2
Uitvoering dienstverlening
2.1.2 richtlijnen/ werkinstructies d overlijden van een kind
Statusoverzicht. Consultatie unitmanagers/ locatiemanagers
mei 2011 evaluatie
Consultatie cliëntenraad
sept. 2001
OR
Instemming Advies N.v.t.
n.v.t.
Vastgesteld door Bestuursgroep
sept. 2001
Borging.
Versie
Proceseigenaar
MKO
Implementatie m.i.v.
augustus 2011
Opgenomen in kwaliteitshandboek
september 2011
Basisdocument opgeslagen in:
KWF/ kwaliteitshandboek / uitvoering dienstverlening/ protocollen
Specifiek bijbehorende instrumenten opgeslagen in:
niet van toepassing
Eerstvolgende evaluatiedatum
mei 2013
mei 2011
Proceseigenaar
MKO
Pagina 1 / 6
2
Uitvoering dienstverlening
2.1.2 richtlijnen/ werkinstructies d overlijden van een kind Uitgangspunt. Als een kind overlijdt, is dat een gebeurtenis die het hele kindercentrum ingrijpend raakt. Juist daarom is het van belang, dat de medewerkers van SKSG tactvol, snel en weloverwogen handelen. Dit protocol wil daarbij tot steun zijn. In dit protocol zijn de richtlijnen vastgelegd voor het handelen van pedagogisch medewerkers en locatiemanageren als: A een kind op het kindercentrum overlijdt en B. een kind dat het kindercentrum bezoekt thuis overleden is
A. Het kind overlijdt in het kindercentrum. Stappen: 1. Constateren van overlijden. De medewerker die vermoedt dat een kind is overleden, belt onmiddellijk het alarmnummer 112 of een arts De ouders, locatiemanager en unitmanager worden direct geïnformeerd. Indien de unitmanager niet aanwezig is dan wordt de manager kinderopvang ook op de hoogte gebracht. Het overleden kind wordt, zodra een arts de dood formeel heeft vastgesteld en ouders zijn er nog niet, in overleg met de arts naar een lege slaapkamer gebracht en in een bedje gelegd. 2. Opvang ouders. De arts, de direct betrokken pedagogisch medewerker en/of locatiemanager blijven bij het kind aanwezig om de ouders op te vangen. De arts heeft samen met de pedagogisch medewerker en/of locatiemanager een gesprek met de ouders en geven zo mogelijk informatie over de oorzaak en toedracht. De arts vraagt om toestemming voor obductie. Met ouders wordt overlegd hoe en waarheen het kind zal worden overgebracht. 3. Opvang andere kinderen en pedagogisch medewerkers. De locatiemanager informeert de overige teamleden over de gebeurtenis. De pedagogisch medewerkers en de locatiemanager vertellen de groepsgenootjes dat er een kindje is overleden en besteden gedurende die dag bijzondere aandacht aan de kinderen. Belangrijk is, als de verslagenheid onder de pedagogisch medewerker te groot is om op die dag door te kunnen werken, om (personele) ondersteuning in te schakelen van een nabijgelegen kindercentrum en/of flexpool. De locatiemanager kan een beroep doen op (emotionele) ondersteuning van de GGD. Zie ook stap 3 bij deel B: Overlijden van een kind buiten het kindercentrum. 4. Informeren andere ouders/Oudercommissie/Centrale Oudercommissie De pedagogisch medewerker en locatiemanager zorgen ervoor dat de andere ouders van de groep en de voorzitter van de oudercommissie diezelfde dag nog schriftelijk op de hoogte gebracht worden van de gebeurtenis. Als het kind op het kindercentrum overleden is wordt de voorzitter van de Centrale Oudercommissie geïnformeerd door de directie
Versie
mei 2011
Proceseigenaar
MKO
Pagina 2 / 6
2
Uitvoering dienstverlening
2.1.2 richtlijnen/ werkinstructies d overlijden van een kind 5. Informeren overigen. De locatiemanager brengt de GGD op de hoogte van het feit dat er een kind op het kindercentrum is overleden en brengt verslag uit over de toedracht. Ook de afdeling relatiebeheer wordt op de hoogte gesteld i.v.m. het stopzetten van de plaatsing. 6. Berichtgeving in krant. De locatiemanager draagt zorg voor het, namens SKSG (kindercentrum…..), plaatsen van een rouwadvertentie in de krant. Alvorens tot plaatsing van een advertentie wordt besloten wordt gecheckt bij de ouders (of bij mensen uit de directe omgeving van de ouders) of een advertentie op prijs gesteld wordt. Een advertentie hoeft niet in alle gevallen het meest geschikt te zijn om je medeleven te laten blijken. Een mooie kaart, een gezamenlijke kindertekening, kan voor ouders even waardevol zijn als een advertentie. Belangrijkste is dat je een blijk van oprecht medeleven toont. Een advertentietekst wordt in overleg met de pedagogisch medewerkers en de afdeling PR opgesteld. Zie bijlage 1. Het plaatsen van de advertentie wordt door de afdeling PR gedaan. De locatiemanager draagt namens het team en oudercommissie zorg voor een boeket bloemen, krans of kaart aan de ouders. 