlichtingen over aangifte en/of bijlagen; verklaart zich akkoord met voorgestelde wijzigingen; reageert op verzonden templates met of zonder akkoord; reageert totaal niet.

2.2.3.2.7. Beheren en opvolgen van de werking van de backoffice Voor elke rechtspersoon zal er een enig dossier bijgehouden worden. Dit Enig Dossier bevat onder andere een luik “persoonlijke gegevens” (zie Module 1) en een luik met fiscale gegevens. Voor elke in te dienen aangifte (papier of elektronisch) moet de backoffice de fiscale toestand bewaren en opvolgen aan de hand van een aantal attributen: bv. identificatie van de belastingplichtige, datum ontvangst aangifte, limietdatum indiening aangifte, status van STIR ONDERNEMINGEN

99/215

behandeling, status van inkohiering, aard van de mogelijke anomalie, aard onderzoek enz. In het kader van het bestek zal verdere analyse de verschillende attributen moeten bepalen. Deze attributen zijn ook belangrijk voor het meten van de performantie en als input voor andere systemen. Extractie van gegevens moet dan ook mogelijk zijn. De attributen zijn voor de bevoegde dossierbeheerders consulteerbaar en editeerbaar, hoewel sommige ook automatisch door het systeem kunnen bijgewerkt worden: bv. bij het indienen van een elektronische aangifte wordt de ontvangstdatum automatisch bijgewerkt. Aan de hand van deze attributen moet het bovendien mogelijk zijn om aangifte op te zoeken of lijsten samen te stellen die aan bepaalde criteria beantwoorden. De verschillende attributen en lijsten moeten ook aan de teamchefs/dienstleiders toelaten de werkzaamheden binnen hun dienst op te volgen en eventueel bij te sturen. Bepaalde functionaliteiten zullen dan ook enkel toegankelijk zijn voor de dienstleiders (bv. toewijzen of herverdelen van dossiers aan dossierbeheerders). Op centraal niveau moeten een aantal specifieke functionaliteiten beschikbaar zijn die toelaten het backoffice verwerkingsproces te sturen, te beheren en op te volgen (bv. de dagelijkse inkohieringen uitstellen, bepaalde bijwerkingen te doen, enz. over de lokale diensten heen). Op centraal niveau moet met andere woorden een soort van “super-toepassing” beschikbaar zijn. Voor eenzelfde balansdatum kunnen meerdere aangiften ingediend worden, waarbij de vorige niet overschreven mogen worden. Voor de verschillende aangiften moeten aldus verschillende attributen geregistreerd en opgevolgd worden. Concreet betekent dit bijvoorbeeld dat in het geval van meerdere aangiften voor een bepaalde balansdatum meerdere ontvangstdata ingebracht moeten kunnen worden. Op centraal niveau moet de backoffice tot slot in staat zijn een bestand te genereren dat de drukker in staat stelt de papieren aangiften aan de belastingplichtigen te verzenden. Het is vanzelfsprekend dat een aangifte door de interne gebruikers kan worden geconsulteerd. Ook hier dient maximaal gebruik gemaakt te worden van gelijkaardige functionaliteiten en UC’s, reeds ontwikkeld in het kader van bestaande toepassingen.

2.2.3.2.8. Aansluiting backoffice en frontoffice Vanaf aanslagjaar 2011 zal de nieuwe frontoffice volledig afgestemd moeten zijn op de nieuwe backoffice, zodanig dat een optimale werking gegarandeerd is. Het is duidelijk dat ook alle aangiften, ingediend via de frontoffice, automatisch in de nieuwe backoffice geïntegreerd en behandeld moeten worden.

2.2.3.3. Optie module 3 – Migratie Vanaf de start van aanslagjaar 2011 zullen de diensten van de FOD Financiën met een volledig vernieuwde backoffice rechtspersonen werken. De bestaande backoffice zal echter nog operationeel moeten blijven voor de behandeling van de vorige aanslagjaren (bv. het vestigen van bijkomende aanslagen, het consulteren van aangiften, enz.). De beslissing om een migratie van de “oude” backoffice naar STIR ONDERNEMINGEN te voorzien hangt af van volgende elementen : -

startdatum STIR ONDERNEMINGEN;

STIR ONDERNEMINGEN

100/215

-

opgestarte componenten; datum van buitengebruikstelling hardware (fase-out mainframe) nodig voor de huidige backoffice; overweging dat bij onvolledige migratie de gebruikers gedurende verscheidene jaren twee verschillende systemen door elkaar zullen moeten gebruiken.

De migratie betreft de volledige functionaliteiten zoals beschreven in module 3. Indien deze opties worden gelicht, zullen deze op latere datum starten.

2.2.3.3.1. Optie A Module 3 De FOD Financiën overweegt een uitbreiding van de nieuwe backoffice “aanslagjaar 2011” naar het vorige aanslagjaar 2010 met een migratie van de fiscale gegevens aanslagjaar 2010. Daarvoor moet maximaal hergebruik gemaakt worden van de reeds gedane ontwikkelingen, zowel op vlak van front- als backoffice. Het aantal te migreren gegevens kan als volgt geraamd worden: -

Fiscale gegevens van 500.000 rechtspersonen (VenB, RPB, BNI/Ven); Gemiddeld 150 data-elementen per rechtspersoon.

De cijfers zijn louter ten indicatieven titel en binden de FOD Financiën geenszins.

2.2.3.3.2. Optie B Module 3 In aanvulling op optie A Module 3 overweegt de FOD Financiën een uitbreiding van de nieuwe backoffice “aanslagjaar 2011” naar de aanslagjaren 2008 en 2009 inclusief de migratie van de respectievelijke taxatiegegevens. Daarvoor moet maximaal hergebruik gemaakt worden van de reeds gedane ontwikkelingen. Het aantal te migreren gegevens per aanslagjaar kan als volgt geraamd worden: -

Fiscale gegevens van 500.000 rechtspersonen (VenB, RPB, BNI/Ven); Gemiddeld 150 data-elementen per rechtspersoon.

De cijfers zijn louter ten indicatieven titel en binden de FOD Financiën geenszins.

2.2.4. Presentatie van de planning en de fasen binnen Lot 1 Het beoogde doel van deze paragraaf is te kunnen komen tot de planning voor de realisatie van de verschillende modules binnen Lot 1 op basis van de eisen, gekoppeld aan de correlaties ervan met de andere implementeringsprojecten die momenteel aan de gang zijn bij de FOD. Dit project is erg gediversifieerd en biedt de mogelijkheid om gelijktijdig verschillende fases voor zijn realisatie te definiëren met een maximale beperking van de eisen inzake correlaties zonder daarbij de verwachtingen van bepaalde specifieke functionaliteiten vanwege de andere implementeringsprojecten uit het oog te verliezen (en vice versa). Om het project op te starten, wenst de FOD samen met de aannemer alle taken te consolideren die moeten worden gerealiseerd, en dit volgens planningen die moeten worden gefinaliseerd in de loop van deze opstartfase. Deze periode van consolidatie moet de resultaatsverbintenissen van de inschrijver preciseren en beschrijven voor alle modules die binnen het bereik van het project vallen zonder ook maar één van de functionaliteiten te kunnen uitsluiten, opgenomen in STIR ONDERNEMINGEN

101/215

dit bestek (of die staan vermeld als zijnde te beschrijven, te verrijken en te realiseren), en dit zonder overweging van een bijkomend budget. De hieronder vermelde schematische voorstelling van de planning is louter illustratief en wordt in samenspraak met de aannemer gefinaliseerd in onderhavige consolidatiefase. Aan het einde van de consolidatiefase moeten er volgende krachtlijnen worden aangevat: -

De eerste prioritaire krachtlijn die meteen na de consolidatiefase zal aanvangen, heeft betrekking op de bijkomende analysewerkzaamheden die door de FOD noodzakelijk worden geacht voor de modules 2 (frontoffice rechtspersonen) en 3 (backoffice rechtspersonen) die werden beschreven in het gedeelte Presentatie van de Modules. Voor deze modules wenst de FOD een analyse te realiseren. De analysefase kan evenwel gespreid zijn over de duur van het project teneinde een iteratief ontwikkelingsproces te garanderen.

-

De tweede prioritaire krachtlijn heeft betrekking op de module van het Enig Dossier die de hoeksteen van het systeem vormt. Deze module moet gerealiseerd worden overeenkomstig de noodwendigheden van gelieerde modules en projecten, met behoud van alle flexibiliteit ten opzichte van zijn verrijking die moet worden voorzien doorheen het hele project en waaraan de inschrijver de nodige aandacht moet besteden.

-

Vervolgens dient de module Frontoffice rechtspersonen ontwikkeld te worden. Wederom kan het iteratief ontwikkelingsproces niet genoeg benadrukt worden. De Frontoffice dient uiterlijk op 30 april 2010 operationeel te zijn, gelet op het feit dat het gros van de aangiften met betrekking tot aanslagjaar 2010 uiterlijk op 30 juni 2010 ingediend moeten zijn en de Administratie verplicht is de indieners minimaal één maand voor de uiterste indieningsdatum de aangifte ter beschikking te stellen en de verzending mogelijk te maken. Deze einddatum is absoluut dwingend. Afwijkingen zijn op dit vlak niet toegelaten, vermits vertraging de wettelijke opdrachten van de FOD in het gedrang kan brengen.

-

Deels in parallel met de frontoffice en iteratief, dient de module Backoffice ontwikkeld te worden. Deze moet voor de start van het aanslagjaar 2011, zijnde uiterlijk op 30 april 2011 reeds de vereiste functionaliteiten beschikbaar stellen om een optimale werking van de frontoffice 2011 te garanderen. De deelmodules “bijwerking van permanent dossier” en “templates” kunnen in een latere iteratie (begrepen in de scope van dit bestek) uitgevoerd worden, uiterlijk op 31 augustus 2011.

De FOD Financiën wenst al de modules van dit lot uiterlijk binnen drie jaar te finaliseren, met geheel operationele systemen vanaf einde 2011 in alle betrokken diensten. Deze operationalisering veronderstelt uiteraard dat alle acties die zijn gekoppeld aan de implementering van het Plan voor begeleiding, zullen zijn voltooid vóór deze limietdatum en dat de eventuele pilootprojecten zullen zijn gerealiseerd (en afgewerkt) en dat ze de efficiëntie van de nieuwe toepassingssystemen zullen hebben aangetoond. Na elke gedeeltelijke voorlopige oplevering van elke module wordt door de FOD Financiën bekeken of het opportuun is om het project verder te zetten. Deze GO/NO-GO beslissing zal zich voordoen voor elk van de modules bij de beëindiging van elk van de stappen, zoals beschreven in § 4.5, deel B. Deze stappen werd in de planning hernomen met volgende afkortingen: -

AR: algemene en voltooide toepassings- en technische architectuur AN: gedetailleerde functionele analyse; ONT: gedetailleerd ontwerp; TEST: planning en uitvoering van de eenheidstests en de online-tests;

STIR ONDERNEMINGEN

102/215

-

RO: analyse van het plan voor de begeleiding van de implementering.

Een NO-GO beslissing geeft aanleiding tot het stopzetten van het contract (zie § 7, deel B). Na een voorlopige oplevering van een module vangt een garantieperiode van minstens één jaar aan; na de globale voorlopige oplevering van alle modules dient eveneens een garantieperiode van minstens één jaar te worden voorzien. Zoals verder beschreven in § 5, deel C, wenst de FOD Financiën zowel voor als na de globale voorlopige oplevering beroep te kunnen doen op maintenance en bijstand.

STIR ONDERNEMINGEN

103/215

Consolidatie Module 1: Enig dossier

1>3 4>6 7>9 10>12 13>15 Uitvoering Ontwikkeling module 1 AR AN ONT

Module 2: Frontoffice rechtsperson en: Uiterlijk beschikbaar: 30.04.2010 Module 3: Backoffice rechtsperson en: Uiterlijk beschikbaar: 30.04.2011

TEST

16>18

TEST

22>24

25>27

RO

AN

31>33

34>36

Maintenance tot globale oplevering Garantieperiode module 2

RO

Maintenance tot globale oplevering

Ontwikkeling module 3

AR

28>30

Garantieperiode module 1

Ontwikkeling module 2 AR AN ONT

19>21

ONT

TEST

RO

STIR ONDERNEMINGEN

49>60

Globale garantie Maintenance oplevering Globale garantie Maintenance oplevering

Garantie module 3 + globale garantie verdere uitbouw Maintenance (permanent dossier oplevering + templates)

Figuur 8 : Overzicht planning modules Lot 1

I facturatiemoment voorlopige oplevering module

37>48

I facturatiemoment voorlopige globale oplevering

104/215

61>72

na

globale

na

globale

na

globale

2.3. LOT 2: Functionele behoeften

2.3.1. Module 1: btw-signaletiek en btw-entiteit

2.3.1.1. Doel Applicatie voor het registreren van ondernemingen als BTW-belastingplichtige en ondersteunende applicaties migreren naar een J2EE en DB2 platform. Deze module Signaletiek BTW van het project STIR ONDERNEMINGEN lot 2 dient het volledige identificatieproces inzake BTW over te nemen en te actualiseren in een gebruiksvriendelijke vorm die bovendien rekening houdt met de aanpassingen en nieuwigheden die zich op BTWvlak op dit terrein hebben voorgedaan (KBO, BTW-eenheid, interne markt (BE-identificaties)). Daarnaast dient deze module de migratie van de gegevens die opgenomen zijn in de huidige toepassing TPSIGNA te voorzien. Het betreft enerzijds de persoonsgegevens die migreren naar SITRAN, en anderzijds de meer fiscale gegevens uit TPSIGNA, die moeten worden overgenomen in de nieuwe toepassing, beschreven in deze module. De applicatie dient toe te laten het volledige BTW-identificatieproces te ondersteunen vanaf de integratie in de signaletiek van de KBO-gegevens en data van de documenten 604A/B/C tot aan het goedkeuren en valideren van de BTW-identificatie, al dan niet na bezoek ter plaatse door een ambtenaar of een interactie van de ambtenaar met een aanvrager ten kantore. De scope betreft derhalve proces 1 en proces 34 van Coperfin. De scope van deze module omvat de volledige en integrale vervanging van alle functionaliteiten van de TP Signa en haar ondersteunende programma’s, met name TP Signa Info en Tp Signa Data. Hiervan maken tevens deel uit de interactie met het programma e604A en de interactie in real time met de KBO. Een uitvoerige beschrijving hiervan is te vinden in Hoofdstuk 4 van het FodFIn KBO As Is Report. De BTW-entiteit bouwt verder op en wordt geïntegreerd met de Ondernemings-entiteit (registratie van ondernemingen). De Ondernemings-entiteit is essentieel opgebouwd uit gegevens van het Rijksregister van Natuurlijke Personen en de Kruispuntenbank van de Ondernemingen, maar omvat ook specifieke FOD Financiën attributen zoals administratieve hoofdzetel, bevoegd kantoor, activiteiten, taalregime, vergunningen ... . De BTW-entiteit omvat de registratie van de BTW-hoedanigheid, de BE-kwalificatie, het BTWbelastingsregime, de activiteiten, de administratieve hoofdzetel, het bevoegd kantoor, het taalregime, de BTW-vergunningen (vergunning maandelijkse teruggaaf, optie van kleine ondernemingen om de vrijstellingsregeling niet in te roepen...), BTW-specifieke attributen (permanent in te schrijven op de L678 van de te controleren teruggaven, voorwerp van verzet tegen teruggaaf, gemengde belastingplicht, rekeningnummer voor teruggaven ...), BTW-leden van de BTW-eenheid. De BTW-hoedanigheid en de activiteiten worden ook in de Kruispuntenbank van de Ondernemingen geregistreerd. De registratie vormt het eindpunt van onderliggende processen: - update van gegevens in KBO - aanvragen tot registratie, wijziging of stopzetting

STIR ONDERNEMINGEN

105/215

De registratie kan automatisch gegenereerd worden vanuit deze onderliggende processen of specifiek ingebracht worden. Er wordt voorzien in een opvolging van de onderliggende processen die (kunnen) leiden tot een registratie. Voor zover deze niet leiden tot een automatische registratie worden TO DO dossiers aangemaakt voor de bevoegde kantoren. 2.3.1.2. KBO Info

Bepaalde updates in KBO kunnen aanleiding geven tot een registratie binnen de BTW-entiteit. Het gaat om: - wijzigingen aan het statuut van een onderneming (creatie, stopzetting, herneming, annulering, ...) - wijzigingen aan de juridische toestand van een onderneming (vereffening, faling, ...) - wijzigingen van hoedanigheden (handelaar, werkgever, ...) Updates in KBO worden dagelijks ter beschikking gesteld door de FOD Economie aan de FOD Financiën door middel van flat files. Deze updates worden verwerkt in de tabellen van de ondernemings-entiteit (Sitran). Er dient een communicatie te komen naar de BTW-entiteit van wijzigingen die aanleiding kunnen geven tot een registratie binnen de BTW-entiteit. Deze updates kunnen aanleiding geven tot een automatische registratie (bvb definitieve sluiting van een vereffening ...). Bij automatische registratie is soms nog een kennisgeving aan het bevoegd kantoor vandoen. Bij niet-automatische registratie is sowieso een kennisgeving aan het bevoegd kantoor vandoen. Kennisgevingen worden opgenomen in een workflow als TO DO. Het bevoegd kantoor is dat van de ondernemings-entiteit, maar wanneer het daar (nog) niet gekend is dient het op basis van adrescriteria bepaald te worden. TO DO's worden door bevoegde users aangezuiverd. Aan bepaalde TO DO's kunnen acties gekoppeld worden die gelanceerd worden door een bevoegde user of die gelanceerd worden na een time trigger, bvb. wanneer een creatie van een nieuwe onderneming niet gevolgd wordt door het indienen van een aanvraag tot registratie als BTW-belastingplichtige, en een bevoegde user is van oordeel dat die onderneming die aanvraag wel zou moeten indienen, dan kan die bevoegde user een actie lanceren waarbij STIR ONDERNEMINGEN een standaardbrief verzendt naar de betrokken onderneming.

2.3.1.3. E604 ABC E604A = aanvraag BTW-registratie E604B = aanvraag wijziging BTW-registratie E604C = aanvraag stopzetting BTW-registratie Deze aanvragen controlekantoren.

STIR ONDERNEMINGEN

worden

elektronisch

ingebracht

door

ondernemingsloketten

en

106/215

Beeld en gegevens worden opgeslagen in een DB2 database. Het beheer van deze formulieren wordt overgenomen door STIR ONDERNEMINGEN. Daartoe zullen de applicaties E604 elke nieuw formulier communiceren aan STIR ONDERNEMINGEN in real time. Het beheer door STIR ONDERNEMINGEN bestaat uit volgende componenten: -

consultatie op basis van kantoornummer, ondernemingsnummer, status, periode opname in de registratie workflow als TO DO mogelijkheid voor de bevoegde kantoren om in sommige gevallen transferten te doen naar andere kantoren of het statuut aan te passen automatische registratieacties automatisch aanzuiveren na niet-automatische registratieacties.

2.3.1.3.1. E604A info De indiening van een E604A zuivert elke voorgaande TO DO met aard "Creatie van een onderneming" of "Herneming van een onderneming" automatisch aan. Aangezien de FOD Financiën KBO-data dagelijks ontvangt is het mogelijk dat een elektronische E604A wordt ingediend voor een onderneming die nog geen ondernemings-entiteit heeft en nog geen TO DO "Creatie van een onderneming". De indiening van een E604A is een nieuwe TO DO. Het bevoegd kantoor is hierbij altijd het bevoegd kantoor aangeduid in het formulier zelf. Bevoegde users kunnen formulieren overmaken aan een ander kantoor. Een E604A wordt afgehandeld op één van de volgende manieren: - de onderneming wordt geregistreerd als BTW-belastingplichtige - een bevoegde user weigert de aanvraag tot registratie - een bevoegde user annuleert een aanvraag tot registratie - een nieuwe E604A wordt ingediend. Automatische registratieprocedures zijn denkbaar maar nog niet uitgewerkt. Bij de registratie van een BTW-belastingplichtige zal gebruik gemaakt worden van de gegevens van het formulier E604A.

2.3.1.3.2. E604B info De indiening van een E604B is een nieuwe TO DO. Het bevoegd kantoor is hierbij altijd het bevoegde kantoor aangeduid in het formulier zelf. Automatische registratie is in sommige gevallen vereist , bvb wanneer het formulier een nieuw rekeningnummer voor BTW-teruggaven bevat, wat niet belet dat er een TO DO gecreëerd wordt als informatie voor het bevoegd kantoor. Aan sommige TO DO's kunnen automatische acties gekoppeld worden, bvb bij wijziging van het rekeningnummer voor BTW-teruggaven wordt automatisch een brief verstuurd naar de onderneming ter bevestiging van het nieuwe rekeningnummer. Bevoegde users kunnen formulieren overmaken aan een ander kantoor. STIR ONDERNEMINGEN

107/215

Een E604B wordt afgehandeld door wijziging van het statuut door een bevoegde user.

2.3.1.3.3. E604C info De indiening van een E604C is een nieuwe TO DO (als kennisgeving). Het bevoegd kantoor is hierbij altijd het bevoegde kantoor aangeduid in het formulier zelf. Aanvragen tot stopzetting worden altijd automatisch geregistreerd. Een E604C wordt afgehandeld door wijziging van het statuut door een bevoegde user.

2.3.1.4. Registraties Registraties zijn altijd in een historiek en omvatten oa effectdatums begin en einde, timestamp en user van de registratie. Een user interface (geïntegreerd in de webapplicatie omvattende de ondernemings-entiteit, de BTW-entiteit ..., kortom het zogenaamde "enig dossier") biedt mogelijkheid tot consultatie van de BTW-gegevens en voor de bevoegde gebruikers tot procedurale registraties (creëer nieuwe hoedanigheid BTW, zet BTW-hoedanigheid stop, voeg activiteiten toe, ...) Consultatie en registraties zijn steeds gekoppeld aan één ondernemingsnummer. Consultatie en registratie hebben hun eigen set aan bevoegde users. Voor authenticatie en authorisatie wordt gebruik gemaakt van een Identity Access Management framework.

2.3.1.4.1. Automatische registraties Vanuit KBO info Voorbeeld: KBO INFO meldt een wijziging van het statuut van een onderneming van "in vereffening" naar "definitieve afsluiting van vereffening". STIR ONDERNEMINGEN zal nagaan of de onderneming een actieve BTW-hoedanigheid heeft en in voorkomend geval alle registraties doen horende bij een stopzetting van een BTWhoedanigheid: stopzetten BTW-hoedanigheid, be-kwalificatie, BTW-belastingsregime, activiteiten ... en dat alles met de datum van definitieve afsluiting vereffening. Voorbeeld: KBO INFO meldt een wijziging van het statuut van een onderneming van "normaal" naar "in faling". STIR ONDERNEMINGEN zal nagaan of de onderneming een actieve BTW-hoedanigheid heeft, of de onderneming een indieningsregime heeft, en in voorkomend geval het indieningsregime stopzetten met de datum van de faling en vervangen door het niet-indieningsregime FA.

STIR ONDERNEMINGEN

108/215

Vanuit E604A Voorlopig geen automatische registraties voorzien.

Vanuit E604B Wanneer het formulier E604B dat aan STIR ONDERNEMINGEN gecommuniceerd wordt een nieuw rekeningnummer bevat voor teruggaven BTW: registratie van dat rekeningnummer en de bijhorende attributen in de ondernemings-entiteit.

Vanuit E604C Stopzetting van de BTW-hoedanigheid, de be-kwalificatie, het belastingsregime, BTWvergunningen, rekeningnummer voor teruggaven .... Wanneer het gaat om ondernemingen die niet opgenomen worden in KBO (globale aansprakelijke vertegenwoordigers, intracommunautaire entiteiten) ook de ondernemingsentiteit stopzetten.

2.3.1.4.2. Registraties door users btw-hoedanigheid creëren Een bevoegde user die voor een ondernemingsnummer de creatie van de BTW-hoedanigheid wil verrichten krijgt een formulier. Dat formulier wordt vooringevuld met gegevens uit de E604A wanneer beschikbaar. Het gegeven van het rekeningnummer voor teruggaven mag overigens alleen maar ingevuld worden vanuit een E604A en niet rechtstreeks door de user. Het formulier heeft een aantal verplichte gegevens en een aantal optionele gegevens. Mandatory: startdatum, belastingsregime, hoofdactiviteit, taalregime (voor tweetalige kantoren) ... Optional: nevenactiviteiten, gemengde belastingplichtige ... Bij creatie van een BTW-eenheid dient voorzien te worden in het ingeven van de leden (minimaal de vertegenwoordiger moet ingegeven worden bij de creatie, overige leden mogen ook achteraf toegevoegd worden). Het ingeven van een vertegenwoordiger of een lid houdt automatisch ook in dat het belastingsregime van die belastingplichtige moet gewijzigd worden. Bij succesvolle operatie dient de E604A als TO DO aangezuiverd te worden.

Diverse registraties Voor alle gegevens van de BTW-entiteit worden procedures voorzien om de bevoegde user toe te laten ze te wijzigen, te corrigeren, toe te voegen, stop te zetten of te annuleren.

btw-hoedanigheid stopzetten Een bevoegde user die voor een ondernemingsnummer de BTW-hoedanigheid wil stopzetten krijgt een formulier. STIR ONDERNEMINGEN

109/215

De user geeft stopzettingsdatum en -reden in. Onderliggend worden alle gegevens stopgezet. 2.3.1.5. Registraties in KBO Creatie van een BTW-hoedanigheid, stopzetting van een BTW-hoedanigheid, creatie of wijziging of correctie of stopzetting of annulering van een activiteit dient ook geregistreerd te worden in KBO. Actueel gebeurt dit door messaging via de federale UME. Het is echter zo dat de FOD Economie webservices heeft ontwikkeld voor consultatie en updates van KBO. STIR ONDERNEMINGEN zal deze nieuwe mogelijkheid gebruiken. Unrecoverable errors bij de updates in KBO worden een TO DO voor de bevoegde users.

2.3.1.6. Bijzondere BTW-hoedanigheden en BTW-entiteiten -

De belastingplichtigen van het CKBB (Centraal kantoor der Buitenlandse belastingplichtigen) (BE- zonder vaste inrichting = gewone regels) Globale nummers Identificaties met vrijstellingen (zie toepassing CKBB) De aanvragers van teruggaven (RBT) De BTW-eenheid Toevallige belastingplichtigen (de twee soorten) Invaliden en zwaar gehandicapten (in het kader van aankoop van een automobiel tegen het verlaagd tarief en de teruggaaf van de BTW betaald voor de verkrijging of de invoer).

2.3.1.6.1. De buitenlandse belastingplichtigen van het CKBB Het Centraal kantoor voor buitenlandse belastingplichtigen kent verschillende soorten BTWbelastingplichtigen. Een groot deel van deze belastingplichtigen volgt het stramien van de 604A: de onderneming bestaat in KBO en wordt een BTW-entiteit (rechtstreekse identificatie). opm: rechtstreekse identificatie is ook een term die gebruikt wordt om aan te duiden dat de buitenlandse onderneming niet via een aansprakelijke vertegenwoordiger wordt geregistreerd, maar rechtstreeks, dat is op zijn buitenlands adres Daarnaast kent het CKBB ook een aantal belastingplichtigen die niet in KBO staan, maar wel in TPSIGNA (de 7965 EN 7966-nummers). Deze zullen via de migratie meekomen, maar voor de nieuwe identificaties, na de migratie zal hiervoor de procedure “manuele creatie van een dossier” voorzien in Sitran moeten worden gebruikt, waarna de BTW-entiteit zal kunnen worden gecreëerd. Bijzonderheid hier is dat het om een manuele creatie gaat, met een nummer uit een specifieke reeks. De migratie van deze gegevens wordt beschreven in de module CKBB. Tenslotte heeft het CKBB ook klanten die niet in KBO staan, en niet in TPSIGNA, maar wel geïdentificeerd zijn binnen specifieke databanken eigen aan het CKBB. Meer over de werking en de inhoud van deze databanken wordt beschreven in de module CKBB. Voor deze gegevens moet een enig dossier worden gecreëerd, waaraan een BTW-entiteit wordt gekoppeld, zonder ondernemingsnummer, maar met een vergunningsnummer (Te analyseren: Wat als wij die een ondernemingsnummer zouden geven?Anderszins, hoe die nummeren?). De migratie van de bestaande gegevens maakt deel uit van dit bestek en is voorzien in de module STIR ONDERNEMINGEN

110/215

CKBB. Identificatie van dergelijke belastingplichtigen zal na de migratie moeten gebeuren via “Manuele creatie van een Enig dossier, waaraan een BTW –entiteit zal worden gekoppeld, zonder actief BTW-nummer, en voorzien van een vergunningsnummer. Daarnaast heeft CKBB ook klanten die geen Belgische BTW-belastingplichtigen zijn, maar wel Belgische BTW terugvragen. (Evenzeer te analyseren, zoals hiervoor, maar probleem is natuurlijk dat die geen belgische btw-hoedanigheid hebben.) Deze klanten zitten in een database die ook dient te migreren, maar de creatie van dergelijke dossiers valt buiten de scope van dit project, en binnen de scope van STIRINT (gebruik makend van de procedure “Manuele creatie Enig dossier” voorzien in SITRAN).

2.3.1.6.2. De btw-eenheid Sinds april 2007 kunnen verschillende belastingplichtigen samen een BTW-eenheid vormen. De leden kiezen een vertegenwoordiger, die instaat voor het vervullen van alle BTWverplichtingen. De BTW-eenheid dient een geglobaliseerde periodieke BTW-aangifte, maar de leden behouden een aantal verplichtingen op individueel niveau. De aanvraag tot identificatie van de BTW-eenheid gebeurt niet via het electronisch formulier E604a, maar via het papieren formulier 606A. De BTW-eenheid krijgt wel een ondernemingsnummer uit KBO. Zowel de BTW-eenheid als de individuele leden vormen een BTW-entitieit, want ze hebben elk BTWverplichtigen na te leven. Binnen het enig dossier van de eenheid moet er een link naar de leden bestaan, en binnen het dossier van de leden moet er een link naar dat van de eenheid bestaan.

2.3.1.6.3. Toevallige belastingplichtigen Toevallige belastingplichtigen als bedoeld in de artikelen 8 (personen die occasioneel hetzij een nieuw gebouw vervreemden, hetzij een zakelijk recht op een nieuw gebouw in de zin van art. 9, tweede lid, 2° W.BTW vestigen, overdragen of wederoverdragen) en 8bis W.BTW (personen die incidenteel een intracommunautaire levering verrichten van een nieuw vervoermiddel) zouden in het Enig dossier ook moeten worden geïdentificeerd met een specifieke BTW-hoedanigheid. Teneinde voor deze alleenstaande handeling de hoedanigheid van belastingplichtige te verkrijgen, moeten de toevallige belastingplichtigen van artikel 8 voor die hoedanigheid opteren. Particulieren (loontrekkende, gepensioneerde, ...) of de niet-belastingplichtige rechtspersoon (Staat, provincie, gewest, enz. ... handelend als openbare overheid) kunnen derhalve ook toevallige belastingplichtige zijn. Voor deze toevallige belastingplichtigen (artikelen 8 en 8bis W.BTW) die niet gehouden zijn tot het indienen van aangiften bedoeld in art. 53, eerste lid, 3° W.BTW maar hun recht op aftrek mogen uitoefenen en voor de particulieren die recht op teruggaaf hebben (art. 77 , § 2 W.BTW), gebeurt de terugbetaling ingevolge hun aanvraag tot teruggaaf (te doen in een daartoe voorziene bijzondere aangifte). De verwerking van deze aangifte gebeurt tot op heden manueel, en behoort niet tot de scope van dit bestek. In de toekomst zal een geautomatiseerde verwerking van deze aangiften gerealiseerd worden door STIMER. Deze toevallige belastingplichtigen zijn reeds gekend in het Enig dossier (als natuurlijk persoon of met een ondernemingsnummer). De fiscale gegevens van de toevallige belastingplichtigen zouden moeten worden opgenomen in de BTW-signaletiek. In het dossier van deze personen dient een BTW-hoedanigheid te worden geactiveerd, met name - hoedanigheid van toevallige belastingplichtige met optie van verkoop van een nieuw gebouw OF - hoedanigheid van toevallige belastingplichtige met optie van verkoop van een nieuw vervoermiddel. STIR ONDERNEMINGEN

111/215

Deze hoedanigheden zouden moeten kunnen worden toegekend aan personen die onder de pijler P ressorteren, en dus geen BTW-entiteit hebben in hun dossier. Voor deze hoedanigheden wordt slechts een datum van toekennen ingebracht. Wordt deze hoedanigheid een tweede keer toegekend, dan brengt men de nieuwe hoedanigheid in en wordt de oude datum weggeschreven naar de historiek.

2.3.1.6.4. Invaliden en zwaar gehandicapten Er bestaan gunstregelingen voor bepaalde categorieën van invaliden en gehandicapten die een automobiel voor personenvervoer langs de weg gebruiken. Het betreft de toepassing van het verlaagd tarief bij de levering of invoer en de teruggaaf van de BTW geheven op de aankoop van deze wagen (toepassing artikel 77 §2 W.BTW). Om de toepassing van het verlaagd tarief te kunnen genieten, moet de invalide of gehandicapte zich wenden tot de hoofdcontroleur van de BTW in het ambtsgebied waar hij zijn woonplaats heeft. De hoofdcontroleur van de BTW overhandigt een document nr. 716 aan de invalide of gehandicapte. Dit document bestaat uit vier exemplaren; het eerste exemplaar is in feite het document van het voorafgaandelijk akkoord; het tweede exemplaar is er een dubbel van dat bewaard wordt door het BTW-controlekantoor; het derde en vierde exemplaar bevatten een bijkomend vak bestemd om later te worden gebruikt bij het indienen van de aanvraag om teruggaaf van de BTW die zal gekweten worden tegen het tarief van 6 pct, bij de levering of de invoer van het voertuig. In het enig dossier bij de persoonsgegevens, zou er een code “Aard mindervaliditeit” moeten worden ingeschreven, en het “Type invaliditeit : BTW: vermindering BTW persoonlijk voertuig zou moeten kunnen worden aangevinkt. Dit is geen echte BTW-hoedanigheid maar wel een BTW-gegeven dat moet gehangen worden aan een natuurlijk persoon die onder de pijler P ressorteert, en dus geen BTW-entiteit heeft in zijn dossier. De gegevens “Aard mindervaliditeit” en “Type mindervaliditeit” worden ook door andere administraties gebruikt. Pro memorie: daar waar in de huidige toepassingen niet altijd historieken worden bijgehouden, zou dit in de toekomst wel moeten voorzien worden. De regels mbt het bijhouden van de historieken, en voor welke gegevens, zullen nader gespecificeerd worden tijdens de analysefase van dit project.

