Rancang Bangun Sistem Informasi Administrasi Berbasis Web Menggunakan PHP dan MySQL Pada Yukowina© Jaya Motor Warehouse David Putra Harsalim Universitas Ciputra UC Town, CitraLand, Surabaya 60219
[email protected]
Rinabi Tanamal Universitas Ciputra UC Town, CitraLand, Surabaya 60219
[email protected]
ABSTRAK Yukowina© Jaya Motor Warehouse sudah berdiri sejak tahun 1994 dan bisnis ini fokus pada penjualan sparepart untuk sepeda motor. Kendala yang dihadapi oleh gudang ini, mereka sangat kewalahan dalam mengatur pemasukan dan pengeluaran barang. Sistem yang mereka lakukan selama ini adalah secara pembukuan manual. Penelitian dimulai dengan metode kualitatif dengan cara semi scructured interview secara lisan dengan pemilik Yukowina© Warehouse. Dari hasil interview disimpulkan bahwa gudang tersebut membutuhkan sebuah aplikasi sistem informasi administrasi berbasis web sebagai penunjang kinerja internal agar lebih efisien. Bahasa pemrograman yang dipakai adalah PHP, dan MySQL. Aplikasi tersebut akan memudahkan user mengakses aplikasi tersebut dimanapun. Penggunaan PHP dapat berjalan dalam sistem operasi yang berbeda. Tujuan dari pembuatan tugas akhir ini adalah menopang sistem kinerja internal dari proses distribusi masuk dan keluar barang secara keseluruhan yang dikemas dalam satu aplikasi sistem informasi administrasi untuk Yukowina© Warehouse.
Kata kunci: Sistem informasi administrasi, Metode penelitian kualitatif, semi structured interview, PHP, MySQL, web. melaksanakan, mengontrol secara efektif,
1. PENDAHULUAN Yukowina sudah berdiri sejak tahun
efisien proses pengadaan, penyimpanan
1994 yang bergerak pada bidang sparepart.
barang, pelayanan, dan informasi mulai dari
Proses pemasaran produk melewati beberapa
titik awal hingga titik konsumsi dengan
proses panjang dari pemasukan barang dari
tujuan
supplier hingga mencapai konsumen. Sistem
(Siagian, 2007. P.3).
logistik sebenarnya sudah dilakukan oleh
memenuhi kebutuhan
Komputerisasi
barang
konsumen
bertujuan
manusia yang diterapkan pada manajemen
untuk menyimpan data yang dibutuhkan
logistik
pada alur bisnis mereka yang mencakup
pada
tahun
1950.
Logistik
merupakan bagian dari proses rantai suplai
proses administrasi
yang
inventaris yang dikemas dalam buku stok
berfungsi
merencanakan,
dalam
pembukuan
58 | T I M
berdasarkan alfabet jenis barang dan jenis
penjualan disertai data konsumen, data
kendaraan. Pencatatan nota manual dan
supplier, dan data nota.
untuk transaksi dicatat dengan pembukuan
manual dari sistem stok hingga pengiriman barang. Berdasarkan
hasil
wawancara
yang dilakukan dengan pemilik gudang dapat
dibagi
menjadi
tiga
bagian
permasalahan yang dihadapi yaitu : 1) Pihak
gudang
kewalahan
untuk
1.1 Rumusan Masalah Bagaimana membuat
cara
merancang
dan
sistem informasi administrasi
berbasis
web
menggunakan
MySQL
pada
Yukowina©
PHP Jaya
dan
Motor
Warehouse.
