Textové podklady pro PC kurzy pořádané. ALTUS Training Center s.r.o

Textové podklady pro PC kurzy pořádané ALTUS US Training Center s.r.o.

WORD 2007 / 2010

Obsah ZÁKLADNÍ VZHLED A NÁSTROJE .............................................................................................................................. 2 FUNKCE NÁHLED................................................................................................................................................ 2 JAK SPOLUPRACOVAT S UŽIVATELI, KTEŘÍ MAJÍ APLIKACI WORD 2003 ........................................................................... 3 TRVALÉ ZOBRAZENÍ OBLÍBENÝCH PŘÍKAZŮ................................................................................................................ 3 KLÁVESOVÉ ZKRATKY ........................................................................................................................................... 4 Přístupové klávesy .................................................................................................................................... 4 Kombinace kláves ..................................................................................................................................... 5 Formátování písma ................................................................................................................................................ 5 Formátování textu ................................................................................................................................................. 5 Mazání, kopírování, vkládání ................................................................................................................................. 5

VYTVOŘENÍ ODLIŠNÝCH ZÁHLAVÍ A ZÁPATÍ ............................................................................................................... 6 Vytvoření konců oddílů ............................................................................................................................. 6 Způsob zobrazení oddílů v záhlavích a zápatích ....................................................................................... 6 Vytvoření odlišného textu záhlaví ............................................................................................................. 7 Tipy pro práci s různými záhlavími a zápatími .......................................................................................... 7 Přerušte propojení mezi jednotlivými oddíly dokumentu. .................................................................................... 7 Zrušte zvlášť propojení záhlaví a zápatí. ................................................................................................................ 7 Zvolte si číslování stránek. ..................................................................................................................................... 7

Vytvoření odlišné první stránky................................................................................................................. 7 REVIZE DOKUMENTU........................................................................................................................................... 8 Sledování změn ......................................................................................................................................... 8 Vložení komentáře .................................................................................................................................... 8 Přijetí nebo odmítnutí změn...................................................................................................................... 9 Dočasné skrytí změn ................................................................................................................................. 9 Zobrazení dokumentu „před“ a „po“ ........................................................................................................ 9 POUŽITÍ STYLŮ ................................................................................................................................................. 10 Úprava stylu ............................................................................................................................................ 10 VYTVOŘENÍ AUTOMATICKÉHO OBSAHU ................................................................................................................. 10 VYTVOŘENÍ NOVÉHO STYLU ................................................................................................................................ 10 Pro vytvoření automatického obsahu, je třeba provést dva kroky: ..................................................................... 11 Po použití stylů nadpisů je třeba všechny nadpisy shromáždit do obsahu. ......................................................... 11 K aktualizaci obsahu stačí provést následující kroky............................................................................................ 11

HROMADNÁ KORESPONDENCE ............................................................................................................................ 12 Co je a k čemu slouží ............................................................................................................................... 12 Vytvoření kompletní hromadné korespondence ..................................................................................... 14 Spuštění průvodce hromadnou korespondencí ................................................................................................... 14 Připojení k seznamu příjemců ............................................................................................................................. 14

Znovuobnovení hromadné korespondence ............................................................................................. 16 Skupiny a příkazy na kartě Korespondence............................................................................................. 16 TYPOGRAFIE A SAZBA ........................................................................................................................................ 17 Formát .................................................................................................................................................... 17 Písmo ................................................................................................................................................................... 17 Odstavec .............................................................................................................................................................. 19

Pravidla hladké sazby ............................................................................................................................. 20 Interpunkční znaménka ....................................................................................................................................... 21 Další pravidla hladké sazby .................................................................................................................................. 22

1

Základní vzhled a nástroje

Funkce Náhled V aplikaci Word 2010 se náhled již nezobrazuje v samostatném okně. Naleznete ho v zobrazení karty Soubor společně s dalšími užitečnými možnostmi nastavení souvisejícími s tiskem. Klikněte na kartu Soubor a potom na položku Tisk. Na pravé straně okna se zobrazí náhled toho, jak bude aktuální dokument vypadat při tisku. V levé části okna můžete upřesnit předvolby – například změnit orientaci z nastavení na výšku na nastavení na šířku, změnit formát papíru nebo vybrat možnost pro tisk aktuální stránky namísto celého dokumentu. Pokud chcete nastavit další možnosti ti tisku, tis klikněte pod možnostmi tisku na odkaz Vzhled stránky nebo klikněte na pásu karet na kartu Rozložení stránky,, zavřete tak zobrazení Soubor a zobrazte další možnosti. 2

Jak spolupracovat s uživateli, kteří mají aplikaci Word 2003 V aplikaci Word

Co se e stane

Jak postupovat

Otevřete dokument vytvořený v aplikaci Word 2003.

V okně aplikace Word 2010 se v záhlaví vedle názvu souboru zobrazí text [režim kompatibility]. kompati Budete tedy vědět, že i když se nacházíte v aplikaci Word 2010, technicky i nadále pracujete cujete v dřívějším formátu souboru, a nebudete tedy moci používat funkce aplikace Word 2010, jako jsou nové nástroje grafu nebo matematické rovnice, dokud soubor nepřevedete do formátu souboru aplikace Word 2010. Pokud některý uživatel otevře tento dokument v aplikaci aci Word 2003, zobrazí se mu odkaz na stažení bezplatné sady Compatibility Pack. Tato sada ada je nutná k tomu, aby bylo možno možn v aplikaci Word 2003 otevřít dokumenty aplikace Word 2010 a pracovat s nimi.

Pokud budete chtít chtí ukončit režim kompatibility kompatibil a převést soubor verze 2003 na nový formát aplikace Word 2010, klikněte na kartu Soubor, na položku Informace a potom na tlačítko Převést.

Uložíte dokument jako soubor ve formátu aplikace Word 2010.

Uložíte dokument jako soubor ve formátu aplikace Word 2003.

Pokud některý uživatel otevře tento dokument v aplikaci Word 2003, otevře se dokument dokum normálně a není nutná sada Compatibility Pack. Pokud jste v dokumentu použili nové funkce nebo formátování aplikace Word 2010, například nástroje grafu nebo matematické rovnice, mohou se uživatelům aplikace Word 2003 zobrazit upozornění na nepodporované nepodporova funkce nebo se příslušné formátování či funkce nemusí v souboru objevit.

Chcete-lili zkontrolovat kompatibilitu, klikněte na kartu Soubor, na položku Informace, na tlačítko Zkontrolovat problémy a potom na položku Zkontrolovat kompatibilitu. kompatibilitu Při uložení souboru ve starším formátu souboru aplikace Word 2003 se automaticky spustí nástroj kontroly kompatibility, který vás upozorní na nepodporované funkce. Potom můžete provést pro veškeré nutné změny návrhu souboru.

Trvalé zobrazení oblíbených příkazů Panel nástrojů Rychlý přístup v levém horním rohu okna aplikace Word obsahuje zástupce příkazů, které budete často používat. Přidáním tlačítek na tento panel nástrojů můžete trvale tr zobrazit a mít neustále k dispozici oblíbené příkazy, a to i při přepínání karet na pásu karet.

Po kliknutí na šipku rozevíracího seznamu vedle panelu nástrojů Rychlý přístup můžete zapnout nebo vypnout libovolný z příkazů uvedených v místní nabídce. e. Pokud příkaz, který chcete přidat, není v seznamu uveden, postupujte takto: Přepněte na pásu karet na kartu, kde je dané tlačítko zobrazeno, a klikněte na ně pravým tlačítkem myši. V zobrazené místní nabídce klikněte na příkaz Přidat na panel nástrojů Rychlý přístup.

