I. PENDAHULUAN
Jurusan Kedokteran Fakultas Kedokteran dan Ilmu – ilmu Kesehatan Universitas JenderalSoedirman (FKIK UNSOED) adalah salah satu institusi penerima hibah kompetisi PHK-PKPD untuk skema C kurun waktu 2011-2013. Tujuan hibah kompetisi ini secara umum adalah untuk meningkatkan kapasitas dan kualitas institusi pendidikan kedokteran di Indonesia. Skema C secara khusus ditujukan bagi institusi pendidikan kedokteran dengan status akreditasi B, sudah dalam kondisi yang cukup stabil dan sedang berkembang menuju institusi pendidikan kedokteran yang lebih mapan. Sejalan dengan hasil evaluasi diri dan analisis akar masalah yang disusun pada proposal PHK-PKPD serta RIP 2012 terdapat tiga permasalahan utama yang perlu diatasi agar kualitas pendidikan kedokteran di Jurusan Kedokteran FKIK UNSOED menjadi lebih baik, yaitu (1) Pelaksanaan Kurikulum Berbasis Kompetensi yang belum optimal dan belum mencirikan secara tajam kompetensi lokal yang diunggulkan, (2) Manajemen promosi institusi yang belum terimplementasi dengan baik, dan (3) Kurang optimalnya tata pamong insitusi Jurusan Kedokteran FKIK UNSOED. Berdasar hasil evaluasi diri dan analisis masalah tersebut maka dikembangkan 3 aktivitas utama yang akan dilaksanakan PHKPKPD Jurusan Kedokteran FKIK UNSOED selama periode 3 tahun, yaitu 2011-2013. Tiga aktivitas utama tersebut meliputi(1) Peningkatan implementasi KBK di Program Pendidikan Dokter Tingkat Sarjana (PPDTS) dan Program Pendidikan Dokter Tingkat Profesi (PPDTP) untuk meningkatkan kuantitas dan kualitas lulusan program sarjana kedokteran dan program profesi dokter desa. (2) Peningkatkan Citra dan Reputasi Jurusan Kedokteran FKIK untuk meningkatkan kualitas input mahasiswa, dan (3) Pengembangan tata pamong jurusan yang baik menuju terwujudnya Good University Governance. Dengan melaksanakan tiga aktivitas pengembangan tersebut melalui PHK-PKPD diharapkan mampu memperbaiki kapasitas institusi dan kualitas pendidikan di Jurusan Kedokteran FKIK UNSOED. Secara lebih spesifik peningkatan kualitas pendidikan tersebut dilakukan dengan pendekatan system dengan mencakup komponen input, proses, dan output dalam pendidikan dokter. Yang dimaksudkan komponen input disini meliputi sumber daya manusia, sarana-prasarana dan sistem yang ada. Perbaikan komponen input mencakup pengembangan sumber daya manusia yang terlibat pada kegiatan pembelajaran, pengembangan sarana penunjang pendidikan, dan juga pembenahan sistem yang ditujukan untuk perbaikan kualitas input calon mahasiswa. Perbaikan komponen proses pendidikan 3
terutama dilakukan dalam perbaikan perangkat lunak pendidikan dalam hal ini penyempurnaan kurikulum berbasis kompetensi yang sesuai dengan visi dan misi institusi, perbaikan dalam sistem assessment, pengelolaan sistem informasi dan juga dalam manajemen SDM yang mampu menciptakan atmosfer akademik yang kondusif dalam proses pembelajaran dan pelaksanaan tri dharma perguruan tinggi. Keberhasilan pelaksanaan aktivitas pengembangan tersebut terutama akan dinilai dari kualitas output pendidikan yang dituangkan dalam bentuk indikator kinerja utama maupun indikator kinerja tambahan. Indikator utama terdiri dari produktivitas lulusan sarjana (%), lama masa studi PPDTS (bulan), lama masa studi PPDTP (bulan), tingkat kelulusan UKDI/tahun (%), rerata nilai UKDI, rerata nilai UAN mahasiswa baru dan akreditasi program studi. Adapun indikator kinerja tambahan yang akan dicapai meliputi produktivitas penelitian dosen (judul/dosen/tahun), produktivitas pengabdian (judul/dosen/tahun), produktivitas publikasi (judul/dosen/tahun), jumlah pendaftar jurusan kedokteran, tingkat keketatan persaingan masuk Jurusan Kedokteran Unsoed, proporsi mahasiswa yang memilih Unsoed sebagai pilihan pertama (%), jumlah MOU kerjasama dengan institusi lain, ketersediaan SOP penjaminan mutu, rerata beban kerja dosen/EWMP(sks), serta ketersediaan SIM terintegrasi. Secara umum, aktivitas pengembangan yang dilakukan diharapkan dapat menghasilkan outcome positif, yaitu menghasilkan lulusan dokter yang kompeten dan kompetitif sesuai dengan visi dan misi institusi melalui pengembangan kualitas pendidikan kedokteran dan tata pamong jurusan yang baik. Ketiga aktivitas pengembangan yang tersebut secara bertahap diimplementasikan selama 3 tahun pada periode 2011-2013. Implementasi aktivitas pengembangan PHK-PKPD di Jurusan Kedokteran FKIK UNSOED tahun 2012 didasarkan pada Rencana Implementasi Program (RIP) tahun 2012 yang telah disusun sebelumnya. Secara praktis tiga aktivitas pengembangan tersebut diimplementasikan dalam berbagai program kegiatan dan komponen pembiayaan yang diperkenankan (eligible cost component) mengacu pada panduan pengelolaan proyek dan standard operating procedure yang telah ditetapkan. RIP PHKPKPD 2012 Jurusan Kedokteran FKIK UNSOED membagi tiga aktivitas pengembangan tersebut dalam 16 program kegiatan meliputi pengembangan staf bergelar untuk 9 orang (4 orang S3 yang merupakan lanjutan dari program tahun 2011 dan 5 orang S2), 6 kegiatan pengembangan staf tidak bergelar, 1 kegiatan inhouse training, 5 kegiatan lokakarya, 1 kegiatan policy study, 1 kegiatan hibah pengajaran dan 1 kegiatan hibah penelitian. Selain itu direncanakan 7 paket pengadaan yang merupakan alokasi riil tahun 2012 meliputi 1 paket pengadaan alat laboratorium, 1 paket pengadaan alat elektronik perlengkapan kelas, 1 paket 4
