Debrecen Megyei Jogú Város Önkormányzatának ÁROP-1.A.5-2013-2013-0085. kódszámú szervezetfejlesztési projektje részeként
TÁMOGATÓ INFRASTRUKTÚRA ÉS SZERZŐDÉSES KAPCSOLATOK FELÜLVIZSGÁLATA TANULMÁNY
Készítette: CONTROLL Holding Tanácsadó Zrt. Közigazgatási Igazgatósága
2014. szeptember 30.
Tartalomjegyzék 1. Vezetői összefoglaló ................................................................................................... 3 2. Bevezetés ................................................................................................................... 5 3. A felülvizsgálat vizsgálati köre ..................................................................................... 7 4. Elégedettségmérési eredmények ................................................................................ 8 4.1. Ügyfél elégedettség- mérési eredmények ............................................................ 8 4.2. Munkatársak elégedettségmérése ...................................................................... 16 5. A feladat ellátási rendszer hatékonyságának javítása ............................................... 28 5.1. A jelenlegi feladat ellátási rendszer bemutatása ................................................ 28 5.2. Új körzetirányítási szint beépítése ...................................................................... 29 5.3. DIM takarítási tevékenysége vonatkozásában hatékonyságnövelő javaslat ....... 31 6. DIM Humán-erőforrás térkép ..................................................................................... 43 6.1. A DIM erőforrás kortérképe................................................................................. 43 6.3. A DIM képzési gyakorlata ................................................................................... 46 6.4. Képzési terv ........................................................................................................ 47
1. Vezetői összefoglaló Debrecen Megyei Jogú Város Önkormányzatának ÁROP-1.A.5-2013-2013-0085 azonosítószámú
projektje
keretében
jelen
tanulmány
az
alábbi
témakör
dokumentumterméke: „Támogató infrastruktúra és szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata”.
E
dokumentum
középpontjában
Debreceni
Intézményműködtető
Központ
(továbbiakban DIM), mint Debrecen Megyei Jogú Város Önkormányzata által 2013. május 1. napjával létrehozott az állami intézményfenntartó által fenntartott köznevelési intézmény feladat ellátását szolgáló ingatlanok üzemeltetését végző intézmény működésének vizsgálata áll. A DIM infrastruktúrájának és szerződéses kapcsolatainak, az intézmény szervezetének felülvizsgálata az önkormányzati feladatok felmérésén, vezetői konzultációkon, a DIM működésének átvilágítására irányuló tanácsadáson (front office és back office) és operatív végrehajtási tervek , megállapodások (WS) végrehajtásán keresztül valósult meg. Az egyeztetések célja volt: - az intézmény stratégiai céljainak meghatározása, - a folyamatok optimalizálása, - a szervezet alkalmazottjai vonatkozásában képzettségi térkép, belső képzési lehetőségek átvizsgálása, a képzési terv felállítása illetve - az ügyfelek és munkatársak elégedettség mérése. A vizsgálat tárgyát képezte, hogy a folyamatok újragondolása mellett centralizáció indokolt-e, különös tekintettel a körzeti irányítás szintje, az ún. telephelyi csoportvezetői szint beépítésére. A projekt során az egyeztetések eredményeképpen a szakértői team által javaslat került megfogalmazásra a telephelyi csoportvezetők munkaköri leírása vonatkozásában is. Tekintettel arra, hogy a DIM szervezetén belül a telephelyi csoportok bírnak a legjelentősebb létszám állománnyal, ezért a 2014.07. 31.- én tartott vezetői konzultáción a projektrésztvevők megállapodtak abban, hogy a DIM tevékenységi
3
körökből pilot jelleggel kiválasztva a telephelyi csoportokon belül szervezeti tagolódás, és azon belül is különös tekintettel a takarítók képzettsége illetve a takarítási feladatok költséghatékony ellátása kerül részletesen vizsgálatra, kapcsolódó képzési tervvel támogatottan. A takarítási terület kiválasztása mellett dönt is, hogy a DIM ezen terület vonatkozásában számos centralizációs lépést indított már meg, és feladat kiszervezés mérlegelése érdekében szükséges az eddigi lépések költséghatékonysági vizsgálata is. A helyzetelemző műhelymunka célja az volt, hogy a takarítási feladatok ellátásban érintett önkormányzati, intézményi vezetőkkel, az operatív munkákban részt vevő munkatársakkal áttekintésre kerüljön a DIM –ben jelenleg működő takarítással kapcsolatos feladat ellátási modell. A vezetői konzultációk célja a műhelymunkák során alkotott áttekintés eredményeit összefoglalva a jelenlegi modell erősségeinek és gyenge pontjainak feltárása, azonosítása, illetve a beavatkozási területek kijelölése, majd a változtatási javaslatok előkészítése volt. A helyzetelemzés és feltárás során két módszer került alkalmazásra a jelenlegi feladat-ellátási és finanszírozási modell átfogó megismerésére: interjúk alkalmazásával feladat-folyam és információ-folyam elemzéseket valósultak meg. Az átfogó elemzés elkészítése érdekében összegyűjtésre került a DIM fő tevékenységei.
A
tanácsadási
folyamatban
kiemelt
szerepet
kapott
a
finanszírozhatóság és a minőség, amely alapján elkészültek jelen tanulmány szerinti felvetések és javaslatok.
A tanulmány a fentieken túl a DIM új körzeti irányítási szintjének munkaköri leírásához és a pilot jelleggel kiválasztott takarítási területre irányuló képzési tervre nyújt gyakorlati-módszertani segítséget.
4
2. Bevezetés Debrecen Megyei Jogú Város Önkormányzatának ÁROP 1.A.5-2013-2013-0085 projektje keretében, a pályázati vállalásoknak megfelelően az alábbi fejlesztési témakör is megvalósul: „Támogató infrastruktúra és szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata”. Jelen tanulmány ezen témakör dokumentumterméke, melynek hátterében számos egyeztetés és megbeszélés áll. A DIM infrastruktúrájának és szerződéses kapcsolatainak, az intézmény szervezetének felülvizsgálata az alábbi formákban valósult meg: -
2
alkalommal
önkormányzati
feladatok
felmérése,
5
vezető
bevonásával azok értékelése -
8 alkalommal a DIM működés átvilágítása 10 fő bevonásával, azok értékelése, rendezvény tartása
A kapcsolódó jelenléti ívek jelen tanulmány 1. számú mellékletét képezik. Jelen fejlesztési elemben megvalósult egyrészt a DIM szerződéses kapcsolatainak ügyfél oldali, az intézményvezetők másrészt a munkatársak elégedettségmérése, amely összegzése jelen tanulmány 4. fejezetében részletesen bemutatásra kerül. A folyamat optimalizáció érdekében egyrészt felmérésre került a jelenlegi helyzet,
amely
eredményeképpen
hatékonyságnövelési
javaslatok
kerültek
megfogalmazásra, másrészt új körzeti irányítási szint beépítésének folyamata vált a vizsgálat tárgyává. Az intézményi feladatellátás vonatkozásában összegezhető, hogy a DIM feladatának
részét
képezte
többek
között
az
intézmények
takarítási,
étkeztetési,karbantartási, portaszolgálati és őrzés-védelmi feladatainak ellátása, és ezen területek közül pilot jelleggel a takarítási terület vált tárgyi projekt részletesebb vizsgálati területévé.
5
A tanulmányban áttekintjük az DIM feladat ellátási modelljét, különösen a körzeti irányítási szint
beépítésének
szükségességének és
a
takarítás
területnek a
szemszögéből. Az átvilágítás tükrében javaslatokat fogalmaztunk meg a feladatellátás átalakítása vonatkozásában. A tanulmány utolsó fejezete a DIM humán erőforrás térképet mutatja be és képzési terv készítéshez nyújt gyakorlati segítséget.
6
3. A felülvizsgálat vizsgálati köre A feladatat ellátásához mind primer, mind szekunder információforrásokat felhasználtunk. A szekunder adatok fő forrását a DIM-től kapott dokumentumok jelentik, nevezetesen: •
DIM alapító okirata és módosítása
•
DIM Szervezeti és Működési szabályzata
•
DIM 2014. évi költségvetés
•
DIM Szervezeti Egységek Ügyrendje
•
DIM munkaköri leírások
•
Ügyfél és munkatársi elégedettségi kérdőívek Primer
információforrásként
szolgáltak
az
1.A.5-2013-2013-0085
projekt
keretében korábban lefolytatott interjúk : •
DMJV Aljegyzőjével
•
DIM igazgatójával
•
DIM gazdasági vezetőjével
7
4. Elégedettségmérési eredmények A helyzetfelmérés során egyértelművé vált, hogy a DIM feladatellátása vonatkozásában a folyamatok optimalizálása és centralizálása folyamatban van, a változásokról időszerűvé vált mind az intézményvezetők, mint a DIM szerződéses kapcsolatainak ügyfelei, mint a DIM munkatársak elégedettségmérése. A kérdőívek feldolgozásra kerültek, amelyek eredményei az alábbiakban összegezhetőek.