3

Klávesové zkratky Existují dva způsoby použití klávesových zkratek. Například k nastavení tučného textu byste mohli použít: 1. klávesy pro přístup ke kartám a příkazům na obrazovce 2. přímou kombinaci kláves nesouvisející s pásem karet

Přístupové klávesy Přístupové klávesy poskytují přístup k pásu karet. Vztahují se přímo ke kartám, příkazům a jiným položkám zobrazeným na obrazovce. Přístupové klávesy se používají stisknutím klávesy ALT následované jinou klávesou nebo posloupností jiných kláves. Každý jednotlivý příkaz na pásu karet, v nabídce Tlačítka Microsoft Office a na panelu nástrojů Rychlý přístup má přístupovou klávesu a ke každé přístupové klávese je přiřazen tip ke klávesové zkratce. Pokud znáte starý systém založený na písmenech podtržených u položek nabídky, můžete tipy ke klávesovým zkratkám považovat za jejich novou verzi. Jakmile stisknete klávesu ALT, objeví se malé popisky uvádějící tipy ke klávesovým zkratkám pro všechny karty. Po stisknutí klávesy pro aktivaci konkrétní karty se objeví popisky zobrazující tipy ke klávesovým zkratkám pro příkazy na dané kartě. Jinými slovy, vždy uvidíte jen jednu vrstvu popisků tipů ke klávesovým zkratkám a další se zobrazí až po výběru možnosti. Vedle výše uvedených tipů ke klávesovým zkratkám existuje další způsob pohybu po pásu karet stisknutím posloupností kláves. Nejprve je třeba stejně jako v případě tipů ke klávesovým zkratkám stisknout klávesu ALT, čímž přesunete fokus z dokumentu na pás karet. Potom se můžete pohybovat pomocí kláves se šipkami. • Pomocí kláves ŠIPKA DOLEVA a ŠIPKA DOPRAVA se můžete přesunout na sousední karty. • Pomocí klávesy ŠIPKA NAHORU přesunete fokus na panel nástrojů Rychlý přístup. (Odtud se pomocí klávesy ŠIPKA DOLEVA můžete přesunout na Tlačítko Microsoft Office.) • Pomocí klávesy ŠIPKA DOLŮ se přesunete na aktivní kartu, kde se můžete dále pohybovat pomocí kláves se šipkami. Navigace na pásu karet je možná také pomocí klávesy TAB. Po přesunutí fokusu na pás karet stisknutím klávesy ALT můžete opakovaným stisknutím klávesy TAB cyklicky projít všechny příkazy na aktivní kartě, skupinu po skupině. Stisknutím kláves SHIFT+TAB cyklicky projdete příkazy v opačném směru. Jakmile bude aktivován (graficky zvýrazněn) požadovaný příkaz, vyberte jej stisknutím klávesy ENTER.

4

Kombinace kláves Kombinace kláves provádějí konkrétní příkazy. Nevztahují se k pásu karet ani k jiným prvkům na obrazovce. Pro spuštění akce je nutné klávesy stisknout současně a většina, ne však všechny, zahrnuje stisknutí klávesy CTRL plus dalších kláves (například zkratka CTRL+C pro kopírování). Zkratka tvořená kombinací kláves představuje skupinu kláves, která při současném stisknutí spustí akci. Jedná se o nejrychlejší způsob použití klávesnice, musíte si však klávesy zapamatovat. Hlavní výhodou zkratek tvořených kombinacemi kláves je, že většina běžných zkratek zůstává stejná ve všech aplikacích sady Office, a zůstává také stejná jako v předchozích verzích této sady.

Formátování písma tučné kurzíva podtržení podtržení slov dvojité podtržení odstranit formátování

CTRL + B CTRL + I CTRL + U CTRL + SHIFT + W CTRL + SHIFT + D CTRL + mezera

zobrazit netisknutelné znaky převést text na kapitálky převést text na velká písmena změnit velikost písmen dolní index horní index

CTRL + SHIFT + * CTRL + SHIFT + K CTRL + SHIFT + A SHIFT + F3 CTRL + = CTRL + SHIFT + =

CTRL + 1 CTRL + 2 CTRL + 5 CTRL + V CTRL + E CTRL + R CTRL + J

zvětšit odsazení odstavce zmenšit odsazení odstavce přidat 12 b před odstavec velikost písma v bodech styl Normální styl Nadpis1 styl Nadpis2

CTRL + M CTRL + SHIFT + M CTRL + 0 (nula) CTRL + SHIFT + P + číslo CTRL + SHIFT + N ALT + 1 ALT + 2 … atd.

Formátování textu řádkování 1 řádkování 2 řádkování 1,5 zarovnat odstavec vlevo zarovnat odstavec na střed zarovnat odstavec vpravo zarovnat odstavec do bloku

Mazání, kopírování, vkládání smazat vybraný text smazat znak vlevo smazat znak vpravo smazat slovo vlevo smazat slovo vpravo

DELETE BACKSPACE DELETE CTRL + BACKSPACE CTRL + DELETE

kopírovat s formátováním vložit text s formátováním zalomit řádek zalomit stránku zalomit sloupec

CTRL + SHIFT + C CTRL + SHIFT + V SHIFT + ENTER CTRL + ENTER CTRL + SHIFT + ENTER

vyjmout text (do schránky) kopírovat text (do schránky) vložit text (ze schránky)

CTRL + X CTRL + C CTRL + V

nedělitelná mezera nedělitelná pomlčka volitelné rozdělení slova

CTRL + SHIFT + mezera CTRL + SHIFT + SHIFT + -

5

Vytvoření odlišných záhlaví a zápatí Máte dokument s více částmi a potřebujete vytvořit záhlaví a zápatí pro jeho jednotlivé části. Na obrázku jsou zobrazeny příklady možností odlišení záhlaví a zápatí v jednotlivých částech dokumentu. U titulní stránky můžete požadovat, aby se zde nezobrazovala čísla stránek nebo žádný jiný text záhlaví nebo zápatí. Na úvodních stránkách, například na stránce s obsahem, by záhlaví a zápatí měla odrážet, že se ještě nejedná o hlavní část dokumentu.

Vytvoření konců oddílů Konce oddílů se vkládají do hlavní části dokumentu, nikoli do prostoru záhlaví a zápatí. Před provedením následujících kroků proto zavřete pracovní prostor záhlaví a zápatí. Potom postupujte takto: 1. Přemístěte kurzor na místo, kde chcete vytvořit začátek nového oddílu. 2. Na pásu karet klikněte na kartu Rozložení stránky a na tlačítko Konce. 3. Ve skupině Konce oddílů klikněte na možnost Další stránka.

Aplikace Word vytvoří konec oddílu před místem, kde se nachází kurzor. Poznámka:

Vlastní konce oddílů v dokumentu nejsou automaticky viditelné. Lze je zobrazit v zobrazení Rozložení při tisku s vypnutým pracovním prostorem záhlaví a zápatí kliknutím na tlačítko Zobrazit či skrýt na kartě Domů. Lze je také zobrazit v zobrazení náhledu.

Způsob zobrazení oddílů v záhlavích a zápatích Po otevření pracovního prostoru záhlaví a zápatí se zobrazí značky, které označují oddíly a usnadňují orientaci. Jak je znázorněno na obrázku, oblasti záhlaví a zápatí označují oddíly a přiřazují jim čísla. 1. Toto zápatí se nachází na konci oddílu 1. 2. Následující záhlaví se nachází na začátku oddílu 2. 3. Všimněte si, že se zobrazuje další karta: Stejné jako minulé.

Znamená to, že přestože jste vytvořili odlišné oddíly dokumentu, aplikace Word umožňuje přenášet obsah záhlaví a zápatí mezi oddíly. Na obrázku zobrazená karta Stejné jako minulé umístěná na tečkované čáře záhlaví znamená, že obsah záhlaví nového oddílu je propojen s obsahem záhlaví v předchozím oddílu. Pokud chcete, aby záhlaví v novém oddílu byla odlišná, musíte u nich zrušit propojení s předchozím oddílem. To stejné platí pro zápatí v novém oddílu. Pokud nezrušíte propojení v zápatí, bude se obsah těchto zápatí přenášet z předchozího oddílu.

6

Vytvoření odlišného textu záhlaví Umístěte kurzor na záhlaví, u kterého chcete zrušit propojení. Potom ve skupině Navigace kliknutím na tlačítko Propojit s předchozím zrušte toto nastavení. Informace v pravé části záhlaví Stejné jako minulé zmizí. Propojení záhlaví a zápatí je nutné zrušit zvlášť.

Tipy pro práci s různými záhlavími a zápatími Přerušte propojení mezi jednotlivými oddíly dokumentu. Každý oddíl, který vytvoříte vložením konce oddílu, bude obsahovat nastavení Stejné jako minulé. Pokud chcete ve všech oddílech vytvořit odlišná záhlaví (pokud chcete například do záhlaví ve všech oddílech vložit název příslušné kapitoly), musíte vypnout nastavení Propojit s předchozím u záhlaví ve všech oddílech. Zrušte zvlášť propojení záhlaví a zápatí. Zrušení propojení záhlaví nemá vliv na propojení zápatí. Pokud nechcete, aby obsah zápatí byl stejný ve všech oddílech, musíte příslušným způsobem zrušit propojení zápatí. To platí i pro záhlaví a zápatí proliché a sudé stránky. Zvolte si číslování stránek. Je možné, že budete chtít, aby se číslování úvodních stránek lišilo od číslování hlavního dokumentu. K požadovanému nastavení způsobu číslování a vzhledu čísel stránek slouží na obrázku zobrazené dialogové okno Formát čísel stránek. Pro úvodní stránky například můžete použít římské číslice. Toto dialogové okno také případně umožňuje nastavit, aby v novém oddíle začínalo nové číslování stránek.

