The Sustainable Suitcase The Sustainable Suitcase is een handige koffer voor erfgoedinstellingen die met duurzaamheid actief aan de slag willen
December 2011
The Sustainable Suitcase
The Sustainable Suitcase is een handige koffer voor erfgoedinstellingen die met duurzaamheid actief aan de slag willen. De koffer heeft vijf vakken: 1. WAT IS DUURZAAMHEID OF MVO ? 2. WAAROM DUURZAAMHEID IN DE ERFGOEDSECTOR? 3. WAT LEVERT HET OP? 4. TIPS EN ERVARINGEN 5. HOE GAAN WE VAN START?
1. WAT IS DUURZAAMHEID OF MVO? Met duurzaamheid richten we ons bewust op de generaties van de toekomst. De zorg dat deze in een leefbare omgeving kunnen wonen en werken, is een verantwoordelijkheid van onze generatie. Hoe bewuster we ons zijn van de manier waar we handelen, produceren, eten, energie gebruiken en met onze medemens omgaan, hoe groter de kans dat we een omgeving achterlaten waarin onze kinderen en kleinkinderen gezond en met plezier kunnen leven. Dat is duurzaamheid. De manier waarop deze bewustwording door veel organisaties inmiddels in handelen is omgezet, wordt ook wel maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) genoemd. Een manier van bewust ondernemen die duurzaamheid als doel heeft. Beide begrippen worden in de praktijk door elkaar heen gebruikt. Voor de erfgoedsector is duurzaamheid een natuurlijk doel dat als het ware in de dagelijkse activiteiten vervlochten zou moeten zijn. Toch zijn veel instellingen in de erfgoedsector nog niet bewust bezig met duurzaamheid. Terwijl juist deze sector zoveel kan toevoegen en ook kan winnen bij het actief omgaan met duurzaamheid. Erfgoed Nederland heeft daarom samen met vertegenwoordigers uit deze sector en het bedrijfsleven een visie op duurzaamheid c.q. MVO in de erfgoedsector geformuleerd.
The Sustainable Suitcase
Met onderstaande visie heeft de erfgoedsector handvatten om uitvoering te geven aan de implementatie van duurzaamheid in de eigen organisatie.
Duurzaamheid betekent tegemoet komen aan de wensen van vandaag zonder toekomstige generaties hun behoeften te ontzeggen. Dit doen wij als erfgoedsector vanuit overtuiging, door vanuit openheid samen te werken met diverse partijen; • meer te doen met minder; • de omgeving minder te belasten; • een goede werkgever en • een maatschappelijke partner voor globale en lokale gemeenschappen te zijn.
2. WAAROM DUURZAAMHEID IN DE ERFGOEDSECTOR? Behoud van erfgoed en duurzaamheid gaan hand in hand. Maar als duurzaamheid al zo’n vanzelfsprekendheid is, waarom is het dan belangrijk dat instellingen binnen de sector daarmee ook bewust en actief aan de slag gaan? Organisaties kunnen het zich in de 21e eeuw simpelweg niet meer permitteren om duurzaamheid buiten de deur te houden. Bij vergunningen, aanbestedingen en grote samenwerkingsovereenkomsten wordt er door overheden maar steeds vaker ook door bedrijven en financiers gevraagd wat de partnerorganisatie doet om duurzaamheid in het dagelijks proces te verankeren. De vraag naar Fair Trade producten stijgt, ook in tijden van economische neergang. De consument maar ook de (toekomstige) werknemer wordt steeds kritischer. .. Duurzaamheid is een proces van bewustwording dat zich als een olievlek uitbreidt en dat bij elke organisatie gecommuniceerd zou moeten worden op
The Sustainable Suitcase beleids- en gedragsniveau naar alle stakeholders, waaronder medewerkers en publiek. Als je contact wilt houden en aantrekkelijk wilt zijn voor de groepen in de samenleving die voor jou belangrijk zijn, is het dus zaak om duurzaamheid eens onder de loep te nemen. Er gebeurt ongetwijfeld al veel binnen je organisatie. Het is nu zaak om dat in kaart te brengen en dat ook te laten zien. En wat kun je nog toevoegen aan deze lijst? Denk daarbij aan de drie aspecten van duurzaamheid: People (medewerkers, bezoekers, stakeholders, omwonenden), Planet (gebouw, materialen) en Profit (kostenbewustwording en –besparing).
