Útmutató Az Államreform Operatív Program, illetve az Elektronikus Közigazgatás Operatív Program pénzügyi lebonyolításáról az Új Széchenyi Terv és az Új Magyarország Fejlesztési Terv keretében megvalósuló projektekhez
2015. február 5.
Tartalomjegyzék 1 Előszó .................................................................................................... 3 2 Elszámolhatóság feltételei .......................................................................................................... 3 2.1 Az elszámolható költségekre vonatkozó általános feltételek ................................ 3 2.2 A közbeszerzésekhez kapcsolódó kifizetésekkel összefüggő felelősségi ......... 4 2.3 Piaci ár igazolása .................................................................................................................... 4 2.4 Általános Forgalmi Adó ........................................................................................................ 5 2.5 Bevétel ....................................................................................................................................... 6 2.5.1 Bevételi kategóriák ....................................................................................................... 6 2.5.2 Levonásra nem kerülő bevételek: .......................................................................... 6 2.6 Árfolyam .................................................................................................................................... 8 2.7 Átjárhatóság ............................................................................................................................ 8 2.8 Dokumentumok hitelesítése .............................................................................................. 9 2.9 Számlával szembeni követelmények .............................................................................. 9 3 Elszámolható költségek és benyújtandó dokumentumok .............................................. 11 3.1 Projekt előkészítés................................................................................................................. 14 3.2 Igénybe vett szolgáltatások költségei............................................................................ 14 3.2.1 Képzéssel és képzési anyagokkal kapcsolatos költségek .............................. 15 3.2.2 Rendezvényszervezés költsége................................................................................ 17 3.2.3 Kommunikációs és marketing költségek .............................................................. 18 3.2.4 Bérleti díjak ..................................................................................................................... 18 3.3 Saját teljesítés ........................................................................................................................ 19 3.4 Személy jellegű költségek .................................................................................................. 19 3.5 Útiköltség, kiküldetés költsége ......................................................................................... 22 3.6 Szállás költség ........................................................................................................................ 23 3.7 Általános (rezsi) költségek ................................................................................................. 23 3.8 Eszközök, immateriális javak beszerzésének, fejlesztésének költsége ............ 24 3.9 Lízing .......................................................................................................................................... 25 3.10 Vagyonbiztosítás eszközbeszerzés esetében............................................................... 26 3.11 Beruházások, építés-felújítás költsége .......................................................................... 27 3.12 Előre nem tervezett többletköltségek (pl. pótmunka) finanszírozása ............... 27 4 Tudnivalók a kifizetési kérelmekről......................................................................................... 28 4.1 Előleg .......................................................................................................................................... 28 4.1.1 Támogatási előleg ......................................................................................................... 28 4.1.2 Szállítói előleg ................................................................................................................ 30 4.2 Időközi kifizetési igénylés........................................................................................................................ 34 4.3 Záró kifizetési igénylés ................................................................................................................. 37 4.4 Finanszírozási módok ........................................................................................................... 39 4.4.1 Utófinanszírozás............................................................................................................. 39 4.4.2 Szállítói finanszírozás................................................................................................... 40 4.4.3 Vegyes finanszírozás .................................................................................................... 40 4.4.4 Engedményezés ............................................................................................................. 40 4.5 Kifizetések felfüggesztése .................................................................................................. 41 4.5.1 Köztartozás ...................................................................................................................... 41 4.6 Késedelmi Kamat ................................................................................................................... 42 4.7 Hasznosulás ............................................................................................................................. 42 5 Költségek - Költségkategóriák átcsoportosítása ................................................................ 43 6 A kedvezményezettek elkülönített nyilvántartási kötelezettségei EU esetén ......... 44 7 Eszközök amortizációja, selejtezése fenntartási időszakban ........................................ 44 1. melléklet A közbeszerzésekhez kapcsolódó kifizetésekkel összefüggő felelősségi szabályok .................. 45 2. melléklet A kifizetés igényléshez csatolandó dokumentumok köre ........................................................... 53
2
1
Előszó Jelen Útmutató célja az Államreform Operatív Program (a továbbiakban ÁROP) és az Elektronikus Közigazgatás Operatív Program (a továbbiakban EKOP) keretében megvalósuló projektek pénzügyi elszámolási rendszerének bemutatása és az ehhez kapcsolódó szabályok, feltételek ismertetése. Az Útmutató hatálya kiterjed az ÁROP és EKOP keretében megvalósuló projektekre. A vonatkozó jogszabályok, egyéb nemzeti szintű szabályozások1 módosítása automatikusan módosítják jelen Tájékoztatót, amennyiben kógens az új szabály, azaz ebben az esetben az új vagy módosított jogszabályi rendelkezéseket szükséges alkalmazni a hatályba lépésükről rendelkező szabályoknak megfelelően. Több partner esetén a finanszírozás folyamata a Konzorciumi együttműködési megállapodásban rögzített feltételek valamint a konzorciumi formában megvalósuló projektek kezelésére készített útmutató alapján történik.
2
Elszámolhatóság feltételei A projekt lebonyolítása során alapvetően olyan költségek számolhatóak el, melyekre a pályázati felhívás és útmutató lehetőséget nyújt, nem szerepelnek a pályázati útmutató el nem számolható költségeket tartalmazó felsorolásában és a pályázatban betervezésre kerültek. A költségek elszámolása mindig a hatályos, vonatkozó jogszabályok alapján történhet.
2.1 Az elszámolható költségekre vonatkozó általános feltételek Csak olyan költségek számolhatóak el, amelyek megfelelnek a következő feltételeknek: A kedvezményezetteknél ténylegesen felmerült költségek, fizikailag teljesített tehát valós munkára alapozottak, melyek teljesülése – kivéve előleg, valamint egyszerűsített elszámolási módok esetén– (számlával, vagy egyéb, azonos bizonyító erejű számviteli bizonylattal)2 és jogalapjuk (szerződéssel, megrendelővel, közigazgatási határozattal, stb.) igazolható (valós költség alapú elszámolás). Teljes összegben (szállítói finanszírozás esetén támogatáson felüli összegben) a pályázati felhívásban és a támogatási szerződésben rögzített elszámolhatósági időszak során kerültek teljesítésre. Kifizetett költségnek minősül az állammal vagy önkormányzattal szemben adó- vagy járulék-elszámolás keretében beszámításra került kötelezettség, valamint a vállalkozási szerződés alapján a megrendelőnek járó kötbér vagy késedelmi kamat alapján beszámított költség. Közvetlenül kapcsolódnak a támogatott projekthez, hozzájárulnak a projekt céljainak eléréséhez, nélkülözhetetlenek annak elindításához és/vagy végrehajtásához, és a projekt elfogadott költségvetésében, illetve annak hatályos módosításában betervezésre kerültek. A költségszámítás alapjául szolgáló egységárak nem haladják meg a szokásos piaci árat (a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződésben rögzített árat, vagy az IH által előzetesen meghatározott fajlagos mutatókat). A projekt
1
Vonatkozó szabályozók: 368/2011 (XII.31.) Korm. rendelet, 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet, Nemzeti útmutató az elszámolható költségekről, 2
A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 166.§-a szerint
3
költségvetésének megfelelően részletezettnek és ily módon ellenőrizhetőnek kell lenni ahhoz, hogy meghatározható legyen az elszámolható költség besorolása és mértéke. A költségek csak olyan mértékben számolhatók el, amilyen mértékben a támogatott projekthez kapcsolódnak, ill. amilyen mértékben annak célját szolgálják. Az egyes költségek elszámolása alkalmával nem valósulhat meg kettős finanszírozás. A pályázati felhívásban meghatározott földrajzi területen a projekt előkészítése, végrehajtása érdekében merültek fel. Az adott projektben elszámolni kívánt költségek körét az akcióterv, illetve a vonatkozó jogcím-rendelet alapján készített pályázati felhívás tartalmazza, és azok nem szerepelnek jogszabály/pályázati felhívás/jelen Tájékoztató által nem elszámolhatónak minősített költségek között. Az elszámolhatóság időszakában, és a támogatási szerződés szerint a projekt megvalósítására rendelkezésre álló időszakban merültek fel. Kivéve azon költségeket, amelyek az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (a továbbiakban: Áfa tv.) 58. § (1) bekezdése alapján részletfizetési megállapodás vagy határozott időre szóló elszámolás alapján kerülnek számlázásra, melyeknél a számla szerinti teljesítés dátuma az ellenérték megtérítésének esedékessége. Az ilyen gazdasági eseményekről szóló számlák esetében a teljesítés napja lehet későbbi, mint a projekt fizikai befejezési dátuma, de ezen számlák esetében is a számla kiállítási dátuma a projekt megvalósítás időtartamán belül kell essen. Egyéb feltételek: Csak olyan vállalkozói szerződések számolhatóak el, amelyek projekt előkészítéséhez és/vagy végrehajtáshoz feltétlenül szükségesek és arányos hozzáadott értéket képviselnek. Nem számolhatóak el az olyan közvetítőkkel vagy tanácsadókkal kötött vállalkozói szerződésteljesítéssel kapcsolatban felmerült költségek, amely szerződés (vagy annak módosítása) a kifizetést nem a tényleges teljesítéshez köti, nem teljesítményarányosan határozza meg. A ténylegesen felmerült és kiegyenlített költségeket a végső kedvezményezett a tevékenység, vagy a szolgáltatás tartalmára és valóságos értékére való hivatkozással részletes teljesítésigazolással támasztja alá. Amennyiben a vállalkozási szerződésben százalékos alapon meghatározott érték magasabb, mint a valós piaci ár, a különbözet nem elszámolható. Nem számolható el az időarányos kifizetés és a rendelkezésre állás. Az elszámolható személyi jellegű költség mértéke nem haladhatja meg az adott intézményben szokásos értéket, valamint igazodnia kell az alkalmazásban állók esetén a szokásos jövedelmi viszonyokhoz. Ennek betartása a Kedvezményezett felelőssége.
ÁROP és EKOP projektek megvalósítása során átadott pénzeszközök szerinti elszámolási mód alkalmazására nincs lehetőség.
2.2 A közbeszerzésekhez kapcsolódó kifizetésekkel összefüggő felelősségi szabályok A közbeszerzésre vonatkozó előírások jelen tájékoztató 1. sz. mellékletét (A közbeszerzésekhez kapcsolódó kifizetésekkel összefüggő felelősségi szabályok) képezik.
2.3 Piaci ár igazolása Az elszámolásra kerülő egységárak nem haladhatják meg a szokásos piaci árat. A piaci ár igazolására főszabály szerint közbeszerzési eljárásban, vagy más jogszabályban meghatározott eljárástípus3 szabályozása mentén beszerzett javak és szolgáltatások 3
(különös tekintettel a 143/2004 Korm. Rendelet az államtitkot vagy szolgálati titkot, illetőleg alapvető biztonsági, nemzetbiztonsági érdeket érintő vagy különleges biztonsági intézkedést igénylő beszerzések sajátos szabályairól)
4
esetén maga az eljárás dokumentációja szolgál. A közbeszerzés, vagy a beszerzés során tapasztalt nem valódi verseny esetén a dokumentáció nem használható fel a piaci ár igazolására. Amennyiben a Pályázati felhívás és Útmutató másként nem rendelkezik, közbeszerzési kötelezettség hiányában az egy szállítótól (vállalkozótól) egy költségvetési sorra vonatkozó, nettó 1.000.000,- Ft feletti beszerzések esetén a szállító kiválasztásához, a piaci árnak való megfelelés biztosításához, legalább három (a nyertes szállítótól, valamint minimum két másik szállítótótól származó ajánlat), azonos tárgyú, összehasonlítható, érvényes, összegében egyértelmű, írásos ajánlatot kell a Kifizetési igényléshez benyújtani. A három közül az összességében legkedvezőbb ajánlat kiválasztani.
alapján
kell a szállítót
A nyílt kereskedelmi forgalomban kapható eszközök esetén az írásos ajánlat kiváltható árajánlat, árlista bemutatásával (pl.: forgalmazó cégek honlapja). Az alátámasztó dokumentumok (árajánlatok, kimutatások) nem lehetnek a megrendelő/vállalkozói szerződés időpontjához képest 6 hónapnál régebbiek. Amennyiben az ajánlatok a piaci ár igazolására alkalmatlanok (különösen:nem összehasonlíthatóak, nem azonos tárgyúak, nem egymástól független piaci szereplőktől származnak, a tényleges piaci árat jelentősen meghaladják), a felmerült költségek a projekt terhére nem elszámolhatóak. A piaci ár alátámasztásaként nem fogadható el olyan árajánlat, megrendelő, szerződés, utasítás, egyéb kötelezettségvállalás [a továbbiakban összefoglalóan: szerződés], amely olyan szállítótól származik, amelyben az kedvezményezett vagy kedvezményezett tulajdonosa (felügyeleti szerve), annak tagja, a szervezet nevében nyilatkozatra, képviseletre jogosult személy, ezen személy a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (a továbbiakban: Ptk.) 8:1 § (2) bekezdés szerinti közeli hozzátartozója, tulajdonosi, fenntartói, vagyonkezelői, irányítási, képviseleti, munkáltatói, vagy kinevezési jogokat gyakorol, vagy fordítva, amely olyan szállítótól származik, amelynek tulajdonosa (felügyeleti szerve), annak tagja, a szervezet nevében nyilatkozatra, képviseletre jogosult személy, a kedvezményezett szervezetében vagy a másik ajánlattevő szervezetében tulajdonosi, fenntartói, vagyonkezelői, irányítási, képviseleti, munkáltatói vagy kinevezési jogokat gyakorol, továbbá érvénytelen ajánlat sem felel meg alátámasztó dokumentumként. Az előírás betartása a Kedvezményezett felelőssége. A három árajánlat benyújtásától eltérni csak a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység által adott egyedi engedély alapján, a beszerzendő eszköz vagy szolgáltatás egyedi jellegének alátámasztásával lehet (pl. hatósági, monopólium, közüzemi szolgáltatás). A piaci ár bizonyítása a Kedvezményezett feladata és felelőssége. A nyilvánvalóan piaci áron felüli, túlzó árajánlatok esetén a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység jogosult a benyújtott számlán az elszámolható költséget csökkenteni a fenti feltételeknek megfelelő, azonos tárgyú és paraméterekkel rendelkező árajánlattal, független statisztikával igazolva vagy külső szakértő véleménye alapján.
2.4 Általános Forgalmi Adó Az ÁFA elszámolhatósága kapcsán alapszabályként az Államháztartás működési rendjéről szóló Kormány rendeletben foglaltakat kell alkalmazni, ennek értelmében a továbbhárított ÁFA csak akkor elszámolható kiadás, amennyiben a kedvezményezett a projekttel érintett tevékenysége tekintetében nem jogosult azt levonni.
5
A levonható ÁFA nem elszámolható költség, még abban az esetben sem, ha a kedvezményezett ténylegesen nem él a levonás, illetve visszaigénylés lehetőségével. Az Áfa tv rendelkezései betartandók. A a 2007-2013 programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 4/2011. (I.28.) Korm. rendelet (a továbbiakban: 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet) 36. §(4) c) alapján a támogatási döntésben meghatározott összegen felül többlettámogatás igénylehető, ha a projekt elszámolható összköltsége az ÁFA mértékének emelése következtében megemelkedik és a megnövelt ÁFA-tartalommal benyújtott kifizetési igénylések támogatási összegére az eredetileg megítélt támogatás nem nyújt fedezetet. A többlettámogatást áfa-kompenzációs eljárás keretében lehet igényelni, amelynek módjáról az „ÁFA-emelés projektköltség-növelő hatásának kompenzálására szolgáló eljárásrend az ÁROP, EKOP projektek esetében” nyújt információt. A 4/2013. (I. 11.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó kedvezményezettek esetében 2014. január 1-től a beszerzési árnak nem része a közbeszerzési díj és az előzetesen felszámított általános forgalmi adó. Az immateriális javak beszerzése, eszközbeszerzés és építési tevékenységeknél, az előzetesen felszámított ÁFA-t és közbeszerzési díjat nem lehet aktiválni, ráfordítások közt szükséges elszámolni. A fentiek értelmében, változás bejelentés keretében a fenti ráfordításokat (előzetesen felszámított ÁFA, közbeszerzési díj) az adott projektelemen belül átcsoportosítani szükséges.
2.5 Bevétel A projekt során keletkezett bevételek tervezéséről a pályázati felhívás, valamint az Széchényi 2020 (http://palyazat.gov.hu/) honlapról letölthető „Módszertani útmutató az EKOP és az ÁROP keretében megvalósuló jövedelemtermő projekteknél a támogatási összeg kiszámításához” című dokumentum tartalmaz részletes szabályozást. A projektből származó bevételeket a projekt megvalósítási és a fenntartási időszakban a kedvezményezettnek elkülönítetten, dokumentumokkal alátámaszthatóan kell nyilvántartania és a nyilvántartást helyszíni ellenőrzés során be kell mutatnia az ellenőrzést végző szervezet munkatársának. 2.5.1 Bevételi kategóriák Különösen az alábbi tételek minősülhetnek bevételnek (nem teljes felsorolás!): támogatásból beszerzett eszköz hasznosításából, támogatásból fejlesztett ingatlan hasznosításából, támogatással kiváltott ingatlan hasznosításából, különböző tagdíjak, regisztrációs díjak befizetéseiből, támogatott képzési díjak megfizetéséből, tanulmányi szerződés keretében támogatott tanulmányok képzési díjának visszafizetéséből, támogatott rendezvény belépő díjaiból, egyéb támogatott tevékenységből származó bevételek kivéve a 2.5.2. pontban jelzett kategóriák. 2.5.2 Levonásra nem kerülő bevételek:
kötbér, támogatási előlegen realizált kamat, ezt bizonyítható módon a kedvezményezettnek a projekt céljainak megfelelően kell felhasználnia
6
a közbeszerzési dokumentumok eladásából származó bevétel (amennyiben a dokumentáció ellenértéke megfelel a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény (a továbbiakban: új Kbt.) 52.§ (1) leírtaknak); a kockázati tőke- és hitelalapok, a garanciaalapok és a lízing keretében keletkezett bevétel. a projekttevékenységgel összefüggésben a tevékenységek társfinanszírozásához nyújtott azon hozzájárulások, amelyek a vonatkozó támogatás finanszírozási táblázataiban az állami hozzájárulások mellett szerepelnek, illetve amelyek a projekt önrészét hivatottak biztosítani;
Javasolt a levonásra nem kerülő bevételek esetén azok elkülönített nyilvántartásáról gondoskodnia a Kedvezményezettnek. Amennyiben a kedvezményezett és szállító között kötbér érvényesítésére kerül sor, az nem kerülhet érvényesítésre a finanszírozási módtól függően sem a kedvezményezett sem pedig a szállító számára fizetendő támogatás terhére. Ezen kötbérek elszámolása a kedvezményezett és szállító felelősége. Nem jövedelemtermelő projekt esetén A projekttel összefüggésben, az értékesítésből, szolgáltatásból, bérbeadásból, regisztrációs díjból és egyéb bevételből a megvalósítás időszakát magába foglaló teljesítési időponttal számlázott, nem tervezett bevétel a teljesítés időpontját is tartalmazó elszámolási időszakban a módszertani útmutatóban meghatározott számolási mód szerint csökkenti a projekt elszámolható költségeinek összegét. A bevételeket teljes összegükben vagy arányosan kell levonni a tevékenység elszámolható költségéből attól függően, hogy a bevétel teljes egészében vagy csak részben származott-e a támogatott tevékenységből. A bevételek kezelésekor is biztosítani kell a kettős finanszírozás elkerülését. A fenntartási időszak alatt keletkezett bevételek nem kerülnek vizsgálatra, illetőleg levonásra, kivéve ha a pályázati kiírás ettől eltérően rendelkezik. Jövedelemtermelő projekt esetén „Jövedelem-termelő” projektek esetén az elszámolható költségek – és ezzel összefüggésben a maximálisan nyújtható támogatás – meghatározásához figyelembe kell venni azokat a projekt által generált nettó jövedelmeket, amelyek a projekt megvalósításához szükséges költségeket ellentételezik. Az elszámolható költségek csökkentése jövedelemtermelő projekt esetén nem szükséges, amennyiben a jövedelemtermelő projekthez készített útmutató alapján a keletkezett bevétel már figyelembe vételre került a támogatási összeg számításánál. A tervezetten felüli bevételek keletkezése esetén a pénzügyi számítást ismételten el kell végezni. Bevételek figyelembe vételének időtartama Bevételként legkésőbb a fizikai befejezésig számlázott bevételeket kell figyelembe venni. (A fizikai befejezés időpontja megegyezik az üzembe helyezés időpontjával). Amennyiben a projekt projektelemekre bontható, amelyek üzembe helyezési időpontja egymástól független, akkor a projektelemek által termelt bevétel csak az adott projektelem üzembe helyezéséig felmerülten kerül figyelembevételre. (l. még szakaszos üzembe helyezésű projektek). Bevételek levonása A bevételeket teljes összegükben vagy arányosan kell levonni a projekt elszámolható költségéből, illetve a megítélt támogatásból, attól függően, hogy a bevétel teljes egészében vagy csak részben származott a támogatott projektből, a támogatott tevékenység összes költsége (beruházás esetén ez a bekerülési érték) vagy csak egy része kerül-e a projekt keretében elszámolásra, a projekt teljes elszámolható költsége vagy csak annak egy része kerül-e támogatásra.
7
2.6 Árfolyam A támogatási szerződések forintban kerülnek megkötésre, a támogatás folyósítása is forintban valósul meg, függetlenül attól, hogy a kedvezményezett költsége forintban vagy devizában keletkezett-e. Amennyiben devizában kiállított számlát nyújt be a kedvezményezett, a Pályázati eügyintézés felületen az elszámoláshoz tartozó számla rögzítése során a számlafejben meg kell jelölni a devizanemet, a számla tételnél pedig rögzíteni kell a deviza összeget. A számlán szereplő deviza összeget a gazdasági teljesítés napján érvényes MNB középárfolyamon a rendszer automatikusan átszámítja forintra. Ha a számla nem tartalmazza a fizikai teljesítés dátumát (pl. előlegbekérő, előlegszámla), úgy a számlán szereplő deviza összeget a számla keltezésének napján érvényes, a Magyar Nemzeti Bank által közzétett, hivatalos devizaárfolyamon kell átszámítani forintra.