mengurusi operasional data. 2) Pemilik sangat kewalahan dengan
1.2 Batasan Masalah Penelitian pendahuluan dilakukan
sistem pengeluaran barang jika ada yang
memesan
barang
yang
bersangkutan, dari memotong stok barang sampai dengan pembuatan nota berdasarkan pada nama toko, tanggal, nomer nota, dan jumlah yang harus
3) Pemilik juga sangat menginginkan
barang
untuk mereka,
menyimpan nama
data
pelanggan
berdasarkan jenis perusahaan, dan
Sistem yang dibuat menggunakan pemrograman PHP, sehingga memudahkan user dapat mengakses aplikasi tersebut Dengan
aplikasi
sistem
informasi administrasi berbasis web akan sangat menunjang proses inventaris logistic dari
gudang
structured interview gudang
untuk
tersebut,
dengan
mengetahui
pemilik apa
yang
menjadi kebutuhan gudang tersebut. Hasil
(kualitatif)
berupa sebuah catatan lisan tanpa
ada
pengolahan
perhitungan data. Untuk menentukan fitur akan digunakan dokumen aplikasi yang diberikan oleh client yakni adalah SRS. Setelah itu akan dibuat sebuah ERD untuk
nama supplier.
dimanapun.
menggunakan metode wawancara semi-
interview
dibayar.
database
untuk mengidentifikasi kebutuhan client
hingga
proses
skema database. Penjelasan teknologi akan menggunakan teknologi PHP, dan MySQL sebagai database. Beberapa
fitur
dari
Sistem
Informasi
tersebut adalah : 1) Sistem penjualan barang: a. Retur penjualan. b. Invoice penjualan.
59 | T I M
c. Pembayaran yang diringkas dalam
6) Data supplier berdasarkan kategori:
satu nota pelunasan satu pelanggan
a. Nama supplier.
dengan banyak nota.
b. Data
d. Sales order beserta pengiriman ke nota penjualan.
2) Sistem pembelian: order
beserta
pengiriman ke data pembelian. b. Data pembelian.
antara lain: a.
Sales order.
b.
Invoice penjualan.
c.
Retur barang penjualan.
d.
Laporan tagihan pembayaran (hutang,
e. Jatuh tempo pembayaran utang. 3) Sistem kepegawaian: a. Data pegawai. b. Absensi pegawai. c. Perhitungan gaji pegawai sebagai fitur tambahan. d. Hak akses dan jabatan. 4) Sistem untuk barang : a. Stok barang, data barang,
dan
jenis barang. b. Harga jual, dan harga beli. c. Adjustment untuk stok barang yang diluar purchasing. pelanggan
tempo
berdasarkan
e.
Pembelian barang.
f.
Pembelian barang dari supplier.
g.
Retur pembelian.
h.
Pembayaran.
i.
Hutang ke supplier.
j.
Jatuh tempo pembayaran.
k.
Kartu stok.
l.
Stok pengeluaran.
m. Stok pemasukan barang. n.
Stok adjustment.
o.
Kartu stok.
p.
Keterangan
(segmentasi
pelanggan). b. Data piutang pelanggan.
pengeluaran
dan
pemasukan barang. q.
Gaji
pegawai
berdasarkan
absensi sebagai fitur tambahan.
kategori: pelanggan
jatuh
pembayaran).
d. Pelunasan pembelian.
a. Jenis
dari
supplier.
c. Retur Pembelian.
5) Data
barang
7) Laporan untuk mendukung fitur,
e. Jatuh tempo pembayaran piutang.
a. Purchasing
pelunasan
1.3 Tujuan Tugas Akhir Tujuan tugas akhir ini adalah merancang
dan
membuat
Sistem 60 | T I M
Informasi
Administrasi
berbasis
web
2.1.3
SRS
dengan menggunakan PHP, dan MySQL
SRS dapat meminimalkan waktu dan
pada Yukowina© Jaya Motor Warehouse.