Vytvoření odlišné první stránky Potom, co vytvoříte oddíl pro úvodní stránky, můžete jej dále rozčlenit a nastavit prázdné záhlaví a zápatí na titulní stránce. 1. K tomu použijte nastavení Jiné na první stránce znázorněné na obrázku. Zvolením tohoto nastavení povolíte, aby se na první stránce oddílu použilo jiné záhlaví a zápatí než ve zbývající části oddílu. Toto nastavení můžete použít na kterýkoli oddíl v dokumentu. 2. Nad oblastí záhlaví a zápatí tohoto oddílu se nyní bude zobrazovat text Záhlaví první stránky a Zápatí první stránky. Pokud jste již vytvořili číslování stránek, nastavení Jiné na první stránce zabrání zobrazování čísla stránky na titulní stránce.

7

Revize dokumentu Sledování změn Pokud zapnete funkci Sledování změn, aplikace Word vloží značky tam, kde bude provedena jakákoliv změna. Na kartě Revize klikněte ve skupině Sledování na tlačítko Sledování změn. Barva pozadí tlačítka Sledování změn se změní, což znamená, že funkce je zapnuta. Všechny provedené změny budou nyní označovány jako revize, dokud kliknutím na dané tlačítko funkci Sledování změn nevypnete.

Po zapnutí funkce Sledování změn, pracujte s aplikací Word jako obvykle. Každá provedená změna, například vložení nebo odstranění textu nebo přesun textu nebo obrázků, je označena značkou, například barvami nebo čarami, které označují, kde byla revize provedena a o jakou revizi šlo. 1. Odstraněný text v bublině na okraji 2. Vložený text podtržený stejnou barvou jako odstraněný text v bublině 3. Vertikální čáry v levém okraji označují změny v řádcích, ve kterých byl odstraněn a vložen text

Vložení komentáře Komentář je libovolná poznámka, kterou lze přidat k dokumentu. To lze provést tak, že umístíte kurzor na konec textu, který chcete okomentovat, a na kartě Revize kliknete ve skupině Komentář na tlačítko Nový komentář. Na okraji dokumentu se zobrazí nová bublina komentáře. Komentovaný text je zvýrazněn barvou zvolenou pro revize. Text komentáře se zadává do této bubliny. Rozdíly mezi bublinou komentáře a bublinou s odstraněným textem jsou následující: • Jednolité barevné pozadí bubliny komentáře. Bublina s odstraněným textem má barevný pouze okraj. • Popisek Komentář v bublině. • Iniciály recenzenta v bublině, označující autora komentáře, spolu s číslem vedle iniciál, které udává počet komentářů v dokumentu. Pokud provádí revizi dokumentu více lidí, je užitečné vědět, kdo je autorem které změny. Zde je několik způsobů, jak to zjistit. Přesuňte ukazatel myši nad vložený text v dokumentu, nebo nad bubliny s odstraněným textem na okraji dokumentu. U každé z revizí se zobrazí informace se jménem recenzenta a typem revize. Zde je také zobrazen odstraněný nebo vložený text. Další způsob odlišení jednotlivých recenzentů jsou barvy. Word automaticky přiřadí každému z nich jinou barvu značky.

8

Přijetí nebo odmítnutí změn Po dokončení revizí je někdo musí zkontrolovat a přijmout nebo odmítnout. Recenzent může revize zkontrolovat po jedné, nebo je přijmout nebo odmítnout všechny najednou. Komentáře si může přečíst a potom je smazat. Chcete-li odstranit značku, použijte tlačítko Přijmout nebo Odmítnout na kartě Revize ve skupině Změny. Kliknutím pravým tlačítkem v dokumentu můžete přijmout nebo odmítnout změny a odstranit komentáře. Obě tyto metody si můžete vyzkoušet v praktickém cvičení. Přijetím nebo odmítnutím změn a odstraněním komentářů dojde k odebrání příslušných značek z dokumentu. Přijaté změny se po uložení stanou součástí dokumentu. 1. Pomocí tlačítka Přijmout můžete přijmout změny jednu po druhé nebo sekvenčně, případně všechny najednou. 2. Pomocí tlačítka Odmítnout můžete odmítnout změny jednu po druhé nebo sekvenčně, případně všechny najednou. 3. Tlačítko Předchozí slouží k procházení jednotlivých položek směrem k počátku dokumentu. 4. Tlačítko Další slouží k procházení jednotlivých položek směrem ke konci dokumentu.

Dočasné skrytí změn Na kartě Revize klikněte ve skupině Sledování na šipku u tlačítka Zobrazit značku, přejděte na příkaz Recenzenti a odstraňte znak zaškrtnutí u položky Všichni recenzenti. Tím skryjete značky všech recenzentů. Potom znovu klikněte na šipku u tlačítka Zobrazit značku, přejděte na příkaz Recenzenti a zaškrtněte políčko u jména recenzenta, jehož změny vás zajímají. Tím zobrazíte jeho revize a komentáře. Jeho revize můžete přijímat nebo odmítat a komentáře odstraňovat během čtení, nebo to můžete nechat na později. Až skončíte, zobrazte změny ostatních recenzentů kliknutím na tlačítko Zobrazit značku a kliknutím na příkaz Všichni recenzenti. Upozornění: Odstranění znaků zaškrtnutí v nabídce Zobrazit značku značky neodstraní, pouze je dočasně skryje.

Zobrazení dokumentu „před“ a „po“ V okamžiku, kdy již dokument obsahuje velké množství revizí a komentářů, vás možná bude zajímat, jak vypadal před přidáním značek, nebo jak by vypadal, kdyby byly všechny změny přijaty a všechny komentáře odstraněny. V aplikaci Word jsou dokumenty automaticky zobrazeny se značkami, aby nedocházelo k neúmyslnému šíření dokumentů se sledovanými změnami a komentáři. Na kartě Revize, ve skupině Sledování, je výchozí možností v poli Zobrazit pro revizi možnost Konečný se značkami. Chcete-li zobrazit, jak dokument vypadal před vložením sledovaných změn a komentářů, klikněte na šipku v poli Zobrazit pro revizi a klikněte na položku Původní. Chcete-li zobrazit, jak by dokument vypadal po přijetí všech změn a odstranění komentářů, klikněte na šipku v poli Zobrazit pro revizi a potom klikněte na položku Konečný. Nezapomeňte, že skrytím revizí a komentářů je neodstraníte.

9

Použití stylů Pomocí stylů můžete snadno vytvářet dokumenty s jednotným vzhledem. Aplikace MS Word při práci s dokumentem sleduje (a ukládá) veškeré informace o formátování textu v okně Styly. Styl (soubor různých formátů textu a odstavce) můžete snadno použít na jiný text tak, že daný text vyberete a potom kliknete na název stylu v subkartě Styly.

Informace o stylu jsou zobrazeny v okně Styly.

Vytvoření nového stylu 1. 2. 3. 4.

Úprava stylu

Pokud není otevřeno okno Styly, klikněte na subkartě Styly na dialogové tlačítko. V okně Styly klikněte na tlačítko Nový styl. Do pole Název zadejte název stylu. V rozevíracím seznamu Typ stylu zadejte typ stylu, který vytváříte, kliknutím na položku Odstavec, Znak, Tabulka nebo Seznam. 5. Vyberte požadované možnosti nebo kliknutím na tlačítko Formát zobrazte další možnosti.

1. Klikněte pravým tlačítkem na styl, který chcete změnit, a potom na položku Styly. 2. Vyberte požadované možnosti. 3. Chcete-li zobrazit další možnosti, zobrazte okno Styly a pak klikněte na nabídku stylu, který chcete změnit, vyberte Změnit… a pokračujte v úpravách. 4. Změňte potřebné a klikněte na OK. Chcete-li upravit další atributy, celý postup zopakujte. Tip: Jednodušší úpravu stylu lze provést tak, že naformátujete text podle svých představ, vyberete jej a v okně Styly kliknete na Aktualizovat…

Vytvoření automatického obsahu MS Word nabízí automatický způsob vytvoření obsahu. Automaticky shromáždí názvy kapitol a nadpisy do obsahu a uspořádá je do hierarchických úrovní. Obsah může být jednoduchý seznam názvů kapitol nebo může zahrnovat několik nižších úrovní, jak je znázorněno na obrázku. Poskytuje přehled o tom, co je v dokumentu, a pomáhá rychle najít konkrétní část.

10

Pro vytvoření automatického obsahu, je třeba provést dva kroky: 1. Připravit dokument přiřazením stylů nadpisů k názvům kapitol a nadpisům, které se mají objevit v obsahu. 2. Shromáždit tyto názvy a nadpisy do obsahu.

Tip:

Pokud jste u názvů kapitol a nadpisů již použili některý z předdefinovaných stylů nadpisů Nadpis 1, Nadpis 2 a Nadpis 3, můžete krok 1 vynechat a přejít přímo ke kroku 2. Názvy kapitol a nadpisy zkontrolujete tak, že kliknete na příslušný název či nadpis a podíváte se do skupiny Styly na kartě Domů. Pokud jsou nastaveny na styl Nadpis 1, Nadpis 2 nebo Nadpis 3, je vše připraveno.