3. WAT LEVERT HET OP?
Bewust en actief omgaan met duurzaamheid levert concrete voordelen als:
3. WAT LEVERT HET OP?
Bewust encollega’s actief omgaan metover duurzaamheid concrete voordelen • Fun: samen met nadenken duurzamerlevert werken levert veel ple- als: zier op. Daardoor wordt beter samengewerkt, ook op andere terreinen, en Fun:loyaliteit samen met collega’s nadenken over duurzamer werken levert veel ontstaat •meer bij medewerkers. plezier op. Daardoor wordt beter samengewerkt, ook op andere terreinen, en ontstaat loyaliteit bij medewerkers. • Bestaansrecht: als meer alle stakeholders vragen om een duurzaam beleid, zal een • Bestaansrecht: alle stakeholders vragen om een duurzaam beleid, zal organisatie daar iets mee als moeten doen. een organisatie daar iets mee moeten doen. • Versteviging van reputatie : bij overheden, financiers, bezoekers, mede• Versteviging van reputatie : bij overheden, financiers, bezoekers, medeweren , omwonenden. Je bent als aantrekkelijker organisatie aantrekkelijker als je je kers en ,werkers omwonenden. Je bent als organisatie als je je klanten klanten ‘een goed gevoel’ geeft, een gevoel van zingeving. Bovendien ‘een goed gevoel’ geeft, een gevoel van zingeving. Bovendien levert samen- levert samenwerking met private bedrijven minder afhankelijkheid van subsidiewerking met private bedrijven minder afhankelijkheid van subsidieverleners op. verleners op. Betere aansluiting bij stakeholders: het opzetten een duurzaamheid• Betere •aansluiting bij stakeholders: het opzetten van een van duurzaamheidbeleid beleidnaar opent deuren naar nieuwe naar die zich met opent deuren nieuwe netwerken, naarnetwerken, organisaties dieorganisaties zich met hetzelfde hetzelfde thema bezighouden. Dat creëert verbinding, die mogelijk weer tot thema bezighouden. Dat creëert verbinding, die mogelijk weer tot nieuwe sanieuwe samenwerkingleidt. menwerkingleidt. • Groter (kosten)bewustzijn bij publiek en medewerkers: mensen komen en werken graag in een En hoe meerkomen ze daarbij • Groter (kosten)bewustzijn bij‘duurzame’ publiek en omgeving. medewerkers: mensen en betrokken worden, hoe groter de kans datEn zij hoe zich meer ook inzehun privéomgeving werken graag in een ‘duurzame’ omgeving. daarbij betrokken meer bewust worden van duurzaamheid. En dat weer kunnen overbrengen worden, hoe groter de kans dat zij zich ook in hun privéomgeving meer bewustaan hunduurzaamheid. kinderen en familieleden. worden van En dat weer kunnen overbrengen aan hun kinderen en familieleden.
The Sustainable Suitcase 4. TIPS EN ERVARINGEN
Veel organisaties in de erfgoedsector hebben al ervaring met het implementeren van duurzaamheid. Ze zijn graag bereid om deze ervaringen te delen.
Inspiratie opdoen? • Diana Wind, directeur van het Stedelijk Museum Schiedam, vertelt in bijgaand artikel hoe duurzaamheid verankerd is in haar museum en wat het oplevert. • Het Van Gogh Museum werkt samen met onderzoekers van Shell in onderzoek naar verduurzaming van de werken van Van Gogh. Een bijzondere alliantie* met het bedrijfsleven. * • Nederlands eerste Tattoo Museum is dankzij samenwerking tussen huurder en verhuurder een duurzaam museum** geworden. • Reductie van CO2 uitstoot? Bij het nieuwe Limburgs Museum*** heeft de provincie een duidelijk doel geformuleerd.
