Ultimo Fleet Management
Kenmerkend Ultimo
Inleiding Al sinds 1988 ondersteunen wij organisaties bij de optimalisatie van bedrijfsprocessen. Met behulp van onze modulair opgebouwde software voorzien wij u van een pasklare oplossing. Niet alleen voor nu, maar ook voor de toekomst. Want dankzij de flexibiliteit is de standaard software ook nog eens op maat te snijden op uw unieke situatie. En als die situatie verandert, dan verandert de software eenvoudig met u mee. Dankzij het flexibele karakter en de modulaire opbouw is het tevens mogelijk om extra synergie te behalen, door al uw andere ondersteunende processen binnen uw organisatie met hetzelfde systeem te automatiseren. Door de sterke nadruk op usability bij de ontwikkeling van de software, is de software volgens onze klanten prettig in gebruik. Voorbeelden zijn het gebruik van aansprekende pictogrammen, handige verkenners, intelligente zoekmogelijkheden en de eenduidige schermopbouw met handige tabbladen en informatie pop-ups, zodat bijbehorende informatie altijd snel voorhanden is. Voor elke organisatie en ondersteuningsbehoefte bieden wij een passende oplossing. Zo kunt u er bijvoorbeeld voor kiezen om middels een gefaseerd groeimodel de ondersteuning naar wens uit te breiden, waardoor de investering en implementatie behapbaar blijven.
iPhone 5
Uw gebruiksvriendelijke standaard op maat
Een duurzame investering met lage beheerkosten
U krijgt de beschikking over bewezen en gebruiksvriendelijke standaardsoftware, conform marktstandaarden. Maar uw situatie blijft op bepaalde aspecten uniek. De software is daarom eenvoudig op maat te snijden om extra rendement en gebruiksgemak te behalen. Hiervoor krijgt u de beschikking over een standaard meegeleverde customization tool.
Met een investering in Ultimo geniet u lange tijd van een technologisch vooruitstrevend product, dat op continue basis wordt doorontwikkeld door ons eigen team software developers. Doordat u ook zelf aanpassingen in de software aan kunt brengen, kunt u de beheerkosten laag houden, door te besparen op consultancykosten.
Alle ondersteunende processen onder één paraplu
Al sinds 1988 betrokken en betrouwbaar
De Ultimo software kan prima worden ingezet voor een eenvoudig vraagstuk, maar indien u dat wenst is Ultimo ook uitstekend in te zetten als integrale oplossing voor fleet management, facility management, maintenance management, IT service management & human resource management. Alles eenvoudig onder één paraplu, ongeacht uw bedrijfsgrootte of branche.
De betrokken houding vloeit voort uit het jarenlang opgebouwde vakmanschap en de overtuiging van het nut van praktisch toepasbare software. Bij de (door-) ontwikkeling van de software staan ontwikkelingen in de markt en de meningen van onze klanten, die middels klantenpanels actief participeren, centraal. De organisatie heeft sinds de oprichting een solide (financieel) beleid gevoerd en is vandaag de dag dan ook een betrouwbare partner voor diverse stakeholders, ook op maatschappelijk gebied.
Naast de toonaangevende software bieden wij u een uitgebreid dienstenaanbod om u te begeleiden bij de implementatie en te ondersteunen bij het dagelijkse gebruik, in de vorm van trainingen en onze deskundige helpdesk.
Nokia Lumia
Samsung Tab
Met onze software en services uw processen optimaal ingericht
Samsung Galaxy
Ultimo flexibiliteit met de Ultimo Customization Tool
Desktop Desktop
Dankzij de Ultimo Customization Tool is het onder meer mogelijk om autorisaties in te stellen, schermen, menu’s, velden en veldlabels aan te passen en nieuwe menu’s en schermen aan te maken. Ook kunt u velden en tabellen toevoegen en extra relaties vastleggen in het systeem. De aanpassingen kunnen door uzelf (of uw applicatiebeheerder) of door ons worden uitgevoerd.
Surface
2
Het is onze filosofie dat de software aangepast moet kunnen worden aan de werkwijze van de organisatie in plaats van dat de organisatie zich moet voegen naar het systeem. Uiteraard is de implementatie van Ultimo vaak wel aanleiding voor procesoptimalisaties, die mogelijk zijn met behulp van de applicatie. Dankzij de flexibiliteit kunnen wij de software in verregaande mate aanpassen aan uw specifieke situatie. We hebben het dan niet over maatwerk, maar over aanpassingen binnen de standaard met behulp van de Ultimo Customization Tool. Het doel is om de software zo optimaal mogelijk aan te laten sluiten bij uw werkprocessen en daarmee de prestaties verder te verbeteren.
