Splinterlaan 156 2352 SM Leiderdorp
Telefoon Email Website
Vrijwilligersbeleid Pluspunt 2013 - 2016
(071) 5413536
[email protected] www.pluspuntleiderdorp.nl
1
1. Inleiding Het vastleggen van het vrijwilligersbeleid is noodzakelijk om helderheid te creëren over het vrijwilligerswerk in de eigen organisatie. Daarnaast vereist vrijwilligersbeleid ook onderhoud: voor het verbeteren van het vrijwilligerswerk is het nodig dat het betreffende beleid regelmatig geëvalueerd en bijgesteld wordt. Wanneer eenduidigheid over het beleid ontbreekt, wordt het moeilijk om verbetering te realiseren. Het vastleggen, ofwel borgen, van vrijwilligersbeleid is daarom een belangrijke voorwaarde voor een effectieve en efficiënte uitvoering van het vrijwilligerswerk bij Pluspunt. In 2006 is het eerste Vrijwilligersbeleid opgesteld met de titel “Vrijwilligerswerk, van waarde voor drie” Vrijwilligers doen hun vrijwilligerswerk omdat het van waarde is voor degenen voor wie zij het doen èn voor henzelf èn voor de samenleving als geheel. Aldus: van waarde voor drie. Stichting Pluspunt is vanuit de vrijwilligers gezien een middel om de waarde voor drie te kunnen realiseren. Dat betekent dat Pluspunt de omstandigheden dient te creëren waarin vrijwilligers zich thuis voelen. De beloning wordt vooral gegeven in de vorm van respect en waardering met daarnaast nog een aantal zaken die meer materieel van karakter zijn. Vrijwilliger zijn is niet vrijblijvend, het schept ook verplichtingen. Pluspunt is van mening dat vrijwilligers een essentiële rol binnen ons werkgebied vervullen. Door het formuleren van het vrijwilligersbeleid in deze nota hoopt Pluspunt daarover meer duidelijkheid te geven en waar nodig het beleid te verbeteren. 2. De missie van Pluspunt ten opzichte van haar vrijwilliger. De missie luidt: “Vrijwilligers verrichten hun werkzaamheden ten behoeve van de ouderen, chronisch zieken en mensen met een beperking in Leiderdorp waardoor deze doelgroep zolang mogelijk maatschappelijk kan blijven participeren. Het werk moet passend zijn bij degene die het uitvoert en passen binnen de organisatorische mogelijkheden van Pluspunt. Zowel de vrijwilliger, als de oudere, als de organisatie moet plezier hebben in de samenwerking” Wil de missie van Pluspunt ten opzichte van haar vrijwilligers slagen, dan: - dient Pluspunt de vrijwilligers een organisatie met structuur aan te bieden waarin goed en op tijd gepland wordt, de organisatie van de werkzaamheden helder is en de taken duidelijk zijn. In een duidelijke structuur gedijt de vrijwilliger het beste. - moet Pluspunt goede contacten tussen vrijwilligers en het team van medewerkers bevorderen, zodat vrijwilligers en teamleden elkaar goed (leren) kennen en er persoonlijke aandacht is voor elkaar. Hierdoor zal de motivatie van de vrijwilliger hoog blijven. Vrijwilligersbeleid Pluspunt 2013 - 2016
2
3. Motivatie Uit het magazine “Vrijwillige Inzet” (mei 2012) blijkt dat ‘een ander willen helpen’ veelal het motief is van vrijwilligers die betrokken zijn bij activiteiten voor ouderen. Waardering blijkt volgens dit onderzoek vaak geen motivatie om te starten met vrijwilligerswerk. Mensen beginnen meestal met vrijwilligerswerk omdat ze gevraagd worden. Waardering is wel een motor om door te gaan. Trots en respect blijken essentieel. Vrijwilligers die zich gewaardeerd voelen door hun organisatie, voelen zich meer betrokken. Mensen die vrijwilligerswerk ambiëren, zijn meer bereid zich in te zetten voor een organisatie als ze daar trots op kunnen zijn en waardering voor hun inzet kunnen verwachten. Bij de uitvoering van een groot aantal werkzaamheden van Pluspunt nemen vrijwilligers een belangrijke plaats in. Veel activiteiten en diensten