Társadalmi szervezetek A társadalom zavartalan működését biztosító funkciók ellátására a társadalom által létrehozott szervezetek szolgálnak Típusai: - profitorientált (for profit) -Nem profitorientált (non profit) -Kormányzati/államigazgatási (govermental)
A szervezetek nem csupán tevékenységükkel és marketing eszközeikkel befolyásolhatják eredményességüket, hanem egyre inkább a környezetükkel kialakított viszonyukkal is Ez a viszony lehet pozitív, vagy negatív De mindkét esetben tudatosan fejleszthető és alakítható
Pozitív állapot Elismertség, hírnév Jó imázs Környezet általi támogatás A szervezet problémáinak megértése és a hibák tolerálása Bizalom a szervezetek iránt
Negatív állapot Rossz hírnév Gyenge imázs Ellenséges, vagy passzív környezet A szervezet problémáinak társadalmi túlértékelése Bizalmatlanság
Viszonyfejlesztés eszközei Mindkét esetben a fennálló helyzet gyorsan változik, ezért a pozitív, vagy negatív viszony relatív minőséget jelent A viszony fejlesztése az adott szervezet kapcsolatain át zajlik, melynek eszközei: - maga a tevékenység - a szervezet magatartása - és a kommunikáció
Az imázs A valóság imitálása (leképzése) és egyben egyfajta idealizálása is A szubjektum szűrőjén keresztül megszűrt, az észlelések során kialakult tudati képek rendszere, amely magába foglalja a szubjektum teljes környezetét, vagyis tudati jelenség, melyet asszociációk és értékelések együttesen alkotnak Az értékítéletek rendszere, motivációs információhordozó
Az imázs Elképzelés, vélemény amely az emberekben benyomások objektív és szubjektív alapján alakul ki Az amit az emberek gondolnak, éreznek hisznek és észlelnek egy cégről, termékről, márkáról Három halmazból áll: - szavakból - tettekből - fizikai jelenlétből
Imázsfajták Az imázsfajták kölcsönhatásban állnak egymással és környezetükkel, vagyis komplex jelenségként értelmezzük Csoportosítjuk: - Reálfolyamatok szempontjából - Imázs kialakulásának módja alapján - Történetiség szerint - Imázs irányultság szerint
Imázsfajták Reálfolyamatok szerinti csoportosítás Termék/szolgáltatás imázs Márkakép/védjegy imázs Vállalat/szervezet imázs Személy/szakember imázs
Imázsfajták Az imázskialakulás módja szerint spontán tervszerű
Történetiség szerint meglévő – előzetes (current) imázs kívánatos – jövőbeni (wish) imázs
Imázsfajták Irányultság szerint Önimázs (self) Tükörimázs (mirror)
A sajtómunka A sajtómunka alapelvei
• A sajtómunka a szervezettel és/vagy a szervezet vezetőivel kapcsolatos publicitás szélesítését célozza • A sajtómunka a PR szempontjából ennek a munkának mintegy felét képezheti, hiszen a sajtó munkatársainak elérése még nem a célcsoport elérését jelenti • csupán lehetőséget teremt, hogy egy fontos véleményformáló csoport meggyőzősével a későbbiekben befolyásolhassuk a célcsoportot
• Ezért nem szabad abszolutizálni a kommunikáción belül a sajtómunkát, a sajtó szerepét. • Ennek ellenére fontos a sajtókapcsolatok tudatos fejlesztése, rendszeres ápolása, • Fontos a közvélemény folyamatos informálása terén jelentős feladatokat betöltő sajtó munkatársaival kialakított kapcsolatok minősége
A sajtókapcsolatok szerepe • Leghatásosabb és legfontosabb összekötő kapocs bármely szervezet és annak közönsége között • A szervezet amely figyelmen kívül hagyja a sajtót, végzetes hibát követ el, mivel valójában a közönséget hagyja figyelmen kívül • A közönség támogatása, bizalma és megértése nélkül semmilyen szervezet nem tartható fenn • A sajtókapcsolatok menedzselése szorosan hozzátartozik a szervezet vezetéséhez és stratégiai döntéshozatalához