Laptop
3
Fleet Management software
Moduleoverzicht
Heeft u als fleetowner exact inzicht in de totale kosten van elk van uw voertuigen? De praktijk wijst uit dat dit niet eenvoudig te realiseren is. Met behulp van de softwaretool Ultimo Fleet Management is het mogelijk om uw wagenpark administratief en technisch te beheren en meer zicht te krijgen op de Total Cost of Ownership (TCO) van uw voertuigen.
Ultimo Fleet Management beschikt standaard over een groot aantal functionaliteiten. Het basispakket is tevens naar wens uit te breiden met optionele modules. Alle softwaremodules worden op de volgende pagina’s kort beschreven. In de hieronder staande figuur kunt u zien welke modules u standaard tot uw beschikking krijgt en welke modules optioneel in te zetten zijn.
Het resultaat + Alle elementen van uw wagenpark of vloten inzichtelijk + Minder ongewenste stilstand, doordat de afhandeling van storingsonderhoud, periodiek onderhoud, gebreken en schades zorgvuldig op elkaar afgestemd is + Praktische ondersteuning bij alle werkzaamheden van uw eigen onderhoudsdienst + Meer inzicht in verzekeringen en contracten, gekoppeld aan een voertuig of object + Een optimale vervangingsplanning van uw voertuigen of objecten, door het in kaart brengen van afschrijvings- en vervangingskosten
Fleet Management
Ultimo Fleet Management is geschikt voor fleetowners, die het onderhoud van voertuigen in een eigen werkplaats uitvoeren en het administratieve beheer ook voor eigen rekening nemen. Ook organisaties die het wagenparkbeheer zelf verzorgen en het bijbehorende onderhoud uitbesteden, kunnen met Ultimo uitstekend de regie voeren. Doordat de Ultimo software ook in andere branches en sectoren wordt gebruikt, kunnen wij uw organisatie ook bij andere ondersteunende processen assisteren, bijvoorbeeld op het gebied van vastgoedmanagement, facility management en/of IT service management. Vraag bij ons naar de mogelijkheden.
COMMUNICA
WERKSTROOM FINANCIËN CONTRACTENBEHEER
ULTIMO FLEET MANAGEMENT IN RELATIE TOT ANDERE BEDRIJFSSYSTEMEN ROUTEPLANNING WAREHOUSE SOFTWARE
WERKORDERBEHEER
DASHBOARDS
WAGENPARKBEHEER
ULTIMO CUSTOMIZATION TOOL
VERZEKERINGENBEHEER
GEBREKENBEHEER
RAPPORTAGES
SCHADEBEHEER
PERIODIEK ONDERHOUD
STANDAARD NOTIFICATIES
WORKFLOW SCHEDULER+
KOSTENREGISTRATIE
ULTIMO GO
VERZENDEN VAN E-MAIL
E-MAILIMPORT
URENVERANTWOORDING
PROJECTENBEHEER
STAMGEGEVENSBEHEER
DIVERSE INTERFACES
TANKBEURTEN
VOORRAADBEHEER EN INKOOP
PERSONENBEHEER
SALARISADMINISTRATIE
VASTGOEDBEHEER
OBJECTEN
FLEXIBILITEIT
AUTORISATIEBEHEER
BOEKHOUDING
BOORDCOMPUTER
TRANSPORTSYSTEEM TMS
NAVIGATIESYSTEEM
RITPLANNING
KLANT
FLEET MANAGEMENT SOFTWARE • ADMINISTRATIE • TECHNIEK
FACTUURCONTROLE
SELF SERVICE
Fleet Management
Maintenance Management AFSCHRIJVINGEN
IT Service Management
FINANCIËN WERKSTROOM COMMUNICATIE OBJECTEN FLEXIBILITEIT & TECHNIEK
STANDAARD
SERVICE LEVEL AGREEMENTS
MEERJARENPLANNING ONDERHOUD
LANGE TERMIJN ASSET PLANNING
Ook te combineren met onze Infra Asset Management oplossingen voor: Facility Management Fleet Fleet Management Management Fleet Management Maintenance Maintenance Management Management Maintenance Management IT IT Service Service Management Management IT Service Management
OPTIONEEL DEELS STANDAARD, DEELS OPTIONEEL
Infra Infra Asset Asset Management Management Infra Asset Management Facility Facility Management Management Facility Management
4
5
Surface
Desktop Desktop Contractenbeheer
Schadebeheer
Factuurcontrole
Beheer uw contracten digitaal en vergroot het overzicht en de structuur. Maak ook looptijden en opzegtermijnen inzichtelijk, zodat u op tijd uw afspraken bij kunt sturen of beëindigen. Er kunnen relaties worden gelegd met werkorders, periodiek onderhoud en voorraadbeheer en inkoop. Ook biedt de software mogelijkheden om verschillende vignetten en rijontheffingen op overzichtelijke wijze te beheren. Dit geldt voor zowel de uitgegeven papieren als digitale versies.
