Taakverdeling & Verantwoordelijkheden
Handbalvereniging H.M.C.
Inhoud HET BESTUUR .......................................................................................................................................... 3 Voorzitter ............................................................................................................................................ 3 Secretaris ............................................................................................................................................. 3 Penningmeester .................................................................................................................................. 4 Bestuurslid Technische Zaken ............................................................................................................. 4 Bestuurslid Accommodatiebeheer ...................................................................................................... 4 Bestuurslid kantinebeheer en activiteitencommissie ......................................................................... 5 Bestuurslid P.R. en sponsoring ............................................................................................................ 5 TECHNISCHE COMMISSIE ........................................................................................................................ 6 Voorzitter TC........................................................................................................................................ 6 Wedstrijdsecretaris ............................................................................................................................. 6 Materialencommissaris ....................................................................................................................... 6 Overigen .............................................................................................................................................. 6 Scheidsrechterscontactpersoon .......................................................................................................... 7 Trainers / coaches ............................................................................................................................... 7 Teambegeleider................................................................................................................................... 7 JEUGDCOMMISSIE ................................................................................................................................... 8 ACCOMMODATIECOMMISSIE ................................................................................................................. 8 ACTIVITEITENCOMMISSIE ........................................................................................................................ 8 P.R. EN SPONSORCOMMISSIE ................................................................................................................. 9 TOERNOOICOMMISSIE ............................................................................................................................ 9 KASCOMMISSIE ....................................................................................................................................... 9 REDACTIECOMMISSIE .............................................................................................................................. 9 KANTINECOMMISSIE ............................................................................................................................. 10 WEBSITEBEHEERDER ............................................................................................................................. 10
2
HET BESTUUR Voorzitter • • • • • • • • • • • • • • •
het leiden van de vereniging het leiden van de bestuur- en ledenvergaderingen coördineren van de verschillende bestuurstaken, houdt toezicht daarop en stelt zich op de hoogte van de gang van zaken vertegenwoordigen van de vereniging naar buiten onderhouden van contacten en vertegenwoordiging van de vereniging in de breedste zin des woord richting N.H.V., gemeente, andere verenigingen, recepties, zieken etc. in overleg met de andere bestuursleden zorgdragend voor aanvulling van bestuurlijk kader toezicht houden op en de verantwoordelijkheid nemen voor de juiste uitvoering van het huishoudelijk reglement en de statuten brengt en houdt beleidsmatige aspecten onder de aandacht en bewaakt deze volgen van externe ontwikkelingen en deze zo nodig afstemmen op de organisatie van de vereniging voert samen met bestuursleden en leden van de JC/TC sollicitatie- en evaluatiegesprekken met de trainers en sportmasseur naar behoefte bijwonen van vergaderingen van commissies medeverantwoordelijk voor het opstellen van het sponsorbeleid medeverantwoordelijk voor de staat van de accommodatie doorspelen van relevante informatie aan de redactie van het clubblad doorspelen van relevante informatie aan de websitebeheerder
Secretaris • • • • • • • • • • • • • • • • •
