SISTEM PENILAIAN AKTIVITI PELAJAR KOLEJ KEDIAMAN CD
FERNANDER JONATHAN
FAKULTI KOMPUTERAN DAN INFORMATIK UNIVERSITI MALAYSIA SABAH 2015 ABSTRAK
ABSTRAK Pihak kolej kediaman sentiasa mendapat permohonan untuk penempatan pelajar bagi sesi pengajian baru. Walaupun pelajar yang baru mendaftar pengajian diwajibkan untuk tinggal di kolej kediaman UMS, namun pelajar lama juga harus dipertimbangkan penempatan mereka bagi sesi tahun pengajian yang baru. Setiap permulaan tahun pengajian, pihak kolej kediaman CD menerima banyak permohonan penempatan namun begitu, permohonan pelajar harus ditapis dan dipertimbangkan oleh pihak kolej kediaman. Kelulusan pelajar mendapat penempatan adalah bergantung kepada sejauh mana penglibatan pelajar dalam aktiviti kokurikulum peringkat universiti, kolej kediaman, keputusan PNGK dan markah SDP pelajar. Dalam proses ini, pihak kolej kediaman menghadapi kesulitan dalam menilai setiap permohonan pelajar kerana permohonan pelajar biasanya tidak disertakan bukti penglibatan aktiviti kokurikulum atau keputusan peperiksaan. Dalam projek ini, sebuah sistem iaitu sistem e-SPAP telah dibangunkan untuk memudahkan pihak kolej kediaman menilai kelayakan pelajar yang memohon penempatan dan memantau pergerakan program aktiviti di peringkat kolej kediaman. Sistem ini dibangunkan adalah berasaskan web dan boleh diakses dengan menggunakan talian sedia ada di kampus induk UMS. Sistem dibangunkan dengan menggunakan bahasa pengaturcaraan PHP dan menggunakan sistem pengurusan pangkalan data MySQL.
BAB 1 PENGENALAN 1.1 Pengenalan Projek ini adalah sebuah projek membangunkan sebuah sistem pemantauan aktiviti pelajar (e-SPAP) untuk kegunaan kolej kediaman Cermelang Dinamik (CD) di Universiti Malaysia Sabah dimana sistem yang bakal dibangunkan dapat membantu kakitangan pihak kolej kediaman untuk menilai dan menapis kelayakan pelajar untuk mendapat penempatan kolej kediaman. Sistem ini berupaya memaparkan maklumat secara elektronik dan boleh dicetak sekiranya perlu. Apa yang menarik bagi sistem ini adalah berbentuk mesra pengguna dan boleh dicapai secara online melalui komputer ataupun telefon pintar. 1.2 Masalah Yang Dihadapi Permohonan Kolej Kediaman untuk pelajar setiap tahun menimbulkan kesulitan kakitangan kolej kediaman di Universiti Malaysia Sabah kerana tidak semua pelajar boleh dipertimbangkan untuk mendapat tempat penginapan. Hal ini kerana pihak kolej harus melihat prestasi pelajar dari segi penglibatan aktiviti samada diperingkat kolej ataupun diperingkat universiti yang juga menyumbang kepada markah SDP pelajar. Selain itu jumlah PNGK juga mempengaruhi kelayakan pelajar untuk mendapat penempatan di kolej kediaman. Setiap penghujung semester, pihak kolej kediaman mendapat banyak permohonan penempatan kolej daripada pelajar samada pelajar tersebut adalah penghuni asal kolej kediaman ataupun daripada kolej kediaman lain. Setiap pelajar yang memohon harus
melalui tapisan samada layak atau tidak untuk dipertimbangkan. Proses tapisan merupakan proses yang memakan masa dan rumit bagi pihak kolej untuk mengetahui tahap penglibatan pelajar dalam aktiviti kolej memandangkan pihak kolej harus mencari sendiri maklumat penglibatan pelajar disamping mengetahui nilai PNGK terkini pelajar tersebut. Proses ini menyebabkan kelewatan dan kesulitan bagi pelajar justeru kualiti perkhidmatan akan dipandang rendah. 1.3 Pernyataan Masalah Pengurusan aktiviti kolej kediaman pelajar pada masa kini masih mengamalkan kaedah lama iaitu pengurusan secara manual. Kaedah ini telah menimbulkan pelbagai kelemahan seperti penggunaan borang yang banyak, masalah penyimpanan borang dan sumber maklumat pelajar daripada pelbagai sumber seperti markah SDP dan jumlah akhir PNGK pelajar. Kepelbagaian sumber ini menyukarkan pihak kolej untuk merujuk maklumat pelajar. Oleh itu, satu kaedah yang lebih sistematik dan cekap harus digunakan melalui pembangunan sebuah sistem berasaskan web yang mana kesemua informasi tersebut dapat disatukan dalam satu sistem dan dapat dicapai oleh semua pelajar. Sistem yang dibangunkan ini bertujuan untuk memudahkan pihak kolej kediaman untuk menilai dan menapis permohonan kolej kediaman pelajar. Melalui sistem ini, semua maklumat aktiviti kolej dan kokurikulum pelajar direkodkan dalam bentuk elektronik dalam satu pangkalan data untuk memudahkan pihak kolej membuat proses tapisan dengan pantas. 1.4 Objektif Antara objektif pembangunan sistem penilaian aktiviti pelajar ini ialah:1) Membangunkan satu sistem penilaian aktiviti pelajar (e-SPAP) dalam menentukan kelayakan penempatan pelajar di kolej kediaman.
