PRO’S EN CONTRA’S varianten overname Gemeentearchief 1. Inleiding Bij de behandeling van de Rapportage “Follow-Up uitwerking aanbevelingen toekomst Gemeentearchief” heeft uw college op 18 oktober jl. besloten (nr 5/ C011.0329) deze aan te houden in afwachting van een reactie op de volgende door u geplaatste kanttekeningen: 1. in een beknopte versie van de nota dient te worden aangeven wat de exacte vooren nadelen zijn van de 3 varianten. Daarbij dient helderheid te worden verschaft ten aanzien van personele aspecten, met name bij het BHIC zijn de personele aspecten niet helder zowel qua formatie als benodigd budget; 2. uw college wil de vraag beantwoord zien of als samenwerking met SALHA wordt aangegaan er dan wel sprake is van toekomstbestendigheid; 3. is er sprake van “een vrije keus” indien de verschillen tussen de varianten marginaal zijn? 2. Samengaan noodzakelijk om archieftaken uit te kunnen blijven voeren Alvorens in te gaan op deze opmerkingen wordt vooraf de kanttekening geplaatst dat ontwikkelingen op het terrein van overheidsarchivering niet alleen op microniveau (lokaal/regionaal) maar ook op macroniveau (landelijk) in beeld dienen te worden gebracht. Op grond van die ontwikkelingen is gesteld dat de trend in het archieflandschap schaalvergroting is, waarbij tegelijkertijd de roep om de nabijheid van de lokale historie bij de inwoners luider wordt. BRAIN (BRanchevereniging ArchiefInstellingen Nederland) benadrukt dat in de archiefbranche schaalvergroting onvermijdelijk is. Kort gezegd bij het uitblijven van schaalvergroting kan het zelfstandig blijven voortbestaan van het gemeentearchief in gevaar komen. Hieronder beknopt enkele van de hiervoor bedoelde ontwikkelingen: Landelijk In de op 30 juni jl. door de minister van OCW gepresenteerde nieuwe archiefvisie wordt gesteld dat de archiefsector volop in beweging is. De belangen van digitale duurzaamheid, openbaarheid en verbetering van toegang tot de collecties betekenen innovatie van het bestel en de sector zelf. Deze innovatieslag kan alleen worden gemaakt als de sector de handen ineen slaat. Benodigde voorzieningen zoals een e-depot zullen zoveel mogelijk moeten worden gedeeld of als “shared service” benut. Samenwerking tussen overheden, en instellingen en tussen organisaties onderling , ook met instellingen van buiten de archiefsector, is naast bundeling van kennis noodzakelijk om te kunnen “overleven”. Provinciaal Op dit moment ligt het wetsvoorstel ‘Revitalisering generiek toezicht’ ter behandeling bij de Tweede Kamer. De bedoeling daarvan is dat het specifieke toezicht per 1 juli 2012 wordt gewijzigd in generiek provinciaal toezicht op de gehele gemeentelijke archiefketen op basis van de Gemeentewet. Daardoor worden de taken van de gemeentearchivaris verzwaard. Regionaal Steeds meer gaan buurgemeenten samenwerken om taken in een groter verband beter te kunnen uitvoeren. Op deze manier kunnen taken in stand worden gehouden en/of op het gewenst niveau worden uitgevoerd. Enkele voorbeelden: • regionale samenwerking vanuit Waalwijks perspectief (zie ondermeer het B&Wbesluit van 7 juni 2011)
1
•
de gemeente als actieve netwerkspeler1. In dit netwerk streeft Waalwijk een rol na van actieve promotor van samenwerking, met oog voor de Waalwijkse belangen, de eigen identiteit en zelfstandigheid.