usaha
yang
dibutuhkan
oleh
para
pengembang untuk mencapai tujuan yang
2. LANDASAN TEORI
diinginkan dan juga meminimalkan biaya
2.1 Tahap pembuatan
pengembangan. SRS merupakan spesifikasi
2.1.1 Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sistem informasi manajemen yang
yang tertulis dalam dokumentasi untuk
dibuat oleh manusia diringkas sebagai satu
produk, program perangkat lunak tertentu
sistem
yang mencakup dua bagian deskripsi yaitu:
berbasis
komputer
yang
menyediakan informasi kebeberapa pemakai
masalah
dengan kebutuhan yang serupa. SIM terdiri
masalah. SRS ditujukan kepada client atau
atas komponen untuk collect, store, dan
customer
manage data untuk menghasilkan sebuah
mereka.
informasi kepada user. Sistem informasi
dan
penentuan
untuk
penyelesaian
memenuhi
kebutuhan
penting
2.1.4 DFD DFD adalah tools pembuatan model
mengenai orang, tempat dan segala sesuatu
yang memungkinkan profesionalisme sistem
yang
untuk
memuat
berbagai
ada
didalam
informasi
atau
dilingkungan
menggambarkan
sebagai
suatu
organisasi. Informasi yang digambarkan
jaringan
berupa sebuah input, kemudian diproses
dihubungkan satu lain dengan alur data,
menghasilkan output, setelah itu akan
baik secara manual maupun komputerisasi.
diumpan balik.
DFD juga merupakan alat perancangan
2.1.2
SDLC
sistem yang berorientasi pada alur data
Horner (1993) menjelaskan siklus
dengan
proses
konsep
fungsional
dekomposisi
yang
dapat
pada model waterfall meliputi fase – fase
digunakan untuk penggambaran analisa
antara lain :
maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh professional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.
2.1.5 Flowchart Flowchart merupakan representasi grafik dalam sebuah sistem informasi yang Gambar 1. SDLC
terdiri dari aktifitas, logic flows, inputs, 61 | T I M
outputs, dan data storage. Penelusuran
bahasa berbentuk script yang ditempatkan
document flowchart dari awal sampai akhir
dalam server. Hasil dari yang akan
yang menunjukan dari mana setiap dokumen
dikirimkan ke client, tempat pemakai
berasal,
tujuannya,
menggunakan browser. Kode PHP juga
tujuan akhirnya, dan segala sesuai yang
dapat berkomunikasi dengan database
terjadi ketika mengalir melalui sistem.
dan melakukan perhitungan- perhitungan
pendistribusiannya,
yang kompleks. 2.1.6 ERD Penyusunan data dalam database selalu dimulai dengan pengerjaan model data. Menurut Elmasri & Shamkant B (2007, p. 58) ERD merupakan model yang
terdiri
jaringan
atas susunan data yang
disimpan dalam secara abstrak atau disusun dalam sebuah notasi diagram. Model – model data E-R (Entitiy Relationship) didasarkan pada persepsi terhadap dunia nyata yang tersusun atas kumpulan objekobjek dasar yang disebut entitas dan relasi. Sebuah entity adalah sebuah benda atau objek didunia nyata yang dapat dibedakan dari
semua
objek
lainnya
(Strategi
Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, 2007).
Komponen
penyusun
data
– berupa
komponen objek
dari yang
menggambarkan entitas, relasi, kunci, dan atribut.
MySQL jenis
merupakan
database
server
PHP merupakan singkatan dari Hypertext Preprocessor, yang merupakan
yang
satu sangat
popular, relational database management
system yang bekerja sebagai server untuk berbagai user yang mengakses dalam jumlah database yang banyak. Untuk
visual
menghubungkan dibuat
yang
PHP
diperlukan
sudah
(Hypertext
Preprocessor) yang merupakan scripting language untuk mengembangkan web secara dinamikal dengan web server dan
Database dengan menggunakan PHP dengan kecepatan akses tinggi. S e m u a i n i dapat dijalankan dalam web server yang berbeda dengan komputer
yang
memudahkan
sistem
berbeda
membuat
akan
suatu
web
MySQL
digunakan
bahasa
dasar
untuk hal
operasi
dan
aplikasi.
databasenya,
2.1.7 PHP dan MySQL
salah
sebagai
mengakses
inilah
yang
menyebabkan MySQL menjadi populer.
