Textové podklady pro PC kurzy pořádané ALTUS US Training Center s.r.o.
ACCESS 2010
Obsah RELAČNÍ DATABÁZE V APLIKACI ACCESS ................................................................................................................... 2 PŘI SPUŠTĚNÍ APLIKACE ACCESS............................................................................................................................. 2 VYHLEDÁNÍ A POUŽITÍ ŠABLONY............................................................................................................................. 2 VYTVOŘENÍ DATABÁZE OD ZAČÁTKU ....................................................................................................................... 3 Určení účelu databáze .............................................................................................................................. 3 Rozdělení informací do tabulek ................................................................................................................ 3 Zadání primárních klíčů............................................................................................................................. 4 VYTVOŘENÍ RELACÍ MEZI TABULKAMI ...................................................................................................................... 5 Vytvoření relace typu 1:N ......................................................................................................................... 6 Vytvoření relace typu N:N ......................................................................................................................... 6 Vytvoření relace typu 1:1 .......................................................................................................................... 7 OTEVŘENÍ EXISTUJÍCÍ DATABÁZE APLIKACE ACCESS .................................................................................................... 8 Přidání tabulky .......................................................................................................................................... 9 Kopírování dat do tabulky aplikace Access z jiného zdroje ..................................................................... 10 Import nebo propojení dat z jiného zdroje .............................................................................................. 10 Import dat z tabulkového kalkulátoru nebo jiné aplikace....................................................................... 11 Import listu aplikace Excel jako tabulky v nové databázi........................................................................ 11 Uspořádání dat pomocí Průvodce analýzou tabulky ........................................................................................... 12 Vytvoření nové databáze aplikace Access propojené s daty souboru v jiném formátu....................................... 13 Import nebo propojení dat s existující databází aplikace Access ......................................................................... 13
1
Relační databáze v aplikaci Access Někdy k evidenci takových informací potřebujete relační databázi – úložiště dat, která byla za účelem omezení redundance rozdělena na menší kolekce dat (nazývané tabulky) a poté pomocí relací vzájemně propojena na základě společných údajů (nazývaných pole). Relační databáze pro plánování akcí by například mohla obsahovat tabulku s informacemi o zákaznících, tabulku s informacemi o dodavatelích a tabulku s informacemi o akcích. Tabulka s informacemi o akcích by mohla obsahovat pole pro vytvoření relace s tabulkou zákazníků a pole pro vytvoření relace s tabulkou dodavatelů. Při změně telefonního čísla dodavatele pak stačí změnit tento údaj jednou v tabulce dodavatelů, nikoli u každé akce, do které je tento dodavatel zapojen. Aplikace Access je nástroj, který slouží k rychlému a snadnému vývoji aplikací relačních databází pro správu informací. Můžete vytvořit databázi pro evidenci prakticky libovolného typu informací, například zásob, profesních kontaktů nebo podnikových procesů. Součástí aplikace Access jsou šablony, které lze ihned použít k evidenci různorodých informací, což zvládne i začátečník.
Při spuštění aplikace Access Po spuštění aplikace Access 2010 se objeví úvodní zobrazení, kde můžete získat informace o aktuální databázi, vytvořit novou databázi, otevřít existující databázi a zobrazit vybrané informace z webu Office.com. V úvodním zobrazení je také mnoho dalších příkazů, které slouží k úpravě, údržbě nebo sdílení databází. Příkazy v úvodním zobrazení se obecně vztahují na celou databázi, nikoli na objekty uvnitř databáze. Poznámka: Do úvodního zobrazení můžete kdykoli přejít kliknutím na kartu Soubor.
Vyhledání a použití šablony Aplikace Access obsahuje celou řadu šablon, které můžete využít k urychlení procesu vytváření databáze. Šablona představuje databázi připravenou k použití a obsahuje všechny tabulky, dotazy, formuláře a sestavy, které jsou potřebné k vykonání určitého úkolu. K dispozici jsou například šablony, které lze použít ke sledování problémů, správě kontaktů nebo vedení záznamů o výdajích. Některé šablony obsahují několik vzorových záznamů, které slouží jako ukázka jejich použití. Šablony databází můžete použít tak, jak jsou, nebo je můžete upravit, aby lépe odpovídaly vašim potřebám. Chcete-li vyhledat a použít pro svou databázi šablonu, postupujte takto: 1. Na kartě Soubor klikněte na položku Nový. 2. V části Dostupné šablony proveďte jednu z následujících akcí: • Jestliže chcete opětovně použít šablonu, kterou jste použili nedávno, klikněte na tlačítko Naposledy otevřené šablony a vyberte požadovanou šablonu. • Chcete-li použít některou z nainstalovaných šablon, klikněte na tlačítko Moje šablony a vyberte požadovanou šablonu. • Pokud chcete vyhledat šablonu na webu Office.com, klikněte v části Šablony na webu Office.com na některou kategorii, vyberte požadovanou šablonu a kliknutím na tlačítko Stáhnout ji stáhněte z webu Office.com do svého počítače.
2
Poznámka: Šablony na webu Office.com můžete také prohledávat přímo z aplikace Access. Do pole Vyhledat šablony na webu Office.com zadejte hledané termíny a kliknutím na tlačítko se šipkou spusťte vyhledávání. 3. Volitelně klikněte na ikonu složky vedle pole Název souboru a přejděte do umístění, kde chcete databázi vytvořit. Pokud neurčíte konkrétní umístění, aplikace Access vytvoří databázi ve výchozím umístění, které je zobrazeno pod polem Název souboru. 4. Klikněte na tlačítko Vytvořit. Aplikace Access vytvoří databázi a otevře ji.