pengadaan buku, 1 paket pengadaan furniture, 1 paket pekerjaan sipil, 1 paket jasa konsultan individual, serta 1 paket jasa konsultan firma. Selain program kegiatan tahun 2012, pada tahun 2012 ini juga melaksanakan paket pengadaan luncuran tahun 2011 yaitu 1 paket pengadaan alat skill lab, 1 paket pengadaan buku, 1 paket pengadaan pekerjaan sipil yang kontrak pekerjaan dilakukan pada tahun 2011 tetapi realisasi penyelesaian pekerjaan dan pembayaran dilakukan pada tahun 2012. Selain itu terdapat paket pengadaan luncuran 2011 yang belum dilaksanakan sama sekali dan akan dilaksakan pada tahun 2012, meliputi 1 paket pengadaan barang alat elektronik, 1 paket jasa konsultan firma, dan 1 paket jasa konsultan individual. Sampai dengan 31 Juli 2012, secara umum implementasi kegiatan PHK-PKPD di Jurusan Kedokteran FKIK UNSOED belum berjalan sesuai dengan harapan. Terdapat beberapa kegiatan yang terlambat dilaksanakan dari jadwal yang telah direncanakan pada RIP. Beberapa faktor eksternal yang cukup menonjol telah diidentifikasi berkontribusi terhadap keterlambatan pelaksanaan kegiatan antara lain keterlambatan persetujuan berkaitan dengan TOR kegiatan dan NOL dari World Bank untuk pengadaan barang. Selain itu keterlambatan pelaksanaan kegiatan terjadi karena belum bisa diaksesnya dana loan sampai dengan bulan Mei 2012 serta keterbatasan SDM penyedia jasa konsultan individual yang sesuai dengan kriteria pada TOR dan standar pembiayaan yang berlaku. Faktor internal yang berkontribusi terhadap keterlambatan pelaksanaan kegiatan adalah masih belum optimalnya kinerja PIU dalam mengelola PHK-PKPD di lingkungan Jurusan Kedokteran FKIK UNSOED.
Belum
optimalnya
kinerja
PIU
berkaitan
dengan
permasalahan
ketidakseimbangan beban kerja dengan kuantitas sumber daya manusia di Jurusan Kedokteran FKIK UNSOED yang berimbas pada kinerja personel PIU PHK-PKPD. Kegiatan yang terlaksana sesuai jadwal adalah degree training untuk 9 staf (4 orang S3 existing dan 5 orang S2) dan hibah penelitian, non degree training manajemen laboratorium riset dan sistem informasi. Sampai bulan Juli 2012, untuk program degree training, pelaksanaan studi S3 telah sampai pada tahap pelaksanaan dan monitoring. Akan tetapi dokumen pendukung kemajuan studi lanjut belum didapatkan karena belum mendapatkan respon dari institusi penyelenggara pendidikan. Untuk pelaksanaan studi S2, semua kandidat telah terdaftar sebagai mahasiswa baru di institusi penyelenggara pendidikan. Untuk kegiatan non degree training manajemen laboratorium riset dan sistem informasi telah sampai pada tahap pelaporan. Kegiatan policy study penerimaan mahasiswa baru sudah dalam tahap pelaksanaan mulai bulan Juli 2012 dan akan selesai pada bulan November 2012.
5
Beberapa kegiatan yang masih dalam tahap persiapan dan belum terlaksana sampai dengan bulan Juli 2012 adalah 5 kegiatan lokakarya, 1 kegiatan IHT pengabdian masyarakat, 4 kegiatan non degree training, 1 kegiatan hibah pengajaran, 2 jasa konsultan individual (technical assisstance) kurikulum, 1 jasa konsultan firma, dan 7 kegiatan pengadaan barang. Pelaksanaan kegiatan lokakarya mengalami penundaan dari jadwal yang direncanakan semula. Hal ini dikarenakan keterlambatan pencairan dana program, kendala komunikasi dengan pihak terkait, kendala dalam penjadwalan. Kegiatan in house training telah dipastikan dilaksanakan pada bulan September 2012, tertunda 2 bulan dari perencanaan karena bertepatan dengan bulan Ramadhan dan libur lebaran. Empat kegiatan non degree training yang belum terlaksana adalah standardized patient, manajemen skillslab, teknisi laboran dan blok elektif. NDT standardized patient, manajemen skillslab, teknisi laboran telah terkonfirmasi untuk dilaksanakan bulan September. Keterlambatan ini disebabkan karena lambatnya respon dari insitusi penyelenggara dan karena bertepatan dengan bulan Ramadhan dan libur lebaran. Untuk NDT blok elektif belum terlaksana karena belum disepakatinya kurikulum blok elektif yang dibahas oleh Unit Pendidikan Kedokteran (UPK). Sampai pada bulan Juli 2012 kegiatan hibah pengajaran telah sampai pada tahap sosialisasi program, tetapi sampai tenggat waktu yang ditetapkan belum ada respon dari sasaran sehingga kegiatan ini dialihkan dari bentuk hibah kompetisi menjadi hibah penugasan kepada Unit Pendidikan Kedokteran (UPK). Alasan pengalihan ini adalah output yang diharapkan dari kegiatan hibah pengajaran ini sejalan dengan proses revisi kurikulum yang sedang dilaksanakan oleh UPK. Berkaitan dengan proses pengadaan barang, kegiatan proses pengadaan barang berjalan sesuai dengan procurement plan yang telah disetujui dan menyesuaikan petunjuk dari CPCU dan World Bank. Sampai saat ini
NOL untuk pengadaan barang sudah
didapatkan, namun dalam pelaksanaannya masih terdapat kendala yaitu Unit Layanan Pengadaan (ULP) tingkat Universitas menangani banyak proyek pengadaan barang. Selain itu,
masih
terdapat
juga
keterbatasan
sumber daya manusia
dalam proses
pengadaan barang. Untuk proses pengadaan jasa konsultan individual terdapat potensi keterlambatan karena adanya keterbatasan sumber daya manusia narasumber yang sesuai dengan kriteria yang ditetapkan oleh PIU dan sesuai dengan kriteria standar pembiayaan yang ditetapkan
6
oleh BPKP. Untuk jasa konsultan Firma kesulitannya adalah karena masih menunggu persetujuan TOR yang sudah direvisi tetapi belum mendapatkan NOL. Proses karena
implementasi
kompleksitas
faktor
PHK-PKPD secara umum belum berjalan sesuai harapan yang
mempengaruhi
pelaksanaan kegiatan. Meskipun
demikian dengan waktu sisa yang tersedia untuk tahun 2012, dan disertai dengan langkah antisipatif untuk percepatan pelaksanaan kegiatan maka diharapkan realisasi kegiatan bisa terlaksana sesuai dengan RIP 2012.
