SISTEM DISTRIBUSI PRODUK PADA CV. SINDANGLAYA PALEMBANG MENGGUNAKAN PHP DAN MYSQL Juliana Fatrin Mayang Sari Meilindawati Jurusan Sistem Informasi STMIK PalComTech Palembang
Abstrak Dalam memasarkan produknya, CV. Sindanglaya hanya mengandalkan jasa salesman dan motoris sehingga mengakibatkan penjualan yang kurang optimal. Sementara dalam pengolahan data distribusi barang, masih ada yang menggunakan cara manual. Landasan teori yang digunakan meliputi sistem informasi, website, distribusi, PHP, dan MySQL. Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan sekunder. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara dan observsi. Analisis yang didapat dari penelitian ini adalah angka penjualan yang cenderung menurun dan sebagian kegiatan pengolahan data distribusi yang masih menggunakan cara manual. Untuk itu dibuat sistem distribusi produk CV. Sindanglaya Palembang yang terdiri dari form order online, form pemesanan, form pembelian, form penjualan, form retur beli dan jual, serta penyajian laporan. Sistem ini bertujuan untuk meningkatkan angka penjualan dan membantu pengolahan data distribusi. Kata Kunci : Sistem, Distribusi, PHP, MySQL, Website.
PENDAHULUAN Salah satu bentuk perkembangan teknologi pada bidang komputer adalah website. Website atau bisa juga disebut web merupakan halaman yang ditampilkan di internet yang memuat informasi tertentu. Dengan adanya website kita bisa bersosialisasi dengan orang lain. Tidak hanya itu, pada dunia bisnis perusahaan dapat menggunakan website sebagai media untuk mempromosikan produk atau jasa mereka, untuk pengolahan data perusahaan secara online, membangun branding, membangun hubungan dengan konsumen dan juga dapat memperlancar sistem pendistribusian pada perusahaan tersebut. Teknologi sangat berpengaruh dalam bidang pekerjaan karena menggunakan komputerisasi untuk efisiensi pekerjaan. Dalam pendistribusian, teknologi digunakan untuk membuat sistem distribusi produk yang mengatur segala kegiatan distribusi mulai dari persediaan, pembelian, penjualan hingga retur. Teknologi pada sistem distribusi diterapkan dalam bentuk website yang memudahkan admin melakukan pencarian informasi dan menyimpan data dalam satu sistem terpusat. Sistem distribusi barang sebagai salah satu sistem yang dikembangkan untuk mencatat transaksi dan keluar masuknya barang, menentukan harga barang dari berbagai pembelian, serta mencetak laporan transaksi barang yang meliputi penjualan, pembelian, stok barang dan retur. Penggunaan sistem distribusi pada perusahaan akan sangat membantu perusahaan dalam setiap
1
transaksi penjualan dan pembelian baik antara produsen ke distributor maupun distributor ke konsumen. Melalui sistem distribusi ini juga perusahaan akan dapat mengetahui informasi stok barang dengan cepat karena permintaan barang yang keluar atau masuk akan tersimpan dan tercatat baik pada sistem. CV. Sindanglaya merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang distribusi minuman kesehatan. Adapun macam-macam produk minuman kesehatan yang distribusikan antara lain Alang Sari, Tolak Angin, Kuku Bima Energi, Kopi Jahe Sido Muncul dan sebagainya. CV. Sindanglaya mendistribusikan produknya mulai dari perusahaan yang bergerak dalam bidang bisnis yakni supermarket, franchise seperti minimarket sampai pasar tradisional hingga toko – toko atau retail yang merupakan pelanggan dari CV. Sindanglaya Palembang. CV. Sindanglaya menerapkan sebuah sistem yaitu aplikasi DOS, dimana pengunaan sistem ini telah memudahkan proses pengolahan data distribusi yang terjadi pada CV. Sindanglaya. Namun aplikasi DOS belum sepenuhnya membantu dalam pengurusan kegiatan distribusi