kunnen zonder hen niet of nauwelijks uitgevoerd worden. Voor Pluspunt zijn de vrijwilligers een voorbeeld van de zogenaamde “Civil Sociëtygedachte”, waarbij de burgers met elkaar solidair zijn. 4. Zicht op het vrijwilligersbestand Voorafgaand aan de werving van vrijwilligers is inzicht gewenst in het bestaande bestand. Hoeveel vrijwilligers zijn er? Wat doen zij en hoeveel tijd besteden zij aan het vrijwilligerswerk? Hoe hoog is de gemiddelde leeftijd? Een dergelijke registratie en inventarisatie biedt informatie over het verloop van vrijwilligers, voorkeur voor werkzaamheden, verjonging of veroudering van het bestand e.d. Pluspunt kan begin 2013 een beroep doen op bijna 130 vrijwilligers en hoeft nog niet echt actief te werven. Mensen melden zich spontaan aan als vrijwilliger en het verloop is niet erg groot. Veelal zijn leeftijd en gezondheid redenen om te stoppen, waarna men vaak als deelnemer betrokken blijft bij de organisatie. Dat wil niet zeggen dat we ook in de toekomst verzekerd zijn van voldoende vrijwilligers. Pluspunt telt veel oudere vrijwilligers (boven de 70 jaar) die de komende jaren zullen stoppen met hun werk. En de nieuwe generatie vrijwilligers heeft soms andere prioriteiten. Een belangrijk onderscheid dat ook consequenties heeft voor de wijze van benaderen tussen ‘de oude generatie’ en ‘de nieuwe generatie’ vrijwilligers. Bij Pluspunt is vooral het oude type vrijwilligers nog werkzaam, terwijl de ‘nieuwe’ vrijwilligers hun intrede doen. Bij de werving van nieuwe vrijwilligers zal hier rekening mee gehouden moeten worden, zo dat ieders specifieke kwaliteiten benut kunnen worden.
Vrijwilligersbeleid Pluspunt 2013 - 2016
3
‘oude generatie’ vrijwilligers
‘nieuwe generatie’ vrijwilligers
>meer gericht op saamhorigheid, gezelligheid
>meer geboeid door één aspect/taak
>inzet voor een langere periode
>kortverband
>vanzelfsprekend, plicht
>bewuste keuze
>aangesproken door vacatures
>ontplooiingskansen
>vaste procedures/gewoontes
>spontane initiatieven
>continuïteit
>creativiteit
>trouw aan de ander
>trouw aan jezelf
5. De 5 B’s van het vrijwilligerswerk In het hierna gepresenteerde beleid worden de 5 B’s gehanteerd zoals vorm gegeven door het Cifiq, nu Movisie. Deze bestaan uit: Binnenhalen, selectie en introductie; Begeleiding en toerusting; Belonen; Behouden, rechtspositie, evaluatie; Beëindigen. 5.1 Binnenhalen, selectie en introductie Werven van nieuwe vrijwilligers heeft alleen zin als er inzicht is in de behoefte aan vrijwilligers. Voor welke activiteit zijn nieuwe vrijwilligers nodig, voor hoeveel uur, wanneer en wat wordt van hen verwacht? Voor elke vrijwilligerstaak moet een kort profiel worden opgesteld waarin de wensen/eisen kennis, ervaring, vaardigheden en beschikbaarheid worden vermeld. De profielbeschrijving gaat vergezeld met een wervingsboodschap die duidelijk maakt welke doelen en activiteiten worden beoogd, hoe er samengewerkt wordt, bij wie men terecht kan voor aanvullende informatie en hoe men zich als vrijwilliger kan aanmelden. De boodschap moet de vrijwilliger aanspreken en dient dus afgestemd te zijn op de belevingswereld en de taal van de doelgroep. Wanneer bekend is waarvoor, welke vrijwilligers, nodig zijn komen de wervingsactiviteiten in beeld. Pluspunt verzorgt eenmaal per kwartaal een vrijwilligersrubriek in het Leiderdorps Weekblad waarin zij, niet alleen voor zichzelf maar ook voor andere organisaties op het gebied van zorg en welzijn, vacatures meldt. Voor Pluspunt is ook de ‘mond tot mond reclame’ een belangrijk gegeven, via anderen kent men Pluspunt en zo komt men zich spontaan aanmelden. Ervaring wijst uit dat een persoonlijke benadering door reeds werkzame vrijwilligers effectief is.
