BAB VIII PERANGKAT LUNAK PENGOLAH ANGKA
8.1 Pendahuluan A. Deskripsi Singkat Pada bab ini akan dikenalkan tentang perangkat lunak pengolah angka. Dalam hal ini, perangkat lunak yang digunakan adalah Microsoft Office Excel 2007. Di dalamnya akan diuraikan tentang hal-hal apa saja yang perlu diketahui tentang perangkat lunak ini, bagaimana menggunakannya, serta proses bisnis apa saja yang dapat dibantu penyelesaiannya menggunakan perangkat lunak ini. B. Relevansi Sebelum mengikuti perkuliahan ini, mahasiswa diharapkan telah menguasai penggunaan sistem operasi Microsoft Windows XP dan perangkat lunak pengolah kata (Microsoft Office Word 2007), serta lebih baik lagi jika telah menguasai proses installasi Microsoft Office 2007. Bab ini ini merupakan pengembangan dari bab sebelumnya yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan mahasiswa dalam penggunaan perangkat lunak yang digunakan secara umum oleh masyarakat dunia. C. Standar Kompetensi Setelah mengikuti kuliah ini diharapkan mahasiswa dapat memahami lingkungan kerja perangkat lunak Microsoft Office Excel 2007 dan dapat menggunakannya dalam menyelesaikan permasalahan sehari-hari. D. Kompetensi Dasar Setelah mengikuti kuliah ini diharapkan mahasiswa dapat menggunakan perangkat lunak Microsoft Office Excel 2007, mengenal dengan baik lingkungan kerjanya, serta dapat menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang diberikan. 8.2 Penyajian A. Lingkungan Microsoft Office Excell 2007 Untuk menjalankan Aplikasi Microsoft Office Excel 2007 pada Windows XP, dapat dilakukan dengan beberapa cara sebagai berikut: 1. Klik menu Start Programs Microsoft Office Microsoft Office Excel 2007 2. Klik menu Start Run, lalu ketikkan “excel” (tanpa tanda kutip) lalu tekan enter. Tampilan utama aplikasi Excel ini sebagai berikut:
13
1.
2. 3. 4. 5. 6. 7.
Gambar 8.1 Tampilam Mocrosoft Excel Beberapa komponen utama yang ada pada Excel dapat dijelaskan sebagai berikut: Tombol Office. Merupakan tombol yang di dalamnya terdapat beberapa menu untuk pengelolaan dokumen, seperti menu untuk membuat file baru, membuka file, menyimpan, mencetak, dan sebagainya. Tombol akses cepat. Merupakan menu akses tambahan yang dapat dikustomisasi agar dapat diakses langsung (sekali klik). Ribbon. Merupakan tempat untuk mengakses menu yang terbagi dalam beberapa kelompok, yaitu Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data Review, dan View. Formula bar. Merupakan tempat untuk memasukkan teks atau formula ke dalam cell. Zoom Slider. Untuk mengubah besar kecilnya tampilan utama. Name Box. Merupakan identitas dari cell yang terpilih. Cell. Merupakan tempat memasukkan teks atau formula (sama dengan formula bar). Pada contoh gambar di atas yang terpilih adalah cell J19.
B. Pengelolaan Dokumen Saat pertama kali dijalankan, secara otomatis Excel akan membuat dokumen baru yang bernama Book1. Untuk melakukan pengelolaan dokumen dapat dilakukan melalui tombol Office. Beberapa pengelolaan dokumen yang dapat dilakukan pada Excel dapat dijelaskan sebagai berikut: 1.
Membuat dokumen baru Untuk membuat dokumen baru, dapat dilakukan dengan meng-klik pada tombol Office New (Ctrl+N). Lalu pada jendela yang muncul, klik pada tombol Create.
14
Gambar 8.2 Kotak dialog Workbook 2.
Membuka dokumen yang sudah ada Untuk membuka dokumen yang sudah ada atau yang sudah pernah tersimpan dapat dilakukan dengan meng-klik pada tombol Office Open (Ctrl+O). Lalu pada jendela yang muncul, pilihlah dokumen yang ada, lalu klik pada tombol Open.
Gambar 8.3 Kotak dialog Open 3.
Menyimpan dokumen Menyimpan dokumen dilakukan dengan meng-klik pada tombol Office Save As (tombol F12) Lalu pada jendela yang muncul, tulislah nama dokumen pada bagian file name, lalu klik pada tombol Save. Jika dokumen sudah pernah disimpan, maka cukup dengan meng-klik pada tombol Office Save saja (Ctrl+S). Tetapi jika dokumen belum pernah disimpan, pengaksesan tombol Save, akan mengeluarkan jendela Save As.
