Udržitelnost projektu

Udržitelnost projektu 24. ledna 2013

Ing. et Ing. Jana Šubrtová Ing. Markéta Landová, Ph.D.

Definice  Udržitelnost je období po ukončení realizace projektu, po které musí příjemce podpory udržet výstupy projektu, a současně plnit závazky a povinnosti vyplývající mu z právního aktu o poskytnutí dotace  Období udržitelnosti je zpravidla stanoveno na 5 let od ukončení projektu, nebo na 3 roky od ukončení projektu u projektů, kde je příjemcem projektu malý nebo střední podnik

Období udržitelnosti  Projekt je úspěšně ukončen až po uplynutí období udržitelnosti, nikoli proplacením poslední žádosti o platbu  V období udržitelnosti se projeví: – Životnost projektu

– Reálnost projektu – Finanční návratnost (u projektů podnikatelských subjektů)

– Schopnost udržet naplánované výstupy projektu (pořízené vybavení, pracovní místa atd.)

Legislativní rámec  Udržitelnost operací, tj. projektů spolufinancovaných ze Strukturálních fondů EU, je ošetřena v čl. 57 Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti a o zrušení nařízení (ES) č. 1260/1999 Pozn.: čl. 57 se dle výkladu Evropské komise neaplikuje na neinvestiční projekty, stanovení pravidel udržitelnosti operací u neinvestičních projektů je plně v kompetenci ŘO

Legislativní rámec Čl. 57 – Stálost operací:  Příspěvek z fondů bude pro danou operaci zachován, pouze pokud do 5 let, resp. 3 let u MSP, od ukončení operace neprojde tato operace podstatnou změnou: a) ovlivňující její povahu nebo prováděcí podmínky nebo poskytující podniku či veřejnému subjektu nepatřičnou výhodu a b) způsobenou buď změnou formy vlastnictví položky infrastruktury, nebo zastavením výrobní činnosti.  Neoprávněně vyplacené částky se získávají zpět

Pravidla operačního programu  Právní akt o poskytnutí dotace (Smlouva/Rozhodnutí o poskytnutí dotace)  Příručka pro žadatele a příjemce: – – – – – – –

Pravidla pro udržitelnost projektu Příjmy projektu Pravidla pro publicitu Změny v projektu Pravidla archivace Pojištění majetku Nakládání s majetkem pořízeným z dotace

Pravidla mohou být dále měněna externími metodickými pokyny ŘO

Zajištění udržitelnosti projektu Udržitelnost institucionální  Kdo (jaké instituce, příp. osoby) a jakým způsobem se bude starat o výstupy projektu a o udržení výsledků projektu po jeho ukončení?  Jaká je existenční stabilita organizace příjemce, příp. partnerů?  Na koho budou, v případě, že příjemce projektu zanikne, přeneseny povinnosti vyplývající ze Smlouvy o poskytnutí dotace?

Zajištění udržitelnosti projektu Udržitelnost organizační a provozní  Jakým způsobem bude projekt dále pokračovat?

 Jak bude zajištěno plnění povinností vyplývajících ze Smlouvy o poskytnutí dotace?  Co budou zajišťovat:

– vlastní zaměstnanci příjemce, – dodavatelé služeb,

– provozovatel či nájemce výstupů projektu?

Zajištění udržitelnosti projektu Udržitelnost finanční  Jakým způsobem a z jakých zdrojů bude zajištěno udržení výstupů a výsledků projektu po dobu udržitelnosti (3 - 5 let), respektive po dobu stanoveného referenčního období investice (15 – 25 let)?  Jak bude zajištěno financování a finanční krytí aktivit probíhajících v období udržitelnosti projektu?  Je nutné předem definovat veškeré náklady (full cost) a výnosy projektu a prokazatelně definovat zdroj zajištění případné nákladové mezery (tedy rozdílu projektových nákladů a výnosů)

