Regeling briefadres en inschrijving bij adresonderzoek gemeente Lelystad 2010 Wetstechnische informatie Gegevens van de regeling Overheidsorganisatie Officiële naam regeling
gemeente Lelystad Regeling briefadres en inschrijving bij adresonderzoek gemeente Lelystad 2010 Regeling briefadres en inschrijving bij adresonderzoek gemeente Lelystad 2010
Citeertitel Besloten door Deze versie is geldig tot (als de vervaldatum is vastgesteld) Onderwerp
Opmerkingen m.b.t. de regeling Deze regeling vervangt de beleidsregel die op 9 februari 1999 is vastgesteld en die betrekking heeft op het geven van toestemming van de hoofdbewoner bij inschrijving van een persoon op zijn/haar adres.
Grondslagen 1. 2. 3. 4.
Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, artt. 1, 49, 65, 66, 67, 70 Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, art. 58 Privacyreglement basisregistratie personen Lelystad 2010, art. 1 tot en met 16 Verordening basisregistratie personen Lelystad 2010, art. 3 lid 1 en 4
Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving) 1. Geen.
Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen Datum inwerkingtreding
6-1-2011
Terugwerkende kracht
Betreft
Ontstaansbron: Inwerkingtreding: Voorstel datum ondertekening; datum ondertekening; gemeenteraad bron bekendmaking bron bekendmaking
Nieuwe regeling
14-12-2010 Flevopost, 5-1-2011
14-12-2010 Flevopost, 5-1-2011
B10-08994
1
Regeling briefadres en inschrijving bij adresonderzoek gemeente Lelystad 2010 Het college van burgemeester en wethouders van Lelystad, gelet op de artikelen 1, 49, 65, 66, 67, 70 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, artikel 58 van het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de artikelen 1 tot en met 16 van het Privacyreglement basisregistratie personen Lelystad 2010 en de artikelen 3 lid 1 en 4 van de Verordening basisregistratie personen Lelystad 2010 ; overwegende dat het noodzakelijk is om een beleidsregel vast te stellen met betrekking tot de aangifte van een briefadres om het oneigenlijk gebruik van het briefadres tegen te gaan en om een beleidsregel vast te stellen ten aanzien van verlenen van diensten aan ingezetenen van Lelystad waarvan de adresgegevens in onderzoek staan; besluit vast te stellen: Regeling briefadres en inschrijving bij adresonderzoek gemeente Lelystad 2010 Artikel 1 Begrippen In deze regeling wordt verstaan onder: a. briefadres:adres waar voor betrokkene bestemde geschriften in ontvangst worden genomen en waar, indien daartoe grond bestaat, zorg wordt gedragen dat geschriften of inlichtingen daarover, betrokkene bereiken; b. briefadresgever: de ingezetene in de basisadministratie bij wie het briefadres wordt gehouden; c. gezinshuishouden: 1. twee personen die volgens de gemeentelijke basisadministratie een geregistreerd partnerschap zijn aangegaan of gehuwd zijn, met of zonder kind(eren); 2 . twee personen die door het overleggen van een door een notaris opgemaakt samenlevingscontract hebben aangetoond, dat zij een gemeenschappelijke huishouding voeren, met of zonder kind(eren); 3. twee of meer personen die ten genoegen van burgemeester en wethouders hebben aangetoond, dat zij een gemeenschappelijke huishouding (willen) voeren; 4. een alleenstaande ouder met kind(eren). d. adresonderzoek: onderzoek dat ingesteld wordt als geconstateerd wordt dat iemand niet daadwerkelijk woont op het GBA adres of een sterk vermoeden bestaat dat iemand niet daadwerkelijk op het GBA adres woont; e. terug meld voorziening: het door een afnemer doen van een mededeling met behulp van een geautomatiseerd systeem aan de beheerder van de basisregistratie ten aanzien van personen over gerede twijfel omtrent de juistheid van een authentiek gegeven in die basisregistratie bestaat; f. gerede twijfel: In de volgende gevallen kan er sprake zijn van „gerede twijfel‟: - Een medewerker beschikt over afwijkende gegevens naar aanleiding van een onderzoek of controle in het kader van de betreffende taakvervulling. - Op aangeven van de burger zelf van een afwijkend gegeven in de Basisregistratie Personen; - Verzonden post komt onbestelbaar retour - Een medewerker twijfelt aan de identiteit van een burger. g. hoofdbewoner/briefadresgever: degene die het briefadres ter beschikking stelt of degene die toestemming geeft om iemand in te laten schrijven op zijn/haar adres. h. inwoning: een situatie waarbij al één of meerdere personen ingeschreven staan op het adres dat de aangever vermeld in de aangifte en zeker is dat deze personen daadwerkelijk wonen op dat adres.