4.1. Ügyfél elégedettség- mérési eredmények Összesen 33 ügyfél, azaz intézményvezető töltötte ki a kérdőívet, azaz az intézményvezetők több mint 90 %- ának elégedettségmérése valósult meg, a kérdőívekre 5 munkanapon belül érkezett visszajelzés, melynek eredményei az alábbiakban kerülnek bemutatásra.
1. Fel tudná sorolni, milyen tevékenységi körökkel foglalkozik pontosan intézményünk? Az ügyfelek 55%-a ismeri az intézmény tevékenységei köreit, 42% nagyjából, míg 3% nem. igen
nagyjából
nem
3% 42% 55%
8
2. Az
alábbiakban
intézményünk
jelenlegi
főbb
szolgáltatásai
lesznek
felsorolva. Kérem, jelölje be, melyek azok a szolgáltatások, amelyeket ismer! Az ügyfelek körében legismertebb szolgáltatások az udvar rendben tartása, a portaszolgálat és az étkeztetés. Legkevésbé ismerik az épülettisztítást, a taneszközök, anyagok beszerzése, raktározása, valamint az építőipari munkák szolgáltatásokat. 33
32
30 20
20
23
15 9
17
18
17 11
3. Kérem, értékelje, mennyire volt elégedett az intézményünk …? (1 – nem elégedett, 5 teljes mértéken elégedett) Az ügyfelek általában elégedettek az intézményhez kapcsolódó felsorolt tényezőkkel, azonban kiemelhető az elérhetőséggel, a szolgáltatási kínálattal, valamint a szolgáltatási díjakkal kapcsolatos elégedettség. Legalacsonyabb elégedettségi értéket a határidő-tartás érte el.
9
3,94
felszereltség
4,33
szolgáltatási díjak 4,05
precizitás
4,20
közvetlenség
4,45
elérhetőség
4,40
szolgáltatási kínálat 3,80
határidő-tartás
4,10
szakmaiság 4,00
pontosság
4,30
magbízhatóság
4. Az igénybe vett szolgáltatásokat ajánlaná-e más városban működő intézményeknek? Az ügyfelek 91%-a ajánlaná a szolgáltatásokat más városokban működő intézményeknek. Indokaik az alábbiak: •
a feladatokat időben és megfelelő minőségben végzik,
•
megbízható, korrekt, partnerközpontú munkavégzés,
•
jól működtetik az étkeztetési rendszert,
•
jó a rendszer elméleti elgondolása,
•
az igényeknek megfelelően végzik munkájukat,
•
gazdaságos, a legkedvezőbb áron minőségi szolgáltatást nyújt,
•
számos terhet levesz az intézményvezető válláról, ha kipróbáltan jól működik a rendszer
A 9 % válaszadó, akik nem ajánlanák a szolgáltatásokat másoknak, az alábbiakkal indokolják válaszukat: •
jelenleg még kiforratlan a rendszer a gyakori átszervezés miatt,
•
nem mindig alkalmazkodik a szolgáltatás a helyi igényekhez,
•
hiányzik a folyamatos állagmegóvás, inkább tűzoltó jellegű a munkavégzés,
•
Debrecen
intézményeinek
ellátása
is
elég
nagy
feladat,
nem
zökkenőmentes
10
igen, mert
nem, mert
9%
91%
5. Mennyire elégedett az alábbiakkal? (1 – nem elégedett, 5 teljes mértéken elégedett) Az ügyfelek legkevésbé az építőipari munkákkal, a takarítással és az anyagbeszerzés, raktározás szolgáltatásokkal elégedettek, bár ezek az értékeke is közel esnek a 4-es osztályzathoz. Leginkább a rendezvények kiszolgálása szolgált rá az ügyfelek elégedettségére.
4,72
rendezvények kiszolgálása anyagbeszerzés, raktározás portaszolgálat
3,92 4,11
vagyonvédelem, -biztonság
4,24
karbantartási munkák
4,20
építőipari munkák
3,75 4,35
étkeztetés takarítás
3,90
11
6. Megfelelő szaktudással rendelkeznek intézményünk munkatársai? Az ügyfelek általában elégedettek az intézmény munkatársaival. 28% jelezte teljes mértékű elégedettségét, 66% nagyjából elégedett, míg 6% inkább nem elégedett. teljes mértékben elégedett
nagyjából elégedett
inkább nem elégedett
egyáltalán nem elégedett
6%
28%
66%
7. Mennyire elégedett a szolgáltatás teljesítésének gyorsaságával? A szolgáltatás teljesítésének gyorsasága megosztotta az ügyfeleket, bár leginkább elégedettek az ügyfelek. 9% teljes mértékben elégedett, 66% nagyjából elégedett, 22% inkább nem elégedett és 3% egyáltalán nem elégedett. teljes mértékben elégedett
nagyjából elégedett
inkább nem elégedett
egyáltalán nem elégedett 3%
22%
9%
66%
12
8. Megfelelőnek, kielégítőnek tartotta kommunikációnkat? Az intézmény kommunikációját az ügyfelek változónak ítélik, míg 40% teljes mértékben és 41% nagyjából elégedett, addig 19% nem elégedett. teljes mértékben elégedett
nagyjából elégedett
nem voltam elégedett
19% 40%
41%
9. Melyek voltak azok a további, nem említett tényezők, amelyekkel elégedett volt a szolgáltatás teljesítése során? •
az összekötő gyors, empatikus, szakszerű munkája,
•
segítőkészség, jó együttműködés, problémamegoldás
•
az
iskolában
dolgozó
DIM-es
kollégákkal
a
munkájukhoz
való
hozzáállásukkal és együttműködésükkel való maximális elégedettség, •
rend és tisztaság az intézményben,
•
a rendkívüli kérések is megoldásra kerülnek,
•
rugalmasság, korrektség,
•
nyári munkavégzés minősége, gyorsasága
•
munkatársak segítőkészsége, embersége, gyermekszeretete,
10. Melyek voltak azok a további, nem említett tényezők, amelyekkel nem volt elégedett a szolgáltatás teljesítése során? •
A takarítás, portaszolgálat és házgondnoki területen állandó a személyi változás, ami negatívan hat a kommunikációra, az elvégzett munka minőségére, mennyiségére.
13
•
A takarítók száma kevés, az összekötőnek jelezve a problémát, pozitív változás nem történt.
•
Csak minimális karbantartás történt az elmúlt évben.
•
Az uszoda felújítása elmaradt.
•
Az első évben lassan mentek a dolgok, mert kevés volt a takarító.
•
Nagy rendezvény előtt nem volt elegendő számú apparátus.
•
Minden hiba elhárítására sokat kell várni, elmaradt a nyárra ígért irodai felújítás és az iskola kerítésének rendbehozatala.
•
Vezetői szintű tájékoztatás hiánya a DIM-et érintő átszervezésekről.
11. Milyen
fejlesztési,
változtatási
területeket
javasolna
intézményünk
működésében az elégedettség növelése érdekében? •
A munkatársak leterheltségének csökkentése, hogy egy intézménnyel többet tudjanak foglalkozni, egy összekötőnek kevesebb intézménnyel kelljen foglalkoznia
•
Rugalmas hozzáállás az iskolai tevékenységek időbeosztásához
•
Szerencsésebb
volna
a
munkaminőség
miatt,
ha
a
takarítónők
munkaterülete nem változna hetente. •
Takarítói létszám növelése és munkájuk folyamatos ellenőrzése, lehetőség szerint az állandóság biztosítása.