Een zorgvuldig schadebeheer zorgt ervoor dat u inzicht krijgt in bijvoorbeeld schades per object/voertuig, bestuurder, verzekering of periode. Met behulp van deze informatie kunt u oorzaken en eventuele patronen achterhalen en waar mogelijk de oorzaken proberen weg te nemen.
Gegevens over binnengekomen facturen kunnen met deze module worden beheerd. In het kader van Fleet Management gaat het daarbij om facturen die betrekking hebben op het beheer van uw wagenpark. Denk bijvoorbeeld aan facturen van onderhoudswerkzaamheden, verzekeringskosten, schoonmaakwerkzaamheden en verbruiksartikelen als olie en banden. De gemaakte kosten kunnen eenvoudig worden gefactureerd aan verschillende kostendragers.
iPhone 5
Nokia Lu
Gebruik de software om uw kosten inzichtelijk te maken en investeringen te onderbouwen
Optimaliseer uw fleet management met behulp van diverse kostenoverzichten. Door een zorgvuldige kostenregistratie houdt u tevens grip op de uitputting van uw budget(ten).
Afschrijvingen
Beheer de afschrijvingen van uw objecten op basis van diverse beschikbare afschrijvingsmethodieken. In combinatie met de technische en economische levensduur van objecten kunt u op overzichtelijke wijze de vervanging bepalen en onderbouwen met de optionele Grafische Vervangingsplanner.
Urenverantwoording Verwerk de productieve en niet-productieve uren van uw medewerkers en weet op elk moment waar de meeste tijd aan wordt besteed. Als optionele aanvulling op de module Urenverantwoording is het met de module Start-Stop Urenregistratie mogelijk om op laagdrempelige wijze de tijd bij te houden die besteed wordt aan een werkorder. Deze functionaliteit kan bijvoorbeeld uitstekend toegepast worden in uw werkplaats. Met Ultimo Go is het bovendien mogelijk om mobiel de tijdregistratie bij te houden.
iPad mini
Met deze module beschikt u over de mogelijkheid om verzekeringen van uw voertuigen en uitrustingen vast te leggen en te beheren. De verzekeringen kunt u relateren aan elk gewenst(e) object en/of schade. Daarnaast legt u algemene polisinformatie vast. Zo geeft u bijvoorbeeld aan om welke verzekeringssoort en –vorm het gaat. Maar ook de afgesproken betalingsvoorwaarden en het eigen risico kunt u registreren. Van verzekeringen worden kosteninformatie, facturen en de verzekerde waarde getoond en u kunt ook aangeven op welke kostenplaats of afdeling de verzekeringskosten betrekking hebben. Een overzicht van de schademeldingen, die onder dekking van een bepaalde verzekering of verzekeraar vallen, is eenvoudig op te roepen.
Kostenregistratie
Service Level Agreements
iPad
Verzekeringenbeheer
6
Laptop
De module Service Level Agreements gebruikt u om uw dienstverlening aan (interne) klanten te borgen, inclusief een eventuele relatie naar externe en interne service-afspraken.