15
Gambar 8.4 Kotak Dialog Save As 4.
Mencetak dokumen Mencetak dokumen menggunakan alat cetak (seperti printer, plotter, dan sebagainya) dapat dilakukan dengan meng-klik pada tombol Office Print (Ctrl+P).
Gambar 8.5 Kotak Dialog Print Tekan OK untuk mulai mencetak. Selain itu, untuk mencetak dokumen dapat juga dilakukan dengan menekan tombol Ctrl + P. 5.
Menutup dokumen Hal ini dapat dilakukan dengan meng-klik pada tombol Office Close. Jika dokumen belum disimpan, akan keluar jendela untuk memastikan apakah Anda akan meyimpannya atau tidak.
16
Gambar 8.6 Kotak dialog peringatan penyimpanan Pilih Yes untuk menyimpan, No jika tidak ingin menyimpan, atau Cancel jika ingin membatalkan menutup dokumen. C. Page Setup Biasanya dokumen Excel dikelola agar dapat dicetak di atas kertas menggunakan alat pencetak untuk suatu alasan tertentu. Sehingga dibutuhkan suatu pengaturan halaman agar dokumen Excel tersebut dapat tercetak dengan baik. Untuk melakukan pengaturan halaman, dapat dilakukan dengan klik tab Page Layout pada Ribbon. Lalu pada grup Page Setup klik pada shortcut kecil di kanan bawah. Sehingga muncul:
Gambar 8.7 Kotak dialog Page Setup
1.
2.
Beberapa pengaturan standar yang umum dilakukan pada page setup di antaranya: Pada tab Page: a. Pada bagian Orientation dapat diubah ke opsi Portrait jika ingin tampilan kertas tegak atau memanjang secara vertikal. Landscape jika ingin tampilan kertas mendatar atau memanjang horisontal. b. Pada bagian Scaling nilainya dapat diperkecil atau diperbesar jika tampilan terlalu besar atau terlalu kecil agar proporsional terhadap jenis kertas yang digunakan. c. Pada bagian Paper size dapat dipilih jenis kertas yang digunakan (Letter, A4, Legal, dan sebagainya). Pada tab Margin:
17
a. Nilai-nilai pada bagian Top, Bottom, Left, Right, header, dan Footer dapat diubah untuk mengatur jarak body teks dari sisi tepi kertas. b. Pada bagian Center on page Horisontally dapat diberi tanda centang agar body teks berada di tengah secara horisontal. Sedangkan Vertically jika ingin body teks berada di tengah secara vertikal. Berikut beberapa penjelasan dari beberapa opsi lainnya: Tab Grup Opsi Kegunaan Page Orientation Portrait Tampilan kertas memanjang vertikal Landscape Tampilan kertas memanjang horisontal Scaling Adjust to Memperbesar / memperkecil cetakan berdasarkan skala tertentu Fit to Memperbesar / memperkecil cetakan berdasarkan proporsi tinggi kertas Paper size Mengatur ukuran kertas Print quality Mengatur kualitas hasil cetakan First page Mengatur nomor halaman number pertama Margin Top Jarak tepi kertas atas ke body teks Left Jarak tepi kertas kiri ke body teks Right Jarak tepi kertas kanan ke body teks Bottom Jarak tepi kertas bawah ke body teks Header Jarak tepi kertas atas ke teks header Footer Jarak tepi kertas bawah ke teks footer Center on page Horisontally Body teks berada di tengah secara horisontal Vertically Body teks berada di tengah secara vertikal Header / Header Memilih tulisan untuk Footer header Footer Memilih tulisan untuk footer Custom Mengatur tulisan untuk Header… header (font, margin, dsb) Custom Mengatur tulisan untuk Footer… footer (font, margin, dsb) Different odd Agar halaman ganjil dan and even pages genap berbeda header / 18
Tab
Grup
Opsi
Different first page Scale with document
Sheet
Align with page margin Print area Print titles
Rows to repeat at top Columns to repeat at left
Print
Gridlines Black and white Draft quality Row and column headings Comments Cell errors as
Page order
Down, then over
Over, then down
Tombol Print.. Tombol Print preview Tombol Option…
Kegunaan footer Agar halaman pertama berbeda dengan halaman selanjutnya Agar penskalaan header / footer mengikuti skala dokumen Agar letaknya mengikuti margin halaman Mengatur area yang akan tercetak Mengatur baris cell yang akan tercetak di tiap sisi atas halaman Mengatur kolom cell yang akan tercetak di tiap sisi kiri halaman Grid cell ikut tercetak Mentetak dengan warna grayscale Mencetak dengan kualitas draft Heading row dan column cell ikut tercetak Memilih letak comment Memilih tampilan yang akan muncul jika terjadi error Urutan halaman ke bawah dulu, lalu ke atas samping kanan Urutan halaman ke samping kanan dulu, lalu ke bawah kiri Menampilkan jendela Print Menampilkan tampilan dokumen sebelum dicetak Menampilkan jendela pengaturan jenis alat pencetak atau printer yang digunakan
D. Format Cell Setiap Cell memiliki format yang dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan. Misalnya cell yang berformat number, teks biasa, currency, tanggal, dan sebagainya. Untuk
19
melakukan pengaturan cell ini, dapat dilakukan dengan klik kanan pada cell terpilih lalu pilih Format Cells… (shortcutnya adalah Ctrl+1).