•
Intézményi sajátosságok ismerete fontos a gördülékeny munkamenethez
•
Takarítási területek állandósítása, hogy a nem megfelelő munkavégzés személyhez köthető legyen
•
Létszám növelése a határidők betartása érdekében
•
A DIM dolgozók napi munkája során nincs olyan koordinátor, aki felelősen irányítaná és ellenőrizné a munkavégzést
•
Folyamatosa
egyeztetések,
az
intézmények
tájékoztatása,
igényeik
ismerete •
Állandó karbantartó jelenléte lenne szükséges az intézményben
•
A korábbi gondnoki feladatok ne az intézményvezetőt terheljék a továbbiakban
14
•
Az intézményt érintő döntések előtti konzultáció lehetőségét
•
Kevesebb adminisztráció,
•
Akut problémák azonnali megoldása, folyamatos állagmegóvás
•
A jól dolgozó, jó kapcsolatokkal rendelkező, az iskolával együttműködő munkatársakat nem kellene más intézménybe áthelyezni
•
A portások és élelmezés szervezők személye legyen stabil, mivel közvetlen kapcsolatban áll a szülőkkel és tanulókkal
Összegezve az intézményvezetők ügyfél elégedettségi elégedettségmérési eredményeit, megállapítható, hogy az intézményvezetők ha nem is teljes körűen, de ismerik a DIM tevékenységi köreit, legismertebb szolgáltatásoknak az udvar rendben tartása, a portaszolgálat és az étkeztetést tartják. Legkevésbé látják át az épülettisztítást, a taneszközök, anyagok beszerzése, raktározása, valamint az építőipari munkák szolgáltatásokat. Mindemellett leginkább a rendezvények kiszolgálása szolgált rá az intézményvezetők elégedettségére. Az intézményvezetők általában elégedettek az intézmény munkatársainak képzettségével, a szerződéses kapcsolatok vonatkozásában összegezhető, hogy szolgáltatás
teljesítésének
gyorsasága
ugyan
megosztotta
az
intézményvezetőket, de többségében elégedettek az ügyfelek. A DIM számos terhet levesz az intézményvezető válláról, mivel kipróbáltan jól működik a rendszer és csak elenyésző része tartja úgy, hogy jelenleg még kiforratlan a rendszer a gyakori átszervezés miatt. Kiemelt jelentőséget tulajdonítottak az intézményvezetők az összekötő gyors,
empatikus,
kollégáknak
a
szakszerű
munkájának,
munkájukhoz
együttműködésüknek,
való
kiemelkedőnek
az
iskolában
pozitív
tartják
a
dolgozó
DIM-es
hozzáállásuknak
rendet
és
tisztaságot
és az
intézményben. Mindemellett számos probléma is előtérbe került, így a szolgáltatások teljesítése során a takarítás, portaszolgálat és házgondnoki területen történő állandó személyi változás, ami negatívan hat a kommunikációra, az elvégzett munka minőségére, mennyiségére. A megkérdezettek közül volt aki keveselte a
15
takarítók számát, volt ahol csak minimális karbantartás történt az elmúlt évben és volt olyan intézmény, ahol minden hiba elhárítására sokat kell várni, elmaradt a nyárra ígért irodai felújítás és az iskola kerítésének rendbehozatala. Egyes intézményvezetők hiányolták a vezetői szintű tájékoztatást a DIM-et érintő átszervezésekről. Fejlesztési, változtatási területeket is javasoltak az intézményvezetők az intézményük működésében az elégedettség növelése érdekében, így javasolták a munkatársak leterheltségének csökkentését, hogy egy intézménnyel többet tudjanak
foglalkozni,
egy
összekötőnek
kevesebb
intézménnyel
kelljen
foglalkoznia, a munkaminőség javítását lehetne elérni, ha a takarítónők munkaterülete nem változna hetente, a takarítói létszám növelése és munkájuk folyamatos ellenőrzése, lehetőség szerint az állandóság biztosítása., létszám növelését a határidők betartása érdekében Kiemelt jelentőség tulajdonítható azon észrevételnek, amely szerint a DIM dolgozók napi munkája során nincs olyan koordinátor, aki felelősen irányítaná és ellenőrizné a munkavégzést és igényelnék a folyamatos egyeztetéseket, az intézmények tájékoztatását, az intézményt érintő döntések előtti konzultáció lehetőségét, Ennek megfelelően szükséges a DIM szervezeti struktúrájának vizsgálata és egy középvezetői szint beépítése, amely megvalósulhat az ún. telephelyi csoportvezetők által. 4.2. Munkatársak elégedettségmérése A DIM munkatársak köréből pilot jelleggel az új körzeti irányítási szint, a telephelyi csoportvezetők (8fő) és felsővezetők (5 fő) elégedettség mérése valósult meg. A telephelyi csoportvezetők elégedettségmérésének aktualitását az adja, hogy a munkatársak közül a projekt időtartama alatt 8 főt választott ki a DIM főként a volt kapcsolattartók köréből, és nevezte ki telephelyi csoportvezetőnek, akik szervezik a telephelyek feladatellátását és kapcsolatot tartanak a DIM vezetőségével. Ezen dolgozók eddigi tapasztalataik nagy jelentőséggel bírnak a DIM további feladatellátási gyakorlata során, ezért az elégedettségmérés célcsoportját- a felsővezetői szint mellett-
16
ők képezték. Ennek alapján összesen 13 munkatárs, töltötte ki a kérdőívet, melynek eredményei az alábbiakban kerülnek bemutatásra.
1.
Kérjük,
értékelje,
hogy
általánosságban
mennyire
elégedett
munkahelyével! A
munkatársak
elégedettek
a
munkahelyükkel,
negatív
kritika
nem
fogalmazódott meg. Kiemelkedő, hogy 31% teljes mértékben elégedett, 54% elégedett és 15% inkább elégedett választ jelölt meg. teljes mértékben elégedett
elégedett
inkább elégedett
inkább elégedetlen
elégedetlen
nagyon elégedetlen
15%
31%
54%
2.
Hogyan vélekedik jelenlegi munkahelyéről más munkahelyekhez képest, ahol képesítései alapján dolgozhatna? A
munkatársak
munkahelyükről.
ennél 23%
a
kérdésnél
szerint
a
is
igen
munkahely
pozitívan jelentősen
nyilatkoznak jobb
más
munkahelyeknél, 62% szerint jobb másoknál, 15% szerint pedig inkább jobb másoknál. Egyetlen negatív kritika sem került említésre.
17
jelentősen jobb másoknál
jobb másoknál
inkább jobb másoknál
inkább elmarad másoktól
elmarad másoktól
jelentősen elmarad másoktól
15%
23%
62%
3.
Kérjük, állítsa fontossági sorrendbe az alábbiakban felsorolt tényezőket aszerint, hogy melyek azok, amelyek az Ön számára egy munkahelyet leginkább vonzóvá tesznek! (6 – legfontosabb, 1 – legkevésbé fontos) Az egyes tényezők rangsorolását átlagoltuk, így az alábbi eredmények alapján látható, hogy a munkavállalók számára a legfontosabb a stabil, biztos munkahely. Ezt követi a magas fizetés és juttatás és a jó munkakörülmények. Kevésbé fontosak a tartalmas feladatok, kihívások és a magasabb beosztás, karrierlehetőség. Utolsó helyre soroltan jelennek meg a fejlődési, képzési lehetőségek.
3,25
tartalmas feladatok, kihívások fejlődési, képzési lehetőségek
3 4,25
jó munkakörülmények magasabb beosztás, karrierlehetőség magas fizetés és juttatás stabil, biztos munkahely
3,25 4,25 5
18
4.
Kérjük, értékelje hatfokozatú skálán, hogy mennyire elégedett jelenlegi munkahelyén az alábbi tényezőkkel! (6 – teljes mértékben elégedett, 5 – elégedett, 4 – inkább elégedett, mint elégedetlen, 3 – inkább elégedetlen, mint elégedett, 2 – elégedetlen, 1 – nagyon elégedetlen) A munkatársak leginkább azzal elégedettek, hogy munkahelyük stabil, biztos. Kiemelkedő ezen kívül, hogy tartalmas feladatokkal, kihívásokkal teli a munkájuk. Legkevésbé a fejlődési, képzési lehetőségekkel elégedettek, de a 3,62-es érték is azt jelzi, hogy inkább elégedettek, mint elégedetlenek.
5,15
tartalmas feladatok, kihívások fejlődési, képzési lehetőségek
3,62 4,92
jó munkakörülmények
4,54
magasabb beosztás, karrierlehetőség magas fizetés és juttatás
3,69
stabil, biztos munkahely
5.
5,23
Szándékában áll-e a közeljövőben munkahelyet változtatni? A munkatársak egybehangzó válasza, hogy nem szándékoznak munkahelyet változtatni.
6.
Mi motiválja, hogy továbbra is költségvetési szervezetnél dolgozzon? A válaszadó munkatársak közel felét (46%) az elkötelezettség és hivatástudat motiválja. 23% az, akinek biztonságérzetet ad stabil munkahelye. 16% válasza az, hogy a költségvetési területhez ért, ezen a téren van tapasztalata, ezért marad. A maradék 15% válasza „egyéb”, az indoklásuk az, hogy szeretik a munkájukat.
19
elkötelezettség, hivatástudat előrelépési lehetőség ehhez értek, ezen a területen van gyakorlatom nem tudok jobbat biztonságérzetet ad egyéb 15% 46%
23% 16%
7.
