SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BAHAN BAKU PADA PT BERKAT MANUNGGAL JAYA Aditya Yusuf Sani Sistem Informasi, Ilmu Komputer, UDINUS E-mail :
[email protected]
Abstrak Suatu sistem yang baik harus mampu memberikan informasi pada waktunya, dengan data-data yang akurat dan tepat dalam proses pengolahannya. Salah satu faktor yang terjadi pada PT Berkat Manunggal Jaya adalah Sering terjadi kesalahan dalam penghitungan stok barang pada kartu stok serta membutuhkan waktu yang cukup lama untuk membuat laporan persediaan dan transaksi barang masuk maupun keluar, karena harus mengumpulkan data pada mutasi atau LOM untuk dilakukan pengecekan transaksi dengan kartu stok dan jumlah fisik barang. Sering terjadi kehilangan data softcopy yang tersimpan pada komputer, karena terlalu banyak file sehingga resiko kehilangan file lebih besar. PT Berkat Manunggal Jaya Semarang memerlukan sebuah sistem informasi yang mampu memberikan bantuan dalam mengatasi permasalahan dan mempercepat proses transaksi barang masuk dan keluar
serta menghasilkan laporan-laporan yang standart.
Perancangan sistem dan pembuatan aplikasi Persediaan Bahan Baku dengan menggunakan metode pengembangan System Development Life Cycle (SDLC), Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai programnya, MySQL sebagai database server, dan Crystal Report untuk laporan. Dari hasil analisis dan perancangan sistem, dapat disimpulkan bahwa sistem persediaan bahan baku pada yang sudah dibuat dapat mengatasi permasalahan administrasi di gudang yang berhubungan dengan pendataan data, pengolahan data transaksi dan membuat laporan persediaan bahan baku dengan format yang standar perusahaan pada umumnya. Sistem persediaan bahan baku bisa menjadi solusi yang baik untuk mengatasi permasalahan administrasi gudang pada PT Berkat Manunggal Jaya Semarang..
Kata Kunci: Sistem Informasi, Persediaan, Bahan Baku, administrasi gudang, System Development Life Cycle (SDLC)
Abstract A good system must be able to give information on time, with data which is accurate and precise in the. One of the factors that happened at PT Berkat Manunggal Jaya as is often there is a mistake in the count in stock work on the stock card and a lot was quite a long time to make a report
preparation and transaction work check-in and out, because I have to gather data on mutation or LOM with their medieval stave to be checking transaction with a card in stock and the number of physical work. There are often a loss of data soft copy that are stored in a computer, because there were too many files so risk lost files. Furthermore, PT Berkat Manunggal Jaya Semarang need an information system there is able to resolve the issue to provide assistance in order to speed up the process and come in and transaction work out and produce a report to report that standards. Designs development of system for supplier of raw material using System Development Life Cycle (SDLC) method, Microsoft Visual Basic 6.0 as his program, MySQL database server, and as Crystal Report to design the report. From the system analysis and design, it can be concluded that the system for supplier of raw material which has been made is able to solve the problems in the administration of the warehose, associated with the data collection, data processing and made a transaction report preparation materials format with the standard of defined by company. The system for supplier of raw material become a solution that is good to address the problems administration warehouse at PT Berkat Manunggal Jaya Semarang.
Keywords: Information Systems, Inventory, Raw Material, warehouse administration, System Development Life Cycle (SDLC)
1.
PENDAHULUAN
jumlah stok pada kartu stok dengan fisik
1.1
Latar Belakang
barang, kesalahan dalam menghitung
Pada
PT
Berkat
Manunggal
Jaya
jumlah persediaan bahan baku produksi,
seharusnya memiliki sistem administrasi
kehilangan rekapan file, membutuhkan
yang
baik untuk melakukan proses
waktu yang lama untuk mencari barang
pengolahan data secara tepat dan efisien
yang akan diambil apakah stok tersedia
sehingga informasi yang dihasilkan lebih
atau sudah habis dan pembuatan laporan
akurat. Dalam proses pengolahan data
– laporan persediaan dengan format yang
administrasi
Berkat
tidak standar. Banyaknya waktu yang
Manunggal Jaya masih menggunakan
tersita karena sistem administrasi yang
sistem manual. Banyak permasalahan
masih berjalan kurang efisien dan efektif
yang sering terjadi di gudang khususnya
menjadi kendala bagi karyawan
bagian
Berkat Manunggal Jaya.
gudang,
administrasi
PT
gudang
dan
operasional gudang. Kendala yang sering dialami perusahaan adalah berbedanya
PT
1.2
bagian gudang dalam melakukan
Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka dapat dirumuskan permasalahan
aktifitas administrasi gudang. 2.