2
Artikel 2
Redenen briefadres
Redenen voor de aangifte van een briefadres zijn: 1. het ontbreken van een woonadres vanwege: a. dak- of thuisloosheid; b. korte overbrugging tussen twee woonadressen (minder dan zes maanden) mits betrokkene niet daadwerkelijk woont op enig adres. Ook als sprake is van een hele korte periode van inwoning bij iemand anders moet de burger ingeschreven worden op dat woonadres en niet op een briefadres; c. de uitoefening van een ambulant beroep; d. kort verblijf in het buitenland: korter dan twee derden van een jaar; e. korter dan 2 jaar verblijf in het buitenland en varend op een schip dat de thuishaven in Nederland heeft; 2. verblijf in een instelling voor mannen- of vrouwenopvang (blijf-van-mijn-lijf-huizen); 3. verblijf in een instelling als bedoeld in artikel 67 lid 3 en 4 van de Wet GBA. Artikel 3 Redenen instellen adresonderzoek Redenen voor het instellen van een adresonderzoek zijn: 1. Het ontvangen van een melding naar aanleiding van balie contact of correspondentie met een burger; 2. Het ontvangen van een melding via de TMV (Terug Meld Voorziening). Deze melding kan zowel door een interne als een externe GBA gebruiker gedaan worden; 3. Het ontvangen van een melding van een GBA gebruiker die niet aangesloten is op de TMV; 4. Het verzoek om informatie uit de GBA van een instelling of instantie die deze informatie nodig heeft voor de uitoefening van de taak; 5. Bij gerede twijfel over een ontvangen aangifte voor een woonadres of briefadres. Artikel 4
Algemene voorwaarden voor het doorgeven van een briefadres en het instellen van een adresonderzoek 1. Bij de opgave van redenen als bedoeld in artikel 2 en 3 kan om benodigde (bewijs)stukken worden gevraagd. Deze stukken hebben betrekking op: a. het vaststellen van de identiteit van de aangever. Bij de aangifte van een adreswijziging binnen de gemeente is de aangever, met het oog op de juistheid van zijn/haar identiteit, verplicht zich te identificeren met een document als wordt bedoeld in artikel 77 Wet GBA. De identiteitsvaststelling vindt plaats conform het gestelde in artikel 70 jo 77 van de Wet GBA en ingevolge art. 1 van de Wet op de identificatieplicht; b. het vaststellen van de bevoegdheid van de aangever. De bevoegdheid van de aangever blijkt uit relevante overlegde documenten. Bij eigendom van een woning dient een koopcontract overlegt te worden. Bij huur van een woning dient een (kamer)huurcontract overlegt te worden. Bij inwoning, samenwoning of twijfel bij de aangifte zal ook een verklaring van instemming moeten worden overlegd. 2. Aan het verzoek tot het houden van een briefadres gaat een onderzoek vooraf, als de reden voor de aangifte voor het briefadres één van de redenen is zoals genoemd in artikel 2, eerste lid. 3. Een onderzoek als bedoeld in het tweede lid bestaat uit een uitnodiging aan betrokkene om het verzoek in persoon toe te lichten, het invullen van een vragenlijst en het overleggen van bewijsstukken. 4. De burger die zich bij de balie van de gemeente Lelystad meldt en verzoekt om het verlenen van diensten en waarvan de adresgegevens in onderzoek staan, moet eerst zijn/haar correcte woonadres doorgeven. Daarna kan de gevraagde dienst verleend worden. Hierbij dient de burger die in het eerste lid van dit artikel genoemde documenten, voor zover van toepassing, te overleggen. 5. Als uit de GBA blijkt dat sprake is van een persoon met de aantekening “verhuizing pas verwerken na akkoord door de medewerker adresonderzoek” wordt de verhuisaangifte in ontvangst genomen maar niet in de GBA verwerkt. Alleen in de situatie dat een gevraagde dienst
3
niet geweigerd mag worden, zal de dienst verleend worden. In alle overige gevallen moet gewacht worden op de terugkoppeling van de medewerker adresonderzoek. 6. Zowel de briefadresaanvrager als de hoofdbewoner moeten beiden de toestemmingsverklaring briefadres invullen en ondertekenen. Artikel 5 Bijzondere voorwaarden 1. De aangifte van verhuizing wordt gedaan in de gemeente waar het woonadres of het briefadres zich bevindt. 2. De aanvrager is verplicht om bij de aangifte tot briefadres alle benodigde stukken te overleggen. De behandelend ambtenaar beoordeelt de overgelegde documenten. 