7
II. IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM
1. Organisasi Pelaksana Kegiatan Project Implementation Unit (PIU) yang merupakan suatu struktur di lingkup Jurusan Kedokteran bertanggung jawab mengelola implementasi PHK-PKPD di Jurusan Kedokteran FKIK UNSOED. Struktur ini dibentuk berdasarkan Surat Keputusan Rektor. Rektor selaku pimpinan universitas merupakan penanggungjawab utama implementasi PHK-PKPD. Dalam pelaksanaannya, Rektor dibantu oleh Pembantu Rektor I bidang akademik dan Pembantu Rektor II bidang administrasi dan keuangan untuk memberikan arahan terkait isi kegiatan dan mekanisme pengelolaan administrasi dan keuangan yang harus dilakukan oleh PIU. Dekan FKIK UNSOED bertindak sebagai ketua pelaksana kegiatan di tingkat fakultas dan bertanggung jawab terhadap kelancaran pelaksanaan operasional kegiatan PHK-PKPD. Secara teknis tugas dekan didelegasikan kepada struktur pengelola proyek yang terdiri atas direktur eksekutif, sekretaris eksekutif, koordinator program (aktivitas pengembangan), koordinator administrasi keuangan, dan koordinator pengadaan barang dan jasa, serta person in charge (PIC) kegiatan. Tugas struktur teknis adalah mengelola day to day business implementasi proyek, mengatasi permasalahan dan hambatan teknis yang muncul dalam pelaksanaan kegiatan, mengambil keputusan yang bersifat teknis dan operasional, serta melaporkan kemajuan pelaksanaan kegiatan kepada dekan secara berkala. Pengelola proyek akan berkoordinasi dengan dekan dan struktur yang lebih tinggi untuk mencari solusi permasalahan dan pengambilan keputusan bila terdapat permasalahan yang bersifat strategis dan memerlukan pengambilan keputusan di tingkat yang lebih tinggi.
2. Mekanisme Kerja Pelaksanaan Kegiatan PIU PHK-PKPD Jurusan Kedokteran FKIK UNSOED melaksanakan RIP 2012 dengan mekanisme sebagai berikut : a. Koordinator program dan PIC kegiatan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kegiatan yang berwujud program kegiatan sesuai dengan tahapan yang telah direncanakan. Koordinator program dan PIC melaksanakan kegiatan sesuai dengan TOR, melakukan penyesuaian TOR serta bila perlu membentuk kepanitiaan teknis yang 8
dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan. Koordinator program dan PIC dalam melaksanakan kegiatannya berkoordinasi dengan direktur eksekutif, sekretaris eksekutif dan koordinator keuangan untuk mendapatkan dukungan berkaitan dengan isi kegiatan, prosedur administratif yang harus dilakukan dan sumber daya yang dibutuhkan bagi terlaksananya kegiatan. b. Koordinator keuangan dan administrasi bertanggungjawab terhadap proses pengelolaan keuangan baik itu untuk manajemen program maupun pelaksanaan kegiatan. Koordinator keuangan bertugas melakukan koordinasi dengan bagian keuangan universitas terutama bendahara pengeluaran baik itu bendahara pengeluaran PNBP untuk dana pendamping dan bendahara rutin untuk dana loan. c. Koordinator pengadaan barang dan jasa bertanggungjawab terhadap proses pengadaan barang dan jasa yang telah direncanakan. Koordinator pengadaan berkoordinasi dengan Unit Layanan Pengadaan (ULP) di tingkat universitas dalam melakukan proses pengadaan. Seluruh teknis proses pengadaan pada prinsipnya dilakukan di tingkat universitas oleh ULP. Dengan demikian koordinator pengadaan lebih berperan pada penyusunan procurement plan, dan memastikan agar proses pengadaan yang dilakukan oleh ULP sudah sesuai dengan yang direncanakan baik itu dari sisi prosedur, jadwal, maupun kesesuaian dalam spesifikasi barang dan jasa yang telah direncanakan. d. Seluruh kegiatan tersebut dikoordinasikan oleh direktur eksekutif dan sekretaris eksekutif. Direktur eksekutif merupakan penanggungjawab teknis utama dari seluruh pelaksanaan kegiatan PHK-PKPD. Dalam pelaksanaan tugas koordinatif ini, dilakukan pembagian tugas antara direktur eksekutif dengan sekretaris eksekutif. Direktur eksekutif lebih berperan dalam arah kebijakan kegiatan secara garis besar dan kegiatan yang berhubungan dengan pihak-pihak eksternal dari PIU. Sedangkan sekretaris eksekutif lebih berperan pada tugas manajemen internal PIU, melakukan pengelolaan administratif kegiatan-kegiatan yang dilakukan, dan memberikan arahan pada detil kegiatan yang bersifat sangat teknis.