Sistem
yang
baru
nanti
dapat
yang ada “bagaimana membuat sebuah
mengatasi permasalahan yang sering
sistem informasi yang mampu mengatasi
dihadapi karyawan bagian gudang
masalah pengolahan data
ketika masih menggunakan sistem
barang
di
gudang
persediaan
dengan
dan
menghasilkan informasi yang tepat dan akurat dengan format
manual. 3.
akurat berdasarkan data – data yang
laporan yang
sudah diolah pada sistem persediaan.
standart”. 1.3
Batasan Masalah
Dengan
memperhatikan
keterbatasan
waktu, tenaga serta banyaknya masalah yang dihadapi, maka dalam pembuatan tugas akhir ini penulis akan membatasi permasalahan pada: 1.
1.5
dari penyusunan penelitian tugas akhir ini adalah sebagai berikut: 1.
tidak
akhir
persediaan
ini
bahan baku gudang bukan barang
lingkungan perusahaan. 2.
administrasi
dan
Membuat sebuah sistem yang bisa khususnya
pengolahan
data
persediaan barang dan menghasilkan
adalah :
karyawan
efisiensi
efektifitas dalam melakukan proses
Tujuan Penelitian
membantu
Bagi Instansi Perusahaan Meningkatkan
Tujuan dari penulisan tugas akhir ini
1.
ilmu
membangun sistem informasi di
jadi hasil produksi. 1.4
dapat
dan mendapatkan pengalaman dalam
hanya
melakukan proses pengolahan data
penulis
pengetahuan yang sudah diperoleh
kinerja sistem Sistem
ini,
mengimplementasikan
mengedepankan
interface sistem tapi lebih pada
3.
Bagi Penulis Dengan menyusun laporan tugas
Sistem yang dibuat hanya terfokus
Penulis
Manfaat Peneletian
Manfaat yang diharapkan dapat diperoleh
pada administrasi gudang. 2.
Dapat memberikan informasi yang
laporan yang tepat dan akurat. 3.
Bagi Akademik Dapat
digunakan
sebagai
bahan
informasi, referensi, artikel dan arsip
dan sebagai tolak ukur keberhasilan
Ketidakberesan.
dalam membimbing mahasiswa.
Pertumbuhan
atau
perkembangan organisasi. 1.
LANDASAN TEORI
2.1
Sistem Informasi
b.
Untuk
meraih
(opportunities)
Menurut Andri Kristanto (2011) Sistem
c.
informasi adalah suatu satuan gkomponen
(directives)
yang
saling
berhubungan
mengumpulkan
atau
yang
mendapatkan
kembali, memproses, menyimpan dan mendistribusikan
informasi
untuk
mendukung pengembalian keputusan dan kendali dalam suatu organisasi. Menurut
Jogiyanto
kesempatan
(2005)
Sistem
informasi adalah suatu system didalam suatu organsiasi yang mempertemuakan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial
Adanya
instruksi-instruksi
Dengan telah dikembangkan system yang baru, maka diaharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan di system yang baru.
Peningkatan-peningkatan
ini
berhubungan dengan PIECES: 1.
Performance (Kinerja)
2.
Informastion (Informasi)
3.
Economy (Ekonimis)
4.
Control (Pengendalian)
5.
Efficiency (Efisiensi)
6.