2.7 Átjárhatóság A 2007-13-as programozási időszak egyik szabályozása az, hogy egy OP-t főszabályként csak egy Alap finanszírozhat (1083/2006/EK rendelet). Az ebből adódó rugalmatlanságok enyhítésére azonban az általános rendelet 34. cikk 2. bekezdése lehetőséget teremt arra, hogy főszabályként egy – prioritási tengely szintjén értelmezett – 10%-os határ erejéig a strukturális alapok (ERFA, ESZA) egymás tevékenységi körébe tartozó beavatkozásokat, (költségeket) finanszírozzanak („átjárhatóság”). Az átjárhatóság lehetősége abban az esetben alkalmazható, amikor az adott Alap elszámolhatósági szabályai adott projekten belül nem teszik lehetővé olyan költségtétel elszámolását, amely az adott projekt sikerességéhez, megvalósításához feltétlenül szükséges. Az átjárhatóság lehetőségét a pályázati felhívás tartalmazza. Az Államreform Operatív Program az Európai Szociális Alapból kerül finanszírozásra. Az átjárhatóság alkalmazásával az ÁROP esetében az eszközbeszerzés, építés, felújítási költségek elszámolhatóak. Az Elektronikus Közigazgatás Operatív Program alapvetően egy beruházási (Európai Regionális Fejlesztési Alap) finanszírozású operatív program. Alap esetben az ERFA rendelet nem zárja ki tisztán az ESZA típusú tevékenységek finanszírozását sem, amennyiben az szorosan köthető a projekt beruházásához. Pl.: eszközbeszerzéshez, szoftverfejlesztéshez kapcsolódó képzés, infrastrukturális fejlesztéshez kapcsolódó oktatás.
8
2.8 Dokumentumok hitelesítése Amennyiben a kifizetési igénylést a kedvezményezett papír alapon nyújtja be (lásd 4.2 pont), ez esetben kifizetési kérelmet a Kedvezményezett cégszerű aláírásával, vagy a cégszerűen aláíró(k) teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalt meghatalmazása által megbízott személy(ek) aláírásával ellátva kell benyújtani. Meghatalmazott személy által történő aláírás esetén mindkét fél által ellenjegyzett meghatalmazás benyújtása szükséges. A kedvezményezettek által benyújtott kifizetési kérelemhez az alátámasztó dokumentumok eredetivel megegyező, másolati példányát kell csatolni. Az elszámolást alátámasztó dokumentumok másolatainak hitelesítését a projektben bejelentett aláíró személy(ek) is végezheti(k), nem szükséges a Kedvezményezett cégszerű aláírása.
2.9 Számlával szembeni követelmények A Kifizetési kérelemhez a Kedvezményezettnek csatolnia kell a Kedvezményezett vagy a támogatási szerződésben megnevezett, a projekt végrehajtásában részt vevő szervezet nevére szóló, a hatályos jogszabályoknak megfelelően kiállított számlák hiteles másolatát (amelyek nyomdai úton előre előállított számla (kézi számla) esetén a számlák első eredeti példányáról készültek), és a számlák kifizetését igazoló dokumentumok Kedvezményezett által hitelesített másolatát. Országos kihatású projektek esetében a támogatás folyósítása két prioritásból (konvergencia- KMR) történik, ezért a projekt költségvetés az alábbi arányoknak megfelelően kerül megosztásra: •
ÁROP esetében 58-42%, a 2012.01.01-től meghozott támogatói döntések alapján kötött támogatási szerződések esetében 70%-30% arányban,
•
EKOP esetében 70 % - 30% arányban.
A Közigazgatási Reform Programok Irányító Hatósága 2013.szeptember 29-én kezdeményezte az Európai Bizottság felé az Elektronikus Közigazgatás Operatív Program (EKOP) módosítását, melyet a Bizottság a C(2013)9288 számú határozatával 2013. december 17 -én elfogadott. A elfogadott módosítás értelmében az országos kihatású projektek esetében a 2013.12.01-től költségnyilatkozatba kerülő elszámolási tételek esetében az EKOP fenti módosításának megfelelően a 3. prioritásra eső összeg az adott intézkedés költségének 30%-a, míg a fennmaradó hányad (70%) a tartalmilag érintett 1. vagy 2. számú prioritási tengelyt terheli. A módosítás értelmében az EKOP keretében 2013.12.01–ét követően benyújtott költségnyilatkozatokban szereplő kifizetések esetében már az új számlamegbontási arányt szükséges használni, a korábbi 86,61% és 13,39% helyett. A módosítás a megvalósítás alatt álló EKOP támogatási konstrukciók esetében is alkalmazandó, ezért valamennyi érintett EKOP projekt támogatási szerződésén az allokációs kulcsok módosítása egyoldalú támogatási szerződés módosítás keretében átvezetésre került.
9
A kedvezményezett az eredeti számlát köteles záradékolni, azaz feltüntetni a számlán a projekt regisztrációs számát, és azt, hogy a számla „támogatás elszámolására benyújtásra került”. A két prioritásból finanszírozott projektek (országos kihatású projektek) esetén a számlán fel kell tüntetni az elszámolni kívánt támogatási összegeket a prioritások megjelölésével, ha a számla csak az egyik prioritásból kerül finanszírozásra, az adott prioritás azonosítóját. Közbeszerzéssel érintett számla benyújtása esetén kérjük, a közbeszerzés azonosító számát a számlán feltüntetni szíveskedjenek. A kedvezményezett tartalmaznia kell.
által
hitelesített
számlamásolatnak
ezen
információkat
már
Amennyiben a kedvezményezett a számla összegéből nem a teljes összeget kívánja elszámoltatni adott projektje terhére, a számlára fel kell vezetni, hogy a számla teljes összegéből mekkora összeget kíván elszámolni, (Pl. Jelen számla összegéből << >>forint összeget kívánok elszámolni a <<projekt regisztrációs száma>> projekt terhére.), amit a számla benyújtásával egyidejűleg írásban indokolni is szükséges. Az összesítő táblákból egy példány benyújtása szükséges, miután az összesítő táblákban kerül feltüntetésre a prioritások szerinti megosztási arány. Amennyiben egy összesítő illetve egy számla vagy számviteli bizonylat kerül benyújtásra a két prioritásból finanszírozott projektek esetén, úgy a Pályázati e-Ügyintézés felületen az elszámoláshoz tartozó összesítő vagy számla rögzítése során az összesítő vagy számla sorszámát /KONV és /KMR végződéssel kell ellátni a konvergencia, illetve a KMR prioritásnak megfelelően, a dokumentum adatait mindkét prioritáshoz fel kell tölteni. Kifizetési igény benyújtására vonatkozó korlátok számlabontás előtt értendőek. A két prioritásból finanszírozott projektek esetén, a konvergencia és KMR prioritásokhoz benyújtott, összetartozó kifizetés igénylések támogatás tartalma együttesen kell, hogy elérje a kifizetés igénylésre vonatkozó százalékos illetve összegszerű korlátokat. A számlán szereplő teljesítés dátuma nem lehet korábbi, mint a pályázati felhívás és útmutatóban részletezett projekt elszámolhatóságának kezdete (kivéve a projekt előkészítés költségeihez tartozó számlákat) és nem lehet későbbi, mint a támogatási szerződésben rögzített projekt elszámolhatóság végső dátuma. Azon költségek esetében, amelyek az Áfa tv. 58. § (1) bekezdése alapján részletfizetési megállapodás vagy határozott időre szóló elszámolás alapján kerülnek számlázásra, a számla szerinti teljesítés dátuma az ellenérték megtérítésének esedékessége. Az ilyen gazdasági eseményekről szóló számlák esetében a számlán szereplő (áfa trv szerinti) teljesítés napja lehet későbbi, mint a projekt fizikai befejezési dátuma, de a költséghez tartozó tényleges teljesítésnek és a számla kiállítási dátumának a projekt elszámolhatósági időszakán belül kell megtörténnie. Külföldi, idegen nyelvű számláról a számla fő tartalmi elemeiről fordítást kell benyújtani a Kedvezményezett által hitelesítve. Elektronikus számlák esetében azon az elektronikus számláról készült, nyomtatott példányon kell a záradékolást elvégezni, amely a kedvezményezett számviteli dokumentációjában megtalálható. A KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység felé, ezen záradékolt példányról készült, hitelesített másolatot kell benyújtani. Elveszett számla pótlása
10
Az okirati bizonyításról, illetve az elveszett, pótolt okiratok pótlásáról, a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény 190-197. §-ai rendelkeznek. A hivatkozott jogszabály 196. § (2) bekezdése szerint a gazdálkodó szervezet által kiállított okiratról készült felvétel, továbbá bármilyen adathordozó útján készített okirat teljes bizonyító erővel bizonyítja, hogy tartalma megegyezik az eredeti okiratáéval, feltéve, hogy a gazdálkodó szervezet, amely a felvételt készítette, vagy az okiratot kiállította, illetve őrzi, a felvétel vagy az okirat azonosságát szabályszerűen igazolta. Szabályszerű igazoláson a gazdálkodó szervezet bizonylati rendjében szabályozott módon történő hitelesítési, aláírási rendnek megfelelő módon és személyek által történő aláírás, esetlegesen bélyegzőlenyomat alkalmazását kell érteni. Fentiek szerint azonban a másolatnak tartalmaznia kell azt a megjegyzést is, mely szerint a másolt okirat az eredetivel mindenben megegyezik, hiszen ez a megjegyzés különbözteti meg az egyszerű aláírást a hitelesítéstől.
3
Elszámolható költségek és benyújtandó dokumentumok A KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység fenntartja a jogot arra, hogy amennyiben a kötelezően beküldött dokumentumok kapcsán tisztázó kérdése merül fel, úgy további információkat kérjen a kedvezményezettől. Abban az esetben, ha az alábbiakban részletezett dokumentumok (pl. megbízási szerződés, szállítói szerződés, stb.) valamelyikével kapcsolatban a projekt megvalósítási és elszámolási ideje alatt több alkalommal folyósítható támogatás, a dokumentumokat elegendő egyetlen alkalommal benyújtani azon kifizetési kérelem mellé, amelyben az adott költség először felmerül. Az 547/2013. (XII. 30.) Korm. rendeletnek megfelelően, az 2. számú mellékletben található dokumentumok megléte alapfeltétele az elszámolni kívánt költségek elfogadásának. Az 2. számú mellékletben előírt dokumentumok a mátrixnak megfelelően, a helyszíni ellenőrzés során ellenőrzésre kerülhetnek. Az iratok megőrzési kötelezettsége 2020. december 31-ig áll fenn. Az alábbi dokumentumok esetében eredeti példány benyújtása szükséges: - Támogatási Szerződésben rögzített biztosítékok iratanyaga, - Kifizetési kérelem formanyomtatvány, amennyiben a kedvezményezett papír alapon nyújtja be - Összesítő táblázatok (számlaösszesítő, valamint az összes olyan összesítő táblázat, amely egyben nyilatkozatokat is tartalmaz), - Záró kifizetési igénylés esetén a könyvvizsgálói igazolás, záró beszámoló Az országos kihatású projektek estén a finanszírozási források megosztásának megfelelően támogatás igénylésekor két kifizetési kérelmet kell benyújtani. Az összesítőkből és a költségeket alátámasztó dokumentumokból (pl.: szerződések, bankszámla kivonatok) elégséges egy példány benyújtása. Az összetartozó kifizetési kérelmeket egyidejűleg kell benyújtani! Kifizetés bizonylata A számlák mellé csatolni kell a számla teljes ellenértékének, vagy a számla támogatáson felüli összegének megfizetését igazoló bankszámla kivonat, elektronikus banki tranzakció igazoló kimutatás (pl. banki forgalmi kimutatás,) nyomtatott példányát (melyen
11
egyértelműen beazonosítható a terhelés ténye és dátuma, a szállító személye és számlaszáma, valamint a kapcsolódó számla azonosításához szükséges adatok). A támogatást megelőlegező pénzügyi intézmény (pl.: bank) számlájára való átutalás esetén be kell mutatni a vonatkozó engedményezési szerződést. Amennyiben a benyújtott bankszámlakivonaton több tétel is szerepel, a kifizetéshez kapcsolódó számla kiegyenlítését igazoló tételt egyértelmű, a beazonosítást elősegítő jelzéssel kell ellátni. Szállítói finanszírozás esetén a számla támogatás feletti részének kifizetését kell igazolni (önrész). Ha a szállítói finanszírozású számlának csak egy rész összege kerül elfogadásra, úgy ekkor is szükséges a támogatásból nem elszámolható részt – a számla elutasított részét –a kedvezményezettnek önrészként igazolnia. Az el nem számolható rész szállítónak történő kifizetésének igazolását a kedvezményezettnek a kifizetést követő napon be kell küldenie a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység felé, hogy a számla elszámolható, még ki nem fizetett összege határidőben kiegyenlítésre kerülhessen. A KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység egyedi esetekben a kedvezményezett kérelme alapján eltekinthet az önrész kedvezményezett általi kifizetésének igazolásától a támogatás kifizetése elől, ebben az esetben az engedélyben előírásra kerül a kedvezményezett által fizetendő önrész kifizetésének igazolását alátámasztó dokumentáció benyújtásának időpontja. Amennyiben a kedvezményezett nem kívánja az elutasított részt önrészként megfizetni szállító felé, kérheti a számla elutasítását, amelyet tartalmilag és formailag megfelelően javítva ismételten benyújthat egy következő igénylésben szállítói finanszírozásként megjelölve. Összesítő táblák Az egyes költség fajtákra vonatkozó összesítő táblákat a Pályázati e-Ügyintézés felületen vagy a Széchényi 2020 (http://palyazat.gov.hu) honlapján meghatározott formában kell benyújtania. Az összesítő táblák adatait a kedvezményezettnek a számviteli nyilvántartásában megtalálható, számviteli és adótörvényeknek megfelelő alátámasztó dokumentáció alapján kell összeállítania. Az összesítő táblák mellé kérjük csak az egyes összesítő tábla típusoknál felsorolt dokumentumokat nyújtsák be! Az összesítő táblához benyújtott többlet dokumentációt a kedvezményezettnek a hiánypótló vagy elfogadó levél kíséretében visszaküldjük. Az alátámasztó dokumentációt a helyszíni ellenőrzés alkalmával az ellenőrzést végző szervezet munkatársának kell bemutatni illetve megtekinthetőségéről gondoskodni. Az összesítő táblákat a Kedvezményezettnek országos kihatású projektek esetén elégséges egy példányban benyújtania, az országos projektekre kialakított formanyomtatványon, ahol a táblának részét képezi a prioritásonkénti bontás. Ez a formanyomtatvány a Széchényi 2020 (http://palyazat.gov.hu) honlapról tölthető le. Az összesítő táblákat az ellenőrzés segítése céljából elektronikus változatban is (xls formátumban) meg kell küldeni! Az összesítő táblákban szereplő számlák illetve az átalány alapú elszámolások összegének megtérítése utófinanszírozási módban történik, azaz közvetlenül a kedvezményezett pénzforgalmi számlájára. Az alábbi összesítők közül a kiírás alapján elszámolható költségeknek megfelelők használata szükséges a projektmegvalósítás során: -
Kis támogatás tartalmú számlák összesítője (8 millió Ft támogatási összeg alatti);
12
Személyi jellegű költségek (bér, járulékai, étkezési hozzájárulás) összesítője; Általános (rezsi) költségösszesítő; Utazási és kiküldetési (napidíj) költségösszesítő; Átalány alapú menedzsment költségösszesítő; Saját teljesítéshez kapcsolódó költségek összesítője;
-
Kis támogatás tartalmú számlaösszesítő A 8 millió forintnál kisebb támogatási igényű számlák esetén a számlák hitelesített másolatát kiváltó számlaösszesítőt kötelező benyújtani a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység részére. Amennyiben 8 millió forintnál kisebb támogatási igényű számla nem az összesítőn kerül benyújtásra, a kifizetési kérelmet a KSz feladatokat ellátó szervezeti egység elutasítja. Számlaösszesítő használata esetén egyéb alátámasztó dokumentum benyújtása nem szükséges. A számlaösszesítőben szereplő számlák, bizonylatok és azok alátámasztására szolgáló dokumentumok legkésőbb a záró helyszíni ellenőrzés keretében vizsgálatra kerülnek. Az összesítő táblákat a Pályázati e-ügyintézés felületen egy soron kell rögzíteni, csak az összesen sorok rögzítése szükséges! Felhívjuk a figyelmüket, hogy ÁROP és EKOP projektek esetében a kifizetési kérelmek beadása során nem használható a -
Tájékoztatáshoz és nyilvánossághoz (kommunikáció) kapcsolódó számlák összesítője; Hatósági igazgatási, szolgáltatási díjak, illetékek és vízitársulási hozzájárulási díjak összesítője; Területszerzéssel kapcsolatos bizonylatok összesítője;
Közbeszerzési dokumentumok A benyújtott számlák kifizetésének feltétele, hogy a kedvezményezett a támogatási szerződés megkötéséig, de legkésőbb a kifizetési igénylések benyújtása előtt a felhívásban előírt határidőre a kifizetési igénylésekkel érintett beszerzésekhez tartozó közbeszerzési dokumentumokat megküldje a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység részére a közbeszerzési ellenőrzési útmutatónak megfelelően. A támogatás folyósításának feltétele a közbeszerzés vizsgálata, valamint a megfelelőségi nyilatkozat rendelkezésre állása. Biztosítékadási dokumentumok Amennyiben a Kedvezményezett a 4/2011. (I.28.) Korm. rendelet 33.§ (8) bekezdése alapján nem mentesül a biztosítéknyújtási kötelezettség alól, a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység az alábbi biztosíték fajtákat fogadja el a) bankgarancia, b) ingatlan jelzálogjog, c) a támogatást igénylő gazdasági társaság vagy nonprofit szervezet cégjegyzésre jogosult vezető tisztségviselőjének vagy legalább 50%-os közvetlen tulajdonrésszel rendelkező tulajdonosának, vagy együttesen legalább 50%-os közvetlen tulajdonrésszel rendelkező természetes személy tulajdonosainak kezességvállalása, d) garanciaszervezet által vállalt kezesség, e) biztosítási szerződés alapján kiállított - készfizető kezességvállalást tartalmazó kötelezvény, vagy f) az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.) 92. § (1) bekezdése szerinti állami kezesség
13
A közbeszerzési eljárás eredményeként kötött szerződésben a közszféra szervezet kedvezményezett köteles kikötni a közbeszerzési eljárás eredményeként kötött szerződés elszámolható összegének 10%-a és az igényelt szállítói előleg különbözetére jutó támogatás összegének megfelelő mértékű, az Miniszterelnökség javára szóló, a Kbt. 126. § (6) bekezdése szerinti biztosíték-nyújtás kötelezettségét. A gazdasági társaság vagy nonprofit szervezet szállító cégjegyzésre jogosult vezető tisztségviselőjének vagy legalább 50%-os közvetlen tulajdonrésszel rendelkező tulajdonosának, vagy együttesen legalább 50%-os közvetlen tulajdonrésszel rendelkező természetes személy tulajdonosainak kezességvállalása, vagy garanciaszervezet által vállalt kezesség, valamint az Áht. 92. § (1) bekezdése szerinti állami kezesség is elfogadható a szállítói előleg biztosítékaként.
3.1 Projekt előkészítés Előkészítési költség - kivéve a projektmenedzsment költség esetében - kizárólag a projekt támogatási szerződésének hatályba lépésig merülhet fel, csak olyan igazolt költség számolható el, melyhez konkrét eredmény (pl. dokumentum) kapcsolódik. Előkészítési költségek a felhívásban rögzített korlát erejéig számolható el. A projekt megalapozását szolgáló előkészítési tevékenységek megvalósítása nem jelenti a projekt megkezdését. Projekt előkészítése során elszámolható költségek például: -
a projekt tervezéséhez, szakmai tartalmának előkészítéséhez kapcsolódó dokumentumok költsége, a projekt adatlap benyújtásához kapcsolódó dokumentumok készítése, projektmenedzsmenti feladatok, kötelező előzetes tanulmányok, szükségletfelmérés, helyzetfeltárás, műszaki tervek, engedélyezési dokumentumok elkészítésének költségei, és ezek hatósági díjának költségei, közbeszerzés előkészítési tevékenységei (közbeszerzési szakértő díja, hirdetési/hirdetményi költségek, ajánlati/ajánlattételi felhívás elkészítésének költségei, közbeszerzés eredményeként megkötendő szerződések előkészítése), előkészítéshez kapcsolódó egyéb szakértői, jogi tanácsadás. Az előkészítési időszakban és a projekt végrehajtás alatt felmerült projekt költségeket a projekt menedzsment költségekre vonatkozó korlátok szempontjából egybe kell számítani. Az előkészítési időszakban felmerült projekt menedzsment költségeket az előkészítési költségekre vonatkozó korlátoknál is figyelembe kell venni.
