Resultaat marktconsultatie IBARC2 Versie: 1, 30 december 2015
Instituut Fysieke Veiligheid Facilitair Dienstencentrum Postbus 7112 2701 AC Zoetermeer Zilverstraat 91, Zoetermeer www.ifv.nl
[email protected] 079 330 46 00
Colofon Opdrachtgever: Contactpersoon: Titel: Resultaat marktconsultatie IBARC2 Datum: 30 december 2015 Status: Versie: Auteurs: Projectleider: Review: John Konijn USG 10-1-2016 en Ada Kraft IFV 17-1-2016 Eindverantwoordelijk:
2/15
Voorwoord Voor u ligt het schriftelijk verslag van de marktconsultatie van 10 november 2015 voor de aanbesteding IBARC2. De marktconsultatie heeft een waardevolle informatie opgeleverd, wat kan dienen als input voor de technische mogelijkheden en de keuzes zoals deze dienen te worden gemaakt voor het opstellen van de aanbestedingsstrategie. Dit document is met grote zorgvuldigheid opgesteld, mocht u toch nog onvolkomenheden vinden, of van mening zijn dat het gestelde in het voor- of nadeel van bepaalde (typen) marktpartijen dan dient u dit, spoedig mogelijk, onverwijld met toelichting aan de projectgroep te melden. Daarnaast draagt dit document bij aan de kwaliteit, transparantie en eerlijke concurrentiestelling van het IBARC2 project. Van alle belanghebbenden, zoals de werkgroepen, de veiligheidsregio’s als opdrachtgever en de leveranciers van de gevraagde producten heeft de projectgroep IBARC2 feedback gevraagd om de aanbesteding tot een succes te maken voor de eindgebruiker. De eindgebruiker dient te worden voorzien van een betrouwbaar en veilig hulpmiddel voor objectcommunicatie en mobilofoons met accessoires die voldoen aan de daarvoor opgestelde algemene functionele beschrijvingen (AFB). Voor een eenduidige informatievoorziening richting de groep van geïnteresseerde leveranciers heeft de projectgroep een pagina op de website van Brandweer Nederland ingericht. Op deze pagina vindt u steeds de laatste stand van zaken over het project en de algemene functionele beschrijvingen van de aan te besteden producten binnen IBARC2. De tijdens de marktconsultatie gedane, en in dit verslag gedocumenteerde verbetervoorstellen zullen worden besproken in de projectgroep en indien uitvoerbaar verwerkt worden in de volgende versie van de AFB. Wij hebben u tenslotte gevraagd uw feedback te blijven leveren op de verschillende AFB’s, totdat die zijn vastgesteld voor gebruik in de voorgenomen aanbesteding IBARC2. De laatste versie zal worden meegenomen als algemene functionele beschrijving van het gewenste product bij de aanbesteding. Dit geeft de leverancier de mogelijkheid om vanaf het begin samen met ons mee te denken over het optimale eindresultaat. Als belangstellende kunt u alle relevante informatie en nieuws over het project steeds vinden via de website www.brandweernederland.nl/ibarc2 Namens de projectgroep IBARC2, Martin Meijer, Projectleider IBARC2
3/15
Inhoud Inleiding
5
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5
Voorgeschiedenis project IBARC2 Doel van de marktconsultatie IBARC2 Vormgeving van de marktconsultatiedag Doel van dit document Vooraankondiging
5 5 5 6 6
2 2.1 2.2 2.3
Resultaten Team Techniek Mobilofoons en bedienterminals Portofoons en accessoires (Her) overwegingen op basis van marktconsultatie
7 7 7 8
3 3.1
Resultaten Team Inkoop Uitkomst inkoopvragen
9 9
4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5
Bijlagen Marktconsultatiedocument Overzicht deelnemers marktconsultatiedag Presentatie bijeenkomst Technische vragen Vragen ter bepaling van de aanbestedingsstrategie
11 11 12 13 14 15
4/15
Inleiding 1.1 Voorgeschiedenis project IBARC2 In 2013 is het project IBARC gestart met als doel de gezamenlijke inkoop van communicatiemiddelen voor de deelnemende Veiligheidsregio’s. Dit project is voor de aanbesteding van de alarmontvangers en Tetraportofoons naar tevredenheid afgerond. Als gevolg van een juridische procedure, heeft nog geen gunning plaatsgevonden op de percelen objectportofoons en mobilofoons met accessoires. De technische levensduur van de nu in gebruik zijnde apparatuur in deze twee percelen is nagenoeg ten einde. In 2015 is besloten een nieuwe aanbesteding te starten onder de naam IBARC2. In de project aanpak is rekening gehouden met voortschrijdend inzicht en de lessen die zijn geleerd uit IBARC. Een uitgebreide marktconsultatie en communicatie met zowel eindgebruikers als leveranciers maakt deel uit van de huidige procedure. Het marktconsultatiedocument is bijgevoegd in bijlage 4.1.