Vrijwilligersbeleid Pluspunt 2013 - 2016
4
De aspirant-vrijwilliger geeft zelf aan welk vrijwilligerswerk hij of zij graag wil doen. Pluspunt kan hierbij adviserend optreden. Daarmee is voor de vrijwilliger van Pluspunt het doen van vrijwilligerswerk niet vrijblijvend. “Doen wat je beloofd hebt” dient als uitgangspunt hoog in het vaandel van de vrijwilliger geschreven te staan. De vrijwilliger van Pluspunt kiest voor vrijwilligerswerk waarin iets doen en betekenen voor een ander mens centraal staat. Wanneer de werving succes heeft moet de aspirant-vrijwilliger geïnformeerd worden over de groep waar zij deel van uit gaan maken. Deze informatie moet overeenkomen met het opgestelde profiel en met de wervingsboodschap. Tijdens een kennismakingsgesprek worden de verwachtingen over en weer duidelijk uitgesproken, evenals de begeleiding, de verantwoordelijkheden, werkwijze en de introductieperiode. Wanneer de samenwerking wordt aangegaan, wordt dit bezegeld met de ondertekening van een ‘vrijwilligersovereenkomst’. Deze overeenkomst bevat de hoofdpunten van het vrijwilligersbeleid en een opsomming van de rechten en plichten met daarbij de verklaring van geheimhouding hetgeen de vrijwilliger ter ore komt van de cliënt. Het gevoel van ‘verbondenheid’ is een belangrijke voorwaarde voor de continuïteit. Door een goede introductie in de groep groeit deze verbondenheid. De introductieperiode wordt met een persoonlijk gesprek afgesloten waarbij besloten wordt over de definitieve voortzetting. Selecteren houdt ook in, dat niet elke kandidaat geschikt geacht wordt voor het werk dat geambieerd wordt. Een afwijzing wordt altijd in een persoonlijk gesprek toegelicht waarbij de vrijwilliger gewezen wordt op andere activiteiten. 5.2 Begeleiding en toerusting Zonder toerusting vooraf kunnen mensen niet aan het werk. In veel gevallen kan de toerusting intern geregeld worden. Per activiteit of dienst of een cluster van activiteiten en diensten wordt een groep vrijwilligers gevormd. Een medewerker van Pluspunt begeleidt en ondersteunt een groep vrijwilligers die betrokken is bij de uitvoering van de werkzaamheden, die behoren tot het takenpakket van deze medewerker. Tijdens de introductieperiode wordt steeds aandacht besteed aan de eerste ervaringen van de nieuwe vrijwilliger. Met betrekking tot de begeleiding wordt onderscheid gemaakt tussen ‘taakgerichte’ en ‘persoonsgerichte’ begeleiding. Taakgerichte begeleiding is gericht op de vergroting van de deskundigheid en kan, afhankelijk van het onderwerp, individueel of in groepsverband plaatsvinden. Persoonsgerichte begeleiding spitst zich toe op het persoonlijk functioneren in het vrijwilligerswerk en wordt doorgaans individueel georganiseerd. Het is onze ambitie om jaarlijks met iedere vrijwilliger een persoonlijk gesprek te voeren, waarin ook de onderlinge samenwerking aan de orde komt. Omdat dit, door het beperkte aantal uren voor vrijwilligersondersteuning, niet altijd zal gebeuren door het verantwoordelijke teamlid, kan er ook gezocht worden naar een coördinerende vrijwilliger die deze taak voor zijn of haar rekening neemt. Communicatie is een Vrijwilligersbeleid Pluspunt 2013 - 2016
5
belangrijk middel bij het uitvoeren van iemands taak. Daarom zullen tijdens regelmatige bijeenkomsten met vrijwilligers, die bijgewoond worden door de betrokken medewerker, altijd interne mededelingen van Pluspunt een onderdeel van de te bespreken agenda zijn. 5.3 Belonen Om de betrokkenheid bij Pluspunt en het werk te vergroten en om waardering voor het vrijwilligerswerk te laten blijken is een attentiebeleid ingesteld. Vrijwilligers bij Pluspunt mogen een beloning voor hun inzet verwachten. Die beloning bestaat vooral uit het ontvangen van waardering van de kant van de organisatie, de medewerkers, de collegavrijwilligers en het bestuur. Bij de verjaardag of wanneer iemand ziek is wordt een kaart gestuurd of een telefoontje gepleegd. Vrijwilligers worden attent gemaakt op interessante zaken en bijeenkomsten. Bovendien ontvangen vrijwilligers rond de jaarwisseling tijdens de zgn. “Dank Je Wel-bijeenkomst” een kleine attentie als dank voor hun inzet. 