Szerző: Béres Ágnes Szerkesztő: Kalmár Erika
VÁLLALKOZÓI „KISOKOS”
DEBRECEN, 2011
ELŐSZÓ
Szerző: Béres Ágnes Szerkesztő: Kalmár Erika Kiadja a Hajdú-Bihar Megyei Kereskedelmi és Iparkamara Készült a Nemzetgazdasági Minisztérium támogatásával a KKC-2007-K-08-03-101 számú projekt keretében ISBN 978-963-08-2038-7 A kiadvány a debreceni könyvnyomtatás négy és fél évszázados hagyományait őrző Alföldi Nyomda Zrt. munkája Felelős vezető: György Géza vezérigazgató A nyomdai megrendelés törzsszáma: 1556.49.01
A gyorsan változó gazdasági környezet megköveteli a vállalkozóktól, a gazdasági élet szereplőitől, hogy szinte azonnal reagáljanak a változásokra, lépjenek, rugalmasan alkalmazkodjanak. Ahogyan a gazdasági környezet változik, úgy alakulnak a feltételrendszerek is, de vannak viszonylag állandónak mondható elvárások, követelmények, amelyeket jó, ha minden gazdasági szereplő ismer. Egy vállalkozásnak, vállalkozónak, cégvezetőnek akkor is tisztában kell lennie néhány alapvető fogalommal, ha már tudja, mit akar, látja az utat, amelyen menni szeretne, van elképzelése arról, hogy mihez kezd a cégével, de még segítségre, támogatásra van szüksége. Az ötleten, a kitartáson túl számos egyéb tényezőt is figyelembe kell venni ahhoz, hogy egy vállalkozás sikeres legyen, hiszen ma sikeres vállalkozónak lenni az egyik „legkeményebb feladat”. Jelen kiadványunk, amely a Vállalkozói Trambulin projekt keretében készült el, éppen azt a célt szolgálja, hogy minden vállalkozás számára megteremtse a tudásbeli alapokat, amelyekre építeni lehet, amelyek szükségesek a továbblépéshez. E kiadványban szóba kerülnek a vállalkozási alapfogalmak, az üzleti tervezés fontossága, annak felépítése, tartalma, a projektekben való gondolkodás mikéntje, előnye, a projekt elkészítésének fázisai. S természetesen az is, hogyan lehet finanszírozni a vállalkozást, melyek az alapkritériumok, mi az, amire érdemes odafigyelni. Útmutatót adunk az uniós pályázatok legfontosabb tudnivalóiról, cél- és eszközrendszeréről és működéséről is. Mindezek mellett azt is bemutatjuk, milyen feltételeknek kell eleget tenni ahhoz, hogy egy pályázat sikeres legyen. Célunk továbbá az, hogy felhívjuk az Önök figyelmét a pályázás kockázataira és a pályázattal vállalt kötelezettségekre is: a pályázat nem cél, hanem egy lehetséges eszköz céljaik megvalósításához. Reméljük, e kiadványt forgatva sok-sok hasznos információval láttuk el Önöket. Munkájukhoz sok sikert kívánunk!
TARTALOMJEGYZÉK
1. Vállalkozásokról egyszerűen – vállalkozási alapfogalmak / 5 2. A vállalkozás jövőképe – üzleti tervezés / 9 3. Gondolkodjon „projektben”! – felkészülés külső források bevonására / 21
1.
VÁLLALKOZÁSOKRÓL EGYSZERŰEN – VÁLLALKOZÁSI ALAPFOGALMAK
Az első fejezetben olyan alapvető vállalkozási fogalmakkal ismerkednek meg a Kedves Vállalkozók, amelyek elengedhetetlenül szükségesek ahhoz, hogy a kiadvány következő fejezeteiben leírtakat követni tudják. A vállalkozások sokszínűek, de a hasonlóság több bennük, mint a különbség. Ezeket találhatják meg ebben a kissé „tankönyvszagú” fejezetben.
4. A vállalkozás finanszírozása / 27 5. Iránytű az Európai Unió pályázati rendszeréhez / 32 6. Támogatás? Mentőöv? Lehetőség? Megoldás? / 43
1.1.
A vállalkozások helye a gazdaságban
A gazdaság egy bonyolult rendszer, számtalan alkotóelemmel és megszámlálhatatlan kapcsolattal ezen elemek között. Ilyen gazdasági egységek például a háztartás, a vállalkozás, a nonprofit szervezet (egyesületek, alapítványok, egyház), a költségvetésből gazdálkodó szervezet. A kapcsolatok lehetnek például adásvétel, megbízás, foglalkoztatás, adófizetés. A vállalkozások gazdaságban elfoglalt helyét mutatja, hogy ma Magyarországon egymilliót meghaladó számú vállalkozás működik, többsége egyéni vállalkozás formájában. A társadalomban a vállalkozásról kialakult kép rendkívül vegyes – de sajnos többnyire negatív képzetek társulnak hozzá. A vállalkozói életpálya annak ellenére sem vonzó – vagy éppen azért –, mert ma már szinte minden magyar család megtapasztalhatja a vállalkozói lét előnyeit és hátrányait. A vállalkozások szervezeti formától függetlenül gazdasági tevékenységet végző szervezetek, amelyek profitorientáltak. Tevékenységük során az emberek vagy más gazdálkodó szervezetek igényeit elégítik ki, ezzel hozzájárulnak a társadalom gazdasági alapjainak megteremtéséhez. A vállalkozáshoz természetesen társul a kockázat fogalma. A kockázat elsősorban abból adódik, hogy a befektetés megelőzi annak jövőbeni megtérülését, vagyis időben bizonytalan kimenete van a vállalkozói döntéseknek. A vállalkozási formában működő szervezetek jellegét döntően befolyásolja azok tulajdonosi szerkezete, különös tekintettel arra, hogy a tulajdonosok a magán- vagy az állami szférából kerülnek ki, vagy esetlegesen külföldi befektetők. A tulajdonosi viszonyokból következően eltérő lehet a vállalkozással szembeni elvárásuk is. A gazdasági szereplők összességének gazdasági teljesítménye határozza meg a nemzetgazdaság állapotát. A nemzetgazdaság a vállalkozás egyik legfontosabb környezeti tényezője, amely alapjaiban befolyásolja annak működését. Állapotáról gyors képet kaphatnak néhány gazdasági mutató segítségével. Ezek a gazdasági növekedés, az infláció mértéke (százalék), a munkanélküliségi ráta (százalék), továbbá a fizetési mérleg egyenlege (amely a külgazdasági egyensúlyról ad képet). 5
1.2.
Gazdasági folyamatok
A gazdálkodás olyan céltudatos emberi tevékenység, amely a javak/erőforrások optimális felhasználására irányul. Szükségszerűség, mivel a gazdaság rendelkezésére álló erőforrások szűkösen – a szükségletekhez képest kisebb mennyiségben – állnak a rendelkezésre (szűkösség törvénye). A gazdálkodás során racionális döntéseket hoznak a gazdaság szereplői: minden csoport a saját érdekrendszerének megfelelő döntést hoz (racionalitás elve). Ennek köszönhető a „racionális” vállalkozó, a magánszemély és az állam feloldhatatlan érdekellentéte, amely mögött egymásrautaltság húzódik meg. A gazdálkodás során figyelembe kell venni a takarékosság elvét: az erőforrásokat csak a szükséges, de elégséges mennyiségben szabad felhasználni a „fenntartható fejlődés” kritériumának szem előtt tartásával. A vállalkozások tevékenysége jellegét tekintve termelés (amely során tárgyiasult javakat állítanak elő) vagy szolgáltatás (amely tulajdonképpen egy folyamat, mely során szükségleteket elégítenek ki). Tevékenységük során erőforrásaikat (input) alakítják át (transzformáció) a szükségletek kielégítésére alkalmas végtermékké (output). A legfontosabb erőforrások: – A tőke: tárgyiasult formában (gépek, berendezések) vagy pénz formában (pénz, értékpapír stb.). – A humán erőforrás: amely magában foglalja a vállalkozás tulajdonosainak, munkatársainak képességeit, szakmai tudását, az adott munkára való alkalmasságát. – A természeti erőforrások: föld, a megújuló energiaforrások, ásványkincsek stb.
1.3.
A vállalkozások működése, belső folyamatai
A vállalkozás gazdasági tevékenység folytatása nyereség, illetve haszonszerzés céljából, üzletszerűen, ellenérték fejében. A vállalkozás akkor képes saját törvényszerűségei szerint működni, ha adottak a működés alábbi feltételei: – Önállóság: ne legyen egyoldalúan senkitől függő, kiszolgáltatott. – Hosszú távon nyereséges működés: az eredményes gazdálkodás biztosítja a forrást a működéshez, fejlesztésekhez, valamint lehetőséget teremt külső források bevonására. – Kockázat: nincs vállalkozás kockázat nélkül! A befektetés minden esetben megelőzi az eredményt. Tekintettel arra, hogy az idő múlása önmagában is kockázatot hordoz. 6
– Piaci megmérettetés: a piac értékeli a vállalkozás teljesítményét, közvetíti azokat az információkat, amelyek kikényszerítik, hogy valós piaci igényeket elégítsen ki. A mai modern gazdaságok úgynevezett piacgazdaságok, ahol a piac tölti be a gazdaságszervező szerepet. Saját törvényszerűségei vannak, melyeket a vállalkozásoknak úgy kell tekinteni, mint „játékszabályokat”. A vállalkozás legfontosabb céljának azt kell tekintenie, hogy megkülönböztesse magát a többi vállalkozástól, és törekedjen arra, hogy olyan versenyelőnnyel rendelkezzen, amely biztosítja számára a sikeres működést. Azokon a piacokon, ahol a vállalkozásnak nagyon erős versenyben kell helytállnia, különösen fontos, hogy innovatív legyen. Az innováció: – Új termék, új technológiai eljárás, új szervezési-vezetési stílus. – A termelési tényezők új kombinációja: • új javak (abszolút újdonság); • az adott (szak)ágazatban addig ismeretlen termelési eljárás bevezetése; • új piaci elhelyezési lehetőség; • új beszerzési források felkutatása, alkalmazása; • új szervezet, szervezeti forma. – A fogyasztói igények kielégítésének új, magasabb minőségű módja. A kis- és középvállalkozások (kkv-k) rendkívüli találékonyságukról adnak tanúbizonyságot, nap mint nap innovatív módon működnek, csak többségüknek erről nincs tudomása. Maga a fogalom megrettenti a kisvállalkozókat, mert olyan képzeteket társítanak Innováció = versenyelőny = az „innovációhoz” (például föltalálnak valamit = siker lehetősége vagy egy gyógyszerhatóanyagot kísérleteznek ki), amelyek számukra elérhetetlenek, miközben a napi munkájuk során alkalmazott újabb és újabb apró változtatások mind-mind az innováció fogalomkörébe tartoznak. A támogatási rendszer egyik legfontosabb célterülete az innováció – beleértve a kutatási-fejlesztési tevékenységet (K+F) is –, és kedvező feltételek mellett támogatja azt. A vállalkozásoknak a piacon saját „identitással” kell rendelkezniük. A szervezetek céljai hierarchikus rendszerbe (célhierarchia) illeszkednek. A célrendszer tervezési folyamat eredményeként határozható meg. 1. Alapvető cél: rövid távon a profitmaximalizálás, hosszú távon a vagyongyarapítás. Ez a vállalkozásokra általánosan jellemző. 2. Misszió (küldetés, rendeltetési cél): a vállalkozás egyediségét hangsúlyozza, annak piaci helyét, a hosszú távon elérendő célt meghatározza, általában egy szlogenszerű összetett mondat. 3. Stratégiai célok: a vállalkozás valamennyi területére vonatkozóan meghatáro-
7
zott, konkrét, többnyire számszerűsített, ellenőrizhető célok. (3–25 év időtartamra vonatkoznak.) 4. Közvetlen (irányítási) célok: egy-egy konkrét ügylethez kapcsolódnak (például hitelfelvétel). (Egy gazdasági évre tervezettek.) 5. Operatív (működési) célok: egy-egy akcióhoz kapcsolódnak (hitelszerződés megkötése). (Rövid időszak: nap, hónap céljai.) A vállalkozások különböző gazdasági tevékenységeit megvizsgálva észrevehetjük, hogy bizonyos tevékenységek, folyamatok valamilyen módon kapcsolatban állnak egymással, és ezek a kapcsolatok rendszerint állandóságot hordoznak. Ezen jellemzők alapján a vállalkozás folyamatait a gazdálkodásban betöltött szerepük szerint csoportokba sorolhatjuk az alábbiak szerint: – Általános folyamatok; a vállalkozások többségében előfordulnak: értékesítés, fejlesztés, műszaki előkészítés, termelés, munkaerő- és bérgazdálkodás (HR), készletgazdálkodás, pénz-, hitel- és jövedelemfolyamatok. – Különös folyamatok; a cégeknél időnként, esetlegesen fordulnak elő: beruházás, tevékenység diverzifikálása, vállalat megszüntetése, K+F. – Sajátos folyamatok; az általánostól eltérő, egyes konkrét vállalatokra jellemző: logisztikai rendszer, termelésszervezés. Minél kisebb a vállalkozás, a folyamatok elkülönülése annál kevéssé látható. A méret növekedésével a folyamatok egyre inkább szétválnak, és ez a szervezeti felépítésben is megjelenik.
Ezen ismereteket használhatják majd a tervezés során vagy összefüggések elemzésekor, de segíthet a vállalkozás munkafolyamatainak megszervezésében is.
2.
A VÁLLALKOZÁS JÖVŐKÉPE – ÜZLETI TERVEZÉS
Tervezni? A vállalkozók többsége úgy ítéli meg, hogy aki tőlük ilyet kér, netán arra „kényszeríti”, az (finoman szólva) nem ismeri a mai magyar valóságot. A gyorsan változó piaci viszonyok között működő, elsősorban mikro- és kisvállalkozások számára értelmetlennek tűnik: „Hogyan lehet megtervezni, hogy mi lesz/legyen 2-5-15(!) év múlva, ha azt sem tudjuk, hogyan alakul a holnap?” Ezzel a klasszikusnak számító kérdéssel szembesülnek nap mint nap azok, akikhez a vállalkozók tanácsért vagy konkrét céllal fordulnak. Sok esetben – ráadásul – írásban, előre meghatározott, kötött formában és tartalommal kérik a vállalkozás jövőjére vonatkozó elképzeléseket. Az e fejezetben leírtak segítenek végiggondolni, hogy hol és merre tart a vállalkozásuk, milyen körülmények között, milyen feltételek szükségesek ahhoz, hogy terveiket megvalósítsák.