Závazky příjemců v době udržitelnosti  Splnit definovaný účel dotace a zachovat jej po celou dobu udržitelnosti projektu  Dodržovat podmínky právního aktu o poskytnutí dotace, pravidla OP a relevantní právní předpisy ČR a EU, včetně pravidel veřejné podpory  U projektů vytvářejících nová pracovní místa - vytvořit nejpozději do jednoho roku od ukončení realizace projektu nová PM a zachovat je nejméně po celou dobu udržitelnosti projektu

Závazky příjemců v době udržitelnosti  Naplnit nejpozději do ukončení realizace projektu (příp. do 1 roku od ukončení realizace projektu) a udržet cílové hodnoty vybraných indikátorů

 Pokud se jedná o délkové míry, plochy, počty vytvořených produktů atd. není problém.  Pokud se ale nakupuje majetek či soubor movitých věcí – je nutné zachovat soubory a veškerý nakoupený majetek s podrobnou inventarizací.

Závazky příjemců v době udržitelnosti  V případě dočasného nenaplnění indikátoru na základě objektivně nepředvídatelných příčin (vnější vlivy, havárie atp.) musí příjemce neprodleně informovat poskytovatele dotace a přijmout opatření vedoucí k obnovení žádoucího stavu, tj. naplnění cílové hodnoty indikátoru.  V případě nenaplnění / nezachování hodnoty indikátoru o více než 10 % cílové hodnoty může ŘO rozhodnout o částečném až úplném vrácení poskytnuté dotace.

Závazky příjemců v době udržitelnosti  Zachovat výsledky projektu v nezměněné podobě po celou dobu udržitelnosti  Zajistit, aby během doby udržitelnosti projektu nedošlo k takové podstatné změně výsledků projektu, která by ovlivnila povahu projektu nebo jeho prováděcí podmínky nebo poskytla neoprávněnou výhodu příjemci či veřejnému subjektu, tj. změnou formy vlastnictví položky infrastruktury nebo zastavením výrobní činnosti příjemce  Nakládat s jakýmkoliv majetkem získaným, byť jen částečně, z finančních prostředků dotace s péčí řádného hospodáře

Závazky příjemců v době udržitelnosti  Bez předchozího písemného souhlasu poskytovatele nepřevádět vlastnické právo k majetku, získanému (byť jen částečně) z finančních prostředků dotace (nezcizit majetek získaný z dotace), ani vlastnické právo neomezit např. zřízením zástavního práva  Vyžádat si písemný souhlas poskytovatele provedením změny vlastnických nebo užívacích (výpůjčka, půjčka, nájem, podnájem) majetku, nebyl získán v důsledku realizace projektu, ale užívání slouží k realizaci projektu nebo udržení výsledků

před práv který jeho jeho

Závazky příjemců v době udržitelnosti  Nevyužívat majetek získaný z dotace k jiným účelům, nesouvisejícím přímo s projektem.  Bez předchozího písemného souhlasu poskytovatele nepřevádět práva a povinnosti vyplývající z projektu na druhé osoby / subjekty.  Zajistit informační a propagační opatření v době udržitelnosti projektu v souladu s pravidly OP a relevantními právními předpisy ČR a EU.

Závazky příjemců v době udržitelnosti  Při užívání výsledků projektu naplňovat povinnosti, které mu plynou v oblasti horizontálních témat: – rovné příležitosti mužů a žen, – princip nediskriminace (zejména ve vztahu k osobám se zdravotním postižením),

– ochrana životního prostředí.

Závazky příjemců v době udržitelnosti  Umožnit výkon veřejnosprávní kontroly a poskytnout veškerou potřebnou součinnost poskytovateli a všem příslušným orgánům ČR a EU při výkonu jejich kontrolních oprávnění (práva a povinnosti vymezují zákony č. 320/2001 Sb. a 552/1991 Sb.) – vztahuje se i na partnera a dodavatele  ŘO realizuje min 1x za období udržitelnosti kontrolu na místě u příjemce (zpravidla v posledním roce udržitelnosti).  Kontrolu na místě v době může provádět také celá řada dalších subjektů s právem kontroly z úrovně ČR i EU.