3. Pengembangan Kapasitas Pengelola PIU PHK-PKPD Jurusan Kedokteran FKIK UNSOED terdiri atas beberapa personel yang memiliki latar belakang berbeda terkait dengan pemahaman mengenai program kegiatan 9
yang telah direncanakan dalam RIP 2012 PHK-PKPD. Beberapa personel PIU PHK-PKPD sejak awal terlibat dalam pembuatan proposal PHK-PKPD sehingga memiliki pemahaman yang memadai mengenai konsep dan substansi dari program yang diusulkan. Meskipun demikian, terdapat juga beberapa personel baru yang bergabung setelah implementasi PHK-PKPD. Oleh karena itu, perlu dilakukan proses konsolidasi dan peningkatan kapasitas dari personel PIU PHKPKPD agar dapat melaksanakan tugasnya dengan baik. Upaya pengembangan kapasitas pengelola tersebut dilakukan dengan beberapa cara sebagai berikut: a. Adanya pertemuan rutin dari seluruh personel PIU untuk monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan. Pertemuan rutin ini dilakukan minimal 2 minggu sekali setiap hari Kamis. Pertemuan rutin ini diharapkan menjadi sarana untuk berbagi pengetahuan dan informasi antar personel PIU mengenai pelaksanaan kegiatan PHK-PKPD sehingga terjadi peningkatan kemampuan personel dalam memahami kegiatan yang sedang dilaksanakan. b. Diseminasi kepada seluruh personel PIU PHK-PKPD mengenai bahan-bahan yang berkaitan dengan implementasi PHK-PKPD seperti proposal kegiatan, RIP, buku panduan proyek, dan SOP c. Monitoring dan evaluasi rutin dengan Satuan Pengendali Internal (SPI) universitas tiap bulan sekali. SPI banyak memberikan masukan berkaitan dengan permasalahanpermasalahan yang timbul saat pelaksanaan kegiatan. d. Mengirimkan personel untuk melakukan magang ke proyek hibah kompetisi sejenis yang berada di lingkungan UNSOED untuk lebih memahami proses pengelolaan proyek. e. Melakukan rotasi pengiriman peserta workshop-workshop yang dilakukan oleh CPCU HPEQ project sehingga terdapat pemerataan kesempatan dari seluruh personel PIU PHKPKPD dalam mendapatkan pengayaan materi berkaitan dengan implementasi kegiatan PHK-PKPD.
4. Pengelolaan Keuangan dan Pengadaan Pengelolaan keuangan dan pengadaan dilakukan oleh koordinator keuangan dan administrasi yang bekerjasama dengan bagian keuangan selaku pihak yang kompeten dan bertugas mengelola keuangan universitas. Hal ini dilakukan dalam rangka menuju sistem pengelolaan keuangan yang baik. Mekanisme dan sistem pengelolaan keuangan akan 10
dilaksanakan menggunakan peraturan pemerintah yang ada. Dana untuk kegiatan ini akan dimasukkan dalam DIPA Unsoed untuk PHK-PKPD baik itu dari DIPA rutin (APBN) untuk dana loan dan DIPA PNBP untuk dana pendamping. Koordinator keuangan bertindak selaku bendahara pembantu yang menjalankan fungsi membantu bendahara universitas dalam mengelola dana kegiatan. Salah satu dasar dalam sistem pengelola uang negara menyatakan bahwa setiap bendaharawan atau pemegang kas yang mengurus uang negara harus mempunyai Buku Kas Umum (BKU) dan mencatat semua pengeluaran dan penerimaan. Dengan memperhatikan peraturan tersebut, maka Bagian Administrasi dan Keuangan berkewajiban membuat Laporan Keuangan, Perpajakan dan Buku Pembantu Bank dalam rangka penyelenggaraan keuangan yang akuntabel. Bagian keuangan secara periodik (tiap bulan) berkewajiban melaporkan Buku Kas Umum ke Ketua Pelaksana Program selaku penanggungjawab langsung, kemudian Ketua Pelaksana Program berkewajiban melaporkan dan bertanggung-jawab atas manajemen keuangan kepada pimpinan universitas (Rektor). Pengelolaan pengadaan barang dan jasa dalam pelaksanaan PHK-PKPD di Unsoed dilaksanakan menggunakan guideline terbaru dari World Bank mengenai pengadaan barang dan jasa. Hal-hal yang belum diatur dalam guideline tersebut diatur dengan mengacu kepada Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah berdasar Perpres 54/2009. Proses ini menjadi tanggung jawab koordinator pengadaan barang dan jasa yang dalam pelaksanaan teknis pengadaan akan dilaksanakan oleh Unit Layanan Pengadaan Barang dan Jasa (ULP) di tingkat universitas.
Koordinator pengadaan bekerja sama dengan ULP berkewajiban untuk
melaksanakan tugas-tugas pokoknya antara lain: (a) menyusun perencanaan pengadaan barang/jasa; (b) mengangkat panitia/pejabat pengadaan barang/jasa; (c) menetapkan paketpaket pekerjaan disertai ketentuan mengenai peningkatan penggunaan produksi dalam negeri dan peningkatan pemberian kesempatan bagi usaha kecil termasuk koperasi kecil serta kelompok masyarakat; (d) menetapkan dan mengesahkan harga perkiraan sendiri (HPS), jadwal, tatacara pelaksanaan dan lokasi yang disusun panitia pengadaan; (e) menetapkan dan mengesahkan hasil pengadaan panitia/pejabat pengadaan sesuai kewenangannya; (f) menetapkan besaran uang muka yang menjadi hak penyedia barang/jasa sesuai ketentuan yang berlaku; (g) menyiapkan dan melaksanakan perjanjian/kontrak dengan pihak penyedia barang/jasa; (h) melaporkan pelaksanaan/penyelesaian pengadaan barang/jasa kepada pimpinan 11
institusi; (i) mengendalikan pelaksanaan perjanjian/kontrak; dan (j) menyerahkan aset hasil pengadaan barang/jasa dan aset lainnya pimpinan institusi dengan berita acara penyerahan.