A sajtómunka alapelvei (4 axióma és 4 realitás) 4 axióma: • Az emberek hajlamosak rá, hogy az elsőként hallott sztorit higgyék el Törekedj az elsőségre Az ember legyen proaktív, menjen elébe az eseményeknek Ne elszenvedje a környezeti hatását és híreit, hanem lehetőségei szerint maga alakítsa azokat
• Az emberek inkább a külsőségek alapján, s nem a realitások szerint ítélnek: Legyünk megnyerőek amennyire csak tudunk Legyünk határozottak Nézzünk ki olyan jól amennyire csak lehet • A rossz kiszorítja a jót (a hírek Gresham féle törvénye) A sajtót jórészt csak a botrányok, tragédiák, negatív információk érdeklik Csak a rossz hír a jó hír, a jó hírnek nincs hírétéke Pozitív információ megjelentetésekor „vért kell izzadni”, míg a rossz meg is előzhet minket • A lehetőség előnyben részesíti a felkészült szellemet Tanulj, képezd magad Készülj fel a nehéz helyzetre Állj készen a kihívásokra
A 4 realitás: • A „hírek” mindenütt jelen vannak A gyorsuló világban minden hírré válhat Minden tettünk, cselekedetünk, szándékunk is információt hordoz A publicitás lehetőségei szinte korlátlanok a szervezet kommunikációs munkatársa számára • A közönség információéhsége kielégíthetetlen A realitás mint környezeti elvárás érvényes a szervezettel szemben is Aki nem ad hírt magáról az nem is létezik Kommunikálni kell hogy környezetünk ismerjen és támogasson. Sokrétűen és őszintén kell bemutatni magunkat,
• A „hír-gépet” azonnali kielégítésre tervezték A hír csak ma él, holnap már senkit nem érdekel A szervezetnek gyorsan kell cselekednie Ennek figyelme hagyása egyenlő a sikertelenséggel • „A folyamatos információk szaggatott jelei” A kommunikációs aktivitásának folyamatosnak kell lennie A szervezet minden információja alakítja az összképet Összehangoltság és koordináció nélkül nem megy
A sajtóval szembeni hatástalanság • Ellenséges kapcsolat ( védekező állás –a média utazik ránk) • Hatástalan kommunikáció ( a vezetőket nem azért választották, mert jó kommunikátorok, hanem mert jó vezetők) • Elégtelen információgyűjtés (fellépések tűzoltó jellegűek)
Problémák: A vezető a sajtót tolakodó, erőszakos riporterként értelmezi A sajtó csap, amiből annyit és akkor engedünk, amikor éppen szükségünk van rá Nehezen értik meg, hogy a sajtó a közvélemény nevében kíváncsi A vezetők médiához való viszonya kétfajta > elzárkózó és > nyitott A szemlélet kérdése > negatív hozzáállás, botrány, kellemetlen szituáció, krízis, hírnévrongálás mint következmény ( főnök is nevelhető) > pozitív hozzáállás, nyitottság, kommunikációs készség Az információhiány a rémhír megalapozója
A jó sajtókapcsolatok szempontjai, feltételei Feltételek:
• Szakképzett munkaerő a kommunikáció területén (sajtófelelős, mint a legtájékozottabb munkatárs) • Ismerni kell a média működését, sajtó empátia (nem egyértelműen egy újságíró a legjobb sajtófőnök) • Folyamatos és hatékony sajtómonitoring (mi jelenik meg rólunk, hogyan viszonyul hozzánk a média) • A környezet figyelemmel kísérése • Az aktív vezetők kommunikációs képzése • Megfelelő fellépés interjú esetén • „eszköz” feltételek biztosítása (b-roll, fotó, new release, információ)
Szempontok: • A kommunikációs csatornák nyitvatartása • Az újságírók ismereteinek bővítése • A riporter/szerkesztő munkájának megkönnyítése • Nem szabad kivételt tenni • Nem szabad a sajtót kihasználni • A rossz hírt megfelelően, de őszintén kell kezelni • A tévedéseket korrigálni, • A közlést kiharcolni (kell)