Gambar 8.8 Kotak dialog Format Cells Terdapat enam tab yang memuat berbagai fungsi berbeda pada jendela format cell tersebut, yaitu: 1. Number. Pada bagian Category terdapat berbagai jenis teks yang dapat diimplementasikan, seperti General, Number, Currency, dan sebagainya. 2. Alignment. Digunakan untuk mengatur posisi teks pada cell terpilih. Misalnya rata kiri, rata kanan, center, dan sebagainya. 3. Font. Digunakan untuk mengatur jenis dan ukuran font. 4. Border. Digunakan untuk memberikan garis pada cell. 5. Fill. Digunakan untuk memberi warna pada cell. 6. Protection. Digunakan untuk memberikan proteksi pada cell. E. Fungsi-fungsi Standar Excel Beberapa fungsi dalam Excel yang umum digunakan di antaranya: 1.
Fungsi Maximum =MAX(number1, number2,…)
Digunakan untuk mencari nilai maksimum (terbesar) dari beberapa cell yang terpilih. Contoh:
20
Contoh Keterangan =MAX(16,45,7,20) Untuk menghasilkan nilai terbesar dari 16, 45, 7, dan 20. Dalam hal ini akan muncul angka 45, karena 45 adalah angka terbesar. =MAX(A1,A2,A6) Untuk menghasilkan nilai terbesar dari cell A1, A2, dan A6. =MAX(A1:A100) Untuk menghasilkan nilai terbesar dari cell A1 sampai A100. 2.
Fungsi Minimum =MIN(number1, number2,…)
Digunakan untuk mencari nilai minimum (terkecil) dari beberapa cell yang terpilih. Contoh: Contoh Keterangan =MIN(16,45,7,20) Untuk menghasilkan nilai terkecil dari 16, 45, 7, dan 20. Dalam hal ini akan muncul angka 7, karena 7 adalah angka terbesar. =MIN(A1,A2,A6) Untuk menghasilkan nilai terkecil dari cell A1, A2, dan A6. =MIN(A1:A100) Untuk menghasilkan nilai terkecil dari cell A1 sampai A100. 3.
Fungsi Average =AVERAGE(number1, number2,…) Digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari beberapa cell yang terpilih. Contoh: Contoh Keterangan =AVERAGE(16,45,7,20) Untuk menghasilkan nilai rata-rata dari 16, 45, 7, dan 20. Dalam hal ini akan muncul angka 22. =AVERAGE(A1,A2,A6) Untuk menghasilkan nilai rata-rata dari cell A1, A2, dan A6. =AVERAGE(A1:A100) Untuk menghasilkan nilai rata-rata dari cell A1 sampai A100.
4.
Fungsi Sum =SUM(number1, number2,…) Digunakan untuk mencari jumlah nilai dari beberapa cell yang terpilih. Contoh: Contoh Keterangan =SUM(16,45,7,20) Untuk menghasilkan jumlah dari 16, 45, 7, dan 20. Dalam hal ini akan muncul angka 88. =SUM(A1,A2,A6) Untuk menghasilkan jumlah dari cell A1, A2, dan A6. =SUM(A1:A100) Untuk menghasilkan jumlah dari cell A1 sampai A100.
21
5.