Pokud jste se rozhodli, které názvy kapitol a nadpisy se mají objevit v obsahu, je třeba použít u nich zcela určité styly, aby je aplikace Word zahrnula do obsahu. Tyto styly jsou na kartě Domů ve skupině Styly. S každým názvem kapitoly a nadpisem proveďte toto: 1. Umístěte do názvu kapitoly nebo nadpisu kurzor. 2. Ve skupině Styly klikněte na styl Nadpis 1 (chcete-li označit nadpis nejvyšší úrovně, například název kapitoly), nebo na styl Nadpis 2 (u nadpisu na další úrovni, například nadpisu sekce) nebo na styl Nadpis 3 (u podnadpisu).

Styly nadpisů a automatický obsah jsou vzájemně logicky provázány. Aplikace Word přiřadí názvy se stylem Nadpis 1 nejvyšší úrovni v obsahu, styl Nadpis 2 odpovídá druhé nejvyšší úrovni a styl Nadpis 3 představuje další úroveň. Po použití stylů nadpisů je třeba všechny nadpisy shromáždit do obsahu. 1. Nejprve umístěte kurzor tam, kde si přejete, aby se obsah objevil, obvykle na začátek dokumentu. 2. Pak klikněte na kartě Odkazy na příkaz Obsah a klikněte na možnost Automatická tabulka 1 nebo na možnost Automatická tabulka 2 – podle toho, který obsah se vám v okamžitém náhledu víc líbí.

Když do automatické tabulky obsahu kliknete myší, zobrazí se ve světle modrém poli. To je v pořádku – je to vizuální informace, která vás upozorňuje na to, že jde o automatickou tabulku obsahu. Po odsunutí ukazatele myši z obsahu se položky zobrazí šedě a v místě, kam jste předtím klikli, uvidíte kurzor. Vytvořený obsah je samozřejmě nutné udržovat v souladu s průběžně upravovaným dokumentem. Obsah se automaticky aktualizuje při každém otevření dokumentu. Měli byste ho však aktualizovat také při každém přidání názvů či nadpisů do dokumentu a při přidání textu, který může ovlivnit čísla stránek zobrazená v obsahu. K aktualizaci obsahu stačí provést následující kroky. 1. Kliknutí na kartu Odkazy 2. Následné kliknutí na příkaz Aktualizovat tabulku ve skupině Obsah. 3. Případně je možno kliknout na vlastní Obsah a stisknout klávesu F9.

Zobrazí se dialogové okno s dotazem, zda chcete aktualizovat pouze čísla stránek, nebo celou tabulku obsahu. Pokud jste do dokumentu přidali pouze základní text (nikoli nadpisy), vyberte možnost aktualizace 11

čísel stránek – je to rychlejší a u dlouhého dokumentu vám to ušetří čas. Pokud jste však přidali nebo změnili název kapitoly či nadpis, vyberte možnost Celá tabulka. Neupravujte položky v samotné tabulce obsahu – pokud budete někdy tabulku obsahu aktualizovat, budou všechny tyto změny ztraceny. Chcete-li změnit text nadpisů v tabulce obsahu, upravte tyto nadpisy přímo v dokumentu – nikoli v tabulce obsahu – a pak klikněte na příkaz Aktualizovat tabulku, aby se změny do tabulky obsahu přenesly. Poznámka:

Obsah byste měli aktualizovat také před vytisknutím nebo odesláním dokumentu, aby se v něm projevily i změny, které jste provedli na poslední chvíli.

Hromadná korespondence Co je a k čemu slouží Hromadnou korespondenci lze použít k vytvoření sady dokumentů, které jsou v zásadě stejné, každý dokument ovšem obsahuje jedinečné prvky. Například v záhlaví dopisů budou různé adresy a oslovení, zatímco vlastní text bude v každém dopise stejný. Pomocí hromadné korespondence lze vytvořit: • Sadu štítků nebo obálek. • Zpáteční adresa je stejná u všech štítků nebo obálek, adresa cílového místa je pro každý štítek nebo obálku jedinečná. • Sadu formulářových dopisů, e-mailových zpráv nebo faxů. • Základní obsah je pro všechny dopisy, e-mailové zprávy a faxy stejný, každý z nich ovšem obsahuje informace specifické pro jednotlivé příjemce, například jméno, adresu nebo jiné osobní údaje. • Sadu číslovaných kupónů, které jsou identické kromě toho, že každý má jedinečné číslo. Postupné vytváření jednotlivých dopisů, e-mailových zpráv, faxů, štítků, obálek nebo kupónů by trvalo hodiny. V takové situaci je vhodné použít hromadnou korespondenci. Při jejím použití je nutné pouze vytvořit jeden dokument obsahující informace, které jsou stejné pro všechny kopie a poté přidat zástupné symboly pro informace, které jsou pro každou kopii jedinečné. Aplikace MS Word automaticky provede vše ostatní. Takto vyjádřeno to sice vypadá poměrně složitě, ale „Hromadná korespondence“ disponuje propracovaným průvodcem, který prakticky vše udělá za vás. Při každé hromadné korespondenci pracujete se třemi různými prvky: 1. Hlavní dokument, u něhož začínáte. 2. Informace o příjemci, jako jsou jména a adresy jednotlivých osob, které chcete sloučit s hlavním dokumentem. 3. Dokončené dokumenty, které zahrnují informace v hlavním dokumentu spolu s jedinečnými informacemi o každém příjemci. Výchozím bodem je hlavní dokument. Může se jednat o dopis, obálku, e-mail, apod. Obsahuje tyto položky: 1. Obsah, který je stejný pro každou kopii, například hlavní text formuláře dopisu. Tento text stačí zadat jen jednou bez ohledu na počet dopisů, které chcete vytisknout. 2. Zástupné symboly pro jedinečné informace každého příjemce. U dopisu je například v každé kopii jedinečný blok adresy a oslovení.

12

V hromadné korespondenci se informace o příjemci, které jsou jedinečné v každé kopii hromadné korespondenci, zadávají do zástupných symbolů přidaných do hlavního dokumentu. Může se jednat o tyto informace: Adresy na obálkách nebo štítcích, jména v řádku pro oslovení ve formuláři dopisu, výše platu v e-mailových zprávách zasílaných zaměstnancům, osobní poznámky o oblíbených produktech na pohlednicích, které posíláte svým nejlepším zákazníkům, případně počet poukázek k proplacení. Informace o příjemci musí být uloženy ve zdroji dat.

Po vytvoření hromadné korespondence budete mít k dispozici následující položky: • Sada jednotlivých dokončených dokumentů, které můžete tisknout (například dopisy, štítky, obálky nebo poukázky) nebo přenášet elektronicky v průběhu vytváření hromadné korespondence (například e-mailové zprávy). • Hlavní dokument, který jste použili jako výchozí bod a který zůstává samostatným dokumentem. Po vytvoření hromadné korespondence není automaticky uložen. Měli byste jej uložit, protože aplikace Word si zapamatuje, který seznam příjemců jste k němu připojili, a když jej znovu otevřete, můžete rychle vytvořit novou hromadnou korespondenci. Poznámka:

Pokud vytváříte dopisy, obálky nebo štítky, můžete také volitelně vygenerovat souhrnný dokument, který obsahuje všechny sloučené dokumenty v jednom souboru.

Seznamem příjemců může být jakýkoli soubor, v němž jsou informace o příjemci uspořádány do sloupců a řádků. Lze jej vytvořit v řadě různých aplikací, jako je například Excel, Access nebo Outlook. 1. Sloupce v seznamu představují kategorii nebo typ informací. Jednotlivé sloupce jsou rozlišeny záhlavím. Seznam příjemců může například obsahovat sloupce Jméno, Příjmení a Ulice. 2. Každý řádek v seznamu představuje vyplněné informace jednoho příjemce. V seznamu zákazníků obsahuje například jeden řádek všechny informace o jednom zákazníkovi: jeho jméno, adresu atd. Díky těmto sloupcům a řádkům je možné zadat během vytváření hromadné korespondence jedinečné informace o příjemci do dokumentů. Z hlavního dokumentu se připojíte k seznamu a pak můžete přidat libovolné záhlaví sloupce jako zástupný symbol do hlavního dokumentu. (Tyto zástupné symboly se oficiálně označují jako pole.) Po dokončení hromadné korespondence budete mít k dispozici koncový dokument pro všechny osoby, který bude obsahovat informace ze záznamů v jednom řádku seznamu příjemců. Tip:

Nejlepších výsledků dosáhnete, vytvoříte-li soubor zdroje dat tak, aby každý sloupec představoval nejmenší možnou informaci. Místo sloupce Celé jméno například použijte samostatné sloupce Jméno a Příjmení. Získáte tak větší flexibilitu při uspořádání polí v hlavním dokumentu, takže například budete moci zákazníky oslovovat křestním jménem.

Příklady seznamů příjemců v aplikacích Outlook, Access a Excel.