karena dalam pengolahan datanya masih terdapat beberapa divisi yang menggunakan cara manual seperti pemesanan barang/pembuatan Purchase Order (PO) dan retur barang baik pembelian maupun penjualan. Akibatnya sering terjadi keterlambatan dalam penyajian laporan dan pembuatan Purchase Order (PO) karena harus menunggu daftar stok yang setiap harinya dicetak oleh bagian stok, sering terjadi kesalahan dalam penulisan, perhitungan yang kurang akurat dan kesulitan dalam pencarian data retur. Angka penjualan yang tidak menentu bahkan cenderung menurun juga merupakan masalah bagi CV. Sindanglaya karena hanya mengandalkan jasa salesman. Sementara dalam dunia distribusi omset merupkan faktor terpenting yang tidak bisa diabaikan. Kesuksesan dalam penjualan sangat ditentukan oleh seberapa banyak barang yang terjual. Dengan kata lain semakin tinggi penjualan maka semakin besar keuntungan. Namun, mendongkrak penjualan bukan merupakan perkara yang mudah. Oleh karena itu penulis mencoba membangun sebuah website yang selain dapat memberikan informasi bagi pelanggan juga dapat melakukan pemesanan langsung melalui website. Sehingga secara tidak langsung cara ini dapat membantu peningkatan penjualan pendistribusian barang di CV. Sindanglaya. Berdasarkan permasalahan tersebut maka penulis mengambil judul “ Sistem Distribusi Produk pada CV. Sindanglaya Palembang Menggunakan PHP dan MySQL “.
LANDASAN TEORI Sistem Informasi Menurut Jogiyanto (2005:11), Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan laporan yang diperlukan. Menurut Fatta (2007:14), Sistem informasi merupakan sistem dengan komponen – komponen yang bekerja sama untuk mengolah data menjadi informasi. Berdasarkan uraian diatas penulis menyimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem dengan komponen - komponen yang saling berelasi dan berinteraksi dalam hubungannya mengolah data menjadi informasi.
2
Web (Website) Menurut Simarmata (2010:47), Web adalah sebuah sistem dengan informasi yang disajikan dalam bentuk teks, gambar, suara dan lain-lain yang tersimpan dalam sebuah server Web Internet yang disajikan dalam bentuk hiperteks. Menurut Hidayat (2010:2), Website atau situs dapat diartikan sebagai kumpulan halaman-halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi teks, gambar diam atau gerak, animasi, suara, dan atau gabungan dari semuanya, baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait, yang masing-masing dihubungkan dengan jaringan-jaringan halaman. Berdasarkan uraian diatas penulis menyimpulkan bahwa web atau website adalah sebuah sistem yang dapat mengakses informasi-informasi penting bagi penggunanya. Distribusi Menurut Tjiptono (2008:185), Secara garis besar, pendistribusian dapat diartikan sebagai kegiatan pemasaran yang berusaha memperlancar dan mempermudah penyampaian barang dan jasa dari produsen kepada konsumen, sehingga pengunaannya sesuai dengan yang diperlukan (jenis, jumlah, harga, tampat, dan saat dibutuhkan). Dengan kata lain, proses distribusi merupakan aktivitas pemasaran yang mampu: 1. Menciptakan nilai tambah produk melalui fungsi-fungsi pemasaran yang dapat merealisasikan kegunaan/utilitas bentuk, tempat, waktu, dan kepemilikan. 