5.4 Behouden, rechtspositie, evaluatie Organisatie en vrijwilligers hebben jegens elkaar rechten en plichten. Daarom moeten persoonlijke gegevens bekend zijn: naam, voornaam, geboortedatum, adres, telefoonnummer, email. Indien nodig kan ook vermeld worden wanneer de vrijwilliger beschikbaar is voor het vrijwilligerswerk. In de vrijwilligersovereenkomst wordt aangegeven welke onkosten door de vrijwilliger gedeclareerd kunnen worden. Pluspunt vergoedt de kosten, die door vrijwilligers gemaakt worden bij het verrichten van hun werkzaamheden, zoals de telefoon- en portokosten, autovergoeding, etc. Vrijwilligers lopen tijdens hun werkzaamheden risico’s. Zij kunnen schade aanrichten of oplopen. Pluspunt kan hiervoor aansprakelijk gesteld worden. Daarom zijn er door de gemeente en door Pluspunt verzekeringen afgesloten om de organisatie en de vrijwilligers in te dekken tegen mogelijke gevolgen van schade en ongevallen, zoals een aansprakelijkheidsverzekering en een collectieve ongevallenverzekering. In geval vrijwilligers een uitkering ontvangen is het van belang na te gaan of door het vrijwilligerswerk de uitkering gevaar loopt. Vrijwilligerswerk moet aan bepaalde normen voldoen wil het acceptabel zijn voor de uitkerende instanties. Jaarlijks moeten de werkzaamheden worden geëvalueerd om in beeld te brengen of de doelstellingen gerealiseerd zijn, maar ook of de gevolgde werkwijzen geleid hebben tot wat beoogd werd. Dit is een taak van het team. Maar ook het beleid dient geëvalueerd te worden om vervolgens bij te kunnen stellen. Directeur en bestuur zijn verantwoordelijk voor de actualisering van het vrijwilligersbeleid
Vrijwilligersbeleid Pluspunt 2013 - 2016
6
5.5 Beëindiging De samenwerkingsrelatie tussen Pluspunt en een vrijwilliger kan om verschillende redenen beëindigd worden zowel door Pluspunt als door de vrijwilliger. Wanneer het initiatief tot afscheid bij Pluspunt ligt, dient dit goed beargumenteerd en eventueel gedocumenteerd te gebeuren. Als de vrijwilliger het initiatief neemt om de werkzaamheden te stoppen, dan is het voor Pluspunt zinvol de redenen te kennen. Om dit te weten te komen wordt een afscheidsgesprek gehouden door de coördinator van het project en een attentie overhandigd. Het gesprek wordt formeel bevestigd met een brief aan de vertrekkende vrijwilliger waarin de overeenkomst wordt opgezegd. De brief kan op verzoek vergezeld gaan van een certificaat waarin de werkzaamheden omschreven worden. 6. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de vrijwilliger. De voorwaarden: Vrijwilligers bij Pluspunt dienen bereid te zijn verantwoordelijkheden op zich te nemen. Dat kan echter alleen, wanneer:
De taken van de vrijwilliger goed omschreven zijn en “de spelregels” indien nodig op papier staan,
de vrijwilliger verzekerd is van goede begeleiding,
de organisatie van Pluspunt transparant en duidelijk is,
de vrijwilliger weet, dat er op iemand (een professional) teruggevallen kan worden,
de vrijwilliger er op kan rekenen, dat er een handvat, opvang of emotionele ondersteuning verleend wordt bij (grote) emotionele problemen, die de vrijwilliger kan tegenkomen en/of soms te verwerken krijgt,
de vrijwilliger er op kan rekenen, dat de verantwoordelijkheid voor de werkzaamheden, die hij of zij uitvoert binnen de grenzen van vrijwilligerswerk blijft.
Afhankelijk van de activiteit of het project zal Pluspunt met de vrijwilliger een aantal afspraken schriftelijk vastleggen. Wat mag Pluspunt van een vrijwilliger verwachten?
De vrijwilliger is zo nodig een dagdeel per week beschikbaar.
De vrijwilliger verricht de afgesproken werkzaamheden ten behoeve van stichting Pluspunt en is als zodanig het visitekaartje van Pluspunt.
De vrijwilliger is verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken die hij/zij op zich heeft genomen.
Bij de werkzaamheden behoort het bijwonen van de bijeenkomsten van het team waartoe de vrijwilliger behoort.
Het is de vrijwilliger niet toegestaan beloning in geld of natura van de oudere aan te nemen. Een uitzondering hierop is een eenmalige attentie bij b.v. een verjaardag of een feestdag.
Vrijwilligersbeleid Pluspunt 2013 - 2016
7
De vrijwilliger gaat respectvol om met de cliënt en de eigendommen van de cliënt.
De vrijwilliger heeft de plicht tot geheimhouding voor alles wat de cliënt betreft of wat hem/haar in vertrouwen verteld wordt en ondertekent de samenwerkingsovereenkomst waarin de privacyverklaring is opgenomen.
In geval van verhindering en vakantie laat de vrijwilliger dit de organisatie tijdig weten.