3.2 Igénybe vett szolgáltatások költségei Igénybe vett szolgáltatás költségeihez benyújtandó dokumentumok: − Piaci ár igazolása (pl. vállalkozó általi ajánlat) amennyiben a közbeszerzési dokumentumok már benyújtásra kerültek, szükséges hivatkozással megjelölni annak pontos helyét és idejét − Szerződés, megrendelő, vagy nyilatkozat arról, hogy nem kötöttek írásbeli szerződést, − Számla − Kifizetés bizonylata − Teljesítés igazolás (Teljesítés igazolás részeként kérjük, az egyes elszámolható költségek és további teljesítést alátámasztó dokumentumokat - lásd az alábbi táblában felsoroltak -)
14
−
Számlaösszesítő (kis támogatástartalmú számlaösszesítő használata esetén a fent felsorolt dokumentumokat nem kell benyújtani)
Nyilatkozat szobeli megallapodasrol.docx
Egyes elszámolható költségek és további teljesítést alátámasztó dokumentumok Tanulmány, eljárásrend Szakértői díjak, jogi költségek Projektmenedzsment szolgáltatás Nyilvánosság
Minőségbiztosítás
Könyvvizsgálat Közbeszerzési eljárás lebonyolítása során, központi közbeszerzés esetén felmerülő költségek Közjegyzői, hatósági, igazgatási díjak Egyéb szakmai tanácsadás (pl. fordítás, tolmácsolás)
Elektronikus példány az eredménytermékről Elektronikus példány az eredménytermékről Kedvezményezett általi teljesítés igazolás az elvégzett / nyújtott szolgáltatásról Köteles példány (pl. brosúra, plakát, stb.) elektronikus verziója. Amennyiben korábban már benyújtásra került, elegendő a hivatkozás és megjelölni, hogy mely beszámolóhoz került csatolásra. Minőségellenőrzési jelentés elektronikus példánya Amennyiben a projekt megvalósítás időszaka alatt már benyújtásra került, elegendő a hivatkozás és megjelölni, hogy a jelentés hol került becsatolásra Eredeti Könyvvizsgálói jelentés Kedvezményezett általi teljesítés igazolás az elvégzett / nyújtott szolgáltatásról
A díjakhoz kapcsolódó hatósági határozatok másolati példánya Kedvezményezett általi teljesítés igazolás az elvégzett / nyújtott szolgáltatásról
3.2.1 Képzéssel és képzési anyagokkal kapcsolatos költségek A közszolgálati tisztviselők továbbképzéséről szóló jogszabályokban foglaltak, továbbá a kormánytisztviselői, köztisztviselői továbbképzések minőségi megfelelősségének biztosítása érdekében minden, a közszolgálati tisztviselők részére szervezett továbbképzésről írásban egyeztetni szükséges a Nemzeti Közszolgálati Egyetemmel (továbbiakban: NKE) a következőkről: 1. a tervezett képzést az NKE biztosítja-e, 2. amennyiben nem biztosítja, akkor a tervezett képzés szerepel-e a közszolgálati tisztviselők 2013. évi továbbképzési programjegyzékén. Az egyeztetés folyamatáról az NKE honlapján, az alábbi címen ad részletes tájékoztatást: http://vtki.uni-nke.hu/tovabbkepzes/arop-ekop-kepzesek-onkormanyzatok-es-egyebszervek-kepzesei Ugyanitt tölthető le az egyeztetés formanyomtatványa, a bejelentőlap. Kérjük, hogy az egyeztetést minden esetben a – továbbképzésenként külön kitöltött – Bejelentőlapon kezdeményezzék a projektgazdák. A fenti kérdésekről, valamint a
15
továbbképzési programok megvalósításának előkészítésével kapcsolatos további feladatokról az NKE a Bejelentőlapban foglaltakra válaszként megküldendő Nyilatkozatban ad iránymutatást. Amennyiben a képzést sem az NKE, sem a programjegyzék nem biztosítja, akkor a képzés szervezőjének nyilatkoznia kell arról, hogy a tervezett képzés felnőttképzési akkreditációval rendelkezik-e. A felnőttképzési programakkreditációt igazoló dokumentumot a Kedvezményezett vagy Pályázó benyújtja a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egységhez, továbbá azt megőrzi a projekt dokumentációban. Amennyiben a képzés nem rendelkezik felnőttképzési akkreditációval, akkor dönthet a képzésszervező saját képzési program akkreditáltatásán is. Amennyiben mindezek igénybevételére nincs dokumentáltan lehetőség, akkor belső képzésként indítható a képzés, amelyet a Kedvezményezettnek vagy Pályázónak írásban be kell jelentenie az NKE felé. Az éves továbbképzési tervet a munkáltatói jogkör gyakorlója az év közben felmerülő továbbképzési igények alapján módosíthatja. A pályázati útmutatóban nevesített szakmai célokat közvetlenül szolgáló képzési anyagok, e-learning tananyagok előállításának (amennyiben indokolt a projekt keretében végrehajtott (tananyag) fejlesztéséhez és képzéshez kapcsolódó akkreditációs, minősítési, értékelési, regisztrációs díjak), beszerzésének és a képzések lebonyolításának költsége az alábbiak szerint számolható el: Általánosan benyújtandó dokumentumok: −
− − − −
− − −
− − − − −
Piaci ár igazolása (nettó egymillió forint feletti szerződés/megrendelő esetén), (pl. vállalkozó általi ajánlat) amennyiben a közbeszerzési dokumentumok már benyújtásra kerültek, szükséges hivatkozással megjelölni annak pontos helyét és idejét, Szerződés, megrendelő, vagy nyilatkozat arról, hogy nem kötöttek írásbeli szerződést, Számla, Kifizetés bizonylata, Számlaösszesítő (8 millió Ft támogatás tartalom alatti számlákhoz; számlaösszesítő esetén a fent felsorolt dokumentumokat nem kell benyújtani). A képzési tananyag előállítási költségének elszámolásához benyújtandó további dokumentumok: Képzési program elektronikus formában (ha a szerződés, megrendelő nem tartalmazza), Tananyag elektronikus példánya. amennyiben vonatkozik, az akkreditáció,t minősítést, értékelést, regisztrációt igazoló dokumentum kedvezményezett által hitelesített másolati példánya A képzés lebonyolítása során a következő költségek számolhatók el: Külső, harmadik féltől megrendelt oktatók, előadók díja, Saját teljesítés esetén oktatók bér-, személyi jellegű költségei (3.6. pont szerint), a helyiség bérleti díja, oktatástechnikai eszközök bérleti díja (3.4. pont szerint), a képzéshez közvetlenül kapcsolódó készletnek minősülő fogyóeszközök költségei, (pl. papír, irodaszer), az étkezés költségei, az étkezés költségeit terhelő adó és járulék költségekkel együtt (SZJA, EHO). Az adó és járulék költségeket a számlán, 8 millió Ft alatti támogatás érték alatt a számlaösszesítőn, külön sorban kell feltüntetni.
16
−
Képzésen résztvevők utazási, szállás költsége, amennyiben a Pályázati Útmutató ezt lehetővé teszi
A képzés lebonyolítása során felmerülő költségek esetében benyújtandó további dokumentumok: −
−
Jelenléti ív hitelesített az adott képzésről elektronikusan, amelyből egyértelműen megállapítható a képzés megnevezése, helyszíne, időtartama (pl.: alkalom, nap, óra), a képzésben résztvevők neve, munkahelye, elérhetősége és a képzésben résztvevők aláírása, Nyilatkozat a bizonyítványok átvételéről, számáról, kiállítás dátumáról Szoftver beszerzéshez kapcsolódó képzés/betanítás/oktatás esetén a képzési tananyag és a képzés sikeres elvégzését igazoló dokumentumok benyújtása nem szükséges.
Amennyiben a pályázati felhívás és útmutató másként nem rendelkezik, a képzésre vonatkozó ajánlatokat képzendő személyre lebontva kell kérni, illetve megadni. Továbbá a vállalkozói szerződésnek részleteznie kell az 1 főre eső képzési díjat, amelynek tartalmaznia kell a képzés során felmerülő valamennyi képzési költséget (nem számít bele a tananyagfejlesztés és előállítás költsége). Több alkalmas képzés esetében a képzésben résztvevő személy(ek)nek a képzés alkalmainak minimum 75 százalékán részt kell vennie. Amennyiben a részvételi arány 75 százalék alatti, az adott személy képzési költségei csak a képzésen történő részvétel mértékéig érvényesíthetők. A 75% alatti részvétel részleges elszámolhatósága tekintetében a pályázati útmutató tartalmazhat elszámolhatóságot kizáró feltételt. Az egy alkalmas képzés költsége a megjelent résztvevők arányában fogadható el. 3.2.2 Rendezvényszervezés költsége A pályázati útmutatóban nevesített szakmai célokat közvetlenül szolgáló rendezvények és a kötelező nyilvánossághoz kapcsolódó rendezvények lebonyolítása az alábbiak szerint számolható el: A rendezvényszervezés megszervezése, lebonyolítása során a következő költségek számolhatók el: − Külső, harmadik féltől megrendelt szervezők, lebonyolítók díja, − Saját teljesítésnél a szervezők, lebonyolítók személyi jellegű költségei, (3.6. pont szerint) − A helyiségek bérleti díja, a technikai eszközök használati díja (3.4. pont szerint), − Készletnek minősülő fogyóeszközök költségei (pl. papír, irodaszer), szakmai anyagok, tájékoztatók előállítási költségei, − Étkezés költségei, az étkezés költségeit terhelő adó és járulék költségekkel együtt (SZJA, EHO). Az adó és járulék költségeket a számlán, 8 millió Ft alatti támogatás érték alatt a számlaösszesítőn, külön sorban kell feltüntetni. − Rendezvényen résztvevők utazási, szállás költsége, amennyiben a Pályázati Útmutató ezt lehetővé teszi. − − − −
A rendezvényszervezés költségének igazolásához benyújtandó dokumentumok: Piaci ár igazolása (nettó egymillió forint feletti szerződés/megrendelő esetén), (pl. vállalkozó általi ajánlat) amennyiben a közbeszerzési dokumentumok már benyújtásra kerültek, szükséges hivatkozással megjelölni annak pontos helyét és idejét, Szerződés, megrendelő, vagy nyilatkozat arról, hogy nem kötöttek írásbeli szerződést, Számla, Kifizetés bizonylata,
17
− −
−
Számlaösszesítő (8 millió Ft támogatás tartalom alatti számlákhoz; számlaösszesítő esetén a fent felsorolt dokumentumokat nem kell benyújtani). Jelenléti ív hitelesített másolata az adott rendezvényről, elektronikusan, amelyből egyértelműen megállapítható a rendezvény megnevezése, helyszíne, időtartama (pl.: alkalom, nap, óra), a rendezvényen résztvevők neve, munkahelye, elérhetősége és a résztvevők aláírása, A rendezvény szakmai anyaga, fényképek elektronikus formában.
A rendezvényre vonatkozó ajánlatokat minden esetben a személyek létszámára lebontva kell kérni, illetve megadni, továbbá a vállalkozói szerződésnek is részleteznie kell a felmerülő költségek 1 főre eső díját. Csoportalapú elszámolás, illetve ezen alapuló szerződés a projekt megvalósítása során nem számolható el. A rendezvények költsége a megjelent résztvevők arányában fogadható el. 3.2.3 Kommunikációs és marketing költségek Amennyiben a pályázati útmutató lehetővé teszi elszámolhatóak a projekt megvalósításával kapcsolatban felmerülő kommunikációs kötelezettségek és vállalások teljesítése érdekében felmerülő költségek (kötelező nyilvánosság biztosítása az EU arculati előírások szerint) valamint a projekt szakmai céljaihoz kapcsolódó kommunikációs és marketing költségek (pl.: reprezentációs költség, amennyiben nyilvánossághoz kapcsolódik; marketing kampányok; marketingeszközök fejlesztése stb.).. A tervezési felhívás és útmutatóban meghatározott nyilvánosságra vonatkozó korlátok figyelembe vételével történik meg a fenti költségek elfogadása és a támogatás kifizetése. Az elszámoláshoz benyújtandó dokumentumok: − Piaci ár igazolás (nettó egymillió forint feletti szerződés/megrendelés esetén), (pl. vállalkozó általi ajánlat) - Számla, - Bérleti szerződés, - Kifizetés bizonylata, - Számlaösszesítő (8 millió Ft támogatás tartalom alatti számlákhoz, számlaösszesítő esetén a fent felsorolt dokumentumokat nem kell benyújtani) - Köteles példány, amennyiben lehetséges elektronikus formában. 3.2.4 Bérleti díjak Bérleti díjak abban az esetben számolhatók el, ha a pályázati útmutató lehetővé tette, és a projekt megvalósításához szükségesek. Amennyiben nem a teljes bérlemény kerül a projekt terhére elszámolásra, a bérleti díjat arányosítani szükséges. Amennyiben a pályázati útmutató ezt lehetővé tette, a projektmenedzsment tevékenységhez kapcsolódó bérleti díjak elszámolhatóak, ezen költségek közvetett költségeknek minősülnek, a vonatkozó pénzügyi korlátozásokat figyelembe véve. Elszámolható gépjármű bérleti díja, amennyiben ezt a pályázati útmutató megengedi és az utazás bérelt gépjárművel oldható meg a legköltséghatékonyabban. Ennek bemutatása és igazolása a kedvezményezett felelőssége. Az elszámoláshoz benyújtandó dokumentumok: − Piaci ár igazolás (nettó egymillió forint feletti szerződés/megrendelés esetén), (pl. vállalkozó általi ajánlat) - Számla, - Bérleti szerződés,
18
- Arányosítás módszertana, (ha arányosítással kerül meghatározásra az elszámolás; benyújtása egyszer, az 1. elszámoláskor, ill. változás esetén) - Kifizetés bizonylata, - Számlaösszesítő (8 millió Ft támogatás tartalom alatti számlákhoz, számlaösszesítő esetén a fent felsorolt dokumentumokat nem kell benyújtani).
Berlet dijak aranyos elszamolasat alatama
3.3 Saját teljesítés Saját teljesítésnek kell tekinteni, ha a Kedvezményezett bizonyos szolgáltatásokat nem szerez be, hanem saját maga nyújtja, vagy bizonyos tevékenységeket saját maga végez. E tevékenység elszámolható értéke nem haladhatja meg a szokásos piaci értéket, a pénzügyileg rendezett tételek alapján kimutatott közvetlen önköltséget,4 továbbá az irányadó közbeszerzési értékhatárt. Kedvezményezett felelőssége a piaci árnak való megfelelés. Saját teljesítésként csak azon tevékenységek költségei számolhatóak el, amelyek a Tervezési Felhívás és Útmutatóban az elszámolható költségek körénél megnevezésre kerültek pl. képzés, rendezvényszervezés, nyilvánosság lebonyolítása során a Kedvezményezett által teljesített tevékenységhez kapcsolódóan felmerült költségek. A saját teljesítés elszámolásának a Kedvezményezett szervezet belső szabályzatai alapján szabályosan kiállított belső bizonylatokon, számlákon, kimutatásokon kell alapulnia. Belső szolgáltatások költségének elszámolása esetén az önköltség számítási szabályzat alapján számított, és bizonylatokkal igazolt közvetlen önköltség számolható el (pl. szervezeten belüli nyomda szolgáltatás költsége). A saját teljesítés elszámolásához benyújtandó dokumentumok: - Saját teljesítés összesítő táblázat, - az önköltség számítási szabályzat alapján készült önköltség kalkuláció a tárgyidőszakra vonatkozóan (amennyiben értelmezhető) Amennyiben a saját teljesítés kapcsán személy jellegű költségek merülnek fel, úgy ezen költségek elszámolására a 3.4 Személy jellegű költségek elszámolására vonatkozó rendelkezések az irányadóak. Ebben az esetben nem szükséges a saját teljesítés összesítő táblázat és önköltség számítási szabályzat, illetve saját teljesítésről szóló nyilatkozat benyújtása.
3.4 Személy jellegű költségek A projekt céljának megvalósításban és a projektmenedzsmentben közvetlenül közreműködő munkatársak bére és járulékai illetve egyéb juttatások elszámolhatók. A személy jellegű költségek alapja munkaszerződés, kinevezés, megbízási szerződés, célfeladat kiírás, megállapodás többletfeladat elvégzéséről, túlszolgálat elrendelését igazoló dokumentum, valamint személyes közreműködés díját szabályozó szellemi alkotásra kötött felhasználási szerződés lehet. (továbbiakban: munkabérek).
4
A közvetlen önköltség pontos meghatározását a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 51§ (1) és (2)
19
Célfeladat kiírása során figyelembe kell venni a 2011. évi CXCIX. törvény a közszolgálati tisztviselőkről 154.§-ában foglalt előírásokat. A célfeladat kiírásnak javasolt tartalmaznia a projekthez kapcsolódást, a projekt azonosítót, a projektben végzendő tevékenységek felsorolását, a feladat elvégzésének időszakát, a teljesítés elismeréséhez kapcsolódó feltételeket.
Amennyiben a munkavállaló munkaidejének csak egy részében foglalkozik a projekttel, a munkabérének az arányos része számolható el. Ekkor a munkavállaló munkaköri leírásából ki kell derülnie, hogy a munkavállaló projektben végzett tevékenysége (valamely arányban) munkaköri feladatát képezi. Amennyiben a projektre fordított munkaidő aránya előre nem tervezhető, az csak a munkaidő-nyilvántartásból állapítható meg egyértelműen, úgy a munkaköri leírásnak az arányosítás mértékét nem kötelező tartalmaznia. A költség elszámolás alapja a munkaidő-nyilvántartás, amelyből egyértelműen megállapítható az adott időszakra eső költség, valamint a projektre fordított idő aránya. Munkaszerződéssel illetve kinevezéssel a projektben foglalkoztatott személyekhez kapcsolódóan a munkaszerződés, kinevezés másolati példányának benyújtása helyett elfogadható a munkáltató nyilatkozatának benyújtása a foglalkoztatásról, amely tartalmazza legalább a munkavállaló nevét, projektben végzett tevékenységét, bruttó bérét és a projektre fordított munkaidő arányát. Az ÁROP és EKOP kiemelt projektek esetében a személyi jellegű költségek elszámolásához alátámasztó dokumentumok benyújtása nem szükséges. Kiemelt projektek esetében a személyi jellegű költségek elszámolásához és alátámasztásához a kifizetés igénylés keretében kizárólag csak a személyi jellegű költségek összesítő tábláját és az esetlegesen hozzá tartozó részletező táblát szükséges benyújtani az alábbiak szerint: - elektronikus benyújtás esetén aláírt, szkennelt .pdf és .xls formátumban; - papír alapon történő benyújtás esetén eredeti példányban és elektronikus (.xls) formátumban. Az alátámasztó dokumentáció megléte a projektgazdánál ezen elszámolások esetében is kötelező, azok legkésőbb a záró helyszíni ellenőrzés keretében vizsgálatra kerülnek. Amennyiben az ellenőrzés során szabálytalanul kifizetett tételek kerülnek feltárásra, az a Kedvezményezettől visszakövetelésre kerül. Fentiek a pályázatos konstrukciókban támogatást nyert projektekre nem vonatkoznak, ezeknél továbbra is a teljes körű elszámolás benyújtása szükséges. Amennyiben az alátámasztó dokumentációk nem kerülnek benyújtásra, a Közigazgatási Programok Lebonyolítási Főosztály a vonatkozó jogszabályok szerint jár el. A munkabérek, valamint járulékok kifizetésének időpontja meghaladhatja a projekt fizikai befejezésének időpontját, azonban a kifizetési igénylés benyújtásáig az elszámolni kívánt tételek pénzügyi rendezésről a Kedvezményezettnek gondoskodnia kell. Lehetséges a munkabérek valamint az ezeket terhelő járulékok elszámolását két külön kifizetési igénylés keretében szerepeltetni. Minta munkáltatói nyilatkozatra: Munkáltatói_ig_foglal koztatasról_minta.doc
Nem elszámolható a jutalom illetve az olyan jutalom jellegű kifizetés, amely mögött a teljesítés nem igazolható!
20
Nem számolható el a Szakképzési továbbképzésére fordított összege.
hozzájárulás
saját
munkavállalók
Azon munkatársak esetében, akik célfeladat kiírás, megbízási szerződés alapján vesznek részt a projektben, béren kívüli juttatás (cafeteria jellegű juttatások) projektből nem számolható el, támogatásból nem finanszírozható. Célfeladat kiírás és megbízási szerződés esetén lehetőség van a mérföldkövekhez kötött teljesítések kifizetésére és azokra jutó támogatás igénylésére, abban az esetben, ha a mérföldkőhöz kötött teljesítés a kedvezményezett által elfogadásra került. Béren kívüli juttatások A Kedvezményezett belső szabályzata által a munkatársaknak biztosított béren kívüli juttatások (pl: a teljesség igénye nélkül: ún. caffeteria jutattások, albérleti hozzájárulás, amennyiben az adott munkakör betöltéséhez szükséges védőszemüveg ruházat biztosítása stb.), azok adótartamával együtt, a belső szabályzat által meghatározott keretösszeg erejéig számolhatóak el. A „rekreációs” célú béren kívül jutatott pénzbeni és természetbeni juttatások (pl.: munkáltató által fizetett sportköri díjak, stb.) nem elszámolhatóak. A béren kívüli juttatásokat a személyi jellegű költségek összesítőjében kell szerepeltetni, amely mellett az egyes személyi jellegű juttatásokra vonatkozóan részletező információkat szükséges megadni. Személyi jellegű juttatásokra vonatkozó részletező tábla: Beren kivuli jut_reszletezo tablaza
A béren kívüli juttatások, csak a munkaszerződéssel/kinevezéssel rendelkező munkatársak után számolhatóak el, a projektre fordított munkaidő arányában. Munkába járással összefüggő költségeket, hétvégi hazautazás költségét a béren kívüli juttatások között kell elszámolni! A szabadság, betegszabadság 15 napjára fizetett díjazás és táppénz hozzájárulás, csak a munkaszerződéssel/kinevezéssel rendelkező munkatársak után számolhatóak el, a projektre fordított munkaidő arányában. Munkaviszony megszűnése vagy megszüntetése esetében a munkaviszonyra, közalkalmazotti jogviszonyra és a közszolgálati tisztviselői jogviszony megszüntetésére/megszüntetésére vonatkozó jogszabályok által előírt, kötelezően fizetendő juttatások (pl.: szabadság megváltás) költsége olyan mértékben elszámolható, amilyen mértékben az a támogatott projekthez kapcsolódik. A személy jellegű költségek elszámolásához benyújtandó dokumentumok: - Személyi jellegű költségek összesítő táblája (bér és járulékai) - Munkáltatói nyilatkozat a foglalkoztatásról munkaviszony, közszolgálati jogviszony esetén / megbízási szerződés, célfeladat kiírás, - Munkaidő nyilvántartás munkabér arányos elszámolása esetén, ha nem a teljes bérköltség kerül elszámolásra (amennyiben a munkáltatói nyilatkozatban szerepel a projektre fordított munkaidő aránya, munkaidő nyilvántartás benyújtása nem szükséges, azt helyszíni ellenőrzés során kell bemutatni) - Megbízási szerződés, célfeladat kiírás esetén teljesítésigazolás az elvégzett feladatokról - Amennyiben a feladatvégzés képzés megtartására, tananyag, tanulmány, egyéb szellemi termék készítésére irányul, akkor ezen feladat teljesítésének igazolásához
21
benyújtandó a jelenléti ív, tananyag, tanulmány, egyéb szellemi termék elektronikus verziója. Speciális szabályok vonatkoznak azon célfeladat kiírásokra, amelyeknél több szervezetet érint a célfeladat kijelölés5, azaz eltér a célfeladat kijelölője a munkáltató jogkör tényleges gyakorlójától. Ez esetben a célfeladat kijelölést végző szervezet aláírása mellett a munkáltatói jogkör gyakorlója is jóváhagyja a célfeladat kijelölést. A célfeladat elvégzéséhez kapcsolódó teljesítésigazolást azonban a célfeladatot kijelölő, projektért felelős szervezet hagyja jóvá, a céljuttatás kifizetését is ő teljesíti. A munkabérek számfejtését alátámasztó bérlapok és bérkartonok valamint a munkabéreket terhelő járulékok kifizetését igazoló bizonylatok ellenőrzése a kifizetés igénylés keretében nem szükséges benyújtani, azok a projektdosszié részét képezik és a helyszíni ellenőrzések keretében kerülnek ellenőrzésre. Azon kedvezményezettek esetében, ha havi illetmények folyósításával kapcsolatos feladatokat a Magyar Államkincstár a nettó finanszírozással látja el, tehát Magyar Államkincstár a levonásokat egy összegben, átvezetéssel teljesíti a megfelelő számlák javára. Az államháztartásról szóló 2011 évi CXCV. törvény és a 368/2011 (XII.31) kormányrendelet 5. és 6 számú melléklete alapján a helyi önkormányzatok, a többcélú kistérségi társulások, és egészségügyi intézményeik valamint a Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 81. § (4) bekezdése és a végrehajtására kiadott 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (továbbiakban: Ávr.) 128. § (9) - (10) bekezdése alapján államháztartás központi alrendszerébe tartozó költségvetési szervek tekinthetők nettó finanszírozottnak a Magyar Államkincstár által. A nettó finanszírozott kedvezményezettek esetében a személyi jellegű költségek összesítő tábla „Kifizetés dátuma és bizonylata” rovatainak kitöltése helyett kérjük, tüntessék fel, hogy „nettó finanszírozás”.