Az a munka, amit Ön végez … A munkatársak 79%-a választotta a felsorolt jellemzők közül azt, hogy az általa végzett munka kihívást jelent számára. 14% érzi azt, hogy munkája kedvvel végezhető, és 7%-nak nagyon sok örömet okoz a végzett munka. Negatív visszajelzés ennél a kérdésnél sem érkezett. lélektelen robot
nem nyújt örömet
olyan, mint a legtöbb
kedvvel végezhető
kihívást jelent
nagyon sok örömet nyújt
7%
14%
79%
20
8.
Azért dolgozom, … A válaszadó munkatársak 35%-a azért dolgozik, mert szereti a munkáját, 23%a azért, hogy eltartsa magát és családját. 18-18% motivációja, hogy emberekkel legyen együtt, illetve hogy megvalósítsa önmagát. Csupán 6% célja az, hogy pénzt keressen. hogy pénzt keressek mert szeretem a munkámat hogy eltartsam önmagamat, a családomat hogy megvalósítsam önmagamat hogy emberekkel legyek együtt 6% 18% 35%
18% 23%
9.
Mennyiben segítik az Ön által használt munkaeszközök a mindennapi munkafolyamatok eredményes ellátását? A munkaeszközök a mindennapi munkafolyamatok eredményes ellátását 62%ba segítik, valamint 38%-ban teljes mértékben segítik. teljes mértékben segítik
segítik
inkább segítik
nem segítik
inkább hátráltatják
hátráltatják
38% 62%
21
10. Kérjük, értékelje, hogy mennyire elégedett munkahelye kialakításával, a munkahelyi környezet komfortosságával! A munkahely kialakítottságával, komfortosságával a válaszadók 62%-a teljes mértékben
elégedett,
23%-a
elégedett.
A
válaszadók
15%-a
inkább
elégedetlen a körülményekkel. teljes mértékben elégedett
elégedett
inkább elégedett
inkább elégedetlen
elégedetlen
nagyon elégedetlen
15% 23% 62%
11. Mennyire számíthat a közvetlen kollégái segítségére munkája során? A munkatársak munkájuk során számíthatnak közvetlen kollégáik segítségére. (46% mindig számíthat, 39% számíthat, 15% általában számíthat) mindig számíthat
számíthat
általában számíthat
általában nem számíthat
nem számíthat
egyáltalán nem számíthat
15% 46% 39%
22
12. Kérjük, értékelje az alábbi skála segítségével a megbecsülést, amelyet közvetlen felettesétől kap! (6 – teljes mértékben elégedett, 5 – elégedett, 4 – inkább elégedett, 3 – inkább elégedetlen, 2 – elégedetlen, 1 – nagyon elégedetlen) Az alábbi grafikonon jól látható, hogy a munkatársakat közvetlen felettesük mind szakmailag, mint emberileg megbecsüli.
emberi megbecsülés
5,31
5,50
szakmai megbecsülés
13. Kérjük, értékelje, mennyire elégedett felettes vezetőivel! (6 – teljes mértékben elégedett, 5 – elégedett, 4 – inkább elégedett, 3 – inkább elégedetlen, 2 – elégedetlen, 1 – nagyon elégedetlen) A munkatársak mind csoportvezetőjükkel, mind szervezeti egység vezetőjükkel elégedettek.
5,62
szervezeti egység vezetőjével
csoportvezetőjével
5,60
23
14. Kérjük, értékelje, hogy mennyire elégedett közvetlen kollégái és közvetlen felettese szakmai felkészültségével! (6 – teljes mértékben elégedett, 5 – elégedett, 4 – inkább elégedett, 3 – inkább elégedetlen, 2 – elégedetlen, 1 – nagyon elégedetlen) A
munkatársak
felkészültségével,
nagyon
elégedettek
közvetlen
közvetlen
kollégáik
esetében
felettesük inkább
szakmai
elégedettek,
elégedettek.
5,54
közvetlen felettes
4,62
közvetlen kollégák
15. Hogyan
ítéli
meg
közvetlen
vezetőjének
stílusát,
hatását
saját
munkavégzésére? A közvetlen vezető stílusát leginkább jónak tartják (61%), 31% szerint kiemelkedő. Olyan munkatárs nincs, aki ne érezné a vezetője hatását, viszont 8% kimondottan gyengének tartja. példa értékűnek tartja
jónak tartja
nem érzi a hatáság
gyengének tartja
8%
31%
61%
24
16. Kérjük, értékelje saját munkafegyelmét! A munkatársak saját munkafegyelmüket leginkább példásnak (46%) és jónak (46%) tartják. 8 % véli úgy, hogy fegyelme kiemelkedő. kiemelkedő
példás
jó
átlagos
változó
gyenge
8% 46% 46%
17. Megítélése szerint a munkájában … A válaszadók 38%-a úgy vélekedik magáról, hogy munkája során kiemelkedő teljesítményt nyújt. 54% értékeli saját magát átlagos szinten dolgozónak, míg egy fő, azaz 8% változó szinten dolgozik. kiemelkedő teljesítmény nyújt átlagos szinten dolgozik változó szinten dolgozik nehézségei miatt átlag alatti szinten teljesít
8%
38%
54%
25
18. Kérjük,
értékelje
a
más
szervezeti
egységek
dolgozóival
való
együttműködést! Más szervezeti egységek dolgozóival az együttműködés teljes mértékben megfelelő a válaszadó munkatársak 54%-ánál, 31%-nál megfelelő az együttműködés, 15% esetében pedig többnyire megfelelő. Problémás esetek nem merültek fel a válaszadás során. teljes mértékben megfelelő
megfelelő
többnyire megfelelő
többnyire problémás
problémás
lehetetlen
15% 54%
31%
Összességében elmondható, hogy a DIM munkatársai elégedettek a munkahelyükkel, inkább jobbnak tartják a többi munkahelyhez képest, stabil és biztos munkahelyként értékelik a DIM-et, ahol tartalmas feladatokkal, kihívásokkal teli a munkájuk és a válaszadó munkatársak közel felét az elkötelezettség és hivatástudat motiválja. A munkahely kialakítottságával, komfortosságával meg vannak elégedve, a legtöbben munkájuk során számíthatnak közvetlen kollégáik segítségére, és úgy érzik, hogy közvetlen felettesük mind szakmailag, mint emberileg megbecsülik őket, csoportvezetőjükkel, mind szervezeti egység vezetőjükkel elégedettek, így nem is szándékoznak munkahelyet változtatni. A megkérdezett
munkatársak
a
munkaeszközök
vonatkozáséban
azon
az
álláspontom vannak, hogy azok a mindennapi munkafolyamatok eredményes ellátását ugyan segítik, de szükség lenne azok felmérésére, kiegészítésére, mivel igény lenne korszerűbb eszközökre.
26
A felmérés rámutatott arra is, hogy a munkatársak legkevésbé a fejlődési, képzési lehetőségekkel elégedettek, de a 3,62-es érték is azt jelzi, hogy inkább elégedettek, mint elégedetlenek, így bár jelen projektben feltérképezésre és jelen tanulmány 6. fejezetében részletesen bemutatásra került, hogy a dolgozók megfelelő
alapvégzettséggel
rendelkeznek,
de
részükről
lenne
igény
a
továbbképzésre. A projekt vizsgálati területein belül a takarítók képzései felmérésre és képzési tervben rögzítésre kerültek, amely a vezetők részére döntés előkészítő iratként szolgálhat a további képzési lehetőségek mérlegelése vonatkozásában. Az elégedettségmérés eredményeképpen javasolt a többi munkakör képzéseinek képzési tervben történő összefoglalása is a projektben bemutatott képzési terv minta alapján.