2.3.2. Module 2: rekening courant + lijst 678

2.3.2.1. Doel Applicaties voor het beheren van de rekeningen-courant en ondersteunende applicaties migreren naar een J2EE en DB2 platform. De rekening-courant wordt gevoed uit allerlei inputkanalen: btw-entiteit, aangiften, betalingen .... De migraties van deze inputkanalen nopen tot nieuwe interfaces. De rekening-courant teruggaafargumenten.

STIR ONDERNEMINGEN

heeft

allerlei

output:

uittreksels,

berichten

van

invordering,

112/215

Het printen van de uittreksels geschiedt actueel door uitwisseling van flatfiles met het printatelier. Deze interface zal vervangen worden door het sturen van XML-bestanden. De berichten van invordering vormen een interface met het programma BRCS (bijzondere rekeningen - comptes spéciaux) en dient opnieuw bekeken te worden naar aanleiding van de migratie van dit programma (directere access van BRCS op de gegevens van de rekeningcourant). De rekening-courant zal in het nieuwe systeem continu of dagelijks bijgewerkt worden. Aangezien een boekhoudmaand slechts afgesloten wordt op de 4° werkdag van de daarop volgende maand, en bij continue bijwerking het niet aangewezen is om de inschrijvingsdatum te manipuleren, zullen de argumenten in de rekening-courant een bijkomend attribuut krijgen (inschrijvingsmaand).

2.3.2.2. Inputkanalen 2.3.2.2.1. btw-entiteit Een rekening-courant wordt bijgehouden voor btw-belastingplichtigen voor zover deze gehouden zijn tot het indienen van periodieke btw-aangiften. De rekening-courant moet kennis hebben van volgende gebeurtenissen in de btw-entiteit (event-listener): -

start van een indieningsverplichting (bij toekenning hoedanigheid btw-belastingplichtige of bij overgang van belastingsregime) einde van een indieningsverplichting en reden (faling, toetreding tot een btw-eenheid, stopzetting hoedanigheid btw-belastingplichtige of anderszins overgang) wijziging van indieningsregime (maandelijks versus trimestrieel) creatie of stopzetting van de vergunning maandelijkse teruggaaf.

Voor andere gegevens volstaat een read access op de btw-entiteit (naam, adres, rekeningnummer voor teruggaven ...). Het huidig mechanisme van wekelijkse transfert van een file dient vervangen te worden.

2.3.2.2.2. Periodieke aangiften De interface tussen aangiften en rekening-courant is actueel in migratie. STIR-TVA neemt het archiveren van aangiften voor zich en stuurt naar de RC alleen die aangiften die daar of in berichten van invordering voor BRCS moeten worden ingeschreven. Er dient een interface te komen tussen STIR-TVA en RC waarbij enkel nog die gegevens die nodig zijn voor het inschrijven in de rekening-courant of BRCS getransfereerd worden, minimaal op dagelijkse basis. Het resultaat van die operatie wordt in return naar STIR-TVA gestuurd.

2.3.2.2.3. Betalingen Betalingen voor BTW-Ontvangsten Brussel worden actueel ontvangen via tape (uittreksels coda v2.1). STIR ONDERNEMINGEN

113/215

Straks is dat wellicht via file transfert. De mechaniek van verwerking en archivering moet integraal opnieuw bekeken worden (één centrale database voor opname, status van verwerking, correcties, toewijzingen, boekhouding, acties ... ) (zie ook 27TER). De primaire behandeling bestaat essentieel uit een filtering en het toekennen van een effectdatum door de boekhouder van het CIV: -

betalingen voor dagboek 14 (kosten verklaringen derde-beslagene) worden apart aangeboden aan de boekhouding betalingen van de thesaurie (niet-uitgevoerde terugbetalingen ... ) worden apart aangeboden aan de boekhouding globale betalingen van het RCIV worden apart aangeboden aan de boekhouding

Overige betalingen worden geacht te zijn gedaan door een btw-belastingplichtige met als bestemming de rekening-courant: betalingen met een gestructureerde mededeling waar de eerste tien cijfers een btw-nummer kunnen vormen of betalingen met vrije mededeling waar programmatorisch een btw-nummer kan uit gedistilleerd worden worden aangeboden aan de rekening-courant ter inschrijving; betalingen waar geen btw-nummer kan uit gedistilleerd worden worden aangeboden aan het dagboek 27TER. Opmerking: het gebeurt dat een betaling wordt aangeboden aan de rekening-courant voor een btw-nummer dat geen rekening-courant heeft, zo een betaling zou direct kunnen aangeboden worden aan het dagboek 27TER wanneer dit programma access heeft op de rekening-courant. Betalingen in het dagboek 27TER die gekoppeld worden aan een rekening-courant door het CIV worden aangeboden aan de rekening-courant, soms gepaard gaande met de vraag om inschrijving van een boete wegens het gebruik van niet-regelmatige betaalformulieren. Het CIV voert correcties uit op betalingen (overboeking van de ene rekening-courant naar de andere, boeking van niet teruggegeven terugbetaling ... ).

2.3.2.2.4. 27TER.-T0808-T814-Boeten T0960 (thesaurierekening CIV) De betalingen waarvoor niet automatisch uit de gestructureerde mededeling kan worden opgemaakt voor welk BTW-nummer deze zijn en die dus niet onmiddellijk kunnen aangeboden worden om in de Rekening Courant in te schrijven komen in een apart bestand van verworpen betalingen. Er wordt een opzoeking gedaan om deze betalingen via een BTWnummer te kunnen toerekenen. Als er geen BTWnummer te vinden is wordt een brief verstuurd naar de persoon die de betaling uitgevoerd heeft (+ 2 herinneringen). De bekomen gegevens worden ingebracht via een codeerprogramma. Het codeerprogramma dient om de verworpen betalingen batchverwerking te starten. Dit heeft volgende mogelijkheden: M6901N T6901

***************************** **** BEHEER 27-TER CTI **** **** H O O F D M E N U **** *****************************

aan te zuiveren en om de

04-06-2008

(1) INGEVEN MANUELE BETALINGEN (2) BEHANDELEN LIJST VERWORPEN BETALINGEN STIR ONDERNEMINGEN

114/215

(3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

AANZUIVERING 27TER ................................ ..................... BEHANDELING BATCH-VERWERKING UTILITIES CONTROLE INGAVE AANZUIVERING CONTROLE BEHANDELDE VERWERPINGEN

(0) TERUG NAAR LOGON-SCHERM (S) STOPPEN VAN HET PROGRAMMA ( ) KEUZE Met de eerste 3 opties worden de verworpen betalingen behandeld. De batchverwerking zorgt voor het omzetten naar het juiste formaat om daarna deze betalingen aan te bieden aan de R/C. Bij de behandeling van de verworpen betalingen is de mogelijkheid voorzien om een boete op te leggen wegens het gebruik van niet reglementaire betaalformulieren. Als een belastingplichtige binnen de 6 maand 3 keer een niet leesbare mededeling meegeeft wordt een boete ingeschreven in de R/C. Dit gebeurt 1 maal per maand. De belastingplichtige wordt op de hoogte gebracht met een brief T642. De R/C kan de aangeboden betalingen toerekenen of verwerpen. De door de R/C verworpen betalingen komen in een nieuw bestand (T0812). Om dit bestand te kunnen aanzuiveren wordt een brief(680) geschreven naar de controlekantoren waarin gevraagd wordt om een bestemming te geven aan de gelden. De nieuwe gemigreerde toepassing moet de 2 nu bestaande delen in een enkele toepassing brengen. De betalingen voor een R/C die definitief is afgesloten mogen niet meer naar de R/C evenmin als de betalingen die dienen voor de aanzuivering van een schuld bij het RCIV. De brief voor de kantoren kan eventueel onder elektronische vorm zodat deze automatisch een bestemming kunnen aanduiden.

2.3.2.2.5. Beslissingen

Beslissingen verschuldigde btw en/of boeten Via het RCIV worden beslissingen geboekt die in te schrijven zijn als verschuldigde btw en/of boeten. Deze zijn te communiceren aan de RC met return het resultaat van deze operatie.

Beslissingen teruggaaf btw en/of boeten Via het CIV worden beslissingen geboekt tot teruggaaf van btw en/of boeten. Deze zijn te communiceren aan de RC (of rechtstreeks in te geven via een user interface) met return het resultaat van deze operatie(s) (lijst).

STIR ONDERNEMINGEN

115/215

2.3.2.2.6. Aanvragen tot invordering Via het CIV worden aanvragen tot invordering ingebracht of geannuleerd. Deze zijn te communiceren aan de RC (of rechtstreeks in te geven ?) met return het resultaat van deze operatie(s) (lijst).

2.3.2.3. Beheer van de rekening-courant Inschrijvingen btw-entiteit Alhoewel min of meer op elkaar afgestemd, is het niet onmogelijk dat wijzigingen aan het indieningsregime in de BTW-entiteit niet volledig doorgevoerd kunnen worden in de rekeningcourant (bvb een indieningsregime wordt met terugwerkende kracht gewijzigd en de rekeningcourant kan niet even ver terug gaan). De RC zal zulke anomalieën communiceren aan de controlekantoren.

Aangiften Wanneer aangiften binnen een bepaalde termijn niet ingediend worden volgt er een bericht van invordering te communiceren aan BRCS (zie verder "Berichten van invordering"). De rekening-courant communiceert ook naar de betrokken controlekantoren moeilijkheden bij het inschrijven van aangiften. STIR-TVA voorkomt de meeste moeilijkheden (zoals trimestriële aangiften waar maandaangiften moeten ingediend worden ... ), maar actueel zijn er toch nog gevallen die daar niet opgevangen worden, zoals bvb het corrigeren van een aangifte die niet meer kan gecorrigeerd worden in de rekening-courant of in een bericht van invordering. Er kan een betere afstemming gebeuren van STIR-TVA op RC, maar ongeacht deze afstemming zal RC aangiften die om welke reden dan ook niet konden ingeschreven worden in de RC of een bericht van invordering communiceren naar de controlekantoren (al dan niet via STIR-TVA, dat is nog niet uitgemaakt).

Betalingen Betalingen of verbeteringen van betalingen die niet kunnen ingeschreven worden, worden gecommuniceerd naar het CIV.

Beslissingen Beslissingen die niet kunnen ingeschreven worden worden gecommuniceerd hetzij aan het RCIV, hetzij aan het CIV. De communicatie aan de controlekantoren geschiedt door niet-communiceren van de inschrijving (zie verder bij outputs).

STIR ONDERNEMINGEN

116/215

2.3.2.4. Aanvragen tot invordering Aanvragen tot invordering die niet kunnen worden ingeschreven, worden gecommuniceerd aan het CIV.

Betaalformulieren De RC groepeert wekelijks alle triggers voor het versturen van betaalformulieren (zijnde sommige updates in de btw-entiteit, aanvragen in de btw-aangiften, coderingen door de controlekantoren) en zorgt voor een printfile. Interface met de BTW-entiteit, met STIR-TVA en een userinterface voor de controlekantoren, alhoewel dit laatste misschien zal afgeschaft worden wegens het toenemend gebruik van elektronisch bankieren. Wat minimaal absoluut overblijft is een notificatie van de gestructureerde mededeling aan elke nieuwe houder van een rekening-courant.

2.3.2.5. Maandelijkse afsluiting Berekenen van de interesten Interesten worden berekend over de nog verschuldigde BTW op de 20° van elke maand vermeerderd met de te betalen trimestriële voorschotten. Interesten worden niet berekend over nog verschuldigde interesten of boeten. Daarom houdt de rekening-courant het verschuldigde saldo aan btw, interesten en boeten apart bij en past het ook een toerekening van bedragen toe volgens strikte regels. Decembervoorschot interesten worden berekend over het niet betaald gedeelte van het decembervoorschot bij maandaangevers. Ingevolge een jaarlijks toegestane vakantieregeling worden sommige interesten aangerekend in de maanden juli en augustus kwijtgescholden indien aan strikte regels is voldaan. Interesten worden herberekend ingeschreven wordt.

wanneer

een

argument

met

terugwerkende

kracht

Berekenen van de boeten wegens laattijdige indiening Boeten worden berekend voor aangiften die laattijdig ingediend worden (voor zover deze nog ingeschreven worden in de rekening-courant) (indieningsdatum is een ander attribuut dan de inschrijvingsdatum). De aanrekening geschiedt op basis van twee criteria: de mate van laattijdigheid en de grootte van de aangifte.

(Her)berekenen van het saldo aan btw, interesten en boeten Het saldo aan btw, interesten en boeten wordt berekend door toerekening van de ingeschreven argumenten.

STIR ONDERNEMINGEN

117/215

Argumenten in het voordeel van de belastingplichtige worden eerst toegerekend op de boeten, dan op de interesten en dan op de BTW. Argumenten verschuldigd door de belastingplichtige worden onmiddellijk aangezuiverd door een eventueel bestaand tegoed. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen het saldo op het einde van een maand (bij sluiting van de boekhoudmaand) en het eventuele herberekend saldo op het einde van een maand. Het saldo op het einde van een maand is het saldo zoals het berekend werd op het einde van de maand, rekening houdend met alle tot dan toe ingeschreven argumenten. Het herberekend saldo op het einde van een maand is het saldo rekening houdend met alle ingeschreven argumenten (ook deze met terugwerkende kracht).

Boeking van de te verrichten teruggaven De rekening-courant bepaalt in eerste instantie de te verrichten teruggaven op basis van een aantal primaire criteria en boekt die teruggaven. Die primaire criteria zijn: -

-

heeft de belastingplichtige een vergunning voor maandelijkse teruggaven (ipv het normale stelsel van trimestriële teruggaven)? de toestand van de rekening-courant (teruggaven in principe alleen bij open rekeningencourant, niet bij rekeningen-courant in sluiting, uitzondering echter voor btwbelastingplichtigen die toegetreden zijn tot een btw-eenheid) is alles wat moest ingediend worden ingediend? het saldo (minimum tegoed verschillend voor maandelijkse terugbetalingen, trimestriële terugbetalingen of jaarlijkse terugbetaling) heeft de belastingplichtige de teruggaaf gevraagd in zijn laatste aangifte? heeft de belastingplichtige een financiële rekening gecommuniceerd voor zijn teruggaven?

De rekening-courant bepaalt in eerste instantie ook of de teruggaaf ongehinderd mag uitgevoerd worden ofwel het voorwerp moet zijn van een onderzoek. Criteria hierbij zijn: -

-

voorgaande opnulstellingen hoogte van het bedrag in combinatie met anciënniteit van de rekening-courant van de belastingplichtige en aard van de indieningsplicht (maandaangever of trimestriële aangever) hoogte van het bedrag in combinatie met voordien teruggegeven bedragen hoogte van het bedrag in combinatie met de historiek van al gecontroleerde teruggaven

Deze criteria zijn vatbaar voor wijzigingen en uitbreidingen (interface bvb met archieven aangiften, btw-entiteit, datawarehouse). De te verrichten teruggaven worden gecommuniceerd aan de applicatie "Teruggaven". Deze applicatie "Teruggaven" kan de aard van de teruggaaf (ongehinderd of voorwerp van een onderzoek) wijzigen en dit communiceren aan de rekening-courant (de aard van het boekingsargument verschilt).

STIR ONDERNEMINGEN

118/215

Meer algemeen zorgt deze applicatie voor de uiteindelijke bestemming van de teruggegeven tegoeden (RCIV, Directe Belastingen, Verzet Teruggaaf ...) en voor de eigenlijke betalingsopdrachten. Tegoeden die geen bestemming krijgen (geweigerd naar aanleiding van het onderzoek) komen terug in de rekening-courant als bijzondere betalingen ingeput door het CIV. De rekening-courant communiceert ook de niet voor teruggaaf vatbare tegoeden aan de applicatie "Teruggaven". Deze applicatie "Teruggaven" koppelt deze aan bestaande schulden en communiceert dit aan ontvangkantoren en controlekantoren.

Berichten van invordering Wanneer aangiften niet binnen een bepaalde termijn worden ingediend, of wanneer betaling van de verschuldigde sommen niet binnen een bepaalde termijn gebeurt, of wanneer de rekening-courant definitief wordt afgesloten maakt de rekening-courant een bericht van invordering: alle handelingen voorafgaand aan de datum van dit bericht van invordering worden overgedragen aan BRCS, de rekening-courant is definitief afgesloten of gaat verder met een saldo gelijk aan 0 (berichten van invordering worden ook wel opnulstellingen genoemd). Communicatie aan BRCS omvat de mogelijkheid van BRCS om de historiek van de argumenten van de rekening courant te kunnen raadplegen.

Preventie van opnulstellingen Maandelijks wordt nagegaan of de rekening-courant bij ongewijzigde toestand niet op nul zal gezet worden. Communicatie hiervan aan de betrokken belastingplichtigen. Trimestrieel wordt nagegaan of de rekening-courant geen risico loopt van een opnulstelling (vereenvoudigde criteria). Communicatie hiervan aan het betrokken controlekantoor.

Preventie van verjaringen Jaarlijks wordt nagegaan of er geen verjaring kan optreden voor verschuldigde sommen in de rekening-courant. Vroeger werden deze rekeningen-courant automatisch op nul gezet. Actueel is er een controlekantoren.

procedure

om

deze

rekeningen-courant

te

notificeren

aan

de

Wellicht zal men weer overgaan naar een automatische opnulzetting.

2.3.2.6. Boekhoudkundige statistieken De applicatie dient statistieken bij te houden omtrent de inschrijvingen in de rekening-courant (gewone inschrijvingen of inschrijvingen bij de maandafsluiting). STIR ONDERNEMINGEN

119/215

Deze statistieken vormen een belangrijk document voor de boekhouding (er is een wederzijdse interactie tussen rekening-courant en boekhouding).

2.3.2.7. Outputs in print Outputs in print gaan momenteel naar de printshop "Dorothée" in flat file formaat. Wellicht zal overgegaan worden naar een uitwisseling van printbestanden in XML formaat.

2.3.2.7.1. Attesten van inschrijving beslissingen Beslissingen die ingeschreven worden in de rekening-courant worden bevestigd aan de kantoren via een attest.

2.3.2.7.2. Maandelijkse rekeninguittreksels 670 Een beknopt uittreksel wordt gestuurd naar maandaangevers die op het einde van de maand een saldo hebben met een risico voor aan te rekenen interesten of een ontbrekende aangifte die wettelijk al moest ingediend zijn voor de afgelopen maand.

2.3.2.7.3. Trimestriële rekeninguittreksels 671 Een gedetailleerd uittreksel wordt gestuurd naar elke belastingplichtige die op het einde van een trimester een saldo heeft verschillend van nul of ontbrekende aangiften. Wanneer het saldo een tegoed is wordt de bestemming aangeduid (over te dragen of terug te geven).

2.3.2.7.4. Berichten van invordering 673 Bij opnulstelling van de rekening-courant wordt (een lijst en) een gedetailleerd rekeninguittreksel verstuurd naar het bevoegde controlekantoor. Het is mogelijk dat bij de migratie van BRCS deze berichten van invordering niet langer meer moeten gecommuniceerd worden aan het controlekantoor, aangezien BRCS alle nodige informatie uit de rekening-courant ter beschikking heeft om een bijzondere rekening op te stellen.

2.3.2.7.5. Notificaties van invordering 675 Bij opnulstelling van de rekening-courant wordt de betrokken belastingplichtige hiervan genotificeerd (niet in detail, de detailafrekening volgt met de bijzondere rekening).

2.3.2.7.6. Notificatie van mogelijke opnulstelling 675quater Wanneer uit een simulatie van een maandafsluiting in het begin van een maand blijkt dat de rekening-courant op nul zal gezet worden op het einde van die maand (bij ongewijzigde toestand), dan wordt de betrokken belastingplichtige hiervan genotificeerd (uitgenodigd om de nodige acties te doen om die opnulstelling alsnog te vermijden).

STIR ONDERNEMINGEN

120/215

2.3.2.8. Raadpleging op scherm De bevoegde personen moeten de RC en de trimestriële rekeninguittreksels kunnen consulteren. Het gaat om de basisgegevens van de RC en de trimestriële uittreksels. Actueel worden de trimestriële uittreksels gegeven waarbij de argumenten gegroepeerd zijn per boekhoudmaand. Een nuttige consultatie zou ook zijn de argumenten te sorteren op effectdatum.

2.3.2.9. Terugbetalingen BTW

De BTW rekening-courant produceert: -

Een bestand van niet-terugbetaalbare belastingskredieten. Dit bestand wordt vergeleken met een bestand van de schulden van het RCIV en wordt ter beschikking gesteld, met de noodzakelijke verwerkingselementen, van de externe BTW-diensten op intranet (lijst 692) die hen toelaat om deze belastingskredieten te begrijpen;

Momenteel is er interactie tussen de diensten van invordering en belastingheffing die zou kunnen evolueren: wie legt de schuldbedragen vast en wie codeert de overdracht van het beschikbare geld? -

Een bestand van terugbetaalbare kredietbelastingen. Dit bestand is toegevoegd aan het bestand van schulden van het RCIV en bevat identificatiegegevens. Het initieel bestand bevat de elementen die het mogelijk maken om de terugbetalingscategorie te leren kennen. De niet-opgenomen kredieten in deze bestanden die reeds uitgekozen werden voor controle- of beslagdoeleinden worden via FTP overgedragen binnen de FOD Financiën: verschillende mainfraimes (we moeten voorzien dat andere FODs aanvragers zijn of zullen zijn). In functie van opnieuw overgedragen bestanden wordt het initiële bestand in 3 delen verdeeld: a. Het bestand van tegenstellingen dat, met behulp van disc offices, leidt tot de creatie van een certificaat te versuren via « Dorothée » naar verschillende controlekantoren. Deze certificaten worden manueel behandeld. Een STIMERwerkgroep bestudeert momenteel een geïntegreerde verwerkingsprocedure van dit bestand. b. Het bestand van maandelijkse terugbetalingen en het bestand van directe driemaandelijkse terugbetalingen. Deze bestanden worden dan verrijkt met de nodige betalingsreferenties. Deze referenties worden gegeven door het CTI of toegevoegd in overeenstemming met de financiële post. Het bestand van maandelijkse terugbetalingen wordt overgedragen op het CD-gedeelte. Twee betalingsbestanden worden momenteel per cassette overgedragen aan de financiële post. Deze bestanden kunnen op het intranet geraadpleegd worden met de nodige referenties. De bestanden worden momenteel gearchiveerd en zijn gedurende meerdere jaren opvraagbaar via intranet. c. Het bestand van driemaandelijkse te controleren terugbetalingen (lijsten 678) en het bestand van driemaandelijkse terugbetalingen in staat om geboekt te worden op schulden (678bis). Deze twee lijsten worden voor verwerking ter beschikking gesteld van externe diensten via intranet. De bestanden van deze twee lijsten worden eveneens overgebracht op het CDgedeelte en gebruikt door de patrimoniale sector die ze herverdeeld volgens hun externe diensten. De verwerking van externe diensten maakt het mogelijk om het belastingskrediet op te delen volgens verschillende criteria en bestemmingen (n°

STIR ONDERNEMINGEN

121/215

van schuld of van begunstigde rekening) en wordt via intranet doorgegeven. Programma’s controleren de gegrondheid van bepaalde bestemmingen of bepaalde inlichtingen ofwel rechtsreeks bij de invoer ofwel na het terugsturen van de lijsten. Een mogelijke evolutie is de rechtstreekse betaling van bestaande schulden op het moment dat het initiële belastingskrediet werd vastgesteld. Dit zou het mogelijk maken om de schulden sneller af te betalen en dit voor het juiste bedrag ervan (geen maand intrest met speling). Als de bestemmingen van het geld worden stopgezet, met de inbreng van meerdere bestanden, wordt er een bestand opgemaakt om een brief voor elke begunstigde af te drukken en waarin niet alleen verschillende bedragen staan maar ook de diensten naar waar het belastingkrediet moet worden verstuurd. Er worden verschillende bestanden opgemaakt om de belastingskredieten te verzenden al naargelang hun bestemming met de nodige referenties. Bepaalde bestemmingen maken deel uit van een inschrijving, andere maken deel uit van een financiële overdracht. De bestanden bewaren de elementen die nodig zijn voor de individuele identificatie, maar maken soms deel uit van een enkel globaal bedrag (voor alle belastingplichtigen). Al deze terugbetalingen worden eveneens gearchiveerd en ter beschikking gesteld, via intranet, met de nodige inlichtingen. -

Verschillende vaste statistieken worden opgesteld per bestemmingstype met statistische globalisatie in aantal en bedrag.

-

Om de onderzoeken tijdens de geschillen te vergemakkelijken, worden er specifieke bestanden opgesteld, bijvoorbeeld: door financiële instellingen.

-

De wettelijke teksten (A.M. 9) verplichten ons om bestanden op cassette of hun statistische listings over te dragen naar verschillende diensten (Schatkist, financiële post) lange tijd voor de effectieve terugbetaling. In die termijn worden bestemmingen manueel gewijzigd. Dit heeft als gevolg dat de statistieken en vooral de geleverde gegevens op het intranet niet helemaal correct en betrouwbaar zijn. Een gecentraliseerde wijziging van deze bestanden zou moeten worden voorzien.

-

De terugbetaling aan de belastingplichtige gebeurt enkel op een financieel rekeningnummer dat momenteel door ons niet is gekend door het gebruik van het mandatensysteem. Momenteel betalen wij het geld terug op de postrekening van de financiële instelling die de belastingplichtige heeft gemachtigd om de BTWterugbetalingen te ontvangen. De verwijdering van deze mandaten wordt momenteel onderzocht in samenwerking met Febelfin en de financiële post.

Als de verwijdering van de mandaten concreet wordt, dan zouden de aangegeven termijnen in de vorige alinea kunnen worden gewijzigd. -

De commentaren op de terugbetalingen van de instructie B 41 zijn altijd relevant behalve voor de daarna gebruikte intranettoepassing en wat betreft de betekenis van het beslag aan de door het ministerie aangestelde dienst.

-

De manier van overdracht naar de financiële post wordt onderzocht om de cassettes te kunnen afschaffen.

STIR ONDERNEMINGEN

122/215

Duidelijke testen alsook een verwerking in parallel zijn noodzakelijk (meer dan 10 miljard euro per jaar).

2.3.3. Module 3 : RCIV TOEPASSING BTW-INVORDERINGEN RCIV: KORTE BESCHRIJVING VAN BELANGRIJKSTE SCHAKELS DIE ZULLEN WORDEN OPGENOMEN IN DE MIGRATIE

DE

2.3.3.1. Invorderingsorders en bijzondere aangiftes

Het betreft hier de invoer en verwerking van de invorderingsorders en bijzondere aangiftes. De invorderingsorders zijn officieel vastgestelde schulden wanneer de belastingplichtigen hun periodieke aangiftes niet indienen of ze niet betalen, of wanneer een controle een onvoldoende betaling aan het licht heeft gebracht. De bijzondere aangiftes 629 zijn aangiftes die in beginsel vrij gelijkaardig zijn aan de periodieke aangiftes 625, maar zij hebben betrekking tot bepaalde belastingplichtigen die vrijgesteld zijn van de indiening van aangiftes 625. Deze keten bestaat voornamelijk uit de volgende programma’s: TP130 : invoer en wijziging van invorderingsorders en bijzondere aangiftes T2510 : controle van het dagelijkse bestand ontstaan uit TP130 T2520 : inschrijving en update van invorderingsorders en bijzondere aangiftes T2560 : archivering van invorderingsorders, beslissingen en informatieverslagen TP150 : raadpleging van het bestand van de invorderingsorders en bijzondere aangiftes, tal van functies Evenals de overeenkomstige procedures.

2.3.3.2. Beslissingen Het gaat om de invoer- en verwerkingsketen van de beslissingen 685B die zijn in te schrijven in de rekening-courant en de informatieverslagen 685I.. De beslissingen 685 B zijn regularisatie – of verbeteringsargumenten om in te schrijven in de rekening-courant om het saldo ten gunste van de Staat te verhogen, d.w.z. de totale som die de belastingplichtige moet betalen. De informatieverslagen 685 I zijn documenten die betrekking hebben op onproductieve controleverrichtingen. Deze keten bestaat voornamelijk uit de volgende programma’s: TP220 : invoer en wijziging van beslissingen en informatieverslagen T2910 : gegevenscontrole T2920 : inschrijving en update van beslissingen en informatieverslagen T2930 : opmaak wekelijks bestand van beslissingsgegevens 685 T3530 : opvragen van de records waarvoor geen ontvangstbewijs werd verstuurd en update van het bestand beslissingen en informatieverslagen T3560 : update van het bestand beslissingen na aanvaarding of verwerping door de rekening-courant en opmaak bestand met de beslissingsargumenten voor de betalingsketen Evenals de overeenkomstige procedures.

STIR ONDERNEMINGEN

123/215

2.3.3.3. Betalingen en boekhouding Alle inkomende betalingen moeten in principe geboekt worden bij bestaande schulden. Als dit niet kan, dan moeten ze worden ingeschreven in het register 27ter (zie hieronder). Alle inkomende betalingen moeten in de boekhouding worden ingeschreven. Deze keten bestaat voornamelijk uit de volgende programma’s: T2569 : controle van het bestand van betalingen ontvangen van de Post T2570 : verwerking van inkomende betalingen via elektronische weg T2580 : controle van betalingen die manueel worden ingevoerd, betalingen 27ter, terugbetalingen, verbeterde betalingen T2600 : boeking van betalingen en boekhouding T2620 : archivering van betalingen T2800 : samenstelling inputbestand voor het scherm DOS van TP150 TP140 : invoer van betalingen ontvangen via niet-elektronische weg en van alle correcties TP260 : invoer van een gestructureerde mededeling bij de betalingen die er in eerste instantie niet van voorzien zijn TPPAY : raadpleging van betalingen ontvangen via elektronische weg Evenals de overeenkomstige procedures. 2.3.3.4. Rechtsvervolgingskosten Het betreft hier de behandelingsketen van rechtsvervolgingskosten en verwante kosten. De aangewende maatregelen tot gedwongen uitvoering door de belastingontvangers maken de tussenkomst van gerechtsdeurwaarders en andere rechthebbenden noodzakelijk. Deze keten heeft als doel de honoraria en andere kosten die verschuldigd zijn aan deze rechthebbenden te archiveren en ze aan hen te betalen. Deze keten bestaat voornamelijk uit de volgende programma’s: T3900 : inschrijving van de kosten in het bestand 31bis T3910 : afdrukken van een lijst met kosten die betaald moeten worden aan deurwaarders T3911 : update van het bestand met de aan de deurwaarders te betalen kosten T3915 : samenstelling van de cassette die naar De Post moet gestuurd worden om de deurwaarders te betalen T3920 : update van 31bis na betaling van de kosten T3930 : boekhoudprogramma T3940 : uitwerking van het bestand van lijsten 282 T3950 : afdrukken van lijsten 282 T3960 : update van 31bis na betaling door de Thesaurie van de goedgekeurde voorschotten Evenals de overeenkomstige procedures.

2.3.3.5. Lijsten, formulieren, etiketten en diverse statistieken Het gaat om de aanmaak van door de Printshop af te drukken documenten en de lijsten die op het intranet moeten worden geplaatst. Deze keten bevat een honderdtal programma’s waaronder: T2530 : selectie van artikels waarvoor een ontvangstbewijs moet worden afgedrukt T2540 : samenstelling van het printbestand voor de ontvangstbewijzen 731 voortvloeiend uit de invoer van invorderingsorders 730 (zie hierboven) T2550 : samenstelling van het printbestand voor de ontvangstbewijzen 741 voortvloeiend STIR ONDERNEMINGEN

124/215

uit de invoer van documenten van updates 740 T2552 : samenstelling van het printbestand voor de ontvangstbewijzen 629/2 voortvloeiend uit de invoer van bijzondere aangiftes 629 (zie hierboven) T2650 : samenstelling van het printbestand voor betalingsuitnodigingen 735 (1ste gedeelte) en bestanden voor de intranetlijsten van verjaringen en opschortingen T2660 : samenstelling van het printbestand van betalingsadviezen 735 (2de gedeelte) T2670 : samenstelling van het printbestand voor de etiketten 738V T2690 : samenstelling van het lijstbestand 750 T4270 : samenstelling van het printbestand voor de etiketten 904 T5070 : samenstelling van het printbestand voor betalingsuitnodigingen 735/2 voor de bijzondere aangiftes Evenals de overeenkomstige procedures.