Meer informatie:
• Nederlandse Museum Vereniging # • Website sustainability Britse Museum Association ## • Afstudeeronderzoek naar MVO binnen musea. ###
*http://www.bnr.nl/programma/bnrduurzaam/216087-1111/amsterdam-krijgt-duurzaam-tattoomuseum ** http://www.bnr.nl/programma/bnrduurzaam/216087-1111/amsterdam-krijgt-duurzaam-tattoomuseum *** http://www.limburgsmuseum.nl/nieuwbouw/duurzaamheid/ # http://www.museumvereniging.nl/Projectenonderzoek/Duurzamemusea.aspx ## http://www.museumsassociation.org/campaigns/sustainability/sustainability-report ### http://www.milieuzorgoverheden.nl/locaties/museum/scriptie_mvo_musea.html
The Sustainable Suitcase
5. HOE GAAN WE VAN START?
Overtuigd dat je met een actief duurzaamheidbeleid wilt starten? Dan volgt nu de praktische fase. ervaring beschikbaar om je verder te helpen – maak daar vooral gebruik van. Vergeet niet dat duurzaamheid integreren in je beleid ook een proces is van stappen. Ga vooral ook uit van je eigen kracht en doelstelling.
Wat zijn volgens de ervaringsdeskundigen de randvoorwaarden om duurzaam te gaan werken? • Een heldere visie en duidelijke doelstelling ;
• Beschikbaarheid van voldoende middelen;
• Draagvlak bij de top van de organisatie, het middelmanagement en de medewerkers/ondernemingsraden;
• Beschikbaarheid van voldoende menskracht;
• Goed personeelsbeleid, aandacht voor motivatie van medewerkers, en optimaal medewerkersbestand waarin de juiste mensen op de juiste plekken zitten; • Begin top-down met een heldere visie, en vervolg bottom-up; betrek medewerkers bij de plannen;
Tools: Om het gemakkelijker te maken hebben wij een concreet stappenplan gemaakt, met daarin ook praktische tips van instellingen. Ook is er een handige checklist beschikbaar voor de eerste fase. Wat gebeurt er al in je organisatie en wat is nodig om tot een beleid te komen dat voor jullie goed werkt?
• Bereidheid om duurzaam gedrag te belonen; • Goede communicatie (in- en extern); • ‘Keep it simple’, maak het passend bij de organisatie en begin met kleine stappen;
Veel plezier en succes met het uitpakken van de koffer!
1
STARTFASE : BEPAAL WAAR JE STAAT Houd een nulmeting waarbij je precies opschrijft bij welke organisatieaspecten – klein en groot – al duurzaam gewerkt wordt. Maak daarbij gebruik van een checklist en houdt 3 P’s (people, planet en profit) in je achterhoofd. Betrek alle afdelingen bij dit vooronderzoek. Check of de gemeente wil meehelpen, bijvoorbeeld door ambassadeurschap. Er zijn zgn. Millenniumgemeenten die zich officieel inzetten om de Millenniumdoelstellingen 2015 te halen. Ook het Cittaslow-keurmerk voor gemeenten kan een reden zijn om als duurzaamheidambassadeur op te treden. Door dit lijstje op te stellen krijg je inzicht op welke punten je al goed bezig bent, waar de quick wins zitten en waar bijvoorbeeld nog een flinke investering nodig is om echt duurzaam te kunnen ondernemen. Breng de eigen omgeving in kaart. Welke bedrijven en andere organisaties doen als iets met MVO?
TIPS Organiseer een teamdag om je medewerkers te motiveren en bewust te maken van de voordelen van duurzaamheid; Laat directie/bestuur een actieve rol spelen; Leer van elkaar: Zoek voorbeelden van vergelijkbare organisaties die al met MVO bezig zijn. Wat goed werkt kan overgenomen worden! Zoek als instelling naar een collegaorganisatie die ook wil starten met MVO en trek als ‘maatjes’ samen op in het proces. Benader bedrijven in de buurt die ook bezig zijn met MVO en kijk waar je elkaar kunt versterken. Een mooie binnenkomer zou kunnen zijn dat je met hen een gesprek aangaat om te leren van hun ervaringen op dit gebied. Wie weet komt daar ook een mooie samenwerking uit.