13

Vytvoření kompletní hromadné korespondence Chcete-li vytvořit hromadnou korespondenci, klikněte na položku Spustit hromadnou korespondenci na kartě Korespondence a klikněte na příkaz Podrobný průvodce hromadnou korespondencí. Průvodce se otevře v pravé části okna v podokně úloh. Podokno úloh lze přesunout (zrušit ukotvení) kliknutím na záhlaví a přetažením do nového umístění. Můžete také změnit jeho velikost přetažením úchytu pro změnu velikosti po stranách podokna úloh. Chcete-li hromadnou korespondenci používat, postupujte podle výzev a kliknutím na tlačítko Další v dolní části podokna procházejte průvodce (nebo klikněte na tlačítko Předchozí, pokud se chcete vrátit k předchozímu kroku). Spuštění průvodce hromadnou korespondencí Možnosti zobrazované v průvodci jsou různé v závislosti na typu dokumentu. Pro následující vysvětlení zvolíme například obálky: Změnit rozložení dokumentu: Tato možnost je vybrána, pokud byl při spuštění průvodce otevřen prázdný dokument. Chcete změnit otevřený prázdný dokument na dokument obálky. Klikneme na položku Možnosti obálky a vybereme velikost obálky a další požadované možnosti. Dokument obálky pak nahradí prázdný dokument. Začít z existujícího dokumentu: Pokud je k dispozici dříve uložená obálka, kterou chcete použít pro hromadnou korespondenci, ale na obrazovce je momentálně otevřený prázdný dokument, můžete výběrem této možnosti nahradit prázdný dokument touto obálkou. Poznámka:

Možnost Použít aktuální dokument není při otevření prázdného dokumentu k dispozici. Aktuálním dokumentem se rozumí dokument, který je na obrazovce momentálně otevřený. Pokud jste nejprve otevřeli dokument s obálkou a pak spustili průvodce, můžete tuto možnost použít.

Připojení k seznamu příjemců Použít existující seznam: Tuto možnost vyberte, pokud již máte k dispozici seznam příjemců obsahující informace, které chcete sloučit. Pak kliknutím na odkaz Procházet v průvodci tento soubor vyhledejte a otevřete. Vybrat z kontaktů aplikace Outlook: Tuto možnost vyberte, chcete-li jako datový soubor použít seznam kontaktů aplikace Outlook. Potom klikněte na odkaz Zvolit složku s kontakty a vyhledejte a otevřete správný seznam kontaktů. Zadat nový seznam: Tuto možnost vyberte, pokud nemáte vhodný seznam příjemců a chcete jej vytvořit. Nový seznam je uložen jako soubor poštovní databáze (MDB) ve složce Zdroje dat, která je umístěna ve složce Dokumenty nebo Moje dokumenty. Soubor můžete znovu použít pro budoucí hromadnou korespondenci. Tip:

Pokud během procesu hromadné korespondence připojíte seznam příjemců, který chcete použít ke sloučení, začne aplikace Word hledat soubor ve složce Zdroje dat ve složce Dokumenty nebo Moje dokumenty. Seznamy příjemců je proto zřejmě nejsnadnější ukládat právě do této složky. Můžete však připojit libovolný seznam příjemců, který je umístěn kdekoli v počítači nebo na serveru.

Po připojení k seznamu příjemců vyberte příjemce, které chcete do hromadné korespondence zahrnout. Můžete například chtít odeslat formulář dopisu pouze těm zákazníkům ze souboru, kteří mají konkrétní PSČ. Nebo můžete chtít vytvořit adresář, který obsahuje jen jednu produktovou řadu.

14

Ke všem těmto akcím slouží dialogové okno Příjemci hromadné korespondence, které se otevře automaticky po připojení k seznamu příjemců nebo jeho vytvoření.

1. Vedle jmen jednotlivých příjemců jsou zaškrtnuta políčka a příjemci jsou ve výchozím nastavení zahrnuti do seznamu příjemců. U jednotlivých příjemců můžete zaškrtnutí tohoto políčka zrušit nebo můžete vymazat všechny příjemce zrušením zaškrtnutí políčka v záhlaví sloupce a pak zaškrtnout políčko vedle jména osoby, kterou chcete do hromadné korespondence zahrnout. 2. Upřesněte seznam příjemců kliknutím na tlačítko Seřadit a výběrem názvu sloupce, který chcete zobrazit a uspořádat (sestupně nebo vzestupně), nebo kliknutím na tlačítko Filtr a zadáním polí a hodnot příjemců, které chcete zobrazit. Kliknutím na tlačítko Najít duplicitní položky také můžete spustit sestavu se seznamem příjemců, kteří se v seznamu mohou zobrazovat vícekrát. Případně můžete kliknutím na tlačítko Najít příjemce vyhledat konkrétní osobu. Funkce Ověřit adresy je k dispozici, pokud máte nainstalovaný program pro ověření platnosti. Nejrychlejším způsobem přidání adresy pro doručení je kliknutí na tlačítko Blok adres v průvodci. Tím se přidá předem vytvořené pole «Blok adres» na obálku, která obsahuje jméno, příjmení, ulici, město, stát a PSČ. V případě potřeby můžete sestavit svůj vlastní blok adresy. Kliknutím na odkaz Další položky v průvodci otevřete dialogové okno Vložit slučovací pole, kde je při vybraném přepínači Databázová pole zobrazen seznam hlaviček ze seznamu příjemců. Po přidání obsahu a všech polí do hlavního dokumentu můžete pomocí náhledu zkontrolovat, jak budou sloučené dokumenty vypadat. Kliknete-li na odkaz Další v dolní části průvodce, kterým přejdete k dalšímu kroku, zobrazí se automaticky první sloučený dokument. V závislosti na tom, jak jste spokojeni s výsledkem, máte na výběr několik možností: Pokud dokument nesplňuje vaše představy, klikněte na odkaz Předchozí v dolní části průvodce. Vrátíte-li se k předchozímu kroku, můžete přidat, odstranit nebo spárovat pole, případně provést další úpravy vedoucí ke správnému zobrazení informací. Tip:

Pokud v podokně náhledu stále vidíte pole a dvojité šipky místo hodnot zadaných pro tato pole, klikněte na položku Náhled výsledků na kartě Korespondence. Kromě zobrazení jednotlivých sloučených dokumentů slouží příkaz Náhled výsledků také k přepínání mezi zobrazenými kódy polí a jejich hodnotami.

Jste-li s dokumentem spokojeni, kliknutím na tlačítko s dvojitou šipkou vpravo v horní části průvodce zobrazte několik dalších sloučených dokumentů, jak je znázorněno na obrázku. Pokud chcete zobrazit sloučený dokument pro konkrétního příjemce, vyhledejte tuto osobu kliknutím na tlačítko Najít příjemce. Při procházení dokumenty můžete kliknutím na tlačítko Vyloučit tohoto příjemce vyloučit ze sloučení libovolnou osobu. Poznámka:

Příjemce přitom bude vyloučen pouze z výsledků konečného sloučení, přičemž nedojde k odstranění žádných informací ze seznamu příjemců.

15

Pokud zjistíte, že hromadná korespondence obsahuje některé příjemce, které do ní nechcete zahrnout, otevřete kliknutím na odkaz Upravit seznam příjemců dialogové okno Příjemci hromadné korespondence. Pomocí tohoto dialogového okna můžete omezit seznam příjemců, jak bylo popsáno výše. • Je-li náhled sloučených dokumentů podle vašich představ, můžete konečné výsledky vytisknout. Kliknutím na tlačítko Tisk otevřete dialogové okno Sloučit na tiskárnu. • Pokud budete chtít pohodlně zkontrolovat výsledky a případně je upravit, klikněte v průvodci na položku Upravit jednotlivé obálky.

Tím se vytvoří samostatný souhrnný dokument hromadné korespondence, který obsahuje všechny obálky v novém dokumentu. Po kontrole nebo změně obálek v tomto souhrnném dokumentu je můžete ihned vytisknout, nebo dokument pouze uložte a obálky vytiskněte později. Tento souhrnný dokument je nezávislý na hlavním dokumentu a bude větší.