2. Memperlancar arus saluran pemasaran (marketing channel flow) secara fisik dan non-fisik. Yang dimaksud dengan arus pemasaran adalah aliran kegiatan yang terjadi diantara lembaga-lembaga pemasaran yang terlibat di dalam proses pemasaran. Arus pemasaran tersebut meliputi arus barang fisik, arus kepemilikan, arus informasi, arus promosi, arus negoisasi, arus pembayaran, arus pendanaan, arus penanggungan risiko, dan arus pemesanan. PHP Menurut Pratama (2010:9), PHP adalah kependekan dari Pretext Hyper-Processor yang dibagun oleh Rasmus Lerdorf pada tahun 1994. Dahulu, pada awal pengembangannya PHP disebut sebagai kependekan dari Personal Home Page. PHP merupakan produk open source sehingga kita dapat mengakses source code, menggunakan, dan mengubahnya tanpa harus membayar sepeser pun. Menurut Anhar (2010:3), PHP ( Hypertext PreProcessor) yaitu bahasa pemrograman web server side yang bersifat open source. PHP adalah script yang digunakan untuk membuat halaman website yang dinamis. Berdasarkan uraian diatas penulis menyimpulkan bahwa PHP adalah bahasa pemrograman script yang digunakan untuk membuat web dinamis dan berinteraksi dengan database yang berfsifat open source sehingga source code dapat diakses atau di ubah oleh user serta dapat dijalankan di berbagai sistem seperti windows, Linux dan Unix. MySQL Menurut Pratama (2010:10), MySQL adalah suatu sistem manajemen basis data relasional (RDMS-Relational Database Management system) yang mampu bekerja dengan cepat,
3
kokoh, dan mudah digunakan. Contoh RDBMS lain adalah Oracle, Sybase. Basis data memungkinkan untuk menyimpan, menelusuri, mengurutkan, dan mengambil data secara efisien. Server MySQL yang akan membantu melakukan fungsionalitas tersebut. Bahasa yang digunakan oleh MySQL tentu saja adalah SQL- standar basis data relasional di seluruh dunia saat ini. Menurut Anhar (2010:21), MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL (Database Management System) atau DBMS seperti Oracle, MS SQL, Postagre SQL, dan lain lain. Berdasarkan uraian diatas penulis menyimpulkan bahwa MySQL adalah software yang tergolong database server yang secara aktif memantau permintaan akses terhadap kerja sama PHP dalam membuat website. HASIL DAN PEMBAHASAN Data Flow Diagram (DFD) Desain Data Flow Diagram (DFD) dibuat untuk mendapatkan gambaran secara umum sistem yang dikembangkan. 1.
Diagram Konteks Diagram konteks merupakan diagram yang menggambarkan bagian besar dari aliran arus data aplikasi pengolahan data pendistribusian, dapat dilihat pada gambar 1 berikut:
Gambar 1. Diagram Konteks 2.
Diagram Level Nol Data Flow Diagram level 0 merupakan diagram yang menunjukkan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem, diagram ini dapat dilihat pada gambar 2 berikut:
4
Pengunjung
Data Pengunjung Data Barang
Member
1.0 Data Pemesanan online
- Data User dan Password - Data Order Online
Data Pengunjung Data Member Data order online
Pesanpelanggan
Data order online Data order online Pimpinan
Accounting
2.0 Data Master
3.0 Data Transaksi
- Laporan penjualan per pelanggan Kas Kecil
Pelanggan Pesan
Data Pemesanan
Det_Pesan Beli Det_Beli
Data Penjualan Data Penjualan
Jual
Data Retur Penjualan Data Retur Penjualan Data Pelunasan Data Penjualan
Data Pelunasan Data Penjualan
- Laporan Barang - Laporan Pelanggan - Laporan Pembelian - Laporan Penjualan - Laporan order online - Laporan penjualan / pembelian per produk - Laporan penjualan per pelanggan
Barang
Data Retur Pembelian Data Pembelian
- Data Penjualan - Data Retur penjualan - Data Barang - Data Pelanggan - Faktur Penjualan - Faktur Retur Penjualan
Piutang
User
Data Pemesanan
Data Barang Fakturis
Data Barang
Data Pelanggan Data Pelanggan Data Barang Data Pemesanan
Rekap Data Pemesanan - Data Pembelian - Data Retur Pembelian
Stok
Sales
Data User
Data Pemesanan Rekap Data Pemesanan Kepala Gudang
Det_PesanPelanggan
Data Sales
Data User - Data Sales - Data Barang - Data Pelanggan
Member
Data Barang
4.0 Pembuatan Laporan
Det_Jual
Data Pelanggan Data Barang Data Pembelian Data Penjualan Data order Online
- Laporan Penagihan - Laporan penjualan
Gambar 2. Diagram Level Nol 3.