3. Onder benodigde stukken als bedoeld in het tweede lid wordt in ieder geval verstaan: a. een geldig identiteitsbewijs; b. de schriftelijke verklaring van de aanvrager inhoudende de reden voor de aangifte alsmede de te verwachten periode dat het briefadres noodzakelijk is; c. een kopie van een geldig identiteitsbewijs en een schriftelijke verklaring van instemming van degene bij wie het briefadres wordt gehouden; d. een ingevulde en ondertekende vragenlijst briefadres, als het briefadres gevraagd wordt op grond van artikel 2, eerste lid, sub a t/m e. 4. De briefadresgever die als ingezetene in de GBA ingeschreven staat, kan maximaal twee gezinshuishoudens of twee alleenstaanden toestemming geven voor inschrijving op een briefadres. 5. Indien sprake is van aangifte van verhuizing naar een woonadres en geconstateerd wordt dat de aangever gaat inwonen bij de bewoner van het adres moet als volgt gehandeld worden. Zowel de aangever als de hoofdbewoner moeten de toestemmingsverklaring hoofdbewoner voor inwoning (klopt deze omschrijving??) invullen en ondertekenen. Artikel 6 Onvolledige aangifte 1. De aangifte voor een verhuizing is volledig indien alle benodigde gegevens zijn ingeleverd. 2. Als één of meer gegevens ontbreken, dan wordt de aanvrager in de gelegenheid gesteld binnen veertien dagen het verzuim te herstellen en de aangifte alsnog aan te vullen. De inschrijfdatum is de eerste inleveringsdatum. 3. Indien de aanvraag niet binnen de, in het vorige lid bepaalde, termijn kan worden aangevuld, dan kan, op verzoek van de aanvrager, de termijn eenmalig verlengd worden met veertien dagen. 4. De aanvraag wordt niet behandeld indien niet voldaan wordt aan de vereisten vermeld in de leden twee en drie van dit artikel. Artikel 7 Weigeringsgronden 1. Het is niet mogelijk om ingeschreven te worden met een briefadres, indien: a. de aanvrager een woonadres heeft; b. de aanvrager verklaart op diverse adressen te verblijven; c. uit nader onderzoek, zoals bedoeld in artikel 4, tweede lid, blijkt dat aanvrager geen recht heeft op een briefadres; d. de aanvrager varend is op een schip dat niet zijn thuishaven in Nederland heeft en langer dan acht maanden gedurende één jaar in het buitenland verblijft; e. de aanvrager varend is op een schip dat zijn thuishaven in Nederland heeft en langer dan twee jaar in het buitenland verblijft; f. de aangifte een eerste inschrijving in de basisadministratie betreft, komende vanuit het buitenland; g. het briefadres een adres betreft waarop geen personen staan ingeschreven; h. de categorie verblijfplaats van de briefadresgever in onderzoek staat; i. de briefadresgever vreemdeling is en geen rechtmatig verblijf heeft in Nederland als bedoeld in artikel 8 van de Vreemdelingenwet 2000; j. het briefadres een adres betreft waarop reeds aan twee alleenstaanden of twee gezinshuishoudens een briefadres is verleend; k. het briefadres geen in de GBA bestaand adres is;
4
m. het opgegeven adres een gebouw betreft dat niet de gebruiksfunctie wonen volgens de BAG heeft. 2. Als de aangifte voor een briefadres niet in de GBA verwerkt kan worden, wordt nader onderzoek ingesteld. Artikel 8 Termijn briefadres 1. Een briefadres wordt verstrekt voor de duur van zes maanden, met uitzondering van een briefadres op grond van artikel 2, eerste lid, sub a, c, e en de leden 2 en 3. 2. In uitzonderingsgevallen is voor het houden van een briefadres een eenmalige verlenging mogelijk voor de duur van zes maanden. 3. Voor het verstrijken van de termijn bedoeld in de leden 1 en 2 wordt onderzocht of betrokkene inmiddels een woonadres heeft gekregen. 4. Het bepaalde in het derde lid is ook van toepassing indien betrokkene in gebreke is gebleven met het doen van aangifte van verhuizing naar een woonadres. Artikel 9 Hardheidsclausule Als vanwege bijzondere omstandigheden een strikte toepassing van het bepaalde in deze regeling zou leiden tot een onbillijkheid van overwegende aard, kan de informatiebeheerder van de GBA afwijken van het bepaalde in deze regeling. Artikel 10 Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na publicatie in de Flevopost. Artikel 11 Slotbepalingen 1. Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling briefadres en inschrijving bij adresonderzoek gemeente Lelystad 2010. 2. Dit reglement ligt ter inzage bij de beheerder. 3. Periodiek, tenminste 1 keer per jaar, wordt geëvalueerd of het noodzakelijk is de inhoud van deze regeling ter herzien. 4. De beleidsregel die op 9 februari 1999 is vastgesteld en die betrekking heeft op het geven toestemming van de hoofdbewoner bij inschrijving van een persoon op zijn/haar adres wordt door inwerkingtreding van dit reglement ingetrokken. Lelystad, 14 december 2010. Burgemeester en wethouders van de gemeente Lelystad, de secretaris,
de burgemeester,
5