Znovuobnovení hromadné korespondence Pokud však chcete přestat pracovat na sloučení a vrátit se k němu později, uložte hlavní dokument. Uložením dokumentu zachováte připojení k seznamu příjemců a pole přidaná do dokumentu. Při dalším otevření dokumentu se vás aplikace Word dotáže, zda chcete zachovat připojení k seznamu příjemců. Kliknutím na tlačítko Ano hromadnou korespondenci obnovíte

Skupiny a příkazy na kartě Korespondence Při vytváření hromadné korespondence je užitečný také pás karet a tento proces je velmi podobný krokům průvodce. Pomocí pásu karet získáte přístup k více funkcím, jako je automatická kontrola, která vyhledává chyby před vytvořením hromadné korespondence. K dispozici jsou také rozšířené prvky, jako je použití polí k provádění akcí nebo výpočtů v hlavním dokumentu. Příkazy používané na kartě Korespondence jsou v těchto čtyřech skupinách: 1. Spustit hromadnou korespondenci: Tato skupina představuje výchozí bod, kde vyberete typ dokumentu a pak vyberete, vytvoříte nebo upravíte seznam příjemců. 2. Zapsat a vložit pole: V této skupině můžete vložit pole hromadné korespondence, porovnat je a pomocí možnosti Pravidla provést akce v dokumentech. 3. Náhled výsledků: Kromě prohlížení jednotlivých dokumentů hromadné korespondence můžete použít automatickou funkci kontroly chyb. 4. Dokončit: Tato karta slouží k dokončení hromadné korespondence a zkombinování jednotlivých dokumentů do jednoho souhrnného dokumentu nebo jejich tisku, případně odeslání elektronickou formou.

16

Typografie a sazba Pojmem sazba je rozuměn veškerý tištěný text, ať už se jedná o noviny, časopisy, knihy či pouze o sazbu akcidenční (inzeráty, reklamy apod.). Typografií se pak rozumí nauka o „hezké sazbě“, která má svá pevná pravidla. Vzhledem k tomu, že se vyvíjela již od roku 1445, kdy Němec Johanes Gutenberg jako první v Evropě začal tisknout vyměnitelnými kovovými literami (poprvé se objevily v Koreji r. 1234), něco na nich je a každý autor tištěných dokumentů, kterému na jeho výtvoru alespoň trochu záleží (vč. studenta píšícího diplomovou práci), by měl tato pravidla respektovat. Obecná úroveň tiskovin v naší republice je z hlediska formy špatná. Tato situace má několik příčin. Zrušením platnosti oborových norem (Základní pravidla sazby z let 1975 a 1982) k 31. 12. 1993 přestalo být dodržování typografických pravidel právně vymahatelné. Navíc zhruba ve stejné době nastoupilo masové rozšíření domácí výpočetní techniky a textových editorů, čímž se sazba přesunula od profesionálů k amatérům, a dílo bylo dokonáno. Tito „samouci“ se bohužel velmi často domnívají, že profesionálů není třeba a že vše zvládnou oni a jejich počítač. Je smutné, že ani velké reklamní společnosti nedokážou zajistit patřičnou kvalitu svých produktů, které jsou nám denně na očích. Jako příklad je možno uvést např. televizní reklamy telefonních společností, v nichž se třicetkrát za den objeví text 1,-Kč, který v sobě obsahuje hned dvě typografické hrubky (správně píšeme Kč 1,– nebo 1 Kč). Dalším příkladem jsou některé deníky, které místo uvozovek „text“ používají značky pro palec "text". Následující text shrnuje alespoň ta nejzákladnější pravidla, která by měl respektovat každý autor.

Formát Formátem se pro účely této práce rozumí souhrn určitých vlastností, formátování pak úpravu těchto vlastností. V případě textu rozlišujeme formát písma a formát odstavce. Formátování se v počítačových programech provádí přes ikony, klávesové zkratky a dialogová okna přístupná z hlavních nabídek. Pro hromadné nastavení jednotlivých parametrů formátování slouží styly. Styl je souhrn formátovacích nastavení uložených pod nějakým názvem a má dvě hlavní výhody. Aplikováním stylu na text nastavíme naráz všechny parametry pod ním uložené. Parametry stylu lze kdykoliv změnit a změny se projeví na všem, co bylo tímto stylem naformátováno. V následujícím textu bude popsán formát písma a odstavce, od dalšího výkladu stylů upouštím. Písmo Formát písma lze aplikovat na tu část textu, která je momentálně vybraná (tj. písmeno slabika, slovo, odstavec, blok textu či celý dokument). U písma lze sledovat mnoho nastavitelných vlastností. Typ písma – font V moderní počítačové terminologii se pojem font vžil natolik, že jej asi ani není třeba detailněji vysvětlovat. Jedná se o matematický (přesněji vektorový) popis vzhledu jednotlivých znaků abecedy, seřazený do přehledné kódové tabulky a uložený do souboru určitého názvu. Instalací takovéhoto souboru, získá náš počítač možnost dané písmo používat v nainstalovaných aplikacích. Přes značnou rozdílnost jednotlivých druhů písem existují některé společné znaky, podle nichž lze písma řadit do několika skupin (moderní česká typografická škola třídí písma do jedenácti skupin, nám postačí rozdělení do skupin tří). Rozlišujeme 3 základní skupiny typů písem: • Antikva – písmo patkové (serifní), pro něž jsou charakteristické stínované tahy (tzn., že všechny linky nejsou stejně široké) a patky (serify). Obecně se tvrdí, že patky vedou oči a proto se antikva hodí zejména na delší textové pasáže. Na následující ukázce patkového písma jsou zřetelně vidět nelineární tahy a patky.

A Klasický zástupce ze skupiny patkových písem je písmo Times New Roman.

17

• Grotesk – písmo lineární bezpatkové (sanserifní). Grotesk je vhodný pro nadpisy a sazbu tabulek, kde patky splývají s vodorovnými linkami a snižují tak čitelnost textu. Na následující ukázce bezpatkového písma jsou zřetelně vidět tahy lineární a patky zcela chybí.

A Klasický zástupce ze skupiny bezpatkových písem je písmo Arial. • Kaligrafická a volně psaná písma. Jedná se o všechny ostatní typy písem většinou ozdobného charakteru.

A Jedním z možných zástupců je písmo Matura MT Script Capital • Trochu mimo okrasný účel stojí písmo Courier, které simuluje psací stroj stejnou šířkou všech znaků.

Courier Ukázka neproporcionálního písma Courier New. Řez písma Většina písem je definována v několika řezech písma. Pokud tato definice chybí, některé programy jsou schopné různé řezy simulovat. Nutno podotknout, že takovéto simulace jsou velmi nekvalitní a běžný uživatel by jich neměl využívat. Navíc existují případy, kdy se v tisku objeví kombinace určitého řezu písma umocněná počítačovou simulací (např. zkurzívnělá kurzíva), což je z hlediska sazby naprosto neúnosné. Rozlišujeme tyto základní řezy písma (text je pro názornost vysazen v daném řezu písma): • Normální • Tučný (Bold) • Kurzíva (Italic) • Tučná kurzíva (Bold Italic) V závorkách je uveden anglický termín pro daný řez písma a všimněme si, je klávesová zkratka Ctrl+B přiřazena tučnému textu (dle počátečního písmene slova Bold) a analogicky zkratka Ctrl+I je přiřazena kurzívě (Italic). Dále si všimněme ikon a mezi formáty písma, které mají stejný význam. Kromě těchto typů existují ještě různé jemnější/silnější varianty daného řezu. Jedná se zejména o písmo extra tučné (extrabold) a půltučné (semibold). Tyto varianty ovšem MS Word nenabízí. Velikost písma Díky vektorové definici písem lze jejich velikost v počítači libovolně měnit. Velikost písma se udává v bodech. Dříve sazeči používali jako jednotku cicero, které se dělilo na 12 typografických bodů (1 bod = 0,3759 mm). S příchodem software z USA se vžila americká základní typografická jednotka pica (čti pajka), která se také skládá z 12 bodů (1 bod = 0,353 mm). A právě tyto body jsou nyní v textových editorech a sázecích programech používány jako měrné jednotky. Na běžný text se užívá nejčastěji písma velikosti 10–12 bodů, v novinové sazbě 8–10 bodů a dětské knihy používají větších písem o velikosti 14–18 bodů. Další vlastnosti písma Další vlastnosti písma jsou většinou generovány samotným textovým editorem a kromě kapitálek a indexů jsou používány jen ve speciálních případech a rozumný člověk od využití těchto elektronických efektů většinou ustoupí. Zejména je nutné se vyvarovat použití podtrženého textu jako způsobu vyznačování. Jedná se o přežitek z dob psacích strojů, kdy podtržení byl jediný způsob, jak zdůraznit určité pasáže v textu. Pro vyznačování textu se zásadně využívá řezu písma, případně lze v nouzi použít tzv. prostrkání ( z v ě t š e n í m e z i p í s m e n n ý c h m e z e r ) , které se jinak používá spíše pro zvýraznění nadpisů. 18

Následující ukázky jsou vysázeny s užitím těchto efektů (pro zvýraznění bylo použito tučné písmo Bookman):

Barva

Podtržení

Dvojité podtržení

Přeškrtnuté

Dvojitě přeškrtnuté

Index

horní

Index

dolní

Stínované

Obrys

KAPITÁLKY

VŠECHNA VELKÁ (VERZÁLKY)

MS Word umožňuje ještě další efekty spojené s různou animací textu apod. Tyto efekty mohou v omezené míře sloužit pro elektronické publikování, ale obecně je možno označit je spíše za samoúčelné. Odstavec Formát odstavce se od formátu písma liší z hlediska parametrů a z hlediska jeho použití. Formátujeme-li odstavec, stačí mít umístěný kurzor kdekoliv uvnitř odstavce (resp. mít označenou jeho neúplnou část) a nastavené parametry se pak vztahují na celý odstavec. Pro odstavec upravujeme jeho zarovnání, řádkování a způsob, jakým je vyznačen začátek/konec odstavce. Zarovnání Běžně rozlišujeme čtyři základní způsoby zarovnání textu: vlevo, na střed, vpravo a do bloku. Knihovna je umístěna v prostorách knihovny CIKS ve staré budově na Žižkově.