3.5 Útiköltség, kiküldetés költsége A projektben részt vevő célcsoportnak, illetve munkatársaknak a projekt megvalósításához közvetlenül köthető, a támogatott tevékenységekhez kapcsolódó, külső helyszínen történő munkavégzése, a projekt megvalósításával összefüggő továbbképzése miatt felmerülő utazási, napidíj és szállás költségei elszámolhatóak. Az utazási és napidíj költségek a magyar jogszabályok szerint járulékokkal együtt számolhatóak el. Az útiköltségek a 2. osztályú tömegközlekedési eszközök igénybevétele alapján helyközi utazás során illetve hivatali, bérelt vagy saját gépkocsi használat esetén a megtett kilométerek alapján a tényleges benzinköltség/ vagy az adóhatóság által közzétett elszámolható üzemanyag költség, a kilométerenkénti adómentes térítés figyelembe vételével számolhatók el. A helyközi utazáshoz kapcsolódó utazási bérlet költségét olyan arányban lehet figyelembe venni, amilyen arányban a projekt tevékenységet szolgálja. A helyi tömegközlekedési/közösségi közlekedési eszközök igénybevételéhez kapcsolódó költségek nem számolhatóak el (pl. vonaljegy, bérlet, eszközbérlet). A hivatali, bérelt vagy saját gépkocsi használatához kapcsolódóan elszámolható a parkolási díj és az autópálya matrica költsége (kiküldetés időtartamát nem jelentősen meghaladó időszakra vonatkozóan). 5
(2011. évi CXCIX. törvény a közszolgálati tisztviselőkről.)
22
Amennyiben a pályázati kiírás vagy a támogatási szerződés lehetővé teszi, elszámolható a projekt megvalósításhoz közvetlenül kapcsolódó külföldi utazás és kiküldetés költsége azzal a feltétellel, hogy csak turista osztályú repülőjegy vehető igénybe. Repülőgéppel történő utazás esetén elszámolható a reptéri illeték és az utasbiztosítás költsége. Benyújtandó dokumentumok: - Útiköltség és kiküldetés összesítő (a Széchényi 2020 (http://palyazat.gov.hu/) oldalon található formanyomtatvány, valamint kitöltési útmutató) - Számlaösszesítő (8 millió Ft támogatás tartalom alatti számlákhoz) - Számla, elektronikus számla kinyomtatott hitelesített másolata külföldi utazás esetén,
3.6 Szállás költség A szállás költségek elszámolása esetén vendég-éjszakánként, ellátás nélkül, belföldi szállás esetében legfeljebb – áfa nélkül számított – 15.000,- Ft, külföldi szállás esetében 150 Euró mértékű költség számolható el egy főre vetítve. Benyújtandó dokumentumok: - Szerződés, megrendelő, vagy nyilatkozat arról, hogy nem kötöttek írásbeli szerződést - Számla, - Kifizetés bizonylata, - Számlaösszesítő (8 millió Ft támogatás tartalom alatti számlákhoz; számlaösszesítő esetén a fent felsorolt dokumentumokat nem kell benyújtani)
3.7 Általános (rezsi) költségek Az általános (közvetett, rezsi, dologi) költség nem kapcsolható teljes mértékben egy adott folyamathoz, vagy tevékenységhez azonban elengedhetetlenek a tevékenység végzéséhez. Ilyen költségek pl.: közüzemi díjak és szolgáltatások (víz, gáz, elektromos áram, telefon, fax, internet, telekommunikációs költségek), postaköltségek, takarítás, szemétszállítás, őrzés, állagmegóvás/karbantartás stb. A magáncélú használat során keletkező telefon költség nem, csak a projekt érdekében felmerült telefon költség számolható el. Az általános költségek között számolható el bankköltségként az elkülönített számlához kapcsolódó számlanyitási, számlavezetési költségek is, amennyiben a Kedvezményezett a projekthez kapcsolódó utalásaira elkülönített számlát nyitott. Kizárólag a pályázati útmutatóban nevesített általános rezsi költségek és egyéb a projekt megvalósításhoz közvetetten kapcsolódó szolgáltatások költsége (pl. jogtár) számolhatóak el ebben a költségkategóriában. Az Az − − -
általános költségek elszámolása arányosítással történhet. arányosítás alkalmazható módszere a költség jellegétől függően a következő lehet pl.: Munkaidő alapú, Az igénybevett terület/tér nagyságán alapuló Benyújtandó dokumentumok: Rezsiköltség összesítő táblázat, Arányosítás módszertana (az első elszámoláshoz csatolandó).
23
Rezsi koltsegek aranyos elszamolasat
3.8 Eszközök, immateriális javak beszerzésének, fejlesztésének költsége Elszámolható költség az eszköz bekerülési értéke, az Sztv. 47., 48. és 51. § értelmezésében. Az európai uniós támogatások a projekt céljához kapcsolódó, a piacon elérhető legkorszerűbb technológiát használó eszközök beszerzését támogatják. A projekt céljaival közvetlen összefüggésben, indokolt esetben elszámolható meglévő eszköz átalakításának, bővítésének, korszerűsítésének, zavartalan és biztonságos üzemeltetését szolgáló munka költsége is, amennyiben az felújításnak minősül. Főszabály szerint új, kereskedelmi forgalomban, vagy gyártótól beszerezhető, első üzembe-helyezésű gépek, technológiai berendezések, eszközök, beszerzése és beépítése támogatható. Az „új” jelző csak olyan beruházási jellegű termékeket illet meg, amelyeknél a Kedvezményezett rendelkezik a vétel (a számlakiállítás dátuma) időpontjában kezdődő termékfelelősségi, garanciális és szavatossági jogainak érvényesíthetőségéhez szükséges, a gyártó és a forgalmazó által kibocsátott, hiteles dokumentumokkal. Az eszköznek meg kell felelnie a hatályos szabványoknak és normáknak. A főszabálytól eltérően az alábbi feltételek teljesülése esetén elszámolható a használt eszköz beszerzése: -
-
Adott eszközt a megelőző hét évben nem EU vagy hazai támogatásból szerezték be vagy állították elő, amit az eladó igazolni tud, és más megoldás (új eszköz beszerzése, lízing, stb.) igénybevétele nem indokolt. Az eszköz eladója igazolja az eszköz eredetét. Értéke nem érheti el a hasonló rendeltetésű, azzal azonos, vagy közel azonos műszaki paraméterekkel rendelkező új eszköz piaci értékét. A használt eszköz ára nem haladhatja meg a piaci árat (ennek igazolása történhet pl. független értékbecslő igénybevételével). A használt eszköznek is meg kell felelnie a hatályos szabványoknak és normáknak.
Az immateriális javak megszerzése és használatának költségei elszámolhatók. Az immateriális javak költségei között számolható el az adott tevékenység keretében vásárolt, a tevékenységet szolgáló immateriális javak (pl. műszaki tudás és szabadalmak, egyéb szellemi termékek – pl. szoftverek –, kísérleti fejlesztés, vagyoni értékű jogok) bekerülési értéke. Tartalékeszköz beszerzése nem elszámolható. Az eszközök és immateriális javak beszerzéséhez kapcsolódó a projekt időszakra vonatkozó support és terméktámogatás elszámolható A projektek fenntartási időszakára jutó support és terméktámogatás nem elszámolható költség, még akkor sem ha ezen költsége kiegyenlítése a projektek megvalósítási időszakában történik meg. ÁROP és EKOP projektek esetében abban az esetben számolható el az eszközök és immateriális javak beszerzéséhez kapcsolódó garancia teljes mértékben, ha elválaszthatatlan része a terméknek, nem nyúlik túl a fenntartási időszakon és a megvalósítás időszakában merült fel. A nem központosított közbeszerzési eljárás
24
keretében lefolytatott beszerzések esetében akkor amennyiben azt az ajánlattételi felhívás tartalmazta.
elválaszthatatlan
a
garancia,
Amennyiben egy költségről egyértelműen nem állapítható meg, hogy garancia, a szolgáltatás szállítója által adott nyilatkozattal szükséges igazolni a felmerült költséget.
nyilatkozat garanciának minősülő
Beszerzések elszámolásához szükséges dokumentumok: − -
-
-
Piaci ár igazolás (nettó egymillió forint feletti szerződés/megrendelő esetén), (pl. vállalkozó általi ajánlat) Szállítói szerződés, megrendelő vagy nyilatkozat, hogy nem kötöttek szerződést, Számla, Kifizetést igazoló bizonylatok, Kedvezményezett és vállalkozó által aláírt részletes teljesítésigazolás a vállalkozó által elvégzett tevékenységről (pl. szoftverfejlesztés) Eszközök átadás-átvételi jegyzőkönyve (szállítólevél, valamint egyéb átadást-átvételt és üzembe helyezést igazoló dokumentum. Az eszközök, immateriális javak átvételét igazoló dokumentumnak tartalmaznia kell az eszköz, szoftver azonosításául szolgáló egyedi azonosítót (pl: gyári szám), az üzembe helyezési dokumentumon megvizsgálásra kerül, az üzembe helyezett eszközök beazonosíthatósága, projekt keretében leszállított eszközökhöz kapcsolódnak, az üzembe helyezés időpontja nem későbbi, mint a támogatási szerződésben szereplő projektmegvalósítás tervezett dátuma, az üzembe helyezés helye megegyezik a támogatási szerződésben szereplő megvalósítási helyszínnel (üzembe helyezés igazolásául elfogadható üzembe helyezési jegyzőkönyv, tárgyi eszközök nyilvántartási lapja, tárgyi eszközök nyilvántartási kartonja, tárgyi eszközök analitikus nyilvántartása). Az eszköz átvételét igazoló dokumentumot a számlával egyidejűleg, az üzembe helyezési dokumentumokat legkésőbb a záró kifizetési igénylés benyújtásával kell megküldeni a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység részére. Immateriális javak (pl. szoftverek) tételes átadás-átvételi jegyzőkönyve. Az eszközök, immateriális javak átvételét igazoló dokumentumnak tartalmaznia kell az eszköz, szoftver azonosításául szolgáló egyedi azonosítót (pl: gyári szám, sorozatszám), Használt eszköz esetén: nyilatkozat az eladótól, hogy az eszköz korábbi beszerzése az előző hét év során nem nemzeti vagy közösségi támogatás igénybevételével történt. Számlaösszesítő (8 millió Ft támogatás tartalom alatti számlákhoz; számlaösszesítő esetén a fent felsorolt dokumentumokat nem kell benyújtani) Ha az eszközök, immateriális javak számláinak elszámolásával kapcsolatban több olyan dokumentum is születik, amelyet mindkét fél aláír (pl. szállítólevél, átadásátvételi jegyzőkönyv), úgy a teljesítésigazolás esetében elegendő, ha a kedvezményezett állítja ki, és ő írja alá.
3.9 Lízing Amennyiben a pályázati kiírás nem tiltja, a lízing keretében történő eszközbeszerzés akkor támogatható, ha zártvégű pénzügyi lízing keretében történik a beszerzés és a kedvezményezett tulajdonszerzésével zárul. Támogatott lízingügylet esetén kizárólag a lízingbe vevőnek nyújtható támogatás, a támogatás kedvezményezettje tehát közvetlenül a lízingbe vevő.
25
A számlával vagy egyéb, azonos bizonyító erejű számviteli bizonylattal igazolt lízingdíj tőkerésze elszámolható, amennyiben a lízing az eszköz használatának legkedvezőbb módja, ellenkező esetben a többletköltségeket le kell vonni az elszámolható költségekből. Abban az esetben, ha a legrövidebb lízingelési időszak egyenlő az eszköz hasznos élettartamával, a támogatás alapjául szolgáló elszámolható költség nem haladhatja meg az eszköz piaci értékét. A lízingszerződéssel összefüggő egyéb költségek nem elszámolhatók (pl.: kamat, árfolyam-különbözet). Az elszámolás alapját kizárólag a projektmegvalósítás során ténylegesen kifizetett lízing költségek jelentik, tehát a megvalósítási időszakon túlnyúlóan felmerülő lízingdíjak nem elszámolhatók. A lízing futamidő azzal a feltétellel áthúzódhat a projekt-fenntartási időszakra, ha a lízingdíj támogatásból finanszírozni kívánt hányada a projektmegvalósítás időszakában teljes egészében (mintegy előtörlesztésként) kifizetésre kerül, a tulajdonjog átszállása a lízingbe vevőre pedig a fenntartási időszak során megtörténik. Lízingdíj elszámolása: A lízing szerződésben rögzített fizetési ütemezés szerint a lízingbe adó által kiállított díjbekérők alapján részletekben történő fizetések alapján történik az elszámolás. A lízingdíjat két részre lehet bontani, egyrészt az ún. tőkerészre, és az ún. kamatrészre. A részletekben történő elszámolás bizonylata a lízingszerződés, a futamidő elején a teljes összegről kiállított számla, valamint a díjbekérők alapján az esedékes részletek megfizetését bizonyító banki átutalási bizonylat. Visszlízing: Az elszámolható költség meghatározása a lízingbe vevőnek nyújtott támogatással kapcsolatban meghatározott feltételekkel összhangban történik. Az elszámoláshoz benyújtandó dokumentumok: - Lízingszerződés. - Teljes összegről kiállított számla másolata, - Kifizetés bizonylata, - Számlaösszesítő (8 millió Ft támogatás tartalom alatti számlákhoz; számlaösszesítő esetén a fent felsorolt dokumentumokat nem kell benyújtani).
3.10
Vagyonbiztosítás eszközbeszerzés esetében
A támogatásból beszerzett tárgyi eszköz(ök)re – amennyiben azok beszerzéskori összértéke vagy egyedi értéke meghaladja a bruttó 50 millió forintot − a kedvezményezettnek vagyonbiztosítást kell kötnie a fenntartási időszak végéig. A vagyonbiztosítás költségei elszámolhatóak a megvalósítási időszak végéig. Vagyonbiztosítás köthető 50 millió forint alatti értékű eszközállományra is, amelynek költsége a projekt megvalósítási időszak végéig ugyancsak elszámolható. A vagyonbiztosítás költségének elszámolásához a következő alátámasztó dokumentumok benyújtása szükséges: - Biztosítási kötvény, - Számla, - Kifizetést bizonylata, - Számlaösszesítő (8 millió Ft támogatás tartalom alatti számlákhoz; számlaösszesítő esetén a fent felsorolt dokumentumokat nem kell benyújtani) A biztosításnak ki kell terjednie a beszerzett tárgyi eszközök elemi kár kockázatain kívül még betöréses kockázatokra is (lopás, rablás, vandalizmus). A biztosítás megkötésének időpontja a beszerzett tárgyi eszköz átadás-átvétel időpontjával egyezik, továbbá a vagyonbiztosítás kedvezményezettje a Kedvezményezett. A biztosítást a fenntartási időszak végéig hatályban kell tartani.
26
3.11
Beruházások, építés-felújítás költsége
Építés (átalakítás, bővítés, felújítás), épület-kivitelezés akkor számolható el, ha a projekt végrehajtásához szükséges, vagyis olyan épületek, építmények építési és értéknövelő felújítási, bővítési költségei számolhatók el, amelyhez támogatott tevékenységek köthetők. Az építési költségek alatt kell érteni az új építésen túl minden, az építmény rendeltetésszerű hasznosítását lehetővé tevő átalakítást, bontást, felújítást, bővítést. Az akadálymentes hozzáférést biztosító átalakítási költségek elszámolhatók, amennyiben az akadálymentesítés végrehajtása nélkül az épület nem lenne alkalmas a feladat ellátására, különösen amennyiben a fogyatékkal élő személyek projektben való részvétele egyébként nem lenne biztosított. Az akadálymentesítés szükségességét és az átalakítási terv megfelelőségét szakvéleménnyel kell alátámasztani. Építési költség idegen tulajdonban lévő ingatlanon is elszámolható lehet, amennyiben a kedvezményezett az idegen tulajdon használatára vonatkozóan jogalappal rendelkezik, és megfelel a pályázati felhívásban megfogalmazott feltételeknek. Beruházások, építés-felújítás elszámolásához szükséges dokumentumok:
− Piaci ár igazolás (nettó egymillió forint feletti szerződés/megrendelő esetén), (pl. -
-
-
vállalkozó általi ajánlat) Kivitelezői szerződés, Számla, Kifizetés bizonylata, Hatósági engedélyek, Vállalkozó nyilatkozata a teljesítésről kedvezményezett által is aláírva – a 191/2009. (IX. 15.) Korm. rendelet 16. §.(1) pontjában foglalt feltételeket nem teljesítő építési projektelem esetén, Mérnök/műszaki ellenőri igazolása - a 191/2009. (IX. 15.) Korm. rendelet 16. §.(1) pontjában foglalt feltételeket teljesítő építési projektelem esetén (A mérnök/műszaki ellenőr a számla eredeti példányán is igazolhatja a teljesítést), Nem engedélyköteles építési beruházásnál kivitelezői nyilatkozat a kezdésről, Engedélyköteles építési beruházásnál, felújításnál építési napló első oldalának hiteles másolata az első kifizetési igényhez, független mérnök nyilatkozata - 250 millió Ft építési költségre jutó támogatási összeg fölött
A 191/2009. (IX. 15.) Korm. rendelet 16. §.(1) pontjában foglaltak szerint kötelező építési műszaki ellenőrt megbízni a külön jogszabály szerint építési engedélyhez kötött építési tevékenység esetén, ha a) az építőipari kivitelezési tevékenységet több fővállalkozó kivitelező végzi, b) az építési beruházás a Kbt. hatálya alá tartozik, c) az építőipari kivitelezési tevékenység nemzetgazdasági szempontból kiemelt jelentőségű ügy tárgyát képezi, d) az építőipari kivitelezési tevékenység műemlékvédelem alatt álló építményt érint, vagy e) építtetői fedezetkezelő működik közre.
3.12 Előre nem tervezett többletköltségek (pl. pótmunka) finanszírozása
27
Amennyiben a projekt megvalósítása során olyan előre nem tervezett, és a kedvezményezett és a vele szerződő vállalkozó által előre nem látható – a szerződéskötés alapjául szolgáló dokumentációban nem szereplő – tevékenység költsége merül fel, amely megfelel az elszámolhatóság feltételeinek, a projekt eredeti célkitűzésének végrehajtásához és fenntarthatóságához elengedhetetlen, akkor ez a tevékenység támogatható. Építőipari pótmunkaként csak olyan munkák költsége számolható el, amelyek nélkül a létesítmény rendeltetésszerűen nem használható, és amelyek az építési naplóban rögzítésre kerülnek. Az előre nem tervezett többletköltségek csak a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység előzetes engedélyével számolhatók el, amennyiben a támogatási szerződésben meghatározott műszaki tartalom módosulásával, ill. költségátcsoportosítással járnak. Közbeszerzési eljárás eredményeként létrejött szerződések esetében a szerződés módosításának szabályait – a műszaki tartalmat érintő (pl. pótmunka) miatti módosításokat is beleértve – a Kbt. 132. §-a (2012. január 1. előtt indított közbeszerzési eljárások eredményeként létrejött szerződések esetében a 2003. évi CXXIX. törvény (a továbbiakban: régi Kbt.) 303. §-a), valamint – építési beruházások esetében – az építési beruházások közbeszerzésének részletes szabályairól szóló 306/2011. (XII. 23.) Korm. rendelet 7. §-a határozza meg.
4
Tudnivalók a kifizetési kérelmekről A kifizetési igénylések típusai: előleg, időközi, záró kifizetési igénylés. A kifizetések a projekt terhére folyamatosan történnek forintban, a támogatási szerződés megkötése után. A projekt sikeres megkezdése érdekében lehetőség van előleget igényelni. Az időközi és a záró kifizetési igényeket számlák, illetve a projekt tevékenységek elvégzését, a költségek felmerülését igazoló egyéb dokumentumok alapján kell összeállítani. Nem nyújtható előleg a kedvezményezett számára, ha a támogatás kifizetésére utófinanszírozással, a projekt megvalósítását követően, egy összegben kerül sor. Felhívjuk a figyelmet, hogy az előleg folyósítás feltételeinek teljesítésére az előlegigénylés benyújtását megelőzően is sor kerülhet annak érdekében, hogy a támogatás folyósítását ne akadályozza a szükséges dokumentumok hiánya. Gyakran felmerülő probléma a saját erő, illetve a biztosítékok rendelkezésre állása igazolásának hiánya. Javasoljuk továbbá, hogy a projektgazda a támogatási szerződés megkötését követően jelentkezzen be a NAV köztartozásmentes adózói adatbázisába.
4.1 Előleg 4.1.1 Támogatási előleg A 368/2011 (XII.31.) kormány rendelet 78/ B § és a 4/2011. (I. 28.) korm. rendelet 57. § /A bekezdés alapján, valamint ha a pályázati felhívás engedi a Kedvezményezett jogosult előleget igényelni KSZ feladatokat ellátó szervezeti egységnél a megítélt támogatás utófinanszírozással érintett rész 25 százalékának erejéig, de legfeljebb 300 millió forintig.