Service (Pelayanan)
dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan dengan
pihak luar tertentu
laporan-laporan
yang
diperluakan . 2.2
Pengembangan Sistem Informasi
2.3
Siklus
Hidup
Pengembangan
Sistem Informasi Pengembangan sistem informasi yang
Pengembangan sistem informasi (systems
berbasis komputer dapat merupakan tugas
information development) dapat berarti
kompleks yang membutuhkan banyak
menyusun suatu sistem yang baru untuk
sumber daya dan dapat memakan waktu
menggantikan sistem yang lama secara
berbulan-bulan bahkan bertahun-tahun
keseluruhan atau memperbaiki sistem
untuk
yang telah ada. Sistem yang lama perlu
pengembangan sistem melewati beberapa
diperbaiki atau diganti karena:
tahapan
a.
direncanakan
Permasalahan-permasalahan
menyelesaikannya.
dari
mulai sampai
Proses
sistem dengan
itu sistem
tersebut diterapkan, dioperasikan dan
prosedur-prosedur yang ada di dalam
dipelihara.
sistem dan menunjukkan apa saja yang
Bila
operasi
sistem
yang
dikembangkan
masih
menimbulkan
kembali
sudah
dikerjakan pada sistem. 2.6
Context Diagram
permasalahan-permasalahan
Context Diagram adalah kasus khusus
yang kritis serta tidak dapat diatasi dalam
DFD (bagian dari DFD yang berfungsi
tahap pemeliharaan sistem, maka perlu
untuk memetakan model lingkungan)
dikembangkan
yang dipresentasikan dengan lingkungan
untuk
kembali
mengatasinya
suatu
sistem
dan proses
ini
tunggal
yang
kembali ke tahap yang pertama, yaitu
sistem.
Context
tahap perencanaan sistem. Siklus ini
karakteristik penting dalam sistem yaitu:
disebut dengan siklus hidup suatu sistem
1.
(systems life cycle).
sistem lain. 2.
mewakili
keseluruhan
Diagram
meliputi
Kelompok pemakai, organisasi atau
Data masuk, data yang diterima
sistem dari lingkungan dan harus diproses dengan cara tertentu. 3.
Data keluar, data yang dihasilkan
sistem dan diberikan ke lingkungan luar sistem. Gambar 1 :Metode SDLC
2.5
Bagan alir (Flowchart)
2.7
Diagram Alir Data (Data Flow
Diagram)
Bagan alir (flowchart) adalah bagan yang
DFD digunakan untuk menggambarkan
menggambarkan urutan instruksi proses
suatu sistem yang telah ada atau sistem
dan hubungan satu proses dengan proses
baru yang akan dikembangkan secara
lainnya
logika
menggunakan
simbol-simbol
tanpa
mempertimbangkan
tertentu. Bagan alir digunakan sebagai
lingkungan fisik dimana data mengalir
alat bantu komunikasi dan dokumentasi.
dan
Bagan alir sistem (system flowchart)
merupakan alat yang populer sekarang ini
merupakan bagan yang menunjukkan
karena menggambarkan arus data di
pekerjaan secara keseluruhan dari sistem.
dalam sistem dengan terstuktur dan jelas.
Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari
Jogiyanto H. M, 2005
data
tersebut
disimpan.
DFD
2.8
Kamus Data (Data Dictionary)
Decomposisi diagram merupakan grafik
Kamus data adalah merupakan katalo
yang dapat dipecah menajdi beberapa
fakta
bagian
tentang
data
dan
kebutuhan-
yang kecil
sehingga
kebutuhan informasi dari suatu sistem
dipelajari.
informasi.
mempunyai 4 bagian, yaitu:
Jogiyanto,
H.
M,
2005.
mudah
Decomposisi
diagram
Dengan adanya kamus data, analisa
1.
sistem dapat didefinisikan data mengalir
ke bagian-bagian yang bisa dipecahkan.
sistem dengan dan dapat digunakan
2.
Untuk membantu testing program.
sebagai alat komunikasi antara analisa
3.
Untuk membantu penggambaran
sistem dengan pemakai sistem tentang
4.
Untuk membantu dala melacak
data yang mengalir di sistem.
proses terkecil sampai tertinggi.