Uw voordelen + Houd grip op uw contracten en verzekeringen, waardoor u in staat bent om aanzienlijke besparingen te realiseren + Registreer op correcte wijze de gewerkte uren en belast deze door naar de juiste kostenplaats + Koppel de gegevens van uw tankkaarten om het inzicht verder te vergroten en uw gegevens up-to-date te houden
Tankbeurten Met deze module kunt u tankbeurtgegevens inlezen. Deze worden gekoppeld aan tankkaarten, medewerkers en voertuigen en vervolgens gevalideerd op afwijkingen. Optioneel kunt u de geregistreerde kilometerstanden koppelen aan de voertuigen, bijvoorbeeld voor het plannen van periodiek onderhoud. Daarnaast kunt u van de kosten van getankte brandstoffen of extra inkopen (bijv. motorolie of ruitensproeiervloeistof) inkoopfacturen opstellen, zodat deze per kostensoort en voertuig inzichtelijk zijn en eventueel kunnen worden doorbelast.
7
Surface
Desktop Desktop
Laptop
Meerjarenplanning Onderhoud
Gebrekenbeheer
Projectenbeheer
Rapportages
Maak een budget voor het meerjarig onderhoud aan vastgoed en gebouwgebonden installaties, op basis van verschillende prijs- en cyclusbepalingsmethoden. Het is ook mogelijk om meerdere scenario’s en indexpercentages te hanteren in uw jaarplannen. Uw jaarplan zet u tenslotte om in concrete takenpakketten voor de uitvoering (intern of extern). Met deze module weet u hoeveel budget u voor onderhoud aan uw vastgoed jaarlijks dient te reserveren en beschikt u tevens over een concrete actielijst om het onderhoud uit te (laten) voeren.
Gebreken aan objecten kunt u afzonderlijk doorgeven en afhandelen. Maar groot voordeel van de integratie van functionaliteiten is dat u één of meerdere gebreken kunt koppelen aan een reeds bestaande of nieuwe werkopdracht. U kunt dus de uitvoerende medewerker verzoeken tijdens een andere werkzaamheid ook de gebreken te bekijken en op te lossen. Zo minimaliseert u de stilstand van het desbetreffende object en krijgt u inzicht in de gebrekenhistorie.
Deze module ondersteunt u bij het opstellen van (deel)projecten, van de voorbereiding tot aan de planning en bewaking. Bovendien heeft u uitstekend inzicht in alle financiële implicaties van projecten.
Naast de monitoring van KPI’s is het wenselijk om via rapportages inzicht te krijgen in uw prestaties. Standaard zijn een groot aantal rapportages beschikbaar, die bijvoorbeeld inzicht geven in de voortgang van activiteiten en financiële resultaten. Met een externe rapportagetool kunt u rapportages naar wens aanpassen. Ook kunt u selectielijsten en gefilterde informatie rechtstreeks exporteren naar Excel, om daarin verder te verwerken en presenteren.
Lange Termijn Asset Planning
Periodiek onderhoud wordt aangestuurd middels periodieke onderhoudsmodellen. Deze kunt u zo instellen dat werkzaamheden worden gegenereerd via tijdsintervallen (bijv. APK), meterstanden of specifieke weeknummers of op basis van bepaalde metingen. Periodieke werkzaamheden worden in de planning van het werkorderbeheer opgenomen en u behoudt altijd de mogelijkheid om te schuiven in de planning wanneer bepaalde activiteiten net niet goed uitkomen. Opgebouwde historische gegevens inzake uitgevoerd periodiek onderhoud zijn eenvoudig op te zoeken ten behoeve van audits en controles.
Voor het aanmaken, uitvoeren en afhandelen van werkzaamheden maakt u gebruik van de module Werkorderbeheer. Gebruiksvriendelijke planners maken het werk eenvoudig planbaar en de workload goed inzichtelijk. Het werkorderproces kan volledig aangepast worden aan uw processen, door aanpasbare voortgangsstatussen in de software. De vastgelegde informatie (kosten, uren, gebruikte materialen) wordt gebruikt om urenstaten bij te werken, kostendoorbelastingen door te voeren, rapportages en dashboards te voeden en voorraadniveaus te muteren.
Periodiek Onderhoud
iPad mini
Werkorderbeheer
Houd grip op uw voorraden en de inkoop van middelen. Registreer het volledige proces van offerteaanvraag, bestelling, leveringen/retouren en (credit)facturatie. Optioneel is webshopintegratie mogelijk in combinatie met de module Self Service. U houdt hiermee meer controle over het bestelproces vanuit Self Service en kunt efficiënt uw producten leveren.
Dashboards
iPad
De module Lange Termijn Asset Planning ondersteunt u bij het opstellen van een lange termijn begroting voor levensduurverlengend onderhoud, renovatie en vervanging van uw assets.
