BUKU PANDUAN
SIPK SISTEM INFORMASI PENILAIAN KINERJA
Bagian Sistem dan Teknologi Informasi Biro Hukum, Informasi dan Persidangan Kementerian Koordinator bidang Pembangunan Manusia dan Kebudayaan 2017
BUKU PANDUAN SIPK Aplikasi Sistem Informasi Penilaian Kinerja (SIPK) adalah sistem/aplikasi untuk melakukan penilaian kinerja pegawai untuk menggantikan SKP yang selama ini dikerjakan secara manual menggunakan Microsoft Excel. Gambar dibawah merupakan tampilan awal Sistem Informasi Kinerja Pegawai. Aplikasi ini dapat di akses menggunakan browser apapun, dengan alamat http://sipk.kemenkopmk.go.id.
Gambar 1. Tampilan awal Sistem Informasi Kinerja Pegawai (SIPK)
A. Login dan Akses Menu Untuk dapat menggunakan aplikasi, pengguna diharuskan login terlebih dahulu. Pada tampilan awal (gambar 1) langsung nampak form login untuk pengguna Kemenko PMK. Silahkan login dengan menggunakan user yang telah diberikan, kemudian masukkan password dan klik Login. Secara default, username adalah NIP karyawan (tanpa spasi). Setelah login berhasil, maka user akan dapat mengakses menu user seperti yang tampak pada gambar 2. Adapun menu-menu yang terdapat pada login user pengguna aplikasi adalah Menu Buka, Tutup, Home, Setting Tahun, Data Master, Kinerja Pegawai serta Pengaturan Sistem.
Gambar 2. Menu user setelah login berhasil
B. Menu Buka-Tutup Menu terdapat pada dua lokasi, yaitu pada bidang kiri dan atas. Kedua menu ini sama dan identik, pengguna dapat menggunakan baik pada bidang kiri maupun atas. Didalam menu awal, terdapat sub-menu yang dapat pengguna pilih. Pada menu kiri, silakan klik pada tanda (+) untuk melihat submenu tersebut. Untuk melihat keseluruhan menu dan submenu, kita dapat meng-klik menu ‘Buka’. Seperti tampak pada gambar 3, seluruh menu yang tersedia pada sistem ini adalah: Menu Buka, Tutup, Home, Setting Tahun, Data Master (Data Pegawai), Kinerja Pegawai (Pejabat Penilai SKP), SKP (Pembuatan SKP, Persetujuan SKP, Realisasi SKP, Penilaian SKP, Upload Laporan, Penilaian Perilaku, Penilaian Prestasi), Catatan Harian (Catatan Harian) serta Pengaturan Sistem (Ubah Pasword). Sebaliknya, bila kita ingin menutup sub-menu supaya hanya tampil menu induknya, silakan klik pada ‘tutup’.
Gambar 3. Seluruh menu terbuka.
C. Setting Tahun Perlu diingat, sistem ini bersifat historical. Kita dapat membuka-buka lagi seluruh record yang telah kita input di tahun-tahun lalu. By default sistem akan membaca dan memilih tahun saat digunakan sekarang. Bila ingin merubah tahun (misal ingin membuka record di tahun lalu), klik Setting Tahun, rubah sesuai yang kita inginkan, dan akhiri dengan klik ‘proses’. Sebagai catatan, hal ini tidak perlu dilakukan bila kita melakukan proses ini pada tahun berjalan.
Gambar 4. Setting Tahun
D. Menu Data Master (Data Pegawai) Bila diklik Menu Data Master, lalu Klik Data Pegawai, maka akan tampil tabel seperti pada gambar 5. Menu ini untuk melihat data user yang bersangkutan, dan seluruh pegawai yang secara struktur berada di bawah user tersebut. Catatan: Data master ini merupakan data dengan hak akses admin, artinya user hanya dapat melihat dan tidak dapat mengedit atau menghapusnya. Silakan hubungi bagian kepegawaian jika ditemukan informasi yang tidak update.