2.3.3.6. Register 27ter Het betreft hier de verwerkingsketen van betalingen zonder referentie of in afwachting van toewijzing. De betalingen zonder referentie of de betalingen met een onvolledige referentie kunnen niet worden geboekt op de schulden en worden dus op wacht gezet in het register 27ter. Op dezelfde wijze worden de bedragen die bestemd zijn voor derden, met uitzondering van vervolgingskosten (zie hierboven), alsook bij vergissing ontvangen betalingen worden ingeschreven in het register 27ter totdat ze overgedragen worden naar de juiste bestemmelingen. Deze keten bestaat voornamelijk uit de volgende programma’s: T3710 : validiteitscontrole van de creaties en updates in het bestand 27ter T3720 : creatie en update van artikels in het bestand 27ter T3730 : print van fardes voor het nazien en sluiten van artikels in het bestand 27ter T3731 : samenstelling van indexbestanden voor de TP370 T3749 : invoerprogramma met betrekking tot de bedragen die moeten worden overgedragen aan het CIV T3759 : samenstelling van het printbestand voor de documenten D22 voor de Printshop T3770 : controle van de TP300-invoer en creatie van het bestand dat voortkomt uit het register 27ter van bedragen die moeten geboekt worden binnen de schulden T3780 : uitvoeren van uitzuiveringen in het bestand 27ter T3790 : uitzuivering van 27terRCIV via register 14 en statistieken TP300 : invoer van de bestemmingen die aan de betalingen zonder referentie moeten worden gegeven TP370 : raadpleging van bestand 27ter Evenals de overeenkomstige procedures.

2.3.3.7. Automatisering van de afbetalingsprocedure van kleine BTW-saldo’s en hun opvolging De bestanden van de schulden van de RCIV’s bevatten een bepaald aantal schulden waarvan het terug te vorderen restbedrag < 12,50 EUR. De 40 lokale BTW-ontvangers zouden individueel de storting kunnen vragen, d.w.z. de overdracht van deze schulden die het niet meer rechtvaardigen dat er invorderingsmaatregelen worden genomen of dat er veel tijd aan wordt besteed. Om het werk van 40 lokale BTW-ontvangers te vergemakkelijken, gebeurt deze storting automatisch en gecentraliseerd op het niveau van de RCIV’s, in principe driemaandelijks.

STIR ONDERNEMINGEN

125/215

Om dit te doen voeren de RCIV’s een speciaal programma uit dat automatisch deze schulden afsluit. Dit programma produceert eveneens een output die naar de regionale directeurs wordt gestuurd om hen in detail op de hoogte te brengen van de schulden die zo werden afgesloten. Dit programma zal opgenomen worden in de migratie, alles wat nodig is voor dit programma, te beginnen bij de bron, zal goed worden opgenomen in de officieel overeenkomstige bibliotheken.

2.3.3.8. Informatie die overgemaakt moet worden aan andere diensten en externe administraties Het betreft hier de opmaak van bestanden die overgemaakt dienen te worden aan TBT, invordering, FOD Justitie, het Waalse gewest, enz. Deze keten bevat een twintigtal diverse programma's alsook de overeenkomstige procedures.

2.3.3.9. Controlestatistieken en andere Het betreft de keten van het aanmaken van input voor de intranetlijsten 830, 832 en 845 die een zicht geven op de resultaten van de activiteitencontrole. T3200INT : aanmaak van de lijst 830 van de controlestatistieken T3250PC : aanmaak van de lijst 845 van de controlestatistieken T3260INT : aanmaak van de lijst 832 van de controlestatistieken T3540 : aanmaak van de lijst 850 van beslissingen 685 B en informatieverslagen 685 I T4710 : aanmaak van de lijst 906 van voertuigregistraties Evenals de overeenkomstige procedures en enkele bijkomstige programma’s. 2.3.3.10. Maandelijkse rapportering betreffende de vastgestelde rechten Bij de migratie van het bestand rekeningen-courant dienen alle huidige velden van een record overgenomen te worden in de aan te maken database. De vergelijking tussen de velden "situatie einde maand-1" en "situatie einde maand-2" van een belastingplichtige levert ofwel een verhoging of vermindering van de positieve vastgestelde rechten (BTW, interesten en boeten) op ofwel een verhoging of vermindering van de negatieve vastgestelde rechten (BTW). Het samenvoegen van deze gegevens levert een maandelijks rapport betreffende de vastgestelde rechten op voor een welbepaalde maand voor gans het land. Dit maandelijkse rapport zou op eenvoudige wijze moeten kunnen gegenereerd worden. Ter herinnering: Programma’s en procedures in gebruik bij de RCIV’s: - aantal executables (LLM + PHA): 250 - aantal gecatalogeerde runs (JCL) : 127 voor een totaal aantal lijnen gelijk aan 16.136 - aantal bronnen: 356 voor een totaal aantal lijnen gelijk aan 355.167 - aantal TP's : 9, namelijk: TPPAY : 7.620 lijnen code (raadpleging van betalingen ontvangen via elektronische weg) TP130 : 20.256 lijnen (invoer van invorderingsorders, wijzigingsinvorderingsorders, basisdocumenten kantoren van inningen, en bijzondere aangiftes) TP140 : 2.971 lijnen (invoer betalingen en correcties) TP150 : 22.944 lijnen (raadpleging invorderingsbestand) TP220 : 24.613 lijnen (invoer beslissingen + informatieverslag in de RCIV’s) TP260 : 6.931 lijnen (toevoeging van een gestructureerde mededeling bij de betalingen die STIR ONDERNEMINGEN

126/215

er niet van voorzien zijn en invoer van bepaalde artikels 27ter) TP300 : 2.730 lijnen (invoer van uitzuiveringsdocumenten voor register 27ter) TP370 : 7.246 lijnen (raadpleging 27ter) Opgelet, tal van programma's gerelateerd aan de RCIV-toepassing worden uitgevoerd door het CIV. Ter herinnering. TP500 : uitbating door de RCIV’s,maar het betreft de intralistings, ingewikkeld programma: 7.865 lijnen Er worden bepaalde programma's gebruikt die niet officieel zijn of bij de centrale administratie onbekend zijn, hoofdzakelijk door het RCIV Namen: het gaat hoofdzakelijk om CONTWXYZ en NAMWXYZ.

2.3.4. Module 4: Bijzondere rekeningen

TPBRCS

2.3.4.1. Doel De TPBRCS heeft als doel de verwerking van de lijst van de nulstellingen van de rekeningcourant (Lijst n° 674 – rekening-courant die voor een gegeven periode op nul werd gesteld). De TPBRCS werd gerealiseerd met als doel om een momenteel onbestaande link te creëren tussen het CTI (Centre de traitement de l'information of Centrum informatieverwerking – de rekening-courant) en het CTRI (Centre de traitement régional de l'information of Regionaal Centrum voor Informatieverwerking– belast met de invordering). Het bestaat uit 2 gedeeltes: - Een servergedeelte dat zich op de BS2000 bevindt - Een cliëntgedeelte geïnstalleerd op de toestellen van de gebruikers – programmatie in Visual Basic 6.0 met gebruik van de technologie UTM/UPIC om toegang te kunnen hebben (lezen en schrijven) tot gegevens die zich op de server bevinden. Heel het gedeelte TP bevindt zich onder de Userid TPBRCS op het toestel BRU. Het servergedeelte (TPBRCS) en het cliëntgedeelte (toepassing BRCS) zullen moeten migreren naar een JAVA-omgeving.

2.3.4.2. Functies De TPBRCS moet het mogelijk maken om: -

De identificatiegegevens te raadplegen (vanuit het bestand SIGNALETIEK.FILE – toegang "Lezen") en deze gegevens te updaten in de bestanden die eigen zijn aan de toepassing BRCS (toegang Lezen/Schrijven)

-

De herinneringsbrieven n° 676 af te drukken (laatste verzoek om de ontbrekende aangiftes in te dienen) en het document bestemd voor de belastingontvanger (document L280 POD van De Post dat de vordering vervangt) voor de aangetekende verzendingen.

STIR ONDERNEMINGEN

127/215

-

Het bedrag van de rechten, boetes en intresten verschuldigd door de belastingplichtige of het bedrag van zijn belastingskrediet te bepalen, de bijzondere rekening af te drukken, de begeleidende brief n° 675 en het invorderingsorder n° 730 (document dat dient als basis voor de invoer van gegevens die noodzakelijk zijn voor de creatie van een artikel (schuld) bij de RCIV’s).

-

Op de server de gegevens m.b.t. de aanmaak van een bijzondere rekening te bewaren (redactiedatum, behandelend ambtenaar, eindsaldo, n° RCIV, enz.), de argumenten in de bijzondere rekening (met het oog op zijn weergave of herdruk), de gegevens van het invorderingsorder n° 730

-

Het bestand m.b.t. de gegevens van invorderingsorders die bestemd zijn om overgedragen te worden op de keten T2505 van de RCIV’s creëren Een bijzondere rekening in de gekozen taal van de gebruiker te herdrukken

-

De lijst n° 674 na te kijken met de aanduiding van de bestemming van de bedragen die opgenomen zijn in de rekening-courant (n° artikel bij CTRI, bestemming van het krediet)

-

De bewaarde gegevens te raadplegen in de werkbestanden van de toepassing om een geautomatiseerde controle van de voortgang van de behandeling van lijst n° 674 toe te laten.

-

De gegevens van de BTW-kantoren (omschrijving, adres, telefoon, taal, enz.), de ambtenaars en de toegangsgegevens van de toepassing (login en paswoord van de gebruikers) te beheren.

2.3.4.3. Bestanden Het programma TPBRCS gebruikt verschillende bestanden die zich bevinden op de server BS2000 van de BTW-administratie: FIL.AVIS.BRCS Dit bestand is een kopie van het bestand T0321 invordering van het CTI (bewaard op Tape) dat dient als basis voor het afdrukken van adviezen n° 673 van nulstelling (invordering, definitieve afsluiting, rechtzetting) en van de lijst n° 674 (lijst met nulstellingen van een gegeven periode). FIL.SECU.BRCS Het gaat om het bestand met de gegevens van de kantoren en het dient voor de creatie van de gebruikersrekeningen en voor een gedeelte van de configuratie van het programma BRCS P4. FIL.ARGU.BRCS Dit bestand herneemt alle argumenten die noodzakelijk zijn voor het afdrukken van een bijzondere rekening. FIL.OR730.BRCS Dit bestand bevat alle gegevens m.b.t. de invorderingsorders (documenten die als basis dienen voor de invoering van een schuld in de TP130 voor de creatie van een artikel bij het RCIV). Het gaat om een wachtbestand. Eenmaal dat het invorderingsorder gecreëerd werd in dit bestand, zou de ambtenaar d.m.v. het programma BRCS kunnen aangeven voor welk RCIV de schuld is bestemd (Namen = Franstalige of Duitstalige belastingplichtigen, Mechelen = Nederlandstalige belastingplichtigen) en de gegevens van het invorderingsorder vervolledigen door de invoer van het inventarisnummer (inschrijvingsnummer van de invorderingsorder in de inventaris van de invorderingsorders van een bepaald controlekantoor). Dit inschrijvingsnummer wordt door het programma in aanmerking genomen om het totaal van de controle van de invorderingsorder te bepalen). De op die manier verwerkte invorderingsorders worden bewaard in de bestanden bestemd voor het RCIV: FIL.T2505.BRCS.NAMUR/MECHELEN STIR ONDERNEMINGEN

128/215

FIL.T2505.BRCS.NAMUR/MECHELEN Het bestand FIL.T02505.BRCS (MECHELEN of NAMEN) is het bestand met daarin voor elk van de RCIV’s, de invorderingsorders die erin moeten worden overgebracht via de procedure T2506 en een overdrachtfile.

2.3.4.4. PROCEDURES

Op het niveau van de BS2000 (servergedeelte)

"CREFILA" Creatie van het werkbestand van TPBRCS door een order "CREFILA" die een kopie van het bestand "T0321.Recouvrement" creëert met daarin de gegevens m.b.t. de nulstelling die ook voorkomen op het advies n° 673 (basisdocument voor het opstellen van de bijzondere rekening). Deze kopie dient als update voor het bestand FIL.AVIS.BRCS en die bevat alle gegevens m.b.t. lijsten n° 674 (identificatiegegevens, argumenten van 673, gegevens m.b.t. het opstellen van de bijzondere rekening) (zie onderzoeksdossier voor de beschrijving van dit bestand); In geval van problemen tijdens de procedure "CREFILA" (meestal werd de TP niet vrijgemaakt voor de lancering van het order), maken verschillende procedures het mogelijk om het probleem manueel te verbeteren om de update van het bestand FIL.AVIS.BRCS te realiseren.

E.DELFILA Maakt het mogelijk om het bestand $T01.FIL.AVIS.BRCS.YYYYMM dat fouten bevat te verwijderen (met YYYYMM = jaar + maand van de periode van de lijst n° 674)

E.RECFILA Maakt de manuele update mogelijk van het bestand $T01.FIL.AVIS.BRCS als de automatische update niet heeft plaats gevonden omdat de TP overbelast was (File Locked) Procedure E.T2506 Maakt het mogelijk om de bestanden met de invorderingsorders die klaar zijn om overgebracht te worden naar CTRI, FIL.T2505.NAMUR of MECHELEN samen te brengen, met het bestand FIL.T2505.ORDRERECINVORD voor het vervolg van de verwerking van de invorderingsorders n° 730 door het programma 2510 op de BS2000 (zie gedeelte RCIV). Momenteel werd er geen enkele automatische uitvoering van deze procedure voorzien.

Module TPBRCSCO Maakt het mogelijk om, vanaf een toepassing geschreven in Visual Basic die zich op een pc bevindt; dankzij de technologie UPIC/UTM toegang te hebben tot het BTW-bestand $t01.fil.signaletiek(+0) dat informatie bevat over de begunstigden en tot het bestand $t01.FIL.AVIS.BRCS.AAAAMM en $t01.FIL.AVIS.BRCS dat de adviezen 673 bevat voortgevloeid uit elke maandafsluiting van de keten T0320.

Module TPBRCSSE STIR ONDERNEMINGEN

129/215

Maakt het mogelijk om het bestand van het mainframe FIL.SECU.BRCS te raadplegen en te updaten vanaf een Visual Basic-toepassing. Dit bestand bevat alle gegevens over het kantoor (adres, telefoon, fax, inkomstencode, directie, taal, gegevens van ambtenaars met hun login en paswoord). Er bestaan 2 soorten gebruikersrechten om de gegevens in dit bestand te wijzigen: - Toegangscode met rechten van beheerders die alle gegevens in dit bestand kunnen wijzigen (waarvan de gebruikerswachtwoorden opnieuw bekeken worden en afschaffing van de login) – de toegangscode van de beheerder is niet gelinkt aan de persoonlijke gegevens van een gebruiker – kan dus niet worden gebruikt voor het aanmaken van een bijzondere rekening. - Toegangscode gebruiker met beperkte rechten: deze logingegevens worden toegekend door de beheerder aan de ambtenaars die belast zijn met de verwerking van lijst n° 674. Deze toegangscodes zijn gelinkt aan de gegevens van een bepaalde ambtenaar en zal hem toelaten om de aanmaakmodule van bijzondere rekeningen (BRCS P4) te openen en zijn persoonlijke gegevens in het programma te laden (de gegevens zullen te zien zijn in de afdrukken van de verschillende documenten die door het programma worden gegenereerd). Deze logingegevens mogen enkel de gegevens wijzigen die hun eigen zijn alsook het kantooradres (aanstelling, straat, n°, plaats, telefoon en fax).

Op het niveau van de PC van de gebruiker (cliëntgedeelte) Het programma BRCS P4, geschreven in Visual Basic 6.0 met een module UTM/UPIC die het de klant toelaat om op de server BS2000 te lezen en te schrijven, maakt het mogelijk om: -

De identificatiegegevens van de belastingplichtigen die deel uitmaken van de lijst n° 674 te raadplegen en deze gegevens in het bestand FIL.AVIS.BRCS te updaten.

-

De aangiftes te beheren die niet werden ingediend op het moment van de sluiting van de rekening-courant (toevoeging, opheffing van ingelichte aangifte zoals niet-ingediend) en deze gegevens in de werkbestanden van het programma op de server te bewaren.

-

De herinneringsbrieven n° 676 af te drukken (laatste uitnodiging om het in te dienen voor de aanmaak van de bijzondere rekening) en de uiterlijke datum te berekenen voor de indiening van de aangifte en deze gegevens te bewaren in de werkbestanden van het programma op de server

-

De bijzondere rekening vast te stellen: de rechten, boetes en intresten die verschuldigd zijn door de belastingplichtige te bepalen (schuld) of het bedrag in zijn voordeel (belastingskrediet) op basis van de argumenten die voorkomen op het advies van nulzetting n° 673 (argumenten uittreksels rekening-courant en bewaard in het werkbestand van het programma BRCS, FIL.AVIS.BRCS) en in dit geval, overgaan tot de herberekening van de periode die de bijzondere rekening voorafgaat (invoer van argumenten die voorkomen op het rekeninguittreksel n° 671 die de nulzetting voorafging) en deze bestanden bewaren in de werkbestanden van het programma op de server.

-

De bijzondere rekening af te drukken en enkel in het geval van een eindsaldo ten gunste van de Staat, de begeleidingsbrief n° 675 afdrukken en het invorderingsorder n° 730 (document dat dient als basis voor de invoer van gegevens om door te geven aan het RCIV om een terug te vorderen artikel (schuld) te creëren)

-

De gegevens m.b.t. de redactie van de bijzondere rekening in het bestand FIL.AVIS.BRCS (naam van de ambtenaar, redactiedatum, eindsaldo, verjaringsdatum…) te bewaren

STIR ONDERNEMINGEN

130/215

-

De argumenten van de bijzondere rekening te bewaren (aangiftes, betalingen, boetes…) in het bestand FIL.ARGU.BRCS met het oog op de herdruk ervan in de taal gekozen door de gebruiker (vertaling of herdruk van een exemplaar)

-

Het bestand met de gegevens van de invorderingsorders om over te dragen naar het RCIV te creëren: een wachtbestand FIL.OR730.BRCS en 2 bestanden met de invorderingsorders die klaar zijn om te worden verstuurd naar het RCIV eenmaal dat het RCIV van bestemming en het inschrijvingsnummer van het invorderingsorder werd gecommuniceerd naar het systeem door de ambtenaar, de gegevens m.b.t. deze invorderingsorder worden geregistreerd in een van de volgende bestanden: FIL.T2505.BRCS.NAMUR (Franstalige of Duitstalige belastingplichtigen) en FIL.T2505.BRCS.MECHELEN (Nederlandstalige belastingplichtigen). Deze 2 bestanden worden overgedragen naar het RCIV om toegevoegd te worden (MERGE) aan de keten T2505 die voortvloeit uit de gerealiseerde invoeringen vanaf TP130 opdat de gegenereerde invorderingsorders door het programma BRCS zou zijn ingeschreven in de bestanden van het RCIV (creatie van RCIV-artikels)

-

De lijst n° 674 te kunnen nazien in het bestand FIL.AVIS.BRCS, het artikeln° RCIV gecreëerd voor deze schuld of de bestemming voorbehouden voor het belastingkrediet dat voortvloeit uit de bijzondere rekening (terugbetaling, boeking op een RCIVartikelnummer; herinschrijving op rekening-courant van de belastingplichtige, beslag om een andere schuld dan een BTW-schuld af te betalen, enz.).

Opmerkingen: 1. Gezien het feit dat we werken met reële gegevens, was het noodzakelijk om een "TEST"omgeving te creëren om het voor de professionele opleidingscentra mogelijk te maken de opleiding te blijven verzekeren van de ambtenaren die belast zijn met de opstelling van bijzondere rekeningen met onder andere, het leren gebruiken van het programma TPBRCS 2. Samen met het programma BRCS voor de opstelling van bijzondere rekeningen, zou er een consultatieprogramma moeten worden ontwikkeld dat bestemd is voor de ambtenaren die belast zijn met de controle van de verwerking van de lijst n° 674. (De functionele analyse werd herzien maar op het vlak van programmatie bestaat er daarover niets). Dit programma moet het deze ambtenaren mogelijk maken om voor een gegeven belastingplichtige te controleren dat de bijzondere rekening goed werd nagekeken en dat de bestemming van de uittreksels van de rekening-courant (schulden of kredieten) werd aangeduid. Deze controle zal gebeuren op basis van een lijst (op het intranet bijvoorbeeld – periodiciteit van de te bepalen bekendmaking) die de BTW-nummers herneemt waarvoor de gegevens m.b.t. de uitzuivering van de lijst n° 674 nog niet worden ingevoerd in het systeem (geen redactiedatum van de bijzondere rekening, n° RCIV of bestemming van het krediet). 3. Om te beantwoorden aan de vereisten van het Rekenhof over de fiscale balans en aan de verzoeken van de sector invordering, zal de nieuwe toepassing het bedrag van de vastgestelde rechten moeten kunnen bepalen (bedragen uittreksel van de rekening-courant en bedragen die werden vastgesteld na de instelling van de bijzondere rekening). De criteria voor de extractie van deze gegevens alsook de periodiciteit zouden moeten worden gedefinieerd in samenwerking met de sector Invordering. 4. De huidige versie van het programma BRCS P4 werd op zo’n manier ontwikkeld dat er later bijkomende modules kunnen worden toegevoegd: het programma LTDT (toepassing PC in Visual Basic die de verwerking van het register 28bis beoogt) en een module bestemd voor BTW-ontvangsten voor de redactie van uitvoerbare titels in geval van vervolging van schulden die voortkomen uit bijzondere rekeningen (terugwinnen van gegevens m.b.t. bijzondere STIR ONDERNEMINGEN

131/215

rekeningen bewaard op de server om de redactie te vergemakkelijken van documenten die noodzakelijk zijn voor de start van de vervolgingen) (nog te ontwikkelen als dit noodzakelijk blijkt te zijn). Het programma LTDT dat het toelaat om aangiftes te verwerken van een inschrijving in het register 28bis (niet-ingediende aangiftes en waarvoor de niet-proportionele boete van de nietindiening werd gevorderd in de bijzondere rekening) eist momenteel een PC-toepassing die het mogelijk maakt om gegevens op te zoeken (identificatiegegevens, betrokken aangiftes, redactiedatum van de bijzondere rekening…) bewaard door het programma BRCS P2 (huidige versie in Quick Basic) in zijn directory (C:\BRCS201\DATAXXX met XXX = kantoorcode). In de cliëntenversie zou deze module het mogelijk maken om op basis van de bewaarde gegevens in het bestand FIL.AVIS.BRCS het op te stellen proces-verbaal te redigeren en af te drukken na het indienen van de niet-ingediende aangiftes of na een gerealiseerde controle bij de belastingplichtige om het omzetcijfer gerealiseerd tijdens de betrokken periodes door de ontbrekende aangiftes opnieuw samen te stellen. 2.3.5. Module 5 : VIES

2.3.5.1. Algemeen VIES laat de EU-lidstaten toe om, volgens een client/server model, op een geautomatiseerde wijze bepaalde gegevens uit te wisselen omtrent de vrijgestelde IC handelingen. Deze gegevensuitwisseling gebeurt via het CCN/CSI-netwerk, vanuit nationaal ontwikkelde toepassingen en overeenkomstig door de EU vastgelegde normen die beschreven zijn in een aantal technische brochures. De in het kader van het onderhavig project te ontwikkelen toepassingen dienen uiteraard volledig aan deze normen te voldoen.

2.3.5.2. Overzicht van de uit te wisselen gegevens BTW-registratiegegevens van de IC operatoren Het betreft een aantal gegevens, zoals naam en adres, van de BTW-belastingplichtigen die gerechtigd zijn om IC handelingen te verrichten. Het gaat zowel om de actuele ("VATR") als om historisch gegevens ("HVATR").

IC omzetgegevens Onderscheid wordt gemaakt, enerzijds tussen L1-gegevens (totaal bedrag) en L2-gegevens (bedrag uitgesplitst per leverancier), anderzijds tussen de opties F1 (alle gegevens voor een bepaalde periode) en F2 (gegevens voor één bepaalde belastingplichtige). Daarnaast worden ook "corrections data" uitgewisseld, bevattende de omzetgegevens die na een eerdere gegevensuitwisseling nog aan de bestanden werden toegevoegd. Berichten "O_MCTL" Bevatten bepaalde MSW's die ontstaan uit het vergelijken van de gegevens HVATR en deze van de ontvangen bestanden met omzetgegevens.

STIR ONDERNEMINGEN

132/215

2.3.5.3. Communicatie modi De gegevensuitwisseling gebeurt zowel in synchrone als in asynchrone modus. In bepaalde omstandigheden dient er bovendien te worden voorzien in een switch van synchrone naar asynchrone modus.

2.3.5.4. Aan te leggen of te beheren gegevensbestanden

Gegevensbestand HVATR / VATR Bevat de huidige toestand evenals de historiek sedert 1/01/1993 van bepaalde gegevens over de BE BTW-belastingplichtigen die gerechtigd zijn om IC handelingen te verrichten. Het bestand wordt samengesteld aan de hand van de bewegingen die zich voordoen in het centraal bestand der BTW-belastingplichtigen (BTW-signaletiek)

Bestand IC omzetgegevens Dit bestand bevat de gegevens van de door de BE handelaren ingediende en gevalideerde IC opgaven.

Bestand der IC verwervingen Dit bestand bevat de gegevens van de door elk van de andere lidstaten toegestuurde kwartaalbestanden met omzetgegevens.

Bestand "O_MCTL" Dit bestand bevat de gegevens van de door de andere lidstaten toegestuurde controlegegevens "O_MCTL".

2.3.5.5. Te ontwikkelen toepassingen

2.3.5.5.1. Server-applicatie Deze toepassing moet BE-VIES in staat stellen om, op een geautomatiseerde wijze en volgens de regels van het VIES-systeem, te antwoorden op de door de andere lidstaten toegestuurde aanvragen om gegevens.

STIR ONDERNEMINGEN

133/215

2.3.5.5.2. Client-applicatie Deze toepassing moet de gebruikers bij de FOD Financiën in staat stellen om, vanuit een eigen gebruikersaccount, aanvragen om VIES-gegevens te versturen en de overeenkomstige antwoorden te ontvangen. Onderscheid moet worden gemaakt tussen de gebruikersniveaus "Administrator" en "User". Voorts moet de applicatie de gebruiker toelaten om de ontvangen gegevens om te zetten naar een bestandsformaat dat hun verdere exploitatie kan vergemakkelijken.

2.3.5.5.3. Batch-applicatie "O_MCTL" Deze toepassing heeft tot doel de O_MCTL-berichten te genereren die zullen worden verzonden door de hierboven beschreven client-applicatie.

2.3.5.5.4. Internet-applicatie ten behoeve van de BE handelaar Een applicatie die aan de gebruiker met een BE BTW-nummer toelaat om, via het Internet, een aanvraag in te dienen tot validatie van het BTW-nummer, de naam en het adres van een of meerdere handelaars die gevestigd zijn in een andere lidstaat van de EU. De aanvraag kan worden ingegeven, hetzij manueel, hetzij via upload van een xml-bestand. Het attest wordt, via dezelfde applicatie, elektronisch afgeleverd in de formaten PDF en XML, dit laatste voorzien van de elektronische handtekening van de Administratie.

2.3.5.5.5. Applicatie ten behoeve van de BE CLO Een applicatie die de BE CLO toelaat om, aan de BE handelaar die erom verzoekt, op een geautomatiseerde wijze een attest af te leveren omtrent de geldigheid van het BTW-nummer, de naam en het adres van een of meerdere handelaars die gevestigd zijn in een andere lidstaat van de EU. De aanvragen om geldigverklaring kunnen door de CLO worden ontvangen, hetzij vanuit de hiervoor beschreven internetapplicatie, hetzij via fax, brief of telefoon. De geldigverklaring gebeurt op basis van een visuele vergelijking, door de CLO-operator, met de via VIES - CCN/CSI op te vragen gegevens VATR. Het attest wordt automatisch gegenereerd en wordt, naargelang de bron van de aanvraag, afgeleverd onder de vorm van een bestand XML, een bestand PDF, een elektronisch te versturen fax, of een brief. De applicatie dient tevens, op een geautomatiseerde wijze, een gedetailleerd elektronisch inventarisbestand bij te houden van de ontvangen aanvragen en het gevolg dat eraan werd gegeven. Voorts dient er te worden voorzien in gedetailleerde statistieken omtrent het aantal en de aard van de ontvangen aanvragen en verzonden antwoorden.

2.3.5.6. Diverse Alle hiervoor beschreven toepassingen dienen te voorzien in een gedetailleerde monitoring van de processen.

STIR ONDERNEMINGEN

134/215

De aan te leggen bestanden dienen dusdanig te worden opgebouwd dat op een eenvoudige wijze statistieken en bestandsextracten kunnen bekomen worden.

2.3.5.7. Testen Naast de gebruikelijke acceptatietesten, zullen de server- en de client-applicatie, beschreven hiervoor, met succes de door de EU opgelegde testcampagne moeten doorlopen.

2.3.6. Module 6: CKBB

2.3.6.1. Het CKBB in het kader van het project STIR ONDERNEMINGEN Het CKBB is opgedeeld in twee grote sectoren: de sector controle/invordering en de sector terugbetaling. De sector controle/invordering is eveneens belast met terugbetalingen aan gebruikelijke belastingplichtigen die worden ingeschreven met een BE-nummer. De sector terugbetaling wordt volledig opgenomen in het project STIRINT.

2.3.6.2. Beschrijving CKBB – Sector controle en invordering Intern werd er een ACCESS-toepassing ontwikkeld die zeer goed beantwoordt aan de meeste behoeftes van het CKBB. Deze toepassing houdt zich bezig met gebruikelijke buitenlandse belastingplichtigen alsook met verantwoordelijke vertegenwoordigers die ingeschreven zijn met een BE-nummer en occassionele buitenlandse belastingsplichtigen met een speciale identificatie. Deze toepassing omvat de identificaties, de invorderingen en de terugbetalingen waarmee deze sector is belast. Deze toepassing kan ingedeeld worden in twee kernactiviteiten. 1. De activiteiten inzake buitenlandse belastingplichtigen die in België zijn geregistreerd 2. De activiteiten inzake buitenlandse belastingplichtigen die enkel geïdentificeerd zijn in een reeks eigen aan het CKBB. 2.3.6.2.1. De activiteiten inzake buitenlandse belastingplichtigen die in België zijn geregistreerd Deze activiteiten hebben betrekking op occasionele buitenlandse belastingplichtigen. Het gaat ofwel om belastingplichtigen die gevestigd zijn in het buitenland en die een Belgisch BTWnummer wensen te verkrijgen ofwel om vertegenwoordigers die verantwoordelijk zijn voor dergelijke belastingplichtigen. Hier vinden we eveneens de algemene registraties terug in de reeksen 796 5, 796 6 en 796 3. De registratie en de invordering maken reeds volledig deel uit van het project STIR ONDERNEMINGEN. Al deze verrichtingen, na inschrijving in de toepassing ACCESS, worden verwerkt door de BS2000. Al deze buitenlandse belastingplichtige moeten de verplichtingen van elke belastingplichtige gevestigd in België naleven. De identificatie gebeurt via de toepassing TPSIGNA. Ze moeten een maandelijkse of driemaandelijkse aangifte indienen die het voorwerp is van een inschrijving in de rekening-courant. De verwerking van de aangifte kan ofwel een schuld voor de Staat ofwel een tegoed veroorzaken. Dit tegoed ten gunste van de Staat kan voortvloeien uit de aangifte of een controle.

STIR ONDERNEMINGEN

135/215

Het gebrek aan betaling of indiening leidt tot een nulstelling van de rekening-courant van de belastingplichtige en de creatie van een bijzondere rekening. Deze wordt verwerkt door de toepassing BRCS. Het tegoed ten gunste van de Staat na een controle alsook het resultaat ten gunste van de Staat van een bijzondere rekening behoort tot een invorderingsorder en wordt verwerkt door het RCIV. Al deze activiteiten, met uitzondering van de interne workflow die door de intern ontwikkelde toepassing ACCESS wordt behandeld, maken gebruik van toepassingen die ontwikkeld werden op de BS2000 en die dus reeds werden opgenomen in het project STIR ONDERNEMINGEN. Naast inschrijvings- en invorderingsactiviteiten verwerkt deze sector van het CKBB, in dit kader, eveneens terugbetalingen aan gebruikelijke buitenlandse belastingplichtigen. Dit kan het voorwerp zijn van een inschrijving in de lijst 678. Deze terugbetaling wordt toegestaan na controle van de aangifte of verwerking van de lijst 678; het wordt voorgelegd aan de directie van het CKBB in een rapport; indien door de directeur goedgekeurd, dan wordt het onmiddellijk overgedragen aan de Schatkist met machtiging tot uitbetaling. Het wordt ingeschreven in inventaris 720. Deze machtigingen tot uitbetaling zijn het voorwerp van een autonome toepassing voor hun overdracht naar de Schatkist. Er is geen enkele toepassing die daarmee verband houdt in de BS2000 met uitzondering van de toepassing die verband houdt met de lijst 678.

2.3.6.2.2. De activiteiten inzake buitenlandse belastingplichtigen die enkel geïdentificeerd zijn in een reeks eigen aan het CKBB Deze activiteiten hebben betrekking op occasionele buitenlandse belastingplichtigen. Het gaat hier om belastingplichtigen gevestigd in het buitenland die een identificatie in België moeten verkrijgen omwille van occasionele activiteiten. Het gaat om twee soorten activiteiten die elk het voorwerp uitmaken van een soort bijzondere aangifte uitgewerkt door het CKBB. a) Het betaald personenvervoer: spontane BTW-aangifte n° 799; b) De uitvoering van kermissen, markten, concerten, tentoonstellingen, beurzen, dienstprestaties in België, festivals, sportevenementen en diverse manifestaties: aangifte met vergunning DID. Deze belastingplichtigen zijn onderworpen aan een verplichte indiening. Het indienen van de aangifte kan ofwel gebeuren door een betaling van de belasting aan de Schatkist ofwel door een terugbetaling. De controle van deze aangifte beperkt zich voor het CKBB tot de inhoud ervan (visuele controle); de fysieke controle van deze belastingplichtigen wordt toevertrouwd aan de Lokale Recherche. De verwerking van deze aangiftes gebeurt door geen enkele toepassing aanwezig op de BS2000 die tegenwoordig niet opgenomen is in het project STIR ONDERNEMINGEN. In geval van schuld ten gunste van de Staat, dan is de aangifte een invorderingsorder die verwerkt wordt door het RCIV. Deze verwerking maakt dan deel uit van het project STIR ONDERNEMINGEN. In geval van terugbetaling aan de buitenlandse belastingplichtige, dan wordt deze doorverwezen naar de sector terugbetaling van het CKBB. Deze terugbetaling zal in de toekomst opgenomen worden door het project STIRINT.