2.1.
Az üzleti tervezés szerepe a vállalkozások hosszú távú menedzselésében
Rövid távon tervezni sokszor nehezebb, mint Mikor van szükség a vállalkozás hosszabb távra meghatározni a fejlődési utaműködtetésében a tervezésre? kat, az elérendő célokat. Szükség van arra, Folyamatosan, de különösen válhogy minden vállalkozás tudja, hogy honnan hová tart, milyen utakat választ céljai elérélalkozás indítása előtt, a kezdetekséhez, és kell még egy „menetrend”, amely a kor, továbbá minden, a vállalkozás tevékenységek, a célok elérésének időbeni életét jelentősen, illetve hosszabb ütemezését is tartalmazza. Tudnia kell: mivel, időn át befolyásoló döntésnél. mennyivel gazdálkodhat: anyaggal, munkaerővel, pénzzel stb. Fontos megjegyezni: a vállalkozó döntései akkor is kijelölnek egy utat, ha nem gondolnak rá a döntés előtt, hogy az illeszkedik-e a tervekbe – főleg ha nincsenek is ilyenek. Például nagy örömmel ír alá egy olyan szerződést, amely egyéves bevételét adja. De gondol-e rá, hogy mennyire nő a függősége és a működés kockázata? A többi vevőt már nem tudja kiszolgálni, és a következő évre elveszti azokat. A vállalkozás működtetéséhez nagyon sok, különböző szakterületet érintő szakmai ismeretre van szükség, de a legfontosabb erőforrás a vállalkozó személye, az, aki a döntéseket hozza. Magyarországon a mikro- és kisvállalkozások teszik ki a vállalkozások döntő hányadát, ahol a vállalkozó maga is tevékenyen részt vesz a mindennapi 9
munkában. Minél kisebb a vállalkozás, annál több szakterületet kell átfognia egy-egy munkatársnak, illetve magának a vállalkozónak, annál komplexebb ismeretekre, szakmai tudásra van szüksége. Ha mindezekkel a szervezet maga nem rendelkezik, vegye igénybe külső szakértő segítségét. A külső szakember előnye, hogy objektív, hiszen az objektivitás nélkülözhetetlen eleme a jó tervnek! A szakemberek abban segíthetnek, hogy a vállalkozók egy másik nézőpontból is láthassák a vállalkozásukat. (Erre egy későbbi fejezetben visszatérünk.) A kkv-k működésük során leggyakrabban üzleti tervet készítenek. Ez a terv szükséges például a hitelkérelmekhez, a pályázatokhoz, üzlettársak bevonásához. Az üzleti terv tulajdonképpen a vállalkozás jövőképének megfogalmazása. Összefoglalóan tartalmazza a vállalkozás jövőjére vonatkozó elképzeléseket, ötleteket, és úgy van megfogalmazva, megszerkesztve, hogy egyúttal bizonyítsa is azok megvalósíthatóságát. A tervezés megkezdésének feltétele minden esetben egy alapos helyzetelemzés. A kkv-szektor: a 2004. évi XXXIV. tv. alapján kkv-nak minősül az a vállakozás, amelynek: összes foglalkoztatott létszáma 250 főnél kevesebb, és éves nettó árbevétele legfeljebb 50 millió eurónak megfelelő forintösszeg, vagy mérlegfőösszege legfeljebb 43 millió eurónak megfelelő forintösszeg, továbbá a vállalkozásban az állam, az önkormányzat közvetlen vagy közvetett tulajdoni részesedése – tőke vagy szavazati jog alapján – különkülön vagy együttesen sem haladja meg a 25 százalékot.
2.1.1. Kezdjük az elemzéssel! – Térképezzük fel vállalkozásunkat! Nem kerülhető meg a feladat, alapos vizsgálat tárgyává kell tenniük vállalkozásukat annak érdekében, hogy tisztábban látva, tudatosan, de legalábbis tudatosabban építsék fel annak jövőjét. A pozitívumokat és negatívumokat egyaránt számba kell venni! Az őszinteség kötelező szempont. A vállalkozásukat jól ismerők (vevők, szállítók, de barátok, ismerősök) véleménye is nagyon hasznos lehet. Kérhetik szakember segítségét is, aki szakszerű kérdésekkel, az összefüggésekre való rávilágítással, szaktudásával megalapozhatja a vállalkozás későbbi sikerét. A helyzetelemzés minden további terv alapja: tudni A SWOT-analízis a vállalkozás belkell, honnan indulnak. ső viszonyainak: erősségek (S) és Egy egyszerűen alkalmazandó elemzési gyengeségek (W), valamint a válmódszer a SWOT-analízis. Tehát vegyünk lalkozás és a környezet kapcsolaegy papírlapot vagy nyissunk meg egy fájlt tának: a lehetőségek (O) és a vea számítógépen, kinek-kinek ízlése szerint. szélyek/kockázatok (T) elemzéséOsszuk 2 × 2 részre, minden részt „fejeljünk re szolgál. meg” a kifejezésekkel: S/W/O/T. 10
2.1.1.1. A belső viszonyok (erősségek, gyengeségek) elemzését akkor végezhetik el a leghatékonyabban, ha módszeresen kérdéseket tesznek fel a vállalkozásuk működésével, annak egyes területeivel, folyamataival kapcsolatban. (Lásd 1. fejezet.) Így például: – A működés tárgyi feltételeinek a biztosítottsága: Milyen a rendelkezésre álló eszközállomány (gépek, berendezések, számítástechnikai és irodatechnikai eszközök) összetétele, műszaki színvonala, mennyisége, minősége. Az ingatlanok (székhely, telephely, üzlet stb.) paraméterei megfelelőek-e? – A személyi feltételek: A humán erőforrás (tulajdonosok, alkalmazottak) létszáma, minősége hogyan segíti vagy gátolja a vállalkozást tervei megvalósításában? Megfelelőek-e a munkatársak kompetenciái: szakmai képzettségük, tapasztalatuk, motiváltak-e, tudnak-e azonosulni a vállalkozás céljaival, hogyan használják ki munkaidőt, milyenek a munkakörülmények stb.? – A pénzügyi feltételek megfelelősége: Mekkora a rendelkezésre álló vagy a fejlesztésre fordítható tőke nagysága, összetétele. A működés során a bevételek és a kiadások nagysága, időbeni egybeesése biztosítja-e a folyamatos, zökkenőmentes pénzgazdálkodást? Hitelképes-e a cég? Jól átlátható-e, hogy mi mennyibe kerül és mennyit hoz, hol van lehetőség költségmegtakarításra? Ha a kérdéseket megválaszolták, akkor el kell dönteniük, hogy az a vállalkozás szempontjából „erősség” („S”: pozitívum) vagy „gyengeség” („W”: negatívum). A minősítést úgy lehet elvégezni, hogy egy, a vállalkozó (vezető/tulajdonos) által kívánatosnak ítélt, vagy az általában szokásos állapothoz viszonyítják saját viszonyaikat. Ehhez részletesen ismerniük kell a versenytársaikat! Eredmény: állapotfelmérés: Ez a jelenlegi helyzet. 2.1.1.2. Ezt követően nagyító alá kell venni a vállalkozásuknak a környezetéhez való viszonyát. A tervezés mindig a jövőre vonatkozik, ami természetesen matematikai pontossággal nem kiszámítható, mindig hordoz – már az idő múlásából adódóan is – bizonytalanságot, és ezáltal kockázatot. Ahhoz, hogy saját cégük helyét, útját meghatározhassák, meg kell vizsgálni azokat a vállalkozástól független folyamatokat, amelyek lehetőségeket („O”) vagy éppen kockázatot („T”), veszélyt jelentenek a cég jövője szempontjából. Az elemzésnek elsősorban a következőkre kell irányulnia (egy-egy példával): – Az általános gazdasági folyamatok várható alakulása: Fellendülés vagy éppen válság jelei mutatkoznak. Munkanélküliség, az infláció, a gazdasági növekedés vagy az árfolyamok alakulása. A válság komoly problémát jelenthet az autókereskedőknek, de pozitívan hathat egy használtruha-kereskedő vállalkozásra. – Az adott iparág, ágazat, szakágazat prognosztizálható tendenciái: Például úgynevezett húzóágazatról beszélünk, vagy éppen csökkenőben van az ágazat gazdasági súlya. Változik-e a helye a gazdaságban az elmúlt évekhez képest? Várható-e a vállalkozást befolyásoló folyamatok jelentős változása? Az innováció jelentősége. 11
– A várható piaci tendenciák alakulása: Milyen a verseny, kik a versenytársak? Hogyan alakulnak az árak, a költségek, várható-e ezekben változás? – A jogszabályi vagy szabályozási környezetből adódó változások, ezek hatásai: Például az EU-csatlakozás miatt az élelmiszerbiztonság területén, vagy éppen a környezetvédelem szempontjának erősítése miatt. – A technika-technológia fejlődésének irányai stb.: Például jellemzően nő a gépesítettség foka, vagy a kézimunka aránya válik-e jelentősebbé. A fenti kérdések megválaszolása sokszor tudományos alaposságot, magas szintű szakmai felkészültséget igényel. Az információk egy része esetlegesen könnyebben hozzáférhető (például kutatóintézetek kutatási eredményei, szakmai elemzések, szakfolyóiratok), másokat viszont saját maguknak kell előállítaniuk. Ezeket a vállalkozás belső erőforrásainak felhasználásával vagy külső cégek szolgáltatásainak megrendelésével lehet hozzáférhetővé tenni. Ha a válaszok megvannak, akkor (az előzőekben leírtakhoz hasonlóan) azokat minősíteni kell, miszerint lehetőségeket vagy kockázatokat jelentenek a cég jövője szempontjából. Eredmény: Ha jól dolgoztak, szinte kiolvashatják az elemzésből, hogy milyen úton járhatnak a jövőben – sikeresen, a legkisebb kockázattal.
2.1.2. Merre tartsanak? – Vázoljuk fel a stratégiát! Ha már tudják, hogy honnan indulnak, a következő feladat, hogy megtalálják azokat az utakat, amelyek cégük jövőbeni sikereihez vezethetnek, illetve kitűzzék az elérendő célokat hosszabb-rövidebb időtávra vonatkozóan. A stratégia mindig meghatározott időszakra szól, amely 3 évtől akár 20–25 A stratégia az a „vezérfonal”, amely év is lehet. Az időszak hossza függ attól, mentén a vállalkozás a jövőben haladhogy mi a tervkészítés célja. (Például ha ni fog. Magában foglalja a célkitűzéegy pályázat fenntartási időszaka 3 éves, seket (Mit szeretnénk elérni?); azokat akkor 3 évre kell tervet készíteni.) az eszközöket, módszereket, ameMinél hosszabb időre vonatkozik a lyek a célok eléréséhez szükségesek terv, annál kevesebb konkrét, kézzelfog(Hogyan valósítjuk meg a célokat?); ható adatot tartalmaz. valamint a szükséges erőforrásokat A stratégia kialakításának módja (Mivel gazdálkodhatunk? – pénztőke, és módszere a különböző méretű és piaci humán erőforrás, eszközök stb.). helyzetű, eltérő környezetben működő vállalkozásoknál alapvetően különböző. – A nagyvállalatoknál a stratégia hosszas, több hónapig tartó, szisztematikus tervezési folyamat végeredményeképp alakul ki. Ezek a vállalkozások többnyire olyan környezetben működnek, ahol viszonylag állandósultak a viszonyok; a vál-
12
tozás lassú, iránya kiszámítható; ők maguk pedig stabil helyet foglalnak el a piacon. (Tervező típusú stratégia) – A vállalkozások többsége (jellemzően a kkv-szektor) azonban olyan környezetben működik, ahol a változások gyorsak, és az irányuk is rendkívül bizonytalan. Kevesebb alkalmazottal dolgoznak, a pénzforrásaik szűkösek. Méretük is kisebb, viszont elsődleges céljuk a fejlődés, a növekedés, a versenyképesség fokozása, stabil piaci pozíció megszerzése. Gyorsabb reagálás szükséges a talpon maradáshoz. Itt a stratégia úgy alakul ki, hogy a felelős vezetők döntései (például hosszú távú beszállítói szerződés, együttműködési megállapodások megkötése, pályázat, beruházás) nyomán évekre előre elkötelezik magukat, ezzel egyben kijelölik a követendő utat is. (Vállalkozói típusú stratégia) – Ma Magyarországon (és az Európai Unióban is) a vállalkozások nagy része mikro- és kisvállalkozás, ahol egy vállalkozásban a foglalkoztatottak száma nem haladja meg a 49 főt; a vállalkozó személyesen és tevékenyen részt vesz a mindennapi munkában. Erőforrásaik rendkívül korlátozottak tőke- és humán erőforrás oldalról egyaránt. A stratégia – lépésről lépésre – szinte a napi munka során alakul ki. Nagyon gyorsan, kiszámíthatatlanul, változó módon változik, befolyásolni már egyáltalán nem tudja. Ez biztosítja számukra a rugalmasságot, az alkalmazkodás képességét. (Adaptív típusú stratégia) A stratégia felölelheti a vállalkozás egészét, de vonatkozhat annak egyes részterületeire is. A lényeg: az egyes elemek között feltétlen belső összhangnak kell lennie, amelyek a részek együttes hatását erősítik (szinergia). Ez teszi lehetővé, hogy a vállalkozás valamennyi részterülete (a gyártmányfejlesztés, a termelés, a marketing, az értékesítés, a humánerőforrás-terület, a pénzügy stb.) egy irányba menjen, és együttesen érjék el a kitűzött célokat. Az előzőekből kiderül, hogy a versenypiacokon jelen lévő mikro- és kisvállalkozások elsősorban adaptív, illetve vállalkozói típusú stratégiát alkalmaznak. Probléma akkor keletkezik, ha „szabályos” stratégiai tervezésre kényszeríti őket valamely külső körülmény. Ilyen esetekben nem áll módjában a vállalkozásnak kibújnia e kötelezettség alól, mert ez a feltétele a „játékban” való részvételnek. Tipikus példa erre a pályázati rendszer, ahol nagy projektekben kikerülhetetlen a tervezés, kisebb projekteknél – az egyszerűsítéseknek köszönhetően – már „csak” projektterv vagy néhány jövőbeni tervadat megadása kötelező. Beruházásra irányuló projektek esetében – hitel vagy támogatás igénybevételekor egyaránt – megtérülés számítására, illetve költség-haszon elemzésre is szükség van. Ezen számítások feltételezik az adott időszakra vonatkozó tervezést. Minden esetben a legfontosabb szempont, hogy a tervezés olyan alapfeltételezésekből induljon ki, amelyek bekövetkezése – tervezéskor rendelkezésre álló információk értékelését követően – a vállalkozó szerint a legvalószínűbb. Erre az alapra, ezekre a pillérekre építik fel a „jövőképet”. A szisztematikus tervezés módszereinek megfelelően a gazdálkodás belső összefüggéseit és a valószínűsített körülményeket figyelembe véve elkészíthető a terv. Természetesen más feltételrendszer felállítása más jövőképet eredményez. A lényeg, hogy a belső összefüggések helyesek legyenek. 13
2.1.3. Öntsék tervbe elképzeléseiket! A kis- és középvállalkozások, amikor kísérletet tesznek idegen forrás (például hitel, támogatás, tőkés társ bevonása stb.; lásd 4. fejezet) megszerzésére, szembesülnek azzal a követelménnyel, hogy csak abban az esetben van esélyük a sikerre, ha rendelkeznek A siker kulcsa: a jó terv! egy hosszú távú tervvel. Ebben a tervben a tőke A tervezés a vállalat irányítási tulajdonosai számára is egyértelmű módon és tevékenységének része, egy tálalásban felvázolják a jövőre vonatkozó elolyan szisztematikus tevéképzeléseiket, és bemutatják, hogy annak megkenység, folyamat, amely egy valósítása reális, megalapozott terveken nyugadott időszakra vonatkozik, szik. illeszkedve a célok időhoriA tervezés folyamatát jól elkülöníthető zontjához; figyelembe véve a lépésekre lehet bontani, amelyek bármely vállalkorábbi elemzéseket és építkozás esetében alkalmazható módszertant jelenve azokra. tenek. 1. A célok meghatározása Világosan, egyértelműen meg kell határozni, hogy mi az a cél, amelyet az adott tervezési időszak végén el kívánnak érni. A kitűzött cél legyen adott időszakra vonatkozóan konkrét, elérhető, mérhető – lehetőleg mennyiségi egységben (fő, Ft, m, t stb.) – megadott eredménnyel járó, jól dokumentálható. 2. Várható kockázatok felmérése, értékelése Már a tervezés szakaszában számba kell venni azokat a legfontosabb akadályokat, hátráltató tényezőket, amelyek kockázatokat jelentenek a megvalósítás során, vagyis veszélyeztetik a tervszerű teljesülést. A cél, hogy már a tervezés szakaszában látható legyen, mire kell különösen odafigyelni, és felkészülhessenek arra, hogy ezek hatásait a – kíváKockázatelemzés lépései: natos szintre – minimálisra csökkentsék. 1. a kockázatok megnevezése, Ha kész cselekvési terv (forgatókönyv) áll a 2. értékelése (például nagy, kivállalkozás rendelkezésére, akkor a nem várt helyzetek már be sem fognak következni, illetve már csi; vagy lehet például száa tervezés során számolhatnak velük, másokat zalékos mértékben is megpedig sikeresen lehet kezelni. A kockázatok feladni a bekövetkezés valótárása a terv megalapozottságát, átgondoltsászínűségét), gát mutatja, annak hiánya viszont súlyos hiba. 3. a kockázatkezelés módja A kockázatok kezelésére eredetileg is építenek (például biztosítás kötése, be a tervbe – elsősorban idő- és pénzügyi – tarelőkészítés, tárgyalások). talékokat!