27
5. A feladat ellátási rendszer hatékonyságának javítása Debrecen Megyei Jogú Város Önkormányzatának Közgyűlése a 32/2013. (II.28.) számú
határozatával
2013.
május
1.
napjával
létrehozta
a
Debreceni
Intézményműködtető Központot (DIM), tekintettel a nemzeti köznevelésről szóló 2011.évi CXC. törvényre (Nkt), melynek értelmében 2013. évtől a 3000 főt meghaladó lakosságszámú települési önkormányzat gondoskodik az állami intézményfenntartó által fenntartott köznevelési intézmény feladat ellátását szolgáló ingatlanok üzemeltetéséről. 5.1. A jelenlegi feladat ellátási rendszer bemutatása
Az intézmény alaptevékenysége az állami intézményfenntartó központ által fenntartott, a köznevelési intézmények feladatainak ellátását szolgáló, valamint az Önkormányzat által fenntartott szociális, gyermekvédelmi és gyermekjóléti intézmények (kivéve a DMJV Idősek Háza) feladatainak ellátását szolgáló, az Önkormányzat tulajdonában álló ingó és ingatlan vagyon működtetése, továbbá a gyermekétkeztetés biztosítása. Az engedélyezett létszám 550,25 fő és a feladatellátás 98 telephelyen történik. Kötelezően ellátandó feladatok: •
az önkormányzati vagyonnal kapcsolatos feladatok: o a telephelyek vagyonvédelmének ellátása, o a telephelyek takarításával kapcsolatos feladatok ellátása, valamint az ehhez szükséges anyagok és eszközök biztosítása, o a telephelyek karbantartási feladatainak ellátása, valamint az ehhez szükséges anyagok és eszközök biztosítása o a telephelyein lévő épületek és egyéb felépítmények, valamint az ingó vagyon kezelésével kapcsolatos (leltározás, selejtezés) feladatok ellátása, o a telephelyein lévő épületek tűz-és érintésvédelmi feladatainak ellátása, o a munkavédelem megszervezése, a munkavédelmi feladatok ellátása,
28
o a
köznevelési
intézmények
pedagógiai
programjában
tevékenységek kiszolgálása, o az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal őrzésének és ügyvitelének támogatása portaszolgálat és eljárók biztosításával, o az
ingatlanok
hasznosításával,
bérbeadásával
kapcsolatos
feladatok ellátása. •
más szerv részére végzett pénzügyi-gazdálkodási, üzemeltetési, egyéb szolgáltatások,
•
zöldterület-kezelés,
•
sportlétesítmények, edzőtáborok működtetése és fejlesztése,
•
óvodai intézményi étkeztetés,
•
iskolai intézményi étkeztetés,
•
köznevelési intézményben tanulók lakhatásának biztosítása.
Az intézmény 2014. január 01. napjától átvette az Önkormányzat által fenntartott szociális, gyermekvédelmi és gyermekjóléti intézmények feladatainak ellátását szolgáló Önkormányzat tulajdonában álló ingó és ingatlan vagyon működtetését. Az átvett intézmények felelősségvállalás rendjét, valamint az előirányzat feletti jogkör gyakorlásának rendjét munkamegosztási megállapodás rögzíti. A kötelezően ellátandó feladatokat az intézmény az 5. 2. pont szerinti szervezeti struktúrában látja el.
5.2. Új körzetirányítási szint beépítése
A folyamat centralizációja érdekében –ahogy az elégedettségmérés során is előtérbe került - igény merült fel a szervezeti struktúra feltérképezésére és azt követően átstruktúrálására, amely lényege egy új körzeti irányítói szint beépítése az alábbiak szerint:
29
1.számú ábra : DIM Szervezeti struktúra A szolgáltatási részleg 270 fő dolgozót ölel fel, akik közül telephelyi csoportvezetők kerülnek kinevezésre gyakorlatilag 2014. szeptember 01-től, 8 fő, aki a 92 telephelyre vonatkozóan látja el a csoportvezetői feladatokat. Ők elsősorban a korábbi kapcsolattartói körből kerültek ki, gazdasági összekötők illetve üzemeltetési előadók, a projektben a szakértői csapat javaslatot tett az új munkaköri leírások vonatkozásában, melyet a DIM jóváhagyott.
Az új körzeti irányítási szint beépítésével létrehozott új intézményirányítási modell külön dokumentumban részletesen bemutatásra kerül.
30
5.3. DIM takarítási tevékenysége vonatkozásában hatékonyságnövelő javaslat Az
átvilágítási,
kutató
munka
(interjúk
készítése,
dokumentumok
áttanulmányozása, stb.) eredményeként láthatóvá vált, hogy az intézmény nagyon sokrétű feladatot végez. Az intézmény vezetés javaslatára a takarítási tevékenységet emeltük ki a hatékonyság vizsgálatára, amely véleményük szerint jelenleg a leginkább kritikus pont az intézmény működésében. Erre próbálunk rávilágítani és a további működtetés esetleges változtatására hatékonyság javító megoldási javaslatot tenni. A hatékonyságnövelő javaslat célja az intézmény hatékony, eredményes működésének elősegítése a jogszabályi környezet figyelembevétele mellett, az intézmény pénzügyi-gazdasági helyzetének hosszú távú stabilizálása érdekében. A Debreceni Intézményműködtető Központ 2013. május 01 napjától működik, nem rendelkezik lezárt éves költségvetési beszámolóval, éppen ezért a hatékonyság vizsgálatához szükséges bázis adatokkal sem rendelkezik. Jelen tanulmányt a rendelkezésünkre álló információk alapján állítottuk össze, számszaki adatokkal történő összehasonlításra nincs módunk. Az intézmény Szervezeti Működési Szabályzata alapján a takarító személyzet a Szolgáltatási részleghez tartozik. A telephelyek takarítási feladatainak szakmai irányításáról a szervezeti egység kijelölt telephelyi csoportvezetője gondoskodik, szervezi és ellátja, valamint ellenőrzi a hozzá tartozó telephelyek takarítási feladatait. A központ telephelyei működését a kapcsolattartók irányításával biztosítja. A kapcsolattartók a telephelyi adminisztrációs feladatokat a kapcsolattartó helyettesekkel együtt végzik. A munkafolyamatot a 2.sz ábra mutatja.
31
2.számú ábra : Kapcsolattartók és helyettesek feladatellátása
A
takarítási
feladatok
a
Takarítási
Szabályzatban
kerültek
rögzítésre,
meghatározva a napi, heti, havi és féléves rendszerességgel elvégzendő munkát. A közoktatási intézményekben dolgozók alkalmazkodnak az iskolák működési sajátosságaihoz a napi takarítás mellett a délelőtti órákban ügyeletet biztosítanak, szükség esetén helyettesíti a portást. Ellátják az iskolai rendezvények előtti és utáni takarítási feladatokat, pakolást, esetenként a takarítók részt vesznek egyéb, a rendezvények lebonyolításával kapcsolatos feladatok teljesítésében. A kollégiumok, gimnáziumok, általános iskolákban különböző időpontokban történik a takarítás ezért nehéz megszervezni, hogy egy takarító akár több telephelyen végezze a munkát.
Minden telephelyen egységes a követelmény, azonos feltételekkel, eszközökkel és takarítószerekkel dolgoznak. Nagy hatékonyságú koncentrátumokkal végzik a munkát,
ezért
különösen
Ellenkezőesetben biztosításának
ugyanis
fontos a
elengedhetetlen
kívánt
a
technológia minőség
feltétele
az
elsajátítása
nem
eszközök
és
biztosítható. előírásoknak
betartása. A
minőség megfelelő,
rendszeres tisztítása is.
32
Az 2014. év közepén az intézmény felmérést készített, telephelyenként az egy négyzetméterre jutó tisztítószert felhasználásról. (1.számú táblázat) 1.számú táblázat: Telephelyenkénti tisztítószer felhasználás kimutatása
MEGNEVEZÉS
2014 01,0106.30.felhasz-nált tisztítószer összege (Ft)
Össz. létszám (fő)
Hasznos m2-re jutó alapterü-let tisztító-szer ( m2) ára ( Ft)
831 fő
Ady Endre Gimnázium 34394,14
41,4
4532
7,59
141,08
5681
16,81
238,3
5395
24,95
52,3
3287
8,38
40,7
4273
5,49
99,03
5352
12,79
168,1
2546
20,87
96,1
6025
14,97
599,1
1681
17,11
350,2
3726
32,89
36,1
5345
3,38
49,2
4305
4,75
97,7
2949
12,82
37,1
4347
7,95
99,8
4983
8,92
373,4
7619
21,32
273,2
4922
18,26
677fő
Árpád Vezér Általános Iskola 95514,16
565 fő
Bárczi Gusztáv EGYMI 134625,08
527 fő
Benedek Elek Általános Iskola 27542,49
577 fő
Bocskai István Általános Iskola 23460,71
691 fő
Bólyai János Általános Iskola és AMI 68432,68
316 fő
Csapókerti Általános Iskola 53126,64
939 fő
Csokonai Vitéz Mihály Gimnázium 90218,26
48 fő
DB-i Tehetségg. Közp.Ped.Szakszolgálat 28759,15 Deák Ferenc Középisk. Kollégium Újkerti tagint. Deák Ferenc Középiskolai Kollégium
350 fő 122558,81 500 fő
Dózsa György Általános Iskola 18060,67
415 fő
Epreskerti Általános Iskola 20443,19
378 fő
Fazekas Mihály Általános Iskola 37807,9
932 fő
Fazekas Mihály Gimnázium 34552,89 Gönczy Pál általános Iskola a létszámba benne van Rózsavölgy 32. és a 23. is Gulyas Pál Középiskolai Kollégium
Egy főre jutó összeg (Ft)
445 fő 44438,57 435 fő 162412,68
Győrffy István Középiskolai Kollégium
329 fő 89893,14
33
MEGNEVEZÉS
2014 01,0106.30.felhasz-nált tisztítószer összege (Ft)
Össz. létszám (fő)
Hasznos m2-re jutó alapterü-let tisztító-szer ( m2) ára ( Ft)
354 fő
Hallássérültek EGYMI 109438,46
309,1
1788
61,21
645 fő
Hatvani István Általános Iskola 61534,04
95,4
5148
11,95
116,5
4556
13,68
93,6
3691
12,14
90,5
4091
7,02
106,3
4251
11,71
43,8
7433
6,06
99,5
4941
8,68
249,5
3467
33,18
170,4
3775
10,16
266,7
3161
22,10
60,03
4487
10,07
151,34
4473
18,31
63,4
11687
6,70
89,3
8257
11,06
43,3
4356
4,87
535 fő
Hunyadi János Általános Iskola 62325,25
479 fő
Ibolya utcai Általános Iskola 44823,38
317 fő
József Attila Általános Iskola 28699,46
468 fő
Karácsony Sándor Általános Iskola 49759,87
1030 fő
Kazinczy F. Álalános Iskola és AMI 45078,65
431 fő
Kinizsi Pál Általános Iskola 42892,98
461 fő
Lilla téri Általános Iskola 115030,08
225 fő
Lorántffy Általános Iskola 38346,38
262 fő
Nagysándor József Általános Iskola 69869,04 Petőfi Sándor Általános Iskola
753 fő 45203,65 541 fő
Szoboszlói Úti Általános Iskola 81879,44
1235 fő
Tóth Árpád Gimnázium 78281,07
1022 fő
Vénkerti Általános Iskola és AMI 91305,38
490 fő
Vörösmarty Mihály Általános iskola 21214,08 Összesen:
Egy főre jutó összeg (Ft)
2071922,37
Megjegyzés: Az össz létszám (fő) tartalmazza a tanulók, pedagógusok, és DIM dolgozók létszámát.
