Sikeres változásmenedzsment a közszférában 1
www.integratedconsulting.hu
1
Miért? Mit? Hogyan? www.integratedconsulting.hu
2
© ICG
www.integratedconsulting.hu
3
A megújulás irányai ● ügyfél-orientáltabb szolgáltatások ● nagyobb teljesítmény, magasabb hatékonyság ● jobb hatásfok elérése a nagyobb hatékonyság által ● jobb minőség ● a közszféra mint munkahely vonzóbbá tétele www.integratedconsulting.hu
4
Értem, hogy rengeteget faragtunk a költségeken, de tud ez így repülni?
© ICG
www.integratedconsulting.hu
5
Költségvetési konszolidáció vagy megújulás?
A költségvetés tehermentesítése
Fellépés szolgáltatóként Hatékonyság javítása Dinamikus továbbfejlődés
www.integratedconsulting.hu
Ingatlanok eladása, privatizáció, létszámstop, tárgyi eszközök csökkentése, előléptetések szüneteltetése
Állampolgár-orientáció, termékorientáció, decentralizáció, személyzetmenedzsment, költségmenedzsment, termékorientált szervezeti felépítés
Változások a számokban
Változások a gondolkodásban és a cselekvésben
6
Szemléletbeli változás
… és fizetnem kell 23 munkatárs bérét, a rezsit, vennünk kell 15 db új számítógépet, így az éves költségvetésünk…
www.integratedconsulting.hu
… valamint évi 110 gyermekközművelődési programot szervezünk összesen 13 500 látogatóval, így az éves költségvetésünk…
7
„Közös fogalom és célrendszer nélkül nem lehetséges semmilyen szervezet fejlesztése”
www.integratedconsulting.hu
8
A célegyeztetésből származó előnyök
Szervezeti hasznok Párbeszédet teremtünk a szervezeti egységek vezetői, valamint a vezetők és a munkatársak között A szervezeti egységeknél meghatározott stratégiai célok a vezetőket és a munkatársakat közelebb hozhatják egymáshoz A kitűzött céllal kapcsolatos problémák láthatóvá és feldolgozhatóvá válnak A célok közös egyeztetése elköteleződést hoz Lehetőség a cél megvalsítási folyamatának objektív megítélésére Visszajelzés adható a munkavégzés eredményességéről illetve a munkaerő fejlesztés szükségességéről Előnyök a vezetők számára Megfelelő alkalom az eddigi teljesítmények megbeszélésére A nyílt párbeszéd segíti az együttműködést és a kölcsönös megértést Egyéni vezetői stílusról kapott visszajelzések Kölcsönös értékelés
www.integratedconsulting.hu
9
Lehetőségek Kockázatok www.integratedconsulting.hu
Személyes célok bevonásán keresztül nagyobb motiváció A személyes erőfeszítések átláthatósága és elismerése Lehetővé válik a vezetőséggel való együttműködés javítása
Kiégéshez vezető túlterheltség – az egészségre gyakorolt lehetséges negatív következmények Céltévesztés esetén megnövekedett igény az önigazolásra Nagyobb nyomás a felettesek és ügyfelek felől
10
www.integratedconsulting.hu
11
Stratégia (feladatreform)
Szervezeti struktúra
Integrált változásmenedzsment
Eredményszemléletű kontrolling
Emberi erőforrások fejlesztése
www.integratedconsulting.hu
12
Feladatreform modell – fejlesztési lehetőségek
Jelenlegi szolgáltatási kör
www.integratedconsulting.hu
Lehetséges változások
Szűken értelmezett feladatreform Szolgáltatások körének megváltoztatása
Feladatok megszüntetése Volumen csökkentése Feladatok megerősítése Átszervezés