14
3. Cselekvési terv – avagy hogyan valósítsák meg a kitűzött célokat? Ha már látják a célt és elérésének akadályait, akkor a következő feladat annak az útnak a kijelölése, amely az adott célhoz vezet, valamint a konkrét lépések meghatározása. Ebben a szakaszban már konkrét teendőket kell meghatározni, amelyekhez hozzárendelendők a szükséges erőforrások (emberek, tőke, eszközök) és az azok megvalósításához szükséges idő. (Lásd példa a 3. fejezetben.) 4. A végrehajtás Ha a tervezés folyamata kellően átgondolt volt, ha a szükséges feltételek (jogszabályi környezet, engedélyek, piaci háttér, erőforrások, pénzügyi háttér stb.) adottak, biztosíthatóak, hozzákezdhetnek a megvalósításhoz. Eközben szembesülnek majd – jó esetben az előre számításba vett – akadályokkal, problémákkal; és olyanokkal is szép számban, amelyre álmukban sem gondoltak, vagy olyan kicsi esélyt adtak azok bekövetkezésének, hogy nem is vették komolyan számításba azokat. Ezek minden esetben többletidőt, -energiát, külön figyelmet és sok-sok pénzt igényelnek, amelyek a tervben nem szerepelnek, nem kalkuláltak velük. Jó esetben az általános tartalék „terhére” a problémák egy része megoldhatóvá válik. Ha azonban a végrehajtás olyan komoly akadályba ütközik, amely érinti a terv teljesülését, akkor haladéktalanul módosítani kell a cselekvési tervet (vissza a 3. ponthoz!), és végszükségben a célokat is (vissza az 1. ponthoz!)! A végrehajtás szakaszának legjelentősebb vezetői tevékenysége a szervezés és a koordináció. 5. Ellenőrzés, visszacsatolás Az ellenőrzés belső rendszerének kiépítése elengedhetetlen vezetői feladat, mivel a végrehajtás állásáról, a tervtől való eltérésékről, a felmerülő problémákról csak így nyerhető információ. A visszacsatolás szerepe az információszerzés a döntés eredményéről és hatásairól. Ezáltal nyílik a vezetőnek lehetősége arra, hogy szükség esetén a lehető legrövidebb időn belül, a leghatékonyabban beavatkozzon. Külön figyelmet kell fordítani a „visszacsatolásra”. Szükség van arra, hogy a döntést hozó megismerje a döntésének következményeit. Például: egy hirdetés hatására nőtt-e az árbevétel; a munka átszervezése nyomán jobb-e a munkaidő kihasználása; az új termék ízét szeretik-e vásárlók. Ezek módszereit mindig egyedileg kell kialakítani. A tervezés folyamata lehet ennél egyszerűbb, az egyes szakaszok kevésbé elkülönültek, de a szisztematikus átgondolás nem maradhat el az egyszemélyes vállalkozásoknál sem. Természetesen minél kisebb a vállalkozás, annál kevésbé van szükség a részletes írásba foglalásra; hacsak nem akarunk bevonni újabb szereplőket a „játékba” (például támogatók formájában). A tervek – összhangban a stratégiával – mindig meghatározott időtartamra vonatkoznak.
15
2.2.
Az üzleti terv szerepe, felépítése
2.2.1. Az üzleti terv készítésének szerepe, haszna – A tervezési folyamat maga értékes a vállalkozó számára, mert: M• Rávilágít mélyebb összefüggésekre, amelyeket a későbbiekben már egyszerűen használhat a döntésekhez (például 100 Ft árbevétel átlagosan mennyi anyagköltséggel érhető el; 100 Ft munkabér kifizetése mennyibe kerül a cégnek stb.). M• Megállapítható, melyek azok a legfontosabb információk, amelyek szükségesek a döntések meghozatalához; ezek honnan, mennyiért, mennyi idő alatt szerezhetők be. M• Elsajátítható a tervezési módszer, amely rutinszerűen alkalmazható a későbbiek során. M• Feltárhatóak a vállalkozás belső rendszerében lévő hiányosságok. Például valamely feladatnak nincs felelőse, az információk nem állnak rendelkezésre, nincs tudatos erőforrás/kapacitás-gazdálkodás stb. – Szisztematikus rendszerbe gyűjti a célokat, tevékenységeket, erőforrásokat, költségeket, bevételeket. – Útmutatóként szolgál a tevékenységek megszerzéséhez: koordinációs eszköz. – Az eredeti ötlet kidolgozása során annak életképessége lesz a vizsgálat tárgya. Feltárják a korlátokat és a problémákat. Ne tévesszen meg senkit: a legtöbbször a problémák „pénzügyi formát” öntenek; többségük valódi oka azonban a reálfolyamatokban (beszerzés–termelés–értékesítés) keresendő. – Feltárhatók a szűkkeresztmetszetek, a fejlesztési szükségszerűségek, lehetőségek. – A tervezés célja: A vállalkozás céljai és a lehetőségek közötti optimális kompromisszum megtalálása.
2.2.2. Az üzleti terv felépítése A tervezés időhorizontja: minimum 3 év vagy ennél hosszabb időszak, igazodva ahhoz a szemponthoz, amelyért az üzleti terv készül. Például: – Ha fejlesztés miatt kerül sor a tervezésre: a fejlesztés eredményeképpen létrejött kapacitások hasznos időtartama. – Pályázat esetén: a kötelező fenntartás időszaka. – Hitelkérelemnél: a hitel futamideje a helyes tervezési időtartam. A szakirodalom nem ismer egyetlen elfogadott sémát/formát sem az üzleti terv tartalmára, illetve terjedelmére vonatkozóan. A hitelezők, pályáztatók többnyire saját formátummal rendelkeznek; megkönnyítve így saját munkájukat, de sok esetben megnehezítve a vállalkozások feladatait. 16
A legegyszerűbb formája két részből áll: 1. Szöveges rész Ebben a részben a vállalkozás egészéről átfogó információkat szolgáltatnak, illetve az egyes részterületekről (termelés, marketing, humánerőforrás-gazdálkodás, szervezetdöntési mechanizmusok stb.) részletes leírást adnak. Fordítsanak figyelmet a részek közötti összhang megteremtésére, az arányokra! 2. Számszaki rész A számszaki rész tartalma: a tervidőszakra vonatkozóan – mérlegterv, eredménykimutatás, cash-flow (vagyis a számviteli törvénynek, a 2000. évi C. törvénynek megfelelő beszámoló), pénzforgalmi terv, valamint beruházási/fejlesztési terv. Egyéni vállalkozók esetében az szja-törvény szerinti eredményterv. Ez kiegészülhet megtérülésszámítással, költség-haszon elemzéssel. A következőkben bemutatunk egy általánosan elfogadott „hagyományos” sémát. Az egyes részek összevonhatóak, más sémába foglalhatóak – szükség szerint. A lényeg, hogy a vállalkozást teljeskörűen mutassuk be, figyelemmel arra, hogy milyen célból, kinek készül a terv. I. Bevezetés A maximum fél-egy oldal terjedelmű rész. Tartalmazza: a vállalkozás rövid bemutatását, a tervkészítés célját. Egyfajta ajánlás.
Az üzleti terv „hagyományos” sémája I. Bevezetés II. Vezetői összefoglaló (összefoglaló fejezet) III. Iparági helyzetelemzés IV. A vállalkozás leírása V. Termelési/szolgáltatási terv VI. Marketingterv VII. Szervezeti terv VIII. Kockázatelemzés IX. Pénzügyi terv X. Mellékletek
II. Vezetői összefoglaló (összefoglaló fejezet) – ezzel adjuk el a tervet Alapos okkal feltételezhetjük, hogy sok esetben az olvasó csak eddig jut el a kapott anyag megismerésében. Figyelemfelkeltőnek kell lennie! Legyen alkalmas a terv „eladására” felfogható marketingeszközként is. El kell érni, hogy megismerjék az egész tervet. A terv pedig röviden, tömören, érthetően foglalja össze a lényeges információkat. Lehetőség van a fontosnak tartott információk kiemelésére, az összefüggések láttatására, a hangsúlyok eltolására. Tartalmazzon konkrét számadatokat, mint például a tervezett gazdálkodási adatokat, a fejlesztés konkrét elképzeléseit, a beruházás-gazdaságossági számítások eredményét stb. Terjedelme igazodjon a teljes anyag terjedelméhez, de ne haladja meg a 2-3 oldalt.
17
III. Iparági helyzetelemzés Ez a fejezet annak a gazdasági, társadalmi, pénzügyi környezetnek a bemutatására szolgál, amelyben a vállalkozás közvetlenül működik. Első lépés annak tisztázása, hogy melyik iparág/nemzetgazdasági ág része a tervet készítő cég. (Az eligazodáshoz segítséget nyújthat a TEÁOR-osztályozás.) A helyzetelemzés mindig a tágabb környezet felől indul, és fokozatosan fokuszál a közvetlen környezetre. Tartalmazza: – A gazdasági környezet bemutatását. – Az iparágat jellemző trendeket, tendenciákat, folyamatokat. – Piac- és versenytárselemzést: a versenytársak meghatározását, jellemzésüket (melyek az erősségeik/gyengeségeik, hol helyezkednek el). Nagyon fontos meghatározni a versenyelőnyöket és a versenyhátrányokat is. – Az iparágra vonatkozó előrejelzéseket: például világméretekben is dinamikusan fejlődő kulcságazat (informatika), stagnáló vagy szűkülő piaccal rendelkező, visszafejlődő. A tervezés során figyelembe kell venni, hogy a vállalkozás fejlődését döntően meghatározza az a közeg, amelyben működik. Az általános tendenciák hatása csillapítható, csökkenthető, vagy éppen felerősíthető, ha a vállalkozás jelentős versenyelőnnyel rendelkezik versenytársaihoz képest. IV. A vállalkozás leírása Az elsődleges cél a vállalkozás működésének, a múlt-jelen-jövő kapcsolódásának (honnan, hová halad) bemutatása úgy, hogy az bárki számára értelmezhető legyen. Ez kiterjedhet az alábbiakra: – Tevékenységi kör; az árbevétel megoszlása. – A működés tárgyi feltételei: székhely, telephely bemutatása; felszereltsége. A termelés/szolgáltatás hátterét szolgáló ingatlanok, eszközpark. – Szerződéses kapcsolatok: szállító-vevő kapcsolatok, alvállalkozók. – Engedélyek szükségessége, megléte. V. Termelési/szolgáltatási terv – A termelési/szolgáltatási folyamat (ha több van, mindegyik) bemutatása: miből, hogyan, mit állít elő a vállalkozás. – A termelés/szolgáltatás hátterét szolgáló ingatlanok, eszközpark. – A termelés legfontosabb folyamatai; alvállalkozók, beszállítók. – A folyamatok összefüggései, időigénye, kapacitások stb. – Újabb termékek/szolgáltatások megjelenése, a termelés arányainak változása, tervezett mennyiségek stb. – A termeléshez szükséges legfontosabb anyagok/szolgáltatások igénybevétele, szállítói kapcsolatok, anyaghányadok; fedezeti; pont stb.