5. Hambatan dan Best Practices Dalam implementasi PHK-PKPD di Jurusan Kedokteran FKIK UNSOED sampai bulan Juli tahun 2012 ini terdapat beberapa hambatan yang dapat diidentifikasi sebagai berikut: a. Keterlambatan akses dana loan karena adanya revisi DIPA di tingkat pusat. Dana loan baru bisa diakses pada bulan Mei 2012, sehingga cukup menghambat pelaksanaan kegiatan yang telah direncanakan. b. Dukungan sumber daya manusia internal yang kurang memadai terhadap PIU PHKPKPD di Jurusan Kedokteran FKIK UNSOED. Kekurangan ini lebih disebabkan oleh permasalahan sistemik institusi secara umum mengenai perbandingan kuantitas staf dan beban kerja yang harus dikerjakan, yang pada akhirnya berimbas pada kinerja yang tidak optimal. c. Kendala dalam proses pengadaan barang karena Unit Layanan Pengadaan (ULP) tingkat Universitas menangani banyak proyek pengadaan barang dan keterbatasan sumber daya manusia yang sesuai dengan kriteria dalam proses layanan pengadaan barang. d. Proses pengadaan jasa konsultan individual terdapat potensi keterlambatan karena adanya keterbatasan sumber daya manusia narasumber yang sesuai dengan kriteria yang ditetapkan oleh PIU dan sesuai dengan kriteria standar pembiayaan yang ditetapkan oleh BPKP Adapun best practices yang dijumpai dalam implementasi PHK-PKPD selama ini adalah : a. Keterlibatan personel dari ULP Universitas dalam struktur PIU PHK-PKPD sehingga memperlancar koordinasi proses pengadaan barang dan jasa yang telah direncanakan. Proses pengadaan barang terlepas dari hambatan yang bersifat eksternal relatif berjalan sesuai dengan jadwal. b. Adanya monitoring evaluasi internal dari SPI yang bersifat rutin membantu PIU PHKPKPD untuk mengatasi hambatan dan permasalahan yang bersifat internal. Selain itu SPI juga melakukan advokasi di tingkat pimpinan universitas sehingga pimpinan universitas juga memahami perkembangan dan permasalahan yang dihadapi dalam implementasi PHK-PKPD. 12
III. HASIL YANG DICAPAI
a. Status Indikator Kinerja untuk Masing-Masing Aktivitas Berikut ini merupakan status indikator kinerja utama dan antara PHK-PKPD Jurusan Kedokteran FKIK UNSOED sampai dengan bulan Juli 2012.
TABEL 1. Status Indikator Kinerja Utama dan Indikator Kinerja Antara No
Keterangan
Baseline
s/d Desember 2011
Target
Capaian
21 51,22 29,37 67,5 53, 56 8,07 B
20,48 48 27 86 69,08 8,2 B
24 46,5 27 95 75 8,14 B
17 48,82 26,60 73 65,81 NA* B
21 51,22 29,37 67,5 53, 56
20,48 48 27 86% 69,08 0,68
24 46,5 27 95 75
17 48,82 26,60 73 65,81
0,75
0,41
0,75
0,46
0,7
0,48
B
B
I. Indikator Kinerja Utama 1 2 3 4 5 6 7
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Produktivitas lulusan Sarjana (%) Rerata lama masa studi PPDTS (bulan) Lama masa studi PPDTP (bulan) Tingkat kelulusan UKDI/tahun (%) Rerata nilai UKDI Rerata nilai UAN mahasiswa baru Akreditasi program studi II. Aktivitas 1 Produktivitas lulusan Sarjana (%) Rerata lama masa studi PPDTS (bulan) Rerata lama masa studi PPDTP (bulan) Tingkat kelulusan UKDI/tahun (%) Rerata nilai UKDI Produktivitas penelitian (judul/dosen/tahun) Produktivitas pengabdian (judul/dosen/tahun) Produktivitas publikasi (judul/dosen/tahun) Akreditasi Program Studi
0,49 0,19 0,18 B
0,65 0,59 B
S/d Juli 2012
III. Aktivitas 2 1 2 3 4
5
Jumlah pendaftar jurusan kedokteran
3025
Tingkat keketatan persaingan masuk Jurusan Kedokteran Unsoed
1:22
Rataan nilai UAN mahasiswa baru
8,07
1:52
30
Jumlah
16
kerjasama
dengan
8,20
7000 1:55 8,14
65%
Proporsi mahasiswa yang memilih Jurusan Kedokteran Unsoed sebagai pilihan pertama (%) MOU
6719
NA* NA* NA* NA*
70% 24
28
45
13
1
institusi lain iv. Aktivitas 3 Ketersediaan SOP penjaminan mutu 0
2 3
Rata-rata beban kerja dosen /EWMP(sks) Ketersediaan SIM terintegrasi
10,35 0
Tersedia draft dokumen mutu 13,38 0
Tersedia dokumen mutu
Tersedia draft dokumen mutu
11,50
15,27
Modul kepegawaian
0
* data belum direkapitulasi universitas
Sampai dengan bulan Juli 2012, tampak adanya perubahan pada beberapa indikator kinerja utama maupun tambahan. Indikator kinerja yang menunjukkan kecenderungan perbaikan adalah pada lama masa studi program profesi (PPDTP). Terdapat penurunan lama masa studi dari 27 bulan menjadi 26,6 bulan. Indikator kinerja utama yang lain menunjukkan adanya kecenderungan penurunan. Hal ini dapat dilihat dari produktivitas lulusan, rerata nilai UKDI dan persentase tingkat kelulusan UKDI. Untuk data rerata nilai UN mahasiswa baru belum didapatkan karena masih dalam proses rekapitulasi oleh biro akademik universitas mengingat proses registrasi untuk seleksi mahasiswa lokal baru selesai pada pertengahan bulan Agustus 2012. Proses reakreditasi telah dilakukan pada bulan Juli 2011, hasil akreditasi menunjukkan status akreditasi Jurusan Kedokteran tetap B, namun terdapat peningkatan skor dibandingkan skor akreditasi sebelumnya . Indikator kinerja untuk aktivitas pengembangan I sebagian besar juga merupakan indikator kinerja utama, sehingga capaian yang didapatkan sama dengan capaian dari indikator kinerja utama yang telah diuraikan diatas. Beberapa indikator kinerja tambahan untuk aktivitas pengembangan I ini adalah produktivitas penelitian dosen, produktivitas pengabdian masyarakat, serta produktivitas publikasi. Untuk produktivitas penelitian, publikasi dan pengabdian masyarakat mengalami penurunan dibandingkan tahun sebelumnya, tetapi bisa dipahami karena data diambil adalah data sampai dengan bulan Juli 2012. Selain itu, dimungkinkan juga disebabkan oleh tingginya beban dosen yang terlihat dari nilai EWMP yang meningkat. Indikator kinerja untuk aktivitas II berkaitan dengan data mahasiswa baru. Sampai dengan laporan ini disusun, data yang berkaitan dengan mahasiswa baru belum belum lengkap karena data tersebut masih dalam proses rekapitulasi oleh biro akademik universitas. Hal ini mengingat bahwa proses registrasi mahasiswa baru selesai pada pertengahan Agustus 2012. Berkaitan dengan indikator jumlah MoU kerjasama capaian yang didapatkan melebihi target 14
yaitu 45 MoU dari 28 MoU yang ditargetkan. Untuk Indikator kinerja aktivitas III terdapat peningkatan nilai EWMP dosen. Hal ini menunjukkan peningkatan beban kerja dosen yang kemungkinan disebabkan oleh berkurangnya jumlah dosen dalam status aktif. Terdapat 2 orang dosen yang purna tugas pada tahun 2012 ini. Sementara belum ada penambahan jumlah dosen baru. Indikator kinerja yang lain belum menunjukkan perubahan karena belum terlaksananya kegiatan yang spesifik berkaitan dengan capaian indikator.