Hogyan alakítsunk ki jó kapcsolatot a médiával? A sikeres együttműködés érdekében érdemes megfontolni: • Megismerni a különböző sajtók működését és azt, hogy mi számukra a hírértékű információ • Az újságíró kérdéseire mindig egyértelmű választ adjunk, és ne hagyjuk hogy ő maga találgasson • Az információk bármilyen hír esetében gyorsak és relevánsak legyenek és a legjobb pozícióban lévő személytől származzanak • Kerüljük a szakzsargont • A legjobb politika ha a sajtót folyamatosan bizalmunkba avatjuk (publikus és nem publikus információk) • A no comment politika veszélyes (inkább mondd el miért nem válaszolhatunk) • A humor hatásos lehet a kritikával szemben A jó médiakapcsolat alapja a kölcsönös bizalom és egymás elfogadása
A szerkesztői kapcsolatok fejlesztésének szempontjai Jó és helyes ha… • Gyorsan rátérsz a lényegre, anélkül, hogy kitérnél a részletekre • Tájékozott vagy a témádban és a saját piacodon • Ismered a közönség kérdéseit és legalább az újság utolsó számát elolvastad • Ésszerűen gondolkodsz a szerkesztő idejéről • Kötelező jellegű ígéretet teszel a kiegészítő anyagok, képek elküldésére
A jó sajtókapcsolatok eszközei és módszerei A jó sajtókapcsolatok fejlesztésének és a sajtóval való kapcsolat kiépítésének preferált formái és eszközei igen változatosak Formák: Sajtótájékoztató,- konferencia Sajtó reggeli, -ebéd, -vacsora Sajtó „bejárás”, study tour Interjú Sajtó háttér beszélgetés Sztori generálás Sajtóklub
Eszközök:
Sajtófigyelés, sajtómonitoring Hírlevél (news release) Video hírlevél (video news release) Sajtóanyag (press kit), sajtófotó „B-roll” (vágókép) Sajtólista Sajtóközlemények, hírlevelek Olvasói levelek (max 50 szó, tények és nem vélemények) Szerkesztőségi cikkek, rovatok
A jó sajtókapcsolatok metodikája: Proaktív megközelítés - Hogy a sajtó úgy mutassa be a szervezetet, ahogyan szeretnénk - A negatív publicitás csaknem mindig a reaktív magatartás eredménye A sajtópublicitás ösztönzése - Olyan lehetőségek teremtése, amelyek felkeltik a sajtó érdeklődését - Hírétékű sztorikhoz/trendekhez kapcsolódás - Különleges események felhasználása a szervezet imázsának népszerűsítése érdekében ( a népszerű emberek vonzzák a közönséget, arc az imázshoz, sikersztorik)
Különböző megközelítési módok alkalmazása ( mindegyik a maga területén jó, nem biztos, hogy egy adott hírhez mind megfelel) - Tv - Rádió - Napilapok - Bulvársajtó - magazinok Hatásos módszerek: - Aktuális sajtólista - Írjunk egy riporttörténetet a címzett stílusában - Készítsünk összefoglalót azon tényekről, melyek feltárják a fontosabb összefüggéseket - Törekedjünk tárgyilagos hangvételre, hitelességre komolyságra - Mellékeljünk névjegykártyát és egy héten belül, ha nem jelentkeznek, hívjuk vissza a szerkesztőt
A sajtómunka igényének és intenzitásának változása • • • •
A szükséges sajtómunka és a hírérték aktualitása fordítottan arányosak Minél kisebb a hírérték vagy minél több idő telt el az utolsó megszólalás óta, annál nagyobb erőfeszítésre van szükség a publicitás, mint eredmény eléréséhez. Attól függően, hogy a szervezet életútjának melyik fázisában van, más és más a sajtó szerepe és viszonya hozzá Lényeg: a reklám túlsúlyát fokozatosan veszik át más (PR) elemek. Minél hírnevesebb (régibb) egy szervez, annál több PR odafigyelést és törődést igényel.