18
VI. Marketingterv Ez a fejezet a vállalkozás és a piac kapcsolatát mutatja be. Kiemelten fontos jelentőséggel bír! A vállalkozások kudarcainak hátterében meghúzódó tipikus probléma, hogy a vállalkozás tevékenységét nem a piaci folyamatok határozzák meg, sokkal inkább azt csinálják, amit tudnak, és nem azt, amire piaci igény van. Részei: – Marketingstratégia: a vállalkozás piaci magatartása. – Vevő- és célcsoportelemzés: Kik a vevőink? Hol helyezkednek el? Milyen igényeik vannak? – A marketingmix elemei: a termék/szolgáltatás, az árképzés és -alkalmazás, az értékesítési folyamat és a piaccal történő kommunikáció (köztük a reklám). VII. Szervezeti terv Itt kell bemutatni: – A vállalkozás jogi formáját; működését, döntéshozatali mechanizmusát, hivatalos képviselőit, tulajdonosait. – A vállalkozás belső szervezeti felépítését (csatolható: organigram). – A humán erőforrást: a vezetőket, munkavállalókat. Kiemelten kell bemutatni a „kulcsembereket”, például önéletrajzzal. Természetesen egy, a vállalkozásában egyedül dolgozó egyéni vállalkozó terve itt egy-két sor, míg egy több száz fős, kiterjedt tevékenységi körrel rendelkező, hierarchikusan felépített középvállalkozás esetében akár 10 oldal terjedelmű is lehet. VIII. Kockázatelemzés A tervidőszakban várható vagy esetlegesen bekövetkező kockázatok bemutatása, elemzése – a korábban leírtak szerint. IX. Pénzügyi terv Ha eddig eljutnak a jövő felvázolásában, akkor most a legnehezebb feladathoz érkeztek, hiszen számokba kell önteni az eddig megtervezetteket. Biztosan szembesülnek azzal a problémával, hogy információs hézagok vannak a tervben. Ez olyan egyszerűen észlelhető, hogy például nincs mit mivel összeszorozni, összeadni. Legelőször majd ezeket kell pótolni. A következő általános probléma lehet, hogy nincs meg az összhang az egyes tervfejezetek között. Például nincs akkora kapacitás, amellyel képesek lennének előállítani az árbevételi tervhez szükséges mennyiségeket; nem terveztek annyi munkaerőt, amely a gépeket működtetni képes, mert annyit nem tudnak megfizetni. A harmadik probléma, hogy a pénzügyi tervezés szakértelmet kíván. Előfordulhat, hogy többször újra kell tervezni az előző fejezeteket is (vagyis más alapokra kell helyezni az elképzeléseket), mindannyiszor a pénzügyi részt is, amelynek részei: 1. Fejlesztési/beruházási terv, amelyben fel kell sorolni: mikor milyen fejlesztéseket tervezünk, milyen költséggel. 19
2. A számviteli beszámoló részei – a vagyon és a jövedelem alakulásának bemutatása • Eredménykimutatás: az árbevételek-költségek éves alakulásának bemutatása. • Mérleg: a vállalkozás vagyonának összetételét mutatja be megjelenési forma („eszközök”) és forrásuk, eredetük („források”) szerint. A vagyon adott év végi állapotáról kaphatunk „pillanatfelvételt”. • Cash-flow: a mérleg és az eredménykimutatás között teremt kapcsolatot, pénzforgalmi szemlélettel. Egyéni vállalkozások esetében sokszor kérnek a bankok vagy pályázatok az előbbiekhez hasonló felépítésű és hasonló terveket. Ez nehézségbe ütközik, de megoldható, mivel az egyszeres könyvvitelt vezető egyéni vállalkozások nem készítenek ilyen kimutatásokat. Megfelelő feltételezések alkalmazásával az egyéni vállalkozások részére is készíthetőek ilyen tervek. Egyszerűbb esetben pénzforgalmi szemléletű, a bevételek és a költségek alakulását bemutató eredményterv készül. 3. Pénzforgalmi/likviditási terv: A bevételeket és a kiadásokat rendeli egymáshoz, időben (éves, havi, heti bontásban) egyeztetve. Az adott időszakra vonatkozóan kimutatható a forráshiány, illetve -többlet. Itt kell bemutatni a hiány forrását (hitel, tagi kölcsön, támogatás stb.) is. X. Mellékletek Ide csatolhatunk minden olyan dokumentumot, amely segít helyesen értelmezni a terv különböző részeit, amelyek többletinformációkat tartalmaznak, de jellegüknél, terjedelmüknél fogva nem volt lehetséges a főfejezetekbe való beillesztésük.
Remélhetően az e fejezetben leírtak olvasása közNe feledje: a terben elgondolkozott Ön, Kedves Vállalkozó, hogy mennyi adat, vezés az egyik leginformáció összegyűjtése szükséges ahhoz, hogy olyan terv hatásosabb eszkészülhessen, amely „sorvezetőként” szolgál a megfontolköz a kockázatok tabb döntések megszületéséhez. csökkentésére. Fontos: A tervezés egy olyan folyamat, amely során bármikor kiderülhet az is, hogy: – Az elképzelések egymással nem illenek össze, ezért állandóan akadályokba ütközik – már a tervezés során is. Például: egy termékből egy bizonyos mennyiséget tud csak gyártani, de az árbevétel ebben az esetben nem fedezné a működési költségeket. – Tudná, hogy hogyan lehet az elképzeléseit megvalósítani, de a feltételeket (pénz, megfelelő piac, elegendő nagyságú eredmény, szakképzett munkaerő stb.) nem tudja vagy – esetlegesen – nem lehet megteremteni. Az üzleti terv ebben is segíthet: megelőzhetőek a felesleges, előre látható kockázatok.
3.
GONDOLKODJON „PROJEKTBEN”! – FELKÉSZÜLÉS KÜLSŐ FORRÁSOK BEVONÁSÁRA
A 2. fejezetben nagyon részletesen bemutattuk, hogy mikor, milyen célból szükséges üzleti tervet készíteni. A vállalkozás működése során többször fordulhat elő olyan helyzet, amelyben a tervezés – és majd annak megvalósítása – nem a vállalkozás egészére, hanem annak kisebb részére vonatkozik. Jellemzően beruházási hiteleknél vagy például a pályázás során találkozhatnak azzal a követelménnyel, hogy projekttervet kell készíteni, és annak megvalósításáról kell majd beszámolni.
3.1.
Projekttervezés és -előkészítés
A magyar kkv-k elvétve készítenek üzleti tervet – külső kényszer nélkül. A pályázati rendszerben való részvétel ilyen „kényszer” lehet! Ha egyébként nem rendelkeznek üzleti tervvel, itt az idő, hogy végiggondolják a vállalkozásuk jövőjét! A pályázati kiírás megjelenésétől a nyertes pályázathoz kapcsolódó kötelezettségvállalások időtartamát figyelembe véve – a pályázattal megvalósított projekt 1–7 évre meghatározhatja a vállalkozás működését. A kkv-k esetében a legtöbbször nem komplett üzleti tervet várnak el a támogatók, hanem projekttervet. Ez esetben is az a legfontosabb kérdés, hogy a projekt megvalósítása megfelelően szolgálja-e a vállalkozást a céljai elérésében? A projekt egy önállóan megA pályázati rendszer központi eleme a projekt. valósítható, jól körülhatáA sikeres pályázás, a lehető legmagasabb összegű rolható terv, amely időben pályázati pénzforrás elnyerésének kulcsa a projektekben való gondolkodás képessége. meghatározott célok megA projekt önállóan megvalósítható, jól körülhavalósítására, eredmények tárolható terv, amely időben meghatározott célok elérésére irányul, megsza– eredmények – elérésére irányul, megszabott költbott költségkeretek között. ségkeret mellett. Jellemzői: – A megvalósítás időtartama, amelynek kezdési és befejezési időpontja előre meghatározott. – Egyszeri tevékenység. A későbbiekben esetleg majd hasonlókat hajtunk végre. – Komplex (összetett, egymáshoz kapcsolódó) tevékenység, amely különböző szakemberek együttműködését igényli. 21
– A projektnek a megvalósítás időtartamára saját szervezete, úgynevezett „projektszervezete” lesz, amely átmeneti jellegű együttműködési forma. Mindig ki kell jelölni egy „projektmenedzsert”, aki harmadik féllel szemben képviseli a projektet.
3.1.2. A projekt – „nem mindennapi rutin” tevékenység Minden projekt egyedi és egyszeri tevékenységsorozat. Ez adja a nehézségét: külön figyelmet, időt kell rá áldozni vezetői, döntéshozói szinten.
3.1.1. Időbeni ütemezés – időtervezés
3.1.3. A projekt tevékenységei
A megvalósítás időtartamának hosszát alapvetően az alábbi tényezők befolyásolják: – A projekt tevékenységei: mit kell elvégezni, a tevékenységek hogyan kapcsolódnak egymáshoz; lehetséges-e több tevékenységet párhuzamosan végezni stb. – Az egyes tevékenységek elvégzéséhez szükséges időtartam. Itt kell figyelembe venni például: a technológiához szükséges időt, a munkaidő időtartamát, a rendelkezésre álló kapacitások nagyságát, de figyelemmel kell lenni például a hatósági ügyintézés időigényére is. – Az egyes résztevékenységeket végzők személye, illetve külső szervezet (megbízottak, vállalkozók, alvállalkozók) száma, egymással való együttműködés formája stb. – Egyéb körülmények. Egy projekt tervezése során rendkívül körültekintően kell eljárni, hogy a terv minél pontosabb legyen, minden tényezőt számba vegyen, a kockázatokat, akadályokat elemezze és arra megfelelő megoldást találjon. Az üzleti terv készítésénél leírtakkal megegyezően a megvalósíthatóság vizsgálata kiemelt jelentőséggel bír. Különösen fontos a projektterv egyes részeinek összhangját ellenőrizni. A gyakorlatban a látszólag egy irányba vivő célok megvalósíthatatlan eredménnyel járhatnak. Nézzük egy példát! A pályázat elvárása az árbevétel növelése. Ez a cél egybeesik a pályázó vállalkozás céljával, ezért szeretne egy gépbeszerzési projektet lebonyolítani, erre pályázatot benyújtani. Nagyon rövid idő alatt, minden gépet megvenne, termelésbe állítana, hogy minél hamarabb termelhessen, és abból árbevétele származzon. A vállalkozó kiszámolta, hogy a szükséges önrészt elő tudja teremteni. „Papíron” egy gyors lefolyású, könnyen kivitelezhető és hatékony tervnek ígérkezik. Nem számolt viszont azzal az alapvető, jellemzően kritikus tényezővel, hogy lesz-e elegendő pénz sikeresen megvalósítani a projektet. Ez esetben ugyanis már figyelembe kell venni azt is, hogy az általános forgalmi adót és a projekt teljes költségét ki kell fizetni. A támogatást viszont majd csak utólag, hónapokkal később kapja meg, tehát a támogatás összegét a vállalkozásnak meg kell előlegeznie, és az áfát is később igényelheti vissza. Ebből a példából is látszik, hogy egy projekt megvalósítása a vállalkozás teljes működésére hatással van! Ilyen helyzetben ugyanis a vállalkozás működését kell úgy tervezni, irányítani, hogy a kellő időben a megfelelő nagyságú erőforrások – ezen belül a pénzeszközök – rendelkezésre álljanak. Végül pedig megállapítható, hogy az egész vállalkozás jövőjét kell megtervezni akkor is, ha csak egy projekt megvalósítását tervezik.
Azt, hogy a megvalósítás során milyen tevékenységek, feladatok végrehajtása szükséges, alapvetően a projekt típusa határozza meg. 1. Beruházási projekt: célja építés, műszaki-technológiai korszerűsítés, eszközbeszerzés. Közös bennük, hogy a vállalkozás vagyonát, eszközeinek értékét növelik. E típusnál különösen jellemző, hogy konkrét, előre meghatározható, paraméterezhető végeredményt várhatnak a projekttől. 2. Kutatási-fejlesztési (K+F) projekt: új termék, új technológia létrehozása. 3. Szellemi szolgáltatási projekt: új szolgáltatás kialakítása, bevezetése; szervezetfejlesztés vagy egy kiadvány kiadása, tanfolyam lebonyolítása. Jellemző tevékenységeik lehetnek: 1. Előkészítés: tervezés, engedélyek megszerzése, forrás biztosítása, közbeszerzés lebonyolítása (ha az szükséges), a projektben együttműködők kiválasztása stb. 2. Megvalósítás: megrendelés, szerződéses kötelezettségvállalások, a projekthez egyedileg kapcsolható tevékenységek lebonyolítása, átadás-átvétel, üzembe helyezés (sok esetben: próbaüzem), számlázás, fizetés stb.
22
3.1.4. A projektszervezet A projektnek a megvalósítás időtartamára saját szervezete – „projektszervezet” – lesz, amely átmeneti jellegű együttműködési forma. A projektmenedzsment tevékenységet végezheti a vállalkozáson kívüli megbízott is, természetesen, mert a vállalkozáson belül legtöbb esetben nincs megfelelő szakértelemmel rendelkező szakember. De ez soha nem jelentheti azt, hogy a vállalkozás vezetője ne lenne fontos részese a menedzselésnek. Külső szakértő/szervezet nem utasíthatja a vállalkozás dolgozóit, nem tartozik bele a hierarchiába, és nincs kellő ismerete sem a vállalkozáson belüli munkamegosztásról sem. Mindig ki kell jelölni egy „projektmenedzsert”, aki harmadik féllel szemben képviseli a projektet, és egészében átlátja azt. A projektmenedzsment funkciói: – Tervezés: egyidejűleg irányul a projekt tárgyának és a tervezési eljárás módszerének kidolgozására. – Szervezés: a projekt szervezetének összeállítása, kisebb teamek és munkájuk szervezése, összehangolása. 23
– Koordinálás: a megfelelő információáramlás biztosítása a projektszervezeten belül és azon kívül is, határidők kijelölése, betartatása. – Irányítás: a tevékenységek terv szerinti végrehajtását biztosító tevékenységek láncolata. – Ellenőrzés: a projekt lefolyását folyamatosan követő tevékenység. Mielőtt Önnek, Kedves Vállalkozó, az a képzete támadhatna, hogy az előzőekben leírtak csak a nagyobb vállalkozásokra, illetve nagyobb, bonyolultabb projektekre érvényesek, felhívjuk a figyelmet arra, hogy ez minden esetre igaz, csak a szereplők száma, a feladatok összetettsége, bonyolultsága lehet különböző. Szerencsés esetben egyegy személy – sokoldalúságánál fogva – képes több funkciót is betölteni, így a szereplők száma és az ebből adódó költségek csökkenthetőek. A különböző típusú projektek tervezése, megvalósítása különböző szakemberek együttműködését kívánja meg.
