Proces P3 Správa informačních systémů

© FMMI VŠB-TUO Garant dokumentu: správce informačních systémů Účinnost dokumentu od: 7.6.2007

Proces P3 Správa informačních systémů FMMI_PPR_06_009 verze: C

Proces P3 Správa informačních systémů

________________________________________________________________________________________________

Řízená kopie č.:

Razítko:

Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka správce úložiště dokumentů, není řízeným dokumentem.

1/14

© FMMI VŠB-TUO Garant dokumentu: správce informačních systémů


Proces:

P3 Správa informačních systémů

Garant procesu:

Správce informačních systémů

Účel:

Vymezení platnosti:

Účelem tohoto popisu procesu je stanovit dokumentované postupy pro řízení procesu P3 Správa informačních systémů na Fakultě metalurgie a materiálového inženýrství, VŠB-TU Ostrava. Popis procesu je závazný pro všechny útvary, zaměstnance a studenty Fakulty metalurgie a materiálového inženýrství, VŠB-TU Ostrava vykonávající činnosti stanovené tímto popsaným procesem. Fakulta

Zákazník:

Požadavek na vznik, změnu nebo zrušení částí IS Klíčové vstupy:

Aktualizovaný IS Klíčové výstupy:

Infrastruktura Zdroje:

Legislativa Regulátory:

Měřitelná kritéria: Úplnost a funkčnost IS Plná aktuálnost dat

Cíle: Stoprocentní funkčnost

________________________________________________________________________________________________


2/14



Karta procesu:

P3.1 Vznik, změna, zrušení částí IS

Garant procesu:


Diagram aktivit procesu: FMMI VŠB-TUO

P3.1 Vznik, změna, zrušení částí IS Vstup: - požadavek na vznik, změnu nebo zrušení částí IS

IS: webový portál

Navrhovatel

Děkan fakulty

Výstup: - aktualizovaný IS

Správce IS

Účastníci připomínkového řízení

P3.1.1 Formulace požadavku na vznik, změnu nebo zrušení části IS

P3.1.2 Posouzení požadavku [schválení] [zamítnutí]

P3.1.3 Oznámení o zamítnutí

P3.1.4 Tvorba návrhu změny IS

P3.1.5 Připomínkové řízení

[bez připomínek]

[s připomínkami] P3.1.6 Vznesení připomínek

P3.1.7 Implementace návrhu

P3.1.8 Informování o změnách

P3.1.9 Seznámení s novou aktualizovanou podobou IS

________________________________________________________________________________________________


3/14



Přehled aktivit procesu P3.1.1 Formulace požadavku na vznik, změnu nebo zrušení části IS Navrhovatel Zodpovídá: Navrhovatel Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:

Webový portál

Popis: Návrh na vznik, změnu, opravu nebo zrušení částí IS může podat kdokoliv ze zaměstnanců FMMI, VŠB-TU Ostrava. Návrh se předkládá správci IS, který následně zpracované podklady předloží děkanovi k dalšímu posouzení.

P3.1.2 Posouzení požadavku Děkan Zodpovídá: Děkan Realizuje: Dokumentace: Webový portál IS: Záznam: Popis: Děkan rozhodne o dalším postupu. V případě zamítnutí je informován pracovník, který návrh podával (aktivita P3.1.3) a celý proces končí. V případě souhlasu proces pokračuje aktivitou P3.1.4. Děkan pověří správce IS vypracováním nové podoby konkrétní části IS a určí termín pro vypracování.

P3.1.3 Oznámení o zamítnutí Správce informačních systémů Zodpovídá: Správce informačních systémů Realizuje: Dokumentace: Webový portál IS: Záznam: Popis: Oznámení navrhovateli o zamítnutí návrhu.

________________________________________________________________________________________________


4/14



P3.1.4 Tvorba návrhu změny IS Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:

Správce informačních systémů Správce informačních systémů Webový portál

Popis: Správce informačních systémů vyhotoví do požadovaného termínu návrh změn IS, jehož struktura a forma bude odpovídat požadavkům navrhovatele. Před zapracování změn zorganizuje správce IS připomínkové řízení.

P3.1.5 Připomínkové řízení Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:

Správce informačních systémů Správce informačních systémů Webový portál Připomínkový list

Popis: Správce IS zajistí připomínkové řízení. Definuje seznam účastníků pro připomínkové řízení. Neopominutelným účastníkem připomínkového řízení je navrhovatel změn. Seznam musí obsahovat minimálně zástupce organizačních útvarů, kterých se navrhovaná změna IS týká. Formu připomínkového řízení zvolí správce IS.

P3.1.6 Vznesení připomínek Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:

Účastníci připomínkového řízení Účastníci připomínkového řízení Webový portál Připomínkový list

Popis: V rámci připomínkového řízení mají jeho účastníci možnost podávat správci IS své připomínky ke změnám IS, nejpozději však do předem stanoveného termínu. Výstupem je připomínkový list, který je současně seznamem účastníků připomínkového řízení.

________________________________________________________________________________________________


5/14



P3.1.7 Implementace návrhu Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:


Popis: Správce IS přepracuje IS na základě připomínek do termínu stanoveného děkanem. Pokud rozsah připomínek přesahuje rámec jednoho organizačního útvaru, spolupracuje správce IS i s ostatními organizačními útvary.