34
A felmérésből látható, hogy telephelyenként nagyon változó az négyzetméterre jutó tisztítószer felhasználás, legmagasabb a Hallássérültek EGYMI telephelyen 61,21 Ft/m2, legalacsonyabb a Dózsa György Általános Iskola telephelyen 3,38 Ft/ m2. Telephelyenként nagy eltérést mutat az egy főre jutó tisztítószer összege is, mely szerint a legmagasabb a
Debreceni Tehetséggondozói Központ és Pedagógiai
Szakszolgálat telephelye 599,1 Ft/fő, legalacsonyabb a Dózsa György Általános Iskola telephelye 36,1 Ft/fő. A DIM a felmérés eredményeképpen 2014.év második félévtől intézkedéseket tett a hatékonyság növelése érdekében. Átállás történt ipari szer használatára melynek hatékonysága és költség vonzata is kedvezőbb. Ezen kívül központi (ennek részeként takarítószer) raktár került kialakításra a készlet felhalmozás elkerülése és a felhasználás nyomon követése érdekében. Az eddigi gyakorlat szerint helyenként nagy mennyiségű készleteket halmoztak fel. Egyenlőre a régi készleteket begyűjtötték és felhasználásra kerültek. A nyári nagytakarítást követően a takarítószer felhasználás már átláthatóbb lesz az új rendszer bevezetésének eredményeként. Jelenleg a Debreceni Intézményműködtető Központ döntően a közoktatás területén 184,75 fővel látja el a 33 telephelyen működő 142 225 m2 takarítandó területet. A tanulmány készítés során megvizsgáltuk az egy fő takarítóra jutó takarítandó felület nagyságát. ( 2.számú táblázat) 2. számú táblázat: Telephelyenkénti egy fő takarítóra jutó takarítandó felület kimutatása
Telephely megnevezése
Telephely takarítandó alapterülete (m2)
Takarítói létszám (fő)
Egy takarítóra jutó átlag m2
6 119
6
1 224
4 138
6
828
4 142
5,75
872
Általános iskolák Árpád Vezér Általános Iskola Benedek Elek Általános Iskola Bocskai István Általános Iskola
35
Telephely megnevezése
Bólyai János Általános Iskola Csapókerti Általános Iskola Dózsa György Általános Iskola Epreskerti Általános Iskola Fazekas Mihály Általános Iskola
Telephely takarítandó alapterülete (m2)
Takarítói létszám (fő)
Egy takarítóra jutó átlag m2
5 601
6
1 120
2 727
4
909
3 131
4
1 044
2 207
3
1 104
1 954
4
652
2 959
5,75
515
3 452
4,75
921
4 556
3,75
1 656
4 864
5,75
1 024
3 328
5,5
740
3 436
4,5
981
8 717
11,5
830
3 009
4
1 003
1 859
4,5
531
1 746
5
437
2 802
3,75
1 019
4 177
7,75
619
2 633
4,75
702
8 304
10
922
988
2
494
3 089
4
1 030
4 020
4,75
1 072
Gönczy Pál Általános Iskola Hatvani István Általános Iskola Hunyadi János Általános Iskola Ibolya Utcai Általános Iskola József Attila Általános Iskola Karácsony Sándor Általános Iskola Debreceni Tehetséggondozó Központ Pedagógiai Szakszolgálat Kazinczy Ferenc Általános Iskola Kinizsi Pál Általános Iskola Lilla Téri Általános Iskola
Lorántffy Zsuzsanna Általános Iskola
Nagysándor József Általános Iskola Petőfi Sándor Általános Iskola
Szoboszlói úti Általános Iskola Vénkerti Általános Iskola Nagymacsi Kőrösi Csoma Sándor Tagintézmény
Vörösmarty Mihály Általános Iskola Gimnáziumok Ady Endre Gimnázium
36
Telephely megnevezése
Csokonai Vitéz Mihály Gimnázium Fazekas Mihály Gimnázium Tóth Árpád Gimnázium
Telephely takarítandó alapterülete (m2)
Takarítói létszám (fő)
Egy takarítóra jutó átlag m2
6 081
6,25
1 158
3 498
5
875
12 517
9
1 565
2 198
4
550
1 466
2
733
6 384
8
798
5 217
3,75
1 391
7 235
9
905
3 671
7
611
142 225
184,75
770
Kollégiumok Deák Ferenc Középiskolai Kollégium Deák Ferenc Középiskolai Kollégium Újkerti Tagintézménye Gulyás Pál Középiskolai Kollégium Győrffy István Középiskolai Kollégium Speciális intézmények Bárczi Gusztáv Egységes Gyógypedagógiai Módszertani Intézmény Hallássérültek Egységes Gyógypedagógiai Módszertani Intézmény Összesen
A kimutatás szerint 1 fő takarítóra átlagosan 770 m2 takarítandó felület jut,. legmagasabb a Hunyadi János Általános Iskolába 1.656 m2, legalacsonyabb a Lorántffy Zsuzsanna Általános Iskolába 437 m2. A területi leterheltség kimagaslóan magas, a m2-re jutó mutatószám csak néhány telephelyen esik az átlag közelébe. A telephelyek 64%-ánál jóval az átlag fölötti az egy takarítóra jutó takarítandó terület. A takarítókat általánosságban 8 illetve 6 órás munkaviszonyban, fizikai munkakörben foglalkoztatják. Képzettségük vonatkozásában összegezhető, hogy leggyakoribb a 8 általános iskolai végzettség és a szakmunkás végzettség, ezek a feltételek megfelelnek a munkaköri előírásoknak. Az alábbi táblázatban foglaltuk össze, melyek azok a feladatok, jelenségek, melyekkel az elkövetkező években rövid és középtávú terv szintjén a vezetésnek, mint szervezetfejlesztési céllal foglalkoznia javasolt.
37
SWOT Erősségek •
Gyengeségek
egységes
•
technológia
gazdaságosság,
hatékonyság
és
alkalmazása,
eredményesség növelése nem eléggé
•
központi irányítás,
hangsúlyos,
•
hiányzások esetén könnyebb a
•
dolgozók
leterheltsége
közötti
szórás nagyon nagy,
helyettesítés, •
a
•
többletköltség nélkül elvégezhe-
ahol kisebb a leterheltség a dolgozók kötelezően
tőek a nagytakarítások.
tekintenek
ellátandó rá,
feladatként
meglévő
szabad
kapacitásukkal nem használják ki a lehetőségeket. Lehetőségek •
Veszélyek
stratégiai módszerek vállalati
•
tervezésben
új
bevezetése
(a
szegmensben
bevált
egyre szűkülő költségvetési forrás az intézmények számára,
•
némely munkavállalók túlterheltsége
módszerek átültetése intézményi
miatt a szolgáltatás színvonalának
környezetnek megfelelően),
csökkenése,
a munkaterületek egységesebb szétosztása,
•
•
munkatársak
•
az
alulmotivált
munkavállalók
munkamorál romlásához vezethet. magasabb szintű
képzése, •
hatékony
munkavégzést
elősegítő eszközpark biztosítása.