3.2.
Cselekvési tervek – egyszerű módszerekkel
7. Meghatározzuk az úgynevezett kritikus útvonalat: A logikailag egymást megelőző/ követő tevékenységek leghosszabb idejű útvonalát. A többi, nem a kritikus útvonalon lévő tevékenységeknél tartalékidőkkel lehet számolni. Bármely, a kritikus útvonalon lévő tevékenység időbeli csúszása a teljes tevékenységsor tervezetthez képest történő csúszását eredményezi. Ezek jelentik a legnagyobb kockázatot, ezekre kell kitüntetett figyelmet fordítani.
3.2.2. Cselekvési és ütemterv A tevékenységek időbeni ütemezésére szolgáló egyszerű módszer segítségével könynyen nyomon követhető, ellenőrizhető a végrehajtás. Ütemezés
Tevékenység megnevezése
Megvalósításért felelős szervezet/személy
Helyszín
1. év 1. hónap
24
1. hónap
3.2.3. Cselekvési terv – „GANTT-diagram” A cselekvési terv hasonló az előzőekhez abban, hogy meg kell határozni a tevékenységeket/feladatokat, majd azokat részfeladatokra kell osztani. Különbözik abban, hogy pontos időbeni ütemezést tartalmaz mind a végrehajtás időtartamát, mind a befejezés határidejét tekintve. A GANTT-diagram használatával lehetőség van a projekt megvalósításának áttekintésére; nyomon követhető, hogy a projektterv szerint adott időpontban kinek mi a feladata, gyors képet kapnak arról, hogy egy adott időpillanatban hol kell a projekt megvalósításának tartania. Projektidőszak Határidő
5. hét
Felelős Feladatok
4. hét
Feladatcsoportok
3. hét
A tervezési folyamat logikai lépései: 1. Célok meghatározása. 2. Eltérés a tényleges és a kívánatos helyzet között. 3. Várható problémák elemzése. 4. Tevékenységsor megtervezése. A tevékenységekből/feladatokból csoportokat képezünk, majd azokat lépésekre/részekre bontjuk. Betűvel, számmal azonosítjuk. 5. A tevékenységek közötti logikai kapcsolatok meghatározása: – Egymástól függő: az egyik folyamat megkezdése/folytatása feltételezi egy másik végrehajtását. A két folyamat viszonya lehet: • időben megelőző, • időben követő. – Egymástól független: nincs logikai összefüggés. – Párhuzamos: egyidejűleg zajló folyamatok. Ennek eredménye: a logikai háló. 6. Minden tevékenységhez hozzárendeljük az elvégzéséhez szükséges időtartamot. Ez lehet norma szerinti, becsült, minimális, optimális, tartalékkal növelt stb.
2. év
2. hét
3.2.1. Logikai hálóterv és „kritikus útvonal”
2. hónap
1. hét
„Az idő pénz!” – tartja a mondás. Ki tudná jobban, mint egy vállalkozó. Ez a vállalkozások esetén könnyen bizonyítható, értéke számítható. Akár úgy, hogy jó tervezéssel és szervezéssel mennyi időt takaríthat meg, és adott idő alatt mennyit nyer/veszít. Ebben a fejezetben hozzárendeljük a tartalomhoz az időtényezőt. Egyszerűbb és kissé bonyolultabb, a mindennapokban is jól használható tervezési technikákat mutatunk be.
25
A pályázásra tudatosan készülő vállalkozó fiókjában mindig akad egy-két projektötlet, projektvázlat; szerencsésebb esetben egy projektterv, amely legalább az alábbi elemeket tartalmazza: a projekt célja, indoka, szakmai tartalma, tevékenységei, költségterve (becslés), időtartam, humánerőforrás-igény. Célszerű összegyűjteni a vállalkozás elmúlt 2-3 évére vonatkozó legfontosabb gazdálkodási adatokat is. Ennyi információ már elegendő lehet ahhoz, hogy célzottan keressenek – maguknak vagy szakember bevonásával – pályázati lehetőségeket. Ha nincs előkészített terv, nincsenek kidolgozott „projektötletek” legalább „fejben”, akkor olyan helyzetbe hozza magát a vállalkozó, hogy nagyon rövid idő alatt kell pótolnia a tervezési hiányosságokat. Ennek nagyon nagy a kockázata! A pályázás előnyeit nagymértékben feledtetve – „kényszerpályára állítja” a szervezetet.
4.
A VÁLLALKOZÁS FINANSZÍROZÁSA
A vállalkozáshoz tőke és pénz szükséges, amelyek különböző forrásokból származhatnak. A vállalkozás életútjának különböző fázisaiban (alapítás, növekedés, válság), illetve különböző célok (készletnövelés, eszközvásárlás, tevékenységi kör bővítése) megvalósításához más-más forrásból tudja a pénzt biztosítani. E fejezetben összképet kaphatnak a különböző finanszírozási forrásokról, valamint a külső forrás bevonásának lehetőségeiről, okairól és kockázatairól.
4.1.
A finanszírozás és forrásai
A finanszírozás: a gazdasági folyamatok lebonyolításához szükséges pénzzel való ellátás tevékenysége. A gyakorlatban ez alatt többnyire „tőkeszerzést” értünk. A tőkebevonás történhet pénz formában (pénztőke) vagy valamilyen vagyontárgyban (reáltőke). A tőkeszerzés forrása lehet a vállalaton belüli („belső finanszírozás”), vagy származhat a vállalaton kívülről („külső finanszírozás”).
4.1.1. Belső finanszírozás A belső finanszírozás forrásai az árbevételből keletkezhetnek a nyereség visszaforgatásával, tartalékolásból vagy az értékcsökkenési leírásból, amely – klasszikus értelemben – a későbbi beruházás forrása. Származhat továbbá a vállalat vagyonának átrendezéséből is, így például bérbeadásból vagy értékesítésből. Az, hogy a vállalkozás céljainak finanszírozására milyen nagyságú, összetételű forrás mely időpontban áll rendelkezésre, az számtalan tényező együttes hatásának a következménye. Ezek lehetnek: – Az összvagyon nagysága. – A vállalkozás árbevétele. – A gazdálkodás eredményessége. – Az értékcsökkenés elszámolásának szabályai. – Az adórendszer: adóalap, -kedvezmények, -mértékek. – A vállalkozás osztalékpolitikája. – A bevonható külső források nagysága. – A vállalkozás hitelképessége. 27
A belső finanszírozásnak számtalan előnye van – például a hitellel szemben –, de egyidejűleg korlátokat is jelent. Ezek az előnyök: – Szabadon felhasználható. – Függetleníti a vállalkozást a tőkepiactól: nincs külső kényszer, hogy hogyan használja fel a szabad forrásait. – A belső/saját tőke nagysága nagyon fontos a vállalkozás hitelképességének megítélése szempontjából. Fontos tudnivaló, hogy a saját források felhasználásának is van költsége, amelyet korrektül ki lehet számítani, például társasági adó mértéke, az elvesztett kamat.
4.1.2. Külső finanszírozás A külső finanszírozás egyik formája a saját tőkét növeli, például az üzletrész értékesítése, a jegyzett tőke emelése. A másik formája az idegen finanszírozás, amely tulajdonképpen a kötelezettségek növelésén keresztül von be többletforrást a vállalkozásba. Ilyen lehet például a hitel vagy különleges finanszírozási formák, mint a lízing, a faktorálás, illetve a váltó. E körbe sorolhatók továbbá azok a pénzügyi eszközök, amelyek valamilyen formában támogatást tartalmaznak. Részletesen lásd a következő részben. A külső forrás bevonásának előnyei: – Képes tartósan fenntartani a vállalkozás likviditását. – Nő a vállalkozás mozgástere, üzleti elképzeléseit képes finanszírozni. – Az elérhető eredmény nagyobb, mint ha csak saját forrást használt volna fel, ezáltal nő a saját forrásra jutó eredmény. Külső forrás bevonása költséggel és kockázattal jár. A hitelező feltételeket támaszt a vállalkozással szemben, ami kötöttségeket és kötelezettségeket jelent. Csökkenti a vállalkozás önállóságának mértékét, és növeli a kiszolgáltatottságát. Az előnyök mellett különös figyelmet kell fordítani ezen fontos kockázatokra is. Ez azonban semmiképpen sem jelenti azt, hogy a vállalkozások ne vegyenek igénybe külső forrást a működésükhöz! Azt viszont fontos hangsúlyozni, hogy azt kellő körültekintéssel, a lehető legtöbb információ mérlegelését követően, a kockázatok tudatában tegyék.
4.2.
A pótlólagos forrásbevonás lehetőségei
Léteznek olyan, szakmailag általánosan elfogadott finanszírozási elvek, amelyeknek figyelembevételével a vállalkozások alaposabb megfontolás tárgyává tehetik finanszírozási döntésüket. 28
Ezek a következők: 1. Rentabilitás elve: A külső forrás tőkeköltsége térüljön meg a vállalkozás gazdálkodásában. A külső forrás bevonásával nőjön a saját tőke hozadéka (eredmény/saját tőke). 2. Biztonság elve: Legyen összhang: az eszköz jellege és forrása; a hasznos üzemidő és a törlesztési idő között, a jövedelem nagysága és az adósságszolgálat között. 3. Normativitás elve: A hitelező az adós hitelképességét „normatív”, a pénzintézeti szférában általánosan használatos mutatószámok alapján ítéli meg. Ilyenek például a vagyonösszetétel, a nettó forgótőke, a tőkeszerkezet. Tőkeáttétel mérése: például eladósodottsági mutató (kötelezettségek/összes forrás). 4. Rugalmasság elve: A tőke „alkalmazkodóképessége” a változó piaci viszonyokhoz. 5. Likviditás elve: A finanszírozás biztosítsa a kötelezettségek ütemezéséhez igazodó forrásokat. A vállalkozó finanszírozásra vonatkozó döntéFinanszírozási elvek: rentabisét alapvetően befolyásolja, hogy mi annak a célja, litás, biztonság, normativimekkora a vállalkozása, milyen régen és hogyan tás, rugalmasság, likviditás. működik. Rövid áttekintés következik azokról a pénzügyi eszközökről, amelyeket – elsősorban a kkv-k konkrét projektjeinek megvalósításához – az EU társfinanszírozásával vehetnek igénybe a vállalkozások. Közös jellemzőjük ezeknek a pénzügytechnikai eszközöknek, hogy a piaci feltételekhez viszonyítva, azokkal összehasonlítva kedvezőbb feltételeket ajánlanak, például a hozzáférés kritériumaiban, mértékében, kamatában, biztosítékadásában. Vissza nem térítendő támogatások: Az adott terv megvalósításához járul hozzá a támogató oly módon, hogy a költségvetés bizonyos százalékos mértékét véglegesen átadott forrásként biztosítja (az általa nyújtott pénzösszeg véglegesen a támogatotté lesz), feltéve, hogy szerződéses kötelezettségeit teljesíti. A pályázati úton elnyerhető támogatások többsége ebbe a kategóriába tartozik. (Lásd: www.nfu.hu; www.umvp.eu, www.mvh.gov.hu, www.ujszechenyiterv.gov.hu) Visszatérítendő támogatások: Visszafizetési kötelezettség mellett adott, konkrét célt szolgáló, átmenetileg a vállalkozás részére átadott források. Kedvezményes feltételrendszerű hitelek: Ezek az általános piaci feltételrendszerhez képest a célcsoport részére kedvezőbb feltételeket jelentenek. Ezáltal olyan vállalkozások is hitelhez juthatnak, amelyek egyébként piaci feltételek mellett nem. (Lásd: www.tamogatotthitel.hu) Egyéb pénzügyi eszközök: Ezek olyan eszközök, amelyek kiegészítik az előbbieket, vagy önállóan (szűkebb) célcsoportok részére alkalmasak: például kockázatitőkebefektetés, garanciavállalások. Kombinált megoldások: Léteznek olyan pénzügyi konstrukciók, amelyek az előbbiek közül két, esetleg több eszközt kombinálnak, hogy kedvezményes hatásuk felerő29
södjön, és többen, könnyebben juthassanak hozzá. Például kedvezményes hitelt részben/egészben állami garanciavállalás mellett lehet igénybe venni. A pályázati rendszerben pedig újdonságként jelent meg a mikrohitellel kombinált vissza nem térítendő támogatás. (Lásd: GOP-2011-2.1.1/M) A várható tendencia az elkövetkező években: a támogatási arány csökken, a vissza nem térítendő támogatástól a hangsúly az egyéb pénzügyi eszközök, illetve a visszatérítendő támogatások felé tolódik el. Fontos, hogy a pénzügyi eszközök nem „segély” típusú támogatások, sokkal inkább olyan források, amelyek hozzájárulások egy-egy projekt megvalósításához. Nem tekinthetők „ajándéknak” sem: egyrészt nem „jár” mindenkinek, csak azoknak, akik megfelelnek a feltételeknek. Másrészt pedig szerződéses kötelezettségek vállalásával éri el a támogató, hogy a támogatott rendeltetésszerűen használja fel a forrásokat. Továbbá azzal is kalkulálni kell, hogy a forrás megszerzése, illetve majd a projektek lebonyolítása is költségekkel jár. Valamennyi forrásra vonatkoztatva igaz, hogy csak olyan projektek megvalósításához lehet a megnevezett lehetőségek valamelyikével élni, amelyek a megvalósítandó terv elemeiben illeszkednek a források követelményrendszeréhez; és egyúttal hozzájárulnak annak korábban meghatározott céljainak eléréséhez. A támogatás bármely formájához jut hozzá a vállalkozás, szerződéses kötelezettségek terhelik. A következőkben kiemelten az EU által társfinanszírozott pénzügyi eszközöket mutatjuk be.
4.3.
Hitel vagy támogatás?
Örök dilemma: hitel vagy támogatás? A racionális érvek és ellenérvek sok esetben sajnálatosan nem ismertek. Az alábbiakban összegyűjtve olvashatják a két pénzügyi konstrukció eltérő jellemzőit, majd azokat a döntési szempontokat, amelyek alapján mindenki saját magának el tudja dönteni, hogy egy adott helyzetben melyik a jó megoldás. Melyek azok a legfontosabb szempontok, amelyek segítik a döntést? – A forrásbevonás célja, időtávja. – A hozzájutás feltételrendszere, költségei, fedezetigénye. – A likviditást tudja-e biztosítani (például utófinanszírozás)? – Befolyásolja-e a cég tulajdonosi összetételét? – Képes-e teljesíteni a vállalt kötelezettségeket?