A kommunikációs tevékenység eszközei • Legtöbb esetben az általános értelemben vett információhordozó eszközök • Funkciójuk, hogy a kommunikátor, a közlő információit eljuttassák a célcsoporthoz • Ez két részre oszlik: - Az információ (üzenet) formába öntése > ez az alapanyag - Ezek célba juttatása > ez pedig a hordozó • A kettő együttesen képez a kommunikációs szakember számára olyan kommunikációs eszközt, mellyel céljait megvalósíthatja
Az eszközrendszer nem csak a sajtó, mert: • A kommunikációs tevékenység sok esetben szervezés (kommunikációs és kapcsolati) ahol a direkt kommunikáció a döntő (élőszó) • Több eszköznek semmilyen köze nincs a klasszikus értelemben vett médiához (pl. DM, kiállítás stb.) • Nem csak a tradicionális eszközöket használja fel, hanem a modern technika szinte minden vívmányát, amely kommunikációra alkalmas számításba jöhet • Ez a széleskörű alkalmazás megváltoztatja, növeli azt a hatékonyságot, amellyel eddig a média eszközeinek felhasználásával a kommunikáció élni tudott
Az audiovizualitás lehetőségei • A szervezet nem nélkülözheti a korszerű technika alkalmazását a kommunikációja során, legyen az bármelyik formája • Tények bizonyítják, hogy a ma embere a legfogékonyabb a kép és hang együttes alkalmazásával közölt információkra (ebben is a színesség a nagyobb hatású) • Az AV információ befogadásakor nem kell a befogadónak külön munkát végezni, hogy az információt átvegye, csak hallgatnia, látnia kell (írásban kódolni kell)
A PR film műfaji kategóriái és azok értelmezése Referenciafilmek Belső PR filmek Marketing PR film Oktatófilm Video hírlevél (Video New Release) Közérdeklődést fejlesztő (Public Interest) filmek Public Relations spot Public Relations riport B roll Szponzorált film
A PR film műfaji kategóriái és azok értelmezése Belső PR filmek: • A szervezet belső identitását gondozó információkat tartalmaz • A szervezet bemutatkozása és nézetei, célkitűzései és elvárásai • A szervezeti kultúra összetevői és legfontosabb tényezői • A szervezeti összetartozás érzésének erősítését bármely erre irányuló belső-PR akció, vagy egyszeri eseményt szolgálhatja annak képi feldolgozásával és megörökítésével
Marketing PR film: • A szervezet nyilvános megjelenésének, kvázi promóciós tevékenységének kommunikációs felvezetése, hitelteremtés • Környezeti fogadtatás formálása Oktatófilm: • Ismeretterjesztés szervezeti tevékenységhez kapcsolódóan
Video hírlevél (Video News Release): • Aktuális történések audiovizuális megfogalmazása • A forgalmazásra szánt információkról forgalomkész formában, közvetlenül a célcsoporthoz intézett, nekik szánt képes tudósítás, beszámoló • Rövid. • Vagy professzionális stúdióból közvetített külön szöveggel műsorként, vagy szöveggel, zenei aláfestéssel kompletten kazettás változatban, sokszorosítva
Közérdeklődést fejlesztő (Public Interest) filmek: • A közvélemény nézetrendszerének átalakítására, formálására készül • Átfogó célrendszert, vagy ennek egy részét képviseli • Gyakran sorozatként alkalmazzuk
Public Relations spot: • Rövid, rendszerint a logóval, az arculattal, a marketing aktivitással összefüggő film • Aktualitásokhoz kapcsolódik Public Relations riport: • Rendszerint hírműsor keretében szerkesztett, hírértékű információk interjú, riport formában • Műsor részeként, háttérbeszélgetés, kerekasztal beszélgetés formájában készült filmes riport
B roll film: • Egyes a vállalatról szóló riporthoz szükséges háttéranyag (kép, történés) ami az archívumból szerezhető be > bevágott képanyag • Ha nincs az archívumban anyag akkor a helyszínen kell anyagot filmezni, aminek számos veszélye lehet (azt filmez amit talál, időjárás) • Ennek kivédésére készítünk előre a szervezet mindennapjairól tevékenységéről, vezetésről stb., hosszabb változatot, jó minőségben, vágható változatban (néma változatban)
Politikai PR filmek: • Választási kampányok keretében alkalmazzák • Jelöltek életútjának, munkásságának bemutatása • Politikai ideológia, célkitűzés megjelenítése