2
BEPAAL JE MISSIE EN VISIE Hoe maatschappelijk verantwoord moet jouw organisatie worden? En wat levert het op? Pas als je die vraag hebt beantwoord, kun je gericht op zoek gaan naar duurzame
TIPS Kijk ook naar de missie/visie van de ‘voorbeeld’organisaties. Soms kun je deze heel makkelijk overnemen.
oplossingen binnen en buiten jouw organisatie. Bekijk het vooral zakelijk en laat je niet teveel leiden door ideële overwegingen. Investering vergt een zakelijke blik op het verwachte resultaat. Hoe duidelijker dat omschreven is, des te beter de opbrengsten in kaart kunnen worden gebracht.
Antwoord op die vraag vind je door jezelf de volgende dingen af te vragen: • Wat levert het op voor jouw organisatie als je met MVO aan de slag gaat? Denk daarbij niet alleen aan de ideële motivatie, maar aan alle voordelen die het biedt (bestaansrecht, versteviging van reputatie, saamhorigheid onder medewerkers, betere aansluiting bij stakeholders, groter (kosten)bewustzijn bij publiek en medewerkers). • Wat is je motivatie om voor MVO te gaan? (kosten, milieu, druk van buitenaf) • Welke rol in de maatschappij wil je met jouw organisatie vervullen? (Denk daarbij aan milieu, medewerkers, bezoekers, leveranciers en klanten en andere stakeholders). • Hoever wil je gaan met MVO? (basisprincipes, quickwins of het totale pakket) • Wat is je budget? (niets, beperkt of zoveel als nodig is om de switch volledig te kunnen maken). • Als de missie bepaald is, integreer deze dan in je beleidsplan.
3
STEL SPECIFIEKE DOELEN Nu je een globaal beeld hebt van de mogelijkheden en beperkingen om over te stappen op duurzaam ondernemen, is het tijd om de specifieke doelen te bepalen. Maak onderscheid tussen de korte, middellange en lange termijn. Natuurlijk zijn de doelen SMART geformuleerd! Probeer zo concreet mogelijk te zijn. Er zijn wat voorbeelden te vinden van algemene initiatieven die je kunt ontplooien, maar uiteindelijk zijn er oneindig veel mogelijkheden waar je jouw eigen invulling aan kunt geven. Maak vooral gebruik van de bestaande kennis. Ook hier: informeer bij instanties en bedrijven die al verder zijn met MVO. (Aanvullen met actieplannen voortrekkers).
ACTIE: link naar MISSIES VAN musea
TIP Organiseer een brainstorm met je medewerkers, Raad van Advies, en andere relevante stakeholders. Het voordeel hiervan is draagvlak, en uiteindelijk een zo volledig mogelijk plan. Ieder heeft weer een eigen visie en ideeën.
4
MAAK EEN ACTIEPLAN De volgende stap om je organisatie te verduurzamen is door de in stap 3 opgestelde doelen om te zetten in doelstellingen die je verwerkt in het actieplan. Geef per doelstelling aan o wie het gaan oppakken en uitvoeren, o wat ervoor nodig is (materiaal en kennis) en o wanneer het voltooid moet zijn. Maak onderscheid tussen projecten (tijdelijk) en het ongoing proces. Stel een voortrekkersteam samen. Stel middelen (en menskracht) ter beschikking. Communiceer je actieplan intern en houdt het levend.
TIPS Maak een GO-Kit waarmee mensen aan de slag kunnen.(voorbeeld.. aanvullen) Bespreek het actieplan op elk regulier intern overleg om het onder de aandacht te houden. Kijk eens naar hergebruik van materialen: musea hebben sokkels, tafels, vitrinekasten in depots. Museumplaats biedt een oplossing door als digitale marktplaats vraag en aanbod bij elkaar te brengen. Hoe zit het met het energiegebruik? Kijk eens op de website www.energiecentrum.nl. voor tips over energie besparen, subsidies, energiezorg en energie inkopen.