28
A Kedvezményezett a támogatás összegéből előleget azon projektelemekhez, tevékenységkategóriákhoz kapcsolódóan felmerülő költségeire igényelhet, amelyeknél nem kíván élni a szállítói finanszírozás lehetőségével. Az előleg kifizetésének feltételei: a támogatási szerződés hatályba lépése; elektronikusan, az Széchényi 2020 (http://palyazat.gov.hu/) honlapon található Pályázó Tájékoztató Felületen feltöltött vagy papír alapon benyújtott Előlegigénylésről szóló nyilatkozat; az előlegigénylési dokumentáció tartalmi és formai szempontból megfelelő; a támogatási szerződésben előírt biztosítékok megléte; a kedvezményezett nem nyújtott be záró kifizetési igénylést; köztartozás mentesség. A szerződéskötés során a támogatási szerződés 1. sz. mellékletében (Elszámolható költségek részletező táblázat) jelölheti meg a kedvezményezett, hogy előleg igénybevételére igényt tart-e és a 2. sz. mellékletben (Kifizetési igénylés ütemezése táblázat) kell jeleznie az előleg igénybevételének időpontját. A kedvezményezett legkorábban a támogatási szerződés hatályba lépését követően, vagy a támogatási szerződés hatálybalépésével egyidejűleg nyújthatja be az előlegigénylésről szóló nyilatkozatát a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egységnek. Az előlegigénylésről szóló nyilatkozat formanyomtatvány elérhető az http://palyazat.gov.hu/ honlapján vagy az ÚSZT/ÚMFT pályázó tájékoztató felületen. Amennyiben az előlegigénylés, illetve a kapcsolódó dokumentumok hiányosak vagy hibásak, a beérkezéstől számított 8 napon belül a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység legfeljebb 15 napos határidő kitűzésével, valamennyi hiány, illetve hiba megjelölésével, egyszeri hiánypótlásra, illetve a hiba javítására szólítja fel a kedvezményezettet. A hiánypótláshoz szükséges idő nem része az intézményrendszer által vállalt 15 napos határidőnek. Az előleg folyósítására a szabályszerűen kitöltött (tartalmilag és formailag megfelelő) kérelem, valamint a kapcsolódó dokumentumok KSZ feladatokat ellátó szervezeti egységhez történő beérkezését követő 15 napon belül kerül sor. A kedvezményezett köteles az előlegnek a projekt céljai és szabályai szerinti felhasználásáról gondoskodni. Előleg folyósítás esetén a Kedvezményezettnek utó vagy vegyes finanszírozású időközi kifizetésre vonatkozó igénylést legkésőbb az előleg fizetésétől számított 6 hónapon belül be kell nyújtani. A kifizetési igénylésnek tartalmaznia kell utófinanszírozású tételeket is! Amennyiben a Kedvezményezett igénybe vett előleget, azonban az előleg kifizetését követő 6 hónapon belül nem nyújtotta be az első kifizetési igénylést, illetve a benyújtott kifizetési igénylés a támogatás nem rendeltetésének megfelelő használatát bizonyítja, a Kedvezményezet köteles a korábban kifizetett előleget visszafizetni a 368/2011 (XII.31.) Korm. rendelet 78/D. § (2) c) pontban foglaltaknak megfelelően. Ekkor az előleg visszafizetése előtt a kedvezményezettnek időközi kifizetési igénylés benyújtására van ugyan lehetősége, de annak feldolgozása felfüggesztésre kerül a visszakövetelés pénzügyi rendezéséig. A Kedvezményezett az előleg visszafizetését követően új előlegigénylésre kizárólag akkor jogosult, ha igazolja, hogy a megelőzően folyósított előleg felhasználásának megkezdése neki fel nem róható okból hiúsult meg, továbbá az előleg visszafizetését a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység felszólítására határidőben teljesítette.
29
Előlegigénylést érintő módosítások A megvalósítás során módosulhat a projekt költségvetése költségátcsoportosítás útján, vagy amennyiben költségcsökkentés válik szükségessé. Eltérő finanszírozású projektelemek közötti átcsoportosítás engedélyezhető – a támogatási szerződésben, valamint az egyéb útmutatókban meghatározott feltételek alapján. Amennyiben az átcsoportosítást, szabálytalansági döntésből vagy műszaki, szakmai tartalom csökkenésből eredő költségcsökkentést követően a ténylegesen kifizetett támogatási előleg összege meghaladja a módosítást követően igényelhető támogatási előleg összegét, úgy a kedvezményezettnek főszabály szerint visszafizetési kötelezettsége keletkezik a Ptk. szerinti ügyleti kamattal együtt. Erről a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység a támogatási szerződés módosítás hatályba lépése előtt köteles tájékoztatni a kedvezményezettet, a visszafizetés a módosítás hatályba lépésének feltétele. A főszabálytól eltérően nem szükséges a kedvezményezettnek a módosítást követően igényelhető előlegen felüli összeget visszafizetnie, amennyiben a projekt költségvetése alapján van annyi elszámolni tervezett utófinanszírozású költsége, amit a módosítást megelőzően kifizetett támogatási előlegre el tud számolni. Amennyiben az átcsoportosítás eredményeképpen az igényelhető támogatási előleg összege meghaladja a kifizetett előleg összegét a kedvezményezett jogosult előlegigénylésre, az általános, valamint az utófinanszírozású projektelemekre jutó előlegigénylés feltételeinek megfelelően. Előlegfelvételét követően az időközi kifizetési igénylések benyújtásának nem előfeltétele a folyósított előleg teljes felhasználásának igazolása, és az azzal történő elszámolás. A Kedvezményezett a kifizetett előleggel legkésőbb a záró kifizetési igénylés keretében köteles elszámolni, de 2015. február 5-t követően a záró kifizetési kérelem nem tartalmazhat elszámolni kívánt összeget, így előleg elszámolást sem, kivéve az egyszeri elszámolókat. Amennyiben a záró kifizetési igénylésben elfogadott utófinanszírozású számlák/bizonylat ok összege alacsonyabb, mint a még el nem számolt előleg összege, a különbözetet a kedvezményezett köteles visszafizetni. A visszafizetés teljesítéséig, vagy a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység általi részletfizetési engedélyezés esetén az engedélyben meghatározottak szerint, a záró kifizetési kérelem nem hagyható jóvá. 4.1.2
Szállítói előleg A vállalkozónak/szállítónak a – kivitelezés, beszerzés, szolgáltatás – keretében fizetett előleg elszámolható.
4.1.2.1 Szállítói előleg utófinanszírozási módban Ebben az esetben a kedvezményezett fizeti ki a vállalkozó részére az előlegbekérő alapján a vállalkozói szerződés szerint járó előleget. Ekkor az előlegbekérő nem kerül benyújtásra a kifizetési igénylés keretében, az elszámolás bizonylata az előlegszámla, ami azonban csak a tényleges teljesítést követően, a közbenső és/vagy végszámlával együtt képezheti az elszámolás részét, amelyben a szállító felé az előleg érvényesítésre/levonásra kerül. 4.1.2.2 Szállítói előleg szállítói finanszírozási módban
30
Ebben az esetben az előlegre jutó támogatás kifizetése közvetlenül a szállító részére történik, szállítói előlegigénylési kérelem benyújtásával előlegbekérő alapján a szállítói finanszírozású számlákhoz hasonlóan, az előlegre jutó önerő kifizetésének igazolását követően. A szállítói előleg igénylésének feltételei: az előlegigénylés általános feltételeinek teljesülése, különös tekintettel a 4/2011. (I. 28.) korm. rendelet 30.§ (2) bekezdésben meghatározott dokumentumok rendelkezésre állására; szállítói előlegigénylés rögzítése a Pályázati e-ügyintézés felületen, vagy amennyiben az elektronikus alkalmazás nem áll rendelkezésre, úgy szállítói előlegigénylési kérelem formanyomtatvány cégszerű aláírással ellátott, eredeti példányának papír alapú benyújtása; vállalkozói szerződés benyújtása, amennyiben korábban nem került benyújtásra, és amelyben feltüntetésre kerültek az előlegigénylés feltételei; előlegbekérő és az arra eső, támogatáson felüli rész kifizetését igazoló bizonylat benyújtása. A KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység a szállítói előleget a kérelem és mellékleteinek formailag és tartalmilag hiánytalan beérkezésétől számított 15 napon belül átutalja a szállító előlegbekérőn megjelölt bankszámlájára. Amennyiben a szállítói előlegigénylés, illetve a kapcsolódó dokumentumok hiányosak vagy hibásak, a beérkezéstől számított 8 napon belül a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység legfeljebb 15 napos határidő kitűzésével, valamennyi hiány, illetve hiba megjelölésével, egyszeri hiánypótlásra, illetve a hiba javítására szólítja fel a kedvezményezettet. Amennyiben a hiány pótlására és a hiba javítására a határidőn belül nem kerül sor, ez az adott előlegigénylés automatikus elutasítását eredményezi. A Kedvezményezett köteles a szállító által megküldött előlegszámlát annak beérkezését követő 5 napon belül záradékolni és a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység részére kifizetési igénylés keretében benyújtani. Az előleggel történő elszámolást a támogató felé annak figyelembe vételével kell megkezdeni, hogy a folyósított szállítói előleg támogatástartalma és a számlák alapján a szállítónak kifizetett támogatás együttesen nem haladhatja meg a szállítói szerződés szerinti ellenszolgáltatás elszámolható összegének támogatástartalmát. Szállítói konzorcium esetén – ha a szállítói szerződésben nincs megbontva az ellenszolgáltatás tagonként – szállítói előlegigénylésre a konzorcium vezetője jogosult. A szállítói előleget a szállítói szerződésben rögzített arány szerint kell megosztani a konzorciumi partnerek között. A szállítói előleget a szállító több részletben is igényelheti a szállítói szerződéssel összhangban. Ha a folyósított szállítói előleggel a szállító teljes mértékig elszámolt, újra igényelheti a szállítói szerződés szerinti maximális szállítói előleget, ha ez a szállítói szerződésbe nem ütközik, és ha az igényelt szállítói előleg támogatástartalma, a korábban már folyósított szállítói előleg támogatástartalma, valamint a számla alapján már kifizetett teljes összeg támogatástartalma a szállítói szerződés szerinti ellenszolgáltatás elszámolható összegének támogatástartalmát nem haladja meg. A szállítói előlegre eső támogatás – száz százalékos támogatási intenzitás alkalmazása esetén a szállítói előleg – folyósítása minden esetben a fővállalkozó részére történik. Jogosulatlanul igénybe vett szállítói előleg esetén a Kedvezményezett a folyósított előleg összegét részben vagy egészben – az előleg folyósításától felszámított Ptk. szerinti ügyleti kamattal együtt – köteles visszafizetni.
31
A 4/2011. (I. 28.) korm. rendelet 57/A.§ szerinti szállítói előlegre vonatkozó speciális szabályok A fentieket az alábbi eltéréssel szükséges alkalmazni a szállítói finanszírozás esetén a 4/2011. (I. 28.) korm. rendelet 2. § (1) bekezdés 16a. pontja szerinti közszféra szervezet kedvezményezettnek a Kbt. hatálya alá tartozó közbeszerzési eljárás eredményeként kötött szerződés esetében:
a projektgazda köteles biztosítani a szállító részére a szerződés elszámolható összege 30%-ának megfelelő mértékű szállítói előleg igénylésének lehetőségét; a szállítói előleget a szállító is közvetlenül igényelheti a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egységtől; a szállítónak a szállítói előleg támogatástartalmának megfelelő mértékű, az Miniszterelnökség javára szóló, a Kbt. 126. § (6) bekezdése szerinti, előleg visszafizetésre vonatkozó biztosítékot kell nyújtania.
A közbeszerzési eljárás eredményeként kötött szerződésben a felek kötelesek rögzíteni az ellenszolgáltatásnak a támogatott projekt keretében elszámolható összegét. A kedvezményezett köteles kikötni a folyósítandó szállítói előleg támogatástartalmának megfelelő mértékű, az Miniszterelnökség javára szóló, a Kbt. 126. § (6) bekezdése szerinti, előleg visszafizetésre vonatkozó biztosíték-nyújtás kötelezettségét. A gazdasági társaság vagy nonprofit szervezet szállító – cégjegyzésre jogosult – vezető tisztségviselőjének vagy természetes személy többségi tulajdonosának kezességvállalása vagy garanciaszervezet által vállalt kezesség is elfogadható a szállítói előleg biztosítékaként. A szállítói szerződés feltételeit annak figyelembe vételével kell megállapítani, hogy a szállítói előleget a szállító közvetlenül a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egységtől igényelheti a Kedvezményezett egyidejű értesítése mellett. Ha a kedvezményezett és a szállító a szerződés elszámolható összege 30%-ánál magasabb mértékű szállítói előlegről állapodik meg, annak 30%-on felüli részének előzetes megtérítésére nincsen lehetőség. A szállítói előleget igényelheti a projektgazda, vagy közvetlenül a szállító a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egységtől. A közvetlenül a szállító által benyújtott szállítói előlegigénylés előfeltétele a fentieken túl, hogy • a közbeszerzési eljárás teljes dokumentációja a Kedvezményezett által ellenőrzésre benyújtásra került a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egységhez a közbeszerzések ellenőrzésére vonatkozó eljárásrend szerint, • a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység a közbeszerzés vizsgálatát elvégezte, a megfelelőségi nyilatkozatot kiállította • a közbeszerzési eljárás eredményeként kötött, aláírt szállítói szerződés az aláírást követően haladéktalanul benyújtásra került a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egységhez, • a szállító részéről az Miniszterelnökség javára szóló, a Kbt. 126. § (6) bekezdése szerinti, előleg visszafizetésre vonatkozó biztosíték iratanyaga benyújtásra került, ingatlan jelzálog esetén a bejegyzés megtörtént A szállítói szerződés nyilvántartásba vételét követő 5 napon belül a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység postai úton küldi meg a szállítónak a Pályázati e-ügyintézés felület címét, a kapcsolódó támogatási szerződés számát, valamint a felhasználónevet és a jelszót tartalmazó dokumentumot. Ezzel egyidejűleg a kedvezményezett azonnali értesítést kap a szállító részére nyújtott hozzáférésről.
32
A közvetlen szállítói előleget a szállító az előlegbekérő benyújtásával igényelheti elektronikusan, a Pályázati e-ügyintézés felületen keresztül. A közvetlen szállítói előlegigénylésről a kedvezményezett azonnali értesítést kap elektronikus üzenetben. A közvetlen szállítói előlegigénylés adatait és a csatolt szkennelt dokumentumokat a kedvezményezett a Pályázati e-ügyintézés felületen megtekintheti. Ha a szállítói előlegigénylést a szállító közvetlenül nyújtja be, a kedvezményezett a közvetlen szállító előlegigénylésről szóló értesítését követő 5 napon belül jelezheti a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység felé a közvetlen szállítói előlegigényléssel kapcsolatos észrevételeit faxon vagy e-mailben. Ha 5 napon belül nem érkezik észrevétel, a közvetlen szállítói előlegigénylést a kedvezményezett részéről elfogadottnak kell tekinteni. A kedvezményezeti észrevételezésre rendelkezésre álló határidő a kifizetési határidőbe nem számít bele. Közvetlen a szállító részéről beérkezett előlegigénylés esetén, ha szükséges, a hiánypótlást a szállítónak és/vagy a projektgazdának küldi meg a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység. Ha a közvetlen szállítói előlegigénylési dokumentáció ellentmondásos információkat tartalmaz, a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység az információk további részletezését, pontosítását, az ellentmondások feloldását kérheti a szállítótól vagy a kedvezményezettől legfeljebb 3 napos határidő kitűzésével tisztázó kérdés formájában. Amennyiben a hibák javítását, vagy a hiányok pótlását bármelyik fél nem vagy nem megfelelően teljesíti, az előlegigénylés elutasítására kerül sor. A biztosíték eredeti példányát a Pályázati e-ügyintézés felületen szkennelve – és azt követően minden esetben a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egységnek postai úton is megküldve – kell benyújtani. A szállítói előleg jóváhagyásának feltétele a biztosíték eredeti példányának beérkezése a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egységhez. A szállító az előlegszámlát a kiállítását követően haladéktalanul, de legkésőbb 5 napon belül megküldi a kedvezményezettnek, a számla másolatát pedig ezzel egyidejűleg benyújtja a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egységnek. Ha a számla másolata a közvetlen szállítói előleg folyósítását követő 30 napon belül nem kerül benyújtásra, az IH-vezető jogosult a szállító által nyújtott biztosítékot érvényesíteni. A kedvezményezett a szállító által kiállított előlegszámlát annak beérkezését követő 5 napon belül köteles záradékolni és annak hiteles másolatát benyújtani a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egységnek időközi kifizetési igénylés keretében. Ha a záradékolt számla a szállítói előleg folyósítását követő 30 napon belül nem kerül benyújtásra a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egységhez, az IH-vezető jogosult a kedvezményezettel szemben a támogatási szerződés szerinti szankciókkal élni. Ha a jogosulatlan igénybevétel a szállítónak felróható, a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység érvényesítheti a biztosítékot a szállítóval szemben. Ha a jogosulatlan igénybevétel a kedvezményezettnek felróható, a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység a kedvezményezettel szemben élhet a támogatási szerződés szerinti szankciókkal. Ha a szállítói biztosíték érvényesítése eredménytelen, vagy részleges eredménnyel jár, a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység a felszólíthatja a kedvezményezettet a fennmaradó követelés teljesítésére. A visszafizetés teljesítéséig (ideértve a kompenzálással történő teljesítést is), vagy a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység általi részletfizetési engedélyezés esetén az engedélyben meghatározottak szerint, a kifizetések folyósítása felfüggesztésre kerül (ideértve a szállítónak vagy engedményesnek történő folyósítást is). A szállítói előleg bekérő benyújtható papír alapon is a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység felé az Széchényi 2020 (http://palyazat.gov.hu/) honlapon található
33
formátumban. Amennyiben a szállítói nyújtja be a szállítói előlegbekérőt a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység felé, kérjük, csatolja a kedvezményezett belegyező nyilatkozatát is.
4.2 Időközi kifizetési igénylés Kedvezményezett köteles a kifizetési igénylések várható benyújtásáról minden hónap végén a tevékenység ütemezésének alakulásáról negyedévente postai és elektronikus úton (
[email protected]) adatot szolgáltatni. A beküldött dokumentumokon, illetve az e-mail tárgyában szükséges feltüntetni az „ÁROP-EKOP adatszolgáltatás” megnevezést. Kedvezményezett akkor is köteles a megadott határidőben visszajelezni, amennyiben a már leadott ütemezéshez képest változás nem várható. Az adatszolgáltatási kötelezettség elmulasztása a projektmenedzsment költségeit érintő szankcionálást vonhat maga után. Amennyiben a Kedvezményezett nem igényelt előleget, a Támogatási Szerződés szerinti biztosíték eredeti példányát legkésőbb az első kifizetési igényléshez kell csatolnia. A támogatási szerződés aláírását követő 12 hónapon belül a Kedvezményezettnek időközi kifizetési igénylés benyújtásával a megítélt támogatás legalább 10%-ának felhasználását igazolnia szükséges abban az esetben is, ha nem élt az előleg felvételének lehetőségével. (4/2011. (I. 28.) korm. rendelet 35.§.b) pontja). 2015. február 5-t követően, a 100 millió Ft-ot elérő vagy azt meghaladó támogatás tartalmú számlákat vagy összesítőket külön, csak az adott tételt tartalmazó kifizetési kérelemben kell benyújtani. Több 100 millió Ft-ot elérő és meghaladó összegű tétel együttesen is benyújtható. Az a fenti határidőt követően benyújtott időközi kifizetési kérelem, amely vegyesen tartalmaz 100 millió Ft alatti és azt elérő, illetve meghaladó összegű elszámolásra kerülő tételt, azonnal, tartalmi ellenőrzés nélkül elutasításra kerül. A kizárólag utófinanszírozású számlákat tartalmazó időközi kifizetési kérelmeket a projekt megvalósításában résztvevő partnerekre vonatkozóan egybeszámítva, a projekt egészére vetítve kell benyújtani, amelynek összege eléri:
1 milliárd forintos vagy az alatti támogatási összeg esetén, a támogatási összeg 10%-át, de minimum 200.000.- Ft-ot,
1 milliárd forintot meghaladó támogatási összeg 2%-át, vagy a támogatási szerződésben meghatározott összeget
Fenti korlátoktól eltérni az alábbi esetekben lehet 2015. február 5-től: a záró kifizetési igénylés benyújtása előtti utolsó időközi kifizetési igénylés esetén 100 M Ft-ot meghaladó támogatástartalmú számlát ill. összesítőt tartalmazó kifizetési kérelem benyújtása után a sorrendben következő kifizetési kérelemnél A kifizetési kérelmet elektronikusan, a Széchenyi 2020 (http://palyazat.gov.hu/) honlapon található egyedi, titkos jelszóval elérhető Pályázati e-ügyintézés felületen a 4/2011. Kormányrendelet, 119-120.§, valamint az 547/2013 (XII. 30) Kormányrendelet XVII. fejezete szerint kell beküldeni.
34
A kifizetési igénylés (kifizetési kérelem) benyújtásának feltétele, hogy a Kedvezményezett a számlák rögzítését támogató elektronikus alkalmazásokon, a számlakitöltő felületen keresztül rögzítse az elszámolása kapcsán felmerült számlák adatait, illetve kitöltse a kifizetési igényléshez kapcsolódó dokumentumokat. A kérelem hiánypótlását, esetleges korrekcióját a fenti jogszabályoknak megfelelően, szintén elektronikusan, a Pályázati e-ügyintézés felületen kell beküldeni. Az így beküldött dokumentumokat papír alapon már nem kell benyújtani. A támogatást igénylő, illetve a kedvezményezett a Pályázati e-ügyintézés felületen kezdeményezheti, hogy a mellékletek, vagy azok egy része kizárólag papír alapon kerüljön benyújtásra, ha a mellékletek elektronikus formában történő beküldése nehézségbe ütközik. Ilyen esetben a mellékletek papír alapú benyújtásának lehetősége az adott jelentésre vonatkozik, újabb jelentés esetén azt ismételten kezdeményezni kell. Abban az esetben, ha a kedvezményezett az esetleges mellékletek egy részét papír alapon küldi be, más részét pedig a Számlakitöltőben csatolja, akkor az utóbbi dokumentumokat nem kell papír alapon beküldenie. A mellékletek papír alapú beküldése esetén kérjük a küldeményhez csatolja a Pályázati e-Ügyintézés felületről letölthető azonosító sablont. Az azonosító sablont a (Fő) kedvezményezett, vagy a (Fő)kedvezményezett aláírásra jogosult képviselője írja alá. A papír alapú benyújtás esetén a kifizetési kérelem az elektronikus felületen csak végleges jóváhagyást követően nyomtatható ki olyan formában, amelyet a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység befogad. Az országos kihatású projektek esetén a Kedvezményezetteknek két elszámolást kell rögzíteniük a rendszerben a finanszírozási alapok megosztása miatt. A számlakitöltővel kapcsolatban felmerült kedvezményezetti kérdések kezelésére az Széchényi 2020 (http://palyazat.gov.hu/) Helpdesk szolgáltatást üzemeltet. Kizárólag a Helpdesk szolgálat illetékes a számlakitöltő alkalmazásával kapcsolatban információt szolgáltatni a kedvezményezettnek. A számlakitöltő alkalmazás az Széchényi 2020 (http://palyazat.gov.hu/) honlapon a Pályázati e-Ügyintézés felületről érhető el. A Széchényi 2020 (http://palyazat.gov.hu/) weboldalról elérhető a számlakitöltő használatához rendelkezésre álló e-tananyag, melynek célja, hogy a pályázatok kedvezményezettjeinek segítséget nyújtson a Pályázó-tájékoztató felület megismeréséhez, elszámolásaik elektronikus úton történő benyújtásához.