Vytvoření databáze od začátku Určení účelu databáze Vhodným prvním krokem je sepsání účelu databáze na papír — k čemu bude databáze sloužit, jak a kdo ji bude využívat. U malé databáze pro domácí podnikání můžete například napsat Databáze zákazníků uchovává seznam údajů o zákaznících pro rozesílání pošty a vytváření sestav. Jestliže je databáze složitější nebo ji používá mnoho uživatelů, například ve velkých podnicích, může popis využití databáze zahrnovat celý odstavec. Popis by měl obsahovat informace o tom, kdy a jak budou jednotliví uživatelé databázi používat. Výsledkem by měl být dobře sestavený plán, do kterého bude možné nahlédnout v průběhu celého procesu návrhu. Díky tomu pro vás bude snazší soustředit se při rozhodování na požadované cíle.
Rozdělení informací do tabulek Při rozdělování informací do tabulek zvolte hlavní entity neboli předměty. Po vyhledání a uspořádání informací pro databázi prodeje produktu by předběžný seznam mohl vypadat takto: Hlavní entity, které jsou zde zobrazeny, představují produkty, dodavatele, zákazníky a objednávky. Z tohoto důvodu je vhodné začít s těmito čtyřmi tabulkami - v jedné tabulce budou ukládány informace o produktech, v druhé o dodavatelích, ve třetí o zákaznících a ve čtvrté o objednávkách. Přestože se nejedná o úplný seznam, jedná se o vhodný výchozí bod. Seznam můžete upravovat, dokud nevytvoříte návrh databáze, který vám bude vyhovovat. Při první kontrole předběžného seznamu položek budete mít tendenci umístit je všechny do jedné tabulky namísto rozdělení do čtyř tabulek, které jsou znázorněny na předchozím obrázku. V tomto kurzu se dozvíte, proč je takový postup nesprávný. Podívejte na na tuto tabulku: V tomto případě každý řádek obsahuje informace o produktu i jeho dodavateli. Vzhledem k tomu, že může existovat mnoho produktů od stejného dodavatele, bude nutné údaje o jménu a adrese dodavatele mnohokrát opakovat. To zabírá místo na disku. Jako mnohem lepší řešení se jeví zaznamenat informace o dodavateli pouze jednou do tabulky Dodavatelé a potom propojit tuto tabulku s tabulkou Produkty. Dalším problémem, na který můžete u takové databáze narazit, je potřeba úprav údajů o dodavateli. Předpokládejme například, že potřebujete změnit adresu dodavatele. Vzhledem k tomu, že se vyskytuje na mnoha místech, může se stát, že náhodně změníte adresu na jednom místě, ale zapomenete změnit další výskyty. Tím, že zaznamenáte adresu dodavatele pouze na jednom místě, problém odstraníte. 3
Při návrhu databáze se snažte zaznamenávat jednu skutečnost pouze jednou. Pokud zjistíte, že opakujete jeden údaj na více místech, například adresu konkrétního dodavatele, umístěte tento údaj do samostatné tabulky. Dále předpokládejme, že existuje pouze jeden produkt dodávaný společností Vinařství ABC a vy chcete produkt odstranit, ale ponechat název dodavatele a jeho adresu. Jak odstraníte produkt, aniž byste současně nepřišli o údaje o dodavateli? To není možné. Vzhledem k tomu, že každý záznam obsahuje údaje o produktu stejně jako o dodavateli, nelze odstranit jednu položku a druhou zachovat. Chcete-li tyto údaje uchovávat odděleně, je třeba tabulku rozdělit na dvě. Jedna tabulka bude ukládat informace o produktu a druhá o dodavateli. Odstraněním záznamu produktu odstraníte pouze údaje o produktu, a nikoli o dodavateli. Jakmile zvolíte předmět, který je představován tabulkou, měly by sloupce v této tabulce ukládat pouze údaje o daném předmětu. Tabulka produktů by měla například ukládat pouze informace o produktech. Vzhledem k tomu, že adresa dodavatele je údaj o dodavateli, a nikoli samotném produktu, patří do tabulky dodavatelů.
Zadání primárních klíčů Každá tabulka by měla obsahovat sloupec nebo sadu sloupců, které jednoznačně určují jednotlivé řádky uložené v tabulce. Často se jedná o jedinečný identifikační klíč, například identifikační číslo zaměstnance nebo sériové číslo. V databázové terminologii se tento údaj nazývá primární klíč tabulky. Aplikace Access používá pole s primárními klíči k rychlému přidružení dat z různých tabulek a shrnutí dat. Pokud již existuje jedinečný identifikátor tabulky, například číslo produktu, které jedinečně určuje jednotlivé produkty v katalogu, můžete tento identifikátor použít jako primární klíč tabulky, avšak pouze v případě, že hodnoty v tomto sloupci budou u jednotlivých záznamů vždy odlišné. Jako primární klíč nemohou sloužit duplicitní hodnoty. Vzhledem k tomu, že jména nejsou jedinečná, není vhodné používat jako primární klíč jména osob. Snadno se může stát, že v jedné tabulce budou existovat dvě osoby se stejným jménem. Primární klíč musí vždy obsahovat hodnotu. Jestliže může dojít k situaci, kdy hodnota sloupce nebude přiřazena nebo bude neznámá (chybějící hodnota), nelze tuto hodnotu použít jako součást v primárním klíči. Vždy byste měli zvolit primární klíč, jehož hodnota se nebude měnit. V databázi, která používá více tabulek, může primární klíč tabulky sloužit jako odkaz v jiných tabulkách. Pokud se primární klíč změní, musí se změna projevit také na všech místech, která na klíč odkazují. Použití neměnného primárního klíče snižuje pravděpodobnost, že by došlo ke ztrátě synchronizace primárního klíče s dalšími tabulkami, které na něj odkazují. Často je jako primární klíč použito libovolné jedinečné číslo. Můžete například přiřadit každé objednávce jedinečné číslo. Jediným účelem čísla objednávky je identifikovat objednávku. Po přiřazení se číslo již nezmění. Pokud vás nenapadá sloupec nebo sada sloupců, které by mohly představovat vhodný primární klíč, zvažte použití sloupce s datovým typem Automatické číslo. Použijete-li datový typ Automatické číslo, přiřadí aplikace Access automaticky hodnotu za vás. Takový identifikátor neobsahuje žádné faktické údaje, které popisují příslušný řádek. Bezobsažné identifikátory představují ideální primární klíče, protože se nemění. Primární klíč, který obsahuje nějaké údaje o řádku — například telefonní číslo nebo jméno zákazníka — se může změnit, protože se mohou změnit samotné faktické informace. • Sloupec nastavený na datový typ Automatické číslo je vhodným primárním klíčem, protože žádná identifikační čísla se neshodují.