Toelichting op de Regeling briefadres en inschrijving bij adresonderzoek gemeente Lelystad 2010 Inleiding De Wet Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens (GBA) stelt kaders als het gaat om inschrijving in de GBA. De vraag ten aanzien van de kwaliteit van de GBA gegevens spitst zich met name toe op de actualiteit en juistheid van de persoonsgebonden adresgegevens. Dit gegeven is van groot belang voor de GBA-afnemers. De GBA beschrijft de administratieve situatie; dat is de bewoning van een adres, zoals die aan de GBA kan worden ontleend. Daarnaast is er de feitelijke situatie; dat is de feitelijke bewoning van een adres, dus het aantal personen dat daadwerkelijk op het betreffende adres verblijft. De feitelijke situatie kan afwijken van de administratieve situatie. De Wet GBA legt de verantwoordelijkheid voor een juiste registratie in de GBA (ook) bij de individuele burger. In de praktijk blijkt dat veel burgers, soms uit onwetendheid soms uit berekening, te laat of helemaal geen adreswijziging doorgeven. Spookbewoning, illegale onderhuur etc zijn voorbeelden van misbruik. Deze indicaties geven aanleiding tot een adresonderzoek door de houder van de GBA. Het is wenselijk dat de gemeentelijke basisadministratie zoveel mogelijk een weergave is van de feitelijke situatie. Dit belang dient meerdere zaken, o.a. het feit dat afnemers voor hun bedrijfsvoering afhankelijk zijn van de persoonsgebonden adresgegevens uit de GBA. Tevens is het van belang dat de verantwoordelijkheid en daarmee de aansprakelijkheidsvraag van het gemeentebestuur zo nauw mogelijk aansluit bij de werkelijkheid, bijvoorbeeld met het oog op calamiteiten (denk aan de Bijlmer ramp en Enschede). Immers de gemeente kan, doordat grote groepen personen hun adres niet duidelijk bekend maken, haar beleid hieromtrent niet juist inrichten. Om de gegevens in de GBA zo actueel mogelijk te houden, is het noodzakelijk om ten aanzien van het registreren van adressen nader uitvoeringsbeleid vast te stellen. Voor wat betreft het registreren van persoonsgebonden adresgegevens zijn er hiaten in de huidige wetgeving die aanvulling behoeven. De Regeling briefadres en inschrijving bij adresonderzoek is opgesteld om hiaten in te vullen en de gewenste richting aan te geven. Aangifte van adreswijzigingen in de GBA Artikel 66 van de Wet GBA geeft aan dat de ingezetene die zijn adres wijzigt, verplicht is binnen vijf dagen na de wijziging van het adres bij het college van burgermeester en wethouders (B&W) van de gemeente waar hij zijn nieuwe adres heeft, schriftelijk aangifte van adreswijziging te doen. Het begrip adreswijziging omvat zowel de verhuizing naar een adres binnen de gemeente als naar een andere gemeente. Als een burger geen woonadres heeft, is inschrijving op een briefadres mogelijk. In de praktijk blijkt echter dat bij aangifte van een briefadres onderzocht moet worden of de burger echt geen woonadres heeft. Het gaat er daarbij om te onderzoeken of de burger wel of niet een verblijfadres heeft. Het onderzoek in deze bestaat uit een vragenlijst en een uitnodiging aan betrokkene om zijn verzoek in persoon toe te lichten. Doel van het instellen van het onderzoek is om fraude te voorkomen. Bij de aangifte voor een briefadres dient een schriftelijke verklaring van instemming te worden gevoegd van degene bij wie het briefadres wordt gehouden conform artikel 70 lid 2 van de wet GBA. In de schriftelijke verklaring van aangifte dienen de redenen van een briefadres te worden opgenomen.
6
Belang correcte inschrijving in GBA Naarmate de inschrijving in de basisadministratie meer bepalend wordt in het verkeer met de overheid, zullen de belangen verbonden aan de inschrijving in de basisadministratie groter worden. Voor de toekenning van huursubsidie is inschrijving op het te subsidiëren adres bepalend. Een bijstandsuitkering is in beginsel gekoppeld aan inschrijving in de basisadministratie. Vanwege dergelijke belangen proberen personen die niet voor inschrijving in de basisadministratie in aanmerking komen, toch ingeschreven te geraken. Bij de aangifte van verblijf en adres kan dan een willekeurig adres opgegeven worden. In de praktijk wordt dit fenomeen 'spookbewoning' genoemd. Als vermoed wordt dat valse aangifte van verblijf en adres of adreswijziging is gedaan, kan het gemeentebestuur met behulp van artikel 70 een burger dwingen het tegendeel te bewijzen. Artikel 70 Wet GBA verplicht de burger om inlichtingen te verschaffen of documenten te overleggen van belang voor de bijhouding van de basisadministratie. Deze informatie speelt een rol bij het werk van adresonderzoekers.