Figyelem! Az Új Széchenyi Terv keretében megvalósuló projektek esetében időközi kifizetési kérelem csak akkor nyújtható be, ha a kifizetési kérelemhez a projekt fizikai előrehaladását bemutató – időszakos beszámoló is benyújtásra kerül. A beszámoló minden esetben projekt szintű adatokat tartalmaz. A kifizetési igénylésben igényelt és jóváhagyott támogatási összeg folyósításának feltétele az időszakos beszámoló jóváhagyása. A benyújtott kifizetési kérelmet és alátámasztó dokumentációt a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység tartalmilag és formailag is ellenőrzi. A kérelemnek meg kell felelnie a Támogatási Szerződésben rögzített követelményeknek, az IH által 2015. január 28-án
35
kiadott, KPIF/8/3 (2015) iktatószámú levélben foglaltaknak, valamint mellékelni kell hozzá jelen tájékoztató 3. fejezetében rögzített dokumentumokat. A kifizetési igényléssel egyidejűleg a kifizetési igény ütemezésére rendszeresített táblázat frissítendő, amennyiben az adott kifizetés igénylés benyújtásának időpontja és összege eltér az eredeti tervektől. A kifizetési igénylés ütemezésében történő változást a változás bejelentő formanyomtatvánnyal és az aktualizált kifizetési tervvel együtt kell benyújtani legkésőbb a kifizetési igénylés beküldésével egy időben. Ha a benyújtott kifizetési igénylés formailag, tartalmilag hiányos, hibás és/vagy az ellenőrzés eredményei alapján nem támasztja alá kellő mértékben a támogatás igénylését, akkor a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység a kifogás megjelölésével, egy alkalommal hiánypótlást és kiegészítést kér, a beérkezéstől számított legfeljebb 30 – szállító részére történő közvetlen kifizetés esetén 15 – naptári napon belül. Ezt követően a Kedvezményezettnek pótolnia kell a hiányt. A hiánypótlás teljesítésére 30 nap áll a Kedvezményezett rendelkezésére. A hiánypótláshoz szükséges idő azonban nem része a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység által ÚMFT-s projektek esetén a 281/2006. (XII. 23.) Korm. Rendelet 20.§. (4)(5) bekezdése , ÚSZT-s projektek esetén a 4/2011. (I. 28.) korm. rendelet 59.§. (3) bekezdése által előírt határidőknek, ezért a hiánypótlás idejére a késedelmi kamat nem jár – kivéve az új Kbt. 130. §-a szerinti szállítói kifizetések esetén. Hiánypótlásra visszaküldött kifizetési igénylésbe új, az eredeti kérelemben szerepeltetett számla nem rögzíthető (kivéve a záró kifizetési igénylést).
nem
A KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység alapvető hibák, hiányosságok esetén a kifizetési igénylést elutasíthatja és azt mellékleteivel együtt visszaküldheti a kedvezményezettnek. Alapvető hibának, hiányosságnak tekintendőek többek között a következők: Az utófinanszírozásra benyújtott időközi kifizetési igénylés támogatástartalma nem éri el a 4.2 pontban meghatározott százalékos arányt; Szállítói finanszírozásra benyújtott számlák egyedi támogatástartalma nem éri el a 4.2 pontban meghatározott minimális támogatási összeget; Az elszámolásra benyújtott tételek számlakitöltőben nem kerültek rögzítésre; ÚSZT-s projektek esetében az időszakos beszámoló nem került benyújtásra; 2015. február 5-től, amennyiben az időközi kifizetési kérelem vegyesen tartalmaz 100 millió Ft alatti és azt elérő, illetve meghaladó összegű elszámolásra kerülő tételt; a 8 millió Ft-nál kisebb támogatási összegű számla nem kizárólag számlaösszesítőn kerül benyújtásra „Jó tételek szabálya” Amennyiben a kifizetési igényléssel kapcsolatban olyan hiánypótlás merül fel, amely vonatkozásában kizárólag egyes számlákhoz kapcsolódóan szükséges a hiánypótlás lefolytatása, a hiánypótlással nem érintett tételekre jutó támogatás 30/45 napon belül kifizetés kerül, míg a hiánypótlással érintett tételek új elszámolási ütembe kerülnek átemelésre. A 4/2011. (I. 28.) korm. rendelet 59. § (4) bekezdése alapján a szállítói és utólagos megtérítésű finanszírozást vegyesen tartalmazó kifizetési igénylés esetében a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egységnek teljesítenie kell a szállító részére 30 naptári napon belül történő kifizetést. Ez esetben a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység dönthet, a vegyes finanszírozású igénylések szállítói és utófinanszírozású részekre történő bontásáról, ezáltal teljesítve a szállító részére a 30 naptári napon belül történő kifizetést. Az időszakos beszámoló jóváhagyása nélkül jó tételezésre nincs lehetőség.
36
A kifizetési igénylés ellenőrzését követően a kifizetési igénylés jóváhagyásáról illetve a támogatás folyósításáról a Kedvezményezettet levélben értesíti a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység. A kifizetési igénylés jóváhagyását követően, a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység intézkedik a támogatás folyósításáról a Magyar Államkincstáron keresztül. A kifizetéseket a Magyar Államkincstár a rá vonatkozó eljárásrendnek megfelelően teljesíti. A szállító részére történő kifizetés teljesítéséről szóló bankkivonat (terhelési értesítő) másolatát a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység levélben megküldi kedvezményezett részére. Azon tételeket, amelyek a hiánypótlás ellenére sem elfogadhatóak, a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység elutasítja. Amennyiben a kedvezményezett önhibáján kívüli okból nem tudta a hiánypótlást időben teljesíteni vagy egyes számlák elutasításra kerültek, lehetősége van a soron következő, azaz új kifizetési kérelemben az érintett számlát és kapcsolódó dokumentumokat ismét benyújtani. Amennyiben a hiánypótlás érinti a kifizetési kérelmet formai illetve tartalmi szempontból, (pl. a kifizetési kérelmen hiányzik a jóváírandó bankszámlaszám, vagy változik a költségvetési sor száma, a projektelem típusa, számszaki eltérés stb.), úgy a hiánypótlás során be kell nyújtani egy új kifizetési kérelem dokumentumot, mely tartalmazza a hiánypótlással egyidejűleg elvégzett javításokat is. A kedvezményezett egy időszakban több kifizetési igénylést is benyújthat elszámolásra, nem szükséges megvárnia, hogy a korábban beküldött elszámolás a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység által jóváhagyásra kerüljön. Nem alkalmazható olyan levonás, visszatartás vagy bármilyen további külön díj vagy azzal megegyező hatású egyéb díj, amely csökkentené a kedvezményezettek számára kifizetendő támogatás összegét (Wholeness of payment).
4.3 Záró kifizetési igénylés A záró kifizetési igénylés elszámolásának szabályozása megegyezik az időközi kifizetési igénylés elszámolására vonatkozó szabályokkal kivéve az itt részletezetteket. A záró kifizetési igényléshez benyújtandó alátámasztó dokumentumok köre megegyezik az időközi kifizetési igényléshez benyújtandó dokumentumokkal, ugyanakkor a záró kifizetési igényléshez mellékelni kell a projekt megvalósításának záró beszámolóját, valamint egyéb, a pályázati útmutató által előírt specifikus dokumentációt. Amennyiben a kedvezményezett a projekt megvalósítása során csak egy kifizetési igénylést nyújt be, abban az esetben záró kifizetési igénylést köteles benyújtani. 2015. február 5-től az egyszeri elszámolók kivételével a záró kifizetési igénylés keretében számla és számlaösszesítő már nem nyújtható be, előleg elszámolás nem rögzíthető. A záró kifizetési igénylés összege minden esetben 0 Ft lehet. Az összes, korábban elszámolásra még be nem adott, de a projekt megvalósításához kapcsolódó számlát, illetve előleg elszámolást a záró kifizetési igénylés előtti utolsó időközi kifizetési igénylésben szükséges benyújtani. Az utolsó időszakos beszámoló 3. pontjában (Összefoglaló) szükséges a Támogató felé jelezni, hogy a kérelem az utolsó időközi kifizetési igénylést tartalmazza, és a projektből elszámolatlan tétel nem maradt fenn. Az utolsó időközi kifizetési kérelem benyújtása történhet a záró elszámolás tervezett hónapjában (Támogatási Szerződés 2., Tervezett
37
igénylés ütemezése c. melléklet). A Pályázati e-ügyintézés felületen a záró beszámoló tárgyát képező időszak meghatározása esetében, a kezdő és záró dátum között minimum 2 nap eltérés szükséges (kezdő dátuma az előző beszámolási időszak vége után következő nap, záró dátuma legkésőbb a projekt pénzügyi zárásának határideje) Legkésőbb a záró beszámoló előtti utolsó időközi beszámolónak tartalmaznia kell minden elszámolni kívánt tételt és előleget. Ellenkező esetben az utolsó időszaki beszámolót a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység elutasítja. Az utolsó időszaki beszámolót követően a projekt keretében további számlák elszámolására, illetve támogatás kifizetésére már nincs lehetőség. Amennyiben a felhívás kötelezővé tette, a könyvvizsgálói igazolást is be kell nyújtani a záró elszámolási csomaghoz. A záró elszámolási csomaghoz benyújtandó dokumentumok köre az időközi igényléshez benyújtandó dokumentumokon kívül: Záró beszámoló Könyvvizsgálói igazolás Egyéb, az útmutató által előírt alátámasztó dokumentumok (pl.:indikátorok és horizontális vállalások alátámasztására szolgáló dokumentumok, eszközök üzembe helyezési dokumentumai, használatot lehetővé tevő engedélyek, stb.); Amennyiben a projekt megvalósítása során bevételek keletkeznek, e bevételekről szóló nyilatkozat. A projekt megvalósításához felvett előleggel a nem egyszeri elszámolóknál legkésőbb az utolsó időközi kifizetési igénylésben kell elszámolni. Ennek megfelelően a Kedvezményezettnek a még el nem számolt előleg összegének megfelelő támogatás tartalmú, utófinanszírozott számlákat kell benyújtani elszámolásra. A záró kifizetési igénylés és a záró beszámoló benyújtásának határideje a támogatási szerződésben meghatározott, a Projekt megvalósításának határidejét követő időpont. A záró kifizetési igénylés ellenőrzése és a rá vonatkozó hiánypótlási határidők megegyeznek az időközi kifizetési igénylés ellenőrzésével. Amennyiben a hiánypótlás nem jár sikerrel, a kifizetés és/vagy a záró beszámoló felfüggesztésre kerül (ami ebben az esetben nem jelenti a záró kifizetési igénylés automatikus elutasítását), de lehetőség van a záró kifizetési igénylés és a záró beszámoló korrekciójára. Korrekcióra főszabály szerint összesen 40 nap áll rendelkezésre, ez idő alatt a kedvezményezett akár több alkalommal is korrigálhatja a benyújtott záró kifizetési igénylést. Amennyiben a 40 nap eredménytelen elteltét követően nem érkezik válasz a kedvezményezettől, a záró kifizetési igénylést a rendelkezésre álló anyagok alapján bírálja el KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység. A támogatási összeg kifizetésére a záró kifizetési igénylés és a záró beszámoló együttes elfogadását követően kerül sor. A záró kifizetési igénylés ellenőrzése során a “jó tételek szabálya” nem alkalmazható. Könyvvizsgálat 100 millió forintot meghaladó támogatásban részesülő projektek esetében a záró kifizetési igényléshez könyvvizsgálói jelentés eredeti példányát kell csatolni. A Kedvezményezett köteles a projekt keretében a fentiek szerinti feladatok ellátásával független könyvvizsgálót megbízni.
38
A könyvvizsgálati jelentés elkészítése során az auditor igazolja, hogy a benyújtott elszámolás, könyvelés (mind a bevételek, mind a kiadások tekintetében) hiteles, megbízható és megfelelő háttér-dokumentációval alátámasztott. Igazolja továbbá, hogy az csak a támogatási szerződésben foglaltaknak megfelelő, támogatható, elismerhető költségeket tartalmazza. Amennyiben az auditor megállapítása szerint a könyvelésben, elszámolásban nemcsak elszámolható költségek szerepelnek, akkor a jelentését korlátozó záradékkal kell ellátnia. Miután a könyvvizsgálatnak teljes körűnek kell lennie, azaz a projektben benyújtott elszámolás minden számlájára, egyéb számviteli bizonylatára ki kell terjedjen, ezért a záró könyvvizsgálati tevékenységre az utolsó projekt tevékenység megvalósulását követően kerülhet sor. Ugyanakkor az elszámolható költségek legkésőbb a támogatási szerződésben meghatározott időpontig merülhetnek fel, ezért a könyvvizsgáló tevékenységének is ebben az időszakban kell megtörténnie. Az esetlegesen felmerült költség elszámolása legkésőbb az utolsó időközi kifizetési igénylésben lehetséges. A projekt megfelelő ütemezése a Kedvezményezett felelőssége. Kérjük ennek megfelelően tervezzék a projekt megvalósítás időszakát! A Projekt akkor tekinthető befejezettnek, ha a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység a projektgazda zárójelentését és utolsó kifizetési igénylését elfogadta. A kifizetési igénylések benyújtásának végső határideje a támogatási szerződésben meghatározott időpont. A könyvvizsgálat ellenőrzése során az auditorok figyelmébe ajánljuk a Magyar Könyvvizsgálói Kamara web oldalán található Az Uniós támogatások könyvvizsgálói ellenőrzése” című módszertani útmutatót, amely segítséget nyújt az uniós támogatások könyvvizsgálati ellenőrzéséhez. Az Uniós támogatások könyvvizsgálói ellenőrzésére szolgáló Módszertani útmutató kijelenti, hogy az Európai Uniós támogatások ellenőrzésére a Nemzeti Könyvvizsgálati Standardok közül a 4400. számú standard vonatkozik. A fent nevezett módszertan iránymutatást ad a jelentés formájáról és tartalmáról, a megbízás feltételeiről, és a dokumentálást illetően is. Ennek megfelelően kérjük, hogy a Széchényi 2020 (http://palyazat.gov.hu/) honlapján közzétett sablont szíveskedjenek használni.
Konyvvizsgaloi jelentes.docx
4.4 Finanszírozási módok 4.4.1 Utófinanszírozás A támogatás folyósítása közvetlenül a Kedvezményezettnek – illetve engedményezés esetén az engedményesnek – a Szerződésben megjelölt bankszámlájára történő utalással történik, a közlemény rovatban az azonosító szám feltűntetésével; A projekt során felmerülő költségek utólagos támogatási formája, minden számla, vagy egyéb, az elszámolást alátámasztó dokumentum (a továbbiakban: számla) teljes összegének kiegyenlítését igazolni szükséges. Ebben az esetben a kifizetési igénylés
39
benyújtását követő 45 napon belül kerül sor a támogatás folyósítására a hiánypótlás és egyéb felfüggesztő esetek idejét nem beleértve. ÚMFT-s projektek esetén: A 281/2006 (XII.23) Korm. Rendelet 19.§. (6) pontjának megfelelően kizárólag utófinanszírozással időközi kifizetési igénylés akkor nyújtható be, ha az igényelt támogatás összege meghaladja a megítélt támogatás 10 %-át, és legalább 100 ezer forintot. Az egymilliárd forintot meghaladó értékben megítélt támogatás esetén utófinanszírozással időközi kifizetési igénylés akkor nyújtható be, ha az igényelt támogatás meghaladja támogatási szerződésben meghatározott minimális kifizetési igénylési összeget, de legalább a megítélt támogatás 2%-át. ÚSZT-s projektek esetén: A 4/2011. (I. 28.) korm. rendelet 56.§. (2) pontjának megfelelően kizárólag utófinanszírozással időközi kifizetési igénylés akkor nyújtható be, ha az igényelt támogatás összege meghaladja a megítélt támogatás 10 %-át, és legalább 200 ezer forintot. Az egymilliárd forintot meghaladó értékben megítélt támogatás esetén utófinanszírozással időközi kifizetési igénylés akkor nyújtható be, ha az igényelt támogatás meghaladja támogatási szerződésben meghatározott minimális kifizetési igénylési összeget. Fenti százalékos korlátok nem vonatkoznak a kizárólag szállítói finanszírozást tartalmazó időközi kifizetési igénylésre, a szállítói és utófinanszírozást vegyesen tartalmazó kifizetési igénylésre, és az első időszakos beszámolóval együtt benyújtott kifizetési igénylésre, illetve a 4.2. pontban megjelölt kivételekre. 4.4.2 Szállítói finanszírozás A támogatás folyósítása közvetlenül a szállító részére – illetve engedményezés esetén az engedményesnek – történik átutalással a számla támogatáson felüli összegének kifizetését igazoló dokumentum benyújtása mellett. Ebben a finanszírozási formában a számla, támogatásra eső része közvetlenül a szállítónak – illetve engedményezés esetén az engedményesnek – kerül kifizetésre az önerő kifizetésének igazolása, és a teljesítésigazolás kiállítása után, a benyújtást követő 30 napon belül, hiánypótlás idejét nem beleértve. Kizárólag szállítói finanszírozású kifizetési igénylés akkor nyújtható be, ha a szállítói számla támogatási értéke meghaladja a (országos kihatású projektek esetében a prioritások közötti megosztást, azaz a számlabontást megelőzően) az egymillió forintot. A szállítói finanszírozási mód keretében elszámolható költségek típusát és összegét a támogatási szerződés tartalmazza. 4.4.3 Vegyes finanszírozás A kedvezményezett a szállítói számláinak közvetlen kifizetése mellett kérheti bizonyos költségei utólagos megtérítését. A szállítói finanszírozást és utófinanszírozást vegyesen tartalmazó kifizetési igénylés akkor nyújtható be, ha a szállítói számla támogatási értéke meghaladja a (országos kihatású projektek esetében a prioritások közötti megosztást, azaz a számlabontást megelőzően) az egymillió forintot. 4.4.4 Engedményezés Az engedményezés során az engedményező (Kedvezményezett/Szállító) a kötelezettel (KSZ feladatokat ellátó szervezeti egységgel/Kedvezményezettel) szembeni követelését
40
az engedményesre (pl. hitelintézményre) ruházza át, így a követelés új jogosultja az engedményes. A kedvezményezettnek értesítenie kell az engedményezés tényéről a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység azzal, hogy az engedményezési szerződést benyújtja. A kötelezett mindaddig, amíg őt nem értesítették, teljesíthet az engedményezőnek, vagyis a régi jogosultnak, függetlenül attól, hogy már létrejött egy engedményezési szerződés. Onnantól kezdve, hogy a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység megkapja az értesítést – az engedményezésről szóló szerződést – már csak az engedményesnek, vagyis az új jogosultnak teljesít. Kedvezményezettnek a kifizetési igényléshez csatolnia szükséges az engedményezésről szóló szerződést. A szerződést elegendő egyszer, illetve változás esetén csatolnia. Amennyiben a szállító engedményezi követelését, a támogatás folyósításának feltétele egy az engedményezés tényéről történő tájékoztató dokumentum benyújtása. Amennyiben a szállító számláján szerepelnek az engedményezésre vonatkozó információk, úgy külön dokumentum benyújtása nem szükséges.
4.5 Kifizetések felfüggesztése A KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység a jogszabályban illetve a Támogatási Szerződésben meghatározott esetekben köteles, illetve jogosult a kifizetéseket felfüggeszteni. A támogatás felfüggesztésének esetei: - A Kedvezményezettnek az adóhatóságok tájékoztatása alapján lejárt esedékességű, meg nem fizetett köztartozása van; a köztartozás megfizetéséig a támogatás nem illeti meg, az esedékes támogatások folyósítása felfüggesztésre, illetve visszatartásra kerül - A Kedvezményezett által végzett tevékenység eltér a pályázatban foglalt céloktól, illetve a Szerződésben meghatározott célokhoz mért előrehaladás nem kielégítő és a Kedvezményezett az előírt korrekciót nem teljesíti, illetve az ehhez kapcsolódó szerződésmódosítás a Kedvezményezettnek felróható okból nem jön létre; - Amennyiben a Kedvezményezettel szemben szabálytalansági gyanú merül fel és annak alapján KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység szabálytalansági vizsgálatot rendel el és ezzel egyidejűleg dönt a kifizetések felfüggesztéséről; - Amennyiben az időszaki vagy záró beszámoló elutasításra kerül; - Amennyiben kifizetési igényléshez vagy annak részéhez kapcsolódó szerződésmódosítás vagy változásbejelentés van folyamatban; - Rendkívüli helyszíni ellenőrzés esetén; - Helyszíni ellenőrzés során megállapított intézkedési terv megvalósulásáig; − Ha azt jogszabály előírja, illetve a támogatói okirat kiadását vagy a támogatási szerződés megkötését követően a kedvezményezett olyan nyilatkozatot tesz, vagy a támogatás folyósítója olyan körülményről szerez tudomást, amely a költségvetésből nyújtott támogatás visszavonását, a támogatási szerződés felmondását vagy az attól történő elállást teheti szükségessé. A felfüggesztésről és annak okáról a kedvezményezettet soron kívül tájékoztatni kell; − A támogatási szerződés szerinti biztosítékok nem állnak rendelkezésre; − Az év végi zárási és év eleji számlanyitási folyamatok időtartama alatt; − Egyéb fel nem sorolt esetekben, a támogatási szerződésben részletezett és a vonatkozó jogszabályok alapján. 4.5.1 Köztartozás A támogatás folyósításának feltétele, hogy Kedvezményezett nem rendelkezik meg nem fizetett köztartozással. A Magyar Államkincstár figyeli a köztartozásokat és a
41
támogatáshalmozódásokat. Lejárt esedékességű meg nem fizetett köztartozás esetén, a köztartozás megfizetéséig a támogatás nem illeti meg, az esedékes támogatások folyósítása felfüggesztésre, illetve visszatartásra kerül, amíg kedvezményezett nem igazolja köztartozás mentességét. KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység az elszámolások jóváhagyását követően értesíti Kedvezményezetett a köztartozás fenn állásáról és egyben kéri a köztartozás mentességet alátámasztó igazolást, a Kedvezményezett részéről felmerülő köztartozás esetén és/vagy a közbeszerzésekhez kapcsolódó szállítói kifizetések a szállítókra vonatkozó köztartozás - ha a szállító nem szerepel a köztartozásmentes adózói adatbázisban –esetén is.