4
Pokud žádná z šablon nevyhovuje vašim potřebám, nebo máte-li v jiném programu data, která potřebujete použít v aplikaci Access, může být nejvhodnějším řešením vytvoření databáze zcela od začátku. V aplikaci Access 2010 můžete zvolit, zda vytvoříte standardní databázi pro klientské počítače, nebo webovou databázi. Chcete-li vytvořit novou databázi, postupujte takto: 1. Spusťte aplikaci Access. 2. Na kartě Nové v zobrazení Backstage klikněte na položku Prázdná databáze nebo Prázdná webová databáze. 3. Do pole Název souboru v pravé části obrazovky zadejte název databáze. Chcete-li změnit umístění, kde bude soubor vytvořen, klikněte vedle pole Název souboru na tlačítko Procházet , vyhledejte a vyberte nové umístění a klikněte na tlačítko OK. 4. Klikněte na tlačítko Vytvořit. Aplikace Access vytvoří databázi a pak otevře prázdnou tabulku (s názvem Tabulka1) v zobrazení Datový list. 5. Kurzor se bude nacházet v první prázdné buňce ve sloupci Přidat nové pole nové tabulky. Přidejte data zadáním z klávesnice, nebo zkopírováním z jiného zdroje. Poznámka: • Zadání dat v zobrazení Datový list je navrženo tak, aby bylo obdobné jako zadávání dat na listu aplikace Excel. Hlavní omezení představuje nutnost zadání dat do souvislých řádků a sloupců, se začátkem v levém horním rohu datového listu. Nezkoušejte data formátovat pomocí prázdných řádků či sloupců, jako to můžete dělat na listu aplikace Excel, protože byste tak plýtvali místem v tabulce. Tabulka pouze obsahuje data. Veškerá vizuální prezentace těchto dat bude probíhat prostřednictvím formulářů a sestav, které vytvoříte později. • Struktura tabulky se vytváří v průběhu zadávání dat. Kdykoli přidáte do datového listu nový sloupec, je v tabulce definováno nové pole. Aplikace Access nastaví datový typ pole na základě typu dat, která zadáte. Jestliže například do některého sloupce zadáte pouze kalendářní data, nastaví aplikace Access u tohoto pole datový typ Datum a čas. Pokud se později pokusíte zadat do tohoto pole hodnotu, která není kalendářním datem (například jméno nebo telefonní číslo), zobrazí aplikace Access zprávu s informací, že daná hodnota neodpovídá datovému typu tohoto sloupce. Pokud je to možné, doporučujeme tabulku naplánovat tak, aby každý sloupec obsahoval stejný typ dat, například text, kalendářní data, čísla nebo jiný typ. Usnadníte tak vytváření dotazů, formulářů a sestav sloužících k výběru jen těch dat, která potřebujete. Nechcete-li nyní zadávat data, klikněte na tlačítko Zavřít . Poznámka: Tabulka1 bude odstraněna, pokud ji zavřete bez uložení.
Vytvoření relací mezi tabulkami Nyní, když jste rozdělili informace do tabulek, je třeba najít účelný způsob, jak znovu sestavit informace dohromady. Následující formulář například obsahuje informace z několika tabulek. 1. Informace v tomto formuláři pocházejí z tabulky Zákazníci... 2. ...z tabulky Zaměstnanci... 3. ...z tabulky Objednávky... 4. ...z tabulky Produkty... 5. ...a z tabulky Podrobnosti objednávek. Aplikace Access je systém pro správu relačních databází. V relační databázi jsou informace rozděleny do samostatných tabulek podle předmětu. Pomocí relací mezi tabulkami pak můžete seskupit informace dohromady tak, jak potřebujete.
5
Vytvoření relace typu 1:N Vezměme si jako příklad tabulky Dodavatelé a Produkty v databázi objednávek produktů. Dodavatel může dodat libovolný počet produktů. To znamená, že pro každého dodavatele uvedeného v tabulce Dodavatelé, může existovat celá řada produktů zaznamenaných v tabulce Produkty. Typ relace mezi tabulkami Dodavatelé a Produkty je proto 1:N. Chcete-li znázornit relaci 1:N v návrhu databáze, vezměte primární klíč na straně „1“ vztahu a přidejte jej jako další sloupec nebo sloupce do tabulky na straně „N“ relace. V tomto případě například přidáte sloupec ID dodavatele z tabulky Dodavatelé do tabulky Produkty. Aplikace Access může potom pomocí čísla ID dodavatele v tabulce Produkty vyhledat správného dodavatele u každého produktu. Sloupec ID dodavatele v tabulce Produkty se nazývá cizí klíč. Tento klíč představuje primární klíč jiné tabulky. Sloupec ID dodavatele v tabulce Produkty je cizí klíč, protože současně představuje primární klíč v tabulce Dodavatelé. Základem pro spojování souvisejících tabulek je vytvoření dvojic primárních a cizích klíčů. Pokud si nejste jisti, které tabulky by měly sdílet společný sloupec, identifikací relace 1:N zajistíte, že dvě použité tabulky budou ve skutečnosti vyžadovat sdílený sloupec.