Diagram Level 1 Diagram level satu merupakan diagram yang menguraikan proses apa yang ada dalam diagram level nol atau diagram level diatasnya. a. Diagram Level 1 Proses 1 Diagram level satu proses satu menguraikan proses pengolahan data pemesanan online yang dapat dilihat pada gambar 3.
5
Gambar 3. Diagram Level 1 Proses 1 b. Diagram Level 1 Proses 2 Diagram level satu proses satu menguraikan proses pengolahan data master yang dapat dilihat pada gambar 4.
Gambar 4. Diagram Level 1 proses 2 c. Diagram Level 1 Proses 3 Diagram level satu proses satu menguraikan proses pengolahan data transaksi yang dapat dilihat pada gambar 5.
6
Gambar 5. Diagram Level 1 proses 3 d. Diagram Level 1 Proses 4 Diagram level satu proses satu menguraikan proses pembuatan laporan yang dapat dilihat pada gambar 6.
7
Barang
Data Barang
4.1P Penarikan Laporan Barang
Laporan Barang
Pelanggan
Data Pelanggan
4.2P Penarikan Laporan Pelanggan
Laporan Pelanggan
Beli
Data Pembelian
4.3P Penarikan Laporan Pembelian
Laporan Pembelian
pesanpelanggan
Data order online
4.4P Penarikan Laporan order online
Laporan order online
Pimpinan
Laporan Penjualan
Jual
Data Penjualan
Data Penjualan
Data Pembelian
Data Penjualan
4.5P Penarikan Laporan Penjualan
Laporan Penjualan
4.6P Penarikan Laporan Penjualan / pembelian per produk
- Laporan Pembelian / Penjualan per produk
4.7P Penarikan Laporan Penjualan per pelanggan
Kas Kecil
Laporan penjualan per pelanggan Laporan penjualan per pelanggan
Piutang
Gambar 6. Diagram Level 1 proses 4
4.
Entity Relationship Diagram (ERD) Diagram ERD merupakan kumpulan implementasi teknis dari sebuah model data.
8
entitas,
Skema
ini
menggambarkan
Id_sales Sales
nama
1
wilayah Menghasilkan M
Id_pelanggan
alamat
Nama
Id_jual Id_pelanggan*
status
telp
tanggal
1
Pelanggan
total retur password level
Id_sales*
M
Menghasilkan
Id user
1
Jual
Melakukan
1
User_login
1
id_member
alamat
nama
telp
password
email
Melakukan Mempunyai
Id_det_jual Id_barang*
Member
total
total
1
Id_jual
retur
Id_jual*
M
tanggal
status
retur
jumlah
1
Beli
Det_jual
1
M
Id_pesanpelan ggan
Mempunyai Memiliki
Id_barang
Memiliki
M
Id_member* tanggal
1
1
pesanpelanggan
stok Harga_beli
M
1
total
Melakukan
Harga_jual
1
Nama_barang
M
Barang
Menghasilkan
1
status
Det_beli
1 1
Id_det_beli
total
Id_barang*
Id_beli*
jumlah
retur
Mempunyai Menghasilkan
Menghasilkan
M
Det_pesanpel anggan
M M
Det_pesan
M
Id_det_pesanp elanggan
Id_barang*
Id_pesanpelan ggan*
jumlah
Id_det_pesan
jumlah
temp
Id_barang*
Id_pesan*
Memiliki
1
Id_pesan
1
Pesan tanggal
Gambar 7. Entity Relationship Diagram HASIL RANCANGAN 1. Halaman Login Halaman input data login ini berisi form login yang dapat digunakan oleh admin dan member untuk proses login.