30
Hitel – A tőke és a kamat megfizetése az elsődleges szempont – A vállalat hitelképességét vizsgálják – A megfizetendő összeg nagysága sok esetben nem kiszámítható – Biztosítékadás – Hitelnyújtáskor szigorú hitelbírálat, de azt követően csak a felhasználás tényét vizsgálják – A hitelt a vásárlás előtt folyósítják – A folyósítást követően nem gyakorol a bank folyamatos „felügyeletet” – A rendszeres fizetés és az évente benyújtott gazdálkodásról szóló dokumentumok elegendőek
Támogatás – Vállalás alapú („indikátorok”) – Bírálati szempontrendszer – Visszafizetési kötelezettség vagy nincs, vagy pontosan meghatározható – Kisebb összegű támogatásoknál nincs biztosítékadás – Pontozásos bírálat (szerződés szerinti megvalósítás) – Utófinanszírozás – Folyamatos ellenőrzés, monitoring, beszámolási kötelezettség – Adminisztrációs többletterhek
Így Ön, Kedves Vállalkozó, remélhetőleg felkészülten vághat bele a következő fejezetbe, és a saját érdekeit jobban érvényesíti majd, amikor ellepik „jobbnál jobb” üzleti ajánlatokkal a hitelezésre vagy a támogatásra vonatkozóan.
5.
IRÁNYTŰ AZ EURÓPAI UNIÓ PÁLYÁZATI RENDSZERÉHEZ
Naponta bombázza a vállalkozókat a média: Pályázzanak, könnyen, egyszerűen segítséget kapnak céljaik megvalósításához! Különböző műsorok végén, hirdetőtáblákon olvashatják, hogy az adott műsort az Európai Unió társfinanszírozásával valósították meg. Ma már a vállalkozások széles rétege érdeklődik a támogatások iránt. Az e fejezetben leírtak segítséget nyújtanak majd ebben a bonyolult, szövevényes világban való eligazodáshoz.
5.1.
Az Európai Unió cél- és eszközrendszere
5.1.1. A pénzügyi források felhasználását megalapozó tervdokumentumok Az EU-források felhasználásának egyik alapelve a programozottság. Ez tartalmilag azt jelenti, hogy a EU-nak közösségi szintű, a tagállamoknak pedig regionális szintű terveket kell készíteniük. Az EU-források felhasználása tehát egy tervrendszer alapján történik. A nyilvánosságot és az átláthatóságot (transzparencia) a teljes folyamat alatt kötelező fenntartani. Az Észak-alföldi régióban élők számára a legfontosabb terveket az alábbi honlapon találhatják meg: Új Széchenyi Terv – www.ujszechenyiterv.hu Észak-alföldi Operatív Program – www.eszakalfold.hu Új Magyarország Vidékfejlesztési Program – www.umvp.eu A közösségi költségvetés elköltése az EU által társfinanszírozott nemzeti/ regionális terveken keresztül történik. A társfinanszírozás azt jelenti, hogy az EU kiegészíti a magyar költségvetési és a pályázó saját forrását annak érdekében, hogy egy támogatandó cél/eredmény elérhetővé váljon. A tagállamok által az Európai Unióhoz jóváhagyásra benyújtott terveknek szoros összhangban kell lenniük a közösségi tervvel és költségvetéssel, ezáltal lehetővé kell tenni a közösségi céloknak a források felhasználásán keresztüli megvalósulását.
32
5.1.1.1. A magyar tagállami tervrendszer a következőképpen épül fel – Új Széchenyi Terv (ÚSZT) – 2011–2013. évekre – Új Magyarország Fejlesztési terv (ÚMFT) – 2007–2010. évekre Magyarország 2007–2013. időszakra vonatkozó fejlesztési koncepcióját, a fejlesztési irányokat, fő célkitűzéseket, cél- és eszközrendszert, valamint ezek finanszírozási tervét tartalmazza. A tervek az úgynevezett Nemzeti Stratégiai Referenciakeret – vagyis az EU által Magyarország részére megítélt támogatás – felhasználásának tervei, amelyet az EU a Strukturális Alapokból (ezen belül: Európai Szociális Alap [ESZA], Európai Regionális Fejlesztési Alap [ERFA]) és a Kohéziós Alapból „társfinanszíroz”. – Operatív programok (OP) A 15 operatív program részletes leírást tartalmaz a fejlesztési tervekben foglalt célok megvalósítására. A vállalkozások legnagyobb érdeklődésére a Gazdaságfejlesztési Operatív Program számíthat. E program célkitűzéseinek megvalósításához írják ki a GOP-pályázatokat. A GOP támogatja: – a K+F és innovációs tevékenységet; – a vállalkozások komplex fejlesztését: műszaki, technológiai fejlesztést, komplex, a vállalkozás egészét érintő e-kereskedelmet, a vállalkozásirányítási rendszerek elterjedését; – az üzleti környezet fejlesztését: információtechnológia, logisztika, vállalati tanácsadás; – a támogatott pénzügyi eszközöket: mikrohitel, garanciatermékek, kockázati tőke eljuttatását a vállalkozásokhoz.
Az ÉAOP prioritásai: – A régió adottságaira épülő versenyképes, piacvezérelt és innovációorientált gazdaság továbbfejlesztése. – A régió természeti, környezeti rendszerének kialakítása, megőrzése és fenntartható használata, a környezet értékként való kezelése. – A régióban az egészséges élet lehetőségeinek kihasználása, a kapcsolódó endogén potenciál hasznosítása. – A régió versenyelőnyeire alapozott piacvezérelt és innovációorientált agrárium kialakítása. – A régió területi különbségeinek mérséklése és a társadalmi kohézió erősítése, a foglalkoztatás bővítése.
33
– Akciótervek A hétéves tervidőszakra vonatkozó OP-hoz kétéves akciótervek készülnek. Ezekből jó előre lehet tájékozódni arról, hogy milyen jellegű projektek számíthatnak támogatásra: milyen célokat, tevékenységeket, költségeket milyen arányban támogatnak. Ilyen akciótervek: • Új Magyarország Vidékfejlesztési Terv (ÚMVFT), illetve Program • Nemzeti Vidékfejlesztési Stratégia (kidolgozás alatt) Az EU agrárpolitikájának kitüntetett szerepe van az Európai Unió működésében. Az elveket tartalmazó joganyagot öszszefoglalóan az Európai Unió Közösségi Agrárpolitikájának (KAP) nevezzük. Ez tulajdonképpen egy mesterséges piacot alakít ki és szabályoz. Az ehhez kapcsolódó uniós forrás az Európai Mezőgazdasági és Vidékfejlesztési Alap, valamint az Európai Mezőgazdasági Garancia Alap.
A Nemzeti Vidékfejlesztési Stratégia a KAP megvalósításának magyar része: – Természeti értékek védelme, fenntartható természeti erőforrások és tájgazdálkodás – Vidéki környezetminőség – Föld- és birtokpolitika – Fenntartható agrárszerkezet és termeléspolitika – Hozzáadott érték növelése, biztonságos élelmiszer-ellátás, biztonságos piac – Helyi gazdaságfejlesztés – Vidéki szellemi és fizikai infrastruktúra, életképes vidéki települések, helyi közösségek
5.1.2. Az EU politikái 5.1.2.1. Közösségi Agrárpolitika (KAP) (Common Agriculture Policy [CAP]) 5.1.2.2. Közösségi Halászati Politika 5.1.2.3. Regionális politika, 2007–2013 A regionális politika fő célja: „Átfogóan harmonikus fejlődésének elősegítése érdekében a közösség lépéseket tesz gazdasági és szociális kohéziójának erősítése érdekében. Ezen belül a közösség célul tűzi ki az egyes régiók fejlettségi szintje közötti eltéréseknek és a leghátrányosabb helyzetű régiók – beleértve a vidéki területeket – elmaradottságának csökkentését.” (EU-Római Szerződés)
5.1.3. Az EU támogatáspolitikájának alapelvei Elöljáróban le kell szögezni: nem minden vállalkozás és nem akármilyen céllal kaphat – és főleg nem „szabad felhasználású” – támogatást. A támogatási rendszert az Európai Unió szabályozása nagyon szigorú feltételek közé szorítja. Ennek 34
alapvető oka, hogy a szétosztható források az EU tagállamainak adófizető polgáraitól származnak. A másik ok pedig, hogy a felhasznált forrásoknak azokat a közösségi és tagállami célokat kell szolgálnia, amelyeket a tervdokumentumokban határoztak meg. Ha Ön, Kedves Vállalkozó, figyelmesen végigolvassa, átfogó képet kap azokról a keretekről, amelyek között a magyar támogatási rendszer működik, segítve ezzel az Ön e rendszerben történő eligazodását is. 1. A verseny korlátozásmentes biztosítása A főszabály szerint az állami támogatások összeegyeztethetetlenek a közös piaccal; ezért támogatás csak meghatározott, kivételes esetekben nyújtható. A piacgazdaság központi eleme: a verseny. Az EU gazdaságpolitikájának egyik legfontosabb alapelve: a korlátozásmentes verseny. 2. Állami támogatás csak bizonyos feltételek mellett nyújtható Akkor beszélhetünk – az EK Szerződés 87. cikk (1) bekezdésének hatálya alá tartozó – állami támogatásról, ha azok teljesítik a fogalom összes meghatározott kritériumát. Ebből adódóan vannak olyan állami támogatások, amelyek nem minősülnek „állami támogatásnak” a fogalom meghatározása szerint. A két támogatási formára eltérő szabályrendszer vonatkozik. 3. Az állami támogatás formái Támogatásintenzitás: Egy adott projekt Állami támogatás különböző formában támogatástartalmának számított értéke, nyújtható. A támogatás céljának, formáfigyelembe véve a projekt megvalósításájának, összegének, mértékének összhoz felhasznált valamennyi támogatási hangban kell lennie az EU támogatási forma támogatástartalmát, továbbá azok alapelveivel. Egy-egy projektre vonatfelhasználásának idejét is. kozóan a támogatástartalom maximalizálva van. Fő szabály: Támogatásnak minősül minden előny, amelyhez – más feltételekkel való együttes teljesülés esetén – az általánosnál kedvezőbb feltételek mellett jut a vállalkozás. Ez lehet kapott támogatás vagy teljesen meg nem fizetett ellenérték vagy kötelezettség. Formái lehetnek: vissza nem térítendő támogatás, visszatérítendő támogatás, kamatmentes vagy kedvezményes kamatozású – vagy más kondíciójában kedvezményes – kölcsön; hitel, gyorsított amortizáció, állami garanciavállalás egyes esetei, adókedvezmény, adómentesség, adóhitel, veszteség átvállalása, telek piaci árnál olcsóbban való értékesítése. Ha egy intézkedés nem minősül közösségi értelemben vett „állami támogatásnak”, akkor az állam akár 100 százalékos mértékben is finanszírozhatja azt. Ilyennek tekinthetőek többek között: az úgynevezett általános intézkedések; a szociális támogatások; a közszolgáltatás/általános érdekű gazdasági szolgáltatások kompenzálására adott állami források; a tömegsport és utánpótlás-nevelés támogatása; piaci feltételek melletti ingatlanértékesítés. 35
4. A támogatásintenzitás mértéke Magyarországon a támogatásintenzitás maximális értékeit az úgynevezett regionális támogatási térkép határozza meg. (37/2011. III. [III. 22.] Korm. rend. V. fejezete.)
Az Észak-alföldi régióban a támogatásintenzitás maximálisan 50 százalék lehet, amelyet kisvállalkozások beruházása esetében 10 százalékkal, mikrovállalkozások esetében 20 százalékkal lehet növelni.
5. Az úgynevezett „de minimis” (csekély összegű) támogatások Az Európai Bizottság korábbi tapasztalatainak figyelembevételével megállapította (1998/2006. EK rendelet), hogy bármely hároméves időszak során a 200 000 eurós (közúti szállításban működő vállalkozások esetében 100 000 eurós) határt el nem érő támogatás nem befolyásolja a tagállamok közötti kereskedelmet és/vagy nem torzítja a versenyt. Ezen támogatásokra más szabályok vonatkoznak. A támogatottnak nyilvántartási, adatszolgáltatási, bevallási kötelezettsége van. A támogatásintenzitásba beszámítandó. Minden kedvezményezettnek saját magának kell nyilvántartania és bejelentenie az ilyen jogcímen megszerzett támogatásokat az éves adóbevallásban. Jellemző formái: adókedvezmények, támogatott hitelek kamattámogatása; eljárási költségei; garanciavállalás díjai. A pályázati támogatások közül: például marketing, menedzsment, K+F tevékenységekhez kapcsolódó támogatások. 6. A támogatásoknak elő kell segíteniük az Európai Unió célkitűzéseinek megvalósítását Az EU a különböző „politikákban” (lásd az előzőkben) megfogalmazott célok teljesülése érdekében segíti a gazdasági szereplőket, támogatja azokat, amennyiben azok saját működésükkel hozzájárulnak a kitűzött célok eléréséhez. A támogatási feltételek meghatározásánál a pályázat kiírójának minden esetben érvényre kell juttatni az adott politikához tartozó alapelveket. Csak olyan pályázatok támogathatóak, amelyek ezeknek maradéktalanul megfelelnek. 7. A horizontális célkitűzések Az EU támogatási politikáiban – és ennek megHorizontális célkitűzések: felelően a pályázati kiírásokban is – minden eset– esélyegyenlőség betartása, ben megjelenik a horizontális célkitűzéseknek – fenntartható fejlődés. – mint esélyegyenlőség és fenntartható fejlődés – való megfelelés követelménye. Ezek teljesülését minden pályázatban, illetve a megvalósítás során is megvizsgálják. Ha nem felelnek meg, elutasítják azt. (Lásd: www.nfu.hu – Útmutatók) 8. A működés jogszerűségének követelménye Csak olyan gazdasági szereplők támogathatóak, amelyek a rájuk vonatkozó jogszabályoknak megfelelő jogi keretek között, jogszerűen működnek, kötelezettségeiknek 36
maradéktalanul eleget tesznek. Ilyenek például a vállalkozás jogi formájának megfelelő működés, az adókötelezettségek teljesítése, a működéshez szükséges engedélyek megléte, a munkaerő jogszerű foglalkoztatása. Az ezen követelményeknek való megfelelést nyilatkozatokkal, illetve dokumentumokkal kell igazolni.
5.2.