3. Exacte voor en nadelen van de 3 varianten van samengaan Voor een gedetailleerd overzicht wordt verwezen naar bijlage 1 bij de Rapportage “Follow Up etc.” De meest saillante zaken worden hieronder samengevat Kwaliteit digitale dienstverlening RA Tilburg: • hoog niveau van digitale dienstverlening met zeer hoge “Google-vindbaarheid” • mogelijkheid alle collecties/archieven met één actie te doorzoeken. Ook op Twitter en Facebook actief. Blogs zijn veelal op het Tilburgse gericht. SALHA: • inhaalslag nodig voor digitale toegankelijkheid archieven/collecties, “Googlevindbaarheid op inventaris topniveau goed. BHIC: • hoog niveau digitale dienstverlening, hoge “Google-vindbaarheid” van inventaris op top niveau • geen mogelijkheid alle archieven/collecties met een actie te doorzoeken. Actief op Twitter, Facebook, Blogs en met chatten. • veel aandacht voor lokale geschiedenis. • digitaal “spreekuur” van maandag t/m vrijdag van 19.00-22.00 uur. Kwaliteit fysieke dienstverlening RA Tilburg: • voor de toekomst aandacht gericht op digitale dienstverlening. • per 1 maart 2011 openingstijden studiezaal beperkt • openstelling op elke 2e zaterdag van de maand. SALHA: • bewuste keuze voor brede openstelling voor fysieke bezoekers (nu 4 dagen per week) BHIC: • gericht op digitale dienstverlening, maar wil fysieke bezoeker niet verwaarlozen • per 1 januari 2012 inkrimping openstelling per werkweek (3 dagen) • openstelling op elke 1e zaterdag van de maand. Kwaliiteit tarieven dienstverlening • BHIC is de enige die een bedrag in rekening brengt van € 2,75 per akte, voor het inzien van een scan van genealogisch materiaal Lokale fysieke aanwezigheid Lokaal punt is voor elke partij bespreekbaar, mits betaald door gemeente. Enthousiasme hiervoor lijkt niet groot bij de potentiële partners. Lokale voorzieningen RA Tilburg: • biedt lokaal educatieve activiteiten en inrichting van exposities (extra kosten) • organiseert geen activiteiten in Waalwijk • digitale aanwezigheid is er wel zoals de tijdmachineoosterhout.nl., maar via de website niet goed te ‘vinden’ SALHA • biedt vanuit Heusden beste mogelijkheden voor continuering huidige educatieve producten van het GA Waalwijk. Nieuwe producten worden geleverd tegen kostprijs. Hetzelfde geldt voor in te richten exposities. 1
Zie blz. 20 van “Waalwijk 2020, De Schakel van Midden-Brabant”, (2010)
2
BHIC: • stellig in het niet aanbieden van educatieve producten, noch het inrichten van exposities. • organiseert activiteiten in regio en heeft goed herkenbare lokale pagina’s op de website. Zeggenschap RA Tilburg: • een lichte gemeenschappelijke regeling met uitwerkingsovereenkomst waarin operationele en bedrijfsvoeringsaspecten worden geregeld. SALHA en BHIC • primaire voorkeur gaat uit naar deelname GA Waalwijk in gemeenschappelijke regeling. Bestuurlijk afspraken binnen de regio • gemeentebestuur Waalwijk had/heeft met alle 3 de werkgebieden van de betrokken archiefdiensten raakvlakken. • er zijn historische, emotionele en bestuurlijke banden die een voorkeur zouden kunnen bepalen. • op grond van bestuurlijke afspraken is gemeente Heusden de 1e gesprekspartner en gemeente Tilburg de 2e. De voor de gemeente Waalwijk meest relevante items met betrekking tot samengaan zijn door uw college beoordeeld met behulp van criteria welke recht doen aan de gemeentelijke visie en die de ideale mix vormen van kwaliteit en prijs. Per criterium is een wegingsfactor (F) toegekend waarmee door uw college het belang van de criteria wordt aangegeven. Dit heeft geleid tot de volgende resultaten. Tabel 1: Overzicht scores Criteria 1.Kwaliteit dienstverlening: a. digitaal b. fysiek c. tarief sub-totaal 2. Lokale zichtbaarheid: a. fysiek aanwezig b. locale activiteiten 3. Kosten Programma van Eisen 4. Zeggenschap 5.Toekomstperspectief 6. Bestuurlijke afspraken Totaal per dienst