Voorraadbeheer & Inkoop
Om het inzicht te vergroten en te monitoren of u aan uw doelstellingen voldoet, kunt u met dashboards sturen op belangrijke Key Performance Indicatoren (KPI’s). Zo houdt u onder meer grip op de planning, uitvoering en voortgang. Indien u meer diepgang wenst, kunt u optioneel gebruik maken van rapportagetool Qlikview. Speciaal voor Ultimo zijn er templates ontwikkeld, waarmee u een volledig dynamisch en interactief managementoverzicht tot uw beschikking heeft.
Uw voordelen + De gebruiksvriendelijke planners zorgen voor een overzichtelijke planning van de werkorders. Uiteraard kunt u hierin altijd schuiven als dat beter uitkomt. + De onderhoudshistorie in het systeem is eenvoudig te gebruiken voor audits en controles + Maak gebruik van de Ultimo dashboards en rapportages om de dagelijkse gang van zaken te monitoren en uw beleidsdoel stellingen op langere termijn te evalueren. Profiteer ook van de uitgebreide mogelijkheden om met selectielijsten en filters gegevens te exporteren
iPhone 5
Nokia Lu
Bespaar tijd door verschillende werkzaamheden aan uw voertuigen gecombineerd uit te voeren
8
9
Surface
Desktop Desktop Standaard notificaties
Self Service
Ultimo Customization Tool
Diverse interfaces
Standaard krijgt u de beschikking over een set ingestelde notificaties, waarmee u op de hoogte blijft van belangrijke gebeurtenissen in uw Ultimo-omgeving. Zo borgt u de voortgang van activiteiten en voorkomt u onnodige kosten als u contracten op tijd wilt opzeggen.
Betrek uw (interne) klant direct bij uw processen met behulp van Self Service. U zorgt voor een efficiënter lopend proces, ontlast uw front office medewerkers en de tweezijdige communicatie zorgt voor meer betrokkenheid van uw (interne) klanten. U kunt Self Service bijvoorbeeld inzetten om medewerkers op een laagdrempelige wijze storingen aan voertuigen en vastgoed door te laten geven aan de onderhoudsdienst.
Standaard krijgt u de beschikking over de unieke Ultimo Customization Tool. Hiermee bent u in staat om zonder programmeerwerk diverse aanpassingen in de Ultimo software door te voeren. U of uw applicatiebeheerder kunnen deze zelf uitvoeren, maar onze consultants staan ook tot uw beschikking. Om u wegwijs te maken, bieden we een aantal specifieke trainingen aan voor het gebruik van de Ultimo Customization Tool.
Integratie met andere systemen werkt bevorderlijk voor de efficiency en voorkomt in veel gevallen dubbel werk. Met de Ultimo Business Integration Packs heeft Ultimo een oplossing gerealiseerd om moderne en goed onderhoudbare interfaces te realiseren. Het is bijvoorbeeld mogelijk om te integreren met MS Office (bijvoorbeeld aangeleverde sheets met betrekking tot brandstofdata), transport management systemen, boordcomputersystemen, ERP-systemen, financiële systemen, inkoop-logistieke systemen, barcodeterminals, gebouwbeheersystemen, HRM-systemen. Vraag bij ons naar de overige mogelijkheden.
Stamgegevensbeheer Leg diverse stamgegevens vast, die worden gebruikt bij de andere modules. Denk bijvoorbeeld aan de leveranciers- en objectgegevens. Ook kunnen verschillende soorten documenten worden vastgelegd.
iPhone 5
Personenbeheer
Nokia Lu
Met behulp van deze module legt u de gegevens vast van uw medewerkers. Een interface met Active Directory of een HRM-systeem is mogelijk. De informatie wordt gebruikt bij de andere in gebruik zijnde modules. Ook informatie met betrekking tot bedrijfshulpverlening (BHV), rijbewijzen en certificaten kan worden vastgelegd.