1.2 Doel van de marktconsultatie IBARC2 Het projectteam IBARC2 wil keuzes maken over een aantal strategische elementen van de op handen zijnde aanbesteding en wil hierbij zoveel mogelijk de kennis en kunde van de markt betrekken. Doel van de marktconsultatie is om kennis te verkrijgen door onder andere: Inzicht te verkrijgen in de mogelijkheden op de markt en van de leveranciers; Met de markt te kunnen spiegelen; Leveranciers stimuleren om ideeën en oplossingen in te brengen in het kader van de voorbereiding van de Europese aanbesteding; Een beeld te krijgen van de omvang van de markt; Het kunnen bepalen van een aanbestedingsstrategie.
1.3 Vormgeving van de marktconsultatiedag De marktconsultatiedag voor de aanbesteding IBARC2 op 10 november 2015 werd door een grote verscheidenheid aan marktpartijen bezocht. Zo waren fabrikanten, importeurs, producenten en leveranciers voor één of meerdere onderdelen van de aanbesteding aanwezig. In bijlage 4.2 vind u een overzicht van de deelnemers van de marktconsultatiedag. De marktconsultatiedag werd in samenwerking met het NIDV georganiseerd. Na een korte inleiding over de organisatie van de dag is uitleg gegeven over het beoogde gebruik van de apparatuur en over voor inkoop relevante aspecten. (Zie bijlage 4.3 presentatie bijeenkomst). Vervolgens hebben gesprekken plaats gevonden tussen de geïnteresseerde deelnemers en de teams Inkoop en Techniek, waardoor iedere deelnemer twee gesprekken
5/15
heeft kunnen voeren. Deze op voorhand gemaakte indeling is op de marktconsultatiedag gedeeld met de deelnemers. Zowel door het team Techniek als het team Inkoop waren een aantal vragen geformuleerd om de visie van de marktpartijen op de aanbesteding uit te vragen. Deze zijn terug te vinden in bijlage 4.1, marktconsultatiedocument. Na de één op één gesprekken hielden de teams Inkoop en Techniek een evaluatie. De resultaten uit de één op één gesprekken en de bevindingen uit de evaluatie van die resultaten zijn in dit document uitgeschreven.
1.4 Doel van dit document Dit document heeft als doel om alle op de marktconsultatiedag gedeelde relevante informatie schriftelijk vast te leggen en in het kader van een transparante procesvoering met alle belangstellenden te delen. Het document zal als bijlage deel uit maken van het voor de aanbesteding IBARC2 op te stellen aanbestedingsdocument. Dit document is uitdrukkelijk niet bedoeld als uitnodiging voor het doen van aanbiedingen.
1.5 Vooraankondiging Op 13 oktober 2015 is een vooraankondiging op TenderNed.nl gepubliceerd. Tevens zijn op de website www.brandweernederland.nl/ibarc2 de meest recente AFB’s en het definitieve marktconsultatiedocument voor belangstellenden beschikbaar gesteld.