Gambar 8. Halaman Login
9
2. Halaman Index Admin Halaman index admin ini berisi halaman – halaman yang dapat dimanfaatkan admin untuk mengolah data – data distibusi yang terjadi di perusahaan.
Gambar 9. Halaman Index Admin 3. Halaman Index pengunjung Halaman index pengunjung ini berisi halaman – halaman yang dapat dimanfaatkan pengunjung untuk mendapatkan informasi – informasi mengenai perusahaan dan produk – produk yang didistribusikan.
Gambar 10. Halaman Index Pengunjung
10
4. Halaman Index Member Halaman index member ini berisi menu – menu yang dapat dimanfatkan meber untuk melihat profilnya, melakukan pemesanan dan melihat list pemesanannya.
. Gambar 11. Halaman Index Member 5. Halaman Input Data Registrasi Halaman ini berisi form yang harus diisi pengunjung apabila pengunjung ingin bergabung menjadi member.
Gambar 12. Halaman Input Data Registrasi 6. Halaman Input Data Order Online / Website Halaman ini bersi form pemesanan yang dapat digunakan oleh member saat mereka ingin melakukan pemesanan barang.
11
Gambar 13. Halaman Input Data Order Online 7. Halaman Input Data Pemesanan Halaman ini digunakan untuk menginput data pemesanan ke supplier, menu ini digunakan oleh pimpinan.
Gambar 14. Halaman Input Data Pemesanan 8. Halaman Input Data Pembelian Halaman ini digunakan untuk menginput data pembelian dari supplier, menu ini digunakan oleh bagian stok
12
Gambar 15. Halaman Input Data Pembelian 9. Halaman Input Data Penjualan Halaman ini digunakan untuk menginput data penjualan ke konsumen, menu ini digunakan oleh bagian fakturis.
Gambar 16. Halaman Input Data Penjualan
13
PENUTUP Berdasarkan dari hasil analisis yang telah dilakukan pada CV. Sindanglaya Palembang, maka penulis membuat kesimpulan sebagai berikut: 1. Permasalahan yang terdapat di CV. Sindanglaya antara lain angka penjualan yang cenderung karena hanya mengandalkan jasa salesman, dalam melakukan pencatatan data pemesanan dan retur masih menggunakan cara yang ditulis tangan. Akibatnya sering terjadi kesalahan dalam penulisan data, perhitungan yang kurang akurat dan kesulitan dalam pencarian data. 2. Untuk mengatasi permasalah tersebut maka diperlukan sebuah sistem website yang isinya meliputi form order online, form pemesanan, form pembelian, form penjualan, form retur beli dan jual, serta penyajian laporan. 3. Sistem ini diharapkan dapat meningkatkan penjualan atau income di CV. Sindanglaya dengan cara memberikan informasi – informasi produk kepada pengunjung dan promo – promo untuk menarik minat pengunjung dan membantu mengatasi permasalahan manual pada kegiatan pengolahan data distribusi barang pada CV. Sindanglaya Palembang.
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta H. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Cetakan I. Yogyakarta: Andi Offset. Anhar. 2010. Panduan Menguasai PHP dan MySQL Secara Otodidak. Jakarta: Mediakita. Hidayat, Rahmat. 2010. Cara Praktis Membangun Website Gratis. Yogyakarta: PT. Elex Media Komputindo. Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset. Pratama, Antonius Nugraha Widhi. 2010. CodeIgniter: Cara Mudah Membangun Aplikasi PHP. Jakarta: Mediakita. Simarmata, Janner. 2010. Rekayasa Web. Yogyakarta: Andi Offset. Tjiptono, Fandy. 2008. Strategi Pemasaran. Yogyakarta: Andi Offset.
14