7
Artikelsgewijze toelichting (voor zover noodzakelijk) Toelichting artikel 2 (algemeen) Voorwaarden voor het houden van een briefadres Het houden van een briefadres is alleen mogelijk als betrokkene geen woonadres heeft. Een briefadres kan worden gekozen binnen elke gemeente in Nederland. Het is niet verplicht om een briefadres te kiezen in de gemeente waar voor het laatst een woonadres werd gehouden. De aangifte wordt altijd gedaan in de gemeente waar het briefadres zich bevindt. Bij de aangifte dient een schriftelijke verklaring van instemming te worden gevoegd van degene bij wie het briefadres wordt gehouden. Het is niet mogelijk een briefadres te hebben op een postbus of leeg adres. Een leeg adres is een woonadres waarop geen personen staan ingeschreven op dat moment. De reden hiervoor is dat de briefadresgever verantwoordelijk is voor het in ontvangst nemen van documenten die bestemd zijn voor de briefadreshouder. Als dat nodig is, moet de briefadresgever de briefadreshouder informeren over de ontvangen documenten. Dit is vastgelegd in de Wet GBA (artikel 1). Conform artikel 70 lid 2 van de wet GBA dient betrokkene redenen aan te geven voor de aangifte van een briefadres. Redenen voor aangifte van een briefadres kunnen zijn; - kort verblijf buitenland (minder dan acht maanden); - korte overbrugging tussen 2 woningen (minder dan half jaar) waarbij overlegging plaatsvindt door betrokkene van bewijsstukken ter verkrijging van de nieuwe woning. Voorwaarde daarvoor is dat betrokkene niet elders woont of verblijft op een adres; - echtscheiding. De volgende situaties zijn geen redenen om een briefadres te houden: - verblijf in het buitenland voor meer dan acht maanden; - betrokkene kiest voor een briefadres wegens uitkerings- of subsidieproblemen; - betrokkene verklaart op diverse adressen te verblijven. In dat geval is het adres waar betrokkene enkele nachten in de maand verblijft zijn woonadres; Wanneer een verzoek tot aangifte voor een briefadres niet voldoet aan de genoemde redenen, dient het verzoek afzonderlijk te worden beoordeeld. Veelal zal er in een dergelijke situatie voor gekozen worden om een adresonderzoek in te stellen. Toelichting artikel 2, lid 1, sub a Personen die niet beschikken over een woonadres en gebruik maken van de maatschappelijke opvang (passantenverblijven en dag- en nachtopvang) kunnen met een briefadres ingeschreven worden bij één van de opvanginstellingen. Toelichting artikel 2, lid 1, sub b Hierbij valt te denken aan twee echtgenoten die gaan scheiden, maar op één adres wonen. Wanneer de één op het huidige adres blijft wonen, heeft de ander (tijdelijk) geen vast woonadres. Deze laatste persoon kan ingeschreven worden op een briefadres. Een ander voorbeeld is als een persoon een nieuwe woning heeft gekocht en de oude woning heeft verkocht. De nieuwe woning moet echter nog opgeleverd worden terwijl de oude woning al overgedragen is aan de nieuwe eigenaar. Het moet in de hierboven genoemde gevallen wel gaan om een persoon die echt geen woonadres heeft. Dat geldt voor heel weinig personen. Iemand verblijft altijd ergens. Op het adres waar een burger woont of daadwerkelijk verblijft, moet die persoon ingeschreven worden ook als sprake is van een korte periode.
8
Toelichting artikel 2, lid 1, sub c Personen die vallen onder de categorie „ambulant beroep‟ zijn bijvoorbeeld binnenvaartschippers die (met hun gezin) aan boord van een schip wonen en kermismedewerkers die (met hun gezin) met de kermisattractie meereizen. Toelichting artikel 2, lid 1, sub d Als iemand naar het buitenland vertrekt, wordt gekeken voor welke periode iemand naar verwachting naar het buitenland gaat. Iemand kan een verzoek doen om inschrijving op een briefadres, wanneer hij/zij voor een kortere periode dan 8 maanden gedurende een jaar naar het buitenland gaat. Op grond van artikel 68 Wet GBA kan iemand die voor een periode van meer dan 8 maanden naar het buitenland vertrekt niet als ingezetene ingeschreven blijven in de GBA. In de GBA wordt dan opgenomen dat hij/zij vertrokken is naar het buitenland. In dit geval is de burger verplicht om aangifte te doen van zijn vertrek naar het buitenland. Op grond van de aangifte wordt de bijhouding van zijn persoonslijst in de GBA opgeschort vanwege emigratie. Toelichting artikel 2, lid 1, sub e Artikel 58 van het Besluit GBA is een uitzondering op het gestelde in artikel 2, lid 1, sub a van deze regeling. Als een inwoner gaat varen aan boord van een schip dat in Nederland de thuishaven heeft en er is bij vertrek de redelijke verwachting dat hij niet langer dan twee jaar buiten Nederland zal verblijven, dan hoeft hij geen aangifte van vertrek te doen. Een voorwaarde is wel dat hij/zij gedurende het verblijf buiten Nederland beschikt over een adres in Nederland. Toelichting artikel 2, lid 2 Degene die zijn woonadres heeft in een instelling, kan in afwijking van artikel 65, lid 1 en artikel 66, lid 1 van de Wet GBA, in plaats van