6/15
2 Resultaten Team Techniek Uit de gesprekken met leveranciers heeft het team Techniek de volgende relevante stellingen van een of meer leveranciers genoteerd, deze stellingen zijn voortgekomen uit de antwoorden van de deelnemende marktpartijen op de vragen zoals beschreven in bijlage 4.3 Technische vragen:
2.1 Mobilofoons en bedienterminals Meerdere leveranciers geven aan bedienterminals in de vorm van een touch-screen te kunnen leveren maar vragen ook open te staan voor andere oplossingen. Leveranciers met ervaring in de ontwikkeling van de huidige bedienterminals geven aan niet garant te willen staan voor de juiste werking van de combinatie bedienterminal – mobilofoon, als die specifieke combinatie niet in één pakket door henzelf geleverd is. Leveranciers geven aan de doorontwikkeling van de bedienterminals vanzelfsprekend te vinden indien dit in het bestek met eisen en wensen is opgenomen. Andere tabletoplossingen (Ipad) koppelen aan de mobilofoon wordt als technisch mogelijk gezien, maar afgeraden vanwege de snelle ontwikkeling van dit soort apparaten en de frequentie waarmee ze een OS update krijgen of door nieuwe modellen worden vervangen. Als eventuele extra mogelijkheden voor de mobilofoons zijn gateway oplossingen genoemd waarmee mogelijk een werkproces ondersteund kan worden. Innovaties, zoals beheren via Wifi, zijn mogelijk maar vereisen ontwikkeltijd, dit kan in de wensen ten aanzien van de doorontwikkeling worden opgenomen. Een interface vanuit de mobilofoon of bedienterminal met sleutelkluizen, claxons, deurcontacten en dergelijke wordt onder de standaardfunctionaliteiten gezien door de leveranciers en is dus verkrijgbaar.
2.2 Portofoons en accessoires Het merendeel van de leveranciers geeft aan objectportofoons en accessoires te hebben, die bruikbaar zijn voor de brandweer in het gevraagde werkproces. De fabrikanten geven aan dat de Tetra DMO techniek de laatste jaren enorm verbeterd is en zien dit als een serieuze optie voor objectcommunicatie. De genoemde accessoires zijn traditioneel, er zijn innovatieve ontwikkelingen waar we in de uitvraag open voor kunnen staan.
7/15
Voertuigladers zijn volop leverbaar. Er is wel aandacht gevraagd voor het oplaadproces van de accu’s. Qua robuustheid voldoen de diverse mil-spec eisen. Voor de waterdichtheid vinden de leveranciers een IP67 klasse niet direct nodig voor de objectportofoons. Ook voor de accessoires voldoen de diverse mil-spec eisen, wel wordt geadviseerd om de eisen zwaarder te stellen dan die voor de objectportofoon. Een aantal leveranciers geeft aan dat men binnenhuisdekking kan realiseren met de inzet van draagbare repeaters. (Dit moet dat wel in het werkproces passen.) ‘Out of range’ meldingen van de portofoons zijn mogelijk, maar geven een beperking in de uitvraag van de techniek; alleen digitale portofoons kunnen dit. Maar dit heeft wel invloed op de gebruiksduur bij inzet. Leveranciers geven aan dat een spraakterugkoppeling vanuit de portofoon mogelijk is. Accessoires koppelen via een Nexus plug is door geen enkele leverancier als onmogelijk genoemd. Bij het gebruik van digitale portofoons zal een landelijke afstemming van de technische apparaat id’s nodig zijn. Landelijke informatie uitwisseling t.a.v. beheerprocessen is aanbevolen.
2.3
(Her) overwegingen op basis van marktconsultatie
Ten opzichte van de voor de marktconsultatie aangeleverde uitgangspunten hebben leveranciers de volgende suggesties gedaan voor aanpassing van de eisen en wensen:
Mobilofoons en bedienterminals
Overweeg de uitvraag bedienterminals als accessoire van de mobilofoon in één perceel; o Borg daarmee de functionele werking in combinatie met de mobilofoon; Omschrijf de ‘opvolger’ van de huidige bedienterminals functioneel tot in detail; Laat deze ‘opvolger’ van de huidige bedienterminal mee tellen in de gunningsprocedure; Vraag ook andere bedieningen voor de mobilofoon als accessoire uit.