Knihovna je umístěna v prostorách knihovny CIKS ve staré budově na Žižkově.



Je knihovnou Fakulty mezinárodních vztahů a tudíž se tematicky zaměřuje na obory a specializace zde vyučované – zejména politologii, mezinárodní politiku a diplomacii, sociologii, evropskou ekonomickou integraci a cestovní ruch.




Všechny publikace jsou zpracovány v souborném katalogu knihovny. Ve studovně jsou k dispozici ve volném výběru, řazeny podle MDT. Periodika se nacházejí v přilehlé chodbě, řazena podle abecedy.




Zarovnání vlevo

Zarovnání na střed

Zarovnání vpravo

Zarovnání do bloku

Řádkování (proklad) V zásadě rozlišujeme řádkování jednoduché, jeden a půl řádkové a dvojité. Řádkování lze nastavit i na přesný rozměr. Pokud tento není zadán, řádkování se přizpůsobí největšímu písmu použitému v daném odstavci. Orientačně platí pravidlo, že čím menší písmo a čím větší je šířka sazby, tím větší by měl být proklad. Toto pravidlo vychází z čistě praktických zkušeností – poruší-li se toto pravidlo, oko čtenáře po dosažení konce řádku těžko nalézá začátek řádku následujícího.

19

Vyznačování odstavců V zásadě existují 3 základní druhy vyznačování začátku/konce odstavce: vyznačování pomocí prvního řádku 1 (předsazení resp. odsazení ), meziodstavcová mezera, ornamentální prvek mezi odstavci. Vše shrnuje následující ukázka. Knihovna je umístěna v prostorách knihovny CIKS ve staré budově na Žižkově. Je knihovnou Fakulty mezinárodních vztahů a tudíž se tematicky zaměřuje na obory a specializace zde vyučované – zejména politologii, mezinárodní politiku a diplomacii, sociologii, evropskou ekonomickou integraci a cestovní ruch. Všechny publikace jsou zpracovány v souborném katalogu knihovny. Ve studovně jsou k dispozici ve volném výběru, řazeny podle MDT. Periodika se nacházejí v přilehlé chodbě, řazena podle abecedy.

Knihovna je umístěna v prostorách knihovny CIKS ve staré budově na Žižkově. Je knihovnou Fakulty mezinárodních vztahů a tudíž se tematicky zaměřuje na obory a specializace zde vyučované – zejména politologii, mezinárodní politiku a diplomacii, sociologii, evropskou ekonomickou integraci a cestovní ruch. Všechny publikace jsou zpracovány v souborném katalogu knihovny. Ve studovně jsou k dispozici ve volném výběru, řazeny podle MDT. Periodika se nacházejí v přilehlé chodbě, řazena podle abecedy.


Odsazení prvního řádku

Předsazení prvního řádku

Meziodstavcová mezera

Je knihovnou Fakulty mezinárodních vztahů a tudíž se tematicky zaměřuje na obory a specializace zde vyučované – zejména politologii, mezinárodní politiku a diplomacii, sociologii, evropskou ekonomickou integraci a cestovní ruch. Všechny publikace jsou zpracovány v souborném katalogu knihovny. Ve studovně jsou k dispozici ve volném výběru, řazeny podle MDT. Periodika se nacházejí v přilehlé chodbě, řazena podle abecedy.

Knihovna je umístěna v prostorách knihovny CIKS ve staré budově na Žižkově. Je knihovnou Fakulty mezinárodních vztahů a tudíž se tematicky zaměřuje na obory a specializace zde vyučované – zejména politologii, mezinárodní politiku a diplomacii, sociologii, evropskou ekonomickou integraci a cestovní ruch. Všechny publikace jsou zpracovány v souborném katalogu knihovny. Ve studovně jsou k dispozici ve volném výběru, řazeny podle MDT. Periodika se nacházejí v přilehlé chodbě, řazena podle abecedy.

Ornamentální prvek

Lze použít jakýkoliv z těchto způsobů, ale nikdy je nelze kombinovat! Bohužel kombinace odsazení prvního řádku a meziodstavcové mezery je velmi častá chyba. Pro odstavec platí ještě další dvě základní pravidla. 1. Východový řádek (tj. poslední řádek předchozího odstavce) má být dlouhý alespoň jako odsazení prvního řádku v odstavci následujícím. 2. Východový řádek smí být na plnou délku sazby, anebo musí skončit od pravého okraje tak daleko, jako je velikost odsazení prvního řádku v následujícím odstavci. Další pravidla o odstavcích Kromě těchto základních pravidel existuje ještě řada dalších, která se svým charakterem vážou k tematice odstavců. Řada z nich slouží pro udržení kvality tzv. šedi stránky. Stačí přivřít oči a podívat se na dokument s určitým odstupem a na první pohled se objeví rušivé elementy, které negativním způsobem ovlivňují čtenářův dojem z úpravy stránky. • Řeky – vznikají, když se v několika řádcích nad sebou objeví mezislovní mezera na stejném místě. V šedi stránky vznikne „spára“, která narušuje celkový estetický dojem. Řeky se ošetřují dělením slov a jinými prostředky. • Jednopísmenné předložky na koncích řádků – v českém prostředí není povoleno ponechávat osamocené jednopísmenné předložky na koncích řádků. Není chybou ponechat na konci řádku spojku „a“ vzhledem k jejímu častému výskytu v běžném textu. • Panchart – poslední neúplný řádek odstavce, který se stal prvním řádkem následující stránky (resp. sloupce, pokud jde o sazbu sloupcovou). Nejlépe je odstranit jej zkrácením textu o jeden řádek (to se povede zřídka), častější variantou je prodloužení o jeden řádek. • Vdova – první řádek odstavce, kterým stránka končí. Současná typografie vdovy za závažnější estetický nedostatek zlomu nepovažuje. • Rozdělovník – narušuje konce řádků, proto by neměl být užíván ve více jak třech řádcích pod sebou a v žádném případě nesmí být použit šestkrát a vícekrát (toto pravidlo lze přehlédnout jen u velmi úzké sazby).

Pravidla hladké sazby2 Tato kapitola shrne ta nejdůležitější pravidla pro psaní pomlček, spojovníků, procent apod. Zastavím se zejména u nejčastějších a nejhrubších chyb, se kterými se lze setkat denně a všude. Kdybych měl volit

1

Při použití odsazení prvního řádku je možné toto odsazení zrušit v prvním odstavci následujícím po nadpisu.

2

Tento text vychází z formulací a příkladů z knihy: Kočička, P.–Blažek, F.: Praktická typografie. Brno, Computer Press, 2000.

20

vhodný příměr k těmto pravidlům, nejlépe by se hodila pravidla českého pravopisu. I člověk, který je nerespektuje, dokáže vyplodit srozumitelný text, ale gramatické chyby cosi vypovídají o jeho úrovni. Interpunkční znaménka Interpunkce se až na výjimky sází bez mezery k předchozímu znaku. Za znaménkem je vždy mezera. Sejde-li se více znamének po sobě, sázejí se tyto těsně za sebe a mezera je až za posledním z nich. Tečka Sází se na konec věty, bez mezery k poslednímu písmenu. Tečka se dělá za některými zkratkami a označuje řadové číslovky. Tečku nepíšeme za nadpisem, titulkem obrázku a popiskem obrázku, i kdyby se skládal z více vět. Na konci věty se dělá pouze jedna tečka, i když věta končí zkratkou nebo výrazem, za kterým už tečka je. Příklady: První věta končí tečkou. Za ní je mezera a další věta. Tento výraz je „zajímavý“. „Věta v uvozovkách.“ Bude to tak (nebo jinak). Bude to přesně tak. (Ale může to být i jinak.) 60. léta V obchodě měli nože, vidličky, talíře atd. Kontaktovali jsme firmu Rollpa, s. r. o. Výjimky: 19.30 hodin (bez mezer) 5 . 3 = 15 (násobení v matematických výrazech; mezera z obou stran) 3.5 inch (v angličtině místo naší desetinné čárky; bez mezer) Skupina J.A.R. (kodifikovaný název) Kapitola 1.5.3 (za posledním číslem lze také psát tečku, ale je pak nutné tento způsob dodržet v celém dokumentu) Otazník a vykřičník Platí pro ně stejná pravidla jako pro tečku. Tato znaménka lze navíc použít v textu jako výraz pochybnosti (otazník v závorce) nebo jako upozorňující výraz (vykřičník v závorce). Dále se za těmito znaménky nepíše koncová tečka (v případě, že jsou součástí např. nějakého názvu). Příklady: Co to je? „To není pravda!“ Byly tam čtyři (!) ženy. Jimi Hendix vydal album Are you experienced? (lze psát též: Jimi Hendix vydal album „Are you experienced?“.) Čárka Píše se bez mezery za poslední písmeno slova nebo za poslední interpunkční znaménko. Příklad: Rollpa Morava, s. r. o., se transformovala na Rollpa Morava, a. s. Středník Naznačuje těsnější spojení dvou vět. Sází se vlevo na dotek, vpravo s mezerou a následuje malé písmeno.