F
RA Tilburg
SALHA
BHIC
6
10 00 10+ 6x20 = 120
05 10 10+ 6x25 = 150
10 05 05+ 6x20 = 120
5 5 4
5x10 = 5x 5 = 4x 5 =
50 25 20
5x10 = 50 5x10 = 50 0
5x10 = 5 x5 = 4x10 =
50 25 40
3 2 1
3x 5 = 2x 5 = 1x 5 =
15 10 5 245
0 2x 5 = 10 1x 10= 10 270
3x10 = 2x10 =
30 20 0 285
Conclusie: op grond van de gehanteerde uitgangspunten komt BHIC tot de hoogste score. De invulling van de tabel blijft een arbitrair gegeven en moet vooral gezien worden als een hulpmiddel tot ordening om daarmee tot een keuze te kunnen komen. Naast de hiervoor vermelde punten wordt de keuze ook mede bepaald door de volgende overwegingen: • als Regionaal Historisch Centrum (voormalig Rijksarchief) is het BHIC de meest heldere en stevige organisatie en de partner met het beste toekomstperspectief. In Tilburg is niet duidelijk op welke wijze de constructie gemeente en de Stichting Mommerskwartier zich verder ontwikkelt. In de praktijk zijn er spanningsvelden over wie nu precies wat doet. SALHA zal in de
3
• • • • •
toekomst, om te kunnen overleven waarschijnlijk zelf op zoek moeten naar partners in de regio BHIC maakt als enige ook gebruik van Mais Flexis als archiefbeheerssysteem. Dit maakt conversie van de Waalwijkse digitale informatie waarschijnlijk minder problematisch/tijdrovend (en dus minder kostbaar) BHIC richt zich met name op de digitale klant, maar de fysieke klant wordt niet vergeten. De bereikbaarheid met auto en openbaar vervoer is goed op de website is er een lokale pagina voor de gemeente Waalwijk actief. Ook digitaal blijft Waalwijk als historische eenheid zichtbaar voor het personeel dat mee over wil, biedt aansluiting bij het BHIC (op dit moment) de beste kansen. Heusden heeft onvoldoende kantoorruimte ter beschikking op het gebied van archieven en collecties passen die van Waalwijk goed in de zowel op Brabant als geheel, als op de aangesloten 18 afzonderlijke gemeenten gerichte collectie van het BHIC
4. Inzicht in personele aspecten Uitgangspunt is geen gedwongen ontslagen. Om/bijscholing zal gepaard dienen te gaan met het tijdelijk beschikbaar stellen van extra middelen. De bestaande personeelsformatie zal niet worden uitgebreid. Het huidig personeel van het GA Waalwijk heeft als extra keuzemogelijkheid om naast om/bijscholing of overplaatsing over te stappen naar de overnamepartner. De gemeente staat garant voor de kosten tot het einde van het dienstverband. Omdat 2013 voorzien is als het jaar waarin de overname gerealiseerd dient te zijn wordt dit jaar als referentie genomen voor het vergelijkend overzicht van de personeelskosten. In de gemeentebegroting 2013 is een bedrag geraamd van € 249.383 voor salarissen, (exclusief kosten vergoeding overwerk ad € 2.199), als volgt te specificeren: • gemeentearchivaris 36 uur 1,00 fte € 68.253 • 2 archiefmedewerkers 60 uur 1,66 fte € 97.746 • 2 studiezaalmedewerkers 54 uur 1,50 fte € 83.384 totaal 150 uur 4,16 fte € 249.383 Per potentiële overname partner worden de personele consequenties in beeld