Fungsi Count =COUNT(value1, value2,…)
Digunakan untuk menghitung jumlah cell yang berisi nilai dari beberapa cell yang terpilih. Contoh: Contoh Keterangan =COUNT(16,45,7,20) Untuk menghasilkan berapa angka yang ada dari 16, 45, 7, dan 20. Dalam hal ini akan muncul angka 4. =COUNT(A1,A2,A6) Untuk menghasilkan berapa angka yang ada dari cell A1, A2, dan A6. =COUNT(A1:A100) Untuk menghasilkan berapa angka yang ada dari cell A1 sampai A100. 6.
Fungsi Countif =COUNTIF(range, criteria)
Digunakan untuk menghitung jumlah cell yang berisi nilai dari beberapa cell yang terpilih sesuai kriteria yang diberikan. Contoh: Contoh Keterangan =COUNTIF(A1:A100,”LULUS”) Untuk menghasilkan berapa angka yang ada dari cell A1 sampai A100 yang bertuliskan LULUS. 7.
Fungsi Left =LEFT(text, num_chars) Digunakan untuk menampilkan karakter dari kiri sepanjang nilai yang diberikan.
Contoh: Contoh =LEFT(“NURDIN”,4) =LEFT(A1,2) 8.
Keterangan Untuk menampilkan tulisan NURD. Untuk menampilkan 2 karakter pertama dari kiri dari cell A1.
Fungsi Right =RIGHT(text, num_chars)
Digunakan untuk menampilkan karakter dari kanan sepanjang nilai yang diberikan. Contoh: Contoh Keterangan =RIGHT(“NURDIN”,4) Untuk menampilkan tulisan RDIN. =RIGHT(A1,2) Untuk menampilkan 2 karakter pertama dari kanan dari cell A1.
22
9.
Fungsi Mid =MID(text, start_num,num_chars)
Digunakan untuk menampilkan karakter dari kiri, dimulai dari jarak tertentu, dan sepanjang nilai yang diberikan. Contoh: Contoh Keterangan =MID(“NURDIN”,2,3) Untuk menampilkan tulisan URD. =MID(A1,3,10) Untuk menampilkan 10 karakter pertama dari kiri dimulai dari karakter ke-3 dari cell A1. 10. Fungsi Len =LEN(text) Digunakan untuk menghasilkan nilai jumlah karakter yang ada pada suatu cell. Contoh: Contoh =LEN(“NURDIN”) =LEN(A1)
Keterangan Akan menghasilkan angka 6. Untuk menghasilkan jumlah karakter dari cell A1.
11. Fungsi Concatenate =CONCATENATE(text1,text2,...) Digunakan untuk menggabungkan beberapa string (kumpulan karakter) menjadi satu. Contoh: Contoh Keterangan =CONCATENATE(“NURDIN”,”BAHTIAR”) Akan menghasilkan teks NURDINBAHTIAR. =CONCATENATE(A1,A2,A3) Untuk menghasilkan teks gabungan dari cell A1, A2, dan A3. 12. Fungsi Trim =TRIM(text) Digunakan untuk menghilangkan spasi dari teks, kecuali spasi tunggal antar kata. Contoh: Contoh =TRIM(“
Keterangan NURDIN ”) Akan menghasilkan tulisan NURDIN. Tanpa spasi sebelum dan sesudahnya. =TRIM(“ AKU BELAJAR Untuk menghasilkan tulisan AKU BELAJAR. ”) Tanpa spasi sebelum dan sesudahnya, tetapi spasi di antara dua kata tetap ada.
23
13. Fungsi Upper =UPPER(text) Digunakan untuk menghasilkan huruf kapital (uppercase) pada teks suatu cell. Contoh: Contoh =UPPER(“Nurdin”) =UPPER(“Nurdin 1234”) =UPPER(A1)
Keterangan Akan menghasilkan tulisan NURDIN. Bahtiar Akan menghasilkan tulisan NURDIN BAHTIAR 1234. Untuk menghasilkan huruf kapital dari cell A1.