2) Menyediakan satu platform maklumat pelajar dimana pihak kolej boleh merujuk kesemua maklumat aktiviti pelajar dan keputusan peperiksaan dalam satu pangkalan data. 3) Menyediakan satu sistem pemantauan program aktiviti pelajar melalui sistem e-SPAP. 1.5 Skop Projek Skop perisian yang akan dihasilkan terhad kepada:a) Pembangunan sebuah prototaip sistem e-SPAP berasaskan web yang menggunakan bahasa pengaturcaraan php dan menggunakan pangkalan data MySQL. b) Sistem yang akan dibangunkan akan dilengkapkan dengan modul pendaftaran pelajar, modul permohonan program aktiviti peringkat kolej dan pendaftaran peserta, modul penilaian pemarkahan dan maklumat pelajar, modul pemantauan program aktiviti, modul penyelenggaraan pengguna dan sistem, dan modul penjanaan laporan untuk kegunaan admin. c) Sistem juga dilengkapi dengan pangkalan data pelajar untuk menyimpan biodata pelajar, rekod kemajuan pelajar dan aktiviti-aktiviti yang dilakukan pelajar.
1.6 Sasaran Pengguna Sistem Sasaran pengguna yang terlibat dalam penggunaan sistem ini ialah: a. Admin sistem/Pentabdir sistem i. Pentabdir sistem merupakan pengguna yang menyelenggara keseluruhan sistem e-SPAP termasuklah melantik operator, menetapkan markah minimum SDP dan nilai PNGK minimum pelajar untuk layak mendapat penempatan. ii. Meluluskan permohonan program aktiviti pelajar. iii. Pengguna yang akan menjadi Pentabdir sistem ialah pengetua, penolong pengetua kolej kediaman dan penyelia kolej kediaman. b. Operator sistem i. Operator sistem merupakan pengguna yang menguruskan proses penapisan pelajar, menguruskan maklumat pendaftaran pelajar kedalam sistem dan mengesahkan maklumat dan permohonan aktiviti kolej oleh pelajar. ii. Pengguna yang menjadi operator sistem ialah kakitangan HEP Kolej Kediaman dan felo. c. Pelajar biasa i. Pelajar merupakan pengguna yang mendaftar dan mengemaskini maklumat pelajar, memberikan maklumat markah SDP, nilai akhir PNGK, mendaftar dalam penglibatan aktiviti peringkat kolej kediaman. d. Pelajar yang menjadi JAKMAS i. Ahli JAKMAS merupakan pelajar yang boleh memohon program aktivi pelajar di peringkat kolej kediaman. j. Pelajar ini boleh mendaftarkan peserta yang hadir dalam program ke dalam sistem. k. Peranan lain pengguna ini adalah sama sepeti pelajar biasa.
1.7 Organisasi Laporan Laporan projek ini dibahagikan kepada 7 bahagian. Bab 1 membincangkan tentang perkara asas dan pengenalan kepada projek termasuk objektif projek, pernyataan masalah dan skop projek. Bab 2 akan membincangkan mengenai kajian literatur. Kajian literatur adalah perbincangan mengenai sistem lain yang mempunyi fungsi serupa yang telah digunakan oleh organisasi lain.
Kajian
ini
diperlukan
untuk
mengetahui
samada
terdapat
kelemahan
dan
penambahbaikan sistem. Kesemua sistem akan dibandingkan pada akhir bab 2. Bab
3
akan
menerangkan
mengenai
metodologi
yang
digunakan
dalam
proses
pembangunan sistem ini. Metodologi boleh didefinisikan sebagai satu set kod yang mengandungi idea praktikal dan cadangan yang boleh dipraktikkan bagi mengenalpasti keperluan pengguna dan sistem. Bab 4 akan menerangkan mengenai analisis sistem dan rekaan sistem. Analisis sistem merupakan dapatan daripada hasil kajian sistem serupa sedia ada yang telah digunakan oleh organisasi lain sebelum ini. Rekaan sistem adalah termasuk rekaan pangkalan data, carta alir data, hubungan entiti dan rekaan awal sistem antaramuka. Bab 5 menerangkan proses implementasi sistem berdasarkan kepada analisis dan rekabentuk sistem. Fasa ini adalah kritikal dimana rupa bentuk antaramuka sistem dan proses pengaturcaraan dilakukan untuk menjadikan sebuah prototaip siap sebelum ditunjukkan kepada pengguna untuk Evaluasi. Bab 6 akan menerangkan proses pengujian sistem. Melalui proses ini, sistem akan diuji sepenuhnya agar dapat memenuhi keperluan pengguna akhir. Beberapa peringkat pengujian akan dijalankan antaranya Ujian modul, Ujian Integrasi dan Ujian Sistem. Bab 7 merupakan kesimpulan keseluruhan dan penambahbaikan sistem yang boleh dilakukan pada masa hadapan.