Televíziós – rádiós produkciók A szakanyagnak az alábbiakra kell választ adnia: • Mi a produkció tárgya • Kihez szól az üzenet • A produkció közzétételéhez milyen helyet és formát választunk • Mennyire ismerjük a szakmai kérdéseket (minél mélyebben, részletesebben) • Milyen szervezeti elgondolások, és kérdések vannak a produkcióval kapcsolatban • Milyen forgatási és nyilatkozói kötöttségek és feltételek nehezítik a munkát
A forgatókönyvek típusai: • Forgatókönyv vázlat (szinopszis) > műsorötlet leírás, vázlat az alkotó elképzeléseiről. Általában több változat készül) • Irodalmi forgatókönyv > a vázlatnál jóval részletesebb, a vizuális élmény minél részletesebb leírásával • Tecnikai forgatókönyv > a rendező filmszerű elgondolása, és a technikai – szervezési feladatok leírása
A hírlevél (new release) nyomdai kivitelezése • Hírlevél = professzionálisan megírt cikk, a sajtómunka egyik fontos eleme, kizárólag a nyomtatott médiának szól • Ingyenesen bocsátjuk a sajtó részére, szabad felhasználásra > nem mindent használnak fel belőle, vagy kiegészítik, sőt van amikor nem is kell a sajtónak • Szakmai népszerűségének oka a lapszerkesztők munkájában keresendő. Először a hírek, reklám, és az üres hely kitöltésére a hírlevél tartalmak (kis „színesek”)
• Terjedelme általában 1-2 flekk. Nagysága az információ fontosságától függ. • A közlemény lehet rövid (1vagy néhány oldal) vagy akár vezércikk nagyságú • A szerkesztőnek a ki, mit, miért, hol és mikor kérdésekre kell választ adnia a szövegből. • Ciklikusan alkalmazható eszköz, nem a mindennapi sajtókapcsolat formája • Lehetőleg a kapcsolat ennek ellenére legyen folyamatos és az anyag tartalmazzon hírérétéket
• A befektetett munka sorsának nyomon követése nehéz • A szerkesztőnek semmi érdeke nem fűződik ahhoz, hogy a küldőt tájékoztassa, megkapta-e az anyagot és felhasználja-e (nézzük át melyik sajtóorgánumban jelenik meg a hírünk) > sajtófigyelő cég megbízása is lehetséges • Eredmény nem az, hogy a cikk megjelenik, hanem a közvéleményre gyakorolt hatás lemérése, jelzése • A hírlevélhez lehet sajtófotót is mellékelni (külön lapon küldeni, képaláírással ellátni)
Személyes kapcsolat • A kommunikációs tevékenységben nem annyira a hírek megtalálása, mint inkább kitalálása a kihívás • Ennek alapján a sajtómunka = sztori generálás, sajtótalálkozók események generáláa • Az event marketing = eseményteremtés • Számos formában történhet
Sajtótalálkozók • A szervezet újságírókkal, sajtóval való kapcsolata, együttműködésének célja az, hogy a nyilvánosság jól időzítve érkezzen, szakszerű és pontos legyen, legyen összhangban az üzleti törekvésekkel • Így a hír hiteles lesz • Nem tűnik kereskedelmi híradásnak • A hírt az olvasó tényként fogadja el • A környezettel való kapcsolat, megszólítás lehet közvetlen, de ez költség és időigényes eljárás, ugyanakkor a sajtót, mint profi közvetítőt igénybe véve ez lerövidül és olcsóvá válik • Emellett hatékonysága is jobb lehet
• A legnagyobb hatékonyságú kapcsolati rendszer a sajtótalálkozó • Formái: - Sajtóreggeli - Sajtóebéd - Sajtóvacsora - Sajtó háttérbeszélgetés - Sajtótájékoztató • Közös céljuk a kapcsolattartás és az információs kapcsolatok ápolása ( a forma tulajdonképpen másodrendű) • A napszak határozza meg és a mondanivaló súlya
• A leglényegesebb eltérő elem a sajtótájékoztató (tömeges, formalitásokkal jellemezhető), a többi bizalmibb jellegű, és kötetlenebb forma. • Minden sajtótájékoztató éltető eleme az információ (vezető által adott nyilatkozat, és a szóvivő jelenléte)
• • • •
A kommunikátor feladatai sajtótájékoztató esetén: Címlista naprakészen tartása A meghívók személyre szóló eljuttaása Részvételi szándék kontrollálása Helyszín biztosítása
• Háttéranyagok előkészítése, biztosítása • A sajtó által kért fotók, adatok, dokumentumok biztosítása • A nyilatkozó vezető felkészítése a várható kérdésekre adandó feleletekre • A sajtó munkatársaival történő témakör egyeztetés • A sajtótájékoztató hatásának figyelemmel kísérése, publikációinak gyűjtése, elemzése.