Závazky příjemců v době udržitelnosti  Uchovávat veškerou dokumentaci (tj. doklady a dokumenty) související s předmětem dotace, včetně účetnictví, po dobu určenou právními předpisy ČR nebo EU, resp. 3 roky od ukončení programu, zároveň však nejméně do 31.12.2021 (u některých OP 31.12.2025), způsobem daným pravidly OP a relevantními právními předpisy ČR a EU, zejména zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví,, a zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě.

Závazky příjemců v době udržitelnosti  Předkládat monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu v období udržitelnosti projektu jedenkrát ročně k datu „výročí“ ukončení projektu. (Pozn.: pozor, způsob výpočtu lhůty pro předložení MZ se mezi jednotlivými OP různí).  Prokazovat sporné skutečnosti a rovněž se na výzvu poskytovatele účastnit případných jednání a řízení souvisejících s předmětem Smlouvy  Neprodleně písemně informovat poskytovatele o skutečnostech a změnách, které mají vliv na plnění právního aktu o poskytnutí dotace.

Závazky příjemců v době udržitelnosti  Informovat bez zbytečného odkladu poskytovatele o změnách svého majetkoprávního postavení, zejména:

– prohlášení konkurzu – podání insolvenčního návrhu – rozhodnutí o úpadku

– změně právní formy – zániku či přechodu nebo převodu práv a povinností na právního nástupce (pokud je to relevantní, vyžádat si souhlas poskytovatele)

Pojištění majetku  Příjemce se v právním aktu o poskytnutí dotace zavazuje pojistit veškerý pojistitelný majetek pořízený v rámci realizace projektu proti jeho poškození, zničení a ztrátě minimálně na hodnotu jeho pořizovací ceny vztažené ke způsobilým výdajům projektu Pojistitelný majetek = majetek pojistitelný v rámci běžných podmínek pojišťoven Nepojistitelnost příp. neekonomičnost pojištění musí být zpravidla doložena průzkumem trhu, respektive ŘO taxativně vymezuje typy majetku, na které se povinnost pojištění nevztahuje (např. liniové stavby atp.)

Pojištění majetku  Doba pojištění: – u nemovitostí zpravidla musí začínat nejpozději dnem zahájení stavby (povinnost pojistit stavbu je však možné převést na dodavatele), – u movitých věcí musí začínat nejpozději dnem předcházejícím dni ukončení projektu,

– musí trvat po celou dobu udržitelnosti projektu.  Je-li doba udržitelnosti projektu delší než doba použitelnosti majetku, je příjemce povinen pojistit takový majetek minimálně na celou dobu použitelnosti majetku.

Pojištění majetku  Způsob dokládání splnění povinnosti pojistit majetek je upraven pravidly OP. Z pojistné smlouvy musí být patrné, že se vztahuje k předmětu projektu.

 Jakékoliv změny týkající se pojistné smlouvy je příjemce povinen neprodleně písemně oznámit a doložit poskytovateli.  Příjemce je povinen neprodleně předložit poskytovateli hlášení o pojistné události.

Nakládání s majetkem pořízeným z dotace POZOR:  Poskytnutí dotace na majetek, jehož použitelnost je kratší než doba udržitelnosti předpokládá, že tento majetek bude na konci doby životnosti nejméně na dobu udržitelnosti nahrazen obdobným majetkem hrazeným příjemcem a ten bude pojištěn analogicky výchozímu stavu.  Při vyřazení majetku pořízeného z dotace před uplynutím doby udržitelnosti projektu je třeba postupovat v souladu s požadavky ŘO – předem konzultovat způsob dokládání.

Převod vlastnických či užívacích práv k majetku  Jakékoli převody vlastnických či užívacích práv k majetku jsou možné pouze na základě písemného souhlasu poskytovatele dotace!