5
CREËER DRAAGVLAK
TIPS Laat je medewerkers een commitment statuut ondertekenen. Distilleer de 10 ‘gouden tips’ en beloon deze. Communiceer voortdurend intern in alle media die beschikbaar zijn (intranet, nieuwsbrief). Wat zijn de mooie voorbeelden? Zet het medewerkeruitje ook in het teken van maatschappelijke betrokkenheid. Samen iets doen schept een band. Houdt het levend : ‘frappez toujours’.
Draagvlak is een belangrijk element om iets succesvol door te voeren in een organisatie. Zo ook bij duurzaam ondernemen. Je creëert voldoende draagvlak door: • • •
6
Werknemers voortdurend op de hoogte te houden van de nieuwste ontwikkelingen. Iedereen moet zich verantwoordelijk voelen! Medewerkers actief te laten meedenken en met de input ook daadwerkelijk aan de slag te gaan. Denk ook aan organen als de Ondernemingsraad. Tips te (laten) geven hoe iedere werknemer bij kan dragen aan het duurzaam ondernemen (al is het maar dubbelzijdig printen of het licht uitdoen). Dit kan heel laagdrempelig door een flap op een centraal punt te hangen waar collega’s hun ideeën kunnen aangeven.
MEET EN EVALUEER
Welke doelstellingen zijn op tijd behaald en welke niet? Heeft iedere doelstelling het gewenste effect bereikt? Wat is er eventueel mis gegaan en waardoor komt dat? Kijk waar er bijgestuurd moet worden en of het actieplan moet worden aangepast. Communiceer de uitkomst van deze evaluatie binnen de organisatie en vraag of werknemers en andere betrokkenen willen meedenken om het proces van duurzaam ondernemen nog verder te verbeteren. Vertel tot slot ook zeker over de successen en positieve resultaten en reacties van de omgeving. Dat motiveert iedereen om ermee door te gaan.
TIP Plaats een meetlat met resultaten op een centrale plek bv. in de hal zodat medewerkers en bezoekers het kunnen zien.
7
COMMUNICEER JE MVO-ACTIVITEITEN AAN DE BUITENWERELD Wanneer je actieplan zo goed als voltooid is, is het tijd om aan de buitenwereld bekend te maken dat jouw organisatie voor duurzaamheid gaat.
Wees niet te bescheiden, en maak duidelijk aan (nieuwe) klanten (strategische) contactpersonen en andere stakeholders en bezoekers dat jouw organisatie tegenwoordig bewust nadenkt over de toekomst en het milieu.
Kijk of je kunt aansluiten bij vergelijkbare organisaties om ervaringen uit te wisselen. Je vergroot dan tevens je netwerk.
TIPS: Sluit je aan bij een MVO-keurmerk en neem het logo op in al je communicatiemiddelen. Geef je op voor duurzaamheidwedstrijden en andere MVO-stimuleringsprijzen Breng je verhaal over het bewustwordingsproces en de manier van aanpak aan de man bij media. Plaats je MVO missie prominent op je website, en communiceer ook de resultaten (‘walk your talk’). Maak een vaste rubriek in bv je nieuwsbrief of magazine en laat medewerkers aan het woord.
Checklist duurzaamheid STATUS
ITEM 1. PLANET 1.1 Afval Kiezen we bij de aankoop van materialen (papier, catering) voor grootverpakkingen? Gebruiken we geen individuele portieverpakking? Wat doen we met decoratiematerialen ? Weggooien of hergebruik? Wordt printen van documenten ontmoedigd? Dubbelzijdig printen gestimuleerd? Zijn er sorteerafvalbakken? Worden er glazen gebruikt of recyclebare bekers? 1.2. Catering Werkt de cateraar met (uitsluitend) bio-dranken en bio-voedingsproducten? Willen we vleesconsumptie verminderen ? Bijvoorbeeld door aanbieden van een vegetarisch alternatief. Werkt de cateraar met lokale en seizoensgebonden producten. Gebruiken we duurzame materialen in plaats van wegwerpmateriaal (bekers, glazen)? 1.3. Mail Kiezen we voor een digitale post/facturering waar mogelijk? Als er toch wordt gekozen voor papieren communicatie, laten we deze drukken op gerecycleerd of FSC-gelabeld papier, met milieuvriendelijke inkten? Welk papier gebruiken we? Kan dat milieu-vriendelijker? 1.4. Energie Gaan we zuinig om met energie en stimuleren dat bij medewerkers? Voeren we energiebesparende maatregelen in en maken we afspraken met de cateraar over het gebruik van energiebesparend keukenmateriaal (bij voorkeur met het A-label), spaarlampen, energiebesparende pompen voor afvalwater? Kiezen we voor levering van groene energie, LED lampen?