Goed geordend beheer van uw wagenpark vormt de basis voor een goed functionerende organisatie
Wagenparkbeheer In de module Wagenparkbeheer legt u de gewenste transportmiddelen en/of (onderdelen van de) vloten vast. U kunt diverse op zichzelf staande voertuigen beheren, maar u kunt ook een vloot samenstellen, bestaande uit meerdere items. Met behulp van een uniek vlootnummer legt u bijbehorende items overzichtelijk vast. Verder is het mogelijk om de uitrusting per voertuig of vloot te registreren. Naast de totale samenstelling van uw middelen kunt u de wisseling in de loop der tijd blijven monitoren, waarbij eventuele locatiewisselingen en uitgeleende middelen doorgevoerd of bijgehouden worden. Verder legt u allerlei relevante detailgegevens van objecten vast. Bijvoorbeeld foto’s , kentekens, kenmerken, technische gegevens, etc. Bovendien kunt u uitgevoerde werkzaamheden, opgetreden gebreken en opgelopen schades per object inzien.
iPad mini
In Ultimo kunt u e-mails versturen om belanghebbenden te informeren. Middels diverse emailtemplates kunt u uw klanten proactief informeren. Met de Ultimo Customization Tool maakt u eenvoudig nieuwe templates aan of wijzigt u bestaande templates.
Autorisatiebeheer Standaard beschikt de software over vele autorisatiemogelijkheden, bijvoorbeeld voor het toegangsbeheer per gebruikersgroep. Optioneel is het mogelijk om op een meer individueel niveau instellingen in te regelen. Met site-licenties sluit u andere vestigingen van uw organisatie eenvoudig aan op uw Ultimo database, met de mogelijkheid voor eigen instellingen.
Workflow Scheduler+
iPad
Verzenden van e-mail
10
Laptop
Met de Workflow Scheduler+ kan voor custom workflows ingesteld worden of, wanneer en hoe vaak deze moeten worden uitgevoerd. Denk aan het verzenden van e-mails of een opdracht tot het genereren van een rapportage.
Vastgoedbeheer
E-mailimport
Naast uw voertuigen kunt u Ultimo ook inzetten om het beheer van uw vastgoed te stroomlijnen. Met de module Vastgoedbeheer brengt u overzicht en structuur aan in uw vastgoedportefeuille en de daarbij horende ruimtes conform NEN 2580. Naast inzicht in beschikbare gebouwen, bouwlagen en ruimtes legt u WOZ-beschikkingen vast en zijn er mogelijkheden voor CAD-integratie beschikbaar.
Met de module E-mailimport kunt u e-mails importeren in Ultimo en deze laten omzetten in een melding. Bij gebruik van een social media monitoringtool is het ook mogelijk om berichten in te lezen in Ultimo.
Uw voordelen + Gebruik de software ook om uw vastgoed te beheren en daaraan gerelateerd onderhoud uit te voeren + Verhoog de efficiency en verlaag de administratieve last door de inzet van de vele integratiemogelijkheden met andere bedrijfssoftware
11
Optimaliseer ook uw andere bedrijfsprocessen
Mobiel werken met de apps Ultimo Go & Ultimo Go+
Met Ultimo Fleet Management beschikt u over professionele software om het administratieve en technische beheer van uw wagenpark te ondersteunen. Maar Ultimo biedt uw organisatie meer. Zo is het mogelijk om naar wens extra modules of een combinatie van onze andere oplossingen in te zetten, voor bijvoorbeeld efficiënt en effectief Maintenance Management, Infra Asset Management, IT Service Management en/of Facility Management.
Verricht een groot deel van uw werkzaamheden mobiel met de apps Ultimo Go & Ultimo Go+. U bent dus niet meer gebonden aan de computer op uw werkplek en bent vrij om te gaan en staan waar u wilt. Gebruik uw mobiel of tablet om direct op locatie werkzaamheden af te handelen. U kunt ook nieuwe activiteiten aanmaken en informatie raadplegen. En dat alles via een eenvoudige touch-bediening.
Maintenance Management
Facility Management
+ Structureer uw onderhoud en creëer inzicht en overzicht + Realiseer kostenbesparingen, efficiencywinst en performanceverbetering + Voldoe aan wet- en regelgeving en richtlijnen (bijv. ISO 55000) + Een schaalbare, maar complete oplossing voor asset management
+ Ondersteun uw servicedesk met een optimale workflow + Grip op uw overige bedrijfsmiddelen, facilitaire contracten en facilitaire diensten + Vergroot de klantgerichtheid met Self Service + Meer controle over uw vastgoed en gerelateerde werkzaamheden
Infra Asset Management
Meer informatie
+ Voor het managen van arealen en infrastructurele objecten + Regie en uitvoering van inspecties en onderhoud + Vergroot de efficiency en de veiligheid van assets + Compleet asset management systeem voor de infrasector
Voor meer informatie over onze andere oplossingen is aparte documentatie beschikbaar. Of vraag bij ons een gericht voorstel op, indien u de wens heeft Fleet Management in combinatie met voorgaande processen te professionaliseren.