Gambar 5. Data Pegawai
E. Pejabat Penilai SKP Sebelum memulai penilaian, seluruh pegawai harus memastikan bahwa atasan/pejabat penilai dan pegawai yang dinilai adalah orang yang tepat. Klik Menu Kinerja Pegawai, lalu Klik Pejabat Penilai Pegawai.
F. SKP (Pembuatan SKP, Persetujuan SKP, Realisasi SKP, Penilaian SKP)
Pembuatan SKP Pada menu ‘Kinerja Pegawai’ silakan pilih sub-menu ‘SKP’, lalu klik Pembuatan SKP. Maka akan tampil seperti gambar dibawah. Menu ini untuk membuat SKP pegawai yang bersangkutan dan melihat SKP pegawai dibawahnya.
Gambar 6. Tabel pada pembuatan SKP Bagian kiri tabel memuat informasi tentang nama pegawai dan seluruh anggotanya. Sedangkan terlihat pada bagian kanan terdapat status dan aksi (Draft, edit SKP, cetak SKP, Kirim ke atasan). Status ‘Draft’ menunjukkan bahwa SKP kita masih berupa draft, belum terkirim ke atasan.
Untuk membuat SKP, klik icon edit SKP (gambar kertas dan pena). Akan muncul tampilan utama pengisian / pengeditan SKP seperti pada gambar dibawah.
Gambar 7. Input dan Edit SKP Silahkan isi dan Input SKP secara detail (Gambar 7). • • • • • • • •
No urut, no urut boleh mengisi tidak secara urut, boleh langsung nomer 5 dan seterusnya. Kegiatan Tugas Jabatan, silahkan isi dengan kegiatan tugas jabatan. Angka kredit, bila struktural tidak perlu Waktu penyelesaian per output, misal 12 bulan Durasi atau waktu efektif. Kualitas atau mutu, biasanya 100 persen, target 100 persen. Pada menu ini juga bisa dilakukan edit, dan hapus yang telah diisi. SKP, cetak SKP, untuk melakukan pencetakan SKP bila diperlukan hard copy. Bila diklik cetak SKP, maka akan tampil Cetak SKP (Gambar 8), bila sudah benar kita dapat mencetaknya ke Printer.
Gambar 8. Cetak SKP
Kirim ke atasan Untuk SKP yang sudah selesai diinput, status akan tetap sebagai ‘draft’ sampai pegawai mengirimkan ke atasan. Setelah melakukan pengiriman skp ke atasan, draft berubah menjadi Dikirim. Bila atasan ybs melakukan login, maka akan tampil seluruh pegawai yang telah mengirimkan SKPnya. Sebagai catatan, pegawai tidak akan dapat mengedit SKP jika sudah mengirimkan ke atasan, KECUALI jika atasan ‘mengembalikan’ SKP tersebut yang secara otomatis merubah status menjadi ‘draft’ kembali. Pengembalian SKP dapat dilakukan dalam kondisi jika dianggap SKP tersebut perlu di revisi. Bila diklik ‘kirim ke atasan’, maka akan tampil seperti Gambar 9 yang merupakan Pengiriman SKP oleh Pegawai. Silahkan isi Pesan baru ke atasan, kemudian klik Kirim ke Atasan. Atasan akan dapat melihatnya jika login dan memilih menu ‘persetujuan SKP’.
Gambar 9. Kirim ke Atasan
G. Penilaian Perilaku Seperti DP3 yang dulu, semua struktural, juga melakukan penilaian perilaku. Parameter-parameter penilaian dapat di masukkan secara detil hanya dengan memilihnya, dan secara otomatis nilai akan keluar.
H. Laporan Harian Laporan harian dibutuhkan oleh seluruh pegawai untuk mengisikan kegiatan harian beserta datadata pendukung. Kegiatan harian ini akan di kaitkan dengan SKP yang sudah diinputkan di awal. Dengan demikian seluruh kegiatan penunjang SKP akan dapat di pantau dan dijadikan laporan.