ACTIE
1.5. Water Brengen we het waterverbruik in kaart? Kunnen we waterbesparende maatregelen nemen? 1.6. Schoonmaak Gebruiken we milieuvriendelijke producten voor de schoonmaak? Wat doet het schoonmaakbedrijf? In de toiletten gerecycleerd wc-papier voorzien en, indien gebruik gemaakt wordt van papieren afdroogdoekjes, zorgen dat deze ook van 100% gerecycleerd papier zijn 1.7. Relatiegeschenken/gadgets/kerstpakketten Zijn relatiegeschenken echt nodig? Zorgen we voor een duurzaam aandenken: waardevol, functioneel, afvalvrij? Overwegen we de mogelijkheid dat mensen kiezen voor het sponsoren van een goed doel of een milieuvriendelijke realisatie (bosaanplant, NOVIB) in plaats van een relatiegeschenk/kerstpakket? 1.8. Communicatie over duurzaamheid Communiceren we in- en extern voldoende over ons duurzaamheidbeleid? o Op homepage van website vermelden wat het beleid t.a.v. duurzaamheid inhoudt. o Intern voortdurend in alle media (blad, intranet) communiceren wat er gedaan wordt aan duurzaamheid – dit vergroot draagvlak. o Extern waar nodig communiceren, bijvoorbeeld bij vergunningaanvraag of aanbestedingen, wat het beleid en de projecten zijn. 2. PEOPLE 2.1. Impact op de omgeving Welke positieve (of negatieve) externe effecten heeft onze activiteit op de buurt? o voor buurtbewoners o voor tewerkstelling in de buurt o voor andere bedrijven en horeca in de buurt Wordt er verbinding gemaakt met maatschappelijke instellingen/bedrijven in de buurt? B.v. voor het gebruiken van ruimtes, logistieke ondersteuning, sponsoring, inzetten van medewerkers, etc.
Worden de buurtbewoners betrokken bij onze activiteiten? Hebben ze inspraak? Worden ze op de hoogte gebracht van ontwikkelingen waar mogelijk overlast uit voortvloeit? Heeft de organisatie duurzame effecten op de buurt op langere termijn? B.v. extra werkgelegenheid, extra infrastructuur, postieve effecten voor de handel, etc. Wordt er gewerkt met locale leveranciers (bv bakker, bloemenwinkel, boekwinkel) of wordt er groot ingekocht? 2.2. Werknemers : Wordt er gewerkt met minderheden (gehandicapten, kansarmen)? Hoe is het beleid t.a.v. de ‘work/life balance’? Hoe worden nieuwkomers onthaald en begeleid? Is er coaching mogelijk? Hoe wordt er omgegaan met persoonlijke ontwikkeling? Wordt vrijwilligerswerk gestimuleerd? Is er een diversiteitsbeleid of concrete doelstelling? Is ons pand toegankelijk voor personen met een handicap? Vinden er exitgesprekken plaats? Worden ex-werknemers als ‘ambassadeurs’ beschouwd? 2.3. Inkoop Waar komen de producten vandaan die gebruikt worden in onze organisatie? Kunnen wij meer gebruik maken van locale toeleveranciers? Welke producten met een Fair Trade keurmerk gebruiken we? En communiceren we dat ook? PROFIT Welke winst levert duurzaamheid ons op? Met welke afnemers/toeleveranciers werken wij? Vinden we het belangrijk dat deze aantoonbaar een duurzaamheidsbeleid voeren? Welke waarde heeft de aanwezigheid van onze organisatie voor de gemeente? En voor de nationale overheid?