IT Service Management + Ondersteuning van uw helpdesk/IT-afdeling voor meer structuur en efficiency + Proactief beheer van IT-assets en de CMDB + Beheer en afhandeling van problemen, bekende fouten en wijzigingen + Gebaseerd op de meest voorkomende ITIL-services en ISM-gecertificeerd
Werkzaamheden afhandelen Inspecties afhandelen Nieuwe werkzaamheden melden Werkzaamheden inzien en prioriteren Gegevens van middelen en gebouwen e.d. inzien Gegevens van leveranciers of personeel inzien Gegevens van reserveringen inzien Rechtstreeks contact opnemen met contactpersonen via device (bellen/e-mail) Contracten (met bijv. leveranciers) inzien Gebruiksvriendelijke zoekfunctie Offline beschikbaar: ook zonder internetverbinding kunnen werken Camera-integratie (foto’s koppelen) Scannen (QR-code, barcode) GPS-integratie
Vraag bij ons meer informatie op over de benodigde hard- en software en de voorwaarden.
12
13
Referenties De Ultimo Fleet Management software wordt toegepast in alle denkbare sectoren. Ook internationaal georiënteerde klanten bieden wij passende ondersteuning. De software is namelijk beschikbaar in de volgende talen: Nederlands, Engels, Duits en Frans
Brandweer
Transport
Wagenparkbeheerders
Ambulancevervoer
Milieudienstverlening
Terminals Tienduizenden gebruikers zetten Ultimo dagelijks in Bezoek onze website of YouTube-pagina voor praktijkcases en films van toonaangevende organisaties en hun ervaringen met Ultimo. Of vraag bij ons een passende referentie voor uw organisatie op. Wij staan voor u klaar. YouTube Logo for Adobe Illustrator
Gemeenten 14
Infra
www.youtube.com/UltimoSoftware 15
Ervaringen van onze klanten
Services
Inmiddels maken vele organisaties naar tevredenheid gebruik van Ultimo Fleet Management. De software biedt in veel gevallen passende ondersteuning bij het wagenparkbeheer en de uitvoering van onderhoudswerkzaamheden. Tevens wordt de inzet van Ultimo aangegrepen om andere processen binnen de organisatie te ondersteunen. Lees hieronder ervaringen van enkele klanten. Voor uitgebreide ervaringen kunt u op onze website terecht, menu Klantcases (www.ultimo.com).
Indien u de keuze heeft gemaakt om te profiteren van de voordelen van professionele fleet management software, zijn wij er uiteraard ook voor u om u professioneel te ondersteunen bij de ingebruikname en het dagelijkse gebruik van de software. Onze dienstverlening aan u kenmerkt zich door een betrokken houding en een pragmatische insteek.
“Ons doel is om met zo min mogelijk administratieve handelingen, zoveel mogelijk informatie te vergaren om verantwoorde beslissingen te nemen en adequaat onderhoud te plegen.”
“De transparantie bij het onderhoud van ons wagenpark is aanzienlijk verbeterd. Ook de doorlooptijd van openstaande calls bij de IT-afdeling is fors gedaald. In de toekomst willen we ook Facility Management-ondersteuning gaan inzetten.”
Implementaties
Ondersteuning en customer support
Om u te voorzien van een goed werkend product conform uw wensen en eisen hebben wij een eigen implementatiemethodiek ontwikkeld, gebaseerd op onze ervaringen (sinds 1988) en de projectmanagementmethodiek PRINCE2®. In hoofdlijnen doorlopen de implementaties de volgende projectfasen: projectaanloop, projectinitiatie, realisatie en projectafsluiting. Deze indeling is echter niet star, maar flexibel toe te passen naar gelang de complexiteit van een implementatie. Uw organisatie kan een projectleider aanwijzen, maar ook wij kunnen deze rol naar wens op ons nemen. In de uitvoering voorzien onze consultants u van deskundig advies. Ook werken wij in de praktijk regelmatig samen met organisatieadviesbureaus.