Objectportofoons en accessoires
Laat in de uitvraag ook Tetra DMO toe naast DMR of andere technieken Neem in de beoordelingsprocedure ook een testprocedure op ten aanzien van doordringend vermogen in objecten en reikwijdte in het open veld.
8/15
3 Resultaten Team Inkoop Uit de gesprekken met leveranciers heeft het team Inkoop de volgende relevante stellingen genoteerd, deze stellingen zijn voortgekomen uit de antwoorden van de deelnemende marktpartijen op de vragen zoals beschreven in bijlage 4.4 Vragen ter bepaling van de aanbestedingsstrategie:
3.1 Uitkomst inkoopvragen Een aantal van de deelnemers gaf aan alle onderdelen te kunnen leveren, een bijna even groot aantal gaf aan alles, met uitzondering van de bedieningsterminals, te kunnen leveren. Enkele partijen gaven aan slechts de accessoires of een aantal andere onderdelen te kunnen aanbieden. Wat betreft de patenten gaven alle partijen aan over de patenten te beschikken. Alle partijen zijn bereid om voor het indienen van een inschrijving een samenwerking aan te gaan; enkele partijen waren al als combinatie aanwezig op de marktconsultatie. Het grootste deel van de deelnemers gaf aan te beschikken over relevante referenties, dan wel de gevraagde referenties als combinatie ,of voor een deel van de gevraagde onderdelen te kunnen aanleveren. Wat betreft het logistieke proces van de leveringen van de apparatuur gaven de meeste deelnemers aan, dat de vraag bepalend is voor het logistieke proces. Dit dient tijdens contractbesprekingen aan bod te komen om de levertijd zo optimaal mogelijk voor de opdrachtgevers te maken. De levertijd is mede afhankelijk van het bestelgedrag van de regio’s. Waarbij één marktpartij aangaf dat niet alleen rekening gehouden moet worden met levering, maar ook de transitie en training op de gevraagde onderdelen. Als aanvullende informatie werd aangegeven dat beheer een belangrijk onderdeel van de overeenkomst dient te zijn. Daarbij dient tevens rekening te worden gehouden met de verschillende werkwijzen bij de regio’s. De veldtest wordt vaak genoemd om voor of tijdens (als onderdeel van de kwaliteit) de aanbesteding uit te voeren. In relatie daartoe is aangegeven dat iets gekozen moet worden wat er al is. Ook gaf één partij aan dat het aan te bevelen is om maximaal drie contractpartijen te hebben. Een andere optie is een soort bestelcatalogus zoals men ook al kent van LARA-2. Naast koop gaven partijen aan dat er ook de mogelijkheid tot huur bestaat en vraagt of deze mogelijkheid overwogen kan worden in de aanbesteding. Het advies van een deel van de deelnemers luidt: geef aandacht aan het functioneel specificeren van de apparaten. Gericht op oplossingsgerichte vragen en laat hierbij onderscheid ontstaan door technologische verschillen. De gestelde eisen kunnen gecheckt worden door een onafhankelijke instantie.
9/15
Inzake de contractvorm geven enkele deelnemers aan: contracteer leveranciers (en niet een bepaald product) waar contracten met de werkwijze van een nadere aanvraag het beste past. Omdat er al middelen zijn, moet ook gekeken worden naar de invulling die gegeven wordt aan de omgang met reeds geïnstalleerde zaken. Wat betreft de perceelindeling geeft een aantal leveranciers, welke uitsluitend mobilofoons in haar portfolio heeft, aan dat zij het liefste de bedienterminals in een apart perceel zien. Voor nazorg geeft een aantal van de partijen aan dat contractmanagement bij één partij belegd dient te worden. Het IFV kan hierbij een overkoepelende rol spelen. Voor de planning van de aanbesteding geeft men aan ook de planning van de politie in de gaten te houden omdat, als beide aanbestedingen parallel lopen het zomaar zou kunnen dat marktpartijen kiezen om voor één aanbesteding in te schrijven, waardoor de andere aanbestedende dienst niet alle partijen kan beoordelen.