STIR ONDERNEMINGEN

136/215

2.3.6.2.3. Rapporten De toepassing ACCESS intern ontwikkeld door het CKBB produceert een jaarverslag van alle activiteiten van deze sector. Het gaat om verzamelde statistieken in 1 verslag van ± 38 pagina’s.

2.3.6.2.4. De toepassing ACCESS Deze toepassing spitst zich toe op 4 kernfuncties. a) De registratie. Deze functie herneemt de verschillende gegevens van de belastingplichtige. Het gaat om zijn naam, zijn adres, zijn identificatie in het buitenland, zijn activiteitensector in België, zijn zakencijfer alsook zijn beperkingen op terugbetaling. Het gaat om identificatiegegevens. b) De verantwoordelijke vertegenwoordiger, de bankwaarborg en de controle. Hier worden de gegevens van de belastingplichtige alsook de gegevens m.b.t. de verantwoordelijke vertegenwoordiger opgenomen. Het gaat eveneens om identificatiegegevens. De bankgegevens gelinkt aan de waarborg die de belastingplichtige of de verantwoordelijke vertegenwoordiger moet betalen worden er weergegeven alsook het bedrag hiervan. We geven er inlichtingen over verschillende gegevens die betrekking hebben op de controle van de activiteit van de belastingplichtigen. Begin activiteit, einde activiteit, reden controle, kantoor dat belast is met de controle. c) De inventaris 720. Deze inventaris geeft een lijst van de terugbetalingen waarop de buitenlandse belastingplichtigen aanspraak maken. Hij verwerkt eveneens afbetalingen en kredieten. d) Proces-verbaal van de situatie van de boeken.

Enkel de punten a) en b) maken deel uit van dit lastenboek. 2.3.6.2.5. Te voorzien in het project STIR ONDERNEMINGEN

a) De migratie van identificatie- en toestemmingsgegevens van de toepassing ACCESS naar het DU, voor zover dat deze gegevens niet gemigreerd zijn via de toepassing TPSIGNA. b) De identificatie van gebruikelijke buitenlandse belastingplichtigen (zie BTW-Entiteiten, hierboven). c) De creatie van rapporten en statistieken. d) Eventueel een workflow voor de verwerking van deze dossiers.

2.3.7. Module 7 : Intranettoepassingen

2.3.7.1. Inleiding De huidige intranetsite van de BTW kan schematisch verdeeld worden in vier delen:

STIR ONDERNEMINGEN

137/215

-

Een rubriek met nuttige links; Een rubriek om documenten te downloaden; Een rubriek met een bepaald aantal tweetalige controlelijsten (+/- 40), die onafhankelijk zijn van elkaar; Websigna, de consultatiepagina van identificatiegegevens van BTW-plichtigen.

Enkel de twee laatste onderdelen zijn van belang voor dit lastenboek. Afgezien van lijst 678 ontwikkeld in het volgende onderdeel, zijn alle controlelijsten enkel consulteerbare lijsten. 2.3.7.2. Controlelijsten Alle lijsten volgen hetzelfde schema: geregeld verstuurt de hoofdserver (momenteel een Siemens BS2000) naar een Webserver gegevens in de vorm van platte bestanden, gescheiden door een puntkomma. Deze gegevens worden automatisch geplaatst in een databank die verbonden is met de Webserver. Zo is er een gegevenshistoriek verzekerd. Deze gegevens komen van de back-office en worden enkel gestockeerd op de Webserver: ze verschijnen immers eerst op de listings voordat ze worden veranderd in Webpages. Sommige lijsten moeten gelegaliseerd worden. Op het vlak van functionaliteiten beantwoorden ze aan de volgende kenmerken: -

-

-

Een reeks opzoekingscriteria (tussen 2 en 8, inclusief de periode) op een homepagina maakt het mogelijk om de te bekendmaken gegevens te filteren. Als deze pagina niet wordt gebruikt, dan wordt de informatie onmiddellijk in de vorm van een lijst getoond, dit is een default setting. De details van een inschrijving worden niet bekendgemaakt. Wanneer de zoektocht voornamelijk gebaseerd is op een BTW-kantoornummer, dan is het gangbaar om de aflopende opzoekingslijst in te vullen die overeenkomt met de beschikbare nummers voor de gevraagde periode, om de zoektochten te verwijderen die tot geen enkel resultaat leiden. Navigeren in een lijst gebeurt door een afsnijding per pagina’s (evenveel inschrijvingen per pagina) . Al naargelang de lijst kunnen de gegevens worden gesorteerd op bepaalde codes. Exporteren van gegevens op de huidige pagina of alle gegevens exporteren naar een spreadsheet (hier MS-Excel). Een printbare versie van gegevens op de huidige pagina of het geheel van gegevens. Overschakelen van de ene nationale taal naar de andere. De bekendmaking van de laatste update. De bekendmaking van ten minste één contactpersoon.

2.3.7.3. Intranettoepassing « Notificatie Lijst 678 »

2.3.7.3.1. Inleiding Deze intranettoepassing voorziet het beheer van kredieten van BTW-plichtigen waarvoor een bestemming dient te worden opgegeven. Deze actie gebeurt driemaandelijks. Ze wordt gebruikt door alle BTW-controlekantoren, na legalisatie. Elk kantoor kan enkel de kredieten beheren van de BTW-plichtigen die onder zijn bevoegdheid valt. Na een bestemming te hebben gegeven aan alle kredieten, moet de hoofdinspecteur van het controlekantoor de lijst bekijken: een papieren lijst wordt afgedrukt en verstuurd naar het CTI van Brussel en de kredietgegevens die werden verdeeld kunnen dus gebruikt worden in de volgende verwerkingsketen.

STIR ONDERNEMINGEN

138/215

2.3.7.3.2. Functionaliteiten Als de toepassing wordt geopend, dan wordt er een overzicht van kredieten van het lopende trimester weergegeven, in de vorm van een lijst. Het afdrukken van deze lijst moet op elk moment mogelijk zijn, alsook het exporteren naar een spreadsheet van een kantoorsuite. Bij de verwerking van de kwartaallijst moet het kantoor altijd het aantal kredieten weten die nog een bestemming moeten krijgen, en de kredieten die reeds werden behandeld. Een detailpagina maakt het mogelijk om de notificatie van een krediet te bekijken en te redigeren, naar een of meerdere bestemmingen. Opdat een verdeling geldig zou zijn, moet ze minstens een bestemming bevatten en 100% uit te voeren zijn. De validatie van alle notificaties wordt gegeven door een goedkeuring: deze mag slechts gegeven worden als alle kredieten een bestemming hebben gekregen. Na deze validatie kan geen enkele verdeling meer worden gewijzigd voor het betrokken kwartaal. De hoofdinspecteur van het kantoor kan dan een definitieve lijst afdrukken met vermelding van de goedkeuringsdatum.

2.3.7.3.3. Verbanden van controlelijsten en de lijst 678 De legalisatie wordt gerealiseerd door de login manager (momenteel LDAP, op termijn systeem IAM) van de FOD Financiën. De identificatiegegevens van de belastingplichtigen op de lijsten bevinden zich in de signaletiek ‘SIGNA’ van de BTW, waarvan er een kopie op de Webserver staat die deze toepassing bezit. De huisstijl ontwikkeld in het kader van het project CCFF moet worden gebruikt.

2.3.7.4. De toepassing Websigna De toepassing Websigna is een raadplegings- en opzoekingspagina van identiteitsgegevens van BTW-plichtigen. Deze pagina bestaat uit de wezenlijke elementen (een vijftiental) die het mogelijk maken om snel een belastingplichtige of een groep belastingplichtigen terug te zoeken. Hulp bij de invoer wordt voorzien voor de criteria die zich baseren op een vooraf vastgelegde waardenlijst (NACEBEL-codes, bureaunummer bijvoorbeeld). Een resultaat verschijnt op een pagina met gedeeltelijke kenmerken. Deze pagina bevat een bepaald aantal links die het mogelijk maken om: Bijkomende details te hebben die zich in de identificatiegegevens, in de BTW-entiteiten in dit geval bevinden; bijkomende opzoekingen te beginnen door andere pagina’s te gebruiken, op basis van afgebeelde resultaten (omzetcijfer, terugbetalingen, lijst 682 bijvoorbeeld) Net zoals de hierboven beschreven controlelijsten, maakt de Websigna-toepassing het mogelijk om de opzoekingsresultaten te exporteren naar een spreadsheet (bv. Excel), alsook naar een PDF (Portable Document Format)-bestand.

2.3.8. Module 8: Link met DIM en Filenet

De samenhang van documenten gescand door DIM en gestockeerd in FileNet.

STIR ONDERNEMINGEN

139/215

Momenteel wordt er bij de FOD Financiën een project (DIM) ontwikkeld dat het scannen van documenten verstuurd door onze klanten mogelijk maakt om ze in elektronisch formaat aan te bieden aan onze toepassingen. In de powerpointpresentatie in bijlage Q wordt dit scanningproject voorgesteld. Uit het document blijkt duidelijk wat out of scope is voor DIM, en bijgevolg voorzien moet worden binnen de afzonderlijke projecten (eventueel een gemeenschappelijke oplossing). De gescande documenten worden voorzien van een barcode, geïndexeerd en verstuurd naar Filenet. Het genereren van de barcodes, het indexeren van de documenten zodat ze op een eenvoudige wijze kunnen teruggevonden worden in Filenet valt buiten de scope van DIM. Dit betekent dat er in dit bestek een oplossing moet worden aangeleverd voor het beheer van de binnenkomende post van klanten, zodat deze op elektronische wijze consulteerbaar zijn. Volgende zaken dienen geanalyseerd te worden: - het aantal te scannen documenten; - een indeling volgens de aard van de documenten, met het oog op het creëren van een boomstructuur voor de binnenkomende correspondentie van de BTW-kantoren. In het kader van dit lastenboek wordt er verzocht om: -

-

Over te gaan tot de consolidatie van de behoeften van het project STIR Ondernemingen over het beheer van inkomende gescande documenten; Na te kijken of de uitgevoerde ontwikkelingen in het kader van STIPAD/SITRAN, enz. kunnen worden hergebruikt in de toepassing STIR ONDERNEMINGEN door middel van bewerking of generalisatie; De overgebleven oplossing te implementeren.

Het is zelfs denkbaar dat er ondertussen een gemeenschappelijke oplossing voor het volledige Geïntegreerde Verwerkingssysteem wordt ontwikkeld. In dit geval wordt gevraagd dat het project STIR ONDERNEMINGEN LOT 2 deze oplossing gebruikt en het implementeert in zijn eigen ontwikkelingen. 2.3.9. Module 9: Overige

2.3.9.1. Vergunning ET 14000 - Verlegging van de heffing Om de verleggingsregeling van de wegens invoer verschuldigde BTW te mogen toepassen moet de belastingplichtige een vergunning hebben bekomen die door of vanwege de Minister van Financiën wordt uitgereikt. Al de belastingplichtigen die deze vergunning bekomen codeerprogramma(TP0110) in het bestand van de (FIL.T1810.T1810CBVERGUNH) opgenomen.

worden via een vergunninghouders

Ook de aanzuiveringen gebeuren via dit codeerprogramma. De te betalen sommen worden betaald op de RCIV’s van Namen en Mechelen. Elke dag wordt het bestand van de vergunninghouders meegedeeld aan de Douane.

2.3.9.2. Douanedocumenten van inen uitvoer (Webdouane) De bevoorrading van Webdouane gebeurt momenteel via de BS2000. De gegevens van de inen uitvoerdocumenten die periodiek worden afgeleverd door de Administratie der Douane en

STIR ONDERNEMINGEN

140/215

Accijnzen, worden, na het ondergaan van een aantal validaties en met het oog op hun exploitatie door de bestaande STIR-applicatie, opgeslagen in een centraal bestand.

2.3.9.3. Bestanden Kantoren en Codes Ter herinnering: een groot aantal van de te migreren toepassingen heeft voor de goede werking een Bestand Kantoren en Codes nodig. Het bevoegd kantoor en de Nacecodes maken deel uit van het project SITRAN. Het is absoluut noodzakelijk dat dit bestand beschikbaar is op het ogenblik van de migratie. Moest SITRAN op dat ogenblik deze materie nog niet hebben behandeld of ontwikkeld, dient er alsnog in kader van dit bestek iets te worden voorzien voor de bestanden kantoren en Codes. Bijgevolg is eventueel te voorzien: Het aanleggen en onderhouden, ten behoeve van de toepassingen die het voorwerp uitmaken van het bestek, van de navolgende bestanden : - een bestand met de gegevens van de kantoren en diensten van Belastingen en Invordering, sector BTW. - een bestand houdende de codes NIS-gemeenten en hun relatie tot de kantoren en diensten die zijn opgenomen in het bestand beschreven hierboven. - een bestand van de codes werkzaamheid Nacebel.

2.3.9.4. Monitoring, reporting en gegevensextracten en statistieken Eens de toepassingen en de bestanden gemigreerd zijn, is het noodzakelijk dat er een tool voorzien wordt dat instaat voor monitoring en reporting. In de huidige stand van zaken is er voor het verkrijgen van bepaalde statistieken vaak een ingewikkelde query nodig. Er is nood aan een eenvoudige manier om de diverse statistieken die we vandaag gebruiken, maar ook de statistieken die we in de toekomst nodig zouden kunnen hebben te genereren. Daarnaast moet het ook mogelijk zijn om vanuit de nieuwe omgeving op een eenvoudige wijze gegevensextracten te kunnen nemen, om deze volgens de diverse behoeften van de FOD, maar ook op vraag van externe gebruikers, ter beschikking te kunnen stellen. De bedoeling is dat alle hiervoor beschreven toepassingen dienen te voorzien in een gedetailleerde monitoring van de processen, en dat deze monitoring ook toegepast kan worden op STIRBTW, omdat dit project zelf geen monitoring heeft voorzien. Qua statistieken moet het mogelijk zijn om alle statistieken die we vandaag nodig hebben, probleemloos te kunnen genereren. Daarnaast moeten vragen naar nieuwe statistieken op eenvoudige en flexibele wijze te dienen kunnen worden opgevangen. De specifieke behoeften voor deze monitoring, reporting, gegevensextracten en statistieken zullen tijdens de analysefase worden gespecificeerd.

2.3.10. LOT 2 Deel 2, optie INTEGRATIE VAN BTW IN STIMER Wij presenteren u een lijst met de Use Cases die reeds werden geanalyseerd en in detail werden ontworpen in het kader van STIR 1. Deze analyses (met uitzondering van de analyses van de UC’s over de "métier" behoeftes specifiek aan BTW) werden hernomen als basis voor de ontwikkeling van het systeem STIMER. Ze werden verfijnd om toegepast te worden op alle rechten gedekt door STIMER en om zich aan te passen aan de vereisten van de dubbele boekhouding.

STIR ONDERNEMINGEN

141/215

De analyses en het gedetailleerde ontwerp met betrekking tot de functionaliteiten die zijn vervat in deze optie zullen moeten worden aangepast aan de specifieke context van de BTW die harmonieus in STIMER worden opgenomen. Wij herinneren eraan dat het hier niet gaat om het ontwikkelen van een geïsoleerde toepassing, maar om het goed integreren van specifieke "métier" behoeftes m.b.t. de boekhouding, de inning, de terugbetaling en de invordering van de BTW in de Coperfin-processen en de bestaande of in ontwikkeling zijnde functionaliteiten van STIMER. N.B. : wij leggen de nadruk op het feit dat er sinds de realisatie van de voorstudies en de lancering van STIR en STIMER, een bepaald aantal wetgevende wijzigingen en werkmethode hebben voorgedaan, die eventueel de herziening van bepaalde Use Cases of de omschrijving van nieuwe Use Cases noodzakelijk maken. De analyse van deze wijzigingen en hun implementering zullen ten laste vallen van de aannemer.

STIR ONDERNEMINGEN

142/215

Nummer UC 06-03 Nummer UC 07-01 07-02 07-03 07-05 07-34 07-35 08-18-01 08-18-02 08-18-03 08-18-04 31-39 31-58 31-59 Nummer UC 07-06 07-06-01 07-06-02 07-06-03 07-06-04 07-06-05 07-06-06 07-06-07 07-06-08 07-06-09 07-06-10 07-13 07-15 07-16 07-17 07-18 07-21 07-26 07-27 07-28 07-29-01 07-30 07-31 07-32 07-33 07-36 07-37 07-38-01

Ontwikkeld of UC geanalyseerd in STIR 1 en van toepassing op de ontwikkelen automatische vervaardiging van uitvoerbare titels (P06) STIMER Beheren van een titel (BTW) Ontwikkeld of UCs geanalyseerd in STIR 1 en van toepassing op de ontwikkelen inning en op de invordering (P07/08/09/30/31) STIMER Voltooien van een klacht x Behandelen van een klacht x Gespecialiseerde verwerking x van de klacht Een definitieve beslissing nemen x Klachtenopvolging x Verslaggeving klachtenopvolging x Validatie van een concept x Een concept creëren x Automatisch een concept valideren x Een concept escaleren x Evaluatie en goedkeuring van een concept door de Teamchef x Automatisch doorsturen van post x Manueel doorsturen van post x Ontwikkeld of UCs geanalyseerd in STIR 1 en van toepassing op de ontwikkelen boekhouding en de inning (P07/08/09) STIMER Boekhoudkundige rechtzettingen x Annuleren aanwending x Uitstel van interestberekening x Aanpassen Valuta datum x Annuleren vreemde schuld x Betalingen op kosten forceren x Correcties van kosten x Terughalen van kredieten uit RE x Aanduiden waarborgen x Ingebrekenstelling x Foutieve uitbetalingen corrigeren x Ontvangen van een betaling per cheque x Ontvangen van een betaling per bankkaart x Boeken van betalingen x Controleren boeking betalingen x Opzoeken van bestemming van een betaling x Controleren van vervaldag (betalingsbericht & aangiften) x Opmaken van borderel voor verzending van cheques x Steekproef selectie door systeem van te controleren x gegevens Ontvangen van gegevens van financiële instelling x Controleren van vervaldata na niet-aangetekende aanmaning x Berekenen van schuld x Manueel verwerken van de ontheffing van kosten x Creëren van buitenlandse schulden x Controleren van ontvangen gegevens vanwege financiële x instelling Opvolgen van een cheque in het elektronische register x Opvolgen van een niet-gecrediteerde Banksysverrichting x Een schuld overbrengen x

STIR ONDERNEMINGEN

143/215

te in

te in

te in

07-38-02 07-38-03 07-38-04 07-38-05 07-38-06 07-38-07 07-38-08 07-38-09 07-38-10 07-38-12 07-38-13 07-38-14 07-38-15 07-38-17 07-38-18 07-38-19 07-38-21 07-38-22 07-38-23 07-38-24 07-38-25 07-38-26 07-38-27 07-38-28 07-38-29 07-38-30 07-38-31 07-40 08-03 08-03-01 08-03-02 08-08 08-10 08-17 08-19 08-20 08-21 31-32-01 31-32-02 09-01 09-04-01 09-04-02 09-09 09-13 Nummer UC 30-01 30-03 30-04 30-06 30-07

Een krediet overbrengen x Een periodieke schuld initialiseren x Een periodieke schuld afsluiten x Een krediet aan een schuld toewijzen (+ eventuele splitsing) x Een krediet inschrijven x Een schuld inschrijven x Een Balans-entiteit bekendmaken x Een schuld annuleren x Een krediet annuleren x De inhoudingen (BTW) opvolgen Een Balans-Entiteit seleteren x Een schuld wijzigen x Een krediet wijzigen x Een inhouding creëren (BTW) Een krediet beschikbaar stellen (BTW) Een verband afsluiten x Een schuld zoeken x Een krediet zoeken x Actualiseren van tellers x Een uitvoerbare titel op een schuld toevoegen x Een gestructureerde communicatie decoderen x Boeken op een schuld x Een krediet boeken x De boekingen wijzigen x De betwistingen inzake acties noteren x Afdrukken balans x Hernieuwing bericht van beslag x ICPC-interacties x Berekenen van eindbedrag x Berekenen van eindbedrag IM x Berekenen van eindbedrag IR x Evalueren van een voorstel/terugbetaling x Uitvoeren van overschrijvingen x Verwerken terug te betalen bedragen x Vereffenen van kosten ten aanzien van rechthebbenden x Opvolgen van debets op financiële rekening x Opvolgen van aanzuivering van wachtregister x Afbetaling van minimumsaldo’s x Afbetaling van niet te vervolgen saldo’s x Periodieke afsluitingen en rapporten x Controleren van automatische afsluitoperaties x Actualiseren van tellers x Controleren van boekhoudkundige operaties en afsluitingen + x rapporten Behandelen dossiers verantwoordelijkheid rekenplichtige x Ontwikkeld of UCs geanalyseerd in STIR 1 en van toepassing op de ontwikkelen invordering (P30/31) STIMER Verwerken van PV’s inzake fraude of vermoeden en x opmaken van een unilateraal verzoekschrift Nemen en vernieuwen van bewarende maatregelen x Vormen van een garantie x Consulteren van Centrale Dienst voor Inbeslagneming en x Verbeurdverklaring Inschrijven vernieuwing van inhoudingen (BTW)

STIR ONDERNEMINGEN

144/215

te in

31-03 31-04 31-07 31-09-01 31-09-02 31-09-04 31-10 31-11-01 31-11-02 31-12 31-16 31-19 31-20 31-21 31-22 31-23 31-24 31-27 31-28 31-29 31-30 31-31 31-33 31-35 31-36 31-37 31-38 31-42 31-43 31-44 31-45 31-46 31-47 31-49 31-50 31-51 31-52 31-53 31-54 31-55 31-56 31-57 31-60 31-61 31-62 31-63

Automatisch verdelen van dossiers Toekennen van betalingsfaciliteiten Automatisch verwerken van onkostennota’s Stuiten van de verjaring De verjaring berekenen Opvolging stuiten van de verjaring Een juridisch dossier openen/wijzigen en een juridisch advies geven Onderzoek van voorstellen tot verzoek om opschorting Opvolging van de opschorting: annulering voor verjaring Beslissing van toelating voor opschorting Verwerken van gerechtelijke dossiers Verwerken van aan de staat verschuldigde kosten, schadevergoedingen en interesten Controleren van verjaringsstuitende acties Behandelen dossiers verantwoordelijkheid rekenplichtige Manuele verwerking van onkostennota’s Vervolging toewijzen aan een gerechtsdeurwaarder Notificatie aan de notaris Manueel voorstel tot verzoek om opschorting van invordering Verklaringen van schuldvordering Aanvragen juridisch advies Manueel creëren van aangetekende aanmaningen Rechten van de Schatkist in gevaar Aanvraag om toelating van beslag op onroerend goed Creëren van automatische aanmaningen voor nietgerespecteerde afbetalingsplannen Splitsing van schulden Vereenvoudigd derdenbeslag Hypothecaire inschrijving Automatisch creëren van aangetekende aanmaningen Stopzetten van de betalingsplannen Automatisch aanwijzen van de ambtenaar die is belast met de verwerking van ontvangen informatie Manueel wijzigen van het statuut van de schuld Attest overdracht van handelsfondsen Reacties na betaling inzake schuld in vervolging Opnieuw toekennen van dossiers Handlichting op verzoek van een geïnteresseerde partij Automatisch opvolgen van dossiers Selecteren van dossiers Notificeren openbare verkoop Manueel opvolgen van dossiers Manueel opvolgen van vervolgingen Internationale invordering Schulderkenning Automatisch voorstel tot verzoek om opschorting Manuele aanwijziging van ambtenaar die is belast met verwerking van ontvangen informatie Verwerking van door de Staat verschuldigde kosten en schadevergoedingen Solvabiliteitsfiche

STIR ONDERNEMINGEN

x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x

145/215

2.3.10.1. Architectuur STIR Niet-exhaustieve lijst van de reeds geïdentificeerde interfaces. Module 10 (optie) Specifieke interfaces: -

-

toepassing STIR BTW aangaande de inschrijving in de boekhouding van de rechten vastgesteld op periodieke aangifte toepassing BR/CS (bidirectioneel) aangaande: o de informatie over de niet-betaling o de rechten vastgesteld op de bijzondere rekening waarvoor een uitvoerbare titel wordt gecreëerd toepassing STIR CO aangaande de validatie van BTW-kredieten die uitgekozen werden voor terugbetaling toepassing datamining aangaande de BTW-kredieten die niet onderhevig zijn aan controle voor de terugbetaling

Reeds geïdentificeerde interfaces voor STIMER: -

toepassing Workflow Geschillen aangaande het statuut van de geschillen op de geboekte schulden toepassing e-notariaat aangaande de uitwisselingen met de notarissen federale toepassing FEDCOM aangaande de verslaggeving van vastgestelde rechten en ontvangsten Banksys voor de betalingen met bankkaart ISAGATE voor de uitwisselingen met de financiële instellingen SAINTEX/Dorothée voor de uitgaande post DIM voor de binnenkomende post TBT voor het beheer van de prestatie IAM voor de toegang tot de toepassing

2.3.10.2. Presentatie van Module 10 (optie) Hier ter herinnering de modules die moeten worden uitgevoerd in het kader van deze offerte. De verschillende onderdelen van deze modules moeten voor hun uitvoering opnieuw samengebracht worden in functie van de tussen hen bestaande onderlinge samenhang in termen van functionaliteiten en planning. Ter herinnering: de optie m.b.t. module 10 omvat: -

-

De creatie, indien nodig, van uitvoerbare titels in geval van niet-betaling van de BTW De aanpassing van de analyse van de boekhouding, van de inning, van de terugbetaling en van de invordering van de BTW uitgevoerd in STIR op het model ontwikkeld in STIMER De integratie van de boekhouding, de inning, de terugbetaling en de invordering van de BTW in STIMER De voltooiing van de balans van de schulden en vorderingen (fiscaal en niet-fiscaal) consulteerbaar door de gemachtigde ambtenaars en de bijdrageplichtigen

Deze optie omvat onder andere:

STIR ONDERNEMINGEN

146/215

-

De volledige modelisatie van gegevens uit deze optie in zijn geheel met de definitie van de aan te wenden beheerregels betreffende de gegevens die gedeeld worden met andere al dan niet geïntegreerde systemen - Het gedetailleerde ontwerp van alle applicatie-eenheden waaronder de interfaces (intern en extern) met een volledige beschrijving van de workflows die het werk van de gebruikers zullen ondersteunen - De gedetailleerde analyse en het gebruik van de systematische herhaling van gegevens die nog actief zijn in de huidige systemen (meer bepaald in de toepassing "rekeningcourant" van het CTI en in de toepassingen van inning/invordering van het RCIV) ongeacht hun ouderdom - De migratie van de oude systemen naar de nieuwe toepassingsomgeving met de mogelijkheid om alle historische gegevens te verwerken - De ontwikkeling van de in de UC’s opgenomen functionaliteiten die de applicatiedomeinen omvatten en de workflow van de boekhouding, inning, terugbetaling en invordering van de BTW, waaronder alle interfaces (intern en extern, alsook met al dan niet geïntegreerde toepassingen) De implementatie van de functionaliteiten van de boekhouding, inning, terugbetaling en invordering van de BTW 2.3.11. LOT 2: Presentatie van de planning en de fases Het beoogde doel van deze paragraaf is te kunnen komen tot de planning van de realisatie van de verschillende modules binnen Lot 2 op basis van de eisen, gekoppeld aan de correlaties ervan met de andere implementeringsprojecten die momenteel aan de gang zijn bij de FOD. Dit lot is erg gediversifieerd en biedt de mogelijkheid om gelijktijdig verschillende fases voor zijn realisatie te definiëren met een maximale beperking van de eisen inzake correlaties zonder daarbij de verwachtingen van bepaalde specifieke functionaliteiten vanwege de andere implementeringsprojecten uit het oog te verliezen (en vice versa). Daarenboven zijn een aantal modules onlosmakelijk met elkaar verbonden. Om het project op te starten, wenst de FOD samen met de aannemer alle taken te consolideren die moeten worden gerealiseerd, en dit volgens planningen die moeten worden gefinaliseerd in de loop van deze opstartfase. Deze periode van consolidatie moet de resultaatsverbintenissen van de inschrijver preciseren en beschrijven voor alle modules die binnen het bereik van het project vallen zonder ook maar één van de functionaliteiten te kunnen uitsluiten, opgenomen in dit bestek (of die staan vermeld als zijnde te beschrijven, te verrijken en te realiseren), en dit zonder overweging van een bijkomend budget. Aan het einde van de consolidatiefase moeten volgende zaken vastliggen: De volgorde van de te realiseren modules, rekening houdend met enerzijds de samenhang tussen bepaalde modules en werklast die de module vertegenwoordigt. Een aantal modules zullen om praktische redenen moeten geprioretiseerd worden. De planning van de analyse voor de verschillende modules (over een maximale periode van 9 maanden à rato van 1 maand per module Deze analysefase kan evenwel gespreid zijn over de duur van het project teneinde een iteratief ontwikkelingsproces te garanderen, en teneinde de wisselwerking met andere lopende projecten te kunnen opvolgen en bijblijven). De planning van de realisatie van elke module. De FOD Financiën wenst al de modules van dit lot binnen drie jaar te finaliseren. Deze operationalisering veronderstelt uiteraard dat alle acties die zijn gekoppeld aan de implementering van het Plan voor begeleiding, zullen zijn voltooid vóór deze limietdatum en dat de pilootprojecten zullen zijn gerealiseerd (en afgewerkt) en dat ze de efficiëntie van de nieuwe toepassingssystemen zullen hebben aangetoond. STIR ONDERNEMINGEN

147/215

*1: Tijdens de analysefase zal moeten blijken welke modules eerst zullen worden behandeld, en welke modules samenhoren. *2: De duur per module is hier puur illustratief in opgenomen, deze zal worden ingeschat tijdens de consolidatiefase, alwaar een exacte planning zal worden uitgewerkt. Het is weinig waarschijnlijk en niet noodzakelijk dat er aan alle modules tegelijkertijd wordt gewerkt. Alle modules moeten klaar zijn op 31/12/2011. Er wordt door FOD Financiën veel belang gehecht aan meetbaarheid en zichtbaarheid van de resultaten. Dit betekent dat telkens als er een stuk werk af is, dit moet kunnen gevisualiseerd worden, ook al gaat de module daarom nog niet onmiddellijk in productie. Doel hiervan is het management informeren over de vooruitgang aan de hand van concrete en zichtbare realisaties.

STIR ONDERNEMINGEN

148/215

2.4. LOT 3

2.4.1. Module 1: STIR Controle 2

2.4.1.1. Inleiding De binnen het systeem voor geïntegreerde verwerking B&I te ontwikkelen module STIR Controle dient een ondersteuning te bieden inzake enerzijds het werkplanbeheer inzake fiscaal nazicht en anderzijds het document-, correspondentie- en taakbeheer ten behoeve van de individuele controleambtenaren. Voor het werkplanbeheer houdt dit in dat de door de risicobeheerstoepassingen voor fiscaal nazicht voorgestelde dossiers via een uniforme interface (xml-formaat) in het controlewerkplan worden opgenomen, waarna de selectie vervolgens het voorwerp van verdere verfijning kan uitmaken en uiteindelijk de controleopdrachten worden toegekend aan controleteams en uitvoerende controleagenten. De controleagent, die ondermeer aangestuurd wordt via het binnen STIR ontwikkelde Common Taakbeheer, zal de hem toegewezen controleopdrachten uitvoeren met behulp van de aanwezige functionaliteiten inzake documenten correspondentiebeheer. Het resultaat van de uitgevoerde fiscale nazichten zal vervolgens te consulteren zijn in het luik Controle van de boomstructuur van het elektronisch Enig Dossier dat per belastingplichtige wordt gehouden.

2.4.1.2. STIR Controle 1 Binnen het kader van het STIR project werd reeds gestart met de uitwerking van deze controlemodule. Zo werden de analyses inzake werkplanbeheer, beheer werkinstructies (beheer van controleopdrachten en -deelluiken) en beheer vraagdossier reeds in detail beschreven. Eind 2008 worden reeds een aantal functionaliteiten inzake werkplanbeheer en beheer werkinstructies in produktie gebracht en ter beschikking gesteld van een aantal polyvalente (inkomstenbelastingen & btw) controlecentra van de AOIF. Onderstaande figuur verduidelijkt deze geplande ontwikkelingen:

STIR ONDERNEMINGEN

149/215

Figuur 9 : Gedeeltelijke uitbouw van STIR CO vanaf zijn fundamenten

De binnen STIR CO voorziene ontwikkelingen beperken zich tot de release 1 (R1). De doelstelling van R1 is de in plaats stelling van een eerste release van STIR CO met toegevoegde waarde voor de gebruikers en het management en een duidelijk evolutiepad voor de toekomst. De toegevoegde waarde ervan bestaat uit: -

het opnemen binnen het controlewerkplan van de aansturing vanuit risicobeheer via een standaard import formaat (xml); de planning en opvolging van de controleopdrachten en –deelluiken door het centrummanagement en teamchefs; het beheer van de persoonlijke opdrachten door de controleagenten (verantwoordelijke titularissen en meewerkende agenten); waarbij een uitbreidbare basis voor de toekomst wordt gecreëerd aan de hand van een lagenmodel.