Indien u na ingebruikname vragen heeft of ondersteuning wenst, kunt u terecht bij onze afdeling customer support. Het team medewerkers staat u met raad en daad bij. Wij stellen samen met u een onderhoudscontract op, waarin onder andere afspraken gemaakt worden over het omgaan met updates en het gebruik van customer support.
Trainingen “Het doel van het gebruik van Ultimo is om de juiste beslissingen te kunnen nemen, zodat de levensduur van de company assets wordt verlengd en de life time costs zo optimaal mogelijk worden gehouden.”
“De gecombineerde inzet van de software voor zowel administratief als technisch beheer van de vloten en voertuigen maakt de software voor ons zeer bruikbaar. We beheren inmiddels bijna 1.000 voertuigen, bestaande uit stadsdiensten, politie en brandweer. De rapportages stellen ons in staat om plannen te maken, waarmee we de efficiency en duurzaamheid steeds verder kunnen vergroten.”
Het feit dat de Ultimo software een zeer gebruiksvriendelijk karakter heeft en vanuit de dagelijkse praktijk wordt ontwikkeld, zorgt ervoor dat de acceptatie van het systeem veelal soepel verloopt. Toch is het in veel gevallen verstandig om key users te laten trainen in het gebruik. Zij leren de mogelijkheden van de software optimaal kennen en kunnen deze kennis toepassen in de dagelijkse praktijk. Er is een groot aanbod aan trainingen beschikbaar voor zowel dagelijkse gebruikers als voor applicatiebeheerders. Bekijk onze trainingsbrochure om meer te weten te komen over het aanbod en de mogelijkheden om trainingen te volgen.
“Ultimo heeft zijn intrede gedaan ter vervanging van twee andere applicaties en diverse Excel-toepassingen. De belangrijke data inzake beheer en onderhoud van de Fleet staan nu centraal in Ultimo. Een flinke efficiencyslag voor onze organisatie.”
“We zijn begonnen met de ondersteuning van het wagenpark en de werkplaats. Al spoedig daarna hebben we besloten Ultimo in te zetten als kernapplicatie binnen ons bedrijf. Op innovatieve wijze zetten we nu de app Ultimo Go in voor beheer van de Openbare Ruimte en hebben we intelligente interfaces met andere systemen ingericht, bijvoorbeeld ten behoeve van groenbeheer.”
16
17
Organisatie Ultimo Software Solutions is een onafhankelijk en van origine Nederlands bedrijf, dat al sinds 1988 actief is in het ontwikkelen van software voor het doelmatig beheer van bedrijfsmiddelen en processen. Wij mogen ons in diverse marktsegmenten met de softwareproducten voor Fleet, Facility, Maintenance, IT Service en Infra Asset Management tot de marktleiders rekenen. Ultimo is gevestigd in de landen Nederland, België en Duitsland.
Naast de ontwikkeling, verkoop en ondersteuning van bedrijfssoftware, waarmee gebruikers mede in staat zijn om de eigen duurzaamheid te verbeteren, nemen wij als organisatie ook de verantwoordelijkheid voor de effecten van de eigen bedrijfsactiviteiten op mens en milieu. Hiervoor hebben wij een concreet MVO-beleid geïmplementeerd.
Het succes van ons bedrijf is te danken aan onze betrokkenheid bij de klanten en de markt, de gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit van de software én de algehele kwaliteit van de organisatie. Alle oplossingen zijn geheel vanuit de praktijk ontwikkeld en passen daardoor geheel bij de huidige eisen en wensen van gebruikers. De producten worden door meer dan 1.500 organisaties, in meerdere landen en in vele uiteenlopende branches, gebruikt.
Ultimo Software Solutions bv Waterweg 3 8071 RR Nunspeet Nederland T +31(0)341- 42 37 37
Ultimo Belgium bvba Mechelen Campus, Gebouw A Schaliënhoevedreef 20 2800 Mechelen, België T +32(0)15 – 44 41 44
Ultimo Software Solutions GmbH Steigerstraße 13 46537 Dinslaken Duitsland T +49(0)2064 – 828 47 54 Algemeen e-mail:
[email protected] internet: www.ultimo.com
18
19
© 2014. Ultimo Software Solutions bv. Alle rechten voorbehouden. Ultimo is een geregistreerd merk van Ultimo Software Solutions bv. Andere gebruikte merken zijn (niet-)geregistreerde merken van de desbetreffende wettelijke eigenaren.