14. Fungsi Lower =LOWER(text) Digunakan untuk menghasilkan huruf kecil / bukan kapital (lowercase) pada teks suatu cell. Contoh: Contoh Keterangan =LOWER(“Nurdin”) Akan menghasilkan tulisan nurdin. =LOWER(“Nurdin Bahtiar Akan menghasilkan tulisan nurdin bahtiar 1234”) 1234. =LOWER(A1) Untuk menghasilkan huruf kecil / bukan kapital dari cell A1. 15. Fungsi Vlookup =VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) Digunakan untuk menghasilkan nilai yang bersesuaian dari suatu tabel referensi terhadap input yang diberikan. Dimana tabel referensi disusun secara vertikal (dalam bentuk kolom). Contoh: Contoh Keterangan =VLOOKUP(F1,A2:D6,3) Akan menghasilkan nilai yang bersesuaian dengan cell F1 pada kolom ke-3 dari tabel A2:D6. Jika F1 berisi nilai 4, maka akan menghasilkan teks Dedy. =VLOOKUP(F1,A2:D6,3,TRUE) Sama seperti di atas, tetapi menggunakan nilai pendekatan. Artinya jika F1 berisi nilai 6, maka akan menghasilkan teks Endah. =VLOOKUP(F1,A2:D6,3,FALSE) Sama seperti di atas, tetapi menggunakan nilai exact. Artinya jika F1 berisi nilai 6, maka akan menampilkan pesan kesalahan. Catatan: jika argumen keempat tidak diisi berarti TRUE. Dengan asumsi terdapat
24
tabel referensi seperti berikut:
Gambar 8.9 Contoh penerapan Fungsi Vlookup 16. Fungsi Hlookup =HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup) Digunakan untuk menghasilkan nilai yang bersesuaian dari suatu tabel referensi terhadap input yang diberikan. Dimana tabel referensi disusun secara horisontal (dalam bentuk baris). Contoh: Contoh =HLOOKUP(H1,B1:F4,3)
Keterangan Akan menghasilkan nilai yang bersesuaian dengan cell H1 pada baris ke-3 dari tabel B1:F4. Jika H1 berisi nilai 2, maka akan menghasilkan teks Budi. =HLOOKUP(H1,B1:F4,3,TRUE) Sama seperti di atas, tetapi menggunakan nilai pendekatan. Artinya jika H1 berisi nilai 6, maka akan menghasilkan teks Endah. =HLOOKUP(H1,B1:F4,3,FALSE) Sama seperti di atas, tetapi menggunakan nilai exact. Artinya jika H1 berisi nilai 6, maka akan menampilkan pesan kesalahan. Catatan: jika argumen keempat tidak diisi berarti TRUE. Dengan asumsi terdapat tabel referensi seperti berikut:
Gambar 8.9 Contoh penerapan fungsi Hlookup 17. Fungsi Transpose =TRANSPOSE(array) Digunakan untuk menduplikasi isi cell dan hasilnya akan ditampilkan dengan posisi baris menjadi kolom dan sebaliknya. 25
Ilustrasi:
jika di-transpose akan menjadi:
Caranya sebagai berikut: Misalkan tabel yang akan di-copy adalah sebagai berikut:
Gambar 8.10 Contoh Penerapan fungsi Transpose Karena tabel di atas berukuran 6 x 4 (6 baris dan 4 kolom), maka pilihlah cell di tempat yang diinginkan sebanyak 4 baris 6 kolom. Lalu ketik: =TRANSPOSE(A1:D6) Lalu tekan tombol Ctrl+Shift+Enter secara bersamaan. Jika langkah di atas terlalu rumit, cara lebih praktis yang dapat dilakukan adalah: a. Copy cell yang dimaksud, b. Klik kanan pada cell yang dituju, c. Pilih Paste Special, beri tanda Check pada Transpose, lalu OK. 18. Fungsi If =IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) Digunakan untuk mememeriksa apakah suatu kondisi tertentu dipenuhi. Jika benar maka akan menghasilkan nilai tertentu, jika salah dipenuhi maka akan menghasilkan nilai lainnya. Contoh Keterangan =IF(A1>79,”LULUS”,”GAGAL”) Jika cell A1 bernilai kurang dari 79 maka akan menampilkan tulisan LULUS, selain itu akan menampilkan tulisan GAGAL. =IF(A1<=100,B1*1000,B1*500) Jika cell A1 bernilai kurang dari atau sama dengan 100, maka akan berisi nilai B1 dikali 1000, selain itu akan berisi nilai B1 dikali 500.
26
19. Fungsi And =AND(logical1,logical2,…) Digunakan untuk mememeriksa apakah semua argumen bernilai benar. Jika ya maka akan mengembalikan nilai TRUE, jika tidak maka akan mengmbalikan nilai FALSE. Dengan kata lain, bernilai TRUE jika semua argumen yang bernilai benar.