Vytvoření relace typu N:N Zvažte vytvoření relace mezi tabulkou Produkty a tabulkou Objednávky. Jedna objednávka může obsahovat více produktů. Na druhou stranu se jeden produkt může objevit v mnoha objednávkách. Z tohoto důvodu může pro každý záznam v tabulce Objednávky existovat mnoho záznamů v tabulce Produkty. A naopak - pro každý záznam v tabulce Produkty může existovat celá řada záznamů v tabulce Objednávky. Tento typ relace se nazývá N:N, protože pro každý produkt může existovat mnoho objednávek a pro každou objednávku mnoho produktů. Všimněte si, že ke zjištění relace typu N:N mezi tabulkami je důležité vzít v úvahu obě strany relace. Předměty ve dvou tabulkách — objednávky a produkty — obsahují relaci typu N:N. To představuje problém. Představte si například, že se pokusíte vytvořit relaci mezi dvěma tabulkami tak, že přidáte pole ID produktu do tabulky Objednávky. Chcete-li do každé objednávky umístit více produktů, je třeba vytvořit více záznamů v jedné objednávce v tabulce Objednávky. Opakovali byste informace o objednávce u každého řádku, který se vztahuje k jedné objednávce. Výsledkem bude neefektivní návrh, který může vést k nepřesným datům. Ke stejnému problému dojde, jestliže přidáte pole ID objednávky do tabulky Produkty — pro každý produkt bude v tabulce Produkty existovat více záznamů. Jak tento problém vyřešit? Vytvořte třetí tabulku, která se často nazývá spojená tabulka, jež rozdělí relaci typu N:N na dvě relace typu 1:N. Vložíte primární klíč z těchto dvou tabulek do třetí tabulky. Výsledkem je, že třetí tabulka zaznamená každý výskyt nebo instanci relace. Každý záznam v tabulce Podrobnosti objednávky představuje jednu řádkovou položku v objednávce. Primární klíč tabulky Podrobnosti objednávky se skládá ze dvou polí — cizích klíčů z tabulek Objednávky a Produkty. Použití samotného pole ID objednávky nefunguje jako primární klíč této tabulky, protože 6
jedna objednávka může obsahovat mnoho řádkových položek. ID objednávky se opakuje u každé řádkové položky v objednávce, takže pole neobsahuje jedinečné hodnoty. Ani použití samotného pole ID produktu nefunguje, protože jeden produkt se může vyskytnout v mnoha různých objednávkách. Společně však obě pole vždy vytvoří jedinečnou hodnotu pro každý záznam. V databázi prodeje produktů spolu tabulky Objednávky a Produkty přímo nesouvisejí. Namísto toho jsou spojeny nepřímo prostřednictvím tabulky Podrobnosti objednávky. Relace typu N:N mezi objednávkami a produkty je v databázi znázorněna pomocí dvou relací typu 1:N: • Tabulky Objednávky a Podrobnosti objednávky jsou propojeny relací typu 1:N. Každá objednávka může obsahovat více řádkových položek, ale každá řádková položka je spojena pouze s jednou objednávkou. • Tabulky Produkty a Podrobnosti objednávky jsou propojeny relací typu 1:N. Každý produkt může obsahovat mnoho přidružených řádkových položek, ale každá řádková položka odkazuje pouze na jeden produkt. Z tabulky Podrobnosti objednávky můžete určit všechny produkty v konkrétní objednávce. Také můžete určit všechny objednávky u konkrétního produktu. Po začlenění tabulky Podrobnosti objednávky může seznam tabulek a polí vypadat například takto:
Vytvoření relace typu 1:1 Dalším typem relace je 1:1. Dejme tomu, že potřebujete například zaznamenat doplňkové informace o produktech, které nebude potřeba využívat často, nebo které se týkají pouze několika produktů. Vzhledem k tomu, že nepotřebujete informace často a že uložení informací v tabulce Produkty by mělo za následek prázdné místo u všech produktů, kterých se informace netýkají, umístěte tyto doplňující informace do samostatné tabulky. Stejně jako u tabulky Produkty použijete ID produktu jako primární klíč. Relace mezi touto doplňkovou tabulkou a tabulkou Produkty je 1:1. Pro každý záznam v tabulce Produkty existuje jeden odpovídající záznam v doplňkové tabulce. Při určování relace musí obě tabulky sílet společné pole. Při zjišťování potřeby pro relaci typu 1:1 v databázi zvažte, zda informace z obou tabulek seskupíte do jedné tabulky. Jestliže k tomuto kroku nechcete z nějakého důvodu přistoupit, například proto, že by výsledkem bylo prázdné místo, naleznete v následujícím seznamu příklady, jak znázornit relace v návrhu: • Jestliže dvě tabulky obsahují stejný předmět, můžete pravděpodobně nastavit relaci pomocí primárního klíče v obou tabulkách. • Pokud dvě tabulky obsahují různé předměty s různými primárními klíči, zvolte jednu z tabulek a vložte její primární klíč do druhé tabulky jako cizí klíč. Určení relací mezi tabulkami vám pomůže zajistit, že jste vytvořili správné tabulky a sloupce. Jestliže existuje relace 1:1 nebo 1:N, musejí příslušné tabulky sdílet společný sloupec nebo sloupce. Pokud existuje relace typu N:N, je pro vyjádření relace potřeba vytvořit třetí tabulku.