21

Dvojtečka Slouží k uvození další části věty (např. přímé řeči) a také se sází na dotek k předchozímu písmenu. Výjimku tvoří matematické dělení a poměr, kdy se sází z obou stran s mezerou a naopak zcela bez mezer v případě skóre. Příklady: Táta říká: „Pojeď se mnou.“ Lékař se usmál: podíváme se. 12 : 6 = 2 Roztoky ředíme v poměru 3 : 2. Utkání skončilo 5:1. Další pravidla hladké sazby Spojovník 3 Znak na klávesnici, který všichni považují za pomlčku, je ve skutečnosti spojovník (resp. rozdělovník). Spojovník/rozdělovník je kratší než pomlčka, píše se vždy z obou stran bez mezer (tzv. „na dotek“) a spojuje resp. rozděluje slova. Pokud dojde v místě spojovníku k rozdělení složeného výrazu na dva řádky, opakuje se tento i na řádku následujícím. Příklady: slovník anglicko-český (ve smyslu český a anglický), ale zápas Česko–Slovensko (ve smyslu versus, viz. pasáž o pomlčce), Karel Matěj Čapek-Chod, Frýdek-Místek, Garnisch-Partenkirchen, Praha 2-Vinohrady, Praha-Žižkov, Brno-venkov, Plzeň-jih, propan-butan, ping-pong, anesteziologicko-resuscitační oddělení zeleno-modrý svetr (se vzorkem), ale zelenomodrý svetr (má modrozelenou barvu), tab. 4-1, obr. 7-5, n-tice (ale 16bitový, nikoliv 16-ti bitový) Pomlčka Pomlčka naznačuje větší přestávku v řeči a výrazně od sebe odděluje části textu. Dále se používá k uvození přímé řeči, jako opakovací znaménko, místo nuly nebo neznámé hodnoty v tabulkách, k vyjádření celých peněžních nebo finančních jednotek nebo ve zvláštních případech, kdy nahrazuje předložku nebo spojku. Kromě několika výjimek nesmí být pomlčka na začátku řádku a z obou stran se odděluje mezerou. Interpunkční znaménko se sází bez mezery, ihned za pomlčku. MS Word napíše pomlčku sám (nástrojem „automatického nahrazení“) v případě, že je v textu typograficky vyžadována. V případě, že potřebujete znaménko pomlčky přímo zapsat, musíte použít kombinaci levé klávesy Alt a současného napsání číselné kombinace 0150 na numerické části klávesnice. Příklady (náhrada závorek a pauza v řeči): Do práce jsem šel – co bych byl doma také platný – ale myšlenky jsem neměl pohromadě. dělal bych to, ale – Kdy se vrátím? – Až mě to tam přestane bavit. Už to nedělej, jinak –! Příklady (přímá řeč): – Jaké máte zaměstnání? Vy určitě nejste profesor? – Já jsem profesor – řekl jsem. Jediný případ, kdy je interpunkce před pomlčkou: 3

Potom je ale jasné, že po pádu komunismu neprobíhal mezi českými a slovenskými poslanci boj o pomlčku, ale o spojovník.

22

– Pojď za mnou, – řekla (Přesto je vhodnější čárku vynechat, pokud to není na újmu srozumitelnosti.) Příklad (opakovací znaménko): Gill – Shadow 300 – – No 1 345 – – No 2 344 Příklad (výčet): Slova ohebná: – podstatná jména – přídavná jména – zájmena – číslovky – slovesa Příklady (celé finanční jednotky): MakeUp za Kč 2999,– bez DPH Pozn.: Nelze použít tuto formu, pokud p.j. stojí za číslem. Lze tedy psát: MakeUp za 2999 Kč Nikdy nelze použít tvar: MakeUp za 2999,– Kč Nebo dokonce: MakeUp za 2999,- Kč Náhrada pomlčky nebo spojky Často se pomlčky užívá místo výrazů „a“, „až“, „od do“, „versus/proti“. V těchto případech se sází bez mezer a nesmí být na začátku ani na konci řádku. Stane-li se tak, je třeba sazbu nahradit příslušným slovním vyjádřením. Příklady: Jan Neruda 1834–1891, telefon 46 27 41–9 (až) dálnice Praha–Rozvadov (od do; z do) otevřeno 7–11.30 hodin (od do; až) let Sojuz–Apollo, dvojice Voskovec–Werich (a) Sparta–Slavia (proti, versus) Závorky Do závorek se dávají výrazy, které jsou do věty volně vloženy. Závorek je několik druhů. Zde uvádím některé z nich, řazené dle vhodnosti použití () [] {} <> //. Závorky se sázejí na dotek k výrazům, které jsou do nich vloženy a naopak s mezerou vůči ostatnímu textu. Uvozovky Do uvozovek se nejčastěji dává přímá řeč, citáty, nové (resp. cizí, ironické či nespisovné) výrazy. Uvozovky se sází na dotek k příslušnému výrazu. Uvozovky se nepoužívají jako opakovací znaménka (v těchto případech lze použít tildu nebo pomlčku). V češtině lze použít tři druhy uvozovek: 1. typ 9966 2. jednoduché 3. francouzské psané obráceně

„Věta v uvozovkách.“ ,Věta v uvozovkách.‘ »Věta v uvozovkách.«

Je-li třeba použít v uvozeném textu další uvozovky, je třeba zvolit jiný typ. Doporučuje se za základní volit „“ a jako doplňkové ‚ ‘ nebo » «. Navazuje-li jednoduchá uvozovka na dvojitou, nesmí vzniknout uvozovka „trojitá“. Tomu se předejde použitím malé mezery. 23

Příklady:

„Předložil jste skutečně ‚zajímavou‘ teorii.“ „Demokracii“, o které se hovoří… „ ‚Ahoj,‘ řekl a posadil se.“ „»Ahoj, « řekl a posadil se.“

Stupeň (Alt+0176) V označování stupňů se často dělá chyba. Značka stupně nesmí být nahrazována kroužkem, nebo dokonce malým „o“ psaným jako horní index. Od čísla se odděluje mezerou. Pouze pokud je ve významu přídavného jména, píše se na dotek. Příklady: –15 ° 20 °C 98,8 °F 20° mráz

(minus patnáct stupňů) (dvacet stupňů Celsia) (devadesát osm celých osm desetin stupňů Fahrenheita) (dvacetistupňový mráz)

Procento Znak procenta (resp. promile) se odděluje od předchozího výrazu mezerou. Pouze pokud je ve významu přídavného jména, píše se na dotek. Příklady: 8 % (osm procent) 8% (osmiprocentní) Čísla V beletrii platí prastaré pravidlo – do dvanácti sázet slovy, od 13 nahoru číslicemi. V odborných textech (ekonomie, matematika atd.) je z praktických důvodů preferováno číselné vyjádření. Číslem by ale neměla začínat věta. Vícemístná čísla (kromě letopočtů) se oddělují po třech číslicích v obou směrech od desetinné čárky mezerou. Číslo nelze rozdělit do dvou řádků! Pokud se číslo pojí se slovem, píše se obvykle bez mezer. Příklady: Nikoliv: Dne 17. listopadu 1989… 17. listopadu 1989… 5hodinový maraton… Pětihodinový maraton… Nejlevnější GO sada stojí 2 000 Kč. 32megový prostor, formát A3, strana 9n, Horoměřická 24b, 25x nebo 25krát. ale Bylo to v roce 1976. Číslo domu 853/14. Čas 4 Čas lze zapsat pouze těmito způsoby:

4

Přednáška začíná ve 12.30 h. Přednáška začíná ve 12 h 30 min. Přednáška začíná ve 12 hod. 30 min. Dosáhl času 3:16,30. Přednáška ale ve skutečnosti začala až ve 12.30:25 h.

Místo slova „hodin“ píšeme značku jednotky času „h“ (píšeme bez tečky) nebo zkratku „hod.“ (píšeme s tečkou).

24

Textové podklady pro PC kurzy pořádané. ALTUS Training Center s.r.o

Recommend Documents