Contoh Keterangan =AND(1+1=2,2=2,"MAKAN"="Makan") Akan mengembalikan nilai TRUE, karena ketiga argumen bernilai benar (1+1=2, 3=3, dan A=a). =AND(1+1=7,2=2,"MAKAN"="Makan") Akan mengembalikan nilai FALSE, karena salah satu dari ketiga argumen ada yang bernilai salah, yaitu 1+1=7. =IF(AND(A1>49,A1<81), "B") Akan menghasilkan nilai B jika cell A1 bernilai lebih dari 49 dan kurang dari 81. Selain dari itu akan mengembalikan nilai FALSE. 20. Fungsi Or =OR(logical1,logical2,…) Digunakan untuk mememeriksa apakah semua argumen bernilai salah. Jika ya maka akan mengembalikan nilai FALSE, jika tidak maka akan mengmbalikan nilai TRUE. Dengan kata lain, bernilai TRUE jika ada salah satu argumen yang bernilai benar. Contoh Keterangan =OR(1+1=2,2=2,"MAKAN"="Makan") Akan mengembalikan nilai TRUE, karena ketiga argumen bernilai benar (1+1=2, 3=3, dan A=a). =OR(1+1=7,2=2,"MAKAN"="Makan") Akan mengembalikan nilai TRUE, meskipun salah satu dari ketiga argumen ada yang bernilai salah, yaitu 1+1=7. =IF(OR(A1<49,A1>81), "B") Akan menghasilkan nilai B jika cell A1 bernilai kurang dari 49 atau lebih dari 81. Selain dari itu akan mengembalikan nilai FALSE. F. Alamat Mutlak dan Name Manager 1. Alamat mutlak Jika kita ingin melakukan perhitungan (memasukkan formula) yang melibatkan banyak cell. Maka formula tersebut dapat di-copy secara langsung ke tempat lain.
27
Gambar 8.11 Contoh penerapan alamat mutlak Pada contoh kasus di atas, cell C2 berisi formula =B2*B8. Jika kita ingin memasukkan perhitungan yang sama ke cell C3, C4, C5, dan C6, maka cukup dilakukan dengan meng-copy cell C2 lalu klik Paste di cell C3, C4, C5, dan C6 (atau dengan klik di cell C2, lalu arahkan cursor mouse ke pojok kanan bawah cell C2 tersebut sampai cursor berubah menjadi tanda +, lalu drag / klik sembari menggesernya ke bawah sampai cell C6). Tapi apa yang terjadi? Ternyata formula pada C3 menjadi =B3*B9, formula pada C4 menjadi =B4*B10, dan seterusnya. Agar hal tersebut tidak terjadi, sebelum meng-copy cell C2, tambahkan tanda $ pada B8 sehingga cell C2 menjadi =B2*$B$8, lalu tekan enter. Kemudian ulangi proses peng-copy-annya. $B$8 Berarti jika di-copy maka B dan 8 akan tetap $B8 Berarti jika di-copy maka B akan tetap, tetapi 8 akan berubah B$8 Berarti jika di-copy maka B akan berubah, tetapi 8 akan tetap B8 Berarti jika di-copy maka B dan 8 akan berubah. 2.
Name Manager Setiap cell masing-masing memiliki alamat yang sendiri yang unik. Misalnya A1, A2, B1000, AS275, dan sebagainya. Tetapi alamat tersebut hanya mengacu pada satu cell saja. Jika kita menginginkan alamat untuk sekumpulan cell, maka kita harus mendefinisikannya sendiri. Caranya sebagai berikut: a. Pilh cell yang akan diberi nama, misalkan Cell A1 sampai B10 b. Klik pada Name Box yang terletak di bawah ribbon paling kiri yang bertuliskan A1, c. Ubah tulisan A1 tersebut dengan nama sembarang, misal DATA, lalu tekan enter. Jika suatu ketika kita ingin melakukan perhitungan yang melibatkan kelompok cell DATA tersebut, maka cukup dengan menuliskan DATA pada alamatnya. Misalnya =MAX(DATA) dapat digunakan untuk menghasilkan nilai terbesar dari cell-cell yang terdapat dalam DATA, dan sebagainya. Untuk mengubah DATA tersebut, dapat dilakukan dengan klik pada tab Formula, lalu pilih Name Manager yang ada pada grup Defined Names. Kemudian muncul:
28
Gambar 8.12 Kotak dialog Name Manager Lalu DATA tersebut dapat dihapus atau diubah sesuai keinginan. G. Sorting (pengurutan) Untuk mengurutkan data dapat dilakukan dengan cara: 1. Misalkan terdapat data seperti berikut dan akan diurutkan berdasarkan kolom NAMA
Gambar 8.13 Contoh penerapan Sorting 2. 3.