Dit wordt verder geconcretiseerd door volgende figuur:

STIR ONDERNEMINGEN

150/215

Figuur 10 : Levenscyclus controleopdrachten en praktische werking doorheen de schermen

2.4.1.3. STIR Controle 2

2.4.1.3.1. Werkplanbeheer Op basis van de reeds bestaande analyses STIR CO 1 dient het werkplanbeheer verder uitgebouwd te worden met ondermeer een aantal in de STIR CO 1 analyses reeds beschreven functionaliteiten inzake werkplanbeheer op zowel pijler- als centrumniveau. Dit houdt o.a. het beheer van controleacties (= geheel van individuele controleopdrachten die beantwoorden aan een specifiek geïdentificeerd risico) op pijlerniveau in, evenals de integratie van de notie werklast binnen het controlewerkplan en het beheer ervan. De UC’s die het werkplanbeheer beschrijven, kunnen uitgedrukt worden in een procesflow die wordt weergegeven in een volgend schema. De voornaamste bijkomende ontwikkelingen die het voorwerp van dit bestek uitmaken, zijn aangeduid met Rel. 2:

STIR ONDERNEMINGEN

151/215

Figuur 11 : UC werkplanbeheer

Selectie en opstelling van het werkplan De UC 20-01 beschrijft hoe de Senior Beheerder Planning, op niveau van de pijler, de lijsten van de controleopdrachten analyseert om er een planning op lange termijn van te kunnen maken: -

-

Hij bepaalt in het algemeen, op het vlak van controleacties, de werklast die noodzakelijk is om de controleopdrachten uit te voeren. Hij herziet eventueel de prioriteit die door Risicobeheer aan de controleacties werd gegeven. De mogelijke herzieningen worden gemotiveerd en doorgegeven aan Risicobeheer. Hij bepaalt of herziet de prioriteit van de imperatieve en indicatieve controleopdrachten. Hij kort de lijst van indicatieve opdrachten in en maakt daarbij het onderscheid tussen opdrachten die moeten worden uitgevoerd en niet moeten worden uitgevoerd.

Eenmaal dat de UC 20-01 beëindigd is, worden de controleopdrachten verstuurd naar de controlecentra waarvan de betrokken belastingplichtige afhangt. Deze UC moet worden ontwikkeld in de release 2 die deel uitmaakt van dit lastenboek. De UC 20-02 beschrijft de beslissingen die genomen worden door de Beheerder Planning, op het niveau van zijn controlecentrum: -

-

Hij herziet eventueel de prioriteit van de controleopdrachten gedefinieerd op het niveau van zijn controlecentrum (van de pijler door de Senior Beheerder Planning – Release 2). Hij herziet de selectie van de controleopdrachten die hij binnenkrijgt: hij kan beslissen om opdrachten op te nemen die voordien werden afgewezen of in de lijst “Niet controleren” werden geplaatst. Hij kan eveneens opdrachten terugroepen die voordien in de selectie werden opgenomen of opdrachten creëren, op basis van lokale kennissen, die in geen enkele door Risicobeheer gegenereerde lijst voorkomen. In alle gevallen worden de op dit niveau genomen beslissingen gemotiveerd. Hij wijst controleopdrachten toe aan teams. Hij bepaalt de werklast van de individuele controleopdrachten (Release 2).

STIR ONDERNEMINGEN

152/215

Planning en voorbereiding van controleopdrachten De UC 20-03 beschrijft de beslissingen van de Teamchef die een controleopdracht kreeg toegewezen: -

Hij organiseert een operationeel team (door rekening te houden met de middelen die noodzakelijk zijn om de opdracht uit te voeren – Release 2). Hij stelt een gedetailleerde planning op.

De UC 20-35 beschrijft de beslissingen van de Titularis (verantwoordelijke van een controleopdracht), de Teamchef, maar ook van alle teamleden van een controlecentrum: -

Een gedetailleerde aanpak is ontwikkeld en gedocumenteerd. De controletaken worden verdeeld onder de teamleden van het controlecentrum.

Alle beslissingen m.b.t. de controleplanning kunnen worden samengevat in de onderstaande tabel. De bijkomende ontwikkelingen die het voorwerp van dit bestek uitmaken, zijn aangeduid met Rel. 2:

Figuur 12 : Bijkomende ontwikkelingen release 2

Betrokken UC’s STIR CO 1 Tabel 8 : Overzicht UC’s STIR CO 1 – planning en voorbereiding controle-acties

Nr 20-01

20-02

Titel Analyseren en evalueren van een selectie en rangschikken van risico’s Updaten van het algemeen werkplan

STIR ONDERNEMINGEN

Manier

Beschrijving Wanneer er een controleactie werd gecreëerd volgens de processen van Risicobeheer, dan wordt deze actie geëvalueerd en gerangschikt volgens een te maken risicoanalyse. De Beheerder Planning evalueert de ontvangen controleopdrachten (individuele controleacties – Release 2). (Dit alles door rekening te houden met de eisen van de algemene planning, van de werklast en vaardigheden van zijn teams, - Release 2) de Beheerder Planning werkt een gedetailleerde planning uit en geeft de controleopdrachten aan de teams. (Op basis van de beschikbare middelen 153/215

20-03

Plannen van de Controle

20-35

Voorbereiden van de Controle

Release 2) Hij beslist welke dossiers worden geselecteerd in de indicatieve controlelijst en welke niet. De Controleopdracht wordt geanalyseerd, (de middelen noodzakelijk om de opdracht uit te voeren worden geschat, - Release 2) de opdracht wordt toegewezen aan de teamleden en er wordt een planning gedefinieerd. Een gedetailleerde aanpak wordt ontwikkeld en de Controleopdrachten worden verdeeld

De documenten betreffende de reeds uitgevoerde analyses (UC’s, activity- en statusdiagrammes, GUI layoutdocumenten) zijn beschikbaar op het volgende adres: http://www.minfin.fgov.be/portail1/nl/cadrenl.htm. De hierboven geschetste gewenste bijkomende functionaliteiten zijn richtinggevend voor de inschrijver. Evenwel mogen, in het licht van de wijzigende omgeving waarin de FOD Financiën zich bevindt, eventuele aanpassingen en optimalisaties van de bestaande analyses in functie van nieuw gedefinieerde noden niet uitgesloten worden. Enkele mogelijke voorbeelden ter illustratie zijn: het binnen de module Stir CO bijkomend voorzien in uitgebreide opzoekfunctionaliteiten op niveau van het concept “controleluik” (deeltaak) het voorzien in gestructureerde feedbackfunctionaliteiten inzake (de)selectie van dossiers of transfert controleresultaten naar de risicobeheerstoepassingen een eventuele visualisatie van de Risicobeheer Datamininginformatiefiches of Preselectierisicoindicatoren (te onderzoeken in functie van technische mogelijkheden) …. De inschrijver dient hiervoor een voldoende marge te voorzien. Bijkomende verduidelijking: Het STIR CO 1 werkplanbeheer (release 1) zal in een eerste fase uitgerold worden binnen een aantal polyvalente (btw + inkomstenbelastingen) AOIF controlecentra. In functie van de evolutie van de overgang van de huidige organisatiestructuren naar de binnen Coperfin uitgetekende nieuwe pijlerstructuren dient een aangepast vervolgscenario inzake de verdere roll-out van de toepassing uitgewerkt te worden. Naargelang de stand van zaken in de kanteling naar de nieuwe organisatiestructuur zal de verdere roll-out immers gebeuren binnen de toekomstige structuren, dan wel binnen de huidige (uitbreiding van de toepassing tot de “klassieke” beheersdiensten inzake Inkomstenbelastingen en btw met eventuele aanpassingen aan de bestaande toepassing tot gevolg).

2.4.1.3.2. Uitvoering van werkinstructies De Uitvoering van de werkinstructies vormt op zichzelf geen stroom van processen, maar een geheel van elementen waardoor het mogelijk wordt om de informatie die tijdens een werkinstructie wordt geproduceerd te bewaren en op te volgen: -

-

Document: alle gegevens gegenereerd door de Controleprocessen worden gestockeerd in Documenten. Het systeem zal standaarddocumenten ter beschikking stellen van de controleagenten; deze documenten zijn nodig voor de registratie van informatie over controleopdrachten die onder hun verantwoordelijkheid vallen. Vraagdossier: dossier waarin een vraag wordt gesteld aan een interne geadresseerde en er een antwoord wordt verwacht. Een Vraagdossier is vooral een intern

STIR ONDERNEMINGEN

154/215

-

communicatiemiddel dat het mogelijk maakt voor de gebruikers van het systeem om adviezen, steun of antwoorden te krijgen op hun vragen over werkinstructies die onder hun verantwoordelijkheid vallen. Correspondentie: een e-mail, een brief of een fax verstuurd naar een geadresseerde, die geregistreerd staat in het systeem. Het kan gaan om uitgaande of inkomende correspondentie. In het eerste geval is de geadresseerde een extern of intern persoon (FOD Financiën) (als het dus gaat om het overbrengen van informatie zonder een reactie terug te verwachten.) In het geval van inkomende correspondentie wordt de post gescand door het extern systeem DIM-MyScan en toegevoegd aan een werkinstructie.

De implementatie van de functionaliteit Uitvoering van Werkinstructies behoort tot dit lastenboek. Toch zullen de “activiteitenlijsten”, reeds beschikbaar in de Release 1.0, de mogelijkheid bieden om een spoor van de door de agenten uitgevoerde acties te bewaren. De Functionaliteiten Document, Vraagdossier, en Correspondentie zullen evenwel niet beschikbaar zijn in de Release 1.0. Betrokken UC’s STIR CO 1 Tabel 9 : Overzicht UC’s STIR CO 1 – Uitvoering werkinstructies

Nr 20-31

Titel Beheren van het Vraagdossier

20-32

Behandelen van het document

20-33

Creëren en versturen van de correspondentie

20-34

Verwerken van de inkomende correspondentie

Manier

Beschrijving Deze UC beschrijft de manier waarop een gebruiker een Vraagdossier beheert. Dit houdt in: de creatie, de toevoeging van informatie, het versturen naar de Geadresseerde. De verschillende standaarddossiers worden beschreven. Deze UC beschrijft de manier waarop de Documenten worden gecreëerd, geregistreerd, geraadpleegd en gewijzigd. De verschillende standaarddocumenten worden beschreven. Deze UC maakt het de gebruiker mogelijk om een nota of een brief te creëren met bijlagen en het te versturen naar een Geadresseerde binnen de FOD Financiën of daarbuiten. De verschillende uitgaande standaardcorrespondenties worden beschreven. In deze UC wordt de inkomende correspondentie verwerkt, door het te registreren in het kader van een werkinstructie.

Het documenten correspondentiebeheer inzake fiscaal nazicht moet dus verder geanalyseerd en ontwikkeld worden binnen het kader van dit bestek. Als basis hiervoor kunnen de reeds beschreven UC’s inzake documenten correspondentiebeheer gebruikt worden maar ook hier mogen eventuele aanpassingen van de bestaande analyses in functie van nieuw gedefinieerde noden niet uitgesloten worden. De hieronder beschreven uiteenzetting van de door de Administratie gewenste functionaliteiten gaat alvast een stap verder dan de reeds beschikbare analyses. Bovendien dient opgemerkt dat de ontwikkeling van het “vraagdossier” (cfr. supra) niet dient opgenomen te worden binnen de scope van STIR CO 2.

2.4.1.3.3. Bijwerken permanent dossier vennootschapsbelastingen

STIR ONDERNEMINGEN

155/215

Het permanent dossier inzake vennootschapsbelastingen maakt een onderdeel uit van het huidige papieren fiscaal dossier van een vennootschap en bevat in de huidige vorm ondermeer een aantal tabellen om de evolutie van fiscale gegevens over de aanslagjaren heen op te volgen. De binnen Lot 1 - module 3 “backoffice rechtspersonen” te ontwikkelen vernieuwde backoffice moet het fiscaal dossier “rechtspersonen” (aangiften + bijlagen + fiscale tabellen) volledig digitaliseren, waarbij: -

aangiften en bijlagen in de toekomst (mogelijk uitsluitend) onder elektronische vorm via de frontoffice ingediend zullen worden; de fiscale tabellen door middel van de vernieuwde backoffice nog uitsluitend onder elektronische vorm zullen bijgehouden en bijgewerkt worden (zowel voor papieren als elektronische aangiften).

In de tabellen van het permanent dossier worden momenteel door de backoffice dossierbeheerders per aanslagjaar de cijfermatige evoluties genoteerd die bv. de belastbare reserves, vrijgestelde reserves, de samenstelling van het maatschappelijk kapitaal, enz. ondergaan. Deze tabellen zullen in de nieuwe backoffice in plaats van de huidige manuele werkwijze automatisch geactualiseerd moeten worden op basis van de in gestructureerde vorm aangeleverde gegevens (bv. evolutie van belastbare en vrijgestelde reserves) van de ingediende aangifte of latere correcties die door de belastingplichtige of de administratie worden aangebracht; de toestand per aanslagjaar moet gedurende meerdere jaren (minstens 10 jaar) online consulteerbaar blijven, in eerste instantie voor de FOD Financiën, later mogelijk uitgebreid tot de belastingplichtigen via MyMinfin Rechtspersonen. De actualisatie van deze tabellen kan echter ook gebeuren ten gevolge van uitgevoerde fiscale controles waaruit fiscale rechtzettingen zijn voortgevloeid. Dergelijke rechtzettingen kunnen bv. een aanpassing van de door de belastingplichtige aangegeven evoluties van belastbare (tabel 328R) en vrijgestelde reserves (tabel 328S) noodzakelijk maken, een aanpassing van de tabel 276D (tabel opgelegde administratieve boetes) vragen, enz. Daarom dienen de binnen de module 3 “backoffice rechtspersonen” te ontwikkelen tabellen “permanent dossier” eveneens beschikbaar te zijn voor aanpassingen door de controleagenten, werkzaam binnen de module STIR Controle. Hieronder volgt de niet-exhaustieve lijst van mogelijke fiscale tabellen “permanent dossier” vennootschapsbelastingen (cfr. eveneens § 2.2.3.2.4.): -

276D: overzicht van de toegepaste belastingverhogingen en administratieve boeten 328D: tabel oorsprong van het kapitaal 328R: tabel van de belaste reserves 328S: tabel van de vrijgestelde reserves Opvolging gespreid te belasten meerwaarde 276K1

2.4.1.3.4. Templates voor documenten correspondentiebeheer Naast het bijwerken van de tabellen “permanent dossier” ten gevolge van het voor één of meer aanslagjaren uitgevoerde fiscaal nazicht moeten eveneens de nodige functionaliteiten worden ontwikkeld voor het documenten correspondentiebeheer binnen de context van de voor uitvoering geselecteerde controleopdrachten en controle(deel)luiken. Dit impliceert de ontwikkeling van een aantal specifieke controletemplates, niet enkel voor de belastingmaterie VenB maar ook voor de PB, de RPB, BNI/Ven en btw. Het fiscaal-technisch ontwerp van deze templates wordt door de administratie ter beschikking gesteld. Hieronder

STIR ONDERNEMINGEN

156/215

volgt een niet-exhaustieve lijst (bijkomende marge van 20% te voorzien) van deze te ontwikkelen templates: -

akkoordverklaring VenB akkoordverklaring PB 279T (mededelen definitief standpunt) - ontwikkeld binnen Stimer RV (genericiteit te onderzoeken) 332 (vraag om inlichtingen aan BP) - ontwikkeld binnen Stimer RV (genericiteit te onderzoeken) 332ter (vraag om inlichtingen aan derden) voorbereidende nota controleverslag 440BI (aankondiging ter plaatse) 440B (aankondiging ten kantore) Correctie-opgave btw Begeleidende brief correctieopgave btw Proces-verbaal btw 279E1 (aanslag van ambtswege) 279E2 (aanslag van ambtswege) 279 (bericht van wijziging) 279V - 279Pr (bericht van wijziging inzake voorheffingen) – ontwikkeld binnen Stimer RV 279E2V (kennisgeving aanslag van ambtswege inzake voorheffingen) - ontwikkeld binnen Stimer RV PV Vermoeden van Fraude 279F2 boetebericht 279F1 boetebericht Schema tekenen en indiciën

Bij creatie en ontwikkeling van de templates moet zoveel mogelijk (her)gebruik gemaakt worden van de analyses en ontwikkelde templates in het kader van STIR-BTW en STIMER. Sommige templates werden immers in het kader van die toepassingen reeds ontwikkeld. Dubbel werk moet maximaal vermeden worden. Bovendien dienen een aantal van de hier opgesomde templates (bv. 332, 279E1, 279E2, enz.) eveneens ontwikkeld te worden binnen het kader van module 3 backoffice rechtspersonen (en op termijn eventueel eveneens in de personenbelasting back-officetoepassing TAXI). Hiermee wordt de nood onderstreept om van het templatebeheer een gemeenschappelijke module te maken die vanuit verschillende toepassingen kan benaderd worden. De templates (NL+FR+DE) dienen naargelang het geval opgemaakt en ter beschikking gesteld te worden van de toepassingen Saintex voor lokale of Dorothée voor centrale printing. Van de inschrijver wordt gevraagd de technisch meest interessante oplossing voor te stellen, rekening houdend met de status van Saintex of Dorothée. Een soepele aanpassing van de templates, ingevolge gewijzigde fiscale reglementering, door een materiespecialist, moet mogelijk zijn. Binnen de controlecontext is om proceduriële redenen voor een aantal heel frequent gebruikte templates een handtekening door een verantwoordelijke ambtenaar vereist. Zolang geen technische oplossing beschikbaar is om de manuele handtekening te vervangen door een elektronische handtekening, zal voor deze templates een lokale printing via Saintex aangewezen zijn. De nodige functionaliteiten moeten eveneens voorzien worden voor een gebruiksvriendelijke interne validatiestroom van de betreffende documenten. De inkomende fiscaal relevante correspondentie dient gedigitaliseerd te worden en consulteerbaar te zijn vanuit de context van controleacties, -opdrachten en –luiken. Deze functionaliteiten dienen ontwikkeld te worden in functie van de stand van zaken binnen de implementering van het scanningsproject DIM-Myscan en met in acht name van eventueel reeds geanalyseerde of ontwikkelde technische oplossingen in andere projecten binnen de sfeer van geïntegreerde verwerking (STIMER, STIPAD, enz.) STIR ONDERNEMINGEN

157/215

2.4.1.3.5. Ongestructureerde documenten (OPTIONEEL) Naast de voorgestelde STIR-templates moet de inschrijver de mogelijkheden voorzien om zowel aan de context van controleacties, -opdrachten, -(deel)luiken en zelfs STIR templates ongestructureerde documenten (bv. Officedocumenten, PDF’s, enz.) toe te voegen.

2.4.1.3.6. Aanpassing aangiftegegevens backoffice vanuit Controle De fiscale rechtzettingen die door de controleagent worden vastgesteld, kunnen leiden tot aanpassingen aan de fiscale gegevens die op basis van de ingediende aangiften in de backoffice rechtspersonen (Lot 1 – module 3) in gestructureerde vorm kunnen voorkomen. Daartoe moeten de functionaliteiten voorzien worden opdat de controleagent vanuit de STIR CO-toepassing de nodige aanpassingen aan deze fiscale gegevens kan doorvoeren waarna een herberekening van de verschuldigde belasting kan volgen, gevolgd door een aangepast aanslagbiljet. Hierbij dient een historiek (versiebeheer) bijgehouden te worden van de opeenvolgende wijzigingen die aan deze gegevens worden aangebracht. Ook dient de mogelijkheid onderzocht te worden om vanuit STIR CO gelijkaardige fiscale rechtzettingen uit te voeren binnen de bestaande backoffice-toepassingen btw en PB. Bij de uitwerking van deze functionaliteiten wordt van de inschrijver eveneens een voorstel verwacht inzake de recuperatie binnen een aantal controletemplates van de door de controleagent aan de fiscale aangiftegegevens (back-office gegevens) voorgestelde wijzigingen. Inzake het documenten correspondentiebeheer dient immers opgemerkt dat sommige templates (bv. 279, 279E, akkoordverklaring, enz.) aan de belastingplichtige een gemotiveerd overzicht geven van de door de controleagent voor wijziging voorgestelde fiscale gegevens. Dit overzicht is meestal gebaseerd op de fiscale gegevens zoals aangegeven in de door belastingplichtige ingediende aangiften die het voorwerp van fiscaal nazicht uitmaken, maar dan wel gecorrigeerd op basis van de door de controleagent voorgestelde fiscale rechtzettingen. Teneinde de manuele tussenkomsten bij de creatie van deze templates voor de controleagent tot een minimum te beperken en zo een aanzienlijke tijdswinst te creëren voor de gebruiker, wordt gevraagd dat voormelde controletemplates optimaal vooringevuld worden op basis van de binnen de backoffice aanwezige aangiftegegevens en de door de controleagent voorgestelde wijzigingen. Concreet zou bv. een template kunnen vooringevuld worden met een aantal gegevens van de fiscale aangifte, waarbij een indicatie wordt gegeven welke aangiftegegevens in welke mate voor wijziging zijn voorgesteld. Voor elk van de voor wijziging voorgestelde gegevens moet de controleagent verder de mogelijkheid hebben een passende motivering te formuleren.

2.4.1.3.7. Aanpassing fiscale gegevens van bij de aangifte VenB gevoegde opgaven Bij de aangifte VenB kunnen door de indiener een aantal opgaven, tabellen of andere documenten gevoegd worden, zoals: -

204.3 – Staat waardeverminderingen voor waarschijnlijke verliezen en voorzieningen risico’s en kosten 275 B – vrijstelling meerwaarden op zeeschepen 275 C – Aftrek voor risicokapitaal 275 K – Gespreide belasting van meerwaarden op bepaalde effecten 275 P – Aftrek voor octrooi-inkomsten

STIR ONDERNEMINGEN

158/215

-

275 R – Investeringsreserve 275 W – Belastingkrediet voor onderzoek en ontwikkeling 276 K – Gespreide belasting van meerwaarden 276 N – Vrijstelling meerwaarden op bedrijfsvoertuigen 276 T – Tabel berekening vrijstelling voor bijkomend personeel 276 P – Vrijstelling van meerwaarden op binnenschepen voor de commerciële vaart 276 U – Investeringsaftrek 276 W1 – Vrijstelling voor bijkomend personeel tewerkgesteld voor wetenschappelijk onderzoek 276 W2 - Vrijstelling voor bijkomend personeel tewerkgesteld voor de uitbouw van het technologisch potentieel van de onderneming 276 W3 – Vrijstelling voor bijkomend personeel tewerkgesteld als diensthoofd voor de uitvoer 276 W4 – Vrijstelling voor bijkomend personeel tewerkgesteld als diensthoofd van de Afdeling Integrale Kwaliteitszorg

Deze documenten zijn terug te vinden op de Finform-webstek van de FOD Financiën (www.finform.fgov.be). De gegevens, opgenomen in deze opgaven of tabellen, geven doorgaans een verantwoording of berekening weer van in de boekhouding gedane boekingen of in de aangifte VenB gedane aftrekken en kunnen het voorwerp uitmaken van rechtzettingen naar aanleiding van een fiscaal nazicht. Aangezien de gegevens die voorkomen in deze opgaven en tabellen waarschijnlijk eveneens in gestructureerde vorm zullen voorkomen in de backoffice rechtspersonen (cfr. functionele beschrijving Module 3 “backoffice rechtspersonen”), moet voor de binnen STIR CO functionerende controleagent de mogelijkheid voorzien worden deze gegevens te wijzigen indien wijzigingen naar aanleiding van een fiscaal nazicht noodzakelijk blijken. Hierbij dient eveneens een historiek (bv. via versiebeheer of door middel van kolom “voorbehouden aan de Administratie”) bijgehouden te worden van de opeenvolgende wijzigingen die aan deze gegevens worden aangebracht. Hierbij moet opgemerkt worden dat de opgesomde opgaven of tabellen, net als de aangifte zelf, per aanslagjaar wijzigingen kunnen ondergaan in gevolge wijzigingen in de fiscale wetgeving. Zo kunnen voor verschillende aanslagjaren dus ook verschillende opgaven of tabellen van toepassing zijn.

2.4.1.3.8. Resultaatfiches (OPTIONEEL) De uitgevoerde fiscale nazichten kunnen leiden tot rechtzettingen inzake inkomstenbelastingen of btw die gevolgd worden door een herberekening van de verschuldigde belasting en de opmaak van een aangepast aanslagbiljet en/of betalingsbericht. In de huidige situatie komen resultaatgegevens naar aanleiding van fiscaal nazicht voor binnen zowel: -

de huidige back-office applicaties (CVVenn voor vennootschapsbelastingen, ORIO inzake BTW, TAXI inzake personenbelasting), de applicatie AOIF-Stat, die gebruikt wordt door de AOIF controlecentra voor dossier- en resultatenbeheer, als de feedbackmodule van de risicobeheersapplicatie Datamining

Vanuit een rationeel oogpunt is het nodig deze resultaatgegevens op korte termijn uitsluitend in de operationele STIR database te beheren. Hierop kunnen dan extracties gebeuren voor doeleinden inzake performantiemanagement (MPM-TBT), evaluatie Dataminingacties, enz… STIR ONDERNEMINGEN

159/215

In dit verband zal evenwel ook de impact op de bestaande back-office applicaties onderzocht moeten worden en worden oplossingen verwacht teneinde de normale werking van deze applicaties te blijven garanderen (bv. mogelijke creatie linken voor transfer resultaatgegevens naar de huidige back-office applicaties). Zowel op het operationele als op het centrale niveau bestaat bovendien de behoefte tot het uitvoeren van opzoekroutines met betrekking tot de bekomen resultaten inzake fiscale rechtzettingen. Daartoe moeten de gegevens inzake fiscale rechtzettingen, uitgesplitst volgens aard van inkomsten- of belastingverhogingen, beschikbaar zijn binnen de toepassing. Eveneens dienen de functionaliteiten inzake het uitvoeren van opzoekroutines beschikbaar te zijn en dit overheen diverse controleperiodes en te controleren periodes, met betrekking tot individuele dan wel een geheel van dossiers, met betrekking tot individuele controleagenten dan wel een controleteam of –centrum, met betrekking tot diverse belastingmateries, enz.

2.4.1.3.9. Task Manager Momenteel wordt er in het kader van STIR BTW, STIR Controle en STIR Opsporingen een taakbeheersysteem ontwikkeld dat in deze toepassingen wordt gebruikt. Dit taakbeheer zou algemeen moeten zijn en zou moeten dienen voor alle nieuwe toepassingen die ontwikkeld zullen worden binnen FOD Financiën. Er wordt besloten dat deze ontwikkeling niet op alle toepassingen kan worden gegeneraliseerd. Daarom werd er een TASK MANAGER ontwikkeld in het kader van het CCFF om een element te creëren dat voor alle toepassingen te hergebruiken is. In de toekomst zal deze TASK MANAGER CCFF evolueren om andere transversale functionaliteiten te integreren (over de grenzen van de FOD Financiën heen). Deze TASK MANAGER CCFF zal dus als het model van de FOD Financiën moeten worden gebruikt door alle toepassingen die het zullen nodig hebben. Vandaar de noodzaak om over te gaan tot het gebruik van de TASK MANAGER CCFF in de plaats van de oplossing gebruikt door STIR BTW, STIR Controle en STIR Opsporingen. 2.4.1.3.10. Koppeling STIR DU (Enig Dossier) Van de inschrijver wordt gevraagd de integratie tussen de module Controle en het STIR DU (Enig Dossier) te realiseren. Deze integratie zal tot gevolg hebben dat de output van de binnen Stir CO uitgevoerde controleactiviteiten consulteerbaar zal zijn vanuit het luik Controle van het Stir DU. Hiermee wordt bedoeld dat het detail van de uitgevoerde controleopdrachten en – luiken, evenals de binnen deze contexten gecreëerde controledocumenten en – correspondenties, ter consultatie beschikbaar moeten zijn voor elke hiertoe behoorlijk geautoriseerde gebruiker.

2.4.2. Module 2: STIR Opsporingen 2 2.4.2.1. Inleiding Deze module heeft als objectief een toepassing ter beschikking te stellen van de Opsporingsdiensten. Deze functioneren momenteel nog binnen de schoot van de AOIF maar binnen de in Coperfin uitgetekende toekomstige organisatiestructuren zullen deze diensten ressorteren onder de pijler Particulieren en werkzaam zijn te behoeve van zowel de pijlers P, KMO, GO en Fraude, evenals ten dienste staan van Risicobeheer. Juist zoals bij de module STIR Controle 2 zijn de aspecten werkplanning en uitvoering van werkinstructies van cruciaal belang.

STIR ONDERNEMINGEN

160/215

Planning van werkinstructies voor de Opsporingsdiensten: Voor de planning van de Opsporingsactiviteiten, wordt de input geleverd, onder de vorm van Opsporingsacties (traditioneel of bijzonder), door de Pijlers Particulieren, KMO, GO, Fraude en het proces Risicobeheer. Deze Opsporingsacties worden onderworpen in het kader van de Opsporingsopdrachten met Service Levels Agreements (SLA) als gevolg. De Opsporingsacties leiden tot de creatie van Opsporingstaken met als doel feiten te verzamelen en de belastingplichtige die betrokken is door deze feiten te identificeren. De vaststellingen zijn de elementen die het mogelijk maken om deze gegevens te bewaren. Eenmaal dat ze geregistreerd zijn in het systeem STIR, worden de vaststellingen onderworpen aan een validatieproces. Uitvoering van werkinstructies voor Opsporingsdiensten: Het doel van Opsporingen is, kort samengavet, feiten verzamelen en de belastingplichtige identificeren die betrokken is door deze feiten. Een vaststelling is de materialisatie van deze specifieke doelstelling van Opzoekingen: het is het element dat het mogelijk maakt om deze feitelijke gegevens te hergroeperen. Er bestaan drie uitvoeringsmodaliteiten van vaststellingen: ze kunnen worden gegenereerd in het kader van een bijzondere actie, in het kader van een traditionele actie. Ze kunnen eveneens worden gecreëerd buiten het kader van een Opsporingsactie: dit zijn niet-geprogrammeerde vaststellingen.

STIR ONDERNEMINGEN

161/215

2.4.2.2. STIR Opsporingen 1 Binnen het kader van het STIR project werd reeds gestart met de uitwerking van de module Opsporingen. Zo werden de analyses inzake werkplanbeheer, beheer werkinstructies (beheer van opsporingsacties en -taken) reeds in detail uitgewerkt. In 2008 worden reeds een aantal functionaliteiten inzake werkplanbeheer en beheer werkinstructies ontwikkeld die vervolgens vervolledigd moeten worden binnen het kader van STIR Opsporingen 2. De binnen STIR Opsporingen 1 voorziene ontwikkelingen hebben als doelstelling de in plaats stelling van een eerste release met toegevoegde waarde voor de gebruikers en het management en een duidelijk evolutiepad voor de toekomst. De toegevoegde waarde ervan bestaat uit: -

Planning en opvolging door centrumdirectie, divisiechefs en teamchef Beheer persoonlijke opdrachten door agenten Uitbreidbare basis voor de toekomst aan de hand van een lagenmodel

Dit wordt geconcretiseerd door volgende figuur:

Figuur 13 : STIR Opsporingen 1

2.4.2.3. STIR Opsporingen 2 Werkplanbeheer Opsporingen Binnen het kader van dit project moet het werkplanbeheer verder ontwikkeld worden. Dit houdt ondermeer de integratie in van de notie werklast binnen het opsporingswerkplan, evenals het beheer ervan. Als basis hiervoor kunnen de binnen STIR Opsporingen 1 uitgevoerde analyses gebruikt worden.

Uitvoering werkinstructies Opsporingen Ook het documentbeheer inzake Opsporingen dient verder geanalyseerd en ontwikkeld worden. Als basis hiervoor kunnen eveneens de reeds beschreven UC’s gebruikt worden. STIR ONDERNEMINGEN

162/215

In het licht van de wijzigende omgeving waarin de FOD Financiën zich bevindt, mogen eventuele aanpassingen en optimalisaties van de bestaande analyses in functie van nieuw gedefinieerde noden niet uitgesloten worden. Een voorbeeld van een dergelijke nieuw gedefinieerde nood is de vervanging van de 1-1 relatie tussen de concepten opsporingstaak en opsporingsvaststelling door een 1-N relatie.

Templates voor documenten correspondentiebeheer De nodige functionaliteiten dienen te worden ontwikkeld voor het documenten correspondentiebeheer binnen de context van de voor uitvoering geselecteerde opsporingsacties en -taken. Dit impliceert de ontwikkeling van een aantal specifieke controletemplates, zoals bv. het PV van vaststelling. Het fiscaal-technisch ontwerp van deze templates wordt door de administratie ter beschikking gesteld.

Ongestructureerde documenten Eveneens dienen de mogelijkheden voorzien te worden om zowel aan de context van opsporingsacties, -taken en -vaststellingen ongestructureerde documenten (bv. Officedocumenten zoals Word, Excel, PPT, PDF’s, foto’s, enz.) toe te voegen. Betrokken UC’s STIR Opsporingen 1 Tabel 10 : UC’s Opsporingen 1

Nr 20-00 20-36 20-37

Naam Concepten, Relaties, Business Rules Beginnen met een werkplan van Opsporingen Vaststellingen voor bijzondere acties genereren

Task Manager Momenteel wordt er in het kader van STIR BTW, STIR Controle en STIR Opsporingen een taakbeheersysteem ontwikkeld dat in deze toepassingen wordt gebruikt. Dit taakbeheer zou algemeen moeten zijn en zou moeten dienen voor alle nieuwe toepassingen die ontwikkeld zullen worden binnen FOD Financiën. Er wordt besloten dat deze ontwikkeling niet op alle toepassingen kan worden gegeneraliseerd. Daarom werd er een TASK MANAGER ontwikkeld in het kader van het CCFF om een element te creëren dat voor alle toepassingen te hergebruiken is. In de toekomst zal deze TASK MANAGER CCFF evolueren om andere transversale functionaliteiten te integreren (over de grenzen van de FOD Financiën heen). Deze TASK MANAGER CCFF zal dus als het model van de FOD Financiën moeten worden gebruikt door alle toepassingen die het zullen nodig hebben. Vandaar de noodzaak om over te gaan tot het gebruik van de TASK MANAGER CCFF in de plaats van de oplossing gebruikt door STIR BTW, STIR Controle en STIR Opsporingen. Koppeling STIR DU (Enig Dossier) Van de inschrijver wordt gevraagd de integratie tussen de module Opsporingen en het STIR DU (Enig Dossier) te realiseren. Deze integratie zal tot gevolg hebben dat de output van de binnen Stir Opsporingen uitgevoerde opsporingstaken consulteerbaar zal zijn vanuit het luik Opsporingen van het Stir DU. Hiermee wordt bedoeld dat het detail van de uitgevoerde opsporingstaken en –vaststellingen evenals de binnen deze contexten gecreëerde documenten

STIR ONDERNEMINGEN

163/215

en correspondenties, ter consultatie beschikbaar moeten zijn voor elke hiertoe behoorlijk geautoriseerde gebruiker.

