PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN KAS TERKOMPUTERISASI PADA “UNIT USAHA TOKO” KPRI-KGYB UPT PENGELOLA TK/SD YOGYAKARTA
SKRIPSI
Diajukan kepada Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan guna Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Oleh: SUTAN NUR MEYLIANA EKAWATI 07412141027
PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA 2012
ii
iii
MOTTO
“Allah mengangkat orang-orang beriman di antara kamu dan juga orang-orang yang dikaruniai ilmu pengetahuan hingga beberapa derajat.” (Q.S. Al-Mujadalah:11)
“Ilmu lebih utama daripada harta.Sebab ilmu warisan para nabi adapun harta adalah warisan Qorun, Firaun dan lainnya.Ilmu lebih utama dari harta karena ilmu itu menjaga kamu, kalau harta kamulah yang menjaganya.” (Ali bin Abi Thalib)
“Hadapi masa lalu tanpa penyesalan.Hadapi hari ini dengan tegar dan percaya diri. Siapkan masa depan dengan rencana yang matang dan tanpa rasa khawatir.” (Hary Tanoesoedibjo)
“Seberapa besar kesuksesan anda bisa diukur dari seberapa kuat keinginan anda, setinggi apa mimpi-mimpi anda, dan bagaimana anda memperlakukan kekecewaan dalam hidup anda.” (Robert Kiyosaki)
“Sukses adalah hak saya.Kesuksesan bukan milik orang-orang tertentu.Sukses milik anda, milik saya dan milik siapa saja yang benar-benar menyadari, menginginkan dan memperjuangkan dengan sepenuh hati.” (Mario Teguh)
iv
HALAMAN PERSEMBAHAN
Allah SWT terima kasih atas segala bimbingan dan petunjuk-Mu. Ibunda yang telah melahirkan dan membesarkanku dengan penuh cinta, Ayahanda yang tak akan pernah lagi kulihat wajahnya, Yang selalu mendoakan aku, menasehatiku, rela berkorban untukku Maafkan aku karena belum bisa menjadi anak yang membanggakan. Seseorang yang selalu ada dihatiku, yang telah menjadi imamku, yang selalu setia mendampingiku. Terimakasih atas perhatian dan dorongan semangatmu. Adik-adikku tersayang, terimakasih telah membantu kakak. Serta seluruh keluargaku, aku sayang kalian. Teman-teman seperjuanganku Akuntansi S1 2007, saat-saat bersama kalian tidak akan pernah terlupakan.
v
vi
PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN KAS TERKOMPUTERISASI PADA “UNIT USAHA TOKO” KPRI-KGYB UPT PENGELOLA TK/SD YOGYAKARTA Oleh: SUTAN NUR MEYLIANA EKAWATI 07412141027 ABSTRAK Penelitian bertujuan untuk: (1) Mengetahui sistem akuntansi penerimaan kas yang telah diterapkan pada Toko KPRI-KGYB UPT Pengelola TK/SD Yogyakarta. (2) Merancang sistem akuntansi penerimaan kas terkomputerisasi yang sesuai pada Toko KPRI-KGYB UPT Pengelola TK/SD Yogyakarta. Subjek penelitian adalah Toko KPRI-KGYB dan objek penelitian adalah sistem akuntansi penerimaan kas terkomputerisasi. Penelitian ini merupakan penelitian pengembanganserta merupakan penelitian deskriptif. Metode pengembangan sistem yang dipakai adalah metode SDLC (System Development Life Cycle). Teknik pengumpulan data meliputi wawancara dan dokumentasi. Teknis analisis yang digunakan adalah analisis kelemahan sistem lama, analisis kebutuhan sistem, dan analisis kelayakan sistem. Analisis kelemahan sistem lama meliputi analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Eficiency, and Services). Analisis kebutuhan sistem meliputi kebutuhan fungsional dan nonfungsional.Analisis kelayakan sistem meliputi kelayakan teknis, ekonomi, legal, operasional, dan sosial. Analisis kelayakan ekonomi dihitung dengan tiga cara, yaitu PP (paybackperiod), NPV (Net Present Value), dan IRR (Internal Rate of Return). Tahap perancangan sistem dilakukan dengan pemodelan proses, pemodelan database, dan pemodelan antar muka. Pada tahap implementasi sistem dilakukan pemilihan dan pelatihan personil, pengujian sistem, konversi sistem, evaluasi hasil implementasi, dan menindaklanjuti implementasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa: (1) Sistem akuntansi penerimaan kas pada Toko KPRI-KGYB masih manual.Fungsi yang digunakan meliputi fungsi penagihan, fungsi kas, fungsi akuntansi, fungsi administrasi, dan fungsi pemeriksa