 Poskytovatel dotace povolí převod vlastnických či užívacích práv k majetku pouze v případě, že: – tím nebude narušeno zachování výsledů a výstupů projektu a naplnění cíle projektu, – budou dodrženy podmínky zajišťující dodržení rovných příležitostí a hospodárného nakládání s veřejnými prostředky resp. majetkem pořízeným z veřejných prostředky.

Převod vlastnických či užívacích práv k majetku Obecně platí:  Prodej, výpůjčka či pronájem majetku, který byl pořízen z finančních prostředků dotace, musí být realizován za tržní cenu.  Nový nabyvatel či uživatel musí být vybrán na základě transparentního, otevřeného a nediskriminačního výběrového řízení.  Příjemce musí zajistit, aby nový nabyvatel či uživatel převzal závazky, které vyplývají z pravidel veřejné podpory a z povinnosti realizace a udržitelnosti projektu, souvisí-li tyto závazky s tímto majetkem.

Převod vlastnických či užívacích práv k majetku  Příjem z prodeje majetku, který je definován v pravidlech OP, nebo poskytnutí užívacího práva (např. nájemné) k jakémukoliv majetku musí být zahrnut do příjmů projektu, nezakládá-li dotace veřejnou podporu.  Tyto povinnosti příjemce, se týkají i majetku, který byl zhodnocen z finančních prostředků dotace, a musí je splnit i příspěvkové organizace, které nabývají majetek ve prospěch zřizovatele.

Převod vlastnických či užívacích práv k majetku  Pravidlo otevřeného výběrového řízení a tržní ceny nemusí být zpravidla naplněno pokud: 1) Příjemce - subjekt veřejného sektoru (veřejný zadavatel) zřídil nebo založil organizaci (společnost) za účelem poskytování služby, při které je majetek z projektu využíván a je jejím 100% vlastníkem a zároveň současně: – plně ovládá její řízení a kontrolu, – daná firma působí převážně na lokálním trhu, – z její činnosti nesmí mít prospěch žádný soukromý subjekt.

2) u projektů oblasti podpory zaměřené na fyzickou revitalizaci částí měst a obcí, resp. na regeneraci a revitalizaci brownfields je majetek pronajímán či vypůjčen subjektu veřejné správy pro výkon státní správy.

Vytvoření pracovních míst  Pracovní místa vzniklá v souvislosti s projektem musí být vytvořena do 1 roku od ukončení projektu a zachována po celou dobu udržitelnosti projektu, aby příjemce neohrozil proplacení dotace nebo ji nemusel vrátit.  Nositelem nově vzniklých pracovních míst může být příjemce, partneři projektu a provozovatelé vzniklé investice. Pracovní místa však musí vzniknout v přímé souvislosti s projektem (místo výkonu práce = místo realizace projektu).  Za naplnění a udržení indikátoru je vždy odpovědný příjemce.

Vytvoření pracovních míst  Naplnění indikátoru se dokládá přepočteným stavem zaměstnanců dle § 2 zákona č. 47/2002 Sb., o podpoře malého a středního podnikání ve znění pozdějších předpisů.  Do celkového počtu nových pracovních míst se mohou započítat i částečné úvazky (výpočet viz níže) a dohody o pracovní činnosti, ale nelze započítávat dohody o provedení práce.  Případný pokles počtu jiných pracovních míst (nesouvisejících s projektem) musí příjemce zdůvodnit a doložit, že se nejedná o pracovní místa související s podpořeným projektem.

Vytvoření pracovních míst  Prokazování nově vzniklých pracovních míst probíhá na základě porovnání přepočteného stavu zaměstnanců před a po realizaci projektu, dále se kontroluje zda jsou pracovní místa zachována po celou dobu udržitelnosti.  Nová pracovní místa musí být vytvořena nejpozději do jednoho roku od ukončení realizace projektu (tzn. že roční přepočtený stav zaměstnanců musí dosáhnout stanovené výše nejpozději do 2 let od ukončení realizace projektu).  Pracovní místa se vykazují v rozlišení na muže a ženy (nikoli vlastní závazek).