2.9
Entity-Relationship
Diagram
2.12 Visual Basic Visual Basic merupakan salah satu
(ERD) Entity-Relationship adalah
Memecahkan masalah yang besar
suatu
mendeskripsikan
Diagram
(ERD)
software untuk mengatur data dengan
model
yang
cara
mudah,
fleksibel
hubungan
antar
memprosesnya. Pengaturan data tersebut dalam
dan
penyimpanan data (file data). ERD
dikelompokkan
digunakan untuk memodelkan struktur
database.
data dan hubungan antar data serta untuk
Dalam Visual Basic User tidak perlu
menguji model dengan menyampaikan
menuliskan
proses yang harus dilakukan.
menuliskan nama file untuk menyimpan
ekstention
bentuk
cepat
pada
saat
file tersebut, karena Visual Basic secara
2.10 Normalisasi Normalisasi adalah merupakan suatu
otomatis akan mendefinisikan sendiri.
bentuk teknik yang menstrukturkan data
Setiap
dalam
didefinisikan oleh suatu class.
cara-cara
file
tertentu,
untuk
objek
pada
Visual
Basic
membantu mengurangi atau mencegah
2.13 MySql
timbulnya masalah yang berhubungan
MySQL
dengan pengolahan data. Jogiyanto HM,
seorang programmer database bernama
2005.
Michael
2.11 Decomposisi Diagram
pertama
Widenius.
kali
dirintis
Selain
oleh
database
server, MySQL juga merupakan program yang dapat mengakses suatu database
MySQL yang berposisi sebagai server.
c.
Pemotongan Stok
Pada saat itu program berposisi sebagai
d.
Proses pembuatan laporan - laporan
Client. Database MySQL, biasa dibaca
Dari hasil identifikasi masalah diatas,
mai-es-ki-el
yang
merupakan
atau suatu
database
yang
relasional
atau
datanya
mai-se-kuel, perangkat
berbentuk dalam
disebut
lunak database
bahasa
dengan
basis
menjadi
sumber
penyebab
terjadinya
adalah
pencatatan
masalah
transaksi yang masih manual, dimana terjadi
penumpukan
dokumen
yang
Relational
dihasilkan, sering terjadi kehilangan data
Database Management System (RDBMS)
di folder karena pencatatan menggunakan
yang
bahasa
MS Excel dan disimpan pada folder,
permintaan bernama SQL. Selain MySQl
kemungkinan besar terjadinya kesalahan
ada beberapa program database server
menghitung
stok
karena
proses
lain yang menggunakan standar query
penghitungan
yang
masih
manual,
berupa SQL antara lain.
laporan - laporan yang tidak standart.
menggunakan
suatu
1.3
3. PEMBAHASAN
Identifikasi Sumber Masalah
Adapun sumber masalah yang dihadapi 3.1
Analisa Sistem
dalam pengembangan sistem informasi
Tujuan paling penting dalam tahap ini
untuk persediaan bahan baku adalah
adalah proses menemukan permasalahan
belum terdapat sebuah sistem informasi
dan menghasilkan alternatif pemecahan
untuk menangani masalah administrasi
masalah
dapat
kantor gudang seperti pendataan barang
guna
baru, pendataan transaksi barang masuk
kebutuhan-kebutuhan
dan barang keluar, pemotongan dan
pemakai dan hambatan-hambatan pada
penambahan stok pada kartu stok yang
suatu sistem baru.
masih manual dan pembuatan laporan
3.2
laporan yang lebih efisien dan lebih
memahami
serta
diharapkan
sistem
menentukan
yang
ada
Identifikasi Masalah
Dari hasil identifikasi sistem informasi
cepat.
persediaan bahan baku pada PT BMJ
3.4
terdapat empat proses yaitu :
Sistem baru yang diusulkan adalah sistem
a.
Pendataan Barang
informasi persediaan bahan baku gudang
b.
Transaksi Barang Masuk dan Keluar
untuk memudahkan bagian adminstrasi
Alternatif Sistem yang Diusulkan
gudang
dalam
melakukan
aktifitas
c.
DFD Level 0 Sistem Persediaan
administrasi seperti pendataan barang baru,
pendataan
masuk dan keluar,
pencarian data-data yang dibutuhkan dan pembuatan laporan – laporan dengan efektiv dan efisien.Sistem komputerisasi ini dibuat dengan menggunakan program visual basic 6, DatabaseMySQL, dan cetak laporan dengan crystal report. 3.5 a.
Perancangan Model Sistem Context diagram
Gambar 4 : DFD Level 0
d.