Változások a feladatellátás szervezésében
Struktúrák átszervezése Decentralizáció Kiszervezés
Szolgáltatások vásárlása
Magánszektor szolgáltatóktól Kiszervezés Más közszféra szervezetektől
Szolgáltatások biztosításának módja
Ügyfélkapcsolatok Munkafolyamat átalakítása IT támogatás
13
A SEREG MÁR MEGVAN… MOST MÁR CSAK EGY TERV KELLENE
© ICG
www.integratedconsulting.hu
14
Feladatreform - Sikertényezők
Az időzítését tekintve a feladatreform az első lépés, amely megelőz és megalapoz más fejlesztéseket (pl. folyamat optimalizálás, emberi erőforrások fejlesztése) Az adminisztráció készíti elő a feladatreformot, de a döntést politikai szinten hozzák (valós beleszólás biztosítása) Egyértelmű célok szükségesek A feladatreform nem egyszeri tevékenység – rendszeresen át kell tekinteni a feladatokat
www.integratedconsulting.hu
15
IDŐBE TELIK MAJD A SZERVEZETI STRUKTÚRA FELTÉRKÉPEZÉSE…
© ICG
www.integratedconsulting.hu
16
Szervezeti struktúra átalakítása
Technikák 1. Leépítés
Lehetséges szervezeti változások
előtte
utány
Fölösleges munkafolyamatok, párhuzamosságok megszüntetése
1
2
3
4
2. Kombinálás
Bizonyos fő/alfolyamatok, lépések összevonása
1
2
3
4
1
3. Párhuzamos folyamatok
Eltérő alfolyamatok időben párhuzamos végrehajtása
1
2
3
4
1
4. Kiszervezés
Bizonyos folyamatok vagy lépések kiszervezése
1
2
3
4
5. Kiegészítés
Új folyamatok, lépések beillesztése
1
2
3
www.integratedconsulting.hu
1
2
3
2+3
4
4
2 4
3
1
2
3
4
1
2
3
4
17
Szervezet struktúra átalakítása sikerkritériumok
Koncentrálj a legfontosabb folyamatokra Csapatmunka Kiindulásképpen legyen egyetértés az érintettekkel a struktúra kialakítását meghatározó alapelvekről A feladatok és folyamatok áttekintése előzze meg a szervezeti struktúra átalakítását Azonosítsd be a potenciálokat, ahol lehet, mutass fel gyors eredményeket Hasonlítsd össze a lehetséges alternatívákat
www.integratedconsulting.hu
18
© ICG www.integratedconsulting.hu
19
Eredményszemléletű kontrolling modell Output/ teljesítmény
„A tevékenység megfelelő kivitelezése“ Operatív/menedzsment szint
„A megfelelő tevékenység kivitelezése“ Politikai szint
Output Input
Input/ Erőforrások
Eredmény Output
Költséghatékonyság
Eredmény/ hatások
„A megfelelő tevékenység helyes kivitelezése“ – Az erőforrások ésszerű alkalmazása Eredmény Input
www.integratedconsulting.hu
20
Eredményszemléletű kontrolling modell Alap: Mäder / Schedler 1994 Tervezés TERV értékek
Mérés TÉNY értékek
Elvárás/Igény értékek
Az ügyfelekre / polgárokra gyakorolt hatás
Haszonkalkuláció
(szakpolitikai) Célok
Programok kihatásai
Hatáskalkuláció
Termék/Szolgáltatás terv
Termék / Szolgáltatás kibocsátás
Teljesítménykalkuláció
Eszköz / forrás terv
Eszköz / forrás felhasználás
Költségkalkuláció
Teljesítés / Munkavégzés
www.integratedconsulting.hu
21
INPUT • Pénzügyi eszközök • Emberi erőforrások • Állóeszközök
www.integratedconsulting.hu
TEVÉKENYSÉG • Határozat meghozatala • Elbírálás • Tájékoztatás
OUTPUT • Határozatok száma • Kiszolgált ügyfelek száma • Elbírált beadványok száma
HASZON/HA TÁS • Tájékoztatott állampolgárok • Jobb feltételek • …
22
A célorientáció hiánya csökkenti a szervezeti hatékonyságot
Előre!