inschrijving op zijn woonadres een briefadres kiezen. In artikel 67, lid 3 Wet GBA is vastgelegd om wat voor instellingen het gaat. Dat zijn instellingen voor gezondheidszorg, instellingen op het gebied van kinderbescherming en penitentiaire instellingen. In artikel 32 t/m 34 van de Regeling GBA is aangegeven voor welke instellingen een briefadres gekozen kan worden. Het is van groot belang dat de gegevens van de bewoners van de in de genoemde artikelen aangeduide instellingen geheim blijven. Hoewel de geheimhoudingsprocedure van de GBA voldoende waarborgen biedt, is dit niet altijd voldoende. Het valt en staat met de wijze waarop binnen- en buitengemeentelijke afnemers en verplichte derden (advocaten, rechtskundig adviseurs) met de geheimhouding omgaan. Geheimhouding is echter niet altijd mogelijk. De Nederlandse Vereniging van Burgerzaken (NVVB) neemt het standpunt in dat een kantooradres van het opvanghuis ook gebruikt moet kunnen worden als briefadres (mits het kantooradres niet hetzelfde is als dat van de opvang). Mocht de burger tijdelijk of permanent in een verpleegtehuis/inrichting verblijven dan zijn verschillende situaties mogelijk: - Bij tijdelijk verblijf in de inrichting (betrokkene gaat er vanuit dat hij/zij weer terugkeert naar het oude adres) verandert er niets. De burger blijft beschreven aan het "oude" adres; - Wanneer betrokkene in een inrichting verblijft en niet zal terugkeren naar het oude adres heeft betrokkene de mogelijkheid om ingeschreven te worden aan het adres van de inrichting of; - Bij verblijf in de inrichting kan betrokkene op verzoek ingeschreven worden op een briefadres elders. Toelichting artikel 2, lid 3 Bij circulaire van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 17 mei 2005 is geregeld dat personen die verblijven in een opvanghuis voor mannen en vrouwen met een briefadres ingeschreven worden op het kantooradres van de desbetreffende instelling. Op die manier wordt het feitelijke woonadres van betrokkenen adequaat beschermd tegen ongewenste kennisneming door onbevoegden.
9
Toelichting artikel 3 algemeen Het nalaten van de wettelijke plicht tot aangifte van adreswijziging door burgers zorgt ervoor dat de gemeente niet kan voldoen aan de plicht om de adresgegevens overeenkomstig de feitelijke werkelijkheid te registreren. Hierdoor krijgen de afnemers van de GBA niet de adresgegevens die zij nodig hebben voor de uitoefening van hun (publiekrechtelijke) taak. Ook in rampensituaties kan dat leiden tot cruciale belemmeringen, enerzijds bij de opsporing en registratie van mogelijke slachtoffers en anderzijds bij het generen en verstrekken van informatie. In dergelijke situaties is het noodzakelijk om een adresonderzoek in te stellen. De wetgever biedt hiervoor het instrument van artikel 70 Wet GBA. Hierdoor kan informatie ingewonnen worden die bijdraagt aan de beslissing om al dan niet gevolg te geven aan de aangifte van verblijf en adres (artikel 65 Wet GBA), van adreswijziging (artikel 66 en 67 Wet GBA) en van vertrek (artikel 68), dan wel om te komen tot ambtshalve aanpassing van gegevens. Het gaat daarbij vooral om situaties waar getwijfeld wordt aan de juistheid van de aangifte of uit ingewonnen informatie blijkt dat de feitelijke situatie niet overeenstemt met de gegevens in de basisadministratie. De opsomming in dit artikel heeft tot doel om medewerkers adresonderzoek duidelijkheid te bieden in welke situaties het instellen van een adresonderzoek nodig is. Deze opsomming geeft ook front-office medewerkers zicht op het Lelystadse beleid tav het instellen van adresonderzoeken. Zij kunnen daar in hun dienstverlening aan de burger rekening mee houden. Om te voorkomen dat in dit artikel vastgelegde redenen hun actualiteit verliezen, is in de slotbepaling van deze regeling vastgelegd dat deze minimaal 1 maal per jaar herzien dient te worden. Toelichting artikel 3, lid 5 Er zijn situaties waar gerede twijfel bestaat over de ontvangen aangifte voor een woon- of briefadres. Hierbij kan gedacht worden aan een aangifte van een persoon die zich in wil laten schrijven op een bedrijfspand. Het komt daarnaast regelmatig voor dat burgers wel toestemming krijgen om feitelijk ergens te wonen, maar dat zij zich vervolgens niet mogen laten inschrijven in de GBA op het betreffende adres van de hoofdbewoner. Deze burgers krijgen dan in het algemeen geen verklaring van instemming van de hoofdbewoner. Gevolg daarvan is dat een inschrijving in de GBA niet tot de mogelijkheden zou behoren. Om zorg te dragen voor een feitelijke weergave van de werkelijkheid is het noodzakelijk dat in deze gevallen een adresonderzoek ingesteld wordt. In de ideale situatie wordt er een afspraak gemaakt voor een controle door de buitendienstmedewerker. Indien deze constateert dat betrokkene feitelijk woonachtig is op het betreffende adres zal vervolgens worden overgegaan tot inschrijving in de GBA. Wordt geconstateerd dat betrokkene niet woonachtig is op het adres