10/15
4 Bijlagen 4.1 Marktconsultatiedocument Separaat bijgevoegd.
11/15
4.2 Overzicht deelnemers marktconsultatiedag Leverancier Hytera / Selcom Lumidee B.V. Radio Holland KPN ABIOM Koning & Hartman B.V. Motorola Solutions Netherlands BV 2Way AEG TranzCom
Naam Jan Vloedbeld René Somford
Bas Sterk Edwin Fürrer Richard Lourens Petra de Vaan Ben Koher Michel Poos Bas de Grood Marjan de Rooij Berry Klaver Michel Frelink Roel Zwanikken Wim Stam Walter Konix Eric Geelhuysen
12/15
4.3 Presentatie bijeenkomst Separaat bijgevoegd.
13/15
4.4 Technische vragen Objectportofoons 1. Heeft u zich een beeld kunnen vormen van het werk waarbij uw producten gebruikt zullen worden? 2. Heeft u een productlijn welke voldoet aan de volgenden kenmerken: a. Robuust b. Bruikbaar in warme, natte en bijzondere omstandigheden c. Betrouwbaar d. Eenvoudig qua bediening 3. Kunt u voor deze productlijn accessoires leveren die aan dezefde kenmerken voldoen? 4. Is de noodknop functionaliteit voldoende duidelijk ook in combinatie met een accessoire? 5. Welke techniek stelt u voor om te komen tot een maximaal bereik in complexe objecten waarbij het niet mogelijk is ondersteunende middelen zoals repeaters in te zetten? 6. Zijn er innovatieve producten die het werkproces ondersteunen? Mobilofoons en bedienterminals 1. Heeft u zich een beeld kunnen vormen van het werk waarbij uw producten gebruikt zullen worden? 2. Heeft u een productlijn welke voldoet aan: a. de tetra standaard zoals die in het C2000 gebruikt wordt? b. de door het ministerie van V&J geeiste CTK (C2000 toelatings keur)?
14/15
4.5 Vragen ter bepaling van de aanbestedingsstrategie 1. Is de marktpartij zelfstandig of onderdeel van een holding? Illustratie graag middels een organigram. 2. Wat is de omvang van uw organisatie m.b.t. de beoogde opdracht (omzet en personeel)? 3. Wat is uw positie in de marktketen “objectportofoons en mobilofoons” (leverancier, producent, importeur, fabrikant)? 4. Bent u op enigerlei wijze betrokken geweest of heeft u interesse gehad bij de Europese aanbesteding IBARC? 5. Waarom heeft u wel/ niet meegedaan aan de aanbesteding IBARC? 6. Kunt u aangeven wat in uw ogen goed is gegaan bij de aanbesteding IBARC? 7. Kunt u aangeven wat in uw ogen anders had gemoeten betreffende de aanbesteding IBARC? 8. In welk onderdeel van de huidige opdracht bent u in staat om uit te voeren? (aankruisen wat van toepassing is) o leveren objectportofoons o leveren mobilofoons o leveren bedieningsterminal o service en onderhoud o training 9. Rusten er bepaalde patenten, octrooien en of intellectueel eigendom/ alleenrechten op de gevraagde producten/ productnamen of merken? 10. Bent u bereid en/ of in staat om samenwerkingen te zoeken om meerdere onderdelen van de opdracht uit te kunnen voeren? (in onderaanneming of in combinatie) 11. Heeft u aantoonbare referentieopdrachten die vergelijkbaar zijn aan deze opdracht? Zo ja, welke? 12. Hoe ziet uw logistieke proces eruit? (levertijd, aantallen) 13. Is er nog nadere informatie die de marktpartij in het kader van deze marktconsultatie onder de aandacht van de aanbestedende dienst wil brengen? De vragen 1,2,3,4,5,8,9,10,11,12 dient u schriftelijk bij aanmelding in te dienen. Deze vragen kunnen indien gewenst ter sprake komen tijdens de mondelinge marktconsultatie. Deze antwoorden dienen voor de beeldvorming en zullen niet worden beoordeeld in deze of in een latere fase.
15/15