Duurzaamheid is gewoon méér doen met minder Op een mooie zonnige winterdag zoeken we door de smalle sfeervolle straatjes naar de achteringang van het Stedelijk Museum Schiedam. Het prachtige neoclassicistische gebouw - ooit bekend als Sint Jacobs Gasthuis - herbergt sinds 1940 het Schiedams museum met Nederlandse beeldende kunst van na 1945. Een bijzonder museum - niet in de laatste plaats vanwege de voortdurende aandacht voor duurzaamheid. Duurzaamheid is een veelgebruikt en daardoor soms uitgehold begrip. In Schiedam wordt het echter door museumdirecteur Diana Wind en haar team op allerlei manieren meegenomen in de dagelijkse bedrijfsvoering. Reden om een kijkje te nemen en Diana Wind te vragen naar haar motivatie om in veel opzichten een duurzaam museum te willen zijn. Als we onze auto bij de achterzijde willen parkeren komt meteen een medewerkster behulpzaam naar buiten met een parkeervergunning. Binnengekomen valt de goede werksfeer op en de warme gastvrijheid waarmee bezoekers worden verwelkomd. ‘Dat is inderdaad een van onze speerpunten’ beaamt Diana Wind. ‘Een van mijn eigen doelen toen ik hier zestien jaar geleden als directeur begon, was investeren in een mensgericht beleid. Waarin respect voor elkaar, inzet en een goede werksfeer centraal staat. We hebben onder meer gewerkt met ‘management drives’, een methodiek die gebaseerd is op het ontdekken van ieders drijfveren’. Inzicht daarin geeft verrassende invalshoeken drijfveren bepalen immers hoe iemand functioneert en hoe iemand wordt gemotiveerd. Niet alleen het Schiedamse management, maar de hele organisatie werd in dit proces meegenomen. Dus ook de suppoosten en de mensen die in de museumwinkel werken. ‘We hebben het echt gezamenlijk vormgegeven en dat heeft goede resultaten opgeleverd. Het ziekteverzuim daalde naar een percentage van amper 2,3%. De term ‘overwerk’ bestaat hier niet want iedereen werkt mee aan het gezamenlijk doel: het runnen van het museum. Ook het mentaal verzuim is laag; er wordt hard gewerkt door alle medewerkers. Er kwamen minder irritaties en dus wordt er veel efficiënter gewerkt dan voorheen.’ Het klinkt bijna alsof het personeelsbeleid hier van een leien dakje gaat. ‘In het begin moest hard gewerkt worden om dit alles onder de aandacht te krijgen. Daar hoorde ook bij dat men altijd eerlijk tegen elkaar is en elkaar feedback geeft. Ook weleens met de conclusie dat mensen beter in een andere organisatie konden gaan werken. Dat is alleen maar gezond.’ Wat heeft geholpen is het ‘commitment statuut’ dat door elke medewerker wordt ondertekend. In het statuut dat door de mensen zelf is opgesteld, staan afspraken over omgaan met elkaar, duidelijke afspraken, projectmatig, bewust en doelgericht werken. Een toonbeeld van simpelheid, en toch werkt het goed.