7
Otevření existující databáze aplikace Access Tip: Chcete-li rychle otevřít jednu z několika nedávno otevřených databází, na kartě Soubor klikněte na položku Naposledy otevřené a klikněte na název souboru. 1. Na kartě Soubor klikněte na možnost Otevřít. 2. V dialogovém okně Otevřít klikněte na některého zástupce – nebo můžete kliknout v seznamu Oblast hledání na jednotku nebo složku obsahující požadovanou databázi. 3. V seznamu složek opakovaným dvojitým kliknutím na složky otevřete složku, která obsahuje databázi. 4. Po nalezení databáze proveďte jednu z následujících akcí: • Chcete-li databázi otevřít ve výchozím režimu databáze pro otevření, dvakrát klikněte na její název. • Chcete-li databázi otevřít pro sdílený přístup ve víceuživatelském (Víceuživatelská (sdílená) databáze: Databáze, která povoluje několika uživatelům současně přistupovat k téže sadě dat a upravovat ji) prostředí, abyste vy i ostatní uživatelé mohli z databáze číst i do ní zapisovat, klikněte na tlačítko Otevřít. • Chcete-li databázi otevřít s přístupem jen pro čtení, abyste ji mohli zobrazit, ale nemohli ji upravovat, klikněte na šipku u tlačítka Otevřít a klikněte na příkaz Otevřít jen pro čtení. • Chcete-li databázi otevřít s výhradním přístupem, aby ji v době, kdy ji budete mít otevřenou, nemohl otevřít nikdo jiný, klikněte na šipku u tlačítka Otevřít a potom klikněte na příkaz Výhradní přístup. • Chcete-li databázi otevřít tak, aby ji v době, kdy ji budete mít otevřenou, mohli jiní uživatelé otevřít jen pro čtení, klikněte na šipku u tlačítka Otevřít a pak klikněte na příkaz Otevřít s výhradním přístupem jen pro čtení. Postup v případě, že nemůžete najít databázi, kterou chcete otevřít: 1. Klikněte v dialogovém okně Otevřít na zástupce Tento počítač – nebo klikněte v poli se seznamem Oblast hledání na položku Tento počítač. 2. V seznamu jednotek klikněte pravým tlačítkem myši na jednotku, o které předpokládáte, že databázi obsahuje, a klikněte na příkaz Hledat. 3. Zadejte kritéria vyhledávání a stisknutím klávesy ENTER se pokuste databázi vyhledat. 4. Pokud je databáze nalezena, otevřete ji dvojitým kliknutím na její název v dialogovém okně Výsledky hledání. Poznámka: Vzhledem k tomu, že hledání bylo spuštěno z dialogového okna Otevřít, je třeba kliknout v tomto dialogovém okně na tlačítko Storno. Teprve pak se databáze otevře. Můžete přímo otevřít externí datový soubor, jako například soubory aplikací dBASE, Paradox, Microsoft Exchange nebo Excel. Je také možné přímo otevřít libovolný zdroj dat z aplikace Microsoft SQL Server nebo Microsoft FoxPro. Ve stejné složce, kde je uložen datový soubor, se automaticky vytvoří nová databáze aplikace Access a přidají se propojení na všechny tabulky externí databáze. Zahájení práce s novou databází V závislosti na použité šabloně je možné, že pro zahájení práce s novou databází bude třeba provést některé z následujících akcí: • Pokud se zobrazí dialogové okno Přihlásit s prázdným seznamem uživatelů, postupujte takto: 1. Klikněte na tlačítko Nový uživatel. 2. Vyplňte formulář Podrobnosti uživatele. 3. Klikněte na tlačítko Uložit a zavřít. 4. Vyberte právě zadané uživatelské jméno a klikněte na tlačítko Přihlásit. • Pokud se zobrazí prázdný datový list, můžete začít zadávat data přímo do tohoto datového listu, nebo databázi prozkoumat klikáním na jiná tlačítka a karty.
8
•
Jestliže se zobrazí stránka Začínáme, můžete kliknutím na odkazy na této stránce získat další informace o této databázi, nebo databázi prozkoumat klikáním na jiná tlačítka a karty. • Pokud se v panelu zpráv zobrazí Upozornění zabezpečení a důvěřujete zdroji této šablony, klikněte na tlačítko Povolit obsah. Vyžaduje-li databáze přihlášení, bude nutné se znovu přihlásit. U databází pro klientské počítače i webových databází často začnete také jedním z těchto kroků: • Vytvoření tabulky a následné zadání dat do ní. • Import dat z jiných zdrojů, při kterém se zároveň vytvoří nové tabulky.
Přidání tabulky Novou tabulku lze do stávající databáze přidat pomocí nástrojů ve skupině Tabulky na kartě Vytvoření. Poznámka: U webové databáze je ve skupině Tabulky dostupný pouze příkaz Tabulka. Bez ohledu na to, ve kterém zobrazení začnete, můžete pomocí tlačítek na stavovém řádku okna aplikace Access přepnout do jiného zobrazení. Vytvoření prázdné tabulky v zobrazení Datový list: V zobrazení Datový list můžete okamžitě zadávat data a přitom se automaticky vytváří struktura tabulky. Názvy polí jsou přiřazovány pomocí číselného označení (Pole1, Pole2 a tak dál) a datový typ daného pole se nastaví na základě dat, která do pole zadáte. 1. Na kartě Vytvoření klikněte ve skupině Tabulky na tlačítko Tabulka . 2. Aplikace Access vytvoří tabulku a umístí kurzor do první prázdné buňky ve sloupci Kliknutím přidat. 3. Chcete-li přidat data, začněte psát do první prázdné buňky – případně můžete data zkopírovat z jiného zdroje, jak je popsáno dále v tomto článku. • Pokud chcete některý sloupec (pole) přejmenovat, dvakrát klikněte na záhlaví sloupce a zadejte nový název. Tip: Jednotlivým polím dejte výstižný název, aby i bez nutnosti prohlédnutí dat bylo zřejmé, co obsahují. • Jestliže potřebujete některý sloupec přesunout, vyberte jej kliknutím na záhlaví a přetáhněte jej na požadované místo. Je také možné vybrat několik sousedících sloupců a přetáhnout je do nového umístění společně. Další pole přidáte do tabulky tak, že buď začnete psát do sloupce Kliknutím přidat v zobrazení Datový list, nebo použijete příkazy ve skupině Přidat a odstranit na kartě Pole. Vložení tabulky se zahájením v návrhovém zobrazení: V návrhovém zobrazení nejprve vytvoříte strukturu nové tabulky. Potom můžete přepnout do zobrazení Datový list a v něm zadat data, nebo zadat data pomocí jiné metody, například pomocí formuláře. Poznámka: Návrhové zobrazení není k dispozici pro tabulky ve webové databázi. 1. Na kartě Vytvoření klikněte ve skupině Tabulky na tlačítko Návrh tabulky . 2. Zadejte pro každé pole tabulky název do sloupce Název pole a vyberte datový typ dat seznamu Datový typ. 3. Do sloupce Popis můžete zadat dodatečné informace pro jednotlivá pole. Zadaný popis se při umístění kurzoru do příslušného pole zobrazí na stavovém řádku a slouží jako text stavového řádku pro ovládací prvky vytvořené přetažením pole z podokna Seznam polí do formuláře nebo sestavy a také pro veškeré ovládací prvky vytvořené pro toto pole pomocí Průvodce formulářem nebo Průvodce sestavou. 4. Po přidání všech potřebných polí tabulku uložte: • Na kartě Soubor klikněte na možnost Uložit. 5. Nyní můžete po přepnutí do zobrazení Datový list zadat do tabulky data. Stačí kliknout na první prázdnou buňku a začít psát. Je také možné data zkopírovat z jiného zdroje pomocí postupu uvedeného v následující části.