b. Status Kemajuan Fisik untuk Setiap Komponen Biaya Untuk capaian fisik dari masing-masing komponen biaya secara detil dapat dilihat pada lampiran 3. Secara garis besar terdapat beberapa komponen biaya yang dilakukan PHK-PKPD Jurusan Kedokteran FKIK UNSOED meliputi degree training, non degree training, insentif staf berupa hibah penelitian, dan hibah pengajaran, program pengembangan meliputi inhouse training , lokakarya dan policy study, serta pengadaan barang dan jasa. Komponen biaya domestic degree training sampai dengan bulan Juli 2012 capaian fisik mencapai 93%. Untuk tahun 2012 target yang diharapkan (100%) adalah 5 orang staf dosen melaksanakan tugas belajar S2 (baru), dan 4 orang melaksanakan tugas belajar S3 (lanjutan dari 2011). Sampai dengan bulan Juli 2011, tahapan yang direncanakan adalah sudah didapatkannya letter of acceptance dari seluruh kandidat S2 yang direncanakan, dan adanya kemajuan dari kandidat S3 yang sudah melaksanakan tugas belajar. Capaian yang didapatkan adalah 5 orang kandidat tugas belajar S2 telah mendapatkan LoA dan melakukan registrasi pada institusi tujuan. Kandidat S3 yang sedang melaksanakan tugas belajar telah memberikan laporan kemajuan sesuai dengan yang direncanakan. Untuk domestic non-degree training capaian fisik pada bulan Juli 2012 mencapai 28,3%. Sampai dengan bulan Juli 2012 telah dilaksanakan 2 (dua) DNDT dari target 4 DNDT yang harus diselesaikan. Secara keseluruhan terdapat 6 buah DNDT yang harus diselesaikan pada akhir tahun 2012. Tiga DNDT yang tersisa sudah siap dilaksanakan pada bulan September 2012, sedangkan 1 DNDT yang lain menghadapi kendala pelaksanaan karena berkaitan dengan penyusun kurikulum baru (blok elektif) yang belum selesai. Menurut estimasi DNDT blok elektif ini bisa terlaksana pada bulan November 2012, pada saat rancangan blok elektif untuk kurikulum baru telah tersedia.
15
Komponen biaya pengembangan program terdiri atas 1 kegiatan inhouse training, 5 lokakarya, dan 1 kegiatan policy study. Capaian fisik sampai dengan bulan Juli 2011 mencapai 17, 45%. Sampai dengan bulan Juli 2012 kegiatan inhouse training dan lokakarya masih dalam tahap persiapan. Kegiatan IHT pengabdian masyarakat direncanakan akan berlangsung bulan September 2012, dan juga lokakarya desa binaan. Dua kegiatan lokakarya akan dilaksanakan pada bulan Oktober 2012, sedangkan dua kegiatan lokakarya yang lain akan diselesaikan pada bulan November 2012. Kegiatan policy study sedang berjalan, dan sesuai kontrak akan selesai pada bulan November 2011. Dengan demikian diharapkan pada akhir tahun anggaran 2011 capaian fisik untuk program pengembangan bisa mencapai 100%. Untuk komponen biaya insentif staf berupa hibah penelitian, capaian fisik sampai dengan bulan Juli 2012 mencapai 54%. Menurut kontrak, penelitian akan diselesaikan bulan November 2012 sehingga capaian fisik pada akhir tahun anggaran diharapkan bisa mencapai 100%. Untuk program hibah pengajaran, menghadapi kendala karena ketika dikompetisikan respon yang ada tidak sesuai dengan harapan, sehingga kemudian dilakukan hibah pengajaran dengan model penunjukkan langsung. Capaian fisik kegiatan sampai dengan bulan Juli 2012 mencapai 50%, diharapkan sesuai dengan kontrak pada akhir November 2012 dapat diselesaikan mencapai 100%. Komponen biaya pengadaan barang terdiri atas 4 paket pengadaan peralatan, 2 paket pengadaan buku, 1 paket pengadaan furnitur, dan 2 paket pengadaan pekerjaan sipil. Untuk paket pengadaan peralatan capaian fisik pada bulan Juli 2012 mencapai 29%, sedangkan untuk pengadaan furnitur capaian fisik mencapai 18%, pengadaan buku mencapai 49% dan pekerjaan sipil mencapai 61%. Terdapat 3 paket pengadaan yang merupakan luncuran 2011 yang telah berproses dan kemudian diselesaikan pembayarannya pada tahun 2012. Capaian fisik ini sangat ditentukan oleh faktor eksternal yaitu NOL dari World Bank. NOL dari World Bank untuk 1 paket pengadaan barang NCB prior telah didapatkan tepat waktu, diperkirakan seluruh proses pengadaan bisa selesai bulan November 2012 sehingga capaian fisik bisa mencapai 100%. Untuk pengadaan jasa terdapat 3 paket pengadaan jasa tenaga ahli, 1 paket berupa tenaga ahli firma dan 2 paket tenaga ahli individual. Capaian fisik sampai dengan bulan Juli 2012 mencapai 15 %. Untuk pengadaan jasa tenaga ahli dengan metode CQS masih menunggu NOL dari World Bank agar dapat dilakukan proses selanjutnya Sedangkan untuk tenaga ahli individual potensi munculnya permasalahan terdapat pada ketidaksesuaian standar biaya yang ada dengan tarif 16
yang berlaku di pasaran sehingga sangat sulit mendapatkan tenaga ahli yang bersedia bekerja dengan standar biaya yang berlaku.