Binding Ook in de grote groep vrijwilligers wordt geïnvesteerd. ‘Betrokkenheid is erg belangrijk. Zo heeft een groep vrijwilligers bij Collectie Management een aantal jaren geleden bij de weduwe van Lucebert thuis mogen helpen met inventarisatie van de bibliotheek. Dat is natuurlijk geweldig om te doen’. Binding creëren staat hierbij voorop. ‘Via vrijwilligers krijg je onder meer een band met allerlei groepen in de stad, zoals bijvoorbeeld oudere bezoekers, politici en middenstand. Heel belangrijk voor een museum’. Volgens Wind past de mensgerichte filosofie naadloos in het begrip ‘duurzaamheid’. Voor haar betekent duurzaamheid simpelweg ‘meer doen met minder’. Efficiënt werken dus. Dat bereik je met een goede werksfeer. En met efficiënter gebruik van middelen. ‘In een museum gaan heel wat materialen om. Vroeger stond na het afbreken van een tentoonstelling de gang vol met afgedankte spullen. Afvalcontainers zaten vol. Tegenwoordig zijn de containers een stuk leger en staat er niets meer in de gang. Materialen worden zoveel mogelijk hergebruikt’. Materialen We zien het zelf als we het museum doorlopen. In deze novemberdagen ruikt het naar versgebakken pepernoten en is de kapel van het museum ingericht als het paleis van Sinterklaas waar schoolklassen worden ontvangen. In de prachtige entourage van de kapel is onder meer een vitrine met antiek speelgoed te bewonderen. Diana Wind laat zien hoe de vitrine die voor een andere tentoonstelling werd gemaakt met goudpapier simpel is omgetoverd tot een heuse Sinterklaaskast. ‘Tegenwoordig wordt kritisch bekeken welke materialen echt nodig zijn om een mooie tentoonstelling te maken. Is het altijd noodzakelijk om van heinde en verre kunstwerken te laten invliegen? Kosten spelen een rol bij deze afweging, maar zeker ook de impact op het milieu.’ Ook wordt veel samengewerkt met locale bedrijven en instellingen om efficiëntie te bevorderen. ‘Opslag van materiaal bijvoorbeeld. En we werken samen met een locale grafisch vormgever.’ Het drukwerk wordt gemaakt in een sociale werkplaats en de catering wordt van locale winkeliers betrokken. ‘We proberen zo dicht mogelijk bij huis te blijven en zo min mogelijk (duur) transport te gebruiken’. En natuurlijk is alles ‘Fair Trade’ en biologisch? ‘Wat onze eigen personeelslunches en de inhoud van de kerstpakketten betreft, absoluut’ verzekert Diana Wind. ‘En we doen ons uiterste best ook de uitbaters van het museumcafé daarvan te overtuigen’. In de museumwinkel vinden we onder meer tassen en mapjes die gemaakt zijn van tentoonstellingsbanieren. ‘Vroeger werden ze weggegooid na gebruik, nu dienen ze als materiaal voor hippe tassen, waar onder andere ook de kerstpakketten in worden verpakt. Een leuk gebaar en minder verpakkingsmateriaal’ lacht ze. Toch is de speciale aandacht voor duurzaamheid op de website nergens zichtbaar terug te vinden. ‘Zeker een actiepunt voor de nabije toekomst’ zegt Wind stellig. ‘Ik heb tijdens een studiereis in Engeland gezien hoe dat anders kan. Je hebt als museum ook een maatschappelijke rol te vervullen en hoe beter dat tot uiting komt, hoe meer mensen je daarin mee kunt krijgen. Ook je publiek’.
Inspiratie Zijn er nog terreinen waarop duurzame winst te behalen is? ‘Nog bewuster omgaan met energie’ zegt Wind, terwijl ze al lopend door het gebouw het licht uitdoet in een lege kamer. ‘Minder lampen, minder electriciteitsgebruik. Je moet er steeds bovenop zitten. Ook het printen van documenten kan verminderen. Ik zie nog steeds te veel papier’. Wat adviseert Diana Wind instellingen waar duurzaamheid nog in de kinderschoenen staat? ‘Investeer in je personeel. Dat heeft ook winst voor jezelf, als leidinggevende heb je meer plezier en minder zorgen als er in jouw organisatie een goede werksfeer is. Verder is het belangrijk dat de directie zelf altijd de stimulerende factor is. Maak het vooral leuk voor iedereen, en maak de resultaten ook zichtbaar.’ Wind zelf putte inspiratie uit twee boeken, ‘In Search of Excellence’ en ‘De Semco-stijl‘. ‘Er staan voorbeelden in van organisaties die mij zeer aanspreken. Mensgerichte organisaties waar de klant centraal staat. Dat is heel belangrijk in een museum’ zegt Wind terwijl ze glimlachend naar de kleuters kijkt die om Sinterklaas heen drommen.
Petra van Rijn November 2011