Témagazda rendszer, sajtóklub • Olyan szervezkedés, amely a szervezet és egy jól meghatározható újságírói csoport között jön létre (újságírói kör, press club, standard újságírói kör) • Viszonylag állandó személyek alkotják, rendszeres a találkozás és az információ • Felépítési folyamata : - Újságírók kiválasztása, felkérése (címlista alapján) - Médiánként 1-1 szakember (a legjobb szakmai ismerettel rendelkező) - Együttműködési szerződés megkötése - Ez a csapat lesz a vállalat minden területét érintő kérdésekben a legértesültebb - Ez médiakörönként egy- két orgánumot érinthet - Rendszeres foglalkoztatás, folyamatos munka, havi program alapján
Miért van rá szükség? • Folyamatos jelenlétet és publicitást eredményezhet magas színvonalon • Hírszegény időszakban segíti a médiákat a megfelelő híranyag biztosításában • Jótékony a szervezet számára ismertség esetleges krízis esetén a gyorsabb kilábalás céljából • A tagok „képben vannak” vagyis nem írnak butaságokat, nem találnak ki álhíreket a cégről
A sajtóközlemény • A szervezetek legfőbb kommunikációs eszköze, lényegre törő írás • Tartalma: a szervezet lényegesebb eseményeiről szóló tájékoztatás a lapok szerkesztői részére • Elegendő információt kell nyújtania, mégis annyit, ami egy lapban feldolgozva jelenhet meg (ritka a szószerinti megjelenés) • Rögtön térjen a lényegre, emelje ki a kulcskérdéseket (ki, mit, miért, hol, mikor, hogyan)
A sajtóközlemény formája • • • • • • •
Formai elem: A/4 lap, 30 leütés, dupla sortáv Azonosíthatóság (író neve, címe, telefonszáma) A közlemény dátuma Margók (rövid szerkesztői megjegyzésekhez) Hosszúság (max. 2, 2,5 oldal megfelelő tömörséggel) Bekezdések (4-5 soros bekezdések, 2-3 mondat) Sorköztagok (jelzik, ha a szöveg a túloldalon folytatódik, és # jelölni a közlemény végét. • Főcímek (vezérhírből venni, segít a tartalom lényegének megismerésében
Riportok, „szineskék” és háttéranyagok • A sajtóközlemények mellett kedvenc anyag lehet a színes riport és a háttéranyag • A színes riport nagyobb lehetőséget ad a leíró jellegű írásra és az elbeszélésre • A „színeskék” azok az írások, amelyeket soha nem adnak le szó szerint. Céljuk, hogy a szerkesztőnél elérjék, hogy bízzon meg egy újságírót, hogy a témával foglalkozzon és készítsen riportot róla. • A színeske tehát egy érdeklődés felkeltő anyag • A háttéranyag pedig arra szolgál, hogy egy-egy fontosabb témáról, melyről már készült sajtóanyag (ez egy témában 4-5 oldalnyi tényanyag, amely bár nem kerül teljes tartalomban megjelenítésre, az újságírónak jó kisegítő a cikk megírásánál
Meghívólevelek • A szerkesztők érdeklődésének felkeltésére írják, hogy a sajtó foglalkozzon valamely a szervezetet érintő problémával • A DM levélhez hasonlító, lényegre törő, figyelemfelkeltő legyen • Címzettje a szerkesztő, név szerint (tehát ismerni kell a szerkesztő, vagy főszerkesztő nevét) • A levélben kínosan ügyelni kell az adatok és tények megbízható közlésére • Terjedelme legyen rövid (max. 2 oldal) • Fel kell ajánlani, hogy visszahívással győződik meg a cég a lap érdeklődéséről • Ha nincs érdeklődés, nem szabad erőltetni
A szerkesztés • Legyen feszes • Emelje ki a lényeget, a józan ítélőképesség alapján • Amennyire lehet röviden írjunk (ez az egyes szavakra is vonatkozik) > majd az újságíró kiszínezi, ha akarja • Minden gondolatot, bekezdést sőt ha kell kifejezést, szót mérlegelni kell • Az anyagot feltétlen rendezve kell leadni (kapcsolódás, folyamat, logikai rend) • Végül lényeges a gördülékenység
Mikor írjunk? • A kapcsolatépítésben az egyik legnehezebb döntés, hogy mikor írjunk, és ha igen, miről, mit. • Az írásosság sok esetben zavaró lehet, főleg ha az nagy mennyiségben és esetleg egymást átfedő témákban jelenik meg • A hivatásos kommunikátor hajlamos mindent leírni • Ezért inkább előtte vizsgáljuk meg az átadni kívánt üzent esetében: Milyen célokat szolgál, ha írásba foglalom? Az írott szó-e a leghasznosabb üzenetközvetítési forma? Milyen kockázattal jár az írás (változtatni nehéz rajta)? Megfelelő-e az időzítés és a személy, aki az írást készíti?