© ICG
www.integratedconsulting.hu
23
Eredményszemléletű kontrolling sikerkritériumok A jól működő eszközök gyors bevezetése Kompetenciák, felelősségek szervezeti egységekhez rendelése (költségvetési-, személyzeti- és szolgáltatási) Transzparens működés kialakítása Képzés, tudatosítás Hatékony adatbiztosítás informatikai támogatással és hatékony kontrolling rendszerek működtetésével Az új eszközök gyors integrálása a költségvetési és személyzeti tervezési folyamatokba Szolgáltatási és feladatportfolió mint a kontrolling rendszer alapja A döntéshozók bevonása a stratégiai kontrolling folyamatába www.integratedconsulting.hu
24
© ICG
www.integratedconsulting.hu
25
Emberi erőforrás menedzsment elemek
www.integratedconsulting.hu
26
Emberi erőforrás menedzsment sikerkritériumok
Olyan szervezeti kultúra kialakítása, amely ösztönzi a konstruktív visszacsatolást Visszacsatolás ösztönzése beosztottak és vezetők esetében egyaránt A visszacsatolások alapján pontos célok meghatározása, fejlesztési tervek kialakítása A stratégiai tervezés és az emberi erőforrás fejlesztés integrált rendszerének kialakítása Az emberi erőforrás fejlesztés mint a szervezet fejlesztésének (szervezeti stratégia) integráns része Lehetőség biztosítása a vezetők fejlesztésére is (vezetőfejlesztés, coaching, szupervízió)
www.integratedconsulting.hu
27
www.integratedconsulting.hu
28
LESZNEK BIZONYOS VÁLTOZÁSOK, DE NINCS MITŐL TARTANI …
www.integratedconsulting.hu
ÉPPEN ETTŐL FÉLEK…
29
V
www.integratedconsulting.hu
=
E
x
J x CS
30
A változási folyamat – Push vagy pull koncepció A változási folyamatot a jelen problémák felismerése vezérli
Új követelmények
Új viselkedés
A változási folyamatot az új lehetőségek, egy pozitív jövőkép vezérli
Szükséges tevékenységek
www.integratedconsulting.hu
Eredmények
31
© ICG
www.integratedconsulting.hu
32
Stratégia, struktúrák, folyamatok, rendszerek Átszervezés
Jelenlegi helyzet
A
kézzelfogható elemek
B
Cél
„az emberi tényező“
Változás viselkedés, érzések, hitek, érzelmek
www.integratedconsulting.hu
33
A változási folyamat – Sikertényezők Sikertényezők a kiinduló helyzetben Egyértelmű jövőkép, stratégia, és szándék a változásra A hiányosságok és problémák mellett a jól működő rendszerek és folyamatok felismerése (nem szükséges mindent és mindenáron megváltoztatni) Sikertényezők a változási folyamat megvalósítása során Központilag kezdeményezett változási projektek Program menedzsment a projektek és a projekt menedzsment kontrollingja érdekében Elkötelezett személyek beazonosítása a politikusok, a felsővezetők és a munkatársak között Elegendő belső erőforrás és külső támogatás Gyors, látható eredmények („quick wins“) Egyértelmű kommunikációs koncepció Kísérleti akciók tapasztalatainak visszacsatolása www.integratedconsulting.hu
34
A változási folyamat – A kudarc okai ● A jelenlegi helyzetre vonatkozó közös kép hiánya ● A politikusok túlságosan rövidtávú gondolkodása
Ez egy komoly menedzsment hiba volt!
● Jövőkép és vezetői kapacitások hiánya ● Konfliktusok az érintettek különböző csoportjai között ● A munkatársak félelmeinek figyelmen kívül hagyása ● A változási folyamat teljes körű „delegálása” külső tanácsadóknak ● A szervezet kulcsszereplőinek passzivitása ICG ● ©Erőforráshiány
www.integratedconsulting.hu
35
Köszönöm a figyelmet!
© ICG www.integratedconsulting.hu
36