Pilih kelompok cell yang akan diurutkan. Dalam hal ini pilihlah cell A1 sampai C6 Pada tab Data, pilih tombol Sort sehingga muncul jendela:
Gambar 8.14 Kotak dialog Sort 4. 5.
Pastikan pada bagian Sort by dipilih NAMA dan Order A to Z. Lalu tekan tombol OK. Hasilnya akan seperti berikut:
29
Gambar 8.15 Contoh penrapan Sort 6.
Perhatikan bahwa tabel di atas datanya sudah terurut berdasarkan NAMA. Tetapi bagaimana dengan kolom NO? agar tidak terjadi hal seperti di atas, pilihlah cell B1 sampai C6 sebelum meng-klik tombol Sort.
7. Tombol atau juga dapat dipilih jika ingin mengurutkan secara langsung. H. Header dan Footer Menambahkan header dan footer dapat dilakukan dengan cara memasukkannya pada Page Setup, yaitu pada tab Header/Footer.
Gambar 8.16 Kotak dialog Page Setup Untuk memasukkan header dapat langsung memilih pada pilihan Header:, untuk memasukkan footer dapat langsung memilih pada pilihan Footer:. Untuk mengkustomisasi header atau footer dengan lebih flaksibel, dapat dipilih tombol Custom Header atau Custom Footer. Tampilannya seperti berikut:
30
Gambar 8.17 Kotak dialog Header
1. 2. 3.
Untuk memasukkan header atau footer dengan cara lebih cepat, caranya: Klik pada tab View, Pilih Page Layout pada grup Workbook Views, Lalu pada bagian atas kertas klik pada tulisan Click to add header atau pada bagian bawah kertas klik pada tulisan Click to add footer.
I.
Page Break View dan Freeze Panes Page Break View merupakan tampilan worksheet seperti keadaan dicetak. Untu mengubah tampilan menjadi seperti ini, klik pada tab View, lalu Pilih Page Break Preview pada grup Workbook Views. Bagian yang berwarna putih merupakan ruang yang akan tercetak, sedangkan yang berwarna abu-abu tidak tercetak. Garis berwarna biru (baik yang vertikal maupun horisontal) dapat digeser ke atas atau ke bawah untuk mengatur ulang agar suatu kolom atau baris cell tertentu akan diletakkan pada halaman yang dipilih.
Gambar 8.18 Ikon Page Break Preview Sedangkan Freeze Panes digunakan untuk memposisikan baris atau kolom cell tertentu agar tetap terlihat meskipun scroll bar digeser sampai posisi terbawah / terkanan. Hal ini berguna jika menginginkan header tabel agar tetap terlihat meskipun tabel tersebut memiliki jumlah baris / kolom data yang banyak. Caranya, klik pada cell tempat batas croll berada (biasanya cell paling kiri untuk data pertama). Lalu pada tab View, pilih Freeze Panes Freeze Panes. Jika posisi tabel berada tepat di kiri atas (mulai cell A1 atau tidak ada white space
31
di sebelah kiri dan atas tabel), pada tab View pilih Freeze Panes Freeze Top Row atau Freeze First Column.
Gambar 8.19 Ilustrasi Freeze Panes J.
Grafik Salah satu penyajian data selain dalam bentuk tabular adalah dengan cara menggunakan grafik (chart). Grafik dapat menyajikan data secara lebih ringkas dalam berbagai bentuk, seperti Column, Line, Pie, Bar, Area, Scatter, dan lain-lain.
Gambar 8.20 Ikon-ikon jenis-jenis grafik Misalkan tabel yang akan dibuat grafik adalah seperti berikut:
1. 2. 3.
Caranya: Klik cursor mouse di sembarang tempat pada tabel tersebut Pada tab Insert, dalam grup Charts, pilh salah satu jenis chart yang ingin dibuat. Misalkan dipilih Column 3-D Column 3-D Clstered Column Lalu akan muncul grafik seperti berikut:
32
Gambar 8.21 Contoh penerapan pembuatan grafik Cobalah untuk jenis grafik lainnya.