9
Kopírování dat do tabulky aplikace Access z jiného zdroje Pokud jsou data aktuálně uložena v jiné aplikaci, například v aplikaci Excel, můžete je zkopírovat do tabulky aplikace Access. Obecně tento postup nejlépe funguje v případech, kdy jsou data již rozdělena do sloupců, jak je tomu v listu aplikace Excel. Pokud se data nacházejí v textovém editoru, měli byste nejprve oddělit sloupce dat pomocí tabulátorů nebo data převést na tabulku přímo v textovém editoru a pak je zkopírovat. Jestliže potřebujete data určitým způsobem upravit (například rozdělit celá jména na křestní jména a příjmení), je vhodné tuto činnost provést před kopírováním, především v případě, že se s aplikací Access teprve seznamujete. Budete-li data kopírovat do prázdné tabulky, nastaví aplikace Access datové typy jednotlivých polí podle druhu kopírovaných dat. Jestliže tedy například vkládané pole obsahuje pouze kalendářní data, nastaví aplikace Access pro toto pole datový typ Datum a čas. Pokud pole obsahuje pouze slova „ano“ nebo „ne“, nastaví aplikace Access u tohoto pole datový typ Ano/Ne. Názvy polí budou vytvořeny na základě obsahu prvního řádku kopírovaných dat. Pokud jsou typy vkládaných dat prvního řádku podobné typům následujících řádků, bude první řádek považován za součást dat a polím budou přiřazeny obecné názvy (Pole1, Pole2 atd.). Pokud se data v prvním řádku nepodobají následujícím řádkům, budou data prvního řádku použita jako názvy polí a tento první řádek bude ze skutečných dat vyloučen. Budou-li použity obecné názvy polí, měli byste pole co nejdříve přejmenovat, abyste tak předešli nejasnostem. Postupujte takto: 1. Uložte tabulku kliknutím na tlačítko Uložit na kartě Soubor. 2. V zobrazení Datový list dvakrát klikněte na záhlaví jednotlivých sloupců a zadejte název sloupce. 3. Opět uložte tabulku.
Import nebo propojení dat z jiného zdroje Můžete mít k dispozici data shromažďovaná v jiném programu, která chcete použít v aplikaci Access. Můžete také spolupracovat s uživateli, kteří data ukládají v jiných aplikacích, a vy chcete s jejich daty pracovat v aplikaci Access. Můžete také používat několik různorodých zdrojů dat a potřebujete souhrnnou databázi, kde byste tato data důkladněji analyzovali. Aplikace Access usnadňuje import nebo propojení dat z jiných programů. Můžete použít data z listu aplikace Excel, z tabulky v jiné databázi aplikace Access, ze seznamu serveru SharePoint a z celé řady dalších zdrojů. Postup se pro jednotlivé zdroje dat mírně liší, pomocí následujících pokynů se však můžete na import připravit: 1. Na kartě Externí data klikněte ve skupině Importovat a propojit na příkaz odpovídající typu souboru, ze kterého chcete data importovat. 2. V dialogovém okně Načíst externí data klikněte na tlačítko Procházet a vyhledejte zdrojový datový soubor nebo zadejte úplnou cestu ke zdrojovému datovému souboru do pole Název souboru. 3. V části Zadejte, jak a kam chcete uložit data v aktuální databázi klikněte na požadovanou možnost. Můžete vytvořit novou tabulku pomocí importovaných dat nebo vytvořit propojenou tabulku s odkazem na zdroj dat. 4. Klikněte na tlačítko OK. 5. Dokončete postup pomocí příslušného dialogového okna. Přesný postup závisí na zvolené možnosti importu nebo propojení. 6. Na poslední stránce průvodce klikněte na tlačítko Dokončit. 7. Pokud předpokládáte, že budete stejnou operaci importu provádět znovu, klikněte na možnost Uložit kroky importu a zadejte podrobnosti. 8. Jestliže podrobné údaje o provedené operaci uložit nechcete, klikněte na tlačítko Zavřít. Aplikace Access importuje data do nové tabulky, která se zobrazí v části Tabulky v navigačním podokně.
10
Další kroky Zbylé kroky návrhu se liší podle požadovaných cílů, pravděpodobně ale zvažujete vytvoření dotazů, formulářů, sestav a maker.