in overleg met de voorzitter de agenda opstellen voor de bestuur- en ledenvergaderingen in overleg met de betrokkenen het jaarverslag van de vereniging opstellen distribueren en verzorgen van de inkomende en uitgaande post notuleren van de bestuur- en ledenvergaderingen zorgdragend voor tijdige distributie van de notulen zorgdragend voor een juiste archivering beheren van het archief verzorgen van de ledenadministratie zorgdragend voor een correcte verspreiding van gegevens naar de secretaris, redactie, penningmeester, ledenlijst enz. zorgdragend voor een correcte aan- en afmelding bij de Afdeling Brabant verzorgt de overschrijvingen van de komende en vertrekkende leden toezicht houden op en de verantwoordelijkheid nemen voor de juiste uitvoering van het huishoudelijk reglement en de statuten in overleg met de andere bestuursleden zorgdragend voor aanvulling van bestuurlijk kader voert samen met bestuursleden en leden van de JC/TC sollicitatie- en evaluatiegesprekken met de trainers en sportmasseur stelt mede het sponsorbeleid op naar behoefte bijwonen van vergaderingen van commissies medeverantwoordelijk voor de staat van de accommodatie
3
• • •
brengt verslag uit op de Algemene Ledenvergadering doorspelen van relevante informatie aan de redactie van het clubblad doorspelen van relevante informatie aan de websitebeheerder
Penningmeester • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
beheren van alle geldmiddelen verzorgen van administratie van de inkomsten en uitgaven het doen van betalingen namens de vereniging zorgdragend voor de inning van gelden; contributies, recettes, donaties, sponsorgelden, subsidies e.d. (evt. via inschakeling van een incassobureau) verzorgen van de jaarstukken ontvangt de kascontrolecommissie minimaal 1 x per jaar en geeft openheid over het gevoerde beleid opstellen van een begroting en deze voorleggen aan het bestuur en de Algemene Ledenvergadering bewaken van de begroting presenteert elk kwartaal de financiële situatie in de bestuursvergadering zorgt voor een juiste archivering van bescheiden en bewaartermijnen onderhouden van contacten en vertegenwoordiging van de vereniging in de breedste zin des woord richting N.H.V., gemeente, andere verenigingen, recepties, zieken etc. in overleg met de andere bestuursleden zorgdragend voor aanvulling van bestuurlijk kader voert samen met bestuursleden en leden van de JC/TC sollicitatie- en evaluatiegesprekken met de trainers en de sportmasseur stelt mede het sponsorbeleid op naar behoefte bijwonen van vergaderingen van commissies medeverantwoordelijk voor de staat van de accommodatie brengt verslag uit op de Algemene Ledenvergadering doorspelen van relevante informatie aan de redactie van het clubblad doorspelen van relevante informatie aan de websitebeheerder
Bestuurslid Technische Zaken • • •
onderhouden van contacten met de jeugd- en technische commissie onderhouden van contacten met de trainers / coaches / begeleiders brengt verslag uit op de bestuursvergaderingen
Bestuurslid Accommodatiebeheer • • • • • • •
onderhouden van contacten met de accommodatiecommissie onderhouden van contacten met leveranciers, ondernemers, gemeente, aannemers brengt verslag uit op de bestuursvergaderingen opstellen van een onderhoudsplan opstellen van een onderhoudsbegroting verantwoordelijk voor het onderhoudsbudget neemt initiatief voor werkoverleg met de accommodatiecommissie
4
Bestuurslid kantinebeheer en activiteitencommissie • • •
onderhouden van contacten met de kantinecommissie onderhouden van contacten met de activiteitencommissie brengt verslag uit op de bestuursvergaderingen
Bestuurslid P.R. en sponsoring • • • •
onderhouden van contacten met de P.R. en sponsorcommissie onderhouden van contacten met de redactiecommissie onderhouden van contacten met de websitebeheerder brengt verslag uit op de bestuursvergaderingen
5
TECHNISCHE COMMISSIE Voorzitter TC • • • • • • • •
het leiden van de vergaderingen coördineren van de verschillende taken, houdt toezicht daarop en stelt zich op de hoogte van de gang van zaken inhuren van sporthallen of sportzalen onderhouden van contacten met het N.H.V., sporthal, gemeente en andere verenigingen onderhouden van contacten met trainers, coaches, begeleiders en sportmasseur onderhouden van contact met de penningmeester inzake zaalhuur e.d. onderhouden van contact met het bestuur brengt verslag uit op de Algemene Ledenvergadering
Wedstrijdsecretaris • • • • • • • •
verzorgen van de inschrijving van de teams in de competities (veld, zaal en beker) verzorgen van de inschrijving de teams voor de diverse toernooien verzorgen van de teamopgaven en de eventuele wijzigingen daarin verzorgen van de administratie met betrekking tot wedstrijdformulieren en de verzending naar de betrokken instanties verzorgen van de distributie van de wedstrijdboekjes verzorgen van de inname van de wedstrijdboekjes doorgeven van wedstrijdwijzigingen onderhouden van contact met de jeugdcommissie
Materialencommissaris • •
zorgdragend en beheren van de training- en / of wedstrijdmaterialen onderhouden van contact met de penningmeester inzake aanschaf materialen e.d.