A magyar pályázati rendszer működése
5.2.1. Szervezeti keretek A tagállamok hatásköre a végrehajtás saját intézményrendszerének, valamint ezek eljárási rendjének kidolgozása. Az intézményrendszer legfontosabb feladata az uniós társfinanszírozással megvalósuló fejlesztések szabályos, hatékony és megfelelő végrehajtása. Az ÚSZT és az ÚMVP egymástól teljesen elkülönült szervezeti rendszerrel rendelkezik. Az ÚMVP irányító hatósági (IH) funkcióit az NFÜ főosztályai, az ÚMVP esetében a Vidékfejlesztési Minisztérium szervezetei látják el. A két szervezet működése rendkívül különböző. A szervezeti felépítéstől függetlenül minden lebonyolító rendszernek azonos funkciókat kell ellátnia. A pályázó, majd támogatott közvetlen kapcsolata az úgynevezett Közreműködő Szervezettel (KSZ) van. A vállalkozásfejlesztési pályázatok esetében ezt a szerepet a Magyar Gazdaságfejlesztési Központ Zrt. (MAG) látja el. (www.magzrt.hu) Az Észak-alföldi Regionális Operatív Program lebonyolítását az Észak-alföldi Regionális Fejlesztési Ügynökség Nonprofit Kft. ROP KSZ végzi. (www.eszakalfold.hu) Az ÚMVP keretében a Mezőgazdasági és Vidékfejlesztési Hivatal szervezetei állnak közvetlen kapcsolatban a támogatást igénylőkkel.
5.2.2. Az európai uniós támogatások igénybevételének általános feltételei Senkit ne vakítson el az „ingyen” pénz szerzésének lehetősége! Egyrészt mert nincs ingyen – a megszerzésének, a projekt megvalósításának és fenntartásának is vannak költségei –, másrészt a kötelezettségvállalások, a pótlólagos tőkeszerzés előnyei mellett növelik a vállalkozások kockázatait és rugalmatlanságát. Az 1. fejezetben leírtaknak megfelelően a támogatott projekteknek a stratégia megvalósítását kell szolgálniuk: vagyis a vállalkozás céljaihoz illeszkedő pályázati konstrukció az, amely a legnagyobb hasznossággal bír a kedvezményezett számára.
37
A 2011. január 4-től érvényes Új Széchenyi Terv programja – 7 kitörési pont az ország számára (www.ujszechenyiterv.hu): 1. Gyógyító Magyarország – Egészségipari Program 2. Zöldgazdaság-fejlesztési Program 3. Otthonteremtési Program 4. Vállalkozásfejlesztési Program 5. Tudomány – Innováció Program 6. Foglalkoztatási Program 7. Közlekedésfejlesztési Program A következőkben áttekintjük, hogy az ÚSZT keretében milyen általánosan érvényes feltételek teljesítése esetén vehet részt a vállalkozás az Európai Unió által társfinanszírozott pályázatokon. 1. Verseny a forrásokért – A támogatásokra pályázni kell! Az állami (tagállami/közösségi) források felhasználásánál a versenyelv érvényesítése alapvető követelmény. A versenyfeltételeket a pályázati kiírások tartalmazzák. Mindenki „rajthoz állhat”, aki megfelel ezen feltételeknek. A jelentkezés: a versenyzők (pályázók) érvényes pályázati kiírásra pályázatot nyújtanak be. A pályázati eljárás végén született pozitív döntés révén nyílik meg a vállalkozás lehetősége a támogatás igénybevételére. Csak megvalósítható pályázat támogatható, és ennek bizonyítását a támogató már a pályázatban elvárja! 2. A pályázásból való kizáró okok Minden pályázati kiírásnak kötelező eleme a kizáró okok meghatározása, azaz a vállalkozás mely feltételek megléte vagy hiánya okán – átmeneti vagy tartós időre, vagy kimondottan csak az adott pályázat tekintetében – nem vehet részt a pályázati eljárásban. Pályázaton csak az vehet részt, akire ezek nem vonatkoznak. 3. Csak bizonyítottan hiteles pályázó kaphat támogatást A pályázónak és – a későbbiekben – a támogatottnak jogszerűen működő vállalkozásnak/szervezetnek kell lennie; nem végezhet jogellenes tevékenységet, és rendelkeznie kell a tevékenységéhez/működéséhez szükséges engedélyekkel; nem lehet köztartozása vagy valamely állami hatósággal szembeni nem teljesített kötelezettsége. 4. Az Új Széchenyi Terv általánosan elvárt feltételei A támogatott minimálisan tartsa meg a foglalkoztatottak létszámát a fenntartási idő alatt. A hangsúly a támogatott szerződésben vállaltakon van, amelyek összhangban vannak az ÚSZT célkitűzéseivel.
38
5. Támogatható tevékenységek – elszámolható költségek Az egyes támogatási formáknál eltérően – a Pályázati Útmutatóban – határozzák meg azokat a tevékenységeket és a hozzájuk rendelhető költségeket, amelyeknek egy részét támogatásból fedezheti a támogatott. A támogatható tevékenységek és költségek illeszkednek az adott pályázati kiírás cél- és eszközrendszeréhez, ezért azok pályázatonként eltérnek. Ugyanazon projekt megvalósítására nem lehet két pályázatot találni! Érdemes nagyon odafigyelni arra, hogy egy adott tevékenység megvalósításához szükséges költségeket nem teljeskörűen támogatnak, így a saját forrásnak nagyobbnak kell lennie, a támogatás a vállalkozó szemszögéből pedig alacsonyabb százalékos mértékű. Általában nem támogatott költségek: az előkészítés, a pályázatírás költségei, a járulékos költségek (kamatok, jutalékok, díjak, hatósági eljárás díjak), az ingatlanvásárlás költségei. 6. A projekt forrásösszetétele. Saját forrás. Önerő A pályázónak bizonyítania kell, hogy képes lesz a támogatott projekt pénzügyi lebonyolítására, és ehhez rendelkezik a szükséges forrásokkal, s ezt képes dokumentumokkal is alátámasztani. A támogatás formájától és a támogatási aránytól függően a pályázónak meghatározott minimális nagyságú saját forrással (0–25 százalék) kell rendelkeznie. A források meglétét a támogatási szerződés megkötését vagy az első kifizetést megelőzően kell igazolni. 7. Megkezdett beruházás nem támogatható! A megkezdettség fogalma általánosan definiált, de hogy azt mely időponthoz viszonyítják, az pályázati konstrukciónként eltérő lehet. „Megkezdésnek” minősül, ha az előzőekben jelzett (a pályázati kiírásban konkrétan meghatározott) időpontot megelőző: – Építési beruházás esetén: az építési naplóba történt első bejegyzés; vagy a kivitelező nyilatkozata a munkálatok megkezdésére vonatkozóan. – Írásbeli megrendelés dátuma – eszköz, berendezés, anyag, termék esetén. – Egyéb tevékenységek esetén: megrendelés időpontja; szerződéskötés dátuma. – Számla kiállításának dátuma. – Pénzforgalom időpontja (például előlegfizetés). Ha több, különböző „megkezdési időpont” is értelmezhető az adott projekt kapcsán, akkor a „projekt megkezdésének időpontja”: ezek közül a legkorábbi időpont. A „megkezdettség” elkerülése rendkívüli odafigyelést igényel a kedvezményezett részéről, mert ennek megsértése szabálytalansági eljárás lefolytatását vonja maga után, amely a támogatás megvonásához/visszafizetéséhez vezethet. 8. Szerződéses kötelezettségvállalás A támogatott (kedvezményezett) és a támogató között szerződéses jogviszony jön létre. A támogatottat kötelezik a projekt tervszerű végrehajtására; valamint a megvalósítást követően – a „fenntartási időszakban” (a projekt befejezését követően 39
3–5 évig) – is vannak kötelezettségei. Például: működAz indikátorok meghatetnie kell a megvalósult fejlesztést, fenn kell tartani tározott eljárás szerint a projekt eredményét, adatokat kell szolgáltatnia. Ezenképzett mutatószámok, túl kötelezhetik valamely indikátor (például: árbevétel, amelyek a projekt számlétszám) meghatározott értékének elérésére. szerűsíthető mutatói. Az indikátorok segítségével egyszerűen mérhető a projekt: – céljainak megvalósulása („output” indikátor); – megvalósulásával elérhető eredmény (eredményindikátor); – hatása (hatásindikátor). A szerződésszegésnek súlyos jogkövetkezményei vannak! 9. Biztosítékadási kötelezettség A támogatottnak – mellékszolgáltatásként – biztosítékot kell nyújtania. A biztosíték azt a célt szolgálja, hogy ha a kötelezettnek – például súlyos szerződésszegés miatt – vissza kellene fizetnie a támogatás kamatokkal növelt összegét, akkor a támogató követelését a biztosítékok elvonásával érvényesítse. A biztosíték formája lehet: – bankgarancia, – jelzálog, vagyontárgyat terhelő zálogjog, – a kezességvállalás különböző formái. A biztosítékadás részletes szabályozását a 4/2011. (I. 28.) Korm. rend. 33–34. §-a foglalja magába. 10. Dokumentáltság Minden folyamatot, eseményt írásban dokumentálni kell. Ez okozza az egyik legnagyobb problémát a kedvezményezettek számára. A magyar kkv-k, különösen a mikrovállalkozások nincsenek hozzászokva, hogy mindenről (megrendelés, szerződés, a teljesítés folyamata, egy-egy megbeszélés) dokumentum készüljön. Különösen figyelemmel kell lenni arra, hogy ezeknek a dokumentumoknak kötelező tartalma, formája is van a legtöbb esetben, mely jogszabályból következik, vagy a pályázati eljárási rend írja elő. A projekt teljes ciklusa alatt keletkezett iratokat a „Projektdossziéba” kell gyűjteni. A dossziéba fűzendő első dokumentum: a pályázat; az utolsó: a záró jegyzőkönyv. A fő szabály szerint valamennyi dokumentum megőrzendő a záró jegyzőkönyv elfogadását követő 5 évig. 11. Adatszolgáltatási kötelezettség A tevékenység keretében a támogató nyomon követi a projektet. A projekt magvalósításának ideje alatt Projekt-előrehaladási jelentést; a fenntartási időszakra (3-5-10 év) Projektfenntartási jelentést kell készítenie és megküldenie a támogatottnak a támogató részére.
40
12. Tájékoztatás A programokban részt vevőket, illetve a környezetet tájékoztatni kell arról, hogy az adott projekt az Európai Unió támogatásával valósul meg. Ennek formája kötött – például hirdetőtábla, emlékeztető tábla, plakát – és tartalma meghatározott (www.nfu.hu – Arculati kézikönyv). A tájékoztatási kötelezettség megsértése súlyos következményekkel jár (támogatásmegvonás), még akkor is, ha a projektet a tervek szerint, szabályosan végrehajtották. 13. Nyilvánosság A pályázati rendszerbe a nyilvánosság, átláthatóság be van építve. Lehet értesülni a tervek, a pályázati kiírások előkészítéséről; azokat közzéteszik, és a „társadalmasítás” folyamatában mindenki hozzá is szólhat (www.nfu.hu). Az Egységes Monitoring Információs Rendszerben (EMIR) minden támogatott saját e-mail fiókkal rendelkezik, ahol nyomon követheti a pályázata útját (levelezéseket, döntéseket). A támogatás megítélését követően a támogatott vállalkozások – támogatásra vonatkozó – adatait közzéteszik (www.nfu.hu – nyertes pályázatok).
5.2.3. A pályázatok kezelésének eljárási rendje A pályázati rendszerben – versenyben – a potenciális versenyző úgy vehet részt, hogy érvényes pályázatot nyújt be. Először tehát el kell készítenie a pályázatot (pályázati dokumentációban meghirdetett formai és tartalmi követelményekkel), és azt el kell juttatnia a Közreműködő Szervezethez. A pályázati dokumentáció részei: – Hirdetmény – országos napilapban és az interneten – Pályázati kiírás – Pályázati útmutató – esetlegesen: közös útmutató – Pályázati adatlap és mellékletei – Esetlegesen: kiegészítő egyéb dokumentumok, segédletek, útmutatók – Gyakran Ismétlődő Kérdések (GYIK) – a hivatkozott honlapokon E dokumentumok mindegyike fontos információt hordoz, és a bennük foglaltaknak jogi következményei vannak. Mindezek mögött ott van a teljes EU-s joganyag. A postára adást követően optimális esetben is néhány hónapot várnunk kell a döntésre. A pályázat feldolgozása a Közreműködő Szervezeteknél történik, előre meghatározott eljárási rend szerint. A feldolgozás egyes állomásain írásban értesítik a pályázót. Az EMIR-en keresztül az eljárási cselekményekről naprakészen tájékozódhat a pályázó.
41
A feldolgozás lépései („eljárásrend”): 1. Beérkezés-érkeztetés: A pályázó értesítést kap a beérkezett pályázat regisztrálásáról. Azonosító jellel látják el a pályázatot, és kap egy jelszót az EMIR e-mail fiókjához. A későbbiekben ezt minden keletkező dokumentumon fel kell tüntetni. 2. A befogadási kritériumok vizsgálata: A pályázó és a pályázat vizsgálatát végzik el abból a szempontból, hogy azok teljesítik-e pályázati kiírásban meghatározott feltételeket a pályázók köre, a támogatható tevékenységek, illetve a támogatható költségek szempontjából. 3. A pályázat teljességének vizsgálata: A vizsgálat arra irányul, hogy a formanyomtatvány minden részét kitöltötték-e, csatolták-e a szükséges mellékleteket. 4. Hiánypótlás: Egyes mellékletek esetében, vagy a pályázati adatlap hibás, hiányos, ellentmondásos kitöltése esetén megengedett lehet az egy alkalommal történő hiánypótlás, a Közreműködő Szervezet írásban történő felhívása esetén, a határidő megadása mellett. A határidő elmulasztása a bírálatból való automatikus kizárást eredményez. 5. Tartalmi értékelés: A pályázati kiírásban szereplő, előzetesen rögzített szempontok szerint bírálják el a pályázatot. Erről javaslat készül a bíráló/döntés-előkészítő bizottság részére. A javaslat rangsort tartalmaz, az elért pontszámok alapján. A pályázati kiírásban megadott minimális pontszámot el nem érő pályázatok nem kerülnek a bizottság elé. A verseny nyitott, a rendelkezésre álló forrás meghatározott nagyságú, ezért a versenyben lévő pályázatok színvonala dönti el, hogy „hány ponttal lehet nyerni”. Ez a pontszám akár ülésenként is változhat. Automatikus eljárásrendű pályázatok esetén nincs pontozás, a megfelelt pályázatok egyben nyertesek is. 6. A döntés: A döntés-előkészítő bizottság javaslata alapján a döntést az adott irányító hatóság vezetője hozza (például a NFÜ osztályvezetői). A döntésről a pályázó 15 napon belül értesítést kap. A pozitív döntést követően – a pályázat nyert – a támogató (nevében a közreműködő szervezet) és a támogatott/pályázó szerződést kötnek.