MySQL mempunyai sifat Open Source, dimana tidak perlu membayar untuk menggunakannya
dalam
berbagai 62 | T I M
platform (kecuali untuk jenis Enterprise,
dimana
yang bersifat komersial).
dibentuk.
2.2 Entreprenurship
karakter
entrepreneur
3) Resources
Menurut Wickham (2006, p.221)
Dalam tahap terakhir dalam sebuah
Entrepreneurship adalah yang berkaitan
entreprenurial
dengan perubahan dan membuat sebuah
sumber daya. Sumber daya ini dapat
perbedaan. Dari individual yang berbeda
berupa
dalam sebuah tim dapat mengambil peran
diinvestasikan
yang berbeda dan tanggung jawab yang
penemuan, orang yang berkontibrusi
berbeda. Menurut Wickham (2006, p.224)
berdasarkan
sebuah
dan kemampuan dalam bekerja.
proses
menjadi
3
entrepreneurial
bagan
yakni
terbagi
process
sebuah
adalah
yang
uang dalam
kinerja,
sebuah
pengetahuan
opportunity, 3. SISTEM DESAIN
resources, dan organization.
3.1. Desain
1) Opportunity
Pada tahap ini akan menjelaskan
Sebuah kesempatan dalam proses ini
tahap desain dan perancangan untuk sistem
dikatakan sebagai gap yang tertinggal
informasi administrasi tersebut.
dalam sebuah market dengan mereka
yang
menyediakannya.
kesempatan sebuah
potensi
Sebuah
mempresentasikan untuk
melayani
konsumen lebih baik dari yang mereka sudah layani sekarang 2) Organization Dalam
sebuah
organisasi
dalam
memaintain sebuah inovasi dalam market, aktifitas dalam banyak orang yang berbeda harus dikoordinasi. Inilah
peran
sebuah
organisasi
63 | T I M
3.1.1 Desain flow chart penjualan lama
3.1.2 Desain Flow Chart Penjualan Baru
Gambar 2. Flowchart Penjualan Lama
Gambar 3. Flowchart Penjualan Baru
3.1.3 Desain ERD
Gambar 4. ER-Diagram
64 | T I M
dengan mengganti sesuai dengan kebutuhan
3.1.4 Desain Tambah Nota Penjualan
bisnis tiap perusahaan yang berbeda seperti contoh untuk pengubahan sistem distribusi pengeluaran dan pemasukan barang, sistem stok barang, dan kebutuhan kedetilan untuk jenis barang. Selain itu juga dapat dilihat dari segi transaksi yang dilakukan. Contohnya, tidak perlu adanya retur Gambar 5. Desain Tambah Nota Penjualan
pembelian karena perusahaan x tidak pernah melakukan sebuah retur pembelian kepada
3.2. Entrepreneurship
3.2.1 Peluang Bisnis Peluang bisnis yang dapat diambil
supplier atau contoh lainnya perusahaan tersebut membutuhkan sebuah tanda terima
dari perancangan dan pembuatan sistem
untuk bukti pelunasan sebuah nota sebelum
informasi ini adalah :
dibuatnya sebuah pelunasan dengan detil
1) Pembuatan dapat
sistem
digunakan
perusahaan
informasi oleh
atau
ini
beberapa
gudang
yang
berhubungan dengan sparepart baik digunakan dalam skala perusahaan kecil
maupun
besar
yang akan dibayar.
tergantung
dengan kebutuhan perusahaan yang
4. IMPLEMENTASI DAN TESTING 4.1 Implementasi Pada tahap ini akan menjelaskan implementasi dan testing untuk hasil desain yang sudah dibuat menggunakan PHP My Admin sebagai master database.