DFD Level 1
c Gambar 2 :Context Diagram
b. Dekomposisi Diagram 0 Sisfo Persediaan Bahan Baku Top Level Level 0
1 Barang Masuk
2 Barang Keluar
3 Stock Opname
Level 1
11 12 13 Pendataan Pendataan Lap. Barang Bahan Baku Barang Masuk Masuk
21 Pendataan LOM SPK
22 Pendataan Mutasi Keluar
23 Lap. Material List SPK
24 Laporan Mutasi Keluar
31 Pendataan Stok
32 Laporan Persediaan Bahan Baku
Gambar 5 : DFD Level 1 Gambar 3 :Dekomposisi Diagram
3.6
b.
Tabel Relasi
brg_masuk
data_brg
*id_masuk tanggal jenis **id_brg no_rak nama qty satuan diserahkan supplier keterangan
*id_brg no_rak nama jenis qty satuan serial_no tgl_masuk keterangan
data_MList *k_produksi tanggal komponen **id_brg no_rak nama qty satuan pengambil supplier keterangan
DLom *k_produksi komponen type
brg_keluar
Form Material LOM
Gambar 8 : Form Material LOM
*id_keluar tanggal k_produksi **id_brg nama qty satuan diambil supplier keterangan
data_spk
c.
*no_ref tanggal type **k_produksi model jenis keterangan
Lap Material LOM
Gambar 6 : Tabel Relasi
3.7
Desain Input Output
Desain input adalah produk dari sistem informasi
yang
dapat
dilihat
dan
digunakan untuk memasukan data-data yang akan diolah dan nantinya akan
Gambar 9 : Lap Material LOM
menghasilkan informasi-informasi yang
d. Laporan Persediaan Bahan Baku
diperlukan, serta menghasilkan data-data untuk diolah menjadi informasi bentuk lain. a.
Form Pendataan Bahan Baku
Gambar 10 : Laporan Persediaan Bahan
Baku
Gambar 7 : Form Bahan Baku
2. KESIMPULAN
pilihan dalam pembuatan aplikasi untuk
Berdasarkan hasil pembahasan diatas, penulis
meningkatkan sumber daya kualitas manusia.
dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut
Untuk mengurangi resiko kehilangan data
:
perlu mengadakan penyelamatan data ( back
1.
2.
Sistem Persediaan Bahan Baku yang
up) setiap bulan sekali agar data yang sudah
diajukan penulis ini dapat membantu
ada tidak hilang dan menyediakan software
bagian
anti virus untuk keamanan sistem.
adminisitrasi
gudang
untuk
melakukan kegiatan seperti pendataan
Penulis
stock bahan baku, pendatmaan barang
perangkat keras client-server yang digunakan
masuk,
keluar,
untuk menyimpan database dari semua data
Pendataan aterial list bahan baku dan
data yang dibutuhkan PT Berkat Manunggal
menampilkan laporan dengan format
Jaya sehingga dalam pemanggilan data yang
yang baik.
dibutuhkan bisa dilakukan lewat sistem.
Sistem yang terkomputerisasi dapat
6.
membantu operator dalam melakukan
Alex,
Hall.
2010.
Alysis
System
pengecekan stok barang karena sudah
Information.
PT.
Elex
Media
terintegrasi
Komputindo, Jakarta.
pendataan
barang
database
dan
proses
juga
menyarankan
pengadaan
DAFTAR PUSTAKA
pengolahan data bisa menjadi lebih
Bunafit
cepat. 3.
Nugroho.
(2009).
Database
Pembuatan laporan – laporan menjadi
Relasional dengan mysql. Yogyakarta :
lebih mudah dengan adanya data yang
AndiOffset.
sudah terintegrasi dalam database sistem
Andri
dan menggunakan format yang standart.
“PerancanganSistemInformasidanAplikas
5. SARAN
,Kristanto.
2011
.
inya”.Yogyakarta : Penerbit Gava Media.
Diperlukan saran-saran untuk pengembangan sistem lebih lanjut diantaranya :
Fathansyah,
Dalam sistem komputerisasi tentunya ada
Cetakan
beberapa
Informatika,.
kekurangan.
Dengan
beberapa
kelebihan yang dimiliki Microsoft Visual Basic
6.0,
dapat
dijadikan
suatu
pertimbangan sebagai salah satu alternatif
Ir.
2009.
Keenam.
Basis Bandung
Data. :
Jogiyanto H.M. 2005. Analisa Dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset.