c. Status Penyerapan Keuangan untuk Pelaksanaan Aktivitas Status penyerapan keuangan untuk pelaksanaan aktivitas secara rinci bisa dilihat pada lampiran 4. Serapan keuangan sampai dengan bulan Juli 2012 belum mencapai target yang diinginkan. Komponen biaya yang sudah melakukan penyerapan dana adalah pengembangan program degree training mencapai 25%, pengadaan barang meliputi peralatan laboratorium mencapai 15%, buku mencapai 37%, dan pekerjaan sipil 54%. Selain itu komponen biaya dengan penyerapan cukup baik adalah manajemen program dari dana pendamping dengan serapan keuangan mencapai 41 %.
d. Analisis Capaian Kinerja Program, Pengadaan dan Keuangan Capaian kinerja program belum mencapai target yang telah direncanakan. Hal ini berkaitan dengan beberapa faktor yang menghambat proses implementasi kegiatan antara lain keterlambatan akses terhadap dana loan, dukungan sumber daya manusia internal yang kurang memadai terhadap PIU PHK-PKPD di Jurusan Kedokteran FKIK UNSOED, kinerja ULP Universitas yang kurang optimal karena beban kerja yang sangat tinggi. Seperti yang telah diuraikan di atas berkaitan dengan program kegiatan, potensi capaian tidak memenuhi target pada akhir tahun 2012 adalah pada komponen biaya non degree training, hal ini dikarenakan salah satu kegiatan yaitu NDT blok elektif belum bisa dilaksanakan sampai diselesaikannya rumusan kurikulum blok elektif yang sampai saat ini masih dalam tahap pembahasan tim Unit Pendidikan Kedokteran. Untuk program kegiatan lain, meskipun mundur dari jadwal tetapi direncanakan akan bisa diselesaikan pada akhir tahun 2012. Potensi hambatan capaian kinerja yang harus diantisipasi adalah pada keterlambatan penyelesaian hibah pengajaran karena ada perubahan sifat kegiatan dari kompetitif menjadi penugasan. Untuk mengantisipasi hal tersebut perlu disiapkan addendum kontrak sehingga tidak menyulitkan dalam pertanggungjawaban administratif. Capaian kinerja pengadaan sampai saat ini masih sesuai dengan procurement plan yang telah disusun. Faktor penentu tepat waktu atau tidaknya proses pengadaan sesuai dengan jadwal adalah NOL dari World Bank terutama untuk pengadaan jasa tenaga ahli SIM yang sampai Juli 17
2012 belum mendapatkan NOL dari World Bank. Untuk paket pengadaan barang telah didapatkan NOL dari World Bank untuk 1 paket pengadaan barang dengan metode NCB prior. Sedangkan paket pengadaan barang yang lain bersifat post review sehingga bila jadwal procurement plan dilaksanakan secara konsekuen maka dapat diselesaikan pada akhir tahun 2012. Pengadaan jasa tenaga ahli menuntut perhatian khusus karena capaian kinerja yang relatif masih sangat minimal. Sampai dengan bulan Juli 2012, TOR pengadaan jasa tenaga ahli SIM telah mendapatkan persetujuan CPCU tetapi masih menunggu NOL dari World Bank. Bila NOL World Bank bisa didapatkan sesuai dengan jadwal maka proses pengadaan tersebut bisa diselesaikan pada akhir 2012. Bila tidak maka realisasi pengadaan tenaga ahli untuk pengembangan sistem informasi lebih mungkin untuk diluncurkan sampai tahun anggaran berikut. Untuk jasa tenaga ahli kurikulum, kesulitan terletak pada standar tarif proyek HPEQ yang lebih rendah dari harga pasar, sehingga sangat sulit menemukan kandidat yang memenuhi kualifikasi dan bersedia. e. Analisis Capaian Kualitatif untuk Masing-Masing Aktivitas dan Good practices Pada tahun ke-2 implementasi program PHK-PKPD belum memberikan efek yang sangat signifikan terhadap proses pembelajaran yang terjadi di lingkungan Jurusan Kedokteran FKIK UNSOED. Hal ini disebabkan oleh berkurangnya jumlah dosen yang aktif karena adanya dosen yang purna tugas, dosen yang studi lanjut dan tidak adanya kuota penambahan dosen baru sehingga terjadi peningkatan beban kerja dosen yang cukup besar. Dalam jangka panjang diharapkan proses capacity building yang dilakukan dalam bentuk degree maupun non degree training baru akan terlihat hasilnya pada akhir pelaksanaan program. Non-degree training yang dilakukan oleh staf akademik maupun staf administratif berhasil dijalankan dengan baik karena kesesuaian pemilihan kandidat dengan jenis NDT yang akan dilaksanakan. Perbaikan-perbaikan dalam bidang yang dilatihkan telah terlihat, walaupun untuk bisa memberikan efek yang sistemik diperlukan dukungan dari program kegiatan yang lain. Lesson learned yang didapatkan adalah prinsip pemilihan personel berdasarkan kompetensi yang sesuai akan mendapatkan hasil yang optimal. Budaya kerja yang baik dan coba dikembangkan di lingkungan PIU PHK-PKPD adalah efektifitas dan efisiensi. Dalam pengelolaan kegiatan PIU PHK-PKPD selalu berusaha
18
membangun budaya efektifitas dan efisiensi misalnya dalam bentuk struktur kepanitian teknis kegiatan yang sangat ramping dan fungsional.. Selain itu dalam melaksanakan kegiatan sedapat mungkin menggunakan pagu anggaran secara efisien dengan tetap mencapai tujuan kegiatan yang telah direncanakan.