intern. Dokumen yang digunakan adalah nota penjualan dan kuitansi. Catatan yang digunakan adalah catatan penerimaan kas, buku besar, daftar angsuran, dan rekap potongan/SD. Prosedur yang terkait adalah prosedur penjualan barang/uang, pencatatan penerimaan kas dari piutang, pencatatan daftar angsuran, rekap potongan/SD, penagihan piutang, dan penyetoran kas toko. (2) Perancangan sistem akuntansi penerimaan kas terkomputerisasi pada Toko KPRIKGYB berdasarkan analisis kelayakan menyatakan bahwa sistem akuntansi penerimaan kas terkomputerisasi layak diterapkan. Program yang digunakan untuk membuat aplikasi adalah Microsoft Access dan Visual basic 6.0. (3) Hasil implementasi menunjukkan bahwa sistem berjalan dengan baik karena mampu menyimpan data, melakukan transaksi penjualan kredit dan angsuran, serta mampu membuat laporan penerimaan kas dari piutang.
vii
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas segala limpah, rahmat, dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir Skripsi yang berjudul “Perancangan Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Terkomputerisasi pada “Unit Usaha Toko” KPRI-KGYB UPT Pengelola TK/SD Yogyakarta” dengan lancar. Penulis menyadari sepenuhnya, tanpa bimbingan dari berbagai pihak, Tugas Akhir Skripsi ini tidak dapat diselesaikan dengan baik. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan banyak terima kasih yang tulus kepada: 1. Prof.Dr.Rohmat Wahab, M.Pd., M.A., Rektor Universitas Negeri Yogyakarta. 2. Dr. Sugiharsono, M.Si. Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta. 3. Sukirno, M.Si, Ph.D., Ketua Jurusan Pendidikan Akuntansi Universitas Negeri Yogyakarta. 4. Dhyah Setyorini, M.Si. Ak., Ketua Koordinator Studi Akuntansi Universitas Negeri Yogyakarta. 5. Diana Rahmawati, M.Si., Dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan selama penyusunan skripsi. 6. Mahendra Adhi Nugroho, M.Sc.,Dosen nara sumber yang telah memberikan masukan dan dukungan kepada penulis. 7. Pimpinan serta pengurus KPRI-KGYB yang telah memberikan ijin serta membantu pengumpulan data penelitian untuk keperluan penyusunan skripsi.
viii
8. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu yang telah memberikan dorongan serta bantuan selama penyusunan tugas akhir ini. Penulis menyadari banyaknya kekurangan pada penyelesaian skripsi ini yang disebabkan oleh adanya keterbatasan data dan kemampuan yang dimiliki penulis.Dengan segala kerendahan hati penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun guna menyempurnakan penyelesaian penulisan skripsi ini. Akhir kata penulis berharap kiranya skripsi ini dapat memberikan manfaat dan wawasan bagi siapapun yang memerlukannya.
Yogyakarta, Agustus 2012 Penulis,
Sutan Nur Meyliana Ekawati
ix
DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL.................................................................................
i
HALAMAN PERSETUJUAN..................................................................
ii
HALAMAN PENGESAHAN...................................................................
iii
HALAMAN MOTTO ...............................................................................
iv
HALAMAN PERSEMBAHAN...............................................................
v
PERNYATAAN KEASLIAN SKRIPSI...................................................
vi
ABSTRAK................................................................................................
vii
KATA PENGANTAR..............................................................................
viii
DAFTAR ISI.............................................................................................
x
DAFTAR TABEL.....................................................................................
xiv
DAFTAR GAMBAR ...............................................................................
xv
DAFTAR LAMPIRAN.............................................................................
xviii
BAB I. PENDAHULUAN……………………………………………..