Vytvoření pracovních míst Doložení vytvoření a udržení pracovních míst:  přehled výpočtu přepočteného stavu zaměstnanců organizace (vč. skutečně odpracovaných hodin)  pracovní smlouvy  pracovní náplně  mzdové listy  Případně rovněž pracovní výkazy zaměstnanců na pozicích, které vznikly v souvislosti s realizací projektu (docházka)

Vytvoření pracovních míst  Pokud se vytvářejí nová pracovní místa u provozovatelů investice podpořené dotací, měl by si příjemce ve smluvních dokumentech s partnerem či provozovatelem investice dostatečně zajistit vytvoření a udržení nových pracovních míst včetně zakotvení povinnosti poskytnout příjemci veškeré povinné doklady ke kontrolám nových pracovních míst ze strany kontrolních orgánů tak, aby příjemce mohl plnění svých závazků náležitě prokázat.  V případě ukončení pracovního poměru zaměstnance je nutné obratem informovat poskytovatele dotace a doložit, že se příjemce aktivně snaží uvolněnou pracovní pozici obsadit (např. vývěska ÚP atp.).

Pravidla uchovávání dokladů a dokumentů  Příjemce dotace má povinnost uchovávat důležité doklady a dokumenty vztahující se k projektu. Doba archivace je stanovena právními předpisy ČR a EU, minimálně však do 31.12. 2021(2005).  Povinnost vytvoření a vedení spisu projektu.  Přehledné vedení a dosažitelnost dokumentů.

 V případě, kdy to vyžadují právní předpisy ČR, originály jsou dostupné v příslušné agendě (účetnictví, daňová evidence).  V ostatních případech jsou ve spisu projektu vedeny originály.

Pravidla uchovávání dokladů a dokumentů  Obsah spisu – Žádost o poskytnutí dotace, vč. příloh, – Smlouvu o poskytnutí dotace, vč. dodatků k ní, – Zjednodušenou žádost o platbu, vč. příloh (tzn. všechny účetní/daňové doklady), Žádost o platbu, – Monitorovací hlášení, monitorovací zprávy (vč. závěrečné monitorovací zprávy a monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu), vč. příloh, – Oznámení příjemce o změnách projektu, – Kompletní dokumentaci ke všem výběrovým či zadávacím řízením, – Veškerou elektronickou i písemnou korespondenci obsahující podstatné informace o administraci a realizaci projektu.

Pravidla uchovávání dokladů a dokumentů  Při zániku příjemce dotace během období před uplynutím lhůty pro archivaci musí být s územně příslušným státním oblastním archivem projednáno zabezpečení spisu příjemce. O jednání musí být informován poskytovatel dotace. Pokud dokumenty zanikajícího subjektu nepřebírá jeho právní nástupce, Řídicí orgán musí mít možnost výběru a převzetí důležitých dokumentů

Pravidla uchovávání dokladů a dokumentů  Originály i kopie dokladů a dokumentů jsou uchovávány v tištěné podobě.  V případě, že jsou ve spisu vedeny kopie, musí být uveden odkaz na umístění originálu.  V případě uchovávání dokumentů na elektronických médiích je třeba vzít v úvahu životnost těchto nosičů.  Příjemce dotace má povinnost zajistit podmínky pro archivaci dokumentů zaručující, že nedojde k poškození či ztrátě těchto dokumentů.

Personální zajištění projektu v období udržitelnosti  Je vhodné určit pracovníka, který bude v době udržitelnosti zodpovědný za: – vedení spisu projektu a dodržení pravidel archivace v souladu s požadavky poskytovatele dotace, – sledování dodržování povinností vymezených právních aktem v době udržitelnosti (součinnost ostatních odborů), – poskytování součinnosti při kontrolách, – zpracování monitorovacích zpráv o zajištění udržitelnosti projektu – plnění oznamovací povinnosti vůči poskytovateli dotace (změny, pojistné události atp.).