33
8.3
Penutup A. Test Formatif Kerjakanlah soal-soal pilihan ganda berikut ini dengan memilih pada salah satu pilihan jawaban yang benar: 1. Fungsi dari adalah Zoom Slider adalah … a. Untuk mengubah besar kecilnya icon b. Untuk mengubah besar kecilnya tampilan utama c. Untuk mengubah besar kecilnya Ribbon d. Untuk menggeser tampilan ke atas dan ke bawah e. Untuk menggeser tampilan ke kiri dan ke kanan 2. Perbedaan antara Save dan Save As adalah … a. Save untuk menyimpan dokumen Office Word 2007, Save untuk menyimpan dokumen Office apa saja b. Save untuk menyimpan dokumen dengan tipe lain, Save As untuk menyimpan dokumen dengan tipe sama c. Save untuk menyimpan kembali dokumen yang telah disimpan sebelumnya, Save As untuk menyimpan pertama kali d. Save As untuk menyimpan kembali dokumen yang telah disimpan sebelumnya, Save untuk menyimpan pertama kali e. Tidak ada bedanya 3. Untuk melakukan pengaturan halaman (Page Setup), pada Ribbon dapat diakses dari menu … a. Design b. Formula c. Home d. Page Layout e. Insert 4. Format Cell dapat diakses dengan shortcut … a. Ctrl + F b. Ctrl + FC c. Ctrl + L d. Ctrl + 5 e. Ctrl + 1 5. Untuk menghitung jumlah bilangan ganjil yang ada pada tabel berikut, formula yang dapat dituliskan adalah … a. =SUM(B3,B5) b. =SUM(B3:B5) c. =SUM(B2:B6) d. =SUM(B2,B4,B6) e. =SUM(B3,B4,B5) 6.
Untuk menghitung jumlah data dapat digunakan fungsi … a. SUM 34
b. COUNT c. COUNTIF d. SUMMARY e. LEN 7. Fungsi CONCATENATE dapat digunakan untuk … a. Menjumlahkan angka sesuai isinya b. Memisahkan string menjadi beberapa string c. Menggabungkan angka menjadi sekumpulan string d. Mengubah string menjadi angka e. Menggabungkan beberapa string menjadi satu string 8. Fungsi TRANSPOSE dapat digunakan untuk … a. Menggabungkan isi banyak cell b. Mengubah isi cell menjadi lebih besar c. Mengubah ukuran lebar dan tinggi cell d. Menduplikasi isi cell dan hasilnya akan ditampilkan dengan posisi baris menjadi kolom dan sebaliknya e. Menggandakan isi cell menjadi lebih banyak 9. Header dan footer berfungsi untuk, … a. Menampilkan kepala dan kaki tabel b. Menampilkan tulisan yang akan selalu muncul di setiap halaman cetak c. Menambahkan teks pada heading tabel d. Meletakkan cell di atas halaman e. Membuat halaman cetak menjadi lebih luas 10. Untuk mengakses fungsi Freeze Panes, pada Ribbon dapat diakses dari menu … a. Design b. Formula c. View d. Page Layout e. Insert B. Umpan Balik Cocokkanlah jawaban Anda dengan kunci jawaban Tes Formatif yang terdapat pada bagian akhir bab ini. Hitunglah jawaban Anda yang benar untuk mengetahui tingkat penguasaan materi, dengan menggunakan rumus: Tingkat penguasaan = (jumlah jawaban benar / 10) x 100% Arti tingkat menguasaan yang Anda capai: 90 – 100% = Baik sekali 80 – 90% = Baik 70 – 79% = Cukup < 70% = Kurang C. Tindak lanjut Jika Anda mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, maka Anda dapat meneruskan pada materi Bab 10. Selamat. Tapi jika tingkat penguasaan Anda 35
masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi Bab 9 ini, terutama pada bagian yang belum Anda kuasai dengan baik. Materi kuliah ini hanyalah sebagai pendahuluan untuk eksplorasi yang lebih dalam. Berlatihlah menggunakan aplikasi Microsoft Excel ini di luar yang telah diajarkan. Semakin sering berlatih, semakin banyak pengalaman yang didapat. D. Rangkuman -
36
8.4
8.5
E. Kunci Jawaban Test Formatif Kunci jawaban soal pilihan ganda: 1. b 6. a 2. c 7. e 3. d 8. d 4. e 9. b 5. a 10. c Daftar Pustaka [1] ______, “Microsoft Excel 2007 An Essential Guide (Level 1)”, The University of Reading, 2010. Senarai Klik Drag Enter
Menekan tombol kiri mouse yang berasosiasi dengan komponen yang ditunjuk oleh pointernya Menekan tombol kiri mouse sembari menggesernya Menekan tombol Enter pada keyboard -ooOoo-
37