4.6 Késedelmi Kamat A 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet 60. § alapján, amennyiben a lebonyolító szervezet utófinanszírozás esetén a kifizetési igénylés beérkezésétől számított 45 naptári napon belül, illetve szállító részére történő kifizetés esetén 30 naptári napon belül történő kifizetést, a szervezetnek felróható okokból elmulasztja, úgy a késedelmének időtartamára a határidő lejáratának napján érvényes jegybanki alapkamat mértékének megfelelő késedelmi kamatot köteles fizetni annak a jogosultnak, akinek vonatkozásában a késedelemmel érintett kifizetési igénylésre jutó késedelmi kamat összege meghaladja a tízezer forintot. A késedelemi kamat alapja a késedelemmel érintett számla támogatás tartalma.
4.7 Hasznosulás A jelen megállapítások az Államreform operatív program 1., 2. és 3. prioritási tengelyében megvalósuló összes projekt alábbi projektfeladataira terjednek ki. - jogszabályok módosítása, - kormányzati szakpolitikák, programok tartalmának alakítása, - módszertanok kidolgozása, - szervezetfejlesztés, - tananyagok kidolgozása. A költségkategóriát érintő projektfeladatok elszámolásának alátámasztásához szükséges dokumentumok körét jelen tájékoztató szabályozza. A projektfeladatok teljesülését követően, a projektfeladatok hasznosulásáról részletes és tételes beszámolót szükséges készíteni, melyet a záró elszámolási csomag keretében kell benyújtani. Amennyiben az elkészített beszámoló nem kellően támasztja alá az érintett projektfeladatok hasznosulását, ezáltal az előírt projektfeladatok minimális feltételei nem megfelelően teljesülnek, KSZ feladatokat ellátó szervezeti egységnek a Kedvezményezettel szemben az érintett projektfeladatokra követelése keletkezik. Az el nem számolhatóság szabálytalansági eljárás eredményeként kerül kimondásra. A projektfeladatok teljesülésének minimális feltételei a következők: Projektfeladatok jogszabályok módosítása
Projektfeladatok teljesülésének minimális feltételei (ezekről a beszámolóban tételesen számot kell adni) konkrét normaszöveg és/vagy jogszabályi koncepció elkészítése; a projekt által lefedett jogszabály által érintett külső
42
partnerekkel való egyeztetés megtartása és annak dokumentálása, hogy a beérkezett véleményekre milyen választ adott a projektgazda; a kidolgozott dokumentumnak az érintett közjogi szerv, illetve testület (pl. Kormány, Országgyűlés, önkormányzati képviselőtestület stb.) elé terjesztése a döntését kérve, mely magában foglalja a szerv, illetve testület elé terjeszthetőséghez szükséges összes eljárási lépés teljesítését kormányzati szakpolitikák, programok tartalmának alakítása
a projekt által lefedett szakpolitika, illetve program által érintett külső partnerekkel való egyeztetés megtartása és annak dokumentálása, hogy a beérkezett véleményekre milyen választ adott a projektgazda; a kidolgozott dokumentumnak a hatáskörrel rendelkező szerv, illetve testület vezetője elé terjesztése a döntését kérve, mely magában foglalja a vezető elé terjeszthetőséghez szükséges összes belső eljárási lépés teljesítését
módszertanok kidolgozása
a kidolgozott módszertan hatáskörrel rendelkező általi jóváhagyása
szervezetfejlesztés
a projekt által érintett szervezet projekt által érintett belső eljárásrendjének vagy rendjeinek a módosításáról szóló döntés meghozatala
tananyagok kidolgozása a projekt által érintett tananyag hatáskörrel rendelkező szerv vagy személy általi jóváhagyása; a projekt által érintett tananyag legalább 10 fő részére történő oktatása
5
Költségek - Költségkategóriák átcsoportosítása Ha a Kedvezményezettnek a támogatás szempontjából releváns adataiban, vagy a támogatás feltételeiben változás következik be, a kedvezményezett a tudomására jutástól számított 8 napon belül köteles azt írásban bejelenteni KSZ feladatokat ellátó szervezeti egységnek. A megvalósítási időszakban kezdeményezett költségmódosítások esetén a támogatási szerződés módosításakor vagy változás-bejelentés esetén mindig az aktuális sablon mintákat szükséges használni. A költségvetés-átcsoportosítás során a kiírásban meghatározott belső korlátokat, maximális egységárakat, fajlagos mutatókat, valamint ún. csekély összegű vagy átmeneti támogatási jogcímen támogatott költség esetén a maximálisan igényelhető összegre vonatkozó uniós előírásokat (a továbbiakban együttesen költségvetési korlátok) figyelembe kell venni. Eltérő áfa státuszú projektelemek illetve partnerek közötti költségátcsoportosítás esetén az eltérő áfa-levonási jogosultságú tevékenységek közötti költségátcsoportosítás eredményeként felszabaduló, le nem vonható áfára megítélt támogatást nem lehet más költségre átcsoportosítani. Kivételt képez ez alól a személyi jellegű költségre történő átcsoportosítás, amely esetében a felszabaduló áfára jutó támogatás a járulékokra átcsoportosítható. A nettó módon tervezett költség átcsoportosítása bruttó módon tervezett költségkategóriára nem jár levonható áfa felszabadulásával, így az elszámolható költségek csökkentése nem szükséges. Az átcsoportosított összeget bruttó értékként szükséges beépíteni a költségvetésbe.
43
A változás bejelentés illetve szerződés módosítás eseteit az Általános Szerződési Feltételek tartalmazzák.
6
A kedvezményezettek elkülönített nyilvántartási kötelezettségei EU támogatások esetén A projekt költségeiről elkülönített nyilvántartást kell vezetni. A projekt jellegétől függően a projekt költségeit külön főkönyvi számlára kell könyvelni (pl. beruházás, fejlesztés esetén). Ha ez nem oldható meg, akkor lehetőleg kódszámok (pl. munkaszámok) alkalmazásával kell biztosítani az elkülönítést és lekérdezést. Ha fenti megoldások nem alkalmazhatóak, akkor külön analitikus nyilvántartást kell vezetni, amely tartalmazza a projektre elszámolt költségek bizonylatainak (számlák, egyéb bizonylatok, szükség esetén az arányosítással megállapítható költségek elszámolható összegének számítását, levezetését) adatait: számla vagy egyéb bizonylat száma vagy egyéb azonosítója, költség összege –ha szükséges, az elszámolható költség összege külön –, kifizetés dátuma. Ugyancsak célszerű nyilvántartást vezetni a benyújtott elszámolásokról és a kapott támogatásokról dátum és összeg (EU-s és hazai bontásban) szerint. A projektből származó bevételeket a projekt megvalósítási és utánkövetési időszaka alatt a kedvezményezettnek elkülönítetten, dokumentumokkal alátámaszthatóan kell nyilvántartania és a nyilvántartást helyszíni ellenőrzés során be kell mutatnia az ellenőrzést végző szervezet munkatársának.
7
Eszközök amortizációja, selejtezése fenntartási időszakban A támogatásból beszerzett, de még fenntartási időszak alatt elavuló, leírásra kerülő, illetve selejtezett eszközökre a következő feltételeket szükséges alkalmazni: A kedvezményezettnek be kell jelentenie a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység felé, hogy mely támogatásból beszerzett eszközei amortizálódtak (selejtezésre kerültek stb.) és az eszközt hogyan kívánja pótolni, vagy pótlás helyett milyen más módon tudja biztosítani a projektben vállalt folyamatok fenntartását. A kedvezményezett kötelessége, hogy a Támogatási Szerződésben a fenntartási időszak végéig vállaltaknak eleget tegyen, az indikátorok és vállalt tevékenységek folyamatosan biztosítva legyenek. Fentiek figyelemben tartásával a Kedvezményezett az amortizálódott eszközöket leselejtezheti, eladhatja, pótolhatja, bizonyos esetekben tovább használhatja a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység engedélyével. Az értékcsökkent, selejtezett eszközök eladásából származó bevétel a pótláshoz beszerzett eszköz megvásárlására fordítható.
44
1. melléklet A közbeszerzésekhez összefüggő felelősségi szabályok
kapcsolódó
kifizetésekkel
Az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. Törvény 36/A. §-ának értelmében a közbeszerzési eljárás nyertese és a közreműködő alvállalkozók között megkötött vállalkozási szerződések, valamint a Kbt. szerinti ajánlatkérő, illetve a nevében eljáró más személy és a nyertes ajánlattevő között létrejött szerződések alapján havonta nettó módon (forgalmi adót nem tartalmaz) 200 ezer forintot meghaladó kifizetés csak abban az esetben teljesíthető, ha a kifizetést megelőzően a kifizetés jogosultja bemutat/átad/megküld egy 30 napnál nem régebbi együttes, nemleges adóigazolást, vagy a kifizetés időpontjában szerepel a köztartozásmentes adózói adatbázisban, amellyel igazolja, hogy az állami adóhatóságnál és a vámhatóságnál nyilvántartott köztartozása nincs. Ennek érdekében a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység fenntartja a jogot, hogy az elszámolások jóváhagyását követően, a közbeszerzés során megkötött szerződésekből eredő szállítói kifizetések esetében a szállítókra vonatkozó köztartozás mentességet alátámasztó igazolást kérjen be, - abban az esetben, ha a szállító nem szerepel a köztartozásmentes adózói adatbázisban –, továbbá az igazolás beérkezéséig a kifizetéseket visszatartsa. I. Szállítói finanszírozás esetén alkalmazandó, közbeszerzésekre vonatkozó jogszabályhelyek
A régi Kbt. 305. §-a alkalmazandó a 2010. szeptember 15. és 2011. december 31. között megindított közbeszerzési eljárások eredményeként megkötött vállalkozási szerződésekre vonatkozóan, valamennyi beszerzési tárgy esetén. Az új Kbt. 130-131. §-a alkalmazandó a 2012. január 1-től megindított közbeszerzési eljárások eredményeként megkötött vállalkozási szerződésekre, amennyiben a közbeszerzés tárgya árubeszerzés, szolgáltatás megrendelése vagy szolgáltatási koncesszió. Az építési beruházások közbeszerzésének részletes szabályairól szóló 306/2011. (XII. 23.) Korm. rendelet (a továbbiakban: 306/2011. Korm. rendelet) 14. §-a alkalmazandó az építési beruházás vagy építési koncesszió tárgyú, 2012. január 1-től megindított közbeszerzési eljárások eredményeként megkötött vállalkozási szerződésekre vonatkozóan. A régi Kbt. 305. §-a szerinti szállítói finanszírozás A szállítói kifizetés két részletben történik: - az 1. részletben a teljesítésbe bevont alvállalkozókat, illetve az ajánlattevővel munkaviszonyban vagy egyéb foglalkoztatási jogviszonyban nem álló szakembereket megillető összeg, - a 2. részletben az ajánlattevőt (fővállalkozót) megillető összeg kerül kifizetésre. Ajánlattevői konzorcium esetén minden egyes ajánlattevőnek, azaz a konzorciumban részt vevő tagnak külön kell kezelni az alvállalkozóját, illetve a szakembereket. A régi Kbt. 305. § (4) bekezdése értelmében a kifizetési határidőt felfüggesztő eseteket a 305. § (3) szerinti kifizetésekre nem lehet értelmezni. 1. részlet: alvállalkozókat, szakembereket megillető összeg kifizetése
45
Az ajánlattevőként szerződő fél (felek) legkésőbb a teljesítés elismerésének időpontjáig kötelesek nyilatkozatot tenni a Kedvezményezettnek, hogy közülük melyik mekkora összegre jogosult az ellenszolgáltatásból (305. § (3) bek. a) pont). Az összes ajánlattevőként szerződő fél (fővállalkozó) legkésőbb a Kedvezményezett általi teljesítés elismerésének időpontjáig köteles nyilatkozatot tenni, hogy az általa a teljesítésbe bevont alvállalkozó(k), illetve a velük munkaviszonyban vagy egyéb foglalkoztatási jogviszonyban nem álló szakemberek egyenként mekkora összegre jogosultak az ellenszolgáltatásból, egyidejűleg fel kell őket hívnia, hogy állítsák ki ezen számláikat (305. § (3) bek. b) pont). A teljesítés elismerését követően haladéktalanul az ajánlattevőként (fővállalkozó) szerződő felek mindegyike kiállítja a számlát a Kedvezményezett felé, mely az általa a szerződés teljesítésébe bevont alvállalkozókat, illetve a vele munkaviszonyban vagy egyéb foglalkoztatási jogviszonyban nem álló szakembereket illeti meg (305. § (3) bek. c) pont). A teljesítés elismerését követően az ajánlattevő (fővállalkozó) az ÁFA törvénynek megfelelően köteles a teljes teljesítésről számlát kiállítani. Erre figyelemmel - függetlenül attól, hogy a teljesítés közbeszerzés eredményeként létrejött szerződés alapján történik – a feleknek a számlázás és a forgalmi adózás során az ÁFA törvény rendelkezései szerint kell eljárniuk, azaz a számlát az adott teljesítésről az ügylet ÁFA törvény szerinti teljesítési időpontjával kell kibocsátani. A számlán részletezni szükséges az alvállalkozói teljesítés, illetve a fővállalkozóval munkaviszonyban vagy egyéb foglalkoztatási jogviszonyban nem álló szakemberek, valamint a fővállalkozó saját teljesítésének mértékét. A Kedvezményezett e számlát a fővállalkozónak az alvállalkozók, illetve a szakemberek teljesítésének mértékére vonatkozó nyilatkozatával együtt, valamint a teljes teljesítésre vonatkozó teljesítés-igazolási dokumentációt (beleértve az alvállalkozóknak, ill. a szakembereknek járó ellenszolgáltatásból a támogatáson felüli rész kifizetéséről szóló alátámasztó dokumentumot) köteles a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egységhez benyújtani szállítói kifizetésre. Az ÁFA törvény hatálya alá tartozó teljesítések adóügyi bizonylatolásának szabályait az ÁFA törvény határozza meg. A közbeszerzési eljárások eredményeként létrejött szerződések teljesítése során a bizonylatolással összefüggésben a teljesítésre kötelezett fővállalkozó az ÁFA törvény rendelkezéseinek megfelelően bocsátja ki a Kedvezményezett felé a számlát, majd amellett például egyéb - nem ÁFA törvény szerinti (azaz adóügyi bizonylatnak nem minősülő) - olyan bizonylatot ad át a Kedvezményezettnek, amelyen a Kbt. 305. § (3) bekezdésében foglalt rendelkezések szerinti adatok szerepelnek, és amelyen felvezeti, hogy az érintett bizonylat (az alvállalkozók, ill. szakemberek teljesítésének kifizetéséhez) a Kbt. 305. § (3) bekezdés c) pontjának, illetve (a saját teljesítés kifizetéséhez) a Kbt. 305. § (3) bekezdés g) pontjának megfelelése érdekében készült. Adózási és számviteli szempontból az ÁFA törvény szerinti számlát kell alapbizonylatnak tekinteni, a javasolt egyéb bizonylatokat a konkrét kifizetéseknek a Kbt. szerinti teljesítéséhez szükséges dokumentumoknak kell tekinteni. Annak érdekében, hogy a Kbt. 305. § (3) bekezdés i) pontja szerinti, teljesítésigazolástól számított 45 naptári napos kifizetési határidő tartható legyen, a számlát legfeljebb a Kedvezményezetthez történő benyújtását követő 15 naptári napon belül be kell nyújtani a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egységhez. A KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység az alvállalkozóknak, ill. szakembereknek járó ellenszolgáltatás támogatás-tartalmát a dokumentáció beérkezését követő 30 napon belül köteles a fővállalkozó felé teljesíteni jóváhagyás esetén. Ezt követően a fővállalkozó köteles az alvállalkozóknak, ill. szakembereknek járó ellenszolgáltatást haladéktalanul kifizetni.
46
2. részlet: a fővállalkozót megillető összeg kifizetése Az alvállalkozói, illetve szakemberi teljesítések kifizetését követően válik jogosulttá az ajánlattevő (fővállalkozó) az ellenszolgáltatásból őt megillető részt kifizetésére. A fővállalkozónak igazolnia kell a Kedvezményezett felé, hogy: - az alvállalkozókkal, illetve szakemberekkel szembeni fizetési kötelezettségét, illetve - az Art. 36/A. § szerinti visszatartási kötelezettségét teljesítette. (A visszatartott összeget az adóhatóság jogosult lefoglalni.) Ehhez az ajánlattevőnek át kell adnia a Kedvezményezett részére az alvállalkozók, illetve szakemberek felé teljesített átutalások igazolásainak másolatait valamint az alvállalkozó, illetve szakember köztartozást mutató együttes adóigazolásának másolatát. A Kedvezményezett az alvállalkozókat, illetve szakembereket megillető ellenszolgáltatás teljesítésére vonatkozó nyilatkozatát köteles a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egységhez benyújtani szállítói kifizetésre a szállító nyilatkozatának hozzá való beérkezését követően haladéktalanul. Kizárólag 100%-os támogatási intenzitás esetén az Art. 36/A. §-a szerinti esetben a Kedvezményezett nyilatkozik arról, hogy a fővállalkozó szerepel a köztartozás-mentes adózói adatbázisban, vagy benyújtja a fővállalkozó részére kiállított a támogatás folyósításának napjához képest 30 napnál nem régebbi nemlegesnek minősülő összevont adóigazolást. A Kedvezményezett köteles az alvállalkozókat, illetve szakembereket megillető ellenszolgáltatás teljesítésére vonatkozó nyilatkozaton hiteles aláírásával igazolni az átutalások igazolásai másolatának, illetve az alvállalkozók, továbbá szakemberek köztartozást mutató együttes adóigazolása másolatainak beérkezési dátumát. A nyilatkozatot köteles a fővállalkozót megillető ellenszolgáltatásból a támogatáson felüli összeg megfizetését követően haladéktalanul, legkésőbb a pénzügyi rendezést (a Kedvezményezett pénzforgalmi számlájának megterhelését) követő munkanapon a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység felé benyújtani. 100%-os támogatási intenzitás esetén a Kedvezményezett a nyilatkozatát a szállítói nyilatkozat beérkezését követően haladéktalanul köteles benyújtani a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egységhez. Az új Kbt. szerinti szállítói finanszírozás A.) 2012. január vonatkozásában
1-től
2013.
június
30-ig
megindított
közbeszerzések
A 2012. január 1-től megindított közbeszerzési eljárások esetén a törvény az új Kbt. 130 131. §-a, valamint építési beruházás és építési koncesszió vonatkozásában a 306/2011. (XII. 23.) Korm. rendelet szabályozza az ellenszolgáltatás teljesítését. Az új Kbt. 130. § (3) bekezdése szolgáltatás megrendelése, árubeszerzés és szolgáltatási koncesszió esetén az alábbiak szerint rendelkezik az ellenszolgáltatás teljesítéséről az ajánlatkérőként szerződő fél, vagy - támogatásból megvalósuló közbeszerzés esetén szállítói kifizetés során - a kifizetésre köteles szervezet vonatkozásában: A fizetési határidő nem haladhatja meg a számla Kedvezményezett általi kézhezvételének napját követő 30 napot. Ha nem állapítható meg egyértelműen a számla kézhezvételének időpontja vagy az ajánlattevőként szerződő fél a teljesítést megelőzően nyújtja be a számlát, a fizetési határidő nem haladhatja meg a szerződésben meghatározott módon és tartalommal történő teljesítés (építési beruházás esetén az
47
átadás-átvételi eljárás befejezésének) napját követő 30 napot. A számla kézhezvételének napja nem képezheti a felek között megállapodás tárgyát. Ha szerződésben lehetővé tették a részletfizetést, az egyes részletek teljesítése esetén a fenti határidő betartásával kell eljárni. Építési beruházás, valamint építési koncesszió esetén (a Kbt. 130. § (3) bekezdésétől eltérően) a 306/2011. Korm. rendelet 14. §-a szabályozza az ellenszolgáltatás teljesítését az ajánlatkérőként szerződő fél, vagy - európai uniós támogatás esetén szállítói kifizetés során - a kifizetésre köteles szervezet vonatkozásában, amennyiben az ajánlattevőként szerződő fél a teljesítéshez alvállalkozót vesz igénybe: Az ajánlattevők legkésőbb a teljesítés elismerésének időpontjáig kötelesek nyilatkozatot tenni a Kedvezményezettnek, hogy közülük melyik mekkora összegre jogosult az ellenszolgáltatásból. Az ajánlattevők legkésőbb a teljesítés elismerésének időpontjáig köteles nyilatkozni az ajánlatkérőnek (Kedvezményezett), hogy az általa a teljesítésbe bevont alvállalkozó(k) az ellenszolgáltatásból mekkora összegre jogosultak, egyidejűleg fel kell őket szólítania a számláik kiállítására. A teljesítés elismerését követően az ajánlattevő (fővállalkozó) az ÁFA törvénynek megfelelően köteles a teljes teljesítésről számlát kiállítani, részletezve abban az alvállalkozói teljesítés, valamint a saját teljesítése mértékét. A Kedvezményezett e számlát az alvállalkozói teljesítés mértékére vonatkozó nyilatkozatával együtt, valamint a teljes teljesítésre vonatkozó teljesítés-igazolási dokumentációt (beleértve az alvállalkozóknak járó ellenszolgáltatásból a támogatáson felüli rész kifizetéséről szóló alátámasztó dokumentumot) köteles a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egységhez benyújtani szállítói kifizetésre. A KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység lefolytatja a megfelelő dokumentum-alapú ellenőrzést. Ennek elvégzését követően, az alvállalkozóknak járó ellenszolgáltatás támogatás-tartalmát a dokumentáció beérkezését követő 30 napon belül köteles a fővállalkozó felé teljesíteni. Ezt követően a fővállalkozó köteles az alvállalkozóknak járó ellenszolgáltatást haladéktalanul kifizetni vagy az Art. 36/A § (3) bekezdése szerint azt vagy annak egy részét visszatartja, illetve az alvállalkozóval kötött szerződésben foglaltak szerint az alvállalkozói díj egy részét visszatartja. Az ajánlattevőt (fővállalkozót) megillető ellenszolgáltatás teljesítése: Az alvállalkozói teljesítések kifizetését követően válik jogosulttá a fővállalkozó az ellenszolgáltatásból őt megillető rész kifizetésére. Ehhez igazolnia kell, hogy az alvállalkozókkal szembeni fizetési kötelezettségét, illetve az Art. 36/A. § szerinti visszatartási kötelezettségét teljesítette. (A visszatartott összeget az adóhatóság jogosult lefoglalni.) Ehhez az ajánlattevőnek át kell adnia a Kedvezményezett részére az alvállalkozók felé teljesített átutalások igazolásainak másolatait valamint az alvállalkozó köztartozást mutató együttes adóigazolásának másolatát. A Kedvezményezett az alvállalkozókat megillető ellenszolgáltatás teljesítésére vonatkozó nyilatkozatát köteles a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egységhez benyújtani szállítói kifizetésre a szállító nyilatkozatának hozzá való beérkezését követően haladéktalanul. Kizárólag 100%-os támogatási intenzitás esetén az Art. 36/A. §-a szerinti esetben a Kedvezményezett nyilatkozik arról, hogy a fővállalkozó szerepel a köztartozás-mentes adózói adatbázisban, vagy benyújtja a fővállalkozó részére kiállított a támogatás folyósításának napjához képest 30 napnál nem régebbi nemlegesnek minősülő összevont adóigazolást.