dan wordt de aanvraag tot adreswijziging geweigerd conform art. 83 Wet GBA. Met het begrip “gerede twijfel” wordt aangesloten bij de regelgeving en procedures op het gebied van de Terugmelden. Het informatiebeveiligingsplan 2010 van onze gemeente kent hiervoor de procedure Terugmeldingen. Toelichting artikel 4, lid 1 Ingevolge artikel 70 van de Wet GBA is de aanvrager verplicht inlichtingen te verstrekken aan het gemeentebestuur en documenten te overleggen indien de bijhouding van de basisadministratie dat verlangt. Hierbij kan gedacht worden aan de volgende documenten: - Documenten voor het vaststellen van de identiteit van de aangever. De identiteitsvaststelling vindt plaats ingevolge artikel 70 jo 77 van de Wet GBA en ingevolge art. 1 van de Wet op de identificatieplicht. - Documenten voor het vaststellen van de bevoegdheid van de aangever. De bevoegdheid van de aangever blijkt uit relevante overlegde documenten. Bij eigendom van een woning dient een koopcontract overlegt te worden; Bij huur van een woning dient
10
een (kamer)huurcontract overlegt te worden; Bij inwoning, samenwoning of twijfel bij de aangifte zal ook een verklaring van instemming moeten worden overlegt. Een verklaring van instemming houdt in dat men bij ondertekening hiervan verklaart dat men op de hoogte is van de aangifte van adreswijziging en hiermee instemt. Ook wordt op het formulier aangegeven of er wel of geen (gemotiveerde) bezwaren zijn tegen de inschrijving van de betreffende persoon op het nieuwe adres. De verklaring van instemming dient ingevuld te worden door - de verhuurder (tevens eigenaar) of - de beheerder (namens de eigenaar). Het overleggen van een verklaring van instemming is in de volgende situaties niet nodig: - Bij inschrijving in een instelling (zoals verzorgingshuis, verpleeghuis, penitentiaire inrichting) wanneer de instelling zelf de aangifte inschrijving of adreswijziging verzorgt; - Degene die verhuist de echtgeno(o)t(e) van de hoofdhuurder is. Op grond van artikel 1623g boek 7a BW is de echtgeno(o)t(e) van rechtswege medehuurder; - De inschrijving in de GBA gebeurt in verband met een aangifte van geboorte. Toelichting artikel 4, lid 2 en 3 De aanvrager zal aannemelijk moeten maken dat hij geen woonadres heeft. De aanvrager doet dit aan de hand van inlichtingen en stukken. Ten eerste dient de aanvrager aan de hand van een vragenlijst gemotiveerd en schriftelijk aan te geven wat de reden is van de aangifte voor een briefadres. Ten tweede dient hij de benodigde stukken over te leggen (zie artikel 4 lid 3 van deze regeling). Hierbij moet rekening worden gehouden met de weigeringsgronden als bedoeld in artikel 6. De aanvrager zal ondermeer een toestemmingsverklaring moeten overleggen van de reeds ingeschreven bewoner op het woonadres. Daarbij mag het niet zo zijn dat de categorie verblijfplaats van de briefadresgever in onderzoek staat. Toelichting artikel 4, lid 4 In een aantal gevallen is het niet mogelijk om een burger de gevraagde dienst te weigeren. Een voorbeeld hiervan is het aanvragen van een identiteitskaart. Een ander voorbeeld is het verstrekken van een uittreksel. In dit laatste geval dient te allen tijde op het verstrekte uittreksel vermeld te worden dat de adresgegevens in onderzoek staan. Opmerking Maaike: hoe zit dit bijvoorbeeld voor een aanvraag voor een uitkering? Mag een dergelijke aanvraag geweigerd worden als het adres niet klopt? Desondanks is het, met het oog op de kwaliteit van in de GBA geregistreerde gegevens, van belang om het klantcontact te gebruiken om de burger om informatie te vragen. Als hulpmiddel daarvoor is een vragenformulier ontwikkeld. Op deze manier levert de baliemedewerker een belangrijke bijdrage aan de betrouwbaarheid van de adresgegevens in de GBA. Bij het registreren van het juiste adres in de GBA moet voldaan worden aan hetgeen vermeld staat in artikel 4 lid 1 van deze regeling. Toelichting artikel 4, lid 5 De achtergrond van dit lid is niet om de dienstverlening aan de burger te belemmeren. Deze bepaling moet er voor zorgen dat de burger waarvan bekend is dat deze onjuiste adresaangifte doet, minder mogelijkheden krijgt om onterecht gebruik te maken van (gemeentelijke) voorzieningen. Doel hiervan is om fraude te voorkomen. De frontoffice medewerker kan middels de aantekening “verhuizing pas verwerken na akkoord door de medewerker adresonderzoek” zien in welke situatie(s) sprake is van een in het verleden frauduleus handelende burger. Toelichting artikel 4, lid 6 Het geven van toestemming door de hoofdbewoner van een adres is niet vrijblijvend. De hoofdbewoner verplicht zich om documenten die voor de briefadresaanvrager bestemd zijn in ontvangst te nemen en de briefadresaanvrager hierover te informeren. In het toestemmingsformulier voor de aangifte van een briefadres zijn bepalingen opgenomen waarop de hoofdbewoner naderhand aangesproken kan worden. Ook de briefadresaanvrager kan later aangesproken worden op deze bepalingen.