De vrijwilliger geeft tijdig aan dat hij/zij de werkzaamheden wenst te beëindigen.
7. Verantwoordelijkheden van Pluspunt.
Bestuur en medewerkers van Pluspunt zullen open communiceren met de vrijwilligers met betrekking tot het beleid van Pluspunt en de organisatie van het werk.
De organisatie van Pluspunt zal voor de vrijwilligers helder en duidelijk zijn: zij weten welke taken door welke medewerkers worden verricht en bij wie zij op welk moment terechtkunnen met hun vragen.
Bestuur, medewerkers en vrijwilligers moeten op één lijn zitten en er zich van bewust zijn dat zij gezamenlijk voor de uitvoering van het werk staan.
De onderlinge sfeer kenmerkt zich met begrippen als saamhorigheid, solidariteit, gezelligheid en rust.
De verantwoordelijke medewerker van Pluspunt begeleidt en ondersteunt de vrijwilligers die betrokken zijn bij de uitvoering van activiteit en/of diensten.
Nieuwe vrijwilligers krijgen een introductie aangeboden door de medewerker van de groep waar de vrijwilliger zich bij aansluit.
Nieuwe vrijwilligers ondertekenen een overeenkomst en ontvangen indien aanwezig de “spelregels” behorend bij het project waarvoor zij zich gaan inzetten.
Na twee maanden volgt er een tussentijdse evaluatie waarna beide partijen besluiten of de samenwerkring zal worden voortgezet.
Er worden regelmatig bijeenkomsten voor de vrijwilligers georganiseerd.
De beloning, die de vrijwilligers krijgen, bestaat voornamelijk uit het ontvangen van waardering en aandacht.
Daarnaast zorgt Pluspunt ervoor dat de vrijwilligers voldoende verzekerd zijn en dat hun directe onkosten vergoed worden.
Bovendien kunnen de vrijwilligers rekenen op voldoende deskundigheidsbevordering, zo mogelijk aangeboden in samenwerking met de stichtingen welzijn ouderen in de regio.
Als de vrijwilliger niet geschikt blijkt voor de werkzaamheden die behoren bij het project zal dit open en eerlijk met hem/haar besproken worden. Zo mogelijk wordt er gezocht naar andere werkzaamheden.
Vrijwilligers kunnen bij klachten e.d. terecht bij de verantwoordelijke coördinator, de directeur en zo nodig bij het bestuur.
Vrijwilligersbeleid Pluspunt 2013 - 2016
8
8. Beleidsvoornemens Pluspunt 2013 - 2016.
Stichting Pluspunt zal veel aandacht blijven schenken aan haar vrijwilligers. Zij wil attent zijn bij hun persoonlijke aangelegenheden. Zo mogelijk zal er met ieder jaarlijks persoonlijk of telefonisch contact gezocht worden.
Daar waar mogelijk kunnen er per project coördinerende vrijwilligers aangesteld worden die de intermediair kunnen zijn tussen de vrijwilliger en het verantwoordelijke teamlid.
Pluspunt zal de overeenkomsten en spelregels behorend bij de projecten jaarlijks evalueren en zo nodig aanpassen en voor nieuwe projecten samenstellen.
Pluspunt zal ook de komende jaren de nodige aandacht schenken aan deskundigheidsbevordering van de vrijwilligers door o.a. themabijeenkomsten en cursussen aan te bieden.
Steeds meer vrijwilligers hebben email en internet. De communicatie zal daarom zoveel mogelijk via email en via een link op de website plaats gaan vinden.
Pluspunt zal zich verdiepen in de wensen en mogelijkheden van een nieuwe generatie vrijwilligers. Ook de mogelijkheid tot samenwerking met bedrijven, het inzetten van stagiaires en het projectmatig werken zal hierbij onderzocht worden.
Pluspunt zal het gemeentelijk vrijwilligersbeleid met interesse volgen en zoveel mogelijk constructief meewerken aan een mogelijke vacaturebank en/of een Beursvloer.
Pluspunt zal ook zelf initiatief blijven nemen, b.v. bij het opstellen van de vacaturerubriek in het Leiderdorps Weeklad en het organiseren van een nieuwe “Senioren voor Leiderdorp”. Het laatste in samenwerking met de gemeente.
Bij dit Beleidsplan behoort een Actielijst dat per jaar i.s.m. het team wordt opgesteld en aan het begin van ieder jaar geëvalueerd en geactualiseerd zal worden.
Vastgesteld in de bestuursvergadering van 18 februari 2013
Vrijwilligersbeleid Pluspunt 2013 - 2016
9