1
A. Latar Belakang Masalah.........................................................
1
B. Identifikasi Masalah................................................................
7
C. Pembatasan Masalah...............................................................
8
D. Perumusan Masalah................................................................
8
E. Tujuan Penelitian....................................................................
8
F. Manfaat Penelitian...................................................................
9
BAB II. KAJIAN PUSTAKA…………………………………………. A. Deskripsi Teori.......................................................................
x
10 10
1. Sistem Akuntansi................................................................
10
2. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas.....................................
12
3. Pengembangan Sistem........................................................
29
4. Microsoft Access 2007.......................................................
42
5. Microsoft Visual Basic 6.0..................................................
44
6. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Terkomputerisasi........
46
B. Penelitian yang Relevan.........................................................
54
C. Kerangka Berpikir..................................................................
56
D. Paradigma Penelitian..............................................................
58
E. Pertanyaan Penelitian.............................................................
58
BAB III. METODE PENELITIAN……………………………………
60
A. Tempat dan Waktu Penelitian................................................
60
B. Jenis Penelitian.......................................................................
60
C. Subjek dan Objek Penelitian..................................................
61
D. Definisi Operasional Variabel Penelitian...............................
61
E. Teknik Pengumpulan Data.....................................................
62
F. Instrumen Penelitian...............................................................
62
G. Teknik Analisa Data...............................................................
63
BAB IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN………………
71
A. Gambaran Umum Perusahaan................................................
71
1. Sejarah Singkat Perusahaan...............................................
71
2. Kegiatan Usaha Perusahaan...............................................
72
3. Struktur Organisasi............................................................
72
xi
B. Gambaran pada “Unit Usaha Toko” KPRI-KGYB................
75
C. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Piutang pada “Unit Usaha Toko” KPRI-KGYB...................................................
76
1. Fungsi yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Piutang pada “Unit Usaha Toko” KPRI-KGYB...................................................................
76
2. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Piutang pada “Unit Usaha Toko” KPRI-KGYB...................................................................
78
3. Catatan yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Piutang pada “Unit Usaha Toko” KPRI-KGYB...................................................................
78
4. Prosedur dan Bagan Alir Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Piutang pada “Unit Usaha Toko” KPRIKGYB..............................................................................
79
5. Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Piutang pada “Unit Usaha Toko” KPRI-KGYB................................................................... D.Perancangan
Sistem
Tekomputerisasi
pada
Akuntansi “Unit
Penerimaan
Usaha
Toko”
83
Kas KPRI-
KGYB....................................................................................
85
1. Tahap Analisis Sistem Penerimaan Kas pada “Unit Usaha Toko” KPRI-KGYB.............................................
xii
85
2. Tahap Desain Sistem Penerimaan Kas pada “Unit Usaha Toko” KPRI-KGYB........................................................
105
3. Tahap Implementasi Sistem Penerimaan Kas pada “Unit Usaha Toko” KPRI-KGYB.............................................
134
E. Pembahasan...........................................................................
160
1. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Piutang pada “Unit Usaha Toko” KPRI-KGYB................................................... 2.Perancangan
Sistem
Terkomputerisasi
pada
Akuntansi “Unit
Penerimaan
Usaha
Toko”
160
Kas KPRI-
KGYB.................................................................................... BAB V. KESIMPULAN, KETERBATASAN DAN SARAN………..
166 173
A. Kesimpulan...........................................................................
173
B. Keterbatasan..........................................................................
176
C.Saran......................................................................................
176
DAFTAR PUSTAKA...............................................................................
177
LAMPIRAN..............................................................................................
179
xiii
DAFTAR TABEL Halaman Tabel 1. Ringkasan Analisis PIECES pada “Unit Usaha Toko” KPRIKGYB........................................................................................
90
2. Analisis Biaya dan Manfaat........................................................
101
3. Database Login..........................................................................
106
4. Database Anggota.......................................................................
106
5. Database Barang........................................................................
107
6. Database Pegawai......................................................................
107
7.Database Penjualan....................................................................