Overigen • • • • • • • • • • • • • •
zorgdragend voor de organisatie rond de trainingen zorgdragend voor de organisatie rond de wedstrijden (ook bekerwedstrijden) zorgdragend en beheren van training- en / of wedstrijdmaterialen voordragen van trainers en coaches aan het bestuur verzorgen van het wedstrijdprogramma (weekbrief) en de distributie verzorgen van de programmaflyer verzorgen van de oefenprogramma’s (in samenspraak met de trainers) doorspelen van wedstrijduitslagen / verslagen van wedstrijden naar de media zorgdragend voor de begeleiding en opleiding van scheidsrechters zorgdragend voor de begeleiding en opleiding van trainers en coaches ontwikkelen van een technisch beleidsplan zorgdragend voor het opstellen van een jaarplan doorspelen van relevante informatie aan de redactie van het clubblad doorspelen van relevante informatie aan de websitebeheerder
6
Scheidsrechterscontactpersoon • • •
verzorgen van de opgave van de scheidsrechters voor de competities (veld, zaal, beker) zorgdragend voor de bemanning van jeugdwedstrijden, thuiswedstrijden veldcompetitie, tijdwaarnemers etc. zorgen voor aanwas scheidsrechters d.m.v. cursussen, nascholing etc.
Trainers / coaches • • • • • • • •
verantwoordelijk voor de prestatie(s) van de team(s) verantwoordelijk voor het juiste gebruik van trainingsfaciliteiten zorgdragend voor contacten met collega-trainers, spelers, ouders enz. zorgdragend voor een goede communicatie met de media eventueel verantwoordelijk voor het doorbellen van uitslagen zorgdragend voor een tijdige signalering van problemen aan de JC/TC bevoegd om leden bij wangedrag te verwijderen van trainingen bevoegd om, in overleg met JC/TC en bestuur, spelers te schorsen
Teambegeleider • • • • • •
signaleren en doorgeven van onrust, onvrede, problemen enz. (zonder daarbij te persoonlijk te worden (vereniging- en teambelang staat voorop) eventueel regelen van het vervoer aantekeningen maken tijdens de wedstrijden (in overleg met de trainer / coach) opvangen en begeleiden van scheidsrechters bezoeken van trainingen regelmatig overleggen met aanvoerder en trainer/coach
7
JEUGDCOMMISSIE • • • • • • • • • • • • •
het samenstellen (in samenspraak met trainers en coaches) van de teams het aanstellen van trainers, coaches en begeleiders toezien op het juist gebruik van training- en / of wedstrijdmaterialen zorgdragend voor de begeleiding van de jeugdteams en signaleren en oplossen van de knelpunten aanspreekpunt zijn voor jeugdleden en hun ouders regelen van vervoer van de jeugdleden d.m.v. de trainers en coaches verzorgen van inschrijvingen voor de avondvierdaagse en overige jeugdactiviteiten (extern) doorgeven van wedstrijdwijzigingen onderhouden van contact met de technische commissie onderhouden van contact met het bestuur brengt verslag uit op de Algemene Ledenvergadering doorspelen van relevante informatie aan de redactie van het clubblad doorspelen van relevante informatie aan de websitebeheerder
ACCOMMODATIECOMMISSIE • • • • • • • • • • • •
opstellen van een onderhoudsplan verantwoordelijk voor de onderhoudsplanning zorgdragend voor het (klein) onderhoud van de accommodatie (gebouwen en velden) uitvoeren van (kleine) reparaties contacten onderhouden met leveranciers, aannemers enz. toezicht houden op een juist gebruik van de accommodatie toezicht houden op het schoonhouden van de accommodatie opstellen van een veiligheidsplan contacten onderhouden met de penningmeester inzake financiële zaken contacten onderhouden met de kantinecommissie, activiteitencommissie en toernooicommissie verslag uitbrengen op de Algemene Ledenvergadering doorspelen van relevante informatie aan de redactie van het clubblad doorspelen van relevante informatie aan de websitebeheerder
ACTIVITEITENCOMMISSIE • • • • • • • • •