7. Verslaglegging. De pedagogisch medewerker, die aanwezig was bij het overlijden, en de locatiemanager dragen samen zorg voor een goede verslaglegging van de toedracht rondom het overlijden en vullen het ongevallenregistratieformulier in. Het verslag wordt opgenomen in het kinddossier en een kopie gaat naar de manager kinderopvang. 8. Evaluatie. Met het team: Ongeveer een maand na het overlijden kijken locatiemanager en de pedagogisch medewerkers in een teamvergadering terug op de gebeurtenis. Hierbij wordt behalve de gang van zaken van afgelopen periode ook de signalen van kinderen en collega’s besproken. Met de oudercommissie: De locatiemanager evalueert met de oudercommissie de gebeurtenis en de gang van zaken. Met de unitmanager: De locatiemanager evalueert het hele proces met de unitmanager en maakt hiervan een kort verslag.
B. Overlijden van een kind buiten het kindercentrum. Stappen: 1. Berichtgeving. Zodra een overlijdensbericht een kindercentrum bereikt geeft de locatiemanager van het kindercentrum het bericht en een nadere toedracht zo spoedig mogelijk door aan: de unitmanager, manager kinderopvang en de directie of (bij afwezigheid) hun vervangers, alle medewerkers van het betrokken kindercentrum, - alle ouders van de kinderen uit de groep waarin het overleden kind geplaatst is, de voorzitter van de betreffende oudercommissie, evt. de overige ouders van het kindercentrum, de afdeling relatiebeheer.
Versie
mei 2011
Proceseigenaar
MKO
Pagina 3 / 6
2
Uitvoering dienstverlening
2.1.2 richtlijnen/ werkinstructies d overlijden van een kind Voor berichtgeving in de krant zie stap 6 bij deel A: Overlijden van een kind in het kindercentrum 2. Overleg met de ouders vlak na het overlijden. De locatiemanager van het kindercentrum neemt contact op met de ouders. Zij bespreekt met hen hun wensen t.a.v. de aanwezigheid van medewerkers, groepsgenootjes en ouders bij de begrafenis of crematie. Ongeacht of hun aanwezigheid al dan niet op prijs wordt gesteld, overlegt zij met de pedagogisch medewerkers van de betreffende groep hoe en waar aandacht besteed wordt aan het overlijden van het kind. 3. Speciale aandacht voor team, leiding en kinderen van de betreffende groep. De locatiemanager bespreekt de gebeurtenissen met de pedagogisch medewerkers van het kindercentrum en heeft speciale aandacht voor de pedagogisch medewerkers van de groep waarin het kind opgevangen werd. Zij bespreekt met de pedagogisch medewerkers hoe de gebeurtenis als team onderling en met de kinderen verwerkt kan worden. Te denken valt aan: het maken van tekeningen voor het overleden groepsgenootje, het schrijven van een afscheidsbrief kringgesprekken, het maken van een herinneringsboek, inrichten van een vitrinekast het bezoeken van het kerkhof De locatiemanager kan hiervoor ondersteuning van een pedagoog inschakelen. De locatiemanager en de pedagogisch medewerkers dragen ook zorg voor aandacht voor de andere ouders van de groep kinderen waar het overleden kind werd opgevangen. De locatiemanager of pedagogisch medewerkers bieden de ouder(s) aan om de persoonlijke eigendommen van het kind zoals bijvoorbeeld kleding, een knuffel, tekeningen en dergelijke bij de ouder(s) thuis te komen brengen. De locatiemager bespreekt met het team wie/hoeveel pedagogisch medewerkers naar de begrafenis of crematie gaan. Aandachtspunten voor pedagogisch medewerkers bij rouwverwerking met kinderen: vermijd het woord 'dood' niet en leg het uit in kindertaal. Zeg niet 'hij is op reis en komt niet meer terug' of 'hij slaapt en wordt niet meer wakker'. Kinderen kunnen angst krijgen voor slapen of bang zijn als iemand op reis gaat. Blijf erover praten als het kind daar behoefte aan heeft. Bied boekjes en speelgoed aan, waarmee kinderen de gebeurtenissen kunnen verwerken De vaste structuur op het kindercentrum is voor kinderen in de rouw erg belangrijk. Dood ben je pas als je vergeten bent. Blijf de overledene in herinnering houden. Kijk zorgvuldig met wie van de nabestaanden je rekening moet houden. Vergeet ook opa's en oma's niet, of de oppas als zij regelmatig het kind komt halen of brengen. Blijf ouders van een overleden kind ook uitnodigen voor bijzondere gebeurtenissen; zo krijgen zij niet het gevoel dat hun kind nooit heeft geleefd. Blijf in ieder geval het eerste jaar na het overlijden bijzondere aandacht hebben voor de reacties van de kinderen. Hou er rekening mee dat de dood van een groepsgenootje heel lang kan doorwerken bij de kinderen en bij de collega’s en biedt hiervoor de ruimte.