2.4.3. Module 3: STIR Fraude 2.4.3.1. Inleiding De binnen het systeem voor geïntegreerde verwerking B&I te ontwikkelen module STIR Fraude dient een ondersteuning te bieden inzake: - het inputbeheer (verwerking inkomende signalen van de meest diverse oorsprongen, o.a. van Justitie en van het buitenland, deze laatste aangeleverd door STIRINT, de behandeling van vooronderzoeken en analyses van vermoede netwerken en fraudemechanismen) - de zaak- en dossierbehandeling inzake fiscaal nazicht - het document-, correspondentie- en taakbeheer ten behoeve van de ambtenaren (Centrale Administratie en buitendiensten). Binnen het kader van het STIR project werd reeds gestart met de uitwerking van deze module. Zo werden de analyses inzake inputbeheer, zaak- en dossierbehandeling en beheren werkinstructies reeds aangevat (STIR-CO-UC 23 01 Gérer les signaux de Fraude, STIR-CO-UC 23 03 Gérer les Pré-enquëtes, en STIR-CO-UC 24 01 Gérer une Affaire de Fraude) en werd de schermenlay-out voor UC 23 01, UC 23 02 ontwikkeld, en UC 24 01.

2.4.3.2. Inputbeheer De binnen het systeem voor geïntegreerde verwerking B&I te ontwikkelen module STIR Fraude dient een ondersteuning te bieden inzake het registreren en behandelen van signalen en de behandeling van vooronderzoeken (het ontvangen en verwerken van signalen en het beheer van het vooronderzoek) werd bij STIR-CO 1Fraude geanalyseerd op het niveau N-3). Dit wordt verder geconcretiseerd aan de hand van de stroomschema’s: - Registreren van een signaal - Beheren vooronderzoeken en analyses

STIR ONDERNEMINGEN

164/215

Stroom van schermen – Registreren van een signaal

STIR ONDERNEMINGEN

165/215

Stroom van schermen – Beheren vooronderzoeken

Voormelde stroomschema’s dienen in voorkomend geval te worden aangepast aan de mogelijkheid van inputbeheer op verschillende niveau’s van de pijler fraudebestrijding.. Opmerking: verwerking van signalen creërt een link naar natuurlijke en rechtspersonen, die al dan niet gekend zijn, en beschikken over een nationaal nummer / ondernemingsnummer of die niet gekend zijn in SITRAN. Het gebruik van Module “Register bis.” van SITRAN is dus noodzakelijk. De applicatie moet de nodige functionaliteiten voorzien voor de registratie van deze personen, door het gebruik van module “Register bis.” van SITRAN.

STIR ONDERNEMINGEN

166/215

2.4.3.3. Zaakbehandeling De binnen het systeem voor geïntegreerde verwerking B&I te ontwikkelen module STIR Fraude dient een ondersteuning te bieden inzake zaakbehandeling. Zaakbehandeling werd geanalyseerd op het niveau N-3. Dit wordt verder geconcretiseerd aan de hand van het stroomschema Beheren zaken.

Stroom van schermen – Beheren zaken

2.4.3.4. Dossierhandeling De binnen het systeem voor geïntegreerde verwerking B&I te ontwikkelen module STIR Fraude dient een ondersteuning te bieden inzake het fiscaal nazicht van een dossier van een belastingplichtige, zowel een natuurlijk persoon of een rechtspersoon, inzake de luiken DB, BTW en Douane in het kader van een zaakbehandeling. Binnen het kader van het STIR project werd reeds gestart met de uitwerking van de controlemodule STIR-CO-Fraude. Dit wordt verder geconcretiseerd aan de hand van het stroomschema Beheren dossiers-Luiken.

Stroom van schermen – Beheren dossiers-Luiken

STIR ONDERNEMINGEN

167/215

De uitgevoerde fiscale nazichten kunnen leiden tot rechtzettingen inzake inkomstenbelastingen of btw die gevolgd worden door een herberekening van de verschuldigde belasting en de opmaak van een aangepast aanslagbiljet en/of betalingsbericht. In de huidige situatie komen de resultaatgegevens naar aanleiding van fiscaal nazicht voor: - inzake directe belastingen via de controlekantoren bij de huidige back-office applicaties; - Inzake BTW leveren de ambtenaren van de pijler fraudebestrijding zelf de gegevens aan in ORIO; - in SB-Stat, die gebruikt wordt door de pijler fraudebestrijding voor dossier- en resultatenbeheer.

Resultaatfiches Vanuit een rationeel oogpunt is het nodig deze resultaatgegevens op korte termijn uitsluitend in de operationele STIR database te beheren. Hierop kunnen dan extracties gebeuren voor doeleinden inzake performantiemanagement (TBT), enz… In dit verband zal evenwel ook de impact op de bestaande back-office applicaties onderzocht moeten worden en worden oplossingen verwacht teneinde de normale werking van deze applicaties te blijven garanderen (bv. mogelijke creatie linken voor transfer resultaatgegevens naar de huidige back-office applicaties). Zowel op het operationele als op het centrale niveau bestaat bovendien de behoefte tot het uitvoeren van opzoekroutines met betrekking tot de bekomen resultaten inzake fiscale rechtzettingen. Daartoe moeten de gegevens inzake fiscale rechtzettingen, uitgesplitst volgens aard van inkomsten- of belastingverhogingen, beschikbaar zijn binnen de toepassing. Eveneens dienen de functionaliteiten inzake het uitvoeren van opzoekroutines beschikbaar te zijn en dit overheen diverse controleperiodes en te controleren periodes, met betrekking tot dossiers en zaken, met betrekking tot individuele controleagenten dan wel een team of centrum met betrekking tot diverse belastingmateries, enz. Aanpassing aangiftegegevens en fiscale gegevens backoffice vanuit dossierbehandeling Voor de functionaliteit aanpassing aangiftegegevens wordt verwezen naar 2.2.4.3.6. Aanpassing aangiftegegevens backoffice vanuit dossierbehandeling. STIR ONDERNEMINGEN

168/215

Voor de functionaliteit aanpassing fiscale gegevens van bij de aangifte gevoegde opgaven wordt verwezen naar 2.2.4.3.7. Aanpassing fiscale gegevens van bij de aangifte VenB gevoegde gegevens. Idem voor aanpassing fiscale gegevens van bij andere aangiften inkomstenbelastingen gevoegde gegevens

2.4.3.5. Werkinstructies Vooronderzoeken, zaken en dossierbehandelingen zijn specialisaties, eigen aan fraudebestrijding, van het concept werkinstructie, zoals geconcipieerd bij STIR CO 1. Deze flows zijn generiek voor vooronderzoeken, zaken, dossiers en taken binnen fraudebestrijding. De werkinstructies en het beheer van vraagdossier, geanalyseerd met STIR Controle en in detail beschreven dienen aangepast te worden aan de specifieke noden en behoeften van de module STIR Fraude. Een conceptuele lay-out van de schermen werd reeds gespecificeerd binnen het document STIR-CO-GUI-Lay-out van schermen – Beheren werkinstructies Fraude (STIR-CO-UC 23 01 Schermlayout – Generiek_fraude-v01-00.doc). Voor de uitvoering van de werkinstructies wordt verwezen naar ‘Uitvoering van werkinstructies’, onder andere voor documentbeheer en vraagdossiers. 2.4.3.6. Beheren van een team

Binnen de pijler Fraude wordt gewerkt met variabele teams, samengesteld uit meerdere ambtenaren van verschillende centra voor een bepaalde periode, en dit voor alle types werkinstructies. Het beheer van deze teams en de toegangsrechten worden besproken in Beheren werkinstructies – Beheren werkinstructies Fraude (STIR-CO-UC 23 01 Schermlayout – Generiek_fraude-v01-00.doc).

2.4.3.7. Templates voor documenten correspondentiebeheer Er moet naast de ontwikkeling van een aantal specifieke controletemplates zoals vereist voor STIR Controle – inzake de belastingmateries VenB, PB, RPB, BNI en BTW - worden voorzien in een aantal specifieke templates voor de Module Fraude. Het fiscaal-technisch ontwerp van deze templates wordt door de administratie ter beschikking gesteld. Naast de niet-exhaustieve lijst van de module STIR Controle en STIR Fraude (bijkomende marge van 20% te voorzien) dienen volgende voor fraudebestrijding specifieke bestaande templates te worden geïntegreerd -

-

Avis de saisine / Overname van een dossier door de BBI (Gemeenschappelijke instructie van 14 juni 1999, AFC/1/97-186 met betrekking tot de overname van dossiers die door de BBI kunnen onderzocht worden) Vraag toelating afdeling 7 Vraag naar inlichting INFOBASE geadresseerd aan l'AC Demandes d'autorisation de consulter un dossier judiciaire / Verzoek om inzage van een dossier Renouvellement autorisation de consulter / Hernieuwing inzage Overdracht van informatie CAF naar de AFER Informatie naar het Parket I Antwoordverslag Aanvraag informatie aan het buitenland Controlerapport Rapport van vooronderzoeken Zakelijk rapport

STIR ONDERNEMINGEN

169/215

Naast de voorgestelde STIR-templates moet de inschrijver de mogelijkheden voorzien om zowel aan de context van werkinstructies en zelfs STIR templates ongestructureerde documenten (bv. Officedocumenten, PDF’s, enz.) toe te voegen. 2.4.3.8. Relaties met FOD Justitie De FOD Financiën, en in het bijzonder de pijler Fraudebestrijding, wisselt geregeld informatie uit met de FOD Justitie. Deze wederzijdse uitwisseling van gegevens is strikt gestructureerd en kan verlopen via verschillende kanalen (parketten-generaal, federaal parket, de parketten, het Comité Anti Fraude (CAF) en de Cel voor Financiële Informatieverstrekking (CFI). In het kader van een goede werking van onze diensten is er nood aan een applicatie voor het beheer en de opvolging van deze wederzijdse uitwisseling van informatie en de workflow die tussen de verschillende diensten van Financiën ingevolge deze uitwisseling ontstaat. De uitwisseling van informatie met Justitie kan aanleiding geven tot signalen bij inputbeheer. Deze applicatie zal hoofdzakelijk gebruikt worden door de pijler Fraudebestrijding, maar moet eveneens bruikbaar zijn voor de andere pijlers. De workflow moet gelinkt kunnen worden aan de werkinstructies. De fiscale gegevens, afkomstig uit deze interacties, moeten in het enig dossier van de betrokken belastingplichtige(n) kunnen worden geklasseerd. 2.4.3.9. Interacties met STIRINT De FOD Financiën, en in het bijzonder de pijler Fraudebestrijding, wisselt geregeld informatie uit met buitenlandse administraties. De nodige functionaliteiten moeten voorzien worden voor de interacties met STIRINT op het vlak van de werkinstructies. 2.4.3.10. Migratie Momenteel bestaan er drie toepassingen die vervangen zullen worden door STIR Fraude: -

SB-STAT (werkplan en resultatenfiches) ; LCFB-Base: beheer van bepaalde signalen, beheer van zaken en dossiers JUBI: relaties met het Gerecht.

De gegevens van deze toepassingen bevinden zich momenteel in Oracle- of DB2-databanken en zullen moeten gemigreerd worden in STIR fraude. 2.4.4. Presentatie van de planning en de fasen binnen Lot 3 Het beoogde doel van deze paragraaf is te kunnen komen tot de planning voor de realisatie van de verschillende modules binnen Lot 3. Om het project op te starten, wenst de FOD samen met de aannemer alle taken te consolideren die moeten worden gerealiseerd, en dit volgens planningen die moeten worden gefinaliseerd in de loop van deze opstartfase. Deze periode van consolidatie moet de resultaatsverbintenissen van de inschrijver preciseren en beschrijven voor alle modules die binnen het bereik van het project vallen zonder ook maar één van de functionaliteiten te kunnen uitsluiten, opgenomen in dit bestek (of die staan vermeld als zijnde te beschrijven, te verrijken en te realiseren), en dit zonder overweging van een bijkomend budget. De hieronder vermelde schematische voorstelling van de planning is louter illustratief en wordt in samenspraak met de aannemer gefinaliseerd in onderhavige consolidatiefase. STIR ONDERNEMINGEN

170/215

Aan het einde van de consolidatiefase moeten er volgende krachtlijnen worden aangevat: De eerste prioritaire krachtlijn die meteen na de consolidatiefase zal aanvangen, heeft betrekking op de bijkomende analysewerkzaamheden die door de FOD noodzakelijk worden geacht voor de modules 1 (STIR Controle 2), 2 (STIR Opsporingen 2) en 3 (STIR Fraude) die werden beschreven in het gedeelte Presentatie van de Modules. Voor deze modules wenst de FOD een analyse te realiseren. De analysefase kan evenwel gespreid zijn over de duur van het project teneinde een iteratief ontwikkelingsproces te garanderen a) Module Controle: -

De volgende krachtlijn heeft betrekking op de module 1 Controle. Bepaalde functionaliteiten, ontwikkeld in het kader van Lot 1 - module 3 Backoffice rechtspersonen zullen in de modules Controle en Fraude hergebruikt en geïntegreerd moeten worden. De verdere uitwerking van de binnen STIR CO 1 ontwikkelde werkplanfunctionaliteiten staat los van de voor de backoffice rechtspersonen voorziene ontwikkelingen. De opstart van een parallel traject hiervoor lijkt hier dan ook bijzonder aangewezen. Aangezien naast de voorgestelde STIR-templates ook de mogelijkheden voorzien moeten worden om aan de context van controleacties, -opdrachten en -(deel)luiken ongestructureerde documenten (bv. Officedocumenten: Word, Excel, enz.) toe te voegen, kan de ontwikkeling van deze functionaliteiten eveneens volledig los van Lot 1 module 3 Backoffice rechtspersonen worden ontwikkeld. Deze mogelijkheden laten immers toe om het controledossier inzake VenB en BTW reeds volledig op elektronische wijze te voeren. De functionaliteiten inzake ongestructureerd documentbeheer, evenals het sub 2.4.1.3.8. beschreven beheer van de resultaatgegevens dienen binnen het kader van de module Controle prioritair ontwikkeld te worden. Tijdens de consolidatiefase dient eveneens onderzocht te worden voor welke STIRtemplates een afhankelijkheid bestaat ten opzichte van van Lot 1 - module 3 Backoffice rechtspersonen. Dit zal zeker voor de btw-templates niet het geval zijn en evenmin voor een aantal uitsluitend voor het domein Controle voorbehouden templates (bv. controleverslag, voorbereidingsnota, enz.) Verder bouwend op de ontwikkelingen binnen STIR en STIMER kan de uitwerking van deze templates opgenomen worden binnen het parallelle traject.

b) Module Fraude De planning van de module Fraude moet parallel zijn met die van Controle, meer bepaald aangaande de verbanden m.b.t. Lot 1 – module 3 (Backoffice rechtspersonen) Aangezien naast de voorgestelde STIR-templates ook de mogelijkheden voorzien moeten worden om aan de context van signalen, vooronderzoeken, zaken, dossiers, en -(deel)luiken ongestructureerde documenten (bv. Officedocumenten: Word, Excel, enz.) toe te voegen, kan de ontwikkeling van deze functionaliteiten eveneens volledig los van Lot 1 - module 3 Backoffice rechtspersonen worden ontwikkeld. Tijdens de consolidatiefase dient eveneens onderzocht te worden voor welke STIRtemplates een afhankelijkheid bestaat ten opzichte van van Lot 1 - module 3 Backoffice rechtspersonen. Dit zal zeker voor de btw-templates niet het geval zijn en evenmin voor een aantal uitsluitend voor het domein Fraude voorbehouden templates. Verder bouwend op de ontwikkelingen binnen STIR en STIMER kan de uitwerking van deze templates opgenomen worden binnen het parallelle traject. c) Module Opsporingen De verdere ontwikkeling van deze module staat volledig los van de planning van de andere binnen dit lot beschreven modules. Ook hiervoor is het wenselijk dat een parallel STIR ONDERNEMINGEN

171/215

traject wordt opgestart teneinde de Opsporingsdiensten op korte termijn een operationeel systeem voor werkplan- en documentbeheer ter beschikking te stellen

De FOD Financiën wenst al de modules van dit lot uiterlijk tegen eind 2011 operationeel zien in alle betrokken diensten. Deze operationalisering veronderstelt uiteraard dat alle acties die zijn gekoppeld aan de implementering van het Plan voor begeleiding, zullen zijn voltooid vóór deze limietdatum en dat de eventuele pilootprojecten zullen zijn gerealiseerd (en afgewerkt) en dat ze de efficiëntie van de nieuwe toepassingssystemen zullen hebben aangetoond. Na elke gedeeltelijke voorlopige oplevering van elke module wordt door de FOD Financiën bekeken of het opportuun is om het project verder te zetten. Deze GO/NO-GO beslissing zal zich voordoen voor elk van de modules bij de beëindiging van elk van de stappen, zoals beschreven in § 4.5, deel B. Een NO-GO beslissing geeft aanleiding tot het stopzetten van het contract (zie § 7, deel B). Na een voorlopige oplevering van een module vangt een garantieperiode van minstens één jaar aan; na de globale voorlopige oplevering van alle modules dient eveneens een garantieperiode van minstens één jaar te worden voorzien. Zoals beschreven in § 5, deel C, wenst de FOD Financiën zowel voor als na de globale voorlopige oplevering beroep te kunnen doen op maintenance en bijstand.

STIR ONDERNEMINGEN

172/215

Consolidatie Module 1 Controle

1>3 4>6 7>9 10>12 13>15 Uitvoering Ontwikkeling module 1 AR AN ONT

Module 2: Opsporingen

TEST

RO

TEST

22>24

25>27

28>30

31>42

Maintenance na globale oplevering Garantieperiode module 2

RO


19>21

Garantie module 1


Module 3 Fraude

TEST

16>18

Maintenance na globale oplevering

Garantieperiode module 3 RO

Maintenance na globale oplevering

Figuur 14 : Overzicht planning modules Lot 3

I facturatiemoment voorlopige globale oplevering

STIR ONDERNEMINGEN

173/215

43>54

3. Technische specificaties Bij de opstelling van zijn offerte moet de inschrijver rekening houden met de in dit punt vermelde technische aspecten. Indien van die technische aspecten wordt afgeweken, kan dat na onderzoek door het evaluatiecomité leiden tot uitsluiting van de offerte wegens technische niet-conformiteit of tot een vermindering van de technische score. 3.1. Inachtneming van de bestaande ICT-fundamenten Wat dit gedeelte betreft, verwijzen we naar de documentatie die door de FOD Financiën ter beschikking wordt gesteld op zijn internetsite aangaande de beschrijving van de platformen waarop het Geïntegreerd Systeem zal worden gerealiseerd, en van de ontwikkelingsomgevingen die zullen worden gebruikt. De documenten zijn toegankelijk op het volgende adres: http://www.minfin.fgov.be/portail1/nl/ict/ict.htm onder de rubriek “ICTfundamenten”. Wij leggen nogmaals de nadruk op het totale respect voor deze standaardnormen die worden opgelegd door deze verschillende documenten. De FOD Financiën wil de licenties die ze in het verleden reeds heeft aangekocht optimaal benutten en geen twee keer betalen voor vergelijkbare functionaliteiten. Daarom geeft het bestuur duidelijk de voorkeur aan de toepassing van de ICT-standaarden die al verscheidene jaren in gebruik zijn. Er is een document “STIR - Applicatie en Technische Architectuur” beschikbaar, dat bepaalde technische specificaties bevat die eigen zijn aan het Geïntegreerd Systeem, gerealiseerd in de loop van de voorstudies. Dit moet in acht worden genomen in het kader van de implementering van dit Geïntegreerd systeem. We herinneren eraan dat de documenten die resulteren uit de voorstudies, beschikbaar zijn op de internetsite van de FOD. De FOD wenst een benadering van hergebruik te hanteren ten opzichte van de werken die reeds werden uitgevoerd en die zullen worden uitgevoerd in het kader van de eerste release van STIR. De FOD wenst alle functionaliteiten van het bestek uit te bouwen op basis van de ontwikkelingen binnen STIR. Alle documentatie, die tot dusver werd geproduceerd door STIR en werd gevalideerd door de FOD, is eveneens gepubliceerd op de internetsite van de FOD. De FOD verwacht dat de inschrijvers alle noodzakelijke wijzigingen voor hun rekening nemen om de functionaliteiten van STIR ONDERNEMINGEN te integreren in het Geïntegreerd Systeem en van de databases die werden geïnstalleerd in het kader van de projecten STIR.

3.2. Specifiek aandachtspunt: internationalisering van de software Dit punt is erg belangrijk en leidt tot eliminatie van elke software die deze dubbele toegang niet zou kunnen aanbieden. De software moet verplicht minstens in drie talen (Nederlands, Frans, en Duits) tegelijkertijd toegankelijk zijn. De operationele talen zijn het Nederlands, Frans en Duits. De keuze van de gebruikstaal moet geschieden bij de login door de gebruiker. De toegangstaal heeft betrekking op:

STIR ONDERNEMINGEN

174/215

-

de formuleringen binnen de maskers en formulieren, de lijsten voor de keuze van de invoer, de opslag van de informatie die afkomstig is van de lijsten in de database.

Elke registratie die wordt verricht vanuit een waardenlijst, moet kunnen geschieden in de taal van de login van de gebruiker. Deze informatie moet door een andere gebruiker kunnen worden gelezen tijdens een raadpleging of een wijziging in zijn eigen taal, indien deze laatste verschillend is. De inschrijver zal moeten preciseren welke methode er wordt gehanteerd in zijn software en hoe de vraag naar meertaligheid voor dit project wordt opgelost. Er moet tevens een interne of externe tool bij de software worden voorgesteld voor de realisatie van de vertalingen en de updates van de software. Deze tool zal voor de beheerders van nut blijken met het oog op de ontwikkeling, de wijziging en de verrijking van hun lijsten en de toevoeging van nieuwe lijsten. Verder zijn volgende vereisten van kracht: -

Het moet mogelijk zijn om snel van één taal naar een andere taal over te schakelen in de gebruikersinterface. De overgang tussen de verschillende talen moet transparant zijn voor de gebruiker. Normaal is de taal van de interface degene opgegeven in het profiel van de gebruiker. Een zoekopdracht in een bepaalde taal moet documenten in een andere taal kunnen tonen indien ze niet beschikbaar zijn in de taal van de zoekopdracht. De gebruiker moet kunnen zien of het document al dan niet in verschillende talen beschikbaar is.

3.3. Softwareoplossing Voor alle software en componenten die zullen worden geïmplementeerd, moet de inschrijver in zijn offerte een technische beschrijving geven van de voorgestelde oplossing. In die beschrijving moeten de technische aspecten met betrekking tot de implementatie aan bod komen, alsook de interfaces tussen de verschillende systemen die hij in de loop van het project moet integreren. De inschrijver zal een installatieplan op hoog niveau voorstellen. De aanmaak en het onderhoud van het plan zijn de verantwoordelijkheid van de inschrijver, het installatieplan moet voorzien in het volgende: 1. de termijnen voor het installeren van de toepassing; 2. het niveau van deelname zowel van personeel van de inschrijver als van personeel van de FOD Financiën in elk stadium van het project; 3. de eindresultaten (deliverables); 4. de vorming van het personeel van de FOD Financiën die gegeven zal worden tijdens elk van de fases van het project. Plan voor begeleiding 5. eventueel andere informatie die de inschrijver op dit punt nuttig acht. De aannemer moet tijdens de door hem uit te voeren installatiefase rechtstreeks samenwerken met het personeel van de FOD Financiën. Het personeel van de FOD Financiën zal de belangrijkste stadia binnen het proces identificeren en er zal een overleg worden georganiseerd om de installatie te analyseren en te heroriënteren. De aannemer moet een geschikte presentatie voorleggen voor elk van die vergaderingen.

STIR ONDERNEMINGEN

175/215

De aannemer zal een wekelijks activiteitenrapport voorleggen tijdens de installatie (bovenop het volledige maandelijks rapport aan de pilootgroep). De inschrijver zal met het personeel van de FOD Financiën samenwerken om de inhoud van het rapport te bepalen.

3.4. Hardwareomgeving

Het geheel moet worden gerealiseerd op platformen die door de FOD Financiën ter beschikking worden gesteld en volgens de door de FOD Financiën gedefinieerde technologische en ontwikkelingsnormen. Specifiek voor lot 2. De FOD Financiën stelt standaard een centraal verwerkingsplatform voor gebaseerd op Fujitsu Siemens machines met Sparc architectuur ondersteund door het Sun Solaris operating systeem. De strategie is gericht op de consolidatie en virtualisatie op de bestaande FujitsuSiemens P2500 platformen. VMWARE ESX 3.X is het fundament voor virtualisatie van alle nieuwe “Windows-based” projecten. Alle nieuwe Windows-based” projecten dienen op dit platform te draaien. De FOD Financiën stelt een centrale gegevensopslag ter beschikking. De betrouwbaarheid van deze opslag wordt gegarandeerd door het gebruik van redundante schijven en de regelmatige back-up op basis van vastgelegde procedures. Onder de noemer “Atlas” worden bedoeld de fysische systemen voor opslag en archivering voor het geheel van de toepassingen en systemen van de FOD Financiën.

3.5. Ontwikkel-, integratie, testen productieomgevingen De ontwikkelomgeving, de integratieomgeving, de testomgeving en de productieomgeving zijn gescheiden, maar dienen vanuit technisch oogpunt technisch dezelfde te zijn, zodat incompatibiliteiten vermeden kunnen worden. Bijgevolg gebeuren ontwikkeling, integraties, tests (in de brede zin van het woord) en productie op technisch identieke platformen. Er zullen testen geëist worden in de buitendiensten. De inschrijver geeft in zijn offerte aan hoe hij omgaat met deze vereisten, en hoe de omgevingen op elkaar aansluiten. 3.6. Databases RDC is het competentiecentrum DB2 van FOD Financiën. RDC beheert in samenwerking met ICT Operations de servers Unix/Solaris voor de databanken. RDC beheert en installeert IBM-software van de DB2 Suite. RDC beheert en leidt vanuit technisch oogpunt de omgevingen van Integratie, Acceptatie, Productie, enz. aangaande de databanken DB2. In de ontwikkelingsomgeving beperkt de rol van RDC zich tot de creatie van lege databanken; vervolgens is het beheer en de leiding van de ontwikkelingsdatabanken in handen van de ontwikkelingsteams. De ontwikkeling van de toepassingen die DB2 gebruiken is uitsluitend in handen van de ontwikkelingsteams, RDC kan echter adviezen aanbrengen voor alles wat te maken heeft met het gebruik van de producten DB2 die door de FOD Financiën werden aangekocht. De FOD Financiën beschikt over DB2 V8.2, DB2 9.1 en DB2 9.5. De FOD Financiën beschikt eveneens over de feature Pure XML voor de versies DB2 9.1 en DB2 9.5. STIR ONDERNEMINGEN

176/215

Als de bijzondere features van DB2 noodzakelijk zijn voor de installatie van de oplossing door de inschrijver, dan zal hij ze duidelijk vermelden door ervoor te zorgen dat de rol en de behoefte ervan wordt uitgelegd.

3.6.1. XBRL-ondersteuning – specifiek lot 1 Omdat binnen Lot 1 rekening dient te worden gehouden met het opslaan van XBRL instance documenten vindt de FOD Financiën XBRL-optimalisatie binnen de bestaande DB2 database systemen noodzakelijk zodat volgende query’s mogelijk zijn: -

Opvragen van het volledige instance document; Opvragen van één of meerdere elementen uit het instance document; Opvragen van één of meerdere elementen uit verschillende instance documenten.

Er wordt gevraagd aan de inschrijver deze softwarematige XBRL-ondersteuning aan te bieden en hij dient dit op gedetailleerde wijze te documenteren. De inschrijver vermeldt de te installeren componenten, hun rol en hun plaats in de architectuur binnen de toepassing en binnen DB2. Hij moet de voordelen nader preciseren, alsook de gevolgen ervan op het gebied van architectuur, installatie, kennisoverdracht, onderhoud enz. Wij vragen de inschrijver metrieken te leveren in de offerte betreffende de performantie van de query’s. Gelieve hierbij de belangrijkste technische specificaties mee te delen in functie van de volgens ICT-fundamenten bruikbare apparatuur. De inschrijver biedt hierbij garanties dat de performantie van andere databases onder DB2 binnen de FOD Financiën niet in het gedrang komt. De geboden oplossing moet evenwel compatibel blijven met alle andere ICT-fundamenten.

3.6.2. Workaround – specifiek lot 1 Indien de FOD Financiën ervoor kiest om de implementatie van de XBRL-ondersteuning om technische of andere redenen niet uit te voeren, wordt van de inschrijver een alternatieve oplossing verwacht op basis van Pure XML die hij op uitvoerige wijze dient te documenteren, alsook de gevolgen ervan op het gebied van architectuur, installatie, kennisoverdracht, onderhoud enz. De inschrijver vermeldt de te installeren componenten, hun rol en hun plaats binnen de architectuur binnen de toepassing en binnen DB2. Deze workaround moet uitgevoerd worden zonder afzonderlijke prijszetting. Wij vragen de inschrijver om betreffende deze workaround metrieken te leveren in de offerte betreffende de performantie van de query’s. Gelieve hierbij de belangrijkste technische specificaties mee te delen in functie van de volgens ICT-fundamenten bruikbare apparatuur. De inschrijver biedt hierbij garanties dat de performantie van andere databases onder DB2 binnen de FOD Financiën niet in het gedrang komt. De geboden oplossing moet evenwel compatibel blijven met alle andere ICT-fundamenten.

STIR ONDERNEMINGEN

177/215

3.6.3. Voorstel inschrijver – specifiek lot 1 De inschrijver stelt zijn architectuur (zie §3.6.1. en §3.6.2.) in de offerte voor. Dit is een voorstel en zal bij het begin van het project bekeken worden, op dat moment zullen onder andere volgende elementen in rekening gebracht worden om de architectuur definitief te bepalen: - De door de aannemer aangebrachte technologie; - De technische mogelijkheden die XBRL DB2 op dat moment bieden; - De impact op het verloop van het project en de kwaliteit. Deze lijst is niet limitatief en zal nog verder uitgebreid worden.

3.7. Standaardontwikkelingstools Indien bepaalde ontwikkelingen nodig zijn, wordt de inschrijver verzocht de bestaande standaardontwikkelingstools te gebruiken. Hij dient zich tevens te houden aan de van kracht zijnde standaardmethodologieën voor analyse, ontwikkelingssupport en projectbeheer.

3.8. Cyclus van inproductiename Voor de toepassingen die zullen worden ondersteund door het Communicatiecentrum van de Federale Fiscaliteit (CCFF), is de volgende ontwikkelcyclus verplicht. In de andere gevallen wordt de inschrijver verzocht te preciseren in hoeverre hij van de gebruikelijke cyclus zal afwijken. De ontwikkeling dient plaats te vinden in de ontwikkelomgevingen. De tests dienen plaats te vinden in de integratieomgevingen. De acceptatietests dienen plaats te vinden in de acceptatieomgevingen. De overgang naar productie vindt plaats na een positieve uitkomst van de acceptatietests.

3.9. Specifieke parameterinstellingen Voor alle specifieke parameterinstellingen zal de inschrijver verduidelijken of deze enkel door hemzelf kunnen worden gerealiseerd, dan wel of de FOD Financiën dit in volstrekte autonomie zelf kan doen indien hij daartoe een aangepaste opleiding heeft gekregen.

3.10. Prestaties De modules moeten 24u op 24u, 7 dagen op 7 beschikbaar zijn zonder significante prestatieverslechtering. Batchverwerkingen moeten natuurlijk eveneens 24u op 24u mogelijk zijn. 3.11. Openheid en inachtneming van de open standaarden De inschrijver moet zorgen voor de openheid en flexibiliteit van zijn pakket, met name wat de voorgestelde interfaces betreft, maar ook voor compatibiliteit met onze standaard ICT browsers, Microsoft Internet Explorer en Mozilla Firefox. Bovendien moet het voorgestelde systeem voldoen aan de vereisten toegankelijkheid (met name de “any surfer”-normen - http://www.anysurfer.be).

STIR ONDERNEMINGEN

betreffende

178/215

De inschrijver moet zich tevens houden aan de nota van FedICT betreffende “Richtlijnen en aanbevelingen voor het gebruik van open standaarden en/of open specificaties bij de federale overheidsbesturen”, beschikbaar op de website van de FOD Financiën: http://minfin.fgov.be/portail1/nl/ict/pdf/OpenstandaardenNL_FEDICT.pdf.

3.12. Vereisten inzake integratie met bestaande standaarden In onderstaande paragrafen wordt, in uitbreiding van hetgeen reeds neergeschreven is in de inleiding van dit deel, nogmaals de aandacht getrokken op de vereisten inzake integratie met bestaande standaarden. Verdere informatie over onderstaande, maar indien nodig ook over de overige standaarden, zal aan de aannemer verstrekt worden na gunning.