P3.1.8 Informování o změnách Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:


Popis: Po úspěšně ukončené implementaci změn v IS informuje správce IS děkana fakulty a navrhovatele o provedených změnách.

P3.1.9 Seznámení s novou aktualizovanou podobou IS Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:


Popis: Správce IS upozorní všechny dotčené pracovníky na provedené úpravy v IS a seznámí je s aktualizovanou podobou IS.

________________________________________________________________________________________________


6/14



Karta procesu:

P3.2 Správa obsahu IS

Garant procesu:



P3.2 Správa obsahu IS

IS: webový portál

Vstup: - požadavek na bezpečnost a aktuálnost záznamů

Správce IS

Výstup: - bezpečné a aktuální záznamy

Správce řízené dokumentace

P3.2.1 Kontrola úplnosti

P3.2.2 Kontrola aktuálnosti

P3.2.3 Aktualizace

[zastaralý obsah] [vše v pořádku]

P3.2.4 Zálohování

________________________________________________________________________________________________


7/14



Přehled aktivit procesu P3.2.1 Kontrola úplnosti Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:


Popis: Kontrola úplnosti webového portálu odhalením nedostatků a jejich odstranění.

P3.2.2 Kontrola aktuálnosti Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:


Popis: Správce IS zkontroluje aktuálnost všech dokumentů nejméně 1x měsíčně. Současně zkontroluje soupis novinek na webu a odstraní záznamy starší než jeden měsíc.

P3.2.3 Aktualizace obsahu Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:

Správce informačních systémů Správce informačních systémů, Správce řízené dokumentace Webový portál

Popis: Správce řízené dokumentace předá správci IS aktualizovaný dokument nebo podnět k odstranění neaktuálního dokumentu. Správce IS upraví dokument do požadované podoby a zveřejní ho na webu. Současně se automaticky zapíše nový či inovovaný dokument do seznamu novinek včetně data poslední aktualizace.

________________________________________________________________________________________________


8/14



P3.2.4 Zálohování Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:

Správce informačních systémů Správce informačních systémů Webový portál Záloha

Popis: Správce IS provede zálohu celého IS. Zálohování probíhá jednou měsíčně. Jednou čtvrtletně kontroluje správce IS výsledky zálohování.

________________________________________________________________________________________________


9/14



Karta procesu:

P3.3 Přiřazení přístupových práv k IS

Garant procesu:



IS: Webový portál

P3.3 Přiřazení přístupových práv k IS Vstup: - žádost o přiřazení přístupových práv k IS

Žadatel

Výstup: - uživatel s potřebnými přístupovými právy

Děkan

Správce IS

P3.3.1 Formulace žádosti o přiřazení přístupových práv k IS

P3.3.2 Posouzení požadavku

[schválení] [zamítnutí]

P3.3.3 Oznámení o zamítnutí

P3.3.4 Zapracování požadovaných přístupových práv

P3.3.5 Oznámení o zapracování požadavku

________________________________________________________________________________________________


10/14



Přehled aktivit procesu P3.3.1 Formulace žádosti o přiřazení přístupových práv k IS Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:

Žadatel Žadatel Webový portál

Popis: Žádost na změnu přístupových práv může podat kdokoliv ze zaměstnanců FMMI, VŠBTU Ostrava.

P3.3.2 Posouzení požadavku Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:

Děkan Děkan Webový portál

Popis: Děkan po konzultaci se správcem IS rozhodne o přiřazení přístupových práv k IS žadateli nebo o zamítnutí požadavku. V případě schválení požadavku pokračuje proces aktivitou P3.3.4, v případě zamítnutí je žadatel informován o rozhodnutí děkana a celý proces končí (aktivita P3.3.3).

P3.3.3 Oznámení o zamítnutí Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:


Popis: Pokud děkan zamítne žádost, je žadatel správcem IS informován o zamítnutí požadavku.

________________________________________________________________________________________________


11/14



P3.3.4 Zapracování požadovaných přístupových práv Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:


Popis: Správce IS zapracuje do požadovaného termínu změny v přístupových právech konkrétních uživatelů, tak aby odpovídaly požadavkům navrhovatele.

P3.3.5 Oznámení o zapracování požadavku Zodpovídá: Realizuje: Dokumentace: IS: Záznam:


Popis: Správce IS zajistí zaslání oznámení o zapracování požadavku všem dotčeným stranám.

________________________________________________________________________________________________


12/14



Seznam záznamů Název záznamu Připomínkový list Záloha

Proces P3.1.5, P3.1.6 P3.2.4

Místo uložení U správce IS U správce IS

Podoba listinná elektronická

Doba uložení 1 rok 3 roky

Vypořádání skartace vymazání zálohy

Šablona Připomínkový list

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________


13/14



Seznam změn a revizí řízeného dokumentu Verze A

Datum

Obsah změny / revize

26.9.2006 Nový dokument

Jméno a podpis garanta dokumentu Ing. Pavel Švec

Ing. Pavel Švec

B

C

19.10.2006 Realizace výsledků interního auditu

7.6.2007

Úprava a nové začlenění existujícího dokumentu FMMI_SMJ_06_009 verze B s názvem „Proces P3 Správa informačních systémů“ podle nové Směrnice VŠB-TUO Řízení dokumentů a záznamů TUO_SME_07_004 verze A.

Ing. Pavel Švec

________________________________________________________________________________________________


14/14

Proces P3 Správa informačních systémů

Recommend Documents