Nem könnyű eligazodni a pályázati rendszer útvesztőjében, ez ma már külön szakmává nőtte ki magát. Ha a vállalkozás szakember segítségét veszi igénybe, akkor is – különösen a fenntartási időszakban – fordítson figyelmet a támogatási szerződésből adódó kötelezettségek teljesítésére, amely elsősorban a vállalkozás menedzselésével összefüggő folyamat.
6.
TÁMOGATÁS? MENTŐÖV? LEHETŐSÉG? MEGOLDÁS?
A támogatás semmiféleképpen nem tekinthető „mentőövnek”. Akinek arra van szüksége, az bajban van, és azonnali segítség kell neki. A „nehéz helyzetben lévő vállalkozások” (legyen szó az EU szerinti vagy hétköznapi értelmezésről) nem juthatnak támogatáshoz. A támogatás lehetőség, ha van a vállalkozásnak stratégiája, és pótlólagos forrásbevonása indokolt. Megoldás lehet akkor, ha a stratégia céljai megvalósításához szükséges tőke egy részét ily módon meg tudja szerezni, és az ezzel járó kötelezettségvállalások egybeesnek a vállalkozás céljaival.
A pályázatok útján megszerezhető források a köztudatban még mindig többnyire egyfajta „ajándékként” jelennek meg. Jó esetben a pályázókban – már a felkészülés, előkészülés időszakában – tudatosodik, hogy: – Komoly, hosszadalmas felkészülésre, átgondolt tervre és döntésre van szükség. Attól, hogy van egy pályázati lehetőség (és sok van!), nem kell „szaladni” pályázni. – Jelentős kockázatvállalást jelent a pályázati rendszerbe való belépés. A vállalkozás elveszti az önállóságát, rugalmasságát, és folyamatosan monitorizálják a tevékenységét. – Szerződéses kötelezettségvállalások hosszú időszakra kötelezik a támogatottakat a pályázatban leírtak tervszerű végrehajtására. A fenntartási időszakban a támogatás visszafizetésének kötelezettsége mellett dönthet csak az eredeti tervtől való eltérésről. – Költségekkel jár: a pályázatkészítés, a pénzügyi elszámolás, a projektmenedzsment, a monitoring stb. – A pályázat forrást biztosít, de alapvetően utólagosan, a már teljesített kifizetéseket követően. A vállalkozás normális menetét és a pályázat pénzügyi lebonyolítását egyidejűleg kell megoldani, ami jelentős terhet ró a likviditás fenntartására. Átmenetileg szükséges lehet például folyószámlahitel vagy más rövid lejáratú forgóeszközhitel bevonására is. Szakmai körökben általános vélekedés: a jó pályázat – végrehajtható pályázat kockázatminimalizálás mellett optimális haszonnal jár a támogatott részére. Minél inkább illeszkedik a pályázat feltételrendszere a vállalkozás céljaihoz, annál kisebb áldozattal és nagyobb haszonnal jár a támogatás igénybevétele. Figyelmeztetés: Nem feltétlenül a pályázás a legmegfelelőbb pénzszerzési forma egy adott projekthez! A külső források bevonásának minden esetben van kocká43
zata, és egyben kötelezettségekkel is jár. Kezeljük úgy, mint egy lehetőséget, vagyis feltétlenül vizsgáljuk meg előnyeit, hátrányait, és ugyanúgy értékeljük, hogy „mitmiért-mennyiért”. Ha sürgősen van szükségünk forrásra, ne a pályázásra gondoljunk!
Csomagolás, postázás A pályázat bekötött példányait és a CD-t zárt csomagolásban a megadott postacímre kell elküldeni. A csomagot előírás szerint kell megcímezni. Kivételes esetekben van lehetőség személyes beadásra is.
6.1.
Benyújtási határidők betartása Csak a beadási határidőn – megjelölt első és utolsó nap – belül leadott pályázatokat bírálják el (postai feladás bélyegzője, címzett általi átvétel dátuma). A rendelkezésre álló források „lepályázása” (a forrás kimerülése) esetén a pályázatokat határidő előtt felfüggeszthetik.
A pályázatok formai és tartalmi követelményei
6.1.1. Általános formai követelmények A pályázati formanyomtatvány A pályázatok legfontosabb része: a pályázati formanyomtatvány/adatlap. A formanyomtatvány letölthető a pályázati kiírásban megnevezett honlapról (www.nfu.hu). A nyomtatvány sem tartalmában, sem formájában nem változtatható meg! Kitöltése a legutolsó verzió szerinti, speciális kitöltő programmal (EMIR) történik.
6.1.2. Általános tartalmi követelmények A pályázati rendszer kritikus pontja: az előírt formai követelmények betartása.
Mellékletek, csatolandó dokumentumok A pályázat részét képezik a mellékletben csatolandó dokumentumok, igazolások. Ezeket vagy csak be kell szerezni (aláírási címpéldány), vagy elő kell állítani (árajánlat). A mellékletek egy része már a beadáskor, mások viszont a szerződéskötéskor (forrásigazolás) vagy a pénzügyi lehíváskor (biztosíték) csatolandók. Aláírások A formanyomtatvány megfelelő oldalait a kijelölt helyen, az aláírási címpéldánynak megfelelően cégszerűen, kék tollal kell aláírni, és a kijelölt helyre bélyegzőlenyomatot kell tenni. Összefűzés A pályázati formanyomtatványt, a csatolandó mellékleteket és minden egyéb szükséges dokumentumot összefűzve lehet benyújtani. Példányszámok, CD A benyújtandó pályázatokat minimum egy eredeti és az előírt számú másolati példányban kell előállítani. A pályázati formanyomtatványt és más, elektronikusan készített dokumentumokat CD-n is csatolni kell, amelynek borítóján fel kell tüntetni a pályázó nevét, címét, valamint a pályázat címét.
44
– A pályázat a pályázati kiírásnak megfelelő tartalmú legyen! – Az egyes részek között legyen meg a tartalmi összefüggés! – A kérdésekre adjanak minél kimerítőbb választ. – A szakmai szabályok maximális betartása. – Mértékletesség és körültekintés. – A megfogalmazások legyenek világosak, pontosak, lényegre törők, logikusak. – A pályázati formanyomtatványban leírtak és a csatolt mellékletek azonos tartalmú adatai között ne legyen eltérés!
6.2.
A pályázatkészítés során betartandó szakmai alapelvek
– Megalapozottság: Legyen összhangban az EU célkitűzéseivel, a magyar tervdokumentumokkal, valós szükségletekre, problémákra nyújtson megoldást. Mindezt adatokkal, dokumentumokkal is képesek legyünk alátámasztani. – Módszertan (a projektterv): A projektterv legyen egységes, összefüggő részekből álljon, amely egyaránt tartalmazza a célokat, a tevékenységeket és azok költségeit, valamint időbeli ütemezésüket és a mérhető eredményeket. – Fenntarthatóság: Figyelemmel kell lenni arra, hogy a projekt eredményei pénzügyi, intézményi, szakmai szempontból a projekt lezárása után is fenntarthatóak, a meghatározott célcsoportra hosszú távon is hatással legyenek. – Multiplikátor hatás: A projekt hatásának érvényesülni kell a támogatott tevékenységében; valamint regionális, illetve ágazati szinten; vagyis befolyásolnia kell a környezetét. – Kompetenciák – szaktudás (projektmenedzsment): A projekt tervszerű megvalósítását csakis a szükséges kompetenciákkal (szakmai felkészültség, tapasztalatok, alkalmasság) bíró humán erőforrás garantálhatja. Ezt az elvet a beszállítókra, megbízottakra is ki kell terjeszteni, mert a megvalósítással szemben támasztott követelményeket csak a segítségükkel lehetséges teljesíteni. 45
A fenti követelmények – szakmai elvek – érvényesítése nem könnyű feladat. A pályázat azonban végeredményben akkor tekinthető sikeresnek, ha a szerződéses feltételeket a támogatott a legkisebb költséggel, illetve kockázat mellett képes teljesíteni; és mindeközben a projekt megvalósítása valóban a pályázó céljait szolgája.
6.3.
A pályázatkészítés „technológiája”
Az előző fejezetekben megismerhették a támogatások igénybevételének feltételeit, a pályázatok készítésének általános tartalmi és formai követelményeit. A folyamat ezen pontján a legfontosabb teendő, hogy sorban megválaszolják a következő kérdéseket. Mindenekelőtt azonban érdemes visszautalni a korábbi fejezetekben foglaltakra: csak az pályázzon, akinek vannak céljai és tervei. 1. Jelenleg tudják-e teljesíteni a pályázási eljárásokra vonatkozó általános feltételeket? 2. Ha most nem, a későbbiekben a feltételek teljesíthetőek lesznek-e? 3. Van-e olyan pályázati kiírás, amely konkrétan alkalmas a projekt(ek) finanszírozására? 4. A potenciális pályázati kiírás feltételeinek speciálisan megfelel-e a projektterv és az egyéb körülmények? 5. Ha vannak eltérések, milyen „áron” és mikorra teljesíthetőek azok maradéktalanul? 6. Az értékelési táblában szereplő szempontok alapján kíséreljék meg lepontozni a leendő pályázatot. Ha ön bírálná, támogatná-e saját ötletét, projektjét, vállalkozását? Megítélné-e a megpályázott támogatási összeget? Ha ezekre a kérdésekre pozitív választ adott, akkor és csak akkor fogjon bele a pályázat készítésébe, illetve készíttetésébe! Ezen kérdések megválaszolása alapos felkészültséget, szakmai hozzáértést, háttértudást; valamint nagyfokú realizmust és önkritikát igényel. A vállalkozó szakember segítségével valószínűleg megalapozottabb döntést hozhat. Ez ténylegesen időt, energiát és költséget jelent, de még mindig kisebb árat kell fizetni az esetleges „nemleges” döntés meghozataláért, mint egy esetlegesen sikertelen pályázatért, vagy egy nem jól átgondolt nyertes pályázat végrehajtásának kényszeréért, illetve sikertelenségéért. Jó tanács: A pályázat beadásával esélyt, lehetőséget kap a pályázó a támogatás elnyerésére. Azonban fontos, hogy a sikeres pályázatra és annak tervszerű megvalósítására a cégnek felkészültnek kell lennie, és ezt a pályázatban, valamint a megvalósítás során bizonyítania is kell. A felkészültség egyaránt jelent tiszta és jogszerű belső viszonyokat; stabil, átlátható pénzügyi helyzetet, valamint alkalmas humán erőforrást. 46
A beadott pályázatok között – az automatikus eljárást kivéve – pontozásos verseny van, a kiosztható forrás pedig korlátozott, nagysága – az operatív programokban – előre meghatározott. Ebből egyértelműen látható, hogy a versenytársak felkészültsége és a forrás nagysága döntően befolyásolja a végeredményt, nem beszélve a bíráló szuverén, de szubjektív értékítéletéről. Az elmúlt évek tendenciája, hogy a pályázati rendszerért felelős hatóságok törekednek a szubjektivitás minimalizálására, amely a bírálati szempont objektivitásában jelenik meg. Ennek következtében egyre több olyan pályázattal találkozhatunk, ahol a bírálat szempontjai mutatószámok, és azok értékeihez vannak rendelve a pontszámok. Mivel a körülményeket befolyásolni nem áll módjában a vállalkozónak, a legtöbb, amit a fentiek tudatában az ügy érdekében tehet, hogy alaposan felkészül a versenyre. A be nem adott pályázat viszont biztosan nem nyer!
6.4.
A pályázatkészítés folyamata
A pályázatkészítés tulajdonképpen egy módosult, szabályozott tervezési folyamat, amelyben a pályázat kiírójának speciális igénye szerinti tartalommal és formában kell bemutatni: – A pályázó eddigi tevékenységét, vagy annak egy kiemelt részét. – A projekttervet teljes részletességében: célját, tevékenységeit, időbeni ütemezéseit, forrásait. – A megvalósíthatóság bizonyítását: szöveges indoklást, üzleti tervet/részterveket, esetlegesen megvalósíthatósági tanulmányt a kötelezettségvállalás időszakára vonatkozóan. – Bizonyítania kell a pályázati kiírásnak való megfelelést, illetve a pályázás jogosultságát. Erre nyilatkozatok szolgálnak; illetve hiteles dokumentumokat kell mellékelni. Lépései A pályázatkészítést minden esetben meg kell előzzék az előkészítő munkák: felkészülés a pályázásra. Csak ezt követően kerülhet sor a későbbi tevékenységekre. 1. Pályázati kiírás keresése – az adott projekttervhez. 2. A pályázati formanyomtatvány kitöltése – a tartalmi és formai követelmények szigorú betartása mellett! Aláírások, pecsét. 3. A szükséges mellékletek beszerzése – a speciális követelmények figyelembevételével. 4. A mellékletként csatolandó dokumentumok elkészítése. 5. A nyilatkozatok kitöltése; aláírása.
47
6. A kész pályázati anyag megfelelő, előírt példányszámú sokszorosítása, fűzése. Az eredeti példányban minden dokumentumnak és aláírásnak eredetinek kell lenni! A cégszerű aláírás (pecséttel kiegészítve) az aláírási címpéldányon vagy – egyéni vállalkozó esetében – a banki aláírási kartonon feltüntetettel azonos kell, hogy legyen. Szükség esetén a formanyomtatványt CD-re kell rögzíteni. 7. Postázás: ajánlott küldeményként, a megadott postafiókra; kivételes esetekben: személyes beadás. Jó tanács: A pályázat elkészítése, összeállítása összetett szakmai feladat, ami nagyfokú hozzáértést igényel. Ha belső erőforrásokból nem tudjuk összeállítani a megfelelően felkészült teamet, kérhetjük külső szakértők segítségét, akik a vállalkozóval együtt dolgozzák ki a projekttervet, illetve a pályázatot. Kedves Vállalkozó, soha ne engedje ki az irányítást a kezéből. A döntéseket Önnek kell meghoznia, és annak következményeit vállalnia. Ha már idáig eljutottunk, „csak” a megvalósítás van hátra. Sok sikert!