Import dat z tabulkového kalkulátoru nebo jiné aplikace Pokud jste již pracovali s jinými databázovými aplikacemi nebo tabulkovými kalkulátory, pravděpodobně ovládáte základy práce s těmito aplikacemi a víte, k čemu slouží databáze. Aplikace Access se od mnoha jiných databázových aplikací liší tím, že umožňuje vytvářet relační databáze a od většiny tabulkových kalkulátorů se liší tím, že nabízí nástroje pro vývoj pokročilých dotazů, formulářů a sestav. Kromě toho nabízí mnoho možností pro práci s jinými databázovými aplikacemi, jako je například SQL Server. Import listu aplikace Excel do aplikace Access Řada uživatelů se začíná seznamovat s aplikací Access v situaci, kdy již mají vytvořeny seznamy v aplikaci Excel. Aplikace Excel se výborně hodí v případech, kdy začínáte seznam vytvářet, ale jak se velikost seznamu zvětšuje, je stále těžší udržet jeho strukturu a provádět aktualizace. Přesunutí seznamu do aplikace Access je obvykle další logický krok. Struktura databázové tabulky se podobá listu tím, že data jsou uložena v řádcích a sloupcích. Díky tomu je obvykle snadné importovat list do databázové tabulky. Hlavní rozdíl mezi uložením dat na listu a v databázi tkví ve způsobu jejich uspořádání. Prostým importem celého listu jako nové tabulky do databáze nevyřešíte problémy týkající se uspořádání a aktualizace dat, zvláště v případech, kdy se na listu vyskytují redundantní data. Chcete-li tyto problémy vyřešit, je třeba rozdělit data z listu do samostatných tabulek, z nichž každá bude obsahovat související data. Aplikace Access obsahuje Průvodce analýzou tabulky, který vám tento postup usnadní. Jakmile importujete data do tabulky, průvodce vám pomůže tabulku rozdělit do samostatných tabulek obsahujících data, která nejsou duplicitně obsažena v žádné z ostatních tabulek. Průvodce rovněž vytvoří potřebné vztahy mezi tabulkami.
Import listu aplikace Excel jako tabulky v nové databázi 1. 2. 3.
Na kartě Soubor klikněte na možnost Nový a poté na položku Prázdná databáze. Do pole Název souboru zadejte název nové databáze a klikněte na tlačítko Vytvořit. Otevře se nová databáze a aplikace Access vytvoří novou prázdnou tabulku s názvem Tabulka1. Zavřete tabulku s názvem Tabulka1. Po zobrazení dotazu na uložení změn do návrhu objektu Tabulka1 klikněte na tlačítko Ne.
Na kartě Externí data klikněte ve skupině Importovat a propojit na tlačítko Excel . V dialogovém okně Načíst externí data klikněte na tlačítko Procházet. Vyhledejte soubor pomocí dialogového okna Otevřít soubor. Vyberte požadovaný soubor a klikněte na tlačítko Otevřít. Ověřte, zda je v dialogovém okně Načíst externí data vybrána možnost Importovat zdrojová data do nové tabulky v aktuální databázi. 9. Klikněte na tlačítko OK. Spustí se Průvodce importem z tabulkového kalkulátoru a zobrazí několik dotazů týkajících se importovaných dat. 10. Postupujte podle pokynů a k přechodu mezi stránkami používejte tlačítka Další nebo Zpět. Na poslední stránce průvodce klikněte na tlačítko Dokončit. Poznámka: V aplikaci Access se zobrazí dotaz, zda chcete uložit podrobné údaje o importu, který jste právě provedli. Pokud předpokládáte, že budete stejnou operaci importu provádět znovu, klikněte na tlačítko Ano a zadejte podrobnosti. V budoucnosti pak budete moci operaci snadno opakovat kliknutím na příkaz Uložené importy ve skupině Import na kartě Externí data. Jestliže podrobné údaje o provedené operaci uložit nechcete, klikněte na tlačítko Zavřít. 4. 5. 6. 7. 8.
11
Aplikace Access importuje data do nové tabulky, která se zobrazí v části Všechny tabulky v navigačním podokně. Uspořádání dat pomocí Průvodce analýzou tabulky Po importu dat do tabulky aplikace Access můžete pomocí Průvodce analýzou tabulky rychle identifikovat nadbytečná data. Pomocí průvodce lze pak data snadno uspořádat do samostatných tabulek tak, aby byla uložena co nejefektivněji. Původní tabulka zůstane v aplikaci Access zachována jako záloha a budou vytvořeny nové tabulky, které můžete použít jako základ databázové aplikace. 1. Otevřete databázi aplikace Access obsahující tabulku, kterou chcete analyzovat. 2. Na kartě Databázové nástroje klikněte ve skupině Analyzovat na položku Analýza tabulky. Spustí se Průvodce analýzou tabulky. První dvě stránky tohoto průvodce obsahují krátký výukový kurz včetně tlačítek, na která můžete kliknout a zobrazit tak příklady. Jestliže se nezobrazují úvodní stránky, ale zaškrtávací políčko s názvem Zobrazovat úvodní stránky?, zaškrtněte toto políčko a dvakrát klikněte na tlačítko Zpět, aby se úvodní informace zobrazily. Nechcete-li po přečtení těchto úvodních informací tyto stránky znovu zobrazovat, zrušte zaškrtnutí políčka Zobrazovat úvodní stránky?. 3. Na stránce Která tabulka obsahuje pole s často opakovanými hodnotami? vyberte tabulku, kterou chcete analyzovat, a klikněte na tlačítko Další. 