bersangkutan 2) Kompetisi yang ketat memerlukan
1) Deployment database
sebuah tujuan dalam supporting sistem informasi internal agar lebih kuat dan lebih efisien sehingga kebutuhan pelanggan dapat terpenuhi dengan baik. Penggunaan sistem informasi ini menunjang
untuk
dikembangkan
untuk
memenuhi kebutuhan sistem diluar sparepart
Gambar 6. PHP MyAdmin
65 | T I M
2) Desain Header
Gambar 7. Header
6) Pengujian penambahan nota penjualan Skenario : Membuat Nota Penjualan User : admin
3) Desain view
Seperti
form
pada
yang
tertera,
Tahap penambahan ini, user akan memasukkan tersebut,
kode kode
jika
ditemukan
maka
memasuki
pelanggan pelanggan baru
tahap
boleh
selanjutnya.
Sebaliknya jika kode pelanggan tidak terhafal oleh user, maka user dapat menekan tombol “Lihat Daftar” untuk Gambar 8. view Barang
melihat data pelanggan yang ada. Untuk
4) Desain form tambah nota penjualan
kode
barang.
memasukkan
harga
User dapat sendiri,
jika
pelanggan menginginkan harga khusus diluar harga regular dalam database barang tersebut. Berikut merupakan penjelasan untuk penambahan pada
form tersebut:
1. Data
pelanggan,
hanya
boleh
dimasukkan satu kode pelanggan Gambar 9. Tambah Nota Penjualan
2. Tanggal jual, tanggal nota jual diisi
5) Desain laporan nota penjualan
dalam format “YYYY-MM-DD”, jika
tidak
cocok
maka
akan
mengeluarkan sebuah error bahwa tanggal harus diisi dengan format tersebut
dan
sebaliknya
jika
kosong. Gambar 10. Laporan Nota Penjualan Periode
3. Tanggal jatuh tempo, boleh diisi sesuai dengan format “YYYY66 | T I M
MM-DD” dan tanggal tidak boleh
dengan perancangan testing dan hasil
dimasukkan lebih awal dari tanggal
testing yang dilakukan.
jual.
Laporan untuk transaksi yang dibuat
4. Kode barang, dimasukkan sesuai dengan
kode
barang
pada
sesuai dengan penelitian yang dilakukan.
Penggunaan
database. 5. Jumlah barang, diisi hanya dengan
untuk PHP memiliki kelebihan dan
angka dan harus lebih kecil dengan
kekurangan, yakni kelemahannya dari
kuantitas
sisi security yang agak terlalu sederhana
6. Harga
jumlah
stok
pada
untuk SQL engine. opsi,
dimasukkan. penawaran
tidak Jika
antara
harus Beberapa saran untuk penelitian ke
terjadi pelanggan
dengan pemilik gudang maka harus mengisi field harga dengan format
depan
hanya
diisi
dengan
format nol sampai seratus. Jika
Penambahan
penelitian
ini
fitur
untuk security,
discount
akan
barang
untuk
penambahan
ditambahkan
5. KESIMPULAN DAN SARAN
dan
stok
langsung
sebelum
pada
data
pembelian yang ada pada saat ini.
Berdasarkan uraian dan analisis yang
Implementasi dengan
Pemakaian Bahasa Indonesia sesuai
wawancara.
masuk,
masuk ke Gudang. Hal ini berguna
berubah menjadi nol.
dengan kebutuhan gudang sesuai dengan
yang
penerimaan form barang yang diproses
otomatis
telah dilakukan maka kesimpulannya adalah:
Penambahan fitur periode stok untuk setiap
diisi melebihi range tersebut, maka
dengan
seperti penguncian password.
7. Discount,
field
berkenan
diantaranya adalah:
angka
sebagai
penyimpanan data yang dikhususkan
database.
MySQL
sistem minimum stok
memakai
notifikasi
jika
terdapat stok yang akan habis.