Versie
mei 2011
Proceseigenaar
MKO
Pagina 4 / 6
2
Uitvoering dienstverlening
2.1.2 richtlijnen/ werkinstructies d overlijden van een kind
Hulpmiddelen. Op de site van de GGD: www.gezondejeugdgroningen.nl staan aanvullende suggesties genoemd ter ondersteuning in de verwerking. Geschikte kinderboeken: Max Velthuijs: 'Kikker en het vogeltje' ,Nicholas Allan: 'Hemeltjelief', Dick Bruna: 'Lieve Oma Pluis' Verdrietkistje, op te vragen bij de pedagogen. Toetsing. De inhoud van het protocol wordt tenminste 1x per jaar in het teamoverleg met de medewerkers besproken, met als doel de kennis over de werkwijze te actualiseren. Het protocol wordt éénmaal per 2 jaar getoetst op zijn actuele waarde en toepasbaarheid. Wijze van uitvoering van de toetsing wordt vastgesteld in UM-overleg. Naar aanleiding van de toetsing worden de verbeteringen in het protocol aangebracht. Indien ingrijpende inhoudelijke wijzigingen worden aangebracht wordt het protocol opnieuw ter advisering voorgelegd aan de Centrale Oudercommissie. De toetsing van dit protocol wordt in de jaarplanning van de manager kinderopvang, unitmanager en locatiemanager vastgelegd.
Versie
mei 2011
Proceseigenaar
MKO
Pagina 5 / 6
2
Uitvoering dienstverlening
2.1.2 richtlijnen/ werkinstructies d overlijden van een kind Bijlage 1 In deze bijlage zijn suggesties opgenomen voor een tekst bij het plaatsen van een rouwadvertentie na het overlijden van een kind of ouder. Plaatsing in een krant gebeurt in overleg met PR Aandachtspunten bij het plaatsen van een rouwadvertentieadvertentie. Denk i.v.m. de kosten om de lengte van de advertentie. Probeer de advertentie namens zoveel mogelijk geledingen (team, ouders, oudercommissie ,etc) te plaatsen. Voor plaatsing altijd even overleggen met de unitmanager. Voorbeeld teksten, die gecombineerd kunnen worden of kunnen worden vervangen door eigen teksten. Bij het overlijden van een kind. Je kunt elke tekst die je aanspreekt en toepasselijk vindt erboven zetten. Wij zijn intens verdrietig om het overlijden van ………… We zullen je missen. We wensen …………. heel veel sterkte toe. Personeel, kinderen en ouders van kindercentrum………… Met grote verslagenheid hebben wij kennisgenomen van het (plotseling) overlijden van ………… onbegrijpelijk dat je er niet meer bent. Personeel kinderen en ouders van kindercentrum ……………….. Bij het overlijden van een ouder. Met grote verslagenheid hebben wij kennisgenomen van het overlijden van de moeder/vader van…….. Wij wensen……………. en familie heel veel sterkte bij het verwerken van dit verlies Personeel, ouders en kinderen van kindercentrum…….. Ontsteltenis Verslagenheid Stilte Vragen Dat waren de reacties toen wij het bericht ontvingen dat is overleden ……….. de moeder/vader van……. Wij wensen……………. kracht om dit grote verlies te dragen/ veel sterkte toe. Personeel, ouders en kinderen van kindercentrum………
Versie
mei 2011
Proceseigenaar
MKO
Pagina 6 / 6