4. Můžete nechat průvodce rozhodnout, která pole připadnou do jednotlivých tabulek, nebo můžete učinit toto rozhodnutí sami. Pokud se rozhodnete řídit návrhy průvodce, lze uspořádání tabulek změnit na další straně průvodce. Poznámka: Jestliže necháte rozhodnutí o rozdělení polí do tabulek na průvodci, nemusí být zvolené možnosti v některých situacích nejvhodnější, především v případě velkého množství dat. Výsledky navržené průvodcem doporučujeme pečlivě zkontrolovat. Na druhé straně průvodce může navrhnout efektivnější uspořádání dat, než jaké by napadlo vás. Je proto vhodné alespoň jednou vyzkoušet, jaké řešení průvodce navrhne. Nejste-li s návrhem spokojeni, můžete uspořádání polí ručně změnit, nebo kdykoli kliknout na tlačítko Zpět a uspořádat všechna pole sami. 5. Klikněte na tlačítko Další. Na této stránce zadejte, které tabulky budou obsahovat jednotlivá pole. Jestliže jste nechali rozhodnutí na průvodci, mělo by se zobrazit více tabulek spojených čarami označujícími relace. Jinak vytvoří aplikace Access pouze jednu tabulku obsahující veškerá pole. V obou případech můžete na této stránce provést potřebné změny. • Pole z tabulky můžete přetáhnout do prázdné oblasti stránky a vytvořit tak novou tabulku, která bude tato pole obsahovat. Aplikace Access zobrazí okno s dotazem na název tabulky. • Je také možné přetáhnout pole z jedné tabulky do jiné, pokud si myslíte, že uložení dat tak bude efektivnější. • Většina tabulek bude obsahovat pole ID nebo Generovaný jedinečný kód. Chcete-li získat další informace o polích identifikátorů, klikněte na tlačítko Tipy v pravém horním rohu okna průvodce. • Jestliže chcete vrátit některou změnu zpět, klikněte na tlačítko Zpět. • Pokud chcete některou tabulku přejmenovat, dvakrát klikněte na její záhlaví, zadejte nový název a klikněte na tlačítko OK. 6. Po uspořádání polí požadovaným způsobem klikněte na tlačítko Další. 7. Najde-li průvodce záznamy s velmi podobnými hodnotami, identifikuje je jako možné překlepy a zobrazí stránku, kde můžete rozhodnout o způsobu zpracování těchto záznamů. Projděte seznam a vyhledejte záznamy, které obsahují hodnotu ve sloupci Oprava. Potom klikněte na odpovídající položku v rozevíracím seznamu. Pokud vyberete položku (Nechat jak jsou), neprovede průvodce u hodnoty žádnou změnu. Až budete hotovi, klikněte na tlačítko Další. 8. V průvodci se zobrazí otázka, zda chcete vytvořit dotaz podle původní tabulky. Pokud jste již vytvořili formuláře a sestavy na základě původní tabulky, je vytvoření takového dotazu vhodné. Jestliže vyberete možnost Ano, vytvořit dotaz, průvodce původní tabulku přejmenuje přidáním 12
textu „_OLD“ k názvu tabulky a potom nový dotaz pojmenuje s použitím názvu původní tabulky. Formuláře a sestavy, které vycházely z původní tabulky, budou nyní pro potřebná data používat vytvořený dotaz a budou nadále fungovat obvyklým způsobem. 9. Klikněte na tlačítko Dokončit. Průvodce vytvoří podle zadání nové tabulky a otevře je. Po ověření výsledků tabulky zavřete. Práce s daty z jiných aplikací Aplikace Access 2010 umožňuje pracovat s daty, která byla uložena v jiných aplikacích. Vytvoření nové databáze aplikace Access propojené s daty souboru v jiném formátu V aplikaci Access lze otevřít soubor jiného formátu, jako je text, formát aplikace dBASE nebo formát tabulkového kalkulátoru. Dojde k automatickému vytvoření databáze aplikace Access a propojení příslušného souboru. 1. Spusťte aplikaci Access. 2. Na kartě Soubor klikněte na možnost Otevřít. 3. V dialogovém okně Otevřít klikněte v seznamu na typ souboru, který chcete otevřít. Pokud si nejste typem souboru jisti, klikněte na položku Všechny soubory (*.*). 4. V případě potřeby procházením vyhledejte složku obsahující soubor, který chcete otevřít. Jakmile soubor najdete, otevřete jej dvojitým kliknutím na jeho název. 5. Postupujte podle pokynů v průvodci. Na poslední stránce průvodce klikněte na tlačítko Dokončit. Import nebo propojení dat s existující databází aplikace Access Data můžete do tabulek aplikace Access importovat z jiných zdrojů nebo aplikací tak, aby se data stala součástí souboru aplikace Access, nebo můžete vytvořit propojení dat z aplikace Access tak, aby data zůstala v původním souboru (mimo soubor aplikace Access). 1. Na kartě Externí data klikněte ve skupině Importovat a propojit na formát, ve kterém jsou data uložena. Je možné importovat nebo propojit data z následujících zdrojů: • Aplikace Excel: Můžete načíst data z listu nebo pojmenované oblasti v sešitu aplikace Excel. Jednotlivé listy nebo pojmenované oblasti musejí být importovány nebo propojeny samostatně. • Aplikace Access: Tento formát je velmi praktický pro oddělení procesů od dat. Dojde přitom k vytvoření rozdělené databáze. Jedna databáze pak může obsahovat všechny formuláře, sestavy a makra, zatímco data se ukládají do jiné databáze. To umožňuje vývoj vylepšení bez přerušení práce uživatelů. Můžete také sloučit data z mnoha různých databází aplikace Access do jedné, a usnadnit tak vytváření souhrnů dat z různých oddělení nebo mezi obchodními partnery. • Databáze ODBC: Tento formát podporuje celá řada programů včetně mnoha databázových serverů. Díky tomu můžete vytvořit souhrnné databáze, ve kterých sloučíte data z různých systémů. • Textový soubor: Můžete se připojit k jednoduchému textovému souboru a pomocí aplikace Access dokonce měnit jeho obsah. To usnadňuje využití dat aplikace Access v široké řadě programů. • Soubor XML: Tento formát nabízí kompatibilitu s mnoha jinými programy včetně některých webových serverů. • Seznam služby SharePoint: Tento formát umožňuje používání dat ve webovém prohlížeči, což je standardní způsob práce s těmito seznamy. • Datové služby: Tento formát umožňuje připojení k webovým datovým službám v rámci organizace. • Dokument HTML
13
•
2.
Složka aplikace Outlook: Můžete se připojit ke složkám aplikace Outlook, což vám umožní snáze integrovat informace o kontaktech s ostatními daty. • Soubor dBase: dBase je oblíbený alternativní databázový systém, který aplikace Access podporuje. Zobrazí se dialogové okno Načíst externí data. Postupujte podle pokynů v dialogovém okně. Aplikace Access provede import nebo vytvoří propojení dat s databází. U většiny formátů je třeba zadat umístění dat a zvolit způsob uložení dat v databázi
14