48
A Kbt. a számla kifizetésére legfeljebb 15 naptári napot ír elő a számla Kedvezményezetthez történő benyújtásától számítva. A rendelkezésre álló idő rövidsége miatt a Kedvezményezett köteles az alvállalkozókat megillető ellenszolgáltatás teljesítésére vonatkozó nyilatkozaton hiteles aláírásával igazolni az átutalások igazolásai másolatának illetve az alvállalkozók köztartozást mutató együttes adóigazolása másolatainak beérkezési dátumát. A nyilatkozatot köteles a fővállalkozót megillető ellenszolgáltatásból a támogatáson felüli összeg megfizetését követően haladéktalanul, legkésőbb a pénzügyi rendezést (a Kedvezményezett pénzforgalmi számlájának megterhelését) követő munkanapon a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység felé benyújtani. 100%-os támogatási intenzitás esetén a Kedvezményezett a nyilatkozatát a szállítói nyilatkozat beérkezését követően haladéktalanul köteles benyújtani a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egységhez.
B.) Az új Kbt. szerinti szállítói finanszírozás a 2013. július 1-től megindított közbeszerzések vonatkozásában 2013. július 1-től módosult az új Kbt. 130-131. §-a és a 306/2011. (XII. 23.) Korm. rendelet 14. §-a, így a 2013. július 1-től megindított közbeszerzési eljárások esetén már a módosult szabályok szerint kell az ellenszolgáltatást teljesíteni. Az új Kbt. 130. § (4) bekezdése értelmében támogatásból megvalósuló szolgáltatás megrendelése, árubeszerzés és szolgáltatási koncesszió esetén szállítói kifizetés során a kifizetésre köteles szervezet is az ajánlatkérőként szerződő félre irányadó, a Ptk. 6:130. § (1)-(3) bekezdésében foglaltak szerint köteles az ellenszolgáltatást teljesíteni: A Ptk. 6:130 § szerint (1) Ha a felek a szerződésben a pénztartozás teljesítésének idejét nem határozták meg, a pénztartozást a jogosult fizetési felszólításának vagy számlájának kézhezvételétől számított harminc napon belül kell teljesíteni. Ha a pénztartozás fizetésére kötelezett szerződő hatóság, a szerződő hatóságnak nem minősülő vállalkozással kötött szerződése esetén pénztartozását a jogosult fizetési felszólításának vagy számlájának kézhezvételétől számított harminc napon belül köteles teljesíteni, ebben az esetben a számla kézhezvételének napja nem képezheti a felek között érvényes megállapodás tárgyát. (2) A jogosult teljesítésétől számított harminc napon belül kell teljesíteni a pénztartozást, ha a) a jogosult fizetési felszólításának vagy számlájának kézhezvétele a jogosult teljesítését (vállalkozási szerződés esetén az átadás-átvételi eljárás befejezését) megelőzte; b) nem állapítható meg egyértelműen a jogosult fizetési felszólítása vagy számlája kézhezvételének időpontja; vagy c) a kötelezettnek fizetési felszólítás vagy számla bevárása nélkül teljesítenie kell fizetési kötelezettségét. (3) Vállalkozások közötti szerződés esetén az e § rendelkezéseitől a jóhiszeműség és tisztesség követelményének megsértésével egyoldalúan és indokolatlanul a jogosult hátrányára eltérő szerződési feltételt - mint tisztességtelen kikötést - a jogosult megtámadhatja. Pénztartozás fizetésére kötelezett szerződő hatóságnak szerződő hatóságnak nem minősülő vállalkozással kötött szerződése esetén a pénztartozás teljesítésére kikötött idő az (1)-(2) bekezdésben meghatározott határidőket csak akkor haladhatja meg, ha a szerződésben a felek a pénztartozás halasztott teljesítésében állapodtak meg, feltéve hogy a szerződés jellege miatt ez tényszerűen indokolt; a pénztartozás teljesítésére kikötött idő ebben az esetben sem haladhatja meg a hatvan napot. Pénztartozás fizetésére kötelezett szerződő hatóságnak szerződő hatóságnak nem minősülő vállalkozással kötött szerződése esetén a pénztartozás teljesítésére kikötött idő a hatvan napot meghaladó részében semmis.
49
Az új Kbt. 130. § (3) bekezdése szerint építési beruházások esetén a szerződésben foglalt ellenérték kifizetésére kormányrendelet a Ptk. 6:130. § (1)-(3) bekezdéseitől eltérő sajátos szabályokat állapíthat meg. Építési beruházás, valamint építési koncesszió esetén a 306/2011. Korm. rendelet 14. §a értelmében az ajánlatkérőként szerződő fél, vagy - európai uniós támogatás esetén szállítói kifizetés során - a kifizetésre köteles szervezet, amennyiben az ajánlattevőként szerződő fél a teljesítéshez alvállalkozót vesz igénybe, a Ptk. 6:130. § (1)-(2) bekezdésétől eltérően a következő szabályok szerint köteles az ellenszolgáltatást teljesíteni: Az ajánlattevők legkésőbb a teljesítés elismerésének időpontjáig kötelesek nyilatkozatot tenni a Kedvezményezettnek, hogy közülük melyik mekkora összegre jogosult az ellenszolgáltatásból. Az ajánlattevők legkésőbb a teljesítés elismerésének időpontjáig köteles nyilatkozni az ajánlatkérőnek (Kedvezményezett), hogy az általa a teljesítésbe bevont alvállalkozó(k) az ellenszolgáltatásból mekkora összegre jogosultak, egyidejűleg fel kell őket szólítania a számláik kiállítására. A teljesítés elismerését követően az ajánlattevő (fővállalkozó) az ÁFA törvénynek megfelelően köteles a teljes teljesítésről számlát kiállítani, részletezve abban az alvállalkozói teljesítés, valamint a saját teljesítése mértékét. A Kedvezményezett e számlát az alvállalkozói teljesítés mértékére vonatkozó nyilatkozatával együtt, valamint a teljes teljesítésre vonatkozó teljesítés-igazolási dokumentációt (beleértve az alvállalkozóknak járó ellenszolgáltatásból a támogatáson felüli rész kifizetéséről szóló alátámasztó dokumentumot) köteles a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egységhez benyújtani szállítói kifizetésre. A KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység lefolytatja a megfelelő dokumentum-alapú ellenőrzést. Ennek elvégzését követően, az alvállalkozóknak járó ellenszolgáltatás támogatás-tartalmát a dokumentáció beérkezését követő 30 napon belül köteles a fővállalkozó felé teljesíteni. Ezt követően a fővállalkozó köteles az alvállalkozóknak járó ellenszolgáltatást haladéktalanul kifizetni vagy az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény (a továbbiakban: Art. 36/A § (3) bekezdése szerint azt vagy annak egy részét visszatartja, illetve az alvállalkozóval kötött szerződésben foglaltak szerint az alvállalkozói díj egy részét visszatartja. Az ajánlattevőt (fővállalkozót) megillető ellenszolgáltatás teljesítése: Az alvállalkozói teljesítések kifizetését követően válik jogosulttá a fővállalkozó az ellenszolgáltatásból őt megillető rész kifizetésére. Ehhez igazolnia kell, hogy az alvállalkozókkal szembeni fizetési kötelezettségét, illetve az Art. 36/A. § szerinti visszatartási kötelezettségét teljesítette. (A visszatartott összeget az adóhatóság jogosult lefoglalni.) Ehhez az ajánlattevőnek át kell adnia a Kedvezményezett részére az alvállalkozók felé teljesített átutalások igazolásainak másolatait valamint az alvállalkozó köztartozást mutató együttes adóigazolásának másolatát. A Kedvezményezett az alvállalkozókat megillető ellenszolgáltatás teljesítésére vonatkozó nyilatkozatát köteles a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egységhez benyújtani szállítói kifizetésre a szállító nyilatkozatának hozzá való beérkezését követően haladéktalanul. Kizárólag 100%-os támogatási intenzitás esetén az Art. 36/A. §-a szerinti esetben a Kedvezményezett nyilatkozik arról, hogy a fővállalkozó szerepel a köztartozás-mentes adózói adatbázisban, vagy benyújtja a fővállalkozó részére kiállított a támogatás folyósításának napjához képest 30 napnál nem régebbi nemlegesnek minősülő összevont adóigazolást.
50
A Kbt. a számla kifizetésére legfeljebb 15 naptári napot ír elő a számla Kedvezményezetthez történő benyújtásától számítva. A rendelkezésre álló idő rövidsége miatt a Kedvezményezett köteles az alvállalkozókat megillető ellenszolgáltatás teljesítésére vonatkozó nyilatkozaton hiteles aláírásával igazolni az átutalások igazolásai másolatának illetve az alvállalkozók köztartozást mutató együttes adóigazolása másolatainak beérkezési dátumát. A nyilatkozatot köteles a fővállalkozót megillető ellenszolgáltatásból a támogatáson felüli összeg megfizetését követően haladéktalanul, legkésőbb a pénzügyi rendezést (a Kedvezményezett pénzforgalmi számlájának megterhelését) követő munkanapon a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység felé benyújtani. 100%-os támogatási intenzitás esetén a Kedvezményezett a nyilatkozatát a szállítói nyilatkozat beérkezését követően haladéktalanul köteles benyújtani a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egységhez. II.
Utófinanszírozás A Kedvezményezett az alvállalkozókat és az ajánlattevőt (fővállalkozót) megillető összegről szóló számlákat együtt, egy elszámolás keretében köteles benyújtani a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység felé. A Kedvezményezett mind szállítói, mind utófinanszírozás esetén a kifizetési kérelemben köteles nyilatkozni arról, hogy mind a régi Kbt. 305. §, illetve a 306/2011. Korm. rendelet 14. § szerinti ellenőrzési, mind az Art. 36/A. § szerinti szállítói köztartozásellenőrzési, és esetleges visszatartási kötelezettségét teljesítette. III. Szolgáltatás esetében
Központosított
közbeszerzésből
történő
megrendelése
Szolgáltatás központosított közbeszerzésből történő megrendelésénél figyelemmel kell lenni arra, hogy a pályázati útmutató tartalmazott-e különleges feltételt a szolgáltatások központosított közbeszerzésből történő megrendelésére. Amennyiben igen, akkor központosított közbeszerzésből lerendelt szolgáltatások elszámolása csak a pályázati útmutató által megjelölt esetekben és módokon lehetséges. Amennyiben a pályázati útmutató nem tartalmazott erre vonatkozóan különleges feltételt, a beszerzett szolgáltatás piaci árának bizonyítása attól függetlenül, hogy a szolgáltatás központosított közbeszerzésből kerül megrendelésre, fennálló kötelezettség, amennyiben a szolgáltatás a beszerezni kívánt eszköz/immateriális jószághoz nem közvetlenül kapcsolódik és/vagy meghaladja a szolgáltatás komponens az 1 millió Ft-ot. A piaci ár igazolására alkalmasak lehetnek bekért ajánlatok azon cégektől, mely cégek az adott megrendelni kívánt szolgáltatás keretében a központosított közbeszerzés listáján szerepelnek. IV. In-House beszerzés, fenntartójának részvétele
Kedvezményezett
partnerének,
tulajdonosának,
A Kbt. hatálya alá nem tartozó, vagy a régi Kbt. 2/A. § illetve az új Kbt. 9. § k) szerinti ún. in-house beszerzések esetén: Amennyiben a kedvezményezett a projekt megvalósítása során olyan szállítóval, megbízottal, vállalkozóval (ideértve az alvállalkozót és a teljesítési segédet is) (a továbbiakban összefoglalóan szállító) köt szerződést valamely tevékenység elvégzésére, amelyben a kedvezményezett, konzorcium vagy bármely társulási forma esetén a konzorcium/társulás bármely tagja [a továbbiakban összefoglalóan: kedvezményezett], a pályázati felhívásban előírt egyéb együttműködési formák esetében (pl. klaszter), annak bármely tagja,
51
vagy a kedvezményezett tulajdonosa (felügyeleti szerve), annak tagja, a szervezet nevében nyilatkozatra, képviseletre jogosult személy, továbbá ezen személyeknek a Ptk. 8:1. § (1) 1. szerinti közeli hozzátartozója tulajdonosi, fenntartói, vagyonkezelői, irányítási, képviseleti, munkáltatói, vagy kinevezési jogokat gyakorol, vagy fordítva, amelynek tulajdonosa (felügyeleti szerve), annak tagja, a szervezet nevében nyilatkozatra, képviseletre jogosult személy, a kedvezményezett szervezetben tulajdonosi, fenntartói, vagyonkezelői, irányítási, képviseleti, munkáltatói vagy kinevezési jogokat gyakorol, ideértve ezen személynek a Ptk. 685. § b) szerinti közeli hozzátartozóját is, köteles a kiválasztott szállító ajánlatán kívül kettő, az előbbiek alapján független szervezettől származó árajánlatot bemutatni annak igazolása érdekében, hogy a szerződés értéke a piaci árnál nem magasabb.
Az in-house beszerzést alkalmazni kizárólag a régi Kbt. 22. § (1) bekezdése valamint az új Kbt. 6.§ (1) a)- h) szerinti ajánlatkérők jogosultak, így más ajánlatkérői kör esetében közbeszerzési eljárás mellőzésével ilyen szerződés jogszerűen nem köthető. Jelen pontban foglaltakat kell alkalmazni azon esetekben is, amikor a kedvezményezett a konzorcium, vagy társulás, vagy a pályázati felhívásban előírt egyéb együttműködési formák esetén az együttműködés bármely tagjával kíván szerződést kötni. Felhívjuk a figyelmet arra, hogy a beszerzések során a projektgazda köteles szem előtt tartani a verseny tisztaságának betartását, azaz a lehetséges partnerek részére egyenlő feltételek és információk biztosítását az ajánlattételi szakaszban. A projektgazdának gondoskodnia kell arról, hogy fentiek szerinti nem független ajánlattévő ne szerezhessen tudomást a versenyt torzító információkról (pl. többi ajánlattevő ajánlatainak megismerése). Közbeszerzéssel érintett számla benyújtása esetén kérjük, a közbeszerzés azonosító számát a számlán feltüntetni szíveskedjenek. Az elszámolásra benyújtott kifizetési igénylés mindaddig nem hagyható jóvá, ameddig a kapcsolódó közbeszerzés vizsgálatát a KSZ feladatokat ellátó szervezeti egység nem végezte el, az utóellenőrzési jelentést nem adta ki.
52
2. melléklet A kifizetés igényléshez csatolandó dokumentumok köre
Elszámolható költségek - projektelem tevékenység kategóriák/ benyújtandó dokumentumok
1.
2. ,
Építés/beruházás Kivitelezői szerződés (melléklet: fizetési ütemezés) Számla* Kis támogatástartalmú számlák összesítője Kifizetés bizonylata** Jogerős hatósági engedélyek vagy azok megadására vonatkozó kérelmek benyújtását igazoló dokumentum (ha korábban nem került benyújtásra) Mérnöki/műszaki ellenőr igazolása a teljesítésről, ha a 191 /2009. (IX. 15.) Korm. rendelet 16. §-ában foglalt feltételeket teljesíti az építési projektelem Vállalkozó nyilatkozata a teljesítésről, ha a 191/2009. (IX. 15.) Korm. rendelet 16. §-a nem vonatkozik az adott építési projektelemre Engedélyköteles építési beruházásnál, felújításnál építési napló első oldala! Üzembehelyezéshez szükséges okmányok Nem engedélyköteles építési beruházásnál kivitelező nyilatkozata a kezdésről Kizárólag szállítói kifizetés keretében és 100%-os támogatási intenzitás esetén a kedvezményezett nyilatkozata arról, hogy a szállító szerepel a köztartozásmentes adózói adatbázisban vagy összevont adóigazolás a szállító részéről (Art. 36/A. §) Eszköz/Immateriális javak beszerzése, fejlesztése Szállítói szerződés/adásvételi szerződés/Visszaigazolt írásos megrendelő/Nyilatkozat arról, hogy írásbeli szerződés nem történt (ez abban az esetben kérhető, ha az előzőek nem állnak rendelkezésre) Számla* Kifizetés bizonylata** Számlaösszesítő Eszközök, immateriális javak (szoftverek) átadás-átvételi jegyzőkönyve / szállítólevél/ egyéb átadást-átvételt, üzembe helyezést igazoló dokumentum Használt eszközbeszerzés elszámolhatósága esetén nyilatkozat, hogy az eszköz korábbi beszerzése az előző hét év során nem nemzeti vagy közösségi támogatás igénybevételével történt Teljesítésigazolás, Kedvezményezett általi igazolás a vállalkozó által elvégzett immateriális javakról (pl. szoftver fejlesztés) Vagyonbiztosítás
ÁROP – EKOP projektek esetében benyújtandó, alátámasztó dokumentum ok X X X X X X X X X X X
X X X X X X
53
3.
4.
Szolgáltatás Szerződés/Nyilatkozat, arról hogy írásbeli szerződés nem történt/visszaigazolt írásos megrendelő Számla* Kifizetés bizonylata** Számlaösszesítő Teljesítésigazolás az elvégzett szolgáltatásról/Minta a tárgyiasult szolgáltatásról (elektronikusan) pl. tanulmány, terv Képzés esetén a teljesítés igazolására a következők szolgálnak: Részvételt igazoló jelenléti ívek Képzési program, (ha a szerződés, megrendelő nem tartalmazza), tananyag elektronikus példánya, beszámoló a képzésről Szakértői díjak esetén a teljesítés igazolására a következők szolgálnak: Kedvezményezett részéről aláírásra jogosult személy, valamint a szakértő által ellenjegyzett beszámoló az elvégzett tevékenységről Közbeszerzési szakértői díj esetén a teljesítés igazolására a következők szolgálnak: Beszámoló a tárgyidőszaki tevékenységről Nyilvánosság biztosítása esetén a teljesítés igazolására a következők szolgálnak: Elektronikus adathordozón dokumentáltan (fotó, audio, videó, meghívó) Műszaki ellenőr esetén a teljesítés igazolására a következők szolgálnak: Építési számlához kapcsolódó műszaki/mérnöki igazolás, illetve vállalkozó nyilatkozata a teljesítésről A kedvezményezett igazolása a mérnöki/műszaki ellenőr teljesítéséről Rendezvény esetén a teljesítés igazolására a következők szolgálnak: Résztvevő által aláírt jelenléti ív Általános (rezsi) költségek Általános (rezsi) költségek összesítője Arányosítási módszer leírása
X X X X X X X X X X X X X X X Egyszer, a költség első elszámolásakor, illetve változás esetén
Bérleti díjak (föld, ingatlan, iroda) Bérleti szerződés 5.
Számla* Kifizetés bizonylata** Számlaösszesítő Arányosítási módszer leírása
Egyszer, a költség első elszámolásakor, illetve változás esetén
X X X Egyszer, a költség első elszámolásakor, illetve változás esetén
54
6.
7.
Lízingdíjak Lízingszerződés (szerződés melléklete: lízingdíjak ütemezése) Teljes összegről kiállított számla Esedékes részletek megfizetését bizonyító banki átutalási bizonylat Számlaösszesítő
X X X X
Személyi jellegű költségek Személyi jellegű költségek összesítője
X
Egyszer, a költség első Nyilatkozat a foglalkoztatásról/Megbízási szerződés//Célfeladat-kiírás (tartalmazva a projekt azonosítóját és a projektben elvégzendő tevékenység leírását elszámolásakor, illetve változás esetén
Munkaidő-nyilvántartás (ha nem a teljes bérköltség kerül elszámolásra az adott projekt terhére) Célfeladat-kiírás, megbízási szerződés esetén teljesítésigazolás a feladat elvégzéséről Amennyiben a feladatvégzés képzés megtartására, tananyag, tanulmány, egyéb szellemi termék készítésére irányul, akkor ezen feladat teljesítésének igazolásához benyújtandó a jelenléti ív, tananyag, tanulmány, egyéb szellemi termék elektronikus verziója
8.
Útiköltség, kiküldetés (napidíj és szállás) költsége Összesítő az utazási és kiküldetési (napidíj) költségtérítés elszámolásához Számla*
X X X
X X (Külföldi kiküldetés esetén)
9.
Saját teljesítés Saját teljesítéshez kapcsolódó költségek összesítője Önköltség számítási szabályzat (ha releváns)
X X
10.
Hatósági díjak Számlaösszesítő
X
Könyvvizsgálat 11.
12.
Könyvvizsgálói igazolás/jelentés Régi Kbt. 305. §-a szerinti kifizetés esetében benyújtandó dokumentumok Nyilatkozat alvállalkozói teljesítés mértékéről Nyilatkozat alvállalkozókat megillető ellenszolgáltatás teljesítéséről Piaci ár igazolását szolgáló dokumentumok a Kbt. hatálya alá nem eső beszerzéseknél, szolgáltatásoknál (1Mft felettieknél)
X (időközbeni önyvvizsgálói tevékenység és számla is lehetséges) X X árajánlat
55
56