19
IV. RENCANA SELANJUTNYA
a. Rencana Pengeluaran Anggaran Sampai Dengan Desember 2012 Rencana pengeluaran anggaran sampai dengan bulan Desember 2012 secara lebih rinci dapat dilihat pada lampiran 4 format 4 dan format 5. Berdasarkan rencana ini maka sisa anggaran tahun 2012 yang tersedia ada akan seluruhnya terserap (100%) pada periode Agustus – Desember 2012. Meskipun demikian tidak tertutup kemungkinan terdapat sisa anggaran karena faktor efisiensi, artinya kegiatan yang direncanakan telah terselenggara tetapi biaya yang digunakan lebih sedikit dari pagu anggaran yang telah direncanakan. b. Rencana Implementasi Program, Pengadaan, dan Keuangan Periode Agustus – Desember 2012 Implementasi program kegiatan periode Agustus – Desember 2012 berdasar komponen biaya adalah sebagai berikut:
Domestic Degree Training direncanakan dapat dimulai dilaksanakan bulan September 2012. Dengan telah diterimanya 5 orang dosen di program S2 pada bulan Agustus sehingga target untuk tahun 2012 dapat tercapai 100%.
Domestic Non-degree Training yang tersisa yaitu DNDT untuk Manajemen skill lab standardized patient, dan teknisi laboran dilaksanakan pada bulan September 2012. NDT blok elektif akan dilaksanakan akan Oktober 2012.
In-house Training yang tersisa berupa IHT pengabdian masyarakat yang akan dilaksanakan tanggal 14-15 September 2012.
Policy Study sistem penerimaan mahasiswa baru telah dilaksanakan dan akan diselesaikan pada bulan November 2012.
Lokakarya Desa binaan direncanakan akan dikerjakan tanggal 28-29 September 2012, lokakarya Sistem Penerimaan Mahasiswa baru akhir Oktober 2012, lokakarya manajemen SDM akan dilaksanakan pada awal Oktober 2012. Lokakarya Penjaminan Mutu dan Kurikulum direncanakan pada bulan Nopember 2012.
Hibah Pengajaran dilaksanakan dalam bentuk penugasan dan akan diselesaikan pada bulan November 2012 20
Hibah Penelitian sudah ditentukan pemenangnya dan penyelesaiannya akan dijadwalkan bulan Nopember 2012.
Pengadaan paket peralatan laboratorium dimulai pada bulan September dan diharapkan selesai bulan Nopember 2012. Pengadaan paket peralatan elektronik, buku, dan pekerjaan sipil (shoping) akan diselesaikan bulan Nopember 2012.
Pengadaan jasa tenaga ahli individual untuk revisi kurikulum belum bisa ditentukan waktu pelaksanaan mengingat kendala teknis yang dihadapi. Untuk pengadaan Jasa Tenaga Ahli Pengembangan Sistem Informasi menunggu NOL WB yang belum turun (TOR revisi sudah disampaikan ke CPCU).
Rencana implementasi keuangan akan menyesuaikan dengan program kegiatan dan proses pengadaan barang dan jasa yang telah direncanakan.
c. Rencana Pencapaian Indikator Kinerja Berdasarkan capaian indikator kinerja utama dan tambahan sampai dengan Juli 2012, masih terdapat beberapa capaian indikator yang belum menunjukkan perkembangan positif. Indikator tersebut di antaranya adalah rerata lama masa studi sarjana, produktivitas penelitian, publikasi dan pengabdian masyarakat serta SIM teintegrasi. Untuk mencapai rerata masa studi yang lebih pendek, maka desain kurikulum menjadi faktor utama yang harus dibenahi. Aktivitas pengembangan yang dilakukan PHK-PKPD harus diarahkan pada perbaikan desain KBK yang kemudian akan membuat lama masa studi menurun. Untuk produktivitas penelitian dan publikasi, pemberian insentif staf merupakan pemicu untuk berkembangnya penelitian dosen dan publikasi ilmiah, hal ini harus didukung oleh institusi dengan menyediakan skema-skema penelitian tambahan yang mampu mengembangkan produktivitas penelitian dan publikasi di kalangan staf akademik. Berkaitan dengan rerata nilai UAN mahasiswa baru, peminatan dan tingkat keketatan seleksi masuk mahasiswa baru belum tersedia data yang memadai apakah terdapat perbaikan atau tidak. Aktivitas pengembangan yang dilakukan harus mengarah pada pembentukan citra dan reputasi untuk mendapatkan input calon mahasiswa yang berkualitas. Kegiatan non-
21
degree training yang telah dilakukan diharapkan mampu mengoptimakan peran media informasi (web) untuk melakukan fungsi pembentukan citra dan reputasi dengan optimal. Ketersediaan SOP jaminan mutu dan ketersediaan SIM terintegrasi diharapkan bisa terwujud setelah aktivitas pengembangan dengan komponen biaya yang sesuai terlaksana. Kegiatan lokakarya jaminan mutu dan pengadaan jasa tenaga ahli pengembangan sistem informasi menjadi kunci untuk tercapainya indikator kinerja ini pada akhir tahun anggaran.
22
23
V. EVALUASI TERHADAP DESAIN DAN IMPLEMENTASI AKTIVITAS
Mengacu pada capaian indikator kinerja sampai dengan Juli 2012 maka fokus aktivitas pengembangan yang dirancang untuk menitikberatkan perbaikan implementasi KBK sudah berada di jalur yang tepat. Capaian indikator kinerja utama yang belum menunjukkan perbaikan sampai dengan Juli 2012 adalah lama masa studi. Lama masa studi sangat dipengaruhi oleh desain kurikulum, dan proses pembelajaran yang dilakukan. Aktivitas dan subaktivitas perbaikan implementasi KBK yang telah direncanakan bertujuan untuk mengatasi akar permasalahan yang menyebabkan implementasi KBK belum optimal baik itu dari sisi input maupun proses. Yang lebih harus ditekankan adalah ketepatan implementasi aktivitas sesuai dengan yang telah direncanakan. Permasalahan yang menyangkut implementasi aktivitas lebih banyak terkait permasalahan teknis koordinatif dan administratif dibandingan permasalahan yang bersifat substantif. Untuk itu fungsi dukungan adminsitratif dari pengelola proyek harus lebih berperan. Untuk rencana implementasi tahun 2013 belum perlu dilakukan penyesuaian yang mendasar dari desain aktivitas pengembangan yang diusulkan pada proposal. Penyesuaian target beberapa indikator kinerja perlu dilakukan karena data yang tersedia sekarang menunjukkan kecenderungan penurunan. Selain itu peningkatan kemampuan dan kapabilitas dari pengelola program perlu untuk lebih ditingkatkan agar kendala yang bersifat teknis lebih cepat untuk diselesaikan.
23