11
Toelichting artikel 5, lid 1 Een briefadres kan, in aanvulling op wat de wet regelt, worden gekozen binnen elke gemeente in Nederland. Het is niet verplicht om een briefadres te kiezen in de gemeente waar voor het laatst een woonadres werd gehouden. De aangifte wordt altijd gedaan in de gemeente waar het briefadres zich bevindt. Indien de bijbehorende stukken niet bij de aanvraag Briefadres zijn bijgevoegd, wordt deze niet in behandeling genomen. Er is dan sprake van een incomplete aangifte. Toelichting artikel 5, lid 2 en 3 Bij de aangifte dient een schriftelijke verklaring van instemming te worden gevoegd van degene bij wie het briefadres wordt gehouden op grond van artikel 70 lid 2 van de Wet GBA. In de schriftelijke verklaring van aangifte dienen de redenen van het briefadres en de te verwachten duur (maximaal 6 maanden) te worden opgenomen. De aanvrager dient tevens een (kopie van een) geldig identiteitsbewijs zoals bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht van zichzelf als van degene bij wie het briefadres wordt gehouden te overleggen. Toelichting artikel 5, lid 5 Bij de aangifte dient een schriftelijke verklaring van instemming van de hoofdbewoner te worden gevoegd als sprake is van inwoning. Deze praktijk regel is in 1999 in een beleidsregel vastgelegd. Deze beleidsregel wordt overbodig door vastlegging van dit punt in dit reglement. Toelichting artikel 6 Ontbreekt bij de aangifte tot briefadres één of meer van de benodigde stukken, dan wordt de aangifte behandeld als een onvolledige aangifte. De aanvrager wordt schriftelijk in de gelegenheid gesteld binnen veertien dagen na verzending van het verzoek het verzuim te herstellen en de aangifte alsnog aan te vullen met de ontbrekende stukken. De aanvrager kan echter in reactie daarop het verzoek doen de termijn om de aangifte aan te vullen eenmalig te verlengen met veertien dagen. Wanneer de aanvrager niet binnen veertien dagen zijn/haar aangifte aanvult of uitstel aanvraagt, wordt een brief verstuurd waarin vermeld wordt dat de aangifte briefadres buiten behandeling wordt gesteld wegens het ontbreken van de gevraagde documenten. Toelichting artikel 7 Het betreft hier een (niet-limitatieve) opsomming van weigeringsgronden voor de aanvraag briefadres. Met sub j wordt bedoeld dat een briefadres alleen verleend kan worden op een woonadres waar nog geen of slechts één briefadres is geregistreerd. Hierbij geldt een briefadres verleend aan een gezinshuishouden als één briefadres. Dit betekent dat er maximaal twee alleenstaanden of twee gezinshuishoudens een briefadres kunnen hebben op één adres. Met sub l wordt aansluiting gezocht bij de bestemmingsplannen. Als sprake is van aangifte voor een briefadres op een adres waar geen personen kunnen wonen dan zal de aangifte van adreswijziging niet verwerkt worden in de GBA. De baliemedewerker kan dit zien omdat een dergelijke adres niet geregistreerd staat in de GBA. Toelichting artikel 8, lid 1 en lid 2 Om het tijdelijke karakter te bevestigen is besloten om een briefadres voor een periode van zes maanden te verlenen met de mogelijkheid tot eenmalige verlenging met nogmaals zes maanden. Na het verloop van deze periode, moet de burger worden ingeschreven op het woonadres waar hij feitelijk verblijft. Hierop zijn een aantal uitzonderingen. Deze uitzonderingen hebben te maken met de feitelijke onmogelijkheid van de burger om een woonadres te hebben. Hierbij valt te denken aan schippers. Zolang deze schippers varen kunnen zij kiezen voor een briefadres. Het recht op het briefadres wordt voor deze categorie om de vijf jaar getoetst.
12
Toelichting artikel 8, lid 3 en lid 4 Ieder half jaar wordt gekeken of de aanvrager inmiddels een woonadres heeft. Dit gebeurt ook wanneer de aanvrager nog niet heeft aangegeven dat hij inmiddels beschikt over een woonadres. Middels een brief wordt betrokkene verzocht aan te geven of hij al een woonadres heeft, dan wel of hij nog steeds een briefadres heeft. Naar aanleiding van de reactie van betrokkene wordt bepaald of betrokkene ingeschreven wordt op een woonadres of op het briefadres ingeschreven blijft. Als er geen reactie ontvangen wordt, zal de procedure voor ambtshalve uitschrijving opgestart worden. Toelichting artikel 9 In uitzonderingsgevallen kan het gerechtvaardigd zijn om af te wijken van deze regeling, bijvoorbeeld in het geval van de eenmalige verlenging zoals vastgelegd in artikel 8 lid 2 van de regeling.
13