108
8. Database Penjualan Detail.........................................................
109
9. Database Piutang........................................................................
110
10. Database Angsuran....................................................................
111
11. Pengujian Pembelian Barang...................................................
146
xiv
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar
1.
Penerimaan
Kas
dari
Piutang
Melalui
Penagih
Perusahaan.....................................................................
22
2. Bagan Alir Sistem Penerimaan Kas dari Piutang Melalui Penagih Perusahaan.........................................................
26
3. Struktur Organisasi Koperasi Guru dan Karyawan Yogyakarta Barat (KPRI-KGYB)...................................
74
4. Bagan Alir Sistem Penerimaan Kas pada “Unit Usaha Toko” KPRI-KGYB....................................................... 5.
82
Hubungan Antar Tabel Sistem Akuntansi Penerimaan Kas SecaraTerkomputerisasi..........................................
112
6. Proses Login.....................................................................
113
7. Proses Olah Data Anggota................................................
114
8. Proses Olah Data Barang...................................................
115
9. Proses Olah Data Pegawai...................................................
116
10. Proses Transaksi Penjualan.................................................
117
11. Proses Transaksi Peminjaman............................................
118
12. Proses Olah Data Angsuran...............................................
119
13. Desain Menu Program.......................................................
120
14. Desain Form Login............................................................
121
15. Desain Form Menu Utama..................................................
122
16. Desain Sub Menu File........................................................
122
xv
17. Desain Sub Menu Transaksi............................................
123
18. Desain Sub Menu Olah Data............................................
123
19. Desain Sub Menu Laporan...............................................
124
20. Desain Form Olah Data Anggota.....................................
125
21. Desain FormOlah Data Barang.......................................
126
22. Desain Form Olah Data Pegawai.....................................
127
23. Desain Form Penjualan......................................................
128
24. Desain Form Peminjaman................................................
129
25. Desain FormOlah Data Angsuran...................................
130
26. Desain Form Ganti Password..........................................
131
27. Desain Laporan Penjualan...............................................
132
28. Desain Laporan Piutang per NPA...................................
133
29. Desain Laporan Piutang per Instansi...............................
133
30. Desain Laporan Penerimaan Kas dari Penjualan.............
133
31. Desain Laporan Penerimaan Kas dari Peminjaman..........
134
32. Pengisian Login................................................................
137
33. Pengisian Salah pada Login.............................................
137
34. Input Data Anggota.........................................................
139
35. PenghapusanData Anggota.............................................
140
36. Input Data Barang............................................................
141
37. Penghapusan Data Barang...............................................
142
38. Input Data Pegawai.........................................................
144
39. Penghapusan Data Pegawai............................................
145
xvi
40. Input Penjualan Barang...................................................
147
41. Nota Penjualan Barang.....................................................
147
42. InputPeminjaman Tunai..................................................
149
43. Input Angsuran.................................................................
151
44. Input Angsuran Terakhir..................................................
151
45. Input Ganti Password.......................................................
153
46. Permintaan Bulan dan Tahun pada Laporan Penjualan...
154
47. Laporan Penjualan...........................................................
154
48. Permintaan NPA pada Laporan Piutang per NPA..........
156
49. Laporan Piutang per NPA...............................................
156
50. Permintaan Bulan dan Tahun pada Laporan Piutang per Instansi............................................................................
156
51. Laporan Piutang per Instansi...........................................
157
52. Permintaan Bulan dan Tahun pada Laporan Penerimaan Kas....................................................................................
158
53 . Laporan Penerimaan Kas dari Penjualan.........................
158
54. Laporan Penerimaan Kas dari Peminjaman......................
158
xvii
DAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran 1. Pedoman Pelaksanaan Wawancara........................................
2. Daftar Harga.......................................................................
179 181
3. Dokumen Penerimaan Kas pada “Unit Usaha Toko” KPRI-KGYB……………………………………………..
185
4. Catatan Penerimaan Kas pada “Unit Usaha Toko” KPRIKGYB................................................................................
186
5. Surat Ijin Penelitian............................................................
189
xviii