A hatékony működésre több megoldási lehetőség is létezik, a leggyakrabban használt hatékonyságnövelő megoldások közül néhányat. Ilyen: •
új
menedzsment-technikák
alkalmazása
pl:
mérhető
teljesítmény
-
teljesítmény menedzsment kialakítása, •
működő belső folyamatok - folyamatok optimalizálása,
•
tudás megosztás – szervezeti tudás hatékony kiaknázása pl: rendszeres dolgozói értekezletek, megbeszélések.
38
•
a piaci mechanizmusok alkalmazása pl: a lehetőségek minél jobb, hatékonyabb kihasználása.
•
a közszolgáltatási tevékenységek kiszerződése.
Megoldási javaslatok Az előzőekben bemutatott takarítási tevékenység hatékonyabb átszervezése bázis adatok hiánya miatt nagy nehézséget okoz az intézményvezetés számára. A rendelkezésre álló adatok szerint a dolgozók leterheltsége bizonyos telephelyeken nagyon nagy ezért javasoljuk, hogy a részlegvezetők bevonásával vizsgálják meg a változtatás lehetőségét figyelembe véve a közoktatási terület sajátosságait (napközben takarítani nem lehet, de ügyeletet biztosítani szükséges). Segítségül szolgálhat a terület vizsgálatához az új menedzsment-technika alkalmazása,a teljesítmény értékelés,melyet havonta a részlegvezetők készítenek a dolgozókról. A takarítás konkrét összegének meghatározására a jelenlegi összehasonlító adatok ismeretének hiányában benchmarkköltségek használatával teszünk kísérletet. Az interneten fellelhető adatok alapján intézmények, irodák takarítására vonatkozó árajánlatok 6- 12 Ft/m2 nettó ár között szóródnak. A szolnoki önkormányzatnál napi takarításért 9,50 Ft/m2 (plusz áfa), a nagytakarításért pedig további 85 forintot számoltak fel. A pécsi önkormányzatnál a közbeszerzés eredményeképpen 2013-ban 3 takarító cég végezte a takarítási feladatokat, összesen 109.402.m2 padló és 36.216 m2 falfelületen az alábbi megoszlásban:
39
1. rész : 40.855m2 padló és 16.572 m2 falburkolat esetén napi 6, 73 Ft Áfa/m2 áron, 2. rész: 28.168m2 padló és 10.557 m2 falburkolat esetén napi 5,76 ft+ÁFA/m2 áron, 3. rész: 40.403 m2 padló és 9.087 m2 falburkolat esetén napi 6, 5 Ft Áfa/m2 áron. Ezek a vállalási árak ugyan már magukban foglalják az évi kétszeri alkalommal történő nagytakarítási költséget is, azonban a közbeszerzési értékhatár elérése miatti közbeszerzési eljárás lebonyolításának köszönhetően a szolgáltatások jelentősen drágulnak mindemellett a közbeszerzési költségekkel. Tapasztalatcsere során szerzett információk szerint az intézmények általában 10-20 %-os költségmegtakarítást realizálnak a takarítás vállalkozásba adása esetén, azonban az alábbi szempontok is különös jelentőségűek: Költséghatékonysági szempontból hangsúlyozandó, hogy egyrészt valamennyi takarítót minimálbéren foglalkoztatja a DIM, másrészt az intézményekben dolgozó takarítók létszáma az évek során folyamatosan csökkent úgy, hogy eközben az ellátandó feladat nőtt, mivel növekedett az intézményekbe járó tanulók és ott képzésben résztvevők létszáma (alapfokú művészetoktatás iskolai tantermekben, tanfolyamok, terembérlők), továbbá, a köznevelési törvényből fakadóan, az iskolák 2013. szeptemberétől egész napos nevelési-oktatási tevékenységet látnak el az alsó tagozaton kívül is, így ezzel is megnőtt az intézmények leterheltsége. A takarítás kiszervezése vizsgálatnál ki kell térni arra is, hogy a nevelési-oktatási intézményekben igen fontos a gyermekekkel, fiatalokkal való személyes kontaktus, annak lehetősége, hogy a takarító a gyakran adódó rendkívüli helyzetekben rendelkezésre álljon. A technikai dolgozók általi feladatellátás egy ilyen intézményben nem lehet gépies, az intézményi épületek nem csupán megtisztítandó felület, hanem egy olyan tér, ahol a tanulók mindennapi élete, szocializációja folyik, ezért nagy jelentősége van annak, hogy a takarítók személyes kapcsolatban is állnak azokkal, akik után takarítanak. A pécsi önkormányzat már több éves tapasztalattal rendelkezik a takarítás kiszervezése területén és a szakszervezet képviselője rossz tapasztalatokról számolt
40
be a jelenleg vállalkozóval takarított intézményekből. A közalkalmazotti jogviszonyból kiszervezett munkavállalók sorsát illetően arról számoltak be: akikkel ők kapcsolatban állnak, olyan sajnálatos esetekről számoltak be, hogy foglalkoztatásuk egy idő után nem lett folyamatos, és olyan mennyiségű munkával bízták meg őket, amelyet rendesen lehetetlenség ellátni, és gyakran megfelelő eszközök és anyagok (vegyszerek, tisztítószerek) hiánya hátráltatja munkájukat. A kiszervezés esetén szintén kérdéses számos önkormányzatnál a vállalkozói átvételnél, hogy mi lesz az eddig kettős munkakörben foglalkoztatottak sorsa, ugyanis több takarító portásként, vagy udvarosként is tevékenykedett avagy például segítették a gondozást igénylő gyerekek szüleit, a művészeti iskolában napi szinten pakoltak, vasaltak, tankonyhai mosogatást végeztek, stb. a kollégiumban a szállodáztatásnál segédkeztek avagy a ahogy a DIM-es egyeztetéseken is felvetődött egyszerűen a tízórait is felvitték a termekbe, az iskolagyümölcs programban segédkeznek. A DIM esetén jelentős változás az új takarítószerekre történő áttérés és azok szabályozott raktárból történő elosztása. Mindemellett a takarítószerek és takarítási technikák vonatkozásában további költséghatékonysági intézkedések mérlegesét javasoljuk: •
Környezetkímélő takarítási technikák bevezetése során újrafelhasználható mikroszálas törlőkendők, adott esetben a linóleum padlózatra pedig száraz takarítási technikákat javasolt alkalmazni. Javasolt felelős:műszaki igazgatóhelyettes
•
A felhasznált tisztítószerek mennyiségének csökkentése:Jó gondolat lehet például annak előírása, hogy a tisztítószerek mennyiségének évente meghatározott százalékkal csökkennie kell, és ez úgy ítélhető meg, hogy évente részletes kimutatást kell kérni az intézményektől vagy statisztikákat készíteni a rendelkezésre álló adatokból a felhasznált összes termék részletes
kimutatása
vonatkozásában. Ebben
az esetben viszont
hangsúlyozni szükséges, hogy fontos rendszeres minőség-ellenőrzés útján biztosítani, hogy ez ne menjen a takarítás minőségének rovására. Javasolt felelős:gazdasági vezető
41
•
Munkavégzési mennyiségének
utasítások
kialakítása:A
csökkentésére
többek
felhasznált között
a
vegyi
anyagok
túlzott
takarítás
mellőzésének biztosítása lehet megfelelő módszer. A munkavégzési utasítások megfogalmazásakor ösztönözni kell a takarítókat arra, hogy különös tekintettel legyen a szeradagolás mértékére illetve arra, hogy ne legyenek elhanyagolt területek (pl. vízkőoldás-minden nap át kell törölni higított vízkőoldós ronggyal a csapokat,a zuhanyzókban a padlót, stb., mert rárakódott nagy mennyiséget sokkal több szerrel, vagy más, erősebb és drágább szerrel lehet csak feloldani, vagy a felmosás nem hideg csapvízzel, mert a szennyeződés rakódik a padlóra, és ugyanaz lesz a helyzet mint a csapoknál.) A csoportvezetők dolgozzanak ki javaslatot a szabályzatban rögzített az épület különböző területeinek megfelelő takarítási gyakoriságok módosításával kapcsolatban. Javasolt felelős:telephelyi csoportvezetők •
A
felhasznált
tisztítószerek
körének
optimalizálása:
Számos
önkormányzatnál a takarításkor használtterméket jellemzően túl gyakran használnak, ami higiéniás szempontból sem feltétlenül indokolt. Ilyen termékek például a vécécsésze-illatosítók, a szennyvízadalékok, a vizelőedény illatosító tömbök, a légfrissítők, a vegyi lefolyótisztítók, az öblítők, a vízben nem oldható polimereket tartalmazó padlóápolók, a fertőtlenítők, illetve az aeroszolos flakonok és hajtóanyagaik. Ilyen szempontú szakértői vizsgálat készíttetése is javasolt a DIM által használt tisztítószerek vonatkozásában. Javasolt felelős:műszaki igazgatóhelyettes
42
6. DIM Humán-erőforrás térkép A DIM legnagyobb tőkéje az emberi erőforrás, közel 600 főt foglalkoztatva, így a szervezetet alkotó személyeket is folyamatosan fejleszteni kell. A képzés célja egyrészt a DIM rövid és hosszú távú szakemberszükségletének kielégítése, másrészt a képzés segíti a változásokhoz, például takarítók esetén az új takarító szerek használatát. 6.1. A DIM erőforrás kortérképe A DIM emberi erőforrás kortérképe az alábbiakban összegezhető: 23 24 25 26 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63
Életkor
Nők Férfiak
-15-14-13-12-11-10-9 -8 -7 -6 -5 -4 -3 -2 -1 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1011121314151617181920212223 Létszám
Ennek alapján összegezhető, hogy a létszám állomány legnagyobb részét nők képezik, és az idősödő, nyugdíj előtt álló dolgozók száma jelentős.