zorgdragend voor het organiseren van een aantal nevenactiviteiten o.a. Grote Clubactie, Paasactie, Sinterklaasavond, Carnavalsmiddag, Playbackshow, Dropping, Voetbaltoernooi, Zeskamp, Mixhandbaltoernooi en barbecue zorgdragend voor een goede taakindeling op het Zydecofestival (i.s.m. p.r. en sponsorcommissie) onderhouden van contacten met de media zorgdragend voor een correct financieel overzicht per activiteit naar de penningmeester contact onderhouden met kantinecommissie en JC/TC verslag uitbrengen op de Algemene Ledenvergadering doorspelen van relevante informatie aan de redactie van het clubblad doorspelen van relevante informatie aan de websitebeheerder
8
P.R. EN SPONSORCOMMISSIE • • • • • • • • • • • • •
werven van en contact onderhouden met sponsoren contacten onderhouden met de media opstellen en uitvoeren van een sponsorbeleid zorgdragend voor het jaarlijks ophalen van advertenties voor het clubblad, wedstrijdposter en programmaflyer zorgdragend voor het correct doorspelen van wijzigingen / aanvullingen van advertenties naar de drukker van het clubblad zorgdragend voor het tijdig maken en distribueren van de wedstrijdposters zorgdragend voor het correct doorspelen van informatie naar de media zorgdragend voor regelmatig overleg met de redactie m.b.t. de advertenties van het clubblad zorgdragend voor een goede taakindeling op het Zydecofestival (i.s.m. activiteitencommissie) zorgdragend voor een correct financieel overzicht per kwartaal naar de penningmeester verslag uitbrengen op de Algemene Ledenvergadering doorspelen van relevante informatie aan de redactie van het clubblad doorspelen van relevante informatie aan de websitebeheerder
TOERNOOICOMMISSIE • • • • • •
zorgdragend voor de organisatie van het jaarlijkse toernooi zorgdragend voor een correcte informatiestroom naar de media zorgdragend voor een correct financieel overzicht naar de penningmeester verslag uitbrengen op de Algemene Ledenvergadering doorspelen van relevante informatie aan de redactie van het clubblad doorspelen van relevante informatie aan de websitebeheerder
KASCOMMISSIE • •
het minimaal 1 x per jaar controleren van de penningmeester m.b.t. de financiële stroom binnen de vereniging verslag doen van de bevindingen op de Algemene Ledenvergadering
REDACTIECOMMISSIE • • • • • • •
zorgdragend voor het op tijd en correct verschijnen van het clubblad zorgdragend voor de kopie voor het clubblad zorgdragend voor de distributie van het clubblad zorgdragend voor een goed overleg met de drukker zorgdragend voor een regelmatig overleg met de sponsorcommissie m.b.t. de advertenties verslag uitbrengen op de Algemene Ledenvergadering doorspelen van relevante informatie aan de websitebeheerder
9
KANTINECOMMISSIE • • • • • • • • • • • • • • • •
zorgdragend voor een voldoende bezetting van het barpersoneel, bij competitiewedstrijden, toernooien, vergaderingen, nevenactiviteiten enz. zorgdragend voor een goed in- en verkoopbeleid van goederen mede bepalen van de openingstijden zorgdragend voor de instandhouding van de E.H.B.O. middelen zorgdragend voor de instandhouding van blusmiddelen zorgdragend voor het schoonhouden van de diverse ruimtes zorgdragend voor, in samenspraak met het bestuur, het opstellen van het kantinereglement zorgdragend voor, in samenspraak met het bestuur, het naleven van het kantinereglement zorgdragend voor juiste boekhouding inzake hygiëneregels, volgens de richtlijnen van NOC-NSF mede vaststellen van de verkoopprijzen samen met het bestuur zorgdragend voor wekelijks / regelmatig afdragen van geld naar de penningmeester zorgdragend voor een correct financieel overzicht naar de penningmeester contact onderhouden met het bestuur en de diverse commissies verslag uitbrengen op de Algemene Ledenvergadering doorspelen van relevante informatie aan de redactie van het clubblad doorspelen van relevante informatie aan de websitebeheerder
WEBSITEBEHEERDER • • •
het dagelijks / wekelijks / periodiek bijwerken van de website het beheren en onderhouden van de website contact onderhouden met de diverse commissies en instanties betreffende de informatievoorziening
10