gebracht. SALHA In de door de gemeente te betalen jaarlijkse bijdrage per inwoner is een personeelscomponent begrepen. Door SALHA is dat deel bepaald op € 4,26 per inwoner x 46.206 = € 196.838. Voor dat bedrag neemt SALHA de volgende personeelsleden over: • gemeentearchivaris 68.253 (1,00 fte) • 2 archiefmedewerkers 97.746 (1,66 fte) • 1 studiezaalmedewerker 23.350 (0.50 fte) totaal 189.349 Deze personeelskosten komen niet extra bovenop de bijdrage ad € 315.125. Ten opzichte van het beschikbare personeelsbudget van SALHA ad € 196.838 is dat een voordelig verschil van € 7.489. Dat voordeel wordt in 2014 € 23.350 groter als de studiezaalmedewerker met pensioen gaat. Deze voordelen zullen ten gunste van de gemeente Waalwijk dienen te komen De resterende personeelskosten die voor rekening van de gemeente blijven bedragen: € 60.034 (= € 249.383 - € 189.349). RA Tilburg Met RA Tilburg is informatief gesproken over de bereidheid tot overname door de gemeente Tilburg van: • gemeentearchivaris 68.253 (1,00 fte) • archiefmedewerker 43.986 (0,66 fte) totaal 112.239
4
Deze personeelskosten komen niet extra bovenop de jaarlijks te betalen bijdrage ad € 204.450. Vooralsnog gaat het om een aanname omdat de gemeente Tilburg een impactanalyse als voorwaarde stelt voor een eventuele overname. De resterende personeelskosten die voor rekening van de gemeente blijven bedragen: € 137.144 (= € 249.383 - € 112.239). BHIC Met BHIC is de overname overeengekomen van: • gemeentearchivaris 68.253
(1,00 fte)
Deze kosten komen niet extra bovenop de jaarlijks te betalen bijdrage ad € 181.590. De resterende personeelskosten die voor rekening van de gemeente blijven bedragen: € 181.130 (= € 249.383 - € 68.253). BHIC heeft zich bereid verklaard op basis van instemming van alle partijen de archiefmedewerkers ( 1,66 fte) over te nemen. De daarbij behorende kosten ad € 97.746 dienen door Waalwijk te worden betaald en komen dus boven op de eerder vermelde vaste bijdrage ad € 181.590. Tabel 2: Resumé financiële personele consequenties (peiljaar 2013) Vermindering kosten gemeente ivm overname personeel Resterende personeelkosten gemeente Totaal
SALHA 189.349
RA Tilburg 112.239
BHIC 68.253
60.034
137.144
181.130
249.383
249.383
249.383
Conclusie: indien het streven is gericht op het vermijden van het risico van effectuering van de garantstelling vanwege personeelskosten voor de gemeente Waalwijk dient te worden gekozen voor overname door SALHA Eerder heeft uw college aangegeven naar een ideale mix te streven van prijs en kwaliteit. In dat geval kan ten aanzien van de resterende personeelskosten worden opgemerkt dat deze door personeelsverloop als gevolg van pensionering, interne overplaatsing en ontslagname op termijn reëel perspectief biedt. Tabel 3: Langere termijn Categorie Salarissen WML Overhead Overige Digitalisering Nieuw depot Vast bedrag: * per inwoner * per m1 Thuispunt Totaal
GA Waalwijk 230.747 0 79.004 47.703 22.543 26.530
RA Tilburg 0 0 0 47.703 22.543 0
0 0 0 406.527
204.450 30.000 304.696
SALHA
BHIC
0 0 0 47.703 22.543 0
0 0 0 47.703 22.543 0
315.125
181.590
30.000 415.371
30.000 281.836
In tabel 3 is bij GA Waalwijk rekening gehouden met het niet invullen van de vacature die in 2014 ontstaat als gevolg van pensionering van de studiezaalmedewerker (0,5 fte, € 23.350). De kosten van het GA worden verder verlaagd door beëindiging van het contract met de WML-medewerker ( € 10.948).