3.12.1. Connectors – integratie De inschrijver moet in zijn offerte de connectors en/of integraties beschrijven die hij nodig acht om in de gevraagde functionaliteiten te kunnen voorzien. Hij moet ook de diensten specificeren die hij zal verlenen en de taken die moeten worden uitgevoerd in het kader van de totstandbrenging van de connectors en/of integraties. Het is duidelijk dat dit systeem zal interageren met een veelheid van systemen, waarvan sommige nog in de toekomst zullen gedefinieerd worden. De inschrijver geeft in de offerte aan hoe medewerkers van de ICT-stafdienst in de toekomst interfaces kunnen opbouwen met nu nog niet gekende toepassingen. De inschrijver beschrijft bijgevolg ook welke de vereisten zijn waaraan moet tegemoetgekomen worden opdat een systeem connecteerbaar is. De aandacht wordt er op gevestigd dat inkomende berichten dikwijls (maar niet altijd) XML gestructureerd zijn, zodat dit, waar mogelijk, aanleiding zal geven tot een automatische (al dan niet na controle door een fysiek persoon) invoer van gegevens naar de achterliggende toepassingen. Het is eveneens zo dat behandelde berichten aanleiding kunnen geven tot een manuele input van data.

3.12.2. Actieve verwerking van XML - specifiek lot 2 De aandacht wordt er op gevestigd dat inkomende berichten dikwijls (maar niet altijd) XML gestructureerd zijn, zodat dit, waar mogelijk, aanleiding zal geven tot een automatische (al dan niet na controle door een fysiek persoon) invoer van gegevens naar de achterliggende applicaties. Het is eveneens zo dat behandelde berichten aanleiding kunnen geven tot een manuele input van data. In samenhang met het vorige, indien uitwisselingen ontvangen worden onder de vorm van gestructureerde XML-bestanden, dient de interface voor bepaalde gebruikersrollen extra tools aan boord te hebben. Deze gestructureerde bestanden dienen immers te worden aangepast via: - het inbrengen van een eigen referte; - het uitvoeren van vertalingen van de zogenaamde free-text-zones - het “valideren” van de XML - het doorzenden van de als dusdanig aangepaste, vertaalde en gevalideerde XML naar de dienst van bestemming via workflow.

3.12.3. Clientstation De FOD Financiën hecht bijzondere waarde aan de onafhankelijkheid van zijn oplossingen ten opzichte van de clientstations. De inschrijver moet er dan ook voor zorgen dat de verbinding, de STIR ONDERNEMINGEN

179/215

installatie van componenten en de integratie met het clientstation zo weinig mogelijk impact hebben en dit door het aanbieden van webgebaseerde oplossingen. Eveneens moet de inschrijver, binnen de ICT standaarden, voor de onafhankelijkheid in termen van software zorgen.

3.13. Testen De inschrijver zal zijn benadering om het systeem te testen beschrijven. Hij zal een testplan voorleggen aan de FOD Financiën. Een testsysteem (dat zal instaan voor het goed functioneren van het systeem en voor een correcte behandeling van de data) zal door de inschrijver voorgesteld en gedocumenteerd worden. De efficiëntietesten bij het gebruik van de toepassing zullen uitgevoerd worden met specifieke gebruikersgroepen voor elke toepassing. Dit moet ook uitgevoerd en gedocumenteerd worden door de aannemer.

4. Licenties

4.1. Globale oplossing software XBRL – specifiek lot 1

De offerte kan enkel een globale prijs voorstellen voor een sitelicentie, die alle aangiften en alle gebruikers dekt, gedurende de ganse looptijd van het project. In de prijstabel dient de globale prijs voor het eerste jaar te worden vermeld. Voor de jaren 2 tot en met 6 moet de prijs per jaar voor het onderhoud en de upgrades te worden vermeld. De omvang betreft de FOD Financiën in zijn totaliteit, met inbegrip van de externe gebruikers. Het gebruik binnen de disaster recovery site, hot DRP, moet eveneens voorzien worden, zonder dat dit voorwerp uitmaakt van een aparte prijszetting. De Disaster Recovery Site maakt de verderzetting van het gebruik van bedrijfskritieke systemen mogelijk in het geval van een ramp in één van de sites. Het gebruik binnen de disaster recovery site, hot DRP, moet eveneens voorzien worden, zonder dat dit voorwerp uitmaakt van een aparte prijszetting. De Disaster Recovery Site maakt de verderzetting van het gebruik van bedrijfskritieke systemen mogelijk in het geval van een ramp in één van de sites. De oplossing is niet georiënteerd naar werkomgeving. Dit betekent dat deze niet kan gebonden zijn aan een specifieke werkomgeving (development-, integratie-, acceptatie- en productieomgeving en disaster recovery). Hieronder vallen ook alle ter beschikking gestelde of specifiek te ontwikkelen API’s voor het gebruik van XBRL binnen de toepassing of in relatie met de database.

4.2. Software, andere dan XBRL-oplossing (module 2 en 3 van lot 1) Als er andere software dan XBRL vereist is om de geboden oplossing te implementeren, dient de inschrijver dit in zijn offerte te specifiëren en de prijstabel aan te vullen. In de prijstabel dient de globale prijs voor het eerste jaar te worden vermeld. Voor de jaren 2 tot en met 6 moet de prijs per jaar voor het onderhoud en de upgrades te worden vermeld.

STIR ONDERNEMINGEN

180/215

Volgende aandachtspunten dienen daarbij in acht genomen te worden: -

-

-

de offerte kan enkel licenties voorstellen voor systeembeheerders en gebruikers; bij de prijsberekening dient uitgegaan worden van 4 licenties voor de systeembeheerders; tevens wordt in optie de prijs gevraagd voor één bijkomende licentie ‘systeembeheerder’; voor de raming van de interne gebruikers en het aantal aangiften wordt verwezen naar de cijfers, opgenomen in de paragraaf die de omvang van het project beschrijft (zie deel A, § 2.2.); De omvang betreft de FOD Financiën in zijn totaliteit: alle toepassingen, alle interne en externe gebruikers en alle omgevingen.

De systeembeheerderslicenties zijn “concurrent”. De licentie omvat alle mogelijke verschillende beheersfuncties (bv. administrator, developer, enz.). De beheerslicentie moet toelaten dat beheerders kunnen overgaan van één functie naar een andere, zonder enige implicatie op het gebruik van de licenties of de prijs. De inschrijver beschrijft de verschillende mogelijke functies. Het is mogelijk dat er binnen de gebruikersgroepen verschillende rollen kunnen aangereikt worden aan een gebruiker. Dit kan geen aanleiding geven tot een prijsstructuur die hiermee rekening houdt. De gebruikerslicentie moet toelaten dat gebruikers kunnen overgaan van één rol naar een andere, zonder enige implicatie op het gebruik van de licentie of de prijs. De inschrijver beschrijft de verschillende mogelijke rollen. Het gebruik binnen de disaster recovery site, hot DRP, moet eveneens voorzien worden, zonder dat dit voorwerp uitmaakt van een aparte prijszetting. De Disaster Recovery Site maakt de verderzetting van het gebruik van bedrijfskritieke systemen mogelijk in het geval van een ramp in één van de sites. De oplossing is niet georiënteerd naar werkomgeving. Dit betekent dat deze niet kan gebonden zijn aan een specifieke werkomgeving (development-, integratie-, acceptatie- en productieomgeving en disaster recovery). In dit lot zijn er ook externe gebruikers, de verschillende interne en externe toepassingen zijn identiek en/of gebruiken dezelfde gegevens of omgeving. Er kan geen sprake van zijn om deze toepassingen fysiek te onderscheiden of om het type gebruiker te onderscheiden. De FOD Financiën acht het dus wenselijk dat de trafiek die door de externe gebruikers wordt gecreëerd, niet van de trafiek van zijn interne gebruikers wordt onderscheiden en dat hij wordt beschouwd als een surplus. De FOD Financiën bepaalt forfaitair op 60% het volume van de externe trafiek ten opzichte van de interne trafiek. De inschrijver zal in zijn offerte mededelen dat hij deze regel voor de hele duur van de overeenkomst aanvaardt.

STIR ONDERNEMINGEN

181/215

4.3. Upgrades van de software

De inschrijver zal een gedetailleerde uitleg voorleggen van de manier waarop de upgrades zullen gebeuren wanneer het product geïntegreerd en gepersonaliseerd zal zijn om aan de gestelde behoeften te voldoen. De inschrijver zal een voorstel tot upgrade moeten doen bij elke evolutie van het systeem, maar de administratie behoudt zich het recht om deze upgrade te aanvaarden of te weigeren. Upgrades omvatten de “minor changes” bv. de overgang van een release versie 3.1 naar 3.2, de “major changes” bv. overgang van release versie 5 naar versie 7. Het bevat tevens de veranderingen onder commerciële naam (“marketing”) van het product, en het bijvoegen van niet door de FOD Financiën gevraagde en/of gebruikte functionaliteiten. De upgrade naar nieuwe versies moet begrepen zijn in de jaarlijkse maintenanceprijs en moet rekening houden met de evolutie van de standaarden. De inschrijver zal een beschrijving voorleggen van de implementatie van de software-upgrades voor het voorgestelde systeem, rekening houdend met de beperkingen van de toepassing of van de planning.

5. Maintenance - Bijstand De FOD Financiën wenst tevens een prijs te bekomen voor het onderhouden en aanpassen van de ontwikkelde modules, zowel tijdens de ontwikkelingstermijn (met betrekking tot de reeds voorlopig opgeleverde modules) als na de ontwikkelingstermijn (voor alle modules). Uiteraard worden hierin niet de werkzaamheden begrepen die onder de garantie vallen. Ter herinnering, voor elke module wordt een garantieperiode van minimum één jaar voorzien, die een aanvang neemt na de voorlopige oplevering van de desbetreffende module; de startdatum van de garantieperiode verschilt dus voor elke module. Na de volledige voorlopige oplevering is tevens een garantieperiode van minimum één jaar te voorzien.

5.1. Maintenance tot volledige oplevering alle modules De FOD Financiën wenst een prijs te bekomen, uitgesplitst per module, voor het leveren van onderhoud, aanslagjaargebonden wijzigingen, uitbreidingen, analysetaken, enz, kortom voor alles wat noodzakelijk wordt geacht voor de goede werking van de opleverde modules. Deze bijstand zal voorzien worden tot de globale voorlopige oplevering en zal pas van start gaan na de voorlopige oplevering van de eerste module. In de prijstabel wordt de kostprijs van de bijstand per maand en per module gevraagd. Het aantal maanden waarvoor de prijs gevraagd wordt, is louter opgenomen ter vergelijking van de kostprijs tussen de verschillende inschrijvers. Het aantal maanden waarvoor effectief maintenance nodig is, verschilt per module en is afhankelijk van de startdatum van het project en de uiteindelijke opleveringsdatum van de verschillende modules.

STIR ONDERNEMINGEN

182/215

5.2. Maintenance na volledige oplevering alle modules

5.2.1. Lot 1 In het kader van het bestek wenst de FOD Financiën een budget te reserveren voor maximum 1.200 aanvullende mandagen gespreid over een periode van 36 maanden (drie jaar). Deze periode vangt aan na de globale, voorlopige oplevering van alle modules (in principe einde 2011). Ter herinnering, de totale looptijd van het contract bedraagt zes jaar, verdeeld over drie jaar ontwikkeling en drie jaar onderhavige maintenance. Deze maintenance wordt voorzien voor aanslagjaargebonden aanpassingen, uitbreidingen, analysetaken en, in het algemeen, voor alles wat noodzakelijk wordt geacht in het kader van de voorgestelde oplossing, maar wel pas na de globale voorlopige oplevering. Werkzaamheden die in het kader van de garantieperiode uitgevoerd moeten worden, vallen hier uiteraard niet onder. De FOD kan naar behoefte een beroep doen op halve of hele dagen bijstand die worden gefactureerd naarmate ze worden aangewend. 5.2.2. Lot 2 De inschrijver moet een voorstel doen voor maximum 400 mandagen aanvullende bijstand per jaar voor de drie jaar maintenance volgend op globale, voorlopige oplevering van alle modules van lot 2 (in principe einde 2011). De FOD kan naar behoefte een beroep doen op halve of hele dagen bijstand die worden gefactureerd naarmate ze worden aangewend. Deze bijstand wordt voorzien voor uitbreidingen binnen bestaande deelapplicaties maar die zullen uitgevoerd worden op aanvraag van de FOD Financiën na in productiestelling. Deze mandagen dienen in het algemeen voor alles wat noodzakelijk wordt geacht in het kader van de gevraagde uitbreiding. Implementaties die onder het regime van aanvullende bijstand worden opgeleverd, worden voor de duur van het contract opgenomen in de garantie, zonder meerkost.

5.2.3. Lot 3 De inschrijver moet een voorstel doen voor maximum 400 mandagen aanvullende bijstand per jaar voor de drie jaar maintenance volgend op globale, voorlopige oplevering van alle modules van lot 3. De FOD kan naar behoefte een beroep doen op halve of hele dagen bijstand die worden gefactureerd naarmate ze worden aangewend.

5.3. Organisatie van de maintenance De inschrijver zal de manier beschrijven waarop hij de maintenance wil organiseren, met inbegrip van de geografische ondersteuning en de technische hulp voor het materiaal en de software. Ook dient de deskundigheid van de inschrijver om hulp te bieden in verschillende talen beschreven te worden.

5.3.1. Programma’s voor maintenance en opties

STIR ONDERNEMINGEN

183/215

De inschrijver zal de technische maintenance voor de software beschrijven. Deze kunnen het volgende bevatten: de telefoon, onlinehelp, e-mail, website, enz. De inschrijver moet aanduiden of de ondersteuning ook slaat op een gratis oproepnummer. De inschrijver zal de plannen voor de maintenance of de beschikbare opties en de niveaus van ondersteuning beschrijven. Dit plan bevat de uren waarop de ondersteuning beschikbaar is, de garanties qua antwoordtijd, enz. 5.3.2. Preventieve maintenance Dit zal zich afspelen tijdens de kantooruren. Voorts zal de aanbesteder de FOD Financiën minstens vier werkdagen vóór de vooropgestelde datum op de hoogte brengen van de interventie en zal niet starten met de interventie vooraleer ze duidelijke goedkeuring gekregen hebben van de FOD Financiën. Deze maintenance is gratis tijdens de garantieperiode.

5.3.3. Oplossing van technische problemen en corrigerende maintenance

Technische ondersteuning per telefoon – servicedesk - ITIL De inschrijver zal minstens gratis technische hulp verstrekken per telefoon voor wat betreft het materiaal en de software en dit tijdens de openingsuren van de FOD Financiën (werkdagen van 7u00 tot 18u, met uitsluiting van de wettelijke feestdagen). Deze ondersteuning zal beschikbaar zijn tijdens en na de implementatie. Deze helpdesk moet voorzien worden in het kader van de garantie, en daarna moet ze ingebouwd worden bij de maintenance. De aannemer dient zich in een ITIL framework in te passen, en geeft een beschrijving weer van hoe hij dit ziet. (zie ook Deel B, Technische documentatie)

Depannering De inschrijver zal een antwoord sturen binnen de vier uur (met een aanzet tot de oplossing) voor de problemen met materiaal en de softwareproblemen die het gebruik van de software door de FOD Financiën beïnvloeden (zie SLA). Dit geldt voor de incidenten van prioriteit 1 (blokkerend) en 2 (onderbrekend), waarbij de mogelijkheid moet voorzien worden om dossiers te raadplegen gedurende een termijn van 2 tot 4 uur. De inschrijver moet duidelijk maken hoe de bijstand zal voorzien worden voor de producten, inbegrepen bij het voorstel, maar die niet geleverd worden door de inschrijver. Het normale werkritme moet terug verzekerd kunnen worden maximum binnen de 24 uur na de rapportering van de anomalie voor de incidenten van prioriteit 1 en 2. Deze termijn kan verkort of verlengd worden, bijvoorbeeld voor de incidenten van prioriteit 3 en 4, in functie van de anomalie. De depannering bestaat er enerzijds in om de panne of het mankement (materiaal, software) te lokaliseren met beschrijving van de oorzaak – de gebruikers zullen daarvoor de fouten zo duidelijk mogelijk omschrijven: omgeving, omstandigheden, eventuele herhaling, plaats van voorkomen, enz – en anderzijds om de correcties uit te voeren die zich opdringen (vervangen van onbruikbare componenten qua materiaal; verbetering van de software en/of ontwikkelingen of installatie van een nieuwe versie/gecorrigeerde release). Indien de correctie langer kan duren, zal de aanbesteder in de mate van het mogelijke een oplossing voorstellen die de panne of het mankement kan omzeilen.

STIR ONDERNEMINGEN

184/215

Elke opgestarte interventie moet zonder onderbreking tot op het einde volbracht kunnen worden.

6. Plan voor begeleiding 6.1. Algemeen Het betreft hier de te ondernemen acties voor de begeleiding van de implementering van de verschillende modules van STIR Ondernemingen op het vlak van: -

Roll-out Documentatie Communicatie & opleidingen Servicedesk

Deze vier domeinen maken geheel of gedeeltelijk deel uit van het bereik van de specifieke projecten die worden behartigd door ofwel de IT-diensten, ofwel de lijndiensten (Pijlers N-2) of de diverse stafdiensten (P&O, …). Er wordt vanwege de inschrijver op deze vier domeinen een perfecte coördinatie verwacht met deze verschillende projecten; dit zal moeten worden weerspiegeld in zijn offerte. Om een optimalisering van de cruciale fases voor de indienststelling van de verschillende modules mogelijk te maken, moet er een analyse van de specifieke behoeften worden uitgevoerd bij het opstarten van elk van deze modules. Deze analyse zal de mogelijkheid bieden om voor elk geval apart de specifieke behoeften te bestuderen die zijn gekoppeld aan de verschillende implementeringsfases. Via deze analyse zal men ook kunnen bepalen welke acties men moet voorzien op de vier hierboven geïdentificeerde domeinen in functie van de evolutie van de algemene organisatie van de FOD Financiën, en in functie van het al dan niet beschikbaar zijn van de diensten die de invulling van deze specifieke behoeften mogelijk maken. Deze analyse van het plan voor begeleiding zal worden gerealiseerd met de Business- en ITmedewerkers van de FOD Financiën en heeft als doelstelling de voorziening van het specifieke kader dat moet worden gecreëerd voor elk van de modules (bijvoorbeeld de toewijzing van bepaalde key-users uit de Business die de functionele eerstelijnshelpdesk zullen realiseren binnen de lijndiensten bij het opstarten van nieuwe toepassingen). Tot slot moet deze analyse worden gerealiseerd in een perfecte samenhang met de projecten die deze vier specifieke domeinen bestrijken (waarvoor de aannemer alle informatie zal vergaren die noodzakelijk is voor het opstarten van het project, en die zal worden verstrekt door de FOD in functie van de evolutie van elk van de betrokken projecten). De projecten zullen de te volgen gedragsregels bepalen, alsook de te respecteren procedureregels, waaraan de aannemer zich systematisch zal moeten houden. De specifieke behoeften die niet worden gedekt door de projecten die deze vier domeinen behandelen, zullen moeten worden geïdentificeerd, behartigd en gerealiseerd binnen elk van de modules van STIR ONDERNEMINGEN. In elk van de vier domeinen wordt een onderscheid gemaakt voor de volgende niveau’s: -

Externe gebruikers Interne gebruikers Servicedesk Systeembeheerders en developers

Een raming van het aantal externe en interne gebruikers vindt u in § 2.2.1 in deel A. STIR ONDERNEMINGEN

185/215

6.2. Roll-out De ontwikkelde modules moeten uitgerold worden binnen de organisatie, volgens een scenario door de inschrijver nader te specifiëren. Assistentie bij roll-out valt binnen de opdracht van de aannemer. In functie van de evolutie van de overgang van de huidige organisatiestructuren naar de binnen Coperfin uitgetekende nieuwe pijlerstructuur dient een aangepast vervolgscenario inzake de verdere roll-out van de toepassing uitgewerkt te worden. Naargelang de stand van zaken in de kanteling naar de nieuwe organisatiestructuur zal de verdere roll-out immers gebeuren binnen de toekomstige structuren, dan wel binnen de huidige. Indien de toepassing in de huidige diensten zou worden uitgerold, dient de inschrijver er evenwel over te waken dat deze aanpasbaar blijft aan de toekomstige organisatiestructuren wanneer dit noodzakelijk blijkt.

6.3. Documentatie

6.3.1. Externe gebruikers toepasbaar op Lot 1 - Module 2: Frontoffice Deze module wordt in eerste instantie gebruikt door externe gebruikers. De nodige handleidingen, installatiegidsen, lijsten met foutboodschappen, FAQ, presentaties, enz. dienen opgemaakt te worden in de drie landstalen ten behoeve van de gebruikers en de externe communicatiedienst van de FOD Financiën.

6.3.2. Interne gebruikers toepasbaar op: - Lot 1 - Module 2: Frontoffice rechtspersonen Deze documentatie zal ter informatie ook beschikbaar gesteld worden aan de taxatiediensten van de FOD Financiën (interne gebruikers). toepasbaar op: - Lot 1 - Module 3: Backoffice rechtspersonen - Lot 3 - Module 1: Controle - Lot 3 - Module 2: Opsporingen Deze modules worden uitsluitend gebruikt door interne gebruikers van de FOD Financiën. De nodige handleidingen, cursussen, presentaties, FAQ, onlineondersteuning, enz. dienen eveneens in de drie landstalen voorzien te worden. De documentatie dient bij nieuwe ontwikkelingen aangepast te worden.

6.3.3. Servicedesk Daarnaast zullen de voorgaande documenten, eventueel specifiek aangepast, ter beschikking moeten zijn van de interne (Servicedesk) en/of externe helpdesk ter ondersteuning van de gebruikers (zie ook deel C, § 6.5.).

STIR ONDERNEMINGEN

186/215

6.3.4. Systeembeheerders en developers In overeenstemming met deel B, § 3.10. geeft de inschrijver in zijn offerte weer welke technische documentatie hij ter beschikking zal stellen, en beschrijft die uitvoerig.

6.4. Opleiding en communicatie

6.4.1. Lot 1

Externe gebruikers: toepasbaar op module 2: Frontoffice Deze module wordt in eerste instantie gebruikt door externe gebruikers. De opleiding en presentaties aan de externe gebruikers zullen door de FOD Financiën worden verzorgd.

Interne gebruikers: Toepasbaar op: -

Module 3: Backoffice rechtspersonen

Er wordt een e-learningmodule vereist zodat de gebruiker en de moderator van een werkomgeving na deze webgebaseerde opleiding zich kan oriënteren en gebruikmaken van de toepassingen. Deze module is minstens conform de standaarden “SCORM 1.2”. Daarnaast worden er overeenkomstig de bepalingen van § 3.9, deel B, opleidingen voorzien voor key-users in groepen van 10, zodat deze vervolgens in staat interne gebruikers verder op te leiden (principe van train-the-trainer). De e-learningmodule dient bij nieuwe ontwikkelingen aangepast te worden.

6.4.2. Lot 2 Voor elk van de gevraagde opleidingen dient een opleiding voorgesteld te worden zowel in het Frans als in het Nederlands. Er dienen op 2 niveaus opleiding voorzien te worden: Gebruikers: er wordt bij voorkeur een e-learningmodule voorgesteld zodat de gebruiker en de moderator van een werkomgeving na deze webgebaseerde opleiding zich kunnen oriënteren en gebruikmaken van de omgeving. Deze module is minstens conform de standaarden “SCORM 1.2”. Daarnaast wordt een opleiding voorzien voor de gebruikers in groepen van 10. Deze opleiding dient gezien te worden als een opleiding die het gebruik van de software aanleert. Voor de bovenstaande opleidingen geeft de inschrijver de doelstellingen, inhoud en vormgeving van de opleiding weer. De modaliteiten zoals voorzien in deel B onverminderd van kracht. De e-learning module, en de cursussen dienen bij nieuwe ontwikkelingen aangepast te worden. De onlineondersteuning en de technische documentatie zullen beschikbaar zijn voor het technisch personeel van de FOD Financiën.

STIR ONDERNEMINGEN

187/215

Documentatie De inschrijver geeft in zijn offerte weer welke technische documentatie hij ter beschikking zal stellen, en beschrijft die uitvoerig. Naast de technische documentatie dienen er ook gebruikershandleidingen te worden voorzien in de drie landstalen. 6.4.3. Lot 3 Interne gebruikers: Toepasbaar op: -

Module 1: Controle Module 2: Opsporingen Module 3: Fraude

Er wordt een e-learningmodule vereist zodat de gebruiker en de moderator van een werkomgeving na deze webgebaseerde opleiding zich kan oriënteren en gebruikmaken van de toepassingen. Deze module is minstens conform de standaarden “SCORM 1.2”. De e-learningmodule dient bij nieuwe ontwikkelingen aangepast te worden. Daarnaast worden er overeenkomstig de bepalingen van § 3.9, deel B, opleidingen voorzien voor key-users in groepen van 10, zodat deze vervolgens in staat zijn interne gebruikers verder op te leiden (principe van train-the-trainer).

6.4.4. Servicedesk Hier wordt verwacht dat de inschrijver een korte opleiding voorstelt, tweemaal in het Nederlands, tweemaal in het Frans, voor groepen van maximaal 10 personen. Deze opleiding dient zo opgesteld te zijn dat de aanwezige leden van de servicedesk een voldoende inzicht in de verkrijgen van de toepassing om hun functie uit te voeren, alsook de nodige bagage verkrijgen om de kennis over te dragen aan hun medewerkers (train-the-trainer)

6.4.5. Systeembeheerders en developers De inschrijver stelt een gezamenlijke opleiding voor beheerders en developers van het systeem voor. Deze opleiding wordt voorzien in groepen van 5 personen.

6.5. Servicedesk De hieronder gevraagde dienstverlening dient te gebeuren tijdens werkdagen van 7u tot 18u. De FOD Financiën heeft een Servicedesk ter beschikking gesteld aan alle eindgebruikers: deze neemt de verwerking van alle soorten oproepen op zich. De aannemer zal een helpdesk installeren die de functie van tweedelijns helpdesk zal vervullen voor het opvangen van problemen die gerelateerd zijn aan het niet of fout functioneren van de toepassing en die onder verantwoordelijkheid valt van de aannemer, en dit voor de totale duur van het project. Naar deze helpdesk worden alle oproepen die de Servicedesk niet “remote” kan oplossen en/of beantwoorden doorgestuurd. Deze helpdesk betreft een helpdesk, in eerste instantie bereikbaar voor de Servicedesk van de FOD Financiën, die instaat voor alle mogelijke interventies op de te onderhouden software. De door de inschrijver voorgestelde diensten zullen worden ingevoerd met naleving van de ITILmethodologie die binnen de FOD Financiën gehanteerd wordt. Dit betekent dat o.a. beheer van

STIR ONDERNEMINGEN

188/215

incidents, problems, changes enz. conform de geldende werkwijze binnen de FOD Financiën dient te gebeuren. Hierbij zal de eerste lijn instaan voor het infrastructuurincidenten en applicatieve incidenten.

maken

van

het

onderscheid

tussen

De communicatie tussen de eerste lijn en de 2e lijn wordt beschreven door de inschrijver, en moet o.a. toelaten aan de eerste lijn om de gebruiker in contact te brengen met de 2e lijn, indien de eerste lijn vermoedt dat het gesignaleerde incident aanleiding zal geven tot een interventie ter plaatse, of een communicatie tussen 2e lijn en gebruiker. De inschrijver geeft in zijn offerte weer hoe hij zijn taak ITIL-conform zal uitvoeren, en op welke manier hij de nodige kennis zal verwerven om zich in te schakelen in de bestaande processen. Het doorsturen van de oproepen tussen de Service Desk van de FOD Financiën en de tweedelijns helpdesk die door de aannemer wordt ingericht zal gebeuren via ten minste de volgende middelen: -

Via telefoon, e-mail ter beschikking van de operatoren van de Service Desk van de FOD Financiën. Automatisch of halfautomatisch door de tool van de FOD Financiën (HP OpenView) te koppelen aan de tool die de servicemanager gebruikt voor het beheer en de follow-up van de oproepen. De inschrijver zal in zijn offerte uitleggen welke middelen hij ondersteunt. Hij zal in het bijzonder uitleggen: o o o o o

De middelen waarover de Administratie zal beschikken om op elk ogenblik status van de open oproepen te controleren. De middelen waarover de Administratie zal beschikken om de naleving van SLA te controleren. De wijze waarop hij eventueel voorstelt de twee tools (FOD Financiën inschrijver) te synchroniseren. De rapporten die hij ter beschikking zal stellen van de FOD Financiën voor follow-up van de servicekwaliteit. Eventueel de manier om sommige functiestoornissen op afstand op te lossen.

de de en de

De inschrijver zal ook een terugkoppeling voorzien naar de servicedesk van de naar hem doorverwezen oproepen; met andere woorden hij zal zijn vervolg aan de servicedesk kenbaar maken volgens een vooraf kenbaar gemaakt kanaal, dewelke de opvolging van de oproep mogelijk maakt. De inschrijver zal deze dienst toelichten en daarbij rekening houden met alle in dit punt uitgelegde elementen en hij zal andere diensten leveren als hij dit nodig acht. Voor elke wijziging in het systeem wordt een geheel van sourcecode en documentatie geleverd die kan opgenomen in de versiebeheerssytemen van de FOD Financiën. De wijzigingen worden slechts doorgevoerd na goedkeuring van de FOD Financiën. De aannemer zal de nodige informatie doorgeven aan de CMDB (configuration management database), en volgt hiervoor de procedures opgelegd door de FOD financiën. Deze procedures worden bekend gemaakt na gunning, en kunnen in de loop van opdracht onderhevig zijn aan veranderingen. De FOD Financiën wenst er de inschrijvers attent op te maken dat ze de bewaking van de integriteit van de CMDB zeer belangrijk acht, en wenst dan ook dat de inschrijvers hier in hun offerte duidelijk laten blijken dat ze hier maatregelen voorstellen om de integriteit te bewaken.

STIR ONDERNEMINGEN

189/215

6.6. Kennisoverdracht De FOD Financiën voorziet een nauwe samenwerking tussen zijn personeel en dat van de inschrijver met als doel de objectieven van dit project te bereiken. Het contract voorziet in de overdracht van kennis zodat het personeel van de FOD Financiën voldoende kennis en competenties kan verwerven om te assisteren bij het project en het systeem te onderhouden, met inbegrip van de toekomstige ontwikkelingen van de toepassing. De inschrijver dient zijn benadering te beschrijven waarmee de overdracht van kennis doorheen alle fases van het project verzekerd wordt. Hij dient eveneens de manier te beschrijven waarop de samenwerking tussen zijn personeel en dat van de FOD Financiën gepland zal zijn. De inschrijver dient in zijn offerte weer te geven welke de competenties zijn die deze personen dienen te bezitten om uiteindelijk het project te kunnen overnemen. Het is evident dat deze coaching gebeurt binnen de lokalen van de FOD Financiën.

7. Personeel De inschrijver dient volgens de vereisten, zoals neergeschreven in het document CV het in plaats gestelde personeel voor te stellen. Er wordt verder gevraagd dat een schematisch overzicht gegeven wordt, en dit per module, van de functie(s) die de verschillende personen zullen hebben binnen het team. Specifiek voor de kennis XBRL (voor die functies waar dit toepasbaar is, binnen modules 2 en 3) wordt gevraagd van in de CV’s niet enkel aan te geven welke de kennis is, maar ook welke de praktische ervaring is. Deze praktische ervaring moet door de FOD Financiën controleerbaar zijn via de ingevoegde referenties, extern aan de inschrijver.

8. SLA (Service Level Agreement) Er moeten verschillende SLA-niveaus worden voorzien in functie van de fases waarin de realisatie van de modules van de aanbesteding zich zal situeren in de loop van de realisatie van het project. De FOD Financiën wenst vier SLA-niveaus te definiëren die zijn aangepast aan deze verschillende fases: 1. 2. 3. 4.

SLA gekoppeld aan de realisatiefases SLA gekoppeld aan de indienststelling van de modules SLA gekoppeld aan de garantieperiode SLA betreffende de beschikbaarheid en de performantie van het systeem

8.1. SLA voor de realisatiefases Bij de aanvang van het project worden de algemene planning en de planning met betrekking tot de realisatie van de verschillende modules goedgekeurd tijdens de Kick-Off van het project. Ten opzichte van deze planningen, waarvoor de aannemer zich tot naleving zal verbinden, wenst de FOD Financiën dat de aanvankelijke voorstellen zullen worden opgevolgd (enkel de planningwijzigingen die werden goedgekeurd tijdens een Projectboard (Stuurgroep) kunnen eventuele verschuivingen mogelijk maken, waarbij een automatische aanpassing van de toepassing van de boetes op de nieuw gekozen data zal worden doorgevoerd). Voor de realisatiefases van de verschillende modules zal de aannemer de nodige SLA’s voorstellen om de naleving van de voorgestelde planningen te garanderen, alsook de toe te passen boetes in functie van de omvang van de opgelopen vertraging. De voorgestelde boetes worden uitgedrukt in een percentage van het totaalbedrag van de kostprijs van de realisatie van de diverse uit te voeren prestaties, die de verschillende fases van STIR ONDERNEMINGEN

190/215

elk van de modules uitmaken, en staan in verhouding tot de duur van de vertraging, gerekend vanaf de veronderstelde datum van levering van de prestaties in het kader van de verschillende fases, zoals hernomen in deel A, Voorwerp.

8.2. SLA voor de indienststelling Bij de indienststelling van de verschillende modules wenst de FOD de prestaties te valideren door ze te vergelijken met de doelstellingen die werden bepaald bij de aanvang van het project en die werden geconsolideerd in de analysefases. De aannemer moet een valideringsmethode voorstellen om de coherentie te verzekeren tussen de vooropgestelde doelstellingen op het vlak van de te omvatten functionaliteiten, het te behalen prestatieniveau, de te verwerken gegevens, enz., en de resultaten die worden behaald in de roll-outfasen. Er worden compenserende maatregelen voorgesteld om het effect te verzachten van situaties waarin er een kloof zou worden vastgesteld tussen de doelstellingen en de geleverde resultaten, met opnieuw de SLA-toepassing die de aannemer moet voorstellen voor deze specifieke situaties. Deze boetes moeten complementair zijn met de boetes die worden bepaald voor de realisatieperiodes van de modules.