43
6.2. A DIM erőforrás képzettsége A projektben feltérképezésre került a DIM foglalkoztatottak képzettsége, annak vonatkozásában készített felmérés jelen tanulmány 2. számú mellékletét képezi. A DIM képzettségi térképe vonatkozásában összegezhető, hogy a személyi állomány több mint 25 %-a takarítói munkakörben és 15 %-a portás munkakörben került alkalmazásra, akik alapfokú végzettséggel rendelkeznek. A Központban jelenleg 79 fővel dolgoznak, akik közép illetve felsőfokú végzettséggel rendelkeznek, ez a teljes létszámnak csak 15 %-t jelenti. Az egyes munkakörökhöz tartozó képzettségi szint az alábbiak szerint összegezhető: Szervezet/Munkakör, foglalkozás megnevezése azonosítója igazgató ELLENŐRZÉSI CSOPORT belső ellenőrzési vezető belső ellenőr telephelyi ellenőr élelmezés ellenőr PÁLYÁZATI CSOPORT pályázati csoportvezető pályázati ügyintézők pályázati szakértők GAZDASÁGI SZERVEZET gazdasági vezető gazdasági vezető helyettes pénzügyi részlegvezető pénzügyi előadó pénztáros számviteli részlegvezető főkönyvi könyvelő adatrögzítő analititikai részlegvezető analitikus könyvelő étkeztetési részlegvezető térítési díj ellenőr térítési díj szedő élelmezésszervezők HUMÁNERŐFORRÁS ÉS VAGYONGAZDÁLKODÁSI SZERVEZET humánerőforrás és vagyongazdálkodási igazgatóhelyettes
szükséges végzettség (felsőfokú, középfokú, alapfokú) felsőfokú
A jelenlegi összetétel megfelel-e az igényeknek? i – igen n – nem r – részben (több fő azonos munkakörben történő foglalkoztatása esetén pl takarítók)
felsőfokú középfokú középfokú
i i i i i i i i i i
felsőfokú felsőfokú felsőfokú középfokú középfokú felsőfokú középfokú középfokú felsőfokú középfokú felsőfokú középfokú középfokú középfokú
i i i i i i i i i i i i i i
felsőfokú felsőfokú középfokú középfokú
i felsőfokú
i
44
szükséges végzettség (felsőfokú, középfokú, alapfokú)
Szervezet/Munkakör, foglalkozás megnevezése azonosítója személyzeti-munkaügyi részlegvezető személyzeti-munkaügyi előadó munka- és tűzvédelmi ügyintéző vagyongazdálkodási részlegvezető vagyongazdálkodási ügyintéző beszerzési részlegvezető beszerzési ügyintéző anyagbeszerző titkárnő recepciós irattáros logisztikai csoportvezető gépjármű ügyintéző raktárkezelő raktáros gépkocsivezető MŰSZAKI SZERVEZET műszaki igazgatóhelyettes üzemeltetési és felújítási részlegvezető műszaki ügyintéző takarító portás kézbesítő karbantartási részlegvezető karbantartási csapatvezető képesített fizikai munkás kertészeti részlegvezető kertészeti csapatvezető kertész hivatalsegéd telephelyi csoportvezető telephelyi ügyintézők házgondnokok egyéb képesített fizikai
A jelenlegi összetétel megfelel-e az igényeknek? i – igen n – nem r – részben (több fő azonos munkakörben történő foglalkoztatása esetén pl takarítók)
felsőfokú felsőfokú középfokú felsőfokú középfokú felsőfokú középfokú
i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i i
középfokú középfokú középfokú középfokú középfokú alapfokú középfokú felsőfokú felsőfokú középfokú alapfokú alapfokú alapfokú felsőfokú középfokú alapfokú felsőfokú középfokú alapfokú alapfokú középfokú középfokú alapfokú középfokú
Mindezek alapján összegezhető, hogy az egyes munkakörökhöz szükséges alapvégzettséggel a foglalkoztatottak rendelkeznek, mindemellett ahogyan jelen tanulmány 4.2. fejezetében bemutatásra került a dolgozók igényelnének továbbképzési lehetőségeket, amely vonatkozásában a továbbképzések lehetőségének felkutatása illetve
mérlegelése
javasolt
DIM
a
rendelkezésre
álló
pénzügyi
keretek
figyelembevételével.
45
6.3. A DIM képzési gyakorlata
Képzési igény megjelenését kiváltó okok: •
jogszabályi előírás,
•
információ,
•
technológia, módszerek és a tudás óriási mértékű fejlődése,
•
igények változása a munkáltató és a munkavállaló oldalán
A DIM képzések iránti igények megjelenthet: •
a munkavégzés során összegyűlt tapasztalatok alapján,
•
képzési terv alapján,
•
termék- vagy termékszerkezet váltás miatt
•
betanító képzés és tájékoztatás
•
teljesítmény értékelés rendszeréből
A képzés típusa lehet: •
Iskolai rendszerű vagy iskolai rendszeren kívüli képzés
•
Belső és külső képzés
Az alkalmazottak képzésének és fejlesztésének DIM-en belüli módszerei: •
vezetők és munkahelyi csoportok képzése
•
a munkaerő szaktudásának javítása
•
az alkalmazottak megfelelő mobilitásának elősegítése
•
vezetők motiválása
•
nyelvképzés
I. Belső képzések: Helyben kerülnek megtartásra, egyszerűbb a megszervezése, folyamatosan figyelemmel kísérhető, költségkímélő. Tipikus alkalmazási területe: tűzvédelmi és tűzvédelmi oktatás (tervszerű,jogszabályi előírás alapján) A képzés fajtája előadás. II. Külső képzések: Iskolai rendszerű, vagy iskolai rendszeren kívüli. A munkavállalók képzését tanulmányi szerződéssel vagy tanulmányi kötelezéssel támogathatja a munkáltató. Az iskolai rendszerű képzés lehet: graduális (első diploma) vagy posztgraduális (második- vagy további diploma) megszerzésére irányuló. 46
Iskolai rendszeren kívüli képzések:képesítést adó (pl. OKJ), képesítést nem adó (tanfolyamok, szakmai konferenciák, takarítói képzés-munkabiztonsági és használati oktatás)
6.4. Képzési terv
A DIM összetett feladat ellátása miatt a DIM által pilot jelleggel kiválasztva a takarítási feladatok vonatkozásában kerültek feltérképezésre a kapcsolódó képzések, amelyek vonatkozásában a pályázatban vállalt képzési terv került kialakításra. A fentiek vonatkozásában összegezhető, hogy a takarítók 2 fajta képzésben részesülnek: o egyrészt
a
terméktájékoztatási
és
kapcsolódó
gyakorlati
képzésen:
háromhavonta ismétlődő oktatáson telephelyenként o másrészt a munkavédelemről szóló 1993. évi XCIII. törvény 50 §-a szerint munkavédelmi és tűzvédelmi oktatásban –:évente egyszer együttesen valamennyi
takarító
vonatkozásában,
új
dolgozó
esetén
az
első
munkanapon, 2014. augusztus 27.-én került sor az ezévi oktatás megtartására a Tóth Árpád Gimnáziumban. A dolgozók között 5 fő tisztítás technológia munkatárs is van, ez a végzettség azonban nem feltétel, így erre irányuló képzés a DIM- ben továbbra nincs tervezve. A takarítók vonatkozásában a szakértői csapat képzési tervet dolgozott ki, amelyet a DIM jóváhagyott az alábbi tartalommal:
47
48
49