5
Conclusie: bij hantering van het principe dat de resterende personeelskosten op langere termijn vanwege personeelsverloop vervallen is BHIC de eerste optie. 5. Is samenwerking met SALHA toekomstbestendig? De juridische basis van het Streekarchief Land van Heusden en Altena is gebaseerd op een gemeenschappelijke regeling van vier gemeenten (100.000 inwoners). Op dit moment zijn de depotvoorzieningen ontoereikend voor de huisvesting van archieven vanuit Waalwijk. De plannen voorzien in uitbreiding van de depotvoorzieningen binnen Heusden met 900 strekkende meter. Externe huur blijft dan nodig, zeker als het Gemeentearchief Waalwijk zijn behoefte aan m2 archiefruimte inbrengt. Met de voortgang van digitalisering hoeft dat op langere termijn geen probleem te zijn. Vanuit de bestuurlijke samenwerkingsgedachte van de gemeente Waalwijk is aansluiting bij Heusden logisch. Uit historisch oogpunt is er een verband met de kernen Drunen en Vlijmen (Langstraatkernen), en in mindere mate met Heusden, maar niet met de kernen van de overige drie gemeenten. De Waalwijkse “couleur locale” dient in elk geval bij het samengaan met SALHA worden geborgd. Met het oog op de toekomst is de vraag in hoeverre het SALHA in deze tijden van schaalvergroting het hoofd boven water kan houden. Net als het Gemeentearchief Waalwijk moet SALHA op zoek naar partners. Ook de combinatie van SALHA en het GA Waalwijk zal op niet al te lange termijn niet kunnen ontkomen aan samenwerking c.q. samengaan met andere verbanden. • Gemeente Tilburg en Stichting Mommerskwartier2: Het Regionaal Archief Tilburg maakt onderdeel uit van de Stichting Mommerskwartier en is daarom geen zelfstandig rechtspersoon waar ‘zaken’ mee gedaan kunnen worden. Dit moet gebeuren met de gemeente Tilburg, waar de gemeentearchivaris is gepositioneerd en/of de Stichting Mommerskwartier. De Stichting voert de wettelijke taken uit en de archivaris van de gemeente Tilburg ziet als beheerder toe op een goede uitoefening van die taken. Op papier is dit een heldere verdeling van taken gemaakt tussen de stichting en de gemeente Tilburg, maar in de praktijk heerst nog veel onduidelijkheid. Dit kan gevolgen hebben voor de toekomst van de (inrichting van de) organisatie. De door de Stichting Mommerskwartier te verrichten niet-wettelijke taken vallen buiten de DVO. Ook indien sprake is van kale depothuur is Stichting Mommerskwartier de zakenpartner. Een verdere ontvlechting van de relatie Stichting Mommerskwartier - gemeente Tilburg roept de vraag op of in de huidige juridische constructie de gemeentearchivaris de rol als beheerder bij de stichting nog goed kan vervullen. • BHIC Het BHIC is een gemeenschappelijke regeling met 20 deelnemers. Naast het Rijk zijn en zeventien gemeenten aangesloten en twee waterschappen. Qua toekomstzekerheid scoort deze organisatie het hoogst te scoren. Bestuurlijk is de band met Den Bosch geen speerpunt, historisch is er de relatie met de provinciehoofdstad. BHIC ‘bedient’ op diverse (vooral ook digitale) vlakken geheel Noord-Brabant zoals de lokale geschiedenispagina’s en de waterkaart. Conclusie: het BHIC is voor de toekomst de partner die de meeste zekerheid en stabiliteit biedt. Zie ook de opmerkingen op blz 3/4. De rolverdeling gemeente Tilburg, RA Tilburg en Mommerskwartier is nog in ontwikkeling. Verder moet de uitslag van een impactanalyse worden afgewacht Voor SALHA geldt dat, gelet op de schaal (zelfs met inbegrip van het GA Waalwijk) op termijn op zoek moet worden gegaan naar andere partners voor samengaan.