8.3. SLA voor de garantieperiode Vanaf de datum van de afkondiging van de algemene voorlopige oplevering tot het einde van de garantie verbindt de aannemer zich tot naleving van het serviceniveau dat wordt gedefinieerd door een SLA. Deze resultaatsverbintenis sluit elke gedeeltelijke realisatie uit die “naar best vermogen” tot stand wordt gebracht. De Administratie kan geen concessies doen inzake de servicevereisten.

8.4. SLA inzake de beschikbaarheid en de performantie van de toepassing Deze SLA zal onder meer betrekking hebben op: -

-

de performantie van de toepassing (beschikbaarheid van het systeem, antwoordtijd voor welbepaalde functionaliteiten zoals transactionele zoekacties, raadpleging en bijwerking); de garantie dat de totale onbeschikbaarheid van het systeem niet meer zal bedragen dan: o 44 uren per jaar (99,50 % beschikbaarheid) voor de kritieke systemen; o 88 uren per jaar (99,00 % beschikbaarheid) voor de andere systemen.

8.4.1. Boetes Het niet naleven van een element van de SLA wordt bestraft met een boete. Het is geenszins de bedoeling van de FOD om de kosten te drukken via boetes, maar wel om de aannemer resoluut aan te zetten tot het nakomen van zijn verbintenissen; zoniet zijn het de gebruikers die worden gestraft.

STIR ONDERNEMINGEN

191/215

De boetes voor het niet naleven van een element van de SLA worden voorgesteld door de aannemer en worden uitgedrukt in een % van het totaalbedrag voor de uitvoering van de diverse modules. Dit basisbedrag voor de berekening blijft van toepassing tijdens de hele garantieperiode.

8.4.2. Punten van de SLA De FOD vraagt de inschrijvers om een SLA te voorzien voor de volgende punten: -

-

-

beschikbaarheid van het personeel van de aannemer tijdens de periodes waarin het systeem of de functionaliteiten operationeel zijn; tijdens de werkuren (tussen 7 uur en 18 uur) en dit op werkdagen; prestatieniveau (waaronder de max. reactietijd - in 90% van de gevallen – voor een transactioneel verzoek, een consultatie, een update, met een exacte beschrijving van de omgeving voor het meten van de prestaties); veiligheid en integriteit van de gegevens; onderhoud en assistentie: maximale interventietijden in het geval van een panne, blijk van respect inzake beschikbaarheid; de maximale termijn voor het oplossen van een probleem/problemen.

De FOD Financiën heeft vijf prioritaire niveaus erkend: -

-

-

-

-

Prioriteit 1 (incident dat als blokkerend wordt beschouwd): betekent dat een gedeelte van het systeem niet werkt en een aanzienlijke stagnatie van het systeem veroorzaakt. Het incident moet onmiddellijk worden aangepakt. Prioriteit 2 (incident dat als belemmerend wordt beschouwd): het incident veroorzaakt een vertraging bij de gebruikers en moet worden aangepakt na de oplossing van een incident uit categorie 1. Prioriteit 3 (incident dat als vervelend wordt beschouwd): het incident heeft geen grote gevolgen voor de productie en de gebruikers maar is niettemin niet in overeenstemming met de afgesproken functionaliteiten. Het incident moet worden aangepakt na de oplossing van incidenten uit categorie 2. Prioriteit 4 (incident dat als cosmetisch wordt beschouwd): vermeende incidenten die niet thuishoren in de categorieën “1 tot 3” maar die een verzoek tot aanpassing van een bestaande functionaliteit betreffen Prioriteit 5 (incident dat als niet-storend wordt beschouwd): het incident heeft geen gevolgen voor de productie.

Voor de prioriteiten 1 en 2 moet de aannemer een begin van een oplossing voorzien binnen 4 uur. Zo moet de gebruiker weer op het systeem kunnen werken binnen een termijn die dit bestek van 4 uur niet mag overschrijden. Het normale werkritme moet binnen maximaal 24 uur kunnen worden verzekerd. Voor de incidenten van prioriteit 3 : het begin van de oplossing moet worden voorzien binnen 72 uur. Voor de incidenten van prioriteit 4 : de aannemer moet een begin van een oplossing voorzien binnen 5 werkdagen. Maar de inschrijver kan ook een SLA voorstellen voor de punten die hij zelf belangrijk acht. De inschrijver zal in zijn offerte een definitie verstrekken van het serviceniveau dat mag worden verwacht voor elk van de punten hierboven, alsook van de tools en de periodes voor de meting, en van de toepasbare boetes in het geval van de niet-naleving van de SLA.

STIR ONDERNEMINGEN

192/215

Te behandelen onderdelen van de SLA: Opmerking: verder te verfijnen tijdens de uitvoering van het project. Voor elk van de SLA’s: -

-

-

Objectief van de SLA Scope Startdatum en voorwaarden voor wijziging Rollen en verantwoordelijkheden o FOD Financiën o Aannemer Aangeboden diensten Procedure voor klachtenbehandeling o Van FOD Financiën naar aannemer o Van aannemer naar FOD Financiën Rapportering Overleg Contactinformatie SLA-normen en boetes (met inbegrip van meting, normering)

Voor “garantie en maintenance” en “beschikbaarheid en performantie” dient verder uitgewerkt te worden: -

Processen en procedures Incident management Problem management Change management Configuration management

Opmerkingen: 1.Waar toepasbaar worden de SLA’s verplicht gemeten per periode van 3 maand. Indien men na het aflopen van de eerste drie jaar van het project eindigt met een periode van minder dan 3 maand kunnen zich 2 mogelijkheden voordoen: -

-

Deze periode duurt 1 maand of minder: dan wordt de voorgaande periode uitgebreid met de duur van die periode, en wordt deze periode behandeld alsof de periode 3 maand bestrijkt. Deze periode duurt langer dan 1 maand: er wordt een nieuwe meetperiode vastgesteld voor de duur van de periode, deze periode wordt behandeld alsof de periode 3 maand bestrijkt.

2. Indien over een glijdende periode van twaalf maanden een bepaalde SLA twee keer niet gehaald wordt, verdubbelt de boete voor deze SLA. 3. Voor de SLA’s die betrekking hebben op de beschikbaarheid geldt deze maatregel voor twee opeenvolgende keren dat de SLA niet gehaald wordt (gemeten per periode van drie maanden). 4. Vanaf het moment dat een SLA nageleefd wordt, wordt de volgende keer dat deze SLA niet nageleefd wordt de boete weer enkel toegepast. 5. De FOD Financiën kan, indien gewenst, de metingen van de SLA laten controleren en uitvoeren, op eigen kosten, door een onafhankelijk studiebureau.

STIR ONDERNEMINGEN

193/215

D.

BIJLAGEN

Bijlage 1 - MODEL VAN INDIENING Administratieve aspecten Voorwerp van de indiening Bestek: ……. Voorwerp van de opdracht: …… Identificatie van de inschrijver Ondernemingen -

Firmanaam of benaming: Juridische vorm: Nationaliteit:

Sociale zetel Straat : Nr : Bus : Plaats : Postcode : Land : Telefoonnummer : Faxnummer : btw-nummer : Nummer en plaats van inschrijving in het Handelsregister : Contactpersoon (-personen) en telefoonnummer(s):

en voor dewelke DeHeer/Mevrouw (*)

(naam) (functie)

gedomicilieerd op het adres : (straat) (postcode en gemeente) (land) optredend als inschrijver of gevolmachtigde, hierna ondertekent en zich verbindt tot de uitvoering in overeenstemming met de clausules en de voorwaarden van het bestek “Implementering Geïntegreerd Verwerkingssysteem Ondernemingen ten behoeve van de Entiteit Belastingen & Invordering” van de services die hiervoor werden gedetailleerd en die LOT 1 en/of LOT 2 en/of LOT 3 vormen van dit document, dit tegen betaling van de volgende forfaitaire eenheidsprijs

STIR ONDERNEMINGEN

194/215

a) forfaitaire totaalprijs, zonder btw, voor Lot 1 (opties niet inbegrepen):

[ in letters en in cijfers in EURO ] waarbij de btw moet worden gevoegd, zijnde een bedrag van:

[ in letters en in cijfers in EURO ] wat resulteert in een forfaitaire totaalprijs, btw. inbegrepen, van:

[ in letters en in cijfers in EURO ] b) forfaitaire totaalprijs, zonder btw, voor Lot 2 (opties niet inbegrepen):


[ in letters en in cijfers in EURO ] wat resulteert in een forfaitaire totaalprijs, btw inbegrepen, van:

[ in letters en in cijfers in EURO ] c) forfaitaire totaalprijs, zonder btw, voor Lot 3 (opties niet inbegrepen):


[ in letters en in cijfers in EURO ] STIR ONDERNEMINGEN

195/215

wat resulteert in een forfaitaire totaalprijs, btw inbegrepen, van:

[ in letters en in cijfers in EURO ]

In het geval van een goedkeuring van onderhavige offerte zal de borgstelling worden gevormd volgens de voorwaarden en termijnen, zoals beschreven in dit bestek. Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde bedragen betalen via overschrijving of storting op het rekeningnummer: (IBAN en BIC) Voor de interpretatie van het contract wordt als taal

Nederlands/Frans (*)

gekozen.

Alle briefwisseling betreffende de gunning en de uitvoering van de opdracht dient naar het volgende adres te worden verzonden: Contactpersoon : Telefoon : Fax : E-mail : Postadres : Bij deze aanvaard ik/aanvaard ik niet (schrappen wat niet past) het gebruik van elektronische communicatiemiddelen (e-mail) voor de correspondentie met de aanbestedende overheid in het kader van onderhavige opdracht. Geldigheidsduur van de inschrijving Onderhavige inschrijving blijft geldig tot: ……………………………………. (minimum 240 dagen) Ik machtig de aanbestedende overheid om alle nuttige informatie (bijv. van financiële aard) over mijn onderneming in te winnen bij andere instanties. Ik machtig de aanbestedende overheid om via het elektronische loket informatie in te winnen over mijn situatie op het vlak van de RSZ. Ik machtig de RSZ overigens om alle nuttige informatie over mijn situatie in verband met onderhavige opdracht op eenvoudig verzoek mee te delen aan de aanbestedende overheid. Bovendien machtig ik de aanbestedende overheid om alle nuttige informatie (bijv. van financiële aard) over mijn onderneming in te winnen bij andere instanties. Op straffe van absolute nietigverklaring moet de inschrijver met de hand de volgende verklaring afleggen, met name dat zijn inschrijving werd opgesteld in overeenstemming met het modelformulier van het bestek:

STIR ONDERNEMINGEN

196/215

Ik ondergetekende, … (naam ondertekenaar) verklaar te hebben gecontroleerd dat alle gegevens volledig in overeenstemming zijn met de door de aanbestedende overheid op het indieningsformulier en in de inventaris voorziene vermeldingen, en ik aanvaard er de volledige verantwoordelijkheid over. Ik verklaar kennis te hebben genomen van het bestek en van de informatie die werd gecommuniceerd na afloop van de informatiesessie, en er rekening mee te hebben gehouden bij de opmaak van mijn offerte. Door het feit van deze offerte, aanvaard ik expliciet alle voorwaarden van dit bestek en verzaak ik aan alle andere beschikkingen zoals mijn eigen verkoopvoorwaarden. Ik machtig de aanbestedende overheid om via het elektronische loket informatie in te winnen over mijn situatie op het vlak van de RSZ. Ik machtig de RSZ overigens om alle nuttige informatie over mijn situatie in verband met onderhavige opdracht op eenvoudig verzoek mee te delen aan de aanbestedende overheid. Overigens verbind ik mij op mijn roerende en onroerende goederen om in overeenstemming met de bepalingen van het bestek, de prestaties uit te voeren die gedetailleerd worden opgesomd in de prijstabellen die bij onderhavige inschrijving zijn gevoegd, en dit in overeenstemming met de tarieven die erin worden vermeld.

Gedaan :

te

op

200.

De inschrijver of de gevolmachtigde : (naam) (functie) (handtekening)

Het ontbreken van een geldige handtekening leidt tot de nietigverklaring van de offerte.

STIR ONDERNEMINGEN

197/215

Bijlage 2 - MODELLEN VAN PRIJSTABELLEN De voorstelling van de in de offerte vermelde prijzen moet op straffe van nietigverklaring worden ingedeeld volgens de onderstaande tabellen. Deze prijstabellen moeten worden ondertekend door de inschrijver of zijn gevolmachtigde. Met prijzen die op een andere plaats worden vermeld, wordt geen rekening gehouden. In geval van afwijkingen tussen onderhavige inventaris en een gedetailleerde inventaris van de inschrijver, zullen uitsluitend de prijzen van de inventaris, die in bijlage van dit bestek worden voorzien, in aanmerking worden genomen. De volgende inventaris moet worden ingevuld om de FOD een gedetailleerd overzicht te verschaffen van de verschillende artikelprijzen.

LOT 1 Omschrijving

Totaalprijs excl. btw

btw

Totaalprijs incl. btw

ALGEMEEN Consolidatiefase Totaal Algemeen

MODULE 1: ENIG DOSSIER Projectbeheer Coördinatie met andere projecten en modules Gedetailleerde analyse en architectuur Gedetailleerd ontwerp - migratie persoonlijke gegevens - entiteiten - wijziging persoonlijke gegevens Planning en uitvoering van testen Technische en business documentatie Roll-out + inwerkingstelling Totaal Module 1

MODULE 2: FRONTOFFICE RECHTSPERSONEN Projectbeheer Coördinatie met andere projecten en modules Gedetailleerde functionele analyse en architectuur Gedetailleerd ontwerp + testversie voor gebruikers - creatie aangifte - verzending aangifte - validatieregels - opslag - klaarmaken voor backoffice - consultatie Planning en uitvoering van testen Technische en business documentatie Opleiding en coaching Roll-out + inwerkingstelling Totaal Module 2

STIR ONDERNEMINGEN

198/215

LOT 1 Omschrijving


btw


btw


btw


MODULE 3: BACKOFFICE RECHTSPERSONEN Projectbeheer Coördinatie met andere projecten en modules Gedetailleerde functionele analyse en architectuur Gedetailleerd ontwerp - inbrengen gegevens papieren aangiften en bijlagen - validatieregels - berekening belasting - bijwerken permanent dossier - oplossen anomalieën - behandelen reacties en vragen van rechtspersonen - beheer en opvolging werking backoffice - aansluiting backoffice en frontoffice Planning en uitvoering van testen Technische en business documentatie Opleiding en coaching Roll-out + inwerkingstelling Totaal Module 3

LOT 1 MAINTENANCE VOOR GLOBALE VOORLOPIGE OPLEVERING (DEEL C, 5.1.) Modules Kostprijs per Aantal Totaalprijs maand (excl. maanden excl. btw btw) Module 1 Module 2 Module 3

20 20 4

MAINTENANCE NA GLOBALE VOORLOPIGE OPLEVERING (DEEL C, 5.2) Kostprijs Kostprijs per Aantal dagen Totaalprijs dag (excl. btw) excl. btw Mandag

1.200

Totaal Maintenance (voor en na globale voorlopige oplevering)

TUSSENTOTAAL 1

STIR ONDERNEMINGEN

199/215

LOT 1 Omschrijving

Aard van de prijs

Periode

Prijs excl. btw

btw

Totaal (incl btw)

btw

Totaalprijs btw

Globale oplossing software XBRL, incl. maintenance en hot DRP Zie deel C, §4.1. Licentie site Globale prijs Jaar 1 Onderhoud en Jaar 2 upgrades Jaar 3 Jaar 4 Jaar 5 Jaar 6 Software, andere dan XBRL oplossing Zie Deel C, §4.2. Systeembeheerders

Andere gebruikers

Globale prijs voor 4 licenties Onderhoud en upgrades

Globale prijs Onderhoud en upgrades

Jaar 1 Jaar 2 Jaar 3 Jaar 4 Jaar 5 Jaar 6 Jaar 1 Jaar 2 Jaar 3 Jaar 4 Jaar 5 Jaar 6

TUSSENTOTAAL 2 TUSSENTOTAAL 1 – LOT 1 TUSSENTOTAAL 2 – LOT 1 ALGEMEEN TOTAAL LOT 1

OPTIES MODULES LOT 1 Omschrijving


incl.

MODULE 2 Optie 1: koppeling nieuwe frontoffice met de bestaande backoffice MODULE 2 Optie 2: berekening van de verschuldigde belasting MODULE 3 Optie A Migratie “resterende fiscale gegevens” aanslagjaar 2010 MODULE 3 Optie B Migratie “resterende fiscale gegevens” aanslagjaren 2008 en 2009

STIR ONDERNEMINGEN

200/215

OPTIES SOFTWARE LOT 1 Omschrijving

Aard van de prijs

Periode

Prijs excl. btw

btw

Totaal (incl btw)

Globale oplossing software XBRL, incl. maintenance en hot DRP Zie deel C, §4.1. Licentie site Onderhoud en Jaar 7 upgrades Jaar 8 Software, andere dan XBRL oplossing Zie Deel C, §4.2. Systeembeheerders Andere gebruikers Systeembeheerder

Onderhoud en upgrades Onderhoud en upgrades Globale prijs voor 1 licentie Onderhoud en upgrades

Jaar 7 Jaar 8 Jaar 7 Jaar 8 Jaar 1 Jaar 2 Jaar 3 Jaar 4 Jaar 5 Jaar 6 Jaar 7 Jaar 8

Plaats: Naam: Datum: Handtekening

STIR ONDERNEMINGEN

201/215

LOT 2 Omschrijving


btw


Algemeen Consolidatiefase Totaal Algemeen

Deel 1 MODULE 1: BTW-SIGNALETIEK EN BTW-ENTITEIT Projectbeheer Coördinatie met andere projecten en modules Gedetailleerde functionele analyse en architectuur Gedetailleerd ontwerp - migratie gegevens - creatie entiteiten - wijziging gegevens - andere Planning en uitvoering van testen Technische en business documentatie Opleiding en coaching Roll-out en inwerkingstelling Totaal Module 1 MODULE 2: REKENING COURANT + L678 Projectbeheer Coördinatie met andere projecten en modules Gedetailleerde functionele analyse en architectuur Gedetailleerd ontwerp Planning en uitvoering van testen – monitoring van de werking van de gemigreerde toepassingen Technische en business documentatie Opleiding en coaching Roll-out en inwerkingstelling Totaal Module 2

Module 3: RCIV-CTRI Projectbeheer Coördinatie met andere projecten en modules Gedetailleerde functionele analyse en architectuur Gedetailleerd ontwerp Planning en uitvoering van testen – controle van de databank en van de werking van de toepassingen Technische en business documentatie Opleiding en coaching Roll-out en inwerkingstelling Totaal Module 3

STIR ONDERNEMINGEN

202/215

LOT 2 Omschrijving


btw


Module 4: BIJZONDERE REKINGINGEN (TPBRCS) Projectbeheer Coördinatie met andere projecten en modules Gedetailleerde functionele analyse en architectuur Gedetailleerd ontwerp Planning en uitvoering van testen Technische en business documentatie Opleiding en coaching Roll-out en inwerkingstelling Totaal Module 4 Module 5: VIES Projectbeheer Coördinatie met andere projecten en modules Gedetailleerde functionele analyse en architectuur Gedetailleerd ontwerp Planning en uitvoering van testen Technische en business documentatie Opleiding en coaching Roll-out en inwerkingstelling Totaal Module 5 Module 6: CKBB Projectbeheer Coördinatie met andere projecten en modules Gedetailleerde functionele analyse en architectuur Gedetailleerd ontwerp Planning en uitvoering van testen Technische en business documentatie Opleiding en coaching Roll-out en inwerkingstelling Totaal Module 6 Module 7: INTRANETAPPLICATIES Projectbeheer Coördinatie met andere projecten en modules Gedetailleerde functionele analyse en architectuur Gedetailleerd ontwerp Planning en uitvoering van testen Technische en business documentatie Opleiding en coaching Roll-out en inwerkingstelling Totaal Module 7

STIR ONDERNEMINGEN

203/215

LOT 2 Omschrijving


btw


Module 8: LINK NAAR DIM en FILE NET Projectbeheer Coördinatie met andere projecten en modules Gedetailleerde functionele analyse en architectuur Gedetailleerd ontwerp Planning en uitvoering van testen Technische en business documentatie Opleiding en coaching Roll-out en inwerkingstelling Totaal Module 8

Module 9 : OVERIGE Projectbeheer Coördinatie met andere projecten en modules Gedetailleerde functionele analyse en architectuur Gedetailleerd ontwerp Planning en uitvoering van testen Technische en business documentatie Opleiding en coaching Roll-out en inwerkingstelling Totaal Module 9

TUSSENTOTAAL 1 – LOT 2

STIR ONDERNEMINGEN

204/215

LOT 2 MAINTENANCE VOOR GLOBALE VOORLOPIGE OPLEVERING (DEEL C, 5.1.) Modules Kostprijs per Aantal Totaalprijs maand (excl. maanden excl. btw btw) Module 1 Module 2 Module 3 Module 4 Module 5 Module 6 Module 7 Module 8 Module 9


btw


btw


btw


20 20 20 20 20 20 20 20 20

MAINTENANCE NA GLOBALE VOORLOPIGE OPLEVERING (DEEL C, 5.2) Kostprijs Kostprijs per Aantal dagen Totaalprijs dag (excl. btw) excl. btw Mandag

btw

1.200

Totaal Maintenance (voor en na globale voorlopige oplevering)

TUSSENTOTAAL 2 – LOT 2 TUSSENTOTAAL 1 – LOT 2 TUSSENTOTAAL 2 – LOT 2 ALGEMEEN TOTAAL LOT 2

OPTIE LOT 2 Omschrijving


DEEL 2: OPTIE INTEGRATIE BTW IN STIMER Projectbeheer Coördinatie met andere projecten en modules Gedetailleerde functionele analyse en architectuur Gedetailleerd ontwerp Planning en uitvoering van testen Technische en business documentatie Opleiding en coaching Roll-out en inwerkingstelling

MAINTENANCE VOOR GLOBALE VOORLOPIGE OPLEVERING (DEEL C, 5.1.) Modules Kostprijs per Aantal Totaalprijs maand (excl. maanden excl. btw btw) Deel 2

36

Plaats: Naam: Datum: Handtekening:

STIR ONDERNEMINGEN

205/215

LOT 3 Omschrijving


btw


ALGEMEEN Consolidatiefase Totaal Algemeen

MODULE 1: STIR CONTROLE 2 Projectbeheer Coördinatie met andere projecten en modules Gedetailleerde functionele analyse Gedetailleerd ontwerp - werkplanbeheer - uitvoering van werkinstructies - bijwerking permanent dossier - templates documenten correspondentiebeheer - ongestructureerde documenten - éénmalige aanpassing aangiftegegevens backoffice vanuit Controle - aanpassing fiscale gegevens van bij aangifte VenB gevoegde opgaven - resultaatfiches Planning en uitvoering van testen Technische en business documentatie Opleiding en coaching Roll-out + inwerkingstelling Totaal Module 1

MODULE 2: STIR OPSPORINGEN 2 Projectbeheer Coördinatie met andere projecten en modules Gedetailleerde functionele analyse Gedetailleerd ontwerp - werkplanbeheer opsporingen - uitvoering werkinstructies opsporingen - templates voor documenten correspondentie-beheer - ongestructureerde documenten Planning en uitvoering van testen Technische en business documentatie Opleiding en coaching Roll-out + inwerkingstelling Totaal Module 2

MODULE 3: STIR FRAUDE Projectbeheer Coördinatie met andere projecten en modules Gedetailleerde functionele analyse Gedetailleerd ontwerp: - inputbeheer - zaakbehandeling - dossierbehandeling - resultaatfiches - werkinstructies - beheer van een team - templates voor documenten correspondentiebeheer - relaties met Fod Justitie - interacties met STIRINT - migratie Planning en uitvoering van testen Technische en business documentatie STIR ONDERNEMINGEN

206/215

Opleiding en coaching Roll-out + inwerkingstelling Totaal Module 2

TUSSENTOTAAL 1 LOT 3 MAINTENANCE NA GLOBALE VOORLOPIGE OPLEVERING (DEEL C, 5.2) Kostprijs Kostprijs per Aantal dagen Totaalprijs dag (excl. btw) excl. btw Mandag Totaal Maintenance

btw


1.200

TUSSENTOTAAL 2

TUSSENTOTAAL 1 – LOT 3 TUSSENTOTAAL 2 – LOT 3 ALGEMEEN TOTAAL LOT 3

Plaats: Naam: Datum: Handtekening:

STIR ONDERNEMINGEN

207/215

Bijlage 3 - MODEL VAN FORMULIER VOOR VOORSTELLING VAN REFERENTIES NB : het gebruik van dit formulier is verplicht 1. Naam van het project 2. Naam van de onderneming

3. Bedrijfssector

4. Naam van een contactpersoon

5. Contactgegevens

6. Toepassingsgebied van 7. Beoogde doelstellingen de ontwikkeling of het project

8. Aanvangsdatum (fase per fase) -

9. Einddatum

10.Budget (EUR)

A. Hardware

B. Software

C. Services

11. Lijst en korte beschrijving van rol en aandeel van eventuele onderaannemers

A. Naam onderneming(en)

B. Aandeel in opdracht

C. Vakkennis

12. Complexiteit

Aantal gebruikers, aantal IT-systemen zonder PC’s (aantal mainframes, mini’s en servers)

13. Lijst en korte beschrijving van de bronsystemen

A. Hardware

B. Software

C. Ontwikkelingsomgeving

14. Lijst en korte beschrijving van de systemen voor de realisatie van het project

A. Hardware

B. Software

C. Ontwikkelingsomgeving

15. Projectbeheer

Instrument/methode

16. Lijst van aan project toegewezen profielen; (TOTAAL) aantal personen en man/dagen voor integrale project

Profiel 1

Profiel 2

Profiel 3

Profiel 4

Profiel 5

…

STIR ONDERNEMINGEN

208/215

Bijlage 4 - MODEL VAN CV VAN AAN PROJECT TOEGEWEZEN MEDEWERKERS NB: het gebruik van dit model is verplicht. De inschrijver moet bij het invullen van de CV’s erop toezien dat de namen van de personen voluit worden geschreven en ook de behaalde diploma’s en onderwijsinstellingen waar deze behaald werden, duidelijk worden beschreven. De aanbestedende overheid verbindt zich ertoe deze gegevens met uiterste discretie te zullen behandelen en ze enkel te gebruiken voor het beoordelen van de offerte. De aanbestedende overheid houdt zich het recht voor om CV’s, die niet op deze manier werden ingevuld als onvoldoende te beschouwen, en bijgevolg niet in rekening te nemen bij de evaluatie van de offerte. Indien de vermelde diploma’s niet in overeenstemming zijn met de behaalde diploma’s, houdt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de offerte uit te sluiten.

Naam:

Functie in onderhavig project: Aan welke module toegewezen: Opleidingen : Humaniora of gelijkwaardig: diploma behaald op …. Niet universitair hoger onderwijs: - Titel: - Diploma behaald op …. Universitair hoger onderwijs: - Titel: - Diploma behaald op ….

Andere :

Professionele ervaring: Bij de inschrijver: -

Huidige functie: Sinds: Voorgaande functie: Van…………… tot ……………. Betrokken bij de volgende projecten, vermeld in Bijlage 3: Betrokken bij andere grote projecten (naam, klant en vervulde functie):

Bij maximaal 3 andere bedrijven : -

Functie: Van …………….. tot …………………..

STIR ONDERNEMINGEN

209/215

Technische vaardigheden: -

XBRL (enkel lot 1): -

Creatie taxonomieën, validatie en transformatie: Toepassingen frontoffice XBRL-compliant: Toepassingen backoffice XBRL-compliant: Andere (specifiek):

-

Hardware:

-

Software: -

Besturingssystemen: Databases: Programmeertalen: Kantoortoepassingen: Andere (specifiek):

Andere vaardigheden: -

Op het vlak van management: Op het vlak van consultancy: Talenkennis: Frans: begrijpend - actief - passief Nederlands: begrijpend - actief - passief Engels: begrijpend - actief - passief

STIR ONDERNEMINGEN

210/215

Bijlage 5 - TOETSING XBRL-FUNCTIONALITEITEN Er wordt gevraagd de voorgestelde XBRL-oplossing te toetsen aan de volgende functionaliteiten en vragen.

Functionaliteiten

FO

Ja/Nee

BO

Ja/Nee

Bestaat deze functionaliteit reeds in een bestaande toepassing Ja/Nee Indien ja, detailleer de toepassing

Is een dergelijke systeem reeds in productie (mogelijk bij externe partners) Ja/Nee Indien ja, detailleer de performantie en de duurtijd van de gehele ontwikkeling

Ontvangen gegevens (nader te specificeren)

Validatie (XBRL en business rules) gegevens (nader te specificeren)

Feedback en rapportage (nader te specificeren)

Opslag van gegevens (nader te specificeren)

Visualisatie (nader te specificeren)

Analyse gegevens (nader te specificeren) Transformatie en extractie gegevens (nader te specificeren) Toegangsbeheer (nader te specificeren) Technische standaarden - XBRL 2.1 - Dim. 1.0 - J2EE - DB2 - Andere (nader te specificeren)

STIR ONDERNEMINGEN

211/215

Bijlage 6 -

VERKLARING VAN VERTROUWELIJKHEID

Ik, ondergetekende (naam, voornaam, functie) ……………………….. werkzaam voor rekening van de firma (naam en adres)……………………. garandeer de vertrouwelijkheid van de gegevens die worden ontvangen en verwerkt in het kader van de opdracht betreffende de opdracht “STIR Ondernemingen” voor rekening van de FOD Financiën.

Ik verbind me ertoe deze gegevens : -

niet te gebruiken, noch de resultaten van de verwerking van de bewuste gegevens, behalve voor zover deze strikt noodzakelijk zijn voor de realisatie van het voorwerp van de opdracht,

-

niet te verspreiden noch te kopiëren,

-

niet te bewaren na de datum van ……….

Naam en Functie:

Handtekening en datum:

STIR ONDERNEMINGEN

212/215

Bijlage 7 - MODEL VAN VRAAG EN ANTWOORD Opmerking: Indien de vraag niet aan een paragraaf kan gekoppeld worden, wordt in de eerste kolom “algemeen” vermeld. paragraaf paginanr. taal

STIR ONDERNEMINGEN

Vragen – Questions

213/215

Bijlage 8 - COMMUNICATIE VENSOC MET CVVEN EN PM Reeds in de huidige versie van Vensoc wordt de toepassing gekoppeld met de huidige backoffice en het bestand rechtspersonen PM. Dit gebeurt op het moment van de verzending van de aangifte en het doorsturen van gegevens van/naar de backoffice CVVEN.

1. Verzenden van de aangifte In eerste instantie zal de gebruiker een aangifteformulier Vensoc downloaden op de portaalsite van de FOD Financiën. Dit dient hij in te vullen op te slaan en samen met de bijlagen op te slaan in de verzendingsmap op zijn lokale computer. Om de verzending mogelijk te maken dient hij de gegevens van de aangifteformulier exporteren als een xfdf-bestand. De verzending zelf gebeurt via een java-applet die wordt uitgevoerd op de lokale computer van de gebruiker. Allereerst wordt een beveiligde verbinding met de servers van de FOD Financiën tot stand gebracht en worden de certificaten van de gebruiker (certificaat klasse 3 of eID) gecontroleerd. Hierna wordt het xfdf-bestand samen met de gecomprimeerde bijlagen verzonden naar de FOD Financiën waar het wordt ontvangen, gevalideerd en opgeslagen. Tenslotte verkrijgt de gebruiker een ontvangstbewijs.

PMSOC

Validatie

Rechtspersonen PM

Opslaan

gebruiker

Feedback Ontvangstbewijs

Vensoc Bull Mainframe

De belangrijkste validaties zijn: -

formaat van de aangifte en de bijlagen. validatie van de fiscale regels in de aangifte en de codes IBAN en BIC. aanwezigheid en grootte van de bijlagen. controle van de geldigheid van de digitale handtekening (via eID of certificaat klasse 3). validatie van het ondernemingsnummer, de taal, aanslagjaar en balansdatum zoals deze door de gebruiker op de aangifte Vensoc werden ingevuld. controle of de aangifte niet reeds vroeger werd ingediend (op papier of via Vensoc). Verhogen van de gebruiksvriendelijkheid door middel van een tussenscherm met de juridische vorm en benaming van de vennootschap vooraleer de gebruiker de indiening bevestigd.

Voor deze laatste drie controles is een connectie met het bestand rechtspersonen (PM) noodzakelijk. Dit is een IDS database op een Bull mainframe die 24u/24u beschikbaar moet zijn voor readonly-operaties. Omdat dit een cross-platform toepassing is, wordt gebruik gemaakt van de bestaande JSM-architectuur.

STIR ONDERNEMINGEN

214/215

2. Doorsturen gegevens naar CVVEN De berekening en inkohiering van de vennootschapsbelasting gebeurt momenteel nog steeds in de bestaande backoffice op de Bull mainframe. Op basis van een VTOM scheduler wordt een extractie gemaakt van de te verwerken gegevens uit de database Vensoc. Deze worden als flat-file via FTP naar de Bull mainframe verzonden waar ze dagelijks worden verwerkt als input voor de toepassing CVVEN. Na validatie worden zij opgeslagen in de database CVVEN. Hierna volgen ze het normale circuit van de inkohiering en berekening. Daarnaast worden ook een aantal gegevens weggeschreven in het bestand rechtspersonen (PM) zodat de taxatiediensten weten dat er voor die gevallen een aangifte via vensoc werd ingediend. Tenslotte wordt een feedback van de verwerking via FTP terug naar de database Vensoc gestuurd. Daarnaast gebeurt ook een extractie van het IBAN/BIC nummer uit de Vensoc aangifte, wat dient te worden opgeslagen in een apart bestand van rekeningnummers.

STIR ONDERNEMINGEN

215/215

VERSIE VAN 26 JANUARI

Recommend Documents