Penambahan
laporan
memungkinkan
untuk
Pembuatan sistem informasi memenuhi
mengenai
kebutuhan sesuai dengan wawancara.
ditambahkan.
fitur
–
yang keperluan
fitur
yang
Penggunaan sistem informasi sesuai 67 | T I M
tersebut sudah diringkas dalam sebuah laporan
lebih dari satu.
Periode penghapusan data jika data
berguna
untuk
lebih
akuntansi.
meminimalkan kerja database.
Forecasting untuk pemesanan barang.
Auto Backup data untuk dimana
Laporan dapat disimpan dalam bentuk
backup dapat dilakukan secara berkala dalam sistem informasi tersebut atau
Excel
dapat restore.
Sistem
bisa
Adanya
sebuah
dashboard
yang
memudahkan untuk ringkasan dari dibuat
dalam
multi
sistem informasi tersebut.
gudang.
Sistem dapat mencakup ke aspek
Sistem bisa mencakup nilai mata uang
Penambahan kas untuk alur keluar masuk keuangan.
6. DAFTAR PUSTAKA [1]
Arikunto, Suharsimi Prof. Dr. (2006). Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan. Praktek. (Cetakan ke XIII). Yogyakarta, PT. Rhineka Cipta.
[2]
Berita Indonesia. (2007). Mengenal Kehebatan Web 2.0 [Internet]. Available From: http://www.beritaindonesia.co.id/iptek/ mengenal-kehebatan-web-20 [Accessed 17 Februari 2011].
[3]
Bungin, Burhan. (2001). Metode penelitian kualitatif (aktualisasi metodologis ke arah varian kontemporer). Jakarta, Raja Grafindo Persada.
[4]
Chin, Shawn, & Orjan Timan (2009). Relational Database Management System (RDMS) [Internet].
Available
From : http://searchsqlserver.techtarget.com/defi
nition/relational-database-management- system [Accessed 20 April 2011]. [5]
Elmasri, Ramez & Shamkant B. Navathe (2007). Fundamentals of Database Systems. United States of America, Pearson Education, Inc. Freeman, Elisabeth, & Eric Freeman (2006).
[6]
Head First HTML with CSS and XHTML. CA, O`Reilly Media, Inc.
[7]
Gelinas, Ulric, Steve G. Sutton, & James E. Hunton. (2005). Accounting Information System. South-Western, Thomson Corporation.
[8]
Kusrini, M.Kom (2007). Strategi Perancangandan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta, C.V Andi Offset.
68 | T I M
[9]
Kofler, Michael. (2005). The Definitive Guide to MySQL 5. United States of America, Kinetic Publishing Services, LLC.
[10] MySQL (2007). www.mysql.com. Available from: http://id.shvoong.com/internet- andtechnologies/software/1638281- www-mysql-com/ [Accessed 1 Juni 2011]. [11] Pressman, Roger S. (2005). Software Engineering A Practitioner Approach Sixth Edition. United States of America, McGraw-Hill. [12] PENS-ITS. (2005). Mapping ER. Available from: https://docs.google.com [Accessed 20 April 2011]. [13] Siagian, Yolanda M (2007). Aplikasi Supply Chain Management. Jakarta, PT Grasindo. [14] Search Software Quality (2007). Software Requirements Specification. Available from : http://searchsoftwarequality.techtarget.c om/definition/software-requirements- specification [Accessed 21 April 2011]. [15] SQA (2008). SQL Components. Available from: http://www.sqa.org.uk/elearning/SoftDevRDS04CD/page_02.htm [Accessed 20 April 2011]. [16] The PHP Group (2011). History of PHP. Available from: http://php.net/manual/en/history.php.php [Accessed 17 Maret 2011]. [17] Sutarman (2007). Membangun Aplikasi Web Dengan PHP&MySQL Edisi 2. Yogyakarta,
Graha Ilmu. [18] Wickham, Philip A. (2006). Strategic Entrepreneurship Fourth Edition. United Kingdom, Pretince Hallm, Financial Times.
69 | T I M