2
De Stichting Mommerskwartier bestaat naast het Regionaal Archief Tilburg uit het Audax Textielmuseum en het Stadsmuseum Tilburg
6
6 Bij marginale verschillen tussen varianten “vrije keus”? Aan de 3 potentiële overnamepartners is hetzelfde PVE voorgelegd zoals opgenomen in de notitie “De Toekomst etc.” onder bijlage B “Overzicht huidige werkzaamheden van het Gemeentearchief”. De kosten welke door de potentiële partners zijn opgegeven zijn gerelateerd aan 46.206 inwoners of de behoefte vanuit het GA Waalwijk aan 1450 m1 archiefruimte. Allereerst een overzicht van kosten die van gemeentewege moeten worden gemaakt bij het handhaven van het Gemeentearchief. Tabel 4: Ontwikkeling kosten 2011-2014 bij handhaving GA Waalwijk Categorie Salarissen WML-kracht Overhead Overige kosten:
2011 245.183 10.470 114.959
2012 249.090 10.627 76.686
2013 251.581 10.786 77.836
2014 254.097 10.948 79.004
46.293
50.988
51.752
52.529
Minus baten:
- 4.615
- 4.684
- 4.755
- 4.826
Digitalisering Nieuw Depot
0 0
0 0
22.543 0
22.543 26.530
409.743
440.825
Variant GA WW
412.659
382.707
Opmerking 4,16 fte’s Sterke daling in 2012 Kostenniveau 2011: Restauratiebudget 20.706 Microverfilming 4.638 Conservering/ Digitalisering 5.540 Overige 15.409 Totaal 46.293 Begroting 2013 Verplaatsing Hooisteeg-West Archief. Prijs indicatief (30 jr 6,5 %). Archief depot 130 m2 voorzien in 2014
Door de 3 potentiële partners is aangegeven welke jaarlijkse bijdrage aan de gemeente Waalwijk in rekening wordt gebracht bij overname van het gemeentearchief. Ook is aangegeven welk personeel binnen deze bijdrage mee overgenomen wordt. Op grond van deze gegevens, zie ook punt 4 (blz. 4 en 5) kan het volgende overzicht worden opgesteld. Als referentie is gekozen voor het jaar 2014, omdat dan de verplaatsing van het archiefdepot is voorzien. Tabel 5: Korte termijn (peiljaar 2014) Categorie Salarissen3 WML Overhead Overige Digitalisering Nieuw Depot Vast bedrag: per inwoner per m1 Thuispunt Totaal
GA Waalwijk 254.097 10.948 79.004 47.703 22.543 26.530 0 0 440.825
RA Tilburg
SALHA
BHIC
137.144
60.034
181.130
0 0 47.703 22.543 0
0 0 47.703 22.543 0
0 0 47.703 22.543 0
315.125
181.590
30.000 475.405
30.000 462.966
204.450 30.000 441.840
Conclusie: op grond van deze tabel zou continuering van het GA Waalwijk de meest logische optie. Eerder is aangegeven dat diverse ontwikkelingen nopen tot schaalvergroting. Op geringe afstand volgt RA Tilburg.
3
Salarislasten welke voor rekening van de gemeente Waalwijk zijn
7
7. Slotconclusie Het antwoord op de vraag van uw college of er bij marginale verschillen tussen de varianten “een vrije keus” is, hangt af van de door uw college te kiezen uitgangspunten. 1. Als geldt wie het goedkoopst is laat tabel 5 (blz. 6) zien dat in 2013, het moment van overname, de variant GA Waalwijk het voordeligst is. Er is een gering verschil met RA Tilburg. Diverse ontwikkelingen nopen echter tot schaalvergroting. 2. Als het afdekken van het risico van effectuering van de garantstelling van het personeel dat in 2013 niet overgaat naar de overnamepartner bepalend is zal op grond van tabel 2 (blz. 5) SALHA de eerste optie zijn. 3. Als voor de langere termijn wordt uitgegaan dat personeelsverloop tot gevolg heeft dat hierdoor de resterend kosten wegvallen, zoals tabel 3 laat zien (blz. 5), dan is BHIC, ook de meest toekomstbestendige, de eerste optie. Één van de uitgangspunten is verwoord in de aanbevelingen van de op 15 maart jl. door uw college vastgestelde notitie “De Toekomst van het Verleden en Heden van het Gemeentearchief Waalwijk” en luidt: “Op grond van de uitgangspunten te kiezen voor de archiefdienst die: • het dichtst bij de gemeentelijke visie staat • een ideale mix heeft van kwaliteit en prijs” Op grond van de tot nu toe verschenen notities is dan BHIC de eerste optie.
8