 Tyto povinnost je vhodné vymezit písemně a při odchodu pracovníka převést tyto povinnosti na jeho nástupce.

Rizika projektu v době udržitelnosti  Nedodržení povinností ve vztahu k majetku pořízenému z dotace (důvodem nemusí být úmysl, ale mezery v projektovém řízení, nedostatečná součinnost odborů, nejasné vymezení kompetencí a zodpovědností, neexistence interních směrnic).  Ze spisu je „vypůjčována“ dokumentace, která není do spisu vrácena (proto je důležitý „správce dokumentace“).  Majetek není v době udržitelnosti pojištěný (opomenutí prodloužení smlouvy).  Neudržení výstupů (typickým příkladem mohou být pracovní místa).

Rizika projektu v době udržitelnosti  Výstupy projektu využívají i jiné subjekty, než definovaná cílová skupina.  Na projektu byly realizovány změny bez předchozího souhlasu poskytovatele dotace.  Není dodržena publicita.  Monitorovací zpráva o udržitelnosti není předložena ve stanoveném termínu.  Monitorovací zpráva o udržitelnosti neobsahuje podstatné náležitosti (možnost kontroly ex post).  Projekt generuje příjmy neodhadnutelné předem, které příjemce nenahlásí poskytovateli dotace.

Rizika projektu v době udržitelnosti  Pokud u projektu není možné příjmy předem objektivně odhadnout, je příjemce povinen vrátit příjmy projektu vytvořené v období pěti let od ukončení projektu (nejpozději však do doby uzavření operačního programu). Příjmy příjemce vrací v poměru k výši poskytnuté dotace.

Podkladem výpočtu bude příjemcem přehled příjmů a výdajů projektu.

předložený

Důsledky porušení povinností ve vztahu k udržitelnosti  Nesrovnalost - porušení právních předpisů ES nebo ČR v důsledku jednání nebo opomenutí příjemce dotace, které vede nebo by mohlo vést ke ztrátě v souhrnném rozpočtu EU nebo ve veřejném rozpočtu ČR, a to započtením neoprávněného výdaje do souhrnného rozpočtu EU nebo do veřejného rozpočtu ČR.  Porušení rozpočtové kázně (zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů) - každé neoprávněné použití nebo zadržení finančních prostředků dotace příjemcem.

Důsledky porušení povinností ve vztahu k udržitelnosti • Příjemce je povinen v případě porušení rozpočtové kázně provést odvod ve výši 100 % neoprávněně použitých prostředků v souladu s § 22 odst. 4 zákona č. 250/2000 Sb. • Dále je příjemci vyměřeno penále ve výši 1 promile za každý den prodlení, tj. od doby vzniku pochybení. • Poskytovatel si vyhrazuje právo určit konečnou výši částky dotace, kterou je příjemce v důsledku porušení rozpočtové kázně povinen vrátit. V případě odstoupení poskytovatele dotace od Smlouvy/Rozhodnutí je vratka až 100% dotace (nezakládá nárok na vrácení odvodu za porušení rozpočtové kázně).

Důsledky porušení povinností ve vztahu k udržitelnosti • Při neoprávněném použití peněžních prostředků odpovídá odvod za porušení rozpočtové kázně výši poskytnutých prostředků, ledaže podle smlouvy nebo rozhodnutí o poskytnutí těchto prostředků se za porušení méně závažné konkrétní povinnosti uloží odvod nižší. • Pro stanovení nižšího odvodu uvede poskytovatel ve smlouvě nebo rozhodnutí procentní rozmezí vztahující se k poskytnutým peněžním prostředkům.

Děkujeme za pozornost.

Dotazy Případně písemně na [email protected]

http://www.strukturalni-fondy.cz/Jak-na-fondy